Luận văn kinh tế Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty Cổ phần Tài Phát

Một doanh nghiệp muốn đứng vững trên thị trường cạnh tranh khốc liệt nhưngày nay, ngoài chiến lược kinh doanh khôn khéo, doanh nghiệp phải không ngừngchú trọng vào hiệu quả quản lý nhằm

KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

TÌM HIỂU HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ

CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI

CÔNG TY CỔ PHẦN TÀI PHÁT

Sinh viên thực hiện:

TRƯƠNG THỊ THÚY VÂN

Khóa học: 2016 - 2020

Trường Đại học Kinh tế Huế

KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

TÌM HIỂU HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ

CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI

CÔNG TY CỔ PHẦN TÀI PHÁT

Họ, tên sinh viên:

Trương Thị Thúy Vân

Trường Đại học Kinh tế Huế

Nguyễn Trà Ngân, tôi đã hoàn thành tốt đợt thực tập cuối khóa với đề tài tốt

nghiệp “Tìm hiểu hệ thống Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại

công ty C ổ phần Tài Phát”.

Để có thể hoàn thành tốt đợt thực tập cuối khóa này, tôi xin chân thành

cảm ơn trường Đại học Kinh tế Huế, đặc biệt là cô – Th.S Nguyễn Trà Ngân đã

tận tình hướng dẫn, giúp đỡ tôi để có thể hoàn thiện khóa luận một cách tốt

nhất.

Bên cạnh đó, cũng xin cảm ơn quý thầy cô trong khoa Kế toán – Kiểm

toán đã trang bị cho tôi những kiến thức cần thiết thông qua các môn học để có

thể sử dụng trong đợt thực tập này.

Đồng thời, tôi xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến công ty Cổ phần Tài Phát,

đã tạo điều kiện cho tôi có cơ hội tìm hiểu, làm quen với môi trường làm việc

thực tế, đặc biệt gửi lời cảm ơn đến các anh chị ở bộ phận kế toán và văn

phòng, đã tận tình chỉ bảo tôi trong thời gian vừa qua.

Ngoài ra, tôi cũng xin gửi lời cảm ơn đến bố mẹ, bạn bè và những người

thân đã luôn bên cạnh ủng hộ, động viên tôi trong suốt bốn năm Đại học.

Mặc dù đã cố gắng hết sức để hoàn thiện bài báo cáo thực tập tốt nghiệp,

song do hạn chế về thời gian, kiến thức và chưa có kinh nghiệm nên không

tránh khỏi những sai sót Vì vậy, tôi rất mong nhận được những đóng góp từ

phía quý thầy cô để bài báo cáo được hoàn thiện hơn.

Tôi xin chân cảm ơn!

Huế, tháng 01 năm 2020 Sinh viên thực hiện

Trương Thị Thúy Vân

Trường Đại học Kinh tế Huế

DANH MỤC SƠ ĐỒ V DANH MỤC LƯU ĐỒ V DANH MỤC BẢNG VI DANH MỤC BIỂU VI DANH MỤC KÝ HIỆU VII

PHẦN I: ĐẶT VẤN ĐỀ 1

1 LÝ DO LỰA CHỌN ĐỀ TÀI 1

2 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU 2

3 ĐỐI TƯỢNG NGHIÊN CỨU 2

4 PHẠM VI NGHIÊN CỨU 2

5 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 2

6 KẾT CẤU ĐỀ TÀI 3

PHẦN II: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU 4

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN 4

1.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 4

1.1.1 Khái niệm về Kiểm soát nội bộ 4

1.1.2 Mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ 5

1.1.3 Ý nghĩa của hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp 5

1.1.4 Các bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ 6

1.1.4.1 Môi trường kiểm soát 6

1.1.4.2 Đánh giá rủi ro 10

1.1.4.3 Hoạt động kiểm soát 13

1.1.4.4 Thông tin và truyền thông 15

1.1.4.5 Giám sát 15

1.1.5 Những hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ 16

1.2 KHÁI QUÁT CHU TRÌNH BÁN HÀNG–THU TIỀN 16

1.2.1 Đặc điểm chu trình bán hàng – thu tiền 16

1.2.2 Những sai phạm có thể xảy ra trong chu trình bán hàng – thu tiền 17

Trường Đại học Kinh tế Huế

1.3.1 Gian lận trong khâu xét duyệt bán hàng 21

1.3.2 Biển thu tiền bán hàng thu được 21

1.3.3 Chiếm đoạt tiền khách hàng trả do mua hàng trả chậm 21

1.4 CÁC THỦ TỤC KIỂM SOÁT CHỦ YẾU ĐỐI VỚI CHU TRÌNH BÁN HÀNG–THU TIỀN 22

1.4.1 Những thủ tục kiểm soát chung 22

1.4.1.1 Phân chia trách nhiệm giữa các chức năng 22

1.4.1.2 Kiểm soát quá trình xử lý thông tin 23

1.4.1.3 Kiểm tra độc lập việc thực hiện 24

1.4.2 Những thủ tục kiểm soát cụ thể trong từng giai đoạn 24

1.4.2.1 Kiểm soát quá trình tiếp nhận đơn đặt hàng và xét duyệt bán chịu 24

1.4.2.2 Kiểm soát quá trình giao hàng và lập hóa đơn 25

1.4.2.3 Kiểm soát việc thu tiền và nợ phải thu khách hàng 26

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TÀI PHÁT 28

2.1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦNTÀIPHÁT 28

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển công ty cổ phần Tài Phát 28

2.1.2 Lĩnh vực kinh doanh và sản phẩm của công ty 28

2.1.3 Chức năng và nhiệm vụ 29

2.1.4 Tổ chức bộ máy quản lý 29

2.1.5 Tổ chức bộ máy kế toán 31

2.1.6 Các chính sách kế toán áp dụng 33

2.1.7 Nguồn lực kinh doanh 34

2.2 THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG–THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦNTÀIPHÁT 40

2.2.1 Đặc điểm của chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty cổ phần Tài Phát 40

2.2.2 Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền công ty cổ phần Tài Phát 70

2.2.2.1 Môi trường kiểm soát 70

2.2.2.2 Đánh giá rủi ro 71

2.2.2.3 Hoạt động kiểm soát 73

2.2.2.4 Thông tin và truyền thông 76 Trường Đại học Kinh tế Huế

SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN

TÀI PHÁT 78

3.1 ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG–THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦNTÀIPHÁT 78

3.1.1 Ưu điểm 78

3.1.1 Hạn chế 81

3.2 ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG–THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦNTÀIPHÁT 83

PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 86

1 KẾT LUẬN 86

2 KIẾN NGHỊ 87

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 88

Trường Đại học Kinh tế Huế

BCTC: Báo cáo tài chính CCDC: Công cụ dụng cụ

ĐĐH: Đơn đặt hàng

GTGT: Giá trị gia tăng

HĐQT: Hội đồng quản trị HTK: Hàng tồn kho

KSNB: Kiểm soát nội bộ MTV: Một thành viên NKC: Nhật ký chung

NVL: Nguyên vật liệu NXB: Nhà xuất bản PTKH: Phải thu khách hàng TMCP: Thương mại cổ phần

TNDN: Thu nhập doanh nghiệp TNHH: Trách nhiệm hữu hạng

TSCĐ: Tài sản cố định TSNH: Tài sản ngắn hạn

Trường Đại học Kinh tế Huế

Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán công ty CP Tài Phát trang 32

Sơ đồ 2.3: Trình tự ghi sổ bằng phần mềm MISA trang 33

Sơ đồ 3.1: Sơ đồ tổ chức Ban kế toán khi có thêm phòng Xét duyệt bán chịu trang 84

DANH MỤC LƯU ĐỒ

Lưu đồ 2.1: Giai đoạn xử lý ĐĐH trang 43Lưu đồ 2.2: Giai đoạn xuất kho, giao hàng trang 52Lưu đồ 2.3: Lập hóa đơn, quản lý nợ PTKH trang 55

Trường Đại học Kinh tế Huế

Bảng 1.1 Sai phạm có thể xảy ra trong chu trình bán hàng – thu tiền trang 17Bảng 1.2: Mục tiêu kiểm soát cụ thể trong từng giai đoạn trang 20Bảng 1.3: Kiểm soát quá trình tiếp nhận ĐĐH và xét duyệt bán chịu trang 24Bảng 1.4: Kiểm soát quá trình giao hàng và lập hóa đơn trang 25Bảng 2.1: Tình hình lao động công ty CP Tài Phát năm 2017-2018 trang 34Bảng 2.2: Tình hình cơ cấu Tài sản và Nguồn vốn của công ty CP Tài Phát trong năm2017-2018 trang 36Bảng 2.3: Tình hình kinh doanh của công ty CP Tài Phát năm 2017-2018 trang 38Bảng 2.4: Những thủ tục kiểm soát cụ thể trong từng giai đoạn tại công ty CP Tài Phát trang 75

