Fastwork bộ tài liệu hướng dẫn xây dựng quy trình hành chính

Để từ đó lãnh đạo doanh nghiệp, bộ phận hành chính nhân sự, kế toán nắm được thông tin dữ liệu để thực thi nội quy, quy định của doanh nghiệp trong công tác tính lương, thưởng của tháng

BỘ ỨNG DỤNG PHỤC VỤ

QUẢN TRỊ NỘI BỘ TOÀN DIỆN CHO DOANH NGHIỆP

Hoạt động Hành chính là một trong những hoạt động quan trọng, quyết định trực tiếp đến

chất lượng vận hành của doanh nghiệp Do vậy công tác quản lý hành chính cần phải được

làm tốt để duy trì và đảm bảo sự phát triển bền vững của doanh nghiệp

Tuy nhiên các hoạt động nhằm quản lý quy trình hành chính trong doanh nghiệp hiện nay

vẫn còn ít được quan tâm và có phần rườm rà không cần thiết trong các hoạt động Tại nhiều

doanh nghiệp hoạt động hành chính đang chưa thực sự hoạt động đúng chức năng và nhiệm

vụ của mình Các quy trình thừa thãi gây lãng phí thời gian, hiệu suất làm việc của người lao

động, tiêu tốn ngân sách cho doanh nghiệp vẫn đang là vấn đề bất cập chưa được giải quyết

triệt để.

Căn cứ vào đó, đội ngũ FastWork đã tổng hợp và biên soạn bộ Tài liệu Hướng dẫn Xây dựng

Quy trình phòng Hành chính mang tính đúc kết và tinh gọn nhất tất cả các hoạt động hành

chính trong doanh nghiệp Giúp doanh nghiệp có một quy trình thống nhất, đồng bộ đem lại

hiệu quả vận hành cao.

QUY TRÌNH VỀ CHẤM CÔNG VÀ TÍNH LƯƠNG

LƯƠNG CHO NGƯỜI LAO ĐỘNG

Chấm công là một hoạt động không thể thiếu

và được thực hiện mỗi ngày của người lao

động trong các doanh nghiệp, công ty Việc

chấm công sẽ thể hiện được số ngày, số giờ

làm việc của người lao động trong một ngày

Để từ đó lãnh đạo doanh nghiệp, bộ phận hành

chính nhân sự, kế toán nắm được thông tin dữ

liệu để thực thi nội quy, quy định của doanh

nghiệp trong công tác tính lương, thưởng của

tháng cho mỗi lao động đó

Chấm công / bảng chấm công dùng để theo dõi ngày công thực tế làm việc, ngày nghỉ, thời gian lao động nghỉ việc, nghỉ hưởng BHXH, để doanh nghiệp có căn cứ tính lương, trả lương, tính BHXH theo quy định.

Tiền lương theo thời gian (theo tháng, theo tuần, theo ngày hoặc theo giờ) được trả cho người lao động hưởng lương theo thời gian, căn cứ vào thời gian làm việc thực tế theo tháng, tuần, ngày, giờ

Tiền lương được trả theo thời gian (theo tháng, theo tuần, theo ngày hoặc theo giờ) được trả cho người lao động hưởng lương theo thời gian, căn cứ vào thời gian làm việc thực tế

Tiền lương trả theo sản phẩm được trả cho người lao động hưởng lương theo sản phẩm, căn cứ vào mức

độ hoàn thành số lượng, chất lượng sản phẩm theo định mức lao động và đơn giá sản phẩm được giao

Tiền lương khoán được trả cho người lao động hưởng lương khoán, căn cứ vào khối lượng, chất lượng công việc và thời gian phải hoàn thành

Tiền lương khoán được trả cho người lao động hưởng lương khoán, căn cứ vào khối lượng, chất lượng công việc và thời gian phải hoàn thành

Tiền lương tháng được trả được trả cho 1 tháng làm việc xác định trên cơ sở hợp đồng lao động;Tiền lương tuần được trả cho mỗi tuần làm việc xác định trên cơ sở tiền lương tháng nhân với 12 tháng

và nhân với 52 tuần;

Tiền lương ngày được trả cho một ngày làm việc xác định trên cơ sở tiền lương tháng chia cho số ngày làm việc trong tháng theo quy định của pháp luật mà doanh nghiệp lựa chọn, nhưng tối đa không quá

