Mục đích của luận văn nhằm làm rõ lý luận chung về công tác văn thư, lưu trữ và pháp luật văn thư, lưu trữ; Nghiên cứu thực trạng việc tổ chức thực hiện pháp luật về văn thư, lưu trữ trong hệ thống các cơ quan, tổ chức Đảng ở Bắc Ninh; Đề xuất một số giải pháp để tổ chức thực hiện pháp luật về văn thư, lưu trữ trong hệ thống cơ quan, tổ chức Đảng ở Bắc Ninh trong thời gian tới.
Trang 1HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA
NGÔ THỊ VÂN QUỲNH
TỔ CHỨC THỰC HIỆN PHÁP LUẬT VỀ VĂN THƯ, LƯU TRỮ TRONG CƠ QUAN, TỔ CHỨC ĐẢNG
TẠI TỈNH BẮC NINH
TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG
Chuyên ngành: Quản lý công
Mã số: 60 34 82
Người hướng dẫn khoa học: TS NGUYỄN THỊ HÀ
Trang 2Công trình được hoàn thành tại: HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA
Người hướng dẫn khoa học: TS NGUYỄN THỊ HA
Phản biện 1: PGS.TS Nguyễn Thị Thu Vân
Phản biện 2: PGS TS Văn Tất Thu
Luận văn được bảo vệ tại Hội đồng chấm luận văn thạc sĩ, Học viện hành chính Quốc gia
Địa điểm : Phòng……., Nhà…… -Hội trường bảo vệ luận văn thạc sĩ, Học viện hành chính Quốc gia
Số 77 – đường Nguyễn Chí Thanh, quận Đống Đa, thành phố Hà Nội Thời gian : hồi… giờ… ngày……tháng……năm 201……
Có thể tìm hiểu thêm luận văn tại thư viện Học viện hành chính Quốc gia
Trang 3Tuy nhiên, bên cạnh những kết quả đạt được, công tác tổ chức thực hiện pháp luật về văn thư lưu trữ trong hệ thống các cơ quan, tổ chức đảng tỉnh Bắc Ninh vẫn còn nhiều tồn tại, bất cập như: Nhận thức về vai trò, vị trí và tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ trong một số cán bộ, công chức còn hạn chế Việc quản lý văn bản, lập hồ sơ công việc của cán bộ, chuyên viên được phân công theo dõi, giải quyết công việc thực hiện chưa triệt để Tài liệu lưu trữ còn phân tán, chưa được thu thập, tập trung và chỉnh lý kịp thời, đầy đủ, sắp xếp khoa học nhằm phục vụ tốt cho việc khai thác, sử dụng Cơ
sở vật chất, trang thiết bị, đầu tư kinh phí phục vụ cho công tác văn thư, lưu trữ chưa đáp ứng được yêu cầu Trình độ chuyên môn nghiệp vụ của cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ còn bất cập Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý hồ sơ tài liệu điện tử
Trang 4chưa được thực hiện đồng bộ và chưa đáp ứng kịp trước những yêu cầu đổi mới, hiện đại hóa nền hành chính trong giai đoạn hiện nay Xuất phát từ tình hình thực tiễn trên đây, tác giả chọn đề tài
“Tổ chức thực hiện pháp luật về văn thư, lưu trữ trong cơ quan, tổ chức Đảng tại tỉnh Bắc Ninh” nghiên cứu làm luận văn tốt nghiệp
thạc sỹ của mình
2 Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài
Nghiên cứu về công tác văn thư, lưu trữ nói chung và việc tổ chức thực hiện pháp luật về văn thư, lưu trữ trong cơ quan tổ chức Đảng nói riêng, từ trước tới nay đã có nhiều công trình nghiên cứu,
có thể nêu ra một số công trình tiêu biểu như sau:
- Nguyễn Thị Hà, Nguyễn Văn Hậu (chủ biên) và các tác giả (2014) “Hỏi – đáp về công tác văn thư, lập hồ sơ và lưu trữ đối với các cơ quan, tổ chức” Nxb Chính trị Quốc gia – Sự thật
- Chu Thị Hậu và các tác giả (2016) “Lý luận và phương pháp
- Nguyễn Văn Thâm, Nghiêm Kỳ Hồng (2006)
- Dương Văn Khâm (2008) “Công tác văn thư, lưu trữ ” NXB
Giáo dục
- Nguyễn Văn Thâm, Vương Đình Quyền, Nghiêm Kỳ Hồng,
Đào Thị Diến (2010) “Lịch sử Lưu trữ Việt Nam” NXB Văn hóa
thông tin
- Vũ Thị Phụng ; Nguyễn Thị Tâm (2012), 100 câu hỏi - đáp
về công tác Văn thư, Nxb Lao động – Xã hội
Trang 5- Nghiêm Kỳ Hồng, Nguyễn Văn Thâm (2001); Những văn
bản chỉ đạo, hướng dẫn soạn thảo văn bản và công tác văn thư, lưu trữ , Nxb Chính trị Quốc Gia
Ngân Hà “Một số y kiến về Quản lý nhà nước trong
Tạp chí văn thư Lưu trữ Việt Nam,
số 2/2007; và bài viết của tác giả Trần Quốc Thắng “Thống nhất
quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ nhìn từ góc độ các quy định pháp lý va thực tiễn” Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số
