TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ TRƯỜNG PHÂN HỆ: QUẢN LÝ TÀI SẢN

Phần mềm cho phép quản lý các thông tin liên quan đến tài sản, tình trạng tài sản và cho phép xuất các báo cáo thống kê, qua đó đánh giá hiệu quả của công tác quản lý tài sản.. Từ

THANH TRA CHÍNH PHỦ TRƯỜNG CÁN BỘ THANH TRA

TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ TRƯỜNG PHÂN HỆ: QUẢN LÝ TÀI SẢN

Hà Nội 2013

Bản ghi nhận thay đổi tài liệu

T - Thêm mới S - Sửa đổi X – Xoá

Ngày thay đổi Lý do T

S X

Mô tả thay đổi Phiên bản

mới

M C L C Ụ Ụ

PHẦN I GIỚI THIỆU CHUNG

3 I.1 Tổng quan 3

I.2 Khởi động hệ thống 3

I.3 Thực đơn và một số thao tác cơ bản 5

PHẦN II QUẢN LÝ DANH MỤC

6 II.1 Danh mục loại tài sản 6

II.2 Danh mục trạng thái tài sản 8

PHẦN III QUẢN LÝ TÀI SẢN

10 III.1 Quản lý tài sản, vật tư 10

III.2 Khấu hao tài sản 12

III.3 Thời hạn bảo hành 13

PHẦN IV BÁO CÁO

15 IV.1 Báo cáo tình trạng khấu hao 15

IV.2 Báo cáo tình trạng bảo hành 15

IV.3 Phân bổ TSCĐ theo phòng ban 16

IV.4 Báo cáo tình trạng tài sản 17

P H Ầ N I G I Ớ I T H I Ệ U C H U N G

I.1 Tổng quan

Phân hệ quản lý tài sản là một trong các phân hệ của phần phần mềm quản lý Trường bao gồm các chức năng chính sau:

 Quản lý danh mục tài sản

 Quản lý tài sản

 Báo cáo tài sản

Phần mềm được xây dựng và đưa vào sử dụng nhằm mục đích hỗ trợ các cán bộ quản lý các tài sản cố định tại Trường Cán bộ Thanh tra

Phần mềm cho phép quản lý các thông tin liên quan đến tài sản, tình trạng tài sản

và cho phép xuất các báo cáo thống kê, qua đó đánh giá hiệu quả của công tác quản lý tài sản Tài liệu hướng dẫn sử dụng được chia thành các phần như sau:

Phần I Giới thiệu chung

Phần II Quản lý danh mục

Phần III Quản lý tài sản

Phần IV Báo cáo

Khởi động hệ thống

Chạy chương trình như một ứng dụng trên Web thông qua trình duyệt (IE, Firefox, hoặc Chrome) và địa chỉ được cung cấp

Dạng: http://Địa chỉ IP máy chủ:Cổng máy chủ

VD: http://192.168.100.123:8089

Trong đó 192.168.100.123 là địa chỉ IP máy chủ

8089 cổng máy chủ

Sau khi gõ địa chỉ phần mềm vào trình duyệt, nhấn Enter ta sẽ thấy màn hình trang chính phần mềm xuất hiện

Màn hình chính hiện ra, chọn chức năng Quản lý tài sản

Nhập các thông tin tài khoản đã được cấp vào 2 ô tên đăng nhập và mật khẩu

Sau khi đã nhập thông tin, ấn nút Đăng nhập hoặc nhấn phím Enter để đăng nhập vào hệ thống Nếu thông tin đăng nhập sai sẽ có thông báo trên màn hình

Trường hợp tài khoản không đăng nhập được do quên mật khẩu liên hệ với quản trị hệ thống để được trợ giúp cấp lại mật khẩu

Thực đơn và một số thao tác cơ bản

Sau khi đăng nhập thành công, màn hình chính của phần Quản lý tài sản sẽ hiển thị

Phần được khoanh đỏ trên hình là thực đơn chính của phần mềm Sử dụng thực đơn này, người sử dụng có thể truy cập đến toàn bộ các chức năng của hệ thống

P H Ầ N I I Q U Ả N L Ý D A N H M Ụ C

Danh mục loại tài sản

Quản lý danh mục > Danh mục loại tài sản

Giao diện chính của phần mềm là màn hình hiển thị danh mục loại tài sản được sử dụng trong hệ thống

Từ màn hình này, người sử dụng có thể thực hiện các thao tác thêm, sửa, xóa danh mục loại tài sản

a Thêm danh mục loại tài sản mới

Để thêm danh mục loại tài sản mới,n gười dùng nhập các thông tin cần thiết, sau đó ấn Thêm mới để hoàn thành Trong quá trình nhập, người dùng có thể ấn nút Hủy bỏ để xóa trắng form nhập liệu

b Sửa danh mục loại tài sản

Để sửa danh mục loại tài sản, click chuột vào nút Cập nhật tương ứng với danh mục muốn sửa Form sửa hiện ra và các thông tin của danh mục cần sửa sẽ được nhập sẵn Sau khi thực hiện sửa thông tin xong, người dùng chọn nút Cập nhật để lưu thay đổi Trong quá trình sửa đổi, người dùng cũng có thể chọn nút Hủy bỏ để hủy thao tác sửa

c Xóa danh mục loại tài sản

Để xóa danh mục loại tài sản, chọn nút Xóa tương ứng với danh mục muốn xóa trong bảng Một bảng thoại sẽ hiện ra, xác nhận yêu cầu xóa của người dùng Click