26 ngày;

Tiền lương giờ được trả cho một giờ làm việc xác định trên cơ sở tiền lương ngày chia cho số ngày làm việc theo Quy định tại điều 104 của Bộ luật Lao động

1 Mục đích, đối tượng áp dụng và các hình thức bảng chấm công

Tiền lương trả theo thời gian

Tiền lương trả theo sản phẩm

Tiền lương khoán

Bảng lương sẽ được quy định tùy theo tính chất của mỗi doanh nghiệp Tuy nhiên, phòng nhân sự có trách nhiệm giải thích đầy đủ các cột, cách tính toán lương cho người lao động khi được yêu cầu Ngoài

ra trong trường hợp thay đổi các yếu tố cấu thành trong bảng lương thì cần có sự xét duyệt trước của lãnh đạo doanh nghiệp đó

Nếu trong tháng có bất kỳ phát sinh thay đổi về mức lương cơ bản, mức thưởng, mức bảo hiểm, phụ cấp liên quan đến lương hàng tháng thì nhân sự tính lương có trách nhiệm cập nhật các số liệu thay đổi trong bảng lương

Tùy vào mỗi doanh nghiệp khác nhau sẽ có cách tính lương thực tế khác nhau Cơ bản sẽ chia làm 2 cách tính như sau

Cập nhật mức lương từng lao động

Xác định mức lương thực tế và các khoản thu nhập khác

Bước 1: Tạo bảng lương

Bước 2: Tổng hợp chấm công

Cách thứ nhất:

Mức lương thực tế = Mức lương cơ bản * số

ngày công thực tế / số ngày công tiêu chuẩn

trong tháng

Cách thứ hai:

Mức lương thực tế = Mức lương cơ bản * số ngày công thực tế / 26 (hoặc 24, tùy theo quy định mỗi doanh nghiệp)

Các khoản giảm trừ bao gồm bao gồm giảm trừ gia cảnh, giảm trừ người phụ thuộc, các khoản đóng bảo hiểm, thuế thu nhập,

Ngoài ra đối với các khoản đóng quỹ bảo hiểm, công đoàn cần có quyết định của cấp Giám đốc hoặc của công đoàn doanh nghiệp

Nhân viên tính lương và in bảng lương dựa trên các nguyên tắc sau:

Kiểm tra các loại công tăng giảm theo số ngày làm việc

Rà soát lại bảng lương đối với lao động

Sau khi rà soát, nhân viên tính lương tiến hành chuyển bảng lương cho Trưởng phòng nhân sự xem xét gửi thông báo cho người lao động

Nhân sự sau khi check chéo với người lao động sẽ gửi bảng lương tới Giám đốc để xin phê duyệt Ở bước này, Giám đốc sẽ ký phê duyệt đề xuất chi trả lương cho toàn bộ nhân viên trong công ty

Sau khi Giám đốc phê duyệt bảng lương, nhân sự tính lương in phiếu tính lương và chuyển kèm bảng lương tổng cho bộ phận kế toán tiến hành thủ tục thanh toán Trong đó, phiếu lương cũng sẽ được gửi trực tiếp đến từng lao động

Hoạt động thanh toán lương sẽ được chi trả thông qua ngân hàng hoặc tiền mặt tùy vào quy định mỗi doanh nghiệp Nếu như có bất cứ lý do nào phát sinh làm chậm trễ thanh toán, phòng kế toán phải thông báo ngay với bộ phận nhân sự để thông báo đến toàn bộ nhân viên

Toàn bộ hoạt động thanh toán lương đều phải được bộ phận thủ quỹ/kế toán ngân hàng, kế toán thanh toán lương thực hiện đầy đủ công việc lưu hồ sơ Thủ quỹ và kế toán có trách nhiệm hạch toán vào tài khoản kế toán, có sự ghi chép sổ sách chính xác

Hoạt động xây dựng bảng công, tính lương là một trong những nghiệp vụ quan trọng có tính ảnh hưởng đến quyền lợi mỗi người lao động Do đó, mỗi doanh nghiệp cần có bộ phận nhân sự tính lương có nghiệp

vụ chuyên môn đạt chuẩn để hạn chế nhất những sai sót, rủi ro trong quá trình thiết lập và tính toán