9/2007
Các bài viết trên chủ yếu đề cập đến việc hoàn thiện cơ quan quản lý nhà nước về văn thư lưu trữ chứ chưa đi sâu đề cập đến thực trang công tác quản lý nh
- Một số luận văn cao học:
Trần Văn Quang “Tổ chức và quản lý văn thư, lưu trữ cấp
huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh”, Luận văn Thạc sĩ Trường
Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn, năm 2014;
Nguyễn Đăng Việt “Khảo sát và đánh giá tình hình tổ chức và
quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại một số Công ty cổ phần trên địa bàn thành phố Hà Nội”, Luận văn Thạc sĩ của Trường Đại học Khoa
học xã hội và Nhân văn, năm 2014
Trang 6Đinh Thị Thu Huyền “Tổ chức công tác lưu trữ trên địa bàn
tỉnh Ninh Bình”, Luận văn Thạc sĩ của Trường Đại học Quốc Gia,
năm 2015;
Đỗ Hồng Lan, (2007) “Quản lý nhà nước về công tác văn thư,
lưu trữ của Bộ Tài nguyên và Môi trường”, Luận văn thạc sỹ quản
lý hành chính công, Học viện Hành chính
Nguyễn Thị Trà (2011) “Hoàn thiện quản lý nhà nước đối với
công tác lưu trữ trong giai đoạn hiện nay ở nước ta” Luận văn thạc
sỹ quản lý hành chính công, Học viện Hành chính
3 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu của luận văn
3.1 Mục đích
Nghiên cứu thực tiễn việc tổ chức thực hiện pháp luật văn thư, lưu trữ nhằm đưa ra một số giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức thực hiện pháp luật về văn thư, lưu trữ trong hệ thống cơ quan, tổ chức Đảng ở Bắc Ninh trong thời gian tới
- Chỉ ra những điểm đạt được, hạn chế tồn tại và nguyên nhân của những hạn chế tồn tại;
Trang 7- Đề xuất một số giải pháp để tổ chức thực hiện pháp luật về văn thư, lưu trữ trong hệ thống cơ quan, tổ chức Đảng ở Bắc Ninh trong thời gian tới
4 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu:
4.1 Đối tượng nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu của luận văn là hoạt động tổ chức thực hiện pháp luật về văn thư, lưu trữ trong cơ quan, tổ chức Đảng tại tỉnh Bắc Ninh
4.2 Phạm vi nghiên cứu
- Phạm vi nội dung: Quá trình tổ chức triển khai thực hiện pháp luật về văn thư, lưu trữ trong cơ quan, tổ chức Đảng tại tỉnh Bắc Ninh
- Phạm vi về không gian: Cơ quan, tổ chức Đảng tại tỉnh Bắc Ninh
- Phạm vi thời gian: Từ năm 2011-2016
5 Phương pháp luận và phương pháp nghiên cứu của luận văn
- Phương pháp luận: Luận văn nghiên cứu dựa trên phương pháp luận duy vật biện chứng, duy vật lịch sử;Các quan điểm của Đảng, chính sách pháp luật của Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ
- Phương pháp nghiên cứu:
Để đạt được mục đích nghiên cứu nêu trên, luận văn sử dụng một số phương pháp nghiên cứu như: Phương pháp điều tra thực tế; phương pháp so sánh, phân tích, tổng hợp và các thủ pháp thống kê
6 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn
- Về mặt lý luận: Góp phần bổ sung những vấn đề lý luận về pháp luật văn thư, lưu trữ và thực hiện pháp luật về văn thư, lưu trữ
Trang 8Bắc Ninh có áp dụng vào thực tế trong thời gian tới
7 Kết cấu luận văn
Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, bảng biểu, luận văn được cấu thành ba chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận pháp luật về văn thư, lưu trữ
Chương 2: Thực trạng thực hiện pháp luật về văn thư, lưu trữ
trong các cơ quan, tổ chức Đảng ở tỉnh Bắc Ninh
Chương 3: Một số giải pháp tăng cường công tác thực hiện
pháp luật về văn thư lưu trữ trong cơ quan, tổ chức đảng ở tỉnh Bắc Ninh
Trang 9Chương 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÁP LUẬT VĂN THƯ, LƯU TRỮ 1.1 Những vấn đề chung về văn thư, lưu trữ
1.1.1 Văn thư và công tác văn thư
1.1.1.1 Khái niệm văn thư
Văn thư vốn là từ gốc Hán, dùng để chỉ tên gọi chung của các loại văn bản, bao gồm cả văn bản do cá nhân, gia đình, dòng họ lập
ra ( đơn từ, nhật ký, di chúc, gia phả…) và văn bản do cơ quan nhà nước ban hành ( chiếu, chỉ, sắc, lệnh) để phục vụ cho quản lý, điều hành công việc chung
