Bài giảng Giao tiếp trong kinh doanh - Bài 4: Thuyết trình kinh doanh

hưởng tới thính giả như thế nào? Điểm mạnh và điểm yếu của ta là gì?… Từ đó, ta có thể xác định phương pháp tiếp cận hiệu quả nhất cho bài thuyết trình. Câu hỏi đầu tiên cần trả lời khi[r]

BÀI 4 THUYẾT TRÌNH KINH DOANH

Hướng dẫn học

Để học tốt bài này,sinh viên cần tham khảo các phương pháp học sau:

 Học đúng lịch trình của môn học theo tuần, làm các bài luyện tập đầy đủ và tham gia thảo luận trên diễn đàn

 Đọc tài liệu:

Sách Kỹ năng Thuyết trình do PGS.TS Dương Thị Liễu chủ biên, Nhà xuất bản Đại

học Kinh tế quốc dân, 2012

 Sinh viên làm việc theo nhóm và trao đổi với giảng viên trực tiếp tại lớp học hoặc qua email

 Trang Web môn học

Nội dung

Bài 4 giới thiệu về một kỹ năng mềm rất quan trọng và cần thiết để thành công trong công việc: kỹ năng nói/trình bày trước đông người - kỹ năng thuyết trình Sinh viên cần hiểu được các bước chuẩn bị cho một bài thuyết trình, những việc cần làm khi thuyết trình, những kỹ năng cần sử dụng để thuyết trình thành công; đặc biệt, sinh viên cần vận dụng tốt những vấn đề này vào thuyết trình một ý tưởng/kế hoạch/dự án kinh doanh

Bài 4 phân tích các bước chuẩn bị thuyết trình, các công việc khi tiến hành thuyết trình, các

kỹ năng cần sử dụng trong khi thuyết trình, các hình thức thuyết trình trong kinh doanh

Mục tiêu

Sau khi học xong bài này, sinh viên cần thực hiện được các việc sau:

 Biết chọn chủ đề thuyết trình thực tế, hay, hấp dẫn;

 Biết cách xây dựng và trình bày nội dung bài thuyết trình hiệu quả, hấp dẫn;

 Biết cách phân tích, thích ứng và trao đổi với thính giả;

 Biết sử dụng thuần thục các kỹ năng nói, kỹ năng phi ngôn từ trong thuyết trình;

 Biết thiết kế và trình bày thuyết phục một ý tưởng/một kế hoạch kinh doanh

T ình huống dẫn nhập

Bí quyết thuyết trình của Steve Jobs

Steve Jobs không chỉ được biết đến như một “Phù thủy công nghệ” mà còn nổi tiếng như một

bậc thầy của kỹ năng thuyết trình trước đám đông Steve Jobs đã qua đời từ lâu vì căn bệnh ung thư ở tuổi 56, nhưng những bài học vô giá về khả năng thuyết trình của ông thì còn mãi Hầu hết các nhà diễn thuyết chỉ đơn thuần truyền tải thông tin, nhưng riêng Jobs biết cách truyền cả cảm

hứng cho người nghe Dưới đây là một số “bí quyết” của ông:

1 Tương tác tốt với khán giả

Khi bước ra sân khấu, trước tiên ông mỉm cười với khán giả chứ không phải là bất kỳ lời giới

thiệu trang trọng nào “ Chào mừng mọi người đến với hội nghị Mac World 2008 ” Sau đó

hoan nghênh mọi người đã đến tham dự và tiếp theo ông “khoe” với mọi người về những con số

doanh thu cũng như những thành công mà ông và Apple đã tạo ra, tiếp sau đó là “Tôi muốn dành

một chút thời gian để nói lời cảm ơn đến các bạn …”- lời cảm ơn đến khán giả của mình một

cách rất tự nhiên Và chính vì điều này đã làm ông gần gũi với khán giả hơn Các bạn nên nhớ một khi các bạn đã tương tác tốt với khán giả thì lập tức buổi trình diễn sẽ rất tự nhiên mà không cần bất cứ một kịch bản viết sẵn nào

