TÀI LIỆU HỘI NGHỊTRIỂN KHAI, TẬP HUẤN CÔNG TÁC CÔNG CHỨNG, CHỨNG THỰC

quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩmquyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận;- Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản; - Chứng thực chữ ký

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH KON TUM

SỞ TƯ PHÁP

TÀI LIỆU HỘI NGHỊ TRIỂN KHAI, TẬP HUẤN CÔNG TÁC CÔNG CHỨNG, CHỨNG THỰC

Kon Tum, tháng 11 năm 2020

MỤC LỤC

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH KON TUM 1

SỞ TƯ PHÁP 1

MỤC LỤC 2

Chuyên đề 1: 4

I NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CHỨNG THỰC 4

1 Thẩm quyền chứng thực 4

2 Giá trị pháp lý của bản sao được chứng thực từ bản chính, chữ ký được chứng thực và hợp đồng, giao dịch được chứng thực 7

3 Trách nhiệm khi tiếp nhận hồ sơ tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông 8

II HƯỚNG DẪN NGHIỆP VỤ CHỨNG THỰC 8

1 Chứng thực bản sao từ bản chính 8

2 Chứng thực chữ ký 10

3 Chứng thực hợp đồng giao dịch 18

III CẤP BẢN SAO ĐIỆN TỬ TỪ SỔ GỐC VÀ CHỨNG THỰC BẢN SAO ĐIỆN TỬ TỪ BẢN CHÍNH THEO QUY ĐỊNH TẠI NGHỊ ĐỊNH SỐ 45/2020/NĐ-CP CỦA CHÍNH PHỦ 40

1 Yêu cầu cấp bản sao điện tử 40

2 Quy trình tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính trên môi trường điện tử .41

3 Đăng ký, đăng nhập tài khoản và chuẩn bị hồ sơ điện tử thực hiện TTHC.42 4 Kết quả giải quyết thủ tục hành chính; Hủy hiệu lực của kết quả thực hiện thủ tục hành chính điện tử, lưu trữ hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính điện tử 43

5 Chuyển đổi hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính điện tử ra văn bản giấy 45

6 Kho quản lý dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân 45

Chuyên đề 2: 47

I 1 Hành vi vi phạm quy định về hồ sơ đề nghị bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, miễn nhiệm công chứng viên; đề nghị thành lập, đăng ký hoạt động, thay đổi nội dung đăng ký hoạt động, đăng ký hành nghề và cấp thẻ công chứng viên 47

I.3 Hành vi vi phạm quy định của công chứng viên khi nhận lưu giữ di chúc; công chứng di chúc, văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản, văn bản từ chối nhận di sản 50

I.4 Hành vi vi phạm quy định của công chứng viên về công chứng bản dịch51 I 5 Hành vi vi phạm quy định hoạt động hành nghề công chứng 53

I 6 Hành vi vi phạm quy định về hoạt động của tổ chức hành nghề công chứng 58

I.7 Hành vi vi phạm của tổ chức xã hội - nghề nghiệp của công chứng viên.61 II.1 Hành vi vi phạm quy định về chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký 61

II.2 Hành vi vi phạm quy định về chứng thực hợp đồng, giao dịch 64

II.3 Hành vi vi phạm quy định về chứng thực chữ ký người dịch 65

Chuyên đề 1:

HƯỚNG DẪN NGHIỆP VỤ VỀ CHỨNG THỰC THEO QUY ĐỊNH TẠI NGHỊ ĐỊNH SỐ 45/2020/NĐ-CP CỦA CHÍNH PHỦ VÀ THÔNG TƯ SỐ 01/2020/TT-BTP CỦA BỘ TƯ PHÁP

ThS Phạm Văn Chung - Trưởng phòng HC&BTTP

Ngày 03/3/2020, Bộ Tư pháp ban hành Thông tư số 01/2020/TT-BTP quyđịnh chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CPngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ bản sổ gốc, chứng thực bản sao

từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch, Thông tư cóhiệu lực từ ngày 20/4/2020 Ngày 08/4/2020, Thủ tướng Chính phủ ban hành Nghịđịnh số 45/2020/NĐ-CP về thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử,Nghị định có hiệu lực thi hành từ ngày 22/5/2020 Nhằm triển khai thực hiện cácvăn bản mới có liên quan đến hoạt động chứng thực trên địa bàn tỉnh, Sở Tư pháphướng dẫn một số nội dung về nghiệp vụ chứng thực như sau:

I NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CHỨNG THỰC

*Các văn bản căn cứ pháp lý:

- Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bảnsao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thựchợp đồng, giao dịch

- Nghị định số 45/2020/NĐ-CP ngày 08/4/2020 của Chính phủ về thực hiệnthủ tục hành chính trên môi trường điện tử

- Thông tư số 01/2020/TT-BTP ngày 03/3/2020 của Bộ Tư pháp quy định chitiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định 23/2015/NĐ-CP ngày16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ bản sổ gốc, chứng thực bản sao từ bảnchính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch

- Thông tư số 226/2016/TT-BTC ngày 11/11/2016 của Bộ trưởng Bộ Tàichính về quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí chứng thực

1 Thẩm quyền chứng thực

Tại Điều 5 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP quy định cụ thể về thẩm quyềnchứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng giaodịch:

1.1 Phòng Tư pháp huyện, thành phố (sau đây gọi chung là Phòng Tư pháp) có thẩm quyền và trách nhiệm:

- Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức

có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ

quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩmquyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận;

- Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản;

- Chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nướcngoài sang tiếng Việt, từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài;

- Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản;

- Chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản

- Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản;

- Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến thực hiện các quyền củangười sử dụng đất theo quy định của Luật Đất đai;

- Chứng thực hợp đồng, giao dịch về nhà ở theo quy định của Luật Nhà ở;

- Chứng thực di chúc;

- Chứng thực văn bản từ chối nhận di sản;

- Chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản

mà di sản là tài sản quy định tại các điểm c, d và đ khoản 2 Điều 5 Nghị định số23/NĐ-CP

Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện ký chứng thực vàđóng dấu của Ủy ban nhân dân cấp xã

1.3 Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và Cơ quan

khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài (sau

đây gọi chung là Cơ quan đại diện) có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực cácviệc quy định tại các điểm a, b và c khoản 1 Điều 5 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP.Viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự ký chứng thực và đóng dấu của Cơ quanđại diện

1.4 Công chứng viên có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực các việc

quy định tại điểm a khoản 1, điểm b khoản 2 Điều 5 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP,

ký chứng thực và đóng dấu của Phòng công chứng, Văn phòng công chứng (sauđây gọi chung là tổ chức hành nghề công chứng)

Tại khoản 5, khoản 6 Điều 5 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP quy định rõ việcchứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, chứng thực hợp đồng, giaodịch liên quan đến tài sản là động sản, chứng thực di chúc quy định tại Điều nàykhông phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu chứng thực Việc chứng thựccác hợp đồng, giao dịch liên quan đến quyền của người sử dụng đất được thực hiệntại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có đất Việc chứng thực các hợp đồng, giao dịchliên quan đến nhà ở được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có nhà

- Để triển khai thi hành quy định về chứng thực của Luật Công chứng năm

2014, Nghị định số 23/2015/NĐ-CP đã quy định cụ thể về thẩm quyền và tráchnhiệm của Công chứng viên trong việc chứng thực bản sao từ bản chính, chứngthực chữ ký tương đương thẩm quyền của Phòng Tư pháp, trừ việc công chứng bảndịch phải được thực hiện theo quy định của Luật công chứng

* Thẩm quyền chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản theo Nghị định số 23/2015/NĐ-CP: Phòng Tư pháp và Ủy ban nhân dân cấp xã có thẩm quyền chứng

thực như nhau, không phân biệt ngôn ngữ của giấy tờ văn bản (điểm b khoản 1Điều 5, điểm b khoản 2 Điều 5)

* Thẩm quyền chứng thực hợp đồng, giao dịch Nghị định số CP:

23/2015/NĐ Phòng Tư pháp và Ủy ban nhân dân cấp xã có thẩm quyền như nhau trongviệc chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến động sản, không phụ thuộc vào

- Việc chứng thực hợp đồng, giao dịch về nhà ở thuộc thẩm quyền của Ủyban nhân dân cấp xã theo quy định của Luật Nhà ở.

2 Giá trị pháp lý của bản sao được chứng thực từ bản chính, chữ ký được chứng thực và hợp đồng, giao dịch được chứng thực

- Bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định tại Nghị định số23/2015/NĐ-CP có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứngthực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác

- Chữ ký được chứng thực theo quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP

có giá trị chứng minh người yêu cầu chứng thực đã ký chữ ký đó, là căn cứ để xácđịnh trách nhiệm của người ký về nội dung của giấy tờ, văn bản

- Hợp đồng, giao dịch được chứng thực theo quy định có giá trị chứng cứchứng minh về thời gian, địa điểm các bên đã ký kết hợp đồng, giao dịch; năng lựchành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham giahợp đồng, giao dịch

*Mặt khác, tại Điều 7 Thông tư số 01/2020/TT-BTP cũng quy định về giá trịpháp lý của giấy tờ, văn bản đã được chứng thực không đúng quy định pháp luật,

cụ thể:

- Các giấy tờ, văn bản được chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thựcchữ ký không đúng quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và Thông tư số01/2020/TT-BTP thì không có giá trị pháp lý

- Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện có trách nhiệm ban hành quyết địnhhủy bỏ giá trị pháp lý của giấy tờ, văn bản chứng thực quy định tại khoản 1 Điều 7đối với giấy tờ, văn bản do Phòng Tư pháp chứng thực

- Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm ban hành quyết định hủy

bỏ giá trị pháp lý của giấy tờ, văn bản chứng thực quy định tại khoản 1 Điều 7 đốivới giấy tờ, văn bản do cơ quan mình chứng thực

Sau khi ban hành quyết định hủy bỏ giấy tờ, văn bản chứng thực, Chủ tịch

Ủy ban nhân dân cấp huyện, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm đăngtải thông tin về giấy tờ, văn bản đã được chứng thực nhưng không có giá trị pháp

lý lên Cổng thông tin điện tử của Ủy ban nhân dân tỉnh

- Người đứng đầu Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự vàcác cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nướcngoài có trách nhiệm ban hành quyết định hủy bỏ giá trị pháp lý của giấy tờ, vănbản chứng thực quy định tại khoản 1 Điều 7 đối với giấy tờ, văn bản do cơ quanmình chứng thực và đăng tải thông tin về giấy tờ, văn bản đã được chứng thựcnhưng không có giá trị pháp lý lên Trang thông tin điện tử của cơ quan mình

- Việc ban hành quyết định hủy bỏ giá trị pháp lý và đăng tải thông tin thựchiện ngay sau khi phát hiện giấy tờ, văn bản đó được chứng thực không đúng quyđịnh pháp luật.

3 Trách nhiệm khi tiếp nhận hồ sơ tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông

Khi tiếp nhận hồ sơ chứng thực chữ ký, chứng thực hợp đồng, giao dịch tại

bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông, ngườitiếp nhận hồ sơ (công chức của Phòng Tư pháp, công chức tư pháp - hộ tịch của

Ủy ban nhân dân cấp xã) có trách nhiệm kiểm tra kỹ hồ sơ, tính xác thực về chữ kýcủa người yêu cầu chứng thực Người tiếp nhận hồ sơ phải bảo đảm người yêu cầuchứng thực chữ ký minh mẫn, nhận thức và làm chủ được hành vi của mình; cácbên tham gia hợp đồng, giao dịch có năng lực hành vi dân sự, tự nguyện giao kếthợp đồng, giao dịch

II HƯỚNG DẪN NGHIỆP VỤ CHỨNG THỰC

1 Chứng thực bản sao từ bản chính

Chứng thực bản sao từ bản chính là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyềntheo quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP căn cứ vào bản chính để chứngthực bản sao là đúng với bản chính

1.1 Giấy tờ, văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao từ bản chính

- Bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp

- Bản chính giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập có xác nhận và đóng dấu của

cơ quan, tổ chức có thẩm quyền

* Lưu ý bản chính giấy tờ, văn bản sau không được dùng làm cơ sở đểchứng thực bản sao (Điều 22 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP):

- Bản chính bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt nội dung không hợp lệ

- Bản chính bị hư hỏng, cũ nát, không xác định được nội dung

- Bản chính đóng dấu mật của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền hoặc khôngđóng dấu mật nhưng ghi rõ không được sao chụp

- Bản chính có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kíchđộng chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử củadân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; viphạm quyền công dân

- Bản chính do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, côngchứng hoặc chứng nhận chưa được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định tại khoản 1

- Giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập nhưng không có xác nhận và đóng dấucủa cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.

