Tổ chức và hoạt động thông tin thư viện tại thư viện khoa quốc tế đại học quốc gia hà nội

* Tình hình nghiên cứu ở trong nước Nghiên cứu về công tác tổ chức và hoạt động TT-TV tại Việt Nam đã có giáo trình “Tổ chức và quản lý các cơ quan thông tin – thư viện hiện đại” được

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

==================

NGUYỄN THỊ YẾN

TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG THÔNG TIN - THƯ VIỆN

TẠI THƯ VIỆN KHOA QUỐC TẾ, ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

LUẬN VĂN THẠC SĨ THÔNG TIN – THƯ VIỆN

Hà Nội – 2020

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

==================

NGUYỄN THỊ YẾN

TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG THÔNG TIN - THƯ VIỆN

TẠI THƯ VIỆN KHOA QUỐC TẾ, ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

Chuyên ngành: Khoa học Thông tin – Thư viện

Mã số: 8320201.01

LUẬN VĂN THẠC SĨ THÔNG TIN – THƯ VIỆN

Người hướng dẫn khoa học: TS Nguyễn Thị Kim Dung

Hà Nội – 2020

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đề tài: “Tổ chức và hoạt động Thông tin – Thư viện tại thư viện Khoa Quốc tế, Đại học Quốc Gia Hà Nội” là công trình nghiên cứu của riêng tôi, được thực hiện dưới sự hướng dẫn của TS Nguyễn Thị Kim Dung Các tư liệu, số liệu và kết quả nghiên cứu trong luận văn là trung

thực Nếu có điều gì sai sót tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm

Tác giả

Nguyễn Thị Yến

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành cuốn luận văn tốt nghiệp này tôi đã nhận được rất nhiều

sự giúp đỡ của các thầy cô, các bạn đồng nghiệp và gia đình

Tôi xin trân trọng cảm ơn Ban Giám hiệu và các thầy cô giáo khoa Thông tin – Thư viện, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn đã giảng dạy và tạo điều kiện thuận lợi cho tôi trong quá trình hoàn thành luận văn này

Tôi xin cám ơn người dùng tin của thư viện Khoa Quốc tế đã vui lòng tham gia trả lời số lượng lớn phiếu khảo sát để tôi thu thập được những số liệu xác thực khách quan phục vụ đề tài nghiên cứu của mình

Đặc biệt tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến TS Nguyễn Thị Kim Dung – người đã rất nghiêm khắc và cũng rất tận tình hướng dẫn tôi trong thời gian thực hiện luận văn

Cuối cùng, tôi xin cảm ơn những tình cảm mà gia đình, bạn bè, đồng nghiệp đã động viên khích lệ, tạo điều kiện thuận lợi giúp tôi hoàn thành chương trình học và thực hiện đề tài

Tôi xin chân thành cảm ơn!

Tác giả

Nguyễn Thị Yến

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

Tên chữ cái viết tắt Tên đầy đủ

Từ viết tắt tiếng Anh Từ đầy đủ tiềng Anh và dịch sang tiếng Việt

Khung phân loại thập phân Dewey

ISBD International Standard Bibliographic Description

Mô tả thư mục theo tiêu chuẩn quốc tế

Mục lục tra cứu trực tuyến

Mục lục đọc máy

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 1

1 Tính cấp thiết của đề tài 1

2 Tình hình nghiên cứu 3

3 Mục đích nghiên cứu 8

4 Nhiệm vụ nghiên cứu 8

5 Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu 8

6 Giả thuyết khoa học 8

Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG THÔNG TIN - THƯ VIỆN TẠI KHOA QUỐC TẾ, ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI 12

1.1 Cơ sở lý luận về tổ chức và hoạt động thông tin - thư viện 12

1.1.1 Khái niệm tổ chức trong hoạt động thông tin - thư viện 12

1.1.2 Khái niệm hoạt động thông tin - thư viện 18

1.1.3 Các yếu tố tác động tới tổ chức và hoạt động thông tin – thư viện 21

1.1.4 Tiêu chí đánh giá hiệu quả hoạt động thông tin - thư viện trong trường đại học 24

1.1.5 Vai trò của tổ chức và hoạt động thông tin - thư viện trong đổi mới giáo dục đào tạo đại học 28

1.2 Đặc điểm tổ chức và hoạt động thông tin - thư viện tại Khoa Quốc tế, ĐHQGHN 30

1.2.1 Khái quát chung về Khoa Quốc tế 30

1.2.2 Quy mô đào tạo của Khoa Quốc tế 32

1.3 Đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin 37

1.3.1 Đặc điểm người dùng tin 37

1.3.2 Đặc điểm nhu cầu tin 37

Chương 2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG THÔNG TIN THƯ VIỆN TẠI THƯ VIỆN KHOA QUỐC TẾ, ĐẠI HỌC QUỐC GIA

HÀ NỘI 40

2.1 Công tác tổ chức tại Thư viện Khoa Quốc tế 40

2.2 Thực trạng các hoạt động nghiệp vụ thông tin-thư viện tại thư viện Khoa Quốc tế ĐHQGHN 41

2.2.1 Xây dựng và phát triển nguồn lực thông tin 41

2.2.2 Công tác xử lý tài liệu 47

2.2.3 Tổ chức kho và bảo quản tài liệu 53

2.2.4 Hoạt động tra cứu 55

2.3 Các yếu tố tác động tới tổ chức và hoạt động thông tin – thư viện tại Thư viện Khoa Quốc tế 65

2.3.1 Nhận thức của lãnh đạo và cơ chế chính sách 65

2.3.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy 67

2.3.3 Năng lực của nguồn nhân lực thông tin - thư viện 68

2.3.4 Tiềm lực cơ sở vật chất và ứng dụng công nghệ thông tin 71

2.3.5 Nhu cầu tin của người dùng tin tại thư viện Khoa Quốc tế 74

2.3.6 Số lượng và chất lượng sản phẩm thông tin - thư viện 78

2.3.7 Vốn tài liệu phục vụ người dùng tin 84

2.4 Đánh giá hiệu quả tổ chức hoạt động thông tin-thư viện 85

2.4.1 Đánh giá về công tác phát triển vốn tài liệu 85

2.4.2 Đánh giá về chất lượng xử lý tài liệu 87

2.4.3 Đánh giá về công tác tổ chức lưu trữ thông tin, bảo quản tài liệu 87

2.4.4 Sản phẩm, dịch vụ TT-TV chất lượng, phong phú 88

2.5 Nhận xét về công tác tổ chức và hoạt động thông tin – thư viện tại thư viện Khoa Quốc tế, ĐHQGHN 91

2.5.1 Ưu điểm 91

2.5.2 Nhược điểm 92

2.5.3 Nguyên nhân 93

Chương 3 GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG THÔNG TIN - THƯ VIỆN TẠI KHOA QUỐC TẾ, ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI 94

3.1 Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy, tăng cường đầu tư cơ sở vật chất và ứng dụng công nghệ thông tin 94

3.1.1 Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy 94

3.1.2 Tăng cường đầu tư cơ sở vật chất và đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin 95

3.2 Nâng cao chất lượng và hiệu quả hoạt động thông tin – thư viện 96

3.2.1 Phát triển nguồn lực thông tin có chất lượng 96

3.2.2 Phát triển hoạt động Marketing 97

3.2.3 Tăng cường chất lượng công tác phục vụ bạn đọc 98

3.2.4 Quan tâm công tác lưu trữ thông tin và bảo quản vốn tài liệu 99

3.2.5 Tăng cường quan hệ đối tác chặt chẽ với các phòng ban, các đơn vị chức năng khác của Khoa 100

3.3 Phát huy nhân tnói trên vừa có ý nghĩa chiến lược vừ - thư viện 100

3.3.1 Nâng cao trình độ cán bộ thông tin - thư viện 100

3.3.2 Đào tạo và hướng dẫn người dùng tin 101

KẾT LUẬN 103

TÀI LIỆU THAM KHẢO 104 PHỤ LỤC

DANH MỤC BẢNG

Bảng 1.1: Cơ cấu trình độ cán bộ Khoa Quốc tế 31

Bảng 1.2: Thống kê quy mô đào tạo bậc đại học tại Khoa Quốc tế, ĐHQGHN 33

Bảng 1.3: Thống kê quy mô đào tạo bậc Sau đại học tại Khoa Quốc tế, ĐHQGHN 34

Bảng 1.4: Cơ cấu người dùng tin tại thư viện Khoa Quốc tế 37

Bảng 2.1: Thực trạng đội ngũ cán bộ thư viện Khoa Quốc tế 68

Bảng 2.2: Đánh giá của NDT về cán bộ thư viện Khoa Quốc tế 70

Bảng 2.3 Đánh giá chất lượng cơ sở vật chất kỹ thuật và hạ tầng công nghệ của NDT thư viện Khoa Quốc tế 72

Bảng 2.5 Nhu cầu tin theo các chuyên ngành 76

Bảng 2.6 Nhu cầu tin theo loại hình tài liệu 77

Bảng 2.7 Nhu cầu tin theo ngôn ngữ tài liệu 77

Bảng 2.8 Ý kiến đánh giá của NDT về mức độ đáp ứng về vốn tài liệu 85

Bảng 2.9 Lý do thường gặp khi NDT không tiếp cận được tài liệu 86

thư viện Khoa Quốc tế 88

DANH MỤC SƠ ĐỒ Sơ đồ 1.1: Cơ cấu tổ chức của Khoa Quốc tế, ĐHQGHN 32

Sơ đồ 2.1 Quy trình bổ sung tài liệu in 44

Sơ đồ 2.2 Quy trình thanh lý tài liệu 46

DANH MỤC BIỂU ĐỒ

Biểu đồ 2.1: Đánh giá của NDT về cán bộ thư viện Khoa Quốc tế 70

Biểu đồ 2.2 Đánh giá chất lượng cơ sở vật chất kỹ thuật và hạ tầng công nghệ của NDT thư viện Khoa Quốc tế 72

Biểu đồ 2.3 Mục đích sử dụng thư viện của người dùng tin thư viện Khoa Quốc tế 75

Biều đồ 2.4: Đánh giá của NDT về chất lượng sản phẩm thông tin – thư viện tại thư viện Khoa Quốc tế 89

Biểu đồ 2.5: Đánh giá của NDT về chất lượng các dịch vụ của NDT tại thư viện Khoa Quốc tế 90

