Bài giảng Quản trị kinh doanh - Bài 3: Nhà quản trị - Trường Đại học Công nghiệp Thực phẩm Tp. Hồ Chí Minh

[r]

BÀI 3 NHÀ QUẢN TRỊ

Hướng dẫn học

Để học tốt bài này,sinh viên cần tham khảo các phương pháp học sau:

 Học đúng lịch trình của môn học theo tuần, làm các bài luyện tập đầy đủ và tham gia thảo luận trên diễn đàn

 Đọc tài liệu:

1 Giáo trình Quản trị kinh doanh, chủ biên GS.TS Nguyễn Thành Độ, PGS.TS Nguyễn Ngọc Huyền, NXB ĐH KTQD, 2012

2 Hướng dẫn bài tập Quản trị kinh doanh, chủ biên PGS TS Nguyễn Ngọc Huyền; NXB ĐH KTQD, 2012

 Sinh viên làm việc theo nhóm và trao đổi với giảng viên trực tiếp tại lớp học hoặc qua email

 Trang Web môn học

Nội dung

 Kỹ năng quản trị;

 Phong cách quản trị;

 Nghệ thuật quản trị

Mục tiêu

 Giúp sinh viên hiểu hiểu được khái niệm doanh nghiệp dưới các cách tiếp cận khác nhau

 Giúp sinh viên năm được cách phân loại doanh nghiệp

 Giúp sinh viên phân tích được các đặc trưng cơ bản của môi trường kinh doanh hiện nay

 Giúp sinh viên hiểu được thế nào là một nhà quản trị; các nhà quản trị cần có kỹ năng

và nghệ thuật gì trong quá trình làm việc, các nhà quản trị phải lựa chọn phong cách nào để phù hợp với môi trường kinh doanh của doanh nghiệp

T ình huống dẫn nhập

Xác định thứ tự ưu tiên công việc

Ông Thắng là giám đốc công ty Ban Mai – một công ty chuyên

về sản xuất bánh kẹo Trong tuần đầu tháng 8 – 2013, ban thư ký

trình tới ông Thắng những công việc sau cần giải quyết dứt điểm:

1 Tiêu thụ sản phẩm snack tăng đột ngột, tiêu thụ kem và các

sản phẩm từ sữa chững lại so với kế hoạch

2 Thiếu nguyên liệu làm bánh làm cho 40 lao động không có

việc

3 Xuất hiện cơ hội kinh doanh mới nếu thử nghiệm thành công

bánh bông lan công nghiệp

4 Hoạch định chiến lược phát triển đến năm 2020

5 Họp chuẩn bị hội diễn văn nghệ

6 Họp chuẩn bị hội thao hàng năm

7 Các bộ phận yêu cầu tổ chức tham quan nhân ngày 2/9

8 Lập kế hoạch dự phòng tài chính

9 Nhận một số cuộc gọi do thư ký đã trình lên

Ông Thắng nên làm thế nào để giải quyết những công việc trên một cách hợp lý và

có khoa học?

Xác định ưu tiên - đảm bảo đúng người đúng việc

3.1 Kỹ năng quản trị

 Khái niệm: Nhà quản trị là người tổ chức, thực hiện hoạt

động quản trị doanh nghiệp Nhà quản trị là người lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra con người, tài chính, vật chất và thông tin trong tổ chức sao cho có hiệu quả để giúp tổ chức đạt mục tiêu Theo đó, đội ngũ quản trị được chia làm ba cấp: quản trị viên cấp cao (lãnh đạo), quản trị viên cấp trung gian và quản trị viên cấp cơ sở

 Đặc điểm:

o Nhà quản trị phải hoàn thành nhiệm vụ được giao với nguồn lực thấp nhất;

o Nhà quản trị sẽ hoạt động cùng với cấp dưới và cùng họ thực hiện nhiệm vụ của doanh nghiệp

