đề tài “Ứng dụng côngnghệ thông tin trong công tác kế toán”

Theo đà phát triển của công nghệ thôngtin hiện nay, việc ứng dụng CNTT trong công tác kế toán là vô cùng cần thiết và mang tínhthiết yếu, không chỉ giải quyết được vấn đề xử lý và cung c

ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC KẾ TOÁN

A ĐẶT VẤN ĐỀ

Trong cuộc sống tất bật hiện nay, mọi việc đều được đơn giản và tối ưu hóa thời

gian thông qua việc ứng dụng công nghệ thông tin vào xử lý các công việc hàng ngày CNTT đã và đang phát triển, có mặt ở hầu hết tất cả các lĩnh vực đời sống xã hội,

không có lĩnh vực nào, không có nơi nào không có mặt của CNTT Không nằm ngoài sựphát triển đó hầu như trong các tổ chức, cơ quan ban ngành nói chung và đơn vị trường họcnói riêng thì việc ứng dụng CNTT trong công tác dạy học, quản lý điều hành đơn vị lại đượcchú trọng và ứng dụng rất nhiều đặc biệt là trong công tác kế toán

Kế toán là bộ phận quan trọng không thể thiếu ở bất kỳ cơ quan, đơn vị, tổ chức nàonói chung và trường học nói riêng, kế toán là bộ phận tham mưu, giúp việc Hiệu trưởng thựchiện chức năng tổ chức, quản lý trong công tác Tài chính – Kế toán theo chế độ Nhà nướcban hành.Việc thực hiện chức năng này có tốt hay không, trước hết phụ thuộc vào tínhthường xuyên, kịp thời và chính xác của thông tin Theo đà phát triển của công nghệ thôngtin hiện nay, việc ứng dụng CNTT trong công tác kế toán là vô cùng cần thiết và mang tínhthiết yếu, không chỉ giải quyết được vấn đề xử lý và cung cấp thông tin nhanh chóng, thuậnlợi mà nó còn làm tăng năng suất lao động của bộ máy kế toán, tạo cơ sở để tinh giản bộ

máy, nâng cao hiệu quả hoạt động kế toán Đó cũng là lý do tôi chọn đề tài “Ứng dụng công

nghệ thông tin trong công tác kế toán”

1

- Đa số cán bộ giáo viên nhân viên trong đơn vị đều sử dụng được vi tính tạo nhiềuthuận lợi cho việc ứng dụng CNTT trong phối hợp thực hiện thống kê, tổng hợp cáo nội bộhay báo cáo cấp trên

- Bên cạnh đó, ngành cũng trang bị cho trường phần mềm kế toán MISA, phần mềmquản lý tài sản Phần mềm đã từng bước đáp ứng được nhu cầu hiện đại hóa hồ sơ, sổ sách

2 Khó khăn

Vẫn còn 1 số giáo viên còn hạn chế về trình độ tin học nên những ứng dụng CNTTtrong báo cáo cần có sự phối hợp của giáo viên còn gặp không ít khó khăn

II MỘT SỐ GIẢI PHÁP THỰC HIỆN

Ngoài hoạt động cơ bản của công việc kế toán như ghi chép, thu nhận, xử lý cung cấpcác thông tin tài chính của đơn vị thì việc thực hiện chế độ cho cán bộ giáo viên và học sinhtrong Đơn vị Trường học cũng rất quan trọng, phải được thực hiện đầy đủ và kịp thời Đặcbiệt hơn do trường TH Phong Thạnh Đông nơi tôi công tác thuộc Xã khó khăn, nên CB-GVhọc sinh được ưu ái hơn so với các đơn vị khác do được hưởng nhiều chế độ chính sách từ

Xã khó khăn, từ đó khối lượng công việc cũng tăng lên đặc biệt là việc thu thập, xử lý thôngtin và nhập liệu để thực hiện các chế độ cho học sinh rất lớn như: rà soát học sinh được cấpthẻ BHYT, lên hồ sơ học sinh nghèo được hỗ trự chi phí học tập theo Nghị định86/2015/NĐ-CP hoặc làm các chế độ cho giáo viên theo nghị định 76/2019/NĐ-CP từ đóTôi nhận thấy CNTT là công cụ hỗ trợ đắc lực Bên cạnh những phần mềm được ngànhtrang bị thì trong quá trình thực hiện nhiệm vụ tôi cũng luôn tìm tòi, trao dồi kiến thức tinhọc để tôi có thể vận dụng chúng trong thực hiện nhiệm vụ và dưới đây tôi xin chia sẽ một

số ứng dụng CNTT trong công tác kê toán mà tôi tâm đắc nhất

1 Sử dụng Google trang tính trên Google Drive để thu thập thông tin

Công cụ google trang tính là một ứng dụng tương tự giống Excel nhưng nó đượclập trình online, nó rất hữu ích cho công việc của chúng ta, có thể làm việc độc lập hoặclàm việc nhóm Trong quá trính thưc hiện nhiệm vụ thường xuyên có những thông tin, báocáo cần tổng hợp nhanh để gửi cấp trên hay có những thông tin cần thu thập, đối chiếu vớigiáo viên hoặc có những báo cáo cần thu thập thông tin từ học sinh quá nhiều cần đến sựtrợ giúp của đội ngũ giáo viên thì Google trang tính là phương tiện giúp tổng hợp báo cáo

