Thiết kế hệ thống quản lý nhân sự công ty X

Ebook VCU quản lý nhân sự nhóm 11 lớp l05 Thiết kế hệ thống quản lý nhân sự công ty X

LỜI MỞ ĐẦU

Những ứng dụng của công nghệ thông tin đang ngày càng ảnh hưởng sâu rộng vào đời sống và công việc của con người CNTT ngày càng khẳng định vai trò không thể thiếu của mình, đặc biệt trong một tổ chức kinh doanh Hiện nay không một doanh nghiệp nào hoạt động mà không có sự hỗ trợ của CNTT Trong đó hệ thống thông tin là một ứng dụng đầy đủ toàn diện nhất các thành tựu của CNTT Các HTTT ngày càng tăng trưởng

cả về quy mô, chất lượng và hình thức dịch vụ để có thể đáp ứng nhu cầu đa dạng của con người Việc xây dựng HTTT hoạt động hiệu quả luôn là mục tiêu hướng tới của các tổ chức

Quản lý nhân sự cũng là một công việc hết sức quan trọng trong bất kì một tổ chức nào Nó ảnh hưởng mạnh mẽ tới sự tồn tại và phát triển của một doanh nghiệp Vì vậy, việc quản lý nhân sự đòi hỏi phải có sự linh hoạt, chính xác…tạo ra môi trường làm việc hiệu quả nhất

Hiện nay nhiều doanh nghiệp đã xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhân sự trong công ty và đã thu được kết quả khả quan.Vì vậy, trong bài báo cáo này nhóm chúng tôi xin đưa ra 4 biểu đồ trong quản lý nhân sự:

- Xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng hệ thống

-Xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu ngữ cảnh hệ thống

-Xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh

-Xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh

Trong quá trình làm việc nhóm chúng tôi đã hết sức cố gắng nhưng không tránh khỏi thiếu sót, mong thầy cô và các bạn đóng góp ý kiến để nhóm chúng tôi hoàn thiện bải báo cáo này

Quản lý nhân sự

I/ Khảo sát thực trạng hệ thống quản lý của công ty X

1.1 Sơ đồ tổ chức

Công ty X là một công ty TNHH hoạt động trong lĩnh vực Công nghệ thông tin Chuyên gia công các phần mềm cho máy vi tính Công ty gồm các phòng:

- Phòng Giám đốc

- Phòng Nhân sự

- Phòng Kế toán

- Phòng Software

- Phòng Quản lý chất lượng

- Phòng Kinh doanh

- Phòng Hỗ trợ / triển khai

1.2 Mô tả các nghiệp vụ hoạt động của hệ thống.

Khi tuyển dụng 1 nhân viên thì phòng nhân sự cập nhật hồ sơ của nhân viên đó cũng như sửa đổi thông tin hồ sơ đã có của nhân viên trong công ty

Phòng Giám Đốc

Phòng Kinh Doanh

Phòng Software

Phòng Quản lý chất lượng

Phòng Hỗ trợ / Triển khai

Phòng Kế Toán Phòng

Nhân sự

Khi 1 nhân viên thôi không làm việc trong công ty thì phòng nhân sự hủy bỏ thông tin về nhân viên đó, phòng nhân sự được phép xem thông tin của các nhân viên trong công ty

Khi 1 nhân viên thay đổi mức lương phòng nhân sự thực hiện điều chỉnh mức lương của nhân viên đó

Hằng ngày nhân phòng nhân sự thực hiện chấm ngày công làm việc cho từng nhân viên trong công ty, kể cả ngày công lao động ngoài giờ

Cuối tháng phòng nhân sự đưa ra bảng theo dõi chấm công và báo cáo chấm công trong tháng của các nhân viên trong công ty

Cuối tháng phòng kế toán thực hiện nhiệm vụ lập phiếu lương cho từng nhân viên trong công ty, cập nhật mức thưởng của từng nhân viên và các khoản phụ cấp khác, khấu trừ các khoản BHXH, BHYT… Thống kê lương của toàn bộ nhân viên trong công ty, lập báo cáo thuế thu nhập, BHXH, BHYT phải nộp hàng tháng của nhân viên cho các cơ quan chức năng

Nếu muốn xem thông tin về lương thưởng, thuế thu nhập, BHXH, BHYT… của các nhân viên, ban Giám đốc có thể yêu câù xem báo cáo thông kê lương thưởng, BHXH, BHYT của toàn nhân viên trong công ty

