Luận văn kinh tế TÌM HIỂU HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN

Trong quá trình thực tập tại Công ty, tôi nhận thấy mặc dù hệ thống KSNB đã được thiết kế nhưng Công ty đang có xu hướng hoạt động, quản lý theo kiểu gia đình dựa trên sự tin tưởng, thiế

ĐẠI HỌC HUẾ TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ KHOA KẾ TOÁN – TÀI CHÍNH



KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC

TÌM HIỂU HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI & DỊCH VỤ TẤN THÀNH

NGUYỄN THỊ MỸ LINH

NIÊN KHÓA 2017 - 2021

Trường Đại học Kinh tế Huế

ĐẠI HỌC HUẾ TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ KHOA KẾ TOÁN – TÀI CHÍNH



KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC

TÌM HIỂU HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI & DỊCH VỤ TẤN THÀNH

Sinh viên thực hiện:

Nguyễn Thị Mỹ Linh

Lớp: K51C Kiểm toán

Niên khóa: 2017 – 2021

Giáo viên hướng dẫn: ThS Nguyễn Trà Ngân

HUẾ, 2021

Trường Đại học Kinh tế Huế

Lời Cảm Ơn

Sau thời gian thực tập tại Công ty TNHH TM & DV Tấn Thành, đến nay đề tài: “Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình Bán hàng – Thu tiền tại Công ty TNHH TM & DV Tấn Thành” đã hoàn thành Để hoàn thành khóa luận này, ngoài

sự nỗ lực của bản thân, tôi đã nhận được sự quan tâm, giúp đỡ, động viên của nhiều cá nhân và tập thể

Trước hết, tôi xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo trong khoa, cũng như các thầy

cô trong trường đã tận tình dạy bảo, giúp đỡ tôi trong quá trình 4 năm học tập tại trường Đặc biệt tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới cô giáo hướng dẫn Th.S Nguyễn Trà Ngân đã tận tình chỉ bảo và giúp đỡ tôi trong suốt quá trình làm Khóa luận

Tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Giám đốc Công ty, các anh và các chị

là nhân viên Công ty TNHH TM & DV Tấn Thành đã tạo điều kiện thuận lợi cho tôi thực tập, khảo sát và thu thập số liệu tại Công ty

Cuối cùng, xin cảm ơn những người thân trong gia đình cùng bạn bè luôn động viên, an ủi và đồng hành cùng tôi để tôi có thể hoàn thành khóa luận tốt nghiệp này

Mặc dù đã luôn cố gắng, nhưng do thời gian thực tập có hạn, trình độ chuyên môn còn nhiều hạn chế, kinh nghiệm thực tiễn chưa nhiều, nên bài báo cáo không tránh khỏi những thiếu sót, vì vậy rất mong được sự góp ý của các thầy cô giáo và các bạn sinh viên để bài báo cáo được hoàn thiện hơn

Xin chân thành cảm ơn!

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN i

MỤC LỤC ii

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT v

DANH MỤC BẢNG vi

DANH MỤC SƠ ĐỒ, LƯU ĐỒ vi

DANH MỤC BIỂU vii

DANH MỤC KÝ HIỆU viii

PHẦN I: ĐẶT VẤN ĐỀ 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Mục tiêu đề tài nghiên cứu 2

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2

4 Phương pháp nghiên cứu 2

5 Kết cấu khóa luận 3

PHẦN II: NỘI DUNG & KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU 4

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN 4

1.1 Những vấn đề cơ bản trong hệ thống kiểm soát nội bộ tại doanh nghiệp 4

1.1.1 Khái niệm kiểm soát nội bộ 4

1.1.2 Mục tiêu hệ thống kiểm soát nội bộ 5

1.1.3 Vai trò hệ thống kiểm soát nội bộ 5

1.1.4 Các bộ phận cấu thành nên Hệ thống kiểm soát nội bộ 6

1.1.4.1 Môi trường kiểm soát 6

1.1.4.2 Đánh giá rủi ro 8

1.1.4.3 Hoạt động kiểm soát 12

1.1.4.4 Thông tin và truyền thông 14

1.1.4.5 Giám sát 15

Trường Đại học Kinh tế Huế

1.2 Khái quát kiểm soát nội bộ trong chu trình Bán Hàng – Thu tiền 17

1.2.1 Khái quát chu trình Bán hàng – Thu tiền 17

1.2.2 Các sai phạm thường xảy ra trong chu trình Bán hàng - Thu tiền 18

1.2.3 Mục tiêu kiểm soát chu trình Bán hàng – Thu tiền 19

1.2.4 Một số thủ thuật gian lận thường gặp trong chu trình Bán hàng – Thu tiền 20

1.2.4.1 Gian lận trong khâu xét duyệt bán hàng 20

1.2.4.2 Biển thủ tiền bán hàng thu được 21

1.2.4.3 Chiếm đoạt tiền khách hàng trả do mua hàng trả chậm 21

1.2.5 Các thủ tục kiểm soát chủ yếu đối với chu trình Bán hàng – Thu tiền 22

1.2.5.1 Thủ tục kiểm soát chung 22

1.2.5.2 Thủ tục kiểm soát cụ thể 24

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI & DỊCH VỤ TẤN THÀNH 28

2.1 Khái quát vê Công ty TNHH Thương mại & Dịch vụ Tấn Thành 28

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển 28

2.1.2 Phương châm hoạt động 29

2.1.3 Lĩnh vực kinh doanh 29

2.1.4 Cơ cấu tổ chức 30

2.1.5 Các chính sách kế toán áp dụng 32

2.1.6 Tình hình nguồn lực nhân sự 2018-2019 34

2.1.7 Kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn 2017-2019 35

2.2 Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình Bán hàng - Thu tiền tại Công ty TNHH TM & DV Tấn Thành 39

2.2.1 Mô tả chu trình Bán hàng – Thu tiền tại Công ty TNHH TM & DV Tấn Thành 39

2.2.2 Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại Công ty TNHH TM & DV Tấn Thành 57

2.2.2.1 Môi trường kiểm soát 57

Trường Đại học Kinh tế Huế

2.2.2.2 Đánh giá rủi ro 66

2.2.2.3 Hoạt động kiểm soát 70

2.2.2.4 Thông tin và truyền thông 75

2.2.2.5 Giám sát 75

CHƯƠNG 3: MỘT SỐ ĐỀ XUẤT GÓP PHẦN HOÀN THIỆN QUY TRÌNH KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ TẤN THÀNH 76

3.1 Đánh giá về hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại Công ty TNHH TM & DV Tấn Thành 76

3.1.1 Ưu điểm 76

3.1.2 Hạn chế 80

3.2 Đề xuất giải pháp góp phần hoàn thiện quy trình kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại Công ty TNHH TM & DV Tấn Thành 84

PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 92

1 Kết luận 92

2.Kiến nghị 93

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 94

Trường Đại học Kinh tế Huế

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

TM & DV Thương mại & dịch vụ

DMS Distribution management system

Hệ thống quản lý kênh phân phối

QTXH Quá trình xuất hàng

QTGH Quá trình giao hàng

Trường Đại học Kinh tế Huế

DANH MỤC BẢNG

Bảng 1.1 Sai phạm có thể xảy ra trong chu trình Bán hàng –Thu tiền 18 Bảng 1.2 Mục tiêu kiểm soát trong từng giai đoạn 20 Bảng 2.1 Tình hình lao động của Công ty TNHH TM & DV Tấn Thành năm 2018-2019 34 Bảng 2.2 Tình hình cơ cấu Tài sản, Nguồn vốn Công ty TNHH TM & DV Tấn Thành năm 2018-2019 36 Bảng 2.3 Tình hình kinh doanh của Công ty TNHH TM & DV Tấn Thành năm 2018-2019 38 Bảng 2.4 Chương trình khuyến mãi Tháng 11 & Tháng 12 nhãn hàng Yến Việt 69 Bảng 2.5 Những thủ tục kiểm soát cụ thể trong từng giai đoạn tại Công ty TNHH

TM & DV Tấn Thành 73 Bảng 3.1 Bảng mô tả về mã hóa tên khách hàng 83

DANH MỤC SƠ ĐỒ, LƯU ĐỒ

Sơ đồ 2.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý Công ty TNHH TM & DV Tấn Thành 30

