Tổ chức khoa học tài liệu của các sở đã nộp vào lưu trữ lịch sử tỉnh bắc kạn thực trạng và giải pháp

5 Qua quá trình công tác, nhận thấy việc tổ chức khoa học tài liệu của các Sở đã nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Kạn vẫn còn nhiều tồn tại, hạn chế như: thiếu kho tàng, trang thiết bị

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

LUẬN VĂN THẠC SĨ LƯU TRỮ HỌC

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC:

TS Nguyễn Liên Hương

XÁC NHẬN HỌC VIÊN ĐÃ CHỈNH SỬA THEO QUYẾT NGHỊ CỦA HỘI ĐỒNG

CHẤM LUẬN VĂN THẠC SĨ

Chủ tịch hội đồng chấm luận văn

thạc sĩ khoa học

Giáo viên hướng dẫn

PGS.TS Đào Đức Thuận TS Nguyễn Liên Hương

Hà Nội - 2020

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đề tài nghiên cứu “Tổ chức khoa học tài liệu của

các sở đã nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Kạn - Thực trạng và giải pháp”

là công trình nghiên cứu của riêng tôi

Trong luận văn tôi có tham khảo một số kết quả nghiên cứu, bài viết của các nhà khoa học, các học viên và sử dụng một số thông tin trong các văn bản của Nhà nước nhưng đã được chú thích

Công trình này chưa được tác giả nào công bố Lời cam đoan của tôi là đúng sự thật, nếu sai tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm

Bắc Kạn, ngày tháng năm 2020

TÁC GIẢ

Hoàng Thị Điệp

1

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN

MỤC LỤC 1

MỞ ĐẦU 3

1 Lý do chọn đề tài 3

2 Mục tiêu nghiên cứu của đề tài 6

3 Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài 6

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài 7

5 Phương pháp nghiên cứu 7

6 Lịch sử nghiên cứu 8

7 Nguồn tư liệu và tài liệu tham khảo 11

8 Đóng góp của đề tài 12

9 Bố cục của đề tài 12

Chương 1 CƠ SỞ U N V CƠ SỞ P P VỀ TỔ CHỨC

KHOA HỌC TÀI LIỆU ƯU TRỮ 15

1.1 Cơ sở lý luận về tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ 15

1.1.1 Một số khái niệm liên quan 15

1.1.2 Nội dung cơ bản của tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ 17

1.1.3 Mục đích, ý nghĩa của công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ 20

1.2 Cơ sở pháp lý về tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ 21

1.3 Sự cần thiết phải tổ chức khoa học tài liệu của các Sở đã nộp vào Lưu trữ

lịch sử tỉnh Bắc Kạn 26

Tiểu kết chương 1 27

Chương 2 T ỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU CỦA CÁC SỞ ĐÃ NỘP V O ƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH BẮC KẠN 28

2.1 Tổng quan về tỉnh Bắc Kạn 28

2.2 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy của Trung tâm Lưu trữ

lịch sử tỉnh Bắc Kạn 31

2.2.1 Vị trí, chức năng 31

2.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 32

2.2.3 Tổ chức bộ máy 33

2

2.3 Nguồn tài liệu đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Kạn 33

2.4 Ý nghĩa tài liệu của các Sở 35

2.5 Tình hình thu thập, bổ sung tài liệu các Sở vào Lưu trữ lịch sử tỉnh 38

2.6 Thực trạng tổ chức khoa học tài liệu các Sở tại Lưu trữ lịch sử 44

2.6.1 Công tác phân loại tài liệu 44

2.6.2 Công tác xác định giá trị tài liệu 66

2.6.3 Tổ chức công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ 63

2.7 Một số nhận xét, đánh giá về tình hình tổ chức khoa học tài liệu của các Sở

đã nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Kạn 68

2.7.1 Những kết quả đạt được 68

2.7.2 Hạn chế 69

2.7.3 Nguyên nhân 70

Tiểu kết chương 2 72

Chương 3 GIẢI PHÁP TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU CỦA CÁC SỞ ĐÃ NỘP V O ƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH BẮC KẠN 73

3.1 Giải pháp nâng cao chất lượng hoạt động nghiệp vụ tổ chức

khoa học tài liệu 73

3.1.1 Thực hiện phân loại và hệ thống hóa tài liệu theo khung phân loại 73

3.1.2 Sử dụng kết hợp các công cụ xác định giá trị tài liệu 75

3.1.3 Xây dựng công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ 77

3.2 Các giải pháp hỗ trợ 81

3.2.1 Giải pháp về tổ chức 81

3.2.2 Giải pháp tổ chức triển khai thực hiện các văn bản pháp luật 87

3.2.3 Giải pháp đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị 90

Tiểu kết chương 3 92

KẾT LU N 93

TÀI LIỆU THAM KHẢO 95 PHỤ LỤC

3

MỞ ĐẦU

1 ý do chọn đề tài

Tại khoản 3, điều 2 Luật Lưu trữ quy định: “Tài liệu lưu trữ là tài liệu

có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp”

Thực tiễn đã chứng minh rằng tài liệu lưu trữ là một trong những nguồn lực thông tin quan trọng đáp ứng yêu cầu xây dựng và phát triển của các quốc gia trên thế giới.Tài liệu được sử dụng như một công cụ để xây dựng và củng

cố chế độ chính trị; là nguồn lực quan trọng để phát triển kinh tế - xã hội; góp phần giữ gìn và phát huy tinh hoa văn hóa của dân tộc

Trải qua các thời kỳ lịch sử, tài liệu lưu trữ hình thành ngày càng nhiều Tuy nhiên, công tác lưu trữ của đang phải đối diện với nhiều khó khăn, thách thức, trong đó nổi lên những khó khăn, thách thức cơ bản đó là: Tình trạng kho lưu trữ chưa đáp ứng được tiêu chuẩn theo quy định do đó gây khó khăn trong việc thu thập, tổ chức khoa học tài liệu; Lượng tài liệu tồn đọng, tích đống tại các cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử còn nhiều, nguy cơ mất mát và hư hỏng tài liệu rất cao

Để tài liệu lưu trữ phát huy được giá trị thì tài liệu lưu trữ cần được tổ chức khai thác sử dụng hiệu quả Do đó tài liệu của các phông lưu trữ cần được tổ chức khoa học trước khi thu thập, bổ sung vào kho Lưu trữ lịch sử Việc tổ chức khoa học tài liệu là hết sức quan trọng, đảm bảo tài liệu được phân loại, xác định giá trị, hoàn thiện hệ thống công cụ tra cứu khoa học tài liệu Khi việc tổ chức khoa học tài liệu được thực hiện tốt sẽ đáp ứng nhu cầu thông tin ngày càng cao của con người

Ngày 6 tháng 11 năm 1996, tại kỳ họp thứ 10, Quốc hội khóa IX ra nghị quyết chia tỉnh Bắc Thái để tái lập tỉnh Bắc Kạn và tỉnh Thái Nguyên Sau khi tách tỉnh hệ thống các cơ quan thuộc tỉnh Bắc Kạn lần lượt được thành lập và

về nhiều mặt bao gồm tài liệu của 15 phông/khối tài liệu sau: Ủy ban Hành chính tỉnh Bắc Kạn, Khối tài liệu về thành tích kháng chiến chống Mỹ (chuyển về từ Phông Uỷ ban nhân dân tỉnh Bắc Thái), Khối tài liệu về thành tích kháng chiến chống Mỹ và liên quan đến 2 huyện Ba Bể, Ngân Sơn (Chuyển về từ Phông Uỷ ban nhân dân tỉnh Cao Bằng), khối tài liệu thi đua - khen thưởng kháng chiến, UBND tỉnh Bắc Kạn, UBND huyện Ba Bể, Cục thuế tỉnh Bắc Kạn và 8 Sở (Sở Nội vụ, Sở Tài chính, Sở Xây dựng, Sở Kế hoạch và Đầu tư, Sở Giao thông Vận tải, Sở Lao động Thương binh và Xã hội, Sở Tư pháp, Sở Công nghiệp Khoa học công nghệ Môi trường) Phần lớn hồ sơ, tài liệu thuộc các phông này được thu thập vào kho Lưu trữ lịch sử tỉnh từ trước khi Quốc hội ban hành Luật Lưu trữ Do vậy những hồ sơ ghi

thời hạn bảo quản “lâu dài” cần được xác định giá trị lại nhằm tối ưu hóa

thành phần tài liệu phông lưu trữ

Tổ chức khoa học tài liệu là vấn đề có ý nghĩa thiết thực về mặt lý luận

và thực tiễn, cần được nghiên cứu vì khi vấn đề tổ chức khoa học tài liệu được thực hiện tốt sẽ tạo tiền đề cho tài liệu lưu trữ được phát huy giá trị

