TÀI LIỆUHƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ TRƯỜNG PHÂN HỆ: QUẢN LÝ HỆ THỐNG

Việc phân quyền truy cập sẽ đảm bảo mỗi cán bộ trong trường khi sử dụng hệ thống chỉ có thể tiếp nhận và xử lý các thông tin mà họ có thẩm quyền, ví dụ như cán bộ phòng nhân sự sẽ không

TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG

PHẦN MỀM QUẢN LÝ TRƯỜNG PHÂN HỆ: QUẢN LÝ HỆ THỐNG

Hà Nội 2013

Bản ghi nhận thay đổi tài liệu

T - Thêm mới S - Sửa đổi X – Xoá

S X

Mô tả thay đổi Phiên bản

mới

MỤC LỤC

PHẦN I GIỚI THIỆU CHUNG 4

I.1 Tổng quan 4

Khởi động hệ thống 5

Thực đơn và một số thao tác cơ bản 7

PHẦN II QUẢN LÝ HỆ THỐNG 7

Quản lý người dùng 7

Quản lý nhóm người dùng 9

Phân quyền truy cập 13

Đây là một chức năng quan trọng trong phần quản lý hệ thống Nó cho phép quản trị viên thiết lập các quyền truy cập cho từng người dùng thông qua nhóm người dùng Việc phân quyền truy cập sẽ đảm bảo mỗi cán bộ trong trường khi sử dụng hệ thống chỉ có thể tiếp nhận và xử lý các thông tin mà họ có thẩm quyền, ví dụ như cán bộ phòng nhân sự sẽ không thể thao tác với các thông tin về vật tư, tài sản 13

13 Màn hình chính của chức năng này gồm 4 khu vực chính Phần danh sách chức năng hiển thị các chức năng trong hệ thống Các chức năng này chính là các đối tượng được phân quyền Cột Nhóm mới gồm danh sách các nhóm người dùng hiện có trong hệ thống Quản trị viên có thể phân quyền cho nhóm với từng chức năng Hàng thứ 3, Nhóm đã được phân quyền thể hiện các nhóm hiện đang được phân quyền Khi quản trị viên click chuột vào một chức năng bất kỳ trong cột Danh sách chức năng, các nhóm có quyền với chức năng đó sẽ được hiển thị ở hàng 3 Cuối cùng, hàng thứ 4 gồm 3 ô, thể hiện các mức độ truy cập của nhóm người dùng với chức năng đó, bao gồm: 13 1 Đọc, truy cập 13

2 Sửa đổi, thêm mới 13

3 Xóa 13

Một nhóm người dùng có thể có toàn bộ các quyền trên, hoặc chỉ có 1 quyền, tùy vào nhu cầu sử dụng của nhóm đó 13

VD: Phân đầy đủ quyền truy cập vào module Quản lý nhân sự cho nhóm người dùng Nhân sự 14

Bước 1: Chọn HRMS (Quản lý nhân sự) trong Danh sách chức năng 14

14 Bước 2: Chọn nhóm Nhân sự trong cột Nhóm mới 14

14 Bước 3: Ấn nút Thêm nhóm Lúc này nhóm Nhân sự sẽ hiện ra trong phần Nhóm đã được phân quyền 14

14 Bước 4: Chọn nhóm Nhân sự trong phần Nhóm đã được phân quyền Các ô thể hiện quyền sẽ thay đổi Lúc này ta thấy nhóm Nhân sự đang có quyền Đọc 14

Bước 5: Tick nốt 2 ô Sửa đổi, thêm mới và Xóa 14

14 Bước 6: Ấn cập nhật Thao tác phân quyền đã hoàn thành 14

PHẦN III NHẬT KÝ HỆ THỐNG 15

Xem nhật ký hệ thống 15

PHẦN IV SAO LƯU DỮ LIỆU 16

Sao lưu dữ liệu 16

P H Ầ N I G I Ớ I T H I Ệ U C H U N G

I.1 Tổng quan

Phần quản lý hệ thống trong phần mềm quản lý trường Cán bộ thanh tra có các chức năng sau:

• Quản lý hệ thống

• Nhật ký hệ thống

• Sao lưu dữ liệu

Phần quản lý hệ thống dành cho đối tượng sử dụng là quản trị hệ thống của trường Cán bộ thanh tra Phần mềm này cho phép quản trị viên có thể tạo các người dùng và nhóm người dùng cho hệ thống Quản trị viên cũng có thể phân quyền truy cập cho từng nhóm người dùng riêng, đảm bảo tính bảo mật trong công việc Ngoài ra, phần mềm còn hỗ trợ xem nhật ký hệ thống và sao lưu, phục hồi dữ liệu, đảm bảo cho

hệ thống chạy an toàn và ổn định Tài liệu hướng dẫn sử dụng được chia thành các phần, tương ứng với từng chức năng như sau:

Phần I Giới thiệu chung

Phần II Quản lý hệ thống

Phần III Nhật ký hệ thống

Phần IV Sao lưu dữ liệu

Khởi động hệ thống

Chạy chương trình như một ứng dụng trên Web thông qua trình duyệt (IE, Firefox, hoặc Chrome) và địa chỉ được cung cấp

Dạng: http://Địa chỉ IP máy chủ:Cổng máy chủ

VD: http://192.168.100.123:8089

Trong đó 192.168.100.123 là địa chỉ IP máy chủ

8089 cổng máy chủ

Sau khi gõ địa chỉ phần mềm vào trình duyệt, nhấn Enter ta sẽ thấy màn hình trang chính phần mềm xuất hiện

Màn hình đăng nhập hiện ra, nhập thông tin đăng nhập vào 2 ô tên đăng nhập và mật khẩu

Sau khi đã điền thông tin, ấn nút Đăng nhập hoặc nhấn phím Enter để đăng nhập vào hệ thống Nếu thông tin đăng nhập sai sẽ có thông báo trên màn hình

Thực đơn và một số thao tác cơ bản

Sau khi đăng nhập thành công, màn hình chính của phần Quản lý hệ thống sẽ hiển thị

Phần được khoanh đỏ trên hình là thực đơn chính của phần mềm Sử dụng thực đơn này, người sử dụng có thể truy cập đến toàn bộ các chức năng của hệ thống

P H Ầ N I I Q U Ả N L Ý H Ệ T H Ố N G

Quản lý người dùng

Quản lý hệ thống > Quản lý người dùng

Giao diện chính của phần mềm là màn hình hiển thị danh sách người dùng hiện

có trong hệ thống

Từ màn hình này, quản trị viên có thể thực hiện các thao tác thêm, sửa, xóa người dùng

a Thêm người dùng

Để thêm người dùng mới, quản trị viên ấn nút Thêm mới để chuyển sang form nhập liệu Sau khi nhập các thông tin cần thiết, nhấn Thêm mới để lưu lại Trong quá trình nhập, người dùng có thể ấn nút Hủy bỏ để xóa trắng form nhập liệu, hoặc ấn Quay lại để trở về màn hình ban đầu

Lưu ý: người dùng mới tạo ra sẽ có mật khẩu mặc định là “123456” Quản trị viên

không thể thay đổi mật khẩu của người dùng Để thay đổi mật khẩu, người dùng cần đăng nhập vào tài khoản của mình và sử dụng chức năng “Đổi mật khẩu”

b Sửa người dùng

Để sửa thông tin người dùng, click chuột vào nút Cập nhật tương ứng với thông tin muốn sửa Form sửa hiện ra và các thông tin của người dùng cần sửa sẽ được nhập sẵn Sau khi thực hiện sửa thông tin xong, quản trị viên chọn nút Cập nhật để lưu thay đổi Trong quá trình sửa đổi, quản trị viên cũng có thể chọn nút Hủy bỏ để hủy thao tác sửa, hoặc ấn nút Quay lại để trở lại màn hình ban đầu

c Xóa người dùng

Để xóa người dùng, chọn nút Xóa tương ứng với người dùng muốn xóa trong bảng Một bảng thoại sẽ hiện ra, xác nhận yêu cầu xóa Click OK để xác nhận, hoặc Hủy bỏ để hủy thao tác xóa Nếu quản trị viên chọn OK, người dùng sẽ bị xóa