DANH MỤC BIỂU

Biểu 2.1: Hợp đồng nguyên tắc công ty TNHH MTV Thực Phẩm Huế trang 41Biểu 2.2: Báo giá công ty TNHH MTV Thực Phẩm Huế trang 45Biểu 2.3: ĐĐH công ty TNHH MTV Thực Phẩm Huế trang 47Biểu 2.4: Maquette sản phẩm trang 48Biểu 2.5: Hợp đồng nguyên tắc Bưu điện Thành Phố Huế trang 50Biểu 2.6: Phụ lục kèm theo hợp đồng Bưu điện Thành Phố Huế trang 51Biểu 2.7: Phiếu xuất kho và giao nhận hàng hóa trang 54Biểu 2.8: Hóa đơn GTGT điện tử trang 56Biểu 2.9: Hóa đơn GTGT số 971 trang 57Biểu 2.10: Giấy báo có ngân hàng BIDV trang 60Biểu 2.11: Sổ chi tiết công nợ phải thu trang 61Biểu 2.12: Sổ tổng hợp công nợ phải thu khách hàng trang 64Trường Đại học Kinh tế Huế

Tập tin trong máy tính

Điểm nối cùng trang

Điểm nối sang trangN

Trường Đại học Kinh tế Huế

PHẦN I: ĐẶT VẤN ĐỀ

1 Lý do lựa chọn đề tài

Nền kinh tế thế giới phát triển hội nhập đã đem đến cho những doanh nghiệp tạiViệt Nam rất nhiều cơ hội để phát triển, bên cạnh đó cũng tồn tại không ít những tháchthức Một doanh nghiệp muốn đứng vững trên thị trường cạnh tranh khốc liệt nhưngày nay, ngoài chiến lược kinh doanh khôn khéo, doanh nghiệp phải không ngừngchú trọng vào hiệu quả quản lý nhằm nâng cao lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp.Mọi doanh nghiệp đều mong muốn hoạt động của đơn vị mình hữu hiệu và hiệu quả,

vì vậy việc xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ tốt là vô cùng cần thiết Kiểm soátnội bộ (KSNB) là một bộ phận rất quan trọng giúp nhà quản lý có thể giám sát mọihoạt động trong doanh nghiệp, giúp loại bỏ cũng như phòng ngừa các rủi ro có thể xảy

ra, từ đó giúp doanh nghiệp hoàn thành mục tiêu đặt ra một cách nhanh chóng và hiệuquả Một doanh nghiệp có hệ thống KSNB yếu kém sẽ có rủi ro và khả năng xảy ragian lận cao hơn một doanh nghiệp có hệ thống KSNB hữu hiệu, chính vì thế việc xâydựng hệ thống KSNB trong doanh nghiệp hữu hiệu là xu hướng chung mà mọi doanhnghiệp hướng đến nhằm nâng cao chất lượng quản lý và hiệu quả kinh doanh củamình

Công ty cổ phần Tài Phát là công ty có quy mô vừa, chuyên sản xuất và cung cấpthùng giấy carton cho rất nhiều doanh nghiệp trên địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế và cáctỉnh lân cận Để công ty hoạt động một cách thực sự hiệu quả và đem lại lợi nhuận tốtthì phải đặc biệt chú trọng đến chu trình bán hàng – thu tiền, vì đây là quá trình chuyểnquyền sử dụng hàng hóa – tiền tệ giữa người mua, người bán, quyết định trực tiếp đếnlợi ích kinh doanh và lợi nhuận của doanh nghiệp Do đó, việc xây dựng hệ thốngkiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền chặt chẽ, đầy đủ và chính xác để tránhmất mát và thất thoát tài sản của công ty là vô cùng cần thiết

Từ những vấn đề trên, tôi quyết định chọn đề tài “Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty Cổ phần Tài Phát” để làm đề tài

tốt nghiệp nhằm tìm hiểu kĩ hơn vấn đề kiểm soát nội bộ và góp phần đưa ra một sốTrường Đại học Kinh tế Huế

giải pháp để hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tạicông ty.

2 Mục tiêu nghiên cứu

- Mục tiêu chung: Tìm hiểu, nghiên cứu về hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình

bán hàng, thu tiền tại công ty cổ phần Tài Phát

+ Đề xuất một số giải pháp nhằm góp phần hoàn thiện Hệ thống kiểm soát nội bộ

chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty

3 Đối tượng nghiên cứu

Nghiên cứu về hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty

cổ phần Tài Phát

4 Phạm vi nghiên cứu

- Về thời gian: đề tài nghiên cứu tập trung vào những thông tin số liệu trên BCTC

của công ty trong 2 năm 2017, 2018 và thông tin về Hệ thống KSNB chu trình bánhàng – thu tiền năm 2018 tại công ty cổ phần Tài Phát

- Về không gian: không gian nghiên cứu tại công ty cổ phần Tài Phát, đặc biệt tập

trung vào bộ phận kế toán – tài chính

5 Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp thu thập số liệu: Số liệu thu thập bao gồm cả số liệu sơ cấp và số

liệu thứ cấp

+ Số liệu sơ cấp: các số liệu ghi nhận được từ phỏng vấn những nhà quản lý.

Trường Đại học Kinh tế Huế

toán để được giải đáp các thắc mắc, cũng như được hướng dẫn về nghiệp vụ liên quan,

từ đó có cái nhìn tổng quan về công tác kế toán và kiểm soát nội bộ tại công ty

+ Số liệu thứ cấp: thu được từ BCTC của công ty, từ chứng từ, sổ sách BCTC

được Kế toán trưởng xuất từ phần mềm kế toán sử dụng tại doanh nghiệp, cụ thể là

phần mềm MISA Các chứng từ kế toán khác như Phiếu xuất kho và giao nhận, sổ chitiết công nợ khách hàng cũng được nhân viên kế toán cung cấp để tham khảo

- Phương pháp phân tích, so sánh: tiến hành so sánh số liệu giữa các năm để

thấy được biến động, từ đó phân tích và tìm hiểu nguyên nhân gây ra những biến động

đó Đồng thời, so sánh Hệ thống KSNB chu trình bán hàng – thu tiền thực tiễn với cơ

sở lý luận để thấy được những ưu, nhược điểm tồn tại ở công ty

- Phương pháp tổng hợp, đánh giá: Từ những số liệu, thông tin thu thập được

về chu trình bán hàng – thu tiền, tổng hợp lại để đưa ra đánh giá khách quan hoạt độngkiểm soát chu trình này tại đơn vị

6 Kết cấu đề tài

Gồm 3 phần:

Phần 1: Đặt vấn đề

Phần 2: Nội dung và kết quả nghiên cứu:

Chương 1: Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ và kiểm soát nội bộ chu

trình bán hàng – thu tiền tại doanh nghiệp

Chương 2: Thực trạng về kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền

tại công ty cổ phần Tài Phát

Chương 3: Một số giải pháp góp phần hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội

bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty cổ phần Tài Phát

Phần 3: Kết luận và kiến nghị.

Trường Đại học Kinh tế Huế

PHẦN II: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ KIỂM

SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN

TẠI DOANH NGHIỆP 1.1 Khái quát chung về hệ thống kiểm soát nội bộ

1.1.1 Khái niệm về Kiểm soát nội bộ

Kiểm soát nội bộ là thuật ngữ được xuất hiện đầu tiên trong lĩnh vực kiểm toán,

sau đó lan rộng sang các lĩnh vực khác Có rất nhiều quan điểm khác nhau về kiểm

soát nội bộ, được thể hiện trong các công bố của các tổ chức nghề nghiệp khác nhau

như Hiệp hội Kế toán viên công chứng Hoa Kỳ (AICPA), Hiệp hội kiểm toán viên nội

bộ (IIA), COSO - Ủy ban thuộc hội đồng quốc gia Hoa Kỳ về việc chống gian lận về

BCTC,… Một số khái niệm về Kiểm soát nội bộ có thể kể đến như sau:

Theo Liên Đoàn Kế Toán Quốc Tế (IFAC- The International Federation Of Accountant): “Hệ thống KSNB là hệ thống các chính sách và thủ tục được thiết lập

nhằm đạt được bốn mục tiêu: bảo vệ tài sản của doanh nghiệp; bảo đảm độ tin cậy củathông tin; bảo đảm tuân thủ pháp luật; bảo đảm hiệu quả hoạt động và hiệu năng quản

lý.”

Theo Chuẩn Mực Kiểm Toán Quốc Tế (ISA) 400: “Hệ thống KSNB là toàn bộ

những chính sách và thủ tục do Ban Giám Đốc của đơn vị thiết lập nhằm đảm bảo việcquản lý chặt chẽ và hiệu quả các hoạt động trong khả năng có thể Các thủ tục này đòihỏi việc tuân thủ các chính sách quản lý, bảo quản tài sản, ngăn ngừa và phát hiện cácsai sót gian lận, tính chính xác và đầy đủ của các ghi chép kế toán và đảm bảo lập cácbáo cáo trong thời gian mong muốn.”