5

Qua quá trình công tác, nhận thấy việc tổ chức khoa học tài liệu của các

Sở đã nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Kạn vẫn còn nhiều tồn tại, hạn chế như: thiếu kho tàng, trang thiết bị phục vụ cho việc tổ chức khoa học tài liệu; công tác phân loại chưa đảm bảo tính khoa học; công tác xác định giá trị chưa được quan tâm thoả đáng, khối tài liệu có giá trị thấp vẫn chiếm số lượng lớn trong kho mà chưa có hướng giải quyết; nhiều hồ sơ, tài liệu chưa xác định được thời hạn bảo quản cụ thể Hệ thống công cụ tra cứu khoa học tài liệu còn ít về số lượng và thể loại, thiếu tính thống nhất, chưa đáp ứng yêu cầu tra cứu thông tin trong tài liệu lưu trữ Qua khảo sát tại một số Sở có tài liệu đã nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Kạn thấy rằng tại kho Lưu trữ của cơ quan vẫn còn tài liệu thuộc giai đoạn đã nộp vào kho Lưu trữ lịch sử Điều này có nghĩa là hồ sơ, tài liệu tại Lưu trữ lịch sử chưa đầy đủ Nếu không có biện pháp giải quyết những hạn chế nêu trên, thì công tác lưu trữ nói chung và việc tổ chức khoa học tài liệu tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Kạn nói riêng khó có thể đáp ứng được nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu trong giai đoạn hiện nay cũng như sau này

Là viên chức công tác tại Phòng Thu thập - Chỉnh lý tài liệu lưu trữ và

có trách nhiệm về vấn đề này, sau khi tham gia khóa đào tạo cao học lưu trữ học cùng với kinh nghiệm thực tế qua nhiệm vụ công tác tại Phòng Thu thập - Chỉnh lý thuộc Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Kạn, tôi nhận thấy rằng tại kho Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Kạn tài liệu của một số Sở chưa được tổ chức khoa học Tôi mong muốn góp phần giải quyết vấn đề này Theo tôi việc nghiên cứu các giải pháp tổ chức khoa học tài liệu của các Sở đã nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Kạn là cần thiết, có ý nghĩa thiết thực đối với công tác lưu trữ tại địa phương và giúp cho bản thân tôi hiểu rõ hơn về vấn đề tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ

Xuất phát từ những lý do trên, tôi đã chọn đề tài “Tổ chức khoa học tài

liệu của các Sở đã nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Kạn - Thực trạng và giải pháp” làm đề tài luận văn thạc sỹ của mình

6

Qua đề tài này tác giả mong muốn góp một phần nhỏ trong công tác tổ chức khoa học tài liệu tại Lưu trữ lịch sử tỉnh, góp phần quản lý chặt chẽ, bảo quản an toàn, kéo dài tuổi thọ tài liệu, tổ chức khai thác sử dụng có hiệu quả, phục vụ yêu cầu phát triển kinh tế - xã hội, xây dựng và bảo vệ đất nước

Từ thực tiễn quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại địa phương, đồng thời

là một học viên cao học chuyên ngành Lưu trữ học, tác giả nhận thấy kết quả

từ đề tài này sẽ có ý nghĩa thiết thực trước hết cho công tác của Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Kạn nói riêng và công tác lưu trữ của tỉnh Bắc Kạn nói chung Đồng thời kết quả nghiên cứu sẽ phần nào dùng cho Lưu trữ lịch

sử các địa phương khác tham khảo, góp phần nâng cao chất lượng của ngành lưu trữ nước ta

2 Mục tiêu nghiên cứu của đề tài

Thực hiện đề tài này, chúng tôi hướng đến giải quyết các mục tiêu sau:

- Một là, khảo sát, đánh giá thực trạng tổ chức khoa học tài liệu của các

Sở đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Kạn

- Hai là, đề xuất giải pháp nhằm tổ chức khoa học tài liệucủa các Sở đã nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Kạn

3 Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài

Để đạt được mục tiêu đã đề ra, luận văn của tôi tập trung giải quyết những nhiệm vụ sau đây:

- Thứ nhất, hệ thống hóa cơ sở lý luận, cơ sở pháp lý hiện hành của Nhà nước về tổ chức khoa học tài liệu tại các Lưu trữ lịch sử địa phương;

- Thứ hai, khảo sát thực trạng tài liệu của các Sở đang bảo quản tại Lưu

trữ lịch sử tỉnh Bắc Kạn;

- Thứ ba, nhận xét, đánh giá về những khó khăn, bất cập, tồn tại, hạn

chế của việc tổ chức khoa học các phông lưu trữ sở đã nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Kạn;

- Thứ tư, phân tích sự cần thiết, tính cấp thiết và đề xuất các giải pháp

tổ chức khoa học tài liệu của các sở đã nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Kạn

7

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài

- Về đối tượng nghiên cứu:

+ Vấn đề tổ chức khoa học tài liệu của các Sở đã nộp vào Lưu trữ lịch

sử tỉnh Bắc Kạn

- Phạm vi nghiên cứu:

+ Phạm vi nội dung: Luận văn của tôi sẽ giải quyết các vấn đề tổ chức

khoa học tài liệu của các Sở đã nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Kạn, cụ thể

là về phân loại, xác định giá trị tài liệu, xây dựng hệ thống công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ

+ Phạm vi thời gian: Năm 2012 đến năm 2020 (năm 2012 thành lập

Chi cục Văn thư - Lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ tỉnh Bắc Kạn)

+ Phạm vi không gian: Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Kạn và các

Sở đã nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Kạn

5 Phương pháp nghiên cứu

Với những nhiệm vụ đã đặt ra, khi nghiên cứu đề tài, tôi lựa chọn những phương pháp nghiên cứu sau đây:

- Phương pháp luận của chủ nghĩa Mác - Lênin về nhận thức khoa học và các phương pháp nghiên cứu cơ bản của khoa học lưu trữ: Các

phương pháp này giúp cho người nghiên cứu có sự đối chiếu giữa lý luận và thực tiễn một cách biện chứng, từ đó sẽ có cách nhìn về vấn đề một cách toàn diện, là cơ sở cho những đánh giá cũng như những kết quả mà đề tài đưa ra Hai phương pháp này được vận dụng trong suốt quá trình nghiên cứu để làm sáng tỏ bản chất và tìm ra mối liên hệ phổ biến của vấn đề được đề cập

Bên cạnh đó, các phương pháp lịch sử, phương pháp hệ thống, phương pháp phân tích, tổng hợp, phương pháp so sánh, đối chiếu, phương pháp khảo sát, phỏng vấn đã được chúng tôi sử dụng trong quá trình nghiên cứu

đề tài Cụ thể:

8

- Phương pháp phân tích, tổng hợp: Đây là những phương pháp được

tác giả sử dụng chủ yếu để tổng quan các công trình nghiên cứu liên quan đến luận văn, mỗi công trình có những đóng góp cho lý luận và thực tiễn riêng, có

sự kế thừa, phát triển quan hệ chặt chẽ, do đó cần xem xét, nghiên cứu một cách toàn diện để đảm bảo đầy đủ và hiệu quả Đồng thời, tác giả phân tích nội dung các công trình nghiên cứu đi trước có liên quan đến đề tài, từ đó tác giả tổng hợp lại kết quả đạt được, chỉ ra những vấn đề chưa được nghiên cứu triệt để; phân tích những nguyên nhân dẫn đến những bất cập trong hoạt động nghiệp vụ tổ chức khoa học tài liệu tại Lưu trữ lịch sử tỉnh

- Phương pháp hệ thống: Phương pháp này được vận dụng để nghiên

cứu hệ thống văn bản quy định, hướng dẫn các hoạt động nghiệp vụ tổ chức khoa học tài liệu; xây dựng bố cục của luận văn

- Phương pháp so sánh: Phương pháp này được sử dụng khi đối chiếu

thực trạng tổ chức khoa học tài liệu tại Lưu trữ lịch sử tỉnh so với yêu cầu cần

có về mặt lý luận cũng như quy định của pháp luật

- Phương pháp khảo sát thực tế: Phương pháp này được sử dụng để

mô tả, khái quát tình hình tổ chức khoa học tài liệu của các Sở đã nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Kạn, đồng thời bằng phương pháp phỏng vấn sẽ thu thập được những khó khăn, vướng mắc và mong muốn của chính những người trực tiếp tiến hành hoạt động này

Các phương pháp nêu trên được tác giả sử dụng đan xen, phối hợp linh hoạt xuyên suốt để giúp tác giả hoàn thành đề tài luận văn

6 ịch sử nghiên cứu

Có nhiều công trình nghiên cứu nhưng tiêu biểu là những công trình sau:

Về lý luận chung, công tác tổ chức khoa học tài liệu đã được đề cập đến trong các cuốn giáo trình chuyên ngành lưu trữ tại Việt Nam như:

“Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ”, Nhà xuất bản Đại học và Giáo

dục chuyên nghiệp, năm 1990; “Phương pháp lựa chọn và loại hủy tài liệu ở

Luận văn thạc sỹ, năm 2004);

“Sưu tầm, thu thập và tổ chức khoa học tài liệu kỹ thuật tại Trung tâm Kiểm định Kỹ thuật an toàn xây dựng - Bộ Xây dựng” (Nguyễn Mai Hương -