nhanh nhất từ nhiều người Tạo một Google trang tính trên Google drive để lấy số liệu từgiáo viên, sau khi gửi mẫu này đi thì giáo viên nhập xong là ta có bảng dữ liệu khá hoànchỉnh Sau đây tôi xin chia sẽ ứng dụng google trang tính để thu thập danh sách học sinh cóthẻ BHYT thuộc đối tượng được nhà nước hỗ trợ 100% từ giáo viên để làm báo cáo lên cấp

trên Cụ thể các bước thực hiện như sau:

Bước 1: Đăng nhập vào Google drive

Bước 2: Tạo mẫu trực tiếp trên Google trang tính hoặc tải các biểu mẫu từ Excel lên Google drive rồi lưu dưới dạng google trang tính

 Tạo mẫu trực tiếp trên Google trang tính:

3

2.Chọn mục Drive

1.Nhấp vào các ô chấm

- Xuất hiện cửa sổ như hình dưới đây

- Xuất hiện giao diện google trang tính như hình bên dưới và ta tiến hành lập các biểu

mẫu để thu thập thông tin (soạn thảo bảng biểu trên google trang tính giống như trên

Excel thông thường)

Click vào dấu cộng để vào

trang tính

Click vào google trang tính tạo bảng tính mới

 Tải các biểu mẫu từ Excel lên Google drive:

- Từ giao diện như hình bên dưới ta không chọn google trang tính mà ta chọn mục

“Thư mục” để tạo thư mục chứa tệp tải lên

5 Chọn thư mục

- Xuất hiện hộp thoại sau

2.Nhấn nút Tạo 1.Đặt tên cho thư mục

Nhấp vào thư mục vừa tạo

- Xuất hiện hộp thoại sau

7 Chọn mới

Chọn tải tệp lên

Bước 3: Chuyển tệp mới tải về lưu lại dưới dạng google trang tính (Nếu tạo mẫu trực tiếp trên trang tính thì ta có thể chia sẽ thẳng không phải chuyển sang google trang tính)

Chọn tệp cần tải lên và nhấn nút Open

1.Trạng thái đang tải

lên

2.Khi tải xong tệp được lưu dưới dạng Excel

 Lưu ý: Để chia sẽ dữ liệu ta nên mở tệp Excel dưới dạng google trang tính và lưuGoogle drive

- Double click vào tệp Excel vừa tạo xuất hiện cửa sổ sau:

- Xuất hiện hộp thoại sau

9

1.Sổ nút mũi tên xuống

2.Click chọn google trang tính

2.Chọn Lưu dưới dạng google trang tính Click vào Tệp

Bước 4: Chia sẽ dữ liệu

Sau khi được lưu dưới dạng trang tính ta mở tệp vừa lưu dưới dạng google trang tính

xuất hiện hộp thoại sau:

 Về phía người được chia sẽ:

- Trên gmail trong hộp thư đến sẽ có thư mới gửi như sau:

- Xuất hiện cửa sổ sau:

5 Nhấp gửi

4.Nhập nội dung cần

thu thập thôngtin

Đây là gmail vừa được chia sẽ và người nhận

được sẽ mở gmail này lên

- Tiếp theo người được chia sẽ tiến hành nhập trực tiếp lên gmail vừa mở mà khôngcần phải tải về (hoặc nếu không muốn nhập trực tiếp lên google trang tính ta có thểnhập lên Excel rồi copy dán lên trang tính)

Bước 5: Tiến hành khóa trang tính và tải trang tính về để tổng hợp báo cáo

Người được chia sẽ tiến hành nhập

dữ liệu bình thường như trên Excel

- Xuất hiện hộp thoại sau

Nhấp chọn chia sẽ

Sổ nút Người chỉnh sửa sau đó tích chọn lại Người xem

- Sau khi chuyển từ chế độ Người chỉnh sửa sang Người xem thì lúc này người được

chia sẽ chỉ được xem chứ không thể nhập liệu vào google trang tính

3.Chọn Microsofl Excel

-Mở tệp vừa save lên ta tiến hành định dạng lại thể thức cho hoàn chỉnh là ta có thểhoàn thành xong danh sách học sinh tham gia BHYT hoàn chỉnh

