quan ly nhan su tai cong ty truyen thong

quan ly nhan su tai cong ty truyen thong

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG CAO ĐẲNG BÁCH KHOA HƯNG YÊN

KHOA CÔNG NGHỆ KỸ THUẬT

BỘ MÔN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

Đề tài QUẢN LÝ NHÂN SỰ CÔNG TY CỔ PHẦN QUẢNG CÁO VÀ TRUYỀN

THÔNG MẠNG VIỆT NAM

Sinh viên thực hiện: Chu Văn Duy

Lớp CĐ5.2 – K3

Giảng viên hướng dẫn: Bùi Thanh Huyền

BẢN NHẬN XÉT VÀ CHẤM ĐIỂM BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

Tên đề tài:

Sinh viên thực hiện: Lớp: Giáo viên hướng dẫn: Bùi Thanh Huyền Đơn vị: Bộ môn Công nghệ thông tin Nhận xét chung về tính chất của báo cáo: (Lĩnh vực báo cáo quan tâm, xu hướng nghiên cứu…)

Ý thức, thái độ làm việc trong quá trình thực hiện báo cáo:

Kết quả thực hiện các công việc được giao – kết quả của báo cáo:

Đồng ý hay không đồng ý cho sinh viên được thi tốt nghiệp? ………

Điểm:

Giảng viên hướng dẫn (Ký và ghi rõ họ tên)

Bùi Thanh Huyền

Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp

SinhViên:Chu Văn Duy

Lớp:CĐ5.2k3

ChuyênNgành: Công Nghệ Thông Tin

sử dụng phần mềm quản lý nhân sự là không thể thiếu Biết đươc nhu cầu cũng nhưtầm quan trọng đó cho nên em đã quyết định chọn đề tài này

3 Giới hạn và phạm vi đề tài

Đề tài là một ứng dụng tin học với công tác quản lý, cụ thể là quản lý nhân sự ,giúp cho công tác quản lý nhân sự được thuận lợi và nhanh chóng khi tra cứu cácthông tin có liên quan đến nhân viên của công ty

Công tác quản lý của các phòng, ban hiện nay cụ thể là Công ty Quảng Cáo Và

Truyền Thông Mạng Việt Nam đã có nhiều cải tiến, song vẫn còn nhiều hạn chế và

mất nhiều công sức

Trên thực tế ở Công ty Quảng Cáo Và Truyền Thông Mạng Việt Nam với số

lượng nhân viên đông do vậy việc đưa máy tính ứng dụng vào công tác quản lý là mộtđiều thiết yếu từ việc quản lý hồ sơ, lương đến việc xét thưởng, kỷ luật…đều phảiđược quản lý chặt chẽ, chính xác

Vì vậy, phạm vi của đề tài này chỉ nêu ứng dụng tin học trong công tác quản lý

nhân sự của Công ty Quảng Cáo Và Truyền Thông Mạng Việt Nam.

Hệ thống quản lý nhân sự sẽ yêu cầu nhập dữ liệu vào và hệ thống sẽ lưu trữđầy đủ mọi thông tin từ trước và được bổ sung trong suốt quá trình công tác tại công ty

để khi cần tìm hoặc kiểm tra lại thuận tiện nhất như các thông tin về quá trình côngtác, hồ sơ cá nhân, hệ số lương, khen thưởng kỷ luật…

Trong cơ sở phân tích trên đây, kết hợp với yêu cầu hiện tại cùng với những

đặc tính của công ty Quảng Cáo Và Truyền Thông Mạng Việt Nam, đồ án này sẽ giải

quyết những vấn đề đó

- Quản lý hồ sơ lý lịch:

+ Quản lý thông tin về người lao động: Mã nhân viên, Ngày sinh, Nơi sinh,giới tính, Số bảo hiểm, …

+ Quản lý thông tin chi tiết về quan hệ gia đình

+ Quản lý chi tiết về trình độ chuyên môn, trình độ ngoại ngữ, chính trị, tinhọc, …

+ Quản lý quá trình công tác từ trước tới thời gian hiện tại.

+ Quản lý quá trình khen thưởng và kỷ luật

+ Quản lý quá trình diễn biến lương của người lao động

- Thông tin về hợp đồng lao động: Quản lý chi tiết thông tin hợp đồng lao động

giữa công ty với người lao động: Hợp đồng thử việc, hợp đồng tập việc, hợp đồngchính thức có thời hạn và hợp đồng không thời hạn

- Quản lý tiền lương : thực hiện quản lý thông tin liên quan về lương của nhân

viên như bảng công, làm thêm giờ, …

4.Cấu trúc báo cáo

Baó cáo gồm 5chương

ChươngI.Mở đầu

Chương II.Tìm hiểu và thu thập yêu cầu

1.Khảo sát thực tế2.Yêu cầu của người sử dụng3.Yêu cầu của hệ thống Chương III.Phân tích và thiết kế hệ thống

Chương IV Thiết Kế và Cài Đặt Chương Trình

Chương V Đánh giá kết quả và Hướng dẫn phát triển

1.Kết quả đạt được của đề tài2.Tính khả thi của đề t ài3.Hướng phát triển của đề tài4.Kết Luận

LỜI CẢM ƠN

Ngày nay, với thời kỳ công nghiệp hóa – hiện đại hóa đất nướcthì công nghệ thông tin thật sự trở thành một lĩnh vực rất quan trọngtrong đời sống con người

