Bài giảng môn Kiểm soát - Bài 2: Hệ thống kiểm soát

Trong đó, kiểm soát làm nhiệm vụ định hướng cho các nhân viên hoạt động theo đúng mục tiêu đề ra, đồng thời thông qua hệ thống kiểm soát giúp cho nhà quản trị cấp trung còn [r]

Hướng dẫn học

Để học tốt bài này,sinh viên cần tham khảo các phương pháp học sau:

 Học đúng lịch trình của môn học theo tuần, làm các bài luyện tập đầy đủ và tham gia thảo luận trên diễn đàn

 Đọc tài liệu:

1 Nguyễn Ngọc Huyền (2015), Giáo trình Kiểm soát, Nhà xuất bản Đại học Kinh tế

Quốc dân, Hà Nội

2 Vũ Hữu Đức (2010), Kiểm soát nội bộ, Nhà xuất bản Phương Đông

3 Victor Z.Brink và Herbert Witt (2000), Kiểm toán nội bộ hiện đại – đánh giá các

hoạt động và hệ thống kiểm soát, Bản dịch của khoa Kế toán – trường Đại học

kinh tế Quốc dân, Nhà xuất Tài chính Hà Nội

4 Anthony (2007), Management control systems, Nhà xuất bản McGraw Hill Higher Education

5 Kevin Adams (1997), Internal Controls and Auditing, Nhà xuất bản Prentice Hall Australia

6 COSO (1992), Internal Control Report

7 www.coso.org

8 www.internalcontrolsdesign.co.uk

 Sinh viên làm việc theo nhóm và trao đổi với giảng viên trực tiếp tại lớp học hoặc qua email

 Tham khảo các thông tin từ trang Web môn học

Nội dung

Bài 2 trong học phần Kiểm soát nghiên cứu những vấn đề khái quát của hệ thống kiểm soát trong doanh nghiệp, đó là khái niệm về hệ thống kiểm soát, vai trò của hệ thống kiểm soát trong doanh nghiệp, các thành phần trong hệ thống kiểm soát… Trên cơ sở đó, hiểu được cách thức thiết lập một hệ thống kiểm soát hữu hiệu Ngoài ra, còn xem xét đến cơ chế kiểm soát và những thành phần trong cơ chế kiểm soát cũng sẽ được trình bày

Mục tiêu

• Hoạt động kiểm soát;

• Giải thích vai trò của hoạt động kiểm soát trong doanh nghiệp;

• Các cách phân loại hoạt động kiểm soát;

• Giải thích chức năng kiểm soát trong doanh nghiệp

T ình huống dẫn nhập

Tại Công ty trách nhiệm hữu hạn sản xuất Huỳnh Quang có các thủ tục hoạt động được mô tả như sau:

 Khi đặt hàng mua nguyên vật liệu, một liên của đơn đặt hàng được gửi cho bộ phận nhận hàng, nhân viên nhận hàng sẽ ghi số thực nhận của liên này của đơn đặt hàng và gửi cho bộ phận kế toán ghi sổ Vật liệu được nhận vào kho

 Một chi nhánh bán hàng của Công ty bao gồm một cửa hàng trưởng và hai nhân viên Chi nhánh được mở một tài khoản giao dịch tại Ngân hàng địa phương Các khoản tiền thu của chi nhánh được nộp vào đây Các séc rút tiền thu của Chi nhánh được nộp vào đây Các séc rút tiền của tài khoản này phải có chữ ký của cửa hàng trưởng hoặc giám đốc tài chính Công

ty Sổ phụ được gửi về cho cửa hàng trưởng, ông này sẽ đối chiếu sổ sách với sổ phụ Định

kỳ, cửa hàng trưởng sẽ lập một bảng kê các khoản chi trong kỳ về nộp cho Công ty

Đối với mỗi tình huống trên, hãy cho biết điểm yếu của hoạt động kiểm soát trong doanh nghiệp và loại gian lận hoặc sai sót có thể xảy ra?