Bước 3: Check chéo bảng lương với người lao động

Bước 4: Giám đốc phê duyệt

Bước 5: In bảng lương và làm thanh toán

Bước 6: Lưu trữ hồ sơ

Xác định các khoản giảm trừ

II QUY TRÌNH XỬ LÝ ĐỀ XUẤT - PHÊ

DUYỆT ĐƠN TỪ

Đơn từ đề xuất được định nghĩa là một loại văn bản hành chính được dùng phổ biến trong các doanh nghiệp có các nội dung, tính chất khác nhau tùy từng mục đích đề xuất.

Các loại đơn từ đề xuất thường thấy trong các doanh nghiệp như: đề xuất duyệt chi phí, đề xuất tạm ứng,

đề xuất thanh toán, đề xuất sửa chữa/cung cấp thiết bị,

Loại quy trình phê duyệt đề xuất: là cách một đề xuất được một hay nhiều người có trách nhiệm phê duyệt Các loại quy trình phê duyệt gồm:

Loại đề xuất: là mẫu đề xuất quy định các thông tin mà người lập đề xuất cần xác định trước khi thực hiện đề xuất cần phê duyệt

Người lập đề xuất: là người trực tiếp lập đề xuất

Bộ phận làm việc: là bộ phận mà người lập đề xuất trực thuộc

Người thực hiện đề xuất: là một hoặc nhiều người có trách nhiệm thực hiện các nội dung đề xuất sau khi đề xuất được phê duyệt

Người xét duyệt đề xuất: là người có thẩm quyền, chức năng phê duyệt đề xuất (cấp quản lý, trưởng

Đối với đề xuất tạm ứng chi phí, người lập đề xuất tạm ứng yêu cầu cung cấp đủ chứng tử bao gồm: giấy

đề xuất tạm ứng, báo giá/bảng kê chi tiết từng khoản phí, hóa đơn (nếu có)

1 Mục đích đơn từ, đề xuất và các phương thức đưa ra

2 Quy trình xử lý đơn từ đề xuất phổ biến nhất trong doanh nghiệp

Các đơn từ đề xuất, đơn từ phê duyệt thường có bản chất là luồng thông tin theo chiều thẳng đứng

từ cấp dưới gửi lên cấp cao hơn

Trong một số trường hợp tùy theo tính chất công việc mà đề xuất cần đi qua nhiều phòng ban, đối tượng xét duyệt khác nhau

Về cơ bản, các mẫu đề xuất, đơn từ đều có một form mẫu chung, người đề xuất chỉ cần điền vào các trường thông tin cần thiết

Một người phê duyệt: là quy trình mà một đề xuất chỉ cần một người cụ thể phê duyệt

Cần phê duyệt đồng thời: là quy trình mà một đề xuất cần phải được đồng thời nhiều người cụ thể phê duyệt

Cần phê duyệt theo trình tự: là quy trình mà một đề xuất cần phải được phê duyệt bởi nhiều người theo một trình tự nhất định, người trước phê duyệt rồi mới đến người sau phê duyệt

1 Đề xuất duyệt tạm ứng chi phí

Thông thường trong quy trình đề xuất tạm ứng lương tại doanh nghiệp được thiết lập với Giám đốc là người phê duyệt được chuyển qua Thủ quỹ thuộc bộ phận Kế toán thực hiện xuất tiền

Đối với đề xuất thanh toán chi phí, yêu cầu người lập đề xuất cung cấp đủ chứng tử bao gồm: giấy đề xuất tạm ứng, báo giá/bảng kê chi tiết từng khoản phí, hóa đơn (nếu có)

Tại quy trình đề xuất thanh toán chi phí, trình tự xét duyệt sẽ bao gồm 3 công đoạn xét duyệt: Quản lý trực tiếp, Giám đốc xét duyệt và Kế toán trưởng duyệt chi Bước cuối Thủ quỹ sẽ là người trực tiếp xuất tiền cho người lập đề xuất thanh toán và thực hiện lưu giữ chứng từ

Chú ý: Sau khi đã kết thúc toàn bộ thanh toán, người làm đề xuất tạm ứng phải cung cấp đầy đủ chứng từ, hóa đơn các khoản đã thanh toán để kế toán ghi nhận khoản tạm ứng đã sử dụng và khoản chênh lệch giữa số tiền đã tạm ứng với số đã sử dụng (nếu có)

