Trong thời gian qua, các cơ quan nhà nước đã có nhiều nỗ lực, cố gắng, từng bước ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý,điều hành, trao đổi văn bản tài liệu; nghiêm túc tổ c
Trang 1BỘ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG
-
THUYẾT MINH TIÊU CHUẨN QUỐC GIA
Công nghệ thông tin - Tiêu chuẩn kỹ thuật về dữ liệu đặc tả
về qui trình xử lý và trao đổi văn bản hành chính điện tử
Trang 2Mục lục
Chương 1: TỔNG QUAN 3
1.1 Sự cần thiết 3
1.2 Phạm vi nghiên cứu 5
1.3 Phạm vi và đối tượng áp dụng 5
1.4 Tình hình tiêu chuẩn hóa 5
1.5 Phương pháp luận xây dựng TCVN 8
1.7 Tài liệu viện dẫn 9
Chương 2: NGHIÊN CỨU QUI TRÌNH XỬ LÝ, TRAO ĐỔI 10
VĂN BẢN HÀNH CHÍNH ĐIỆN TỬ 10
2.1 Một số văn bản qui định về việc quản lý văn bản trên môi trường mạng 10
2.2 Qui trình xử lý, trao đổi văn bản hành chính điện tử 14
2.3 Tiêu chuẩn kỹ thuật dữ liệu đặc tả qui trình trao đổi văn bản hành chính điện tử 22
Chương 3: XÂY DỰNG TIÊU CHUẨN 23
1 Cấu trúc dự thảo tiêu chuẩn 23
2 Đối chiếu tài liệu tham khảo 24
TÀI LIỆU THAM KHẢO 31
Trang 3Chương 1: TỔNG QUAN 1.1 Sự cần thiết
Tài liệu là một nguồn thông tin không thể thiếu nhằm phục vụ hoạt động của xãhội và con người Thông tin được gửi và nhận bằng nhiều phương tiện khác nhau,trong đó thể hiện dưới dạng văn bản là một phương tiện chủ yếu và phổ biến nhất.Văn bản vừa là công cụ, vừa là phương tiện cơ bản và chủ yếu để các cơ quan nhànước trao đổi thông tin, phục vụ hoạt động của các cơ quan Thực tiễn cho thấy, tất
cả các cơ quan, tổ chức, cá nhân không thể không sử dụng văn bản trong các hoạtđộng giao dịch, điều hành tổ chức với một khối lượng lớn Trong công tác quản lýnhà nước, văn bản là công cụ giao tiếp thành văn, quan trọng giữa cơ quan nhànước với các cá nhân, tổ chức khác, là phương tiện quan trọng để ghi lại và truyềnđạt các quyết định quản lý, là hình thức để cụ thể hóa pháp luật, là phương tiện đểđiều chỉnh những quan hệ xã hội thuộc phạm vi quản lý nhà nước
Trong các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, văn bản hành chính chiếm số lượng lớntrong hệ thống văn bản của cơ quan, đơn vị, nó vừa có ý nghĩa pháp lý vừa có ýnghĩa thực tiễn trong quản lý nhà nước, quản lý kinh tế
Sự bùng nổ của CNTT-TT song hành với sự gia tăng chóng mặt của thông tin, nộidung số trong cơ quan, tổ chức, các quy trình nghiệp vụ hành chính cũng dần đượctin học hóa Nhu cầu chia sẻ dữ liệu, trao đổi thông tin và tương tác giữa các hệthống thông tin và giữa các cơ quan, tổ chức ngày càng tăng để tránh lãng phí tàinguyên, tiết kiệm thời gian Trong thời gian qua, các cơ quan nhà nước đã có nhiều
nỗ lực, cố gắng, từng bước ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý,điều hành, trao đổi văn bản tài liệu; nghiêm túc tổ chức thực hiện Chỉ thị số 15/CT-TTg ngày 22 tháng 5 năm 2012 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường sử dụngvăn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước và bước đầu đã đạt đượcmột số kết quả quan trọng Tuy nhiên, so với các yêu cầu đặt ra, các cơ quan nhànước vẫn chưa tận dụng hiệu quả các điều kiện hiện có để thực sự tạo nên một môitrường làm việc điện tử hiện đại, minh bạch, hiệu quả, việc trao đổi thông tin và
Trang 4hoạt động thông qua môi trường điện tử của các đơn vị còn hạn chế mà lý do cốtlõi là chưa có hệ thống các văn bản qui định đầy đủ về dữ liệu, các chức năng cơbản và qui trình trao đổi, lưu trữ, quản lý, điều hành văn bản điện tử qua mạng đảmbảo dữ liệu được liên thông thông suốt giữa các hệ thống.