Theo Hiệp hội Kế toán viên công chứng Hoa Kỳ (AICPA – American Institute of Certified Public Accountants): “Kiểm soát nội bộ bao gồm kế hoạch của

tổ chức và tất cả các phương pháp phối hợp và đo lường được thừa nhận trong doanhnghiệp để đảm bảo an toàn tài sản của họ, kiểm tra sự phù hợp và độ tin cậy của dữTrường Đại học Kinh tế Huế

liệu kế toán, tăng cường tính hiệu quả của hoạt động và khuyến khích việc thực hiệncác chính sách quản lý lâu dài.”

Theo Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 400 (VSA 400): “Hệ thống KSNB là

các quy định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng

nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định, để kiểm tra, kiểm soát,

ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập BCTC trung thực, hợp lý và sử dụng có

hiệu quả tài sản của đơn vị.”

Định nghĩa được chấp nhận và sử dụng rộng rãi nhất về hệ thống KSNB là định

nghĩa của COSO (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission), Ủy ban của các tổ chức tài trợ của Ủy ban Treadway được thành lập

vào năm 1985 Theo COSO 2013: “Kiểm soát nội bộ là một quá trình bị chi phối bởi

HĐQT, người quản lý và các nhân viên của đơn vị, nó được thiết lập để cung cấp một

sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu về hoạt động, báo cáo và tuân thủ.”

Theo định nghĩa này, KSNB chính là quá trình kiểm soát các hoạt động lập kế hoạch,

thực hiện và giám sát tại đơn vị, được thiết kế và vận hành bởi con người, bao gồm

HĐQT, Ban giám đốc, nhà quản lý và các nhân viên trong đơn vị nhằm cung cấp sựđảm bảo hợp lý trong việc đạt được các mục tiêu của đơn vị

1.1.2 Mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ

Báo cáo COSO 2013 đã xác định ba nhóm mục tiêu mà đơn vị hướng tới:

- Nhóm mục tiêu về hoạt động: Nhấn mạnh đến sự hữu hiệu và hiệu quả của

việc sử dụng các nguồn lực như nhân lực, vật lực và tài lực

- Nhóm mục tiêu về báo cáo: gồm báo cáo tài chính và phi tài chính cho người

bên ngoài và bên trong: Nhấn mạnh đến tính trung thực và đáng tin cậy của báo cáo tài

chính và phi tài chính mà đơn vị cung cấp cho cả bên trong và bên ngoài

- Nhóm mục tiêu về tuân thủ: nhấn mạnh đến việc tuân thủ pháp luật và các quy

định, cụ thể là các quy định pháp luật ban hành và quy định của công ty

1.1.3 Ý nghĩa của hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp

Hệ thống KSNB trong doanh nghiệp là một công cụ hữu hiệu nhằm giúp nhàquản lý giám sát, kiểm tra các hoạt động trong doanh nghiệp, loại bỏ cũng như phòngTrường Đại học Kinh tế Huế

ngừa các rủi ro có thể xảy ra, từ đó giúp doanh nghiệp hoàn thành mục tiêu đặt ra mộtcách nhanh chóng và hiệu quả.

1.1.4 Các bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ

Theo báo cáo COSO năm 2013, hệ thống kiểm soát nội bộ được xây dựng dựatrên năm bộ phận, có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, đó là: Môi trường kiểm soát,Đánh giá rủi ro, Hoạt động kiểm soát, Thông tin truyền thông và Giám sát

1.1.4.1 Môi trường kiểm soát

Môi trường kiểm soát là tập hợp các tiêu chuẩn, quy trình, và cấu trúc làm nền

tảng cho việc thiết kế và vận hành kiểm soát nội bộ trong một đơn vị Môi trường kiểmsoát bao gồm tính trung thực và các giá trị đạo đức, các yếu tố cho phép HĐQT thựchiện trách nhiệm giám sát; cơ cấu tổ chức, việc phân chia trách nhiệm, quyền hạn; quytrình thu hút, phát triển và giữ chân các cá nhân có năng lực; các biện pháp khen

thưởng và kỷ luật để đảm bảo trách nhiệm giải trình của mỗi cá nhân về kết quả đạtđược

Theo báo cáo COSO 2013, môi trường kiểm soát được đánh giá là hữu hiệu nếuđảm bảo được năm nguyên tắc sau:

Nguyên tắc 1: Đơn vị thể hiện sự cam kết về tính trung thực và các giá trị đạo đức.

Để thể hiện được sự cam kết về tính trung thực và các giá trị đạo đức, đơn vị cầnlưu ý các điểm quan trọng sau:

- Quan điểm của người lãnh đạo cấp cao nhất trong đơn vị: HĐQT và các nhàquản lý cấp cao cần có quan điểm đúng đắn trong việc xây dựng các giá trị của đơn vị,

xác định triết lý kinh doanh và thể hiện thông qua phong cách điều hành Quan điểm

về tính chính trực và các giá trị đạo đức trong đơn vị bị tác động và chi phối bởi phong

cách điều hành và ứng xử cá nhân của người quản lý cũng như HĐQT, thái độ đối với

rủi ro, quan điểm trong việc lựa chọn các chính sách hay ước tính, và mức độ hìnhthức trong các quy định Như vậy, quan điểm của HĐQT và nhà quản lý cấp cao trongTrường Đại học Kinh tế Huế

nhà quản lý cấp cao nhất có thể được xem là người thúc đẩy nhưng cũng đồng thời cóthể xem là người gây trở ngại đối với hệ thống kiểm soát nội bộ, điều này phụ thuộc

vào quan điểm điều hành của chính nhà quản lý đó

- Các tiêu chuẩn ứng xử: Các tiêu chuẩn ứng xử được thiết lập nhằm hướng dẫnnhân viên trong các hành vi, các hoạt động hằng ngày và khi đưa ra các quyết định để

đạt được mục tiêu của đơn vị

- Đánh giá sự tuân thủ các tiêu chuẩn ứng xử: Các tiêu chuẩn về ứng xử đã đượcxây dựng phải là nền tảng cho việc đánh giá sự tuân thủ tính trung thực và các giá trị

đạo đức của mọi cá nhân trong đơn vị và cả các nhà cung cấp dịch vụ Việc đánh giá

tuân thủ các quy tắc ứng xử có thể được thực hiện bởi người quản lý hoặc bởi một bộphận độc lập Các nhân viên cũng có thể tham gia vào quá trình đánh giá và báo cáo vềcác vi phạm qua các kinh chính thức và không chính thức

Nguyên tắc 2: HĐQT thể hiện sự độc lập với người quản lý và đảm nhiệm chức năng giám sát việc thiết kế và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ tại đơn vị.

Để đảm bảo sự độc lập và nâng cao vai trò giám sát của HĐQT, cần lưu ý cácđiểm quan trọng sau:

- Quyền hạn và trách nhiệm của HĐQT: HĐQT có quyền tuyển dụng, sa thải

Giám đốc điều hành và các chức vụ tương đương, là người chịu trách nhiệm về việc

triển khai các chiến lược, thực thi các mục tiêu, và đảm bảo tính hữu hiệu của hệ thốngkiểm soát nội bộ của đơn vị HĐQT còn có trách nhiệm giám sát và chất vấn nhà quản

lý về các quyết định và hành động của họ, gồm cả trách nhiệm liên quan đến việc thiết

kế và vận hành một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu tại đơn vị

- Độc lập và có chuyên môn phù hợp: HĐQT phải độc lập với nhà quản lý và

các thành viên HĐQT cần có kỹ năng và kiến thức cần thiết để thực hiện chức nănggiám sát Thành viên HĐQT luôn được kỳ vọng là những người trung thực và tôn

trọng các giá trị đạo đức, có khả năng lãnh đạo, có tư duy phê phán và có kỹ năng giảiquyết các vấn đề

- Giám sát của HĐQT: Chức năng giám sát của HĐQT trong thiết kế và vậnhành hệ thống KSNB liên quan đến cả năm bộ phận của hệ thống KSNB

Trường Đại học Kinh tế Huế

Nguyên tắc 3: Dưới sự giám sát của HĐQT, nhà quản lý xây dựng cơ cấu, các cấp bậc báo cáo, cũng như phân định trách nhiệm và quyền hạn phù hợp cho việc thực hiện các mục tiêu của đơn vị.

