CHỨC NĂNG tổ CHỨC (QUẢN TRỊ học SLIDE) (chữ biến dạng do slide dùng font VNI times, tải về xem bình thường)

KHÁI NIỆM VÀ VAI TRỊ CỦA CHỨC NĂNG TỔ CHỨC I.1 Khái niệm chức năng tổ chức Tổ chức là Chức năng quản trị liên quan đến hoạt động xây dựng và phát triển cơ cấu bộ máy tổ chức để đảm nhận

CHƯƠNG 6

CHỨC NĂNG TỔ CHỨC

KHÁI NIỆM V VAI TRỊ CỦA CHỨC NĂNG TỔ CHỨC

XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨC

PHÂN QUYỀN V ỦY QUYỀN TRONG QUẢN TRỊ

VẤN ĐỀ THUẬT NGỮ

Danh từ

 Tổ chức hiểu như là một cấu trúc

 Tổ chức hiểu như là một thực thể

Động từ

 Tổ chức hiểu như là một quá trình

I KHÁI NIỆM VÀ VAI TRỊ CỦA CHỨC NĂNG TỔ CHỨC

I.1 Khái niệm chức năng tổ chức

Tổ chức là Chức năng quản trị liên quan đến hoạt động xây dựng và phát triển cơ cấu (bộ máy) tổ chức để đảm nhận những hoạt động cần thiết, xác lập các mối quan hệ về quyền hạn và trách nhiệm giữa các bộ phận, phân hệ đó.

Nội dung của Chức năng tổ chức

Thiết kế, phát triển cơ cấu tổ chức

Xây dựng nguyên tắc thủ tục và qui

I.2 Vai trò của tổ chức

triển khai vào thực tế.

cá nhân và cho cả tập thể.

nguồn lực một cách hiệu quả nhất

trong hoạt động quản trị.

I KHÁI NIỆM VÀ VAI TRỊ CỦA CHỨC NĂNG TỔ CHỨC

II XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨC

II.1 Khái niệm

Cơ cấu tổ chức (bộ máy quản lý) là một

chỉnh thể các khâu, các bộ phận khác nhau, được chuyên môn hoá và có những trách

nhiệm, quyền hạn nhất định, có mối liên hệ phụ thuộc lẫn nhau và được bố trí theo các cấp quản trị nhằm thực hiện các mục tiêu

chung của tổ chức.

II.2 Các vấn đề khoa học trong xây dựng cơ cấu

tổ chức

hệ, cá nhân dưới quyền mà một cấp quản trị có khả năng điều hành hữu hiệu nhất

số của cơ cấu (cấp bậc và phân hệ)

hành vi, văn hóa, trình độ, tính kỷ luật, …

II XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨC

II.2 Các vấn đề khoa học trong xây dựng cơ cấu tổ chức

(tt)

 Phân c p trong quản trị ấp trong quản trị : là quá trình phân

chia bớt quyền hành của cấp trên cho cấp dưới

- Làm gia tăng khả năng linh hoạt và thích nghi của hệ thống

- Giảm bớt khối lượng cơng việc cho cấp trên

- Tạo điều kiện đào tạo các nhà QT thay thế

II XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨC

II XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨC

II.3 Các yếu tố ảnh hưởng đến cơ cấu

 Mục tiêu và chiến lược phát triển của DN

 Quy mô hoạt động của DN (lo i hình SX, ại hình SX,

ch ng lo i SP) ủng loại SP) ại hình SX,

 Đặc điểm l nh v c hoạt động cuả DN c ĩnh vực hoạt động cuả DN ực hoạt động cuả DN

 Môi trường hoạt động của DN

 Khả năng về các nguồn lực của DN

II XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨC

II.4 Các nguyên tắc thiết kế cơ cấu tổ chức

 Nguyên tắc gắn với mục tiêu

 Nguyên tắc thống nhất chỉ huy

 Nguyên tắc hiệu quả kinh tế

 Nguyên tắc cân đối

 Nguyên tắc linh hoạt

 An toàn trong hoạt động

II XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨC

II.5 Phương pháp thiết kế cơ cấu tổ chức

B1: Xây dựng sơ đồ cơ cấu tổ chức quản trị tổng quát

và xác định các đặc trưng cơ bản nhất của cơ cấu tổ chức này

B2: Xác định các thành phần cho các bộ phận trong cơ

cấu và xác định mối quan hệ giữa các bộ phận

B3: xác định những đặc trưng của các yếu tố trong cơ

cấu (chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn) và quy định hoạt động của cơ cấu này (điều lệ, nội quy, quy tắc)

II XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨC

II.5 Các dạng cơ cấu tổ chức

 C c u t ch c theo chi u d c: ơ cấu tổ chức theo chiều dọc: ấu tổ chức theo chiều dọc: ổ chức theo chiều dọc: ức theo chiều dọc: ều dọc: ọc:

 C c u t ch c theo chi u ngang ơ cấu tổ chức theo chiều dọc: ấu tổ chức theo chiều dọc: ổ chức theo chiều dọc: ức theo chiều dọc: ều dọc:

- Cơ cấu tổ chức ma trận

- Cơ cấu tổ chức phân theo địa dư

- Cơ cấu tổ chức theo sản phẩm

- Cơ cấu tổ chức theo khách hàng

•Người lãnh đạo cần phải có kiến thức toàn diện, tổng hợp

• Hạn chế việc sử dụng các chuyên gia có trình độ cao về từng mặt quản trị;

•Khi cần phối hợp, hợp tác công việc giữa hai đơn vị ngang

quyền thuộc các tuyến khác nhau thì thông tinphải đi đường vòng theo kênh liên hệ đã quy định

Áp dụng: ở những tổ chức nhỏ, sản phẩm không phức tạp

Mô hình Cơ cấu trực tuyến

- Mối liên hệ giữa các nhân viên trong tổ chức rất phức tạp

- Những người thừa hành nhiệm vụ ở cấp dưới nhận mệnh

lệnh chẳng những từ người lãnh đạo của doanh nghiệp mà cả

từ những người lãnh đạo các chức năng khác nhau

Ưu điểm

-Thu hút được các chuyên gia vào công tác lãnh đạo, giải

quyết các vấn đề chuyên môn một cách thành thạo hơn,

-Giảm bớt gánh nặng về quản trị cho người lãnh đạo

Nhược điểm

Người lãnh đạo doanh nghiệp (lãnh đạo chung) khó phối hợp hoạt động của những người lãnh đạo chức năng, dẫn đến tình trạng

thậm chí các mệnh lệnh lại trái ngược nhau

Mô hình cơ cấu chức năng

-Lãnh đạo doanh nghiệp vẫn chịu trách nhiệm về mọi mặt công việc và toàn quyền quyết định

- Việc truyền mệnh lệnh vẫn theo tuyến đã quy định,

ưu điểm: kết hợp cơ cấu trực tuyến và chức năng,

không ra được những quyết định có hiệu quả mong muốn

=> Vì thế, lãnh đạo sử dụng tham mưu giúp việc qua nhóm chuyên gia hoặc chỉ là một cán bộ trợ lý nào đó

Mô hình Cơ cấu trực tuyến - chức năng

Cơ cấu tổ chức phân theo địa lý

Đặc điểm: phân chia hoạt động theo vùng địa lý

ưu điểm:

- Giao trách nhiệm cho cấp thấp hơn theo địa phương

- Chú ý các vấn đề của địa phương

- Tăng cường sự kết hợp theo vùng

Nhược điểm:

-Cần nhiều cĩ thể làm cơng việc tổng quản lý (tại mỗi

vùng)

