khảo sát thực trạng và triển khai các quy trình thao tác chuẩn phục vụ công tác dược tại bệnh viện phục hồi chức năng điều trị bệnh nghề nghiệp

Specialized Pharmacist of 2 nd grade – Academic course: 2015 - 2017Specialty: Pharmacy Administration SURVEY OF PERFORMANCE AND DEVELOPMENT OF STANDARD OPERATING PROCEDURES FOR PHARMACY

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ T

-Ự CÁC QUY TRÌNH THAO TÁC CHUẨN

T I BỆNH VIỆN PH C H I CHỨ Ă – Ệ Ệ

Ệ

– ăm 2017

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ T

-NH

Ự CÁC QUY TRÌNH THAO TÁC CHUẨN

C

T I BỆNH VIỆN PH C H I CHỨ Ă – Ệ Ệ

Tôi cam đoan đâ l côn trìn n i n cứu của ri n tôi Các sốliệu tron đề t i o n to n trun t ực v c ưa được côn bố tron bất

kỳ côn trìn n o k ác Đề t i cam kết các t ôn tin t u t ập o n

to n c ín xác, được iữ bí mật v k ôn ản ưởn đến oạt độncủa bện viện, các t ôn tin n c ỉ p ục vụ c o mục đíc n i ncứu

Việc sử dụn số liệu tron luận án n m c ưa được sự c o

p ép của tác iả v n óm n i n cứu l vi p ạm đạo đức n i n cứu

v xâm p ạm đến bí mật t ôn tin

ười cam đoan

D CKI ý T ị ất Địn

201 - 2017

Ự CÁC QUY TRÌNH THAO TÁC CHUẨ

T I BỆNH VIỆN PH C H I CHỨ Ă – Ệ Ệ

n: PGS.TS.

: O , côn tác dược bện viện, bện viện ục ồi C ức ăn - Điều Trị Bện

ề iệp

: u trìn t ao tác c u n l côn cụ c u n óa các oạt độn , đ c biệt được quan

tâm đối v i côn tác dược Côn tác c ăm sóc sức k e n ân dân đ i i n c n cao về

c ất lượn , iệu quả, c i p í ợp lý tron đó côn tác dược bện viện óp vai tr quan

tr n tron việc đưa t uốc đến n ười bện n an c ón , c ín xác, an to n v ợp lý ự

li n kết c t c iữa các k âu tron quản lý dược c n t iết có các qu trìn t ao tác

c u n Tu n i n, c o đến na c ưa có n i n cứu n o về qu trìn t ao tác c u n được

t ực iện tại bện viện ục ồi C ức ăn - Điều Trị Bện ề iệp Vì n ữn lý do

tr n, đề t i “

- Đ ề T ị B ề ” được t ực

iện v i mon muốn óp p n t ực iện tốt côn tác quản lý dược bện viện p ù ợp u

c u m i Mục ti u của đề t i l xâ dựn , cập n ật v đán iá iệu quả các qu trìn t aotác c u n li n quan đến côn tác dược tại bện viện ục ồi C ức ăn - Điều Trị Bện

ề iệp

:Các t ức quản lý t uốc của k oa dược v các k oa p n k áctron bện viện C - ĐTB iện na ; Các qu trìn t ao tác c u n li n quan đếncôn tác quản lý t uốc tại bện viện PHCN-ĐTB tại t ời điểm năm 2016

P ơ p áp i n cứu được t iết kế t eo p ư n p áp mô tả c t n an

T ôn tin t u t ập được dựa tr n k t uật điều tra tại k oa dược v các k oa p n lâm

s n b n p iếu k ảo sát và p n vấn â dựn các qu trìn t ao tác c u n tron côntác dược v đưa v o t ực iện, đán iá iệu quả

: Đã xác địn được tín cấp t iết của việc xâ dựn O tron côn tác dược tại

bện viện ục ồi C ức ăn - Điều Trị Bện ề iệp Đã soạn t ảo được 27 O

li n quan đến quản lý dược Tất cả các O được p du ệt v được áp dụn tron t ực

ti n Đã t iết lập được các K I c o at độn dược lâm s n Kết quả đề t i man tín

t ực ti n cao

: au k i triển k ai O đến từn n ân vi n, đề t i đã đán iá iệu quả việc áp

dụn từn O c o từn đối tượn t ực iện Việc l m n đã iúp n ười lao độn có qutrìn rõ r n để tiếp cận v i côn việc, t ao tác c ín xác, iúp tăn năn suất lao độn ,tăn iệu quả côn việc