Để thực hiện tốt nguyên tắc này, đơn vị cần chú trọng các điểm sau:

- Xác định cơ cấu tổ chức và cấp bậc báo cáo: Nhà quản lý cấp cao và HĐQTthiết lập cơ cấu tổ chức và các cấp bậc báo cáo cần thiết để giúp lập kế hoạch, thựchiện, kiểm soát và đánh giá định kỳ các hoạt động của doanh nghiệp

- Phân định quyền hạn và trách nhiệm: Là việc xác định mức độ tự chủ, quyềnhạn của từng cá nhân hay từng nhóm người trong việc đề xuất và giải quyết vấn đề,trách nhiệm báo cáo đối với các cấp có liên quan Cách thức phân định trách nhiệm vàquyền hạn chung trong đơn vị thông thường như sau:

+ HĐQT chịu trách nhiệm giám sát, thông qua chất vấn nhà quản lý cấp cao

khi cần thiết, và cho ý kiến đối với các quyết định quan trọng

+ Nhà quản lý cấp cao, bao gồm Giám đốc điều hành hoặc tương đương,chịu trách nhiệm trước HĐQT và các bên liên quan trong việc đưa ra các chỉ thị,

hướng dẫn và kiểm soát để giúp mọi người trong đơn vị hiểu và thực hiện trách nhiệm

truyền thông, và các giám sát để đảm bảo họ hoàn thành trách nhiệm được giao

- Giới hạn việc ủy quyền: Ủy quyền đem lại quyền lực cần thiết cho một người

để thực hiện một vai trò nào đó, tuy nhiên, để đảm bảo tính hiệu quả của việc ủy

quyền, cần xác định giới hạn của việc ủy quyền

Nguyên tắc 4: Đơn vị thể hiện cam kết sử dụng nhân lực thông qua thu hút, phát triển và giữ chân các cá nhân có năng lực phù hợp với mục tiêu của đơn vị.

Để thực hiện cam kết này, đơn vị lưu ý các điểm quan trọng sau:

- Chính sách nguồn nhân lực và việc áp dụng trong thực tế: Chính sách và thực

tế về nguồn nhân lực là các hướng dẫn, quy định về tuyển dụng, đãi ngộ, để giữ chânTrường Đại học Kinh tế Huế

các nhân viên có năng lực và việc áp dụng các hướng dẫn, quy định này vào thực tế.

Chính sách và thực tế phải phản ánh các mong đợi và yêu cầu của nhà đầu tư, cơ quan

nhà nước và các bên liên quan khác, và là nền tảng để xác định năng lực cần thiết cho

tất cả nhân viên trong doanh nghiệp Nó là cơ sở giúp doanh nghiệp đạt được các mụctiêu, cũng như có phản ứng phù hợp với các thay đổi trong môi trường kinh doanh

- Thu hút, phát triển và giữ chân các cá nhân có năng lực: Chính sách về nguồnnhân lực thể hiện thông qua sự thu hút, phát triển, đánh giá và giữ chân các nhà quản

lý, các nhân viên và các nhà cung cấp dịch vụ bên ngoài phù hợp với việc đạt đượcmục tiêu của đơn vị

- Lên kế hoạch và chuẩn bị cho việc kế nhiệm: Người quản lý cần xác định và

đánh giá vị trí nào là chính yếu, quan trọng nhất giúp đạt được các mục tiêu của đơn

vị Các vị trí quan trọng cần chuẩn bị tốt người kế nhiệm cũng như cần có nguồn lực

vị Trách nhiệm giải trình bị chi phối bởi quan điểm của người lãnh đạo cao nhất trong

đơn vị cũng như cam kết tính trung thực và các giá trị đạo đức, năng lực của đội ngũnhân viên, cơ cấu tổ chức

- Xác lập tiêu thức đo lường kết quả hoạt động, trong đó gồm cả biện phápkhuyến khích và khen thưởng: Nhà quản lý và HĐQT chịu trách nhiệm xây dựng tiêuthức đo lường kết quả hoạt động, trong đó cần chú ý đến các biện pháp khuyến khích

và khen thưởng phù hợp với các trách nhiệm khác nhau ở tất cả các cấp cũng như xem

xét cả việc đáp ứng cả mục tiêu ngắn và dài hạn Ngoài việc thiết lập các tiêu chuẩnTrường Đại học Kinh tế Huế

đánh giá, cần có biện pháp khuyến khích tạo động lực cho các nhà quản lý và nhân

viên hoàn thành nhiệm vụ

- Xem xét các áp lực quá mức: Trong quá trình xây dụng các mục tiêu cần đạt

được, có khi vô tình tạo ra các áp lực trong đơn vị Nhà quản lý cần nắm rõ các áp lực

và cân bằng chúng với những thông điệp, khuyến khích và khen thưởng phù hợp

- Đánh giá hiệu quả làm việc, khen thưởng và kỷ luật: HĐQT đánh giá hiệu quảlàm việc của Giám đốc điều hành, Giám đốc điều hành đánh giá hiệu quả làm việc củacác nhà quản lý cấp cao khác Các nhà quản lý cấp cao lại đánh giá hiệu quả làm việccủa các nhà quản lý trung gian và tiếp tục như vậy đến các cấp thấp hơn trong đơn vị.Cuối cùng hiệu quả làm việc của nhân viên sẽ được đánh giá Việc đánh giá hiệu quảlàm việc cũng như các biện pháp khen thưởng, kỷ luật cần được truyền đạt rõ ràng đểnhân viên hiểu và thực hiện

1.1.4.2 Đánh giá rủi ro

Mỗi đơn vị luôn phải đối phó với hàng loạt rủi ro từ bên trong và bên ngoài Rủi

ro được định nghĩa là khả năng một sự kiện sẽ xảy ra có thể tác động tiêu cực đến việcđạt được mục tiêu Đánh giá rủi ro là quá trình nhận dạng và phân tích những rủi roảnh hưởng đến việc đạt được mục tiêu, từ đó có thể quản trị rủi ro Khi đánh giá rủi ro

đe dọa mục tiêu của doanh nghiệp cần xem xét trong mối quan hệ với các ngưỡng chịuđựng rủi ro đã thiết lập Điều kiện tiên quyết để đánh giá rủi ro là thiết lập mục tiêu

Mục tiêu phải được thiết lập ở các mức độ khác nhau và phải nhất quán Nhà quản lýcũng cần xem xét sự phù hợp của các mục tiêu đối với đơn vị Do điều kiện kinh tế,

đặc điểm và hoạt động kinh doanh, những quy định pháp lý luôn thay đổi, nên cơ chế

nhận dạng và đối phó rủi ro phải liên kết với sự thay đổi này

Ngưỡng chịu đựng rủi ro là mức độ dao động tối đa có thể chấp nhận được khi so

sánh kết quả đạt được với mục tiêu đề ra Ngưỡng chịu đựng rủi ro thường được xác

định trong quá trình thiết lập mục tiêu của đơn vị

Theo báo cáo COSO 2013, đánh giá rủi ro cần tuân thủ bốn nguyên tắc sau:

Nguyên tắc 6: Đơn vị xác định mục tiêu một cách cụ thể, tạo điều kiện cho việc nhận dạng và đánh giá rủi ro liên quan đến việc đạt được mục tiêu.

Trường Đại học Kinh tế Huế

Để đánh giá rủi ro, trước tiên cần xác định mục tiêu Thiết lập mục tiêu và xây

dựng chiến lược không phải là một nhân tố của KSNB, nhưng nó là điều kiện tiênquyết để đánh giá rủi ro và thiết lập các hoạt động kiểm soát Có ba nhóm mục tiêu đốivới một đơn vị: hoạt động, báo cáo và tuân thủ

- Mục tiêu hoạt động: Gắn liền với việc hoàn thành nhiệm vụ cơ bản của đơn vị.Chúng bao gồm những mục tiêu chi tiết có liên quan đến hoạt động nhằm nâng caotính hữu hiệu và hiệu quả trong việc đạt được mục đích cuối cùng của đơn vị Mục tiêuhoạt động thường phản ánh đặc điểm hoạt động, ngành nghề và môi trường kinh doanh

mà đơn vị đang hoạt động Mục tiêu hoạt động càng rõ ràng sẽ tạo điều kiện phân bổ

các nguồn lực chủ yếu của đơn vị dễ dàng hơn

- Mục tiêu báo cáo: Liên quan đến việc lập các báo cáo có chất lượng, tức là báocáo phải đáng tin cậy, kịp thời, minh bạch để cung cấp cho các đối tượng bên trong và

bên ngoài đơn vị, bao gồm các thông tin tài chính và phi tài chính Các báo cáo bên

ngoài phải tuân thủ các quy định, các chuẩn mực do cơ quan chức năng, luật pháphoặc cơ quan khác ban hành Các báo cáo bên trong cần đáp ứng yêu cầu về định

hướng chiến lược, và các mong đợi của nhà quản lý và HĐQT

- Mục tiêu tuân thủ: Liên quan đến việc chấp hành các luật lệ và quy định được

đặt ra

Nguyên tắc 7: Đơn vị nhận dạng các rủi ro đe dọa mục tiêu của đơn vị và phân tích rủi ro để quản trị các rủi ro này.