Vì những hạn chế, tồn tại trên, dẫn đến việc ứng dụng CNTT trong hoạt động traođổi văn bản trên môi trường điện tử mới ở bề nổi, chưa thực sự đi vào chiều sâu,tạo ra điểm nghẽn trong nâng cao hiệu quả ứng dụng CNTT cũng như hiệu quảquản lý, hoạt động của các đơn vị
Do văn bản hành chính là công cụ hiệu quả được sử dụng trong mối quan hệ tươngtác giữa các cơ quan, tổ chức với nhau cùng với ý nghĩa và tầm quan trọng củaviệc sử dụng VBĐT trong hoạt động cơ quan, tổ chức, do đó đòi hỏi cần phải cócác giải pháp thích hợp để giúp các cơ quan quản lý các nguồn thông tin, văn bảnmột cách khoa học, phục vụ việc chỉ đạo, điều hành, hỗ trợ ra quyết định, truy cứutrách nhiệm, lưu trữ Một trong các giải pháp mà chính phủ điện tử của các nướcđang dùng là sử dụng Metadata, hay còn gọi là dữ liệu đặc tả hoặc siêu dữ liệu Dữliệu đặc tả này là thông tin về vị trí văn bản, người sở hữu văn bản, lịch sử hoạtđộng của văn bản, quyền truy nhập văn bản; thông tin về tác nhân (con người hoặc
tổ chức), về nghiệp vụ được sử dụng để quản lý các văn bản Metadata đặc tả quitrình trao đổi văn bản là một phần không tách rời trong việc quản lý văn bản, phục vụmột loạt các chức năng và mục đích Quá trình trao đổi văn bản, các lớp mới của me-tadata sẽ được bổ sung, điều này có nghĩa là dữ liệu đặc tả tiếp tục tích lũy qua thời
gian, thông tin liên quan đến bối cảnh của việc quản lý văn bản Metadata có thể được
sử dụng trong nhiều mục đích khác nhau để cơ quan/tổ chức xác định, xác thực, mô
tả, tìm kiếm, và quản lý các nguồn tài nguyên của họ một cách có hệ thống sao chothỏa mãn được các yêu cầu của các hoạt động nghiệp vụ của cơ quan
Để đảm bảo thực hiện việc trao đổi liên thông VBĐT trong nội bộ cơ quan và giữa
các CQNN với nhau, một trong số những tiêu chuẩn phải kể đến là chuẩn về dữ liệu trao đổi, chuẩn về qui trình xử lý, trao đổi văn bản Trong phạm vi của đề tài
Trang 5này sẽ tập trung nghiên cứu, đề xuất Qui trình xử lý và trao đổi văn bản hành chính
điện tử giữa các cơ quan nhà nước và xây dựng bộ dữ liệu đặc tả cho qui trình này
1.2 Phạm vi nghiên cứu
Nghiên cứu xây dựng qui trình xử lý và trao đổi văn bản hành chính điện tử giữacác cơ quan nhà nước; Nghiên cứu xây dựng tiêu chuẩn kỹ thuật về dữ liệu đặc tảqui trình xử lý và trao đổi văn bản hành chính điện tử giữa các cơ quan nhà nước
1.3 Phạm vi và đối tượng áp dụng
Tiêu chuẩn này xác định các dữ liệu đặc tả (metadata) cho qui trình xử lý và traođổi văn bản hành chính điện tử, được áp dụng cho các cơ quan nhà nước, tổ chứcchính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổchức kinh tế và đơn vị vũ trang nhân dân (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức)trong việc xây dựng các hệ thống quản lý văn bản đáp ứng chức năng xử lý, traođổi văn bản trong nội bộ cơ quan và giữa các cơ quan với nhau
Các văn bản thuộc dạng mật hoặc không được phép phát hành, trao đổi trên môitrường mạng không thuộc phạm vi điều chỉnh của tài liệu này
1.4 Tình hình tiêu chuẩn hóa
Trong nước: Hiện nay ở Việt Nam, trong xu thế phát triển toàn cầu và hội nhập,
các nghiên cứu và kết quả đa phần là việt hóa các chuẩn quốc tế hiện hành Về lĩnhvực Công nghệ thông tin nói chung, đã có nhiều tiêu chuẩn quốc gia được công bốnhư: TCVN ISO/IEC 27001:2009, ISO/IEC 27001:2005 Công nghệ thông tin - Hệthống quản lý an toàn bảo mật thông tin – Các yêu cầu; TCVN 8066:2009 Côngnghệ thông tin – Khuôn dạng chứng thư số; TCVN 8067:2009 Công nghệ thông tin– Khuôn dạng danh sách chứng thư số bị thu hồi; TCVN 8072:2009 Mạng viễnthông – Giao thức IPv4; CVN 8073:2009 Mạng viễn thông - Đặc tính kỹ thuật củađồng hồ chuẩn sơ cấp; TCVN ISO/IEC 27002:2011 Công nghệ thông tin-Các kỹthuật an toàn- Quy tắc thực hành Quản lý an toàn bảo mật thông tin; TCVN 8688-