Specialized Pharmacist of 2 nd grade – Academic course: 2015 - 2017

Specialty: Pharmacy Administration

SURVEY OF PERFORMANCE AND DEVELOPMENT OF STANDARD OPERATING PROCEDURES FOR PHARMACY ADMINISTRATION AT HO

CHI MINH CITY OCCUPATIONAL DISEASES TREATMENT

-REHABILITATION HOSPITAL

Ly Thi Nhat Dinh

Supervisor: Assoc.Prof.Dr Nguyen Duc Tuan

Keywords: SOP, pharmacy administration at hospital, Occupational Diseases Treatment –

Rehabilitation hospital

Introduction: Standard operating procedure (SOP) is a tool for standardizing activities,

particularly for pharmacy administration People's healthcare requires higher quality andefficiency, and reasonable cost-effectiveness in which the pharmacy administration athospital plays an important role in rationally, safely, accurately and rapidly deliveringmedicines to patients The strict linkages between phases of pharmaceutical managementrequire the SOPs However, up to now there have been no studies on development of SOPperformed at HCMC Occupational Diseases Treatment – Rehabilitation Hospital For these

reasons, the topic "Survey of performance and development of SOPs for pharmacy administration at HCMC Occupational Diseases Treatment – Rehabilitation Hospital"

was carried out with the desire to contribute to implementation of hospital management inaccordance with new requirements The objective of the study was to develop, update andevaluate the effectiveness of the SOPs related to pharmacy administration at HCMCOccupational Diseases Treatment – Rehabilitation hospital

Materials and methods

The subject of study was current modes of medicine management at pharmacy department

and other departments in HCMC Occupational Diseases Treatment – Rehabilitationhospital, and the SOPs related to the management of drugs at the Hospital in 2016

The method of study was firstly designed by cross-sectional description Then collection of

information was based on questionnaires and interviews to the staffs working at pharmacyand clinical departments Finally developing SOPs for pharmacy administration at thehospital, putting into practice, and evaluating effectiveness were implemented

Results: The necessity of developing SOP for pharmacy administration at HCMC

Occupational Diseases Treatment – Rehabilitation hospital was determined Twenty sevenSOPs related to pharmaceutical management were compiled All SOPs were approved andapplied in practice Key performance indexes (KPIs) for clinical pharmacy works wereestablished as well The results of the topic are very practical

Conclusion: After deploying SOP to each staff, each SOP was evaluated the effectiveness

of applying to each participant This has helped labors to have clear procedures in workingand correct operation, and improving productivity and work efficiency

Căn cứ p áp lý k i soạn t ảo qu trìn t ao tác c u n tron n n tế

Các quy trình thao tác chu n của bệnh viện hạng I v hạn đ c biệt

1718

2.4.1 K ảo sát, p ân tíc v đán iá t ực trạn quản lý t uốc tại k oa dược

v các k oa lâm s n của bện viện C -ĐTB tại t ời điểm năm

2016

27

2.4.3 Đán iá iệu quả của việc áp dụn các O tron côn tác quản lý

t uốc tại bện viện C -ĐTB

29

Ơ III Ế Ứ 31

dược v các k oa lâm s n của bệnh viện PHCN-ĐTB tại thời

điểm năm 2016

31

thuốc tại bệnh viện PHCN-ĐTB

67

Ơ IV BÀN LU N

Ế Ế

7882

Ệ

PH L C

Hình 3.6 T uốc từ k oa dược cun cấp đến các khoa lâm s n 71

Hình 3.7 iệu suất côn việc cấp p át t uốc trư c v sau k i có SOP 72

Hình 3.8 Đán iá iệu quả việc áp dụn O m i triển k ai tại bện

viện

72

D ỡ P H C N - Đ T Bệ N N ệ (ĐDPHC -ĐTB );

