ÁP DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÍ 5S TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TIẾN PHONG

Hiện nay, tại công ty chưa có một quy định nào về việc sắp xếp vật dụng của cán bộ công nhân viên và cũng chưa có những quy định để kiểm soát chúng nên vẫn còn.. SVTH: Nguyễn Thị Mơ..[r]

KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

- -KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

ÁP DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÍ 5S TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TIẾN PHONG

NGUYỄN THỊ MƠ

NIÊN KHÓA: 2016 - 2020

Trường Đại học Kinh tế Huế

KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

- -KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

ÁP DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ 5S TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TIẾN PHONG

Sinh viên thực hiện: Giảng viên hướng dẫn:

Tôi chân thành cảm ơn quý thầy cô của khoa Quản Trị Kinh Doanh,

Trường Đại Học Kinh tế Huế đã tận tình truyền đạt kiến thức trong những năm

tôi rèn luyện và học tập tại trường Tuy nhiên vì kiến thức chuyên môn còn hạn chế và bản thân còn thiếu nhiều kinh nghiệm thực tiễn nên nội dung của báo cáo không tránh khỏi những thiếu sót, tôi rất mong nhận sự góp ý, chỉ bảo thêm của quý thầy cô cùng toàn thể cán bộ, công nhân viên tại các doanh nghiệp để báo cáo

này được hoàn thiện hơn.

Xin chân thành cảm ơn Ban giám đốc Công Ty cổ phần Tiến Phong, mặc dù

số lượng công việc ngày một tăng nhưng các cô chú, anh chị đã cho phép và tạo

điều kiện tốt, chỉ bảo nhiệt tình và giúp đỡ để tôi thực tập tại công ty.

Cuối cùng kính chúc quý thầy cô dồi dào sức khỏe và thành công trong sự nghiệp giảng dạy của mình Đồng kính chúc các cô, chú, anh, chị trong Công ty

Cổ phần Tiến Phong luôn dồi dào sức khỏe, đạt được nhiều thành công tốt đẹp trong công việc Xin chân thành cảm ơn!

Huế, tháng 05 năm 2020 Sinh viên thực hiện Nguyễn Thị Mơ

Trường Đại học Kinh tế Huế

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN i

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT ii

MỤC LỤC iii

DANH MỤC HÌNH, BIỂU MẪU, SƠ ĐỒ Error! Bookmark not defined PHẦN I: ĐẶT VẤN ĐỀ 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Mục tiêu nghiên cứu 2

2.1 Mục tiêu nghiên cứu chung 2

2.2 Mục tiêu nghiên cứu cụ thể 2

3 Câu hỏi nghiên cứu 2

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2

4.1 Đối tượng nghiên cứu 2

4.2 Phạm vi nghiên cứu 3

5 Phương pháp nghiên cứu 3

5.1 Phương pháp thu thập dữ liệu 3

5.1.1 Dữ liệu thứ cấp 3

5.1.2 Dữ liệu sơ cấp 3

5.2 Phương pháp chọn mẫu và cỡ mẫu 4

5.2.1 Phương pháp chọn mẫu 4

5.2.2 Cỡ mẫu trong nghiên cứu 4

5.3 Phương pháp xử lí dữ liệu 4

6 Kết cấu và nội dung đề tài 5

PHẦN II: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU 6

CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÍ LUẬN VÀ THỰC TIỄN CỦA HỆ THỐNG QUẢN LÍ 5S TRONG DOANH NGHIỆP 6

1.1 Cơ sở lí luận hệ thống quản lí 5S 6

1.1.1 Khái niệm về hệ thống quản lí 5S 6

1.1.2 Lịch sử phát triển của 5S 8

Trường Đại học Kinh tế Huế

1.1.3 Mục tiêu và tầm quan trọng của 5S trong các doanh nghiệp 9

1.1.4 Mối quan hệ nội bộ giữa 5S 10

1.1.5 Các bước tiến hành 5S 11

1.1.6 Những thuận lợi khi thực hiện 5S 15

1.1.7 Lợi ích cơ bản của 5S 15

1.1.8 Các yếu tố để thực hiện thành công 5S 17

1.2 Kinh nghiệm thực tiễn thực hiện 5S tại một số công ty tại Nhật Bản và Việt Nam 17

1.3Thang đo nghiên cứu đề xuất .18

CHƯƠNGII: THỰC TRẠNG MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TIẾN PHONG 20

2.1 Tổng quát về công ty cổ phần Tiến Phong 20

2.1.1 Thông tin khái quát về công ty 20

2.1.2 Các lĩnh vực hoạt động của công ty: 20

2.1.3 Tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi 21

2.1.3.1 Tầm nhìn 21

2.1.3.2 Sứ mệnh 21

2.1.3.3 Giá trị cốt lõi 21

2.1.4 Cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần tiến phong 22

2.1.4.1 Sơ đồ bộ máy quản lý 22

2.1.4.2 Chức năng, nhiệm vụ của ban giám đốc và các phòng ban 22

2.1.5 Đặc điểm về lao động của công ty cổ phần Tiến Phong 24

2.1.6 Đặc điểm về tài chính của công ty cổ phần Tiến Phong 27

2.1.7 Quy trình công nghệ sản xuất 29

2.1.8 Hệ thống trang thiết bị máy móc 32

2.1.9 Thiết bị bảo hộ lao động 32

2.2 Thực trạng môi trường làm việc của công ty cổ phần Tiến Phong và sự cần thiết của hệ thống quản lí 5S 32

2.2.1 Hoạt động quản lí chất lượng 32

Trường Đại học Kinh tế Huế

2.2.2 Thực trạng bố trí mặt bằng các phòng ban của công ty 33

2.2.3 Thực trạng môi trường làm việc tại công ty cổ phần Tiến Phong 34

2.2.3.1 Thực trạng cách thức sắp xếp và quản lí vật dụng của công nhân viên tại công ty .36

2.2.3.2 Thực trạng công tác vệ sinh 46

2.2.3.3 Thực trạng về thái độ làm việc của nhân viên 49

2.4 Những thuận lợi, khó khăn của công ty khi thực hiện 5S 50

2.4.1 Thuận lợi 50

2.4.2 Khó khăn 52

CHƯƠNG III: THỰC HIỆN ÁP DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÍ 5S TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TIẾN PHONG VÀ BÀI HỌC KINH NGHIỆM 53

3.1 Các bước áp dụng hệ thống quản lí 5S tại công ty cổ phần Tiến Phong 53

3.2 Các bước triển khai thực hiện 5S 54

3.2.1 Bước 1: Thông báo của ban lãnh đạo về việc cam kết thực hiện hệ thống quản lí 5S 54

3.2.2 Bước 2: Thành lập bộ phận phụ trách chương trình 5S 55

3.2.3 Bước 3: Lên kế hoạch thực hiện 5S 55

3.2.4 Bước 4: Thực hiện đào tạo việc quy định trong tổ chức 56

3.2.5 Bước 5: Tiến hành tổng vệ sinh toàn công ty 56

3.2.5.1 Giai đoạn 1: Bắt đầu bằng Seiri 56

3.2.5.2 Thực hiện Seiri, Seiton, Seiso hằng ngày và tạo thói quen trong công việc 62

3.2.6 Bước 6: Đánh giá định kì 5S 68

PHẨN III KẾT LUẬN KIẾN NGHỊ 79

1 Kết luận 70

2 Kiến nghị .70

2.1 Kiến nghị đối với nhà nước 70

2.2 Đối với công ty 71

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 72

Trường Đại học Kinh tế Huế

DANH MỤC BẢNG

Bảng 2.1: Kết cấu lao động của công ty CP Tiến Phong 25

Bảng 2.2 Kết quả sản xuất kinh doanh của công ty từ năm 2017 -2019 28

Bảng 2.3 Danh sách khách hàng bán hàng 29

Bảng 2.4 Danh sách thiết bị máy móc 32

Bảng 2.5 Danh sách một số thiết bị bảo hộ lao động cấp phát năm 2019 32

Bảng 2.6 Đặc điểm của mẫu nghiên cứu 35

Bảng 2.7 Ý kiến công nhân viên về nơi làm việc đã được sắp xếp thuận tiện công việc hay chưa 36

Bảng 2.8 Ý kiến công nhân viên về nơi làm việc của mình có những vật dụng không cần thiết 37

Bảng 2.9 Những vật dụng không cần thiết ở phòng hành chính 39

Bảng 2.10 Những vật dụng không cần thiết tại nhà máy sản xuất 39

Bảng 2.11 Ý kiến của công nhân viên về việc có thường xuyên sắp xếp nơi làm việc của mình hay không 39

Bảng 2.12 Ý kiến của công nhân viên về việc thường xuyên sắp xếp nơi làm việc mấy lần trong ngày 41

Bảng 2.13 Ý kiến của công nhân viên về các vật dụng tại nơi làm việc 42

Bảng 2.14 Ý kiến của công nhân viên về việc sắp xếp các vật dụng 44

Bảng 2.15 Ý kiến của công nhân viên đối với việc tìm kiếm công cụ khi làm việc 45