2.1 Các vấn đề chung về hệ thống kiểm soát

Với quy mô kinh doanh ngày càng tăng, hình thức tổ chức phi tập trung càng ngày càng được chú ý, thì việc thiết lập một hệ thống kiểm soát là hết sức cần thiết

Trong đó, kiểm soát làm nhiệm vụ định hướng cho các nhân viên hoạt động theo đúng mục tiêu đề ra, đồng thời thông qua hệ thống kiểm soát giúp cho nhà quản trị cấp trung còn hỗ trợ giúp đỡ nhân viên dưới quyền thực thi nhiệm vụ và điều chỉnh cho nhân viên vận hành theo đúng mục tiêu chung của tổ chức để đạt được hiệu quả trong hoạt động kinh doanh

Do vậy, hệ thống kiểm soát thực chất là các hoạt động, biện pháp, kế hoạch, quan điểm, nội quy chính sách và nỗ lực của mọi thành viên trong tổ chức để đảm bảo cho

tổ chức đó hoạt động hiệu quả và đạt được mục tiêu đặt ra một cách hợp lý Nói cách khác, đây là tập hợp tất cả những việc mà một công ty cần làm để có được những điều muốn có và tránh những điều muốn tránh Hệ thống này không đo đếm kết quả dựa trên các con số tăng trưởng, mà chỉ giám sát nhân viên, chính sách, hệ thống, phòng ban của công ty đang vận hành ra sao và, nếu vẫn giữ nguyên cách làm đó, thì có khả năng hoàn thành kế hoạch không Ngoài ra, thiết lập được một hệ thống kiểm soát hữu hiệu sẽ hạn chế đến mức thấp nhất việc thất thóat tài sản công ty

Hệ thống kiểm soát bao gồm tất cả các vấn đề mang tính hiệu quả tác nghiệp trong hoạt động kinh doanh và trong hoạt động kiểm soát của doanh nghiệp nói chung Do vậy, hệ thống kiểm soát nên được đặt đúng vị trí nhằm ngặn chặn cơ hội trộm cắp và hình thành cách thức kiểm tra tại các mức độ trong toàn doanh nghiệp vì theo nghiên cứu đã chỉ ra rằng có đến 50% các doanh nghiệp kinh doanh thất bại ngay trong năm đầu tiên kinh doanh có thể được đóng góp bởi nạn trộm cắp của nhân viên

Tùy vào loại hình hoạt động, mục tiêu và quy mô của công ty mà hệ thống kiểm soát nội bộ được sử dụng khác nhau, nhưng nói chung, hệ thống này cần có 5 thành phần như sau:

 Môi trường kiểm soát;

 Đánh giá rủi ro;

 Hoạt động kiểm soát;

 Thông tin và truyền thông;

 Giám sát

Một hệ thống kiểm soát hữu hiệu chỉ hạn chế tối đa các sai phạm chứ không thể đảm bảo rủi ro, gian lận và sai sót không thể xảy ra Những hạn chế vốn có của hệ thống kiểm soát bao gồm:

 Hệ thống kiểm soát khó ngăn chặn được gian lận và sai sót của nhà quản trị cấp cao Các thủ tục kiểm soát là do nhà quản trị đặt ra, nó chỉ kiểm tra, xác định gian

lận và sai sót của nhân viên Khi nhà quản trị cấp cao cố tình gian lận thì lúc này

họ sẽ tìm cách bỏ quan các thủ tục kiểm soát cần thiết

 Sự gian lận của nhân viên thông qua sự thông đồng với nhau hay từ các bộ phận bên ngoài tổ chức

 Nhà quản trị lạm quyền bỏ qua các quy định kiểm soát trong quá trình thực hiện nghiệp vụ có thể dẫn đến việc không thể kiểm soát được các rủi ro và làm cho môi trường kiểm soát trở nên yếu kém

 Hoạt động kiểm soát chỉ tập trung vào các sai phạm dự kiến, do đó khi xảy ra các sai phạm bất thường thì thủ tục kiểm soát trở nên kém hữu hiệu thậm chí vô hiệu

 Những thay đổi của tổ chức, thay đổi quan điểm của nhà quản trị và điều kiện hoạt động có thể dẫn đến những thủ tục kiểm soát không phù hợp

Hệ thống kiểm soát vững mạnh sẽ đem lại cho doanh nghiệp một số lợi ích như:

 Giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong sản xuất kinh doanh (từ việc vô tình gây thiệt hại, tăng giá thành, giảm chất lượng sản phẩm…)

