GIỚI HẠN CỦA ĐỀ TÀI : Đề tài tập trung nghiên cứu xây dựng phần mềm kế toán trường trên Microsoft Excel theo sự thay đổi hệ thống mục lục ngân sách nhà nước của Bộ tài chính ở các cấp Tr[r]
Trang 1A PHẦN MỞ ĐẦU
I LÍ DO CHỌN ĐỀ TÀI :
Trong thực tế, công tác kế toán luôn là một thách thức đối với mọi người Ngoài việc đòi hỏi các đức tính như kiên nhẫn, trung thực, thật thà, cẩn thận… thì nó còn đòi hỏi cao về kỷ năng tính toán, kiến thức về chuyên môn nghiệp vụ chuyên ngành và các kiến thức về đường lối, chính sách, chủ trương của Nhà nước, chính vì thế mà công tác kế toán nhất là kế toán ở các trường học luôn gặp rất nhiều khó khăn
Một trong các khó khăn lớn đó chính là trình độ chuyên môn nghiệp vụ của đội ngũ kế toán trường học còn hạn chế, chưa đồng đều Nhiều cán bộ kế toán chưa qua trường lớp, chưa được đào tạo chuyên ngành, mà được chuyển từ giáo viên đứng lớp sang đảm nhận công tác kế toán, chính vì vậy mà trình độ hiểu biết về công tác kế toán còn rất ít từ đó trong công việc thường tỏ ra lúng túng, thiếu tính quyết đoán và chưa mang lại hiệu quả cao
Đa số cán bộ kế toán trường điều kiêm cả công việc văn phòng, từ đó thời gian dành cho công việc kế toán bị hạn chế Mặt khác hai công việc trên chiếm hầu hết thời gian khiến cho nhiều cán bộ kế toán không có thời gian nghiên cứu học tập nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ
Bên cạnh đó, nhiều cán bộ kế toán còn xem nhẹ công việc kế toán, chưa hiểu hết tầm quan trọng của công tác này nên chưa thật chuyên tâm đầu tư vào việc nghiên cứu tìm hiểu và học hỏi, chỉ biết làm việc theo khả năng của mình làm ảnh hưởng rất nhiều đến hiệu quả công việc
Hiện nay tuy hầu hết các trường học trong huyện đều được trang bị máy vi tính, nhưng do không có trình độ về tin học, chưa thông hiểu về nguyên lý kế toán, chưa nắm được các văn bản quy định về việc thu chi ngân sách nên chưa
áp dụng công nghệ tin học vào công việc của mình để nâng cao hiệu quả, tiết kiệm thời gian dành cho các công việc khác
Bên cạnh các khó khăn nêu trên chúng ta phải thừa nhận một điều là công việc kế toán hiệu quả thấp là do các nguyên nhân không phải do bản thân người làm công tác kế toán mà do những yếu tố khác
Trong các yếu tố khách quan nên kể đến hồ sơ kế toán Thực tế cho thấy để hoàn thành hồ sơ sổ sách kế toán theo quy định là việc khó khăn nhất đối với người làm công tác kế toán Bởi hồ sơ sổ sách thì nhiều, mà mỗi loại có một đặc trưng riêng, một tính chất riêng, cách tính toán, ghi chép, cập nhật sổ sách cũng
Trang 2khác nhau Do đó, ghi chép sổ sách kế toán và tính toán bằng tay thì thật không đơn giản
Hơn nữa, đầu năm 2009, Bộ Tài chính thay đổi hệ thống mục lục chi ngân sách nhà nước Đây là một thay đổi lớn trong công tác kế toán và cũng là một khó khăn lớn cho người làm công tác kế toán trong niên độ mới này
Từ những thực trạng và khó khăn nêu trên tôi nhận thức được sự sâu sắc của
công việc kế toán trường học nên tôi làm đề tài “Xây dựng phần mềm kế toán trường học trên Microsoft Excel”.