Quản lý nhóm người dùng

Quản lý hệ thống > Quản lý nhóm người dùng

Giao diện chính của phần mềm là màn hình hiển thị danh sách nhóm người dùng đang có trong hệ thống

Từ màn hình này, quản trị viên có thể thực hiện các thao tác thêm, sửa, xóa nhóm người dùng Ngoài ra, quản trị viên cũng có thể thêm/bớt 1 người dùng khỏi nhóm

a Thêm nhóm người dùng

Để thêm nhóm người dùng mới, quản trị viên ấn nút Thêm mới để chuyển sang form nhập liệu Sau khi nhập các thông tin cần thiết, nhấn Thêm mới để lưu lại Trong quá trình nhập, quản trị viên có thể ấn nút Hủy bỏ để xóa trắng form nhập liệu, hoặc ấn Quay lại để trở về màn hình ban đầu

b Sửa nhóm người dùng

Để sửa thông tin nhóm người dùng, click chuột vào nút Cập nhật tương ứng với nhóm muốn sửa Form sửa hiện ra và các thông tin của nhóm người dùng cần sửa sẽ được nhập sẵn Sau khi thực hiện sửa thông tin xong, quản trị viên chọn nút Cập nhật

để lưu thay đổi Trong quá trình sửa đổi, quản trị viên cũng có thể chọn nút Hủy bỏ để hủy thao tác sửa, hoặc ấn nút Quay lại để trở lại màn hình ban đầu

c Xóa nhóm người dùng

Để xóa nhóm người dùng, chọn nút Xóa tương ứng với nhóm muốn xóa trong bảng Một bảng thoại sẽ hiện ra, xác nhận yêu cầu xóa Click OK để xác nhận, hoặc Hủy bỏ để hủy thao tác xóa Nếu quản trị viên chọn OK, nhóm sẽ bị xóa

d Thêm, bớt người dùng trong nhóm

Cơ chế phân quyền trong phần mềm được xác định theo nhóm người dùng, vì vậy để mỗi người dùng có thể sử dụng được các chức năng cần thiết, ta cần phân họ vào nhóm người dùng tương ứng Một nhóm có thể gồm nhiều người dùng và ngược lại, một người dùng có thể thuộc nhiều nhóm Để thực hiện thêm, bớt người dùng trong 1 nhóm, tại màn hình ban đầu, ấn vào biểu tượng “Phân nhóm người dùng”

Màn hình phân nhóm người dùng được hiển thị Cột danh sách người dùng hiển thị tất cả những người dùng hiện có trong hệ thống Những người dùng được đánh dấu tick là đang có trong nhóm Để thêm, bớt người dùng khỏi nhóm, quản trị viên chỉ cần tick/untick các ô tương ứng với tên người dùng Sau khi hoàn tất, ấn nút Cập nhật để lưu lại

Phân quyền truy cập

Đây là một chức năng quan trọng trong phần quản lý hệ thống Nó cho phép quản trị viên thiết lập các quyền truy cập cho từng người dùng thông qua nhóm người dùng Việc phân quyền truy cập sẽ đảm bảo mỗi cán bộ trong trường khi sử dụng hệ thống chỉ có thể tiếp nhận và xử lý các thông tin mà họ có thẩm quyền, ví dụ như cán

bộ phòng nhân sự sẽ không thể thao tác với các thông tin về vật tư, tài sản

Màn hình chính của chức năng này gồm 4 khu vực chính Phần danh sách chức năng hiển thị các chức năng trong hệ thống Các chức năng này chính là các đối tượng được phân quyền Cột Nhóm mới gồm danh sách các nhóm người dùng hiện có trong

hệ thống Quản trị viên có thể phân quyền cho nhóm với từng chức năng Hàng thứ 3, Nhóm đã được phân quyền thể hiện các nhóm hiện đang được phân quyền Khi quản trị viên click chuột vào một chức năng bất kỳ trong cột Danh sách chức năng, các nhóm có quyền với chức năng đó sẽ được hiển thị ở hàng 3 Cuối cùng, hàng thứ 4 gồm 3 ô, thể hiện các mức độ truy cập của nhóm người dùng với chức năng đó, bao gồm:

1 Đọc, truy cập

2 Sửa đổi, thêm mới

3 Xóa

Một nhóm người dùng có thể có toàn bộ các quyền trên, hoặc chỉ có 1 quyền, tùy vào nhu cầu sử dụng của nhóm đó

VD: Phân đầy đủ quyền truy cập vào module Quản lý nhân sự cho nhóm người dùng Nhân sự

Bước 1: Chọn HRMS (Quản lý nhân sự) trong Danh sách chức năng

Bước 2: Chọn nhóm Nhân sự trong cột Nhóm mới

Bước 3: Ấn nút Thêm nhóm Lúc này nhóm Nhân sự sẽ hiện ra trong phần Nhóm đã được phân quyền

Bước 4: Chọn nhóm Nhân sự trong phần Nhóm đã được phân quyền Các ô thể hiện quyền sẽ thay đổi Lúc này ta thấy nhóm Nhân sự đang có quyền Đọc

Bước 5: Tick nốt 2 ô Sửa đổi, thêm mới và Xóa

Bước 6: Ấn cập nhật Thao tác phân quyền đã hoàn thành

P H Ầ N I I I N H Ậ T K Ý H Ệ T H Ố N G

Xem nhật ký hệ thống

Cách chọn: Nhật ký hệ thống > Xem nhật ký hệ thống

Chức năng này cho phép quản trị viên xem lại nhật kỳ của hệ thống Nhật ký hệ thống ghi lại toàn bộ các thao tác, hoạt động của người dùng trong hệ thống như thêm mới, sửa đổi, xóa thông tin

Ngoài ra, quản trị viên cũng có thể lọc xem các hoạt động trên từng module bằng cách sử dụng thanh lọc ở trên

P H Ầ N I V S A O L Ư U D Ữ L I Ệ U

Sao lưu dữ liệu

Chọn Sao lưu dữ liệu > Sao lưu dữ liệu

Chức năng này cho phép sao lưu và phục hồi dữ liệu trong hệ thống Quản trị viên có thể định kì sao lưu dữ liệu để đảm bảo hệ thống có thể phục hồi được kể cả trong trường hợp không may bị lỗi, mất dữ liệu

Để sao lưu dữ liệu, quản trị viên chỉ cần nhập tên file muốn lưu, sao đó ấn nút Sao lưu Hệ thống sẽ tiến hành sao lưu Sau một khoảng thời gian tùy vào độ lớn của

dữ liệu, hệ thống sẽ thông báo sao lưu thành công

Sau khi sao lưu dữ liệu hệ thống ra file, quản trị viên có thể thực hiện phục hồi

dữ liệu từ file bất cứ lúc nào Tuy nhiên cần lưu ý khi thực hiện phục hồi dữ liệu, hệ thống sẽ quay về tình trạng giống hệt lúc được sao lưu Toàn bộ các dữ liệu hiện tại nếu chưa được sao lưu sẽ bị mất, vì vậy cần phải cẩn thận khi thực hiện chức năng này

Để thực hiện phục hồi dữ liệu, chọn file dữ liệu muốn phục hồi, sao đó ấn nút Khôi phục dữ liệu Một bảng thoại hiện lên xác nhận lại yêu cầu của bạn Ấn OK để thực hiện khôi phục Hệ thống sẽ thực hiện phục hồi lại cơ sở dữ liệu trong một vài phút, tùy thuộc vào độ lớn của dữ liệu Sau khi quá trình phục hồi kết thúc, một thông báo khôi phục thành công sẽ được hiển thị

Lưu ý:

- Trong quá trình sử dụng, với các file lưu trữ không còn cần thiết, quản trị viên có thể xóa chúng bằng cách chọn file và ấn Xóa file lưu trữ

- Trong quá trình phục hồi dữ liệu, các thao tác nhập, thay đổi dữ liệu từ các máy tính khác trong hệ thống sẽ không được ghi nhận Vì vậy quản trị viên nên thông báo cho người dùng sử dụng hệ thống và thực hiện khôi phục dữ liệu vào thời điểm không có

ai khác đang truy cập hệ thống