S 25/ / 4 ổi tên l n th hai thành bệnh viện Ph c H i Ch c

- Đ u Tr Bệnh Ngh Nghiệp (PHCN-ĐTB ) T ệnh viện có

ỡng, ít s d ng thu c, là bệnh viện vệ tinh c a các bệnh viện l

Ch R y và Nhân dân 115 Bệnh nhân n c p c c chuy n v

c h i ch p v t lý tr liệu, tr v cho xã h i nh i lành

m nh v th ch Đ n nay, bệnh việ n thêm cáckhoa H i s c tích c c Y c cổ truy n , d n s ng bệnh nhân

D u s d ng thu t nhi u N 6

s ng công ty cung c p thu c cho Bệnh việ n g 3

T ệnh viện s phát tri n t bệnh viện h ng II lên h I Đ u này

i công tác q ệ ệ

T ệ ệ ệ ằ

ẻệnh

Q ệ

ệ

ệ ệ S Y TTPHC ” DS H Tuy nhiên,

ệ ệ ệ P H C - Đ T Bệ ệ Bên c th c t công t c bệnh viện, v i việ u th u thu c m i tri n

6 c c n thi t ph i có các quy trình thao tác chu n liên quan

n việ u th u thu c [14], cung ng thu c hoàn chỉ khâu d thàng, ki m nh p, c Đ t trong nh ng nhiệm v quan tr ng trong s

14 nhiệm v c c bệnh việ p k ho ch, cung ng thu m b o

s ng ch ng cho nhu c u tr và th nghiệm lâm sàng, nghiên c ukhoa h c trong bệnh việ ” th c hiệ D c lâm sàng theo

3 / /TT-BYT ngày 20/12/2012 [3] ĩ ệnh cùng v i

ĩ y c n có quy trình thao tác chu n cho công việc này

D ng m t s quy trình thao tác chu ncông tác qu n lý thu c t i bệnh việ ĐDPHC -ĐTB n ki m soát côngtác qu n lý thu c t i bệnh việ T n nay, cùng v i s phát tri n c abệnh việ ng nhu c u ệ

;

ệ ;

ổ

V Khảo sát thực trạng và triển khai các quy trình thao

tác chuẩn phục vụ công tác d c tại bệnh viện Phục Hồi Chức Năng - Điều Trị Bệnh Nghề Nghiệp” ệ ệ

ệ ệ

M T U N N U

Mục ti u t ng quát

ệcông tác qu ệ ệ P H C N - Đ T Bệ N

ỉ ệ ệ

ệ ( : ỡ ệ ; ;

l ệ ; ) SOP

ổ[1],[17]

Tr SOP r ng l k ch c n th xác nh quytrình s c trình bày và so t n th khi nh ng v n

y nh t, việ s th o, rà soát và phê duyệ quy trìnhnhanh h n nhi trình so n s ễ s ng h n cho m

So sánh bi u trình ho c tiêu cho các lĩnh v khác nhau có th c ỉ ra

nh ng lĩnh v s ng quy trình hỗ tr việc chu óa [1]

Đ SOP có c n r l s h ây [1]

- ệ v h quan tr ông?

- ệ v có nhi i tham gia không?

- ệ v o quá trình công việc có nh h ng s an toàn, tính

b o ch ng s ng?

- ệ v có c hiện cách không?

C ỉ C ” SOP

ệc nên làm

4 4 Xác định phạm vi của SOP

P SOP p thu c vào ệ quy trình có mô t quá trình g m

nhiệ v (do nhi u ng i t nhi phòng ban khác nhau th hiện) haykhông, ho c quy trình chỉ quy nh cho nhiệ v và các b c c

Nói chung, i quan tr g là có nê SOP riêng cho ng

n ệ v không hay ỉ l SOP ung ch c ệ

Trên th t s l a ch t h n là nhóm các nhiệm v do i ho c cánhân làm trong các k ệ v hành bình th vào quy trình (ví

1.1.4.6 Quyết định mức độ chi tiết của quy trình

v ệ uan tr c y r k SOP ( tr khi ổ

ng i s [1]

Cá c phòng ban khác nhau có th có ng nhu khác nhau C ổ

ch có h ng công việc th ng trung vào m t ệ v c và m

và cho ai) có ích khi xác nh ng ng i c ào t [1].

