Nghiên cứu hoạt động của hệ thống thông tin quản lý tài chính tại tổng công ty cổ phần đầu tư xây dựng và thương mại việt nam

Luận văn, khóa luận, chuyên đề, cao học, thạc sĩ, tiến sĩ

BỘ GIÁO DỤC VÀ ðÀO TẠO TRƯỜNG ðẠI HỌC NÔNG NGHIỆP HÀ NỘI

-
-

NGUYỄN VĨNH AN

NGHIÊN CỨU HOẠT ðỘNG CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ TÀI CHÍNH TẠI TỔNG CÔNG TY CỔ PHẦN ðẦU TƯ XÂY DỰNG VÀ THƯƠNG MẠI VIỆT NAM

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH

Chuyên ngành: Quản trị kinh doanh

Mã số : 60.34.05 Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS NGUYỄN THỊ TÂM

HÀ NỘI – 2010

LỜI CAM ðOAN

Tôi xin cam ñoan rằng, số liệu và kết quả nghiên cứu trong luận văn là trung thực và chưa ñược sử dụng ñể bảo vệ một học vị nào

Tôi xin cam ñoan rằng các thông tin trích dẫn trong luận văn này ñã ñược chỉ rõ nguồn gốc

Hà nội, ngày 10 tháng 11 năm 2010

Tác giả luận văn

Nguyễn Vĩnh An

LỜI CẢM ƠN

để hoàn thành luận văn này tôi ựã nhận ựược sự giúp ựỡ quý báu nhiều

cá nhân và cơ quan

Trước tiên, tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc ựến các thầy cô giáo Khoa Kế toán & Quản trị kinh doanh, Viện đào tạo Sau đại học ựã tận tình giảng dạy, cung cấp nhiều kiến thức bổ ắch, kinh nghiệm quý báu trong quá trình học tập, nghiên cứu tại trường

Tôi xin ựặc biệt bày tỏ lòng biết ơn chân thành ựến PGS.TS Nguyễn Thị Tâm

ựã dành nhiều thời gian, công sức tận tình hướng dẫn hoàn thành luận văn này

Xin chân thành cảm ơn Ban lãnh ựạo, các phòng ban chức năng Tổng Công

ty Cổ phần đầu tư Xây dựng và Thương mại Việt Nam (Constrexim) ựã cung cấp những tài liệu cần thiết và giúp ựỡ tôi trong quá trình tìm hiểu, nghiên cứu

Cảm ơn gia ựình và bạn bè, những người luôn ủng hộ và giúp ựỡ trong suốt quá trình học tập và nghiên cứu

Xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 10 tháng 11 năm 2010

Tác giả luận văn

Nguyễn Vĩnh An

MỤC LỤC

Lời cam ñoan i

Lời cảm ơn ii

Mục lục iii

Danh mục các chữ viết tắt vi

Danh mục bảng vii

Danh mục sơ ñồ viii

1 MỞ ðẦU 1

1.1 Tính cấp thiết của ñề tài 1

1.2 Mục tiêu nghiên cứu 2

1.2.1 Mục tiêu chung 2

1.2.2 Mục tiêu cụ thể 2

1.3 ðối tượng và phạm vi nghiên cứu của ñề tài 3

1.3.1 ðối tượng nghiên cứu 3

1.3.2 Phạm vi nghiên cứu 3

1.4 Câu hỏi nghiên cứu 3

2 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ TÀI CHÍNH DOANH NGHIỆP 4

2.1 Cơ sở lý luận về hệ thống thông tin quản lý tài chính 4

2.1.1 Hệ thống thông tin 4

2.1.2 Hệ thống thông tin quản lý 6

2.1.3 Hệ thống thông tin quản lý tài chính 15

2.1.4 Cơ sở dữ liệu của hệ thống thông tin quản lý tài chính 28

2.2 Cơ sở thực tiễn 31

2.2.1 Các giai ñoạn phát triển của ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức 31

2.2.2 Thực trạng công tác quản lý tài chính các doanh nghiệp Việt Nam 33

2.2.3 Hệ thống thông tin quản lý tài chính các nước ASEAN 38

2.2.4 Hệ thống thông tin quản lý tài chính áp dụng tại Việt Nam 39

2.2.5 Thực trạng HTTTQL tài chính ở các doanh nghiệp Việt Nam 41

2.2.6 Những thách thức về hoạt ñộng của hệ thống thông tin quản lý các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay 45