1.1.1.2 Khái niệm về công tác văn thư
Theo Điều 2, Nghị định 110/2004/NĐ-CP quy định về công
tác văn thư bao gồm : “Các công việc về soạn thảo, ban hành văn
bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư”
1.1.1.3 Nội dung của công tác văn thư
Nội dung của công tác văn thư gồm có 4 nội dung, được quy định tại Nghị định số 110/2004/ NĐ - CPbao gồm: soạn thảo văn bản; quản lý văn bản đến và đi; quản lý con dấu; lập hồ sơ và quản lý
hồ sơ
1.1.2 Lưu trữ và công tác lưu trữ
1.1.2.1 Khái niệm về lưu trữ và công tác lưu trữ
Theo Điều 01, Thông tư số 04/2013/TT-BNV ban hành ngày
16 tháng 4 năm 2013 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định như sau:
Trang 10“Công tác lưu trữ bao gồm các công việc về thu thập, chỉnh
lý, xác định giá trị và sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức”
Như vậy, có thể khẳng định công tác Lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của nhà nước bao gồm tất cả những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu Lưu trữ phục vụ công tác quản lý, công tác nghiên cứu khoa học lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác của các cơ quan, tổ chức, cá nhân
Trong phạm vi luận văn này, tác giả sử dụng định nghĩa về công tác lưu trữ tại Điều 1 của Thông tư 04/2013/ TT - BNVđể làm
cơ sở nghiên cứu
1.1.2.2 Nội dung công tác lưu trữ
- Tổ chức bộ máy và nhân sự làm công tác lưu trữ
- Ban hành những văn bản quy phạm pháp luật và những văn bản hướng dẫn về công tác lưu trữ
- Thực hiện nghiệp vụ lưu trữ
- Kiểm tra, đánh giá về công tác lưu trữ
1.1.3 Vai trò, ý nghĩa của văn thư, lưu trữ trong hoạt động của các
cơ quan, tổ chức
- Góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội Đồng thời cung cấp những thông tin quá khứ, những căn cứ, những bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của các cơ quan
Trang 11- Giúp cho cán bộ, công chức cơ quan nâng cao hiệu suất công việc và giải quyết xử lý nhanh chóng và đáp ứng được các yêu cầu của tổ chức, cá nhân
- Tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các cơ quan, tổ chức, cá nhân Góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng
về hoạt động của cơ quan, phục vụ việc kiểm tra, thanh tra giám sát
- Góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến cơ quan, tổ chức
1.1.4 Vị trí, vai trò của công tác văn thư, lưu trữ trong hệ thống các cơ quan, tổ chức đảng tỉnh Bắc Ninh
Căn cứ chức năng, nhiệm vụ, mỗi cơ quan đều chịu trách nhiệm trước Tỉnh uỷ về hoạt động của cơ quan mình; đồng thời chịu
sự lãnh đạo trực tiếp của Tỉnh uỷ Vì vậy các mặt hoạt động nói chung, nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ nói riêng đều có sự chỉ đạo, lãnh đạo thống nhất của của Tỉnh uỷ, Ban Thường vụ Tỉnh uỷ
1.2 Pháp luật và tổ chức thực hiện pháp luật về văn thư, lưu trữ
1.2.1 Khái niệm pháp luật
Pháp luật là công cụ quan trọng để Nhà nước quản lý xã hội song pháp luật chỉ phát huy được vai trò và những giá trị của mình trong việc duy trì và tạo điều kiện cho xã hội phát triển khi pháp luật được tôn trọng và thực hiện trong đời sống xã hội
Từ những phân tích trên có thể hiểu “Pháp luật là hệ thống
các quy tắc xử sự có tính bắt buộc chung do nhà nước đặt ra và bảo đảm thực hiện, thể hiện ý chí của giai cấp thống trị và nhu cầu tồn
Trang 12tại của xã hội nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội, tạo lập trật tự, ổn định cho sự phát triển xã hội”
1.2.2 Khái niệm pháp luật về văn thư,lưu trữ
Pháp luật về văn thư, lưu trữ là những văn bản quy phạm pháp luật quy định về công tác văn thư, lưu trữ do các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành nhằm điều chỉnh các hoạt động về công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức
- Đặc điểm pháp luật về văn thư, lưu trữ
+ Do các cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành
+ Điều chỉnh mọi hoạt động về công tác văn thư, lưu trữ + Chỉ quy định về văn thư, lưu trữ