1.2 Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính

- Người yêu cầu chứng thực phải xuất trình bản chính giấy tờ, văn bản làm

cơ sở để chứng thực bản sao và bản sao cần chứng thực.Trong trường hợp bảnchính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp,công chứng hoặc chứng nhận thì phải được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy địnhcủa pháp luật trước khi yêu cầu chứng thực bản sao; trừ trường hợp được miễn hợppháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc theonguyên tắc có đi, có lại

- Trường hợp người yêu cầu chứng thực chỉ xuất trình bản chính thì cơ quan,

tổ chức tiến hành chụp từ bản chính để thực hiện chứng thực, trừ trường hợp cơquan, tổ chức không có phương tiện để chụp

- Người thực hiện chứng thực kiểm tra bản chính, đối chiếu với bản sao, nếunội dung bản sao đúng với bản chính, bản chính giấy tờ, văn bản không thuộc cáctrường hợp quy định tại Điều 22 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP thì thực hiệnchứng thực như sau:

a) Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực bản sao từ bản chính theo mẫu quy định;b) Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực vàghi vào sổ chứng thực

Đối với bản sao có từ 02 (hai) trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối,nếu bản sao có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai

- Đối với trường hợp cùng một lúc yêu cầu chứng thực bản sao từ nhiều loạibản chính giấy tờ, văn bản; bản chính có nhiều trang; yêu cầu số lượng nhiều bảnsao; nội dung giấy tờ, văn bản phức tạp khó kiểm tra, đối chiếu mà cơ quan, tổchức thực hiện chứng thực không thể đáp ứng được thời hạn quy định tại Điều 7của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP thì thời hạn chứng thực được kéo dài thêmkhông quá 02 (hai) ngày làm việc hoặc có thể dài hơn theo thỏa thuận bằng vănbản với người yêu cầu chứng thực

* Thông tư số 01/2020/TT-BTP hướng dẫn cụ thể như sau:

- Bản sao từ bản chính để chứng thực phải gồm đầy đủ số trang có thông tincủa bản chính

Ví dụ: Chứng thực bản sao từ bản chính sổ hộ khẩu thì phải chụp đầy đủ trang bìa và các trang của sổ đã ghi thông tin về các thành viên có tên trong sổ; chứng thực hộ chiếu thì phải chụp cả trang bìa và toàn bộ các trang của hộ chiếu

có ghi thông tin.

- Người thực hiện chứng thực (đối với trường hợp người thực hiện chứngthực tiếp nhận hồ sơ), người tiếp nhận hồ sơ tại bộ phận một cửa, một cửa liênthông có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu bản sao với bản chính và bảo đảm chỉthực hiện chứng thực bản sao sau khi đã đối chiếu đúng với bản chính.

- Nếu phát hiện bản chính thuộc một trong các trường hợp quy định tại Điều

22 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP thì cơ quan thực hiện chứng thực từ chối tiếpnhận hồ sơ Trường hợp người yêu cầu chứng thực sử dụng bản chính bị tẩy xóa,thêm bớt, làm sai lệch nội dung, sử dụng giấy tờ giả hoặc bản sao có nội dungkhông đúng với bản chính thì người tiếp nhận, giải quyết hồ sơ lập biên bản viphạm, giữ lại hồ sơ để đề nghị cơ quan có thẩm quyền xử lý theo quy định phápluật

1.3 Cách ghi số chứng thực

Tại điểm b khoản 3 Điều 20 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP quy định: “Mỗibản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản hoặc nhiều bản saođược chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản trong cùng một thời điểm đượcghi một số chứng thực”

Khoản 1 Điều 4 Thông tư 01/2020/TT-BTP hướng dẫn cụ thể: Số chứng thựcbản sao từ bản chính theo quy định tại điểm b khoản 3 Điều 20 Nghị định số23/2015/NĐ-CP là số chứng thực được ghi theo từng loại giấy tờ được chứng thực;không lấy số chứng thực theo lượt người yêu cầu chứng thực

Ví dụ: ông A yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính 03 (ba) loại giấy tờ: chứng minh nhân dân mang tên ông Nguyễn Văn A, chứng minh nhân dân mang tên bà Nguyễn Thị B và sổ hộ khẩu của hộ gia đình ông Nguyễn Văn A Khi lấy số chứng thực, cơ quan thực hiện chứng thực sẽ lấy 03 (ba) số chứng thực khác nhau cho 03 (ba) loại giấy tờ trên

1.4 Phí chứng thực

Theo quy định tại Thông tư số 226/2016/TT-BTC ngày 11/11/2016 của Bộtrưởng Bộ Tài chính về quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phíchứng thực thì phí chứng thực bản sao từ bản chính là 2.000 đồng/trang Từ trangthứ ba trở lên thu 1.000 đồng/trang, nhưng mức thu tối đa không quá 200.000đồng/bản Trang là căn cứ để thu phí được tính theo trang của bản chính

2 Chứng thực chữ ký

Chứng thực chữ ký là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tạiNghị định số 23/2015/NĐ-CP chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ kýcủa người yêu cầu chứng thực

- Người thực hiện chứng thực kiểm tra giấy tờ yêu cầu chứng thực, nếu thấy

đủ giấy tờ theo quy định tại khoản 1 Điều 24, tại thời điểm chứng thực, người yêucầu chứng thực minh mẫn, nhận thức và làm chủ được hành vi của mình và việcchứng thực không thuộc các trường hợp quy định tại Điều 25 của Nghị định số23/2015/NĐ-CP thì yêu cầu người yêu cầu chứng thực ký trước mặt và thực hiệnchứng thực như sau:

+ Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực chữ ký theo mẫu quy định;

+ Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực vàghi vào sổ chứng thực

Đối với giấy tờ, văn bản có từ (02) hai trang trở lên thì ghi lời chứng vàotrang cuối, nếu giấy tờ, văn bản có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai

- Đối với trường hợp chứng thực chữ ký tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quảtheo cơ chế một cửa, một cửa liên thông thì công chức tiếp nhận hồ sơ kiểm tra cácgiấy tờ, nếu nhận thấy người yêu cầu chứng thực có đủ điều kiện quy định tạikhoản 2 Điều 24 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP thì đề nghị người yêu cầu chứngthực ký vào giấy tờ cần chứng thực và chuyển cho người có thẩm quyền ký chứngthực

Khi tiếp nhận hồ sơ chứng thực chữ ký, chứng thực hợp đồng, giao dịch tại

bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông, ngườitiếp nhận hồ sơ (công chức của Phòng Tư pháp, công chức tư pháp - hộ tịch của

Ủy ban nhân dân cấp xã) có trách nhiệm kiểm tra kỹ hồ sơ, tính xác thực về chữ kýcủa người yêu cầu chứng thực Người tiếp nhận hồ sơ phải bảo đảm người yêu cầuchứng thực chữ ký minh mẫn, nhận thức và làm chủ được hành vi của mình; cácbên tham gia hợp đồng, giao dịch có năng lực hành vi dân sự, tự nguyện giao kếthợp đồng, giao dịch

- Thủ tục chứng thực chữ ký quy định tại khoản 1, 2 và 3 Điều 24 Nghị định

số 23/2015/NĐ-CP cũng được áp dụng đối với các trường hợp sau đây:

+ Chứng thực chữ ký của nhiều người trong cùng một giấy tờ, văn bản;+ Chứng thực chữ ký của người khai lý lịch cá nhân;

+ Chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập theo quy địnhcủa pháp luật;

+ Chứng thực chữ ký trong Giấy ủy quyền đối với trường hợp ủy quyềnkhông có thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền và khôngliên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản

2.2 Trường hợp không được chứng thực chữ ký (Điều 25)

- Tại thời điểm chứng thực, người yêu cầu chứng thực chữ ký không nhậnthức và làm chủ được hành vi của mình

- Người yêu cầu chứng thực chữ ký xuất trình Giấy chứng minh nhân dânhoặc Hộ chiếu không còn giá trị sử dụng hoặc giả mạo

- Giấy tờ, văn bản mà người yêu cầu chứng thực ký vào có nội dung quyđịnh tại khoản 4 Điều 22 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP

- Giấy tờ, văn bản có nội dung là hợp đồng, giao dịch, trừ các trường hợpquy định tại điểm d khoản 4 Điều 24 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP hoặctrường hợp pháp luật có quy định khác

=> Trường hợp đặc biệt: Việc chứng thực chữ ký quy định tại các Điều 23,

24 và trường hợp không được chứng thực chữ ký tại Điều 25 của Nghị định số23/2015/NĐ-CP cũng được áp dụng trong trường hợp chứng thực điểm chỉ khingười yêu cầu chứng thực chữ ký không ký được và trường hợp người yêu cầuchứng thực không thể ký, điểm chỉ được

2.3 Cách ghi số chứng thực và mẫu lời chứng

a) Cách ghi số chứng thực

Khoản 2 Điều 4 Thông tư số 01/2020/TT-BTP quy định về cách ghi sốchứng thực như sau:

Số chứng thực chữ ký trên giấy tờ, văn bản và chứng thực chữ ký người dịch

là số chứng thực được ghi theo từng loại giấy tờ, văn bản cần chứng thực chữ ký;không lấy số chứng thực theo lượt người yêu cầu chứng thực

Ví dụ 1: Ông Trần Văn H yêu cầu chứng thực chữ ký trên tờ khai lý lịch cánhân và giấy ủy quyền nhận lương hưu, thì phải ghi thành 02 (hai) số chứng thựckhác nhau 01 (một) số đối với chứng thực chữ ký trên tờ khai lý lịch cá nhân và 01(một) số đối với chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền nhận lương hưu

Ví dụ 2: Bà Lê Thị B yêu cầu chứng thực chữ ký người dịch (theo mẫu chữ

ký người dịch đã đăng ký với Phòng Tư pháp) đối với 03 (ba) loại giấy tờ: bản dịch

hộ chiếu, bản dịch thư mời hội nghị và bản dịch hợp đồng Mỗi loại bản dịch phảighi 01 (một) số chứng thực Trong trường hợp này, Phòng Tư pháp sẽ lấy 03 (ba)

số chứng thực, không được ghi gộp 03 (ba) việc thành 01 (một) số chứng thực chomột người.

b) Mẫu lời chứng chứng thực chữ ký

Mẫu lời chứng chứng thực chữ ký của một người trong một giấy tờ văn bản

và lời chứng chứng thực chữ ký của nhiều người trong một giấy tờ văn bản đượcban hành kèm theo Thông tư số 01/2020/TT-BTP

Mẫu lời chứng chứng thực điểm chỉ, Mẫu lời chứng chứng thực trong trườnghợp không thể ký, điểm chỉ được; Mẫu lời chứng chứng thực chữ ký người dịchđược quy định kèm theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP

2.4 Cách thức chứng thực chữ ký trên giấy tờ, văn bản (Điều 13 Thông tư

số 01/2020/TT-BTP)

- Lời chứng phải ghi ngay phía dưới chữ ký được chứng thực hoặc trang liềnsau của trang giấy tờ, văn bản có chữ ký được chứng thực Trường hợp lời chứngđược ghi tại tờ liền sau của trang có chữ ký thì phải đóng dấu giáp lai giữa giấy tờ,văn bản chứng thực chữ ký và trang ghi lời chứng

- Trường hợp giấy tờ, văn bản có nhiều người ký thì phải chứng thực chữ kýcủa tất cả những người đã ký trong giấy tờ, văn bản đó

2.5 Phí chứng thực

Theo quy định tại Thông tư số 226/2016/TT-BTC ngày 11/11/2016 của Bộtrưởng Bộ Tài chính về quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phíchứng thực thì: Phòng Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp xã thu 10.000 đồng/trườnghợp (trường hợp được hiểu là một hoặc nhiều chữ ký trong một giấy tờ, văn bản)

2.6 Lưu trữ giấy tờ, văn bản khi chứng thực chữ ký, chứng thực chữ ký người dịch

Sau khi chứng thực chữ ký trên giấy tờ, văn bản và chứng thực chữ ký ngườidịch theo quy định tại khoản 2 Điều 14 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, cơ quan, tổchức thực hiện chứng thực có trách nhiệm lưu 01 (một) bản giấy tờ, văn bản đãchứng thực hoặc bản chụp giấy tờ, văn bản đó

Cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực có trách nhiệm tự chụp lại giấy tờ,văn bản đã chứng thực để lưu

nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền và không liên quan đến việc chuyểnquyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản thì được thực hiện dưới hìnhthức chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền.