2.2.7 Một số ñặc thù của ngành xây dựng ảnh hưởng ñến hoạt ñộng của hệ thống thông tin quản lý tài chính 49

3 ðẶC ðIỂM ðỊA BÀN VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 52

3.1 ðặc ñiểm ñịa bàn nghiên cứu 52

3.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển Tổng công ty Cổ phần ðầu tư Xây dựng và Thương mại Việt Nam 52

3.1.2 Chính sách chất lượng và biện pháp thực hiện 53

3.1.3 Sơ ñồ tổ chức và bộ máy quản lý 54

3.1.4 Các hoạt ñộng ñầu tư, sản xuất kinh doanh của Tổng công ty 59

3.2 Phương pháp nghiên cứu 68

3.2.1 Khung phân tích 68

3.2.2 Phương pháp nghiên cứu 69

3.2.3 Chỉ tiêu phân tích 70

4 KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU VÀ THẢO LUẬN 72

4.1 Thực trạng hoạt ñộng của hệ thống thông tin quản lý tài chính tại Tổng công ty Cổ phần ðầu tư Xây dựng và Thương Mại Việt Nam 72

4.1.1 Khái quát về cấu trúc hệ thống thông tin quản lý tài chính Tổng công ty 72 4.1.2 Nội dung hoạt ñộng hệ thống thông tin quản lý tài chính Tổng công ty 79

4.2 Những ưu ñiểm và hạn chế của hoạt ñộng hệ thống thông tin quản lý tài chính Tổng công ty 111

4.2.1 Ưu nhược ñiểm hoạt ñộng HTTT dự toán tài chính công tác ñầu tư xây dựng cơ bản 111

4.2.2 Ưu nhược ñiểm của HTTT tổng hợp quyết toán tài chính 114

4.3 Giải pháp nâng cao năng lực hoạt ñộng của HTTT quản lý tài chính 116

4.3.1 Bổ sung bộ phận KTQT trong cấu trúc của HTTT quản lý tài chính 116

4.3.2 Tổ chức cơ sở dữ liệu ñầy ñủ ñể quản lý chi phí và lập dự toán linh hoạt ở cấp quản lý ñội thi công 117 4.3.3 Tuyển dụng, ñào tạo, bồi dưỡng nhân lực vận hành hệ thống 119 4.3.4 Nâng cao nhận thức của các cấp quản trị Tổng công ty về tầm quan trọng việc sử dụng thông tin quản lý tài chính trong ñiều hành hoạt ñộng 119 4.3.5 Kết hợp các hệ thống thông tin chức năng ñể cung cấp thông tin 120 4.3.6 Chuyển ñổi mục tiêu hoạt ñộng HTTT tổng hợp quyết toán tài chính TCT 120

5 KẾT LUẬN 122 TÀI LIỆU THAM KHẢO 125

Cơng nghệ thơng tin

Cơ sở dữ liệu Doanh nghiệp ðầu tư tài chính ðơn vị thành viên Hội đồng quản trị

Hệ thống thơng tin Kinh phí cơng đồn

Kế tốn quản trị Nguyên vật liệu Phĩ Tổng Giám đốc Sản xuất cơng nghiệp Tài chính kế tốn Tổng cơng ty Tổng Giám đốc Tài khoản Tài sản cố định Tài sản lưu động Trung tâm thương mại Vật liệu xây dựng Xây dựng cơ bản

