Thông qua hoạt động kiểm soát nhằm thu thập thông tin về các quá trình, hiện tượng diễn ra trong xã hội, về các cấu thành cụ thể của xã hội với các mục đích đã được dự tính, về các hàn[r]
Trang 1BÀI 6 CHỨC NĂNG KIỂM SOÁT
Hướng dẫn học
Học đúng lịch trình của môn học theo tuần, làm các bài luyện tập đầy đủ và tham gia thảo luận trên diễn đàn
Sinh viên làm việc theo nhóm và trao đổi với giảng viên trực tiếp tại lớp học hoặc qua email
Tham khảo các thông tin từ trang Web môn học
Nội dung
Tổng quan về kiểm soát Hình thức kiểm soát Quy trình kiểm soát
Khái niệm kiểm soát
Bản chất của kiểm soát
Vai trò của kiểm soát
Hệ thống kiểm soát
Xét theo cấp độ của hệ thống kiểm soát
Xét theo phương thức kiểm soát
Xét theo quá trình hoạt động
Xét theo phạm vi của kiểm soát
Xét theo tần suất của quá trình hoạt động
Xác định mục tiêu, nội dung
và tiêu chuẩn kiểm soát
Xác định chủ thể, hình thái, công cụ và kỹ thuật kiểm soát
Giám sát đo lường hoạt động
Đánh giá kết quả hoạt động
Điều chỉnh sai lệch
Đưa ra sáng kiến đổi mới
Mục tiêu
Bài này sẽ cung cấp cho sinh viên những kiến thức cơ bản về chức năng kiểm soát - một trong những chức năng cơ bản của quản lý Cụ thể sau khi đọc bài này và làm các bài tập tình huống, sinh viên có thể:
Hiểu khái niệm kiểm soát
Hiểu được những đặc điểm cơ bản của hệ thống kiểm soát - thước đo cho phép nhà quản lý đánh giá tính hiệu quả của tổ chức trong hoạt động quản lý
Nắm được những yếu tố cấu thành của hệ thống kiểm soát
Hiểu được quy trình kiểm soát và có thể thực hiện được quy trình kiểm soát đối với những hoạt động nhất định
Hiểu, có khả năng sử dụng các công cụ kiểm soát nói chung, kiểm soát thời gian, kiểm soát tài chính và kiểm soát chất lượng
Trang 2T ình huống dẫn nhập
Sinh viên đánh giá chất lượng giảng dạy của giảng viên - Nhiều ý kiến trái chiều
Bộ Giáo dục và Đào tạo Việt Nam đã công bố Dự thảo phát triển
giáo dục Việt Nam giai đoạn 2009-2020 Nhằm nâng cao chất lượng
đội ngũ giáo viên, một trong những biện pháp Bộ đề ra là tổ chức
cho sinh viên đánh giá giảng viên Đến thời điểm hiện nay, nhiều
trường đại học tại Việt Nam đã tổ chức cho sinh viên đánh giá công
tác giảng dạy của giảng viên Cách thức mà các trường thường thực
hiện đó là xây dựng hệ thống các tiêu chí đánh giá, tổ chức đánh giá
khi kết thúc môn học mà giáo viên giảng dậy Mục tiêu của Bộ Giáo
dục và Đào tạo và các trường đại học khi tiến hành “Sinh viên đánh giá chất lượng giảng dạy của giảng viên” là để thu thập thông tin từ sinh viên - “những khách hàng” về quá trình giảng dạy của giảng viên, những thông tin thu thập được sẽ là cơ sở để các giảng viên điều chỉnh nội dung, phương pháp giảng dạy của mình, là cơ sở để trường điều chỉnh công tác giảng dạy và biết được kết quả làm việc của giảng viên - “những nhân viên” của trường, từ đó phục vụ cho công tác nhân sự của trường
Để đánh giá, các trường xây dựng một bảng hỏi gồm các tiêu chí đánh giá và gửi tới các sinh viên khi kết thúc môn học Các tiêu chí đánh giá thường xoay xung quanh những vấn đề như: Thời gian giảng dậy của giảng viên, tài liệu mà giảng viên cung cấp cho sinh viên, các nội dung kiến thức có đúng theo đề cương hay không, giảng viên có chuẩn bị bài giảng tốt hay không, giảng viên truyền đạt bài giảng rõ ràng, dễ hiểu, cuốn hút, mức độ sinh viên được tham gia thảo luận, các thức kiểm tra, đánh giá của giảng viên và các tiêu chí khác Trong bảng hỏi còn có các câu hỏi mở để sinh viên có thể bày tỏ quan điểm của mình về chất lượng giảng dậy