Bảng 2.16 Ý kiến của công nhân viên về môi trường nơi làm việc 46

Bảng 2.17 Ý kiến của công nhân viên về việc dọn vệ sinh trong công ty .48

Bảng 2.18 Thái độ làm việc của nhân viên về môi trường làm việc 49

Bảng 2.19 Thái độ của nhân viên 50

Bảng 3.1 Danh sách vật dụng không cần thiết trong các văn phòng hành chính 60

Bảng 3.2 Danh sách những vật dụng không cần thiết tại nhà máy sản xuất 60

Bảng 3.3 Danh sách các vật dụng cần thiết trong văn phòng 61

Bảng 3.4 Danh sách các vật dụng cần thiết tại xưởng sản xuất 61

Bảng 3.5 Xác định nguồn gốc bụi bẩn 65

Trường Đại học Kinh tế Huế

Bảng 3.6 Lịch thực hiện Seiso theo thời gian 66 Bảng 3.7 Ví dụ lịch phân công thực hiện Seiso hàng ngày 67

Trường Đại học Kinh tế Huế

DANH MỤC SƠ ĐỒ

Sơ đồ 1.1 Mối quan hệ của 5S 10

Sơ đồ 2.1 Sơ đồ bộ máy quản lí 22

Sơ đồ 2.2 Quy trình sản xuất dăm gỗ 31

Sơ đồ 2.3 Sơ đồ bố trí phòng ban và xưởng sản xuất của công ty Cổ phần Tiến Phong .33

Sơ đồ 3.1 Quá trình tiến hành Seiri 56

Sơ đồ 3.2 Quy trình xử lí vật dụng không cần thiết 58

Sơ đồ 3.3 Quy trình thực hiện Seiton 64

Sơ đồ 3.4 Quy trình thực hiện Seiso 65

DANH MỤC HÌNH VÀ BIỂU MẪU Hình 2.1 Dăm gỗ đang được vận chuyển lên tàu tại cảng Cửa Việt 30

Hình 2.2 Các xe chuyên chở dăm gỗ 30

Hình 2.3 Biểu đồ ý kiến công nhân viên về nơi làm việc đã được sắp xếp thuận tiện công việc hay chưa 36

Hình 2.4 Biểu đồ ý kiến công nhân viên về nơi làm việc của mình có những vật dụng không cần thiết 38

Hình 2.5 Biểu đồ cơ cấu ý kiến của công nhân viên về việc có thường xuyên sắp xếp nơi làm việc hay không 40

Hình 2.6 Biểu đồ ý kiến của công nhân viên về tần suất sắp xếp nơi làm việc trong ngày 41

Hình 2.7 Biểu đồ cơ cấu ý kiến của công nhân viên về các vật dụng tại nơi làm việc 43 Hình 2.8 Biểu đồ cơ cấu ý kiến của công nhân viên về việc sắp xếp các vật dụng 44

Trường Đại học Kinh tế Huế

Hình 2.9 Biểu đồ ý kiến của công nhân viên đối với việc tìm kiếm công cụ khi làm

việc 45

Hình 2.10 Biểu đồ ý kiến của công nhân viên về môi trường nơi làm việc 47

Hình 3.1 Lãnh đạo kí cam kết thực hiện 5S 53

Hình 3.2 Nội dung thẻ xanh – thẻ đỏ - thẻ vàng 59

Hình 3.2 Nội dung thẻ xanh – thẻ đỏ - thẻ vàng 59

Hình 3.3 Các dụng cụ chuẩn bị cho Seiri 62

Hình 3.4 Một số hình ảnh sắp xếp các vật dụng và hồ sơ 63

Hình 3.5 Thông báo cho khách hàng về việc giữ vệ sinh khu vực nhà máy 66

Trường Đại học Kinh tế Huế

PHẦN I: ĐẶT VẤN ĐỀ

1 Lý do chọn đề tài

Trong xu thế phát triển chung của toàn bộ nền kinh tế nước ta hiện nay, cácdoanh nghiệp ngày càng trở nên thích nghi hơn với sự sôi động của nền kinh tế thịtrường Đặc biệt, khi Việt Nam gia nhập WTO (11-1-2007), kèm theo sự suy thoáitrầm trọng của nền kinh tế thế giới thì sự cạnh tranh và đào thải ngày càng trở nênquyết liệt hơn (Báo cáo thường niên – doanh nghiệp Việt Nam 2008, TS Phạm ThịThu Hằng) Mỗi doanh nghiệp muốn nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trườngphải chọn cho mình một hướng đi cũng như cách quản lí Thông qua việc xây dựng, ápdụng các biện pháp và các hệ thống quản lí chất lượng trong doanh nghiệp của mình

để thỏa mãn nhu cầu của khách hàng và thị thường Tuy nhiên, dù doanh nghiệp cóchọn cách thức kinh doanh nào, đầu tư loại thiết bị máy móc hay công nghệ nào đinữa, con người cũng vẫn là yếu tố quyết định đem lại thành công cho doanh nghiệp.Xuất phát từ triết lý con người là trung tâm của mọi sự phát triển: Nếu làm việc trongmôi trường lành mạnh, thoáng đãng, sạch đẹp, tiện lợi thì tinh thần của người lao động

sẽ thoải mái hơn, năng suất lao động sẽ cao hơn Trên thế giới có nhiều phương phápquản lí tiên tiến giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả sản xuất cũng như chất lượngdịch vụ Trong đó, hệ thống quản lí 5S được xem như là một phương pháp tích cựcgiúp các doanh nghiệp giữ gìn vệ sinh và bảo vệ môi trường, tạo môi trường làm việc

an toàn và thuận tiện (O’Eocha, 2000) 5S được áp dụng lần đầu tiên ở Toyota và pháttriển rất nhanh sau đó ở các công ty Nhật Bản và những năm tiếp theo được lan rộngsang các nước châu Âu, châu Mỹ và châu Á (Lonnie Wilson, 2010) Tại Việt Nam, 5Slần đầu được áp dụng vào năm 1993, ở một công ty Nhật Bản (Vyniko) Hiện nay hệthống quản lí 5S đã được áp dụng vào rất nhiều công ty sản xuất ở Việt Nam và đemlại hiệu quả nhất định trong công việc (Wikipedia)

Công ty cổ phần Tiến Phong cũng là một công ty thuộc lĩnh vực sản xuất - sảnxuất dăm gỗ và buôn bán phụ tùng, máy móc Là nơi mà công nhân thường xuyên làmviệc và tiếp xúc với nhiều loại máy móc, thiết bị và cần có sự đảm bảo về an toàn laođộng Thực hiện 5S trong công ty là một cách nhìn khác trong cách thức quản lí của

Trường Đại học Kinh tế Huế

công ty Hiện tại do quy mô tương đối nhỏ và vẫn còn hạn chế về nguồn nhân lực cũngnhư chưa có sự đào tạo bài bản về 5S nên công ty chưa áp dụng một hệ thống quản líchất lượng, cũng như công cụ quản lí chất lượng nào nên đây chính là mô hình mà tôiđưa ra để áp dụng tại công ty cổ phần Tiến Phong nhằm giúp cho hệ thống quản lí chấtlượng tại công ty đạt mục tiêu như mong muốn Được sự đồng ý của ban lãnh đạocông ty, tôi thực hiện áp dụng hệ thống quản lí chất lượng 5S Trong quá trình thực tậptại công ty cổ phần Tiến Phong tôi nhận thấy điều kiện của công ty cổ phần TiếnPhong có thể thực hiện hệ thống quản lí 5S một cách hiệu quả Vì vậy tôi quyết định

chọn đề tài nghiên cứu: “Áp dụng hệ thống quản lí 5S tại công ty cổ phần Tiến Phong” làm đề tài tốt nghiệp của mình.

2 Mục tiêu nghiên cứu

2.1 Mục tiêu nghiên cứu chung

Trên cơ sở nghiên cứu, phân tích thực trạng hoạt động, môi trường làm việc củacông ty Cổ phần Tiến Phong từ đó đưa ra các điều kiện phù hợp để ứng dụng mô hình5S vào công ty

2.2 Mục tiêu nghiên cứu cụ thể

- Hệ thống hóa các lý luận cơ bản về 5S trong các doanh nghiệp

- Phân tích thực trạng hoạt động, môi trường làm việc của công ty cổ phần TiếnPhong khi chưa áp dụng hệ thống quản lí 5S trong sản xuất

- Xác định, đưa ra các phương pháp thích hợp để ứng dụng mô hình 5S vào công ti

- Thực hiện ứng dụng thực tế mô hình 5S tại công ty cổ phần Tiến Phong

3 Câu hỏi nghiên cứu

- Thực trạng môi trường làm việc tại công ty Cổ phần Tiến Phong diễn ra như thế nào?

- Ứng dụng thực tế hệ thống quản lí 5S trong sản xuất tại công ti cổ phần TiếnPhong thực hiện như thế nào?

- Việc triển khai các hoạt động của mô hình 5S được thực hiện như thế nào?

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

4.1 Đối tượng nghiên cứu

- Cán bộ công nhân viên đang làm việc tại công ty cổ phần Tiến Phong

Trường Đại học Kinh tế Huế

- Các vấn đề liên quan đến thực trạng, môi trường làm việc của công nhân viêntại công ti.