2 Giúp khán giả hình dung ra nội dung bài thuyết trình

Jobs luôn luôn đưa ra bố cục của bài thuyết trình của mình vào ngày hôm đó để định hướng cho khán giả của mình biết được là hôm nay ông sẽ nói bao nhiêu phần chính Sau khi bước ra sân khấu, chào khán giả và nói một vài lời cảm ơn đến khách hàng của mình, ông bắt đầu bài thuyết trình của mình bằng cách đưa ra bố cục buổi nói chuyện : “ tôi có bốn vấn đề mà tôi muốn chia

sẻ với tất cả các bạn hôm nay ” Tất nhiên Jobs không nói ra 4 vấn đề cụ thể là gì (và dĩ nhiên ai cũng muốn biết)

3 Kể những câu chuyện

Trước khi giới thiệu chiếc điện thoại mới, Jobs đã dành thời gian để tóm lược lịch sử của Apple:

“Năm 1984, Apple đã giới thiệu máy tính Macintosh đầu tiên Nó không chỉ thay đổi Apple mà thay đổi toàn bộ nền công nghiệp máy tính Năm 2001, chúng tôi giới thiệu chiếc iPod đầu tiên

Nó không chỉ thay đổi cách chúng ta nghe nhạc mà thay đổi toàn bộ nền công nghiệp âm nhạc giải trí” Hãy đặt mình vào vị trí của người nghe, ai cũng muốn nghe một câu chuyện có kịch

tính, cao trào hơn là những lời nói suông Vì thế, hãy cố gắng biến bài thuyết trình của bạn thành một câu chuyện có mở đầu, có cao trào và một kết thúc đáng nhớ

4 Tạo slides đơn giản và có nhiều hình ảnh

Sản phẩm của Apple rất dễ sử dụng vì chúng có thiết kế đơn giản Tinh thần này cũng được áp dụng trong các bài thuyết trình của Steve Jobs Không hề có những ký tự gạch đầu dòng, thay vào đó là rất nhiều hình ảnh sinh động và có ý nghĩa Số chữ trung bình cho 1 trang slide PowerPoint là khoảng 40 nhưng bạn sẽ không thể tìm thấy quá 7 từ trong một trang slide thuyết trình của Steve Jobs Trong 3 phút đầu tiên của bài thuyết trình về iPhone, Steve Jobs dùng tổng cộng 19 chữ (là 21 chữ nếu tính cả ngày tháng) Những từ đó cũng được trải ra xuyên suốt 12

slide Kỹ thuật mà ông áp dụng gọi là “Mạnh hơn nhờ hình ảnh” Khi ra mắt máy tính MacBook

Air, ông khiến khán giả trầm trồ khi thực hiện động tác bỏ chiếc MacBook Air vào vừa vặn một

chiếc phong bì giấy dùng trong văn phòng Steve Jobs nói: “Đơn giản là đỉnh cao của sành điệu”

5 Nhiệt huyết khi thuyết trình

Chỉ trong vài phút đầu tiên trên sân khấu, Steve Jobs đã sử dụng các từ như là: không thể tin được, thật đặc biệt, tuyệt vời, đáng ngạc nhiên, cách mạng hóa Tất nhiên các bạn có thể cho rằng cách ông ta cường điệu sản phẩm của mình là một hình thức PR Tuy nhiên, một điều không thể phủ nhận là Jobs nói rất thật lòng và bằng chính cảm xúc thực của mình, điều này ít nhiều làm

chúng ta cảm thấy hứng thú theo Jobs thích kết thúc bài nói bằng những điều gì đó mang đến

cảm hứng Vào cuối bài thuyết trình iPhone, ông nói: “Tối qua tôi dường như không thể nhắm mắt Tôi quá phấn khích về hôm nay Có một câu nói của vận động viên khúc côn cầu Wayne Gretzky mà tôi rất thích “Tôi sẽ trượt đến nơi quả bóng lăn đến - chứ không phải chỗ nó từng nằm” Chúng tôi đã nỗ lực thực hiện những điều đó tại Apple từ những ngày đầu, và chúng tôi sẽ luôn như thế"