Sơ đồ 2.2 Trình tự ghi sổ bằng phần mềm MISA theo hình thức sổ nhật ký chung 33 Lưu đồ 2.1 Lưu đồ mô tả quy trình Bán hàng – thu tiền 86

Trường Đại học Kinh tế Huế

DANH MỤC BIỂU

Biểu 2.1 Bảng báo giá Siêu Thị Gia Lạc nhãn hàng Bibica 17/11/2020 40

Biểu 2.2 Đơn Đặt hàng Gia Lạc ngày 17/11/2020 41

Biểu 2.3 Thông báo chương trình trưng bày Số: 001582/2020/PANCG-TB 43

Biểu 2.4 Báo cáo tổng hợp công nợ phải thu nhãn BB ngày 16/11/2020 44

Biểu 2.5 Phiếu xuất kho bán hàng số BB105/11 46

Biểu 2.6 Phiếu tổng hợp xuất kho bán hàng Nam TP 17/11/2020 47

Biểu 2.7 Báo cáo giao hàng tuyến Nam TP 49

Biểu 2.8 Hóa đơn GTGT số 0001072 53

Biểu 2.9 Phiếu thu tay số 65/12 54

Biểu 2.10 Phiếu thu Misa số 65/12 55

Biểu 2.11 Báo cáo công nợ ngày 17/11/2020 56

Biểu 2.12 Bảng chấm công bằng máy nhân viên Võ Thị Mỹ Trinh 59

Biểu 2.13 Chi tiết bảng lương tháng 9/2020 Công ty TNHH TM & DV Tấn Thành 66

Biểu 3.1 Mẫu tờ trình xét duyệt công nợ 88

Biểu 3.2 Mẫu Đơn đặt hàng 89

Trường Đại học Kinh tế Huế

DANH MỤC KÝ HIỆU

Bắt đầu và kết thúc quy trình

Công việc thực hiện Chứng từ Tập tin dữ liệu Điểm ra quyết định của nhà quản lý

Đối chiếu

Trường Đại học Kinh tế Huế

PHẦN I: ĐẶT VẤN ĐỀ

1 Lý do chọn đề tài

Trong xu thế hội nhập quốc tế, cạnh tranh và rủi ro ngày càng gia tăng đặt ra nhiều cơ hội to lớn nhưng cũng không kém phần thách thức mới, đòi hỏi các doanh nghiệp phải xây dựng cho mình các kịch bản cạnh tranh và phát triển bền vững trên thương trường

Theo Tổng cục thống kê, tháng 10 năm 2020 cả nước có gần 148,9 nghìn doanh nghiệp đăng ký thành lập và quay trở lại hoạt động Tuy nhiên do đại dịch COVID 19 bùng nổ và lây lan làm cho nền kinh tế suy giảm kéo theo trung bình một tháng có gần 85,6 nghìn doanh nghiệp tạm ngừng kinh doanh có thời hạn, ngừng hoạt động chờ thủ tục giải thể và hoàn tất thủ tục rút khỏi thị trường Để tồn tại và vượt qua khó khăn này cách tốt nhất là doanh nghiệp cần xác định đúng mục tiêu & phương hướng hoạt động đưa doanh nghiệp phát triển ngày một bền vững Đặc biệt, doanh nghiệp cần chú trọng đến việc hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ đảm bảo chi đúng nơi, thu đúng chỗ, hạn chế gian lận, thất thoát tài sản…

Nếu KSNB hoạt động hữu hiệu sẽ giúp nâng cao hiệu quả hoạt động và ngược lại sự yếu kém hay thiếu sót của hệ thống KSNB sẽ ảnh hưởng ít hoặc nhiều tới mục tiêu doanh nghiệp đã đặt ra

Công ty TNHH Thương mại & Dịch vụ Tấn Thành là doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực thương mại chuyên cung cấp các nhu yếu phẩm trên địa bàn Tỉnh Thừa Thiên Huế Trong quá trình thực tập tại Công ty, tôi nhận thấy mặc dù hệ thống KSNB đã được thiết kế nhưng Công ty đang có xu hướng hoạt động, quản lý theo kiểu gia đình dựa trên sự tin tưởng, thiếu sót trong việc kiểm tra chéo và kiểm tra độc lập thực hiện giữa các bộ phận, chưa có sự phân chia quyền hạn hợp lý giữa các chức năng… Với tầm quan trọng của hệ thống KSNB doanh nghiệp và thực

trạng hiện tại nên tôi quyết định chọn đề tài : “TÌM HIỂU HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI & DỊCH VỤ TẤN THÀNH’’ làm khóa luận lần này với

Trường Đại học Kinh tế Huế

mong muốn tìm hiểu kỹ hơn về lĩnh vực mình theo học, đồng thời đề ra các biện pháp góp phần hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ doanh nghiệp

2 Mục tiêu đề tài nghiên cứu

- Mục tiêu chung: Tìm hiểu, nghiên cứu về hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình Bán hàng – thu tiền tại Công ty TNHH TM & DV Tấn Thành

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: Hệ thống KSNB chu trình bán hàng - thu tiền tại Công

ty TNHH TM & DV Tấn Thành

Không gian: Đề tài được thực hiện tại Công ty TNHH TM & DV Tấn Thành Thời gian: Đề tài nghiên cứu tập trung vào những thông tin số liệu trên BCTC của công ty trong 3 năm 2017 - 2019 và thông tin về hệ thống KSNB chu trình bán hàng – thu tiền năm 2020

4 Phương pháp nghiên cứu

Phương pháp thu thập số liệu:

- Phỏng vấn: Phỏng vấn và trao đổi trực tiếp Giám đốc Ông Trần Hữu Độ, Kế toán trưởng – Chị Võ Thị Sáu, Trưởng bộ phận điều vận – Trần Trai bước đầu nắm

rõ tổng quan và có cái nhìn sơ bộ về Công ty, về kiểm soát nội bộ thực hiện ở các

bộ phận liên quan tới đề tài từ đó làm cơ sở để so sánh với quy định đã được đề ra

và thực trạng đang được áp dụng tại Công ty

Trường Đại học Kinh tế Huế

- Thu thập tài liệu: Các thông tin cơ bản Công ty như lịch sử hình thành, mục tiêu hoạt động, cơ cấu, quy mô tổ chức, số lượng và tình hình biến động nhân sự,…Scan, photo, chụp ảnh: các văn bản pháp lý và các quy định hiện hành liên quan tới KSNB trong chu trình bán hàng – thu tiền, chứng từ, sổ sách liên quan tới quá trình KSNB trong chu trình bán hàng - thu tiền tại Công ty

- Trực tiếp tham gia làm việc tại bộ phận kế toán với vai trò là kế toán bán hàng, quan sát thực tế từ chu trình nhận đơn đặt hàng – lên đơn hàng – xuất kho hàng – thu tiền nhằm phát hiện những yếu kém, sai sót về hệ thống KSNB được xây dựng và chưa được thực hiện hoặc thực hiện sai mục tiêu đã đề ra tại Công ty

Phương pháp xử lý số liệu

- Sử dụng Microsoft Office Excel 2013 để tính toán, xử lý và phân tích tình hình nhân sự và báo cáo tài chính của Công ty TNHH Thương mại & Dịch vụ Tấn Thành sau khi thu thập được

- Sử dụng phương pháp phân tích để so sánh kết quả thực tế và kế hoạch, giữa

lý thuyết và thực tế nhằm tìm ra những điểm khác biệt và điểm yếu cần khắc phục

để hoàn thiện báo cáo cũng như chu trình KSNB chu trình bán hàng - thu tiền tại Công ty

5 Kết cấu khóa luận

Nội dung khóa luận gồm 3 phần chính như sau:

Phần I: Đặt vấn đề

Phần II: Nội dung và kết quả nghiên cứu

Chương 1: Cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng –

thu tiền

Chương 2: Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại Công

ty TNHH Thương Mại & Dịch Vụ Tấn Thành

Chương 3: Một số đề xuất góp phần hoàn thiện quy trình kiểm soát nội chu

trình bán hàng – thu tiền tại Công ty TNHH Thương Mại & Dịch Vụ Tấn Thành

Phần III: Kết luận và kiến nghị

Trường Đại học Kinh tế Huế

PHẦN II: NỘI DUNG & KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI

CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN

1.1 Những vấn đề cơ bản trong hệ thống kiểm soát nội bộ tại doanh nghiệp

1.1.1 Khái niệm kiểm soát nội bộ

Từ những năm cuối thế kỷ 19, các Công ty kiểm toán đầu tiên trên thế giới ra

đời cùng với sự phát triển của nền kinh tế, dưới gốc độ quản lý và nhận thức nhiều

tổ chức đã nghiên cứu, soạn thảo và ban hành nhiều chuẩn mực kiểm toán về KSNB

từ đó dẫn tới nhiều định nghĩa khác nhau:

Theo Chuẩn Mực Kiểm Toán Việt Nam (Ban hành ngày 06 tháng 12 năm

2012 theo thông tư số 214/2012-TT – BCTC của Bộ Tài Chính Việt Nam):

“Kiểm soát nội bộ là quy trình do Ban quản trị, Ban Giám đốc và các cá nhân khác

trong đơn vị thiết kế, thực hiện và duy trì để tạo ra sự đảm bảo hợp lý về khả năng đạt

được mục tiêu của đơn vị trong việc, đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính, đảm

bảo hiệu quả, hiệu suất hoạt động, tuân thủ pháp luật và các quy định có liên quan.”

