mưa khí hậu nguyễn thị xuân mùi thư viện tư liệu giáo dục

 Văn bản được nhập vào tại vị trí con trỏ  Word tự động xuống dòng khi gặp lề phải..  Nhấn Enter kết thúc một đoạn (paragraph), bắt đầu đoạn mới.[r]

Kỹ thuật soạn thảo văn bản

Tổ Tin học – Trường CĐSP Gia Lai

Một số khái niệm

 Trang văn bản (page): như một trang văn bản khi in

ra giấy (kích cỡ giấy, lề trái, lề phải, lề trên, lề dưới)

 Dòng (line): chứa các từ trên một dòng văn bản

 Đoạn (paragraph): một hoặc nhiều dòng được đánh dấu kết thúc bằng phím Enter

 Đối tượng: các phần tử không phải là chữ (hình

ảnh, hình vẽ, bảng tính, âm thanh, phim )

Nhập văn bản

 Văn bản được nhập vào tại vị trí con trỏ

 Word tự động xuống dòng khi gặp lề phải

 Nhấn Enter kết thúc một đoạn (paragraph), bắt đầu đoạn mới

 Nhấn Shift+Enter để xuống dòng nhưng không

chuyển sang đoạn mới

 Một số phím thường dùng trong soạn thảo

 Delete: Xoá kí tự ngay sau con trỏ

 Backspace:Xoá kí tự đứng ngay trước con trỏ

 Insert: Chuyển đổi giữa 2 chế độ chèn và đè

 Home: Về đầu dòng con trỏ đang đứng

 End : Về cuối dòng con trỏ đang đứng

 Ctrl + Home: Về đầu tài liệu

Ctrl + End: Về cuối tài liệu

Chèn ký hiệu đặc biệt (Symbol)

 Ví dụ , , , , , , , , ,…

 Chọn InsertSymbol để mở hộp thoại Symbol

 Các Symbol được xem như các ký tự bình thường

 Lưu khối văn bản, hình ảnh, biểu bảng sau đó chèn nhanh các khối đó tại bất cứ vị trí nào trên tài liệu

 Các bước tạo AutoText

 Nhập nội dung văn bản, hình ảnh, bảng biểu

 Chọn khối văn bản vừa tạo

 Chọn menu InsertAutoTextNew Xuất hiện hộp thoại để

chỉ ra tên đại diện

 Chèn AutoText vào tài liệu

 Đặt con trỏ tại vị trí cần chèn

 Nhập tên đại diện, nhấn phím F3

Xoá một Autotext hiện có trong Word

 Chọn menu ToolAutoCorrect OptoionsAutoCorrect

 Nhập từ đại diện vào hộp Replace, sau đó chọn Add để thêm

AutoCorrect vào danh sách

 Lưu ý Phải chọn mục Replace text as you Type để kích hoạt chế độ

AutoCorrect

 Sử dụng AutoCorrect: gõ từ đại diện sau đó nhấn phím Space) sẽ

xuất hiện đoạn văn bản thay thế

 Ví dụ "GV" và nhấn phím Space chữ "Giáo Viên" sẽ thay thế chữ GV

 Nếu bạn không muốn thay thế thì nhấn tổ hợp phím CTRL + Z

 Xóa AutoCorrect

 Chọn menu ToolAutoCorrect

 Trong hộp thoại, chọn AutoCorrect trong danh sách, chọn Delete

Hộp thoại Page Setup

 FilePage Setup…

Kích thước lề

Hướng giấy

 Định dạng dòng đầu tiên (Indentation)

 Khoảng cách giữa các đoạn (Spacing After & Before)

 Khoảng cách giữa các dòng trong đoạn văn (Line spacing)

Khoảng cách giữa các dòng

Sử dụng các nút lệnh trên thanh công cụ

định dạng

Căn lề giữa Căn lề trái

Căn lề phải Căn thẳng 2 lề Giảm lề một

khoảng nhất định

Tăng lề một khoảng nhất định

Lề phải trang

Vị trí lề từ hàng thứ hai trở đi

Định dạng Tabs

 Tab là một thuộc tính của đoạn văn bản

 Đặt tab là tạo ra một điểm dừng tại một vị trí xác định theo phương ngang

 Khi nhấn phím TAB, con trỏ văn bản sẽ chuyển đến điểm đặt tab gần nhất bên phải

 Khoảng cách mặc định giữa các ký tự tab là 0,5inch

= 1,27cm tính từ lề trái của trang

 Kéo thả ra ngoài thanh thước ngang

 Thay đổi vị trí Tab

 Click chọn tab

 Di chuyển Tab trên thanh thước ngang

Hộp thoại Tabs (Format  Tabs)