 Giúp bảo vệ tài sản của doanh nghiệp: mỗi loại tài sản khác nhau cần có chế độ bảo vệ khác nhau và có những ảnh hưởng khác nhau đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Do đó, doanh nghiệp cần có các biện pháp khác nhau để bảo vệ các tài sản này, chẳng hạn: toà nhà làm việc hay máy móc thiết bị cồng kềnh thì cần để trong lán che hay thuê bảo vệ trông… đối với các chứng từ, sổ sách thì có thể để trong tủ khóa lại

 Giúp nhà quản trị ngăn ngừa gian lận hay sai sót: để giảm thiểu trong gian lận tài chính thì cần có sự phân công trách nhiệm giữa các bộ phận kế toán thanh toán, thủ quỹ nhằm tránh trường hợp thanh toán khống; phân công trách nhiệm rõ ràng giữa bộ phận tính lương và bộ phận chi trả lương tránh trường hợp trả lương thừa Ngoài ra, việc phân công nhiệm vụ rõ ràng ở các bộ phận giúp cho việc kiểm tra chéo lẫn nhau Giảm thiểu những gian lận và sai sót (nếu có) xảy ra

 Giúp đảm bảo độ tin cậy của các thông tin: thông tin được kiểm tra thông qua rất nhiều khâu, từ khâu ghi chép đến việc ghi chép vào sổ sách, báo cáo Đối với chứng từ doanh nghiệp phát hành, giá trị thông tin được kiểm tra bởi rất nhiều người: người lập chứng từ, người phụ trách có liên quan như: kế toán trưởng, giám đốc doanh nghiệp… thông tin của chứng từ chỉ có giá trị khi đầy đủ chữ kí của các bên có liên quan

 Đảm bảo sử dụng hiệu quả, sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được mục tiêu đặt ra: Ban giám đốc là người chịu trách nhiệm đề ra các quy định, tiêu chuẩn nhằm sử dụng hiệu quả và tiết kiệm các nguồn lực bên trong doanh nghiệp, đồng thời triển khai các thủ tục kiểm soát nhằm giám sát các hoạt động để đạt được mục tiêu mong muốn của doanh nghiệp Nhân viên kiểm soát đánh giá việc sử dụng hiệu quả các nguồn lực thông qua: sử dụng cơ sở vật chất, nhà xưởng phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh, năng suất công việc, chi phí sử dụng nguyên vật liệu,

vấn đề sử dụng nguồn nhân lực của tổ chức… Thông qua các hoạt động kiểm soát trong doanh nghiệp, các kiểm soát viên hỗ trợ ban giám đốc giám sát các hoạt động nhằm giảm thiểu các gian lận, sai sót giúp doanh nghiệp đạt được các mục tiêu đề ra

 Ngoài ra, hệ thống kiểm soát hoạt động hiệu quả cũng tạo niềm tin cho các nhà đầu tư, các cổ đông của công ty Trong nền kinh tế thị trường, các nhà đầu tư luôn mong muốn nguồn vốn đầu tư của mình được an toàn và sinh lợi nhuận cao Thông qua việc đánh giá hệ thống kiểm soát, các nhà đầu tư có thể đánh giá được phần nào mức độ an toàn của các khoản đầu tư

Để thiết kế hệ thống kiểm soát vận hành có hiệu quả cao, cần nghiên cứu, phân tích kỹ lưỡng các nhân tố ảnh hưởng đến nó Một hệ thống kiểm soát trong doanh nghiệp bất kỳ chịu ảnh hưởng của các nhân tố chủ yếu sau:

Thứ nhất, môi trường kinh doanh và hình thức pháp lý

của doanh nghiệp

Câu hỏi đầu tiên cần được trả lời là doanh nghiệp kinh doanh trong môi trường nào? Ngày nay thường đề cập đến:

 Cơ chế kế hoạch hóa tập trung

 Cơ chế kinh tế thị trường

Nước ta đang xây dựng nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa Vấn đề nằm ở chỗ, mặc dù đã khoảng hai chục năm song cho đến nay chúng ta mới đang hình thành dần dần nền kinh tế thị trường Môi trường kinh doanh nước ta ngày nay là môi trường mang tính “đan xen”: trong tổ chức điều hành kinh tế vĩ mô vừa ẩn chứa cách

tư duy và chính sách mang tính “kế hoạch hóa tập trung” nhưng cũng vừa xuất hiện các nhân tố mang tính thị trường