Trong đó việc quản lý nhân sự là hết sức cần thiết trong doanhnghiệp vì lí do đó tôi đã chọn đề tài này và nhằm củng cố đượcnhững kiến thức mà 3 năm qua em đã tích lũy được khi ngồi trên ghếnhà trường và từ thực tế mà tôi đã trải nghiệm

Để hoàn thành đề tài này trước hết em xin chân thành cảm ơn

cô Bùi Thanh Huyền trong khoa công nghệ thông tin trường cao đẳngTrường Cao Đẳng Bách Khoa Hưng Yên cùng cơ quan thực tập đã tạođiều kiện giúp đỡ tôi hoàn thành tốt đợt thực tập tốt nghiệp này

Tuy bản thân đã rất cố gắng tìm hiểu tài liệu từ nhiều nguồnthông tin khác nhau như là giáo trình, sách ,báo,…Cũng như vốn hiểubiết của mình về đề tài những nội dung đề tài không sao tránh khỏithiếu sót

Kính mong được sự đóng góp ý kiến của quý thầy cô để em cóthể hoàn thiện hơn về báo cáo và là cơ sở vững chắc để sau này ratrường làm việc

Em xin chân thành cảm ơn!

CHƯƠNG I:

MỞ ĐẦU

 Giới Thiệu Chung về công ty

Công Ty Quảng Cáo Và Truyền Thông Mạng Việt Nam hoạt động chuyên

nghiệp trong các lình vực thiết kế đồ hoạ, xây dựng website, thiết kế logo, brochure,catalogue, in ấn quảng cáo trên mọi chất liệu và cung cấp dịch vụ truyền thông

Trải qua thời gian và kinh nghiệm lắng nghe, tìm hiểu thị trường, nhu cầu của

khách hàng.NetVietGroup đã và đang tạo được ấn tượng mạnh mẽ với uy tín, chất

lượng sản phẩm và đạo đức nghề nghiệp trong kinh doanh với đội ngũ cán bộ, chuyênviên yêu nghề, có năng lực và nhiều kinh nghiệm

Mục tiêu của NetVietGroup là trở thành một nhà cung cấp giải pháp thương mại

điện tử kiểu mới chuyên nghiệp tại Việt Nam, giúp quý doanh nghiệp xây dựngthương hiệu, bản sắc riêng cho doanh nghiệp mình

Hoạt Động Của NetVietGroup

Ngày nay, Internet được sử dụng như một phương tiện quảng bá đại chúngtrong mọi lĩnh vực, đặc biệt là lĩnh vực kinh doanh Để hòa mình chung vào nền kinh

tế thế giới, không gì hơn là nên có một website riêng Đó là con đường ngắn nhất điđến thành công, nắm bắt nhiều cơ hội phát triển kinh doanh của khách hàng với cácđối tác trong và ngoài nước

Website là một phương tiện quảng cáo hiệu quả hơn bất kỳ một phương tiệnnào khác Nó có thể truyền tải tất cả những gì bạn muốn gửi đến khách hàng, bất chấpkhoảng cách về không gian và thời gian, không cần Catalogue, Brochure, hay mộtphương tiện quảng cáo nào khác Chỉ cần 30 giây truy cập vào Website, người xem cóthể tìm hiểu tất cả những lĩnh vực hoạt động kinh doanh, những sự kiện, cũng như mọitiềm năng mà bạn thực có

NETVIET GROUP cung cấp dịch vụ xây dựng website theo các mô hình dựatrên đặc trưng, nhu cầu và mục đích sử dụng của các nhóm đối tượng khác nhau, từđơn giản đến phức tạp Đối với các mô hình website có yêu cầu sử dụng phần mềm hỗtrợ, NETVIET GROUP cung cấp các giải pháp phần mềm thân thiện và dễ ứng dụngnhất cho người sử dụng, được xây dựng bằng công nghệ mới nhất

Chúng tôi có những chuyên gia giỏi, luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn ngay từ khâu tưvấn, thiết kế ý tưởng, tìm hiểu đặc trưng của doanh nghiệp của bạn để thiết kế ranhững sản phẩm ấn tượng và hiệu quả nhất, đáp ứng được nhu cầu của mỗi doanhnghiệp.

Logo, biểu tượng là một trong những cốt lõi quan trọng nhất tạo nên thươnghiệu của một tổ chức, doanh nghiệp, sản phẩm, hoặc dịch vụ Logo luôn hàm chứanhững thông tin khái quát và cô đọng nhất về tâm nguyện, ước vọng, tư tưởng, chiếnlược tầm xa của tổ chức, doanh nghiệp thậm chí ở mức cao nhất, người ta còn đưađược cả khái niệm về triết học phương Đông vào logo ( đặt phong thuỷ cho logo cho

sự trường tồn của tổ chức mình NETVIET GROUP cung cấp dịch vụ thiết kế logotheo các mô hình dựa trên đặc trưng của công ty

NetVietGroup hoạt động có hiệu quả và uy tín trong các lĩnh vực hoạt động sau:

1 Thiết kế đồ hoạ ứng dụng

2 Xây dựng website

3 Gia công giao diện web và các sản phẩm phần mềm

4 Cung cấp dịch vụ Hosting và Tên miền

5 Tư vấn giải pháp về thương mại điện tử

6 In ấn và quảng cáo trên mọi chất liệu

7 Thiết kế logo, brochure, catalogue…

- NETVIETGROUP cam kết sẽ mang đến cho Quý khách hàng những giải pháp hoàn

hảo, những sản phẩm chuyên nghiệp nhất, hiệu quả nhất với giá cạnh tranh bằng khả năng đích thực, sức sáng tạo không mệt mỏi của đội ngũ chuyên gia lành nghề.