Để thực hiện việc nhận dạng và phân tích rủi ro, đơn vị cần lưu ý các điểm sau:

- Nhận dạng rủi ro: Nhận dạng rủi ro là một quá trình lặp đi lặp lại và thườngnằm trong quy trình lập kế hoạch của một đơn vị Nhận dạng rủi ro cần xem xét các rủi

ro ở các cấp khác nhau trong cơ cấu tổ chức của đơn vị, bao gồm rủi ro ở mức độ toàn

đơn vị và rủi ro ở mức độ hoạt động

- Phân tích rủi ro: Sau khi đã nhận dạng rủi ro ở mức độ toàn đơn vị và mức độhoạt động, cần tiến hành phân tích rủi ro Quá trình phân tích rủi ro nhìn chung thườngbao gồm đánh giá khả năng rủi ro xảy ra và ước tính các tác động của chúng, từ đó xác

định tầm quan trọng của rủi ro

Trường Đại học Kinh tế Huế

- Phản ứng với rủi ro đã xác định: Một khi đã đánh giá tầm quan trọng của rủi

ro, nhà quản lý cần xem xét phương pháp để quản trị rủi ro một cách thích hợp nhất.Khi lựa chọn các biện pháp quản trị rủi ro cần đảm bảo biện pháp đó sẽ giảm rủi rocòn lại dưới hoặc bằng ngưỡng chịu đựng rủi ro của đơn vị

Nguyên tắc 8: Đơn vị cân nhắc khả năng có gian lận khi đánh giá rủi ro đe dọa đạt được mục tiêu.

Để xem xét khả năng có gian lận khi đánh giá rủi ro, đơn vị cần lưu ý các điểm

- Các nhân tố tác động đến rủi ro có gian lận: Rủi ro có gian lận thường phátsinh khi hội đủ ba nhân tố, đó là động cơ hay áp lực dẫn đến việc thực hiện gian lận,

cơ hội thực hiện gian lận và thái độ hay sự hợp lý hóa để biện minh cho các gian lận

thực hiện

Nguyên tắc 9: Đơn vị nhận dạng và đánh giá các thay đổi có thể ảnh hưởng đáng

kể đến hệ thống KSNB.

Để nhận dạng và đánh giá sự thay đổi, đơn vị cần lưu ý đến quản trị sự thay đổi

Để KSNB phù hợp với sự thay đổi của môi trường, việc nhận dạng rủi ro phải

thực hiện liên tục theo sự thay đổi này, đó chính là quản trị sự thay đổi Quản trị sự

thay đổi là một phần của quy trình đánh giá rủi ro nhưng nó thường được trình bày

tách biệt nhằm lưu ý nhà quản lý vì chúng dễ dàng bị bỏ qua hay thiếu sự quan tâm

đúng mức trong quá trình giải quyết những vấn đề xảy ra hằng ngày Để quản trị sựthay đổi, cần chú ý các vấn đề:

- Thay đổi từ bên ngoài:

+ Sự thay đổi của môi trường hoạt động

Trường Đại học Kinh tế Huế

+ Biến động của môi trường tự nhiên

- Thay đổi trong hoạt động kinh doanh:

+ Thay đổi mô hình kinh doanh

+ Mua, bán, hợp nhất các hoạt động kinh doanh quan trọng

+ Mở rộng hoạt động nước ngoài

+ Tăng trưởng nhanh chóng

+ Kỹ thuật mới

- Thay đổi trong lãnh đạo chủ chốt:

+ Thay đổi nhân sự chủ chốt

1.1.4.3 Hoạt động kiểm soát

Hoạt động kiểm soát là tập hợp các chính sách và thủ tục nhằm đảm bảo thựchiện các chỉ thị của nhà quản lý để giảm thiểu rủi ro đe dọa đến việc đạt được mục tiêucủa đơn vị Hoạt động kiểm soát tồn tại ở mọi cấp độ tổ chức trong đơn vị, ở các giai

đoạn khác nhau của quy trình kinh doanh bao gồm cả các kiểm soát đối với công nghệ

Khi xây dựng các hoạt động kiểm soát cần chú ý đến sự cân đối giữa chi phí vàlợi ích, cân đối giữa hoạt động kiểm soát với rủi ro phát sinh Nếu các biện pháp kiểmsoát quá nhiều, gây tốn kém thì cần thay đổi cơ cấu kiểm soát và ngược lại

Theo Báo cáo COSO 2013, hoạt động kiểm soát hữu hiệu cần thỏa mãn 3 nguyêntắc sau:

Nguyên tắc 10: Đơn vị lựa chọn và xây dựng các hoạt động kiểm soát để giảm thiểu rủi ro (đe dọa đến việc đạt được mục tiêu) xuống mức thấp nhất có thể thực hiện được.

Nguyên tắc 11: Đơn vị lựa chọn và xây dựng các hoạt động kiểm soát chung đối với công nghệ nhằm hỗ trợ cho việc đạt được các mục tiêu của đơn vị.

Nguyên tắc 12: Đơn vị triển khai các hoạt động kiểm soát thông qua chính sách

và thủ tục kiểm soát.

Trường Đại học Kinh tế Huế

Xét về mục đích, có các hoạt động kiểm soát sau: kiểm soát phòng ngừa, kiểmsoát phát hiện và kiểm soát bù đắp.

- Kiểm soát phòng ngừa: Là hoạt động kiểm soát nhằm ngăn ngừa, giảm thiểukhả năng xảy ra sai sót và gian lận, ảnh hưởng đến việc đạt được các mục tiêu củadoanh nghiệp

- Kiểm soát phát hiện: Là hoạt động kiểm soát nhằm phát hiện kịp thời nhữnghành vi gian lận hoặc sai sót nào đó đã được thực hiện

- Kiểm soát bù đắp: Là hoạt động kiểm soát nhằm phát hiện các sai phạm và bù

đắp cho sự thiếu hụt hay khiếm khuyết của một thủ tục kiểm soát khác

Xét về chức năng, các loại hoạt động kiểm soát phổ biến của doanh nghiệp baogồm:

- Soát xét của nhà quản lý cấp cao: Là việc soát xét của nhà quản lý cấp caotrong doanh nghiệp như so sánh thực tế và dự toán, dự báo; so sánh kết quả của kỳ này

so với kỳ trước, Nhà quản lý cần soát xét các chương trình, kế hoạch của doanhnghiệp để xác định mức độ hoàn thành

- Quản trị hoạt động: Nhà quản lý ở các cấp trung gian sẽ soát xét và báo cáo

về hiệu quả hoạt động so với kế hoạch, dự toán đã đề ra Nội dung soát xét phải tậptrung vào cả ba mục tiêu của KSNB: mục tiêu hoạt động, mục tiêu báo cáo và mục tiêutuân thủ

- Phân chia trách nhiệm hợp lý: Dựa trên hai nguyên tắc là phân công, phânnhiệm và bất kiêm nhiệm Việc phân chia trách nhiệm yêu cầu không để cho một cánhân nắm tất cả các khâu của một quy trình nghiệp vụ từ khi phát sinh cho đến khi kết

thúc Đồng thời phải tách biệt giữa các chức năng: chức năng xét duyệt và chức ăng

bảo quản tài sản, chức năng kế toán và chức năng bảo quản tài sản, chức năng xétduyệt và chức năng kế toán

- Kiểm soát quá trình xử lý thông tin: gồm kiểm soát chung và kiểm soát ứngdụng

Kiểm soát chung áp dụng cho tất cả các hệ thống ứng dụng để đảm bảo cho các

hệ thống này hoạt động liên tục và ổn định Còn kiểm soát ứng dụng là kiểm soát choTrường Đại học Kinh tế Huế

từng hệ thống cụ thể, ví dụ như quá trình bán hàng, mua hàng, quản lý công nợ hay chiphí.

- Bảo vệ tài sản: Là các hoạt động kiểm soát của doanh nghiệp nhằm giảmthiểu mất mát, lãng phí, lạm dụng, hư hỏng và phá hoại tài sản của doanh nghiệp, baogồm: Hạn chế tiếp cận tài sản, kiểm kê tài sản, sử dụng thiết bị và bảo vệ thông tin

- Phân tích rà soát: Mục đích của hoạt động kiểm soát này là phát hiện các biến

động bất thường từ đó xác định nguyên nhân và xử lý kịp thời Phương pháp là đối

chiếu định kỳ tổng hợp và chi tiết, thực tế và kế hoạch, kỳ này và kỳ trước,

1.1.4.4 Thông tin và truyền thông

Thông tin là những tin tức cần thiết giúp từng cá nhân, bộ phận thực hiện tráchnhiệm của mình Chất lượng thông tin sẽ ảnh hưởng tới sự hữu hiệu của hệ thốngKSNB Thông tin có chất lượng cần đảm bảo các thuộc tính sau: dễ dàng truy cập,

đúng đắn, cập nhật, bảo mật, lưu trữ, đủ chi tiết, kịp thời, có thật, có thể xác minhđược

Truyền thông là quá trình cung cấp, trao đổi và chia sẻ thông tin cần thiết tới cácbên có liên quan cả trong lẫn ngoài doanh nghiệp, gồm hai bộ phận: truyền thông bêntrong và truyền thông bên ngoài Truyền thông bên trong đóng vai trò là phương tiệngiúp truyền tải thông tin khắp trong đơn vị Truyền thông bên ngoài giúp truyền tảithông tin thích hợp từ bên ngoài vào trong đơn vị đồng thời cung cấp thông tin cho các

đối tượng bên ngoài theo yêu cầu của họ

Thông tin và truyền thông liên quan đến ba nguyên tắc sau đây của KSNB:

Nguyên tắc 13: Đơn vị thu thập, tạo lập và sử dụng các thông tin thích hợp và có chất lượng nhằm hỗ trợ cho sự vận hành của KSNB.

