Bài giảng môn Kiểm soát - Bài 3: Quy trình, công cụ và tiêu chuẩn kiểm soát

Quy trình kiểm soát của quản trị doanh nghiệp, theo Robert J.Mockless, là cố gắng một cách có hệ thống để xác định các tiêu chuẩn so với mục tiêu kế hoạch, thiết kế hệ th[r]

BÀI 3 QUY TRÌNH, CÔNG CỤ VÀ TIÊU CHUẨN KIỂM SOÁT

Hướng dẫn học

Để học tốt bài này,sinh viên cần tham khảo các phương pháp học sau:

 Học đúng lịch trình của môn học theo tuần, làm các bài luyện tập đầy đủ và tham gia thảo luận trên diễn đàn

 Đọc tài liệu:

1 Nguyễn Ngọc Huyền (2015), Giáo trình Kiểm soát, Nhà xuất bản Đại học Kinh

tế Quốc dân, Hà Nội

2 Vũ Hữu Đức (2010), Kiểm soát nội bộ, Nhà xuất bản Phương Đông

3 Victor Z.Brink và Herbert Witt (2000), Kiểm toán nội bộ hiện đại – đánh giá các

hoạt động và hệ thống kiểm soát, Bản dịch của khoa Kế toán – trường Đại học ki

tế Quốc dân, Nhà xuất Tài chính Hà Nội

4 Anthony (2007), Management control systems, Nhà xuất bản McGraw Hill Higher Education

5 Kevin Adams (1997), Internal Controls and Auditing, Nhà xuất bản Prentice Hall Australia

6 COSO (1992), Internal Control Report

7 www.coso.org

8 www.internalcontrolsdesign.co.uk

 Sinh viên làm việc theo nhóm và trao đổi với giảng viên trực tiếp tại lớp học hoặc qua email

 Tham khảo các thông tin từ trang Web môn học

Nội dung

Bài 3 trong học phần Kiểm soát nghiên cứu về quy trình của hoạt động kiểm soát trong doanh nghiệp, thông qua việc xem xét quy trình để đưa ra những công cụ và tiêu chuẩn kiểm soát cần thiết nhằm giúp doanh nghiệp hạn chế được các rủi ro có thể xảy ra, đạt được mục tiêu của doanh nghiệp

Mục tiêu

 Mô tả về quy trình kiểm soát

 Xác định một số công cụ kiểm soát

 Xem xét một số tiêu chuẩn cho hoạt động kiểm soát

T ình huống dẫn nhập

Giả sử khi bạn tiến hành kiểm tra tại bộ phận sản xuất của doanh nghiệp, bạn thấy năng suất của bộ phận sản xuất không đạt tiêu chuẩn Bạn cần tìm nguyên nhân của sự sai lệch giữa mức năng suất mong muốn và mức năng suất hiện tại

1 Hãy nêu 5 vấn đề mà bạn muốn kiểm tra để xem bạn có thể tìm ra nguyên

nhân của sự sai lệch không?

2 Nếu có thể bạn đề ra hướng sửa chữa để trình lên ban lãnh đạo

3.1 Quy trình kiểm soát

3.1.1 Khái niệm

Quy trình kiểm soát của quản trị doanh nghiệp, theo Robert J.Mockless, là cố gắng một cách có hệ thống để xác định các tiêu chuẩn so với mục tiêu kế hoạch, thiết kế hệ thống thông tin phản hồi, so sánh sự thực hiện với các tiêu chuẩn, xác địnhvà đo lường mức độ sai lệch và thực hiện việc điều chỉnh để đảm bảo rằng mọi nguồn lực đã sử dụng một cách có hiệu quả nhất trong việc thực hiện mục tiêu Qua định nghĩa trên, có thể thấy quy trình kiểm soát gồm gồm các giai đoạn sau:

Sơ đồ 3.1 Quy trình kiểm soát

3.1.2 Xác định tiêu chuẩn kiểm soát

Khái niệm tiêu chuẩn kiểm soát

Tiêu chuẩn là những mốc mà từ đó người ta có thể đo lường thành quả đạt được Tiêu chuẩn kiểm soát tạo ra các “mốc” cần thiết để đánh giá xem những công việc đã/sẽ diễn ra có còn ở trong giới hạn cho phép hay không Trong hoạt động của một tổ chức thì có rất nhiều loại tiêu chuẩn kiểm soát khác nhau do: đặc thù của doanh nghiệp, sự

đa dạng của hàng hóa và dịch vụ Do vậy, để hoạt động kiểm soát đạt được hiệu quả tốt nhất thì các tiêu chuẩn kiểm soát đề ra cần phải hợp lý và có khả năng thực hiện được trên thực tế Xây dựng một hệ thống tiêu chuẩn vượt quá khả năng thực hiện rồi sau đó phải điều chỉnh hạ thấp bớt các tiêu chuẩn này là một điều nên tránh ngay từ đầu Nếu biết cách xác định tiêu chuẩn một cách thích hợp, đồng thời nắm vững được chức năng, nhiệm vụ của các phòng/ban cũng như các nhân viên trong doanh nghiệp thì lúc đó hoạt động kiểm soát trở nên tương đối dễ dàng và đạt được hiệu quả cao

Xác định tiêu chuẩn và lựa chọn phương pháp đánh giá

Đo lường kết quả bằng cách đối chiếu kết quả với tiêu chuẩn đã được xác lập

Sự thực hiện hoạt động

có phù hợp với tiêu chuẩn không?

Không cần điều chỉnh

Tiến hành điều chỉnh

Có Không

Các dạng tiêu chuẩn kiểm soát

 Tiêu chuẩn định tính là tiêu chuẩn không biểu hiện dưới dạng các số đo vật lý hoặc giá trị như: lòng trung thành của nhân viên, tính kỷ luật trong công việc…

 Tiêu chuẩn định lượng là những chỉ tiêu có thể đo lường bằng các đơn vị cụ thể như: thị phần, doanh thu bán hàng, giá bán sản phẩm

 Dựa vào các mục tiêu của doanh nghiệp Đây là những tiêu chuẩn kiểm tra tốt nhất

vì đó là thước đo sự thành công của các kế hoạch; là căn cứ đánh giá kết quả hoạt động của doanh nghiệp cũng như mức độ hoàn thành nhiệm vụ được giao của các phòng/ban, cá nhân Do đó, các mục tiêu này cần cố gắng thể hiện dưới dạng định lượng, bằng những chỉ tiêu cụ thể

 Các tiêu chuẩn thực hiện chương trình: Đây là cơ sở để đánh giá việc thực hiện các chương trình mục tiêu như chương trình phát triển sản phẩm mới, chương trình cải tiến chất lượng sản phẩm, chương trình thay đổi nhãn hiệu

 Các chỉ tiêu chất lượng đối với sản phẩm và dịch vụ

 Các định mức kinh tế - kỹ thuật đối với quá trình sản xuất và phân phối sản phẩm

 Các tiêu chuẩn về vốn: Đây là những chỉ tiêu đo lường sự thực hiện vốn đầu tư trong các doanh nghiệp như khoản thu hồi trên vốn đầu tư, tỷ lệ giữa các khoản nợ hiện có với tài sản hiện có…

 Các tiêu chuẩn thu nhập: Như khoản thu nhập trên một km xe khách chở khách, số tiền thu được trên một tấn hàng bán được…

