Luận văn kinh tế Tìm hiểu hệ thống KSNB quy trình quản lý đơn hàng tại công ty Scavi Huế

Nhận thức đượcđiều này, công ty Scavi Huế đang chú trọng hơn đến việc hoàn thiện hệ thống KSNB và cho rằng nâng cao chất lượng hệ thống KSNB là phương pháp cần sớm được triểnkhai thực hi

KHOA KẾ TOÁN - KIỂM TOÁN

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC

TÌM HIỂU HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ QUY TRÌNH

QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG TẠI CÔNG TY SCAVI HUẾ

SINH VIÊN THỰC HIỆN: BÙI LÊ BẢO PHƯỚC

Niên khoá: 2016-2020

Trường Đại học Kinh tế Huế

KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC

TÌM HIỂU HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ QUY TRÌNH

QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG TẠI CÔNG TY SCAVI HUẾ

Sinh viên thực hiện: Bùi Lê Bảo Phước Giáo viên hướng dẫn

Niên khoá: 2016-2020

Hu ế, tháng 9 năm 2019

Trường Đại học Kinh tế Huế

Những lời đầu tiên, em muốn gửi lời cám ơn sâu sắc đến nhất đến quý thầy cô giáo trường Đại học Kinh tế Huế đã tận tình giảng dạy và chia sẽ những kiến thức và kinh nghiệm quý báu cho em trong suốt những năm tháng em được học tập tại trường, tạo nền tảng vững chắc giúp em bước vào đời.

Để hoàn thành được đề tài khóa luận này, ngoài sự nỗ lực của bản thân, em xin chân thành cám ơn Ban lãnh đạo Công ty Scavi Huế, các anh chị phòng thương mại tại Công ty cũng như các anh chị tại nhà máy Scavi đã tạo điều kiện và nhiệt tình giúp đỡ em trong quá trình thực tập, cung cấp số liệu và truyền đạt những kinh nghiệm thực tế để em có thể thực hiện khóa luận.

Đặc biệt, em xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành đến Tiến sĩ Nguyễn Đình Chiến đã tận tình, dành nhiều thời gian và công sức trực tiếp hướng dẫn em trong suốt quá trình làm đề tài tốt nghiệp này.

Em xin gửi lời cảm ơn đến gia đình, bạn bè - những người luôn quan tâm, động viên, giúp đỡ để khóa luận tốt nghiệp của em được hoàn thành một cách tốt nhất

Lời cuối cùng, em xin chúc quý thầy cô và bạn bè nhiều sức khỏe, may mắn, gặp nhiều thuận lợi trong công việc cũng như trong cuộc sống.

Do hạn chế về thời gian nghiên cứu cũng như kiến thức, kinh nghiệm thực tế nên khóa luận không thể tránh khỏi những thiếu sót Kính mong quý thầy cô giáo góp ý để đề tài được hoàn thiện hơn.

Một lần nữa, em xin chân thành cám ơn.

Trường Đại học Kinh tế Huế

DANH SÁCH CHỮ CÁI VIẾT TẮT

AQL: Acceptable Quality LimitBOM: Bảng liệt kê nguyên phụ liệu

TSCĐ: Tài sản cố định

Trường Đại học Kinh tế Huế

DANH MỤC SƠ ĐỒ

Sơ đồ 2.1: sơ đồ bộ máy quản lý của công ty scavi huế 28

Sơ đồ 2.2 cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán tại công ty scavi huế .38

Sơ đồ 2.3 quy trình phát triển đơn hàng 41

Sơ đồ 2.4: tông quát quy trình quản lý đơn hàng 43

Sơ đồ 2.4 quy trình quản lý đơn hàng tại công ty scavi huế 67

Trường Đại học Kinh tế Huế

DANH MỤC BẢNG BIỂU

Bảng 2.1: tình hình lao động của scavi huế qua 3 năm 2017 – 2018 32

Bảng 2.2 tình hình tài sản nguồn vốn của scavi huế 2017-2018 .35

Bảng 2.3 kết quả hoạt động kinh doanh của scavi huế năm 2017 - 2018 37

Biểu 2.1 phiếu lĩnh vật tư 47

Biểu 2.2 phiếu điều chuyển NPL 48

Bảng 2.4 thông tin cần thiết cho hoạt động quản lý quy trình quản lý đơn hàng tại công ty scavi huế 54

Bảng 2.5 thủ tục kiểm soát tại công ty scavi đối với quy trình quản lý đơn hàng 64

Biểu 2.3: bảng liệt kê hàng hóa đóng gói 72

Biểu 2.4: hóa đơn giá trị gia tăng nhập khẩu 73

Trường Đại học Kinh tế Huế

MỤC LỤC

PHẦN I: ĐẶT VẤN ĐỀ 1

1 Đặt vấn đề: 1

2 Mục tiêu nghiên cứu: 2

2.1 Mục tiêu chung: 2

2.2 Mục tiêu cụ thể: 2

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu: 3

3.1 Đối tượng nghiên cứu: 3

3.2 Phạm vi nghiên cứu: 3

4 Phương pháp nghiên cứu: 3

4.1 Phương pháp thu thập dữ liệu: 3

4.2 Phương pháp phỏng vấn trực tiếp: 3

4.3 Phương pháp phân tích số liệu: 4

4.4 Phương pháp quan sát: 4

5 Kết cấu đề tài: 4

PHẦN II: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU 5

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KSNB QUY TRÌNH QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG 5

1.1 Khái quát chung về hệ thống KSNB trong doanh nghiệp: 5

1.1.1 Khái niệm về hệ thống KSNB: 5

1.1.2 Mục tiêu của hệ thống KSNB trong doanh nghiệp: 6

1.1.3 Ý nghĩa của hệ thống KSNB trong doanh nghiệp: 6

1.1.4 Các thành phần của hệ thống KSNB trong doanh nghiệp: 7

1.1.4.1 Môi trường kiểm soát: 7

1.1.4.2 Đánh giá rủi ro: 10

1.1.4.3 Hoạt động kiểm soát: 10

1.1.4.4 Thông tin và truyền thông: 12

1.1.4.5 Giám sát: 12

1.2 Đánh giá chất lượng hệ thống KSNB của doanh nghiệp: 13

1.2.1 Môi trường kiểm soát: 13

1.2.2 Đánh giá rủi ro: 14

1.2.3 Hoạt động kiểm soát: 15

1.2.4 Thông tin và truyền thông: 16

1.2.5 Giám sát: 17

1.3 Khái quát về quy trình quản lý đơn hàng: 17

1.3.1 Các chức năng cơ bản và mục tiêu trong quy trình quản lý đơn hàng: 18

1.3.1.1 Các chức năng cơ bản trong quy trình quản lý đơn hàng: 18

1.3.1.2 Các mục tiêu trong quy trình quản lý đơn hàng: 19

1.3.2 Những rủi ro có thể xảy ra trong quy trình quản lý đơn hàng: 20

Trường Đại học Kinh tế Huế

1.5 Các hạn chế của hệ thống KSNB: 23

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KSNB QUY TRÌNH QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG TẠI CÔNG TY SCAVI HUẾ 24

2.1 Tổng quan về công ty cổ phần Scavi Việt Nam và công ty Scavi Huế: 24

2.1.1 Tổng quan về công ty cổ phần Scavi Việt Nam: 24

2.1.2 Tổng quan về công ty Scavi Huế: 25

2.1.2.1 Vài nét về công ty Scavi Huế: 25

2.1.2.2 Sơ đồ bộ máy quản lý của công ty: 28

2.1.2.3 Các khách hàng chính của Scavi Huế: 31

2.1.2.4 Tình hình lao động của công ty qua 3 năm gần 2017 – 2018: 32

2.1.2.5 Tình hình tài sản, nguồn vốn trong của công ty qua các năm 2017-2018: 33

2.1.2.6 Tình hình kết quả kinh doanh của công ty qua các năm 2017-2018: 36 2.1.2.7 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại đơn vị: 38

2.1.2.8 Tổ chức vận dụng chế độ kế toán: 39

2.2 Hệ thống KSNB quy trình quản lý đơn hàng tại công ty Scavi Huế: 41

2.2.1 Mô tả các hoạt động của chu trình quản lý đơn hàng của công ty Scavi Huế: 41

2.2.1.1 Quy trình phát triển đơn hàng tại công ty Scavi Huế: 41

2.2.2.1 Sự cần thiết của KSNB quy trình quản lý đơn hàng: 55

2.2.2.2 Mục tiêu KSNB quy trình quản lý đơn hàng: 55

2.2.3 Thực trạng hệ thống KSNB tại công ty Scavi Huế: 56

2.2.3.1 Môi trường kiểm soát: 56

2.2.3.2 Đánh giá rủi ro: 58

2.2.3.3 Hoạt động kiểm soát: 64

2.2.3.4 Thông tin và truyền thông: 76

2.2.3.5 Giám sát: 77

CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP ĐỀ XUẤT NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG HỆ THỐNG KSNB QUY TRÌNH QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG TẠI CÔNG TY SCAVI HUẾ 80