DANH MỤC HÌNH VẼ Hình 2.1a: Giao diện hiển thị thông tin biên mục mô tả 52

Hình 2.1b: Giao diện hiển thị thông tin biên mục mô tả 53

Hình2.2: Giao diện tìm kiếm đơn giản khi biết Nhan đề tài liệu 57

Hình 2.3: Giao diện Tìm kiếm nâng cao 58

Hình 2.4: Giao diện Kết quả tìm kiếm nâng cao 58

Hình 2.5: Giao diện tìm đơn giản khi biết Mã học phần 59

Hình 2.6: Giao diện kết quả tìm đơn giản khi biết Mã học phần 59

Hình 2.7 Giao diện phân hệ Bạn đọc 61

Hình 2.8 Giao diện các mục nhập tài khoản bạn đọc 62

Hình 2.9 Giao diện hiển thị thông tin bạn đọc 63

Hình 2.10 Mẫu phiếu nộp phạt 64

Hình 2.11b Giao diện CSDL khóa học 80

Hình 2.12 Subject guide chương trình Kế toán, Phân tích và Kiểm toán (AC) 81

Hình 2.13 Subject guide chương trình Kinh doanh Quốc tế (IB) 81

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Hiện nay, hội nhập và cạnh tranh trên quy mô toàn cầu đang tác động mạnh mẽ vào hệ thống giáo dục đại học của Việt Nam Trong Nghị quyết Đại hội Đảng toàn quốc lần thứ XI đã khẳng định: "Đổi mới căn bản, toàn diện nền giáo dục Việt Nam theo hướng chuẩn hoá, hiện đại hoá, xã hội hóa, dân chủ hóa và hội nhập quốc tế, trong đó, đổi mới cơ chế quản lý giáo dục, phát triển đội ngũ giáo viên và cán bộ quản lý giáo dục là khâu then chốt… Giáo dục và đào tạo có sứ mệnh nâng cao dân trí, phát triển nguồn nhân lực, bồi dưỡng nhân tài, góp phần quan trọng xây dựng đất nước, xây dựng nền văn hóa và con người Việt Nam"

Đặc biệt, với việc sử dụng phổ biến Internet dưới tác động của cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 đã buộc các trường đại học phải thay đổi tư duy

về giáo dục, đổi mới mô hình, chương trình đào tạo và phương thức đào tạo theo hướng CMCN 4.0 Xu hướng ấy kéo theo hệ thống thư viện các trường đại học cũng phải thay đổi cách thức tổ chức và hoạt động chuyển từ mô hình thư viện truyền thống sang mô hình thư viện điện tử

Là một trong hai trung tâm đào tạo và nghiên cứu khoa học hàng đầu Việt Nam, ĐHQGHN gồm 8 trường đại học thành viên: Đại học Công nghệ, Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Khoa học Tự nhiên, Đại học Ngoại ngữ, Đại học Kinh tế, Đại học Giáo dục, Đại học Việt Nhật và Đại học

Y Dược Ngoài ra, trong ĐHQGHN còn có các khoa trực thuộc gồm Khoa Luật, Khoa Quốc tế ĐHQGHN xác định rõ vai trò đầu tàu của mình trong sự nghiệp đổi mới, phát triển nền giáo dục nói chung, giáo dục đại học của Việt

Nam nói riêng Để thực hiện sứ mệnh đó, ĐHQGHN đã công bố Chiến lược

phát triển ĐHQGHN đến năm 2020, tầm nhìn đến 2030 Đồng thời,

ĐHQGHN cũng yêu cầu các đơn vị thành viên, trực thuộc xây dựng kế hoạch phát triển của mình trên cơ sở một chiến lược chung thống nhất và phát huy

những thế mạnh, đặc điểm riêng của từng đơn vị Đặc biệt, đối với việc chia

sẻ nguồn lực thông tin trong khối ĐHQGHN, các đơn vị thành viên cần đẩy mạnh chuyển dạng tài liệu truyền thống sang tài liệu số hóa để dễ dàng chia sẻ

và dùng chung nguồn lực thông tin trong khối ĐHQGHN có hiệu quả

Khoa Quốc tế trực thuộc Đại học Quốc Gia Hà Nội trải qua 18 năm phát triển Khoa đã tạo dựng được uy tín, vị trí riêng trong xã hội Để thực hiện sứ mạng đào tạo và nghiên cứu khoa học theo chuẩn quốc tế dựa trên nền tảng khoa học cơ bản, khoa học ứng dụng và chuyển giao công nghệ, với tầm nhìn phát triển thành Trường Đại học Quốc tế, Ban Lãnh đạo Khoa đã đưa ra đường lối chiến lược phát triển lâu dài, trong đó, vai trò của Thư viện Khoa được đặc biệt chú trọng Nhiệm vụ chính thư viện Khoa được giao là tổ chức

và bảo quản nguồn lực thông tin, phục vụ người dùng tin và chuẩn bị đủ, kịp thời tài liệu là sách, giáo trình phát cho giảng viên và sinh viên mỗi đầu kỳ của năm học Từ năm 2012 trở về trước, thư viện Khoa chủ yếu hoạt động theo hình thức kho đóng truyền thống, chưa được ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý và vận hành Giai đoạn năm 2012 - 2013 đánh dấu

sự thay đổi mạnh mẽ trong nhiều mặt của hoạt động thư viện Thư viện hợp tác với Trung tâm Thông tin-thư viện – ĐHQGHN hoàn thành dự án xử lý biên mục toàn bộ kho tài liệu theo chuẩn biên mục quốc tế và đưa vào quản lý bằng phần mềm Libol Tiếp đó, Thư viện đã được Ban Chủ nhiệm Khoa quan tâm đầu tư xây dựng và lắp đặt hệ thống cổng từ, máy khử từ nạp từ, máy in

mã vạch Đây chính là điều kiện tiên quyết cho kế hoạch chuyển đổi thư viện

từ mô hình thủ công truyền thống sang mô hình thư viện truy cập mở hiện đại

như ngày nay

Tuy nhiên, quá trình tổ chức và hoạt động TT-TV của Thư viện Khoa Quốc tế còn tồn tại một số bất cập Cơ cấu tổ chức bộ máy của Thư viện hiện nay chưa rõ ràng, chưa có cán bộ quản lý chính thức Cán bộ thư viện kiêm nhiệm cả hoạt động chuyên môn nghiệp vụ và nghiệp vụ tổng hợp Do vậy,

mỗi cán bộ thư viện làm việc độc lập không chịu sự giám sát của quản lý, không có hình thức đánh giá kiểm tra thường xuyên Chất lượng và hiệu quả làm việc phụ thuộc rất nhiều vào thái độ của mỗi cán bộ Công tác phát triển vốn tài liệu của Thư viện còn chưa đảm bảo được tính đầy đủ, số lượng bản sách giáo trình còn ít, chưa thỏa mãn được NCT của NDT trong Khoa; Công tác tổ chức, sắp xếp bảo quản vốn tài liệu của Thư viện chưa đảm bảo được yếu

tố về số lượng Thư viện chưa có kế hoạch kiểm kê định kỳ kho sách, không có thống kê chi tiết tình trạng tài liệu mất Công tác đào tạo và hướng dẫn NDT cũng như công tác marketing chưa được Thư viện quan tâm chú trọng

Với quy mô là thư viện nhỏ cấp Khoa, Thư viện Khoa Quốc tế có vốn tài liệu khiêm tốn, lượng bạn đọc nhiều, số lượng cán bộ thì hạn chế thì đòi

hỏi phải có mô hình tổ chức và hoạt động TT-TV phù hợp và có hiệu quả Trên cơ sở này, tôi đã chọn đề tài “Tổ chức và hoạt động thông tin - thư viện

tại thư việnKhoa Quốc tế, Đại học Quốc gia Hà Nội” làm đề tài luận văn tốt

nghiệp của mình

2 Tình hình nghiên cứu

Trong giai đoạn hội nhập chia sẻ thông tin hiện nay, nhờ sự kết nối vạn vật Internet, đòi hỏi mỗi cơ quan TT-TV phải không ngừng đổi mới và hoàn thiện về mọi mặt để đảm bảo ngày càng hoạt động có hiệu quả hơn Do công tác tổ chức và hoạt động TT-TV đóng vai trò quan trọng như vậy, nên đã có khá nhiều công trình nghiên cứu đề cập đến công tác này cũng như những vấn

đề liên quan

* Tình hình nghiên cứu ở trong nước

Nghiên cứu về công tác tổ chức và hoạt động TT-TV tại Việt Nam đã có

giáo trình “Tổ chức và quản lý các cơ quan thông tin – thư viện hiện đại” được

biên soạn bởi tác giả Nguyễn Thị Lan Thanh, đã được thẩm định về giá trị học thuật tại Hội đồng khoa học Trường Đại học Khoa học xã hội và nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội và được xuất bản năm 2018 Giáo trình đã được đưa vào

giảng dạy cho học viên ngành TT-TV Giáo trình có giá trị cung cấp cho học viên chuyên ngành TT-TV những kiến thức và kỹ năng cần thiết, giúp họ nhận thức được đầy đủ về tổ chức và hoạt động TT-TV về mặt lý luận

Bên cạnh đó còn có các luận văn thạc sĩ chuyên ngành TT-TV nghiên cứu về tổ chức và hoạt động TT-TV dưới góc độ nghiên cứu từng thư viện cụ

thể như:

- Bùi Thị Ngọc Oanh với đề tài: “Tăng cường hoạt động thông tin - thư

viện trong Đại học Y tế công cộng trong giai đoạn hiện nay”,

ĐHKHXH&NV, 2012

- Vũ Văn Thạch với đề tài: “Nghiên cứu hoàn thiện hoạt động thông tin

- thư viện tại Trường Đại học Hà Nội”, ĐHKHXH&NV, 2012

- Hà Hồng Anh với đề tài: “Nâng cao hiệu quả tổ chức hoạt động của

Trung tâm Thông tin Khoa học tại Cục quản lý Khoa học Công nghệ và Môi trường, bộ Công an”, ĐHKHXH&NV, 2013

- Bùi Thị Ngọc với đề tài: “Nâng cao hiệu quả hoạt động TT-TV tại

trường Cao đẳng Hải Dương”, ĐHKHXH&NV, 2013

- Lê Thị Hương với đề tài: “Tổ chức và hoạt động tại thư viện trường

Đại học Kỹ thuật Công nghiệp Thái Nguyên”, ĐHKHXH&NV, 2013

- Mai Hải Linh với đề tài: “Tăng cường hoạt động thông tin - thư viện

trong tại Viện Nghiên cứu Môi trường và phát triển bền vững”, 2013;