- Cĩ khuynh hướng làm cho việc duy trì các dịch vụ tại

trung tâm khĩ khăn hơn và cĩ thể cần đến những dịch

vụ như mua sắm, nhân sự ở cấp vùng

- Vấn đề kiểm sốt ơ cấp quản lý trung tâm cĩ thể khĩ

khăn hơn => địi hỏi một cơ chế kiểm sốt phức tạp

Mô hình 5 Cơ cấu tổ chức phân theo địa lý

Tổng Giám Đốc

Phòng Marketing Phòng nhân sự Phòng kinh doanh Phòng tài chính

Vùng phía

Bắc Vùng miền Trung

Vùng trung tâm TP.HCM

Vùng Đông Nam Bộ

Vùng Tây Nam Bộ

Kỹ thuật Sản xuất Nhân sự Kế toán Bán hàng

Mô hình Cơ cấu tổ chức phân theo sản phẩm

Giám Đốc

Phòng Marketing nhân sự Phòng kinh doanh Phòng tài chính Phòng

KV

kinh doanh

tổng hợp

KV hàng hóa trẻ em

KV dụng cụ CN KV hàng điện tử Kỹ thuật

Sản xuất

Kế toán Bán hàng

Kỹ thuật Sản xuất

Kế toán Bán hàng

Mô hình Cơ cấu tổ chức phân theo khách hàng

Tổng giám đốc

Ngân hàng đô thị

công cộng

Ngân hàng hợp tác xã

Ngân hàng sự nghiệp

Cho vay bất động sản và thừa kế nông nghiệp Ngân hàng

Cơ cấu ma trận

Đặc điểm:

chức năng, còn có những người lãnh đạo đề án hay sản

phẩm, của các bộ phận thực hiện một dự thảo nào đó

- Mỗi nhân viên (hoặc bộ phận của bộ phận trực tuyến) được gắn với việc thực hiện một đề án hoặc một sản phẩm nhất định Đồng thời mỗi một nhân viên của bộ phận chức năng cũng được gắn với một đề án hoặc sản phẩm nhất định

-Sau khi hoàn thành đề án, những nhân viên trong các bộ

phận thực hiện đề án hay sản phẩm không chịu sự lãnh đạo của người lãnh đạo theo đề án ấy nữa, mà trở về đơn vị trực tuyến hay chức năng cũ của mình

Cơ cấu ma trận (tt)

Ưu điểm:

-Có tính năng động cao; dễ dàng chuyển các nhân

viên từ việc thực hiện một dự án này sang việc thực hiện một dự án khác;

-Sử dụng nhân viên có hiệu quả hơn

Nhược điểm: thường chỉ áp dụng để thực hiện các

mục tiêu ngắn hạn và trung hạn mà thôi

Phạm vi áp dụng: trong những điều kiện có sự thay đổi

nhanh chóng và sâu sắc về kỹ thuật và công nghệ sản

xuất

Mô hình Cơ cấu ma trận

Cơ cấu theo MBO

* Đặc điểm:

-Quản lý DN theo chiều ngang mang tính kết nối và cộng tác

-Nó là sự kết hợp kế hoạch của cá nhân và mong muốn của nhà quản trị nhằm hướng tới kết quả to lớn hơn trong một khoảng

thời gian nhất định

-Hướng ngoại: định hướng con người, khách hàng, kết quả

-Chú trọng vào “mục đích, ý nghĩa”

- Chú trọng vào con người, thời gian

- Tập trung vào phân quyền, ủy quyền, báo cáo

-Phong cách tham gia

-Làm việc nhóm

* Nhược điểm:

- Nếu không có công cụ kiểm soát tốt thì sẽ dễ mất “cả chì lẫn

chài” - mục tiêu không đạt được và vẫn lãng phí

Mô hình quản lý theo MBO

III PHÂN QUYỀN TRONG QUẢN TRỊ

1 QUYỀN HẠN VÀ TRÁCH NHIỆM

Quyền hạn là phương tiện (cơ sở cho phép) để tác động đến suy

mà ra) Quyền lực/h n được hình thành từ nhiều yếu tố:ại hình SX,

 Tính chính thức và hợp pháp của chức vụ => Quyền lực gắn với vị trí và cấp bậc quản trị

 Các ph m ch t c a nhà quản trị ẩm chất của nhà quản trị ấu tổ chức theo chiều dọc: ủng loại SP)

 N ng ăng lực chuyên mơn c a nhà quản trị ủng loại SP)