Theo Luật Kế toán Việt Nam (Điều 39 số 88/2015/QH13, có hiệu lực từ

01/01/2017)

“Kiểm soát nội bộ là việc thiết lập và tổ chức thực hiện trong nội bộ đơn vị

kế toán các cơ chế, chính sách, quy trình, quy định nội bộ phù hợp với quy định của

pháp luật nhằm bảo đảm phòng ngừa, phát hiện, xử lý kịp thời rủi ro và đạt được

yêu cầu đề ra”

Theo Ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ (The Committee of

Sponsoring Organizations of the Treadway Commission – COSO 2013) về

Trường Đại học Kinh tế Huế

chống gian lận khi lập báo cáo tài chính Đây cũng là định nghĩa được chấp nhận

rộng rãi hiện nay

“Kiểm soát nội bộ là một quá trình bị chi phối bởi người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lí nhằm thực hiện mục tiêu về hoạt động, báo cáo và tuân thủ.”

1.1.2 Mục tiêu hệ thống kiểm soát nội bộ

Theo báo cáo COSO 2013 nhóm 3 mục tiêu chính doanh nghiệp hướng tới:

- Nhóm mục tiêu về hoạt động: được thể hiện thông qua sự hoạt động hữu hiệu

và hiệu quả của việc sử dụng các nguồn lực nội bộ như nhân lực, vật lực và tài lực

- Nhóm mục tiêu về báo cáo: gồm báo cáo tài chính và phi tài chính cho người

bên ngoài và bên trong Công ty sử dụng Mục tiêu đảm bảo tính trung thực, hợp lý

và đáng tin cậy của báo cáo đơn vị đã cung cấp

- Nhóm mục tiêu về tuân thủ: tuân thủ pháp luật và các quy định, cụ thể là các

quy định pháp luật ban hành và quy định của Công ty

1.1.3 Vai trò hệ thống kiểm soát nội bộ

Giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong sản xuất kinh doanh (sai sót vô tình gây thiệt hại, các rủi ro làm chậm kế hoạch, tăng giá thành, giảm chất lượng sản phẩm )

Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính

Đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy, quy chế, quy trình hoạt động của tổ chức cũng như các quy định của luật pháp

Đảm bảo tổ chức hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được mục tiêu đặt ra

Bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư, cổ đông

Lập BCTC kịp thời, hợp lệ và tuân thủ theo các yêu cầu pháp định có liên quan

Trường Đại học Kinh tế Huế

1.1.4 Các bộ phận cấu thành nên Hệ thống kiểm soát nội bộ

Theo báo cáo COSO năm 2013, hệ thống kiểm soát nội bộ được cấu thành từ năm

bộ phận có mối quan hệ chặt chẽ với nhau: Môi trường kiểm soát, Đánh giá rủi ro, Hoạt động kiểm soát, Thông tin truyền thông và Giám sát

1.1.4.1 Môi trường kiểm soát

“Môi trường kiểm soát được hiểu thông qua các chuẩn mực, quy trình và cơ cấu tổ chức, trong đó hướng dẫn cho mọi thành viên trong đơn vị ở các cấp khác nhau trong việc thực hiện trách nhiệm và ra quyết định.”

Theo báo cáo năm 2013 của COSO, môi trường kiểm soát được thiết lập lại thành 5 nguyên tắc sau:

Nguyên tắc 1: Đơn vị thể hiện được cam kết về tính chính trực và giá trị đạo đức

Ứng xử có đạo đức và tính trung thực của toàn thể nhân viên chính là văn hóa của tổ chức Văn hóa tổ chức bao gồm các quy định, các chuẩn mực đạo đức về cách thức ứng xử, cách thức truyền đạt Tính chính trực và hành vi đạo đức là nhân

tố quan trọng của môi trường kiểm soát, nó tác động tới việc thiết kế và vận hành, thực hiện và giám sát hệ thống kiểm soát nội bộ doanh nghiệp

Nhà quản lý là người đặt ra các chuẩn mực trong doanh nghiệp vì thế đòi hỏi các nhà quản lý cần phải là tấm gương sáng cho nhân viên trong đơn vị tuân thủ các nguyên tắc đã đặt ra bên cạnh đó việc dung hòa lợi ích giữa nhà quản lý, nhân viên cấp dưới và cộng đồng cũng cần được chú trọng Tuy nhiên sự hữu hiệu của hệ thống KSNB không chỉ tạo bởi tính trung thực và giá trị đao đức của nhà quản lý

mà là của toàn thể nhân viên trong đơn vị do đó nhà quản lý cũng cần chú ý tới các vấn đề để giảm thiểu những trường hợp không mong muốn có thể xảy ra:

- Loại trừ hay giảm thiếu áp lực hay cơ hội phát sinh gian lận

- Xây dựng các hướng dẫn về chuẩn mực đạo đức bằng cách truyền đạt thông qua một văn bản Quy tắc ứng xử hay tổ chức các buổi tập huấn trong nội

Trường Đại học Kinh tế Huế

- Thường xuyên khen thưởng và nêu gương những tấm gương tiêu biểu trong doanh nghiệp

Nguyên tắc 2: HĐQT chứng minh được sự độc lập với nhà quản lý và thực thi việc giám sát sự phát triển và hoạt động của KSNB

Hội đồng quản trị cần đảm bảo sự độc lập đối với Ban điều hành (các nhà quản lý trực tiếp) để đảm bảo sự hữu hiệu của hệ thống KSNB Những thành viên trong Hội đồng quản trị cần đảm bảo về kinh nghiệm và năng lực chuyên môn Hội đồng quản trị phải thực hiện kiểm tra, giám sát đối với việc thiết kế và tính hiệu quả của hệ thống KSNB Đồng thời giám sát việc đánh giá rủi ro từ các nhà quản lý để đạt được mục tiêu của doanh nghiệp bao gồm rủi ro xuất phát từ trong doanh nghiệp cho tới môi trường bên ngoài: rủi ro gian lận, rủi ro người quản

lý khống chế hệ thống KSNB

Nguyên tắc 3: Nhà quản lý dưới sự giám sát của HĐQT cần thiết lập cơ cấu tổ chức, quy trình báo cáo, phân định trách nhiệm và quyền hạn nhằm đạt được mục tiêu của đơn vị

Cơ cấu tổ chức cần được thiết lập phù hợp với đặc điểm kinh doanh của đơn

vị Các bộ phận có sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn rõ ràng:

- HĐQT: Định hướng, chỉ đạo và chịu trách nhiệm đưa ra các quyết định quan trọng, giám sát hoạt động của người quản lý

- Ban quản lý: Chịu trách nhiệm thiết lập các chính sách, thủ tục về hoạt động kiểm soát, hướng dẫn và điều hành tổ chức theo kế hoạch đã được thiết lập

- Nhân viên: Tuân thủ các chuẩn mực doanh nghiệp đề ra, thực thi chức năng của mình

Đây là cơ sở để lập kế hoạch, điều hành, kiểm soát và giám sát các hoạt động Xác định rõ quyền hạn và trách nhiệm chủ yếu đối với từng hoạt động

Nguyên tắc 4: Đơn vị phải thể hiện sự cam kết về việc sử dụng nhân viên có

Trường Đại học Kinh tế Huế

năng lực thông qua tuyển dụng, duy trì và phát triển nguồn nhân lực phù hợp với mục tiêu của đơn vị