DANH MỤC BẢNG

Bảng 3.1 Kế hoạch các dự án ñầu tư năm 2010 của Tổng công ty Constrexim 61

Bảng 3.2 Kế hoạch xây dựng công trình của Tổng công ty Năm 2010 63

Bảng 3.3 Kết quả thực hiện các hoạt ñộng sản xuất kinh doanh Tổng công ty 64

Bảng 3.4: Tổng hợp kết quả sản xuất kinh doanh của Tổng công ty Constrexim 66

Bảng 3.5 Bảng cân ñối kế toán của Tổng công ty 67

Bảng 4.1 Mô hình hoạt ñộng HTTT quản lý tài chính Tổng công ty 73

Bảng 4.2 Hoạt ñộng hệ thống thông tin dự toán tài chính trong công tác ñầu tư xây dựng của Tổng công ty 83

Bảng 4.3 Dự toán chi phí nhân công trực tiếp chi tiết cho hạng mục 96

Bảng 4.4 Bảng dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp chi tiết theo hạng mục 96

Bảng 4.5 Dự toán dòng tiền công trình xây dựng 97

Bảng 4.6 Dự toán kết quả hoạt ñộng xây dựng công trình 98

Bảng 4.7 Dự toán hiệu quả sử dụng vốn ñầu tư xây dựng 99

Bảng 4.8 Dự toán hiệu quả ñầu tư tài chính ñơn vị thành viên 100

Bảng 4.9 Quy trình hoạt ñộng của hệ thống tổng hợp quyết toán tài chính 102

Bảng 4.10 Quyết ñịnh phân phối lợi nhuận năm 2009 107

Bảng 4.11 Phương án tăng vốn ñiều lệ của Tổng công ty 108

Bảng 4.12 Kết quả kiểm tra báo cáo kết quả hoạt ñộng kinh doanh 109

DANH MỤC SƠ ðỒ

Sơ ñồ 2.1 Ví dụ về các hệ thống thông tin chức năng trong doanh nghiệp 11

Sơ ñồ 2.2 Quá trình phát triển các hệ thống thông tin quản lý 13

Sơ ñồ 2.3: HTTT xử lý giao dịch, lập báo cáo và lên kế hoạch tài chính 19

Sơ ñồ 2.4 Quy trình thực hiện một dự án xây dựng công trình 499

Sơ ñồ 3.1 Sơ ñồ tổ chức quản lý của Tổng công ty Constrexim Holdings 54

Sơ ñồ 4.1 Dòng dữ liệu lập quyết toán tài chính Tổng công ty Constrexim 106

Sơ ñồ 4.2 Tổ chức bộ máy kế toán Tổng công ty 1177

1 MỞ ðẦU

1.1 Tính cấp thiết của ñề tài

Trước những năm 1970, thế giới gần như chưa biết tới khái niệm hệ thống thông tin cho quản lý Các nhà quản lý không quan tâm tới việc xử lý các thông tin nhận ñược và sử dụng nó trong doanh nghiệp của họ ra sao Quá trình quản lý

và tạo lập các quyết ñịnh quan trọng của doanh nghiệp chủ yếu dựa trên việc cân nhắc các hiện tượng nẩy sinh trong môi trường kinh doanh một cách trực tiếp, thông qua kinh nghiệm và trực giác của nhà quản lý

Từ sau những năm 1990, xu hướng toàn cầu hóa diễn ra một cách sâu sắc trên toàn thế giới Sự phát triển của các công ty ña quốc gia, sự chuyển biến của nền kinh tế toàn cầu sang nền kinh tế tri thức phải dựa chủ yếu vào kiến thức và thông tin ñã tạo ra thách thức lớn cho các doanh nghiệp Vai trò của hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp trở nên quan trọng hơn bao giờ hết Sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ máy tính và ñặc biệt là phần mềm máy tính, giúp hệ thống thông tin có cơ hội phát triển hơn nữa trong các doanh nghiệp Hệ thống thông tin quản lý từ chỗ chỉ bó gọn trong mục ñích cung cấp các số liệu hỗ trợ cho quá trình ñưa ra các quyết ñịnh hành ñộng cho nhà quản lý, ñã ñóng một vai trò trực tiếp trong việc ñiều khiển các hoạt ñộng nhằm ñạt ñược mục tiêu chiến lược của một doanh nghiệp