Vì vậy hãy tin tưởng giao phó một phần trách nhiệm kinh doanh của Bạn cho chúng tôi ngay hôm nay

Công ty cổ phần Quảng cáo và Truyền thông mạng Việt Nam

Đ/C: Thôn Viên 2, xóm 17, Cổ Nhuế, Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam

Tel: 04.6292.8682 / 04.6292.2209 * Hot line (24/7): 0979.882.586

CHƯƠNG II:

TÌM HIỂU VÀ THU THẬP YÊU CẦU

1.Khảo sát thực tế

Quản lý nhân sự là một trong những bộ phận quan trọng trong công ty, đặc biệt

là trong các công ty lớn trong nước và các công ty nước ngoài, sự thành bại của công

ty phụ thuộc vào cách thức tổ chức nhân sự có tốt không Trong năm vừa qua quản lýnhân sự đang dần phát triển mạnh mẽ không những ở các công ty nước ngoài mà cáccông ty tư nhân cũng đang dần nhận thấy sự quan trọng của cơ cấu tổ chức nhân sựtrong công ty

Dựa vào nhu cầu thực tế của xã hội đòi hỏi con người phải luôn năng động vàsáng tạo để tạo ra nhiều sản phẩm cho xã hội Các công ty luôn luôn phát triển, các hồ

sơ tuyển vào sẽ nhiều lên vì vậy đòi hỏi phải cần rất nhiều những kho chứa hồ sơ đểlưu trữ hồ sơ của nhân viên khi vào công ty

2.Yêu cầu của người sử dụng

Mỗi lần muốn tìm hồ sơ của một nhân viên nào đó trong công ty người quản lýnhân sự lại phải tìm lần lượt trong kho chứa xem hồ sơ nhân viên đó nằm ở đâu Nhưvậy mất rất nhiều thời gian mà có khi không tìm ra do hồ sơ nhân viên quá nhiều.Công việc lưu trữ hồ sơ rất thủ công hầu hết ở các khâu làm cho số lượng nhân viêntham gia vào việc lưu trữ hồ sơ sẽ nhiều lên.Việc thống kê báo cáo hàng tháng, hàng

năm sẽ gặp rất nhiều khó khăn nếu thông tin nhân viên ngày càng nhiều.Quản lý nhân

sự là một trong những vấn đề them chốt trong mọi công ty Quản lý nhân sự không tốt

sẽ dẫn đến nhiều vấn đề bất cập trong công ty Chúng ta luôn thấy những tình trạngchấm nhầm công hoặc lưu trữ sai thông tin nhân viên, như vậy sẽ dẫn đến nhữngnhững xáo trộn khi phát lương Vì vậy yêu cầu đặt ra ở đây là làm thế nào để có thểlưu trữ hồ sơ và lương của nhân viên một cách hiệu quả nhất, giúp cho nhân viên trongcông ty có thể yên tâm và thoải mái làm việc đạt kết quả cao

Dựa trên nhu cầu thực tế của xã hội nhằm giải quyết để giảm đi những bất cậptrong công tác quản lý nhân sự và lương trong công ty, giải pháp hiệu quả nhất hiện

hoá trong điều hành và quản lý nhân sự để nâng cao chất lượng phục vụ, đổi mớiphương thức quản lý, tăng năng xuất hiệu quả Đó là những nội dung cơ bản đề cậpđến trong đề tài này.

Phần mềm quản lý nhân sự sẽ là người hỗ trợ đắc lực cho việc quản lý nhân sự củacông ty Bạn không cần thiết phải biết nhiều về tin học, bạn vẫn có thể sử dụng phầnmềm quản lý nhân sự một cách hiệu quả Giao diện thuận tiện dễ sử dụng của chươngtrình sẽ luôn khiến bạn cảm thấy thật thoải mái khi sử dụng phần mềm này

3 Yêu cầu của hệ thống Quản lý nhân sự

Hệ thống yêu cầu đăng nhập trước khi quản trị (hay nhân viên quản lý nhân sự)muốn quản lý, và sử dụng các chức năng quản lý tương ứng với quyền hạn của ngườiđăng nhập (quản lý, người dùng) Menu chính bao gồm các menu con, mỗi menu

thường là điểm vào của một chức năng.

 Chức năng quản lý hồ sơ nhân viên:

- Thông tin về nhân viên (họ tên, quê quán, dân tộc…)

- Cập nhật các thông tin về nhân viên

 Chức năng cập nhật các danh mục: chỉ được sử dụng bởi

quản lý hoặc nhân viên phòng nhân sự Chức năng này chophép người quản lý nhập thông tin về trình độ học vấn, tôn giáo,chức vụ, loại hợp đồng, chức danh của từng nhân viên trongcông ty

 Chức năng tìm kiếm nhân viên:

- Tìm kiếm theo tên nhân viên

- Tìm kiếm theo mã nhân viên

- Tìm kiếm theo quê quán

 Chức năng xử lý lương: Được sử dụng bởi người trực tiếp

quản lý bộ phận làm lương cho nhân viên trong công ty thôngqua một số thông tin như hệ số lương và sơ đồ chấm công

 Chức năng thống kê, báo cáo:

- Thống kê về trình độ

- Thống kê về phòng ban

- Báo cáo chất lượng của nhân viên

4 Giới thiệu chung

Dựa trên thực trạng quản lý tại Công Ty Quảng Cáo Và Truyền Thông MạngViệt Nam - nơi đang thực tập và những ngôn ngữ lập trình đã được học, em thấyAccess là ngôn ngữ lập trình rất hữu ích, thân thiện với người dùng và đặc biệt là phùhợp với khả năng của mình Đây là lý do chính để em quyết định chọn Access làmngôn ngữ khi thiết kế chương trình của mình

Cài đặt cơ sở dữ liệu bằng phần mềm ứng dụng Microsoft Access của bộMicrosoft office, đây l à một hệ thống cở sở dữ liệu quan hệ chạy trong môi trườngWindows dùng để tạo xử lý cơ sở dữ liệu Hệ thống định nghĩa khoá một bảng và sau

đó tự động kiểm tra sự trùng khoá mà không cần phải lập chương trình kiểm tra Nócho phép xây dựng biểu thức quy định tính hợp lệ đối với những dữ liệu nhập vào chomột vùng trong bảng và sau đó thông qua biểu thức này kiểm tra sự ràng buộc toànvẹn về giá trị của dữ liệu

Access cung cấp hai công cụ Form wizard và Report wizard giúp dễ dàng thiết

kế cở sở dữ liệu Một cơ sở dữ liệu của Access là một tập tin duy nhất có phần mởrộng là MDB chứa tất cả các đối tượng của cơ sở dữ liệu

Lựa chọn Access để cài đặt cơ sở dữ liệu bởi khả năng trao đổi dữ liệu vớinhiều ứng dụng khác thông qua khả năng nhập, gắn và xuất dữ liệu đặc biệt là trên môitrường có nhiều người sử dụng, nó cho phép nhiều người cung truy xuất đến một cơ sở

dữ liệu trong môi trường máy tính được nối mạng và đồng thời có khả năng tổ chứcngười sử dụng theo từng nhóm

Các khả năng của một hệ quản trị cơ sở dữ liệu cho chúng ta quyền kiểm soáthoàn toàn bằng cách định nghĩa dữ liệu, làm việc với dữ liệu và chia sẻ dữ liệu vớingười khác Một hệ cơ sở dữ liệu có ba khả năng chính: Định nghĩa dữ liệu, xử lý dữliệu và kiểm soát dữ liệu

Toàn bộ các chức năng trên đều nằm trong các tính năng mạnh mẽ củaMicrosoft Access

 Mẫu biểu:

Mẫu biểu thường dùng để tổ chức cập nhật dữ liệu cho các bảng và thiết kế giaodiện chương trình Tuy có thể nhập liệu trực tiếp vào các bảng, nhưng mẫu biểu sẽcung cấp nhiều khả năng nhập liệu tiện lợi như: Nhận dữ liệu từ một danh sách, nhậncác hình ảnh, nhập dữ liệu đồng thời trên nhiều bảng Mẫu biểu còn cho phép nhập cácgiá trị riêng lẻ (không liên quan đến bảng) từ bàn phím Mẫu biểu còn có khả năngquan trọng khác là tổ chức giao diện chương trình dưới dạng một bảng nút lệnh hoặcmột hệ thống menu

 Báo biểu:

Báo biểu là công cụ tuyệt vời phục vụ công việc in ấn, nó cho các khả năng:

- In dữ liệu dưới dạng bảng

- In dữ liệu dưới dạng biểu

- Sắp xếp dữ liệu trước khi in

- Sắp xếp và phân nhóm dữ liệu tới 10 cấp Cho phép thực hiện các phép toán để nhận

dữ liệu tổng hợp trên mỗi nhóm Ngoài ra, dữ liệu tổng hợp nhận được trên các nhómlại có thể đưa vào các công thức để nhận được sự so sánh, đối chiếu trên các nhóm vàtrên toàn báo cáo

- In dữ liệu của nhiều bảng có quan hệ trên một báo cáo

Cũng cần nói thêm, việc chọn Font chữ, cỡ chữ, kiểu in và việc trình bầy trênbáo cáo được tiến hành rất đơn giản

Macro bao gồm một dẫy các hành động (Action) dùng để tự động hoá một loạt cácthao tác, macro thường dùng với mẫu biểu để tổ chức giao diện chương trình

 Đơn thể

Đơn thể là nơi chứa các hàm, thủ tục viết bằng ngôn ngữ Access Basic Mặc dù cáccông cụ mà Access cung cấp khá đầy đủ, nhưng lẽ dĩ nhiên không thể bao quát được mọi

vấn đề đa dạngcủa thực tế Các hàm, thủ tục của Access Basic sẽ trợ giúp giải quyết nhữngphần việc hó mà công cụ không thể làm nổi.

