Bạn di chuột đến nút có hình tam giác ở bên phải ô D8, nhấp chuột vào đó sẽ có một danh sách những nội dung diễn giải các nghiệp vụ phát sinh. Di chuột đến dòng cuối cùng có chữ (No[r]
Trang 1Phần 2 – Tổ chức số liệu kế toán trên Excel
Phần này sẽ giúp các bạn làm kế toán trên Excel từ cách tổ chức
dữ liệu đến việc tạo các sổ kế toán tổng hợp và chi tiết Để nắm được phần này yêu cầu bạn phải nắm khá vững về nghiệp vụ kế toán doanh nghiệp và có một số kiến thức cơ bản về Microsoft office excel chủ yếu là phần đã được giới thiệu ở phần trên Trước tiên ta tạo 1 Sheet chứa danh sách các sổ kế toán, các bảng biểu và các báo cáo của công ty để dễ dàng quản lý hơn,
từ Sheet này bạn có thể rất nhanh chóng nhảy tới các Sheet khác bằng cách nhấp chuột
Cách làm như sau:
- Khởi động Excel, chương trình sẽ tự động mở ra một Wookbook mới với mặc định là 3 Sheet trắng Bạn vào Menu File\Save để lưu lại với tên KtExcel
2.1 Sổ Nhật ký chung
Đây là sổ lưu trữ tất cả các nghiệp vụ phát sinh của doanh nghiệp Dữ liệu từ sổ này sẽ được sử dụng để tạo nên hầu hết tất
cả các sổ sách và báo cáo của doanh nghiệp
2.1.1 Thiết kế sổ Nhật ký chung
Bước 1: Mở File KtExcel đã thiết kế ở trên, ở Sheet trắng bên cạnh Sheet Menu ta đổi tên thành SoNKC bằng cách nhấp chuột phải lên trên tên Sheet sau đó chọn Rename rồi nhập tên
sổ
Trang 2Bước 2: Thiết kế sổ Nhật ký chung
Bạn di chuột về góc phía trên bên trái của sheet và nhập vào tên công ty Sau đó di chuột xuống dòng bên dưới nhập vào tiêu đề của sổ sao cho đẹp mắt và dễ nhìn
Tiếp theo bạn tạo mẫu sổ theo mẫu dưới đây:
2.1.2 Cách nhập dữ liệu vào sổ Nhật ký chung
Khi công ty có các chứng từ kế toán phát sinh như hóa đơn mua
Trang 3hàng, bán hàng, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho… ta lần lượt nhập vào Sổ nhật ký chung với các thông tin có trên chứng từ
kế toán:
- Ngày tháng: Nhập ngày ghi sổ của chứng từ kế toán
- Chứng từ:
+ Số hiệu: Nhập vào số hiệu của chứng từ kế toán
+ Ngày, tháng: Ngày tháng của chứng từ kế toán
- Diễn giải: Nhập nội dung của chứng từ kế toán
- TK Nợ: Nhập số hiệu tài khoản bên nợ của nghiệp vụ kế toán phát sinh trên chứng từ
- TK Có: Nhập số hiệu tài khoản bên có của nghiệp vụ kế toán phát sinh trên chứng từ
- Số lượng: Nhập số lượng hàng hóa, dịch vụ phát sinh trên chứng từ
- Số tiền phát sinh: Nhập số tiền hàng hóa, dịch vụ phát sinh trên chứng từ
Lưu ý: Với mỗi dòng trên Sổ nhật ký chung ta chỉ nhập một định khoản, với nghiệp vụ kế toán nhiều hơn một định khoản thì mỗi định khoản sẽ được nhập vào một dòng
Ví dụ:
Hóa đơn thanh toán tiền điện thoại cho Viễn thông Hà Nội số