2011 Dịch vụ truyền hình cáp số theo tiêu chuẩn DVB-C - Tín hiệu tại điểm kếtnối thuê bao - Yêu cầu kỹ thuật; TCVN 8689 -2011 Dịch vụ IPTV trên mạng viễn
Trang 6thông công cộng cố định - Các yêu cầu; TCVN 8690 : 2011 Mạng viễn thông - Hệthống báo hiệu số 7 – Yêu cầu kỹ thuật cơ bản phần ISUP; TCVN 8691:2011 Hệthống thông tin cáp sợi quang PDH - Yêu cầu kỹ thuật; TCVN 8692:2011 Mạngviễn thông - Hệ thống báo hiệu R2 – Yêu cầu kỹ thuật cơ bản; TCVN 8693-2011Máy thu thanh, thu hình quảng bá và thiết bị kết hợp - Đặc tính miễn nhiễm - Giớihạn và phương pháp đo; TCVN 8694-2011 Sách - Yêu cầu chung; TCVN 8695-1-
2011 Công nghệ thông tin - Quản lý dịch vụ - Phần 1: Các yêu cầu; TCVN
8695-2-2011 Công nghệ thông tin - Quản lý dịch vụ - Phần 2: Quy tắc thực hành; TCVN8701: 2011 Điểm truy cập internet công cộng- Các yêu cầu kỹ thuật hỗ trợ ngườigià và người khuyết tật tiêp cận và sử dụng; TCVN 8702:2011 Công nghệ thôngtin-Chất lượng sản phẩm phần mềm-Phần 1: Các phép đánh giá ngoài; TCVN8703:2011 Công nghệ thông tin-Chất lượng sản phẩm phần mềm-Phần 2: Các phépđánh giá trong; TCVN 8704:2011 Công nghệ thông tin-Chất lượng sản phẩm phầnmềm-Phần 3: Các phép đánh giá chất lượng người sử dụng; TCVN 8705:2011Công nghệ thông tin-Đánh giá sản phẩm phần mềm-Phần 1: Tổng quát; TCVN8706:2011 Công nghệ thông tin-Đánh giá sản phẩm phần mềm-Phần 2: Quy trìnhdành cho bên đánh giá; TCVN 8707:2011 Công nghệ thông tin-Đánh giá sản phẩmphần mềm-Phần 3: Quy trình dành cho người phát triển; TCVN 8708:2011 Côngnghệ thông tin-Đánh giá sản phẩm phần mềm-Phần 4: Quy trình dành cho ngườimua sản phẩm; TCVN 8709-1:2011 Công nghệ thông tin- Các kỹ thuật an toàn-Các tiêu chí đánh giá an toàn CNTT- Phần 1: Giới thiệu và mô hình tổng quát;TCVN 8709-2:2011 Công nghệ thông tin- Các kỹ thuật an toàn- Các tiêu chí đánhgiá an toàn CNTT- Phần 2: Các thành phần chức năng an toàn; TCVN 8709-3:2011 Công nghệ thông tin- Các kỹ thuật an toàn- Các tiêu chí đánh giá an toànCNTT- Phần 3: Các thành phần đảm bảo an toàn
Trong đó liên quan đến đến quản lý hồ sơ và dữ liệu đặc tả phục vụ quản lý hồ sơthì có các tiêu chuẩn:
TCVN 7420-1:2004 - Thông tin và tư liệu Quản lý hồ sơ Phần 1: Yêu cầu
Trang 7chung Đây là tiêu chuẩn được chấp nhận nguyên vẹn từ tiêu chuẩn ISO 15489-1:2001
TCVN 7420-2:2004 - Thông tin và tư liệu Quản lý hồ sơ Phần 2: Hướng dẫn Đây là tiêu chuẩn được chấp nhận nguyên vẹn từ tiêu chuẩn ISO
15489-2:2001
TCVN 7980:2008 (ISO 15836 :2003) - Thông tin và tài liệu Bộ phần tử siêu
dữ liệu Dublin Core
Trong hệ thống TCVN hiện chưa có chuẩn quốc gia nào về qui trình xử lý, trao đổi văn
bản hành chính nói chung và cho văn bản hành chính điện tử nói riêng Gần đây Cục Văn
thư và lưu trữ nhà nước – Bộ Nội vụ có ra văn bản số 822/HDVTLTNN ngày 26/8/2015
về Hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng với mục đích để thống nhất nghiệp vụ quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của các cơ quan, tổ chức Văn bản này được áp dụng đối với các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và đơn vị vũ trang nhân dân (gọi chung là cơ quan, tổ chức).