1.3 Chức năng.

Công ty X làm việc 5.5 ngày mỗi tuần Ngoài ra tùy theo tình hình công việc mà nhân viên công ty có thể làm thêm chiều thứ 7 hay chủ nhật, tùy theo sự điểu động của công ty Những ngày thêm được hưởng gấp 1.5 lần đến 2 lần so với ngày công của những ngày làm bình thường

II Thiết kế hệ thống quản lý nhân sự công ty X

* Mục tiêu của bài tập:

- Xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng của hệ thống

- Xây dựng biểu đồ luông dữ liệu ngữ cảnh hệ thống

- Xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh

- Xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh

* Hệ thống bao gồm các chức năng:

 Quản lý hồ sơ

 Quản lý chấm công

 Quản lý lương, thưởng

1 Biểu đồ phân cấp chức năng hệ thống

Mô tả biểu đồ phân cấp chức năng của hệ thống quản lý nhân sự.

1.Quản lý hồ sơ nhân viên: Bao gồm 3 chức năng chính

1.1 Cập nhật hồ sơ nhân viên: Khi nhân viên mới được tuyển dụng vào công ty, bộ

phận nhân sự có nhiệm vụ cập nhật hồ sơ nhân viên vào hệ thống bao gồm các thông tin

Quản lý nhân sự

1.Quản lý hồ sơ NV 2.Quản lý chấm

công

3.Quản lý lương thưởng

2.2 Điều chỉnh chấm công

2.1 Cập nhật chấm công 3.1 Tính lương, thưởng

3.2 Lập BC lương, thưởng

3.3 Lập BC Thuế và BH

1.2 Điều chỉnh

HSNV

1.3 Hủy bỏ

HSNV 2.3 Lập BC chấm công

1.1 Cập nhật

HSNV

về nhân viên như: Tên nhân viên, chức vụ , vị trí công tác, thời gian bắt đầu làm việc của nhân viên…

1.2 Điều chỉnh thông tin trong hồ sơ nhân viên: Khi nhân viên trong công ty có sự

thay đổi nào đó về vị trí làm việc, chức vụ (như được thăng chức hay giáng chức) hay chuyển sang bộ phận khác làm việc…Bộ phận nhân sự có trách nhiệm sửa đổi các thông tin trong hồ sơ để phù hợp với chức vụ và công việc mới của nhân viên

1.3 Huỷ bỏ thông tin nhân viên: Khi nhân viên không còn làm việc trong công ty(như

nhân viên xin nghỉ việc hoặc bị sa thải, về hưu…), bộ phận nhân sự huỷ bỏ hồ sơ nhân viên trong hệ thống quản lý nhân sự của công ty

2 Quản lý chấm công: Bao gồm 3 chức năng chính

2.1 Cập nhật, lập bảng theo dõi chấm công: Bộ phận nhân sự cần lập bảng theo dõi

chấm công cho từng nhân viên trong công ty để thuận tiện cho việc cập nhật, điều chỉnh chấm công hàng tháng

2.2 Điều chỉnh chấm công hàng tháng: Trong quá trình làm việc nhân viên có thể xin

nghỉ phép, nghỉ dưỡng thai (đối với nhân viên nữ), đi muộn, xin về sớm…bộ phận nhân

sự có nhiệm vụ theo dõi cập nhật số ngày nghỉ, ngày làm việc, số giờ làm việc, số giờ làm thêm…Để chấm công cho nhân viên làm cơ sở cho việc tính lương, thưởng một cách chính xác, công bằng

2.3 Báo cáo chấm công: Sau khi đã lập bảng chấm công và điều chỉnh chấm công

hàng tháng cho nhân viên, bộ phận nhân sự cần phải lập báo cáo chấm công để chuyển cho bộ phận kế toán, ban giám đốc…

Bộ phận nhân sự cần công bố bảng theo dõi chấm công, báo cáo chấm công cho tất

cả các thành viên trong công ty biết

3 Quản lý lương, thưởng:

3.1 Tính lương thưởng: Bộ phận kế toán dựa vào chức vụ, vị trí, điều kiện làm việc…

và báo cáo chấm công hàng tháng để có thể tính ra mức lương của từng nhân viên trong công ty một cách chính xác

3.2 Lập báo cáo lương, thưởng: Cuối tháng thì bộ phận kế toán thực hiện nhiệm vụ

lập phiếu lương cho từng nhân viên trong công ty, cập nhật mức thưởng của từng nhân viên và các khoản phụ cấp khác, thống kê lương của toàn bộ nhân viên trong công ty, lập báo cáo lương thưởng để

