Bài giảng Bài 5: Theo dõi dự án, lập lịch và kỹ thuật điều khiển dự án phần mềm - ThS. Thạc Bình Cường - Trường Đại học Công nghiệp Thực phẩm Tp. Hồ Chí Minh

Góp ý kiến cho sự bắt đầu một dự án có hiệu quả, lập kế hoạch, thực hiện, điều khiển và kết thúc dự án thành công.... NỘI DUNG.[r]

BÀI 5

THEO DÕI DỰ ÁN, LẬP LỊCH

VÀ KỸ THUẬT ĐIỀU KHIỂN

DỰ ÁN PHẦN MỀM

ThS Thạc Bình Cường

TÌNH HUỐNG

Công ty RMO quyết định xây dựng hệ thống bán hàng qua 3 hình thức phổ biến: Qua điện thoại, qua thư điện tử và qua Website Sau khi công bố dự án, ban quản lý dự án phải lập kế hoạch tiến độ và kinh phí Việc thực hiện và điều khiển dự án theo kế hoạch

là kỹ năng phẩm chất và quyết định dự án đi theo đúng lộ trình Việc điều khiển dự án

là cả một nghệ thuật phức tạp và đòi hỏi người quản lý các tố chất không chỉ đơn thuần

là chuyên môn mà coi như một người thuyền trưởng Lập kế hoach dựa vào bảng công việc (WBS) là một quá trình rất quan trọng của quá trình quản lý dự án Các kỹ thuật ước lượng sẽ được trình bày giúp các nhà quản lý có được một dự án hiệu quả và thành công

Việc lập kế hoạch là gì và các tiêu chí lập kế hoạch?



MỤC TIÊU

Giải thích mối quan hệ giữa sản phẩm và công việc

Cung cấp phương pháo lập lịch biểu, kỹ năng thực hiện được phân tích đánh giá rủi ro của dự án và kỹ năng quản lý rủi ro hiệu quả

Thảo luận làm sao để các tổ chức phát triển các phương pháp luận quản lý dự án IT đáp ứng các yêu cầu của họ

Xem lại trường hợp một tổ chức áp dụng nhóm quá trình phần mềm

để quản trị dự án IT

Góp ý kiến cho sự bắt đầu một dự án có hiệu quả, lập kế hoạch, thực hiện, điều khiển và kết thúc dự án thành công

NỘI DUNG

Các chủ điểm chính 2

1 Lập kế hoạch thực hiện dự án

1 LẬP KẾ HOẠCH THỰC HIỆN DỰ ÁN

• Bảng công việc;

• Ước lượng;

• Kiểm soát rủi ro;

• Lập tiến độ thực hiện;

• Phương pháp lập lịch biểu;

• Phân bố lực lượng, tài nguyên;

• Tính chi phí

• Định nghĩa, vai trò, tính chất của bảng công việc;

• Cấu trúc chi tiết của bảng công việc;

• Xây dựng bảng công việc;

• Quá trình quản lý phạm vi dự án

1.1 BẢNG CÔNG VIỆC

• Định nghĩa: Bảng công việc (WBS - Work Breakdown Structure) là một danh sách

chi tiết những gì cần làm để hoàn thành một dự án

 Nếu WBS tốt sẽ xác định chính xác các bước để hoàn thành dự án

 Tham gia xây dựng WBS: Người quản lí dự án, khách hàng, thành viên tổ, người tài trợ dự án

• Vai trò: WBS là cơ sở để:

 Ước lượng chi phí, từ WBS sẽ có 1 bức tranh chung về kinh phí dự án;

 Xác định trách nhiệm giữa các cá nhân;

 Xây dựng lịch trình thực hiện dự án

1.1.1 ĐỊNH NGHĨA, VAI TRÒ, TÍNH CHẤT CỦA BẢNG CÔNG VIỆC

• Tính chất:

 Có chiều hướng trên xuống (Ví dụ chuẩn bị dàn bài cho bài văn);

 Sản phẩm:

 Đầu vào,

 Đầu ra,

 Động tác xử lý

 Công việc: Mô tả một quá trình hoạt động, xử lý;

 Được phân thành nhiều mức;