Luận văn thạc sỹ, năm 2008);

“Tổ chức khoa học tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ thuộc UBND tỉnh Phú Thọ” (Bùi Thị Thu Hà - Luận văn thạc sỹ, năm 2008);

“Nghiên cứu các giải pháp tổ chức khoa học tài liệu tại Lưu trữ lịch sử

thành phố Đà Nẵng” (Lê Thanh Hùng - Luận văn thạc sỹ, năm 2015);

“Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ nghiệp vụ cảnh sát tại Cục Hồ sơ

nghiệp vụ cảnh sát” (Đặng Thị Bích Luận - Luận văn thạc sỹ, năm 2015);

“Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ địa chính của Sở Tài nguyên và Môi

trường tỉnh Lâm Đồng” (Nguyễn Thị Thu - Luận văn thạc sỹ, năm 2018)

Các khóa luận tốt nghiệp:

“Tổ chức khoa học tài liệu tại Trung tâm Công nghệ thông tin - Lưu

trữ tỉnh Vĩnh Phúc” (Nguyễn Công Trọng - Khóa luận tốt nghiệp, năm 2004);

“Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại Sở Văn hoá - Thông tin tỉnh

Bắc Giang - Nhận xét và kiến nghị” (Vũ Thị Hằng - Khóa luận tốt nghiệp,

năm 2005);

“Tổ chức khoa học tài liệu phông lưu trữ UBND huyện Cát Hải - Hải

phòng - Thực trạng và giải pháp” (Nguyễn Thùy Diễm - Khóa luận tốt

nghiệp, năm 2007);

10

“Tổ chức công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu

trữ lịch sử thành phố Hà Nội” (Vũ Trần Diễm Hạnh - Khóa luận tốt nghiệp,

năm 2007)

Trên “Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, “Tạp chí Khoa học” và các trang web

của một số Chi cục Văn thư - Lưu trữ: Trong những năm gần đây đã xuất hiện rất nhiều bài viết đề cập đến vấn đề tổ chức khoa học tài liệu

Các bài viết nêu trên đã nêu lên một số thực trạng cũng như kinh nghiệm

về tổ chức khoa học tài liệu ở một số cơ quan, tổ chức cụ thể Tuy nhiên các bài viết chỉ mới dừng lại ở việc góp ý giải quyết các vấn đề trước mắt, hiện đang tồn tại ở các cơ quan, tổ chức mà chưa đi sâu nghiên cứu một cách đầy đủ các mặt hoạt động của công tác tổ chức khoa học Vì vậy, các bài viết cũng chưa đưa ra các giải pháp một cách tổng thể, toàn diện về công tác này

Những đề tài và bài viết nêu trên là những tài liệu tham khảo giúp ích rất nhiều cho tác giả trong việc rút ngắn thời gian tổng hợp, hệ thống các kết quả nghiên cứu theo các tiêu chí khác nhau Có thể nói rằng kết quả của những nghiên cứu được đề cập ở các công trình nói trên đã làm phong phú thêm về mặt lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ trên phạm vi rộng và vấn đề

tổ chức khoa học tài liệu trên phạm vi hẹp ở Việt Nam Nhiều vấn đề thực tiễn

về tổ chức khoa học tài liệu đã được giải quyết thông qua quá trình vận dụng các lý luận đó trong từng giai đoạn nhất định

Đề tài tôi nghiên cứu không trùng lặp nhưng có kế thừa và tham khảo kết quả nghiên cứu trước đó

Qua việc tìm hiểu lịch sử nghiên cứu, có thể thấy vấn đề đi sâu nghiên cứu các giải pháp tổ chức khoa học tài liệu của các sở đã nộp vào Lưu trữ lịch

sử tỉnh Bắc Kạn đến nay chưa có tác giả nào nghiên cứu Do đó, với đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài, tác giả nhận thấy đây là điểm mới

mẻ, cần được nghiên cứu để góp phần nâng cao chất lượng công tác lưu trữ của địa phương

11

7 Nguồn tƣ liệu và tài liệu tham khảo

Để thực hiện đề tài này, tác giả đã nghiên cứu, sử dụng một số nguồn tư liệu và tài liệu tham khảo sau:

- Tài liệu lý luận gồm:

+ Các giáo trình lý luận lưu trữ của các học giả nghiên cứu trong nước

như: Cuốn “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” của nhóm tác giả Đào

Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm;

“Văn bản và Lưu trữ học đại cương” (NXB Giáo dục, 1996); “Phương pháp

lựa chọn và loại hủy tài liệu ở các cơ quan” (NXB Chính trị quốc gia, 1998);

“Công tác văn thư lưu trữ” (NXB Chính trị Quốc gia, 1999);

+ Các luận án tiến sỹ, luận văn thạc sỹ của NCS, học viên ngành Lưu trữ học (Tư liệu Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn Hà Nội);

+ Các bài viết đăng tại Kỷ yếu Hội thảo khoa học, Tạp chí chuyên ngành - Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam;

- Tài liệu pháp lý: Các văn bản mang tính chỉ đạo của Nhà nước; các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ nói chung và về công tác tổ chức khoa học tài liệu nói riêng

- Các tư liệu, số liệu, văn bản thu thập được thông qua quan sát, khảo sát thực tế tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Kạn và một số Sở trên địa bàn tỉnh Bắc Kạn thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Kạn;

- Tài liệu về lịch sử, tổ chức bộ máy và hoạt động của Trung tâm Lưu

trữ lịch sử, Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Bắc Kạn và một số Sở trên địa bàn

tỉnh Bắc Kạn;

- Các thông tin liên quan từ các website: Cổng thông tin điện tử tỉnh Bắc Kạn, cổng thông tin điện tử Sở Nội vụ tỉnh Bắc Kạn, website Thư viện Quốc gia Việt Nam, website của của một số Chi cục Văn thư - Lưu trữ và một

số website khác

đã nộp vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Kạn Lưu trữ cơ quan của các

sở (các sở đã nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Kạn) có thể tham khảo

để thực hiện tốt việc tổ chức khoa học tài liệu

- Về thực tiễn:

Đề tài giúp lãnh đạo Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Kạn nhận thức được những ưu điểm, hạn chế, những nguyên nhân tồn tại của công tác tổ chức khoa học tài liệu của các sở đã nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Kạn Đồng thời luận văn sẽ đề xuất các giải pháp để lãnh đạo Trung tâm có thể tham khảo, áp dụng vào thực tiễn nhằm nâng cao hiệu quả công tác này

Tác giả mong muốn kết quả của luận văn có thể trở thành tài liệu tham khảo cho các cơ quan chức năng từ đó xây dựng giải pháp để nâng cao hiệu quả của công tác lưu trữ tại các địa phương

Ngoài ra luận văn này có thể làm tài liệu tham khảo giúp cho việc học tập, nghiên cứu của học viên, sinh viên chuyên ngành lưu trữ học và những người trực tiếp làm công tác lưu trữ

9 Bố cục đề tài

Ngoài phần Mở đầu, Kết luận, Danh mục tài liệu tham khảo và Phụ lục, nội dung chính của luận văn được chia thành 3 chương:

Chương 2: Thực trạng công tác tổ chức khoa học tài liệu của các Sở

đã nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Kạn

Tại chương này, tác giả trình bày tổng quan về tỉnh Bắc Kạn; giới thiệu

vị trí, chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy và biên chế của Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Kạn; sự hình thành các nguồn tài liệu, thành phần, nội dung, ý nghĩa của tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Kạn; tiếp đó tác giả sẽ trình bày thực trạng cũng như sự cần thiết phải tổ chức khoa học tài liệu của các sở đã nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Kạn Cụ thể tại chương này, tác giả sẽ trình bày về thực trạng công tác phân loại, xác định giá trị tài liệu và tổ chức công cụ tra cứu khoa học tài liệu của các sở đã nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Kạn Thông qua đó tác giả đưa ra những nhận xét, đánh giá về tổ chức khoa học tài liệu của các sở đã nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Kạn trong đó nêu lên những kết quả đạt được, hạn chế và một số nguyên nhân Việc làm rõ những nguyên nhân cơ bản làm xuất hiện những bất cập trong việc tổ chức khoa học tài liệu của các sở đã nộp vào Lưu trữ lịch

sử tỉnh Bắc Kạn sẽ giúp tác giả đưa ra những vấn đề cần bổ sung, tiếp tục nghiên cứu về tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ nhằm hoàn thiện hệ thống lý luận lưu trữ học, đồng thời đó cũng là giải pháp quan trọng để nâng cao hiệu quả, chất lượng công tác lưu trữ tại địa phương

Qua đây, tác giả xin bày tỏ sự cảm ơn chân thành tới các thầy cô giáo

Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng - Trường Đại học Khoa học Xã hội

và Nhân văn Hà Nội, một số sở trên địa bàn tỉnh Bắc Kạn, lãnh đạo Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Kạn và các đồng nghiệp nơi tôi đang công tác đã quan tâm, tạo điều kiện cho tôi học tập, tiếp cận thực tế Đặc biệt, tôi xin được bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới TS Nguyễn Liên Hương, người đãhướng dẫn nhiệt tình, chu đáo, giúp đỡ tôi trong suốt quá trình thực hiện luận văn này