4 0 Đánh giá khả năng đọc quy trình của ng ời sử dụng

s tổ ch hành ki tra n c c ân viên, nh ng nhi tổ

ch c hoàn toàn không có ý niệ v ệ Câu v ắ g t ít âm

và cá n ngắ t c giúp cho quy trình tr nê ễ

4 3 Soạn thảo quy trình

Sau khi hoàn thành ph m n i v c ho c tranh s tr giúp

c n i có ki kỹ liên quan n các ệ v quá trình

c ệ s o SOP quy trình s cho ai,

chi ch trình bày nh ào [19]

1 1 5 ƣớng dẫn soạn thảo v triển h i thực hiện một SOP

5 Phác thảo quy trình

Tr ắ u n phác bao : b

trình n gi vắ tắ h làm trong t c, các câ

h à ” nghĩa then h i m hành các c (tín ệu), và

kỳ thông s kỹ thu nào c áp ng, các l u ý phòng ng a, c báo ho ccác ghi chú khác T b á ệ v t ằ c c ho c m uchính th s ễ dàng h n

Khi phác hoàn i có kỹ huyên nghiệp có

t v c nh và dễ h n [8],[18]

5 2 Sử dụng từ ngữ có nghĩa chủ động

Phong cách Cách nh là rõ ràng và th ch

ng Quy trình th h hông tin qu h c câu [19]

1.1.5.3 Sử dụng từ vựng trong sáng

Đ quan tr là quy trình d ng các t n dễ tru úng nghĩa,

và cá s n uán S t ng n trong m t quy trình

ác quy trình khác nhau S ng các t ngắn g n và p ổ thôngtrong cách dù u nh dùng các t có th b H ch s

t v tắ ch c t t các ch t S các câu càng ngắ ntrong các b c a quy trình Hãy mô các b này cô nh ôngquá vắ tắ h iệ [1],[19]

S o, và tr hi chuy n san o

chính th c, các chuyên gia n dung s ph rà soát cách c n

Đ khi, m ng i h trong các ngành khá ây là hông qua” quytrình t o, nh ng v ng ng i làm v ệ o ệ này ít ắkhe h ệ rà soát có th c ỉ là trình bày th o cho nh

5 6 Kiểm tra và phê duyệt

Sau khi quy trình d th o s xong, có th ắ i n ki m tra – thông

th n k

T tiên là tra chung – m ai (không là chuyên gia

dung) s xem b rằ quy trình trình bàynghĩa là ỉ duy nh và s hiệu, á c

T theo là tra dung - ệ này thi yên môn ho c c

s ki t c h n s ác phòng ban nphòn m b o ng, phòng phê ệ phòng qu lý các v v ệ quan

n các phòng ban khác, n u phù h p

Đ ch quá trình ki tra ễ ra nhan và ệ là ph

b o rằ c nh ng i tra bi rõ phong cách trình bày và m

c a quy trình c h cá c c n xem xét trong quá trình kitra Việ n nh tiêu chí s giúp gi t n có i gì ó sai sót

ho c ai thích sáng t t ng , SOP c v vắ tắ theo phong cách iệ

1.2 3 Tr nh b y một Quy tr nh th o tác chu n

T : P : ; ; ; ;

; / /+ T ệ :

T N Ơ QU N

ĐƠN VỊ

S.O.P SOẠN T ẢO QU TR N T O T U N

: 01Ngày :

Trang :

1 M Đ U ẦU

Q Q (SOP) bao:

1.3 N P P L K SOẠN T ẢO QU TR N THAO TÁC

1.4 SOP QUẢN L ƢỢ TẠ ỆN V ỆN ẠN V ẠN Đ ỆT

1.4.1 Một số SOP liên qu n đến công tác quản lý thuốc tại bệnh viện hạng v bệnh viện hạng đặc biệt

1.5 CHỈ SỐ Đ NH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC (KPI - KEY PERFORMANCE INDICATORS)

N u nh SOP (Standard Operating Proce )