Do vậy, trong đề tài này sẽ xây dựng bộ dữ liệu đặc tả qui trình xử lý, trao đổi văn bản
hành chính điện tử dựa vào lưu đồ mô tả văn bản đến, đi trong môi trường mạng trong văn bản số 822/HDVTLTNN nói trên
Ngoài nước: Trên thế giới hiện nay có 3 tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế và nhiều tổ
chức khu vực và nước ngoài công bố tiêu chuẩn trong lĩnh vực công nghệ thôngtin Ba tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế là ISO, IEC và ITU
Ngoài 03 Tổ chức Tiêu chuẩn hóa quốc tế trên, còn có một số Tổ chức quốc tế vàkhu vực, các tập đoàn lớn, cũng tham gia vào bài toán quy hoạch hạ tầng thông tin,
đã xây dựng và công bố nhiều tiêu chuẩn, khuyến cáo trong lĩnh vực CNTT và ứngdụng, như Tổ chức Viễn thông quốc tế ITU, IEEE, Tiêu chuẩn mở tiên tiến chocộng đồng thông tin (OASIS), Viện tiêu chuẩn quốc gia Mỹ (ANSI), Viện tiêuchuẩn Anh (BSI), Cơ quan Máy tính và Viễn thông trung ương Anh Quốc (Central
Trang 8Computer and Telecommunications Agency – CCTA – cho ra phiên bản Thư viện
Hạ tầng CNTT 2011 – ITIL 2011, bổ sung cho bộ chuẩn BSI 15000 / ISO/IEC20000), Hiệp hội kiểm soát và kiểm toán các hệ thống thông tin Mỹ - InformationSystems Audit and Control Association – ICASA – với phiên bản COBIT 2012),NIST (National Institute of Standards and Technology), INCITS (InterNationalCommittee for Information Technology Standards), IETF (Internet EngineeringTask Force), ITSqc (IT Services Qualification Center) với các phiên bản eSCM-SP
for Service Providers) và eSCM-CL (eSourcing Capability Modelfor Client Organizations), CMMI (Capability Maturity Model Integrated), COSO(Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission), TOGAF(The Open Group Architecture Framework), PMI (Project Management Institute)với phiên bản PMBOK Guide (A Guide to the Project Management Body ofKnowledge), ASL BiSL Foundation (Application Services Library) của Hà Lan,MOF (Microsoft Operations Framework), IBM Processes, EDS (ElectronicDocument System) Digital Workflow, Gartner CSD (Consolidated Service Desk),Telecom Ops Map, …
Trong phạm vi tiêu chuẩn về metadata cho quản lý văn bản, đã có một số chuẩnđược ban hành như: ISO 23081 - Records Management Processes - Metadata forrecord (Quá trình quản lý bản ghi – Dữ liệu đặc tả bản ghi), ISO 15386:2003 -Chuẩn metadata quản lý hệ thống các bản ghi dựa trên Chuẩn Dublin Core, ANSI/NISO Z39.85-2001 và đã được một số nước ứng dụng trong quản lý văn bản của
quốc gia (Úc, Newzealand, Mỹ, Anh, Đài Loan, ) Tuy nhiên, hiện chưa có tiêu chuẩn nào về metadata đặc tả cho qui trình xử lý, trao đổi văn bản điện tử nói riêng
1.5 Sở cứ và phương pháp luận xây dựng TCVN
1.5.1 Phương pháp luận xây dựng TCVN
Trang 9Sau khi nghiên cứu các các tiêu chuẩn liên quan đến tạo lập thông tin mô tả tài liệu(metadata) của trong và nước ngoài; các văn bản quy định của Nhà nước về văn thưlưu trữ, các hướng dẫn về quản lý văn bản; kết quả nghiên cứu khoa học và côngnghệ, nhóm dự thảo tiêu chuẩn, quy chuẩn đã xây dựng bản dự thảo các TCVN phùhợp với điều kiện Việt Nam.
1.5.2 Sở cứ xây dựng
Nhóm thực hiện đã xây dựng tiêu chuẩn này dựa trên tiêu chuẩn TCVN:7980Thông tin và tài liệu Bộ phần tử siêu dữ liệu Dublin Core, tiêu chuẩn này được
xây dựng từ ISO 15836 :2003 Information and documentation - The Dublin Core
metadata element set Đây cũng là tài liệu đã được nhiều quốc gia sử dụng làm tàiliệu gốc để xây dựng các tiêu chuẩn quốc gia về metadata cho quản lý tài liệu Đây
là một tiêu chuẩn mô tả tài nguyên thông tin; tài nguyên thông tin ở đây được địnhnghĩa là tất cả các thứ mà có thể được nhận diện
1.6 Tài liệu viện dẫn
[1] TCVN 7980:2008 (ISO 15836 :2003) - Thông tin và tài liệu Bộ phần tử siêu
dữ liệu Dublin Core
Trang 10Chương 2: NGHIÊN CỨU QUI TRÌNH XỬ LÝ VÀ TRAO ĐỔI
VĂN BẢN HÀNH CHÍNH ĐIỆN TỬ
Để tăng cường sử dụng văn bản điện tử trên môi trường mạng phục vụ côngtác QLNN của các CQNN từ Trung ương đến địa phương, góp phần cải cách hànhchính và phát triển Chính phủ điện tử Đảng, Nhà nước đã chỉ đạo triển khai bằngviệc ban hành các văn bản pháp luật thể hiện ý đồ, mục tiêu QLNN và ý chí, quyềnlực của Nhà nước nhằm điều chỉnh các quan hệ thông qua hệ thống văn bản phápluật
2.1 Một số văn bản qui định về việc quản lý văn bản trên môi trường mạng
Điều 16 Người khởi tạo thông điệp dữ liệu
1 Người khởi tạo thông điệp dữ liệu là cơ quan, tổ chức, cánhân tạo hoặc gửi một thông điệp dữ liệu trước khi thông điệp
dữ liệu đó được lưu giữ nhưng không bao hàm người trung gianchuyển thông điệp dữ liệu
2 Trong trường hợp các bên tham gia giao dịch không có thỏathuận khác thì việc xác định người khởi tạo một thông điệp dữliệu được quy định như sau:
a) Một thông điệp dữ liệu được xem là của người khởi tạo nếuthông điệp dữ liệu đó được người khởi tạo gửi hoặc được gửibởi một hệ thống thông tin được thiết lập để hoạt động tự động
do người khởi tạo chỉ định;
b) Người nhận có thể coi thông điệp dữ liệu là của người khởitạo nếu đã áp dụng các phương pháp xác minh được người khởitạo chấp thuận và cho kết quả thông điệp dữ liệu đó là củangười khởi tạo;
Trang 11c) Kể từ thời điểm người nhận biết có lỗi kỹ thuật trong việctruyền gửi thông điệp dữ liệu hoặc đã sử dụng các phương phápxác minh lỗi được người khởi tạo chấp thuận thì không áp dụngquy định tại điểm a và điểm b khoản này.