2 Đề xuất tạm ứng lương

3 Đề xuất thanh toán chi phí

Quy trình đề xuất sửa chữa thiết bị làm việc nhằm mục đích thống nhất phương pháp theo dõi, sửa chữa thiết bị tài sản trong doanh nghiệp Trình tự xét duyệt được thiết lập đi qua 3 cấp: Quản lý trực tiếp, Phụ trách IT, và Giám đốc phê duyệt Sau đó bước lập báo cáo sẽ do Kế toán trưởng thực hiện.

Hoạt động đề xuất cung cấp thiết bị làm việc nhằm mục đích cung cấp thêm thiết bị hoặc công cụ để phục vụ công việc đạt hiệu quả tốt hơn Quy trình được thiết lập dựa trên 2 bước trình tự phê duyệt bởi Quản lý trực tiếp và Giám đốc

* Chú ý: Tùy tính chất doanh nghiệp mà bộ phận chuyên trách thực hiện cung cấp sẽ khác nhau.

4 Đề xuất sửa chữa thiết bị làm việc

5 Đề xuất cung cấp thiết bị làm việc

Quy trình tiếp nhận nhân viên thử việc/chính thức được thiết lập nhằm quản lý việc tiếp nhận người lao động tham gia vào doanh nghiệp, đồng thời quy trình cũng là quyết định thống nhất thông tin đến các phòng ban khác.

Đề xuất thanh lý hợp đồng được lập sau khi lao động có quyết định nghỉ việc tại doanh nghiệp Tại quy trình đề xuất này sẽ đi kèm với bộ biên bản thanh lý hợp động, đơn nghỉ việc và các đơn từ có liên quan

7 Đề xuất tiếp nhận thử việc/chính thức

8 Đề xuất thanh lý hợp đồng lao động

Quy trình đề xuất khen thưởng được thiết lập nhằm đưa ra căn cứ để xét tặng thưởng và danh hiệu cho mỗi cá nhân lao động

Quy trình đề xuất kỷ luật được thực hiện khi người lao động có hành vi vi phạm quy định, nội quy trong doanh nghiệp vì lý do khách quan hoặc chủ quan Thông thường đề xuất sẽ được lập bởi quản lý trực tiếp của người bị kỷ luật

Thông thường mỗi doanh nghiệp luôn có kỳ tăng/giảm lương theo quy định qua sự đánh giá định kỳ Tuy nhiên trong trường hợp chưa đến kỳ đánh giá nhưng lao động hoặc quản lý trực tiếp nhận thấy cần điều chỉnh mức lương tăng/giảm thì có thể lập đề xuất trình Giám đốc phê duyệt

9 Đề xuất khen thưởng

10 Đề xuất kỷ luật

11 Đề xuất tăng/giảm lương

Đề xuất nghỉ chế độ thai sản nhằm giúp quản lý xác định thời gian bắt đầu nghỉ của người lao động tại doanh nghiệp để thực hiện chế độ nghỉ thai sản hợp pháp cho người lao động

* Chú ý: Người lao động chuẩn bị và hoàn thiện thủ tục đề xuất trước kỳ sinh nở.

13 Nghỉ chế độ thai sản

Quy trình đề xuất mua bán, nhập hàng các vật dụng, thiết bị, đồ dùng trong văn phòng được người lập

đề xuất trình Giám đốc phê duyệt Sau đó được chuyển đến Kế toán trưởng ghi nhận thông tin về hàng hóa, số lượng và đơn giá của từng mặt hàng tương ứng

Thủ quỹ sẽ là người tiếp nhận duyệt chi từ Kế toán trưởng để xuất tiền cho người lập đề xuất mua bán

Thông thường trong các doanh nghiệp việc quản lý và điều phối sử dụng xe công do bộ phận Hành chính nhân sự trực tiếp quản lý Do đó khi phát sinh nhu cầu sử dụng xe công, người lập đề xuất gửi đề xuất đến bộ phận Hành chính nhân sự xin xác nhận tình trạng xe Nếu tình trạng xe phù hợp, đề xuất sẽ được chuyển đến Giám đốc phê duyệt