3.1.3 Đo lường và đánh giá việc thực hiện

Nếu các tiêu chuẩn được vạch ra một cách thích hợp và nếu có các phương pháp nhằm xác định một cách chính xác chức năng, nhiệm vụ của các phòng/ban cũng như các nhân viên trong doanh nghiệp thì các nhà quản trị có thể đánh giá thành quả thực tế của những nhân viên dưới quyền của họ Tuy nhiên, việc đánh giá đó không phải bao giờ cũng thực hiện được Có nhiều hoạt động khó có thể đưa ra các tiêu chuẩn chính xác và

có nhiều hoạt động khó có thể đo lường được Ví dụ, nếu người ta có thể đo lường số sản phẩm của một phân xưởng sản xuất một cách tương đối dễ dàng, thì ngược lại rất khó để kiểm tra công việc của Phòng chăm sóc khách hàng trong doanh nghiệp Gặp trường hợp này, các nhà quản trị thường dùng những tiêu chuẩn gián tiếp, ví dụ thái độ khách hàng đối với doanh nghiệp, hay uy tín của doanh nghiệp trong xã hội

Đo lường việc thực hiện

Việc đo lường kết quả thực hiện kế hoạch trên thực tế cần phải đảm bảo các yêu cầu

cơ bản sau:

 Phải dựa vào các tiêu chuẩn đặt ra để đánh giá kết quả hoạt động của các phòng/ban cũng như nhân viên trong doanh nghiệp

 Phải đảm bảo tính khách quan Muốn vậy, phải xác định rõ trách nhiệm, thái độ của các cấp quản trị, không được thành kiến, độc đoán, tránh buộc tội, bất công, tránh nhận định chủ quan khi chưa có đủ cơ sở

 Đảm bảo vừa có lợi cho doanh nghiệp, vừa có lợi cho cá nhân, bộ phận Thông qua kiểm tra, quản trị viên cấp cao đánh giá được năng lực của cấp quản trị viên cấp dưới Đồng thời, đối với cấp quản trị viên cấp dưới có thể qua đo lường khẳng định được

vị trí của mình, nhận thức được những thiếu sót, hạn chế để có biện pháp khắc phục kịp thời

Việc đo lường chính xác kết quả thực tế sẽ mang lại những lợi ích rất lớn:

 Dự báo được những sai sót có thể xảy ra đồng thời có những biện pháp để can thiệp kịp thời Ngoài ra, việc đo lường nhiều khi phải được thực hiện đối với đầu vào của hoạt động, kết quả của từng giai đoạn hoạt động, những dấu hiệu và thay đổi có thể ảnh hưởng đến kết quả hoạt động nhằm có tác động điều chỉnh kịp thời

 Rút ra được những kết luận đúng đắn về hoạt động đồng thời cải tiến được công tác quản trị

 Do người tiến hành giám sát, đo lường sự thực hiện với người đánh giá và ra quyết định điều chỉnh có thể khác nhau nên cần phải xây dựng được mối quan hệ phù hợp giữa họ

Đánh giá việc thực hiện các hoạt động

Đánh giá là sự xem xét sự phù hợp giữa kết quả đo lường so với tiêu chuẩn Nếu quá trình hoạt động mọi bộ phận trong doanh nghiệp đang thực hiện phù hợp với các tiêu chuẩn đã được xác lập, có thể kết luận mọi việc vẫn diễn ra theo đúng kế hoạch và không cần sự điều chỉnh Ngược lại, nếu kết quả thực hiện không phù hợp với tiêu chuẩn thì cần điều chỉnh Khi đó, người ta tiến hành phân tích nguyên nhân của sự sai lệch và những hậu quả của nó đối với hoạt động của doanh nghiệp để đi tới kết luận có cần tiến hành điều chỉnh hay không và nếu cần thì phải điều chỉnh như thế nào để đạt được hiệu quả nhất Nếu các tiêu chuẩn được vạch ra một cách thích hợp và nếu các phương tiện đo lường có khả năng xác định một cách chính xác kết quả hoạt động thì việc đánh giá sự thực hiện thực tế hoặc tương lai là công việc tương đối dễ dàng Tuy nhiên, có nhiều hoạt động khó xác định