Kiểu Tab (Alignment)

Bullets and Numbering

Bullets and Numbering

Định dạng cột (Columns)

Borders and Shading

 Nhập và chọn đoạn văn muốn tạo khung viền hoặc tô bóng

 Chọn FormatBorders and Shading…

 Tạo khung viền

 Chọn thẻ Borders

 Chọn kiểu khung và kiểu đường viền ở mục Setting

 Tăng khoảng cách giữa đường viền và văn bản: sử dụng hộp

Options…

 Tô bóng

 Chọn thẻ Shading

 Thay đổi các giá trị về màu sắc, mẫu tô

 Hủy bỏ khung viền và tô bóng

Borders and Shading

T ạo bảng

 Tạo và làm việc với bảng

 Sử dụng menu Table

 Sử dụng thanh công cụ Tables and Borders

(ViewToolbars Tables and Borders)

 Các nhóm lệnh làm việc với bảng

 Tạo bảng, căn chỉnh độ rộng của các hàng và cột;

 Thay đổi cấu trúc bảng: chèn, xóa, tách hoặc gộp các

ô, hàng và cột;

 Trình bày bảng;

Tạo bảng

 Cách 1: Chọn TableInsertTable…

 Cách 2: Sử dụng nút lệnh Insert Table trên thanh công cụ chuẩn

 Cách 3: Sử dụng nút lệnh Draw Table trên thanh

công cụ Tables and Borders

Chọn thành phần của bảng

 Muốn thao tác với phần nào trong bảng, trước tiên phải chọn (hay đánh dấu) phần đó

Cell, Row, Column hay Table

 Chọn một ô: click chuột vào cạnh trái của nó

 Chọn một hàng: click chuột bên trái hàng đó

 Chọn một cột: click chuột tại đường viền trên của ô trên cùng trong cột đó (khi con trỏ chuột có hình )

Thay đổi kích thước của hàng/cột

 Cách 1:

 Đưa con trỏ chuột vào đường viền của cột (hay hàng) cần thay đổi cho đến khi con trỏ có dạng hoặc

 Kéo thả chuột để thay đổi kích thước

 Cách 2: Dùng chuột kéo thả các nút và trên thước ngang và dọc

 Chọn ô/hàng/cột thuộc đối tượng sẽ xóa

 Dùng lệnh TableDelete rồi chỉ rõ đối tượng cần

xóa

Định dạng văn bản trong ô

 Văn bản bên trong ô được định dạng như

văn bản thông thường

 Định dạng lề

 Chọn các ô cần định dạng

 R-Click lên vùng bôi đen, chọn Cell

Alignment rồi chọn kiểu lề muốn định

dạng

 Định dạng hướng văn bản

 Chọn ô cần định dạng hướng văn bản

 R-Click lên vùng bôi đen, chọn Text

Direction…, rồi chọn hướng văn bản

Tô nền, kẻ đường viền

 Chọn các ô cần tô nền hay đặt viền

 Chọn FormatBorders and Shading…

 Hộp thoại Border and Shading xuất hiện cho

phép kẻ viền, tô nền (mục 3.7)

Tính toán trên bảng

 Địa chỉ của các ô trên bảng

Các bước thực hiện tính toán

 Đặt con trỏ vào ô chứa kết quả tính toán

 Chỉ ra công thức tính toán

 Liệt kê địa chỉ các ô tham gia vào tính toán

tính các ô bên trái, phải, phía =SUM(ABOVE): tổng

các ô nằm cùng cột phía trên ô kết quả

 Shift+F9: bật/tắt hiển thị mã trường hay kết quả

 F9: cập nhật việc tính toán nếu có thay đổi số liệu

sau khi đã tính toán

 Các phép tính thông thường: +, -, *, /, %

Sắp xếp dữ liệu trong bảng

 Đặt con trỏ văn bản vào trong bảng

 Chọn TableSort để mở hộp thoại Sort

 Chọn thông tin muốn sắp xếp trong các mục Sort

by, Then by

Thực hành

 Soạn thảo một quyết định/tờ trình

 Soạn thảo lịch làm việc, lịch công tác, thời khoá biểu

 Soạn thảo văn bản dài (sau đó định dạng kiểu, tạo mục lục)