15

Chương 1 CƠ SỞ LÝ LU N V CƠ SỞ P P VỀ TỔ CHỨC

KHOA HỌC TÀI LIỆU ƯU TRỮ Ở VIỆT NAM

1.1 Cơ sở lý luận về tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ

1.1.1 Một số khái niệm liên quan

1.1.1.1 Khái niệm “tài liệu lưu trữ”

Tài liệu lưu trữ không phải là một khái niệm mới, khai niệm này đã được đề cập đến trong nhiều tài liệu khác nhau

Theo PGS.TS Dương Văn Khảm, “tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị

được lựa chọn từ toàn bộ khối tài liệu hình thành qua hoạt động của các cơ quan, tổ chức và được bảo quản trong kho lưu trữ Tài liệu lưu trữ là tài liệu bản gốc, bản chính hoặc bản sao hợp pháp của tài liệu có giá trị về chính trị, kinh tế, quốc phòng, an ninh, ngoại giao, văn hóa, giáo dục, khoa học và công nghệ được hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức, cá nhân qua các thời kỳ lịch sử không phân biệt xuất xứ, nơi bảo quản, kỹ thuật ghi tin và vật mang tin; được lựa chọn, giữ lại bảo quản phục vụ nghiên cứu khoa học, lịch sử và hoạt động thực tiễn”[7, tr.346]

Tài liệu lưu trữ là tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các

cơ quan, đoàn thể, xí nghiệp và cá nhân có ý nghĩa chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch sử và các ý nghĩa khác được bảo quản trong các phòng, kho

Tại Khoản 3, Điều 2, Luật Lưu trữ, tài liệu lưu trữ được định nghĩa như

sau: “Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên

cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp”

công tác lưu trữ, NXB Đại học và Giáo dục chuyên nghiệp, Hà Nội

16

Tóm lại, tài liệu lưu trữ là tài liệu của tổ chức hoặc cá nhân được sản sinh trong quá trình hoạt động của tổ chức hoặc cá nhân đó, có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp

1.1.1.2 Khái niệm “Tài liệu lưu trữ của các Sở, ngành”

Tài liệu lưu trữ của các Sở, ngành là tài liệu sản sinh ra trong quá trình

hoạt động của các Sở, ngành đó, có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn của các Sở, ngành và có giá trị trong việc nghiên cứu khoa học, lịch sử, là bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay

thế bằng bản sao hợp pháp

1.1.1.3 Khái niệm “ Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ”

Tổ chức khoa học tài liệu là việc thực hiện các khâu nghiệp vụ cụ thể của công tác lưu trữ như phân loại tài liệu, xác định giá trị tài liệu và xây dựng công cụ tra cứu khoa học tài liệu [8,tr.34]

Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ là việc thực hiện tổng hợp các hoạt động cần thiết, các khâu nghiệp vụ cơ bản của công tác lưu, trữ có liên quan tới việc phân loại, xác định giá trị tài liệu, chỉnh lý và sắp xếp tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân theo những đặc trưng nhất định một cách khoa học, đảm bảo tính khách quan, chính xác, có hệ thống, phục vụ thuận lợi, nhanh chóng, chính xác cho nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

Thông qua tổ chức khoa học tài liệu sẽ phát hiện những tài liệu còn thiếu trong hồ sơ để có kế hoạch thu thập bổ sung nhằm hoàn chỉnh thành phần tài liệu thuộc phông

1.1.1.4 Khái niệm “Lưu trữ lịch sử”

Tại khoản 5, Điều 2, Luật Lưu trữ, Lưu trữ lịch sử được quy định như sau: “Lưu trữ lịch sử là cơ quan thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu

hạn bảo quản vĩnh viễn

1.1.2 Nội dung cơ bản của tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ

Nội dung của tổ chức khoa học tài liệu gồm: phân loại tài liệu; xác định giá trị tài liệu và tiêu hủy tài liệu hết giá trị; tổ chức các công cụ tra tìm phục

vụ khai thác sử dụng tài liệu

Tổ chức khoa học tài liệu cần thực hiện trong các lưu trữ lịch sử, lưu trữ

cơ quan và lưu trữ cá nhân, gia đình, dòng họ

Để tổ chức khoa học tài liệu đòi hỏi phải có cán bộ có trình độ chuyên môn cao, điều kiện làm việc tốt và trang thiết bị phục vụ cho việc thực hiện các quy trình nghiệp vụ phải đầy đủ, khoa học và hiện đại

Tổ chức khoa học tài liệu được căn cứ vào các quy định, hướng dẫn cụ thể của nhà nước trong công tác lưu trữ Từ đó việc tổ chức khoa học tài liệu mới được thống nhất trong các lưu trữ hiện hành và đó là nền tảng để tổ chức khoa học tài liệu trong toàn bộ Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam

- Phân loại tài liệu lưu trữ:

Phân loại tài liệu lưu trữ là căn cứ vào những đặc trưng phổ biến của tài liệu để phân chia chúng ra các khối, các nhóm, hoặc các đơn vị chi tiết lớn, nhỏ khác nhau nhằm mục đích quản lý và sử dụng có hiệu quả những tài liệu đó [9, tr.27]

Hiểu theo nghĩa chung nhất, phân loại tài liệu là căn cứ vào các đặc trưng chung (tức những điểm giống nhau) của tài liệu để phân chia chúng thành các nhóm, nhằm tổ chức khoa học và sử dụng có hiệu quả những tài liệu đó [9, tr.37]

18

Ở Việt Nam việc phân loại tài liệu được thực hiện đối với toàn bộ tài liệu phông lưu trữ quốc gia Việt Nam và gồm 3 giai đoạn: Phân loại tài liệu phông lưu trữ quốc gia Việt Nam nói chung để xác định mạng lưới các kho lưu trữ; phân loại tài liệu trong phạm vi các kho lưu trữ theo phông lưu trữ; phân loại tài liệu trong các phông lưu trữ

Trong công tác lưu trữ, phân loại tài liệu là khâu nghiệp vụ rất quan trọng trong quá trình tổ chức khoa học tài liệu Nếu tài liệu được phân loại khoa học sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc thu thập, bổ sung, xác định giá trị tài liệu, thống kê, xây dựng công cụ tra cứu, bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu

Việc phân loại tài liệu nhằm hướng tới hai mục đích cơ bản:

Một là, phân loại để tổ chức khoa học tài liệu của các Phông lưu trữ Chúng ta biết rằng tài liệu lưu trữ trong các phông lưu trữ có số lượng rất lớn (từ hàng chục đến hàng trăm, hàng nghìn mét giá tài liệu) Mặt khác, tài liệu thuộc Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam lại được hình thành trong phạm vi rộng lớn Vì vậy, nếu không tiến hành phân loại thì không thể tổ chức khoa học khối tài liệu của quốc gia cũng như tài liệu của từng cơ quan Nhờ phân loại tài liệu, chúng ta sẽ xác định được mạng lưới các trung tâm, các kho lưu trữ để bảo quản tài liệu trong phạm vi toàn quốc, đồng thời cũng nhờ phân loại, tài liệu trong từng phông lưu trữ cơ quan sẽ được tổ chức thành các khối, nhóm một cách khoa học, tạo điều kiện cho việc tổ chức, sắp xếp tài liệu trong thực tế

Hai là, phân loại tài liệu nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra tìm

và khai thác, sử dụng tài liệu Nhờ phân loại khoa học tài liệu, các cơ quan lưu trữ có thể xây dựng hệ thống các công cụ tra tìm theo phông, theo khối, nhóm tài liệu hoặc theo vấn đề Mặt khác, cũng nhờ phân loại khoa học tài liệu, người khai thác sẽ thuận lợi trong việc tra tìm thông tin trong tài liệu

theo phông, theo khối, nhóm tài liệu hoặc theo vấn đề mà họ quan tâm

19

- Xác định giá trị tài liệu lưu trữ:

Xác định giá trị tài liệulà dựa trên những nguyên tắc, phương

pháp và tiêu chuẩn nhất định để nghiên cứu và quy định thời hạn bảo quản

cho từng loại tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan theo giá trị của chúng về các mặt như chính trị, kinh tế, văn hoá, khoa học và các giá trị khác, từ đó lựa chọn để bổ sung những tài liệu có giá trị cho Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam[1,tr.82 ]

Xác định giá trị tài liệu lưu trữ sẽ giúp lựa chọn ra những tài liệu có giá trị để bảo quản và loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu hủy, góp phần giải phóng kho tàng và trang thiết bị bảo quản tài liệu

- Xây dựng công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ:

Công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ là những phương tiện tìm tin của các phòng, kho lưu trữ nhằm cung cấp những thông tin cần thiết trong tài

liệu lưu trữ cho các cơ quan, tổ chức và cá nhân[1, tr.218]