- Nguyễn Thị Huế với đề tài: “Tổ chức và hoạt động thông tin - thư

viện tại Trường Đại học Dược Hà Nội”, ĐHKHXH&NV, 2014

- Nguyễn Thị Hồng Thiện với đề tài: “Tổ chức và hoạt động thông tin –

thư viện tại thư viện trường Đại học điều dưỡng Nam Định”,

ĐHKHXH&NV, 2014

- Lê Thị Hồng Lý với đề tài: “Tổ chức và hoạt động của kho mở tại

trung tâm thông tin thư viện trường Đại học Luật Hà Nội phục vụ theo tín chỉ”, ĐHKHXH&NV, 2014

- Nguyễn Thị Hồng Thoa với đề tài: “Tổ chức và hoạt động tại trung

tâm thông tin - thư viện Học viện y dược cổ truyền Việt Nam”,

ĐHKHXH&NV, 2014

- Lê Thị Dương với đề tài: “Tổ chức và hoạt động thông tin - thư viện

tại trường Đại học văn hóa, thể thao và du lịch Thanh Hóa”,

ĐHKHXH&NV, 2014

- Nguyễn Thị Kim Ngân với đề tài: “Tổ chức và hoạt động của thư viện

trường Đại học Giao thông vận tải”, ĐHKHXH&NV, 2015

Những luận văn trên đều khảo sát hiện trạng và đề xuất các giải pháp nâng cao chất lượng, tăng cường hoạt động TT-TV tại các trường đại học, cao đẳng, các học viện nhằm hoàn thiện công tác hoạt động TT-TV của các trường, các học viện cụ thể

Ngoài ra còn có một số công trình nghiên cứu khoa học được đăng trên các tạp chí, các tham luận tại hội nghị, hội thảo phản ánh về vấn đề này, cụ thể như:

- Bài viết “Đổi mới hoạt động thông tin- thư viện phục vụ học chế tín

chỉ trong các trường Đại học” đăng trên Kỷ yếu hội thảo khoa học và thực

tiễn hoạt động thông tin - thư viện [28] Trong đó, tác giả Trần Thị Minh Nguyệt đã đưa ra ba phương án đổi mới phương thức hoạt động TT-TV trong các trường đại học trước yêu cầu chuyển đổi phương thức đào tạo từ niên chế sang học chế tín chỉ, gồm có: Xây dựng nguồn lực thông tin điện tử đáp ứng yêu cầu của chương trình dạy và học trong nhà trường; Đổi mới phương thức phục vụ người dùng tin; Và tăng cường ứng dụng công nghệ hiện đại và chuẩn hoá hoạt động xử lý thông tin

- Bài viết “Đổi mới hoạt động thông tin- thư viện đáp ứng yêu cầu đào

tạo học chế tín chỉ tại trường Cao đẳng Công Thương thành phố Hồ Chí Minh” [23] Trong đó, tác giả Nguyễn Thị Thanh Giang đi sâu phân tích thực

trạng hoạt động thông tin - thư viện tại trường Cao đẳng Công thương Thành

phố Hồ Chí Minh Trên cơ sở nhận định các thuận lợi và khó khăn trong hoạt động thông tin - thư viện tại trường Cao đẳng Công thương Thành phố Hồ Chí Minh, tác giả đã đưa ra ba giải pháp nhằm đổi mới hoạt động TT-TV đáp ứng yêu cầu đào tạo học chế tín chỉ: Cơ cấu tổ chức hoạt động thông tin-thư viện; Nguồn lực thông tin; và Nguồn nhân lực

- Bài viết “Xây dựng các tiêu chí đánh giá chất lượng dịch vụ thư viện –

thông tin tại thư viện các trường đại học ở Việt Nam” [8] Trong đó, tác giả Bùi

Thị Thanh Diệu khẳng định rằng, hiện nay các thư viện và các cơ quan thông tin

- thư viện đều đang hướng tới hoạt động theo mô hình một cơ quan cung cấp dịch vụ thông tin Bài viết đi sâu phân tích thực trạng triển khai các dịch vụ thông tin - thư viện trong hệ thống thư viện đại học Việt Nam Đồng thời chỉ rõ những ưu nhược điểm của một số mô hình đánh giá chất lượng dịch vụ thông tin trên thế giới Qua đó, tác giả đề xuất xây dựng các tiêu chí đánh giá chất lượng dịch vụ thông tin-thư viện phù hợp với môi trường đại học ở Việt Nam

- Bài viết “Xây dựng mô hình sản phẩm và dịch vụ thư viện- thông tin tại

Trung tâm Thông tin - Thư viện trường Đại học Hà Tĩnh” [8] Trong bài viết

tác giả Đinh Văn Nam đã khẳng định rằng, sự nghiệp đổi mới căn bản và toàn diện giáo dục đại học trong xu thế toàn cầu hóa và hội nhập quốc tế đã đặt ra những yêu cầu, nhiệm vụ mới cũng như tạo cơ hội, điều kiện cho các thư viện đại học phát triển Đồng thời tác giả đi sâu phân tích mô hình hệ thống sản

phẩm và dịch vụ thư viện - thông tin đã, đang xây dựng và ứng dụng triển khai

tại Trung tâm Thông tin - Thư viện, trường Đại học Hà Tĩnh bước đầu phát huy hiệu quả góp phần quan trọng nâng cao chất lượng đào tạo và nghiên cứu khoa học tại trường Đại học Hà Tĩnh

2.2 Tình hình nghiên cứu ở nước ngoài

Bàn về một số vấn đề xung quanh công nghệ thông tin làm thay đổi thế giới trong đó có thư viện Các hoạt động thư viện đang hoạt động như thế nào

để thích nghi với các công nghệ mới, vai trò của thủ thư sẽ thay đổi như thế

nào theo thời gian, đã được trình bày trong bài viết của tác giả Jen Cheng

(2020) với tiêu đề: “Interview: The Future of the Library and the Information

Professional” [34] Với bài viết “How One Librarian's Passion for Social Media Has Got People Using the Library and Other Cultural Institutions

More Creatively” [33], tác giả Chloe Wenborn bàn về cách quảng bá các dịch

vụ thư viện và làm nổi bật các nguồn tài nguyên thư viện có thể sử dụng tài khoản xã hội Tổ chức một cuộc thi truyền thông trên tài khoản xã hội có thể

là một công cụ để thu hút NDT Sử dụng mạng xã hội làm cho NDT nhận thức rõ hơn về các dịch vụ thư viện Đồng thời mạng xã hội cũng giúp cho NDT và thủ thư trò chuyện hai chiều NDT có thể chia sẻ quan điểm của

mình, bày tỏ nhu cầu và đưa ra ý tưởng về những sáng kiến hữu ích cho họ…

Nhìn vào tổng thể các công trình đã được nghiên cứu ở trong và ngoài nước về tổ chức và hoạt động TT-TV, tác giả luận văn nhận thấy có khá nhiều công trình đã được công bố có đề cập đến các vấn đề lý luận và thực tiễn về tổ chức và hoạt động thông tin - thư viện Tuy nhiên, mỗi công trình đều đưa ra cách giải quyết riêng tùy thuộc vào cách tiếp cận vấn đề nghiên cứu khác nhau

Tại Thư viện Khoa Quốc tế đã có một luận văn của tác giả Nguyễn Thị

Dung: “Nghiên cứu nhu cầu tin của người dùng tin tại Khoa Quốc tế, Đại học

Quốc Gia Hà Nội”, ĐHVHHN, 2014 Trong đó, tác giả tập trung phân tích

đánh giá thực trạng nhu cầu tin của người dùng tin tại Thư viện Khoa Quốc

tế, trên cơ sở đó đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của Thư viện Khoa Quốc tế, ĐHQGHN, nhằm thỏa mãn tối đa NCT của NDT Hiện chưa có công trình nào nghiên cứu đầy đủ và toàn diện về tổ chức và hoạt động TT-TV tại Khoa Quốc tế, Đại học Quốc gia Hà Nội Như vậy, có thể

khẳng định đề tài “Tổ chức và hoạt động thông tin - thư viện tại thư viện

Khoa Quốc tế, Đại học Quốc gia Hà Nội” là đề tài hoàn toàn mới, không

trùng lặp với bất cứ đề tài nào đã được nghiên cứu trước đây

3 Mục đích nghiên cứu

Nghiên cứu đánh giá thực trạng tổ chức và hoạt động thông tin - thư viện tại Khoa Quốc tế, Đại học Quốc gia Hà Nội, trên cơ sở đó đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức và hoạt động thông tin - thư viện tại Thư viện Khoa Quốc tế, góp phần nâng cao chất lượng đào tạo và hoạt động nghiên cứu khoa học tại Khoa quốc tế nói riêng, Đại học Quốc gia Hà Nội nói chung

4 Nhiệm vụ nghiên cứu

Để đạt được mục đích nghiên cứu, luận văn tập trung giải quyết một số vấn đề sau:

- Hệ thống hóa cơ sở lý luận và thực tiễn về tổ chức và hoạt động thông tin-thư viện tại Thư viện Khoa Quốc tế, Đại học Quốc gia Hà Nội

- Khảo sát đánh giá thực trạng tổ chức và hoạt động thông tin-thư viện tại Khoa Quốc tế, Đại học Quốc gia Hà Nội

- Đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức và hoạt động thông

tin-thư viện tại Khoa Quốc tế, Đại học Quốc gia Hà Nội

5 Đối tƣợng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu

Tổ chức và hoạt động thông tin - thư viện đại học

Phạm vi nghiên cứu

Phạm vi không gian: Đề tài tiến hành nghiên cứu tại Thư viện Khoa

Quốc tế, Đại học Quốc gia Hà Nội

Phạm vi thời gian: Đề tài nghiên cứu được triển khai trong giai đoạn

hiện nay (Năm 2019-2020)

6 Giả thuyết khoa học

Công tác tổ chức và hoạt động TT-TV của thư viện Khoa Quốc tế, Đại học Quốc gia Hà Nội đã có nhiều nỗ lực, cố gắng trong phục vụ công tác đào

tạo, nghiên cứu khoa học của Khoa, tuy nhiên còn một số bất cập cơ bản dẫn tới chưa đáp ứng tối đa nhu cầu tin của NDT trong Khoa Nếu tác giả đưa ra những giải pháp có cơ sở lý luận, thực tiễn và khả thi được áp dụng tại Thư viện Khoa thì những bất cập hiện nay sẽ được khắc phục và hiệu quả hoạt động của Thư viện sẽ được nâng cao, góp phần đẩy mạnh chất lượng công tác đào tạo và nghiên cứu của Khoa Quốc tế, ĐHQGHN

Câu hỏi nghiên cứu được đặt ra là Làm cách nào để thu hút người dùng tin hay nói cách khác là: Làm thế nào để nâng cao hiệu quả tổ chức và hoạt động TT-TV tại Khoa Quốc tế, Đại học Quốc gia Hà Nội?