Việc “Sinh viên đánh giá chất lượng giảng dạy của giảng viên” đã làm phát sinh nhiều ý kiến, quan điểm trái chiều Những ý kiến ủng hộ cho rằng, thông qua công việc này giảng viên sẽ nhận kết quả nhận xét để tham khảo, nhìn lại cách truyền giảng của mình và cải tiến, nếu thấy cần thiết Đối với các trường, khi thấy khi thấy giảng viên được sinh viên đánh giá không tốt nhà trường sẽ có cách xử
lý phù hợp, từ đó sẽ giúp nâng cao chất lượng đào tạo Sinh viên nhận xét, nêu nguyện vọng về giảng viên chính là cách để bảo vệ quyền lợi chính đáng của họ, đây là một việc thể hiện tính dân chủ trong nhà trường
Các ý kiến phản đối thì cho rằng đây không phải là một việc hợp lẽ thường Sinh viên có thể sẽ đánh giá mang tính chất cảm tính, cho điểm theo ý thích Kết quả là các thầy cô có phong cách nhẹ nhàng, vui vẻ, cho điểm dễ dãi, thậm chí cho đọc chép dễ đạt điểm cao hơn các thầy hay đòi hỏi học trò phải động não và cho điểm chặt chẽ, sát, đúng Những ý kiến phản đối cũng cho rằng đây là một hình thức “dân chủ” trái chiều, không cần thiết, lãng phí và có thể gây tác hại, và do vậy các trường đại học cần có hình thức khác để kiểm soát chất lượng đào tạo hơn là để sinh việc sinh viên đánh giá chất lượng giảng dậy của giảng viên
1 Với mục tiêu tăng cường chất lượng giáo dục, bạn ủng hộ hay phản đối việc sinh
viên đánh giá chất lượng giảng dậy của giáo viên, Tại sao?
2 Nếu ủng hộ, các trường đại học cần làm gì để tăng hiệu quả công việc đánh giá này
3 Nếu phản đối, các trường đại học cần có hình thức kiểm soát khác như thế nào để
tăng cường chất lượng giáo dục
Trang 3lý Thực hiện tốt chức năng kiểm soát, nhà quản lý sẽ có được thông tin về việc thực hiện công việc của nhân viên, nắm bắt được những thay đổi trong thực tế so với kế hoạch và từ đó có các điều chỉnh phù hợp Mặt khác, việc thực hiện chức năng kiểm soát cũng là một cách thức hiệu quả để cho nhân viên có động lực trong việc thực hiện các kế hoạch đã đề ra, hướng tới một kết quả cao nhất
6.1 Tổng quan về kiểm soát
Kiểm soát là chức năng quan trọng của nhà quản lý nhằm thu thập thông tin về các quá trình, hiện tượng đang diễn ra trong một tổ chức
Tính chất quan trọng của kiểm soát được thể hiện ở cả hai mặt Một mặt, kiểm soát là công cụ quan trọng để nhà quản lý phát hiện ra những sai sót và có biện pháp điều chỉnh Mặt khác, thông qua kiểm soát, các hoạt động sẽ được thực hiện tốt hơn và giảm bớt được sai sót có thể nảy sinh Thường thường, người ta chỉ nhấn mạnh đến ý nghĩa thứ nhất (phát hiện sai sót) của kiểm soát
vì cho rằng mọi hoạt động đều không tránh khỏi sai sót và kiểm soát là bước cuối cùng để hạn chế tình trạng này Điều đó đúng, nhưng chưa đủ, vì trong thực tế, kiểm soát có tác động rất mạnh đến các hoạt động Một công việc, nếu không có kiểm soát
sẽ chắc chắc nảy ra nhiều sai sót hơn nếu được theo dõi, giám sát thường xuyên Điều
đó khẳng định rằng kiểm soát không chỉ là giai đoạn cuối cùng trong quá trình hoạt động của hệ thống hoặc là khâu sau cùng của chu trình quản lý (từ lập kế hoạch đến tổ chức lãnh đạo) Kiểm tra cũng không phải là hoạt động đan xen mà là một quá trình liên tục về thời gian và bao quát về không gian Nó là yếu tố thường trực của nhà quản
lý ở mọi lúc, mọi nơi
Như vậy, chức năng quản lý của hoạt động kiểm soát là giám sát, đo lường và chấn chỉnh việc thực hiện nhằm để đảm bảo rằng các mục tiêu của tổ chức và các kế hoạch vạch ra để đạt tới các mục tiêu này đã và đang được hoàn thành Nhiều nhà quản lý, đặc biệt là ở cấp thấp thường cho rằng trách nhiệm đầu tiên đối với thực hiện kiểm soát thuộc về các nhà quản lý cấp cao, còn họ thường quan tâm nhiều đến việc thực thi