- Phù hợp với quy định tại khoản 1 Điều 14 Thông tư số 01/2020/TT-BTP,việc chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền được thực hiện trong các trường hợpsau đây:

+ Ủy quyền về việc nộp hộ, nhận hộ hồ sơ, giấy tờ, trừ trường hợp pháp luậtquy định không được ủy quyền;

+ Ủy quyền nhận hộ lương hưu, bưu phẩm, trợ cấp, phụ cấp;

+ Ủy quyền nhờ trông nom nhà cửa;

+ Ủy quyền của thành viên hộ gia đình để vay vốn tại Ngân hàng chính sách

xã hội

- Đối với việc ủy quyền không thuộc một trong các trường hợp quy định tạikhoản 2 Điều này thì không được yêu cầu chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền;người yêu cầu chứng thực phải thực hiện các thủ tục theo quy định về chứng thựchợp đồng, giao dịch

b) Chứng thực chữ ký trong tờ khai lý lịch cá nhân (Điều 15 Thông tư số 01/2020/TT-BTP)

- Các quy định về chứng thực chữ ký tại Mục 3 Nghị định số

23/2015/NĐ-CP được áp dụng để chứng thực chữ ký trên tờ khai lý lịch cá nhân Người thựchiện chứng thực không ghi bất kỳ nhận xét gì vào tờ khai lý lịch cá nhân, chỉ ghilời chứng chứng thực theo mẫu quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP Trườnghợp pháp luật chuyên ngành có quy định khác về việc ghi nhận xét trên tờ khai lýlịch cá nhân thì tuân theo pháp luật chuyên ngành

- Người yêu cầu chứng thực phải chịu trách nhiệm về toàn bộ nội dung trong

tờ khai lý lịch cá nhân của mình Đối với những mục không có nội dung trong tờkhai lý lịch cá nhân thì phải gạch chéo trước khi yêu cầu chứng thực

- Đối với người không phải là cộng tác viên dịch thuật của Phòng Tư pháp

mà tự dịch giấy tờ, văn bản phục vụ mục đích cá nhân và có yêu cầu chứng thựcchữ ký trên bản dịch thì phải xuất trình các giấy tờ sau đây:

+ Bản chính hoặc bản sao có chứng thực Giấy Chứng minh nhân dân hoặc

Hộ chiếu còn giá trị sử dụng;

+ Bản chính hoặc bản sao từ sổ gốc, bản sao có chứng thực một trong cácgiấy tờ quy định tại khoản 2 Điều 27 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP; trừ trườnghợp dịch những ngôn ngữ không phổ biến mà người dịch không có bằng cử nhânngoại ngữ, bằng tốt nghiệp đại học nhưng thông thạo ngôn ngữ cần dịch;

CP thì thực hiện chứng thực như sau:

a) Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực chữ ký người dịch theo mẫu quy định;b) Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực vàghi vào sổ chứng thực

Đối với bản dịch giấy tờ, văn bản có từ 02 (hai) trang trở lên thì ghi lờichứng vào trang cuối, nếu giấy tờ, văn bản có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóngdấu giáp lai

- Trường hợp người dịch là viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự đồngthời là người thực hiện chứng thực tại các Cơ quan đại diện thì viên chức ngoạigiao, viên chức lãnh sự phải cam đoan về việc đã dịch chính xác nội dung giấy tờ,văn bản; ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu của Cơ quan đại diện

* Giấy tờ, văn bản không được dịch để chứng thực chữ ký người dịch

Theo quy định tại Điều 32 thì các loại giấy tờ, văn bản không được dịch đểchứng thực chữ ký người dịch bao gồm các loại sau:

- Giấy tờ, văn bản đã bị tẩy xóa, sửa chữa; thêm, bớt nội dung không hợp lệ

- Giấy tờ, văn bản bị hư hỏng, cũ nát không xác định được nội dung

- Giấy tờ, văn bản đóng dấu mật của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền hoặckhông đóng dấu mật nhưng ghi rõ không được dịch

- Giấy tờ, văn bản có nội dung quy định tại khoản 4 Điều 22 của Nghị định

số 23/2015/NĐ-CP

- Giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp,công chứng hoặc chứng nhận chưa được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định tạikhoản 1 Điều 20 của Nghị định này

* Thời hạn chứng thực chữ ký người dịch

- Thời hạn thực hiện yêu cầu chứng thực phải được bảo đảm ngay trong

ngày cơ quan, tổ chức tiếp nhận yêu cầu hoặc trong ngày làm việc tiếp theo, nếutiếp nhận yêu cầu sau 15 giờ;

- Có thể kéo dài hơn theo thỏa thuận bằng văn bản với người yêu cầu chứngthực

* Tiêu chuẩn người dịch và ngôn ngữ phổ biến

Theo quy định tại khoản 2 Điều 27 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, ngườidịch phải có trình độ cử nhân (đại học) ngoại ngữ trở lên về thứ tiếng nước ngoàicần dịch hoặc có bằng đại học trở lên đối với chuyên ngành khác được học bằngthứ tiếng nước ngoài cần dịch Trường hợp có bằng đại học trở lên đối với chuyênngành khác được học bằng thứ tiếng nước ngoài cần dịch thì người dịch cần xuấttrình thêm bảng điểm hoặc giấy tờ để chứng minh ngôn ngữ học của mình

Ví dụ: Ông Nguyễn Văn A có trình độ thạc sỹ Luật quốc tế tại Trung Quốc,chương trình học bằng tiếng Trung Quốc, nên ông A có đủ tiêu chuẩn để dịch tiếngTrung Quốc Ông Nguyễn Văn B là cử nhân kinh tế tại Nhật Bản nhưng chươngtrình học bằng tiếng Anh, nên ông B đủ tiêu chuẩn để dịch tiếng Anh

Ngôn ngữ phổ biến được hiểu là ngôn ngữ được thể hiện trên nhiều giấy tờ,văn bản được sử dụng tại Việt Nam và nhiều người Việt Nam có thể dịch ngôn ngữnày ra tiếng Việt hoặc ngược lại Ví dụ: tiếng Anh, tiếng Pháp, tiếng Đức, tiếngNga, tiếng Trung Quốc, tiếng Hàn Quốc, tiếng Nhật Bản, tiếng Tây Ban Nha

Ngôn ngữ không phổ biến là ngôn ngữ ít được thể hiện trên giấy tờ, văn bản

sử dụng tại Việt Nam và ít người có thể dịch được ngôn ngữ này ra tiếng Việt hoặcngược lại Ví dụ: tiếng Mông Cổ, tiếng Ấn Độ

* Chứng thực chữ ký người dịch không phải là cộng tác viên của Phòng Tưpháp

Người dịch ngôn ngữ không phổ biến và cũng không có bằng cử nhân ngoạingữ, tốt nghiệp đại học theo quy định tại khoản 2 Điều 27 Nghị định số23/2015/NĐ-CP thì khi yêu cầu chứng thực chữ ký, phải nộp bản cam kết về việcthông thạo loại ngôn ngữ đó và chịu trách nhiệm về nội dung bản dịch

Phòng Tư pháp chỉ chứng thực chữ ký người dịch không phải là cộng tácviên của Phòng Tư pháp khi người đó tự dịch giấy tờ, văn bản của mình.

Trường hợp dịch giấy tờ, văn bản cho người khác, kể cả người thân thíchtrong gia đình, bạn bè, đồng nghiệp hoặc dịch có thù lao theo thỏa thuận với cánhân, tổ chức thì phải do người dịch là cộng tác viên của Phòng Tư pháp thực hiện

* Phê duyệt danh sách cộng tác viên dịch thuật

Trường hợp người dịch đăng ký làm cộng tác viên dịch thuật ngôn ngữkhông phổ biến mà không có giấy tờ quy định tại khoản 2 Điều 27 Nghị định số23/2015/NĐ-CP thì nộp giấy tờ khác thay thế (nếu có) và bản cam kết về việcthông thạo ngôn ngữ không phổ biến đó

Phòng Tư pháp lập danh sách đề nghị Sở Tư pháp phê duyệt cộng tác viêndịch thuật, kèm theo trích ngang của từng người có các thông tin về họ, chữ đệm

và tên; ngày tháng năm sinh; nơi sinh; chứng minh nhân dân hoặc căn cước côngdân hoặc hộ chiếu; nơi cư trú; giấy tờ chứng minh trình độ ngôn ngữ hoặc cam kếtthông thạo ngôn ngữ không phổ biến

Sau khi nhận được đề nghị của Phòng Tư pháp, trong thời hạn 05 (năm)ngày làm việc, Sở Tư pháp kiểm tra danh sách đề nghị phê duyệt cộng tác viêndịch thuật Nếu những người được đề nghị có đủ tiêu chuẩn, điều kiện theo quyđịnh tại Điều 27 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, Sở Tư pháp ra quyết định phêduyệt danh sách cộng tác viên dịch thuật; nếu người nào không đủ tiêu chuẩn, điềukiện thì Sở Tư pháp từ chối phê duyệt và thông báo bằng văn bản cho Phòng Tưpháp

Hàng năm, Phòng Tư pháp có trách nhiệm rà soát lại danh sách cộng tácviên dịch thuật Trường hợp cộng tác viên không còn đủ điều kiện, tiêu chuẩn hoặckhông làm cộng tác viên dịch thuật tại Phòng Tư pháp đó từ 12 tháng trở lên màkhông có lý do chính đáng thì Phòng Tư pháp có văn bản đề nghị Sở Tư pháp raquyết định xóa tên người đó khỏi danh sách cộng tác viên dịch thuật

* Đăng ký lại chữ ký mẫu

Cộng tác viên dịch thuật khi ký hợp đồng với Phòng Tư pháp phải đăng kýchữ ký mẫu theo quy định tại Điều 29 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP Trường hợpmuốn thay đổi chữ ký thì cộng tác viên phải có văn bản đề nghị đăng ký lại chữ kýmẫu và ký 03 (ba) chữ ký trong Văn bản đề nghị đăng ký chữ ký mẫu Việc ký 03(ba) chữ ký mẫu được thực hiện trước mặt Trưởng phòng Tư pháp

d) Chứng thực chữ ký trên giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài

Khi chứng thực chữ ký trên giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài, nếungười tiếp nhận hồ sơ, người thực hiện chứng thực không hiểu rõ nội dung của

giấy tờ, văn bản thì đề nghị người yêu cầu chứng thực nộp kèm theo bản dịch ratiếng Việt của giấy tờ, văn bản Bản dịch ra tiếng Việt không phải công chứng hoặcchứng thực chữ ký người dịch, nhưng người yêu cầu chứng thực phải chịu tráchnhiệm về tính chính xác của bản dịch.