Quản lý tài chính là vấn ñề sống còn, quyết ñịnh ñến sự tồn tại, phát triển của doanh nghiệp và kiểm soát mọi hoạt ñộng của doanh nghiệp Trong Doanh nghiệp nhu cầu về thông tin tài chính là vô cùng cấp thiết Thông tin tài chính có chất lượng tốt sẽ giúp cho nhà quản lý ñề ra các quyết ñịnh chính xác và kịp thời Trong các hệ thống quản lý chức năng, hệ thống thông tin quản lý tài chính ñược xem có vai trò quan trọng nhất ñối với mọi quyết ñịnh quản trị ñiều hành cũng như quyết ñịnh chiến lược của doanh nghiệp

Nhận thức ñược ñiều ñó, Tổng công ty Cổ phần ðầu tư xây dựng và Thương mại Việt Nam (Constrexim Holdings) ñã triển khai hệ thống thông tin

quản lý tài chính trên nền tảng một hệ thống văn bản các quy định tài chính tương đối hồn chỉnh, cùng đội ngũ cán bộ Tài chính - Kế tốn tận tâm với cơng việc và sự hỗ trợ ổn định của cơ sở hạ tầng cơng nghệ thơng tin, phần mềm kế tốn và các phần mềm quản lý tài chính chuyên dụng, bước đầu đáp ứng được các yêu cầu về thơng tin tài chính phục vụ quản lý doanh nghiệp Tuy nhiên, bên cạnh đĩ hệ thống vẫn cịn nhiều tồn tại và hạn chế, chứa đựng nhiều rủi ro trong hoạt động

Hệ thống thơng tin luơn luơn phát triển nhằm đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của nhà quản lý Thường xuyên nghiên cứu hoạt động hệ thống thơng tin quản lý tài chính hiện tại của Tổng cơng ty nhằm đưa ra được những chẩn đốn về các vấn đề và nguyên nhân tồn tại của hệ thống này, đề xuất những giải pháp nâng cao chất lượng hoạt động của thơng tin quản lý tài chính Tổng cơng ty là một việc làm hết sức quan trọng và cần thiết

Xuất phát từ những vấn đề đĩ, chúng tơi tiến hành thực hiện đề tài:

“Nghiên cứu hoạt động của hệ thống thơng tin quản lý tài chính tại Tổng cơng ty Cổ phần ðầu tư xây dựng và Thương mại Việt Nam”

1.2 Mục tiêu nghiên cứu

1.2.1 Mục tiêu chung

Nghiên cứu hoạt động của hệ thống thơng tin quản lý tài chính của Tổng cơng ty Cổ phần ðầu tư Xây dựng và Thương Mại Việt Nam, đưa ra một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng hoạt động HTTT quản lý TC của Tổng cơng ty

1.3 ðối tượng và phạm vi nghiên cứu của ñề tài

1.3.1 ðối tượng nghiên cứu

Hoạt ñộng hệ thống thông tin quản lý tài chính của Tổng công ty Cổ phần ðầu tư Xây dựng và Thương mại Việt Nam

1.3.2 Phạm vi nghiên cứu

1.3.2.1 Về nội dung

Nghiên cứu hoạt ñộng của HTTT quản lý tài chính của Tổng công ty Cổ phần ðầu tư Xây dựng và Thương mại Việt Nam Tập trung hai hệ thống chủ yếu là hoạt ñộng HTTT dự toán tài chính công tác ñầu tư xây dựng và hoạt ñộng

hệ thống thông tin tổng hợp quyết toán tài chính Tổng công ty

1.3.2.2 Về không gian

Tổng công ty Cổ phần ðầu tư Xây dựng và Thương mại Việt Nam

1.3.2.3 Về thời gian

Số liệu nghiên cứu của Tổng công ty từ năm 2007 ñến năm 2010

1.4 Câu hỏi nghiên cứu

- Thế nào là hệ thống thông tin quản lý tài chính doanh nghiệp?