- Các vấn đề liên quan đến 5S để áp dụng vào công ty

+ Ứng dụng mô hình 5S vào công ty qua các bước

- Về không gian: Các nội dung nghiên cứu được tiến hành tại công ty cổ phầnTiến Phong

- Về thời gian: Từ 30/12/2019 – 19/04/2020

- Số liệu thứ cấp được lấy từ giai đoạn 2017-2019

5 Phương pháp nghiên cứu

5.1 Phương pháp thu thập dữ liệu

- Các tài liệu liên quan đến hệ thống quản lí 5S

5.2 Phương pháp chọn mẫu và cỡ mẫu

5.2.1 Phương pháp chọn mẫu

- Mẫu được chọn bằng phương pháp chọn mẫu thuận tiện

Các cán bộ, công nhân viên khảo sát được phân theo các cấp, các bộ phận khácnhau để được khảo sát:

- Nhân viên bộ phận sản xuất

- Nhân viên hành chính

5.2.2 C ỡ mẫu trong nghiên cứu

- Tiến hành khảo sát toàn bộ công nhân viên để xem thực trạng môi trường làmviệc của công ty Với tổng số phiếu phát ra là 160, sau khi xem xét và loại bỏ nhữngphiếu không hợp lệ còn 150 phiếu

- Thiết kế bảng hỏi: Bảng hỏi được thiết kế với một số câu hỏi để trả lời cho cácgiả thuyết về môi trường làm việc của công ty Cổ Phần Tiến Phong để đưa ra cácphương pháp thích hợp áp dụng mô hình 5S, trong đó đa phần là câu hỏi đóng, và mộtcâu hỏi mở

5.3 Phương pháp xử lí dữ liệu

- Đối với số liệu thứ cấp: Tiến hành phân tích trên các số liệp được cung cấp rồitổng hợp đưa ra các nhận xét

- Đối với các số liệu sơ cấp:

Tiến hành phân tích bằng phương pháp thống kê mô tả, các phương pháp liênquan đến việc thu thập số liệu, tóm tắt, trình bày, tính toán và mô tả những đặc trưngkhác nhau để phản ánh một cách tổng quát đối tượng nghiên cứu, tìm ra các đặc điểmcủa mẫu nghiên cứu

Các nguồn số liệu sau khi đã được thu thập sẽ được tổng hợp và xử lí bằng phầnmềm Excel và SPSS

+ Đối với phần mềm Excel: Sử dụng công cụ Chart để vẽ biểu đồ thể hiện nộidung của kết quả nghiên cứu

+ Đối với phần mềm SPSS sử dụng để mã hóa, nhập, phân tích số liệu được thuthập được từ bảng hỏi

Trường Đại học Kinh tế Huế

6 Kết cấu và nội dung đề tài

Đề tài bao gồm 3 phần:

Phần I: Đặt vấn đề

Phần II: Nội dung và kết quả nghiên cứu

Chương I: Cơ sở lí luận và thực tiễn áp dụng hệ thống quản lí 5S trong doanhnghiệp

Chương II: Thực trạng môi trường làm việc 5S tại công ty cổ phần Tiến Phong.Chương III: Thực hiện áp dụng hệ thống quản lí 5S tại công ty Cổ Phần TiếnPhong và bài học kinh nghiệm

Phần III: Kết luận và kiến nghị

Trường Đại học Kinh tế Huế

PHẦN II: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÍ LUẬN VÀ THỰC TIỄN CỦA HỆ THỐNG QUẢN

LÍ 5S TRONG DOANH NGHIỆP1.1 Cơ sở lí luận hệ thống quản lí 5S

1.1.1 Khái ni ệm về hệ thống quản lí 5S

- Khái niệm: 5S là tên của một phương pháp quản lý, sắp xếp nơi làm việc Nó

được viết tắt của 5 từ trong tiếng Nhật gồm: Seiri (整理 Sàng lọc), Seiton (整頓 Sắp

xếp), Seiso (清掃 Sạch sẽ), Seiketsu (清潔 Săn sóc), và Shitsuke (躾 Sẵn sàng) (RonFisher, 2008)

+ Seiri (sàng l ọc)

Seiri có nghĩa là phân loại, tổ chức các vật dụng theo trật tự Đây chính là bướcđầu tiên các doanh nghiệp cần làm trong thực hành 5S Nội dung chính trong Seiri làphân loại, di dời những vật dụng không cần thiết ở nơi làm việc Khi xem lại nhà máyhay phòng làm việc của mình, có thể bạn sẽ nhận thấy các vật dụng không được ghichính xác nơi lưu trữ, nhiều thứ không cần thiết cho công việc nhưng vẫn được lưu giữlại Do đó, nhiệm vụ của Seiri chính là là phân loại các các vật dụng cần thiết và cácvật dụng không cần thiết, từ đó di dời hoặc thanh lý những vật dụng không cần thiếtnhằm tạo nên một môi trường làm việc khoa học Một trong những cách thông dụng đểthực hiện việc “Sàng lọc” là sử dụng “thẻ đỏ”, bất cứ các vật dụng nào không cần thiếtcho công việc sẽ được gắn thẻ ngay lập tức Kết thúc quá trình này người phụ tráchmỗi bộ phận có vật dụng gắn thẻ đỏ sẽ xem tại sao nó vẫn ở khu vực của mình Sau đó

là việc đưa ra quyết định loại bỏ hay tiếp tục giữ vật dụng đó theo cách nhất định Vớihoạt động trong Seiri, mọi thứ sẽ được phân loại một cách khoa học, từ đó có thể giảmthiểu lãng phí từ việc tìm kiếm và di chuyển, đồng thời tạo nên môi trường làm việc antoàn hơn ) (Ron Fisher, 2008)

dụng không cần thiết thì công việc tiếp theo là tổ chức các vật dụng còn lại một cáchhiệu quả theo tiêu chí dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy và dễ trả lại Thông thường việc này sẽbắt đầu bằng việc xem xét công dụng và tần suất sử dụng các vật dụng còn lại, từ đóquyết định nên để chúng gần nhau hay không? Cần để chúng gần hay xa nơi làm việc?Bên cạnh đó, công việc này cũng cần phải thực hiện dựa trên việc phân tích trình tựsao cho giảm thiểu thời gian di chuyển giữa các quá trình trong hệ thống Ở bước này,các vật dụng cần được xác định vị trí sao cho dễ định vị nhất, theo nguyên tắc quản lýtrực quan: “một vị trí cho mỗi vật dụng, mỗi vật dụng có một vị trí duy nhất” Mộtđiểm cần chú ý khi thực hiện Seiton là các vật dụng nên được đánh số hoặc dán nhãntên giúp mọi người trong công ty có thể dễ dàng nhận biết và tìm kiếm Với các hoạtđộng trong Seiton, môi trường làm việc sẽ trở nên thuận tiện, gọn gàng và thôngthoáng hơn, khuyến khích tinh thần làm việc của nhân viên trong công ty.) (RonFisher, 2008)

+ Seiso (s ạch sẽ)

Seiso có nghĩa là làm vệ sinh và giữ nơi làm việc sạch sẽ Công việc chính trongphần này là giữ gìn sạch sẽ trong toàn doanh nghiệp Giữ gìn sạch sẽ được thực hiệnthông qua việc tổ chức vệ sinh tổng thể và vệ sinh hàng ngày máy móc, vật dụng, vàkhu vực làm việc Seiso hướng tới việc cải thiện môi trường làm việc, giảm thiểu rủi

ro, tai nạn, đồng thời nâng cao sự chính xác của máy móc thiết bị (do ảnh hưởng củabụi bẩn) Phát động chương trình “5 phút Seiso” cuối mỗi ngày làm việc sẽ giúp chomọi người thấm nhuần tư tưởng Seiso, duy trì sự sạch sẽ thường xuyên Vệ sinh khôngchỉ là để giữ gìn vệ sinh trong công ty mà còn có thể kiểm tra máy móc, thiết bị từ đóphát hiện ra các vấn đề như bụi bẩn trong máy móc, các chỗ lỏng ốc, … Nhờ đó,chúng ta nhanh chóng tìm ra các giải pháp cho các vấn đề đó, nâng cao năng suất củamáy móc, thiết bị và đảm bảo an toàn trong lao động Sau khi áp dụng được 3 chữ Sđầu tiên, doanh nghiệp sẽ đạt được những kết quả đáng ngạc nhiên, góp phần nâng caonăng suất cũng như lợi nhuận cho doanh nghiệp.(Ron Fisher,2008)

+ Seiketsu (săn sóc)