Môi trường kinh doanh kiểu “vừa kế hoạch hóa tập trung, vừa thị trường” này đã, đang và sẽ còn chi phối hoạt động kinh doanh, hoạt động quản trị kinh doanh và hoạt động kiểm soát của mọi doanh nghiệp nước ta Tổ chức hệ thống kiểm soát phải thích ứng với đặc trưng này của môi trường

 Trong nền kinh tế thị trường, mọi quyết sách kinh doanh là quyền hiển nhiên của doanh nghiệp: chủ doanh nghiệp bỏ tiền ra, quyết định mọi vấn đề liên quan đến kinh doanh và nhà nước không dính líu đến kinh doanh Vì thế hoạt động kiểm soát của doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường do doanh nghiệp và chỉ do doanh nghiệp tự thiết kế, thực hiện để phục vụ cho hoạt động quản trị kinh doanh của mình Hoạt động kiểm toán của nhà nước không nằm trong phạm trù này

 Trong môi trường kinh doanh nước ta: vẫn chưa tách bạch được giữa quản lý nhà nước và quản trị kinh doanh nên nhiều quyết định kinh doanh vẫn được quyết định bởi các cơ quan nhà nước; đặc biệt là đối với các doanh nghiệp nhà nước Dù doanh nghiệp nhà nước hoạt động từ nhiều chục năm qua song cho đến nay vẫn chưa bao giờ làm sáng tỏ được quyết sách nào thuộc hoạt động kinh doanh, quyết

sách nào thuộc chủ sở hữu? Và khi nào thì nhà nước đóng vai chủ sở hữu, khi nào thì nhà nước đóng vai trò quản lý nhà nước đối với cả nền kinh tế chứ không phải chỉ là doanh nghiệp nhà nước

Môi trường kinh doanh này chi phối rất lớn đến tổ chức hoạt động kinh doanh, quản trị kinh doanh và hoạt động kiểm soát ở từng loại hình doanh nghiệp nước ta:

 Với các doanh nghiệp không phải doanh nghiệp nhà nước việc tổ chức hoạt động kiểm soát do doanh nghiệp chủ động tiến hành độc lập, phục vụ trực tiếp cho hoạt động quản trị của mình

 Trong các doanh nghiệp nhà nước, việc tổ chức tiến hành hoạt động kiểm soát còn phụ thuộc vào nhân tố “nhà nước” – các quy định của các cơ quan quản lý nhà nước Mặt khác, nhiều doanh nghiệp nhà nước quen thói “hoạt động theo quy định, theo lệnh của cấp trên” nên cũng như nhiều hoạt động quản trị khác, việc tổ chức hoạt động kiểm soát chỉ mang tính hình thức

Các nhân tố thuộc môi trường kinh doanh thay đổi tác động trực tiếp đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp, trong đó có hệ thống kiểm soát Cạnh tranh mang tính khu vực và toàn cầu buộc các doanh nghiệp phải tìm kiếm mô hình tổ chức sao cho tiết kiệm nhất lao động kiểm soát, góp phần giảm chi phí kinh doanh, tăng sức cạnh tranh của doanh nghiệp

Sự biến động ngày càng dữ dội của môi trường kinh doanh và thị trường đã dẫn đến các kiểu cơ cấu tổ chức truyền thống ngày càng tỏ ra khó phù hợp Đòi hỏi cần có cách tư duy mới về cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị nói chung và mô hình kiểm soát nói riêng thích hợp

Thứ hai, mô hình quản trị doanh nghiệp

Mô hình quản trị doanh nghiệp tác động trực tiếp đến xây dựng hệ thống kiểm soát của doanh nghiệp Có thể khẳng định: mô hình quản trị nào thì cần mô hình hệ thống kiểm soát tương ứng như thế ấy

Ở nước ta hiện nay, cần nghiên cứu hai loại mô hình quản trị:

 Mô hình quản trị kiểu truyền thống: ở mô hình này người ta vẫn bám chắc vào giả định tuyệt đối hóa ưu điểm của chuyên môn hóa và vì thế phổ biến các doanh nghiệp vẫn tổ chức theo mô hình trực tuyến - chức năng với cách tổ chức chuyên môn hóa cao nhất Theo đó, các bộ phận của doanh nghiệp được tổ chức theo kiểu bao gồm hai nhóm bộ phận là các bộ phận - chức năng chuyên môn hóa quản trị như kế hoạch, tài chính, kế toán, thống kê,… và các bộ phận trực tuyến như bộ phận sản xuất A, bộ phận sản xuất B,… Theo cách thức tổ chức này, hệ thống kiểm soát cũng phải tổ chức để kiểm soát từng bộ phận đã được chuyên môn hóa