3 Người khởi tạo phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về nộidung thông điệp dữ liệu do mình khởi tạo
Điều 17 Thời điểm, địa điểm gửi thông điệp dữ liệu
Trong trường hợp các bên tham gia giao dịch không có thoảthuận khác thì thời điểm, địa điểm gửi thông điệp dữ liệu đượcquy định như sau:
1 Thời điểm gửi một thông điệp dữ liệu là thời điểm thông điệp
dữ liệu này nhập vào hệ thống thông tin nằm ngoài sự kiểm soátcủa người khởi tạo;
2 Địa điểm gửi thông điệp dữ liệu là trụ sở của người khởi tạonếu người khởi tạo là cơ quan, tổ chức hoặc nơi cư trú củangười khởi tạo nếu người khởi tạo là cá nhân Trường hợpngười khởi tạo có nhiều trụ sở thì địa điểm gửi thông điệp dữliệu là trụ sở có mối liên hệ mật thiết nhất với giao dịch
Điều 18 Nhận thông điệp dữ liệu
1 Người nhận thông điệp dữ liệu là người được chỉ định nhậnthông điệp dữ liệu từ người khởi tạo thông điệp dữ liệu nhưngkhông bao hàm người trung gian chuyển thông điệp dữ liệu đó
2 Trong trường hợp các bên tham gia giao dịch không có thoảthuận khác thì việc nhận thông điệp dữ liệu được quy định nhưsau:
a) Người nhận được xem là đã nhận được thông điệp dữ liệunếu thông điệp dữ liệu được nhập vào hệ thống thông tin dongười đó chỉ định và có thể truy cập được;
b) Người nhận có quyền coi mỗi thông điệp dữ liệu nhận được
Trang 12là một thông điệp dữ liệu độc lập, trừ trường hợp thông điệp dữliệu đó là bản sao của một thông điệp dữ liệu khác mà ngườinhận biết hoặc buộc phải biết thông điệp dữ liệu đó là bản sao;c) Trường hợp trước hoặc trong khi gửi thông điệp dữ liệu,người khởi tạo có yêu cầu hoặc thoả thuận với người nhận vềviệc người nhận phải gửi cho mình thông báo xác nhận khi nhậnđược thông điệp dữ liệu thì người nhận phải thực hiện đúng yêucầu hoặc thoả thuận này;
d) Trường hợp trước hoặc trong khi gửi thông điệp dữ liệu,người khởi tạo đã tuyên bố thông điệp dữ liệu đó chỉ có giá trịkhi có thông báo xác nhận thì thông điệp dữ liệu đó được xem làchưa gửi cho đến khi người khởi tạo nhận được thông báo củangười nhận xác nhận đã nhận được thông điệp dữ liệu đó;
đ) Trường hợp người khởi tạo đã gửi thông điệp dữ liệu màkhông tuyên bố về việc người nhận phải gửi thông báo xác nhận
và cũng chưa nhận được thông báo xác nhận thì người khởi tạo
có thể thông báo cho người nhận là chưa nhận được thông báoxác nhận và ấn định khoảng thời gian hợp lý để người nhận gửixác nhận; nếu người khởi tạo vẫn không nhận được thông báoxác nhận trong khoảng thời gian đã ấn định thì người khởi tạo
có quyền xem là chưa gửi thông điệp dữ liệu đó
Điều 19 Thời điểm, địa điểm nhận thông điệp dữ liệu
Trong trường hợp các bên tham gia giao dịch không có thoảthuận khác thì thời điểm, địa điểm nhận thông điệp dữ liệu đượcquy định như sau:
1 Trường hợp người nhận đã chỉ định một hệ thống thông tin đểnhận thông điệp dữ liệu thì thời điểm nhận là thời điểm thôngđiệp dữ liệu nhập vào hệ thống thông tin được chỉ định; nếungười nhận không chỉ định một hệ thống thông tin để nhậnthông điệp dữ liệu thì thời điểm nhận thông điệp dữ liệu là thờiđiểm thông điệp dữ liệu đó nhập vào bất kỳ hệ thống thông tinnào của người nhận;
Trang 132 Địa điểm nhận thông điệp dữ liệu là trụ sở của người nhậnnếu người nhận là cơ quan, tổ chức hoặc nơi cư trú thườngxuyên của người nhận nếu người nhận là cá nhân Trường hợpngười nhận có nhiều trụ sở thì địa điểm nhận thông điệp dữ liệu
là trụ sở có mối liên hệ mật thiết nhất với giao dịch
lưu hồ sơ, tài liệu
vào lưu trữ cơ
quan
Điều 9 Đăng ký văn bản đi
Văn bản đi được đăng ký vào Sổ đăng ký văn bản đi hoặc
Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi trên máy vi tính
1 Đăng ký văn bản đi bằng sổa) Lập sổ đăng ký văn bản điCăn cứ phương pháp ghi số và đăng ký văn bản đi đượchướng dẫn tại Điểm a, Khoản 2, Điều 8 Thông tư này, các cơquan, tổ chức lập sổ đăng ký văn bản đi cho phù hợp