Seiketsu được dịch sang tiếng Việt là Săn sóc với mục đích là duy trì kết quả vàTrường Đại học Kinh tế Huế

các hoạt động trong 3S đầu tiên Mục tiêu của Seiketsu là duy trì các hoạt động 3S lâudài, chứ không phải là phong trào nhất thời Do vậy, xác định các quá trình cần thiết đểđảm bảo tính chính xác là vô cùng cần thiết để duy trì thành quả của các hoạt độngtrước đó Bên cạnh đó, các tổ chức, doanh nghiệp nên đưa ra những quy định, nội quy,

kế hoạch… để có thể kiểm soát và phát triển việc thực hiện 5S Một điểm quan trọngnữa trong nội dung S4 là các hoạt động kiểm tra, đánh giá các hoạt động mà doanhnghiệp đã thực hiện được, đồng thời tổ chức thi đua cũng giúp nâng cao ý thức củamọi người trong việc thực hành 5S Bằng việc phát triển Seiketsu, các hoạt động 3S sẽđược cải tiến dần dựa theo các tiêu chuẩn đặt ra và tiến tới hoàn thiện 5S trong doanhnghiệp (Ron Fisher,2008)

+ Shitsuke (s ẵn sàng)

Shitsuke hay Sẵn sàng là hoạt động cuối cùng của 5S Nó được hiểu là rèn luyện,tạo nên một thói quen, nề nếp, tác phong cho mọi người trong thực hiện 5S Khi mộtdoanh nghiệp thực hiện các hoạt động Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu một cách thườngxuyên và hiệu quả, có thể hiểu rằng doanh nghiệp đó đang duy trì tốt 5S Tuy nhiên,nếu đơn thuần chỉ thực hiện mà không có sự nâng cấp thì dần dần, hệ thống 5S sẽ đixuống và không mang lại hiệu quả cho doanh nghiệp Như vậy, Sẵn sàng có thể đượchiểu là đào tạo mọi người tuân theo thói quan làm việc tốt và giám sát nghiêm ngặt nộiquy tại nơi làm việc Để mọi người có thể sẵn sàng thực hiện 5S, doanh nghiệp cầnxây dựng các chương trình đào tạo và thực hành thường xuyên cho nhân viên Bêncạnh đó, các vị lãnh đạo, quản lý trong doanh nghiệp cần là tấm gương cho mọi ngườilàm theo trong việc học tập và thực hành 5S Như vậy, trong nội dung Shitsuke, việcđào tạo về Shitsuke là điểm quan trọng nhất, giúp các hoạt động 5S được duy trì vàphát triển đến mức cao nhất, từ đó góp phần nâng cao năng suất và chất lượng sảnphẩm Mục tiêu của việc thực hiện 5S không chỉ là đảm bảo nơi làm việc sạch sẽ ngănnắp mà còn cắt giảm sự lãng phí trong doanh nghiệp, vì vậy phần tiếp theo sẽ đưa rađịnh nghĩa về các hoạt động tạo ra giá trị và các hoạt động không tạo ra giá trị và cácloại lãng phí nhằm giúp các DN định hình về thế nào là lãng phí (Ron Fisher, 2008)

1.1.2 L ịch sử phát triển của 5S

Trường Đại học Kinh tế Huế

Tại các công ty phát triển thì 5S được thực hành thường xuyên và duy trì ở mức

độ cao

Tại Việt Nam:

Ở Việt Nam, 5S lần đầu tiên được áp dụng vào năm 1993, ở 1 công ty Nhật(Vyniko) Hiện nay, rất nhiều công ty sản xuất ở Việt Nam áp dụng 5S vì có nhiều lợiích từ 5S như: chỗ làm việc sạch sẽ, gọn gàng, mọi người đều cảm thấy thoải mái, vui

vẻ, năng suất lao động cao, hiệu quả tức thời, hiện ra ngay trước mắt, tạo hình ảnh tốtcho công ty Một ví dụ điển hình của áp dụng hiệu quả 5S ở Việt Nam là công ty CNCVINA Tại một số cơ quan công sở của Việt Nam áp dụng 5S vào phong trào cơ quan,

ví dụ như Sở Ngoại vụ TP Đà Nẵng

1.1.3 M ục tiêu và tầm quan trọng của 5S trong các doanh nghiệp

Mục tiêu chính của chương trình 5S bao gồm:

Thực hiện chương trình 5S là cơ sở để thực hiện chương trình cải tiến chấtlượng trong công ty, thực hiện cải thiện môi trường làm việc nâng cao hiệu quả làmviệc cho công ty, tổ chức

Cải thiện hình ảnh và danh tiếng của công ty trong mắt khách hàng và chính độingũ nhân viên trong công ty

Xây dựng tinh thần đồng đội giữa mọi người

Phát triển vai trò lãnh đạo của cán bộ lãnh đạo và cán bộ quản lý thông qua cáchoạt động thực tế

Tăng hiệu quả làm việc nhờ giảm thiểu thời gian chết khi tìm kiếm, chuẩn bị,vận hành và tiến hành công việc

Thời gian thực hiện công việc được rút ngắn và giao sản phẩm đúng hẹn

Trường Đại học Kinh tế Huế

Giảm hàng tồn kho do có thể kiểm kê dễ dàng và chính xác hàng hóa trong kho.

Nâng cao chất lượng nhờ giảm bụi bặm và hạt kim loại

Máy móc ít hỏng hóc hơn nhờ quy trình kiểm tra Seiso

An toàn lao động được nâng cao khi không có các chướng ngại vật trên lối đi vàtrên sàn nhà nơi làm việc, cũng như sàn nhà không còn trơn trượt

1.1.4 M ối quan hệ nội bộ giữa 5S

Sơ đồ 1.1 Mối quan hệ của 5S

(Nguồn: Hajime SUZUKI Gobal Consulting, Japan (Tháng 11/2006)

Seiri

SeitonSeiketsu shitsuke

SeisoTrường Đại học Kinh tế Huế

- Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke trong hệ thống quản lí 5S có mối liên hệmật thiết với nhau Khi thực hiện chương trình 5S trước tiên là phải thực hiện Seiri để

có thể loại bỏ những vật dụng không cần thiết hoặc dời đi những vật không cần thiếtnhưng tần suất sử dụng không cao

- Thực hiện hiệu quả việc Seiri thì công việc tiếp theo của Seiton sẽ được thuậnlợi hơn và hiệu quả hơn Seiton chỉ thực hiện khi Seiri đã thực hiện xong Seiton thựchiện việc sắp xếp những việc sai khi đã được sàng lọc kĩ càng

- Việc sắp xếp gọn gàng lại là cơ sở cho việc giữ gìn vệ sinh sạch sẽ tại công ty.Việc giữ gìn vệ sinh sạch sẽ và sắp xếp gọn gàng sẽ giúp cho công việc giữ gìn vệ sinhsạch sẽ thuận tiện và hiệu quả hơn

- Sau khi thực hiện xong 3S đầu cần phải thực hiện công việc sàng lọc, sắp xếp,sạch sẽ ở một mức cao hơn và hiệu quả hơn Vì vậy, phải thực hiện cải tiến 3S đầu,muốn thực hiện nó chúng ta phải tiến hành Seiketsu

- Kết hợp với thực hiện Seiketsu có thể thực hiện Shitsuke cho công ty nhằm tạo

ra một thói quen thực hiện 5S trong công ty và liên tục cải tiến nó để dần đưa 5S cảitiến ở mức cao

1.1.5 Các bước tiến hành 5S

Trước tiên, tổ chức cần xác định rõ mục tiêu của việc triển khai 5S Sau đó tiếnhành thành lập Ban 5S Nên chọn ra mỗi bộ phận có 2 người để cử vào Ban 5S để nếumột người nghỉ thì công việc vẫn được thực hiện Thành viên được lựa chọn vào Ban5S phải là những người có tính kỷ luật cao, sát sao trong công việc, có tầm ảnh hưởngđến người khác, khuyến khích là nữ

Đơn vị nên cử một số cán bộ quản lý chủ chốt trong Ban 5S tham gia các khóađào tạo về thực hành 5S của các tổ chức có uy tín Đồng thời tham khảo các tổ chứctương tự đã triển khai 5S để học hỏi trước khi triển khai tại đơn vị

Bước 2: Quy định chức năng, nhiệm vụ của Ban 5S

Chức năng chính của Ban 5S là tuyên truyền về 5S, đào tạo 5S và đánh giá 5S.Được sự đồng thuận và hỗ trợ từ ban lãnh đạo, công ty quyết định Trưởng ban, Phó

Trường Đại học Kinh tế Huế

ban, Thư ký, Người giám sát: Một trong các yếu tố để thực hành 5S là sự tham gia củatất cả mọi người đặc biệt là lãnh đạo phải gương mẫu đi đầu, nếu vi phạm cũng xử lýcông bằng như các thành viên khác Vì thế, Trưởng ban sẽ là người rất nghiêm minh,

đi đầu trong hoạt động thực hiện 5S Nhiệm kỳ có thể một năm tùy theo kết quả côngviệc Phó ban là người giúp việc cho Trưởng ban trong việc thực thi và giám sát hoạtđộng triển khai