được tiêu chuẩn chính xác và cũng khó đo lường, dự báo sự thực hiện

3.1.4 Điều chỉnh các sai lệch

Điều chỉnh là những tác động bổ sung trong quá trình quản trị để khắc phục những sai lệch giữa việc thực hiện hoạt động trên thực tế so với mục tiêu, kế hoạch đã đề ra nhằm không ngừng cải tiến chất lượng hoạt động Thông qua việc đo lường và đánh giá kết quả ở bước trên, chúng ta sẽ xác định được cần phải áp dụng những biện pháp

gì, ở đâu, làm như thế nào để đảm bảo cho việc thực hiện các hoạt động ngày càng đem lại kết quả cao hơn Việc điều chỉnh các sai lệch trong thực tế có thể tiến hành theo các hướng:

 Điều chỉnh kế hoạch;

 Thay đổi mục tiêu;

 Hoàn thiện lại cơ cấu tổ chức;

 Lựa chọn bố trí lại nhân sự, tăng cường huấn luyện, bồi dưỡng nhân viên…

3.2 Công cụ kiểm soát

3.2.1 Khái niệm

Công cụ là các phương tiện cần thiết được con người

sử dụng để chế tạo sản phẩm, dịch vụ, hoàn thành công việc hoặc làm cho cuộc sống tốt hơn Như thế, để thực hiện bất cứ công việc gì con người đều phải chế tạo ra

và sử dụng các công cụ cần thiết Để hoàn thành nhiệm

vụ quản trị, con người cần sử dụng nhiều công cụ khác nhau; trong đó, để thực hiện hoạt động kiểm soát với hiệu quả cao, nhà quản trị cần biết sử dụng các công cụ kiểm soát thích hợp

Công cụ kiểm soát phụ thuộc vào đối tượng và tính chất của hoạt động kiểm soát Thông thường người ta sử dụng các công cụ định tính và công cụ định lượng phục vụ cho hoạt động kiểm soát

Công cụ định tính thường chỉ sử dụng khi thực hiện kiểm soát chiến lược; càng kiểm soát ngắn hạn với các nội dung càng cụ thể, người ta càng nghĩ tới các công cụ định lượng Lĩnh vực tính toán có ý nghĩa đặc biệt với tư cách công cụ kiểm soát Lĩnh vực này đáp ứng phần lớn nhu cầu thông tin để điều khiển ngắn hạn Các công cụ kiểm soát chuyển hoá từ lĩnh vực tính toán là các hệ thống số liệu, giá cả tính toán và ngân sách Các dữ liệu kiểm soát có thể được hình thành cả với tư cách công cụ phối hợp, cả với

tư cách công cụ trợ giúp quyết định cũng như trợ giúp thông tin Trong quan hệ với kiểm soát chiến lược dài hạn, phương pháp hiện tại và dự báo tương lai được nhấn mạnh Các công cụ này có thể phục vụ cả mục tiêu phối hợp, trợ giúp quyết định và trợ giúp thông tin ở cả thời kì chiến lược

Sự phát triển công nghệ thông tin có ý nghĩa lớn đối với sự tham gia của các công cụ kiểm soát Điều này cho phép mở rộng khả năng nghiên cứu hơn, quá trình chế biến

dữ liệu tự động giúp giảm thiểu thời gian và chi phí cần thiết Hướng vào việc đơn giản hoá và khái quát hoá các phương pháp định hướng cho phép ứng dụng tiến bộ kĩ thuật công nghệ thông tin vào thực tế

Có thể thấy, công cụ kiểm soát trong doanh nghiệp nhằm:

 Thực hiện sự phối hợp hoạt động của mọi bộ phận, cá nhân

 Trợ giúp việc ra các quyết định quản trị

3.2.2 Nhân tố ảnh hưởng đến lựa chọn công cụ kiểm soát

3.2.2.1 Mục đích của kiểm soát

Tổ chức hoạt động kiểm soát trong doanh nghiệp với các mục đích khác nhau:

 Kiểm soát bên ngoài và kiểm soát của ban/bộ phận kiểm soát ở các công ty cổ phần hoặc của đại diện sở hữu chủ doanh nghiệp nhà nước nhằm mục đích kiểm soát sự tuân thủ và kiểm soát thực trạng tài chính của doanh nghiệp Với mục đích này, kiểm soát bên ngoài và kiểm soát của bộ phận kiểm soát ở các công ty cổ phần hoặc của đại diện sở hữu chủ của các doanh nghiệp nhà nước sẽ có nội dung, đối tượng và sử dụng công cụ phù hợp