II MỤC ĐÍCH VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU :
Từ thực trạng nêu trên đề tài xây dựng phần mềm kế toán trường trên Microsoft Excel nhằm tạo thuận lợi cho công tác kế toán trường học
Thấy rõ vai trò, vị trí của người làm công tác kế toán trường học
Qua đó đề xuất một số biện pháp hữu hiệu trong công tác kế toán nhằm khắc phục việc ghi chép sổ sách kế toán, và tính toán bằng tay
III GIỚI HẠN CỦA ĐỀ TÀI :
Đề tài tập trung nghiên cứu xây dựng phần mềm kế toán trường trên Microsoft Excel theo sự thay đổi hệ thống mục lục ngân sách nhà nước của Bộ
tài chính ở các cấp Trung học cơ sở với địa điểm cụ thể là Trường Trung học
cơ sở Tân Hội Trung.
IV KẾ HOẠCH THỰC HIỆN :
Phần mềm kế toán trường học trên Microsoft Excel đã được thực hiện từ ngày
01 tháng 01 năm 2011
Trang 3B PHẦN NỘI DUNG
I CƠ SỞ PHÁP LÝ Ý TƯỞNG :
Thế kỉ XXI là thế kỉ của công nghệ thông tin Công nghệ thông tin được áp dụng vào tất cả các lĩnh vực, tất cả các công việc trong đó có công tác kế toán Nhiều cơ quan, doanh nghiệp, cơ sở sản xuất kinh doanh và hành chính sự nghiệp đã áp dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán của đơn vị mình Nhiều phần mềm kế toán đã mang lại lợi ích và hiệu quả thiết thực Tuy nhiên
để đầu tư mua bản quyền các phần mềm này chi phí rất cao, mặt khác việc áp dụng các phần mềm này vào công tác kế toán cho các cơ quan hành chính sự nghiệp như trường học gặp không ít khó khăn và bắt cập
Trước những khó khăn chung, tôi đã xem xét và nghiên cứu kĩ các văn bản quy định về chế độ kế toán trường học nhằm nắm vững các nguyên tắc thu chi, các phương pháp hạch toán cũng như thanh quyết toán trong phạm vi công tác
kế toán trường học mà cụ thể là công việc thường ngày tôi đang thực hiện (Kế toán trường Trung học cơ sở) Thêm vào đó là vốn hiểu biết về tin học, tôi đã chỉnh lí, nâng cấp chương trình kế toán trên Microsoft Excel năm 2010 của mình thành phần mềm kế toán trên Microsoft Excel - phiên bản 2011 này, với hệ thống một số biểu mẫu theo Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/03/2006, Thông tư số 185/2010/TT-BTC ngày 15/11/2010 của Bộ Tài Chính và nội dung thanh quyết toán theo mục lục chi ngân sách hiện hành
II TỔNG QUAN VỀ PHẦN MỀM KẾ TOÁN TRÊN EXCEL :
1 Về cấu trúc và đặc tính của phần mềm :
Phần mềm kế toán - phiên bản 2011 là một hệ thống hồ sơ sổ sách kế toán
và các biểu mẫu báo cáo tài chính được lập trình trên Microsoft Excel Nguyên tắc tự động hóa dựa trên các cơ sở dữ liệu Tuy không thể so sánh với các phần mềm được lập trình trên Access hay Pox Pro nhưng vẫn hoạt động một cách tự động hóa trong các khâu ghi chép sổ sách kế toán và lọc các số liệu để lập các bảng báo cáo tài chính một cách chính xác
Ngoài các cửa sổ nhập số liệu thu, chi phần mềm cho phép hiển thị xem và
in ấn các loại sổ sách kế toán như : Sổ cái (S02c-H), Sổ quỹ tiền mặt (S11-H),