Người lao động khi có phát sinh công việc hoặc khối lượng công việc nhiều cần thêm thời gian để làm việc có thể thực hiện đề xuất làm thêm ngoài giờ gửi đến Quản lý trực tiếp Trình tự xét duyệt tiếp đó sẽ thông qua Nhân sự để cập nhật bảng lương cuối tháng

* Chú ý: Doanh nghiệp cần chú ý đến thời gian làm thêm giờ được quy định trong khuôn khổ pháp luật cho phép Trong đó số giờ làm thêm không được vượt quá 50% số giờ làm việc bình thường trong một ngày, không quá 30 giờ một tháng và không quá 200 giờ một năm.

15 Đề xuất mua bán, nhập hàng

16 Đề xuất làm ngoài giờ

QUY TRÌNH LƯU TRỮ HỒ SƠ

NHÂN SỰ

III

Hiện trạng công tác quản lý hồ sơ nhân sự

Các danh mục trong quản lý hồ sơ nhân sự

Hiện nay 90% nhân viên phòng Hành chính nhân sự tại các doanh nghiệp đang thực hiện các công việc không theo một quy trình nhất quán Đặc biệt trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME) Tình trạng hàng ngàn hồ sơ nhân sự bị sai sót, nhầm lẫn, thiếu thông tin hay thậm chí thất lạc thể hiện thực tế yếu kém trong công tác quản lý hành chính trong doanh nghiệp

Do đó, công tác quản lý hồ sơ nhân sự trong công tác hành chính văn phòng cần được thực hiện theo quy trình nhất quán tránh các trường hợp thất lạc, thiếu sót thông tin, thủ tục pháp lý theo quy định Dưới đây là bộ tài liệu hướng dẫn doanh nghiệp xây dựng quy trình quản lý hồ sơ nhân sự đúng cách

Hồ sơ nhân sự

Hồ sơ là một bộ văn bản tài liệu lưu trữ thông tin về sơ yếu lý lịch, hợp đồng, lương thưởng, bảo hiểm, chấm công, đơn từ nghỉ ốm, giải trình, luân chuyển công tác, của nhân sự trong một cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp

Dựa vào hồ sơ nhân sự mà các bộ phận hành chính văn phòng có thể thực hiện các công việc như tính công, tính lương, phê duyệt đơn từ, quản lý và điều động nhân sự chính xác

Thông thường một bộ hồ sơ nhân sự sẽ bao gồm:

Hợp đồng lao động

Hợp đồng lao động là văn bản thỏa thuận giữa người lao động và doanh nghiệp về yêu cầu công việc, mức lương, quy định điều kiện lao động, quyền lợi, nghĩa vụ hai bên trong quan hệ lao động Hợp đồng lao động được ký kết theo nguyên tắc tự nguyện bình đẳng, phù hợp với các quy định của luật lao động

Bảo hiểm xã hội

Bảo hiểm xã hội là sự bảo đảm thay thế hoặc bù đắp một phần thu nhập của người lao động khi họ bị giảm hoặc mất thu nhập do ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, hết tuổi lao động hoặc

tử vong trên cơ sở đóng vào quỹ bảo hiểm xã hội

Tiền lương, phụ cấp

Tiền lương hay tiền công là khoản thu nhập mang tính thường xuyên mà nhân viên được nhận sau một khoảng thời gian đóng góp sức lao động thường được tính trên một tháng Tiền lương được phân thành: lương chính, lương theo sản phẩm, lương khoán, lương thử việc

Phụ cấp là khoản tiền mà đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp hỗ trợ cho người lao động để bù đắp các yếu tố

về điều kiện lao động, mức độ phức tạp của công việc, điều kiện sinh hoạt, chưa được tính đến hay tính chưa đầy đủ trong mức lương

Đơn xin việc;

Sơ yếu lý lịch công chứng;

Giấy khai sinh, chứng minh thư photo công chứng;

Bằng cấp, chứng chỉ,

Hợp đồng thử việc;

Hợp đồng lao động chính thức;

Hợp đồng bảo hiểm;

Phụ lục hợp đồng (bao gồm những nội dung cam kết ngoài hợp đồng chính thức);

Quyết định bổ nhiệm, điều động, tăng lương, (nếu có)