6 Chuyên tâm chuẩn bị và luyện tập

Steve Jobs dành hàng giờ trong vài tuần trước mỗi buổi ra mắt một sản phẩm để tập luyện, hình dung trong đầu từng cảnh của bài thuyết trình, giống như một diễn viên tập kịch Nhìn phong cách thuyết trình “tự nhiên như không” của ông, ít ai nghĩ đó là kết quả của một quá trình tập luyện đầy gian khổ Nếu chịu khó tìm lại những đoạn phim quay bài thuyết trình của ông cách đây hơn 20 năm (hiện vẫn còn trên Youtube), bạn sẽ thấy Steve Jobs năm 1984 rất “cứng”, Steve Jobs năm 1997 là một diễn giả lịch thiệp, nhưng Steve Jobs năm 2007 thật tinh tế và là bậc thầy của nghệ thuật thuyết trình Không ai sinh ra đã biết thuyết trình Những diễn giả thiên tài đều hoàn thiện kỹ năng của mình nhờ tập luyện

1 Anh/Chị đã từng bao giờ thuyết trình trước đông người? Nếu có, anh chị hãy

xem mình đã vận dụng 6 kỹ năng được nêu trong 6 “bí quyết” của Steve Jobs đến mức độ nào?

2 Anh/Chị đang gặp phải những khó khăn, những rào cản nào khi thuyết trình trước đông người?

4.1 Thuyết trình

Thuyết trình là trình bày bằng lời trước nhiều người về một vấn đề nào đó nhằm cung cấp thông tin hoặc

thuyết phục, gây ảnh hưởng đến người nghe

Thuyết trình là một công cụ giao tiếp hiệu quả, đóng vai trò to lớn trong sự thành công của mỗi cá nhân,

đồng thời nó được coi như một nghề tạo thu nhập cao

Sau khi học kỹ năng thuyết trình, chúng ta sẽ học được cách nói trước đám đông, học các kĩ năng áp dụng trong hội thoại, phát triển kĩ năng giao tiếp khi tham gia tuyển dụng, có cơ hội thực hành và tích lũy kinh nghiệm, và có thêm tự tin

Những công việc để thực hiện một bài thuyết trình bao gồm:

 Chuẩn bị thuyết trình;

 Tiến hành thuyết trình;

 Vận dụng các kỹ năng trong thuyết trình

Để một buổi thuyết trình thành công và thực sự hiệu quả, cần phải chuẩn bị một cách

kỹ lưỡng Đây là điều kiện tiên quyết cho bất kỳ bài thuyết trình nào Sự chuẩn bị kỹ lưỡng và có kế hoạch sẽ khiến chúng ta hoàn toàn tự tin, sẽ giúp chúng ta có thể kiểm soát được những điều thuyết trình, đưa ra các vấn đề một cách mạch lạc và có tính thuyết phục Các câu hỏi cơ bản cần phải trả lời là: Thuyết trình cho ai? Ở đâu? Khi nào? Cái gì? Trong bao lâu? Như thế nào? Các phần dưới đây sẽ lần lượt đề cập đến các vấn đ̉ề này

Để chuẩn bị cho buổi thuyết trình, ta có vô vàn những việc phải làm, tuy nhiên có thể chia thành 4 việc chính như sau:

 Chọn chủ đề và phân tích thính giả;

 Xây dựng nội dung bài thuyết trình;

 Chuẩn bị các phương tiện hỗ trợ và hậu cần;

 Chuẩn bị tâm lý, hình thức và luyện tập

4.1.1.1 Chọn chủ đề và phân tích thính giả

Chọn chủ đề

Khi chọn chủ đề, nên chọn:

 Chủ đề thính giả muốn nghe;

 Chủ đề mới mang tính mới, tính thời sự;

 Chủ đề người thuyết trình biết sâu

Nguyên tắc đặt tên cho chủ đề là: Ngắn gọn, súc tích, giàu hình ảnh

Người thuyết trình cần quan tâm đến ba điểm lưu ý – cũng được coi là 3 tiêu chí quan

trọng giúp cho sự thành công của bài thuyết trình – gồm:

 Một là: Cung cấp cho thính giả những thông tin mới

 Hai là: Đáp ứng cao nhất yêu cầu thông tin của thính giả

 Ba là: Bài thuyết trình phải mang tính thời sự, tính cấp thiết, phản ánh những vấn

đề nóng bỏng của cuộc sống

Xác định mục đích chung và mục tiêu cụ thể của bài thuyết trình

Xác định mục đích chung

Mục đích chung có thể là để đưa ra khái quát, để giới thiệu, để tóm lược, để thảo luận hoặc để giải thích

Người thuyết trình cần phải xác định rất rõ ràng mình muốn gì: Mục đích cung cấp thông tin cho thính giả?