Sổ tiền gửi ngân hàng, kho bạc (S12-H), Sổ chi tiết chi hoạt động (S61-H), Sổ theo dõi nguồn kinh phí (S42-H), Sổ tổng hợp sử dụng nguồn kinh phí (S43-H), các báo cáo tài chính như : Bảng cân đối tài khoản (B01-H), Báo cáo chi tiết kinh phí hoạt động (F02-1H), Tổng hợp tình hình kinh phí và quyết toán kinh phí đã sử dụng (B02-H) Có thể kiểm tra nguồn của đơn vị hiện tại một cách chi
Trang 4tiết theo từng mục để xác định việc chi bảo đảm đủ nguồn hiện có bằng bảng Sổ theo dõi dự toán (S41-H) và tình hình chi ngân sách theo từng nguồn cụ thể Phần mềm cho phép quản lý, cập nhật và ghi chép nguồn chi : Nguồn kinh phí tự chủ (chi hoạt động thường xuyên) và Nguồn kinh phí không tự chủ (chi hoạt động không thường xuyên)
Cho phép in ấn theo nhu cầu của người sử dụng, biểu mẫu được thiết kế đúng mẫu của Bộ tài chính ban hành, phong chữ Time New Roman sử dụng bảng mã Unicode
2 Hệ thống biểu mẫu :
Phần mềm được thiết kế đầy đủ các biểu mẫu sổ sách kế toán và biểu mẫu báo cáo tài chính mà các đơn vị Trường Trung học cơ sở trong huyện Cao Lãnh đang thực hiện Toàn bộ hệ thống biểu mẫu có thể chia làm 3 loại :
2.1 Các biểu mẫu Ban hành theo quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/03/2006 và thông tư 185/2010/TT-BTC ngày 15/11/2010 của Bộ tài chính :
- Nhật ký Sổ cái (S02c-H)
- Sổ quỹ tiền mặt (S11-H)
- Sổ tiền gửi ngân hàng, kho bạc (S12-H)
- Sổ chi tiết chi hoạt động (S61-H)
- Báo cáo chi tiết kinh phí chi hoạt động (F02-1H)
- Tổng hợp tình hình kinh phí và quyết toán kinh phí sử dụng (B02-H)
- Phiếu thu (C30-BB)
- Phiếu chi (C31-BB)
- Sổ theo dõi dự toán (S41-H)
- Bảng cân đối tài khoản (B01-H)
2.2 Các mẫu do Phòng Giáo dục và Đào tạo huyện Cao Lãnh ban hành :
- Tổng hợp tình hình kinh phí và quyết toán kinh phí đã sử dụng
- Bảng chi tiết kinh phí hoạt động đề nghị quyết toán
- Bảng kê chi tiết mục chi
2.3 Một số biểu mẫu tự tạo, bổ sung nhằm tạo điều kiện thuận lợi khi cần kiểm tra số liệu tại thời điểm vào cuối tháng, cuối quý để chủ động trong việc thực hiện thu chi :
- Báo cáo thu chi hàng tháng
- Sổ nhật ký thu chi hàng tháng
- Phần nhập chứng từ phát sinh
Trang 5- Theo dõi lũy kế, số phát sinh tiền mặt hàng tháng.
3 Giao diện làm việc :
Mỗi loại biểu mẫu được thiết kế trên một Vùng số bảng tính (Worksheet)
nên rất thuận tiện cho việc tìm và chọn biểu mẫu, sổ sách mình muốn xem Phần
mềm bao gồm các Vùng số bảng tính như sau :
- Thông : để đăng nhập các thông tin của đơn vị như : cơ quan chủ quản,
tên trường, năm tài chính, chương, loại, khoản, nguồn kinh phí, tên người lập bảng, tên thủ trưởng đơn vị, tên thủ quỹ, tên kế toán, mã có đơn vị quan hệ với ngân sách, nơi cấp kinh phí, các tổ chuyên môn
- Trang cần tìm :
+ Để đăng nhập các thông tin như : tổng số tiền rút hoặc nhận hàng tháng, nhập các ngày, tháng, năm (vì phần mềm không cập nhật ngày tháng) nhóm mục để cho việc in ấn các biểu mẫu
+ Tìm vùng nhập chứng từ phát sinh
+ Xem tình hình kinh phí phần 1, phần 2, chi tiết kinh phí chi hoạt động