3.1 Đánh giá hệ thống KSNB quy trình quản lý đơn hàng của công ty Scavi Huế: 80

3.1.1 Kết quả đạt được: 80

3.1.2 Hạn chế còn lại: 83

3.2 Đề xuất giải pháp nhằm nâng cao chất lượng hệ thống KSNB quy trình quản lý đơn hàng của công ty Scavi Huế: 85

PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 90

3.1 Kết luận: 90

3.2 Kiến nghị: 91

Trường Đại học Kinh tế Huế

PHẦN I: ĐẶT VẤN ĐỀ

1 Đặt vấn đề:

Với chiến lược tăng trưởng bền vững, tăng cường hợp tác quốc tế, công ty ScaviHuế đang từng bước mở rộng quy mô, các mối quan hệ với những khách hàng lớn trênthế giới ngày càng được mở rộng đã mở ra nhiều cơ hội kinh doanh hơn cho công ty,nhưng đi kèm với đó là những rủi ro đang ngày một hiện diện thường xuyên và khókiểm soát hơn ảnh hưởng đến việc đạt được mục tiêu của công ty Nhận thức đượcđiều này, công ty Scavi Huế đang chú trọng hơn đến việc hoàn thiện hệ thống KSNB

và cho rằng nâng cao chất lượng hệ thống KSNB là phương pháp cần sớm được triểnkhai thực hiện nhằm giảm bớt rủi ro tiềm ẩn trong hoạt động sản xuất kinh doanh cũngnhư để cải thiện năng lực quản lý, kiểm tra, giám sát của tổ chức

Tại các công ty ngành may nói chung và công ty Scavi Huế nói riêng, quản lý đơnhàng là quy trình gắn liền với hoạt động sản xuất kinh doanh, đi xuyên suốt từ lúc bắtđầu thiết lập một đơn hàng với khách hàng cho đến lúc sản xuất ra thành phẩm và giaohàng Có thể nói, quản lý đơn hàng là quy trình, hoạt động xương sống, cốt lõi songsong với hoạt động sản xuất luôn được mọi doanh nghiệp ngành may chú trọng tìm racác giải pháp cải tiến, hoàn thiện, nâng cao hiệu quả nhằm gia tăng được lợi thế cạnhtranh của mình trên thị trường Để cho quy trình quản lý đơn hàng được vận hành hiệuquả, đảm bảo đúng yêu cầu về giá cả, chất lượng, số lượng, thời gian giao hàng,…đòihỏi sự hỗ trợ và hợp tác làm việc giữa các bộ phận với nhau một cách nhịp nhàng,chuyên nghiệp, nhất quán cùng với đó là một hệ KSNB đóng vai trò kiểm tra, đánhgiá, kiểm soát mọi hoạt động đang diễn ra, đảm bảo tất cả quy định, quy trình, chínhsách đã đề ra được tuân thủ một cách nhất quán, giúp nhà quản lý ý thức được cácnhân tố ảnh hưởng (từ bên trong và bên ngoài), nhận diện và đối phó với rủi ro ảnhhưởng đến việc đạt được mục tiêu của đơn vị

Hiện tại, công ty Scavi Huế đang hợp tác cùng một khách hàng chiến lược, lâu đời

là khách hàng Decathlon đến từ Pháp Tỉ trọng doanh thu đến từ khách hàng Decathlonchiếm đến gần 50% tổng doanh thu, năng lực sản xuất của công ty Scavi Huế cũng

Trường Đại học Kinh tế Huế

công ty Vì vậy, tất cả các hoạt động liên quan đến khách hàng này rất được công tychú trọng Các rủi ro xảy ra ảnh hưởng đến quá trình sản xuất kinh doanh đều đượckiểm soát hết sức chặt chẽ, đáng kể đến nhất chính là việc KSNB đối với hoạt độngquản lý đơn hàng Nhờ việc liên tục hoàn thiện hệ thống KSNB đối với quy trình quản

lý đơn hàng qua các giai đoạn hoạt động kinh doanh, hợp tác với khách hàng, đến nayquy trình quản lý đơn hàng tại công ty Scavi Huế đang được thực hiện rất hiệu quả,bằng chứng qua đánh giá tỷ lệ bàn giao đơn hàng đúng hẹn (HOT – Handover on time)

từ KH đối với Scavi đang là hơn 85% Để làm được điều này, một phần nhờ vào việccông ty Scavi Huế có một hệ thống KSNB hoạt động hiệu quả, linh hoạt, chặt chẽ Tuyvậy, qua quá trình quan sát, thực tập tại đây em nhận thấy đơn vị vẫn còn tồn tại một

số hạn chế và đang gặp khó khăn trong việc tìm giải pháp khắc phục, hoàn thiện, nângcao hiệu quả hoạt động KSNB quy trình quản lý đơn hàng

Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề này, em đã quyết định chọn đề tài“Tìm

hi ểu hệ thống KSNB quy trình quản lý đơn hàng tại công ty Scavi Huế” để nghiên

cứu Đề tài này sẽ giúp công ty đánh giá lại công tác kiểm soát, quản lý rủi ro của công

ty, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh trong thời gian tới Ngoài ra còngiúp em hiểu hơn về quy trình quản lý đơn hàng cũng như hệ thống KSNB đối với quytrình quản lý đơn hàng tại công ty Scavi

2 Mục tiêu nghiên cứu:

2.1 M ục tiêu chung:

Tìm hiểu hệ thống KSNB đối với chu trình quản lý đơn hàng của công ty ScaviHuế, đánh giá những ưu nhược điểm và đưa ra những giải pháp nhằm hoàn thiện hệthống KSNB đối với quy trình quản lý đơn hàng đó

2.2 M ục tiêu cụ thể:

- Hệ thống hóa cơ sở lý luận hệ thống KSNB đối với quy trình quản lý đơn hàng

- Khảo sát thực trạng hệ thống KSNB quy trình quản lý đơn hàng tại công ty ScaviHuế

Trường Đại học Kinh tế Huế

- Đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống KSNB quy trình quản lý đơn hàng tạicông ty Scavi Huế.

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

3.1 Đối tượng nghiên cứu:

- Đối tượng nghiên cứu là hệ thống KSNB quy trình quản lý đơn hàng tại công tyScavi Huế

2017-+ Nghiên cứu được thực hiện trong khoảng thời gian từ 30/9/2019 đến 30/11/2019

4 Phương pháp nghiên cứu:

4.1 Phương pháp thu thập dữ liệu:

Phương pháp thu thập số liệu: Thu thập các dữ liệu, số liệu thông qua các hệ thốngchứng từ liên quan đến đơn hàng, chọn lọc và tập hợp những thông tin cần thiết cho đềtài Bên cạnh đó, thông qua các kênh thông tin như: trang web của công ty, sách báo

để tìm hiểu những thông tin liên quan đến tình hình cơ cấu tổ chức, các báo cáo tàichính của công ty

4.2 Phương pháp phỏng vấn trực tiếp:

Phương pháp phỏng vấn trực tiếp: Quan sát, phỏng vấn trực tiếp những nhân viênlàm việc tại Phòng Thương Mại và các phòng có liên quan để tìm hiểu công việc cụthể của họ

Trường Đại học Kinh tế Huế

4.3 Phương pháp phân tích số liệu:

Thu thập những thông tin, dữ liệu cần thiết cho việc nghiên cứu Từ đó tiến hànhphân tích, so sánh, tổng hợp thông tin để đánh giá hệ thống KSNB quy trình quản lýđơn hàng

4.4 Phương pháp quan sát:

Thông qua quá trình thực tập tại đơn vị, quá trình tri giác (mắt thấy, tai nghe) vàghi lại những vấn đề liên quan đến đối tượng nghiên cứu, phù hợp với mục tiêu nghiêncứu nhằm mô tả, phân tích, nhận định, đánh giá, xác nhận thông tin đã phỏng vấn

5 Kết cấu đề tài:

Đề tài gồm 3 phần:

Phần I: Đặt vấn đề

Phần II: Nội dung và kết quả nghiên cứu

Chương 1: Cơ sở lý luận về hệ thống KSNB quy trình quản lý đơn hàng

Chương 2: Thực trạng hệ thống KSNB quy trình quản lý đơn hàng tại công ty ScaviHuế

Chương 3: Một số giải pháp đề xuất nhằm nâng cao chất lượng hệ thống KSNB quytrình quản lý đơn hàng tại công ty Scavi Huế

Phần III: Kết luận và kiến nghị:

Trường Đại học Kinh tế Huế

PHẦN II: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KSNB QUY TRÌNH

Luật Kế toán 2015 cho rằng, “KSNB là việc thiết lập và tổ chức thực hiện trong nội

bộ đơn vị kế toán các cơ chế, chính sách, quy trình, quy định nội bộ phù hợp với quyđịnh của pháp luật nhằm bảo đảm phòng ngừa, phát hiện, xử lý kịp thời rủi ro và đạtđược yêu cầu đề ra”

Theo đó, nói về hệ thống KSNB là nói đến các chính sách, thủ tục, các bước kiểmsoát do ban lãnh đạo, quản lý của đơn vị xây dựng có tính chất bao trùm tất cả mọihoạt động trong đơn vị trên cơ sở xác định rủi ro và tìm các biện pháp để kiểm soát cácrủi ro đó

Còn theo Theo COSO (Committee of Spornsoring Organizations), “KSNB là quátrình do người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối, nóđược thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện ba mục tiêu: đảmbảo sự tin cậy của báo cáo tài chính, đảm bảo sự tuân thủ các quy định và luật pháp,đảm bảo các hoạt động được thực hiện hiệu quả”

Trường Đại học Kinh tế Huế

Từ định nghĩa theo COSO ta có thể thấy, KSNB là một quá trình vì hệ thống KSNBkhông chỉ là một thủ tục hay một chính sách được thực hiện ở một vài thời điểm nhấtđịnh mà phải được vận hành một cách liên tục KSNB được thiết kế và vận hành bởicon người vì KSNB không chỉ là những chính sách, thủ tục, biểu mẫu đơn điệu, độclập… mà phải bao gồm cả yếu tố con người - hội đồng quản trị (HĐQT), ban giámđốc, nhân viên của tổ chức Chính con người định ra mục tiêu kiểm soát và thiết lậpnên cơ chế kiểm soát và vận hành chúng.