Mục đích thuyết phục thính giả thực hiện điều gì? Hay

chỉ đơn thuần là giải trí? Khi mục đích chung là để

thông tin, hãy thể hiện như một giáo viên hoặc giảng viên Khi mục tiêu chung là để

thuyết phục, hãy thể hiện như một nhà ủng hộ hoặc nhà biện hộ

Xác định mục tiêu cụ thể

Sau khi lựa chọn chủ đề và xác định mục đích chung, sẽ tiến tới mục đích cụ thể Mục đích cụ thể là việc người thuyết trình muốn thính giả sau khi nghe mình thì sẽ làm gì,

họ nên nhớ gì Khi ta xác định rõ mục đích cụ thể, ta sẽ biết mình phải làm gì, tập trung vào những điểm then chốt nào và chọn phương pháp nào, phong cách nào là phù

hợp Khi mục đích rõ ràng thì các thông điệp truyền tải qua bài thuyết trình cũng trở

nên mạch lạc và rõ ràng giúp thính giả dễ nắm bắt, dễ nhớ

Mục tiêu cụ thể của bài thuyết trình:

 Phụ thuộc vào mục đích;

 Phụ thuộc vào các phân tích;

 Phụ thuộc vào nhu cầu của diễn giả;

 Đảm bảo những yêu cầu sau: Cụ thể, rõ ràng; Có thể lượng hoá hoặc kiểm tra được; Có thể đạt được; Hướng đến kết quả; Thời gian thực hiện

Mục tiêu cụ thể không chỉ là những gì người thuyết trình muốn nói, mà cả những gì mà diễn giả muốn thính giả biết sau bài nói chuyện Điều này rất quan trọng, vì nó giúp đặt thính giả ở trung tâm sự chú ý của chúng ta trong lúc chuẩn bị bài thuyết trình

Bất cứ khi nào bạn muốn xác định mục đích cụ thể, nên đặt những câu hỏi như dưới đây về nó

 Có thể hoàn thành mục đích ấy trong khoảng thời gian quy định không? Mục đích

đó liệu có liên quan với người nghe không?

 Mục đích đó liệu có quá tầm thường đối với người nghe không?

 Mục đích đó có đòi hỏi kiến thức chuyên môn quá mức đối với người nghe không?

Phân tích thính giả

Càng hiểu về thính giả thì chúng ta càng tự tin thuyết trình và đáp ứng đúng nhu cầu thính giả Người thuyết trình tốt là người đặt mục tiêu thính giả là trung tâm

Thu thập thông tin về thính giả

Dưới đây là các thông tin về thính giả mà người thuyết trình cần thu thập để tìm hiểu,

phân tích: Độ tuổi, Giới tính, Chủng tộc, dân tộc và nền tảng văn hoá, Tôn giáo,

Thành viên thuộc các nhóm Những yếu tố khác là nghề nghiệp, địa vị kinh tế, chỗ

đứng xã hội, giáo dục, trình độ học vấn, và địa điểm định cư Mục đích không chỉ là liệt kê những đặc điểm của thính giả mà tìm ra trong những đặc điểm đó những manh mối về cách thính giả sẽ phản ứng với bài thuyết trình

Phân tích thính giả

Phân tích thính giả sẽ giúp phán đoán được khung cảnh và môi trường thuyết trình, hình dung được những nội dung sẽ phải cung cấp cho thính giả Khi thuyết trình, hãy đặt 3 câu hỏi trong đầu:

 Tôi đang nói chuyện với ai?

 Tôi muốn họ tin, biết, hoặc làm gì sau khi tôi thuyết trình?

 Cách nào hiệu quả nhất để phát triển và trình bày bài nói chuyện của tôi để hoàn thành được mục đích?