Thư ký có trách nhiệm tổng kết tình hình thực hiện 5S tại đơn vị và tổng hợp các

ý kiến nhận xét, đóng góp một cách trung thực, khách quan

Người giám sát có vai trò rất lớn, phải thường xuyên quan sát, phát hiện nhữngnơi có vấn đề, sai sót và chụp lại làm bằng chứng và lưu trong hồ sơ triển khai 5S Saumột thời gian, xem lại hồ sơ sẽ thấy sự khác biệt giữa trước và sau cải tiến Nên dánnhững tấm ảnh 5S lên bảng tin để tất cả mọi người cùng biết và hỗ trợ nhau cải tiến.Còn lại là các ủy viên có trách nhiệm tuyên truyền, đôn đốc các bộ phận trongđơn vị thực hiện tốt hoạt động 5S

Tất cả các thành viên trong Ban 5S cần nắm rõ vai trò trách nhiệm của mình, hiểu

rõ các nguyên tắc 5S để có thể truyền đạt cho các cán bộ nhân viên trong đơn vị

Bước 3: Thông báo và tuyên truyền, đào tạo về 5S trong đơn vịChính sách và mục tiêu áp dụng 5S cần được thông báo chính thức đến tất cả mọi cán

bộ nhân viên trong tổ chức Sau đó tiến hành các hoạt động tuyên truyền quảng bá về5S trong toàn công ty thông qua các biểu ngữ, hình ảnh ở khắp mọi nơi.Ban 5S có thể phối hợp với các chuyên gia bên ngoài mở các lớp đào tạo về 5S để tất

cả mọi người cùng nhận thức đúng, nắm rõ quy trình và cách thức triển khai Lưu ý là100% cán bộ nhân viên phải tham gia

Bước 4: Phát lệnh tổng vệ sinh trong toàn đơn vị

Lập sơ đồ mặt bằng toàn công ty, kể cả phần bao quanh bên ngoài, quy định khuvực được phân công Nên chia thành các tổ để dễ theo dõi và quản lý Mỗi người phụtrách nơi làm việc của mình và có thể kiểm tra chéo lẫn nhau Các khu vực chung nhưnhà xe, cầu thang, hành lang, nhà ăn, nhà vệ sinh,… cũng phải phân về các tổ chocông bằng

Trường Đại học Kinh tế Huế

Ban 5S đề xuất mua các dụng cụ cần thiết để thực hiện 5S như máy ảnh, bảng tin, tủ

đồ, giá, chổi lau,… và phát cho các tổ

Ban 5S cần hướng dẫn cặn kẽ, khuyến khích tất cả các tổ hăng hái thi đua, đề racác khẩu hiệu về thực hành 5S Các tổ nên treo các khẩu hiệu ngay tại tổ mình đểchuẩn bị cho ngày tổng vệ sinh Có thể đưa những tấm gương về 5S như Bác Hồ luônsạch sẽ, gọn gàng, ngăn nắp

Phát lệnh tổng vệ sinh trong toàn đơn vị Đây là bước quan trọng vì nó đánh dấubước đầu trong việc thực hiện 5S Ngày tổng vệ sinh phải được tổ chức rầm rộ, khíthế, sôi nổi, tạo sự phấn khởi và thi đua cho mọi người Yêu cầu tất cả các cán bộ côngnhân viên kể cả lãnh đạo cấp cao nhất cũng phải tham gia Cố gắng để mọi người thamgia với tinh thần tự giác, trách nhiệm và kỷ luật cao

Người phụ trách ảnh cần ghi lại những hình ảnh mọi người làm việc trong ngàyđầu tiên này để kịp thời rút kinh nghiệm

Thực hiện Seiri (Sàng lọc)

Để thực hiện bước “Sàng lọc”, mỗi bộ phận cần đưa ra các tiêu chí để xác địnhnhững loại vật dụng/tài liệu/hồ sơ nào cần loại bỏ Sau bước sàng lọc sơ bộ, có thểphân loại các vật dụng thành những loại như sau:

Những vật dụng/tài liệu sử dụng thường xuyên cần được để thuận tiện cho việc

sử dụng và dễ dàng

Những vật dụng không thường xuyên được lưu giữ ở những nơi thích hợp, có chỉdẫn và nhận biết thích hợp để có thể lấy được khi cần sử dụng

Những vật dụng không cần thiết cũng cần được để riêng và phân loại để xử lý

 Khoản vật từng dùng sẽ phân loại thành:

 Những khoản vật không thường dùng:

- Không cần dung và có thể thanh lí ngay Đối với loại này tổ chức cần có kếhoạch thanh lí

- Các khoản vật chờ thanh lí: Tổ chức cần có trách nhiệm lưu giữ khoản vật này

Thực hiện Seiton (Sắp xếp)

Dựa trên nguyên tắc này, từng bộ phận cần thống nhất trong nội bộ hình thức sắpxếp các đồ vật, máy móc, tài liệu sao cho mọi thứ có thể dễ dàng sử dụng.Các đồ vật nên sắp xếp theo thứ tự ưu tiên có dán nhãn và đánh số nếu cần thiết để cóthể dễ dàng nhận biết

 Các lưu ý khi Sắp xếp:

- Bố trí các đồ vật tùy theo tần số sử dụng Tần số sửn dụng càng cao khoản vậtcàng được bố trí gần nơi làm việc Tần số sử dụng càng thấp thì càng bố trí xa nơi làmviệc

- Khi sắp xếp có thể them các nhãn vào những khoản vật Ví dụ các khoản vật sửdụng với tần số cao thì đánh số màu sắc khác với khoản vật có tần số sử dụng thấp

- Khi đặt các khoản vật cần lưu ý khoản vật dễ lấy ra, đưa vào, để tiếp cận

- Thông báo quy tắc sắp xếp các khoản vật để các thành viên biết được các khoảnvật nào, ở đâu

Thực hiện Seiso (Sạch sẽ)

Việc thực hiện vệ sinh được thực hiện qua ngày tổng vệ sinh cũng như lịch làm

vệ sinh hàng ngày tại nơi làm việc Luôn kiểm tra để bàn làm việc, máy móc, sàn nhàsạch sẽ, không bị bụi bẩn Tốt nhất là dành thời gian từ 5 đến 10 phút để làm vệ sinhtrước và sau giờ làm việc, tạo thói quen ngăn nắp và sạch sẽ Làm thế nào để duy trìsạch đẹp khi đang làm việc Tuyệt đối không được có suy nghĩ như sẽ dọn lại sau, khixong công việc, có kiểm tra thì mới sạch sẽ… vì như vậy sẽ chỉ theo đuổi sự sạch đẹptrên hình thức, phong trào

Sạch sẽ không chỉ là làm sạch mà còn tìm ra nguyên nhân gây bẩn và tìm cơ cấuphòng ngừa bụi bẩn

Trường Đại học Kinh tế Huế

Mọi người cần thể hiện trách nhiệm với môi trường xung quanh nơi làm việc,những người làm vệ sinh ở tooe chức chỉ chịu trách nhiệm ở những nơi công cộng còn

ở khu vực làm việc cá nhân nên để các cá nhân tự phụ trách

Thực hiện Seiketsu (Săn sóc)

Yêu cầu của bước này là thực hiện đúng theo qui định các hoạt động Serri –Seiton – Seiso Nơi làm việc nhờ vậy sẽ trở nên sạch sẽ và ngăn nắp Để duy trì vànâng cao 5S, nên sử dụng các phương pháp hiệu quả như sau:

Tiêu chuẩn hoá việc thực hiện 5S trong tổ chức để duy trì kỷ luật

Tiến hành hoạt động đánh giá 5S

Tạo sự thi đua giữa các bộ phận/phòng ban

1.1.6 Nh ững thuận lợi khi thực hiện 5S

-5S có thể áp dụng với mọi loại hình thức tổ chức và mọi qui mô doanh nghiệp-5S có thể có thể áp dụng đối với các doanh nghiệp ở bất kì lĩnh vực nào: sảnxuất, thương mại, dịch vụ

- Triết lí 5S đơn giản, không đòi hỏi phải biết thuật ngữ khó

- Bản chất mọi người đều thích sạch sẽ, thoải mái và sự ngăn nắp nơi làm việc

- Môi trường làm việc không thể lúc nào cũng hoàn hảo Khi đã sạch sẽ rồi có thểsạch sẽ hơn nữa, khi đã gọn rồi bằng cách khác có thể gọn hơn nữa, chính vì thế luôn

có thể cải tiến các cách thức theo thời gian để phát huy hiệu quả cao hơn

1.1.7 L ợi ích cơ bản của 5S

5S là một chương trình nâng cao năng suất phổ biến ở Nhật Bản và dần trở nênphổ biến trên nhiều nước khác nhau trong đó có Việt Nam Nó bắt nguồn từ truyền

Trường Đại học Kinh tế Huế

thống của Nhật Bản, ở mọi nơi, trong mọi công việc, người Nhật luôn cố gắng khơidậy ý thức trách nhiệm, tự nguyện, tính tự giác của người thực hiện công việc đó.Người Nhật luôn tìm cách sao cho công nhân thực sự gắn bó với công việc của mình.

