Bài giảng môn Kiểm soát: Bài 2 - ThS. Nguyễn Thị Phương Lan - Trường Đại học Công nghiệp Thực phẩm Tp. Hồ Chí Minh

Tại Công ty TNHH sản xuất Huỳnh Quang có các thủ tục hoạt động được mô tả như sau: • Khi đặt hàng mua nguyên vật liệu, một liên của đơn đặt hàng được gửi cho bộ phận nhận hàng, nhân viên[r]

BÀI 2

HỆ THỐNG KIỂM SOÁT

ThS Nguyễn Thị Phương Lan

Trường Đại học Kinh tế Quốc dân

Tại Công ty TNHH sản xuất Huỳnh Quang có các thủ tục hoạt động được mô tả như sau:

• Khi đặt hàng mua nguyên vật liệu, một liên của đơn đặt hàng được gửi cho bộ phận

nhận hàng, nhân viên nhận hàng sẽ ghi số thực nhận của liên này của đơn đặt hàng

và gửi cho bộ phận kế toán ghi sổ Vật liệu được nhận vào kho

• Một chi nhánh bán hàng của Công ty bao gồm một cửa hàng trưởng và hai nhân

viên Chi nhánh được mở một tài khoản giao dịch tại Ngân hàng địa phương Các

khoản tiền thu của chi nhánh được nộp vào đây Các séc rút tiền thu của Chi nhánh

được nộp vào đây Các séc rút tiền của tài khoản này phải có chữ ký của cửa hàng

trưởng hoặc giám đốc tài chính Công ty Sổ phụ được gửi về cho cửa hàng trưởng,

ông này sẽ đối chiếu sổ sách với sổ phụ Định kỳ, cửa hàng trưởng sẽ lập một bảng

kê các khoản chi trong kỳ về nộp cho Công ty

TÌNH HUỐNG KHỞI ĐỘNG

Đối với mỗi tình huống trên, hãy cho biết điểm yếu của hoạt động kiểm soát trong doanh nghiệp và loại gian lận hoặc sai sót có thể xảy ra

Tại Công ty TNHH sản xuất Huỳnh Quang có các thủ tục hoạt động được mô tả như sau:

• Khi đặt hàng mua nguyên vật liệu, một liên của đơn đặt hàng được gửi cho bộ phận

nhận hàng, nhân viên nhận hàng sẽ ghi số thực nhận của liên này của đơn đặt hàng

và gửi cho bộ phận kế toán ghi sổ Vật liệu được nhận vào kho

• Một chi nhánh bán hàng của Công ty bao gồm một cửa hàng trưởng và hai nhân viên

Chi nhánh được mở một tài khoản giao dịch tại Ngân hàng địa phương Các khoản

tiền thu của chi nhánh được nộp vào đây Các séc rút tiền thu của Chi nhánh được nộp

vào đây Các séc rút tiền của tài khoản này phải có chữ ký của cửa hàng trưởng hoặc

giám đốc tài chính Công ty Sổ phụ được gửi về cho cửa hàng trưởng, ông này sẽ đối

chiếu sổ sách với sổ phụ Định kỳ, cửa hàng trưởng sẽ lập một bảng kê các khoản chi

trong kỳ về nộp cho Công ty

2

MỤC TIÊU

Sau khi học xong bài này, sinh viên cần nắm được các nội dung sau:

• Hoạt động của hệ thống kiểm soát;

• Giải thích vai trò của hệ thống kiểm soát trong doanh nghiệp;

• Các thành phần cấu thành trong hệ thống kiểm soát;

