Lecture Art of Leadership and Motivation - Lecture 14 - Trường Đại học Công nghiệp Thực phẩm Tp. Hồ Chí Minh

b) Once  you  have  determined  what  crises  you  need  to  plan  for,  consider  ways  to  minimize  these  risks  and  the  costs  for  each  risk. . c) Consider  everything  that  co[r]

Prof Dr Mohammad Majid Mahmood

Art of Leadership & Motivation

HRM – 760 Lecture ­ 14

HOW TO DEAL WITH CRISIS ?

Avoiding 

crisis

Preparing to  manage crisis Recognizing  crisis Containing  crisis Learning from  crisis

Mitroff’s Stages of  Crisis Management Model

Like most human events, crisis can be described in terms of stages, 

or relatively identifiable sequences of events and reactions. 

Stages enable planners to monitor risks, progress, target 

stakeholders, and take strategic action appropriate to the stage. 

Resolving  crisis

1)  Avoiding Crisis 

a) Make crisis planning a part of your strategic planning

b) Get together and share ideas – work with colleagues 

to analyze your situation

c) Perform a SWOT analysis

d) Narrow your crisis­risk list – focus on the crisis that 

would have the worst result, would be most likely to  occur

Recognize the risks and costs

a) Brainstorm  potential crisis. Consider the ‘ what­ifs ‘.

b) Once  you  have  determined  what  crises  you  need  to  plan  for,  consider  ways  to  minimize  these  risks  and  the  costs  for  each  risk. 

c) Consider  everything  that  could  go  wrong,  in  the  order  of  importance and its costs.

Develop A Crisis Plan

After  you  have  selected  a  key  what­if  scenario  and  analyzed  possible  consequences,  brainstorm  the  kinds  of  decisions  that  will  have to be made and who should make these decisions. 

Also  perform  a  reality  check  to  identify  possible  unintended  &  undesirable side effects.

DIG DEEP FOR THE

ROOT CAUSE

• Under the pressures of a crisis, there is temptation to  jump to quick­fix solutions that may mask the real 

problems and may result in repeated crisis. 

• Symptoms ­ Root Causes

• The only way to solve these problems is to understand  their root causes and implement real solutions

• Coordinate all crisis related activities

• Gathering and reviewing facts of crisis

• Determining crisis response activities

• Allocate resources

• Specifying internal and external communications

• Training staff

• Establishing  relationships with stakeholders

• Monitor progress and continuing situation  assessment

CMT Responsibilities:

Ensure that all CMT members are trained before the crisis occurs

Crisis Management Team 

CMT Composition: Membership should be based on 

representation, knowledge, and skill.

CMT - Training

The training of the Crisis Management Team is one of the critical 

success factors that must be addressed if an adequate response is to be  achieved. 

Principles of Effective Training:

 Training Need Assessment:  

 Contents:

 Trainer:

 Methods:

 Evaluation:

Crisis Management

What 

media 

want to 

know in 

a crisis?

• What happened?

• Were there any deaths or injuries?

• What is the extent of the damage?

• Is there a danger of future injuries or  damage?

• Why did it happen?

• Who or what is responsible?

• What is being done about it?

• When will it be over?

• Has it happened before?

• Were there any warning signs of the  problem?

Media Demands

• Accuracy and simplicity

• Statistics which are explained

• Context of information

• Comments from highest authority

• Both sides of the issue

• Speed, speed and speed