2.Đặt tên cho tệp cần

lưu

3.Chọn Save 1.Chọn nơi cần lưu

Là một nhân viên kế toán thì việc thống kê và nhập số liệu vào file Excel là chuyện kháthường xuyên, và tôi nghĩ là chắc hẳn ai trong chúng ta cũng đều chán ngán với những con

số, hay tên họ và các thông tin dữ liệu ngày tháng năm với hàng tá thông tin cần cập nhật,đôi khi gặp nhiều sai xót, nhầm lẫn trong quá trình nhập liệu vì thế tôi đã tạo Form nhập liệutrên Microsoft Excel, nó hỗ trợ tôi thiết lập các thông tin trong bảng tính được chính xác và

dễ dàng hơn Qua đó nâng cao hiệu suất làm việc trên ứng dụng Excel của mình và quantrọng hơn là hạn chế thấp nhất việc nhầm lẫn khi nhập liệu Sau đây tôi xin chia sẽ cách tạoForm cũng như nhập liệu trên Form như sau:

Bước 1: Thiết lập công cụ tạo From ra ngoài Menu Tab Excel

- Mở ứng dụng Excel lên và thiết lập các tiêu đề mình cần có trong bảng tính như hìnhdưới Sau đó quét chọn/ bôi đen vùng tiêu đề => rồi click chọn Tab Insert => vàchọn Table

-Xuất hiện hộp thoại sau

- Tiếp theo ta vào File chọn Excel options

- Xuất hiện của sổ mới ta tiến hành thực hiện các thao tác sau

1.Chọn file

2.Chọn OK

1.Check vào ô My table has headers

Bước 2: Nhập liệu trên From Excel

- Xuất hiên hộp thoại của Form bạn nhập các thông tin dữ liệu vào => rồiclick Criteria để dữ liệu tự động chuyển sang vào file Excel.

- Sau đó nhấn New để tiếp tục nhập những dữ liệu tiếp theo một cách đơn giản

2 nhấp Criteria 

1 Nhập liệu vào các

dòng tương ứng 

1 Dữ liệu tự động nhập vào trang Excel sau khi nhấn  

Criteria  ở hộp thoại trên

- Và đây là kết quả bảng tính Excel mà tôi nhập lên từ From.

19

1 Nhấn new để nhập tiếp tục

III KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC

Từ những giải pháp nêu trên cho tôi kết quả như sau:

- Nâng cao hiệu quả công việc, rút ngắn được rất nhiều thời gian trong quá trình thựchiện thống kê, báo cáo giúp tôi hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, tạo được sự tin tưởngcủa lãnh đạo và các đồng nghiệp trong đơn vị

- Việc ứng dụng CNTT giúp tôi cập nhật và khai thác thông tin rất nhanh, thực hiệncác báo cáo về tài chính hay thực hiện các chế độ chính sách cho CB-GV, học sinh nhanhchóng, kịp thời

- Ứng dụng CNTT giúp cho tôi tận dụng triệt để các nguồn lực từ đội ngũ giáo viên

hỗ trợ tôi để hoàn thành tốt tất cả các báo cáo, thống kê dù lớn hay nhỏ dù phức tạp hay đơngiản

- Những ứng dụng CNTT tôi nêu trên nó còn có thể áp dụng cho công tác chuyênmôn và cả công tác văn phòng tại đơn vị chẳng hạn như: Thông qua chia sẽ google trang tínhvăn phòng có thể lấy thông tin học sinh nhanh nhất từ giáo viên để tổng hợp báo cáo lên cấp

trên Giáo viên có thể áp dụng Form Excel để nhập danh sách học sinh hoặc kết quả họctập của học sinh

IV BÀI HỌC KINH NGHIỆM:

- Trang bị máy tính và hệ thống Internet với dung lượng lớn

- Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán là hết sức cần thiết, Kế toán cầntrang bị kiến thức về tin học Có thể học qua sách, Internet, qua những đồng nghiệp giỏi tinhọc

- Thường xuyên đọc các bài viết về những ứng dụng tin học trong công tác kế toántrên các trang mạng để có thể học hỏi, áp dụng chúng cho công việc của mình

- Luôn luôn trau dồi học hỏi, nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, Tìm tòi tàiliệu, sách báo, internet

- Những ứng dụng CNTT nào cần có sự phối hợp của đội ngũ giáo viên thì phải tổchức hướng dẫn cho giáo viên cách thực hiện

- Tham gia đầy đủ các lớp tập huấn nghiệp vụ chuyên môn do ngành đề ra

- Tham gia đầy đủ các lớp tập huấn sử dụng phần mềm MISA, phần mềm quản lý tàisản, và những ứng dụng CNTT nhiều hoat động khác

đã phần nào giúp tôi hoàn thành tốt nhiệm vụ được phân công Tuy nhiên, không dừng lại ở

đó tôi sẽ không ngừng tìm tòi học hỏi, tích lũy kinh nghiệm để từng ngày trang bị thêmnhững kiến thức và kinh nghiệm mới cho mình để thực hiện thật tốt nhiệm vụ được giao

21

DUYỆT SÁNG KIẾN, GIẢI PHÁP

PHÒNG GIÁO DỤC – ĐÀO TẠO

XÁC NHẬN CỦA HỘI ĐỒNG XÉT DUYỆT SÁNG KIẾN, GIẢI PHÁP THỊ XÃ