Ví dụ trong phân xưởng người quản lí cố gắng khơi dậy ý thức trong người công nhânđây là “công việc của tôi”, “máy móc của tôi”, từ đó người lao động sẽ chấp nhậnchăm sóc “chiếc máy làm việc của mình”, “chỗ làm việc của mình”, và cố gắng đểhoàn thành “công việc của mình” một cách tốt nhất

Khi chương trình 5S thực hiện thành công sẽ đưa lại rất nhiều lợi ích cho doanhnghiệp cụ thể như sau:

- Nơi làm việc trở nên nên sạch sẽ và ngăn nắp hơn

- Tăng cường phát huy sáng kiến cải tiến

- Mọi người trở nên kỉ luật hơn

- Các điều kiện hỗ trợ luôn sẵn sàng cho công việc

- Chỗ làm việc trở nên thuận tiện và an toàn hơn

- Cán bộ công nhân viên tự hào về nơi làm việc của mình

- Đem lại nhiều cơ hội kinh doanh hơn

- Đẩy mạnh sản xuất

- Nâng cao chất lượng công việc

- Cắt giảm chi phí trong quá trình làm việc

- Giao hàng đúng hẹn

- Thúc đẩy tinh thần làm việc

- Môi trường làm việc an toàn

- Nâng cao uy tín công ty, tăng thêm khách hàng mới,…

Thực hiện tốt 5S sẽ đóng góp cho các yếu tố PQCDSM:

- Cải tiến năng suất (P – Productivity)

- Nâng cao chất lượng (Q – Quality)

- Giảm chi phí (C – Cost)

- Giao hàng đúng hẹn (D – Dilivery)

- Đảm bảo an toàn (S – Safety)

Trường Đại học Kinh tế Huế

- Tinh thần làm việc cao (M – Morale)

1.1.8 Các y ếu tố để thực hiện thành công 5S

- Lãnh đạo luôn cam kết và hỗ trợ: Điều kiện tiên quyết cho sự thành công khithực hiện 5S là sự hiểu biết và ủng hộ của lãnh đạo trong việc hình thành các nhómcông tác và chỉ đạo thực hiện “Ban lãnh đạo cam kết xây dựng và hỗ trợ các bộ phận,các phòng ban thực hiện tốt các tiêu chuẩn 5S để nhân viên có một môi trường làmviệc an toàn, hiệu quả và thuận tiện hơn.”

- Bắt đầu bằng đào tạo: Đào tạo cho mọi người nhận thức được ý nghĩa của 5S,cung cấp cho họ những phương pháp thực hiện là khởi nguồn của chương trình Khi đã

có nhận thức và có phương tiện thì mọi người sẽ tự giác tham gia và chủ động trongcác hoạt động 5S

- Mọi người cùng tự nguyện tham gia: Bí quyết thành công khi thực hiện 5S làtạo ra một môi trường khuyến khích được sự tham gia của mọi người

- Lặp lại vòng 5S với tiêu chuẩn cao hơn: Thực hiện chương trình 5S là sự lặp lạikhông ngừng các hoạt động nhằm duy trì và cải tiến công tác quản lý

1.2 Kinh nghiệm thực tiễn thực hiện 5S tại một số công ty tại Nhật Bản và Việt Nam.

Mô hình 5S thực tế được áp dụng ở Việt Nam lần đầu tiên vào năm 1993 tại 1công ty Nhật (Vyniko) Hiện nay, ngày càng có nhiều công ty sản xuất Nhật đầu tưvào Việt Nam nên 5S ngày càng được phổ biến hơn Và không chỉ ở công ty Nhật màcác công ty, nhà máy Việt Nam cũng bắt đầu hoạt động 5S nhằm cải thiện môi trườnglàm việc, nâng cao ý thức cho nhân viên mình Đặc biệt, các cơ quan đoàn thể liênquan đến nhà nước như Bệnh Viện, các cơ quan công sở ở Việt Nam … cũng đã vàđang áp dụng chương trình 5S vào các phong trào trong cơ quan mình.Tuy nhiên, có một số điểm khác nhau đặc trưng giữa các doanh nghiệp làm 5S, do đó

có một số đơn vị làm thành công, bên cạnh đó cũng có không ít doanh nghiệp chưalàm tốt, chưa phát huy được hiệu quả của 5S (Wikipedia)

Công ty 100% Nhật Bản: Đây là những công ty được người Nhật đầu tư và pháttriển mới, hay những công ty mà công ty mẹ ở Nhật và có trụ sở ở Việt Nam Đặc

Trường Đại học Kinh tế Huế

trưng 5S tại những công ty này là công ty mẹ/quản lý người Nhật đã hiểu được sự cầnthiết của 5S và có sẵn những tiêu chuẩn về 5S Họ tự xây dựng các tiêu chuẩn đó, vànhân viên người Việt tuân theo tiêu chuẩn để thực hiện Tuy nhiên, cũng có trườnghợp các công ty này hiểu về 5S nhưng phía quản lý chưa có một tiêu chuẩn 5S nào,phải nhờ các đơn vị tư vấn 5S ở địa phương đến hỗ trợ.

Công ty Việt Nam có liên quan đến Nhật: Đây là những công ty liên doanh vớiNhật, hoặc những công ty mà khách hàng trực tiếp là các doanh nghiệp Nhật Để đảmbảo được chất lượng sản phẩm hay các tiêu chí khác phù hợp với đối tác, họ được đốitác yêu cầu làm 5S (đôi khi tự nhận thấy sự quan trọng của 5S và tự tiến hành) Đặctrưng của hoạt động 5S ở các doanh nghiệp này là thực hiện do yêu cầu từ đối tác nêntinh thần tự giác chưa cao và mức độ ưu tiên cho hoạt động 5S còn thấp Tất nhiênhoạt động 5S ở đây được thực hiện dựa trên sự chỉ đạo của phía đối tác, đôi khi họ nhờcác đơn vị tư vấn 5S khác đến hỗ trợ

Công ty 100% Việt Nam: Đây là những công ty hoàn toàn chưa biết về 5S cũngnhư chưa có cơ hội hợp tác với các doanh nghiệp Nhật Tuy nhiên, qua tìm hiểu, thôngtin, họ tiếp xúc được với 5S, nhận thấy những ưu điểm của 5S nên muốn áp dụng vàocông ty mình Đặc trưng của những công ty này là có sự nhiệt tình trong khi thực hiện,tuy nhiên do chưa hiểu rõ về 5S nên khi triển khai gặp nhiều vướng mắc

1.3 Thang đo nghiên cứu đề xuất.

Thông qua một số cơ sở lí thuyết về 5S (của Ron Fisher, 2008), tham khảo từ đềtài “Nghiên cứu áp dụng 5S tạo môi trường làm việc hiệu quả tại các phòng ban chứcnăng của công ty Cổ phần dịch vụ du lịch đường sắt Hà Nội”, từ đó hình thành cácthang đo nhân tố đánh giá thực trạng môi trường làm việc hiện tại của công ty cổ phầnTiến Phong để đưa ra các phương pháp phù hợp để áp dụng mô hình 5S tại công ty.Trường Đại học Kinh tế Huế

STT Các thang đo Mã hóa

1 Nơi làm việc có gọn gàng sạch sẽ hay

không?

Noi lam viec co gon gangsach se khong

2 Nơi làm việc có những vật dụng không

cần thiết hay không?

Co nhung vat dung khongcan thiet khong

3 Nơi làm việc của mình đã bố trí thuận

tiện hay chưa?

Noi lam viec da bo trithuan tien chua

4 Có cảm thấy tốn thời gian khi tìm công

cụ khi làm việc không?

Cam thay ton thoi giankhi tim cong cu khi lamviec khong

5 Có thường xuyên làm vệ sinh nơi làm

việc hay không?

Co thuong xuyen ve sinhnoi lam viec khong

6 Có cảm thấy nơi làm việc có an toàn

8 Nếu công ty có quy định về vệ sinh nơi

làm việc thì có đồng ý hay không?

Dong y voi quy dinh moikhong

Trường Đại học Kinh tế Huế

CHƯƠNG II: THỰC TRẠNGMÔI TRƯỜNG LÀMVIỆC TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN

TIẾN PHONG2.1 Tổng quát về công ty cổ phần Tiến Phong

2.1.1 Thông tin khái quát v ề công ty

- Tên công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN TIẾN PHONG

- Tên giao dịch: TIEN PHONG JOINT STOCK COMPANY

Sản xuất dăm gỗ xuất khẩu

Bán buôn máy móc, thiết bị phụ tùng

 Bán buôn nông, lâm sản nguyên liệu

- Công ty cổ phần Tiến Phong được thành lập vào ngày 15/06/2011, có ngànhnghề sản xuất chính là sản xuất dăm gỗ xuất khẩu, buôn bán các máy móc thiết bị côngtrình, vật liệu xây dựng dân dụng San lấp mặt bằng, xây dựng công trình giao thôngvận chuyển hàng hóa,… Bên cạnh đó công ty còn thực hiện các hoạt động liên doanh,liên kết với các công ty khác Từ những năm 2003, khi thị trường dăm gỗ trong vàngoài nước phát triển, nhu cầu về dăm gỗ - nguyên liệu giấy tăng cao, công ty cổ phầnTiến Phong đã nhanh chóng tìm ra hướng đi đúng đắn, từng bước phát triển hoạt độngkinh doanh của mình, mở rộng thị phần và hợp tác với nhiều công ty và doanh nghiệptrong và ngoài nước

- Qua 9 năm đi vào hoạt động, công ty đã triển khai đào tạo nghề hơn 900 laoTrường Đại học Kinh tế Huế

động, tạo công ăn việc làm cho gần 500 lao động trong đó chủ yếu là lao động khu vựcnông thôn Công ty đã và đang đề ra nhiều chính sách mới cải thiện khả năng kinhdoanh, bằng phương hướng phát triển những dịch vụ chiến lược với giá thấp hơn cácđối thủ trên thị trường nhưng có cùng chất lượng và không ảnh hưởng đến lợi nhuậncủa công ty Bên cạnh đó, Công ty không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm vàdịch vụ, sản xuất lượng dăm gỗ đạt yêu cầu về số lượng và chất lượng, tạo uy tín trênlĩnh vực thị trường đang hoạt động.