Dù cho định nghĩa của tổ chức nào đi nữa, nhìn chung, hệ thống KSNB là bộ phậnkhông thể thiếu nhằm giúp hạn chế những rủi ro, gian lận và tăng hiệu quả hoạt độngcủa doanh nghiệp, xây dựng và duy trì hệ thống hệ thống KSNB khoa học, phù hợp vàhiệu quả là trách nhiệm của mọi đơn vị, tổ chức

1.1.2 M ục tiêu của hệ thống KSNB trong doanh nghiệp:

Theo định nghĩa mà COSO đưa ra về hệ thống KSNB năm 1992, có thể chỉ ra ba mụctiêu cụ thể mà hệ thống này hướng đến như sau:

- Đối với báo cáo tài chính: KSNB phải đảm bảo về tính trung thực và đáng tin cậy,bởi vì chính người quản lý đơn vị phải có trách nhiệm lập BCTC phù hợp với chuẩnmực và chế độ kế toán hiện hành

- Đối với tính tuân thủ: KSNB kiểm tra, đánh giá tính tuân thủ luật pháp hiện hành vàquy định nội bộ của đơn vị đối với mọi thành viên Điều này xuất phát từ trách nhiệmcủa người quản lý đối với những hành vi không tuân thủ trong đơn vị

- Đối với mục tiêu sự hữu hiệu và hiệu quả của các hoạt động: KSNB giúp đơn vị bảo

vệ và sử dụng hiệu quả các nguồn lực, bảo mật thông tin, đồng thời đưa ra các biệnpháp nhằm đánh giá các loại hình rủi ro có khả năng gây ảnh hưởng đến các hoạt độngcủa doanh nghiệp, nâng cao uy tín, mở rộng thị phần, thực hiện các chiến lược kinhdoanh của đơn vị…

1.1.3 Ý ngh ĩa của hệ thống KSNB trong doanh nghiệp:

Hệ thống KSNB có ý nghĩa rất quan trọng với doanh nghiệp Đặc biệt là các doanhnghiệp có quy mô lớn, quyền hạn càng phân chia cho nhiều cấp, các quan hệ giữa các

Trường Đại học Kinh tế Huế

bộ phận chức năng và các nhân viên càng trở nên phức tạp, quá trình truyền đạt và thuthập thông tin phản hồi càng trở nên khó khăn, tài sản càng phân táng ở nhiều địa điểm

và trong nhiều hoạt động khác nhau… do đó đòi hỏi phải có một hệ thống KSNB hữuhiệu

Một hệ thống KSNB vững mạnh sẽ giúp đem lại các lợi ích sau cho công ty:

- Giúp cho việc quản lý hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp một cách hiệu quả

- Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính của công ty

- Giảm bớt rủi ro gian lận hoặc trộm cắp đối với công ty do bên thứ ba hoặc nhân viêncủa công ty gây ra

- Giảm bớt rủi ro sai sót không cố ý của nhân viên mà có thể gây tổn hại cho công ty

- Giảm bớt rủi ro không tuân thủ chính sách và quy trình kinh doanh của công ty

- Ngăn chặn việc tiếp xúc những rủi ro không cần thiết do quản lý rủi ro chưa đầy đủ

1.1.4 Các thành ph ần của hệ thống KSNB trong doanh nghiệp:

1.1.4.1 Môi trường kiểm soát:

Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ nhân tố bên trong và bên ngoài đơn vị có tácđộng đến việc thiết kế, hoạt động và xử lý dữ liệu của các loại hình KSNB Các nhân

tố thuộc môi trường kiểm soát chung chủ yếu liên quan đến quan điểm, thái độ, nhậnthức cũng như hành động của nhà quản lý trong doanh nghiệp Các nhân tố trong môitrường kiểm soát bao gồm:

a) Tính trung thực, giá trị đạo đức và năng lực làm việc của nhân viên trong côngty: Sự phát triển của một công ty luôn gắn liền với một tập thể nhân viên làm việc đạtkết quả cao Mỗi nhân viên là một chi tiết cấu thành nên bộ máy của công ty và tínhtrung thực và giá trị đạo đức của nhân viên cao sẽ tạo môi trường thuận lợi để hợp tác

và phát huy sức mạnh tập thể giúp công ty hoàn thành kế hoạch nhanh nhất, đạt đượccác mục tiêu của mình Đội ngũ nhân viên là chủ thể trực tiếp thực hiện mọi thủ tụckiểm soát trong hoạt động của công ty vì vậy dù có một đội ngũ nhân viên có chuyênmôn tốt nhưng không trung thực, thiếu đạo đức có thể vượt qua được một hệ thống

Trường Đại học Kinh tế Huế

KSNB chặt chẽ Việc thực thi tính chính trực và các giá trị đạo đức bao gồm các nộidung như: biện pháp của Ban Giám đốc để loại bỏ hoặc giảm thiểu các động cơ xúigiục nhân viên tham gia vào các hành động thiếu trung thực, bất hợp pháp, hoặc phiđạo đức Việc truyền đạt các chính sách của đơn vị về tính chính trực và các giá trị đạođức có thể bao gồm truyền đạt tới nhân viên các chuẩn mực hành vi thông qua cácchính sách của đơn vị, các quy tắc đạo đức và bằng tấm gương điển hình

Năng lực là kiến thức và các kỹ năng cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ thuộc phạm

vi công việc của từng cá nhân Nếu nhân viên có năng lực, tin cậy, học vấn cao, đángtin cậy thì dù cho nhiều quá trình kiểm soát có thể không được thực hiện thì vẫn đảmbảo được các mục tiêu đề ra của KSNB Bên cạnh đó, mặc dù doanh nghiệp có thiết kế

và vận dụng các chính sách, thủ tục kiểm soát chặt chẽ nhưng với đội ngũ nhân viênkém năng lực trong công việc và thiếu trung thực về phẩm chất đạo đức thì hệ thốngKSNB không thể phát huy hiệu quả

b) Sự tham gia của Ban quản trị vào KSNB: Ban quản trị có trách nhiệm quan trọngtrong việc xây dựng hệ thống KSNB và trách nhiệm đó được đề cập nhiều trong cácchuẩn mực nghề nghiệp, pháp luật và văn bản quy định khác, hoặc trong các hướngdẫn do Ban quản trị ban hành Ngoài ra, Ban quản trị còn có trách nhiệm giám sát việcthiết kế và vận hành hệ thống KSNB hoạt động hiệu quả, chú trọng các thủ tục báo cáosai phạm và các thủ tục đánh giá tính hiệu quả của KSNB của đơn vị

c) Triết lý và phong cách điều hành của Ban Giám đốc: Triết lý và phong cách điềuhành của Ban Giám đốc đề cập đến nhiều khía cạnh như quan điểm, thái độ và hànhđộng của Ban Giám đốc đối với việc lập và trình bày BCTC có thể được thể hiện quaviệc lựa chọn các nguyên tắc, chính sách kế toán có hợp lý, phù hợp hay không khi cónhiều lựa chọn khác nhau về nguyên tắc, chính sách kế toán, hoặc sự kín kẽ và thậntrọng khi xây dựng các ước tính kế toán Ngoài ra, thái độ của Ban lãnh đạo với rủi rocủa đơn vị làm cơ sở cho quyết định xây dựng hệ thống KSNB chặt chẽ hay lỏng lẽo.d) Cơ cấu tổ chức: Thiết lập một cơ cấu tổ chức thích hợp gồm việc xem xét, lựachọn các vấn đề chính về quyền hạn, trách nhiệm và các kênh phản hồi phù hợp Sựphù hợp của cơ cấu tổ chức phụ thuộc vào quy mô và đặc điểm hoạt động của đơn vị