QĐ Tuyển dụng

Hồ sơ NV

Bảng chấm công

BC chấm công

BC lương, thưởng

Báo cáo thuế và BH

Phiếu lương Thông tin NV

Bảng tính lương

Nhân viên

Cơ quan chức năng Nhân viên

Quản lý nhân sự

Ban GĐ Ban GĐ

Hồ sơ NV

3.3 Báo cáo lương thưởng: Cuối tháng bộ phận kế toán có nhiệm vụ lập báo cáo thuế thu

nhập, BHXH, BHYT phải nộp hàng tháng của nhân viên cho các cơ quan chức năng

2 Biểu đồ luồng dữ liệu ngữ cảnh hệ thống

3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh

4 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh

4.1 Chức năng 1 : Quản lý hồ sơ nhân viên

1.Quản lý

hồ sơ nhân viên

2.Quản

lý chấm công

3.Quản lý lương, thưởng

Nhân

viên

Nhân viên Ban GĐ

Hồ sơ NV

Bảng chấm công

Bảng tính lương

Thông tin NV

BC chấm công

BC lương, thưởng Phiếu lương

Báo cáo thuế và BH

Ban GĐ

Cơ quan chức năng

Hồ sơ NV

QĐ tuyển dụng

4.2 Chức năng 2 :Quản lý chấm công

1.1 Cập nhật hồ

sơ NV

Kho HSNV

Nhân viên

HSNV

sửa đổi

HSNV nghỉ việc

Thông tin NV

Nhân viên

1.2 Điều chỉnh

hồ sơ NV

1.3 Hủy

bỏ HSNV

HSNV

Ban GĐ

4.3 Chức năng 3 : Quản lý lương, thưởng

2.2 Điều

chỉnh chấm

công

Bảng chấm công

2.1 Cập nhật chấm công Nhân viên

BC chấm công

2.3 Lập BC chấm công

Ban GĐ

KẾT LUẬN

Ban GĐ

Bảng lương

Nhân viên

Phiếu lương

Báo cáo thuế

và BH

3.2 Lập

BC lương, thưởng

Cơ quan chức năng

BC lương, thưởng

Lương đã điều chỉnh

3.1 Tính lương, thưởng

3.3 Lập

BC thuế

và BH

Hiện nay, hệ thống thông tin kinh tế đang có vai trò đặc biệt quan trọng trong mỗi

tổ chức kinh doanh Một tổ chức kinh doanh có hệ thống thông tin hoạt động hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp có thể quản lý một cách chính xác và hiệu quả các nguồn lực của mình Trong việc quản lý nhân sự thì hệ thống thông tin góp phần quan trọng trong việc quản lý nhân viên ngay từ khi nhân viên bắt đầu làm việc tại công ty cho đến khi nhân viên đó rời khỏi công ty Khi áp dụng hệ thống thông tin vào việc quản lý nhân sự trong một công ty sẽ giúp ích rất nhiều cho các nhà quản trị trong việc theo dõi và quản lý nhân viên

Trong thời gian tới đây thì Nhà nước bắt đầu áp dụng thuế thu nhập cá nhân đối với những người có thu nhập cao Vì vậy việc áp dụng hệ thống thông tin vào việc quản

lý nhân sự sẽ giúp các nhân viên phòng nhân sự cũng như phòng kế toán có thế thực hiện việc thống kê lương thưởng của nhân viên và lập báo cáo tài chính gửi các cơ quan chức năng một cách chính xác và nhanh chóng Bên cạnh đó thì việc áp dụng hệ thống thông tin vào trong quản lý nhân sự cũng sẽ giúp cho các cơ quan chức năng có thể kiểm tra tình hình nộp thuế và BHYT, BHXH của công ty một cách đơn giản thông qua các báo cáo tài chính, các báo cáo thuế thu nhập Điều này góp phần làm giảm việc thất thoát thuế cho Nhà nước, nhất là khi việc áp dụng thuế thu nhập cá nhân sẽ có rất nhièu khung pháp lý

để áp thuế cho từng cá nhân

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

1 Ngô Trung Việt - Phân tích và thiết kế Tin học hệ thống quản lý, kinh doanh, nghiệp vụ - Nhà xuất bản Giao thông vận tải, 2000

2 Nguyễn Văn Ba - Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin, các phương pháp hướng cấu trúc - Nhà xuất bản Đại học Quốc Gia Hà Nội, 2003

3 Trường Đại học Thương Mại - Bài giảng môn hệ thống thông tin kinh tế và quản lý

4 Viện tin học - Phân tích, thiết kế, cài đặt hệ thống thông tin quản lý