Do đó, người ta thiết kế các bộ phận kiểm soát từng hoạt động quản trị đã được tổ chức theo kiểu chuyên môn hóa như kế hoạch, tài chính, kế toán, thống kê,… và tổ chức kiểm soát từng bộ phận sản xuất kinh doanh như bộ phận sản xuất A, bộ phận sản xuất B,…

 Với mô hình quản trị hiện đại – mô hình quản trị lấy tính thống nhất của quá trình làm cơ sở tổ chức mọi hoạt động quản trị thì tổ chức hoạt động kiểm soát cũng phù hợp với nguyên lý đó, tức kiểm soát quá trình

Thứ ba, quy mô và cơ cấu sản xuất của doanh nghiệp

Doanh nghiệp có quy mô càng lớn, càng nhiều nơi làm việc, cơ cấu sản xuất càng phức tạp thì cơ cấu kiểm soát cũng bao trùm nhiều cấp, nhiều bộ phận hơn và do đó quan hệ giữa các cấp, bộ phận phức tạp hơn, hệ thống thông tin cũng phức tạp hơn so với các doanh nghiệp có quy mô nhỏ Các doanh nghiệp có quy mô rất nhỏ sẽ có cơ cấu kiểm soát rất đơn giản theo kiểu trực tuyến (trực tuyến - tư vấn)

Cơ cấu sản xuất của doanh nghiệp bao gồm các cấp, các bộ phận được xây dựng theo các nguyên tắc nhất định, sự phân bố về không gian và thiết lập các mối quan hệ kĩ thuật – sản xuất giữa chúng với nhau Cơ cấu này ảnh hưởng trực tiếp và là cơ sở để xây dựng cơ cấu kiểm soát

Nếu doanh nghiệp phân bố ở một nơi cơ cấu kiểm soát sẽ gọn, nhẹ; khi phải bố trí trên địa bàn rộng cơ cấu sẽ rất phức tạp, cồng kềnh

Thứ tư, trình độ đội ngũ các nhà quản trị

Vấn đề đầu tiên là nhận thức của các nhà quản trị cao cấp Nếu các nhà quản trị cao cấp nhận thức được vai trò của công cụ kiểm soát, họ sẽ coi tổ chức triển khai hoạt động này là đương nhiên; nếu ngược lại, họ không quan tâm triển khai kiểm soát hoặc chỉ tổ chức kiểm soát theo kiểu chiếu lệ

Đội ngũ các nhà quản trị có trình độ quản trị cao sẽ giải quyết tốt các nhiệm vụ kiểm soát với năng suất cao nên đòi hỏi ít nơi làm việc kiểm soát hơn và ngược lại Khi đã có ít người thì số mối quan hệ sẽ ít, làm giảm khối lượng công việc phối hợp giữa họ

Các nhà quản trị được đào tạo theo hướng có kiến thức chuyên môn hóa sâu hay vạn năng sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến cách thức tổ chức quản trị và kiểm soát ở các cấp, các

bộ phận Các nhà quản trị có trình độ cao sẽ có khả năng sử dụng các mô hình, công

cụ hiện đại, phức tạp để đánh giá, phân tích và rút ra các kết luận chính xác; nếu ngược lại, sẽ chỉ có thể sử dụng các mô hình, công cụ đơn giản hơn và do đó các đánh giá, phân tích với độ chính xác kém hơn

Thứ năm, trang thiết bị quản trị

Trang thiết bị quản trị giúp các nhà quản trị nâng cao năng suất lao động cũng như chất lượng công việc nên ảnh hưởng trực tiếp đến hệ thống kiểm soát Công nghệ tin học càng phát triển sẽ ngày càng tác động mạnh mẽ đến khả năng thu thập và xử lý thông tin thống nhất trong toàn bộ hệ thống quản trị và kiểm soát nên làm thay đổi kiểm soát theo hướng đơn giản hơn

Phát triển sử dụng công nghệ thông tin trong kiểm soát và quản trị cần trình độ sử

dụng tương ứng của các nhà quản trị trong doanh nghiệp