Đối với công tác tổ chức, thư viện Khoa nên duy trì một cơ cấu bộ máy không rõ ràng về phân công quyền hạn cũng như nghiệp vụ chuyên môn hay xây dựng một cơ cấu bộ máy tổ chức của Thư viện làm ba khối rõ ràng: khối nghiệp vụ (Bổ sung, xử lý, marketing); khối phục vụ (Quản lý và tạo dữ liệu bạn đọc, phục vụ bạn đọc lưu thông tài liệu, và khối hành chính (Làm các thủ tục thanh quyết toán, phụ trách thống kê báo cáo, rà soát sách giáo trình và sách tham khảo phục vụ các chương trình đào tạo đại học và sau đại học, đào tạo kiến thức sinh viên), đồng thời có sự luân phiên công tác giữa các khối định kỳ theo năm

Đối với hoạt động TT-TV nên duy trì một số hình thức bổ sung nguồn lực TT-TV hiện có hay mở rộng hình thức bổ sung đẩy mạnh tăng cường nguồn lực TT-TV; chất lượng và tính đa dạng của các loại hình sản phẩm và dịch vụ TT-TV; sự đáp ứng về trình độ chuyên môn nghiệp vụ và tin học của nhân lực thông tin - thư viện; sự phù hợp về cơ cấu tổ chức và cơ sở vật chất kỹ

thuật trong bối cảnh 4.0 và hội nhập

7 Phương pháp nghiên cứu

Cơ sở phương pháp luận

Đề tài được triển khai nghiên cứu trên cơ sở phương pháp luận duy vật biện chứng, duy vật lịch sử và quan điểm của Đảng và Nhà nước về công tác thông tin-thư viện

Phương pháp nghiên cứu cụ thể

Để hoàn thành đề tài tác giả đã sử dụng các phương pháp nghiên cứu cụ

thể như sau:

- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: tác giả tiến hành nghiên cứu thu

thập, xử lý, tổng hợp tài liệu có liên quan trực tiếp đến đề tài

- Phương pháp phỏng vấn trực tiếp: Tác giả xây dựng 03 câu hỏi phỏng

vấn lãnh đạo phụ trách thư viện và 03 câu hỏi phỏng vấn cán bộ thư viện

- Điều tra bảng hỏi:

Số lượng phiếu phát ra: 300 phiếu Trong đó, phát trực tiếp cho cán bộ giảng viên tại phòng giáo viên và ở một số phòng ban (30 phiếu) Đối với sinh viên (270 phiếu), được phát trên các lớp học và tại thư viện

Số lượng phiếu thu về: Cán bộ giảng viên: 30 phiếu (đạt 100% số phiếu phát ra) và Sinh viên: 260 phiếu (đạt 96.3% số phiếu phát ra)

- Phương pháp thống kê và so sánh: Tác giả đã tiến hành thống kê số

liệu và so sánh nhằm chỉ ra các điểm mạnh, điểm yếu, nguyên nhân và đề xuất giải pháp khắc phục

8 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài

Ý nghĩa khoa học: Đề tài góp phần hoàn thiện cơ sở lý luận về tổ chức

và hoạt động thông tin - thư viện đại học nói chung và hoạt động thông thư viện tại thư viện Khoa Quốc tế, ĐHQGHN nói riêng

tin-Ý nghĩa thực tiễn: Kết quả nghiên cứu và những đề xuất giải pháp của

luận văn có thể được sử dụng làm căn cứ khoa học cho hoàn thiện công tác tổ chức và nâng cao hiệu quả hoạt động thông tin - thư viện tại Thư viện Khoa Quốc tế, ĐHQGHN Đồng thời, cũng có thể là tài liệu tham khảo thiết thực cho những ai quan tâm đến vấn đề này

9 Dự kiến kết quả nghiên cứu và cấu trúc của luận văn

Dự kiến kết quả nghiên cứu: Kết quả nghiên cứu dự kiến được trình

bày trong 100 trang A4 bao gồm phần mở đầu, nội dung, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục

Cấu trúc của luận văn

Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục, luận văn được kết cấu thành 3 chương:

Chương 1 Cơ sở lý luận và thực tiễn về tổ chức và hoạt động thông tin

- thư viện tại Khoa Quốc tế, Đại học Quốc gia Hà Nội

Chương 2: Thực trạng công tác tổ chức và hoạt động thông tin - thư

viện tại Khoa Quốc tế, Đại học Quốc gia Hà Nội

Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả tổ và chức hoạt động thông tin

- thư viện tại Khoa Quốc tế, Đại học Quốc gia Hà Nội

Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG THÔNG TIN - THƯ VIỆN TẠI KHOA QUỐC TẾ,

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI 1.1 Cơ sở lý luận về tổ chức và hoạt động thông tin - thư viện

1.1.1 Khái niệm tổ chức trong hoạt động thông tin - thư viện

Khái niệm tổ chức

“Tổ chức” là đối tượng nghiên cứu của nhiều ngành khoa học khác nhau Mỗi ngành khoa học sử dụng thuật ngữ “Tổ chức” với một ý nghĩa riêng Do được nhiều ngành nghiên cứu nên đã có không ít các định nghĩa về

tổ chức được đưa ra

Theo định nghĩa của triết học: “Tổ chức, nói rộng là cơ cấu tồn tại của sự vật Sự vật không thể tồn tại mà không có một hình thức liên kết nhất định các yếu tố thuộc nội dung Tổ chức, vì vậy, là thuộc tính của bản thân các sự vật” Như vậy, thuật ngữ Tổ chức được triết học xem xét là thuộc tính của bản thân

sự vật, nói cách khác, sự vật luôn tồn tại dưới dạng một tổ chức nhất định [37]

Khoa học tổ chức và quản lý định nghĩa tổ chức với ý nghĩa hẹp là “tập thể của con người tập hợp nhau lại để thực hiện một nhiệm vụ chung hoặc nhằm đạt tới một mục tiêu xác định của tập thể đó” [37]

Trong cuốn “Sổ tay nghiệp vụ cán bộ làm công tác tổ chức nhà nước” định nghĩa: “Tổ chức là một đơn vị xã hội, được điều phối một cách có ý thức,

có phạm vi tương đối rõ ràng, hoạt động nhằm đạt được một hoặc nhiều mục tiêu chung (của tổ chức) Điểm mới quan trọng của quan niệm này về tổ chức thể hiện ở ý nói về phạm vi của tổ chức, mỗi tổ chức có phạm vi hoạt động khác nhau phụ thuộc vào các yếu tố chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền, cơ cấu, nguồn lực của tổ chức đó Các yếu tố này là những điều kiện của tổ chức [37]

Trên phương diện ngôn ngữ: Tuỳ theo ngữ cảnh, tính chất, yêu cầu, mục đích… có thể sử dụng các thuật ngữ: cơ quan, đơn vị, pháp nhân, công

ty, hội… thay thế thuật ngữ tổ chức Sự đa dạng trên phương diện ngôn ngữ

còn thể hiện ở việc thuật ngữ tổ chức được dùng với các chức năng khác nhau như: là danh từ, là động từ, là tính từ (tiếng Anh Organization là danh từ, khác với Organize là động từ, khác với Constitutive là tính từ) [37]

Ngay trong những chuyên ngành khoa học có giao thoa về đối tượng, phạm vi nghiên cứu cũng có những cách tiếp cận, cắt nghĩa khác nhau về “Tổ chức”, cụ thể là:

Theo Chester I Barnard, thì tổ chức là một hệ thống những hoạt động hay nỗ lực của hai hay nhiều người được kết hợp với nhau một cách có ý thức Như vậy theo lý thuyết quản trị công, để hình thành tổ chức phải có từ hai người trở lên (điều kiện về chủ thể) và các hoạt động của họ được kết hợp với nhau một cách có ý thức Quản trị công nhấn mạnh đến hai yếu tố là chủ thể và nguyên tắc hoạt động của tổ chức (sự kết hợp có ý thức của các chủ thể) khi nhận thức về khái niệm tổ chức [37]

Khái niệm tổ chức trong từ điển Tiếng Việt được định nghĩa là: một chỉnh thể, có một cấu tạo, một cấu trúc và những chức năng chung nhất, có trật tự, có nề nếp để tiến hành một hoạt động nào đó nhằm có được hiệu quả tốt nhất Tổ chức là tập hợp người được tổ chức lại, hoạt động vì những quyền lợi chung, nhằm một mục đích chung [28]

Tổ chức là một công cụ được sử dụng bởi con người để kết hợp các hành động lại tạo ra một giá trị, hay đúng hơn là đạt được mục tiêu của tổ chức Tổ chức: Bao gồm việc sử dụng thích hợp các nguồn lực nhằm đạt mục tiêu của cơ quan Thường thì một tổ chức tạo ra để phục vụ cho một nhu cầu hay một mong muốn nào đó của con người

Trong ngành TT-TV, PGS.TS Nguyễn Thị Lan Thanh cho rằng có hai cách hiểu về khái niệm “Tổ chức”:

- Hiểu theo nghĩa danh từ: “Tổ chức được coi là một chính thể có các

đặc điểm như: Mục đích riêng, cấu trúc rõ ràng và một tập hợp đông người”

Chính thể ở đây được hiểu là thể, khối thống nhất trong đó có đầy đủ các bộ

phận nằm trong mối quan hệ chặt chẽ, hữu cơ với nhau Các đặc điểm của tổ chức được lý giải như sau: Mỗi tổ chức phải có một mục đích riêng Mục đích này lại được thể hiện một cách cụ thể dưới dạng một mục tiêu hay nhóm các mục tiêu mà tổ chức đó đặt ra Tiếp theo mỗi tổ chức phải là một tập hợp nhiều người có thể hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức Cuối cùng một tổ chức phải có một kết cấu rõ ràng để các thành viên của tổ chức có thể thực hiện được nhiệm vụ, công việc của mình