• Giải thích cơ chế kiểm soát trong doanh nghiệp

NỘI DUNG

Các vấn đề chung về hệ thống kiểm soát

Thành phần hệ thống kiểm soát

Cơ chế kiểm soát

4

1 CÁC VẤN ĐỀ CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT

1.2 Mục đích của hệ thống kiểm soát

1.1 Khái niệm

1.3 Nhân tố ảnh hưởng đến hệ thống kiểm soát

1.1 KHÁI NIỆM

• Hệ thống kiểm soát thực chất là các hoạt động, biện pháp, kế

hoạch, quan điểm, nội quy chính sách và nỗ lực của mọi

thành viên trong tổ chức để đảm bảo cho tổ chức đó hoạt

động hiệu quả và đạt được mục tiêu đặt ra một cách hợp lý

• Là tập hợp tất cả những việc mà một công ty cần làm để có

được những điều muốn có và tránh những điều muốn tránh

• Hệ thống này không đo đếm kết quả dựa trên các con số

tăng trưởng, mà chỉ giám sát nhân viên, chính sách, hệ

thống, phòng ban của công ty

• Hệ thống kiểm soát thông thường gồm 5 thành phần:

 Môi trường kiểm soát;

 Đánh giá rủi ro;

 Hoạt động kiểm soát;

 Thông tin và truyền thông;

 Giám sát

6

1.1 KHÁI NIỆM

• Hệ thống kiểm soát hữu hiệu chỉ hạn chế tối đa các sai phạm:

 Khó ngăn chặn được gian lận và sai sót của nhà quản trị

cấp cao

 Gian lận của nhân viên thông qua sự thông đồng với nhau

hay từ các bộ phận bên ngoài tổ chức

 Nhà quản trị lạm quyền bỏ qua các qui định kiểm soát

trong quá trình thực hiện nghiệp vụ

 Hoạt động kiểm soát chỉ tập trung vào các sai phạm dự kiến

 Những thay đổi của tổ chức, thay đổi quan điểm của nhà quản trị và điều kiện hoạt động

• Hệ thống kiểm soát trong doanh nghiệp chỉ cung cấp một sự đảm bảo hợp lý chứ không

phải đảm bảo tuyệt đối các mục tiêu được thực hiện

1.2 MỤC ĐÍCH CỦA HỆ THỐNG KIỂM SOÁT

• Giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong sản xuất kinh doanh

• Bảo vệ tài sản của doanh nghiệp

• Giúp nhà quản trị ngăn ngừa gian lận hay sai sót thông qua việc phân công nhiệm vụ rõ ràng

ở các bộ phận

• Đảm bảo độ tin cậy của các thông tin: thông tin được kiểm tra thông qua rất nhiều khâu, từ khâu ghi chép đến việc ghi chép vào sổ sách, báo cáo

• Đảm bảo sử dụng hiệu quả, sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được mục tiêu đặt ra

• Hệ thống kiểm soát hoạt động hiệu quả cũng tạo niềm tin cho các nhà đầu tư, các cổ đông của công ty

8

1.3 NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT

• Môi trường kinh doanh và hình thức pháp lý của

doanh nghiệp

 Chi phối rất lớn đến tổ chức hoạt động kinh doanh,

quản trị kinh doanh và hoạt động kiểm soát ở từng loại hình doanh nghiệp

 Tác động trực tiếp đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản

trị doanh nghiệp, trong đó có hệ thống kiểm soát

• Mô hình quản trị doanh nghiệp

 Mô hình quản trị kiểu truyền thống: mô hình này

vẫn bám chắc vào giả định tuyệt đối hóa ưu điểm của chuyên môn hóa → tổ chức để kiểm soát từng

bộ phận đã được chuyên môn hóa

 Mô hình quản trị hiện đại ˗ mô hình quản trị lấy tính

thống nhất của quá trình làm cơ sở tổ chức mọi

1.3 NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT

10

• Quy mô và cơ cấu sản xuất của doanh nghiệp

 Doanh nghiệp có quy mô càng lớn, càng nhiều nơi làm việc, cơ cấu sản xuất càng phức tạp → cơ cấu kiểm soát cũng bao trùm nhiều cấp, nhiều bộ phận hơn → quan hệ giữa các cấp, bộ phận phức tạp hơn

 Doanh nghiệp có quy mô rất nhỏ → cơ cấu kiểm soát rất đơn giản theo kiểu trực tuyến ˗

tư vấn

 Cơ cấu sản xuất của doanh nghiệp bao gồm các cấp, các bộ phận được xây dựng theo các nguyên tắc nhất định, sự phân bố về không gian… → ảnh hưởng trực tiếp và là cơ

sở để xây dựng cơ cấu kiểm soát