- Hệ thống thông tin quản lý tài chính của Tổng công ty hoạt ñộng như thế nào?

- Giải pháp nào cho việc nâng cao năng lực hoạt ñộng hệ thống thông tin tài chính cho Tổng công ty?

2 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN

QUẢN LÝ TÀI CHÍNH DOANH NGHIỆP 2.1 Cơ sở lý luận về hệ thống thông tin quản lý tài chắnh

2.1.1 Hệ thống thông tin

2.1.1.1 Phân biệt thông tin và dữ liệu

Nghiên cứu về hệ thống thông tin, một trong những vấn ựề cần phân biệt

là sự khác biệt giữa hai khái niệm: thông tin và dữ liệu

- Dữ liệu là những sự kiện hay những gì quan sát ựược trong thực tế và chưa hề ựược biến ựổi sửa chữa cho bất cứ một mục ựắch nào khác[4]

Vắ dụ: Khi doanh nghiệp bán một lô hàng nào ựó sẽ sinh ra rất nhiều dữ liệu về số lượng hàng hóa bán, nơi bán hàng, thời gian bán hàng, ựịa ựiểm bán hàng, khách hàng chi trả bằng tiền mặt hay séc chuyển khoản

Nói một cách khác, dữ liệu là tất cả các ựặc tắnh của các thực thể như con người, ựịa ựiểm, các ựồ vật và sự kiện Dữ liệu là nguyên liệu ban ựầu bao gồm

dữ liệu tắnh toán và dữ liệu ựo ựếm ựược

- Thông tin cần phải ựược phân biệt như một sản phẩm hoàn chỉnh thu ựược sau quá trình xử lý dữ liệu [4]

đôi khi, thuật ngữ dữ liệu và thông tin thường ựược sử dụng thay thế nhau trong một số trường hợp Tuy vậy, trong những trường hợp ựó, chúng ta vẫn cần

xác ựịnh rằng thông tin là những dữ liệu ựã ựược xử lý sao cho nó thực sự có ý nghĩa với người sử dụng

2.1.1.2 Các ựặc tắnh của thông tin

độ tin cậy: độ tin cậy thể hiện ựộ xác thực và ựộ chắnh xác Thông tin có

ựộ tin cậy thấp sẽ gây cho doanh nghiệp những hậu quả tồi tệ

Tắnh ựầy ựủ: Tắnh ựầy ựủ của thông tin thể hiện sự bao quát các vấn ựề

ựáp ứng yêu cầu của nhà quản lý Nhà quản lý sử dụng một thông tin không ựầy

ựủ có thể dẫn ựến các quyết ựịnh và hành ựộng không ựáp ứng ựược những ựòi hỏi và tình hình thực tế doanh nghiệp

Tính thích hợp và dễ hiểu: Trong một số trường hợp, nhiều nhà quản lý ñã

không sử dụng một số báo cáo mặc dù chúng có liên quan tới những hoạt ñộng thuộc trách nhiệm của họ Nguyên nhân chủ yếu là do chúng chưa thích hợp và khó hiểu ðiều ñó dẫn ñến tổn phí do tạo ra những thông tin không dùng hoặc ra các quyết ñịnh sai vì hiểu sai thông tin

Tính an toàn: Thông tin là một nguồn lực quý báu của tổ chức cũng như

vốn và nguyên vật liệu Hiếm có doanh nghiệp nào mà bất kỳ ai cũng tiếp cận ñược tới vốn hoặc nguyên liệu ðối với thông tin cũng tương tự như vậy Thông tin cần ñược bảo vệ và sự thiếu an toàn về thông tin cũng có thể gây ra những thiệt hại lớn cho tổ chức