2.1.3 T ầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi

2.1.3.1 Tầm nhìn

Với khát vọng tiên phong trong ngành sản xuất dăm gỗ cùng với chiến lược đầu

tư và phát triển bền vững, công ty Cổ phần Tiến Phong phấn đấu trở thành một trongnhững công ty hàng đầu trong lĩnh vực sản xuất dăm gỗ của tỉnh Quảng Trị

- Đến năm 2025, công ty CP Tiến Phong trở thành một trong 3 công ty hàng đầucủa tỉnh Quảng Trị trong lĩnh vực sản xuất dăm gỗ

2.1.3.2 Sứ mệnh

Đối với thị trường: Cam kết cung cấp sản phẩm dăm gỗ đạt yêu cầu về chấtlượng, đúng yêu cầu về số lượng, uy tín trên thị trường sản xuất dăm gỗ trong và ngoàitỉnh

Đối với nhân viên: Công ty CP Tiến Phong đem lại môi trường làm việc chuyênnghiệp, an toàn và nhân văn; tạo điều kiện và cơ hội phát triển cho toàn nhân viên

Đối với xã hội: Việc sản xuất và cung ứng sản phẩm dăm gỗ của công ty CPTiến Phong đảm bảo những vấn đề về môi trường, tạo công ăn việc làm cho người dântrong và ngoài tỉnh, nâng cao đời sống, nâng cao giá trị kinh tế cho ngành công nghiệpsản xuất dăm gỗ

2.1.3.3 Giá trị cốt lõi

Công ty CP Tiến Phong lấy uy tín làm giá trị chuẩn mực đối với khách hàng vàcác đối tác Luôn tuân thủ các quy định của pháp luật, tuân thủ bộ quy tắc ứng xử, nộiquy và các quy chế, quy định, quy trình của công ty Đảm bảo các vấn đề môi trường,

an toàn lao động khi khai thác và chế biến dăm gỗ Không ngừng học hỏi và ứng dụng

Trường Đại học Kinh tế Huế

các tiến bộ về khoa học vào Quản trị, vận hành, kĩ thuật, công nghệ, dây chuyền sảnxuất để ngày một nâng cao giá trị chất lượng và dịch vụ.

2.1.4 Cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần tiến phong

2.1.4.1 Sơ đồ bộ máy quản lý

Ghi chú: Quan hệ chỉ đạo

Quan hê hỗ trợ

Sơ đồ 2.1 Sơ đồ bộ máy quản lí

(Nguồn: Phòng hành chính nhân sự của công ty) 2.1.4.2 Chức năng, nhiệm vụ của ban giám đốc và các phòng ban

- Giám đốc: Là người đại diện cho toàn bộ công nhân viên của công ty, là ngườiđứng đầu điều hành mọi hoạt động của công ty đảm bảo hoạt động sản xuất kinhdoanh có hiệu quả và là người đại diện trước pháp luật.Nhiệm vụ của giám đốc là xâydựng và thực thi các chiến lược nhằm thúc đẩy sự phát triển và gia tăng lợi nhuận của

Phòng kĩthuật

Xưởngsản xuất

Phòng kếhoạch –kinhdoanh

Trường Đại học Kinh tế Huế

công ty.

- Phó giám đốc: Chức năng của Phó giám đốc là giúp Giám đốc quản lý, điềuhành hoạt động của công ty theo sự phân công của Giám đốc Bên cạnh đó, chủ độngtriển khai, thực hiện nhiệm vụ được giao, chịu trách nhiệm trước Giám đốc về kết quảhoạt động Thiết lập mục tiêu, chính sách cho việc quản lý các bộ phận Thực hiệnquyền điều hành công ty do Giám đốc ủy nhiệm

- Phòng hành chính – nhân sự: làm chức năng văn phòng và tổ chức lao động tiềnlương, quản lí quỹ tiền lương, tổ chức thực hiện chính sách đối với người lao động,tiếp nhận, sắp xếp cán bộ công nhân viên trong công ty cho phù hợp với nhu cầu vànhiệm vụ kinh doanh Theo dõi công tác kỷ luật khen thưởng trong công ty Tổ chứcthực hiện công tác quản lý công văn giấy tờ, công tác văn thư và công tác lưu trữ.Quản lý con dấu và lưu trữ các hồ sơ pháp lý của Công ty Kiểm tra, giám sát tình hìnhthực hiện nội quy, quy chế làm việc của cơ quan Công ty Duy trì trật tự làm việc tại

cơ quan Công ty Kiểm tra giám sát tình hình ban hành các loại công văn của cácphòng ban Công ty Thực hiện nhiệm vụ truyền tin, truyền mệnh lệnh của lãnh đạomột cách nhanh chóng, đảm bảo chính xác

- Phòng tài chính – kế toán: quản lí, huy động và sử dụng nguồn vốn của công tysao cho đúng mục đích và hiệu quả nhất Phòng kế toán có trách nhiệm ghi chép cácnghiệp vụ tài chính phát sinh trong quá trình hoạt động của công ty, xác định kết quảhoạt động kinh doanh của công ty nhằm cung cấp các thông tin cho người quản lí đểđưa ra những phương án có lợi nhất cho công ty Kiểm tra việc sử dụng tài sản, tiềnvốn, kiểm tra việc chấp hành các quy định về dự toán, định mức chi phí trong sản xuấtkinh doanh Quản lý chặt chẽ vốn đầu tư cho xây dựng cơ bản và tổ chức thanh quyếttoán các công trình xây dựng cơ bản hoàn thành Tổ chức lưu trữ tài liệu kế toán theoquy định

- Phòng kế hoạch – kinh doanh: Phối hợp với đơn vị cấp trên làm việc với các bộngành liên quan, chủ đầu tư và các cơ quan liên quan xây dựng định mức, đơn giá,tổng dự toán, giá cả máy các loại thiết bị mới Phối hợp với đơn vị cấp trên giải quyếtcác vướng mắc về định mức, đơn giá, cơ chế thanh toán và các chế độ Tham gia phân

Trường Đại học Kinh tế Huế

tích đánh giá hiệu quả sản xuất kinh doanh của Công ty Chủ trì soạn thảo và tham giađàm phán để lãnh đạo Công ty ký kết các hợp đồng kinh tế Theo dõi việc thực hiện vàthanh lý các hợp đồng đã ký kết Theo dõi, kiểm tra, giám sát tình hình ký kết và triểnkhai các hợp đồng kinh tế của các đơn vị Xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh, kếhoạch giá thành và quản lý các phần chi phí Đánh giá phân tích tình hình thực hiện,những nguyên nhân ảnh hưởng đến việc thực hiện kế hoạch Báo cáo thống kê, báocáo tình hình thực hiện tháng, quý, năm về giá trị khối lượng Hỗ trợ, giúp lãnh đạoCông ty tập hợp báo cáo, kế hoạch sản xuất kinh doanh tại Công ty

- Phòng kĩ thuật: Đề xuất điều chỉnh các định mức kinh tế kỹ thuật nhằm tiếtkiệm và hạ giá thành sản phẩm

Chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc về thực hiện kế hoạch sản xuất và chấtlượng sản phẩm Chủ động nghiên cứu và tìm cách khắc phục sự cố hỏng hóc máymóc thiết bị Xây dựng kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng máy móc thiết bị Xây dựng quytrình vận hành sản xuất và kiểm tra, giám sát quy trình vận hành máy móc thiết bị Dựbáo và lên kế hoạch các loại vật tư, thiết bị thay thế Có biện pháp tìm ra những giảipháp cải tiến kỹ thuật, tối ưu hoá dây chuyền, hạn chế các tiêu hao vật tư nguyên liệu,đảm bảo ATLĐ, vệ sinh môi trường Chủ động nghiên cứu đề ra biện pháp trình Lãnhđạo Công ty giảm thời gian dừng máy, ổn định năng suất, chất lượng sản phẩm Quản

lý thiết bị, theo dõi, trình duyệt phương án sửa chữa, bảo trì, bảo dưỡng thiết bị theođịnh kỳ và khi bị hư hỏng