đề nghị quyết toán hàng tháng, quý, năm
+ Xem báo cáo thu chi hàng tháng
+ Xem số dư và lũy kế hàng tháng
+ Xem tổng hợp chi nguồn, sổ theo dõi dự toán
+ Xem sổ chi tiết chi hoạt động, sổ theo dõi nguồn kinh phí, bảng cân đối
kế toán, sổ cái hàng quý, năm
+ Xem sổ quỹ tiền mặt, sổ tiền gửi ngân hàng, kho bạc hàng tháng
- Chứng từ phát sinh : để nhập các chứng từ phát sinh hàng tháng như : số
phiếu thu, số phiếu chi, ngày tháng chứng từ, mục tiểu mục, nội dung, số tiền, loại, ghi Nợ-Có các chứng từ Và một loại số tự động hóa để giúp cho việc lọc
dữ liệu
- Nhap phieu thu chi : để nhập các dữ liệu như : số phiếu thu-chi, loại, tên
người chi tiền nhận tiền, địa chỉ phiếu thu-chi, nội dung phiếu thu-chi, nhập
Nợ-Có phiếu thu-chi
- Phieu THU-CHI : dùng để xem và in phiếu thu, phiếu chi mà mình muốn
xem và in
- F02-1H (NAM), F02-1H (cl), F02-1H (4), F02-1H (3), F02-1H (2), F02-1H : dùng để xem và in các báo cáo chi tiết kinh phí hoạt động của năm,
năm chỉnh lý, quý 4, quý 3, quý 2, quý 1
Trang 6- B02-H (PHAN I - NAM), B02-H (PHAN I - chinh ly), B02-H (PHAN I
- QIV), B02-H (PHAN I - QIII), B02-H (PHAN I - QII), B02-H (PHAN I - QI) : dùng để xem và in tổng hợp tình hình kinh phí của năm, năm chỉnh lý, quý
4, quý 3, quý 2, quý 1
- B02-H (PHAN II - NAM), B02-H (PHAN II - chinh ly), B02-H (PHAN
II - QIV), B02-H (PHAN II - QIII), B02-H (PHAN II - QII), B02-H (PHAN
II - QI) : dùng để xem và in kinh phí đã sử dụng đề nghị quyết toán của năm,
năm chỉnh lý, quý 4, quý 3, quý 2, quý 1
- S41-H : dùng để xem và in sổ theo dõi dự toán.
- SO QUY TM : dùng để xem và in sổ quỹ tiền mặt hàng tháng.
- SO CAI : dùng để xem và in sổ cái hàng quý.
- B01-H (NAM), B01-H (QUY ICL), B01-H (QUY IV), B01-H (QUY III), B01-H (QUY II), B01-H (QUY I) : dùng để xem và in bảng cân đối tài khoản
của năm, quý chỉnh lý, quý 4, quý 3, quý 2, quý 1
- S43-H (NAM), S43-H (QUY ICL), S43-H (QUY IV), S43-H (QUY III), S43-H (QUY II), S43-H (QUY I) : dùng để xem và in sổ tổng hợp sử dụng
nguồn kinh phí của năm, quý chỉnh lý, quý 4, quý 3, quý 2, quý 1
- S42-H (QUY ICL), S42-H (QUY IV), S42-H (QUY III), S42-H (QUY II), S42-H (QUY I) : dùng để xem và in sổ theo dõi nguồn kinh phí của quý
chỉnh lý, quý 4, quý 3, quý 2, quý 1
- S61-H (QUY ICL), S61-H (QUY IV), S61-H (QUY III), S61-H (QUY II), S61-H (QUY I) : dùng để xem và in sổ chi tiết chi hoạt động của quý chỉnh
lý, quý 4, quý 3, quý 2, quý 1
- THKPP1 tháng 1, THTHKPP1 tháng 2, THTHKPP1 tháng 3, THTHKPP1 quý 1, THTHKPP1 tháng 4, THTHKPP1 tháng 5, THTHKPP1 tháng 6, THTHKPP1 quý 2, THTHKPP1 tháng 7, THTHKPP1 tháng 8, THTHKPP1 tháng 9, THTHKPP1 quý 3, THTHKPP1 tháng 10, THTHKPP1 tháng 11, THTHKPP1 tháng 12, THTHKPP1 quý 4, THTHKPP1 tháng 1CL, THTHKPP1 NAM :
+ Dùng để xem, in tổng hợp tình hình kinh phí của tháng 1, tháng 2, tháng 3, quý 1, tháng 4, tháng 5, tháng 6, quý 2, tháng 7, tháng 8, tháng 9, quý 3, tháng 10, tháng 11, tháng 12, quý 4, tháng chỉnh lý, năm