Tính kịp thời: Thông tin cần ñược gửi tới các cơ quan chức năng và

người sử dụng kịp thời, ñúng thời hạn và ñúng lúc cần thiết

2.1.1.3 Hệ thống

Hệ thống là một tập các thành phần ñược ñiều hành cùng nhau nhằm ñạt ñược cùng một mục ñích nào ñó Khái niệm về hệ thống khá quen thuộc với chúng ta trong ñời sống xã hội Ví dụ: hệ thống giao thông, hệ thống truyền thông, hệ thống thủy lợi, hệ thống giáo dục,

Những yếu tố cơ bản của một hệ thống bao gồm:

Mục ñích: Lý do mà hệ thống tồn tại và là một tiêu chí ñược sử dụng khi ñánh giá mức ñộ thành công của hệ thống;

Phạm vi: Phạm vi của hệ thống nhằm xác ñịnh những gì nằm trong hệ thống và những gì nằm ngoài hệ thống;

Môi trường: Bao gồm tất cả những yếu tố nằm ngoài hệ thống;

ðầu vào: Là những ñối tượng và thông tin từ môi trường bên ngoài hệ thống ñược ñưa vào hệ thống;

ðầu ra: Là những ñối tượng hoặc những thông tin ñược ñưa từ hệ thống ra môi trường ngoài

Như vậy, Hệ thống thông tin ñược hiểu là việc thu thập, xử lý và báo cáo thông tin cho người sử dụng

2.1.2 Hệ thống thông tin quản lý

2.1.2.1 Quản lý

a) Khái niệm

Mặc dù xuất hiện từ lâu và ñược áp dụng rộng rãi trong cuộc sống hàng ngày, nhưng cho tới nay vẫn chưa có một quan niệm thống nhất về khái niệm quản lý và sự khác nhau giữa khái niệm quản lý và quản trị Trong khuôn khổ luận văn này chúng ta tạm coi quản lý và quản trị là giống nhau

Theo quan ñiểm của Koontz và O’Donnell: Quản trị là thiết kế và duy trì một môi trường mà trong ñó các cá nhân làm việc với nhau trong các nhóm có thể hoàn thành các nhiệm vụ và các mục tiêu ñã ñịnh [3]

Theo Stoner và Robbins: Quản trị là một tiến trình bao gồm việc hoạch ñịnh, tổ chức, quản trị con người và kiểm tra các hoạt ñộng trong một ñơn vị một cách có hệ thống nhằm hoàn thành các mục tiêu của ñơn vị ñó [3]

Theo lý thuyết hành vi của Mary Parker Follet, một triết gia quản trị hàng ñầu thì: Quản trị là hoàn thành công việc thông qua người khác ðịnh nghĩa này

ñã ñưa ra cách thức tiến hành các hoạt ñộng quản trị thông qua người khác, quản trị là hoạt ñộng có mục ñích và mang tính tập thể [3]

Từ những quan niệm trên, chúng ta có thể khái quát: Quản trị là sự tác ñộng liên tục có tổ chức, có ñịnh hướng của chủ thể quản trị lên ñối tượng bị quản trị nhằm ñạt ñược mục tiêu chung của tổ chức ñã ñề ra trong ñiều kiện biến ñộng của môi trường và sự thay ñổi của các nguồn lực

b) Các chức năng quản lý doanh nghiệp

* Hoạch ñịnh:

Hoạch ñịnh là quá trình xác ñịnh những mục tiêu của tổ chức và phương thức tốt nhất ñể ñạt ñược những mục tiêu ñó Nói cách khác, hoạch ñịnh là “quyết

ñịnh xem phải làm cái gì? làm như thế nào? khi nào làm? và ai làm cái ñó?”