Tổ chức công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ là một trong những nhiệm vụ quan trọng của các kho lưu trữ nhằm xây dựng một hệ thống công

cụ tra cứu tài liệu theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định, đảm bảo giới thiệu đầy đủ thành phần, nội dung, địa chỉ tra tìm của tài liệu

Hiện nay, các kho lưu trữ tài liệu đang sử dụng một số công cụ tra cứu như: Mục lục hồ sơ, Sổ đăng ký mục lục hồ sơ, Danh sách các phông lưu trữ, thẻ tra tìm tài liệu

Công cụ tra tìm chủ yếu là mục lục hồ sơ, kể cả là lập trên máy tính, là công cụ thống kê một cách hệ thống các nhóm tài liệu và các hồ sơ thuộc khối tài liệu phông lưu trữ sau phân loại và xác định giá trị Mục lục hồ sơ có thể được sử dụng làm công cụ tra tìm tài liệu và là cơ sở mang tính tiền đề cho việc lập bộ thẻ hoặc xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ sau này Trên thực tế, việc lập mục lục hồ sơ được coi là một phần nội dung công việc và được tiến hành ngay sau khi tài liệu được phân chia theo phương án phân loại chi tiết

20

1.1.3 Mục đích, nghĩa của công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ

1.1.3.1 Mục đích của tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ

Mục đích của tổ chức khoa tài liệu lưu trữ chính là tìm ra những biện pháp nhằm xây dựng phương án phù hợp, khoa học nhất để phân loại, chỉnh

lý tài liệu, xác định giá trị và xây dựng hệ thống công cụ tra cứu phục vụ có hiệu quả việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

Thông qua việc tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ, người làm lưu trữ có thể nắm bắt được số liệu cụ thể về khối lượng, chất lượng, tình trạng vật lý của tài liệu, giúp cho công tác thống kê và kiểm tra tài liệu một cách thuận lợi hơn Làm tốt công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ để làm tiền đề, cơ sở nhằm thực hiện tốt các quy trình nghiệp vụ khác có liên quan Tổ chức khoa học tài liệu được thực hiện tốt sẽ giúp cho việc xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ, thống kê, bảo quản tài liệu lưu trữ được thực hiện thuận lợi

1.1.3.2 Ý nghĩa của tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ

- Việc tổ chức tốt khoa học tài liệu lưu trữ giúp cho công tác quản lý tài

liệu lưu trữ hiệu quả hơn thông qua các quy trình nghiệp vụ như thu thập, phân loại, xác định giá trị, xây dựng công cụ tra cứu mà cơ quan quản lý lưu trữ dễ dàng xác định vị trí, khối lượng, thành phần, nội dung và đặc điểm, tình trạng vật lý của tại hệ thống kho lưu trữ, từ đó xây dựng kế hoạch, phương án bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu một cách hiệu quả nhất

- Tổ chức khoa học tài liệu góp phần nâng cao hiệu quả chất lượng công tác phát huy giá trị tài liệu vì nếu hoàn thiện các quy trình nghiệp vụ của công tác này thì không những tài liệu trong kho bảo quản được tổ chức, sắp xếp, hệ thống hóa một cách khoa học, hợp lý mà hệ thống công cụ tra cứu cũng được hoàn thiện nhằm phục vụ tốt cho công tác tra tìm, trích lục tài liệu lưu trữ nhằm phát huy giá trị tài liệu thông qua kết quả khai thác, sử dụng tài liệu

- Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ giúp cho công tác bảo quản tài liệu được chặt chẽ, an toàn hơn Vì nếu tài liệu trong kho được bố trí sắp xếp khoa

21

học, hợp lý thì sẽ dễ dàng trong việc kiểm tra tình trạng vật lý của từng phông lưu trữ, dễ dàng phát hiện ra những nguyên nhân tác động làm ảnh hưởng đến tuổi thọ của tài liệu, từ đó đưa ra những biện pháp nghiệp vụ để áp dụng ngăn chặn, xử lý tài liệu để bảo quản an toàn tài liệu Bên cạnh đó, tài liệu được tổ chức khoa học sẽ thuận lợi trong việc kiểm soát số lượng tài liệu tại các kho bảo quản

1.2 Cơ sở pháp lý về tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ

Đảng và Nhà nước Việt Nam đã ban hành các văn bản làm cơ sở pháp

lý cho việc thực hiện công tác lưu trữ Việc ban hành hệ thống văn bản trên sẽ

là cơ sở pháp lý quan trọng để các lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử làm tốt công tác lưu trữ nói chung và công tác thu thập, bổ sung, tổ chức khoa học tài liệu đi vào nề nếp, hiệu quả và chuyên nghiệp

Trong những năm qua, các cơ quan trung ương đã ban hành các văn bản quy định về công tác lưu trữ Nhiều văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác này được ban hành Có một số văn bản đã có những quy định liên quan đến công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ

Bước tiến quan trọng trong xây dựng thể chế về công tác lưu trữ phải

kể đến Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia số 34/2001/PL-UBTVQH10, ngày

04/4/2001 của Ủy ban Thường vụ Quốc hội Pháp lệnh này đã khẳng định:

“TLLT quốc gia là di sản của dân tộc, có giá trị đặc biệt đối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa” Pháp lệnh đã có

những quy định về lưu trữ lịch sử, trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan,

tổ chức tại Điều 2 và Điều 6 Pháp lệnh đã dành mục 1 (gồm 8 điều, từ điều 10 đến điều 17) quy định về thu thập, quản lý và bảo vệ tài liệu lưu trữ Trong đó

Điều 13 của Pháp lệnh có quy định rõ về trách nhiệm của người đứng đầu cơ

quan, tổ chức và việc lựa chọn tài liệu để bảo quản, loại ra những tài liệu hết

giá trị Điều 16 của Pháp lệnh đã quy định khá chi tiết về việc tiêu huỷ tài liệu

hết giá trị Như vậy, Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia đã làm rõ trách nhiệm, thẩm

22

quyền của người đứng đầu cơ quan, tổ chức, quy địnhviệc lựa chọn tài liệu để bảo quản, loại ra những tài liệu hết giá trị và việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị

Tiếp đó, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày

08/4/2004 quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh lưu trữ quốc gia Nghị định này quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu

trữ quốc gia về quản lý công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ Trong đó có quy định khá cụ thể về chỉnh lý tài liệu, xác định giá trị tài liệu, tiêu huỷ tài liệu

Điều 10 của Nghị định quy định về chỉnh lý tài liệu.Điều 11 của Nghị định

quy định về xác định giá trị tài liệu Điều 12 của Nghị định quy định về tiêu hủy tài liệu hết giá trị

Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia và Nghị định số 111 2004 NĐ-CP ngày

08 4 2004 quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh lưu trữ quốc gia đã hết hiệu lực nhưng những văn bản về sau đã kế thừa một số nội dung từ hai văn bản này

Năm 2004, việc chỉnh lý tài liệu hành chính đã được hướng dẫn bởi

Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc ban hành bản Hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính;

Năm 2006, việc tiêu huỷ tài liệu đã được hướng dẫn cụ thể bằng Công

văn số 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19/12/2006 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về hướng dẫn tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị

Năm 2011, hai Thông tư về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu đã được

ban hành: Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ quy

định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức; Thông tư số 13/2011/TT-BNV ngày 24/10/2011 của

Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản tài liệu hình thành trong hoạt động của

Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương

Tại Kỳ họp thứ 2, Quốc hội khóa XIII vào ngày 11 tháng 11 năm 2011,

Quốc hội đã thông qua Luật Lưu trữ Đây là văn bản Luật đầu tiên về lưu trữ,

23

đánh dấu bước phát triển vượt bậc của ngành lưu trữ Luật Lưu trữ năm 2011 được ban hành đã điều chỉnh các vấn đề cơ bản của quản lý công tác lưu trữ

và tài liệu lưu trữ.Ngay từ Điều 2 của Luật đã quy định Lưu trữ lịch sử là cơ

quan thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn được tiếp nhận từ lưu trữ cơ quan và từ các nguồn khác Luật đã

dành mục 3 thuộc Chương IV quy định về chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu Luật cũng quy định trách nhiệm của Lưu trữ lịch sử tại Điều 19 và Điều 20

Điều 22 của Luật quy định Trách nhiệm giao, nhận tài liệu vào Lưu trữ lịch

sử Luật đã quy định về huỷ tài liệu hết giá trị tại Điều 28 Có thể thấy rằng

Luật Lưu trữ là văn bản có những quy định làm cơ sở pháp lý cho việc thực hiện tổ chức khoa học tài liệu

Bên cạnh đó, nhiều văn bản quy định thời hạn bảo quản đối với hồ sơ, tài liệu chuyên ngành được ban hành làm căn cứ để các ngành, các cấp, các cơ

quan vận dụng trong thực tế xác định giá trị tài liệu như: Quyết định số

1538/QĐ-BHXH ngày 22/12/2011 của Tổng Giám đốc Bảo hiểm xã hội Việt Nam về việc quy định thời hạn bảo quản tài liệu của hệ thống Bảo hiểm xã hội Việt Nam; Thông tư số 155/2013/TT-BTC ngày 06/11/2013 của Bộ trưởng