- Hiểu theo nghĩa động từ: “Tổ chức là sự sắp xếp, bố trí cho thành một

chính thể, có cấu tạo, cấu trúc và những chức năng chung nhất định; sắp xếp,

bố trí cho có trình tự, có nề nếp.” Như vậy, hiểu một cách đơn giản theo

nghĩa động từ, tổ chức là sự xếp đặt, bố trí các bộ phận có mối quan hệ chặt

chẽ với nhau để cùng thực hiện một nhiệm vụ chung.[24, tr.14]

Theo PGS.TS Đoàn Phan Tân trong giáo trình “Các hệ thống thông tin

quản lý cho rằng:“Tổ chức là một tổ hợp các thành phần có quan hệ chặt chẽ

với nhau, cùng hỗ trợ và thúc đẩy lẫn nhau nhằm thực hiện nhiệm vụ chung

Tổ chức bao giờ cũng hoạt động trong một môi trường nhất định và chịu tác động của môi trường đó Tổ chức được tạo thành bởi một số yếu tố sau: Con người làm việc ở đó; Các phương thức và chất liệu mà họ sử dụng; Các thiết

bị mà họ vận hành; Ngân sách cần thiết để chi phí cho các hoạt động” [9]

Tóm lại: Tổ chức là thực hiện các công việc nhằm tạo ra một cơ cấu bộ

máy thích hợp với mục tiêu, nguồn lực và môi trường vận động của một thiết chế, cơ quan (đơn vị, bộ phận) nhất định để đạt được mục tiêu chung của bản thân thiết chế, cơ quan (đơn vị, bộ phận) đó

Nhân loại học khẳng định từ khi xuất hiện loài người, tổ chức xã hội loài người cũng đồng thời xuất hiện Tổ chức ấy không ngừng hoàn thiện và phát triển cùng với sự phát triển của nhân loại Theo nghĩa đó, tổ chức là một tập thể của con người tập hợp nhau lại để thực hiện một nhiệm vụ chung hoặc nhằm đạt tới một mục tiêu xác định của tập thể đó Như vậy, tổ chức là tập thể, có mục tiêu, nhiệm vụ chung

Khi tìm hiểu khái niệm chung về tổ chức cần nằm vững một số nội dung căn bản sau:

- Tổ chức là của con người trong xã hội gắn với một hình thái kinh tế -

xã hội và một kiểu nhà nước;

- Con người trong tổ chức gắn kết với nhau bởi những mục đích xác định và hành động để đạt đến mục tiêu chung;

- Có phạm vi, chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền và cơ cấu xác định;

- Được hình thành và hoạt động theo những nguyên tắc nhất định phù hợp với quy định pháp luật

Từ các quan điểm trên có thể thấy, tổ chức đóng vai trò vô cùng quan trọng trong mọi lĩnh vực của đời sống xã hội Đó là tập hợp của con người trong xã hội có phạm vi, chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền, cơ cấu xác định; được hình thành và hoạt động theo những nguyên tắc nhất định phù hợp với quy định pháp luật nhằm gắn kết con người với nhau bởi những mục đích xác định và hành động để đạt đến mục tiêu chung

Trên cơ sở tham khảo các nội dung định nghĩa trên, có thể xác định nội hàm khái niệm “Tổ chức” trong hoạt động thông tin-thư viện như sau: Tạo lập

cơ cấu bộ máy theo một hệ thống (cấu trúc) thích hợp với các đơn vị (bộ phận, phòng, ban) tương ứng với chức năng và nhiệm vụ đã định, đồng thời thiết lập các mối quan hệ giữa các cá nhân trong bộ máy đó, nhằm mục đích quản lý, duy trì và phát triển cơ quan thông tin - thư viện, đảm bảo cho cơ quan thông tin - thư viện đó hoạt động như một hệ thống thống nhất với các mối quan hệ tương tác bên trong và bên ngoài hệ thống

Trên góc độ này, khái niệm “Tổ chức” trong hoạt động thông tin-thư viện được hiểu là tổ chức cơ quan thông tin-thư viện, xác lập cơ cấu tổ chức

bộ máy cho triển khai hoạt động thông tin-thư viện, có liên quan tới việc xác định chức năng nhiệm vụ, chức trách, quyền hạn của mỗi cá nhân trong từng

bộ phận (đơn vị); quy định mối liên hệ tương tác giữa các cá nhân và bộ phận

khi tiến hành thực hiện công việc; đảm bảo đáp ứng nguồn nhân lực, tài chính

và cơ sở vật chất cho thực hiện nhiệm vụ, nhằm đạt được mục tiêu chung của

cơ quan thông tin-thư viện là đáp ứng tối đa nhu cầu tin của xã hội

Tổ chức cơ quan thông tin-thư viện là sự xếp đặt, bố trí các bộ phận, các phòng ban theo một trật tự nào đó; phân định chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận, phòng ban đó; xác định nhiệm vụ cho từng cá nhân, đảm bảo cho cơ quan TT-TV hoạt động, tồn tại và phát triển

Hiện nay, khi xã hội phát triển việc ứng dụng CNTT có sự kết nối của mạng Internet đã chia khái niệm cơ quan thông tin - thư viện thành các cấp bậc khác nhau và tương ứng là các tên gọi khác nhau: thư viện truyền thống, thư viện hiện đại, thư viện điện tử, thư viện số, thư viện ảo… Tuy nhiên, ở giai đoạn CMCN 4.0 này khi nhắc đến khái niệm cơ quan thông tin - thư viện thì gần như mặc định hiểu đó phải là thư viện hiện đại, ít nhất là ở mức độ sơ khai được chuyển tiếp từ thư viện truyền thống sang thư viện có ứng dụng CNTT

Theo nghĩa danh từ của khái niệm “Tổ chức” thì, cơ quan TT-TV được hiểu là một chính thể, được cấu thành bởi các yếu tố: Cơ cấu tổ chức bộ máy, nguồn nhân lực, cơ sở vật chất, nguồn lực thông tin Tuy nhiên điểm khác biệt

ở đây là: Cơ quan TT-TV hiện đại được áp dụng các thành tựu mới nhất của khoa học kỹ thuật mà cụ thể là công nghệ thông tin Do đó những đòi hỏi đối với các bộ phận cấu thành một thư viện hiện đại cũng rất khác biệt Cụ thể, cơ cấu tổ chức được bố trí phù hợp với quy trình công nghệ hiện đại, nguồn nhân lực phải đáp ứng yêu cầu của ứng dụng của khoa học công nghệ, nguồn lực thông tin phải được điện tử hóa tuân thủ quy trình công nghệ hiện đại, cơ sở vật chất hiện đại và phải đảm bảo kinh phí cho các hoạt động nghiệp vụ hàng ngày

Trong thực tiễn hoạt động ngành TT-TV đã hình thành một số mô hình

tổ chức cơ quan TT-TV sau đây:

- Mô hình tổ chức theo nhóm bạn đọc

Dựa vào các nhóm bạn đọc và người dùng tin chủ yếu có thể xây dựng

cơ cấu tổ chức của một thư viện cụ thể Ví dụ, thư viện các trường đại học

thường có hai nhóm bạn đọc chính, đó là sinh viên và giảng viên Tương ứng với 2 nhóm bạn đọc chính đó có thể tổ chức Phòng đọc sinh viên và Phòng đọc giảng viên Tổ chức theo nhóm bạn đọc như thế có ưu điểm là dễ thỏa mãn nhu cầu bạn đọc, phục vụ nhanh hơn do nắm bắt được các nhu cầu thông tin tương đối đặc thù của từng nhóm người dùng tin cụ thể Tuy nhiên, nhược điểm của mô hình tổ chức theo nhóm bạn đọc là mất thời gian hơn và cần nhiều cán bộ hơn

- Mô hình tổ chức theo ngôn ngữ

Dựa vào ngôn ngữ của tài liệu để phân chia kho, phân chia cán bộ và hướng dẫn phục vụ bạn đọc Tổ chức theo mô hình này có lợi cho cán bộ TT-

TV biết ngoại ngữ nào thì sắp xếp vào bộ phận đó, xử lý, tìm thông tin nhanh hơn Nhược điểm của mô hình này là khó đáp ứng nhu cầu phục vụ chuyên sâu, có hệ thống theo chuyên ngành khoa học

- Mô hình tổ chức theo loại hình tài liệu

Dựa vào loại hình tài liệu, phân chia thành các bộ phận phục vụ khác nhau Thư viện lớn thường áp dụng cách tổ chức kho theo loại hình tài liệu: kho sách, kho báo, kho tạp chí, kho vi phim, kho luận văn…Tổ chức theo mô hình này có ưu điểm là tiết kiệm được chỗ trên giá, dễ bảo quản, hình thức đẹp Nhược điểm của mô hình này là tạo ra sự cắt cứ về loại hình tài liệu, gây khó khăn trong việc đáp ứng nhu cầu tin về nội dung tri thức cần tìm kiếm, khai thác Với loại nguồn tin điện tử, đa phương tiện, mô hình tổ chức theo loại hình tài liệu tỏ ra không phù hợp

- Mô hình tổ chức theo chuyên ngành khoa học

Dựa vào đặc điểm phân chia các ngành khoa học, lĩnh vực tri thức, thư viện có thể được tổ chức theo các lĩnh vực khoa học và công nghệ lớn Ví dụ:

Bộ phận sách khoa học tự nhiên và kỹ thuật, bộ phận sách khoa học xã hội và nhân văn, các lĩnh vực kinh tế - kỹ thuật, v.v Ưu điểm của mô hình tổ chức này là có thể thỏa mãn nhu cầu bạn đọc chuyên sâu về lĩnh vực khoa học

tương ứng, giúp bạn đọc dễ dàng tìm kiếm tài liệu Nhược điểm của mô hình này là tốn diện tích sắp xếp kho; việc đáp ứng các nhu cầu tin liên ngành, đa lĩnh vực cũng gặp bất cập

- Mô hình tổ chức theo chức năng

Dựa vào chức năng để phân chia TV thành các phòng ban sau: Phòng

xử lý nghiệp vụ, phòng mượn giáo trình, phòng mượn tham khảo, phòng đọc… Ưu điểm của mô hình tổ chức này là có thể bảo đảm dây chuyền công nghệ xuyên xuốt từ đầu vào (bổ sung tài liệu) tới đầu ra (phục vụ trực tiếp bạn đọc bằng các sản phẩm, dịch vụ thông tin cụ thể) và cán bộ thư viện có điều kiện được chuyên môn hóa trong một lĩnh vực, một khâu nhất định, do vậy có thể bảo đảm chất lượng và hiệu quả hoạt động cao Nhược điểm của mô hình

tổ chức theo chức năng là đòi hỏi sự đồng bộ cao về cơ sở vật chất - kỹ thuật

và đội ngũ cán bộ có năng lực và số lượng tương ứng với từng khâu của dây chuyền công nghệ