Trả lời cho những câu hỏi này sẽ ảnh hưởng đến mỗi quyết định của người thuyết trình trong suốt lúc thực hiện, lựa chọn chủ đề, xác định mục đích cụ thể, thiết lập những điểm chính và những tài liệu tham khảo, tổ chức các thông điệp, và cuối cùng

là thuyết trình Cần lưu ý là mục đích của thuyết trình viên là đánh vào các mối quan tâm của thính giả, không phải là thể hiện cô hay anh ta biết rất nhiều vấn đề

Những câu hỏi cụ thể dưới đây luôn giúp ích cho người thuyết trình trong quá trình chuẩn bị để có một bài thuyết trình thành công

 Thính giả là ai?

 Thính giả muốn biết điều gì

 Mức độ hiểu biết và kinh nghiệm của họ và chủ đề sẽ thuyết trình như thế nào?

 Liệu những điều mà người thuyết trình trình bày có giúp ích gì cho họ hay không?

 Họ có chính kiến như thế nào? Thái độ của họ với chủ đề nói chuyện sẽ như thế nào?

 Họ có hiểu được những thuật ngữ chuyên môn mà người thuyết trình trình bày không?

 Phương pháp tiếp cận nào là tốt nhất đối với họ?

 Thuyết trình ở đâu, vào lúc nào trong thời gian bao lâu thì thích hợp với thính giả?

 Người thuyết trình có được đặt hàng về nội dung bài thuyết trình của mình hay không?

 Số lượng thính giả là bao nhiêu người?

Có một nguyên tắc tâm lý là các thính giả thường muốn nghe về những thứ có ý nghĩa đối với họ Thính giả luôn coi mình là trung tâm Họ chú ý nhiều nhất đến những thông điệp ảnh hưởng tới giá trị, niềm tin, và lợi ích của bản thân Họ luôn tiếp cận bài thuyết trình với câu hỏi đặt ra trong đầu: "Tại sao việc này lại quan trọng với tôi?" Điều này đòi hỏi người thuyết trình phải đặt mình vào vị trí của họ Thích nghi với thính giả, cả trước, sau và trong lúc thuyết trình, là một trong những vấn đề cốt lõi quan trọng để có một bài thuyết trình thành công trước đám đông Khi thuyết trình, hãy chịu khó quan sát trong suốt bài nói chuyện để theo dõi phản ứng lại của khán giả

Nếu thính giả uể oải hoặc thờ ơ nhìn, chúng ta cần điều chỉnh bình luận của mình Giống những khía cạnh khác của việc thích nghi với thính giả, điều này có thể là khó khăn trong lúc đầu tiên, nhưng nếu người thuyết trình thành thạo nó, sẽ sớm nhận được kết quả

Phân tích người thuyết trình/ Diễn giả

Để chuẩn bị thuyết trình hiệu quả, cần phải phân tích chính bản thân người thuyết trình Hãy đặt những câu hỏi cho chính mình để tìm hiểu: Ta muốn gì? Mong đạt được gì? Thông điệp ta muốn truyền đến thính giả

là gì? Quan hệ của ta với thính giả ra sao? Có thể ảnh hưởng tới thính giả như thế nào? Điểm mạnh và điểm yếu của ta là gì?… Từ đó, ta có thể xác định phương pháp tiếp cận hiệu quả nhất cho bài thuyết trình

Câu hỏi đầu tiên cần trả lời khi chuẩn bị cho bài thuyết trình là: Động cơ và mục đích của ta là gì? Nếu không rõ động cơ và mục đích thì rất khó có thể có được sự đam mê

và nhiệt tình trong bài thuyết trình Câu hỏi tiếp theo cần phải trả lời là: Bản thân có

am hiểu vấn đề, có đủ thông tin để trình bày hay không? Mức độ gần gũi và hấp dẫn của bản thân với thính giả? Nếu ta thực sự gần gũi và hấp dẫn thì bài thuyết trình sẽ trở nên thân thiện và dễ được tiếp nhận hơn Ta cũng cần xác định rõ địa vị và quyền lực của ta Nếu ta là giám đốc nói chuyện với công nhân thì kiểu gì họ cũng phải nghe Nhưng nếu ta là người ngoài được mời đến thuyết trình về một chủ đề nào đó thì địa

vị và quyền lực của ta sẽ ở mức khác Cần phải lưu ý rằng, tầm quan trọng của vấn đề phải ngang tầm với người thuyết trình, nếu không, người nghe sẽ thiếu tin tưởng Thông thường chúng ta rất hiểu người khác nhưng lại hiểu rất ít về mình Hãy dành thời gian để hiểu về mình hơn trong mối tương quan với thính giả sẽ nghe mình thuyết trình Đó là điều kiện cực kỳ quan trọng để thành công trong thuyết trình