Bởi những tính năng ưu việt của ngôn ngữ Microsoft Access, nên em đã quyếtđịnh chọn ngôn ngữ này để cài đặt cơ sở dữ liệu cho hệ thống quản lý nhân sự

Microsoft Access là một trong 4 phần mềm ứng dụng của Microsoft Office,Access là hệ quản trị cơ sở dữ liệu chạy trong môi trường Windows dùng để tạo và xử

lý các cơ sở dữ liệu mà không cần phải lưu trữ các dữ liệu có liên quan đến nhau nhiềulần trong những bản dữ liệu khác nhau Nhờ vào mối liên kết giữa các bảng dữ liệu,những thông tin bổ xung cần thiết sẽ được tạo ra Trong số những tính năng mạnh nhấtcủa Access là các thuật đồ có thể dùng để tạo ra các bảng và các danh sách câu hỏi và

để tuỳ biến theo kiểu biểu mẫu, biểu báo hoặc trong việc truy nhập dữ liệu bằng cách

sử dụng các thiết bị chuột, bàn phím để xử lý

Một số đặc điểm của Microsoft Access:

Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access được biết đến với những ưu điểm sau:

Hệ định nghĩa khoá của một bảng và sau đó tự động kiểm tra sự trùng lặp mà khôngcần phải viết chương trình để kiểm

- Cho phép xây dựng biểu thức quy định tính hợp lệ đối với những dữ liệu nhập vàocho một vùng bảng, sau đó thông qua biểu thức này hệ kiểm tra sự ràng buộc toàn vệncủa dữ liệu

- Trường hợp 2 bảng có cùng chung một vùng và trong cơ sở dữ liệu có mối ràng buộctoàn vẹn dạng phụ thuộc trên vùng này, Access sẽ tự động kiểm tra mối ràng buộc nàymỗi khi thực hiện thao tác cập nhật trên vùng chung ấy hoặc khi xoá bỏ mật khẩu tincủa vùng thứ hai

- Khả năng vấn tin bằng ví dụ, cung cấp một công cụ gọi là QBE, thực hiện mô tả vấntin trên cơ sở đồ hoạ

- Cung cấp 2 công cụ đa năng là Form Wizard và Report Wizard giúp người sử dụngchương trình đơn giản hơn trong thiết kế

- Cung cấp một vùng có kiểu OLE để có thể nhúng hoặc liên kết các đối tượng tạo ranhững ứng dụng khác

- Một cơ sở dữ liệu của Access là một tập duy nhất có phần mở rộng MDB chứa tất cảcác đối tượng của cơ sở dữ liệu

- Có khả năng trao đổi dữ liệu với những ứng dụng khác thông qua 3 tính năng : “Nhặt

- Gắn - Xuất”

- Là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu trên môi trường nhiều người dùng, Access cho phépnhiều người cùng truy xuất đến một cơ sở dữ liệu gốc trong một môi trường mạng, cóthể tổ chức người sử dụng theo từng nhóm, cụm

a) Các quy tắc đặt tên bảng

Qui tắc 1: Mỗi trường trong bảng phải mô tả một loại thông tin duy nhất

Qui tắc 2: Mỗi bảng phải có một số trường tối thiểu nhờ nó mà không có các

bản ghi trùng nhau ( Số trường tối thiểu đó được gọi là khoá )

Qui tắc 3: Các trường trong bảng phải đầy đủ và liên quan đến khoá cơ bản hay

gọi là liên quan đến chủ thể của bảng( đều này gọi là phụ thuộc hàm)

Theo qui tắc trên phải đạt hai yêu cầu:

 Yêu cầu thứ nhất là phải đầy đủ các trường

 Yêu cầu thứ hai là các trường đó phỉ liên quan đến các khoá cơ bản

Qui tắc 4: Có thể thay đổi được một trường bất kỳ (trừ các khoá cơ bản) mà không làm ảnh hưởng đến mọi trường Sau khi thiết kế các bảng chúng ta chỉ có cấu

trúc các bảng chưa có các thông tin quan hệ giữa các bảng với nhau Do đó việc thiếtlập quan hệ giữa các bảng sẽ giúp cho Microsoft access quản lý các dữ liệu được hợp

lý hơn và đồng thời thông qua các mối quan hệ chúng ta có thể trao đổi qua lại giữa

các thông tin trong các bảng có quan hệ

b) Các bảng được xây dựng (trong một chủ thể) phải có mối quan hệ

Nếu ta thiết kế tôt thì các bảng sẽ có mối quan hệ , nhờ mối quan hệ đó mà talần ra kết quả khi có yêu cầu

.Quan hệ 1-n : Là quan hệ mà mỗi bản ghi bất kỳ trong bảng thứ nhất có quan hệ với

nhiều bản ghi trong bảng thứ hai

.Quan hệ 1-1: Là quan hệ mỗi bản ghi bất kỳ trong bảng thứ nhất có quan hệ với một

bản ghi trong bảng thứ hai

Các bước thực hiện tạo quan hệ

Mở cửa sổ quan hệ : Tool/Relataonship

Thêm các bảng vào cửa sổ quan hệ bằng cách :

Relationship/Show tablesChọn các bảng truy vấn muốn tạo quan hệ trong cửa sổ hiện thì bảng (show table)nhấn nút add để chèn các bảng hoặc truy vấn vào cửa sổ quan hệ

Bằng thao tác kéo thả để thiết lập quan hệ cho các bảng : kéo chuột tại cột cần tạoquan hệ của bảng thứ nhất sang cột quan hệ của bảng thứ hai Xác định các qui tắcrằng buọc toàn vẹn ( Enforce referential,Intergrity).Sau đó xác định sẽ chọn qui tắckiểm tra dữ liệu.

c) Các truy vấn Query

- Khái niệm về Query: Quey là công cụ của Access được dùng để truy vấn dữliệu trên một hay nhiều Tabl Query cũng được dùng như một nguồn dữ liệu khác chocác công cụ khác như Form, Report, hay Query khác

- Các trường hợp sử dung Query:

 Lựa chọn các Query cần thiết

 Lựa chọn các mẩu tin, sắp xếp theo thứ tự nào đó

 Tham khảo dữ liệu của nhiều Table

 Thực hiện phép tính toán

 Tạo dữ liệu cho các Form,Report, các Query khác

d) Tạo các Form trong Access:

- Khái niệm về form: Form là công cụ dùng để thiết kế giao diện, giúp chongười sử dụng dễ dàng sử dụng phần mềm hơn cho việc nhập, sửu, xóa dữ liệu trongbảng và toàn bộ chương trình

- Cách xây dựng Form:

 Sử dụng Auto Form: Tự động xây dựng form, có 3 loại như sau

o Auto Form Columnar: Các trường hợp hiện thị theo hàng

o Auto Form Tabular: Các trường hợp hiện thị theo cột

o Auto Form Data Sheet: Hiện thị dữ liệu dưới dạng bảng

 Sử dụng Form Wizard: Dùng để xây dựng form cho một bảng hay hai hoặc babảng có quan hệ với nhau

 Thiết kế ở chế độ Design View: Tự thiết kế theo yêu cầu bài toán

e) Tạo các báo biểu ( Report):

- Khái niệm: Report là công cụ để lập báo cáo, thiết kế và in ấn dữ liệu

- Cách thiết kế các Report cũng có ba loại:

 Dùng Auto Report: Tạo nhanh một báo biểu có nguồn từ bảng hoặc truy vấn

 Dùng Report Wizard: Tạo nhanh một báo biểu từ việc kết hợp hai hay ba bảng

cơ sở dữ liệu có mối quan hệ với nhau

 Tạo Report dùng Design View: Tự thiết kế báo biểu lấy nguồn từ bảng hay kếthợp nhiều bảng thiết kế theo yêu cầu và mục đích của người sử dụng

CHƯƠNG III:

PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG

1 Mô hình phân rã chức năng

Mô hình phân rã chức năng (BFD) là công cụ biểu diễn việc phân rã có thứ bậc

đơn giản các công việc cần thực hiện Mỗi công việc được chia ra làm các công việccon, số mức chia ra phụ thuộc vào kích cỡ và độ phức tạp của hệ thống

Mô hình phân rã chức năng là mô hình lôgic đầu tiên được xây dựng nhằm

mô tả về hệ thống Sơ đồ chức năng nghiệp vụ giúp ta nhận biết rõ ràng và đầy

đủ về phạm vi của hệ thống Tuy nhiên, một điều khá rõ ràng là sơ đồ chức năng nghiệp vụ chỉ xác định những công việc cần làm mà không chỉ ra cách thức thực hiện chúng.

Chức năng: là công việc mà tổ chức cần thực hiện theo chiêù từ mức cao xuống

mức thấp Từ ph ức tạp tới đơn giản Được thực hiện theo một trình tự nhất định

 cách đặt tên: Tên chức năng phải là động từ, gồm động từ và bổ ngữ

 Động từ là những từ chỉ hành động

 Bổ ngữ là những từ bổ nghĩa cho các dữ liệu liên quan tới hệ thống

 Biểu diễn:Bằng hình chữ nhật

Quan hệ phân cấp: Mỗi chức năng lớn được phân rã thành các các chức năng nhỏ.

Trong đó những chức nhỏ được gọi là chức năng con Các chức năng lớn gọi là chứcnăng cha Hai loại chức năng này lại có những mối quan hệ mật thiết với nhau Chúngliên quan mật thiết với nhau

Bộ máy quản lý của công ty được phân thành 2 cấp :

Đứng đầu là Giám đốc; giúp việc cho giám đốc là phó giám đốc và các phòngchức năng

Ban giám đốc: Phụ trách chung cho toàn công ty, gồm giám đốc và Phó giám

đốc

Ban giám đốc ban hành các văn bản quy định về quy mô, cơ cấu, điều lệ hoạtđộng tiêu chuẩn, … nhằm thiết lập tổ chức và xác định những mối quan hệ trong hoạtđộng trong nội bộ công ty, đồng thời đưa ra những chỉ thị, mệnh lệnh hành chính bắtbuộc các phòng ban, những đơn vị cấp dưới thực hiện những nhiệm vụ nhất định hoặchoạt động theo những phương thức nhất định nhằm đảm bảo cho các bộ phận trong hệthống hoạt động ăn khớp và đúng hướng…Giám đốc là người quản lý chung, là người

có thẩm quyền ban hành các văn bản, đưa ra những quyết định chung cho toàn thểcông ty

Phó giám đốc: Quản lí nhân sự các phòng ban, chịu trách nhiệm trước giám đốc

về tình hình hoạt động kinh doanh của các sản phẩm của công ty trên thị trường

Phòng kinh doanh: Đứng đầu là trưởng phòng, phó phòng và các nhân viên.