Trường Đại học Kinh tế Huế

Một cơ cấu phù hợp, đảm bảo các nguyên tắc về phân công phân nhiệm sẽ là cơ sở đểlập kế hoạch, điều hành, kiểm soát và giám sát các hoạt động Ngược lại, khi thiết kế

cơ cấu tổ chức không phù hợp, cơ cấu tổ chức có thể làm cho các thủ tục kiểm soátmất tác dụng Cơ cấu tổ chức thực chất còn phản ánh sự phân chia quyền lực, tráchnhiệm và nghĩa vụ của mọi người trong tổ chức cũng như thể hiện mối quan hệ hợp tácvới nhau Ngoài ra, cơ cấu tổ chức cần phù hợp với quy mô và hoạt động của đơn vị.e) Phân công quyền hạn và trách nhiệm: Việc phân công quyền hạn và trách nhiệm

có thể bao gồm các chính sách liên quan đến thông lệ phổ biến, hiểu biết và kinhnghiệm của các nhân sự chủ chốt, và các nguồn lực được cung cấp để thực hiện nhiệm

vụ Ngoài ra, việc phân công có thể bao gồm các chính sách và trao đổi thông tin đểđảm bảo rằng tất cả nhân viên đều hiểu được mục tiêu của đơn vị, hiểu được hànhđộng và trách nhiệm của mình có liên quan với nhau và đóng góp như thế nào vào cácmục tiêu đó, sau cùng là nhận thức được mỗi cá nhân sẽ chịu trách nhiệm như thế nào

và chịu trách nhiệm về cái gì

f) Các chính sách và thông lệ về nhân sự:

Con người là yêu tố trung tâm của mọi hoạt động trong tổ chức, do đó sự phát triểncủa mọi doanh nghiệp, tổ chức luôn gắn liền với đội ngũ nhân viên và họ là nhân tốquan trọng trong môi trường kiểm soát cũng như chủ thể thực hiện mọi thủ tục kiểmsoát trong hoạt động của đơn vị

Các chính sách và thông lệ về nhân sự thường cho thấy các vấn đề quan trọng liênquan tới nhận thức về kiểm soát của đơn vị Ví dụ, tiêu chuẩn, chính sách dành choviệc tuyển dụng các ứng viên có trình độ cao nhất thể hiện sự cam kết của đơn vị đốivới những người có năng lực và đáng tin cậy

Như vậy, chính sách nhân sự bao gồm toàn bộ các phương pháp quản lý và các chế

độ của đơn vị đối với việc tuyển dụng, đào tạo, đánh giá, đề bạt, khen thưởng và kỷluật đối với nhân viên trong đơn vị

Các nhà quản lý doanh nghiệp cũng cần có những chính sách cụ thể và rõ ràng vềtuyển dụng, đào tạo, sắp xếp, đề bạt, khen thưởng, kỷ luật nhân viên để xây dựng cho

Trường Đại học Kinh tế Huế

mình một đội ngũ tốt Một chính sách nhân sự tốt là nhân tố quyết định đảm bảo chomôi trường kiểm soát mạnh

1.1.4.2 Đánh giá rủi ro:

Không lệ thuộc vào quy mô, cấu trúc, loại hình hay vị trí địa lý, bất kỳ tổ chức,doanh nghiệp nào trong quá trình sản suất kinh doanh đếu phải đối mặt với rủi ro.Những rủi ro này có thể do bản thân bên trong doanh nghiệp hay từ môi trường bênngoài như kinh tế, chính trị, xã hội bên ngoài tác động

Rủi ro bên trong doanh nghiệp thường do các nguyện nhân: mâu thuẫn về mục đíchhoạt động, các chiến lược của doanh nghiệp đưa ra cản trỏ việc thực hiện các mục tiêu

Sự quản lý thiếu minh bạch, không coi trọng đạo đức nghề nghiệp Chất lượng cán bộthấp, sự cố hỏng hóc của hệ thống máy tính, của trang thiết bị, hạ tầng cơ sở Tổ chức

và cở sở hạ tầng không thay đổi kịp với sự thay đổi, mở rộng của sản xuất Chi phí choquản lý và trả lương cao, thiếu sự kiểm tra, kiểm soát thích hợp hoặc do xa Công ty mẹhoặc do thiếu quan tâm…

Các yếu tố bên ngoài Thay đổi công nghệ làm thay đổi quy trình vận hành Thayđổi thói quen của người tiêu dùng làm các sản phẩm và dịch vụ hiện hành bị lỗi thời.Xuất hiện yếu tố cạnh tranh không mong muốn tác động đến giá cả và thị phần Sự banhành của một đạo luật hay chính sách mới, ảnh hưởng đến hoạt động của tổ chức…

Để tránh bị thiệt hại do các tác động nêu trên, tổ chức cần thường xuyên: xác địnhrủi ro hiện hữu và tiềm ẩn Phân tích ảnh hưởng của chúng kể cả tần suất xuất hiện vàxác định các biện pháp để quản lý và giảm thiểu tác hại của chúng

1.1.4.3 Hoạt động kiểm soát:

Hoạt động kiểm soát là các chính sách và thủ tục kiểm soát mà nhà quản lý đã thiếtlập để hỗ trợ việc đạt được mục tiêu của đơn vị về hoạt động, báo cáo tài chính hoặctuân thủ Nhà quản lý phải xác định cách giải quyết những rủi ro đã được nhận diện.Nhà quản lý phải đánh giá xem việc kiểm soát rủi ro có đem lại lợi ích cho đơn vị haykhông Việc lựa chọn các hoạt động kiểm soát cần phải cân đo đong đếm giữa chi phí

và lợi ích nếu triển các hoạt động kiểm soát này để giảm rủi ro đã được xác định

Trường Đại học Kinh tế Huế

Các thủ tục kiểm soát dựa trên phán đoán của các nhà quản lý của doanh nghiệp và cácthủ tục này nhằm ngăn ngừa và phát hiện sai sót, gian lận, đảm bảo thực hiện mục tiêu

cụ thể của đơn vị: bảo vệ tài sản, số liệu kế toán đáng trung thực, tin cậy Các bướckiểm soát và thủ tục kiểm soát cũng rất khác nhau giữa các doanh nghiệp khác nhau.Tuy nhiên, thủ tục kiểm soát thường được xây dựng trên các nguyên tắc phổ biến sau:a) Phân chia trách nhiệm đầy đủ:

- Không để cá nhân nào nắm tất cả các khâu của một nghiệp vụ

- Không cho phép kiêm nhiệm một số chức năng trong đơn vị

b) Kiểm soát quá trình xử lí thông tin và nghiệp vụ

c) Kiểm soát ngăn ngừa: Là thủ tục kiểm soát được thiết kế nhằm ngăn ngừa

những sai phạm, hoặc những điều kiện dẫn đến sai phạm nó được thực hiện trước khinghiệp vụ xẩy ra

d) Kiểm soát phát hiện

e) Kiểm soát điều chỉnh

f) Ủy quyền đầy đủ cho các nghiệp vụ hay hoạt động

g) Thiết kế và sử dụng chứng từ sổ sách

h) Kiểm soát quá trinh xử lí thông tin

i) Bảo vệ thông tin quá trình KSNB:

- Bảo mật tài liệu, thông tin KSNB theo quy định của pháp luật và quy định nội

bộ của Tập đoàn

- Hồ sơ kiểm soát bao gồm các báo cáo, hồ sơ, tài liệu được lưu giữ theo từng đối

tượng được kiểm soát

- Các báo cáo, hồ sơ, tài liệu KSNB phải được lưu giữ tại bộ phận KSNB ít nhất

05 (năm) năm

Trường Đại học Kinh tế Huế

- Mục đích: Phát hiện các biến động bất thường từ đó xác định nguyên nhân để xử líkịp thời.

- Phương pháp: Đối chiếu định kì tổng hợp và chi tiết, thực tế và kế hoạch, kì này

và kì trước

1.1.4.4 Thông tin và truyền thông:

Thông tin và truyền thông đề cập đến việc tạo lập một hệ thống thông tin và truyềnthông hữu hiệu trong toàn doanh nghiệp, phục vụ việc thực hiện các mục tiêu kiểmsoát Thông tin và truyền thông cần là hai yếu tố không thể tách rời, là công cụ quantrọng đặc biệt đối với nhà quản trị, thực hiện xuyên suốt theo chiều từ trên xuống và từdưới lên, giúp cho mọi nhân viên đều nhận được những thông tin cần thiết, hiểu rõthông điệp từ các bộ phận với nhau

Sự hiện diện của hệ thống thông tin và truyền thông có hiệu quả là một thành phầnquan trọng của một kết cấu KSNB hữu hiệu Hệ thống KSNB hiếm khi hữu hiệu trừkhi một đơn vị có thông tin phù hợp để quản lý rủi ro tiềm ẩn một cách kịp thời Thànhphần thông tin và truyền thông trong hệ thống KSNB có nghĩa là thông tin quan trọng,liên quan, chính xác và kịp thời được xác định, thu thập và cung cấp cho những nhân

sự thích hợp trong tổ chức

Hệ thống thông tin và truyền thông hoạt động tốt giúp các nhà quản lý ra quyết địnhtốt hơn, nhân viên làm việc có trách nhiệm nhiều hơn và ít vấn đề xảy ra hơn Hệthống thông tin và truyền thông hữu hiệu cũng giúp đơn vị tuân thủ luật pháp và cácquy định Thông tin phải lưu chuyển trong toàn bộ tổ chức nếu hệ thống KSNB hữuhiệu Trong một hệ thống KSNB hoạt động rất hữu hiệu, những thông tin phù hợp,chính xác và kịp thời liên quan đến mọi thành phần khác của hệ thống KSNB đượctruyền đạt lên cấp trên, xuống cấp dưới và khắp đơn vị

không và thông tin về việc hệ thống KSNB có được điều chỉnh phù hợp với nhữngthay đổi về điều kiện hoạt động không Trách nhiệm quan trọng của Ban Giám đốc làthiết lập và duy trì KSNB một cách thường xuyên Hoạt động giám sát có thể đượcthực hiện thường xuyên hoặc theo định kỳ.