+ Mọi cơ quan, tổ chức đều phải tuân thủ, áp dụng thực hiện
- Hệ thống văn bản pháp luật về văn thư, lưu trữ
Nhận thức được vai trò của công tác văn thư, lưu trữ từ trước tới nay nhà nước chú trọng và đã ban hành nhiều văn bản pháp luật quy định về vấn đề này như sau:
+ Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13, ngày 11-11-2011
+ Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước số UBTVQH10, ngày 28-12-2000 của Ủy ban Thường vụ Quốc hội + Nghị định số 01/2013/NĐ-CP, ngày 03-01-2013 của Chính phủ Quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ
30/2000/PL-+ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư
+ Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số
Trang 13110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư
+ Nghị định 99/2016/ NĐ – CP ngày 1/7/2016 của Chính Phủ
về quản lý và sử dụng con dấu
+ Thông tư số 07/2012/TT – BNV ngày 2/11/2012 của Bộ Nội
Vụ về hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ,tài liệu lưu trữ vào cơ quan
1.2.3 Thực hiện pháp luật về văn thư, lưu trữ
1.2.3.1 Khái niệm thực hiện pháp luật
Thực hiện pháp luật là quá trình hoạt động có mục đích làm cho những quy định của pháp luật trở thành hiện thực trong cuộc sống, tạo ra cơ sở pháp lý cho hoạt động thực tế của chủ thể pháp luật theo mục tiêu quản lý nhà nước/
1.2.3.2 Khái niệm tổ chức thực hiện pháp luật về văn thư, lưu trữ
Tổ chức thực hiện pháp luật về văn thư, lưu trữ là hoạt động, quá trình có mục đích làm cho những quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ đi vào thực tiễn, nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức
1.2.4 Sự cần thiết phải thực hiện pháp luật về văn thư lưu trữ trong hoạt động của cơ quan, tổ chức
Trang 14Một là, thực hiện pháp luật về văn thư, lưu trữ góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động của bộ máy nhà nước, đáp ứng yêu cầu xây dựng nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa
Hai là, thực hiện pháp luật về văn thư, lưu trữ phần nâng cao ý thức, trách nhiệm của đội ngũ cán bộ, công chức làm công tác văn thư, lưu trữ trong thực hiện pháp luật về văn thư, lưu trữ
Ba là, thực hiện pháp luật về văn thư, lưu trữ góp phần xây dựng, hoàn thiện các chính sách, hệ thống pháp luật nói chung
1.2.5 Nội dung tổ chức thực hiện pháp luật về văn thư, lưu trữ
Thực hiện pháp luật về văn thư, lưu trữ phải đảm nguyên tắc, yêu cầu của pháp luật quy định và triển khai thực hiện nội dung sau:
- Công tác xây dựng và ban hành văn bản đảm bảo để điều chỉnh các vấn đề thuộc phạm vi điều chỉnh của pháp luật về văn thư, lưu trữ
- Tổ chức triển khai thực hiện pháp luật về văn thư lưu trữ bao gồm:
+ Xây dựng kế hoạch, ban hành và chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ + Hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư trong cơ quan, tổ chức
+ Tuyên truyền phổ biến pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ + Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nâng cao nhận thức về công tác văn thư, lưu trữ
- Kiểm tra quá trình tổ chức thực hiện chương trình, kế hoạch
đã xây dựng bao gồm
Trang 15+ Thực hiện công tác kiểm tra
+ Tổ chức sơ kết, tổng kết, đánh giá quá trình thực hiện pháp luật về văn thư, lưu trữ
1.2.6 Yêu cầu về tổ chức thực hiện pháp luật về văn thư lưu trữ
1.2.6.1 Tổ chức thực hiện pháp luật phải đạt được các mục tiêu đã
đặt ra
1.2.6.2 Chi phí thực hiện pháp luật phải hợp lý
1.2.6.3 Tổ chức thực hiện pháp luật về văn thư, lưu trữ phải phù hợp
với các quy định của hệ thống pháp luật
1.3 Các yếu tố ảnh hưởng đến việc thực hiện pháp luật văn thư, lưu trữ trong các cơ quan, tổ chức Đảng
1.3.1 Nhận thức của các cấp lãnh đạo về vấn đề này
1.3.2 Trình độ, năng lực của cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ
1.3.3 Cơ sở vật chất, trang thiết bị liên quan đến văn thư, lưu trữ 1.3.4 Hệ thống văn bản pháp luật quy định về công tác văn thư, lưu trữ