kế hoạch Đôi khi, do quyền lực của nhà quản lý cấp cao và trách nhiệm tổng hợp của
họ, việc kiểm soát cấp cao nhất và các cấp phía trên được nhấn mạnh tới mức mà mọi người cho rằng ở các cấp dưới chỉ cần công việc kiểm soát ít mà thôi Mặc dầu quy
mô của việc kiểm soát thay đổi theo cấp bậc của các nhà quản lý, nhưng tại mọi cấp, các nhà quản lý đều phải có trách nhiệm đối với việc thực thi các kế hoạch, và do đó kiểm soát là một chức năng quản lý cơ bản ở mọi cấp
Từ nhận định trên, có thể khái quát rằng: Kiểm soát là quá trình giám sát, đo lường, đánh
giá và điều chỉnh hoạt động nhằm đảm bảo sự thực hiện theo kế hoạch
Như vậy, kiểm soát gắn liền với quá trình giám sát nhưng đồng thời cũng sẽ chỉ ra những biện pháp cần thiết để khắc phục những sai lệch của kế hoạch
Trang 46.1.1.2 Vai trò của kiểm soát
Giúp hệ thống theo sát và đối phó với sự thay đổi của môi trường
Trong thực tế, việc kiểm soát có tác động rất mạnh tới các hoạt động Một công việc nếu không có kiểm soát sẽ chắc chắn nảy ra nhiều sai sót hơn nếu được theo dõi, giám sát thường xuyên Điều đó khẳng định rằng kiểm soát không chỉ là giai đoạn cuối cùng trong quá trình hoạt động của hệ thống hoặc là khâu sau cùng của chu trình quản
lý (từ lập kế hoạch đến tổ chức lãnh đạo) Kiểm soát cũng không phải là hoạt động đan xen mà là một quá trình liên tục về thời gian và bao quát về không gian Nó là yếu
tố thường trực của nhà quản lý ở mọi nơi, mọi lúc
Thông qua hoạt động kiểm soát nhằm thu thập thông tin về các quá trình, hiện tượng diễn ra trong xã hội, về các cấu thành cụ thể của xã hội với các mục đích đã được dự tính, về các hành vi của công dân, cơ quan, tổ chức đối chiếu với các quy định pháp luật về đánh giá xem các hành vi đó có phù hợp với quy định pháp luật hay không, từ
đó có thể đưa ra được các quyết định quản lý sáng tạo và có hiệu quả
Ngăn chặn các sai phạm có thể xảy ra trong quá trình quản lý
Trong hoạt động quản lý, chức năng kiểm soát có một ý nghĩa rất quan trọng Nhiều nhà quản lý cho rằng, kiểm soát là quá trình nhà quản lý giám sát
và điều tiết tính hiệu quả và hiệu lực của một tổ chức và các thành viên trong việc thực hiện các hoạt động nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức
Tuy nhiên, kiểm soát không có nghĩa là chỉ phản ứng lại những sự kiện sau khi đã xảy ra Kiểm soát cũng có nghĩa là giữ cho tổ chức theo đúng định hướng và dự kiến các sự kiện có thể xảy ra Kiểm soát quan tâm đến khuyến khích người lao động tập trung vào những vấn
đề quan trọng của tổ chức, làm việc cùng nhau để khai thác các cơ hội có thể giúp tổ chức hoạt động tốt hơn Thực hiện chức năng này cũng có nghĩa là phải đánh giá hoạt động đã làm và so sánh với kế hoạch đã đề ra và điều chỉnh để hoạt động đi vào đúng quỹ đạo
Đảm bảo thực thi quyền lực của các nhà quản lý
Nhờ chức năng này, các nhà quản lý có thể kiểm soát được những yếu tố sẽ ảnh hưởng đến sự thành công của tổ chức Điều này rất quan trọng vì mất quyền kiểm soát có nghĩa là nhà quản lý đã bị vô hiệu hóa, hệ thống có thể bị lái theo hướng không mong muốn Quá trình kiểm soát cho phép nhà quản lý giám sát hoạt động đang diễn ra trong tổ chức, đặt nền tảng quan trọng cho quá trình ra quyết định
Trong quá trình quản lý, ủy quyền cho cấp dưới là một vấn đề quan trọng và luôn làm cho các nhà quản lý lo lắng Nếu xây dựng được hệ thống kiểm soát có hiệu quả thì việc ủy quyền sẽ thuận lợi và hiệu quả hơn