4.1.1.2 Xây dựng nội dung bài thuyết trình

Cấu trúc bài thuyết trình thông thường có 3 phần: Phần 1: Mở đầu; Phần 2: Thân bài;

và Phần 3: Kết luận Trong đó, mỗi phần đều có nội dung và chức năng riêng biệt Với bài thuyết trình được chuẩn bị chu đáo, được xây dựng nội dung với cấu trúc mở đầu - thân bài - kết thúc một cách rõ ràng, thời gian dành cho từng mục được xây dựng có kế hoạch, với mỗi ý đều có những dẫn chứng và minh hoạ thì bài thuyết trình chắc chắn sẽ thu hút được người nghe

Ngoài ra, việc cấu trúc bài thuyết trình sẽ giúp cho người thuyết trình trình bày những vấn đề định nói một cách đầy đủ, theo một trình tự hợp lý và logic, cho dù sự chuẩn bị

là bản viết chi tiết hay bản phác thảo sơ bộ

Cho dù bài thuyết trình có thời lượng dài bao nhiêu đi chăng nữa thì cấu trúc hợp lý nhất được phân chia như sau: Phần giới thiệu: thời lượng cũng như số trang nên chiếm từ 10% - 20% trong cấu trúc bài Phần nội dung chính: chiếm khoảng 60% - 80% trong cấu trúc bài Phần tóm tắt hay kết luận: chiếm khoảng 10% - 20% trong cấu trúc bài

Xây dựng phần mở đầu

Lời mở đầu bài thuyết trình tạo ra một sàn diễn cho toàn bộ các vai diễn của người thuyết trình sau đó, cũng như để thiết lập mối quan hệ của người thuyết trình với

người nghe lúc ban đầu Vì thế hiệu quả của bài thuyết trình phụ thuộc nhiều vào phần

mở đầu Cần lưu ý rằng, theo qui luật, sự tập trung chú ý cao nhất của thính giả được diễn ra chỉ trong vòng 20 phút đầu tiên để biết được người trình bày là ai và sẽ trình bày cái gì Sau đó, sự chú ý sẽ giảm xuống Vì vậy, cần biết tận dụng sự tập trung chú

ý cao ở những giây phút đầu tiên để dẫn dắt, dẫn nhập) người nghe vào bài trình bày, người thuyết trình phải mở đầu sao cho hấp dẫn, kích thích hứng thú của người nghe

và làm rõ chủ đề của bài nói Những câu nói đầu tiên phải lôi cuốn được họ, làm cho thính giả phải quan tâm, hứng thú và có cảm tình Phần mở đầu cần tự nhiên, gây được ấn tượng nhưng cũng phải ngắn gọn

Có hai cách mở đầu là mở đầu trực tiếp và mở đầu gián tiếp

 Mở đầu trực tiếp: Là việc người thuyết trình giới thiệu trực tiếp chủ đề của nội dung bài nói Hình thức này thường được thực hiện với những đối tượng quen, thời gian dành cho thuyết trình ngắn

 Mở đầu gián tiếp: Là việc người thuyết trình đưa

ra một luận đề nào đó (gần với chủ đề bài nói) rồi dẫn dắt người nghe đến với chủ đề chính của bài thuyết trình Với biện pháp này, người thuyết trình

có thể sử dụng một mẩu chuyện, một câu chuyện hài hước, một câu nói vui hoặc một mẩu tin thời sự đang nóng hổi, một hình ảnh hoặc một âm thanh cho sự dẫn dắt, cũng có thể sử dụng những câu hỏi tu từ hoặc câu hỏi trực tiếp, trích dẫn hoặc dẫn nhập theo lối tương phản Cách thức này sẽ có tác dụng kích thích và làm tăng dần sự chú ý của người nghe nhưng khi thực hiện cũng cần phải tránh sa đà, lạc nội dung Tất cả các cách thức mở đầu gián tiếp này đều có một mục tiêu duy nhất và tạo ấn tượng và sự quan tâm của thính giả