Giám sát thường xuyên diễn ra ngay trong quá trình hoạt động, do các nhà quản lý vàcác nhân viên thực hiện trong trách nhiệm của mình Giám sát định kỳ thường thựchiện qua chức năng kiểm toán nội bộ trong đơn vị, qua đó phát hiện kịp thời nhữngyếu kém trong hệ thống để đưa ra biện pháp cải thiện

Các hoạt động giám sát có thể bao gồm việc sử dụng thông tin có được qua trao đổivới các đối tượng ngoài đơn vị mà những thông tin đó có thể cho thấy các vấn đề hoặccác khu vực địa lý hoặc lĩnh vực kinh doanh cần được cải thiện

1.2 Đánh giá chất lượng hệ thống KSNB của doanh nghiệp:

Đánh giá hệ thống KSNB bao gồm việc rà soát và đánh giá về tính đầy đủ, tính hiệulực và hiệu quả của hệ thống KSNB dựa trên việc xác định và đánh giá rủi ro, nhằmxác định các vấn đề còn tồn tại của hệ thống KSNB và chỉ ra các thay đổi cần thiết đốivới hệ thống KSNB để xử lý, khắc phục các vấn đề đó

Nội dung đánh giá KSNB trong doanh nghiệp được tiến hành đối với 5 thành phầnchính:

1.2.1 Môi trường kiểm soát:

Môi trường có tính chất ảnh hưởng bao trùm lên mọi hoạt động trong đơn vị Dovậy, môi trường này chỉ tốt nếu các nội dung sau cần phải được đảm bảo:

- Doanh nghiệp có chú trọng vào việc xây dựng văn hóa doanh nghiệp không, vì đây làphần hồn của doanh nghiệp, là những giá trị tinh thần của doanh nghiệp Văn hóadoanh nghiệp tốt thúc đẩy động lực làm việc, tăng cường sự gắn kết chặt chẽ và tínhtuân thủ của mỗi thành viên trong tổ chức

- Doanh nghiệp thực hiện truyền thông về tính chính trực và các giá trị đạo đức, coi đó

là kim chĩ nam của ban lãnh đạo làm gương để nhân viên noi theo Yếu tố con người

Trường Đại học Kinh tế Huế

viên ở các cấp cần phải có năng lực chuyên môn nhằm tránh sai sót và thất thoát tàisản

- Doanh nghiệp có cơ cấu tổ chức hợp lý đảm bảo công tác quản lý (lập kế hoạch, tổchức, quản lý nhân sự, lãnh đạo và kiểm soát) được triển khai chính xác, kịp thời, hiệuquả

- Doanh nghiệp có bộ phận kiểm toán nội bộ nhằm đánh giá tính tuân thủ và tính trungthực, hợp lý của báo cáo tài chính

- Doanh nghiệp có các văn bản quy định chung cũng như hướng dẫn cụ thể trong hoạtđộng quản lý tổng thể và trong các hoạt động chuyển ngân

- Doanh nghiệp có hệ thống văn bản thống nhất quy định chi tiết việc tuyển dụng, đàotạo, đánh giá nhân viên, đề bạt, trả lương, phụ cấp để khuyến khích mọi người làmviệc

liêm chính, hiệu quả

- Doanh nghiệp đã sử dụng “Bảng mô tả công việc”, “quy trình công việc” rõ ràngđược cung cấp đầy đủ cho nhân viên, bộ phận tại đơn vị

- Doanh nghiệp không đặt ra những chuẩn mực tiêu chí thiếu thực tế hoặc những danhsách ưu tiên, ưu đãi, lương, thưởng bất hợp lý tạo cơ hội cho các hành vi vô kỷ luật,gian dối, bất lương

- Doanh nghiệp đã áp dụng những quy tắc, công cụ kiểm toán phù hợp với nhữngchuẩn

mực thông dụng đã được chấp nhận cho loại hình hoạt động SXKD của mình đảm bảokết quả kiểm toán không bị méo mó, sai lệch do sử dụng các chuẩn mực, công cụ kiểmtoán không phù hợp

- Doanh nghiệp thường xuyên luân chuyển nhân sự trong các khu vực vị trí nhạy cảm.Quan tâm, nhắc nhở, bảo vệ quyền lợi của những người làm việc trong các khu vực vịtrí độc hại, nặng nhọc theo đúng quy định

Trường Đại học Kinh tế Huế

Đánh giá rủi ro liên quan đến việc nhận biết, phân tích và lựa chọn những giải phápđối phó với các sự kiện bất lợi cho DN trong việc thực hiện các mục tiêu Mỗi DN đềuphải thường xuyên đối mặt với nhiều rủi ro từ bên trong và bên ngoài Mỗi rủi ro đều

có những mức độ ảnh hưởng khác nhau, mức độ doanh nghiệp muốn kiểm soát trongthời gian hiện tại thế nào tùy vào mức độ rủi ro mà doanh nghiệp tự đánh giá là caohay thấp

Việc đánh giá rủi ro được coi là có hiệu quả nếu:

- Trên cơ sở các mục tiêu của doanh nghiệp, ban lãnh đạo quan tâm và khuyến khíchcùng nhân viên nhận diện, đánh giá và phân tích định lượng tác hại của các rủi ro hiệnhữu và tiềm ẩn

- Doanh nghiệp đã đề ra các biện pháp, kế hoạch, quy trình hành động cụ thể nhằm hạnchế tác động của rủi ro đến một giới hạn chấp nhận nào đó; hoặc doanh nghiệp đã cóbiện pháp để toàn bộ nhân viên nhận thức rõ ràng về tác hại của rủi ro cũng như giớihạn rủi ro tối thiểu mà đơn vị có thể chấp nhận được

- DN đã đề ra mục tiêu tổng thể cũng như chi tiết để mọi nhân viên có thể lấy đó làm

cơ sở tham chiếu khi triển khai công việc

- Phê chuẩn đúng đắn: Tất cả các nghiệp vụ hoạt động đều phải được phê chuẩn bởicác cấp quản lý trong phạm vi quyền hạn cho phép Riêng đối với phê chuẩn cụ thể thìngười quản lý phải phê chuẩn cho từng nghiệp vụ một cách cụ thể

- Kiểm soát chứng từ:

(1) Biểu mẫu chứng từ đầy đủ, rõ ràng;

Trường Đại học Kinh tế Huế

(2) Đánh số trước liên tục;

(3) Lập kịp thời;

(4) Lưu chuyển chuyển chứng từ khoa học;

(5)Bảo quản và lưu chữ chứng từ

- Kiểm soát sổ sách:

(1) Thiết kế sổ sách;

(2) Ghi chép kịp thời, chính xác;

(3) Bảo quản và lưu chữ

- Kiểm soát vật chất: Phải hạn chế được việc tiếp cận tài sản bằng cách sử dụng cácthiết bị bảo vệ, hạn chế người tiếp cận và bảo vệ thông tin Kiểm kê đúng giá trị của tàisản, xác định được quyền đối với tài sản đó

- Kiểm tra độc lập việc thực hiện: Khi tiến hành kiểm tra lại việc thực hiện các loại thủtục kiểm soát, để có thể phát hiện các biến động bất thường, tìm ra nguyên nhân và xử

lý kịp thời

1.2.4 Thông tin và truy ền thông:

Thông tin và truyền thông liên quan đến việc tạo lập một hệ thống thông tin vàtruyền thông hữu hiệu trong toàn DN, phục vụ việc thực hiện các mục tiêu kiểm soát.Chất lượng hệ thống chỉ đạt được khi các nội dung sau được đảm bảo:

- DN thường xuyên cập nhật các thông tin quan trọng cho ban lãnh đạo và nhữngngười có thẩm quyền

- Hệ thống truyền thông của DN đảm bảo cho nhân viên ở mọi cấp độ đều có thể hiểu

và nắm rõ các nội quy, chuẩn mực của tổ chức; đảm bảo thông tin được cung cấp kịpthời, chính xác đến các cấp có thẩm quyền theo quy định

- DN đã thiết lập các kênh thông tin nóng, cho phép nhân viên báo cáo về các hành vi,

sự kiện bất thường có khả năng gây thiệt hại cho DN

Trường Đại học Kinh tế Huế

- DN đã lắp đặt hệ thống bảo vệ số liệu phòng ngừa sự truy cập, tiếp cận của nhữngngười không có thẩm quyền.