- Xưởng sản xuất: điều hành các ca sản xuất thực hiện hoàn thành kịp thời sảnxuất về số lượng, chất lượng theo kế hoạch đã được giao, làm giảm tối đa gỗ thứ phẩm

và thảm loại Phân công và giao nhiệm vụ cụ thể cho cán bộ, công nhân các ca sảnxuất, quản lý, vận hành dây chuyền máy móc, thiết bị sản xuất, hệ thống xử lý nướcthải và các máy móc, công cụ, dụng cụ, phương tiện theo đúng quy trình Thực hiệnnghiêm túc quy trình vận hành, nhận giao ca, ghi chép nhật kí sản xuất, chịu tráchnhiệm vệ sinh máy móc thiết bị thường xuyên sạch sẽ Chịu hoàn toàn trách nhiệmtrước Tổng giám đốc về thực hiện nhiệm vụ đã được Tổng giám đốc giao

2.1.5 Đặc điểm về lao động của công ty cổ phần Tiến Phong

Trường Đại học Kinh tế Huế

Bảng 2.1: Kết cấu lao động của công ty CP Tiến Phong

Khác 1 0,68 1 0.66 2 1,25 0 0 1 50,00

(Nguồn: Phònghành chính – nhân sự) Nhận xét:

Qua bảng 2.1 ta có thể thấy rằng nhìn chung lao động qua các năm đều tăng, tuynhiên không có sự biến động lớn giữa các năm nên ta có thể kết luận rằng tình hình vềkết cấu lao động của công ty CP Tiến Phong tương đối ổn định Cụ thể là:

- Năm 2017 công ty CP Tiến Phong có tổng số lao động là 146 người, năm 2018

số lao động tăng lên 5 người thành 151 người (10,34%), đến năm 2019 số lao độngtăng lên đến 160 người tương ứng tang 9 người (10,6%), so với năm 2018

- Theo đặc tính của ngành sản xuất dăm gỗ số lượng lao động nam thường chiếm

tỉ lệ cao hơn lao động nữ do công việc đòi hỏi dùng sức người nhiều Có thể thấy được

số lao động nam trong công ty chiếm tỉ lệ cao hơn gấp nhiều lần so với số lao động nữ.Nhìn chung, cơ cấu lao động của công ty CP Tiến Phong khá ổn định

+ Năm 2017, số lao động nam của công ty CP Tiến Phong là 101 người chiếm69,18% Số lao động nữ là 45 người chiếm 30,82%

+ Năm 2018, số lao động nam là 103 người chiếm 68,21% tăng 2 người tươngứng 1,98% so với năm 2017 Số lao động nữ là 48 người chiếm 31,79% tăng 3 ngườitương ứng với 6,67% so với năm 2017

+ Năm 2019, số lao động nam của công ty là 110 người chiếm 68,75%, tăng 7người tương đương với 6,8% so với năm 2018 Số lao động nữ là 50 người chiếm31,25% tăng 2 người tương đương với 4,17% so với năm 2018

- Theo tính chất công việc của công CTCP Tiến Phong thì có sự chênh lệch khálớn giữa số lượng lao động gián tiếp và lao động trực tiếp Do đặc thù của công việc vànhu cầu sản xuất kinh doanh của công ty nên số lượng lao động trực tiếp chiếm tỉ lệcao hơn nhiều so với số lao động gián tiếp Cụ thể là:

+ Năm 2017, số lượng lao động trực tiếp là 131 người chiếm 89,73% Số laođộng gián tiếp tại công ty là 15 người chiếm 10,27%

+ Năm 2018, số lao động trực tiếp là 136 người chiếm 90,07%, tăng 5 ngườitương đương với 3,82% so với năm 2017 Số lao động gián tiếp là 15 người chiếm

Trường Đại học Kinh tế Huế

9,93% và không có sự thay đổi.

+ Năm 2019, số lao động trực tiếp là 144 người chiếm 90%, tăng 8 người tươngđương với 5,88% so với năm 2019 Số lao động gián tiếp là 16 người chiếm 10%, tăng

1 người tương đương với 6,67% so với năm 2019

- Theo trình độ chuyên môn Với đặc điểm của một công ty sản xuất dăm gỗ thìlao động phổ thông chiếm tỉ lệ cao nhất, tuy nhiên nguồn lao động có trình độ caođẳng, đại học ở công ty cũng tăng qua các năm Cụ thể là:

+ Năm 2017, số lượng lao động ở trình độ cao đẳng, đại học là 5 người, chiếm3,42% Lao động có trình độ trung cấp là 66 người, chiếm 45,21% Lao động phổthông là 74 người, chiếm 50,68% Lao động khác (trung học cơ sở,…) là 1 người,chiếm 0,68% Không có lao động trên đại học

+ Năm 2018, số lao động có trình độ đại học, cao đẳng là 9 người, tăng 4 ngườitương đương với 80% so với năm 2017, chiếm 5,96% Lao động có trình độ trung cấp

là 71 người chiếm 47,02%, tăng 5 người so với năm 2017 tương đương với 7,58%.Lao động có trình độ phổ thông là 70 người, chiếm 46,36%, giảm so 4 người tươngđương với 5,41% so với năm 2017 Lao động khác là 1 người chiếm 0,66% không thayđổi so với năm 2017

+ Năm 2019, số lao động trên đại học là 2 người, chiếm 1,25% Lao động có trình

độ đại học, cao đẳng là 12 người, chiếm 7,5% tăng 3 người tương đương với 25% sovới năm 2018 Lao động có trình độ trung cấp là 87 người, chiếm 54,38%, tang 16người tương đương với 18,39% so với năm 2019 Lao động khác là 2 người chiếm1,25%, tang 1 người tương đương với 50% so với năm 2018

- Theo độ tuổi Nhìn chung số lao động chủ yếu là từ 25 – 35 tuổi

2.1.6 Đặc điểm về tài chính của công ty cổ phần Tiến Phong

- Cơ cấu về doanh thu

Trường Đại học Kinh tế Huế

Bảng 2.2 Kết quả sản xuất kinh doanh của công ty từ năm 2017 -2019

(Đơn vị: Tỉ VNĐ)

2017

Năm 2018

Năm 2019

So sánh 2018/2017

So sánh 2019/2018 Chênh

- Năm 2018, doanh thu tăng lên 434,549 tỉ VNĐ, tăng 251,026 tỉ VNĐ tươngđương tăng 136,8% so với năm 2017 Trong năm này công ty xây dựng thêm mộtxưởng sản xuất dăm gỗ nữa nên doanh thu tăng đáng kể Lợi nhuận cũng tăng 1,427 tỉVNĐ tương đương tăng 67,7% so với năm 2017

- Năm 2019, doanh thu của công ty là 560,623 tỉ VNĐ, tăng 126,549 tỉ VNĐ sovới năm 2018 tương đương tăng 28,12% so với năm 2018 Chi phí tăng 125,914 tỉVNĐ tương đương 29,21% so với năm 2018 Lợi nhuận tăng 0,166 tỉ VNĐ tươngđương 4,69% so với năm 2018

Ta có thể thấy rằng tổng doanh thu và lợi nhuận của công ty CP Tiến Phong tăngmạnh qua các năm thể hiện tình hình sản xuất kinh doanh của công ty rất hiệu quả nhờvào việc đầu tư xây phân xưởng và lắp đặt thêm thiết bị phục vụ cho sản xuất

Trường Đại học Kinh tế Huế

2.1.7 Quy trình công ngh ệ sản xuất

- Gỗ nguyên liệu cho sản xuất chủ yếu là keo, bạch đàn có độ tuổi 4-5 năm vớiđường kính đầu nhỏ tối thiểu 4cm Được tập kết từ 3 nguồn chủ yếu là: Khai thác từrừng trồng của công ty, thu mua từ rừng trồng của các công ty lâm nghiệp

Bảng 2.3 Danh sách khách hàng bán hàng STT Danh sách khách hàng

1 Công ty TNHH Cảm Giáo

2 Công ty CP Xuất Nhập Khẩu lâm sản Đường Xanh

3 Công ty CP lâm sản An Phú

4 Công ty TNHH Thương mại và Xây dựng Hoàng Phú

(Nguồn: Phòng kinh doanh)

- Nguyên liệu được xác định khối lượng bằng cân điện tử sau đó được loại bỏ vỏbằng máy bóc vỏ

- Sau khi bóc vỏ cây gỗ nguyên liệu theo băng chuyền đến máy băm dăm Tạiđây cây gỗ nguyên liệu sẽ được chế biến thành dăm mảnh và dăm mảnh theo băngchuyền đến sàng dăm

- Sàng dăm có nhiệm vụ chọn lọc và phân loại dăm Dăm tốt, đúng kích thước,đạt yêu cầu sẽ được hệ thống băng tải chuyển đến bãi chứa dăm Dăm to không đúngkích thước sẽ quay trở lại máy băm dăm để chế biến lại thành kích thước chuẩn và khiđạt yêu cầu sẽ chuyển đến bãi chứa Mùn rác được đưa ra bãi xử lý

- Các sản phẩm từ các bãi chứa sẽ được vận chuyển, chuyên chở tới chi nhánhCông ty TNHH Ngôi Sao Kinh Tế Quảng Trị và đường thủy (tập trung tại cảng CửaViệt) Trường Đại học Kinh tế Huế