Nguyên tắc 14: Đơn vị truyền thông trong nội bộ các thông tin cần thiết nhằm hỗ trợ cho sự vận hành của KSNB.

Nguyên tắc 15: Đơn vị truyền thông với bên ngoài các vấn đề có tác động tới việc vận hành của KSNB.

1.1.4.5 Giám sát

Trường Đại học Kinh tế Huế

Giám sát là quá trình đánh giá chất lượng hệ thống KSNB theo thời gian Giámsát bao gồm giám sát thường xuyên và giám sát định kỳ.

- Giám sát thường xuyên: Là việc đánh giá sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soátnội bộ ngay trong quá trình điều hành doanh nghiệp hàng ngày, thường được thực hiệnbởi các nhà quản lý các cấp

- Giám sát định kỳ: Bên cạnh giám sát thường xuyên, đơn vị cần có một cáinhìn khách quan, độc lập hơn về tính hữu hiệu của hệ thống KSNB thông qua sự đánh

giá định kỳ hay còn gọi là giám sát định kỳ Giám sát định kỳ còn giúp đánh giá sự

hữu hiệu của đánh giá thường xuyên Giám sát định kỳ được thực hiện bởi kiểm toánnội bộ, kiểm toán độc lập,…

Theo Báo cáo COSO 2013, giám sát hữu hiệu cần thỏa mãn 2 nguyên tắc sau:

Nguyên tắc 16: Đơn vị lựa chọn, triển khai và thực hiện việc giám sát thường xuyên và định kỳ để đảm bảo rằng các bộ phận của KSNB hiện hữu và hoạt động hữu hiệu.

Nguyên tắc 17: Đơn vị đánh giá và truyền đạt các khiếm khuyết về KSNB kịp thời cho các cá nhân có trách nhiệm để họ thực hiện các hành động sửa chữa, bao gồm các nhà quản lý cấp cao và Hội đồng quản trị, khi cần thiết.

1.1.5 Những hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ

KSNB dù được thiết kế và vận hành một cách tốt nhất, cũng chỉ đảm bảo một

cách hợp lý đạt được các mục tiêu của đơn vị, không thể đảm bảo tuyệt đối do luôn cócác hạn chế tiềm tàng Hạn chế này có thể xuất phát từ xét đoán không hợp lý của con

người khi đưa ra quyết định, cũng có thể xuất phát từ sự thông đồng giữa các nhânviên, hay người quản lý khống chế hệ thống KSNB

Do đó, trong quá trình thiết kế và vận hành, người quản lý cần chú trọng đến các

hạn chế tiềm tàng khi lựa chọn, phát triển và mở rộng các kiểm soát để giảm thiểu

được những hạn chế của hệ thống KSNB

1.2 Khái quát chu trình bán hàng – thu tiền

1.2.1 Đặc điểm chu trình bán hàng – thu tiền

Trường Đại học Kinh tế Huế

Chu trình bán hàng – thu tiền là một chu trình quan trọng của mọi đơn vị kinhdoanh Hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp chịu nhiều ảnh hưởng bởi sự hữu hiệu vàhiệu quả của chu trình bán hàng – thu tiền Những mối quan tâm hàng đầu của các nhàquản lý trong chu trình này đó là hàng hóa dịch vụ có bán được hay không, kiểm soát

được nợ phải thu hay không, tài sản có bị tổn thất hay không,…

Theo giáo trình Kiểm soát nội bộ của Nhà xuất bản Kinh tế Thành phố Hồ ChíMinh, chu trình bán hàng – thu tiền thông thường bao gồm các bước công việc cơ bảnsau:

Chu trình bán hàng – thu tiền là chu trình trải qua nhiều khâu, thường xuyên liên

quan đến những tài sản nhạy cảm như nợ phải thu, hàng hóa, tiền,… nên thường là đốitượng bị tham ô, chiếm dụng Hơn nữa, liên quan đến nợ phải thu khách hàng, là

khoản mục có thể chiếm tỷ trọng lớn trong tổng tài sản của đơn vị bởi trong môi

trường cạnh tranh gây gắt như ngày nay, nhiều đơn vị phải mở rộng bán chịu và chínhđiều này làm tăng khả năng xảy ra rủi ro trong chu trình

1.2.2 Những sai phạm có thể xảy ra trong chu trình bán hàng – thu tiền

Khả năng xảy ra sai phạm trong chu trình bán hàng – thu tiền diễn ra khá phổbiến với những mức độ khác nhau do những đặc điểm nhất định của chu trình này

Dưới đây là một số sai phạm có thể xảy ra trong chu trình bán hàng – thu tiền:

Bảng 1.1 Sai phạm có thể xảy ra trong chu trình bán hàng – thu tiền.

Trường Đại học Kinh tế Huế

Xử lý ĐĐH của

khách hàng

+ Chấp nhận ĐĐH không được phê duyệt

+ Đồng ý bán hàng nhưng không có khả năng cung ứng

+ Ghi sai trên hợp đồng bán hàng về chủng loại, số lượng, đơngiá, hoặc nhầm lẫn giữa đơn đặt hàng của khách hàng nàyvới khách hàng khác Sai phạm này sẽ ảnh hưởng đến các

bước tiếp theo trong chu trình bán hàng – thu tiền, gây ấntượng không tốt cho khách hàng và tác động xấu tới hình ảnh

của đơn vị

Xét duyệt bán chịu + Bán chịu cho những khách hàng không đủ tiêu chuẩn theo

chính sách bán chịu dẫn đến mất hàng, không thu được tiền

+ Nhân viên bán hàng có thể cấp quá nhiều hạn mức bán chịu

để đẩy mạnh doanh thu bán hàng nên làm cho đơn vị phải

gánh chịu rủi ro tín dụng quá mức

Giao hàng + Giao hàng khi chưa dược xét duyệt

+ Giao hàng không đúng chủng loại, số lượng hoặc khôngđúng khách hàng

+ Hàng hóa có thể bị thất thoát trong quá trình giao hàng mà

không xác định được người chịu trách nhiệm

+ Phát sinh thêm chi phí ngoài dự kiến trong quá trình giaohàng

Lập hóa đơn + Bán hàng nhưng không lập hóa đơn

+ Lập hóa đơn sai về mặt giá trị, tên, mã số thuế, địa chỉ củakhách hàng

+ Không bán hàng nhưng vẫn lập hóa đơn

Trường Đại học Kinh tế Huế

Ghi chép doanh thu

ghi sót hóa đơn

+ Quản lý nợ phải thu khách hàng kém, như thu hồi nợ chậmtrễ hay không đòi được nợ

+ Khoản tiền thanh toán của khách hàng bị chiếm đoạt

+ Xóa sổ nợ phải thu khách hàng nhưng không được xétduyệt

+ Nợ phải thu bị thất thoát do không theo dõi chặt chẽ

+ Không lập hoặc lập dự phòng phải thu khó đòi không đúng

+ Không đánh giá lại nợ phải thu khách hàng có gốc ngoại tệ

- Sự hữu hiệu và hiệu quả trong hoạt động: Sự hữu hiệu và hiệu quả ở đây được

hiểu là hoạt động bán hàng giúp đơn vị đạt được các mục tiêu về doanh thu, thị phầnhay tốc độ tăng trưởng Tính hiệu quả được hiểu là mối quan hệ giữa kết quả đạt được

và chi phí bỏ ra

- Báo cáo đáng tin cậy: Những khoản mục trên BCTC bị ảnh hưởng bởi chu

trình bán hàng – thu tiền được trình bày trung thực và hợp lý, phản ánh đúng kết quảkinh doanh của đơn vị Cụ thể, các khoản mục như doanh thu, lợi nhuận, nợ phải thuTrường Đại học Kinh tế Huế

khách hàng, tiền, hàng tồn kho,… được trình bày đúng đắn Bên cạnh đó, các báo cáoquản trị cũng phải cung cấp các thông tin đáng tin cậy.

- Tuân thủ pháp luật và các quy định: Hoạt động bán hàng phải chịu sự chi phối

bởi một số quy định của pháp luật cũng như của chính đơn vị Do đó, đơn vị cần tuânthủ các quy định đặc thù của pháp luật liên quan đến ngành nghề kinh doanh

Với ba mục tiêu kiểm soát trên, đơn vị hướng đến hàng đầu là mục tiêu sự hữuhiệu và hiệu quả trong chu trình bán hàng – thu tiền với các mục tiêu cụ thể như sau:

Bảng 1.2 Mục tiêu kiểm soát cụ thể trong từng giai đoạn.

Xử lý ĐĐH + Các ĐĐH được xử lý kịp thời, không bỏ sót.

Xét duyệt bán chịu + Các nghiệp vụ bán chịu đều được xét duyệt nhằm đảm

bảo khả năng trả được nợ của khách hàng

Giao hàng + Giao hàng đúng chất lượng, số lượng, thời gian, địa điểm.