- Mô hình tổ chức phối hợp

Được kết hợp từ hai hoặc ba loại mô hình tổ chức nói trên thành một loại, gọi là tổ chức phối hợp Ví dụ, mô hình tổ chức theo chức năng, kết hợp với chuyên ngành và loại hình tài liệu Mô hình này được áp dụng rộng rãi ở hầu hết các thư viện lớn, thư viện quốc gia, các trung tâm thông tin, viện thông tin.[13]

1.1.2 Khái niệm hoạt động thông tin - thư viện

Hoạt động thông tin - thư viện là quá trình thu thập, xử lý, lưu trữ, tổ chức việc khai thác và sử dụng tài liệu trong một cơ quan hay tổ chức nhằm đáp ứng NCT của NDT

Các thành tố cấu thành hoạt động TT-TV gồm có: Hoạt động phát triển vốn tài liệu; hoạt động xử lý tài liệu; hoạt động lưu trữ và bảo quản; họa động phục vụ NDT

Hoạt động TT-TV có một số đặc tính sau:

Tính chủ thể: Chủ thể của hoạt động thông tin-thư viện là người tiến

hành hoạt động thông tin, kết quả cuối cùng là tạo ra các sản phẩm TT-TV đáp ứng nhu cầu tra cứu của con người Chủ thể của hoạt động TT-TV là cá nhân, nhóm, xã hội…

Tính đối tượng: đối tượng của hoạt động TT-TV là thông tin xã hội

dùng cho đại chúng và thông tin khoa học dùng cho lãnh đạo, quản lý, cán bộ nghiên cứu, giảng dạy, nghiên cứu sinh, học viên cao học, sinh viên và những

ai quan tâm…

Tính mục đích: Mục đích của hoạt động TT-TV là tạo ra các sản phẩm

và dịch vụ TT-TV thích hợp với NCT và đặc điểm tâm lý của NDT nhằm đáp ứng tối đa NCT của họ

Tính gián tiếp: hoạt động TT-TV nhằm thỏa mãn nội dung nhu cầu

thông tin/tài liệu cho NDT thông qua việc sử dụng sản phẩm và dịch vụ

TT-TV khác nhau

Để tổ chức tốt hoạt động của một cơ quan TT-TV đòi hỏi phải thực hiện tốt các nhiệm vụ sau:

- Xây dựng vốn tài liệu thư viện:

Gồm công tác bổ sung, thu thập tài liệu từ nhiều nguồn khác nhau ở trong và ngoài nước; tổ chức quản lý các kho tài liệu, thanh lọc tài liệu lạc hậu, hư nát

- Xử lý kỹ thuật: đăng ký tài liệu vào sổ tài sản của thư viện (sổ đăng

ký tổng quát, đăng ký cá biệt); đóng dấu; tạo lập ký hiệu xếp giá; dán nhãn, chỉ từ, mã vạch, nhận dạng tần số, hoặc một số dạng thức khác;

- Xử lý hình thức tài liệu: Đó chính là biên mục mô tả tài liệu về tác giả, nhan đề, các yếu tố xuất bản, dạng của tài liệu

- Xử lý nội dung tài liệu

Tiến hành các hoạt động phân loại tài liệu, định chủ đề, định từ khóa, tóm tắt, dẫn giải, tổng luận, biên soạn các ấn phẩm thông tin,

- Tổ chức lưu trữ thông tin:

Nguyên tắc lưu trữ thông tin: sau khi xử lý hình thức và xử lý nội dung tài liệu (mô tả thư mục, phân loại, đánh chỉ số, làm tóm tắt…) phải lưu trữ các thông tin đã có Việc lưu trữ thông tin được thực hiện trên các vật mang tin khác nhau: Các bộ phiếu truyền thống (phương tiện thủ công); Các phiếu lỗ mép, phiếu lỗ soi (phương tiện bán tự động); Các biểu ghi trong các tệp dữ liệu trên các CSDL, đĩa từ, đĩa quang (phương tiện tự động hóa) Mỗi tài liệu đều có hai đặc trưng cơ bản:

Đặc trưng hình thức, thể hiện bằng các dữ liệu thư mục như: tác giả, nhan đề, các yếu tố xuất bản, dạng của tài liệu, Những dữ liệu này là những đặc điểm vốn có ở mỗi tài liệu, nó cho phép mô tả tài liệu đó và nhận biết tài liệu này một cách chính xác Và để nhận biết được tài liệu tóm tắt chỉ cần dùng một mã số gán cho mỗi tài liệu, đó thường là số ký hiệu nhập của tài liệu

Đặc trưng nội dung, được thể hiện bằng một chỉ số phân loại, một bản tóm tắt, hay tiện lợi nhất là một bản chỉ mục, nó bao gồm các từ khóa hoặc từ chuẩn thể hiện nội dung chủ đề của tài liệu đó Những yếu tố dữ liệu này cho phép ta lưu trữ và tìm kiếm những thông tin có trong tài liệu

- Bảo quản vốn tài liệu:

Tổ chức sắp xếp tài liệu trong kho sách theo một trình tự nguyên tắc nhất định nhằm phục vụ việc tra tìm tài liệu dễ dàng và chính xác Đồng thời, thường xuyên sử dụng các công cụ máy móc, trang thiết bị nhằm đảm bảo về nhiệt độ, độ ẩm và ánh sáng để giữ gìn chất lượng của vốn tài liệu và đảm bảo kho sách luôn sạch sẽ, ngăn nắp, gọn gang

- Tổ chức bộ máy tra cứu:

Sử dụng các lệnh tìm tin từ đơn giản đến nâng cao để giúp NDT tra tìm tài liệu một cách nhanh chóng và hiệu quả

- Tổ chức phục vụ NDT:

Bao gồm các hoạt động như tạo thẻ bạn đọc, quản lý bạn đọc, trực quầy phục vụ mượn - trả, gia hạn tài liệu, tổ chức phòng đọc, nhắc nhở và xử phạt các trường hợp bạn đọc vi phạm nội quy Thư viện

1.1.3 Các yếu tố tác động tới tổ chức và hoạt động thông tin – thư viện

 Nhận thức của lãnh đạo và cơ chế chính sách

Nhận thức của lãnh đạo các cấp và cơ chế chính sách có mối quan hệ chặt chẽ với nhau Một khi lãnh đạo các cấp có nhận thức đúng đắn về tầm quan trọng của việc nâng cao hiệu quả phục vụ thông tin cho NDT thì chắc chắn sẽ có các chủ trương, chính sách phù hợp Bởi hệ thống văn bản quy phạm pháp luật về công tác TT-TV giữ vai trò vô cùng quan trọng đối với sự nghiệp phát triển của ngành thư viện nói chung và công tác tổ chức và hoạt động TT-TV trong hệ thống trường đại học nói riêng Các văn bản pháp quy của Đảng, Chính phủ và các cơ quan quản lý nhà nước, của lãnh đạo các cơ quan TT-TV có tác dụng chỉ đạo, định hướng cho tổ chức hoạt động của các

cơ quan TT-TV đó

Nếu hoạt động TT-TV nhận được sự quan tâm đúng mức của lãnh đạo thì hiệu quả họat động mang lại sẽ cao Ngược lại, nếu các cơ quan TT-TV thiếu sự quan tâm của lãnh đạo, hoạt động TT-TV bị xem nhẹ, không đầu tư thích đáng thì hiệu quả hoạt động sẽ không cao, không đáp ứng được nhu cầu

của NDT đặc biệt trong thời đại CMCN 4.0

 Năng lực của nhân lực thông tin-thư viện

Nguồn nhân lực chính là sức lao động của xã hội cùng với tư liệu sản xuất Nguồn nhân lực chính là lực lượng sản xuất ra của cải vật chất phục vụ nâng cao chất lượng cuộc sống cho chính con người Nguồn nhân lực được hiểu là tổng số người trong độ tuổi nhất định theo quy định của pháp luật, có khả năng tham gia lao động, có đầy đủ sức khỏe, trình độ chuyên môn để hoàn thành và phát triển các công việc của các ngành nghề

Nguồn nhân lực TT-TV là những người làm việc trong một cơ quan hay một tổ chức liên quan đến NDT và vốn tài liệu Nguồn nhân lực TT-TV

chính là những con người cụ thể tham gia vào quá trình tổ chức và hoạt động chuyên môn nghiệp vụ thư viện Trong hoạt động TT-TV, nguồn nhân lực là một trong bốn yếu tố cấu thành các cơ quan TT-TV, quyết định trực tiếp đến hiệu quả hoạt động hơn cả cơ sở vật chất, vốn tài liệu

Hoạt động TT-TV ngày nay đã và đang chịu tác động mạnh mẽ của CNTT và truyền thông Hoạt động nghiệp vụ TT-TV truyền thống hầu hết đã được ứng dụng thành tựu của công nghệ thông tin và các công nghệ hiện đại khác Các thư viện số, thư viện điện tử đã ra đời và thay thế cho các cơ quan thông tin, thư viện truyền thống Chính vì vậy, hoạt động nghiệp vụ của hoạt động TT – TV đòi hỏi nguồn nhân lực có kiến thức, kỹ năng mới và thái độ, nhận thức đúng đắn hơn về trách nhiệm, quyền lợi và nghĩa vụ của mình trong quá trình lao động Họ phải luôn nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, ngoại ngữ, tin học, kỹ năng giao tiếp

 Tiềm lực cơ sở vật chất và ứng dụng công nghệ thông tin

Hiện nay, khi nói đến các cơ quan TT-TV đa phần là nói đến các cơ quan đã áp dụng công nghệ thông tin, sử dụng trang thiết bị hiện đại phục vụ công tác tổ chức hoạt động TT-TV của đơn vị Trong đó, cơ sở vật chất hạ tầng công nghệ đóng vai trò là nền tảng trong việc ứng dụng CNTT vào quá trình hoạt động nghiệp vụ TT-TV Chính vì vậy, sự ra đời, tồn tại và phát triển của các cơ quan TT-TV bao giờ cũng gắn liền với việc xây dựng và phát triển cơ sở vật chất kỹ thuật Cơ sở vật chất là yếu tố không thể thiếu để cấu thành nên một cơ quan TT-TV Nó bao gồm trụ sở để tổ chức, sắp xếp tài liệu, tổ chức phục vụ NDT và các trang thiết bị để vận hành hoạt động nghiệp

vụ Việc tạo nên môi trường tiện nghi sẽ giúp khuyến khích quá trình sáng tạo, làm nảy sinh những điều kiện tối ưu cho lao động và nghỉ ngơi