Hoàn thiện các quyết định quản lý
Kiểm soát là nhu cầu cơ bản nhằm hoàn thiện các quyết định trong quản lý Kiểm soát thẩm định tính đúng sai của đường lối, chiến lược, kế hoạch, chương trình và dự án; tính tối ưu của cơ cấu tổ chức quản lý; tính phù hợp của các phương pháp mà cán bộ quản lý đã và đang sử dụng để đưa hệ thống tới mục tiêu của mình
Trang 5Trong thực tế, những kế hoạch tốt nhất cũng có thể không được thực hiện như ý muốn Các nhà quản lý cũng như cấp dưới của họ đều có thể mắc sai lầm và kiểm soát cho phép chủ động phát hiện, sửa chữa các sai lầm đó trước khi chúng trở nên nghiêm trọng để mọi hoạt động của hệ thống được tiến hành theo đúng kế hoạch đã đề ra
Tạo tiền đề cho quá trình hoàn thiện và đổi mới
Với việc đánh giá các hoạt động, kiểm soát khẳng định những giá trị nào sẽ quyết định
sự thành công của tổ chức Những giá trị đó sẽ được tiêu chuẩn hóa để trở thành mục đích, mục tiêu, quy tắc, chuẩn mực cho hành vi của các thành viên trong hệ thống Đồng thời, kiểm soát giúp các nhà quản lý cải tiến lại mọi hoạt động của hệ thống thông qua việc xác định những vấn đề và cơ hội cho hệ thống Ví dụ, kiểm soát góp phần tạo nên những sáng kiến mới về sản phầm nhờ việc xem xét khả năng đáp ứng của doanh nghiệp đối với nhu cầu của người tiêu dùng; nêu yêu cầu đổi mới một cơ cấu bộ máy quản lý không còn phù hợp với thực trạng phát triển của tổ chức; gợi ý một hình thức phân phối thu nhập mới đáp ứng hơn lợi ích của các thành viên trong tổ chức… Chính yếu tố này của kiểm soát làm cho quản lý trở thành quá trình liên tục với những sự hoàn thiện và đổi mới không bao giờ ngừng Chúng ta khó và không thể cưỡng lại được sự thay đổi, lại càng không thể lờ chúng đi Vấn đề là chúng ta có thể
và cần kiểm soát những thay đổi đó sao cho có hiệu quả nhất và tìm kiếm những nguồn lợi từ bối cảnh do những thay đổi đó tạo ra
6.1.2 Bản chất của Kiểm soát
6.1.2.1 Kiểm soát là hệ thống phản hồi về kết quả của các hoạt động
Thông thường, cơ chế kiểm soát trong quản lý được xây dựng theo nguyên tắc của hệ thống phản hồi thường thấy trong các hệ thống vật lý, sinh học và xã hội học (Hình 6.1)
Hệ thống này trình bày việc kiểm soát dưới một quan niệm toàn diện và hiện thực hơn
là khi ta chỉ xem xét nó đơn thuần như vấn đề thiết lập các tiêu chuẩn, đo lường kết quả thực hiện, và điều chỉnh các sai lệch Các nhà quản lý tiến hành đo lường kết quả thực hiện thực tế, so sánh kết quả đo lường này đối với các tiêu chuẩn, rồi xác định và phân tích những sai lệch Nhưng sau đó, để thực hiện những sự điều chỉnh cần thiết,
họ phải đưa ra một chương trình cho hoạt động điều chỉnh và thực hiện chương trình này nhằm để đi tới kết quả mong muốn
Hình 6.1 Vòng liên hệ ngược của kiểm soát
Cơ chế xác định sai lệch trong kết quả hoạt động như ở trên của hệ thống kiểm soát được thực hiện trong một thời gian dài nhưng đã bộc lộ nhiều khiếm khuyết như:
So sánh thực tại với các tiêu chuẩn
Đo lường kết quả thực tế
Xác định các sai lệch
Kết quả thực tế
Xây dựng chương trình điều chỉnh
Thực hiện điều chỉnh
Phân tích các nguyên nhân sai lệch Kết quả mong
muốn
Trang 6Gây tốn kém cho tổ chức
Theo bản chất của vòng kiểm soát quản lý liên hệ ngược trên hình 6.1 chỉ rõ: Trong nhiều lĩnh vực có thể thu thập được các số liệu đo lường kết quả thực hiện theo thời gian thực Trong nhiều trường hợp cũng có thể so sánh các số liệu này vơi các tiêu chuẩn, và thậm chí có thể xác định các sai lệch, việc đưa ra các chương trình điều chỉnh, và việc thực thi các chương trình này hầu như là những nhiệm vụ tốn kém nhiều thời gian