Bộ Tài chính quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của ngành tài chính; Quyết định số 768/QĐ-KBNN ngày 22/9/2014 của Kho bạc Nhà nước về việc ban hành Bảng thời hạn bảo quản

hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của hệ thống Kho bạc Nhà nước…

Về cơ bản, hệ thống văn bản đã quy định, hướng dẫn các nghiệp vụ như chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, tiêu huỷ tài liệu Đặc biệt những quy định tại các văn bản trên đã khẳng định trách nhiệm của cơ quan lưu trữ, của người đứng đầu cơ quan lưu trữ trong việc tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ Việc thực hiện những quy định của Nhà nước là một trong những nhiệm vụ cơ bản

24

của Trung tâm Lưu trữ lịch sử Việc áp dụng các quy định của Nhà nước là rất cần thiết, tạo hành lang pháp lý cho việc tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ từ các nguồn thu tại các lưu trữ lịch sử tỉnh

Những văn bản trên là cơ sở pháp lý quan trọng để nhà nước triển khai thực hiện công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ Đồng thời những văn bản trên là cơ sở để các địa phương nghiên cứu, xây dựng, ban hành hệ thống văn bản phù hợp với thực tế tại địa phương góp phần thực hiện tốt công tác này

Những năm qua, trên địa bàn tỉnh Bắc Kạn, Sở Nội vụ ban hành một số văn bản quy định về công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ như:

Hướng dẫn số 1659/HD-SNV ngày 04 tháng 10 năm 2016 của Sở Nội

vụ tỉnh Bắc Kạnvề hướng dẫn công tác chuẩn bị thực hiện lựa chọn, xác định giá trị tài liệu và giao nộp tài liệu vào Lưu trữ Lịch sử tỉnh Bắc Kạn;

Công văn số 646/SNV-CCHC&QLVTLT ngày 26/4/2019 của Sở Nội vụ tỉnh Bắc Kạn về việc hướng dẫn hủy tài liệu hết giá trị

Hướng dẫn số 1659/HD-SNV ngày 04 tháng 10 năm 2016 của Sở Nội

vụ tỉnh Bắc Kạn gồm các nội dung chính sau: Thẩm quyền thẩm định tài liệu

hết giá trị, thẩm quyền quyết định tiêu huỷ tài liệu hết giá trị, thủ tục thẩm định tài liệu hết giá trị, tổ chức huỷ tài liệu hết giá trị Công văn có kèm theo

7 phụ lục (Danh mục tài liệu hết giá trị, Bản thuyết minh tài liệu hết giá trị, Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu, công văn đề nghị thẩm định tài liệu hết giá trị, Quyết định về việc huỷ tài liệu hết giá trị, Biên bản về việc bàn giao tài liệu hết giá trị, Biên bản về việc huỷ tài liệu hết giá trị)

Công văn số 646/SNV-CCHC&QLVTLT ngày 26/4/2019 của Sở Nội vụ tỉnh Bắc Kạn đã hướng dẫn một số nội dung về công tác chuẩn bị thực hiện

lựa chọn, xác định giá trị tài liệu và giao nộp tài vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Kạn Công văn đã nêu lên trách nhiệm và những việc phải làm của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Kạn, Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Bắc Kạn

25

Những văn bản trên là cơ sở pháp lý các cơ quan, tổ chức triển khai thực hiện tốt công tác giao nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Kạn và huỷ tài liệu hết giá trị Mặc dù hai văn bản nêu trên đã có những quy định rõ ràng về trách nhiệm của các cơ quan cũng như cách thức thực hiện các nội dung công việc trong lựa chọn, xác định giá trị tài liệu và giao nộp tài liệu vào Lưu trữ Lịch sử tỉnh Bắc Kạn, hủy tài liệu hết giá trị nhưng các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu không thực hiện theo nội dung những văn bản đó.Có thể thấy rằng các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của cơ quan thẩm quyền cấp tỉnh tại tỉnh Bắc Kạn về tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ còn ít về số lượng, các quy định chưa đầy đủ, hiệu lực pháp lý chưa cao Những văn bản

do Sở Nội vụ ban hành chưa được các các cơ quan, đơn vị triển khai thực hiện

một cách hiệu quả.Ví dụ: Tại mục III (Tổ chức thực hiện) của Hướng dẫn số

1659/HD-SNV ngày 04 tháng 10 năm 2016 của Sở Nội vụ tỉnh Bắc Kạn có

quy định: “Định kỳ hàng năm (trước ngày 31 tháng 12) các cơ quan, tổ chức

báo cáo số lượng hồ sơ, tài liệu đã lựa chọn và chuẩn bị nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh gửi về Chi cục Văn thư - Lưu trữ để tổng hợp, xây dựng kế hoạch chuẩn bị thu thập vào Lưu trữ lịch sử” Tuy nhiên, nội dung này chưa được

thực hiện theo quy định Một số cơ quan, tổ chức mặc dù đã có Mục lục hồ

sơ, tài liệu nộp lưu thuộc thành phần tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh nhưng không chủ động trong việc báo cáo, một phần do cơ quan đó muốn bảo quản tại lưu trữ cơ quan để tiện cho việc khai thác, sử dụng

Chúng tôi cho rằng những văn bản trên hiệu lực pháp lý chưa cao một phần do cấp ban hành văn bản Trong thời gian tới, Sở Nội vụ tỉnh Bắc Kạn cần tham mưu cho Uỷ ban nhân dân tỉnh Bắc Kạn ban hành những văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác tổ chức khoa học tài liệu tại địa bàn tỉnh Bắc Kạn Nếu chỉ có công văn và hướng dẫn do Sở Nội vụ tỉnh Bắc Kạn ban hành nêu trên thì việc tổ chức khoa học tài liệu trên địa bàn tỉnh còn thiếu những căn cứ để các đơn vị nghiêm túc triển khai thực hiện

án phân loại; lập mục lục thống kê hồ sơ, xây dựng công cụ tra cứu

Tổ chức khoa học tài liệu của các sở đã nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Kạn là cần thiết Tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Kạn, việc tổ chức khoa học tài liệu trở thành vấn đề mang tính cấp thiết Mục đích của công việc này là tổ chức tài liệu trong kho theo phương án phân loại phù hợp, xác định lại giá trị và lựa chọn những tài liệu có giá trị của các sở để bảo quản; xây dựng công cụ tra cứu khoa học tài liệu nhằm đáp ứng nhu cầu tra tìm thông tin trong tài liệu, giúp cho việc tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu được thuận lợi, nhanh chóng, tiết kiệm, hiệu quả

Tổ chức khoa học tài liệu của các sở đã nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Kạn còn tạo điều kiện thuận lợi cho công tác thu thập bổ sung tài liệu Thông qua tổ chức khoa học tài liệu có thể phát hiện những tài liệu còn thiếu của các phông đã giao nộp, từ đó có kế hoạch thu thập, bổ sung góp phần hoàn chỉnh thành phần tài liệu của các phông

Tổ chức khoa học tài liệu của các sở đã nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Kạn còn tạo điều kiện thuận lợi cho công tác thống kê, bảo quản tài liệu lưu trữ và là cơ sở quan trọng cho việc ứng dụng công nghệ thông tin trong việc xây dựng cơ sở dữ liệu quản lý, tra tìm tài liệu tại kho Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Kạn

27

Tiểu kết chương 1

Trong chương 1, tác giả đã hệ thống và khái quát:

- Cơ sở lý luận gồm: Một số khái niệm liên quan như tài liệu lưu trữ, tài liệu lưu trữ của các sở ngành, tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ, lưu trữ lịch sử; nội dung cơ bản của tổ chức khoa học tài liệu; mục đích, ý nghĩa của công tác

tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ

- Cơ sở pháp lý gồm: Các văn bản của cơ quan nhà nước Trung ương

về tổ chức khoa học tài liệu; các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của cơ quan thẩm quyền cấp tỉnh tại tỉnh Bắc Kạn về tổ chức khoa học tài liệu

Chương 1 còn nêu lên sự cần thiết phải tổ chức khoa học tài liệu của các Sở đã nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Kạn

Qua đây, có thể khẳng định việc tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ là cần thiết, tài liệu lưu trữ của các sở đã nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Kạncần được tổ chức khoa học Do đó nội dung chương 1 là cơ sở để tác giả tiến hành khảo sát thực trạng, đánh giá việc tổ chức khoa học tài liệu của các sở đã nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Kạn Đây là nội dung sẽ được tác giả trình bày tại Chương 2 của luận văn

Ngày 16 tháng 7 năm 1990, tái lập thị xã Bắc Kạn từ huyện Bạch Thông

Ngày 6 tháng 11 năm 1996, tại kỳ họp thứ 10, Quốc hội khóa IX ra nghị quyết chia tỉnh Bắc Thái để tái lập tỉnh Bắc Kạn và tỉnh Thái Nguyên Đồng thời, chuyển 2 huyện Ngân Sơn, Ba Bể của tỉnh Cao Bằng trở về tỉnh Bắc Kạn Tỉnh Bắc Kạn có thị xã Bắc Kạn và 5 huyện: Ba Bể, Bạch Thông, Chợ Đồn, Na Rì, Ngân Sơn