 Các tiêu chuẩn cần có của nhà quản trị:

o Khả năng truyền thông;

o Khả năng thương lượng;

o Tư duy sáng tạo (mang tính toàn cầu);

o Linh hoạt, am hiểu các lĩnh vực, hành động lịch thiệp

Kỹ năng kỹ thuật

 Là những hiểu biết và thực hành theo quy trình xác định ở một lĩnh vực chuyên môn cụ thể nào đó

 Kỹ năng kỹ thuật chỉ có thể được hình thành thông qua học tập tại các trường quản trị kinh doanh và được phát triển trong quá trình thực hành nhiệm vụ quản trị cụ thể

 Ví dụ như: kĩ năng tổ chức hoạt động marketing, kỹ năng tổ chức lao động…

Kỹ năng quan hệ với con người

 Là khả năng làm việc cùng, hiểu và khuyến khích người khác trong quá trình hoạt động, xây dựng các mối quan hệ tốt giữa người với người trong quá trình thực hiện công việc Kỹ năng này đóng vai trò quan trọng đối với kết quả hoạt động của doanh nghiệp

 Kỹ năng quan hệ với con người chứa đựng yếu tố bẩm sinh, chịu ảnh hưởng nhiều bởi nghệ thuật giao tiếp, ứng xử của nhà quản trị

 Ví dụ như: kỹ năng khen ngợi, kỹ năng khiển trách, kỹ năng làm việc với cấp

Kỹ năng nhận thức chiến lược

 Là kỹ năng phân tích, dự báo và hoạch định chiến lược với tính nhạy cảm cao

 Là tầm nhìn, tính nhạy cảm và bản lĩnh chiến lược của nhà quản trị, chỉ có thể được hình thành từ tri thức, nghệ thuật và bản lĩnh được hun đúc trong quá trình thực hiện nhiệm vụ quản trị của nhà quản trị

 Ví dụ như: kĩ năng tư duy hệ thống, biết phân tích mối liên hệ giữa các vấn đề một cách logic Kỹ năng này bao gồm khả năng bao quát doanh nghiệp như một tổng thể

3.1.2.2 Mối quan hệ giữa các kỹ năng

Trên thực tế, những kỹ năng này có liên quan mật thiết với nhau đến mức rất khó để xác định được đâu

là điểm một kỹ năng kết thúc và kỹ năng khác bắt đầu

Tất cả ba kỹ năng đều quan trọng tại mỗi cấp quản lý, song tầm quan trọng tương đối của kỹ năng kỹ thuật,

kỹ năng quan hệ với con người và kỹ năng nhận thức chiến lược của nhà quản lý cũng thay đổi tuỳ theo những cấp trách nhiệm khác nhau Nhà quản trị cấp cao cần được ưu tiên kĩ năng nhận thức chiến lược, nhà quản trị cấp trung gian cần được ưu tiên kĩ năng quan hệ với con người và nhà quản trị cấp cơ sở cần được ưu tiên kĩ năng kỹ thuật

Phân tích ba kỹ năng này, chúng ta có thể thấy rằng những nhà quản trị thành công không nhất thiết phải là bẩm sinh, họ có thể được phát triển mà thành Tại tất cả các cấp đều đòi hỏi phải có một trình độ nào đó về mỗi kỹ năng trong số ba kỹ năng đã nói trên Ngay cả các nhà quản lý tại những cấp thấp nhất cũng phải liên tục sử dụng tất cả các kỹ năng này Nhận thức rõ ràng về những kỹ năng này và về những phương pháp đo lường trình độ của các nhà quản trị về mỗi loại kỹ năng sẽ là công cụ hiệu quả cho những người quản trị cấp cao nhất, không chỉ để hiểu hành vi điều hành của mình

mà còn để chọn lựa, đào tạo và đề bạt các cán bộ quản lý trên tất cả các cấp trong doanh nghiệp

