Kỹ năng kiểm tra

Kỹ năng kiểm tra

KỸ NĂNG KIỂM TRA

3 Phân loại

 Kiểm tra trước, trong, sau

 Kiểm tra theo lĩnh vực như tài chính, nhân sự, sản xuất…

4 Các nguyên tắc của việc kiểm tra

 Cần phải được thiết kế theo các kế hoạch cụ thể.

 Thiết kế theo từng cấp bậc và tâm lý của nhà quản trị.

 Vạch rõ các chỗ khác biệt của các điểm thiết yếu.

 Việc kiểm tra phải khách quan.

 Hệ thống kiểm tra phải phù hợp với không khí của tổ chức.

 Việc kiểm tra phải tiết kiệm.

Việc kiểm tra phải tác động điều chỉnh.

4 Các nguyên tắc của việc kiểm tra

 Căn cứ kế hoạch hoạt động và theo cấp bậc của đối tượng kiểm tra

 Dựa vào đặc điểm cá nhân của nhà quản lý

 Thực hiện tại những điểm trọng yếu

 Khách quan

 Phù hợp với bầu không khí của tổ chức

 Tiết kiệm, công việc kiểm tra tương xứng

5 Quá trình kiểm tra

 Thiết lập tiêu chuẩn

 Đo lường thành quả

 Sửa chữa sai lầm

 Phòng ngừa

5.1 Thiết lập tiêu chuẩn

 Số lượng giờ công

 Số phế phẩm

 Chi phí

 Doanh thu

 Sự hài lòng của khách hàng…

5.1 Thiết lập tiêu chuẩn

YÊU CẦU CỦA TIÊU CHUẨN

 Rõ ràng: Tiêu chuẩn công việc không những để đánh giá được hiệu quả mà còn giúp nhà quản lý kiểm tra các

công việc đó Tiêu chuẩn “mập mờ” dễ sinh ra tranh

5.2 Đo lường thành quả

 Có thể hình dung ra thành quả trước khi nó được thực hiện để có biện pháp sửa chữa kịp thời (Pre – check)

 Xác định tiêu chuẩn đo lường chính xác

 Định tính hay định lượng các nội dung khó kiểm tra

5.3 Sửa chữa sai lầm

 Sửa lại kế hoạch, phân công lại, thêm nhân viên…

 Đây là giai đoạn mà chức năng kiểm tra gặp lại các chức năng khác

5.4 Phòng ngừa

 Tìm hiểu bản chất nguyên nhân gốc rễ là gì?

 Phương pháp tìm kiếm là theo biểu đồ nhân quả

 Đưa ra biện pháp khắc phục gốc rễ của vấn đề

 Cập nhật phương pháp vào hệ thống tài liệu

 Trainning và theo dõi

Biểu đồ nhân quả (biểu đồ xương cá)

Vấn đề Nguyên nhân tầng 1

Nguyên nhân tầng 2

6 Kiểm tra dự phòng (pre-check)

6.1 Khái niệm:

 Hệ thống kiểm tra mang tính dự phòng là hệ thống tiên liệu trước sai sót xảy ra để tiến hành điều chỉnh ngay lập tức hoặc để ra các biện pháp kiểm soát phòng ngừa

 Kiểm tra dự phòng thông qua hình thức xây dựng quy trình quản lý

6.3 Xác định bảng kiểm soát quá trình.

 Bảng kiểm soát quá trình là một tài liệu riêng, phục vụ cho việc diễn giải quá trình

 Nhiều tổ chức đưa bảng kiểm soát quá trình là một tài liệu của hệ thống, nhưng nhiều tổ chức chỉ coi nó là

công cụ hỗ trợ cho việc setup quá trình

6.3 Xác định bảng kiểm soát quá trình (tt)

Stt Công

đoạn Điểm kiểm soát Thiết bị sử dụng Tần suất Tài liệu

hướng dẫn

Ngườ

i thực hiện

Hồ sơ

Đặc tính/

thông số

Mức qui định

Đo lườn g

Công nghệ

6.4 Các điểm kiểm tra trọng yếu

 Các điểm kiểm tra trọng yếu là các điểm mang lại sự

hiệu quả cao nhất

 Các điểm kiểm tra trọng yếu tuân theo nguyên tắc

Pareto

 Năng lực lựa chọn điểm kiểm tra trọng yếu là một nghệ thuật về quản trị, vì vậy không có quy tắc nào giúp các nhà quản trị tìm ra điểm trọng yếu này