- DN đã xây dựng các chương trình, kế hoạch phòng chống thiên tai, hiểm họa hoặc kếhoạch ứng cứu sự cố mất thông tin số liệu

1.3 Khái quát về quy trình quản lý đơn hàng:

Trong hoạt động sản xuất kinh doanh, Quản lý đơn hàng nói chung, là sự quản trịtoàn bộ quá trình kinh doanh đơn hàng liên quan đến chủng loại hàng hóa hay loạihình dịch vụ nào đó, từ khâu bắt đầu thiết lập đơn hàng đến khi hoàn tất, sao cho đảmbảo yêu cầu về giá cả, chất lượng, số lượng, thời gian giao hàng,…mà hai bên đã camkết

Trong ngành may, Quản lý đơn hàng là chuỗi công tác thực hiện thông qua quátrình làm việc với khách hàng bắt đầu từ giai đoạn thương mại, phát triển mẫu sảnphẩm, tìm kiếm nguồn cung cấp nguyên phụ liệu, triển khai và kiểm soát toàn bộ đơnhàng cho đến khi hoàn thành sản phẩm theo đúng yêu cầu về chất lượng, số lượng và

Trường Đại học Kinh tế Huế

Quy trình quản lý đơn hàng bao gồm các công việc:

a) Tiếp nhận đơn hàng, hỗ trợ khách hàng trong quá trình lên đơn hàng

b) Tham gia vào quá trình sản xuất hàng mẫu, đảm bảo chất lượng cho mẫu trước khigửi cho khách hàng

c) Nhận và xử lý đơn hàng, theo dõi phản hồi của khách hàng

d) Lên kế hoạch sản xuất, làm việc với các bộ phận kỹ thuật, mua hàng và vật tư đểđảm bảo nguyên phụ liệu cho sản xuất

e) Làm việc với các phòng sản xuất, đội kỹ thuật và quản lý chất lượng để đảm bảođơn hàng được giao kịp thời và đạt tiêu chuẩn chất lượng

f) Báo cáo lên cấp trên các chỉ số liên quan đến đơn hàng

1.3.1 Các ch ức năng cơ bản và mục tiêu trong quy trình quản lý đơn hàng:

1.3.1.1 Các chức năng cơ bản trong quy trình quản lý đơn hàng:

Quy trình quản lý đơn hàng trong doanh nghiệp thường bao gồmcác chức năng nhưsau:

Bước 1: Phát triển mẫu.

Làm việc với khách hàng về các thông tin tài liệu kỹ thuật, tính giá thành sản

phẩm và báo giá cho khách hàng Sau đó tiến hành phát triển mẫu sản phẩm và gửi chokhách hàng duyệt

Bước 2: Nhận đơn hàng.

Sau khi khách hàng đồng ý dựa trên mẫu mà công ty đã phát triển thì sẽ tiến hành gửi

đơn hàng để sản xuất Còn nếu không, thì công ty sẽ phải tiếp tục làm lại mẫu cho phùhợp với nhu cầu của khách hàng hoặc là công ty sẽ không nhận được đơn hàng sản

xuất trong mùa đó

Bước 3: Lên kế hoạch tiền sản xuất.

Trường Đại học Kinh tế Huế

Sau khi nhận được đơn hàng từ khách hàng Công ty sẽ tiến hành lên kế hoạch tiền sảnxuất về thời gian cắt vải, in,… đồng thời cung cấp cho khách hàng sản phẩm mẫutrong quá trình phát triển tiền sản xuất.

Bước 4: Tìm kiếm và đặt mua nguyên phụ liệu.

Việc tìm kiếm và đặt mua nguyên phụ liệu phải dựa trên cơ sở nhu cầu của các đơnhàng và ngày vào sản xuất để điều chỉnh cho phù hợp

Bước 5: Lên kế hoạch sản xuất đơn hàng.

Xác định ngày vào chuyền, ngày dứt chuyền và số lượng công nhân đáp ứng các nhucầu sản xuất của các đơn hàng đó Đặc biệt phải đảm bảo cung cấp các loại mẫu sảnphẩm theo yêu cầu của khách hàng để khách hàng duyệt trước khi tiến hành đưa vàosản xuất đại trà

Bước 6: Theo dõi tiến độ sản xuất:

Việc sản xuất phải đảm bảo đúng theo tiến độ kế hoạch đã đề ra trước đó, tiến hànhkiểm tra hàng hóa ngay trong quá trình sản xuất và trước khi xuất hàng để đáp ứngđúng ngày xuất hàng và đảm bảo đủ số lượng thành phẩm mà khách hàng đã yêu cầu

Bước 7: Xuất hàng và theo dõi việc thanh toán.

Thực hiện các thủ tục xuất hàng và theo dõi quá trình thanh toán

1.3.1.2 Các mục tiêu trong quy trình quản lý đơn hàng:

 Hỗ trợ khách hàng phát triển mẫu mã và đánh giá thị trường, từ đó lấy được đơnhàng với lợi nhuận cao nhất

 Đảm bảo mẫu giao cho khách hàng đúng hẹn, mẫu đúng sự đồng thuận của kháchhàng

 Tìm kiếm nguồn nguyên phụ liệu tương ứng với yêu cầu của khách hàng với chấtlượng tốt nhất trong tầm giá

 Đồng thuận với khách hàng ngày xuất hàng hợp lý dựa trên năng lực sản xuất củanhà máy

Trường Đại học Kinh tế Huế

 Cân đối nguyên phụ liệu cần mua đúng với định mức và số lượng sản phẩm cần sảnxuất, yêu cầu mua hàng phải được duyệt bởi trưởng nhóm thương mại hoặc quản lý

bộ phận thương mại

 Đảm bảo nguyên phụ liệu về đúng chất lượng, số lượng, kịp đáp ứng thời gian sảnxuất

 Liên lạc, thương lượng với nhà cung cấp về giá, số lượng, phương thức thanh toán

để đạt mục tiêu của công ty về lợi nhuận và vốn luân chuyển của công ty

 Trước khi đi vào sản xuất, mẫu phải được kiểm nghiệm và chấp thuận, phê duyệtbởi khách hàng

 Mọi vấn đề về sản xuất được cập nhật liên tục và giải quyết kịp thời

 Đơn hàng được sản xuất đúng với thỏa thuận trên hợp đồng, hàng xuất đi đúng thờihạn

1.3.2 Nh ững rủi ro có thể xảy ra trong quy trình quản lý đơn hàng:

Từ những mục tiêu đã xác định ở trên, những loại rủi ro có thể xảy ra làm ảnh hưởngđến khả năng đạt được mục tiêu là:

(1) Giai đoạn phát triển đơn hàng

- Sai sót khi chào giá, dẫn đến không đạt được mục tiêu lợi nhuận của doanh nghiệp

- Sai sót khi thao tác với hồ sơ kỹ thuật, dẫn đến phát triển mẫu không đúng với yêucầu của khách hàng

- Sai sót khi cập nhất định mức từ phòng kỹ thuật lên hệ thống, dẫn đến mua nguyênphụ liệu thiếu, thừa nguyên phụ liệu

(2) Giai đoạn nhận đơn hàng và đặt mua nguyên phụ liệu

- Đơn hàng chính thức nhiều hơn đơn hàng dự báo từ khách hàng, dẫn đến năng lựcsản xuất nhà máy không đáp ứng, nguyên phụ liệu không đủ hoặc ngày giao hàng sẽmuộn

- Nguyên phụ liệu đặt mua vượt quá nhu cầu sản xuất do sai sót trong quá trình nhậpliệu, hoặc cân đối nguyên phụ liệu chưa chính xác

Trường Đại học Kinh tế Huế

- Rủi ro về chất lượng nguyên phụ liệu, số lượng nguyên phụ liệu mua về không đúng,

đủ làm trễ kế hoạch sản xuất

(3) Giai đoạn theo dõi tiến độ sản xuất đơn hàng

- Phát hiện thiếu nguyên phụ liệu do sơ xuất ở khâu mua hàng, tồn trữ, số lượng không

đủ như trong hóa đơn,…

- Nguyên phụ liệu không được giám định hoặc được giám định nhưng không đạt chấtlượng

- Trở ngại do hao hụt trong quá trình sản xuất và các lý do khách quan từ chất lượngnguyên phụ liệu

- Mức tiêu hao NPL trên thực tế lớn hơn định mức trên hệ thống

- Ngày dứt chuyền muộn hơn so với kế hoạch

(4) Giai đoạn xuất hàng và theo dõi thanh toán

- Thành phẩm khi sản xuất ra không đạt chất lượng (nhăn, bẩn, rách, may lỗi,…)

- Nhân viên quản lý đơn hàng - MS là người gửi thành phẩm gửi đi kiểm nghiệm tạiphòng thí nghiệm của khách hàng (Test goshipment) nhưng kết quả kiểm nghiệmkhông đạt

- Hàng thất thoát do trong quá trình lưu kho, không đủ để xuất hàng

- Trở ngại do thủ tục xuất nhập khẩu, khiến hàng xuất trễ hơn với thời gian đã xácnhận với khách hàng

1.4 KSNB quy trình quản lý đơn hàng:

Đối với các công ty trong ngành may mặc, quản lý đơn hàng là quy trình chủ chốt,

là cầu nối để truyền tải, chuyển giao và truyền đạt thông tin giữa khách hàng – công ty,

bộ phận này đến bộ phận khác một cách nhanh chóng, chính xác, đảm bảo hoạt độngsản xuất, kinh doanh luôn được tiến hành một cách liên tục, tránh sự trì hoãn Để hạnchế, kiểm soát các rủi ro làm ảnh hưởng đến hoạt động quản lý đơn hàng, đơn hàng từlúc hình thành đến khi sản xuất, giao hàng phải được kiểm soát chặt chẽ Vì vậy, việc

Trường Đại học Kinh tế Huế

thực hiện xây dựng hệ thống KSNB là cần thiết và là 1 phần quan trọng trong việcnâng cao tính tuân thủ, sự hiệu quả của quy trình quản lý đơn hàng.