Là các chính sách và thủ tục của nhà quản lý về việc tuyển dụng, đào tạo, bổ nhiệm, đánh giá, sa thải, khen thưởng và kỷ luật Các chính sách cần đảm bảo được thực hiện một cách công khai và minh bạch Chính sách nhân sự chính là thông điệp của doanh nghiệp về tính trung thực và giá trị đạo đức mà doanh nghiệp mong đợi

Nguyên tắc 6: Đơn vị phải thiết lập mục tiêu rõ ràng và đầy đủ để xác định và đánh giá các rủi ro phát sinh trong việc đạt được mục tiêu của đơn vị

Có 2 mức độ mục tiêu:

 Mục tiêu ở mức độ toàn đơn vị:

Trường Đại học Kinh tế Huế

- Phải được truyền đạt tới từng nhân viên, người quản lý và ban Giám đốc

- Cần có sự tương quan và nhất quán với chiến lược chung

- Cần có sự nhất quán giữa kế hoạch kinh doanh và ngân sách với những mục tiêu chung của toàn đơn vị

 Mục tiêu ở mức độ từng bộ phận:

Để hoàn thành mục tiêu chung đồng thời dựa vào đặc điểm riêng biệt của các

bộ phận sẽ được đặt ra các mục tiêu đảm bảo sự nhất quán giữa mục tiêu chung và mục tiêu bộ phận Đồng thời nhà quản lý cần nhận dạng những nhân tố quan trọng chi phối để đảm bảo tính đầy đủ của mục tiêu đã đề ra

Các loại mục tiêu:

- Các mục tiêu hoạt động: Các mục tiêu này liên quan đến sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động tại đơn vị, bao gồm cách thức hoạt động của đơn vị, lợi nhuận và việc bảo vệ nguồn lực như thế nào? Dưới mỗi mục tiêu hoạt động cơ bản thì đơn vị

có thể xây dựng các mục tiêu nhỏ hơn nhằm đảm bảo cho sự hữu hiệu và hiệu quả của các hoạt động tại đơn vị, hướng đơn vị đi đến mục tiêu cao nhất của mình

- Các mục tiêu về báo cáo: Gắn liền với sự trung thực và đáng tin cậy của các báo cáo, bao gồm các báo cáo cho bên trong và bên ngoài và có thể liên quan đến các thông tin tài chính và phi tài chính Các báo cáo đáng tin cây cung cấp cho nhà quản lý những thông tin đầy đủ và chính xác để điều hành và giám sát các hoạt động xảy ra tại đơn vị, hướng đến các mục đích đã dự tính trước Việc báo cáo cũng liên quan đến những thông tin công bố ra bên ngoài như báo cáo tài chính, báo cáo đến các cơ quan chức năng về các lĩnh vực liên quan, báo cáo về thảo luận và phân tích của ban điều hành cho các cổ đông,…

- Các mục tiêu tuân thủ: Liên quan đến việc tuân thủ luật pháp, quy định của Nhà nước và chấp hành các chính sách, thủ tục tại đơn vị Đơn vị phải kiểm soát các hoạt động của mình sao cho phù hợp với luật pháp, quy định của Nhà nước cũng như các chính sách, thủ tục mà đơn vị đặt ra

Trường Đại học Kinh tế Huế

Nguyên tắc 7: Đơn vị phải nhận diện rủi ro trong việc đạt được mục tiêu của đơn vị, tiến hành phân tích rủi ro để xác định rủi ro cần được quản lý như thế nào

 Căn cứ vào nội dung rủi ro

- Rủi ro hoạt động: không đạt được mục tiêu hoạt động cũng như cam kết của doanh nghiệp với bên ngoài, tài sản và nguồn lực khác trong quá trình hình thành và

 Căn cứ vào mức độ ảnh hưởng của rủi ro

- Rủi ro ở mức độ toàn đơn vị

- Rủi ro ở mức độ bộ phận

 Căn cứ vào nguồn gốc rủi ro

Có nhiều yếu tố có thể dẫn đến các sự kiện tác động đến việc thực hiện mục tiêu của đơn vị Các yếu tố này có thể xuất phát từ bên trong hoặc bên ngoài đơn vị Các yếu tốn bên ngoài doanh nghiệp bao gồm:

- Môi trường kinh tế: gồm các sự kiện liên quan đến mặt bằng giá cả, nguồn vốn có thể huy động, chi phí sử dụng vốn, tỷ lệ thất nghiệp, các đối thủ cạnh tranh mới,…

- Môi trường tự nhiên: thiên tai, sự tác động của môi trường đến nhà xưởng,

sự tiếp cận nguồn nguyên liệu thô, di dân giữa các vùng địa lý,…

- Các yếu tố chính trị: các quy định mới của luật pháp, chính sách thuế, sự hạn chế của nhà nước đối với các khu vực thị trường,…

Trường Đại học Kinh tế Huế

gia đình, ưu tiên nghề nghiệp của dân chúng, các hoạt động khủng bố,…

- Sự tiến bộ của khoa học kỹ thuật: các hình thức thương mại điện tử mới, sự gia tăng nhu cầu về các dịch vụ kỹ thuật cao,…

Các yếu tố bên trong tác động đến sự kiện tiềm tàng bao gồm:

- Cơ sở vật chất: cơ sở vật chất hiện có để liên lạc với các trung tâm của đơn

vị, giảm thiểu thời hạn cung ứng các yếu tố đầu vào, cải thiện sự hài lòng cho khách hàng,…

- Nhân sự: tai nạn lao động, gian lận của nhân viên, hiệu lực của hợp đồng lao động, các hành động làm tổn hại đến tiền bạc và danh tiếng của đơn vị,…

- Các chu trình: sự không phù hợp giữa chu trình công việc và các quy định của nhà quản lý, các lỗi khi thực hiện các chu trình, thực hiện việc thuê ngoài khi chưa được xem xét thoả đáng,…

- Áp dụng khoa học kỹ thuật: việc thay đổi máy móc, công nghệ để đáp ứng

về doanh thu, máy móc bị trục trặc, gian lận trong thực hiện công việc,…

Nguyên tắc 8: Đơn vị cần xem xét các loại gian lận tiềm tàng khi đánh giá rủi

ro đối với việc đạt mục tiêu của đơn vị

Gian lận tiềm tàng bao gồm:

- Lập BCTC gian lận

- Biển thủ tài sản

- Thực hiện các hành vi không tuân thủ pháp luật và quy định

Bên cạnh các gian lận trên cần chú ý các hành vi hối lộ và người quản lý khống chế hệ thống KSNB đồng thời khi đánh giá rủi ro có gian lận cần chú trọng xem xét tới ba nhân tố liên quan: áp lực, cơ hội, thái độ và cá tính

Nguyên tắc 9: Đơn vị cần xác định và đánh giá những thay đổi của môi trường ảnh hưởng đến KSNB

Trường Đại học Kinh tế Huế

Quản trị sự thay đổi là việc tiến hành nhận dạng rủi ro một cách liên tục ở đơn

vị Các thay đổi bắt nguồn từ môi trường bên ngoài (chính trị, luật pháp, chiến lược đối thủ cạnh tranh, …) cho tới môi trường bên trong doanh nghiệp (nhân sự mới, thay đổi cách thức quảng lý, áp dụng khoa học – kỹ thuật mới, dòng sản phẩm mới, tái cấu trúc Công ty…)

1.1.4.3 Hoạt động kiểm soát

Hoạt động kiểm soát: Là những chính sách và thủ tục để đảm bảo cho các chỉ thị của nhà quản lý được thực hiện Hoạt động kiểm soát diễn ra trong toàn đơn vị ở mọi cấp độ và mọi hoạt động Hoạt động kiểm soát gồm những hoạt động như: phê chuẩn, ủy quyền, xác minh, đối chiếu, đánh giá hiệu quả, bảo vệ tài sản và phân công nhiệm vụ

Theo COSO 2013 các hoạt động kiểm soát sẽ được tổng hợp thành 3 nguyên tắc

Nguyên tắc 10: Đơn vị phải lựa chọn và phát triển các hoạt động kiểm soát để góp phần hạn chế các rủi ro giúp đạt mục tiêu trong giới hạn chấp nhận được