 Kiểm soát hoạt động kinh doanh của bộ máy quản trị doanh nghiệp có mục đích đảm bảo cho doanh nghiệp luôn đi đúng hướng, hoạt động kinh doanh mang lại lợi ích như mong muốn Nhằm vào mục đích này kiểm soát sẽ phải sử dụng các công

cụ thích hợp được trình bày ở các nội dung có liên quan

3.2.2.2 Đối tượng kiểm soát

Đối tượng kiểm soát là các đối tượng bên trong doanh nghiệp cần được giám sát Đối tượng kiểm soát có thể là tài sản, hoạt động, thông tin… bên trong doanh nghiệp Hoạt động kiểm soát chỉ có thể đạt các mục tiêu đặt ra khi nó được tiến hành phù hợp với đối tượng kiểm soát Sự phù hợp phải thể hiện ở việc xác định nội dung, tiêu chuẩn và phương pháp đánh giá trên cơ sở đòi hỏi của đối tượng đánh giá Các doanh nghiệp có quy mô khác nhau, hoạt động ở các lĩnh vực khác nhau, sẽ chịu ảnh hưởng của các yếu tố môi trường kinh doanh cũng khác nhau Một doanh nghiệp có quy mô lớn, bao gồm nhiều bộ phận khác nhau, chịu ảnh hưởng lớn của rất nhiều yếu tố thuộc môi trường kinh doanh cả trong nước và ngoài nước sẽ phải thực hiện việc kiểm soát phức tạp hơn nhiều so với một doanh nghiệp có quy mô nhỏ hơn, hoạt động kinh doanh chủ yếu trong phạm vi một thị trường hẹp nào đó

Nếu đối tượng là kiểm soát chiến lược thì phải trên cơ

sở phán đoán môi trường kinh doanh bao gồm cả môi trường bên ngoài và môi trường bên trong (xu thế phát triển, thời cơ, đe doạ, thuận lợi và khó khăn) để soát xét lại các mục tiêu kinh doanh; trên cơ sở đó mà hình thành các mục tiêu chiến lược, các phương án chiến lược và lựa chọn phương án chiến lược tối ưu Trong giai đoạn này, đối tượng kiểm soát là môi trường kinh doanh (môi trường bên trong và bên ngoài doanh nghiệp) với các nhân tố có giá trị định hướng vận động trong khoảng thời gian dài, các mục tiêu chiến lược thích ứng với những nhân tố ấy thường là các mục tiêu dài hạn Thích ứng với đối tượng kiểm soát mang đặc tính như vậy phải sử dụng hình thức kiểm soát chiến lược Kiểm soát chiến lược nhằm đánh giá xem liệu các mục tiêu cũng như các giải pháp chiến lược có đảm bảo tính đúng đắn hay không? Khi chiến lược kinh doanh xây dựng trong khoảng thời gian dài dựa trên cơ sở dự đoán môi trường đầy biến động (đặc biệt là với môi trường bên ngoài) thì trong nhiều trường hợp sự biến động của môi trường nằm ngoài

dự đoán nên phải kiểm soát để có được những điều chỉnh cần thiết, làm cho chiến lược luôn thích ứng với môi trường kinh doanh

Nếu đối tượng là kiểm soát tác nghiệp phải kiểm soát các kế hoạch triển khai chiến lược kinh doanh cũng như hình thành các chính sách, giải pháp tổ chức thực hiện chiến lược đã xác định Lúc này, kiểm soát phải đi rất sâu vào từng hoạt động tác nghiệp rất cụ thể

Tùy vào từng đối tượng kiểm soát, doanh nghiệp sẽ lựa chọn công cụ kiểm soát tương ứng nhằm phù hợp với đặc điểm của từng đối tượng kiểm soát cụ thể