 KSNB đối với quy trình quản lý đơn hàng:

- Con người luôn là yếu tố quan trọng nhất trong bất kì tổ chức nào, vậy nên doanhnghiệp nên đặc biệt chú trọng đến tính liêm khiết, chính trực của nhân viên tham giavào quá trình quản lý đơn hàng, mọi thông tin phát sinh liên quan đến đơn hàng phảiđược phản ánh đầy đủ, trung thực Nếu có sự cố ở bất cứ công đoạn nào, cần phải thựchiện xử lý nhanh chóng, không che giấu sự cố, làm cho đơn hàng không thể hoànthành và giao cho khách hàng

- Ngoài ra, phải đảm bảo năng lực của mỗi nhân viên tham gia vào việc quản lý đơnhàng bằng việc chú trọng công tác đào tạo liên tục Vì phải làm việc với hệ thống vàbảng tính excel liên tục, đòi hỏi nhân viên phải có tay nghề và đức tính cẩn thận, tỉ mỉ

- Dữ liệu trên hệ thống được sử dụng chung cho nhiều bộ phận nên mọi sai sót trongquá trình thao tác, nhập liệu có thể dẫn đến sự cố hàng loạt

- Đảm bảo rằng các quy trình, bảng mô tả công việc, quy định, luật lệ,… trong tổ chứcphải được nhân viên quản lý đơn hàng nắm vững và tuân thủ tuyệt đối

- Cách tổ chức nhân sự và phân công công việc phải hướng đến sự bất kiêm nhiệm,phân cấp và trách nhiệm rõ ràng

- Bảng liệt kê nguyên phụ liệu và hồ sơ kỹ thuật của mẫu trong đơn hàng phải đượccác nhân viên phát triển đơn hàng, nhân viên phòng kỹ thuật, khách hàng ký, đóng dấutên và ngày tháng trên tất cả các trang

- Nguyên phụ liệu về kho phải được bộ phận kho lập biên bản kiểm kê trước khi nhậpkho và đối chiếu với Packing List, hóa đơn

- Nguyên phụ liệu trước khi đưa vào sản xuất phải được giám định bởi bộ phận giámđịnh và lập biên bản giám định (phụ lục 6) gửi cho phân xưởng cắt, bộ phận quản lýđơn hàng - MS, bộ phận mua hàng - Buyer và chuyền may

Trường Đại học Kinh tế Huế

- Cùng với bộ phận giám định kiểm tra biên bản giám định (phụ lục 6) về sự thiếu hụt

và các vấn đề chất lượng để phản hồi nhanh nhất với chủ hàng, tránh ảnh hưởng đếnsản xuất

- Thường xuyên rà soát hợp đồng, cùng các bộ phận khác cải thiện, thắt chặt các điềukhoản để phòng ngừa rủi ro khi làm việc với chủ hàng và khách hàng

- Để đảm bảo định mức tiêu hao đúng với thực tế, bộ phận phát triển đơn hàng cầnphải có sự phản hồi, đánh giá qua lại với bộ phận kỹ thuật Định mức đơn vị từ bộphận kỹ thuật gửi về phải xuất phát từ mẫu đã được khách hàng đồng thuận

- Khi xuất kho các nguyên phụ liệu cho sản xuất phải có phiếu lĩnh vật tư từ bộ phậnthương mại, các phiếu này là cơ sở để kế toán lập PXK (phụ lục 8) cấp phát cho phânxưởng may và phân xưởng cắt

- Ngoài ra liên tục cập nhật tiến độ sản xuất từ các phân xưởng bằng các file chungtrên hệ thống, từ đó kiểm soát nguyên phụ liệu tiêu hao không vượt định mức

- Biên bản kiểm kê thành phẩm phải được lập thành 3 liên và được kí bởi trưởng bộphận kho, trưởng phòng AQL, đại diện khách hàng Và bộ phận quản lý đơn hàng làngười kiểm tra lại cuối cùng để cập nhật lên hệ thống

1.5 Các hạn chế của hệ thống KSNB:

Hạn chế vốn có của hệ thống KSNB xuất phát từ những nguyên nhân sau:

- Yêu cầu thông thường của nhà quản lý là những chi phí cho hệ thống KSNB khôngvượt quá những lợi ích mà hệ thống đó mang lại

- Phần lớn các thủ tục KSNB thường thiết lập cho các nghiệp vụ thường xuyên, lặp đi,lặp lại hơn là các nghiệp vụ không thường xuyên

- Sai sót bởi con người thiếu chú ý, thiếu thận trọng khi thực hiện chức năng nhiệm vụhoặc do không hiểu rõ yêu cầu của công việc

- Khả năng của hệ thống KSNB không phát hiện (KSNB có thể bị vô hiệu hóa) do sựthông đồng của hai hay nhiều người hoặc bị Ban Giám đốc khống chế

Trường Đại học Kinh tế Huế

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KSNB QUY TRÌNH

QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG TẠI CÔNG TY SCAVI HUẾ

2.1 Tổng quan về công ty cổ phần Scavi Việt Nam và công ty Scavi Huế:

2.1.1 T ổng quan về công ty cổ phần Scavi Việt Nam:

Tập đoàn cổ phần Scavi Việt Nam là công ty con được đầu tư bởi Tập đoàn CoreleInternational Group – Pháp, với lịch sử phát triển hơn 50 năm trong lĩnh vực may mặc

và thiết kế đồ nội y, đồ ngủ thời trang, nằm trong top đầu trong ngành kỹ nghệ trangphục Lingerie tại Châu Âu và thuộc top 3 trong ngành tại Pháp Tập đoàn CoreleInternational bao gồm hai công ty lớn đó là Scavi Việt Nam và Scavi Europe

Công ty cổ phần Scavi Việt Nam ( gọi tắt là Scavi Việt Nam) là một trong nhữngdoanh nghiệp FDI đầu tiên tại Việt Nam với 100% vốn nước ngoài, được thành lậpnăm 1988 ngay sau khi luật đầu tư của Việt Nam được ban hành Scavi Việt Nam làcông ty chủ lực ở Châu Á, nằm trong Top 10 Quốc tế trong ngành trang phục Lingeriecao cấp Hiện tại Scavi Việt Nam sỡ hữu 5 nhà máy: 4 nhà máy tại Việt Nam và 1 nhàmáy tại Lào (với quy mô 10 000 công nhân viên) cùng với sự hợp tác sản xuất củakhoảng 15 vệ tinh tại Việt Nam, Lào, Campuchia Hệ thống khách hàng là những tậpđoàn kỹ nghệ và phân phối hàng đầu, tập trung chủ yếu tại thị trường Châu Âu, Bắc

Mỹ và Nhật Bản

Scavi chủ yếu tập trung vào lĩnh vực đầu tư công nghệ chuyên biệt, tinh tế đểcung ứng đến khách hàng những dòng sản phẩm, trải nghiệm dịch vụ cao cấp, đồngthời linh hoạt sáng tạo không ngừng trong dịch vụ kỹ nghệ hóa, với chủ trương xã hộihóa Với hướng đi chuyên biệt này, Scavi tạo được lợi thế vững vàng trước sự cạnhtranh

của thị trường thế giới, tránh được sự đối đầu trực tiếp về giá cả với các đối thủ trongtình hình cạnh tranh ngày càng khốc liệt Đồng thời gặt hái được những thành côngvang dội, tạo dựng một thương hiệu chuyên nghiệp, có uy tín cao trên trường quốc tế.Với chính sách phát triển mạnh mẽ nhằm đạt đến vị thế hàng đầu thế giới trongngành nghề vào năm 2016 Hiện tại, tập đoàn đang phát triển theo hướng Co-Design

Trường Đại học Kinh tế Huế

rộng mặt bằng, công nghệ và nhân lực tại các nhà máy hiện hữu còn lại của tập đoàntại Biên Hòa, Bảo Lộc, Đà Nẵng và Vientiane – Lào chủ yếu phục vụ cho thị trườngChâu Âu, Canada và Việt Nam.