ệ SOP õ ệ ỗ

ệ

… h KPI ( KeyPerformance Indicators) l ệ

s chu n

ệ

ệ c chung m t ch cdanh

hiệu qu th c hiện công việc c a v trí ch

D a trên việc hoàn thành KPI, công ty s có các ch ng ph t cho t ng cá

PI nhà qu

nh ng khuy n khích phù h p cho t ng nhân viên [21]

1.5.2 KPIs – thước đo đánh giá hiệu quả làm việc c a nhân viên

Mu công việc c t hiệu qu hay không, nhà qu n lý c n

ph i d a trên k t qu th c hiện công việc c a mỗi phòng ban, cá nhân trong doanhnghiệp qua hệ th ng hiệu su t KPIs

Nghiên c u v Qu n tr hiệu su t cho th y 84% "Công ty không t n d ng h t ti m

a ngu n nhân l c."Theo Saratoga Institute;67% "Nhân viên hiệu su t caokhông gắn bó v i công ty thi u hệ th t."Theo Harvard BusinessReview Do v y ánh giá có vai trò quan tr ng cho nâng cao hiệu su t

Đ c áp d ng Mỹ t nh 98 n nay KPI c các nhà qu n tr doanhnghiệp áp d ng r ng rãi trên th gi thành công c quan tr ng c a b t

kỳ m t tổ ch c/doanh nghiệp nào, b i nó bao g m hệ th ng các chỉ s ng và

ệu su t nhân viên thông qua các s liệu, chỉ ng Chỉ s này

s giúp ban lãnh o nắm bắt ho ễn ra t i doanh nghiệp,hiệu su t làm việc c a t ng b ph n, nhân viên [20]

1.5.3 Mục đích c a việc sử dụng KP s trong đánh giá thực hiện công việc

Việc s d PI c hiện công việc nhằm m m b o

ng th c hiệ ệm trong b n mô t công việc c a t ng

v trí ch c danh c th

Các chỉ s ng cao và có th ng c th ,

cao hiệu qu c c hiện công việc

Việc s d ng các chỉ s KPIs góp ph n làm cho việ c hiện công việc

tr nên minh b ch, rõ ràng, c th , công bằng và hiệu qu …

Việ a theo KPIs ph i b S ART [21]:S- Specific: C th

Ư m: các chỉ s KPIs do các b ph n/phòng/ban t xây d ng cho b ph n mình

s có tính kh thi cao và th hiệ c rõ nét ch ệm v c a b ph n

m: có th d n việc thi u khách quan trong việc xây d ng hệ th ng

PI t m c tiêu quá th D u xây d PI

thì c n có s ki a h ng nh ng nhà chuyên môn, am hi u vcông việc c a b ph n/phòng/ban

- Ngoài ra, b ph n xây d ng KPIs có th là b ph n chuyên trách ngu n nhân l c,các nhà chuyên môn P m b c tính khách quan và khoa h c.Tuy nhiên các chỉ s PI không th c t , không th hiệ

ch ệm v c a b ph / / Đ khắc ph c v này, hệ th ng

PI c xây d ng c n có s góp ý, th a b ph n ch c[21]

ƣớc 2: Xác định các chức năng/nhiệm vụ chủ yếu (KRAs - Keys Result Area) của

bộ phận/phòng/ban.

Mỗi b ph n trong tổ ch c có nh ng ch / hiệm c th

ph n/phòng/ban và hệ th PI c xây d ng ph i th hiện, gắn li n v c

ệm v c a b ph n

ƣớc 3: Xác định vị trí chức danh và các trách nhiệm chính của vị trí chức danh.

V i mỗi v trí ch c dan i xây d ng KPIs c n chỉ ra m t s trách nhiệm

m nh n v trí công việc này ph i th c hiện (mô t công việc) Cáctrách nhiệ xây d ng hệ th ng chỉ s KPIs Do

nhiệm nêu ra ph i rõ ràng, c th và có th th c hiệ c

ƣớc 4: Xác định các chỉ số KPIs

KPIs của bộ phận

- D ch ệm v c a t ng b ph / / i xây d ng

hệ th ng KPIs s xây d ng nh ng chỉ s PI b ph n

Nh ng chỉ s KPIs này là c xây d ng KPIs c a t ng v trí ch c danh

KPIs cho từng vị trí chức danh

- Xây d PI ng th c hiệ và yêu c u công việc

D ỉ s PI c xây d nh ng trách nhiệm chính c a v trí

ch c danh và các chỉ s KPIs c a t ng b ph n

- Các chỉ s KPIs ph m b o tiêu chí SMART và ph i có ngu n thu th p thôngtin mà doanh nghiệ ng ho c s áp d n.