Hoạt động kiểm soát cần được thiết lập tồn tại ở mọi bộ phận và trong toàn đơn vị Tùy vào mục tiêu, từng quy trình, đặc điểm từng bộ phận sẽ có các hoạt động kiểm soát riêng kiểm soát tuân thủ hay tự động, kiểm soát phòng ngừa hay phát hiện

Xét về mục đích

 Kiểm soát phòng ngừa: là hoạt động kiểm soát nhằm ngăn ngừa, giảm thiểu

khả năng xảy ra sai sót và gian lận, ảnh hưởng đến việc đạt được các mục tiêu của đơn vị

 Kiểm soát phát hiện: là hoạt động kiếm soát nhằm phát hiện kịp thời những hành vi gian lận hoặc sai sót nào đó đã được thực hiện

 Kiểm soát bù đắp: là hoạt động kiểm soát nhằm phát hiện các sai phạm và

bù đắp cho sự thiếu hụt hay khiếm khuyết của một thủ tục kiểm soát khác

Trường Đại học Kinh tế Huế

Xét về chức năng

 Soát xét nhà quản lý cấp cao so sánh thực tế và dự toán, dự báo; so sánh kết quả của kỳ này so với kỳ trước Soát xét các chương trình, kế hoạch của doanh nghiệp để xác định mức độ hoàn thành

 Quản trị hoạt động: nhà quản lý cấp trung gian soát xét và báo cáo về hiệu quả hoạt động so với kế hoạch/dự toán đã đề ra

- Mục tiêu hoạt động

- Mục tiêu báo cáo

- Mục tiêu tuân thủ

 Phân chia trách nhiệm hợp lý:

Dựa trên nguyên tắc là: phân công, phân nhiệm và bất kiêm nhiệm

- Tách biệt chức năng xét duyệt và chức năng bảo quản tài sản

- Tách biệt chức năng kế toán và chức năng bảo quản tài sản

- Tách biệt chức năng xét duyệt và chức năng kế toán

 Kiểm soát quá trình xử lý thông tin:

- Kiểm soát chung

- Bảo vệ thông tin

Trường Đại học Kinh tế Huế

 Phân tích rà soát:

Nhằm phát hiện các biến động bất thường từ đó xác định nguyên nhân để

xử lý kịp thời Bằng các phương pháp phổ biến như: đối chiếu định kỳ tổng hợp và

chi tiết, thực tế và kế hoạch, kỳ này và kỳ trước…

Nguyên tắc 11: Đơn vị lựa chọn và phát triển các hoạt động kiểm soát chung với công nghệ hiện đại để hỗ trợ cho việc đạt được các mục tiêu

Để bảo đảm mức độ chính xác, đáng tin cậy của việc xử lý và cung cấp thông tin nhà quản lý nên lựa chọn và phát triển cơ sở hạ tầng thông tin thích hợp Đặc biệt kiểm soát hoạt động của trung tâm dữ liệu: lên kế hoạch, sắp xếp lịch trình, sao lưu, phục hồi dữ liệu nếu có tai hoạ xảy ra, tránh sự truy cập trái phép, cũng như những đe dọa từ bên ngoài doanh nghiệp

Kiểm soát phần mềm hệ thống: mua sắm, thực hiện, bảo trì phần mềm hệ thống

(hệ điều hành, hệ quản trị cơ sở dữ liệu, phần mềm truyền thống, phần mềm tiện ích) Nguyên tắc 12: Đơn vị tổ chức triển khai hoạt động kiểm soát thông qua nội dung các chính sách đã được thiết lập và triển khai chính sách thành các hành động

cụ thể

1.1.4.4 Thông tin và truyền thông

Thông tin là những tin tức cần thiết giúp từng cá nhân, bộ phận thực hiện trách nhiệm của mình Các loại thông tin:

- Thông tin về tài chính, phi tài chính

- Thông tin hoạt động

- Thông tin tuân thủ

Truyền thông là việc trao đổi và truyền đạt các thông tin cần thiết tới các bên

có liên quan cả trong lẫn ngoài doanh nghiệp Ba nguyên tắc liên quan đến Thông

Trường Đại học Kinh tế Huế

Nguyên tắc 13: Đơn vị thu thập, truyền đạt và sử dụng thông tin thích hợp, có chất lượng để hỗ trợ những bộ phận khác của KSNB

Quá trình này được thực hiện thông qua 3 bước

- Nhận diện thông tin cần thu thập

- Thu thập các dữ liệu bên trong và ngoài đơn vị

- Xử lý dữ liệu đảm bảo thông tin có chất lượng: thích hợp, kịp thời, cập nhật, chính xác và dễ dàng truy cập

Nguyên tắc 14: Đơn vị cần truyền đạt trong nội bộ những thông tin cần thiết, bao gồm cả mục tiêu và trách nhiệm đối với KSNB, nhằm hỗ trợ cho chức năng kiểm soát

Các đối tượng cần được truyền thông: nhân viên, nhà quản lý, hội đồng quản trị Để các thông tin dược truyền đạt một cách chính xác và nhanh chóng thì doanh nghiệp cần thiết lập nhiều kênh thông tin khác nhau: đường dây nóng, email, website…

Nguyên tắc 15: Đơn vị cần truyền đạt cho các đối tượng bên ngoài đơn vị về các vấn đề ảnh hưởng đến KSNB

Các đối tượng bên ngoài cần tiếp nhận thông tin: khách hàng, nhà đầu tư, nhà cung cấp, chủ sở hữu,…Ngoài việc truyền đạt thông tin thì việc thu thập những phản hồi, góp ý từ các đối tượng này góp phần cho việc xây dựng và cải thiện hệ thống kiểm soát nội bộ được tốt hơn

Trường Đại học Kinh tế Huế

Giám sát thường xuyên: là các hoạt động giám sát thường xuyên gắn kết vào hoạt động thường ngày tại doanh nghiệp: báo cáo các hoạt dộng, tiếp nhận ý kiến khách hàng, nhà cung cấp…

Giám sát định kỳ: kiểm toán nội bộ, kiểm toán độc lập, chương trình đánh giá định kỳ

Do rủi ro và mục tiêu của doanh nghiệp không ngừng thay đổi theo nhiều yếu

tố nên các hoạt động kiểm soát có thể không phù hợp hay lỗi thời Do đó hoạt động giám sát liên tục sẽ giúp nhà quản lý phát hiện ra các vấn đề đó

Nguyên tắc 17: Đơn vị phải đánh giá và thông báo những yếu kém của KSNB một cách kịp thời cho các đối tượng có trách nhiệm bao gồm nhà quản lý và HĐQT

để có những biện pháp khắc phục

1.1.5 Hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ

Hệ thống KSNB được thiết lập và vận hành bởi chính con người trong đơn vị

- Nguyên tắc cân đối giữa Lợi ích – Chi phí dẫn tới nhà quản lý có xu hướng cân nhắc nếu chi phí bỏ ra cao hơn lợi ích thu về thì có thể chính sách, thủ tục đó không được thực hiện dẫn tới hệ thông KSNB sẽ không đạt được mục tiêu hữu hiệu

đã được đề ra

- Môi trường kinh doanh thay đổi, khoa học công nghệ không ngừng phát triển đòi hỏi các thủ tục phải được rà soát và điều chỉnh liên tục đảm bảo phù hợp

và tránh gây trở ngại cho các hoạt động của doanh nghiệp

Trường Đại học Kinh tế Huế

Như vậy, COSO 2013 đã cung cấp cơ sở lý thuyết và khuôn mẫu để cho nhà quản lý thiết lập các chính sách, thủ tục điều hành và kiểm soát hoạt động thực tế tại đơn vị một cách hiệu quả và nhất quán hướng tới việc đạt được các mục tiêu của đơn vị mình

1.2 Khái quát kiểm soát nội bộ trong chu trình Bán Hàng – Thu tiền

1.2.1 Khái quát chu trình Bán hàng – Thu tiền

Chu trình Bán hàng - Thu tiền là một chu trình quan trọng của các đơn vị kinh doanh thể hiện qua quá trình chuyển quyền sở hữu của hàng hóa qua quá trình trao đổi hàng – tiền giữa Công ty với khách hàng Sự hữu hiệu và hiệu quả của chu trình này sẽ quyết định phần lớn hiệu quả hoạt động của đơn vị

Theo giáo trình Kiểm soát nội bộ của Nhà xuất bản Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh, chu trình bán hàng – thu tiền thông thường bao gồm các bước công việc cơ bản sau:

Chu trình có những đặc điểm cần quan tâm sau đây:

- Chu trình trải qua nhiều khâu, liên quan nhiều tài sản nhạy cảm như Nợ phải thu, hàng hoá, tiền nên thường là đối tượng bị tham ô, chiếm dụng

- Nợ phải thu khách hàng là khoản mục có thể chiếm tỷ trọng lớn trong tổng tài sản của đơn vị nên làm tăng rủi ro có sai phạm

Trường Đại học Kinh tế Huế

1.2.2 Các sai phạm thường xảy ra trong chu trình Bán hàng - Thu tiền

Với các đặc điểm trên, khả năng xảy ra sai phạm trong chu trình Bán hàng – Thu tiền diễn ra khá phổ biến với những giai đoạn và mức độ khác nhau:

Bảng 1.1 Sai phạm có thể xảy ra trong chu trình Bán hàng –Thu tiền

Giao hàng

Giao hàng khi chưa được xét duyệt

Giao hàng không đúng (chủng loại, số lượng, địa chỉ ) Phát sinh thêm chi phí ngoài chi phí dự kiến trong thời gian giao hàng

Thất thoát hàng hóa trong quá trình giao hàng mà không xác định được người chịu trách nhiệm

Lập hoá đơn Bán hàng nhưng không Lập hoá đơn hay Lập hóa đơn nhưng

không bán hàng

Lập hoá đơn sai

Trường Đại học Kinh tế Huế

Ghi nhận doanh

thu và theo dõi

công nợ phải thu

khách hàng

Ghi sai (niên độ, khách hàng, số tiền)

Đánh giá, trình bày, khai báo sai

Quản lý nợ phải thu khách hàng kém, như thu hồi nợ trễ, không đòi được nợ

Khoản tiền thanh toán của khách hàng bị chiếm đoạt

Xóa sổ nợ phải thu khách hàng nhưng không được xét duyệt

Nợ phải thu bị thất thoát do theo dõi không chặt chẽ

Không lập dự phòng nợ phải thu khó đòi

Không đánh giá lại các khoản nợ phải thu khách hàng có gốc ngoại tệ vào cuối kỳ

Không khai báo về các khoản nợ phải thu khách hàng bị thế chấp

(Nguồn: Giáo trình KSNB Kinh tế TP Hồ Chí Minh)

1.2.3 Mục tiêu kiểm soát chu trình Bán hàng – Thu tiền

Việc đặt ra mục tiêu kiểm soát chu trình bán hàng- thu tiền nhằm hạn chế tối đa những sai phạm một cách tổng quát, việc kiểm soát tốt chu trình bán hàng – thu tiền

sẽ giúp đơn vị đạt được 3 mục tiêu chung do Báo cáo COSO (2013) đề ra, đó là:

Sự hữu hiệu và hiệu quả trong hoạt động: Được hiểu là hoạt động bán hàng giúp đơn vị đạt được các mục tiêu về doanh thu, thị phần hay tốc độ tăng trưởng Sự tồn tại và phát triển của đơn vị chịu ảnh hưởng đáng kể bởi mục tiêu sự hữu hiệu Trong khi đó tính hiệu quả được hiểu là mối tương quan giữa kết quả đạt được với chi phí bỏ ra

Báo cáo tài chính đáng tin cậy: Là những khoản mục trên báo cáo tài chính bị ảnh hưởng bởi chu trình bán hàng – thu tiền được trình bày trung thực và hợp lý so với kết quả thực tế

Tuân thủ pháp luật và các quy định: Hoạt động bán hàng phải chịu sự chi phối bởi một số quy định pháp luật cũng như quy định của chính đơn vị

Trường Đại học Kinh tế Huế

Bảng 1.2 Mục tiêu kiểm soát trong từng giai đoạn

Nhận đơn đặt

hàng từ

khách hàng

- Các đơn đặt hàng được xử lý kịp thời và không bỏ sót

- Các nghiệp vụ bán chịu đều được xét duyệt nhằm đảm bảo khả năng thu hồi nợ từ khách hàng

Giao hàng

- Giao hàng đúng chất lượng, số lượng, thời gian và địa điểm

- Bảo vệ hàng háo tránh hư hỏng, mất phẩm chất trong quá trình giao hàng

Lập hóa đơn

và ghi nhận

doanh thu

- Tuân tủ pháp luật và các quy định về lập chứng từ

- Doanh thu và nợ phải thu khách hàng được ghi nhận chính xác

- Bảo vệ tài sản

Thu tiền

- Thu đủ, thu đúng, thu kịp thời nợ phải thu của khách hàng

- Bảo vệ tài sản (tiền, séc…)

(Nguồn: Giáo trình KSNB Kinh tế TP Hồ Chí Minh)

1.2.4 Một số thủ thuật gian lận thường gặp trong chu trình Bán hàng – Thu tiền

1.2.4.1 Gian lận trong khâu xét duyệt bán hàng

Đây là bước đầu tiên và là khâu dễ xảy ra gian lận nhất trong chu trình bán hàng – thu tiền, nhân viên bán hàng có thể bán hàng cho những khách hàng không

đủ khả năng thanh toán, bán với giá thấp hơn giá niêm yết, cho khách hàng hưởng sai mức chiết khấu thực tế… để đưa lại lợi ích cá nhân Gian lận này dễ xảy ra nếu đơn vị không xây dựng chính sách xét duyệt tín dụng hợp lý và thiếu kiểm tra, giám sát đối với hoạt động bán hàng thường xuyên Thủ tục kiểm soát:

Đơn vị phải xây dựng chính sách bán hàng, chính sách bán chịu một cách chi tiết

và thường xuyên cập nhật chính sách này Quy định rõ phương thức kỷ luật và trách

Trường Đại học Kinh tế Huế

Tách biệt chức năng và quyền hạn của bộ phận bán hàng và bộ phận thu tiền Định kỳ, kiểm tra đối chiếu số liệu giữa hai bộ phận nhằm kịp thời phát hiện ra sai sót và gian lận nếu có

1.2.4.2 Biển thủ tiền bán hàng thu được

Gian lận xảy ra khi kế toán bán hàng biển thủ chiếm đoạt số tiền thu từ khách hàng và không ghi chép nghiệp vụ bán hàng vào sổ sách Thủ tục kiểm soát

- Giám sát chặt chẽ khâu thu tiền sẽ hạn chế được cơ hội để gian lận

- Tách biệt giữa thủ quỹ và kế toán bán hàng

- Lắp đặt hệ thống Camera quan sát 24/24 tại những địa điểm phát sinh nghiệp

vụ thu tiền khách hàng tại Công ty

- Thiết lập đường dây nóng để tiếp nhận phản hồi hay tố cáo của khách hàng

và các vấn đề này cần được xử lý một cách nhanh chóng và thỏa đáng bởi một bộ phận độc lập với bộ phận bán hàng hay thu tiền

1.2.4.3 Chiếm đoạt tiền khách hàng trả do mua hàng trả chậm

Một dạng gian lận khá phổ biến đó là chiếm đoạt tiền khách hàng trả do mua hàng trả chậm thông qua các thủ thuật: gối đầu (lapping), tạo cân bằng giả, thay đổi hoặc làm giả thư nhắc nợ, hoặc xóa sổ nợ phải thu không đúng

- Thủ thuật gối đầu: Được thực hiện bằng cách ghi Có tài khoản Nợ phải thu của một khách hàng bằng số tiền trả nợ của một khách hàng khác Đối tượng gian lận cứ lặp lại tiến trình này, bằng cách lấy khoản tiển trả nợ của khách hàng sau bù cho khách hàng đã trả tiền trước đó

- Thủ thuật tạo cân bằng giả: Điều này được thực hiện khi người gian lận vừa thu tiền vừa ghi sổ nợ phải thu khách hàng

- Thủ thuật thay đổi hoặc làm giả thư nhắc nợ: Sau khi nhân viên đã chiếm đoạt số tiền mà khách hàng đã trả, số nợ đó tất nhiên sẽ trở thành nợ quá hạn Do đó

sẽ có thư nhắc nợ lần hai Để tránh bị phát hiện, người gian lận sẽ can thiệp vào

Trường Đại học Kinh tế Huế

bằng cách làm giả thư nhắc nợ hoặc thay đổi địa chỉ khách hàng trên cơ sở dữ liệu khiến cho thư nhắc nợ sẽ không đến được khách hàng