Nhiệm vụ chính của phòng kinh doanh là tìm hiểu và tiếp cận thị trường vớimục đích là thu thập các thông tin cần thiết về báo cáo với trưởng phòng, phó phòng

Trong quá trình kinh doanh, trưởng- phó phòng có nhiệm vụ quản lý và phâncông công việc đối với nhân viên trong phòng mình, cụ thể là doanh số bán hàng, chiphí bán hàng, quảng cáo, việc thực hiện chỉ tiêu bán hàng đối với từng nhân viên, sựthoả mãn của người tiêu dùng

Phòng kĩ thuật: Tiếp nhận những chỉ thị, quyết định của ban giám đốc và phổ

biến, phân công đến từng người trong đơn vị mình, cụ thể là: loại sản phẩm, chấtlượng sản phẩm, số lượng, chi phí cho sản phẩm

Phòng kế toán: Hoạch toán kế toán toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh

của công ty lập kế hoạch chi tiêu, mua sắm các thiết bị kinh doanh định mức chi phí văn phòng phẩm trình Giám Đốc

Kiến nghị đề xuất lên giám đốc việc tuyển chọn đào tạo mức lương, thưởng, tiền chuẩn càn thiết của nhân viên

Hình 1.1 Sơ đồ bộ máy quản lý CTY Quảng Cáo Và Truyền Thông Mạng Việt Nam

Thiết lập văn bản biểu mẫu báo cáo kế toán tài chính quyết định thống nhât cách thức ghi chép kế toán.

Bộ máy hành chính nhân sự của công ty, soạn thảo trình Giám Đốc kýkết các hợp đồng lao động

 Định biểu lao động, xây dựng thang bảng lương cho toàn công ty

 Tham mưu cho ban Giám Đốc xây dựng các kế hoạch tài chính, các chiến lược kinh doanh

Phòng thiết kế: Phụ trách thiết kế tất cả các sản phẩm như: website, logo,

phần mềm…

2 Phân tích chức năng

2.1 Khái niệm về sơ đồ chức năng nghiệp vụ

Sơ đồ chức năng nghiệp vụ là sơ đồ mô tả sự phân rã có thứ bậc các chức năng của hệ thống trong phạm vi được xem xét thành các chức năng con đơn giản

và xác định Mỗi chức năng được ghi trong một hộp nào đó sẽ được hiểu là bao gồm mọi chức năng trong các hộp được nối với các chức năng ở mức thấp hơn.

Sơ đồ chức năng nghiệp vụ là mô hình lôgic đầu tiên được xây dựng nhằm

mô tả về hệ thống Sơ đồ chức năng nghiệp vụ giúp ta nhận biết rõ ràng và đầy

đủ về phạm vi của hệ thống Tuy nhiên, một điều khá rõ ràng là sơ đồ chức năng nghiệp vụ chỉ xác định những công việc

Tìm kiếm nhân viên

Xử lý lương kê, báo Thống

cáo

Qua khảo sát quy trình hoạt động của hệ thống, nghiên cứu các nghiệp vụ, tathấy nổi bật 5 chức năng chính là: quản lý hồ sơ, cập nhật danh mục, tìm kiếm nhânviên, xử lý lương, báo cáo thống kê.

Chức năng Quản lý hồ sơ chỉ được sử dụng bởi người quản trị phần mềm này:Chức năng này có nhiệm vụ nhập hồ sơ nhân viên, danh sách nhân viên bị kỷ luật,danh sách nhân viên được khen thưởng,…

Chức năng cập nhật các danh mục chỉ được sử dụng bởi người quản trị hoặcnhân viên phòng nhân sự sử dụng để nhập, sửa, xoá, thay đổi,về thông tin nhân viên

có các trường như trình độ, dân tộc, tôn giáo, quốc tịch, kỷ luật, chức danh, thôi việc,hợp đồng, chức vụ

Chức năng tìm kiếm có thể áp dụng cho: quản lý (nhân viên phòng nhânsự).Chức năng này phục vụ cho hoạt động tìm kiếm, tra cứu thông tin của nhân viênmột cách nhanh nhất bằng cách tìm theo mã nhân viên, theo họ tên nhân viên, tìm theoCMTND của nhân viên

Chức năng xử lý lương chỉ được áp dụng cho người trực tiếp quản lý bộ phận

làm lương cho nhân viên trong công ty thông qua một số thông tin như bảng công,danh sách làm thêm giờ để từ đó đưa ra được bảng lương cho công ty

Chức năng báo cáo, thống kê: có nhiệm vụ lập các báo cáo và thống kê theo cáctiêu chuẩn khác nhau, qua đó hỗ trợ công tác quản lý, lập kế hoạch bổ xung nhân viêncho công ty

a Chức năng quản lý hồ sơ nhân viên:

Chức năng quản lý hồ sơ nhân viên ở chức năng này người quản trị hoặc nhân

viên phòng nhân sự thực hiện những công việc sau:

+ Cập nhật tất cả các thông tin của nhân viên trong công ty như (Họ Tên, Quêquán, năm sinh, Điện thoại, chức vụ…) bổ sung vào danh sách nhân viên trong côngty

+ Nhập những nhân viên được khen thưởng và những nhân viên bị kỷ luật đểlưu vào hồ sơ

+Sửa chi tiêt thông tin nhân viên: thực hiện việc chỉnh sửa, cập nhật bổ sungthêm các thông tin chi tiêt của từng nhân viên

+Lập phân loại, thực hiện việc cập nhật bổ sung, chỉnh sửa phân loại nhân viênvào từng phòng ban cụ thể

+Xoá thông tin: thực hiện việc xoá thông tin khi nhân viên nghỉ việc hoặc chyển

đi nơi khác…

Chức năng Quản lý danh mục chỉ được sử dụng bởi:

Người quản trị hoặc nhân viên phòng nhân sự sử dụng để nhập, sửa, xoá, thayđổi,về thông tin nhân viên có các trường như trình độ, dân tộc, tôn giáo, chức vụ, chứcdanh,hợp đồng, chức vụ, chuyển công tác…