6.4 Các điểm kiểm tra trọng yếu (tt)

Các điểm kiểm tra trọng yếu có thể tìm nhờ một số câu hỏi sau:

 Những điểm nào phản ánh rõ nhất mục tiêu của bộ phận mình?

 Những điểm nào phản ánh rõ nhất tình trạng không đạt mục tiêu?

 Những điểm nào là điểm đo lường tốt nhất cho sự sai

lạc?

6.4 Các điểm kiểm tra trọng yếu (tt)

 Những điểm nào là điểm cho nhà quản lý biết ai là người chịu trách nhiệm về sự thất bại

 Tiêu chuẩn kiểm tra nào ít tốn kém nhất

 Tiêu chuẩn kiểm tra nào có thể thu thập thông tin nhiều nhất mà ít tốn kém nhất?

6.5 Xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ

 Hệ thống kiểm soát nội bộ là hệ thống giúp cho việc

kiểm soát toàn bộ các nguy cơ của tổ chức

 Hệ thống kiểm soát nội bộ tương tự như hệ thống

HACCP của các công ty sản xuất thực phẩm

 Hệ thống KSNB liên quan đến tất cả các quy trình trong

tổ chức

6.5 Xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ (tt)

CÁC BƯỚC THIẾT LẬP MỘT ĐIỂM KIỂM SOÁT

 Xác định nguy cơ:

 Đưa ra các giải pháp:

 Lựa chọn giải pháp phù hợp.

 Cập nhật giải pháp vào hệ thống tài liệu quản lý.

 Theo dõi và đánh giá hiệu quả.

7 Check in (kiểm tra trong).

 Kiểm tra trong là quá trình kiểm tra trực tiếp công

việc/hành vi đang thực hiện

 Người kiểm tra phải lập một kế hoạch kiểm tra tổng thể năm/quý/tháng/tuần

 Thời gian kiểm tra phù hợp theo thời gian của các chức năng quản trị

7 Các biện pháp kiểm tra trong (tt)

 Kiểm tra thông qua các báo cáo, đề xuất của NV gửi lên

 Kiểm tra theo từng đợt thông báo trước (audit = đánh giá nội bộ)

 Kiểm tra bằng phương pháp quan sát: theo dõi hành vi thực hiện, cách thức sắp xếp dụng cụ làm việc, hồ sơ

 Theo dõi thông qua mạng máy tính

Kiểm tra đột xuất

8 Kiểm tra sau

 Xây dựng hệ thống báo cáo nội bộ

 Hệ thống hồ sơ của bộ phận

9 Các hình thức khác hỗ trợ kiểm tra

 Xây dựng văn hoá DN Văn hoá khi được chấp nhận có tác dụng

kiềm chế và kiểm tra hành vi của NV.

 Chọn lọc, phân công công việc phù hợp.

 Tiêu chuẩn hoá

 Huấn luyện nhân viên nhằm tạo cho họ thái độ làm việc tốt hơn, dễ dàng thích nghi với môi trường của họ.

 Điều tra thái độ của nhân viên định kỳ Sự hài lòng của nhân viên ngược chiều với sự vắng mặt, thôi việc…

9 Các biện pháp xử lý sau kiểm tra

 Cảnh cáo, điều chuyển, sa thải

 Được thưởng để kích thích nhân viên

 Nếu do khả năng kém thì phải đào tạo lại

 Nếu thiếu động cơ thì phải tăng cường động cơ

CẢM ƠN BẠN ĐÃ THEO DÕI