Các hợp đồng, giao dịch thực hiện chứng thực bao gồm:

- Hợp đồng, giao dịch mà pháp luật quy định phải chứng thực

Ví dụ: Chứng thực hợp đồng chuyển nhượng, tặng cho quyền sử dụng đất…

theo quy định tại điểm a khoản 3 Điều 167 Luật Đất đai 2013: “Hợp đồng chuyển

nhượng, tặng cho, thế chấp, góp vốn bằng quyền sử dụng đất, quyền sử dụng đất

và tài sản gắn liền với đất phải được công chứng hoặc chứng thực, trừ trường hợp kinh doanh bất động sản quy định tại điểm b khoản này”.

- Hợp đồng, giao dịch mà pháp luật không quy định phải chứng thực nhưng

cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu chứng thực

Ví dụ:

+ Tại Điều 635 Bộ luật Dân sự năm 2015 (BLDS 2015) quy định đối với

việc lập di chúc “Người lập di chúc có thể yêu cầu công chứng hoặc chứng thực

bản di chúc.”

+ Tại khoản 2 Điều 122 Luật Nhà ở quy định: "Đối với trường hợp tổ chức

tặng cho nhà tình nghĩa, nhà tình thương; mua bán, cho thuê mua nhà ở thuộc sở hữu của nhà nước; mua bán, cho thuê mua nhà ở xã hội, nhà ở phục vụ tái định cư; góp vốn bằng nhà ở mà có một bên là tổ chức; cho thuê, cho mượn, cho ở nhờ,

ủy quyền quản lý nhà ở thì không bắt buộc phải công chứng, chứng thực hợp đồng, trừ trường hợp các bên có nhu cầu." Đối với các giao dịch quy định nói trên thì

thời điểm có hiệu lực của hợp đồng là do các bên thỏa thuận; trường hợp các bênkhông có thỏa thuận thì thời điểm có hiệu lực của hợp đồng là thời điểm ký kếthợp đồng Nếu các bên có nhu cầu, yêu cầu Ủy ban nhân dân cấp xã tại nơi có nhà

ở ký chứng thực thì Ủy ban nhân dân cấp xã phải tiếp nhận và thực hiện việcchứng thực, không được từ chối

Hợp đồng, giao dịch được chứng thực theo quy định của Nghị định số

ký kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc

dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch

3.2 Thời hạn chứng thực hợp đồng, giao dịch (Điều 37)

Thời hạn chứng thực hợp đồng, giao dịch không quá 02 (hai) ngày làm việc,

kể từ ngày nhận đủ hồ sơ yêu cầu chứng thực hoặc có thể kéo dài hơn theo thỏathuận bằng văn bản với người yêu cầu chứng thực Trường hợp kéo dài thời hạngiải quyết thì người tiếp nhận hồ sơ phải có phiếu hẹn ghi rõ thời gian (giờ, ngày)trả kết quả cho người yêu cầu chứng thực

3.3 Quyền, nghĩa vụ, trách nhiệm của người yêu cầu chứng thực hợp đồng, giao dịch và trách nhiệm của cơ quan thực hiện việc chứng thực.

a) Về quyền, nghĩa vụ và trách nhiệm của người yêu cầu chứng thực hợp đồng, giao dịch được quy định cụ thể như sau:

- Người yêu cầu chứng thực phải hoàn toàn chịu trách nhiệm về nội dung,tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch mà mình yêu cầu chứng thực; tính hợp lệ,hợp pháp của các giấy tờ: Bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụnghoặc bản sao giấy tờ thay thế được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luậtquy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng trong trường hợp hợp đồng,giao dịch liên quan đến tài sản đó; trừ trường hợp người lập di chúc đang bị cáichết đe dọa đến tính mạng Đồng thời, người yêu cầu chứng thực phải chịu tráchnhiệm về tính hợp lệ, hợp pháp của giấy tờ, văn bản xuất trình khi làm thủ tụcchứng thực

- Việc chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản,chứng thực di chúc không phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu chứng thực

Trừ trường hợp chứng thực các hợp đồng, giao dịch liên quan đến quyền củangười sử dụng đất thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có đất Việc chứngthực các hợp đồng, giao dịch liên quan đến nhà ở thực hiện tại Ủy ban nhân dâncấp xã nơi có nhà

- Trong trường hợp bị từ chối chứng thực thì có quyền yêu cầu Phòng Tưpháp, Ủy ban nhân dân cấp xã từ chối giải thích rõ lý do bằng văn bản hoặc khiếunại theo quy định của pháp luật

Tại khoản 2 Điều 9 Thông tư số 01/2020/TT-BTP quy định rõ “Đối với hợp

đồng, giao dịch đã được chứng thực đúng quy định tại Nghị định số

23/2015/NĐ-CP và Thông tư này, trong quá trình thực hiện, nếu có phát sinh mâu thuẫn, tranh chấp, khiếu kiện, khiếu nại thì người yêu cầu chứng thực phải hoàn toàn chịu trách nhiệm.”

b) Về nghĩa vụ, quyền và trách nhiệm của người thực hiện chứng thực hợp đồng giao dịch được quy định cụ thể như sau:

- Bảo đảm trung thực, chính xác, khách quan khi thực hiện chứng thực

- Chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc chứng thực của mình

- Không được chứng thực hợp đồng, giao dịch có liên quan đến tài sản, lợiích của bản thân mình hoặc của những người thân thích là vợ hoặc chồng; cha mẹ

đẻ, cha mẹ nuôi; cha mẹ đẻ, cha mẹ nuôi của vợ hoặc chồng; con đẻ, con nuôi, condâu, con rể; ông, bà; anh chị em ruột, anh chị em một của vợ hoặc chồng; cháu làcon của con đẻ, con nuôi

- Yêu cầu cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan cung cấp thông tin cần thiết

để xác minh tính hợp pháp của giấy tờ, văn bản yêu cầu chứng thực

- Hướng dẫn người yêu cầu chứng thực bổ sung hồ sơ, nếu hồ sơ chứng thựcchưa đầy đủ hoặc hướng dẫn nộp hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền chứng thực,nếu nộp hồ sơ không đúng cơ quan có thẩm quyền

- Trong trường hợp từ chối chứng thực, người thực hiện chứng thực phải giảithích rõ lý do bằng văn bản cho người yêu cầu chứng thực

- Người thực hiện chứng thực chịu trách nhiệm về thời gian, địa điểm giao

kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch Người thực hiện chứng thực có

quyền từ chối chứng thực hợp đồng, giao dịch có nội dung trái pháp luật, đạo đức

xã hội.

- Khi tiếp nhận, giải quyết yêu cầu chứng thực, người thực hiện chứng thựckhông được đặt thêm thủ tục, không được gây phiền hà, yêu cầu nộp thêm giấy tờtrái quy định của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và Thông tư số 01/2020/TT-BTP

*Tại Điều 21 Thông tư số 01/2020/TT-BTP cũng hướng dẫn cụ thể về tráchnhiệm của cơ quan thực hiện chứng thực hợp đồng, giao dịch:

- Cơ quan thực hiện chứng thực có trách nhiệm tuyên truyền, phổ biến để

người yêu cầu chứng thực nhận thức rõ trách nhiệm đối với nội dung của hợpđồng, giao dịch và hệ quả pháp lý của việc chứng thực hợp đồng, giao dịch

- Trường hợp cơ quan thực hiện chứng thực phát hiện tài sản là đối tượngcủa hợp đồng, giao dịch là tài sản bất hợp pháp hoặc đang có tranh chấp, đã hoặcđang là đối tượng của hợp đồng, giao dịch khác thì cơ quan thực hiện chứng thựclập biên bản vi phạm, giữ lại hồ sơ để đề nghị cơ quan có thẩm quyền xử lý theoquy định pháp luật

3.4 Địa điểm chứng thực, lời chứng chứng thực, sổ chứng thực hợp đồng, giao dịch:

a) Địa điểm chứng thực

- Việc chứng thực được thực hiện tại trụ sở Phòng Tư pháp và Ủy ban nhândân cấp có thẩm quyền chứng thực, trừ trường hợp chứng thực di chúc, chứng thựchợp đồng, giao dịch mà người yêu cầu chứng thực thuộc diện già yếu, không thể đilại được, đang bị tạm giữ, tạm giam, thi hành án phạt tù hoặc có lý do chính đángkhác

- Khi thực hiện chứng thực phải ghi rõ địa điểm chứng thực; trường hợpchứng thực ngoài trụ sở phải ghi rõ thời gian (giờ, phút) chứng thực

- Phòng Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện chứng thực phải bố tríngười tiếp nhận yêu cầu chứng thực các ngày làm việc trong tuần; phải niêm yếtcông khai lịch làm việc, thẩm quyền, thủ tục, thời gian giải quyết và lệ phí, chi phíchứng thực tại trụ sở

b) Lời chứng chứng thực

Về lời chứng chứng thực hợp đồng, giao dịch:

- Lời chứng là nội dung bắt buộc của văn bản chứng thực

- Lời chứng chứng thực hợp đồng, giao dịch bao gồm:

+ Lời chứng chứng thực hợp đồng, giao dịch;

+ Lời chứng chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản;

+Lời chứng chứng thực văn bản khai nhận di sản;

3.5 Phí chứng thực hợp đồng, giao dịch

Mức thu phí, chế độ thu, nộp, quản lý, sử dụng phí chứng thực được thựchiện theo quy định tại Thông tư số 226/2016/TT-BTC ngày 11/11/2016 của Bộtrưởng Bộ Tài chính về quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phíchứng thực:

đó theo Quyết định số 47/2017/QĐ-UBND ngày 22/9/2020 của UBND tỉnh KonTum quy định mức trần chi phí chứng thực, hành chính tư pháp trên địa bàn tỉnhKon Tum

3.6 Quy trình thủ tục chứng thực hợp đồng, giao dịch

Theo quy định tại Nghị định số 23/3015/NĐ-CP thì hợp đồng, giao dịch chỉthực hiện một thủ tục chung; không có các thủ tục riêng về chứng thực như một sốhợp đồng, giao dịch trước đây:

- Người yêu cầu chứng thực nộp 01 (một) bộ hồ sơ yêu cầu chứng thực, gồmcác giấy tờ sau đây:

+ Dự thảo hợp đồng, giao dịch;

+ Bản sao Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng củangười yêu cầu chứng thực (Về giá trị sử dụng của Giấy chứng minh nhân dân theoquy định tại khoản 2, điều 4 Thông tư số 04/1999/TT-BCA ngày 29/4/1999, thì thờihạn sử dụng chứng minh nhân dân là 15 năm);

+ Bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc bản sao giấy

tờ thay thế được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định phảiđăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng trong trường hợp hợp đồng, giao dịch liênquan đến tài sản đó; trừ trường hợp người lập di chúc đang bị cái chết đe dọa tínhmạng

* Bản sao giấy tờ trên đây được xuất trình kèm bản chính để đối chiếu.