Mở cơ sở dữ liệu ra

Người nhân sự nhập thông tin trong danh mục và lưu vào cơ sở dữ liệu

Đóng cơ sở dữ liệu

b.Chức năng thống kê, báo cáo:

QUẢN LÝ HỒ SƠ NHÂN VIÊN

Cập nhật khen thưởng

kỷ luật

Cập nhật

hồ

sơ nhân viên

CẬP NHẬT DANH MỤC

Cập nhật danh mục chuyên môn

Cập nhật danh mục trìnhđộ

Cập nhật danh mục hợp đồng

Cập nhật danh mục phòng ban

Cập nhật danh mục chứcvụ

Cập nhật danh mục chuyển công tác

THỐNG KÊ, BÁO CÁO

Thống

kê theo phòng ban

Thống

kê theo trình độ

Báo cáo nhânsự

Chức năng này dùng thống kê những thông tin mà người quản trị muốn tìmnhanh nhất, thống kê lại từng tháng báo cáo cấp trên.

Thực hiện được tất cả những công việc khi có yêu cầu của cấp trên muốn biếtthông tin nào đó ví dụ: có thể biết được những nhân viên nào có trình độ đại học, nhânviên nào có trình độ cao đẳng

c.Chức năng Xử lý lương:

Chức năng này sẽ được nhân viên phòng nhân sự theo dõi quá trình làm việc vàtính lương cho từng cán bộ công nhân viên trong từng tháng như: làm thêm giờ củacông nhân, bảng chấm công, Bảng lương của công nhân viên trong công ty…

+Theo dõi chấm công cho nhân viên từng ngày

+ Tình hình công việc của mỗi nhân viên xem có tăng ca thêm hay giảm giờ làmkhông,…

+Chức năng này sẽ được làm hàng ngày , phục vụ cho việc tính lương hàng tháng của mỗi nhân viên

3.Phân tích dữ liệu

3.1 Khái niệm về biểu đồ luồng dữ liệu

a Khái niệm:

Biểu đồ luồng dữ liệu là một phương pháp mô tả hệ thống thông tin dưới dạng

hình học cho phép diễn tả các luồng dữ liệu thông qua các chức năng của thống DFD

là một công cụ trợ giúp cho quá trình phân tích, thiết kế, làm tài liệu trao đổi và phântích thiết kế Biểu đồ luồng dữ liệu thể hiện lại các tiến trình nghiệp vụ đã được mô tả

và qua đó chỉ rõ các yêu cầu lưu trữ dữ liệu và diễn tả quá trình trao đổi dữ liệu giữa

các đốitượng, các thao tác xử lý, thứ tự thực hiện các chức năng

b Các mức biểu đồ luồng dữ liệu:

Biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh (mức 0)

Mức này chỉ có một biểu đồ gồm các chức năng chính của hệ thống và biểudiễn hệ thống thông tin có giao tiếp với các tác nhân ngoài

Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh (mức 1)

Mức này dùng để biểu diễn một chức năng tổng quát một cách chi tiết hơn và

cũng chỉ có một biểu đồ

Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh (mức 2)

Tất cả các thông tin chi tiết của hệ thống thường được biểu diễn dõ ở biểu đồ

mức dưới đỉnh Biểu đồ luồng dữ liệu này gồm nhiều các biểu đồ chi tiết.Mỗibiểu đồ thể hiện một chức năng chi tiết thường đầy đủ tất cả các đối tượng của hệthống biểu đồ luồng dữ liệu

Các kí hiệu trong sơ đồ luồng dữ liệu:

- Chức năng là quá trình biến đổi các thông tin vào ra thông tin mới cho tiến trình +Biểu diễn bằng hình ô van.

+Tên chức năng là động từ

- Luồng dữ liệu là luồng thông tin vào ra các tiến trình

+ Biểu diễn bằng mũi tên có hướng, trên đó có ghi hướng

+ Tên luồng dữ liệu là danh từ +bổ ngữ

- Kho dữ liệu là nơi để lưu trữ thông tin trong khoảng thời gian nhất định

+ Biểu diễn bằng cặp đoạn thẳng song song, bên trong ghi tên kho dữ liệu + Tên kho dữ liệu là danh từ

Kho dữ liệu

- Tác nhân ngoài là một người, một nhóm người, một đối tác, một tổ chức ở phía bên ngoài hệ thống đang xét nhưng có sự trao đổi tiếp xúc với hệ thống

+ Biểu diễn bằng hình chữ nhật, bên trong có ghi tên tác nhân ngoài

+ Tên tác nhân ngoài là danh từ

TÊN CHỨC NĂNG

Tên luồng dữ liệu

Tên tác nhân ngoài

3.2 Biểu đồ mức ngữ cảnh của hệ thống

3.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh của hệ thống

Tìm kiếm nhân viên

Xử lý lương

Nhân viên phòng nhân sự

Nhân viên phòng nhân sự

Thông tin nhân viên được lưu

Đưa ra thông tin tìm kiếm

Đưa ra thông tin lương

Thông tin phản hồi

Thông tin tìm kiếm

Thông tin về lương

Thông tin thống

kê, báo cáo

Kết quả thống

kê báo cáo

Thông tin phản hồi

Yêu cầu thống

tin phản hồi

Đưa ra thông tin cần thống kê báo cáo

Thông

tin

cập nhật

Kết quả lưu

Thông tin phản

quả tìm kiếm

Thôn

g tintìm kiếm