 Về ứng dụng công nghệ thông tin

Sự phát triển nhanh chóng của CNTT hiện nay đã và đang tác động mạnh mẽ tới mọi hoạt động đời sống, kinh tế, xã hội nói chung và hoạt động

TT-TV nói riêng Cụ thể, trong quá trình tổ chức và hoạt động TT-TV, vai trò của công nghệ thông tin được đánh giá cao Nó được áp dụng trong tất cả các khâu trong lĩnh vực thư viện từ công đoạn bổ sung, xử lý tạo ra sản phẩm và dịch vụ thông tin, đến công tác phục vụ NDT Ứng dụng CNTT vào các khâu hoạt động của thư viện đã làm thay đổi về hình thức thu thập, xử lý, lưu trữ bảo quản và tìm kiếm thông tin Khai thác thông tin qua máy tính, khả năng truy cập thông tin qua các CSDL trở nên đa dạng với nhiều điểm truy cập khác nhau và phong phú hơn nhiều so với các bộ máy tra cứu truyền thống Nói tóm lại, CNTT giúp các nhà quản lý bao quát công việc, giúp cán bộ thư viện rút ngắn thời gian, công sức, cũng như chi phí trong tổ chức và tất cả các hoạt động TT-TV

 Nhu cầu tin của người dùng tin

NDT và cơ quan TT-TV tương tác với nhau thông qua NCT của NDT Nhu cầu của NDT thường phụ thuộc rất lớn vào những yếu tố như trình độ, nghề nghiệp, độ tuổi, môi trường sống, tâm lý, sức khỏe…NCT của mỗi NDT

là khác nhau và luôn luôn thay đổi theo chiều hướng mức yêu cầu cao dần Tuỳ vào đối tượng người dùng tin mà các cơ quan thông tin-thư viện sẽ có các chính sách bổ sung, các hình thức xử lý tài liệu, và các chính sách phù hợp, đồng thời cũng có các sản phẩm và dịch vụ TT-TV hợp lý nhất với đối tượng người dùng tin mà cơ quan đó hướng tới

 Số lượng và chất lượng sản phẩm, dịch vụ thông tin-thư viện

Sản phẩm và dịch vụ thư viện là kết quả của tổ chức và hoạt động

TT-TV của mỗi cơ quan TT-TT-TV

Nếu các sản phẩm và dịch TT-TV đa dạng nhiều hình thức khác nhau và

có chất lượng tốt, phù hợp và thuận tiện với NDT sẽ đem lại sự hài lòng và tăng sự thỏa mãn nhu cầu thông tin của NDT Từ đó sẽ mang lại hiệu quả cao trong hoạt động TT-TV

 Nguồn lực thông tin

Trong một cơ quan TT-TV, nguồn lực thông tin có vai trò đặc biệt quan trọng Nguồn lực thông tin là một trong bốn yếu tố cấu thành cơ quan TT-TV, nhưng nó chính là yếu tố tiên quyết để hình thành nên một cơ quan TT-TV

Số lượng và chất lượng của nguồn lực thông tin có ảnh hưởng rất lớn tới hiệu quả hoạt động của một cơ quan TT-TV Ngoài ra, yếu tố nguồn lực thông tin còn phản ánh được đặc điểm NCT của NDT tại cơ quan TT-TV đó

NDT đến cơ quan TT-TV để khai thác sử dụng tài liệu để phục vụ cho mục đích thông tin của họ Nếu cơ quan TT-TV không có tài liệu hoặc tài liệu không đa dạng, không phù hợp và không cập nhật, thì NDT sẽ ít đến hoặc chuyển sang kênh tìm kiếm thông tin khác Từ đó có thể dẫn tới hiệu quả hoạt động của cơ quan TT-TV sẽ không cao

1.1.4 Tiêu chí đánh giá hiệu quả hoạt động thông tin - thư viện trong trường đại học

Hoạt động TT-TV là tổng hợp các quá trình thu thập, xử lý, lưu trữ, bảo quản và phổ biến thông tin theo một quy trình, quy tắc nghiệp vụ TT-TV, nhằm phục vụ cho hoạt động, nhu cầu khác nhau của con người Các tiêu chí đánh giá hiệu quả hoạt động TT-TV được thể hiện trong từng hoạt động TT-

TV cụ thể

1.1.4.1.Chính sách phát triển vốn tài liệu đảm bảo khoa học

Trong hoạt động phát triển vốn tài liệu cho một cơ quan TT-TV, việc xây dựng xây dựng chính sách bổ sung đảm bảo khoa học rất quan trọng Chỉ

có một chính sách bổ sung phù hợp với nhu cầu tin của NDT, phù hợp với điều kiện nhân lực, tài lực, vật lực của đơn vị đó mới có thể có được nguồn lực thông tin/vốn tài liệu chất lượng, đảm bảo được các tiêu chí như:

Tính hợp lý: của vốn tài liệu thể hiện ở chỗ vốn tài liệu được bổ sung

cần cân đối với mọi nguồn lực của đơn vị, phù hợp với nhu cầu sử dụng của NDT về ngôn ngữ, về chuyên ngành, về trình độ học vấn,

Tính đầy đủ:Được thể hiện sự cân đối trong diện bổ sung/nội dung nhu

cầu tin Sự cân đối giữa các NCT của các nhóm NDT khác nhau

Tính phong phú/đa dạng: Được thể hiện có đầy đủ các loại hình tài liệu

đa dạng về hình thức, phong phú về nội dung Tài liệu trên giấy như: sách, báo, tạp chí, bản đồ, bản vẽ được viết hay in trên giấy; Tài liệu vi phim; Tài liệu trên các vật mang tin từ tính: băng từ, đĩa từ, đĩa CD-ROM, đĩa DVD hay trên các máy chủ và chỉ có thể đọc được với sự trợ giúp của máy tính điện tử; Sách điện tử (E-book); Tạp chí điện tử (E- Journal); Bản tin điện tử (E-bulletin)

- Tính cập nhật: thể hiện vốn tài liệu được bổ sung luôn luôn được đảm

bảo tính mới về mặt tri thức khoa học được công bố như kinh tế, chính trị, khoa học công nghệ, khoa học xã hội Các tài liệu mới xuất bản; Tài liệu tái bản lần mới nhất; Tài liệu được xuất bản bởi nhà xuất bản uy tín, đáng tin cậy

- Tính phù hợp: sự phù hợp không chỉ với nhu cầu tin của NDT mà còn

phù hợp với nhân lực là các chuyên gia TT-TV Sự phù hợp về ngôn ngữ có thể xử lý; phù hợp về trình độ tri thức có thể xử lý

Để công tác bổ sung có đầy đủ các loại hình tài liệu và nội dung đáp ứng cả về số lượng và chất lượng thì cơ quan TT-TV cần phải dựa trên kết quả khảo sát điều tra, thu thập đánh giá nhu cầu tin của NDT

1.1.4.2 Hoạt động xử lý tài liệu đảm bảo hiệu quả tra cứu cao

Kết quả đầu ra của hoạt động xử lý hình thức và xử lý nội dung tài liệu chính là các sản phẩm TT-TV Việc xử lý tài liệu đảm bảo hiệu quả tra cứu cao nghĩa là các sản phẩm TT-TV đảm bảo tra cứu nhanh chóng không bị nhiễu tin, chính xác những tài liệu phù hợp với nhu cầu, đầy đủ các tài liệu có

về một vấn đề phù hợp với nội dung nhu cầu tin Để có thư mục mô tả hình thức tài liệu chính xác cần biên mục chính xác các yếu tố tên tác giả, tên tài liệu, các yếu tố xuất bản và đặc điểm vật lý của tài liệu đó cần tổ chức với một quy trình, tiêu chuẩn quốc tế, quốc gia chặt chẽ như ISBD, AACR2 trên

giao diện biên mục như MARC21 Để có kết quả xử lý nội dung tài liệu đáp ứng yêu cầu thì việc định từ khóa, phân loại tài liệu, định chủ đề, tóm tắt, chú giải tài liệu cũng phải tổ chức theo quy trình chặt chẽ, với các công cụ và phương thức sử dụng đúng quy định của các bảng phân loại, bảng từ khóa, đề mục chủ đề

1.1.4.3 Công tác tổ chức lưu trữ thông tin và bảo quản tài liệu

Công tác tổ chức lưu trữ thông tin:

Nguyên tắc lưu trữ thông tin Sau khi xử lý hình thức, nội dung tài liệu (mô tả thư mục, phân loại, đánh chỉ số, làm tóm tắt…) phải lưu trữ các thông tin đã có Việc lưu trữ thông tin được thực hiện trên các vật mang tin khác nhau: Các bộ phiếu truyền thống (phương tiện thủ công); Các phiếu lỗ mép, phiếu lỗ soi (phương tiện bán tự động); Các biểu ghi trong các tệp dữ liệu trên các đĩa từ, đĩa quang (phương tiện tự động hóa) Mỗi tài liệu tựu trung đều có hai đặc trưng cơ bản

Đặc trưng hình thức, thể hiện bằng các dữ liệu thư mục như: tác giả, nhan đề, các yếu tố xuất bản, dạng của tài liệu, Những dữ liệu này là những đặc điểm vốn có ở mỗi tài liệu, nó cho phép mô tả tài liệu đó và nhận biết tài liệu này một cách chính xác Và để nhận biết được tài liệu tóm tắt chỉ cần dùng một mã số gán cho mỗi tài liệu, đó thường là số ký hiệu nhập của tài liệu

Đặc trưng nội dung, được thể hiện bằng một chỉ số phân loại, một bản tóm tắt, hay tiện lợi nhất là một bản chỉ mục, nó bao gồm các từ khóa hoặc từ chuẩn thể hiện nội dung chủ đề của tài liệu đó Những yếu tố dữ liệu này cho phép ta lưu trữ và tìm kiếm những thông tin có trong tài liệu