- Người thực hiện chứng thực kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu chứngthực, nếu hồ sơ đầy đủ, tại thời điểm chứng thực các bên tham gia hợp đồng, giaodịch tự nguyện, minh mẫn và nhận thức, làm chủ được hành vi của mình thì thựchiện chứng thực

- Các bên tham gia hợp đồng, giao dịch phải ký trước mặt người thực hiệnchứng thực Trường hợp người yêu cầu chứng thực hợp đồng, giao dịch nộp hồ sơtrực tiếp tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liênthông, thì các bên phải ký trước mặt người tiếp nhận hồ sơ

Trường hợp người giao kết hợp đồng, giao dịch là đại diện của tổ chức tíndụng, doanh nghiệp đã đăng ký chữ ký mẫu tại cơ quan thực hiện chứng thực, thìngười đó có thể ký trước vào hợp đồng, giao dịch Người tiếp nhận hồ sơ có tráchnhiệm đối chiếu chữ ký trong hợp đồng, giao dịch với chữ ký mẫu Nếu thấy chữ

ký trong hợp đồng, giao dịch khác chữ ký mẫu, thì yêu cầu người đó ký trước mặtngười tiếp nhận hồ sơ Người tiếp nhận hồ sơ phải chịu trách nhiệm về việc cácbên đã ký trước mặt mình

Người tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm kiểm tra giấy tờ, hồ sơ Nếu thấy đủđiều kiện theo quy định tại khoản 2 và khoản 3 Điều 36 Nghị định số 23/2015/NĐ-

CP, thì ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch trước khi người có thẩm quyềnthực hiện chứng thực hợp đồng, giao dịch theo quy định

- Trường hợp người yêu cầu chứng thực không ký được thì phải điểm chỉ;nếu người đó không đọc được, không nghe được, không ký, không điểm chỉ đượcthì phải có 02 (hai) người làm chứng Người làm chứng phải có đủ năng lực hành

vi dân sự và không có quyền, lợi ích hoặc nghĩa vụ liên quan đến hợp đồng, giaodịch Người làm chứng do người yêu cầu chứng thực bố trí, trong trường hợpngười yêu cầu chứng thực không bố trí được thì đề nghị Phòng Tư pháp, Ủy bannhân dân cấp xã thực hiện chứng thực chỉ định người làm chứng Người làm chứngphải xuất trình giấy tờ tùy thân còn giá trị sử dụng để người thực hiện chứng thựckiểm tra và ký vào từng trang của hợp đồng

Theo quy định tại khoản 2 Điều 22 Thông tư số 01/2020/TT-BTP người làmchứng theo quy định do người yêu cầu chứng thực bố trí Trường hợp người yêucầu chứng thực không bố trí được thì đề nghị cơ quan thực hiện chứng thực chỉđịnh người làm chứng Người làm chứng phải xuất trình giấy tờ tùy thân còn giá trị

sử dụng để người thực hiện chứng thực kiểm tra; ký vào từng trang của hợp đồng,giao dịch

- Người thực hiện chứng thực ghi lời chứng tương ứng với từng loại hợpđồng, giao dịch theo mẫu quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP; ký, ghi rõ họ

tên, đóng dấu của cơ quan thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực Đối vớihợp đồng, giao dịch có từ 02 (hai) trang trở lên, thì từng trang phải được đánh sốthứ tự, có chữ ký của người yêu cầu chứng thực và người thực hiện chứng thực; sốlượng trang và lời chứng được ghi tại trang cuối của hợp đồng, giao dịch Trườnghợp hợp đồng, giao dịch có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.

- Trường hợp phải phiên dịch thì người phiên dịch có trách nhiệm dịch đầy

đủ, chính xác nội dung của hợp đồng, giao dịch, nội dung lời chứng cho người yêucầu chứng thực và ký vào từng trang hợp đồng với tư cách là người phiên dịch

Người phiên dịch theo quy định tại khoản 1 Điều 22 Thông tư số

01/2020/TT-BTP như sau:“Trong trường hợp người yêu cầu chứng thực hợp đồng,

giao dịch không thông thạo tiếng Việt thì phải có người phiên dịch Người phiên dịch phải là người có năng lực hành vi dân sự đầy đủ theo quy định của pháp luật, thông thạo tiếng Việt và ngôn ngữ mà người yêu cầu chứng thực sử dụng Người phiên dịch do người yêu cầu chứng thực mời hoặc do cơ quan thực hiện chứng thực chỉ định Thù lao phiên dịch do người yêu cầu chứng thực trả.”

3.7 Quy trình thủ tục chứng thực việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch

Khi yêu cầu sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch theo quy địnhtại Điều 38 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP thì người yêu cầu chứng thực phải xuấttrình giấy tờ tùy thân còn giá trị sử dụng để người thực hiện chứng thực kiểm tra

và nộp 01 (một) bộ hồ sơ gồm các giấy tờ sau đây:

Thủ tục chứng thực việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch đượcthực hiện theo quy định tại các khoản 2, 3, 4 và khoản 5 Điều 36 Nghị định số23/2015/NĐ-CP và các khoản 1, 2 Điều này

Lưu ý: Việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch đã được chứng

thực chỉ được thực hiện khi có thỏa thuận bằng văn bản của các bên tham gia hợpđồng, giao dịch và được thực hiện tại cơ quan đã chứng thực hợp đồng, giao dịch

Trường hợp sửa đổi, bổ sung, thay thế, hủy bỏ một phần hoặc toàn bộ di chúc thì

có thể chứng thực tại bất kỳ cơ quan có thẩm quyền chứng thực nào

- Người thực hiện chứng thực kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu chứngthực, nếu đầy đủ tại thời điểm chứng thực các bên tham gia hợp đồng, giao dịch tựnguyện, minh mẫn và nhận thức, làm chủ được hành vi của mình thì thực hiệnchứng thực

- Phòng Tư pháp, Ủy ban nhân cấp xã thực hiện việc sửa đổi, bổ sung, thaythế, hủy bỏ một phần hoặc toàn bộ di chúc phải thông báo bằng văn bản cho cơquan đã chứng thực trước đây về nội dung sửa đổi, bổ sung, thay thế, hủy bỏ mộtphần hoặc toàn bộ di chúc để ghi chú vào Sổ chứng thực hợp đồng, giao dịch

3.8 Thời hạn chứng thực hợp đồng, giao dịch

Thời hạn chứng thực hợp đồng, giao dịch không quá 02 (hai) ngày làm việc,

kể từ ngày nhận đủ hồ sơ yêu cầu chứng thực hoặc có thể kéo dài hơn theo thỏathuận bằng văn bản với người yêu cầu chứng thực

3.9 Quy trình thủ tục sửa lỗi sai sót trong hợp đồng, giao dịch

- Người yêu cầu chứng thực nộp 01 (một) bộ hồ sơ yêu cầu chứng thực, gồmcác giấy tờ sau đây:

+ Bản sao Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng củangười yêu cầu chứng thực (xuất trình bản chính để đối chiếu);

+ Văn bản thỏa thuận về việc sửa lỗi sai sót trong hợp đồng, giao dịch đãđược chứng thực

+ Hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực;

+ Bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc bản sao giấy

tờ thay thế được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định phảiđăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng trong trường hợp hợp đồng, giao dịch liênquan đến tài sản đó (xuất trình bản chính để đối chiếu)

- Việc sửa lỗi sai sót trong khi ghi chép, đánh máy, in hợp đồng, giao dịch đãđược chứng thực được thực hiện theo thỏa thuận bằng văn bản của các bên thamgia hợp đồng, giao dịch, nếu không làm ảnh hưởng đến quyền, nghĩa vụ của cácbên và được thực hiện tại cơ quan đã chứng thực hợp đồng, giao dịch

- Người thực hiện chứng thực gạch chân lỗi sai sót cần sửa, đóng dấu của cơquan thực hiện chứng thực và ghi vào bên lề của hợp đồng, giao dịch nội dung đãsửa, họ tên, chữ ký của người sửa, ngày tháng năm sửa

- Thời hạn giải quyết: Thời hạn thực hiện yêu cầu chứng thực phải được bảo

đảm ngay trong ngày cơ quan, tổ chức tiếp nhận yêu cầu hoặc trong ngày làm việc

tiếp theo, nếu tiếp nhận yêu cầu sau 15 giờ Trường hợp trả kết quả trong ngày làmviệc tiếp theo thì người tiếp nhận hồ sơ phải có phiếu hẹn ghi rõ thời gian (giờ,ngày) trả kết quả cho người yêu cầu chứng thực

3.10 Quy trình thủ tục cấp bản sao có chứng thực từ bản chính hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực

- Người yêu cầu cấp bản sao có chứng thực từ bản chính hợp đồng, giao dịchphải xuất trình xuất trình bản chính hoặc bản sao có chứng thực Giấy chứng minhnhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng

- Người thực hiện chứng thực kiểm tra giấy tờ do người yêu cầu cấp bản sao

có chứng thực từ bản chính hợp đồng, giao dịch xuất trình

Lưu ý: Việc cấp bản sao có chứng thực từ bản chính hợp đồng, giao dịch đã

được chứng thực được thực hiện tại cơ quan lưu trữ hợp đồng, giao dịch

- Phòng Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện chứng thực tiến hànhchụp từ bản chính hợp đồng, giao dịch đang được lưu trữ và thực hiện chứng thựcnhư sau:

+ Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực bản sao theo mẫu quy định;

+ Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của Phòng Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp xãthực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực

- Đối với bản sao có từ 02 (hai) trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối,nếu bản sao có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai

- Mỗi bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản hoặc nhiềubản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản trong cùng một thờiđiểm được ghi một số chứng thực

3.11 Mẫu lời chứng chứng thực hợp đồng, giao dịch

Mẫu lời chứng chứng thực hợp đồng, giao dịch và lời chứng chứng thực vănbản khai nhận di sản, từ chối nhận di sản của từ hai người trở lên cùng nhận di sản,

từ chối nhận di sản được ban hành kèm theo Thông tư số 01/2020/TT-BTP

3.12 Kỹ năng chứng thực hợp đồng, giao dịch

Theo quy định tại Điều 35 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và khoản 2 Điều 9Thông tư số 01/2020/TT-BTP thì người yêu cầu chứng thực phải hoàn toàn chịutrách nhiệm về nội dung, tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch; người thực hiệnchứng thực chịu trách nhiệm về thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng, giao dịch;năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc điểm chỉ của các bên thamgia hợp đồng, giao dịch Quy định như vậy không có nghĩa là người thực hiệnchứng thực không phải chịu trách nhiệm gì đối với hợp đồng, giao dịch có nội

dung trái pháp luật, đạo đức xã hội theo quy định tại khoản 2, Điều 35 của Nghịđịnh số 23/2015/NĐ-CP người thực hiện chứng thực có quyền từ chối chứng thựchợp đồng, giao dịch có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội.

Do đó, để bảo vệ quyền lợi của người dân và bảo đảm thực hiện đúng quyđịnh của pháp luật, công chức tư pháp - hộ tịch khi tham mưu chứng thực hợpđồng, giao dịch phải thực hiện đầy đủ quy định tại Điều 35 của Nghị định số23/2015/NĐ-CP, theo đó, cùng với việc xác nhận về năng lực hành vi dân sự, ý chí

tự nguyện các bên; thời gian, địa điểm ký kết hợp đồng, giao dịch…, thì phải xemxét đến nội dung của hợp đồng, giao dịch, đặc biệt đối với hợp đồng, giao dịch liênquan đến quyền sử dụng đất Với trách nhiệm là cơ quan quản lý đất đai ở địaphương Ủy ban nhân dân cấp xã cần kiểm tra, xác minh để bảo đảm tính hợp phápcủa thửa đất là đối tượng của hợp đồng, giao dịch, nhằm phát huy trách nhiệm,quyền hạn của cơ quan quản lý đất đai tại địa phương theo quy định của Luật đấtđai, cũng như bảo đảm tốt hơn quyền lợi của người dân khi tham gia hợp đồng,giao dịch

Vì vậy, để đảm bảo các hợp đồng, giao dịch được thực hiện theo đúng quyđịnh của BLDS 2015 quy định như: Điều 123 quy định giao dịch dân sự vô hiệu do

vi phạm điều cấm của luật, trái đạo đức xã hội; Điều 124 quy định giao dịch dân sự

vô hiệu do giả tạo; Điều 126 quy định về giao dịch dân sự vô hiệu do bị nhầm lẫn;Điều 127 quy định giao dịch dân sự vô hiệu do bị lừa dối, đe dọa, cưỡng ép Côngchức tư pháp - hộ tịch cần lưu ý như sau:

Ví dụ 1: Về chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản: Khi nhận được

yêu cầu chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, người thực hiện chứngthực phải lưu ý những vấn đề cơ bản sau:

+ Xác định những trường hợp nào thì phải yêu cầu chứng thực văn bản thỏathuận phân chia di sản: những người thừa kế theo pháp luật hoặc theo di chúc mà

di chúc không xác định rõ phần di sản được hưởng của từng người hoặc người đểlại di sản có di chúc nhưng có phần tài sản chưa định đoạt thì họ có quyền yêu cầuchứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản

Trong thỏa thuận phân chia di sản, người được hưởng di sản có thể tặng chotoàn bộ hoặc một phần quyền hưởng di sản của mình cho người thừa kế khác

Văn bản thỏa thuận phân chia di sản đã được chứng thực là một trong cáccăn cứ để cơ quan nhà nước có thẩm quyền đăng ký việc chuyển quyền sử dụngđất, quyền sở hữu tài sản cho người được hưởng di sản

Ví dụ 2: Quan hệ tặng cho là quan hệ hai bên còn di chúc là hành vi pháp lý

đơn phương nên dẫn đến nếu là hợp đồng tặng cho, về giấy tờ tùy thân, người yêu

cầu chứng thực cần cung cấp giấy tờ của cả hai bên; còn nếu là di chúc thì khôngcần thiết (chỉ cần giấy tờ tùy thân của người lập di chúc).