b) Mẫu Sổ đăng ký văn bản đi và cách đăng ký văn bản đi,
kể cả bản sao văn bản và văn bản mật, thực hiện theo hướng dẫntại Phụ lục I
2 Đăng ký văn bản đi bằng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản
đi trên máy vi tínha) Yêu cầu chung đối với việc xây dựng Cơ sở dữ liệuquản lý văn bản đi được thực hiện theo quy định hiện hành củapháp luật về lĩnh vực này
b) Việc đăng ký (cập nhật) văn bản đi vào Cơ sở dữ liệuquản lý văn bản đi được thực hiện theo hướng dẫn sử dụngchương trình phần mềm quản lý văn bản của cơ quan, tổ chứccung cấp chương trình phần mềm đó
c) Văn bản đi được đăng ký vào Cơ sở dữ liệu quản lý vănbản đi phải được in ra giấy để ký nhận bản lưu hồ sơ và đóng sổ
để quản lý
Điều 11 Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
1 Làm thủ tục phát hành văn bảnb) Trình bày bì và viết bì
Trang 14Mẫu trình bày bì văn bản và cách viết bì thực hiện theohướng dẫn tại Phụ lục II.
d) Đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật và dấu khác lên bìTrên bì văn bản khẩn phải đóng dấu độ khẩn đúng như dấu
độ khẩn đóng trên văn bản trong bì Việc đóng dấu “Chỉ người
có tên mới được bóc bì” và các dấu chữ ký hiệu độ mật trên bìvăn bản mật được thực hiện theo quy định tại Khoản 2 vàKhoản 3 Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11)
2 Chuyển phát văn bản điVăn bản đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành vàchuyển phát ngay trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất làtrong ngày làm việc tiếp theo Đối với văn bản quy phạm phápluật có thể phát hành sau 03 ngày, kể từ ngày ký văn bản
Căn cứ vào các văn bản qui định của nhà nước liên quan đến quản lý văn bản, các
cơ quan, đơn vị đã xây dựng và ban hành các qui định cho việc quản lý văn bảncủa riêng đơn vị mình
2.2 Qui trình xử lý và trao đổi văn bản hành chính điện tử
Mô hình nghiệp vụ quản lý văn bản trong các cơ quan nhà nước như sau:
Trang 15Việc xây dựng một qui trình chung đối với xử lý, trao đổi văn bản hành chính điện
tử thông thường được bám sát theo các văn bản qui định của nhà nước về quản lývăn bản, hồ sơ giấy
Trong hệ thống văn bản pháp quy và các văn bản hướng dẫn liên quan đếnquản lý hồ sơ, hiện có văn bản số 822/HDVTLTNN ngày 26/8/2015 của Cục Văn thư
và lưu trữ nhà nước – Bộ Nội vụ về Hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ
sơ trong môi trường mạng Theo đó, lưu đồ mô tả văn bản đi, đến trong môi trường mạng như sau:
Lưu đồ mô tả văn bản đến trong môi trường mạng
`
Văn thư cơ quan a) Đối với văn bản giấy:
Trang 16- Tiếp nhận văn bản đến;
- Phân loại sơ bộ (loại bóc bì: là loại gửi cho cơ quan và loại không bóc bì: là loại trên bì có ghi dấu chỉ mức độ mật hoặc gửi đích danh cho cá nhân và các tổ chức đoàn thể trong cơ quan);
- Bóc bì văn bản đến (đối với loại được bóc bì);
- Đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến;
- Đăng ký văn bản đến trong PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN (Mục: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 9,10, 11 - Phụ lục I);
- Scan văn bản đến (đối với loại được bóc bì) và đính kèm biểu ghi văn bản đến trong PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN (Mục
b) Đối với văn bản điện tử gửi đến qua mạng:
- Kiểm tra tính xác thực về nguồn gốc nơi gửi và sự toàn vẹn của văn bản;
- Đăng ký văn bản đến trong PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN (Mục: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 9,10, 11 - Phụ lục I);
- Đính kèm biểu ghi văn bản đến trong PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN (Mục 14 - Phụ lục I);
- Chuyển cho người có trách nhiệm cho ý kiến phân phối văn bản đến (lãnh đạo văn phòng hoặc lãnh đạo cơ quan, tổ chức).