 Khái niệm: Phong cách quản trị là tổng thể các phương thức ứng xử như: Cử chỉ,

lời nói, thái độ, hành động mang tính chất ổn định của chủ thể quản trị trong quá trình thực hiện các nhiệm vụ quản trị của mình

Thực chất phong cách quản trị biểu hiện cá tính của mỗi nhà quản trị trong một môi trường cụ thể

 Các yếu tố ảnh hưởng:

o Các chuẩn mực xã hội: đạo đức, lễ giáo, phong tục, tập quán

o Trình độ học thức, kinh nghiệm sống;

o Phẩm chất, nhân cách con người;

o Giới tính, đặc điểm nghề nghiệp

3.2.2 Các phong cách quản trị

3.2.2.1 Phong cách dân chủ

 Ưu điểm:

o Quan hệ đối nội:

 Không có sự phân biêt rõ ràng trong quan hệ giữa cấp trên và cấp dưới

 Luôn có sự bình đẳng và tôn trọng lẫn nhau trong mối quan hệ giữa cấp trên và cấp dưới

 Nhà quản trị thể hiện vai trò ở chỗ biết đưa ra lời khuyên và giúp đỡ mọi người khi cần thiết

 Nếu có bất hòa; nhà quản trị thường tìm nguyên nhân gắn với môi trường bên ngoài

o Quan hệ đối ngoại:

 Nhà quản trị mang phong cách dân chủ tỏ ra bình đẳng, tôn trọng đối tác

 Nhà quản trị có thiên hướng chủ động gặp gỡ đối tác về các biện pháp cần thiết trong quá trình thực hiện các hoạt động liên quan đến doanh nghiệp

 Nhược điểm: Nếu dân chủ thái quá sẽ dễ chuyển sang phong cách mị dân

Biểu hiện:

o Nhà quản trị dễ có xu hướng thỏa mãn với ê kíp của mình, chủ quan với những nhận thức của mình và sẽ ít chú ý đến thực trạng diễn biến của thực tế

o Nhà quản trị vừa không dám ảnh hưởng đến người khác, lại vừa sợ bị ảnh hưởng của nhân viên dưới quyền nên dễ bị một số người trong tập thể lợi dụng hoặc giật dây mà không biết

3.2.2.2 Phong cách thực tế:

 Ưu điểm:

o Quan hệ đối nội:

 Mối quan hệ giữa cấp trên và cấp dưới dựa

trên cơ sở lòng tin và sự tôn trọng lẫn nhau

 Nhà quản trị thường xuyên có mối quan hệ chặt chẽ với cấp dưới và thường xuyên tìm cách tiếp cận với cấp dưới

 Nhà quản trị luôn tham khảo ý kiến của cấp dưới và tạo điều kiện để cấp dưới hoàn thành nhiệm vụ

 Khi có bất đồng xảy ra, nhà quản trị sẽ chủ động thương lượng để tìm cách giải quyết

o Quan hệ đối ngoại:

 Nhà quản trị thận trọng trong đánh giá khả năng và các điều kiện cụ thể của đối tác để có thái độ ứng xử đúng đắn

 Nhược điểm: Nếu thực tế thái quá sẽ dẫn đến phong cách cơ hội

o Nhà quản trị quá chú trọng đến địa vị, quyền lực

o Nhà quản trị mất quá nhiều thời gian, tâm trí vào việc tạo ra và chớp thời cơ, giành quyền lực nên không có thời gian, tâm trí để thực hiện các nhiệm vụ thuộc chức năng của mình

3.2.2.3 Phong cách tổ chức

 Ưu điểm:

o Quan hệ đối nội:

 Có sự phân cấp rõ ràng giữa cấp trên và cấp dưới

 Trong mối quan hệ giữa cấp trên và cấp dưới:

cấp trên luôn thận trọng đối với cấp dưới

 Nhà quản trị chú trọng việc dự kiến các tình huống cỏ thể xảy ra và chuẩn bị chu đáo trước khi tiến hành