Ví dụ 3: Đối với trường hợp chỉ có một người duy nhất hưởng di sản theo

pháp luật hoặc những người cùng được hưởng di sản theo pháp luật nhưng thỏathuận không phân chia di sản đó thì hình thức văn bản chứng thực sẽ là Văn bảnkhai nhận di sản

* Do đó, yêu cầu nội dung hợp đồng giao dịch phải phản ánh đúng ý chí củacác bên giao kết

- Theo quy định tại Điều 385 BLDS 2015 khái niệm về hợp đồng có thểthấy, nổi bật lên hai nét cơ bản của hợp đồng, đó là: 1) Sự thỏa thuận giữa các bên;2) làm phát sinh hậu quả pháp lý (xác lập, thay đổi, chấm dứt các quyền và nghĩa

vụ dân sự)

Sự thỏa thuận là yếu tố bắt buộc phải có trong hợp đồng Khi nói đến hợpđồng bao giờ cũng có sự thỏa thuận ít nhất của hai bên (bên bán tài sản, bên muatài sản; bên cho thuê nhà và bên thuê nhà…) Hợp đồng được thiết lập khi có sựthỏa thuận của các bên, tức là khi giao kết phải có sự thống nhất ý chí giữa các bêntrong việc làm phát sinh những quyền và nghĩa vụ nhất định

- Văn bản hợp đồng phải phản ánh chính xác, trung thực, đầy đủ ý chí củacác bên tham gia giao dịch

- Thỏa thuận của các bên tham gia giao dịch phải hợp pháp Việc phản ánhmột cách trung thực, đầy đủ, chính xác ý chí của các bên tham gia giao dịch làtrách nhiệm của người yêu cầu chứng thực Tuy nhiên, những ý chí này, nhữngthỏa thuận này phải hợp pháp, nếu không đảm bảo yêu cầu này, hợp đồng văn bảnđược soạn thảo sẽ không đáp ứng được các điều kiện có hiệu lực quy định tại Điều

117 BLDS 2015

“ Điều 117 Điều kiện có hiệu lực của giao dịch dân sự

1 Giao dịch dân sự có hiệu lực khi có đủ các điều kiện sau đây:

a) Chủ thể có năng lực pháp luật dân sự, năng lực hành vi dân sự phù hợp với giao dịch dân sự được xác lập;

b) Chủ thể tham gia giao dịch dân sự hoàn toàn tự nguyện;

c) Mục đích và nội dung của giao dịch dân sự không vi phạm điều cấm của luật, không trái đạo đức xã hội.

2 Hình thức của giao dịch dân sự là điều kiện có hiệu lực của giao dịch dân

sự trong trường hợp luật có quy định”.

Vì vậy, công chức Tư pháp - Hộ tịch cần chú ý qua trao đổi hướng dẫn hồ sơyêu cầu chứng thực sẽ biết được ý chí, nội dung thỏa thuận của các bên Trườnghợp nội dung, hình thức, thỏa thuận hợp pháp thì mới xem xét có tiếp nhận yêu cầu

và thực hiện các công việc tiếp theo trong quy trình chứng thực Trường hợp khônghợp pháp cần giải thích, hướng dẫn các bên Nếu không đảm bảo, người thực hiệnviệc chứng thực phải từ chối chứng thực

a) Về chủ thể tham gia giao dịch

Để xác định cần đưa thông tin nào vào phần các bên tham gia giao kết hợpđồng, văn bản cần xác định: giao dịch này gồm những bên nào, ai có tư cách để kývào hợp đồng, văn bản Điều này phụ thuộc khá nhiều vào việc chủ sở hữu, sửdụng tài sản là ai

- Đối với tổ chức: Cần xác định đúng người đại diện, việc xác định tư cáchcủa người đại diện cho tổ chức tham gia ký hợp đồng, văn bản được thực hiệnthông qua hồ sơ pháp lý của tổ chức đó (trường hợp đại diện đương nhiên) hoặcthông qua văn bản ủy quyền hợp lệ (trường hợp đại diện theo ủy quyền)

Tổ chức trong nước gồm cơ quan nhà nước, đơn vị vũ trung nhân dân, tổchức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị xã hội -nghề nghiệp, tổ chức sự nghiệp công lập và tổ chức khác theo quy định của phápluật về dân sự

Khi thực hiện các hợp đồng giao dịch liên quan đến quyền sử dụng đất màchủ thể sử dụng đất là tổ chức nêu trên, một điều lưu ý là công chức tư pháp - hộtịch phải kiểm tra tư cách pháp nhân của tổ chức đó Nếu họ có đầy đủ tư cáchpháp nhân mới được tham gia giao kết các hợp đồng, giao dịch liên quan đếnquyền sử dụng đất

- Đối với hộ gia đình: Cần xác định đầy đủ các thành viên hộ gia đình, trên

cơ sở đó, xác định những chủ thể cần tham gia giao kết hợp đồng, văn bản lànhững thành viên trong hộ từ đủ 15 tuổi trở lên

Theo quy định tại khoản 1 Điều 101 BLDS 2015 quy định:

“Điều 101 Chủ thể trong quan hệ dân sự có sự tham gia của hộ gia đình, tổ hợp tác, tổ chức khác không có tư cách pháp nhân

1 Trường hợp hộ gia đình, tổ hợp tác, tổ chức khác không có tư cách pháp nhân tham gia quan hệ dân sự thì các thành viên của hộ gia đình, tổ hợp tác, tổ chức khác không có tư cách pháp nhân là chủ thể tham gia xác lập, thực hiện giao dịch dân sự hoặc ủy quyền cho người đại diện tham gia xác lập, thực hiện giao dịch dân sự Việc ủy quyền phải được lập thành văn bản, trừ trường hợp có thỏa

thuận khác Khi có sự thay đổi người đại diện thì phải thông báo cho bên tham gia quan hệ dân sự biết.

Trường hợp thành viên của hộ gia đình, tổ hợp tác, tổ chức khác không có

tư cách pháp nhân tham gia quan hệ dân sự không được các thành viên khác ủy quyền làm người đại diện thì thành viên đó là chủ thể của quan hệ dân sự do mình xác lập, thực hiện.

2 Việc xác định chủ thể của quan hệ dân sự có sự tham gia của hộ gia đình

sử dụng đất được thực hiện theo quy định của Luật đất đai.”

Để giao dịch hợp pháp với hộ gia đình, thì vấn để quan trọng nhất là xácđịnh được các thành viên của hộ gia đình BLDS 2015 quy định việc xác định cácchủ thể tham gia xác lập, thực hiện các giao dịch của hộ gia đình được áp dụng quy

định tại khoản 1 Điều 102: “1 Việc xác định tài sản chung của các thành viên hộ

gia đình, quyền, nghĩa vụ đối với tài sản này được xác định theo quy định tại Điều

212 của Bộ luật này.”

Điều 212 BLDS 2015 quy định:

“1 Tài sản của các thành viên gia đình cùng sống chung gồm tài sản do các thành viên đóng góp, cùng nhau tạo lập nên và những tài sản khác được xác lập quyền sở hữu theo quy định của Bộ luật này và luật khác có liên quan.

2 Việc chiếm hữu, sử dụng, định đoạt tài sản chung của các thành viên gia đình được thực hiện theo phương thức thỏa thuận Trường hợp định đoạt tài sản là bất động sản, động sản có đăng ký, tài sản là nguồn thu nhập chủ yếu của gia đình phải có sự thỏa thuận của tất cả các thành viên gia đình là người thành niên có năng lực hành vi dân sự đầy đủ, trừ trường hợp luật có quy định khác.

Trường hợp không có thỏa thuận thì áp dụng quy định về sở hữu chung theo phần được quy định tại Bộ luật này và luật khác có liên quan, trừ trường hợp quy định tại Điều 213 của Bộ luật này.”

Luật Đất đai năm 2013 đưa ra khái niệm hộ gia đình khi thêm ba yếu tố là:Quan hệ huyết thống, hôn nhân và nuôi dưỡng theo quy định của luật hôn nhân vàgia đình để xác định tiêu chí của hộ gia đình

Khoản 29 và khoản 30 Điều 3 Luật Đất đai năm 2013 xác định:

“29 Hộ gia đình sử dụng đất là những người có quan hệ hôn nhân, huyết thống, nuôi dưỡng theo quy định của pháp luật về hôn nhân và gia đình, đang sống chung và có quyền sử dụng đất chung tại thời điểm được Nhà nước giao đất, cho thuê đất, công nhận quyền sử dụng đất; nhận chuyển quyền sử dụng đất.

30 Hộ gia đình, cá nhân trực tiếp sản xuất nông nghiệp là hộ gia đình, cá

nghiệp; nhận chuyển quyền sử dụng đất nông nghiệp và có nguồn thu nhập ổn định từ sản xuất nông nghiệp trên đất đó”

Như vậy, theo Luật Đất đai năm 2013 thì có hai loại hộ gia đình là hộ giađình trực tiếp sản xuất nông nghiệp và hộ gia đình sử dụng đất nhưng không trựctiếp sản xuất nông nghiệp Mặt khác, với quy định trên thì có thể hiểu hộ gia đình

sử dụng đất có 02 dấu hiệu để nhận biết là

- Thành viên gồm những người có quan hệ hôn nhân, huyết thống, nuôidưỡng theo quy định của pháp luật về hôn nhân và gia đình

- Đang sống chung và có quyền sử dụng đất chung tại thời điểm được Nhànước giao đất, cho thuê đất, công nhận quyền sử dụng đất; nhận chuyển quyền sửdụng đất (thời điểm cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất)

Các quy định của pháp luật đều dẫn đến việc khi giao dịch liên quan đến tàisản chung như quyền sử dụng đất của hộ gia đình thì đều phải có sự đồng ý hoặc

ủy quyền của thành viên trong hộ gia đình

- Đối với cá nhân:

Cần phải biết đâu là tài sản riêng hay tài sản chung vợ chồng để xác định chủthể tham gia giao kết là một người hay cả hai vợ chồng

Thực tế cuộc sống cho thấy có rất nhiều trường hợp tài sản không thuộcquyền sở hữu của chỉ một người, mà của nhiều người khác nhau Những trườnghợp đó thiết lập quyền sở hữu chung của nhiều chủ thể đối với tài sản

Quyền sở hữu chung có thế được thiết lập trên nhiều cơ sở khác nhau: Tàisản do thừa kế chung, tài sản được vợ chồng tạo lập nên trong thời kỳ hôn nhân, tàisản chung của hộ gia đình…

Thông thường tài sản thuộc sở hữu chung phải là những tài sản không chiađược (nếu chia ra thì không còn giữ nguyên công dụng hoặc hiệu quả sử dụng nhưban đầu) hoặc chưa thể chia được trong bối cảnh hiện tại (còn tồn tại quan hệ hônnhân, chưa đủ điều kiện để chia theo di chúc để lại…)

Điểm chung ở đây là tồn tại nhiều chủ thể cùng có chung quyền sở hữu đốivới tài sản nhất định Những chủ thể này gọi chung là đồng sở hữu chủ của tài sảnđó

Điều 213 BLDS 2015 quy định:

“1 Sở hữu chung của vợ chồng là sở hữu chung hợp nhất có thể phân chia.