Trách nhiệm là những đòi hỏi đối với người được sử dụng

quyền hạn, buộc họ phải gánh chịu về hậu quả (kết quả) thực hiện công việc

=> Quyền hạn luôn luôn phải cân bằng (tương xứng) với trách

nhiệm

III PHÂN QUYỀN TRONG QUẢN TRỊ

chuyển giao quyền lực từ cấp trên xuống cấp

Mức độ phân quyền (khả năng kiểm soát

phân quyền) phụ thuộc vào:

 Số lượng các quyết định

 Mức độ quan trọng của quyết định

 Mức độ cấp bách của quyết định

 Mức độ kiểm soát của cấp trên

III PHÂN QUYỀN TRONG QUẢN TRỊ

Khái niệm : Ủy quy n là giao cho ai đó ều dọc: trách nhiệm và quyền hạn để thay mặt bạn thực hiện những

công việc nhất định Nói cách khác, khi ủy thác

công việc bạn sẽ yêu cầu một ngừơi nào đó thực hiện công việc mà bạn vẫn thường làm

 Là công cụ quản trị quan trọng

 Mang tính cần thiết và khách quan

 Thể hiện trình độ của nhà quản trị

III PHÂN QUYỀN TRONG QUẢN TRỊ

Uỷ quyền công việc # giao việc?

Uỷ quyền công việc tức là thoả thuận với

người khác nhằm:

 Trao cho họ trách nhiệm thay mặt bạn thực

hiện công việc

 Trao cho họ quyền hạn để có thể thực hiện

công việc

 Phân bổ nguồn lực cần thiết cho người được

uỷ quyền - cũng như những người khác để họ có thể thực hiện công việc.

III PHÂN QUYỀN TRONG QUẢN TRỊ

Lợi ích đối với người được ủy quyền

 Giúp phát triển các k năng và năng lực ỹ năng và năng lực

cho nhân viên

 Tạo tinh thần gắn bó giữa các nhân viên

 Tạo cơ hội phát triển cho nhân viên

Lợi ích đối với nhà quản lý:

 Đưa ra những quyết định sáng suốt hơn.

 Tận dụng tối đa khoảng thời gian vốn eo hẹp của mình.

 Nâng cao hiệu quả công việc của tập thể nói

chung.

 Có được lợi ích và kết quả tối đa từ nhân viên của mình

 Tạo yếu tố động viên nhân viên

 Giảm được áp lực công việc.

 Đào tạo nhà QT kế cận

III PHÂN QUYỀN TRONG QUẢN TRỊ

III PHÂN QUYỀN TRONG QUẢN TRỊ

Qui trình ủy quyền

1 Xác định cơng việc cĩ thể ủy quyền

2 Chọn người để y quy n ủng loại SP) ều dọc:

3 Th c hi n y quy n ực hoạt động cuả DN ện ủy quyền ủng loại SP) ều dọc:

4 Thơng báo cho những bộ phận liên quan

5 Kiểm tra và điều chỉnh ủy quyền

QUÁ TRÌNH UỶ QUYỀN HIỆU QUẢ

Đặt mục tiêu

III PHÂN QUYỀN TRONG QUẢN TRỊ

Nguyên tắc ủy quyền

trực tiếp làm những công việc đó.

trách nhiệm của người ủy quyền.

người được ủy quyền phải bảo đảm và gắn bó với nhau.

III PHÂN QUYỀN TRONG QUẢN TRỊ

quyền phải được xác định rõ ràng.

tin trước khi bắt tay vào việc.

trình thực hiện sự ủy quyền.

III PHÂN QUYỀN TRONG QUẢN TRỊ

Nghệ thuật ủy quyền

 Các lý do nhà quản trị ít ủy quyền

 Khơng tin tưởng vào nhân viên.

 Ngại tốn nhiều thời gian và công sức cho việc lập

kế hoạch và huấn luyện nhân viên vì đó là những yếu tố cần thiết để uỷ quyền có hiệu quả.

 Sợ những người giao việc sẽ làm tốt hơn mình

 Gặp 1 số cản trở trong mối quan hệ như: người lớn

tuổi hơn, người nhà sếp

 Biểu hiện của ủy quyền quá nhiều

 Mức độ ủy quyền hợp lý: tùy thuộc vào sự tin tưởng

ở nhân viên