Đạt danh hiệu “Doanh nghiệp dệt may tiêu biểu hàng đầu tại Việt Nam” do Bộ CôngThương, Hiệp hội dệt may Việt Nam và thời báo kinh tế Sài Gòn bình chọn liên tiếptrong 6 năm từ năm 2003 đến năm 2008

2.1.2 T ổng quan về công ty Scavi Huế:

2.1.2.1 Vài nét về công ty Scavi Huế:

Hình ảnh 2.1: Công ty Scavi Huế

(Nguồn: Công ty Scavi Huế)

Trường Đại học Kinh tế Huế

 Địa chỉ công ty:

Khu công nghiệp Phong Điền, huyện Phong Điền, tỉnh Thừa Thiên Huế

- Công ty Scavi Huế được thành lập theo Giấy chứng nhận đầu tư số 3023000011chứng nhận lần đầu ngày 27 tháng 03 năm 2008 do Ban quản lý các khu công nghiệpTỉnh Thừa Thiên Huế cấp (thay thế Giấy phép đầu tư số 04/GP-KCN-TTH ngày 15tháng 07 năm 2005 do Ban quản lý các khu công nghiệp tỉnh Thừa Thiên Huế cấp):

- Loại hình công ty: Công ty Cổ phần

- Mã số thuế: 3300382362

- Vốn điều lệ: 90 tỷ đồng Việt Nam (tương đương 9 triệu USD)

Hình ảnh 2.2: Nhà máy 2 tại công ty Scavi Huế

Nguồn: website thuathienhue.gov.vn

Trường Đại học Kinh tế Huế

 Ch ức năng, nhiệm vụ của công ty Scavi Huế:

- Thực hiện hạch toán kinh doanh độc lập, tự chủ về mặt tài chính và chiến lược,chính sách kinh doanh

- Xây dựng và thực hiện các chiến lược, kế hoạch sản xuất kinh doanh

- Quản lý và sử dụng vốn theo đúng các chế độ tài chính, bảo tồn và phát triển vốnkinh doanh, tự trang trải về mặt tài chính bảo đảm sản xuất kinh doanh có hiệu quả,thực hiện nghĩa vụ đối với Nhà nước, chế độ chính sách cho người lao động, nâng caođời sống cho cán bộ công nhân viên trong công ty

-Thực hiện hạch toán kinh doanh độc lập, tự chủ về mặt tài chính và chiến lược,chính sách kinh doanh

- Xây dựng và thực hiện các chiến lược, kế hoạch sản xuất kinh doanh

- Quản lý và sử dụng vốn theo đúng các chế độ tài chính, bảo tồn và phát triển vốnkinh doanh, tự trang trải về mặt tài chính bảo đảm sản xuất kinh doanh có hiệu quả,thực hiện nghĩa vụ đối với Nhà nước, chế độ chính sách cho người lao động, nâng caođời sống cho cán bộ công nhân viên trong công ty

 S ứ mạng của nhà máy Scavi Huế: Mở rộng quy mô nhà máy – tăng sản lượng

sản xuất hàng năm – giảm thời gian ngưng việc – giảm tỷ lệ hư hỏng nguyên phụ liệu– xuất khẩu hàng đạt chất lượng cao - ổn định và nâng cao đời sống cho cán bộ côngnhân viên nhà máy với mục đích gia tăng doanh thu để ngày càng phát triển hơn

Trường Đại học Kinh tế Huế

2.1.2.2 Sơ đồ bộ máy quản lý của công ty:

(Nguồn: Phòng Hành chính- Nhân sự- Công ty Scavi Huế)

Sơ đồ 2.1: Sơ đồ bộ máy quản lý của công ty Scavi Huế

 Chức năng của các bộ phận trong công ty:

Trường Đại học Kinh tế Huế

- Hoạch định chiến lược kinh doanh của nhà máy, phát triển hệ thống kinh doanh,phân phối Chiến lược, kế hoạch kinh doanh của các phòng ban, phân xưởng để thựcthi kế hoạch kinh doanh của nhà máy

- Chịu trách nhiệm về mọi vấn đề của nhà máy trước hội đồng quản trị

B ộ phận Hành chính – Nhân sự:

- Giúp việc cho Ban Giám Đốc nhà máy quản lý tài sản của cơ quan

- Tham mưu cho Ban Giám đốc và trực tiếp tổ chức thực hiện các văn bản quản lýhành chính trong nhà máy

- Tổ chức và thực hiện các hoạt động quản trị nhân sự theo quy định

- Quản lý hồ sơ, thông tin người lao động theo quy định hiện hành

- Xây dựng chiến lược phát triển nguồn nhân lực của toàn nhà máy, ngân sách liênquan đến chi phí lao động

- Xây dựng các quy trình, quy chế trong công tác tuyển dụng, đào tạo, bổ nhiệm,cách chức, khen thưởng, kỷ luật, đánh giá đối với người lao động

B ộ phận Kế toán:

- Xét duyệt các khoản thu – chi của nhà máy dựa trên yêu cầu xác đáng của từng bộphận

- Bảo đảm tài chính cho nhà máy, vốn luân chuyển không bị thiếu

- Là đầu mối phối hợp với các phòng, ban tham mưu, đơn vị thành viên trong việcmua sắm, thanh lý, nhượng bán… tài sản của công ty

- Trực tiếp thực hiện các chế độ, chính sách tài chính, kế toán, thống kê, công tácquản lý thu chi tài chính, thực hiện thanh toán tiền lương và các chế độ khác cho cán

bộ công nhân viên

 Nhóm MDS – Market Development Stage:

- Chịu trách nhiệm xuyên suốt từ lúc bắt đầu làm việc với khách hàng về chi tiết sảnphẩm cho đến lúc đúc kết thị trường, chuẩn bị cơ sở dữ liệu cho quá trình vào sản xuấtđại trà

- Phát triển đơn hàng, phân tích mẫu, tài liệu kỹ thuật từ khách hàng để có cơ sở ướclượng giá thành

- Phát triển và hoàn thiện mẫu sản phẩm trước khi đưa vào giai đoạn sản xuất

- Đảm bảo mục tiêu thắng thị trường và mục tiêu doanh số cho từng mùa đúng thờiđiểm

- Cung cấp đầy đủ thông tin về thị trường và sản phẩm đến các bộ phận liên

quan

 Nhóm MS – Manufacturing Stage:

- Chịu trách nhiệm xuyên suốt từ lúc nhận được đơn đặt hàng từ khách hàng đến khihàng xuất khỏi nhà máy

- Là cầu nối giữa khách hàng và nhà máy

- Nhận đơn hàng trực tiếp từ khách hàng và đồng thuận ngày xuất hàng mà kháchhàng yêu cầu (ETD khách hàng) và ngày xuất hàng mà công ty đáp ứng (ETD nhàmáy) sao cho đảm bảo phù hợp với input nguyên phụ liệu và khoảng thời gian sản xuất(Leadtime sản xuất)

- Xử lý đơn hàng và tính toán nhu cầu mua nguyên phụ liệu sản xuất

- Mua hàng và theo dõi hàng về để đảm bảo tiến độ sản xuất của nhà máy sao chođáp ứng được ETD khách hàng yêu cầu

- Giải quyết các trở ngại liên quan đến nguyên phụ liệu trong quá trình sản xuất,đảm bảo xuất hàng đúng số lượng và chất lượng đã cam kết

- Kiểm soát kế hoạch xuất hàng và báo động cho các bộ phận liên quan biết nếu gặptrở ngại để tìm cách giải quyết, khắc phục kịp thời

B ộ phận sản xuất – supply chain:

- Xây dựng kế hoạch sản xuất và trực tiếp sản xuất các hợp đồng, đơn hàng do bộphận MS cung cấp kể từ khi nhận được nguyên phụ liệu Bộ phận sản xuất bao gồm:

Trường Đại học Kinh tế Huế

xuất quản lý, theo dõi, thực hiện từ khi nguyên phụ liệu về nhà máy đưa vào kiểmđịnh, đến cắt nguyên phụ liệu, may và kiểm tra đóng gói Đây là bộ phận chiếm hầuhết công nhân của công ty và có nhiệm vụ quan trọng nhất đối với nhà máy.

Bộ phận kiểm tra chất lượng thành phẩm- AQL:

- AQL là 3 chữ viết tắt Acceptable Quality Limit- Giới hạn chất lượng chấp nhận Bộphận AQL sẽ dựa vào kết quả của phòng kế hoạch để kiểm hàng theo tiêu chuẩn củakhách hàng đưa ra, để đảm bảo hàng đạt chất lượng trước khi khách hàng kiểm trahoặc trước khi xuất hàng

B ộ phận phụ trách công nghệ thông tin:

Quản lý toàn bộ hệ thống điện toán của công ty, nhiệm vụ chính:

- Duy trì hệ thống của công ty qua hệ thống mạng nội bộ, đảm bảo mạng hoạt độngtốt, không bị nghẽn mạng hay rớt mạng

- Giải quyết những vấn đề phát sinh hàng ngày về máy tính của nhân viên và nhữngtrở ngại trong ứng dụng phần mềm

2.1.2.3 Các khách hàng chính của Scavi Huế:

Các khách hàng của Công ty Scavi Huế cũng là các khách hàng của Tập đoàn Scavi,bao gồm 30 nhóm khách hàng, với 50 thương hiệu hàng đầu thế giới Trong đó,Decathlon, Fruit of The Loom, Hanes Branch Inc (HBI), … là nhóm khách hàng lớn vàthường xuyên của Scavi Huế Yêu cầu gia công sản phẩm của các khách hàng rất đadạng, dành cho cả nam và nữ, từ sản phẩm mùa đông đến mùa hè, đồ thể thao đến đồlót,… Công ty Scavi Huế luôn cố gắng đáp ứng tốt yêu cầu của khách hàng trong tất cảcác khâu sản xuất, nhằm duy trì mối quan hệ lâu dài với các khách hàng hiện tại Đồngthời công ty cũng cố gắng mở rộng quy mô kinh doanh, thiết lập mối quan hệ với cáckhách hàng tiềm năng cũng như khẳng định vị thế của mình trên trường quốc tế

Trường Đại học Kinh tế Huế