Ít có tác dụng đối với việc nâng cao chất lượng trong quá trình hoạt động
Chỉ thông qua việc kiểm soát kết quả cuối cùng rất khó có thể xác định và đánh giá chính sách tác nhân ảnh hưởng trong quá trình hoạt động… Trong nhiều trường hợp, khi đối tượng kiểm soát hoạt động trong nhiều ngành và lĩnh vực thì phải cần rất nhiều thời gian để làm cho các biện pháp điều chỉnh có hiệu lực
Kiểm soát kết quả cuối cùng nhiều khi chỉ đem lại những bài học đắt giá cho giai đoạn
kế hoạch sau
Độ trễ thời gian chính là điểm yếu của hệ thống kiểm soát chỉ dựa trên những mối liên
hệ ngược từ đầu ra của hệ thống Nó cho thấy tính không hiệu quả của các dữ liệu lịch
sử Các nhà quản lý cần một hệ thống kiểm soát có thể báo cho họ những vấn đề nảy sinh nếu họ không có tác động kịp thời tại một thời điểm nhất định Người quản lý biết càng sớm các tác động mà họ chịu trách nhiệm không được đi theo kế hoạch thì
họ càng sớm có thể có tác động điều chỉnh Yêu cầu đó làm ra đời hệ thống kiểm soát
dự báo
6.1.2.2 Kiểm soát là hệ thống phản hồi dự báo
Các hệ thống phản hồi đơn giản đo lường đầu ra của quá trình, rồi đưa vào hệ thống hoặc đầu vào của hệ thống những tác động điều chỉnh để thu được kết quả mong muốn tại chu kỳ sau
Trong hệ thống kiểm soát dự báo trái lại sẽ giám sát đầu vào của hệ thống và quá trình thực hiện để khẳng định xem những đầu vào và cả quá trình đó có đảm bảo cho hệ thống thực hiện kế hoạch hay không Nếu không thì đầu vào hoặc quá trình trong hệ thống sẽ được thay đổi để thu được kết quả mong muốn Bản chất của hệ thống kiểm soát dự báo được mô tả trên hình 6.2
Có thể nói hệ thống kiểm soát dự báo trên thực tế cũng là một hệ thống liên hệ ngược Nhưng ở đây sự phản hồi nằm ở phía đầu vào và quá trình hoạt động sao cho những tác động điều chỉnh có thể thực hiện trước khi đầu ra của hệ thống bị ảnh hưởng
Hình 6.2 Hệ thống kiểm soát dự báo
Hệ thống kiểm soát Quá trình thực hiện
Trang 7nếu họ không làm một tác động gì đó đối với chúng từ ngay bây giờ đúng vào lúc mà
họ tiến hành điều chỉnh Sự phản hồi về đầu ra của hệ thống không đủ tốt cho việc kiểm soát có hiệu quả
Ví dụ, có thể tiến hành các hoạt động cần thiết để thuê công nhân ngay sau khi có được hợp đồng ký kết Mặc dù chưa có hợp đồng những sự chuẩn bị trước có thể làm cho công ty có thể tránh được nhiều điều khi thuê thêm công nhân Điều đó đảm bảo cho công ty thực hiện được cam kết Như vậy, kiểm soát lường trước giúp các nhà quản lý ngăn ngừa được các vấn đề có thể gây khó khăn trước khi nó xảy ra Loại hình kiểm soát này đòi hỏi phải có nhiều thông tin và thời gian để xử lý
Việc thu thập thông tin về đầu vào và cả quá trình hoạt động cũng như xác định một cách đều đặn ảnh hưởng của chúng lên kết quả kế hoạch là một vấn đề rất khó khăn
Để xây dựng được một hệ thống kiểm soát dự báo có hiệu quả cần thực hiện một số yêu cầu sau đây:
Thứ nhất, thực hiện phân tích toàn bộ và kỹ càng về hệ
thống lập kế hoạch và kiểm soát cũng như về các biến đầu vào quan trọng
Thứ hai, xây dựng mô hình của hệ thống thể hiện mối
quan hệ giữa đầu vào và đầu ra thông qua những hoạt động nhất định
Thứ ba, mô hình phải được quan sát đều đặn để sao
cho đầu vào, đầu ra và mối liên hệ giữa chúng luôn phản ánh thực tại
Thứ tư, thu thập dữ liệu về các biến đầu vào và quá trình thực hiện một cách đều đặn
và đặt chúng vào mô hình