- Thủ tục xóa sổ nợ phải thu không đúng: Đối tượng gian lận có thể chiếm đoạt số tiền khách hàng đã trả rồi đề nghị xóa sổ món nợ phải thu này vì lý do không thu được nợ Cách khác họ có thể ghi nhận là một khoản giảm trừ nào đó như chiết khấu thanh toán, chiết khấu bán hàng

1.2.5 Các thủ tục kiểm soát chủ yếu đối với chu trình Bán hàng – Thu tiền

1.2.5.1 Thủ tục kiểm soát chung

a Phân chia trách nhiệm giữa các chức năng

Nhằm hạn chế khả năng xảy ra gian lận vì nếu một cá nhân, bộ phận cùng nắm giữ một số chức năng nào đó thì họ sẽ có thể lạm dụng Chính vì thế, đơn vị nên phân công đội ngũ nhân viên tách biệt thành các bộ phận sau đây:

- Bộ phận bán hàng: tiếp nhận đơn đặt hàng và lệnh bán hàng

- Bộ phận xét duyệt bán chịu: xét duyệt tất cả các trường hợp bán chịu theo đúng chính sách của đơn vị Nếu bán hàng trả chậm với giá trị lớn, cần phải có sự phê chuẩn của cấp cao hơn

Trường Đại học Kinh tế Huế

khách hàng

- Bộ phận lập hóa đơn: lập hóa đơn bán hàng

- Bộ phận kho: bảo quản hàng và xuất kho theo lệnh bán hàng đã được duyệt

- Bộ phận theo dõi nợ phải thu: liên lạc với khách hàng, đốc thúc việc trả tiền, phân tích tuổi nợ và đề xuất xóa sổ nợ khó đòi

- Kế toán nợ phải thu khách hàng không được kiêm nhiệm việc thu tiền

b Kiểm soát quá trình xử lý thông tin:

Kiểm soát chung:

 Kiểm soát đối tượng sử dụng

- Đối tượng bên trong Công ty: Phân quyền sử dụng để mỗi nhân viên sử dụng phần mềm, phải có mật khẩu riêng và hạn chế truy cập những phần hành không liên quan tới nhiệm vụ công viêc

- Đối tượng bên ngoài Công ty: Thiết lập mật khẩu để họ không truy cập trái phép vào hệ thống Công ty

 Kiểm soát dữ liệu

- Nhập liệu càng sớm càng tốt

- Thực hiện sao lưu đề phòng bất trắc

- Thường xuyên kiểm tra và bảo trì hệ thống máy móc, thiết bị

Kiểm soát ứng dụng:

 Kiểm soát dữ liệu

- Kiểm soát hệ thống chứng từ sổ sách (kiểm soát biểu mẫu, tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ)

- Kiểm tra sự phê duyệt trên chứng từ

 Kiểm soát quá trình nhập liệu

Trường Đại học Kinh tế Huế

- Kiểm soát quá trình nhập liệu để đảm bảo các vùng dữ liệu cần lập đều có đầy đủ thông tin

- Đảm bảo tính chính xác của thông tin khách hàng và các số liệu liên quan

- Ghi nhận kịp thời các khoản nợ phải thu khách hàng, hay tiền bán hàng thu được

Ủy quyền và xét duyệt

Phê duyệt đúng đắn các nghiệp vụ, các cam kết về ngày giao, lượng hàng bán

ra, các đề nghị mua chịu của khách hàng, cũng như lệnh bán hàng hay các đề nghị xóa sổ nợ không thể thu hồi… Cần được người có thẩm quyền xét duyệt Nhà quản

lý có thể ủy quyền cho cấp dưới xét duyệt thông qua việc ban hành các chính sách

c Kiểm tra độc lập việc thực hiện

Ở thủ tục này là người kiểm tra phải độc lập với người bị kiểm tra để mang tính khách quan, người thực hiện và người kiểm tra khác nhau sẽ dễ dàng phát hiện

ra sai sót hoặc gian lận

1.2.5.2 Thủ tục kiểm soát cụ thể

a Kiểm soát quá trình tiếp nhận và xử lý đơn đặt hàng

Trong đơn vị để dễ kiểm soát, nên thiết kế, thống nhất và có đánh số thứ tự liên tục trước khi sử dụng, đơn vị cũng linh hoạt chấp nhận những đơn đặt hàng do khách hàng tự soạn, đơn đặt hàng phải được người có thẩm quyền của đơn vị xét duyệt Do đây là khâu đầu tiên trong chu trình nên những sai phạm ở khâu này sẽ ảnh hưởng đến các bước còn lại của chu trình, nên các thủ tục kiểm soát phổ biến

Trường Đại học Kinh tế Huế

- Xác minh người mua hàng: Ngoài các khách hàng quen thuộc thì khi nhận được một đơn đặt hàng mới, cần xác minh thông tin chính xác của khách hàng, đánh giá uy tín khách hàng thông qua duyệt hạn mức, phân tích tuổi nợ, đối chiếu đối với các khách hàng bán lần đầu đảm bảo hàng hóa được giao nhận và thanh toán cho khách hàng đủ tư cách và có thực

- Đối chiếu đơn đặt hàng của khách hàng với bảng giá chính thức của đơn vị: Nếu có khác biệt phải liên hệ ngay với khách hàng, yêu cầu khách hàng gửi lại đơn đặt hàng mới hoặc có công văn xác minh Những sai sót ở khâu này có thể sẽ dẫn đến những tranh chấp không đáng có về sau đồng thời đảm bảo tính pháp lý đối với các giao dịch với khách hàng

- Xác nhận khả năng cung ứng: Cần xem lượng hàng tồn kho có đủ để đáp ứng nhu cầu của khách hàng hay không? Bằng cách liên hệ với bộ phận kho hoặc truy cập vào hệ thống để có được thông tin về số lượng tồn kho Nếu không đủ hàng hoá, cần đề nghị mua hàng hoặc sản xuất bổ sung

- Lập lệnh bán hàng: Cần có một nhân viên độc lập kiểm tra sự phù hợp các thông tin giữa đơn đặt hàng và lệnh bán hàng Nếu sử dụng phần mềm cần được thiết kế để các thông tin trên đơn đặt hàng được tự động chuyển vào lệnh bán hàng Điều này góp phần hạn chế sai sót so với việc lập lệnh bán hàng thủ công Một thủ tục kiểm soát khác cần thực hiện đó là phải gửi mọi lệnh bán hàng sang cho bộ phận xét duyệt bán chịu

- Xét duyệt bán chịu: Căn cứ vào chính sách bán chịu, bộ phận xét duyệt sẽ phê chuẩn hoặc từ chối việc bán hàng trên lệnh bán hàng Việc xét duyệt bán chịu là khâu kiểm soát rất quan trọng trong chu trình bán hàng – thu tiền Bộ phận xét duyệt hạn mức bán phải độc lập với nhân viên/bộ phận bán hàng Đơn vị phải có chính sách bán chịu và cần có một hệ thống kiểm tra về tín dụng của khách hàng

b Kiểm soát quá trình giao hàng và lập hóa đơn

Căn cứ lệnh bán hàng, phiếu giao hàng, phiếu xuất kho đã được phê chuẩn, bộ phận giao hàng lập chứng từ gửi hàng để gửi đi, đồng thời lưu trữ một bản, chứng từ

Trường Đại học Kinh tế Huế

này phải được đánh số thứ tự liên tục trước khi sử dụng Khi nhận hàng từ kho, nhân viên giao hàng cần so sánh các mặt hàng thực nhận với chứng từ gửi hàng đảm bảo giao hàng đúng chủng loại, quy cách, số lượng và thời gian cho khách hàng Cuối ngày, bộ phận lập hóa đơn sẽ nhận: chứng từ vận chuyển đã được khách hàng ký nhận, đơn đặt hàng đã được đối chiếu với chứng từ vận chuyển và hợp đồng giao hàng (nếu có) từ bộ phận điều vận sẽ tiến hành lập hóa đơn Mục đích lập hóa đơn là để tuân thủ quy định của pháp luật, giúp đơn vị theo dõi, ghi chép nợ phải thu khách hàng, doanh thu và quan trọng nhất là để yêu cầu khách hàng thanh toán Thông thường, khách hàng chỉ thanh toán khi nhận được hóa đơn, vì vậy nếu