+ Bảo vệ hàng tránh hư hỏng, mất phẩm chất khi giao hàng

Lập hóa đơn + Tuân thủ quy định pháp luật và các quy định về lập chứng

+ Bảo vệ tài sản (tiền, séc,…)

Quản lý nợ phải thu + Theo dõi chi tiết từng khách hàng.

+ Thu nợ đúng hạn

+ Lập dự phòng kịp thời và phù hợp

(Nguồn: Giáo trình KSNB, NXB Kinh tế TP Hồ Chí Minh)

Trường Đại học Kinh tế Huế

1.3 Một số thủ thuật gian lận thường gặp trong chu trình bán hàng – thu

tiền

1.3.1 Gian lận trong khâu xét duyệt bán hàng

Đây là gian lận thường xảy ra trong thực tế, đặc biệt đối với các đơn vị không có

chính sách bán hàng hoặc thiếu kiểm tra giám sát đối với việc bán hàng Loại gian lậnchủ yếu ở khâu này là nhân viên bán hàng cho khách với giá thấp hơn giá niêm yết,cho khách hàng hưởng chiết khấu không đúng hay bán chịu cho những khách hàngkhông có khả năng thanh toán để thu về lợi ích cá nhân

Để ngăn ngừa các gian lận trên, đơn vị có thể sử dụng các thủ tục kiểm soát sau:

- Xây dựng chính sách bán hàng một cách chi tiết và thường xuyên cập nhậtchính sách này

- Tách biệt bộ phận bán hàng với bộ phận phận thu tiền nhằm hạn chế tối đanhững sai phạm có thể xảy ra do vừa bán hàng vừa thu tiền Định kỳ đối chiếu số liệugiữa hai bộ phận này

1.3.2 Biển thu tiền bán hàng thu được

Loại gian lận này xảy ra khi nhân viên bán hàng chiếm đoạt số tiền thu từ kháchhàng và không ghi chép nghiệp vụ bán hàng vào sổ sách hoặc nhân viên bán hàng ghinhận số tiền trên liên lưu của hóa đơn thấp hơn số tiền khách thực trả

Thủ tục kiểm soát cho loại gian lận này đó là:

- Lắp đặt camera tại nơi thu tiền

- Tách biệt chức năng bán hàng, thu tiền và ghi sổ kế toán

1.3.3 Chiếm đoạt tiền khách hàng trả do mua hàng trả chậm

Loại gian lận này xảy ra khá phổ biến, đối tượng thực hiện hành vi gian lận phảitìm cách che giấu bằng một số thủ thuật như gối đầu, tạo cân bằng giả, thay đổi hoặclàm giả chứng từ nhắc nợ, xóa sổ nợ phải thu không đúng

- Thủ thuật gối đầu: Được thực hiện bằng cách ghi Có tài khoản Nợ phải thu

của một khách hàng bằng số tiền số tiền trả nợ của một khách hàng khác Đối tượnggian lận cứ lặp lại tiến trình này, bằng cách lấy khoản tiền trả nợ của khách hàng sau

bù cho khách hàng đã trả tiền trước đó

Trường Đại học Kinh tế Huế

- Thủ thuật tạo cân bằng giả: Được thực hiện khi người gian lận vừa thu tiền

vừa ghi sổ nợ phải thu khách hàng Chẳng hạn, sau khi lấy tiền họ vẫn ghi sổ nợ phải

thu sau đó khai khống số dư tiền để tạo cân bằng giả Cách khác, họ cố tình ghi Nợ sai

tài khoản, thay vì ghi Nợ tài khoản Tiền, họ sẽ ghi Nợ tài khoản Phải thu của kháchhàng khác

- Thủ thuật thay đổi hoặc làm giả thư nhắc nợ: Sau khi chiếm đoạt tiền khách

hàng đã trả, khoản nợ đó sẽ trở thành nợ quá hạn Công ty sẽ gửi thư nhắc nợ lần hai,người gian lận sẽ thay đổi địa chỉ khách hàng trên cơ sở dữ liệu Hoặc họ có thể làm

giả thư gửi cho khách hàng thông báo rằng đơn vị đã nhận được tiền của khách hàng

- Thủ thuật xóa sổ nợ phải thu không đúng: Đối tượng gian lận có thể chiếm

đoạt số tiền khách hàng đã trả rồi đề nghị xóa sổ nợ phải thu vì không thu hồi được nợ

Một cách khác, đó là họ sẽ ghi nhận một khoản giảm trừ nào đó , chẳng hạn như chiếtkhấu thanh toán tương ứng với số tiền mà họ đã đoạt

Các thủ tục kiểm soát có thể áp dụng để ngăn ngừa gian lận xảy ra là:

- Tách biệt chức năng thu tiền, ghi sổ nợ phải thu và xóa sổ nợ phải thu

- Thường xuyên đối chiếu sổ phụ ngân hàng hàng tháng với số liệu kế toán đểphát hiện ra hàn vi sử dụng thủ tục tạo cân bằng giả

- Kiểm tra đột xuất việc ghi chép sổ nợ phải thu

- Bắt buộc phải có sự phê chuẩn khi xóa sổ nợ phải thu hay cho khách hàng

hưởng chiết khấu thanh toán, thậm chí phải có sự phê chuẩn các bút toán điều chỉnhliên quan đến tài khoản phải thu của khách hàng

1.4 Các thủ tục kiểm soát chủ yếu đối với chu trình bán hàng – thu tiền

1.4.1 Những thủ tục kiểm soát chung

1.4.1.1 Phân chia trách nhiệm giữa các chức năng

Để đảm bảo phân chia trách nhiệm hợp lý đối với chu trình bán hàng – thu tiền,đơn vị cần tách biệt các bộ phận chức năng sau:

- Bộ phận xét duyệt bán chịu tách biệt với bộ phận mua hàng

- Bộ phận bán hàng tách biệt với bộ phận ghi nhận nợ phải thu

- Bộ phận bán hàng không được kiêm nhiệm việc thu tiền

Trường Đại học Kinh tế Huế

- Người có quyền xóa sổ nợ phải thu khó đòi độc lập với bộ phận theo dõi nợphải thu.

- Kế toán nợ phải thu khách hàng không được kiêm nghiệm việc thu tiền

1.4.1.2 Kiểm soát quá trình xử lý thông tin

a Kiểm soát chung

Thủ tục kiểm soát bao gồm:

- Kiểm soát đối tượng sử dụng:

+ Đối tượng bên trong: Phân quyền sử dụng để mỗi nhân viên sử dụng phần mềm

phải có mật khẩu riêng và chỉ truy cập được trong giới hạn công việc của mình

+ Đối tượng bên ngoài: thiết lập mật khẩu để họ không thể truy cập trái phép vào

- Kiểm soát dữ liệu:

+ Kiểm soát tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ

+ Kiểm tra sự phê duyệt trên chứng từ

- Kiểm soát quá trình nhập liệu:

+ Để đảm bảo các vùng dữ liệu cần lập đều có đầy đủ thông tin

+ Để đảm bảo tính chính xác

c Kiểm soát chứng từ sổ sách

- Đánh số thứ tự liên tục trước khi sử dụng cho tất cả các ấn chỉ quan trọng Cácbiểu mẫu cần rõ ràng, cần đánh số tham chiếu để có thể kiểm tra khi cần thiết

- Các hóa đơn bán hàng phải được lập căn cứ trên đơn đặt hàng, hợp đồng, lệnh

bán hàng Trước khi lập hóa đơn phải đối chiếu với phiếu xuất kho, phiếu giao hàng,

d Ủy quyền và xét duyệt

Các cam kết về ngày giao hàng, lượng hàng bán ra, đề nghị mua chịu của khách

hàng,… cần được người có thẩm quyền xét duyệt Nhà quản lý có thể ủy quyền cho

cấp dưới xét duyệt thông qua việc ban hành các chính sách

Đặc điểm của thủ tục này là người kiểm tra phải độc lập với người bị kiểm tra và

công việc kiểm tra Thủ tục này nhằm nâng cao ý thức chấp hành kỷ luật, tuân thủ quytrình nghiệp vụ của các cá nhân, bộ phận trong đơn vị

1.4.1.3 Kiểm tra độc lập việc thực hiện

1.4.2 Những thủ tục kiểm soát cụ thể trong từng giai đoạn

1.4.2.1 Kiểm soát quá trình tiếp nhận đơn đặt hàng và xét duyệt bán chịu

Bảng 1.3 Kiểm soát quá trình tiếp nhận ĐĐH và xét duyệt bán chịu

Đảm bảo giá bán

đúng với bảng giá

đơn vị đưa ra

+ Đối chiếu đơn giá trên đơn đặt hàng của khách hàng với

bảng giá chính thức của đơn vị

năng thanh toán

+ Xây dựng chính sách bán chịu và cần có một hệ thống kiểmtra về tín dụng của khách hàng

+ Xét duyệt bán chịu, căn cứ vào chính sách bán chịu, bộphận xét duyệt sẽ phê chuẩn hoặc từ chối việc bán hàng

+ Lập lệnh bán hàng sau đó gửi mọi lệnh bán hàng qua cho bộTrường Đại học Kinh tế Huế