Thứ năm, đánh giá thường xuyên những sai lệch của đầu vào và quá trình hoạt động
thực tế so với kế hoạch và ảnh hưởng của chúng tới các kết quả mong đợi cuối cùng
Thứ sáu, tiến hành tác động kịp thời lên các đầu vào và quá trình để điều chỉnh sai
lệch nhằm thực hiện đúng mục tiêu trong thực tế Hệ thống kiểm soát có hiệu quả phải
là sự kết hợp của kiểm soát kết quả cuối cùng và kiểm soát dự báo
Kiểm soát là nền tảng cơ bản cho các chủ thể tham gia trên thị trường hoạt động một cách hợp pháp Do vậy hệ thống thể chế kinh tế và thể chế quản lý kinh tế cần được xem xét và điều chỉnh phù hợp với mức độ phát triển của nền kinh tế, trình độ và năng lực hoạt động của doanh nghiệp sẽ tạo điều kiện và cơ hội cho doanh nghiệp phát triển mạnh hơn và Nhà nước có thể quản lý tốt hơn sự vận động của nền kinh tế
Nguyên tắc này tạo ra một cơ chế trách nhiệm báo cáo lẫn nhau giữa các cơ quan, tổ chức thực thi quyền lực, phân định rõ chức năng, quyền hạn giữa các thành viên trong
hệ thống kiểm soát: Theo nguyên tắc này, hoạt động kiểm soát phải căn cứ vào quy định của pháp luật Các cơ quan tổ chức tiến hành hoạt động này phải thực thi đúng chức trách, nhiệm vụ, quyền hạn của mình
6.1.3.2 Chính xác, khách quan
Đây là hoạt động quan trọng của hoạt động kiểm soát bởi bất kỳ một số liệu, tư liệu, nhận định nào trong kiểm soát không đảm bảo tính chính xác đều dẫn đến hậu quả tai hại,
Trang 8thậm chí nghiêm trọng và sẽ dẫn đến việc nhìn nhận, đánh giá sai đối tượng, từ đó có những quyết định xử lý sai Vì thế, chỉ đảm bảo tính chính xác trong hoạt động kiểm soát mới có thể giúp cho việc đánh giá đúng thực trạng tình hình, giúp cơ quan, tổ chức
và người vi phạm nhận thấy rõ khuyết điểm của mình, và giúp cho cơ quan tiến hành kiểm soát có những quyết định xử lý đúng pháp luật, bảo vệ lợi ích Nhà nước, xã hội cũng như quyền và lợi ích hợp pháp của công dân
Muốn đảm bảo tính chính xác trong hoạt động kiểm soát, đòi hỏi các chủ thể kiểm soát phải quán triệt nguyên tắc trung thực, khách quan trong quá trình tác nghiệp của mình Tính chính xác của hoạt động kiểm soát đòi hỏi các chủ thể khi tác nghiệp phải thu thập thông tin đầy đủ nhưng có chọn lọc kỹ càng để loại bỏ những thông tin không chính xác, không cần thiết gây ảnh hưởng đến kết quả kiểm soát
Tính khách quan trong hoạt động kiểm soát nhằm đảm bảo phản ánh đúng sự thật, không thiên lệch và bóp méo sự thật Để đảm bảo tính khách quan đòi hỏi chủ thể khi tác nghiệp phải xuất phát từ thực tế cuộc sống, tôn trọng sự thật; phải xem xét, đánh giá sự vật, hiện tượng trên quan điểm lịch sử, cụ thể, biện chứng, logic
Nguyên tắc chính xác, khách quan đòi hỏi các kết luận, kiến nghị trong hoạt động kiểm soát phải được chứng minh bằng những chứng cứ khách quan, trung thực Mọi kết luận, nhận định phải rõ ràng, có nguyên nhân cụ thể, không được suy diễn chủ quan, thiếu căn cứ Tính chính xác, khách quan có mối quan hệ tác động qua lại lẫn nhau Có khách quan mới đảm bảo chính xác, có chính xác mới đảm bảo khách quan
6.1.3.3 Công khai, minh bạch
Công khai là một nguyên tắc cơ bản trong hoạt động kiểm soát Tính công khai của hoạt động này thể hiện ở chỗ, vào những thời điểm thích hợp, phải thông báo đầy đủ nội dung cơ bản của kiểm soát để những người có trách nhiệm và có liên quan biết, nhằm khuyến khích sự tham gia của người dân và tổ chức vào hoạt động này, góp phần đảm bảo tính chính xác, khách quan của hoạt động kiểm soát