đã bán hàng nhưng quên lập hóa đơn hoặc lập không đúng sẽ dẫn đến chậm trễ trong việc nhận được tiền hoặc thất thoát tài sản

c Những thủ tục kiểm soát chu trình thu tiền

Khi bán hàng thu tiền mặt, số lượng tiền mặt sẽ phát sinh thường xuyên và lớn, nên thủ quỹ hoặc thu ngân có thể đánh cắp tiền cho khách hàng thanh toán trước khi khoản tiền này được ghi nhận vào sổ sách Để giảm thiểu rủi ro, một số thủ tục kiểm soát có thể áp dụng là:

- Khuyến khích khách hàng thanh toán qua ngân hàng hay thẻ tín dụng

- Cần sử dụng hóa đơn mỗi khi bán hàng, cũng như khuyến khích khách hàng nhận hóa đơn, biên lai thu tiền

- Nên sử dụng máy tính tiền tự động hoặc máy phát hành hóa đơn tại các điểm bán hàng

- Cuối mỗi ngày, phải tiến hành đối chiếu tiền mặt tại quỹ với tổng số tiền mà thủ quỹ ghi chép, hoặc tổng hợp tiền in ra từ máy tính tiền hoặc máy phát hành hóa đơn

- Tách biệt chức năng ghi chép việc thu tiền tại điểm bán hàng và chức năng hạch toán thu tiền trên sổ cái

- Cuối cùng, định kỳ tiến hành kiểm kê kho, đối chiếu số liệu giữa sổ sách và

Trường Đại học Kinh tế Huế

Đối với phương thức bán chịu:

- Ban hành chính sách lập dự phòng nợ phải thu khó đòi, chính sách xóa sổ nợ phải thu khó đòi: Tiêu chuẩn, thẩm quyền cho phép,… Việc lập dự phòng phải thu khó đòi cần tuân thủ đúng chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành

- Việc kiểm soát nên tập trung vào kế toán nợ phải thu khách hàng và bộ phận thu nợ Do nợ phải thu phát sinh đồng thời với doanh thu, nên khi bán chịu sẽ có bút toán ghi nhận đồng thời doanh thu và nợ phải thu khách hàng

- Định kỳ, cần kiểm tra, đối chiếu giữa số liệu kế toán và các chứng từ có liên quan Có thể kiểm tra giữa số liệu kế toán và số liệu của các bộ phận khác như bộ phận bán hàng, gửi hàng

- Đối với nợ phải thu khách hàng, đơn vị còn cần sử dụng hệ thống sổ kế toán chi tiết nợ phải thu nhằm đảm bảo quản lý chặt chẽ công nợ của từng khách hàng, cung cấp dữ liệu về nợ phải thu giúp đơn vị xây dựng và điều chỉnh chính sách bán chịu cho thích hợp

- Bộ phận theo dõi nợ phải thu cần đối chiếu công nợ thường xuyên với khách hàng Đây là thủ tục kiểm soát quan trọng nhằm đảm bảo kế toán phản ánh kịp thời những thay đổi về nợ phải thu, khắc phục các sai sót và ngăn ngừa gian lận

- Hàng tháng, đơn vị cần gửi thông báo nợ cho khách hàng, trong đó ghi rõ số

dư đầu kỳ, số phát sinh trong tháng, số tiền khách hàng sẽ trả và số dư cuối kỳ Để tránh hiện tượng chạy theo doanh thu, định kỳ đơn vị cần lập báo cáo về số dư nợ phải thu khách hàng, số hàng bán bị trả lại theo từng nhân viên, địa điểm bán hàng

- Định kỳ, bộ phận theo dõi nợ phải thu cần lập bảng phân tích số dư nợ phải thu theo tuổi nợ Báo cáo giúp đơn vị phát hiện sớm, ngăn chặn sai phạm cũng như điều chỉnh kịp thời chính sách bán chịu cho phù hợp Trường Đại học Kinh tế Huế

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI

& DỊCH VỤ TẤN THÀNH

2.1 Khái quát về Công ty TNHH Thương mại & Dịch vụ Tấn Thành

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển

- Tên Công ty: CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI & DỊCH VỤ TẤN THÀNH

- Địa Chỉ: Thôn Lại Thế, Xã Phú Thượng, Huyện Phú Vang, Tỉnh Thừa Thiên Huế

số vốn ít ỏi được huy động từ gia đình, anh Trần Hữu Độ đã bất chấp mọi trở ngại, từng bước khẳng định uy tín và thương hiệu của mình

Mặc dù Công ty TNHH TM & DV Tấn Thành vừa được thành lập chưa bao lâu nhưng với tầm nhìn, sự nỗ lực của Giám đốc cũng như toàn thể nhân viên, Công ty

đã từng bước vượt qua mọi khó khăn ban đầu và gặt hái được nhiều thành công trong lĩnh vực thương mại Từ quy mô kinh doanh nhỏ lẻ, truyền thống là bán hàng trực tiếp cho khách hàng, Công ty đã được khách hàng tin tưởng và chủ động tìm tới Những mặt hàng kinh doanh của Công ty từng bước được khách hàng tiếp nhận

và tin dùng Hiện nay, Công ty đã có hệ thống khách hàng vững chắc ở khu vực thành phố Huế cũng như các huyện vùng xa như A lưới, Nam Đông… Công ty

Trường Đại học Kinh tế Huế

thực phẩm, các chính sách pháp luật Nhà nước Việt Nam và thực hiện đầy đủ nghĩa

vụ đối với nhà nước

2.1.2 Phương châm hoạt động

Với tầm nhìn và đánh giá được tầm quan trọng của khách hàng và nguồn nhân lực Công ty TNHH TM & DV Tấn Thành luôn hoạt động theo phương châm:

Khách hàng là trung tâm của mọi hoạt động: Bất cứ một nhu cầu nào của khách hàng cũng có thể có giải pháp phù hợp, hướng tới mục tiêu tôn trọng và bảo đảm quyền lợi cho khách hàng, chinh phục khách hàng bằng chất lượng sản phẩm

và dịch vụ tối ưu Không ngừng nỗ lực tìm kiếm khách hàng tiềm năng mới đồng thời thắt chặt mối quan hệ với khách hàng cũ

Nhân lực là tài sản quý giá nhất của doanh nghiệp vì thế Tấn Thành không ngừng củng cố chất lượng và tính chuyên nghiệp của đội ngũ nhân lực; cam kết và không ngừng cải thiện môi trường làm việc với trang thiết bị hiện đại, không gian thoáng đãng

và văn hóa lành mạnh nhằm phát huy tốt nhất thế mạnh của từng cá nhân

2.1.3 Lĩnh vực kinh doanh

Chuyên cung cấp các mặt hàng nhu yếu phẩm cho khách hàng trên khắp tỉnh Thừa Thiên Huế Các mặt hàng hiện tại của Công ty:

- Bánh, kẹo …

- Sữa: Sữa đặc, sữa nước, sữa bột…

- Yến Việt: yến hũ, cháo yến, nước yến lon,…

- Đường Biên Hòa

- Dầu Ăn

- Thực phẩm khô: Mỳ ý, nui,…

- Hóa mỹ phẩm: Mỹ phẩm, nước lau sàn, xịt phòng, kẹo con tàu…

Trường Đại học Kinh tế Huế

2.1.4 Cơ cấu tổ chức

Sơ đồ 2.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý Công ty TNHH TM & DV Tấn Thành

(Nguồn: Phòng Kế toán - Công ty TNHH Thương mại & Dịch vụ Tấn Thành)

Giám đốc: Là người quản lý và giám sát tất cả các hoạt động kinh doanh, con

người cũng như các hoạt động hợp tác của doanh nghiệp: xác định phương hướng hoạt động, ban hành quy chế quản lý nội bộ, các vấn đề liên quan đến công việc kinh doanh hằng ngày của Công ty, tuyển dụng lao động, các vấn đề tiền lương và quyền lợi khác cho người lao động trong Công ty… Đại diện doanh nghiệp tham gia các quan hệ pháp luật, thực hiện các nghĩa vụ tài chính của Công ty

Thủ quỹ

Bộ phận giao hàng

Kho 1

Kho 2

Kho

Kế toán nhãn hàng Yến Việt…

Kế toán nhãn hàng Dầu ăn…

Kế toán nhãn hàng Bibica….

Trường Đại học Kinh tế Huế