Công tác bảo quản tài liệu:

Nhằm tổ chức lưu trữ tài liệu dễ sử dụng và bảo quản tài liệu đảm bảo

về chất lượng và số lượng thì công tác lưu trữ và bảo quản cần được tổ chức đúng các nguyên tắc về tổ chức kho

Các phương pháp tổ chức kho như: sắp xếp theo thứ tự đăng ký cá biệt kết hợp với loại hình tài liệu; sắp xếp theo nội dung kho mở kết hợp giữa ký hiệu phân loại với các đặc trưng cơ bản của tài liệu Việc tổ chức kho đảm bảo tiết kiệm kho; dễ dàng lấy tài liệu; Tiết kiệm thời gian tìm kiếm tài liệu; Giúp công tác kiểm kê; thống kê, báo cáo dễ dàng

Công tác bảo quản cần được tổ chức khoa học đảm bảo công tác bảo quản tài liệu về chất lượng các tài liệu in như:

- Phòng chống ẩm tài liệu trong kho lưu trữ bằng các biện pháp: Thông gió; dùng chất hút ẩm; bao gói cách ly độ ẩm; dùng máy hút ẩm; sấy tài liệu

- Phòng chống nấm mốc: Tài liệu đưa vào kho phải khô, sạch, khử trùng, thường xuyên vệ sinh kho tàng và thiết bị, đảm bảo môi trường kho theo tiêu chuẩn về không khí, nhiệt độ, ẩm độ,…

- Các biện pháp diệt và ngăn chặn nấm mốc: Dùng hóa chất diệt nấm mốc trong kho theo hướng dẫn của các nhà chuyên môn tránh gây hư hỏng tài liệu và ảnh hưởng độc hại cho người làm lưu trữ

- Phòng chống côn trùng gây hại: Đối với tài liệu có các loại côn trùng gây hại như chuột, bọ, gián, kiến, mối, mọt,…Khi phát hiện tài liệu bị côn trùng gây hại cần có phương án xử lý phù hợp cho từng loại côn trùng

- Phòng chống cháy: Thường xuyên kiểm tra hệ thống điện đảm bảo an toàn về điện trong kho, trang bị hệ thống báo cháy, hệ thống chữa cháy theo tiêu chuẩn quy định.liệu

Đối với các tài liệu điện tử việc chuyển dạng tài liệu cần chính xác, các CSDL cần được bảo quản không bị vi rút tấn công, tránh bị mất dữ liệu

Ngoài ra, công tác bảo quản cần được tổ chức khoa học đảm bảo công tác bảo quản tài liệu về số lượng như: Cần có biện pháp kiểm soát làm chặt quy trình mượn trả tài liệu hàng ngày, có kế hoạch kiểm kê kho sách định kỳ hàng năm tránh gây thất thoát tài liệu

1.1.4.4 Sản phẩm, dịch vụ thông tin - thư viện chất lượng, phong phú

Trong hoạt động TT-TV, sản phẩm và dịch vụ là yếu tố đầu ra hay nói cách khác sản phẩm và dịch vụ là kết quả của hoạt động TT-TV Chất lượng

và sự đa dạng của sản phẩm và dịch vụ thông tin-thư viện giữ vai trò quan trọng trong đảm bảo hiệu quả phục vụ NDT Vì vậy, sản phẩm và dịch vụ thông tin-thư viện cần đảm bảo các yêu cầu sau:

- Tính thân thiện: Sản phẩm và dịch vụ phải dễ sử dụng, dễ tiếp cận

nguồn tài nguyên thông tin ở mọi lúc, mọi nơi và miễn phí…

- Tính phù hợp: Phù hợp với từng đối tượng NDT Tùy vào từng đặc

điểm của NDT mà các cơ quan thông tin thư viện xây dựng các sản phẩm và dịch vụ phù hợp với yêu cầu, trình độ…của họ

- Tính đa dạng: Sự đa dạng của các loại hình SP&DV TT-TV là

phương thức giúp NDT có nhiều phương án lựa chọn để kết nối với nguồn lực thông tin của các cơ quan thông tin thư viện cho phù hợp với điều kiện NDT tại mỗi thời điểm khác nhau Các loại hình SP&DV TT-TV cần phong phú về các loại hình truyền thống và các loại hình hiện đại Các loại hình SP&DV TT-TV luôn luôn cần được xây dựng mới dựa trên nền tảng NCT của NDT trong môi trường hoàn cảnh xã hội thay đổi

1.1.5 Vai trò của tổ chức và hoạt động thông tin - thư viện trong đổi mới giáo dục đào tạo đại học

Tác giả Đinh Xuân Khoa đã khẳng định trong Hội thảo khoa học “Hoạt động thông tin - thư viện với vấn đề đổi mới căn bản, toàn diện giáo dục đại

học Việt Nam” như sau:“Hoạt động giáo dục đại học luôn gắn liền với hoạt

động chuyển giao tri thức và nghiên cứu khoa học Một trong những yếu tố quan trọng và đóng vai trò quyết định chất lượng chuyển giao tri thức là khả năng cung cấp nguồn thông tin khoa học của các thư viện đại học để phục vụ tốt hoạt động đào tạo, nghiên cứu khoa học Vì vậy, đổi mới giáo dục đòi hỏi các thư viện cũng phải đổi mới”[12]

Tổ chức và hoạt động của một thư viện đại học vì vậy có vai trò đặc biệt quan trọng lĩnh vực khoa học và giáo dục Vì đây là hai lĩnh vực cần sử dụng nguồn thông tin mang tính chất chuyên ngành và học thuật, cần độ chính xác, thậm chí NDT trong hai lĩnh vực này cần sử dụng tài liệu gốc để tham chiếu

Trong lĩnh vực khoa học: TT-TV có vai trò quan trọng trong sự phát triển của khoa học và được thể hiện ngay trong quy luật phát triển của khoa học Một trong những quy luật phát triển nội tại của khoa học là tính kế thừa

và tính quốc tế của nó Tính quốc tế đó là sự tác động mạnh mẽ của thời đại công nghệ thông tin đã tạo điều kiện tối đa cho sự hợp tác quốc tế không biên giới của ngành thông tin thư viện trong lĩnh vực khoa học một cách nhanh chóng nhất, tạo mọi cơ hội hợp tác với các quốc gia trên toàn cầu nhằm mục tiêu mang tới nền khoa học mới nhất, những thành tựu khoa học nổi bật nhất hiện nay cho các nước Tính kế thừa là yếu tố quan trọng thúc đẩy nhanh tiến

bộ khoa học kỹ thuật, người sau không làm lại việc của người trước đã làm Thế hệ sau chọn lọc, hệ thống hóa thành quả của người đi trước, phát hiện ra những quy luật mới Quy luật mới này là sản phẩm khoa học, cũng là thông tin khoa học mới Kết quả của các công trình nghiên cứu khoa học lại được lưu trữ ở thư viện thông qua các hoạt động chuyên môn nghiệp vụ thông tin - thư viện

Trong lĩnh vực giáo dục: Với sự thay đổi nhanh chóng của công nghệ trong cuộc CMCN 4.0, các trường đại học phải đào tạo cho người học những

kỹ năng và kiến thức cơ bản lẫn tư duy sáng tạo Đào tạo được nguồn nhân lực thích ứng với kỷ nguyên mới, bắt buộc các trường phải thay đổi tư duy về giáo dục, đổi mới mô hình, chương trình và phương thức đào tạo theo hướng CMCN4.0 Mục tiêu không còn là đào tạo sinh viên ra trường có việc làm nữa, mà phải đào tạo ra những công dân toàn cầu có năng lực tư duy đổi mới

và sáng tạo có đủ tố chất để lĩnh hội các kỹ thuật tiên tiến Người giảng viên không dạy cho người học cái mình đang có, mà phải hướng tới dạy người học

sáng tạo ra cái mới Nếu giáo dục truyền thống dạy cách đọc, cách viết, thì ngày nay cần dạy các kỹ năng truy cập Internet, kỹ năng tìm kiếm thông tin trên mạng, đây cũng là những kỹ năng sống còn của người học khi trưởng thành và vào đời Giảng viên chuyển từ truyền thụ kiến thức sang hướng dẫn sinh viên tiếp cận đúng thông tin cần tìm và biết loại bỏ những thông tin xấu, không liên quan trên Internet Khi nhu cầu tự học, tự nghiên cứu của sinh viên gia tăng Sinh viên trong các trường đại học có thể tiếp cận với nhiều nguồn thông tin khác nhau: từ các giảng viên, từ các cuộc thảo luận, hội thảo khoa học, từ các cơ sở thực nghiệm, từ thực tiễn xã hội và từ thư viện Trong những luồng thông tin ấy, thông tin từ thư viện sẽ là quan trọng nhất, đầy đủ, toàn diện, phong phú và đa dạng nhất Vì đó là những thông tin đã được sàng lọc

1.2 Đặc điểm tổ chức và hoạt động thông tin - thƣ viện tại Khoa Quốc tế, ĐHQGHN

1.2.1 Khái quát chung về Khoa Quốc tế

Quá trình hình thành và phát triển của Khoa Quốc tế, ĐHQGHN

Khoa Quốc tế là đơn vị trực thuộc ĐHQGHN, Khoa Quốc tế được thành lập tháng 7/2002, ban đầu chỉ thực hiện đào tạo chương trình đại học bằng tiếng Nga, đến nay Khoa Quốc tế đã xây dựng và triển khai thành công

10 chương trình đào tạo đại học thành công bằng Tiếng Anh và 06 chương trình đào tạo sau đại học Khoa đã có một quá trình liên tục phát triển suốt 18 năm qua và đã tạo dựng được uy tín, vị trí riêng trong xã hội Với cơ chế tự chủ khuyến khích được năng lực, tính chủ động, sáng tạo cũng như tinh thần trách nhiệm cao của cán bộ, giảng viên, Khoa đã xây dựng được một tập thể mạnh với con số 92.5% trong tổng số 146 cán bộ, giảng viên cơ hữu của Khoa

có trình độ đại học trở lên Trong đó cán bộ có trình độ Thạc sỹ chiếm 46.6%, Tiến sỹ 21.9%, Cử nhân 17.8%, Phó Giáo sư 4.8%, Giáo sư 1.4%, còn lại 7.5% là cán bộ có trình độ trung cấp hoặc hợp đồng vụ việc Với sức mạnh đoàn kết của tập thể, trong những năm vừa qua Khoa Quốc tế đã liên tiếp