Việc công khai bao gồm nhiều vấn đề cụ thể như: công khai quyết định kiểm soát; tiếp xúc công khai đối tượng; công khai kết luận kiểm soát… Tuỳ từng đối tượng, nội dung mà có hình thức công khai thích hợp, có thể thực hiện trên các phương tiện thông tin đại chúng, có thể trong phạm vi địa phương hoặc hẹp hơn là chỉ trong đơn vị đối tượng… Tuy nhiên, pháp luật cũng quy định có những thông tin phải giữ bí mật, hay nói cách khác có những thông tin không thể công khai rộng rãi, nhất là khi chưa
có kết luận chính thức, chẳng hạn như những vấn đề liên quan đến bí mật quốc gia, an ninh quốc phòng hoặc bí mật liên quan đến hoạt động sản xuất của doanh nghiệp Những người thực thi nhiệm vụ kiểm soát chỉ được phép hành động theo quy chế đã được công bố cho cả hệ thống biết Phải làm cho kiểm soát trở thành hoạt động cần thiết vì mục tiêu hướng tới sự hoàn thiện của mỗi con người cũng như toàn hệ thống chứ không phải sự phiền hà, đánh đố, đe dọa người bị kiểm soát Việc đánh giá con người và hoạt động phải dựa vào những thông tin phản hồi chính xác, đầy đủ, kịp thời
và hệ thống tiêu chuẩn rõ ràng, thích hợp Tránh thái độ định kiến và cách đánh giá chỉ bằng cảm tính mà không có những luận cứ vững chắc để minh chứng
Trang 9phải là chất lượng của từng bộ phận, từng con người Tránh tình trạng khi có điều gì
đó sai sót thì phản ứng đầu tiên là tìm quanh xem có ai đó để đổ lỗi, phạt vạ hay tìm cách “xử lý”, thay vì xem hệ thống là một tổng thể phải cải tiến không ngừng Yêu cầu này thường được thể hiện trong quy tắc 85 - 15 (85% sai sót là do hệ thống, chỉ có 15% là do cá nhân hay thiết bị)
Cần quan tâm đến chất lượng của cả quá trình hoạt động chứ không chỉ đến kết quả cuối cùng của hoạt động
6.1.3.5 Điểm kiểm soát thiết yếu
Để giảm thiểu các sai sót xẩy ra trong quá trình thực hiện công việc của nhân viên, hệ thống kiểm soát phải đảm bảo tính đồng bộ như đã phân tích ở trên Tuy nhiên, nếu thực hiện như vậy thì hệ thống kiểm soát sẽ rất phức tạp, tốn kém về chi phí và thời gian Mặt khác, không phải mọi yếu tố đầu vào hay các hoạt động đều có rủi ro như nhau, do vậy, tiến hành kiểm soát cần tập trung vào các điểm thiết yếu
Điểm kiểm soát thiết yếu là những điểm có những đặc điểm sau: (1) Rất dễ xẩy ra sai sót; (2) Khi sai sót xẩy
ra, chi phí khắc phục lớn; (3) khi sai sót xẩy ra, ảnh hưởng đến tiến độ chung của toàn
bộ công việc
Các kỹ thuật và cách tiếp cận kiểm soát là có hiệu quả khi chúng có khả năng làm sáng tỏ nguyên nhân và điều chỉnh những sai lệch tiềm năng và thực tế so với kế hoạch với mức chi phí nhỏ nhất
Yêu cầu đòi hỏi lợi ích của kiểm soát phải tương xứng với chi phí cho nó Điều này nêu lên thì thật đơn giản nhưng khó thực tế Những nhà quản lý thường gặp khó khăn trong việc xác định giá trị cũng như chi phí của một hệ thống kiểm soát nhất định Để giảm chi phí cần biết lựa chọn để kiểm soát các yếu tố thiết yếu trong các lĩnh vực quan trọng đối với họ Việc kiểm soát sẽ đem lại lợi ích kinh tế nếu được thiết kế phù hợp với công việc và quy mô của đối tượng, với cơ cấu bộ máy quản lý của một tổ chức Vì trên thực tế, chi phí kiểm soát sẽ phụ thuộc vào mức độ phức tạp của vấn đề, phạm vi của việc lập kế hoạch, sự khó khăn của việc phối hợp các kế hoạch và sự thông tin kém về quản lý trong một tổ chức…
6.2 Hệ thống kiểm soát
6.2.1 Chủ thể kiểm soát
Chủ thể kiểm soát là người hoặc đơn vị đưa ra các tác động kiểm soát hoặc thực hiện chức năng kiểm soát Do vậy, cần phải làm rõ:
Chủ thể kiểm soát là cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân nào?