+ Nhập kinh phí cấp đầu năm, cấp bổ sung hàng tháng (nếu có)
- THTHKP tháng 1, THTHKP tháng 2, THTHKP tháng 3, THTHKP quý
1, THTHKP tháng 4, THTHKP tháng 5, THTHKP tháng 6, THTHKP quý 2,
Trang 7THTHKP tháng 7, THTHKP tháng 8, THTHKP tháng 9, THTHKP quý 3, THTHKP tháng 10, THTHKP tháng 11, THTHKP tháng 12, THTHKP quý 4, THTHKP tháng 1CL, THTHKP NAM : dùng để xem, in quyết toán kinh phí đã
sử dụng của tháng 1, tháng 2, tháng 3, quý 1, tháng 4, tháng 5, tháng 6, quý 2, tháng 7, tháng 8, tháng 9, quý 3, tháng 10, tháng 11, tháng 12, quý 4, tháng chỉnh lý, năm
- CTKPHD tháng 1, CTKPHD tháng 2, CTKPHD tháng 3, CTKPHD quý
1, CTKPHD tháng 4, CTKPHD tháng 5, CTKPHD tháng 6, CTKPHD quý 2, CTKPHD tháng 7, CTKPHD tháng 8, CTKPHD tháng 9, CTKPHD quý 3, CTKPHD tháng 10, CTKPHD tháng 11, CTKPHD tháng 12, CTKPHD quý 4, CTKPHD tháng 1CL, CTKPHD NAM : dùng để xem, in chi tiết kinh phí hoạt
động đề nghị quyết toán của tháng 1, tháng 2, tháng 3, quý 1, tháng 4, tháng 5, tháng 6, quý 2, tháng 7, tháng 8, tháng 9, quý 3, tháng 10, tháng 11, tháng 12, quý 4, tháng chỉnh lý, năm
- Số dư cũa tháng : dùng để xem số dư, lũy kế, số phát sinh hàng tháng.
- Báo cáo thu chi tháng : dùng để xem và in báo cáo thu chi hàng tháng.
- So nhat ky thu chi : dùng để xem và in sổ nhật ký thu chi hàng tháng.
- Xem tài khoản : dùng để xem và in bảng kê chi tiết mục chi hàng tháng.
4 Tự động hóa :
Như đã trình bày phần trên, tất cả các thao tác ghi chép sổ sách kế toán và lập các biểu mẫu báo cáo tài chính được tự động hóa hoàn toàn Chứng từ thu, chi thường, số liệu dự toán khi được nhập vào máy tính sẽ trở thành các cơ sở dữ liệu, từ các cơ sở dữ liệu này phần mềm sẽ xử lí và tự động xập nhật vào Sổ cái,
Sổ quỹ tiền mặt Đồng thời phần mềm cũng sẽ phân loại chứng từ thu, chi thường xuyên và dự toán theo nguồn để tự động cập nhật ghi sổ chi tiết chi hoạt động, tự động lập biểu theo dõi rút dự toán và tình hình kinh phí, lập biểu báo cáo tài chính
Nói chung, việc lập các loại sổ sách, biểu mẫu kế toán và báo cáo tài chính được tự động hóa hoàn toàn là nhờ vào yếu tố quan trọng mang tính quyết định
đó là : Số phiếu chi, định khoản, và mã số thanh toán
+ Số phiếu chi : sẽ giúp phần mềm nhận biết được nguồn chi để cập nhật đúng sổ sách và biểu mẫu của nguồn chi đó
+ Định khoản : sẽ giúp phần mềm nhận biết và cập nhật Nhật ký sổ cái đúng tài khoản
Trang 8+ Mã số thanh toán : sẽ giúp phần mềm phân biệt được mục và tiểu mục chi của từng chứng từ chi để cập nhật vào sổ chi tiết, báo cáo tài chính đúng mục
và tiểu mục
Ngoài ra các yếu tố trên còn giúp rất nhiều trong việc lập bảng kê chứng từ thanh toán
5 Tiện ích :
Thao tác nhập dữ liệu rất đơn giản, không mất thời gian mà hiệu quả công việc cao, số liệu đầu ra chính xác Dữ liệu nhập vào được xử lí và cập nhật ngay nên dễ dàng kiểm tra số liệu tức thời phục vụ cho yêu cầu của công việc