(Nguồn: Giáo trình KSNB, NXB Kinh tế TP Hồ Chí Minh)

Để hạn chế tối đa những rủi ro có thể xảy ra trong khâu tiếp nhận đơn đặt hàng

và xét duyệt bán chịu, đơn vị nên tách biệt bộ phận bán hàng với bộ phận xét duyệthạn mức bán chịu Đơn vị phải có chính sách bán chịu và cần có hệ thống kiểm tra tíndụng của khách hàng

1.4.2.2 Kiểm soát quá trình giao hàng và lập hóa đơn

Bảng 1.4 Kiểm soát quá trình giao hàng và lập hóa đơn

Giao hàng đúng

chủng loại, số lượng,

quy cách và thời

gian

Trên chứng từ vận chuyển, phiếu giao hàng cần ghi rõ số

lượng, quy cách, chất lượng hàng hóa, thời hạn và các thông

+ Sử dụng bảng giá đã được phê duyệt để ghi chính xác giá

bán trên hóa đơn

+ Hóa đơn sau khi lập cần một nhân viên khác kiểm tra

ngẫu nhiên lại về tính chính xác của các thông tin trên hóa

đơn như số tiền, mã số thuế, địa chỉ khách hàng, hoặcTrường Đại học Kinh tế Huế

kiểm tra các hóa đơn có số tiền vượt quá một giá trị nhất

định

(Nguồn: Giáo trình KSNB, NXB Kinh tế TP Hồ Chí Minh)

1.4.2.3 Kiểm soát việc thu tiền và nợ phải thu khách hàng

a Đối với phương thức bán hàng thu tiền mặt

Khi xảy ra nghiệp vụ bán hàng thu tiền mặt, số lượng tiền mạt tại quỹ lớn, dó đóthủ quỹ hoạc thu ngân có thể đánh cắp số tiền đó trước khi nó được ghi nhận vào sổ

sách Để giảm thiểu rủi ro này, một số thủ tục kiểm soát có thể áp dụng như sau:

- Khuyến khích khách hàng thanh toán qua ngân hàng hay thẻ tin dụng

- Cần sử dụng hóa đơn mỗi khi bán hàng, cũng như khuyến khích khách hàngnhận hóa đơn

- Nên sử dụng máy tính tiền tự động hoặc máy phát hành hóa đơn ở các điểmbán hàng

- Cuối mỗi ngày, phải tiến hành đối chiếu tiền mặt tại quỹ với số tiền mà thủquỹ ghi chép, hoặc tổng số tiền in ra từ máy tiền

- Nên tách biệt chức năng ghi chép việc thu tiền tại điểm bán hàng và chức nănghạch toán thu tiền trên sổ cái

- Định kỳ tiến hành kiểm kê kho, đối chiếu số liệu giữa sổ sách và thực tế nhằmphát hiện sự chênh lệch do bán hàng nhưng không ghi sổ

b Đối với phương thức bán chịu

Việc kiểm soát tập trung vào kế toán nợ phải thu khách hàng và bộ phận thu nợ.Với mục tiêu theo dõi đầy đủ, chính xác nợ phải thu, sổ sách ghi chép chính xác, đầy

đủ; không để các khoản phải thu bị chiếm dụng quá lâu; chỉ xóa nợ các khoản phải thu

thực sự khó đòi; và quan trọng là lập BCTC trung thực và hợp lý, đơn vị có thể ápdụng các thủ tục kiểm soát sau:

- Ghi sổ dựa trên ĐĐH, lệnh bán hàng, chứng từ gửi hàng, chứng từ vận chuyển

và hóa đơn bán hàng

- Mở sổ theo dõi chi tiết cho từng khách hàng

Trường Đại học Kinh tế Huế

- Định kỳ, cần kiểm tra tính chính xác của doanh thu bằng cách đối chiếu giữa

số liệu kế toán và các chứng từ có liên quan hay giữa sô liệu kế toán và số liệu của các

bộ phận khác như bộ phận bán hàng, gửi hàng

- Nhắc nợ và thường xuyên đối chiếu công nợ với khách hàng

- Ban hành chính sách lập dự phòng phải thu khó đòi và chính sách xóa sổ nợphải thu khó đòi bao gồm các tiêu chuẩn và người có thẩm quyền phê duyệt

- Theo dõi riêng công nợ của khách hàng trên hai tài khoản phải thu và phải trả

độc lập nhưng sử dụng cùng một mã khách hàng (nếu như khách hàng vừa là người

mua, vừa là người bán)

Trường Đại học Kinh tế Huế

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TÀI PHÁT

2.1 Tổng quan về công ty cổ phần Tài Phát

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển công ty cổ phần Tài Phát

Công ty cổ phần Tài Phát được thành lập vào ngày 14/02/2007, chuyên sản xuất,cung cấp thùng carton giấy theo yêu cầu khách hàng Khi mới thành lập, công ty chỉnhận được các đơn hàng nhỏ, lẻ từ các đối tác thuộc địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế Sau

hơn 12 năm hoạt động, công ty cổ phần Tài Phát không ngừng phát triển và nâng cao

chất lượng sản phẩm Giờ đây, công ty đã nhận được các đơn hàng lớn, thường xuyên

và ổn định từ các khách hàng lớn trên địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế như Công ty ScaviHuế, Công ty Cổ phần Tập đoàn Vitto,… và các khách hàng ở các tỉnh lận cận nhưQuảng Trị, Quảng Nam,… Công ty Cổ phần Tài Phát đang ngày càng nỗ lực để mởrộng thị trường, cung cấp những sản phẩm tốt nhất cho khách hàng

 Tên hợp pháp: CÔNG TY CỔ PHẦN TÀI PHÁT

 Tên giao dịch đối ngoại: TAI PHAT JOINT STOCK COMPANY

 Tên viết tắt: TAI PHAT Co

 Mã số thuế: 3300478258

 Trụ sở giao dịch: Lô K3 Khu công nghiệp Phú Bài, Phường Phú Bài, Thị xã

Hương Thủy, Tỉnh Thừa Thiên Huế

 Số điện thoại: 0234.2470789 Fax: 0234.3951212

Thành phần cổ đông gồm:

1 Ông Lê Minh Tùng

2 Ông Lưu Văn Toản

3 Ông Hồ Văn Hào

4 Bà Đồng Thị Phương

5 Ông Trần Công Quốc

2.1.2 Lĩnh vực kinh doanh và sản phẩm của công ty

Công ty Cổ phần Tài Phát chuyên sản xuất, in ấn bao bì carton, nhận sản xuất cácTrường Đại học Kinh tế Huế

bán giấy và vận chuyển hàng hóa, tuy nhiên sản xuất, in ấn bao bì carton vẫn là hoạt

động chính và đem lại nguồn doanh thu lớn nhất cho công ty

2.1.3 Chức năng và nhiệm vụ

a Chức năng

Với hơn 12 năm hoạt động và phát triển, công ty không ngừng khẳng định vị thế

và tầm quan trọng trong xã hội với chức năng sản xuất và in ấn bao bì carton Công ty

đang nỗ lực để mở rộng thị trường rộng rãi hơn sang các tỉnh thành lân cận, nhằm đemđến cho khách hàng nhiều sự lựa chọn hơn trong lĩnh vực này

b Nhiệm vụ

Không ngừng phát triển các hoạt động sản xuất, thương mại dịch vụ, phát huy tối

đa lợi nhuận, tăng lợi tức cho các cổ đông, cải thiện đời sống, tăng thu nhập cho ngườilao động và hoàn thành nghĩa vụ đối với ngân sách nhà nước

2.1.4 Tổ chức bộ máy quản lý

Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý công ty Cổ phần Tài Phát được mô tả như sơ đồ

2.1 ở trang 30, bao gồm những bộ phận sau:

- HĐQT: Là cơ quan có quyền lực cao nhất trong công ty, đề ra các quy chế,

các quyết định và giao nhiệm vụ cho Tổng Giám đốc công ty thực hiện, đây là cơ quan

có quyền quyết định đến mọi hoạt động của công ty

- Ban giám đốc: điều hành mọi hoạt động của công ty, có quyền ra quyết định

và chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị về kết quả sản xuất kinh doanh của côngty

- Ban điều hành: Bao gồm ba phòng ban phòng kinh doanh, phòng hành chính

nhân sự và phòng mua hàng

+ Phòng kinh doanh: Có chức năng lập kế hoạch sản xuất kinh doanh công ty;

điều độ kiểm tra việc thực hiện kế hoạch; tìm hiểu nghiên cứu thị trường; tổ chức công

tác bán hàng có hiệu quả, tăng thu giảm nợ; tổ chức công tác mua hàng hiệu quả nhất;tiếp nhận, xử lý các thông tin về ý kiến, khiếu nại của khách hàng được phân chia thựchiện bởi ba phòng ban đó là phòng kinh doanh, phòng hành chính nhân sự và phòngmua hàng Thực tế, Phòng kinh doanh của công ty chỉ có một người đảm nhận mọiTrường Đại học Kinh tế Huế