2 Vợ chồng cùng nhau tạo lập, phát triển khối tài sản chung; có quyền ngang nhau trong việc chiếm hữu, sử dụng, định đoạt tài sản chung.

3 Vợ chồng thỏa thuận hoặc ủy quyền cho nhau chiếm hữu, sử dụng, định đoạt tài sản chung.

4 Tài sản chung của vợ chồng có thể phân chia theo thỏa thuận hoặc theo quyết định của Tòa án.

5 Trường hợp vợ chồng lựa chọn chế độ tài sản theo thỏa thuận theo quy định của pháp luật về hôn nhân và gia đình thì tài sản chung của vợ chồng được

áp dụng theo chế độ tài sản này.”

Tuy nhiên, không phải mọi tài sản của vợ chồng đều được coi là thuộc sởhữu chung hợp nhất Phần tài sản được coi là sở hữu chung hợp nhất của vợ chồngphải đáp ứng các điều kiện:

+ Được tạo lập (vợ hoặc chồng làm ra, hoặc cả hai vợ cồng cùng làm ra)trong quá trình hôn nhân hợp pháp

+ Tài sản được sử dụng cho nhu cầu chung của vợ chồng và các thành viêntrong gia đình Các tài sản mang tính chất phục vụ cho nhu cầu cá nhân riêng tưcủa mỗi thành viên (ví dụ: quần áo, đồ tư trang có giá trị không lớn so với thu nhậpcủa gia đình…) là tài sản riêng của người đó

+ Tài sản được tặng cho chung cũng thuộc sở hữu chung hợp nhất một tàisản được coi là tặng cho chung nếu như việc đó được thể hiện cụ thể trong hợpđồng tặng cho

Nếu giữa hai vợ chồng không hề có thỏa thuận phân chia cụ thể tài sảnchung dưới hình thức phù hợp với quy định của pháp luật Có nhiều trường hợp donhu cầu kinh doanh của một trong hai người mà vợ chồng có thể thỏa thuận chiariêng tài sản chung Ví dụ: Chồng muốn kinh doanh, vợ muốn gửi tiết kiệm giữahai vợ chồng không thống nhất được với nhau thì khi đó có thể thỏa thuận chia tàisản chung

Tài sản không do vợ chồng làm ra, mà được vợ hoặc chồng xác lập quyền sởhữu trong các trường hợp được tặng cho riêng, được thừa kế, theo nguyên tắcchung là thuộc sở hữu riêng của người được tặng cho, thừa kế Tài sản đó chỉ đượccoi là tài sản chung hợp nhất nếu như người được tặng cho, được thừa kế tìnhnguyện nhập tài sản đó vào khối tài sản chung hợp nhất

* Vấn đề năng lực hành vi dân sự

Chỉ một chủ thể có năng lực hành vi dân sự phù hợp với loại giao dịch mìnhtham gia mới được quyền ký kết hợp đồng, văn bản Nếu vi phạm điều này cũng sẽkhông đảm bảo các điều kiện có hiệu lực của giao dịch theo quy định tại điều 177BLDS 2015 Các mức năng lực hành vi dân sự được quy định cụ thể trong BLDS

2015, bao gồm:

+ Người có năng lực hành vi dân sự đầy đủ quy định tại Điều 20:

“1 Người thành niên là người từ đủ mười tám tuổi trở lên.

2 Người thành niên có năng lực hành vi dân sự đầy đủ, trừ trường hợp quy định tại Điều 22, 23 và 24 của Bộ luật này”.

Điều 22, 23 và 24 BLDS 2015 quy định như sau:

“Điều 22 Mất năng lực hành vi dân sự

1 Khi một người do bị bệnh tâm thần hoặc mắc bệnh khác mà không thể nhận thức, làm chủ được hành vi thì theo yêu cầu của người có quyền, lợi ích liên quan hoặc của cơ quan, tổ chức hữu quan, Tòa án ra quyết định tuyên bố người này là người mất năng lực hành vi dân sự trên cơ sở kết luận giám định pháp y tâm thần.

Khi không còn căn cứ tuyên bố một người mất năng lực hành vi dân sự thì theo yêu cầu của chính người đó hoặc của người có quyền, lợi ích liên quan hoặc của cơ quan, tổ chức hữu quan, Tòa án ra quyết định hủy bỏ quyết định tuyên bố mất năng lực hành vi dân sự.

2 Giao dịch dân sự của người mất năng lực hành vi dân sự phải do người đại diện theo pháp luật xác lập, thực hiện.”

“Điều 23 Người có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi

1 Người thành niên do tình trạng thể chất hoặc tinh thần mà không đủ khả năng nhận thức, làm chủ hành vi nhưng chưa đến mức mất năng lực hành vi dân

sự thì theo yêu cầu của người này, người có quyền, lợi ích liên quan hoặc của cơ quan, tổ chức hữu quan, trên cơ sở kết luận giám định pháp y tâm thần, Tòa án ra quyết định tuyên bố người này là người có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi và chỉ định người giám hộ, xác định quyền, nghĩa vụ của người giám hộ.

2 Khi không còn căn cứ tuyên bố một người có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi thì theo yêu cầu của chính người đó hoặc của người có quyền, lợi ích liên quan hoặc của cơ quan, tổ chức hữu quan, Tòa án ra quyết định hủy bỏ quyết định tuyên bố người có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi.”

“Điều 24 Hạn chế năng lực hành vi dân sự

1 Người nghiện ma túy, nghiện các chất kích thích khác dẫn đến phá tán tài sản của gia đình thì theo yêu cầu của người có quyền, lợi ích liên quan hoặc của

cơ quan, tổ chức hữu quan, Tòa án có thể ra quyết định tuyên bố người này là người bị hạn chế năng lực hành vi dân sự.

Tòa án quyết định người đại diện theo pháp luật của người bị hạn chế năng lực hành vi dân sự và phạm vi đại diện.

2 Việc xác lập, thực hiện giao dịch dân sự liên quan đến tài sản của người

bị Tòa án tuyên bố hạn chế năng lực hành vi dân sự phải có sự đồng ý của người đại diện theo pháp luật, trừ giao dịch nhằm phục vụ nhu cầu sinh hoạt hàng ngày hoặc luật liên quan có quy định khác.

3 Khi không còn căn cứ tuyên bố một người bị hạn chế năng lực hành vi dân sự thì theo yêu cầu của chính người đó hoặc của người có quyền, lợi ích liên quan hoặc của cơ quan, tổ chức hữu quan, Tòa án ra quyết định hủy bỏ quyết định tuyên bố hạn chế năng lực hành vi dân sự.”

Như vậy, về nguyên tắc, người từ đủ 18 tuổi trở lên, không bị mất năng lựchành vi dân sự, không có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi, không hạnchế năng lực hành vi dân sự được pháp luật thừa nhận là có khả năng nhận thứcđược đầy đủ hành vi cũng như hậu quả do hành vi của mình gây nên

Chủ thể này có toàn quyền quyết định việc tham gia giao dịch, hợp đồng chochính bản thân mình hoặc cho người mà chủ thể này đại diện để xác lập các quyền,nghĩa vụ dân sự Và như vậy, đương nhiên các chủ thể này có đầy đủ khả năng đểgánh vác toàn bộ các nghĩa vụ, trách nhiệm phát sinh từ giao dịch, hợp đồng đó

Trong thực tiễn, cá nhân là chủ thể thường xuyên của các giao dịch, hợpđồng Việc xác định một cá nhân có đủ năng lực tham gia giao dịch hay khôngcông chức tư pháp - hộ tịch thực hiện chứng thực cần xem xét qua các giấy tờ tùythân để xác định độ tuổi đã đảm bảo đúng theo quy định của pháp luật hay chưa.Trong trường hợp, người tham gia giao dịch xuất trình được các giấy tờ chứngminh đã đủ 18 tuổi trở lên, không có những biểu hiện bất thường thì người nàymặc nhiên được coi là đủ điều kiện để tham gia giao dịch, hợp đồng

+ Trường hợp không có tài sản riêng đủ để đảm bảo thực hiện nghĩa vụ thì

đương nhiên, người có đủ tư cách tham gia ký vào hợp đồng, văn bản sẽ là ngườiđại diện theo pháp luật của người đó Người đại diện của người chưa thành niên cóthể là cha hoặc mẹ của người đó

Điều 136 BLDS 2015 quy định đại diện theo pháp luật của cá nhân:

“1 Cha, mẹ đối với con chưa thành niên.

2 Người giám hộ đối với người được giám hộ Người giám hộ của người có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi là người đại diện theo pháp luật nếu được Tòa án chỉ định.

3 Người do Tòa án chỉ định trong trường hợp không xác định được người đại diện quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều này.

4 Người do Tòa án chỉ định đối với người bị hạn chế năng lực hành vi dân sự.”

* Về vấn đề đại diện:

Khoản 2 Điều 134 BLDS 2015 xác định: Cá nhân, pháp nhân có thể xác lập,thực hiện giao dịch dân sự thông qua người đại diện Cá nhân không được đểngười khác đại diện cho mình nếu pháp luật quy định họ phải tự mình xác lập, thựchiện giao dịch đó Trong lĩnh vực dân sự thì quan hệ đại diện rất đa dạng Tuynhiên, nếu tính chất giao dịch chỉ cho phép mỗi cá nhân tự thể hiện ý chí, tự mìnhbày tỏ ý chí thì không được xác lập giao dịch thông qua đại diện Ví dụ: Việc lập dichúc, việc kết hôn…phải do chính cá nhân tự mình thực hiện với sự công nhận,chấp thuận của cơ quan nhà nước

* Về vấn đề đại diện giữa vợ và chồng:

Vợ, chồng đại diện cho nhau khi một bên mất năng lực hành vi dân sự màbên kia có đủ điều kiện làm người giám hộ hoặc khi một bên bị hạn chế năng lựchành vi dân sự mà bên kia được toàn án chỉ định làm người đại diện theo pháp luậtcho người đó, trừ trường hợp trực tiếp tham gia quan hệ kinh doanh là người đạidiện hợp pháp của nhau trong quan hệ kinh doanh đó, trừ trường hợp trước khitham gia quan hệ kinh doanh, vợ chồng có thỏa thuận khác hoặc luật có quy đinhkhác (khoản 1 Điều 25 Luật HN&GĐ năm 2014) Tuy nhiên, trừ những trường hợp

do pháp luật quy định, vợ và chồng đại diện cho nhau trong các quan hệ dân sựcũng phải thông qua hình thức ủy quyền

Vậy đại diện theo ủy quyền là gì? Đại diện theo ủy quyền được hiểu là đạidiện được xác lập theo sự ủy quyền giữa người đại diện và người được đại diện.Tức là dựa trên cơ sở tự do thỏa thuận, theo ý chí của các bên

Hình thức ủy quyền do các bên thảo thuận, trừ trường hợp pháp luật quyđịnh việc ủy quyền phải được lập thành văn bản

Ngoài việc xác định năng lực hành vi dân sự, còn phải xác định công việcbên ủy quyền giao cho bên kia đại diện thực hiện là có thể thực hiện được, nghĩa làkhả năng đã, đang và sẽ diễn ra trong thực tế

Ví dụ 1: Ông X muốn ủy quyền cho anh Y là con trai, thay mặt mình để

tham gia giải quyết một vụ kiện dân sự trước Tòa án, thì lúc này công chức tư pháp

- hộ tịch phải kiểm tra xác định xem ông X có thực sự là người có quyền tham gia

tố tụng hay không (là nguyên đơn, bị đơn, người bị hại trong vụ án, vụ kiện), nếuông X không phải là người có quyền tham gia tố tụng, thì ông X không thể ủyquyền cho anh Y

Ví dụ 2: Ông A được thừa kế một ngôi nhà, ông A chưa làm thủ tục khai

nhận di sản thừa kế theo quy định của pháp luật Ông A muốn ủy quyền cho ông Cbán hoặc cho thuê ngôi nhà đó, thì công chức tư pháp - hộ tịch phải từ chối chứngthực việc ủy quyền này vì ông A chưa phải là chủ sở hữu ngôi nhà đó, chỉ khi nào

ông A làm xong thủ tục nhận thừa kế đối với ngôi nhà thì mới được ủy quyền chongười khác bán hoặc cho thuê nhà.