In ấn dễ dàng, chỉ cần chọn trong Vùng sổ bảng tính (Worksheet) Trang cần tim đang hiển thị là có ngay biểu mẫu cần thiết Các biểu mẫu đều được
định dạng trên khổ giấy A4 không cần phải định dạng lại
Cập nhật các biểu mẫu dễ dàng khi Bộ tài chính và Phòng Giáo dục & Đào tạo có thay đổi biễu mẫu
Toàn bộ phần mềm được thiết kế trên một File.xls, không phải cài đặt, chỉ copy vào máy tính là có thể sử dụng được nên rất tiện ích cho việc phổ biến Phần mềm không yêu cầu cao về trình độ tin học của người sử dụng, chỉ cần biết cách nhập dữ liệu và biết một số thao tác tính tổng trên Microsoft Excel
là có thể sử dụng được
III HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM :
Như đã nêu trên, phần mềm thiết kế tự động hóa các thao tác ghi chép, cập nhật sổ sách và lập các biểu mẫu kế toán nên trong quá trình sử dụng người làm công tác kế toán sẽ giảm bớt rất nhiều thời gian cho công việc mà hiệu quả lại cao, số liệu chính xác đáng tin cậy
1 Yêu cầu về người sử dụng :
Muốn phần mềm đem lại hiệu quả cao đòi hỏi kế toán sử dụng phần mềm này phải :
- Biết sử dụng máy tính và phải biết cách nhập dữ liệu và lập các công thức, hàm tính tổng đơn giản trêm Microsoft Excel
- Nắm được hệ thống mục lục chi ngân sách hiện hành
- Nắm được hệ thống tài khoản để định khoản các nghiệp vụ kế toán phát sinh một cách chính xác
- Biết rút trích dự liệu trên Microsoft Excel
2 Hướng dẫn thao tác sử dụng :
Trang 9Để hệ thống biểu mẫu của phần mềm có đầy đủ tên các cột mục thì phải
nhập đầy đủ các thông tin về đơn vị mình vào Sheet Thông.
3 Nhập dữ liệu :
Gồm có 3 loại dữ liệu cần nhập : Nhập dự toán cấp, Nhập kinh phí rút về hàng tháng, Nhập chứng từ Thu-Chi
3.1 Nhập dự toán cấp :
+ Nhập dự toán cấp đầu năm như sau : vào Sheet Trang cần tìm Click chuột vào 02/- Xem tình hình THKP phần 1 tháng 1 Nhập kinh phí cấp
vào ô màu đỏ
+ Nếu cấp bổ sung ở tháng nào thì : vào Sheet Trang cần tìm Click chuột vào Xem tình hình THKP phần 1 tháng của tháng đó Nhập kinh phí
cấp và ô màu vàng
3.2 Nhập kinh phí rút về hàng tháng : vào Sheet Trang cần tìm Nhập
số kinh phí rút về của tháng vào tương ứng với tháng đó ô màu đỏ
Ghi chú : Rút nguồn nào nhập vào nguồn đó
3.3 Nhập chứng từ Thu-Chi : vào Sheet Chứng từ phát sinh xuất hiện
bảng sau :
Trang 10- Cột A : nhập số phiếu thu, số phiếu chi, (nếu chuyển khoản thì nhập số giấy chuyển khoản)
- Cột B : nhập ngày, tháng, năm chứng từ
- Cột C : Nhập mục, tiểu mục
+ Nếu rút bằng tiền mặt : ví dụ : 6000-6001 + Nếu chuyển khoản : ví dụ : 6000CK-6001 + Nếu kinh phí không thường xuyên : ví dụ : 6000-6001KTX, 6000CK-6001KTX
+ Nếu là cải cách tiền lương : ví dụ : 6000-6001CCL, 6000CK-6001CCL
- Cột D : Ghi nội dung thu hoặc chi
- Cột E : Ghi số tiền thu hoặc chi
- Cột F : Nếu là loại Thu thì nhập chữ T, còn Chi thì để trống
- Từ cột ACcột AH : nhập định khoản Nợ-Có
- Các cột còn lại tự động hóa
* Khi nhập xem chứng từ Thu-Chi ta tiếp tục sang Sheet Nhap phieu thu chi xuất hiện :