Sau khi xác định rõ cách vào đề, bước kế tiếp cần chuẩn bị đó là nội dung của phần

mở đầu Dưới đây là 3 yêu cầu bắt buộc cần phải có trong phần mở đầu:

 Giới thiệu và làm quen;

 Thông báo nội dung trình bày;

 Thông báo thời gian và phương thức tiến hành

Xây dựng phần thân bài

Phần thân bài - phần nội dung là phần quan trọng nhất của bài thuyết trình, là phần giải quyết vấn đề mà người thuyết trình đặt ra theo một trình tự nhất định Trong phần thân bài, phải đưa ra được các ý chính, phân tích, chứng minh để làm rõ vấn đề muốn trình bày, qua đó, thể hiện được tư tưởng của người trình bày

Khi chuẩn bị phần này, cần lưu ý một số vấn đề sau:

 Các ý phải được sắp xếp theo một trình tự hợp lý, đảm bảo tính logic Ngoài ra, cũng cần chú ý khi chuyển từ ý này sang ý khác

 Không nên nói chung chung theo kiểu hô khẩu hiệu mà phải đưa ra được những ví

dụ, những số liệu cụ thể minh hoạ cho mỗi ý, mỗi luận điểm của mình

 Có thể chuẩn bị thêm những câu chuyện vui, khôi hài để làm cho không khí của buổi thuyết trình đỡ căng thẳng và duy trì sự chú ý của người nghe Tuy nhiên, sự khôi hài cũng phải có giới hạn

 Lập luận phải gắn với kết luận, nội dung cần nhất quán với các lập luận khác Khi nêu lập luận cần giải thích rõ, không nên đưa ra một lập luận mà không giải thích lập luận đó là gì

Những công việc cụ thể khi xây dựng phần thân bài thuyết trình bao gồm:

 Phác thảo những phần nội dung chính: cần lưu ý rằng tất cả các luận điểm trình bày đều phải hướng đến mục đích chung hay chủ đề của bài nói Trong hầu hết các trường hợp, nên giới hạn nội dung, chỉ nên thuyết trình những phần nội dung chính

vì “thời gian là vàng ngọc”

 Phác thảo những ý phụ: không nên chỉ dừng lại những ý chính trong bài thuyết trình mà không có những ý phụ, vì trong nhiều trường hợp, những ý phụ sẽ giúp giải nghĩa, làm sáng tỏ và gây được sự hấp dẫn lớn đối với thính giả - đặc biệt là trong những trường hợp thuyết trình những vấn đề khoa học, có tính hàn lâm và chuyên sâu cao

 Phác thảo số lượng: Bao nhiêu thông tin, bao nhiêu nội dung sẽ được thuyết trình? Đây cũng là một việc cần phải chuẩn bị trước vì bạn cần phải đưa ra đủ thông tin

để làm rõ cho các ý chính, và trong mỗi ý cũng nên có những ví dụ để chứng minh một cách thuyết phục

 Sắp xếp thứ tự các ý chính, ý phụ: Có một số gợi ý để sắp xếp thứ tự các ý chính

và ý phụ là: Theo trật tự logic, theo thứ tự thời gian, theo thứ tự không gian, theo quan hệ nhân quả, theo tính chất thời sự, từ chung chung đến cụ thể, từ những điều

đã biết đến những điều chưa biết, từ điều đã được chấp nhận đến những điều vẫn còn gây tranh cãi, từ nguyên nhân đến kết quả, từ vấn đề đến giải pháp… Cho dù

sử dụng cách thức nào thì phần tiêu đề cũng nên được thống nhất

 Cần chỉ rõ khi kết thúc một ý chính hay ý phụ và tiếp tục với ý tiếp theo Có thể điều này trong văn viết là thừa, nhưng nó lại rất quan trọng trong thuyết trình Những thuyết trình viên nổi tiếng cũng sử dụng cách ngắt nhịp rất rõ ràng, họ thay đổi thế đứng và âm lượng, ngữ điệu, giọng nói mỗi khi chuyển từ phần này sang phần khác, ý này sang ý khác

 Hợp nhất, kết nối các ý chính để bài thuyết trình của người thuyết trình là một bài thống nhất, hoàn chỉnh, liền mạch và logic – các ý chính mới do sự liên kết của các