Về hình thức, thời hạn, ủy quyền lại, quyền và nghĩa vụ các bên, đơnphương chấm dứt, chấm dút hợp đồng ủy quyền được quy định cụ thể tại các điều

từ Điều 562 đến Điều 569 BLDS 2015 Tuy nhiên, ở đây chỉ quy định một hìnhthức ủy quyền duy nhất là hợp đồng ủy quyền

b) Về Giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng

Khi kiểm tra các giấy tờ xuất trình và giấy chứng nhận quyền sử dụng đấtcủa người yêu cầu chứng thực, người thực hiện việc chứng thực phải xác định rõnhững trường hợp không chứng thực việc chuyển nhượng quyền sử dụng đất:

+ Đất chưa có giấy tờ chứng minh quyền sử dụng đất theo quy định chung.+ Giấy tờ chứng minh quyền sử dụng đất không còn nguyên vẹn về nộidung, các thông tin bị sửa chữa

+ Đất và tài sản gắn liền với đất (nếu có) hiện đang có tranh chấp

+ Một trong số chủ sử dụng đất (ghi trong giấy chứng nhận quyền sử dụngđất) đã chết Trường hợp này, người thừa kế phải thực hiện khai nhận di sản thừa

kế rồi mới yêu cầu chứng thực hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất

Đối với trường hợp yêu cầu chứng thực hợp đồng chuyển nhượng một phầnquyền sử dụng đất, có thể chia tách, nhập thửa, phải chú ý đến quy định của cấp cóthẩm quyền tại địa phương để thực hiện cho đúng trình tự, thủ tục

Một số trường hợp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất không có đăng ký vềtài sản gắn liền với đất; thực tế, chủ sử dụng đất mới xây dựng công trình trên đất,nay đem chuyển nhượng toàn bộ quyền sử dụng đất theo giấy tờ trên Gặp trườnghợp nêu trên, người thực hiện việc chứng thực (có thể) hướng dẫn các bên đến cơquan có thẩm quyền để đăng ký tài sản vào giấy chứng nhận quyền sử dụng đất

Ngoài ra, cũng cần phải lưu ý theo quy định tại Điều 191 Luật đất đai năm

2013 về trường hợp không được nhận chuyển nhượng, nhận tặng cho quyền sửdụng đất:

1 Tổ chức, hộ gia đình, cá nhân, cộng đồng dân cư, cơ sở tôn giáo, ngườiViệt Nam định cư ở nước ngoài, doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài khôngđược nhận chuyển nhượng, nhận tặng cho quyền sử dụng đất đối với trường hợp

mà pháp luật không cho phép chuyển nhượng, tặng cho quyền sử dụng đất

2 Tổ chức kinh tế không được nhận chuyển nhượng quyền sử dụng đấttrồng lúa, đất rừng phòng hộ, đất rừng đặc dụng của hộ gia đình, cá nhân, trừ

trường hợp được chuyển mục đích sử dụng đất theo quy hoạch, kế hoạch sử dụngđất đã được cơ quan nhà nước có thẩm quyền phê duyệt.

3 Hộ gia đình, cá nhân không trực tiếp sản xuất nông nghiệp không đượcnhận chuyển nhượng, nhận tặng cho quyền sử dụng đất trồng lúa

4 Hộ gia đình, cá nhân không được nhận chuyển nhượng, nhận tặng choquyền sử dụng đất ở, đất nông nghiệp trong khu vực rừng phòng hộ, trong phânkhu bảo vệ nghiêm ngặt, phân khu phục hồi sinh thái thuộc rừng đặc dụng, nếukhông sinh sống trong khu vực rừng phòng hộ, rừng đặc dụng

c) Về nội dung hợp đồng, văn bản

Tương ứng với từng trường hợp cụ thể, khi soạn thảo hợp đồng chuyểnnhượng quyền sử dụng đất, người thực hiện việc chứng thực phải xác định tên vănbản cho phù hợp Trường hợp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất có ghi tài sảngắn liền với đất thì tên hợp đồng là: “Hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất

và tài sản gắn liền với đất” Trường hợp giấy chứng nhận không có công trình xâydựng trên đất thì tên hợp đồng là: “Hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụngđất”…

Ngoài ra, người thực hiện chứng thực phải chú ý phần phân tích chi tiết tổngdiện tích đất được quyền sử dụng ghi trong giấy chứng nhận

Hợp đồng phải bao gồm đầy đủ các nội dung chủ yếu: Nội dung của hợpđồng dân sự là tổng hợp các điều khoản mà các bên tham gia giao kết hợp đồng đãthỏa thuận các điều khoản đó xác định những quyền và nghĩa vụ dân sự cụ thể củacác bên trong hợp đồng

Để nhận biết được một hợp đồng và để pháp luật công nhận, bảo vệ hợpđồng đó thì các bên phải thỏa thuận được với nhau về một số nội dung quan trọngnhất định Vấn đề đặt ra là: Liệu các bên thảo thuận đến đâu thì hợp đồng coi nhưđược hình thành (được coi là giao kết)

Khoản 2 Điều 398 BLDS 2015 quy định:

“2 Hợp đồng có thể có các nội dung sau đây:

a) Đối tượng của hợp đồng;

b) Số lượng, chất lượng;

c) Giá, phương thức thanh toán;

d) Thời hạn, địa điểm, phương thức thực hiện hợp đồng;

đ) Quyền, nghĩa vụ của các bên;

e) Trách nhiệm do vi phạm hợp đồng;

g) Phương thức giải quyết tranh chấp.”

Như vậy, có thể thấy pháp luật không thể quy định một cách cứng nhắc mỗihợp đồng cần bao nhiêu điều khoản Điều đó phụ thuộc vào tính chất từng hợpđồng cụ thể, các bên có thể bổ sung vào hợp đồng những điều khoản không có quyđịnh nhưng các bên cảm thấy cần thiết

Dựa vào ý nghĩa của điều khoản đối với từng loại hợp đồng mà người taphân loại các điều khoản thành hai nhóm: Nhóm điều khoản cơ bản, nhóm điềukhoản thông thường (BLDS 2015)

Ví dụ: Đối tượng: Đối với mọi loại hợp đồng thì điều khoản về đối tượng

hợp đồng bao giờ cũng được coi là điều khoản cơ bản Hợp đồng không thể đượccoi là đã ký kết nếu như trong đó chưa xác định rõ đối tượng của hợp đồng (hợpđồng ủy quyền chưa thể được coi là ký kết nếu như các bên chưa xác định rã bên

ủy quyền phải thực hiện những công việc gì nhân danh bên ủy quyền

Lưu ý: Nếu đối tượng của hợp đồng là tài sản thì tài sản đó phải được phépgiao dịch Nếu đối của hợp đồng là công việc phải thực hiện thì công việc đó phảikhông bị pháp luật cấm

Khi giao kết hợp đồng các bên thường thỏa thuận với nhau một cách kỹlưỡng từng nội dung hợp đồng Tuy nhiên, trong thực tiễn vẫn không tránh khỏinhững trường hợp do sơ suất mà trong ngôn từ của hợp đồng còn chưa rõ ràng, dẫntới nhiều cách hiểu khác nhau Thông thường nếu khởi kiện ra Tòa án nhân dân docác bên không thỏa thuận được với nhau về những vướng mắc trên thì sẽ đượcthực hiện một cách nhất quán, theo sáu nguyên tắc được quy định tại Điều 404BLDS 2015:

“Điều 404 Giải thích hợp đồng

1 Khi hợp đồng có điều khoản không rõ ràng thì việc giải thích điều khoản

đó không chỉ dựa vào ngôn từ của hợp đồng mà còn phải căn cứ vào ý chí của các bên được thể hiện trong toàn bộ quá trình trước, tại thời điểm xác lập, thực hiện hợp đồng.

2 Khi hợp đồng có điều khoản hoặc ngôn từ có thể hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau thì phải giải thích theo nghĩa phù hợp nhất với mục đích, tính chất của hợp đồng.

3 Khi hợp đồng có điều khoản hoặc ngôn từ khó hiểu thì phải được giải thích theo tập quán tại địa điểm giao kết hợp đồng

4 Các điều khoản trong hợp đồng phải được giải thích trong mối liên hệ với nhau, sao cho ý nghĩa của các điều khoản đó phù hợp với toàn bộ nội dung hợp đồng.

5 Trường hợp có sự mâu thuẫn giữa ý chí chung của các bên với ngôn từ sử dụng trong hợp đồng thì ý chí chung của các bên được dùng để giải thích hợp đồng.

6 Trường hợp bên soạn thảo đưa vào hợp đồng nội dung bất lợi cho bên kia thì khi giải thích hợp đồng phải theo hướng có lợi cho bên kia.

Về hiệu lực của hợp đồng: Hợp đồng được xác lập từ thời điểm giao kết, khihai bên đã đạt được ý chí chung thống nhất, và ý chí chung đó được pháp luật côngnhận và bảo vệ khi và chỉ khi thời điểm phát sinh hiệu lực của hợp đồng Từ thờiđiểm hợp đồng có hiệu lực bắt đầu hình thành nên mối ràng buộc pháp lý giữa cácbên, các quyền dân sự và nghĩa vụ dân sự của các bên chính thức phát sinh

Theo nguyên tắc chung thì hợp đồng tuân thủ đầy đủ các điều kiện có hiệulực của giao dịch dân sự sẽ phát sinh hiệu lực pháp luật ngay từ thời điểm giao kết.Tuy nhiên, pháp luật tôn trọng sự thỏa thuận: Điều 459 BLDS 2015 quy định:

“Điều 459 Tặng cho bất động sản

1 Tặng cho bất động sản phải được lập thành văn bản có công chứng, chứng thực hoặc phải đăng ký, nếu bất động sản phải đăng ký quyền sở hữu theo quy định của luật.

2 Hợp đồng tặng cho bất động sản có hiệu lực kể từ thời điểm đăng ký; nếu bất động sản không phải đăng ký quyền sở hữu thì hợp đồng tặng cho có hiệu lực

kể từ thời điểm chuyển giao tài sản.”

Chúng ta không nhầm lẫn giữa thời điểm có hiệu lực của hợp đồng với thờiđiểm thực hiện nghĩa vụ trong hợp đồng Từ thời điểm hợp đồng có hiệu lực thì cácnghĩa vụ đó được chính thức công nhận, còn trình tự thực hiện các nghĩa vụ đóđược xác định theo thỏa thuận của các bên phù hợp với bản chất pháp lý của từngloại hợp đồng Ví dụ: Nghĩa vụ trả lại tiền vay trong hợp đồng vay tiền chỉ phảithực hiện từ thời điểm hết hạn vay chứ không phải từ thời điểm hợp đồng có hiệulực

*Yêu cầu về hình thức: Cấu trúc hợp đồng phải hoàn chỉnh và hợp lý Phải

có đủ 03 phần: Phần mở đầu, phần nội dung và phần ký kết

Như vậy, việc xác định chính xác yêu cầu của người yêu cầu chứng thực;việc xác định chính xác yêu cầu của các bên tham gia giao dịch sẽ giúp cho ngườithực hiện việc chứng thực xác định chính xác trước hết là yêu cầu chứng thực.Ngoài việc xem xét giấy chứng nhận quyền sở hữu, sử dụng, yêu cầu đó có hợppháp không còn phải phân định rõ với yêu cầu đó sẽ lập loại hợp đồng, văn bản gì

Ví dụ: có nhiều trường hợp người yêu cầu chứng thực đến Ủy ban nhân dân xã đềnghị làm hợp đồng tặng cho quyền sử dụng đất cho con, cháu; tuy nhiên qua trao