 Khi có bất đồng xảy ra, nhà quản trị luôn tìm hiểu rõ nguyên nhân để có cách giải quyết triệt để

o Quan hệ đối ngoại:

 Nhà quản trị luôn tìm hiểu kỹ và dự kiến trước các tình huống để có cách ứng xử với đối tác

 Nhược điểm: Nếu thái quá dễ dẫn đến phong cách quan liêu

Biểu hiện:

o Nhà quản trị dễ xa rời nhân viên dưới quyền, xa rời các diễn biến cụ thể trong công tác quản trị kinh doanh

o Sự “ổn định” của tổ chức chỉ mang tính hình thức

3.2.2.4 Phong cách mạnh dạn

 Ưu điểm:

o Quan hệ đối nội:

 Nhà quản trị trực tiếp lãnh đạo, chỉ đạo đối với nhận viên dưới quyền

 Xác lập mối quan hệ cấp bậc, trên dưới rõ ràng

 Nhà quản trị theo phong cách này thường ham thích quyền lực, không sợ xung khắc, thích mọi sự phải rõ ràng

o Quan hệ đối ngoại:

 Ít tin tưởng vào đối tác, muốn can thiệp sâu vào các biện pháp mà đối tác đưa ra

 Chú trọng đến việc kiểm tra các hoạt động của đối tác

 Nhược điểm: Phong cách này rất gần với phong cách độc đoán, chuyên quyền

Biểu hiện:

o Nhà quản trị quá cứng rắn trong việc thực hiện các quyết định, không tin tưởng vào khả năng giải quyết công việc của nhân viên dưới quyền, và do đó thường quá quan tâm đến ảnh hưởng của mình tới từng người dưới quyền

o Nhà quản trị sẵn sàng gạt bỏ những ai không nhất trí hoặc đi chệch khỏi đường lối của anh ta

o Ngoài quan hệ công việc, cấp trên và cấp dưới ít tiếp xúc với nhau

3.2.2.5 Phong cách chủ nghĩa cực đại

 Ưu điểm:

o Quan hệ đối nội:

 Quan tâm nhiều đến kết quả mà cá nhân đạt được;

 Nhà quản trị sử dụng và chú trọng đến quyền lực;

 Không sợ bất đồng, và khi có bất đồng nhà quản trị thường tìm nguyên nhân thực

tế để giải quyết bất đồng đó

o Quan hệ đối ngoại: Nhà quản trị thường đòi hỏi rất cao ở phía đối tác

 Nhược điểm: Phong cách này thường rất gần với phong cách không tưởng

Biểu hiện:

o Quá tin tưởng vào mối quan hệ mối quan hệ trên dưới trong tập thể nên dễ bị một số người trong tập thể lợi dụng

o Nhà quản trị cho rằng phải tự do công khai giải quyết bất đồng, mọi người phải nói ra suy nghĩ của mình nên dễ dẫn đến xung khắc về quan điểm và đôi khi dẫn đến tình trạng vô chính phủ

3.2.2.6 Phong cách tập trung chỉ huy

 Ưu điểm:

o Quan hệ đối nội:

 Nhà quản trị tập trung quyền lực vào tay mình;

 Nhà quản trị có phong cách này thường sát sao, cẩn thận, có năng lực trong việc ra quyết định

 Nhà quản trị cương quyết, mệnh lệnh đưa ra rõ ràng, cẩn thận

o Quan hệ đối ngoại: Nhà quản trị có khả năng thuyết phục người khác theo ý kiến của mình

 Nhược điểm: Phong cách này nếu thái quá sẽ dẫn đến chuyên quyền

3.2.3 Cần làm thích nghi hay lựa chọn phong cách?

 Mỗi phong cách quản trị lại có ưu, nhược điểm riêng Không có một phong cách nào

là tuyệt đối đúng trong mọi trường hợp, mọi nhà quản trị Vì thế, nhà quản trị phải