Bắc Kạn là tỉnh miền núi nằm ở trung tâm nội địa vùng Đông Bắc Bắc Bộ; phía Bắc giáp các huyện Bảo Lạc, Nguyên Bình, Thạch An, tỉnh Cao Bằng; phía Đông giáp các huyện Tràng Định, Bình Gia, tỉnh Lạng Sơn; phía Nam giáp các huyện Võ Nhai, Phú Lương, Định Hóa, tỉnh Thái Nguyên; phía Tây giáp các huyện Na Hang, Chiêm Hóa, Yên Sơn, tỉnh Tuyên Quang

29

Diện tích đất tự nhiên của Bắc Kạn là 485.941ha, trong đó: Đất nông nghiệp (bao gồm cả đất lâm nghiệp) là 413.044ha, chiếm 85%; đất phi nông nghiệp là 21.159ha, chiếm 4,35%; đất chưa sử dụng là 51.738ha, chiếm 10,65% Đất đai tương đối màu mỡ, nhiều nơi tầng đất dày, đất đồi núi có lượng mùn cao, thích hợp cho sản xuất nông lâm nghiệp, trồng cây công nghiệp, cây ăn quả và phục hồi rừng

Bắc Kạn có 8 đơn vị hành chính, trong đó có 1 thành phố (thành phố Bắc Kạn) và 7 huyện (Ba Bể, Bạch Thông, Chợ Đồn, Chợ Mới, Na Rì, Ngân Sơn, Pác Nặm) với 122 xã, phường, thị trấn

Dân số Bắc Kạn hiện có trên 308.300 người, gồm 7 dân tộc: Tày, Nùng, Kinh, Dao, Mông, Hoa, Sán Chay; trong đó dân tộc thiểu số chiếm trên 80% Mật độ dân số trung bình 63,45 người km2

Mặc dù có không ít những thay đổi về hành chính nhưng Bắc Kạn vẫn

là một địa bàn được gắn kết bởi quá trình lịch sử văn hóa trên nền tảng cảnh quan địa lý với các sắc thái độc đáo và đa dạng

Bắc Kạn là một trong những địa bàn được coi là “miền quan yếu” ở phía Bắc, có vị trí rất quan trọng về chính trị - quân sự Chính vì vậy, trong lịch sử dựng nước và giữ nước của dân tộc, nhân dân Bắc Kạn luôn sát cánh cùng nhân dân cả nước đánh bại nhiều đạo quân xâm lược hung hãn Trong các cuộc kháng chiến chống quân xâm lược phương Bắc từ Tần, Hán, đến Tống, Nguyên, Minh, Thanh… các thế hệ đồng bào các dân tộc tỉnh Bắc Kạn luôn có mặt trong những đội quân chống xâm lược

Ngày 3 2 1930, Đảng Cộng sản Việt Nam ra đời và lãnh đạo nhân dân Việt Nam đấu tranh giành độc lập Trong quá trình vận động cách mạng, Bắc Kạn đã vinh dự là một trong những tỉnh nằm trong khu giải phóng Việt Bắc Khi Cách mạng Tháng Tám nổ ra, dưới sự lãnh đạo của Đảng và Bác Hồ, nhân dân các dân tộc Bắc Kạn được giác ngộ đã sớm giành được chính quyền

30

Trong cuộc kháng chiến chống thực dân Pháp, tỉnh Bắc Kạn được Trung ương Đảng chọn xây dựng thành khu an toàn (ATK) Với vai trò là căn cứ địa cách mạng, Bắc Kạn hết lòng cưu mang, đùm bọc, giúp đỡ bộ đội, cơ quan, xí nghiệp, kho tàng của Trung ương sơ tán; bảo vệ lãnh tụ, bảo vệ các cơ quan lãnh đạo Đảng, Nhà nước… Trong chiến dịch Việt Bắc (Thu - Đông năm 1947), nhiều gương chiến đấu, hy sinh oanh liệt được cả nước biết đến, nhiều tên núi, tên sông đã trở thành địa danh lịch sử, gắn với những chiến công hiển hách như Phủ Thông, Đèo Giàng…

Với những thành tích đặc biệt xuất sắc trong các cuộc kháng chiến chống thực dân Pháp và đế quốc Mỹ, ngày 2 10 2000, Chủ tịch nước Trần Đức Lương đã ký quyết định phong tặng danh hiệu Anh hùng lực lượng vũ trang nhân dân cho nhân dân và lực lượng vũ trang tỉnh Bắc Kạn

Hiện nay, Bắc Kạn có 11 di tích lịch sử cách mạng và kháng chiến được Nhà nước công nhận Đó là Nà Tu, nơi Tổng đội Thanh niên xung phong đóng quân Chợ Đồn là nơi có nhiều di tích lịch sử như: Bản Ca, xã Bình Trung là nơi Bác Hồ đã từng ở và làm việc cuối năm 1947; Khuổi Linh xã Lương Bằng là nơi cơ quan Trung ương Đảng đứng chân cuối năm 1949 đầu năm 1951 và Tổng Bí thư Trường Chinh đã sống, làm việc Đồi Nà Pậu có lán làm việc của Bác Hồ cuối năm 1950 đầu năm 1951; Bản Bằng xã Nghĩa Tá trước năm 1945 đại tướng Võ Nguyên Giáp từng sống và làm việc…

Bắc Kạn được tự nhiên ưu đãi cho nhiều tiềm năng phát triển kinh tế xã hội với nguồn tài nguyên rừng, đất rừng, khoáng sản phong phú và vườn Quốc gia Ba Bể, nơi có hồ Ba Bể - một trong 20 hồ nước ngọt lớn trên thế giới

Thực hiện Quy hoạch tổng thể phát triển kinh tế - xã hội tỉnh Bắc Kạn thời kỳ đến năm 2020 do Thủ tướng Chính phủ phê duyệt, Đảng bộ, chính quyền và nhân dân tỉnh Bắc Kạn quyết tâm phấn đấu xây dựng Bắc Kạn phát triển toàn diện cả về kinh tế, văn hoá, xã hội và bảo vệ môi trường

31

2.2 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy của Trung tâm ƣu trữ lịch sử tỉnh Bắc Kạn

2.2.1 Vị trí, chức năng

Ngày 15 tháng 4 năm 2003, UBND tỉnh Bắc Kạn ban hành Quyết định

số 582 QĐ - UB về việc thành lập Trung tâm Lưu trữ tỉnh Bắc Kạn thuộc Văn phòng HĐND và UBND tỉnh Bắc Kạn Trung tâm có con dấu riêng để giao dịch công tác chuyên môn.Trung tâm bao gồm bộ phận quản lý nghiệp vụ và

bộ phận quản lý kho lưu trữ.Trụ sở của Trung tâm đặt tại trụ sở Văn phòng HĐND và UBND tỉnh Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của Trung tâm Lưu trữ tỉnh Bắc Kạn thực hiện theo quy định tại Thông tư số 40/1998/TT -TCCB ngày 24 tháng 1 năm 1998 của Ban Tổ chức Cán bộ Chính phủ (nay là Bộ Nội vụ) hướng dẫn tổ chức lưu trữ ở cơ quan nhà nước các cấp

Ngày 01 tháng 01 năm 2009, Trung tâm Lưu trữ tỉnh Bắc Kạn được điều chuyển nguyên trạng về Sở Nội vụ quản lý theo Quyết định số 2094 QĐ

- UBND ngày 27 tháng 10 năm 2008 của UBND tỉnh Bắc Kạn

Ngày 30 tháng 3 năm 2012, UBND tỉnh Bắc Kạn ban hành Quyết định

só 432 QĐ -UBND về việc thành lập Chi cục Văn thư-Lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ tỉnh Bắc Kạn trên cơ sở hợp nhất Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ và Trung tâm Lưu trữ tỉnh

Ngày 08 11 2018, Ủy ban nhân dân tỉnh Bắc Kạn ban hành Quyết định

số 1888 QĐ-UBND về việc thành lập Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Kạn

Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Kạn được thành lập trên cơ sở bộ phận sự nghiệp lưu trữ thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ tỉnh Bắc Kạn

Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Kạn là đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc Sở Nội vụ tỉnh Bắc Kạn, có chức năng giúp Giám đốc Sở Nội vụ trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử; tổ chức thu thập, chỉnh lý, bảo quản,

tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ; và thực hiện các hoạt động dịch vụ lưu trữ theo quy định của pháp luật

32

Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức bộ máy, biên chế, hoạt động của Giám đốc Sở Nội vụ; đồng thời chịu sự hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước

Trung tâm Lưu trữ lịch sử có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng; kinh phí hoạt động do Ngân sách nhà nước cấp theo quy định của pháp luật, thực hiện các chế độ, chính sách đối với viên chức, người lao động thuộc Trung tâm

- Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh chuẩn bị tài liệu nộp lưu;

- Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh;

- Phân loại, xác định lại giá trị tài liệu tại Lưu trữ lịch sử tỉnh;

- Tổ chức tiểu hủy tài liệu hết giá trị đang bảo quản tại Lưu trữ lịch

- Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh;

- Thực hiện các hoạt động dịch vụ lưu trữ theo quy định của pháp luật

2.3 Nguồn tài liệu hiện đang bảo quản tại Trung tâm ƣu trữ lịch sử tỉnh Bắc Kạn

Tại kho Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Kạn hiện đang bảo quản 247,4 mét giá tài liệu thuộc các phông, khối tài liệu sau:

STT Tên phông/ khối tài liệu Thời gian tài liệu Số mét giá

Khối tài liệu về thành tích kháng

chiến chống Mỹ và liên quan đến

2 huyện Ba Bể, Ngân Sơn

(Chuyển về từ Phông Uỷ ban

nhân dân tỉnh Cao Bằng)

Phông Uỷ ban nhân dân tỉnh Bắc Kạn chiếm khối lượng lớn nhất, tiếp

đó là Phông Sở Giao thông Vận tải tỉnh Bắc Kạn Tuy khối lượng tài liệu của

Sở Giao thông Vận tải tỉnh Bắc Kạn xếp thứ hai sau phông Uỷ ban nhân dân tỉnh Bắc Kạn nhưng qua khảo sát thực tế hồ sơ thấy rằng hầu hết là hồ sơ các công trình giao thông, không có thời hạn bảo quản vĩnh viễn

Sở Lao động Thương binh và Xã hội tỉnh Bắc Kạn có khối lượng tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn tương đối lớn, tuy nhiên số tài liệu thu về Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Kạn ít và phần lớn là hồ sơ bảo quản có thời hạn

Hồ sơ, tài liệu của các Sở còn lại cũng trong tình trạng tương tự Tại kho Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Kạn chỉ có 02 phông là phông Uỷ ban nhân dân huyện Ba Bể và phông Chi cục thuế tỉnh Bắc Kạncó hồ sơ đúng thành phần nộp lưu tuy nhiên thành phần hồ sơ, tài liệu không đầy đủ

35

Thành phần tài liệu: UBND tỉnh Bắc Kạn đã ban hành Quyết định số

486 QĐ-UBND ngày 09/4/2013 về việc phê duyệt Danh mục thành phần hồ

sơ, tài liệu thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Kạn trong đó quy định 14 nhóm tài liệu nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Kạn như sau:

- Nhóm 1: Tài liệu tổng hợp

- Nhóm 2: Tài liệu hành chính, quản trị công sở

- Nhóm 3: Tài liệu lao động, tiền lương

- Nhóm 4: Tài liệu quy hoạch, kế hoạch, thống kê

- Nhóm 6: Tài liệu tài chính, kế toán

- Nhóm 7: Tài liệu thi đua, khen thưởng

- Nhóm 8: Tài liệu pháp chế

- Nhóm 9: Tài liệu xây dựng cơ bản

- Nhóm 10: Tài liệu khoa học công nghệ

- Nhóm 11: Tài liệu hợp tác quốc tế

- Nhóm 12: Tài liệu thanh tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo

- Nhóm 13: Tài liệu của Đảng và các Đoàn thể cơ quan

- Nhóm 14: Tài liệu chuyên môn (chia theo từng lĩnh vực hoạt động của

cơ quan, đơn vị)

2.4 nghĩa tài liệu của các sở

2.4.1 Tài liệu của các sở là công cụ quản l nhà nước về các lĩnh vực mà các sở được giao quản lý, thực hiện

Thông qua tài liệu mà các sở sản sinh ra, các lĩnh vực mà các sở được giao quản lý, thực hiện sẽ đảm bảo được hiệu quả.Tài liệu của các sở là công

cụ quản lý nhà nước về các lĩnh vực mà các sở được giao quản lý, thực hiện

Ví dụ để quản lý nhà nước về lĩnh vực nội vụ (tổ chức bộ máy hành chính nhà nước; đơn vị sự nghiệp công lập; tiền lương của cán bộ, công chức, viên chức,

vị trí việc làm…) tại tỉnh Bắc Kạn thì tài liệu lưu trữ phông Sở Nội vụ tỉnh Bắc Kạn sẽ là căn cứ, nguồn thông tin quan trọng giúp nhà quản lý đưa ra những chính sách phù hợp về lĩnh vực này tại địa phương

36

2.4.2 Tài liệu của các sở là bằng chứng để giải quyết các vụ việc

Bằng những “tài liệu lưu trữ biết nói”, những số liệu cụ thể, những bằng chứng không thể chối cãi được thì những vụ việc sẽ được làm sáng tỏ, được giải quyết một cách hiệu quả Tại mỗi sở sẽ có những vụ việc cần đến

hồ sơ, tài liệu lưu trữ để làm sáng tỏ vấn đề Nếu như không có tài liệu của các Sở thì một số vụ việc có thể sẽ được giải quyết theo hướng không dứt

điểm, không minh bạch

2.4.3 Tài liệu của các Sở là công cụ đấu tranh, phòng chống tham nhũng

Phòng, chống tham nhũng là trách nhiệm của cả hệ thống chính trị dưới

sự lãnh đạo của Đảng, phát huy sức mạnh tổng hợp của các ngành, các cấp, nhấn mạnh trách nhiệm của người đứng đầu các cơ quan, tổ chức, đơn vị, đề cao vai trò của xã hội, các tổ chức đoàn thể và quần chúng nhân dân Tăng cường công tác kiểm tra, giám sát việc tổ chức thực hiện, củng cố đội ngũ cán

bộ, công chức cấp cơ sở liêm chính, có chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp; kiểm tra giám sát, ngăn ngừa việc lợi dụng chức vụ, quyền hạn để vụ lợi là một trong những biện pháp để đấu tranh, phòng chống tham nhũng Thông qua tài liệu lưu trữ của các sở, Đảng và nhà nước sẽ kiểm soát được hoạt động của những cơ quan này, phát hiện ra những sai phạm (nếu có), từ đó có biện pháp

xử lý phù hợp

Ví dụ: Tài liệu của Sở Tài chính tỉnh Bắc Kạn liên quan đến quản lý nhà nước về tài chính; ngân sách nhà nước; thuế, phí, lệ phí và thu khác của ngân sách nhà nước; tài sản nhà nước; các quỹ tài chính nhà nước; đầu tư tài chính; tài chính doanh nghiệp; kế toán; kiểm toán độc lập; lĩnh vực giá và các hoạt động dịch vụ tài chính tại tỉnh Bắc Kạn theo quy định của pháp luật.Do

đó tài liệu của Sở Tài chính sẽ là một trong những công cụ đấu tranh, phòng chống tham nhũng, những số liệu được Sở Tài chính tổng hợp thể hiện qua văn bản sẽ giúp phát hiện những sai phạm liên quan đến việc tham nhũng, sai phạm trong sử dụng ngân sách nhà nước

Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa văn hóa sâu sắc, nó phản ánh những thành quả lao động sáng tạo về vật chất, tinh thần, những nhận thức về xã hội và tự nhiên của dân tộc ta qua các giai đoạn lịch sử Đó là chứng tích về văn hóa vật chất và văn hóa tinh thần, là tấm gương phản ánh về trình độ văn hóa của dân tộc ta Di sản này có vai trò to lớn trong phát triển chính trị, xã hội, kinh tế, khoa học, công nghệ, văn hóa nghệ thuật của nước ta trong lịch sử Đồng thời

có ý nghĩa to lớn đối với sự nghiệp xây dựng nền văn hóa Việt Nam đậm đà bản sắc dân tộc

Ví dụ: Tài liệu của Sở Văn hoá Thể thao và Du lịch tỉnh Bắc Kạn sẽ cung cấp những thông tin về di sản văn hoá trên địa bàn tỉnh Bắc Kạn như Hồ

Ba Bể, di tích lịch sử Nà Tu thuộc xã Cẩm Giàng, huyện Bạch Thông, tỉnh Bắc Kạn - Nơi đây tháng 3 năm 1951 Bác Hồ đã đặt chân tới thăm và tặng lực

lượng thanh niên xung phong 4 câu thơ “Không có việc gì khó - Chỉ sợ lòng

không bền - Đào núi và lấp biển - Quyết chí ắt làm nên”

2.4.5 Tài liệu của các sở có nghĩa về mặt kinh tế

Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa kinh tế to lớn Đó là các tài liệu phản ánh tình hình phát triển kinh tế chung của đất nước, tình hình phát triển của từng ngành, từng lĩnh vực Những tài liệu như đồ án thiết kế của các công trình, nhà máy, xí nghiệp, hầm mỏ, cầu đường, tài liệu về thiết kế chế tạo máy, điều tra khảo sát địa chất, khoáng sản, dầu khí, địa hình, khí tượng thủy văn, môi trường, cây trồng, vật nuôi, các báo cáo về các công trình nghiên cứu khoa học có liên quan là những tài liệu quan trọng và có ý nghĩa