 WBS chỉ viết "cái gì", chứ không viết "như thế nào";

 Trình tự của từng công việc là không quan trọng

1.1.1 ĐỊNH NGHĨA, VAI TRÒ, TÍNH CHẤT CỦA BẢNG CÔNG VIỆC

(tiếp theo)

• Nguồn thông tin để xây dựng WBS:

 Tài liệu:

 Có liên quan tới dự án: phác thảo dự án, báo cáo nghiên cứu tiền khả thi, báo cáo nghiên cứu khả thi

 Không liên quan tới dự án cho các thông tin phụ trợ Ví dụ: Sơ đồ tổ chức

cơ quan, các thủ tục hành chính, quy tắc làm việc,

 Con người: Những con người có mối quan hệ trực tiếp hoặc gián tiếp với dự án

1.1.1 ĐỊNH NGHĨA, VAI TRÒ, TÍNH CHẤT CỦA BẢNG CÔNG VIỆC

(tiếp theo)

• Mô tả theo trình tự từ trên xuống

• Mức độ phân cấp tuỳ theo độ phức tạp của sản phẩm

• Sản phẩm toàn bộ và từng sản phẩm con được mô tả bằng danh từ

Sản phẩm con C

SẢN PHẨM

Sản phẩm con A

Sản phẩm con B

Sản phẩm con B.1

Sản phẩm con B.2

• WBS bao gồm 2 thành phần chính:

 Danh sách sản phẩm: DSSP (V), PBS (E) (Product Breakdown Structure);

 Danh sách công việc: DSCV (V), TBS (E) (Task Breakdown Structure)

Danh sách sản phẩm (DSSP):

1.1.2 CẤU TRÚC CHI TIẾT CỦA BẢNG CÔNG VIỆC

• Xác định các công việc cần thực hiện

• DSCV được chia thành nhiều mức và mô tả từ trên xuống dưới

• DSCV có thể được chia thành các mức khác nhau, mức độ phân cấp tuỳ thuộc vào

độ phức tạp của sản phẩm toàn bộ hay sản phẩm con

• Mỗi công việc đều được mô tả bằng động từ (hành động) và một bổ ngữ

Xác định

Xử lí 3

Xác định B-1

Xử lí

Xác định

Xử lí 1

Xác định

Xử lí 2

Xác định B-1 Cái ra

Xác định B-1 Cái vào

Danh sách công việc (DSCV):

1.1.2 CẤU TRÚC CHI TIẾT CỦA BẢNG CÔNG VIỆC

Mục tiêu dự án

Sản phẩm bàn giao

Kế hoạch công việc

Định nghĩa

kế hoạch

Xác định kết

quả bàn giao

• Các mục tiêu dự án được chia nhỏ thành các phần có thể quản lý cho việc chuyển giao

• Thể hiện việc chuyển giao một phần hữu ích của mục tiêu dự án

• Các công việc cần đạt được các kết quả bàn giao mốc đã được xác định trong WBS

1.1.3 XÂY DỰNG BẢNG CÔNG VIỆC

Sản phẩm (0.0)

Sản phẩm con A (1.0) Sản phẩm con B (2.0) Sản phẩm con C (3.0)

Sản phẩm con B.1 (2.1) Sản phẩm con B.2 (2.2)

Mô tả

Xử lí 1 (2.1.2.1)

Mô tả

Xử lí 2 (2.1.2.2)

Mô tả

Xử lí 3 (2.1.2.3)

Mô tả B-1 Đầu vào, Xử lí (2.1.2), Đầu ra

Kết hợp cả hai danh sách:

• Cả phần DSSP và DSCV đều được đánh mã duy nhất xác định vị trí, hay mức, của phần tử trong WBS

• Nửa trên của WBS bao gồm các mô tả sản phẩm

• Nửa dưới của WBS bao gồm các mô tả công việc (để ra được sản phẩm)

• Ví dụ WBS chi tiết:

1.1.3 XÂY DỰNG BẢNG CÔNG VIỆC (tiếp theo)

• Các bước xây dựng WBS: gồm 5 bước:

 Bước 1: Viết ra sản phẩm chung nhất;

 Bước 2: Tạo danh sách sản phẩm, phân rã mức thấp hơn (2-3 mức);