cơ quan, tổ chức (hoặc cấp phó của người đứng đầu được ủy quyền trong trường hợp người đứng đầu đi vắng).
Trường hợp chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính) cho ý kiến phân phối:
Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị trong cơ quan, tổ
Trang 17chức và nội dung, mức độ quan trọng của văn bản đến, chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính) cho ý kiến đề xuất trong PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN (Mục: 12, 13 - Phụ lục I)
và chuyển cho:
- Lãnh đạo cơ quan, tổ chức (để báo cáo hoặc xin ý kiến chỉ đạo đối với văn bản có nội dung quan trọng);
- Lãnh đạo đơn vị chủ trì (để tổ chức thực hiện);
- Lãnh đạo đơn vị phối hợp (nếu có, để phối hợp tổ chức thực hiện)
Trường hợp người đứng đầu cơ quan, tổ chức cho ý kiến phân phối:
Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị trong cơ quan; lĩnh vực công tác phân công do cấp phó phụ trách, người đứng đầu cho ý kiến phân phối (hoặc chỉ đạo) trong PHÂN HỆ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN (Mục: 12, 13 - Phụ lục I) và chuyển cho:
- Cấp phó để chỉ đạo giải quyết (thuộc lĩnh vực phụ trách);
- Chánh văn phòng/Trưởng phòng hành chính (để theo dõi);
- Lãnh đạo đơn vị chủ trì (để tổ chức thực hiện);
- Lãnh đạo đơn vị phối hợp (nếu có, để phối hợp tổ chức thực hiện).
Trường hợp cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức cho ý kiến phân phối:
Trường hợp cấp phó được người đứng đầu cơ quan, tổ chức ủy quyền cho ý kiến phân phối thì cấp phó thực hiện các công việc như người đứng đầu cơ quan, tổ chức và báo cáo người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
Lãnh đạo đơn vị Đơn vị được hiểu là: vụ, ban, phòng trong một cơ quan, tổ chức.
Trưởng đơn vị:
Căn cứ nội dung văn bản đến, ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan và
vị trí việc làm của công chức, viên chức trong đơn vị, trưởng đơn vị cho ý kiến chỉ đạo trong PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN (Mục 12 - Phụ lục I) và chuyển cho:
- Phó trưởng đơn vị để tổ chức thực hiện (nếu cần);
- CCVC chuyên môn trong đơn vị (chủ trì giải quyết trong trường
Trang 18hợp đơn vị được giao chủ trì giải quyết hoặc phối hợp giải quyết trong trường hợp đơn vị được giao phối hợp giải quyết);
- Lãnh đạo đơn vị phối hợp giải quyết (nếu cần).
- Nghiên cứu nội dung văn bản đến để thực hiện Trường hợp văn bản đến yêu cầu phải phúc đáp thì soạn thảo văn bản trả lời (xem phần quản lý văn bản đi trong môi trường mạng);
- Tập hợp văn bản liên quan đến công việc được giao chủ trì giải quyết thành hồ sơ (hồ sơ ở dạng giấy và hồ sơ ở dạng dữ liệu điện tử);
- Đối với văn bản đến không cần lập hồ sơ thì không phải xác định
“Mã hồ sơ”.
CCVC phối hợp giải quyết:
Nghiên cứu nội dung văn bản đến để phối hợp giải quyết và gửi ý kiến cho:
- Lãnh đạo đơn vị (để báo cáo);
- CCVC chủ trì.
Trang 19Lưu đồ mô tả văn bản đi trong môi trường mạng
CCVC chuyên
môn - Dự thảo văn bản.