Chủ thể kiểm soát có vị trí, vai trò như thế nào trong bộ máy quản lý?
Trang 10Chủ thể kiểm soát có những nhiệm vụ, quyền hạn gì trong quy trình kiểm soát?
Chủ thể kiểm soát đã và đang thực hiện nhiệm vụ như thế nào?
Ví dụ: Các chủ thể kiểm soát trong doanh nghiệp bao gồm:
6.2.1.1 Chủ thể bên ngoài
Chủ thể kiểm soát bên ngoài bao gồm các nhóm tổ chức: (1) các cơ quan quản lý nhà
nước (Giám sát của Quốc hội, Hội đồng nhân dân, Tòa án; Kiểm tra của Chính phủ và
Ủy ban nhân dân, của các cơ quan quản lý ngành; Thanh tra của Thanh tra Nhà nước
và chuyên ngành; Kiểm sát của Viện Kiểm sát nhân dân các cấp và Kiểm toán Nhà nước); (2) các tổ chức trong môi trường ngành (đối thủ cạnh tranh, khách hàng, nhà cung cấp…), (3) các tổ chức chính trị xã hội (các hiệp hội, đoàn thể quần chúng, các
cơ quan thông tấn báo chí )
6.2.1.2 Chủ thể bên trong
Hội đồng quản trị (HĐQT)
Là cơ quan quản trị cao nhất trong doanh nghiệp, chịu trách nhiệm cao nhất về sự thành công hay thất bại của doanh nghiệp Những chức năng cơ bản của hội đồng quản trị là chức năng chiến lược, tổ chức và kiểm tra Vấn đề mà HĐQT cần quan tâm nhất là những kết quả với những mục tiêu tổng thể thay vì quan tâm đến những hoạt động cụ thể chi tiết vụn vặt
Ban kiểm soát
Ban kiểm soát là cơ quan kiểm soát do đại hội đồng bầu ra nhằm thực hiện chức năng kiểm soát đối với hoạt động của doanh nghiệp
Ban kiểm soát có những nhiệm vụ và quyền hạn sau:
Kiểm tra sổ sách kế toán, tài sản, các bảng tổng kết tài chính của công ty và triệu tập đại hội đồng khi xét thấy cần thiết
Trình đại hội đồng báo cáo thẩm tra các bảng tổng kết tài chính của công ty
Báo cáo về những sự kiện tài chính bất thường xảy ra, về ưu, khuyết điểm trong quản trị tài chính của HĐQT
Kiểm tra của hội viên (những người chủ sở hữu)
Về mặt lý thuyết, các hội viên có quyền sinh quyền sát, có quyền bãi miễn sau khi bổ nhiệm các vị lãnh đạo doanh nghiệp Về chức năng kiểm tra, họ có những quyền hạn chủ yếu sau:
Quyền được thông tin về các sổ sách kế toán và các chương trình kế hoạch hoạt động của doanh nghiệp
Có quyền kiểm tra việc chuyển nhượng vốn cũng như kiểm tra việc tham gia hoặc không tham gia vào doanh nghiệp của các hội viên
Giám đốc doanh nghiệp
Giám đốc doanh nghiệp có trách nhiệm:
Tổ chức và thực hiện chế độ kiểm tra, thanh tra việc thực hiện nhiệm vụ, kế hoạch, chính sách, pháp luật và xét, giải quyết khiếu nại, tố cáo theo thẩm quyền trong phạm vi cơ quan, đơn vị mình