012345 ngày 10/01/2009 số tiền 500.000đ, thuế GTGT 50.000đ
Với nghiệp vụ này trong Sổ nhật ký chung bạn phải nhập thành hai dòng như sau:
Nợ TK 642 500.000
Có TK 111 500.000
Và một dòng ghi nhận thuế GTGT đầu vào:
Trang 4Định khoản:
Nợ TK 133 50.000
Có TK 111 50.000
Trong Sổ nhật ký chung sẽ được nhập vào như sau:
Cuối tháng khi đã nhập hết các chứng từ phát sinh trong tháng
ta sẽ làm các bút toán kết chuyển để xác định kết quả lãi lỗ
Ở hàng nhập nghiệp vụ kết chuyển cuối kỳ tại cột Số tiền phát sinh:
- Với nghiệp vụ kết chuyển thuế GTGT được khấu trừ:
=SUMIF($E$5:$E27;133;$G$5:$G27)+BCDSPS!D13
Trong đó BCDSPS!D13 chính là địa chỉ ô lưu số dư đầu kỳ của Tài khoản 133 trong Bảng cân đối số phát sinh sẽ được giới thiệu chi tiết sau
- Với nghiệp vụ kết chuyển doanh thu:
Ví dụ với nghiệp vụ kết chuyển cuối kỳ là
Nợ TK 511
Trang 5Có TK 911
Ta nhập vào công thức sau:
=SUMIF($F$7:$F25; 511; $H$7:$H25)
Tương tự với bút toán kết chuyển Nợ TK 515/Có TK 911 ta cũng làm tương tự chỉ cần thay đổi điều kiện tính tổng
- Với các bút toán kết chuyển chi phí:
Ví dụ với nghiệp vụ kết chuyển là
Nợ TK 911
Có TK 642
Ta nhập vào công thức sau:
=SUMIF($E$7:$E25;642;$G$7:$G25)
Tương tự với các bút toán kết chuyển chi phí khác ta cung làm tương tự chỉ cần thay đổi điều kiện tính tổng
- Với bút toán kết chuyển cuối cùng là kết chuyển lỗ, lãi:
+ Nếu lãi: Tại hàng nhập bút toán kết chuyển lãi ta nhập vào cột
Số tiền phát sinh (ví dụ là ô G32) công thức:
=SUMIF($F$7:$F31;911;$G$7:$G31)-SUMIF($E$7:$E31;911;$G$7:$G31)
+ Nếu lỗ: Tại hàng nhập bút toán kết chuyển lãi ta nhập vào cột
Số tiền phát sinh (ví dụ là ô G32) công thức:
=SUMIF($E$7:$E31;911;$G$7:$G31)
SUMIF($F$7:$F31;911;$G$7:$G31)
Trang 6=SUM(H9:H40)
Hàm này trả về tổng phát sinh Có của tài khoản công nợ chi tiết theo khách hàng
Lưu ý: Mẫu sổ chi tiết thiết kế phải có số dòng nhiều hơn hoặc tốt nhất là bằng số hàng chứa dữ liệu bên Sổ nhật ký chung Điều này để chắc chắn rằng sổ cái sẽ lấy đầy đủ dữ liệu
Đặt chuột vào ô A9, giữ và kéo chuột đến ô H9, dùng Fill handle kéo đến hết sổ
Sau khi kéo Fill handle Sổ cái sẽ có những hàng không có dữ liệu xen lẫn những hàng có dữ liệu Những hàng không có dữ liệu là do không thỏa mãn điều kiện của hàm trong những hàng
đó
Bạn di chuột đến nút có hình tam giác ở bên phải ô D8, nhấp chuột vào đó sẽ có một danh sách những nội dung diễn giải các nghiệp vụ phát sinh Di chuột đến dòng cuối cùng có chữ (Nonblanks), nhấp chuột vào đó
Trang 7Sau khi nhấp chuột vào Nonblanks thì AutoFilter sẽ lọc ra và chỉ cho hiển thị những dòng nào có dữ liệu (không trống)
(Các sổ chi tiết công nợ của các khách hàng khác làm tương tự)