- Trường hợp cần thiết thì chuyển dự thảo văn bản xin ý kiến đóng góp, tiếp thu và hoàn thiện dự thảo;
- Chuyển dự thảo văn bản đã hoàn thiện cho lãnh đạo đơn vị xem xét;
- Chỉnh sửa dự thảo văn bản;
- In và trình lãnh đạo đơn vị (trường hợp văn bản thuộc Danh mục văn bản trao đổi hoàn toàn trên mạng thì không cần in);
Trang 20- Chuyển văn bản giấy hoặc văn bản điện tử cho văn thư cơ quan;
- Đăng ký văn bản đi trong PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN (Mục: 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11,12- Phụ lục II), chuyển văn thư cơ quan
Lãnh đạo đơn vị Trưởng đơn vị:
- Kiểm tra nội dung văn bản;
- Trường hợp cần bổ sung, sửa đổi thì cho ý kiến và chuyển cho: + Phó trưởng đơn vị (trường hợp ủy quyền cho phó trưởng đơn vị chỉ đạo giải quyết);
+ CCVC chuyên môn soạn thảo văn bản.
- Chuyển pháp chế cơ quan/văn phòng để kiểm tra pháp chế, hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản;
- Tiếp thu ý kiến và chỉ đạo CCVC chuyên môn chỉnh sửa dự thảo;
- Ký tắt về nội dung (ký số đối với văn bản điện tử).
phòng Chánh văn phòng (hoặc văn thư cơ quan được ủy quyền) kiểm tra thểthức, kỹ thuật trình bày văn bản trước khi trình ký, chuyển ý kiến cho
nơi gửi và lãnh đạo cơ quan, ký tắt về pháp chế, hình thức, thể thức,
kỹ thuật trình bày văn bản (ký số đối với văn bản điện tử).
Lãnh đạo cơ
quan/ Người có
thẩm quyền ký
ban hành
Trường hợp người đứng đầu cơ quan chỉ đạo giải quyết:
- Kiểm tra văn bản (cả nội dung, hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày);
- Trường hợp không chấp thuận thì cho ý kiến và chuyển lại cho trưởng đơn vị được giao chủ trì giải quyết để chỉ đạo bổ sung, sửa đổi;
- Trường hợp chấp thuận thì cho ý kiến đồng ý và chuyển cho:
Trang 21+ Trưởng đơn vị được giao chủ trì giải quyết (để biết và chỉ đạo CCVC chuyên môn);
+ Chánh văn phòng (để biết).
- Ký ban hành (ký số đối với văn bản điện tử).
Trường hợp cấp phó của người đứng đầu được giao phụ trách lĩnh vực hoặc người được giao ký thừa lệnh, ký thừa ủy quyền chỉ đạo giải quyết:
Thực hiện các công việc như người đứng đầu cơ quan, tổ chức và báo cáo người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
Văn thư cơ quan - Nhận văn bản giấy hoặc văn bản điện tử từ CCVC chuyên môn đã
có chữ ký tắt về nội dung (chữ ký số đối với văn bản điện tử) của trưởng đơn vị;
- Chuyển cho pháp chế cơ quan và lãnh đạo văn phòng để ký tắt về pháp chế, hình thức, thể thức, kỹ thuật (ký số đối với văn bản điện tử);
- Trình lãnh đạo cơ quan để ký ban hành (ký số đối với văn bản điện tử);
- Đăng ký và làm thủ tục phát hành văn bản đi bao gồm các công việc:
+ Đóng dấu văn bản (dấu cơ quan/ký số của cơ quan, tổ chức đối với văn bản điện tử, dấu khẩn, dấu mật và các dấu khác);
+ Đăng ký văn bản đi trong PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN (Mục: 1, 2 - Phụ lục II);
+ Làm thủ tục chuyển phát văn bản đi;
+ Lưu văn bản đi.
- Văn bản giấy gửi đi, văn thư cơ quan lưu lại 02 bản: 01 bản lập thành tập lưu văn bản đi và 01 bản chuyển cho CCVC chuyên môn chủ trì giải quyết để lập hồ sơ công việc Văn bản đi lưu tại tập lưu văn bản đi phải là bản gốc Bản lưu văn bản đi tại văn thư cơ quan phải được sắp xếp theo thứ tự đăng ký.
- Văn bản điện tử gửi đi thực hiện theo Mục 5 Phần Hướng dẫn chung
Trang 22Theo đó, các bước công việc đối với qui trình xử lý và trao đổi văn bản hành chính điện
tử bao gồm:
Khối xử lý văn bản:
- Đăng ký văn bản đến
- Cho ý kiến phân phối/chỉ đạo giải quyết
- Tổ chức thực hiện (Phân công thực hiện)
Trong đề tài này sẽ xây dựng bộ dữ liệu đặc tả qui trình xử lý, trao đổi văn bản hành
chính điện tử dựa vào lưu đồ mô tả văn bản đến, đi trong môi trường mạng trong văn bản số 822/HDVTLTNN nói trên
2.3 Tiêu chuẩn kỹ thuật dữ liệu đặc tả qui trình xử lý và trao đổi văn bản hành chính điện tử
Dữ liệu đặc tả qui trình xử lý và trao đổi văn bản hành chính điện tử được áp dụngphù hợp chuẩn DublinCore để mô tả các văn bản hành chính được đưa vào hệthống lưu trữ, xử lý và trao đổi, và mở rộng, bổ sung thêm các thành tố để mô tảcác tác vụ của qui trình xử lý và trao đổi văn bản