ý chính cũ tạo thành, việc này sẽ giúp thính giả theo dõi dễ dàng phần trình bày của bạn

 Sử dụng các từ nối: Để chuyển và kết nối các phần khác nhau Nếu sử dụng càng nhiều câu kết nối khác nhau thì kết quả càng tốt vì việc này giúp cho bài thuyết trình thêm thuyết phục và thêm sinh động Rõ ràng là một vài từ kết nối như “thứ nhất…”, “đầu tiên…”, “cuối cùng…” sẽ chỉ thích hợp với một vài chỗ nhất định

nhưng có vô số biến thể có thể sử dụng

Xây dựng phần kết thúc

Phần kết luận của một bài thuyết trình hầu quan trọng như phần mở đầu bởi vì khán thính giả thường tập trung cao vào phần này Phải chắc chắn phần kết trong bài thuyết trình thật sự ấn tượng để nó có thể lưu lại những dấu ấn trong lòng các thính giả Đoạn kết sẽ gây xúc động nếu người thuyết trình kêu gọi hành động, đưa ra dự đoán về tương lai, đưa ra tuyên bố, nhắc lại ý ở phần đầu bài nói và tóm lại mục tiêu chính Các bước trong phần kết thúc bao gồm:

 Tóm tắt các điểm chính: Nhấn mạnh điểm cốt lõi

của bài nói, đưa ra thông điệp quan trọng để thính giả nhớ, nhắc lại những điểm chính, điểm lại một cách gián tiếp bằng việc sử dụng một câu trích dẫn, một phần so sánh hoặc ví dụ Không giảng

giải dông dài những nhận định cuối ấy

 Mô tả các bước tiếp theo: Một số bài thuyết trình đòi hỏi thính giả phải đi đến một

số quyết định nào đó hoặc đồng ý tham gia vào một hoạt động nào đó Trong trường hợp này phần kết luận phải gói gọn rõ ràng Bạn có thể nhấn mạnh những lợi ích của hành động hay là biểu lộ sự tin tưởng vào khả năng của thính giả có thể

hoàn thành những công việc sắp tới

Ngay cả khi các phần của bài thuyết trình có vẻ bi quan, hãy chuẩn bị kết thúc một

cách tích cực, đúng lúc, không dông dài và phải cảm ơn thính giả

Thu thập thông tin, tài liệu

Muốn thuyết trình thành công, phải thật sự nghiên cứu đầy đủ và giành nhiều thời gian tìm tòi tư liệu, phải nỗ lực đọc sách, báo, tra cứu internet… để thu thập thông tin tư liệu

Có 3 loại thông tin, tư liệu cần thu thập:

 Thông tin phải biết: Những điều cần phải cung cấp để thính giả nắm được rõ vấn

đề đặt ra Người thuyết trình phải nắm vững và hiểu chính xác các thông tin, tư liệu này

 Thông tin cần biết: Những điều chứng minh rõ thêm, tạo thêm căn cứ thuyết phục

người nghe

 Thông tin nên biết: Là những tư liệu, thực tế và mô hình, số liệu làm thêm phong

phú Để chuẩn bị tốt cho bài thuyết trình nên thu thập những thông tin mới, có những ý tưởng độc đáo

Tài liệu hỗ trợ: Người thuyết trình chuẩn bị thêm các tranh vẽ, bảng số liệu, đồ thị, sơ

đồ minh hoạ… giúp cho thính giả dễ hiểu hơn

Thông tin về điều kiện, hoàn cảnh trình bày: Là thông tin về số lượng thính giả, thời

gian bắt đầu và thời gian được trình bày; hội trường, phòng họp, sân bãi, loa đèn, bảng, bục, nơi đứng trình bày; môi trường, khí hậu… Người thuyết trình cần biết để chủ động chuẩn bị cho phù hợp, đề xuất khắc phục những gì bất lợi

Các nguồn thông tin

Sử dụng kiến thức và kinh nghiệm của người thuyết trình

Khi người thuyết trình đã lựa chọn một chủ đề từ kiến thức và kinh nghiệm riêng của mình, vẫn nên bổ sung các thông tin từ bên ngoài với những kinh nghiệm riêng của mình luôn để giúp mang thông điệp của mình vào cuộc sống