 Bước 3: Tạo Danh sách công việc, mô tả công việc ở dưới mỗi sản phẩm ở mức thấp nhất Phân rã từng công việc thành mức thấp hơn;

 Bước 4: Đánh mã cho mỗi ô của bảng công việc;

 Bước 5: Xét duyệt lại WBS

• Các cách dàn dựng khác nhau trên một WBS:

 Dàn dựng theo sản phẩm;

 Dàn dựng theo trình tự;

 Dàn dựng theo trách nhiệm

1.1.3 XÂY DỰNG BẢNG CÔNG VIỆC (tiếp theo)

Dàn dựng theo sản phẩm:

Bàn ăn

1.1

Nhà mới

0.0

Phòng bếp

1.0

Phòng ngủ

3.0

Tủ bếp 1.2

Phòng khách

2.0

Ánh sáng 2.1

Trang trí 2.2

Salon 2.3

1.1.3 XÂY DỰNG BẢNG CÔNG VIỆC (tiếp theo)

Dàn dựng theo trình tự:

Nhà mới

0.0

Móng bê tông

1.0

Tầng 1

2.0

Tầng 2

3.0

Ghép sắt

1.1

Đổ móng

1.2

Tường

2.1

Cửa 2.2

Trần

2.3

Xây gạch

2.1.1

Trát 2.1.2

1.1.3 XÂY DỰNG BẢNG CÔNG VIỆC (tiếp theo)

Dàn dựng theo trách nhiệm:

Cửa

1.1

Nhà mới

0.0

Đồ gỗ

1.0

Nề

2.0

Xây gạch

2.1.1

Trát 2.1.2

Tường

2.1

Điện

3.0

Cầu thang

1.2

Trần

2.2

Bể nước

2.3

1.1.3 XÂY DỰNG BẢNG CÔNG VIỆC (tiếp theo)

• Phân chia công việc theo giai đoạn:

Giai đoạn

Mốc 1

Mốc 2

Công việc Công việc Công việc Công việc

Mốc 3

Dự án Giai đoạn

Giai đoạn

Sản phẩm

Công việc

Các bước

Mức WBS 1 2 3 4 5

1.1.3 XÂY DỰNG BẢNG CÔNG VIỆC (tiếp theo)

• Cách đưa ra một bảng công việc:

 Tách các giai đoạn thành từng sản phẩm;

 Tách các sản phẩm thành từng công việc;

 Các công việc nhỏ dễ dàng ước tính và quản lý hơn từng giai đoạn lớn;

 Các công việc cần:

 Không nhỏ hơn 7 người/giờ làm việc;

 Không nhiều hơn 70 người/giờ làm việc;

 Không sử dụng nhiều hơn 2 nguồn;

 Có một văn bản công việc xác định

• Các nội dung cần thiết cho mô tả công việc:

 Định hướng kết quả bàn giao;

 Trách nhiệm của một cá nhân;

 Có hạn đối với việc bắt đầu và kết thúc;

 Đơn vị công việc có thể quản lý được;

 Dễ hiểu;

 Có thể đo lường được

1.1.3 XÂY DỰNG BẢNG CÔNG VIỆC (tiếp theo)

• Cách trình bày: Vẽ trên bảng, trên giấy hoặc trên máy tính.

• Đạt tới sự đồng thuận (giảm thiểu sự chống đối):

 Lấy chữ ký của những người có liên quan;

 Chuẩn bị bản thảo của WBS, gửi cho mọi người đọc trước;

 Họp thảo luận, đi đến nhất trí và ký

• Đánh giá một WBS tốt:

 Mọi nhánh của WBS được chi tiết tới mức thấp nhất;

 Mọi ô của WBS được đánh số duy nhất;

 Mọi ô của DSSP được thể hiện bằng danh từ (tính từ);

 Mọi ô của DSCV được thể hiện bằng động từ và bổ ngữ;

 Mọi công việc trong WBS, đều được xác định đầy đủ;

 Đã được phản hồi và chấp thuận từ mọi người liên đới đến WBS

1.1.3 XÂY DỰNG BẢNG CÔNG VIỆC (tiếp theo)