Kỳ đánh giá

Kỳ ng áp d T ng chỉ s KPIs, n idung c a các t ng chỉ s mà nhà qu n lý s , ghi chép tổng k t k t qu làmviệc c a nhân viên theo t ng m c th i gian [21]

ƣớc 5: Xác định mức độ điểm số cho các kết quả đạt được

- T m s c chia thành 2 – 5 m ng v i m hoànthành công việc theo k t qu

- Càng nhi u m m s thì việ T uchia quá nh các m m s thì việ nh tổ m

cu i cùng s g ệ m s

ƣớc 6: Liên hệ giữa kết quả đánh giá KPIs và lương, thưởng

V i mỗ m s c th , i xây d ng hệ th ng KPIs s nh mỗi liên

hệ gi a k t qu c th Tùy thu c vào t ng b ph n

ch ĩ c ho t … n lý th c hiện việc xây d ng KPIslinh ho n có kinh nghiệm k t h p

v i nhân viên trong c các chỉ c d ng, phát huyhiệu qu cao và phù h p v i m c tiêu trong qu n lý nhân s [21]

1.5.4 ngh c KP s

G ệ

Đ c hiện công việc theo KPI i hiệu qu to l n trong việc nâng caohiệu su t làm việc c a t ng nhóm, t ng cá nhân:

1.5.4.1.Đ i với nhân viên

Thông qua b t qu th c hiện công việc, h s nắm bắ c mhoàn thành công việc so v i m ra [20]

Phát hiện ra khi m khuy t và c i thiệ c hiện công việc[20]

Việc tr a trên trên k t qu (P f P f ) PI nkhuy n khích, t ng l c làm việc cho nhân viên [20],[21].

1.5.4.2 Đ i với quản lý

Q ệc s giúp các nhà qu n lý có cái nhìn tổng quan v hiệu

su t làm việc c a nhân viên, t ng phù h p

Đ c ph t tri n t m t Viện Đi D ỡng , t nh ch t công việc l t p v t l tr liệu

v ph c h i ch c n ng cho bệnh nhân nên c m i ng nhân s không liên quan

tr c ti n thu c

1.6 1 iới thiệu về cơ c u tổ chức bệnh viện

Sơ đồ 1.1 S tổ ch c bệnh viện PHCN-ĐTB

T

(T Tổ , K ổ …)

ệ ằ …SOP ệ õ Đ ,

1.6 2 iới thiệu về ho dƣ c bệnh viện

Sơ đồ 1.2 S ổ ệ ệ PHC -ĐTB Kho dƣ c bệnh viện gồm c 4 tổ

- B ĩ ệ ệ ĩ

õ ệ

N N ỆM K O

TRƯỞ G HOA (D ĩ I)PHÓ TRƯỞ G HOA (D ĩ I)

TỔ D CH V( H THUỐC)(3 ĩtrung h c)

TỔ HOCH( ĩ C I

ĩ c)

TỔ Đ G Y( ĩtrung h c)

HO B O HI( ĩ c)

- C ệ ệPHCN-ĐTB 6

Đ : ệ ệ

2 4 P ƢƠN P P N N U

2 4 1 Khảo sát phân tích v đánh giá thực trạng quản lý thuốc tại ho dƣ c

v các ho lâm s ng c bệnh viện P N-ĐT NN tại thời điểm năm 2016

C SOP

C

d tr

Ch a c SOP

Ch a c SOP

Ch a c SOP

T v n cho b c s v thu c

C p

ph t thu c

ch a c SOP

Phi u

l nh thu c c SOP

ệ ệ ệ

T Cnguyên nhân : SOP SOP ệ ó SOP và

ệ ệP