OK để xác nhận, hoặc Hủy bỏ để hủy thao tác xóa Nếu người dùng chọn OK, danh mục sẽ bị xóa

Danh mục trạng thái tài sản

Quản lý danh mục > Danh mục trạng thái tài sản

Giao diện chính của phần mềm là màn hình hiển thị danh mục trạng thái tài sản đang được sử dụng trong hệ thống

Từ màn hình này, người sử dụng có thể thực hiện các thao tác thêm, sửa, xóa danh mục loại tài sản

a Thêm danh mục trạng thái tài sản mới

Để thêm danh mục trạng thái tài sản mới,n gười dùng nhập các thông tin cần thiết, sau đó ấn Thêm mới để hoàn thành Trong quá trình nhập, người dùng có thể ấn nút Hủy bỏ để xóa trắng form nhập liệu

b Sửa danh mục trạng thái tài sản

Để sửa danh mục trạng thái tài sản, click chuột vào nút Cập nhật tương ứng với danh mục muốn sửa Form sửa hiện ra và các thông tin của danh mục cần sửa sẽ được nhập sẵn Sau khi thực hiện sửa thông tin xong, người dùng chọn nút Cập nhật để lưu

thay đổi Trong quá trình sửa đổi, người dùng cũng có thể chọn nút Hủy bỏ để hủy thao tác sửa

c Xóa danh mục trạng thái tài sản

Để xóa danh mục trạng thái tài sản, chọn nút Xóa tương ứng với danh mục muốn xóa trong bảng Một bảng thoại sẽ hiện ra, xác nhận yêu cầu xóa của người dùng Click OK để xác nhận, hoặc Hủy bỏ để hủy thao tác xóa Nếu người dùng chọn

OK, danh mục sẽ bị xóa

P H Ầ N I I I Q U Ả N L Ý T À I S Ả N

Quản lý tài sản, vật tư

Cách chọn: Quản lý tài sản > Quản lý tài sản, vật tư

Giao diện chính là màn hình hiển thị danh sách các tài sản trong hệ thống

Từ màn hình này, người sử dụng có thể thực hiện các thao tác thêm, sửa, xóa các tài sản, vật tư

a Thêm mới tài sản

Để thêm mới tài sản, người dùng nhấn nút Thêm mới Phần mềm chuyển đến màn hình thêm mới Sau khi nhập xong các thông tin cần thiết cho tài sản, nhấn nút Thêm mới để hoàn thành thao tác Trong quá trình nhập, người dùng có thể ấn nút Hủy

bỏ để hủy thao tác nhập và xóa trắng form, hoặc ấn nút Quay lại để trở lại màn hình ban đầu

b Sửa thông tin tài sản

Để sửa thông tin tài sản, click chuột vào nút cập nhật tương ứng với danh mục môn học muốn sửa Các thông tin của tài sản cần sửa sẽ được nhập vào form nhập Sau khi thực hiện sửa thông tin xong, người dùng chọn nút Cập nhật để lưu thay đổi Trong quá trình sửa đổi, người dùng cũng có thể chọn nút Hủy bỏ để hủy thao tác sửa và xóa trắng form nhập

c Xóa tài sản

Để xóa tài sản, chọn nút Xóa tương ứng với tài sản muốn xóa trong bảng Một bảng thoại sẽ hiện ra, xác nhận yêu cầu xóa của người dùng Click OK để xác nhận, hoặc Hủy bỏ để hủy thao tác xóa Nếu người dùng chọn OK, tài sản sẽ bị xóa

Khấu hao tài sản

Cách chọn: Quản lý tài sản > Khấu hao tài sản

Giao diện chính là màn hình hiển thị các tài sản hiện có trong hệ thống và giá trị khấu hao của chúng tính đến thời điểm hiện tại

Lưu ý: Phần mềm sử dụng phương pháp tính Khấu hao theo đường thẳng.

Thời hạn bảo hành

Cách chọn: Quản lý đào tạo > Thời hạn bảo hành

Giao diện chính là màn hình hiển thị danh sách tài sản, vật tư trong hệ thống và thời hạn bảo hành còn lại của chúng tính theo tháng

P H Ầ N I V B Á O C Á O

Báo cáo tình trạng khấu hao

Cách chọn: Báo cáo > Báo cáo tình trạng khấu hao

Chức năng này cho phép người dùng xem tình trạng khấu hao của các tài sản trong hệ thống Người dùng có thể ấn nút Xuất báo cáo ở góc trên bên phải để lưu báo cáo ra file Excel

Báo cáo tình trạng bảo hành

Chọn Báo cáo > Theo dõi thời hạn bảo hành

Chức năng này cho phép người dùng theo dõi thời hạn bảo hành còn lại của các tài sản, vật tư trong hệ thống (tính theo tháng) Ngoài ra, người dùng có thể chọn xuất báo cáo ra file Excel để lưu trữ

Phân bổ TSCĐ theo phòng ban

Chọn Báo cáo > Phân bổ TSCĐ theo phòng ban

Chức năng này cho phép theo dõi tài sản, vật tư của từng phòng, ban trong trường Tại màn hình chính, chọn phòng, ban cần xem, sau đó ấn Xem báo cáo để thực hiện

Báo cáo tình trạng tài sản

Chọn Báo cáo > Báo cáo tình trạng tài sản

Chức năng này cho phép người dùng theo dõi tình trạng bảo hành của tài sản, vật

tư Người dùng cũng có thể ấn nút “Xuất báo cáo” để lưu trữ báo cáo dưới dạng file Word