Hoạch ñịnh chính là phương thức xử lý và giải quyết các vấn ñề một cách

có kế hoạch cụ thể từ trước Hoạch ñịnh có liên quan tới mục tiêu cần phải ñạt ñược, cũng như phương tiện ñể ñạt ñược cái ñó như thế nào Nó bao gồm việc xác ñịnh rõ các mục tiêu, xây dựng một chiến lược tổng thể, nhất quán với những mục tiêu ñó, và triển khai một hệ thống các kế hoạch ñể thống nhất và

phối hợp các hoạt ñộng

Trên cả phương diện nhận thức cũng như trong thực tiễn, hoạch ñịnh có vai trò hết sức quan trọng, bởi nó hỗ trợ các nhà quản trị một cách hữu hiệu trong việc ñề ra những kế hoạch sử dụng hiệu quả các nguồn tài nguyên hạn chế trong ñiều kiện không chắc chắn của môi trường Hoạch ñịnh giữ vai trò mở ñường cho tất cả các chức năng quản trị khác nên nó ñược coi là chức năng quản

trị chính yếu

Muốn cho công tác hoạch ñịnh ñạt ñược kết quả mong muốn thì nó phải ñáp ứng ñược các yêu cầu: Khoa học, khách quan, hệ thống, nhất quán, khả thi,

cụ thể, linh hoạt, phù hợp với hoàn cảnh thực tiễn

* Tổ chức: Là một thuật ngữ ñược sử dụng rất linh hoạt

Thứ nhất, tổ chức là một hệ thống gồm nhiều người cùng hoạt ñộng vì mục ñích chung

Thứ hai, tổ chức là quá trình triển khai kế hoạch Khi ñó tổ chức bao gồm

ba chức năng của quá trình quản trị: xây dựng cơ cấu khuôn khổ cho việc triển khai kế hoạch, chỉ ñạo thực hiện kế hoạch và kiểm tra ñối với kế hoạch

Thứ ba, tổ chức là một chức năng của quá trình quản trị, bao gồm việc ñảm bảo cơ cấu tổ chức và nhân sự cho hoạt ñộng của tổ chức ðây chính là nội dung ñược nghiên cứu trong môn học này

Như vậy, tổ chức là việc xác định những chức năng nhiệm vụ và quyền hạn của mỗi người, mỗi bộ phận và mối quan hệ giữa họ trong quá trình lao động với nhau, sao cho các cá nhân và bộ phận cĩ thể phối hợp với nhau một cách tốt nhất để thực hiện mục tiêu chiến lược của tổ chức

Mọi quyết định, mọi kế hoạch, mọi quá trình lãnh đạo và kiểm tra sẽ khơng trở thành hiện thực hoặc khơng cĩ hiệu quả nếu khơng biết cách tổ chức khoa học việc thực hiện nĩ Tổ chức khoa học trong việc xây dựng guồng máy

sẽ bảo đảm nề nếp, quy củ, kỷ cương, tính tổ chức, tính kỷ luật, tính khoa học, tác phong cơng tác, sự đồn kết nhất trí, phát huy được hết năng lực sở trường của mỗi cá nhân và mỗi bộ phận trong đơn vị

Ngược lại khi bộ máy tổ chức khơng khoa học, khơng mang tính hệ thống, khơng đủ năng lực chuyên mơn cĩ thể làm cho các hoạt động quản trị kém hiệu quả, bất nhất, đùn đẩy trách nhiệm, tranh cơng đổ lỗi, thiếu bản lĩnh, khơng quyết đốn, khơng tận dụng được cơ hội và thời cơ khi nĩ xuất hiện và lúng túng bị động khi phải đối phĩ với các nguy cơ Khơng biết cách tổ chức các cơng việc một cách khoa học cĩ thể làm hỏng cơng việc, lãng phí các nguồn tài nguyên, đánh mất cơ hội, làm cho tổ chức bị suy yếu Với chức năng tạo khuơn khổ cơ cấu và nhân lực cho quá trình triển khai các kế hoạch, cơng tác tổ chức

cĩ ý nghĩa đặc biệt quan trọng, quyết định phần lớn sự thành bại của tổ chức Một tổ chức làm tốt chức năng này sẽ hoạt động cĩ hiệu quả trong mọi tính huống phức tạp

* Lãnh đạo:

Như ta đã biết, mỗi tổ chức bao giờ cũng cĩ yếu tố con người và cơng việc của nhà quản trị là làm thế nào để đạt được mục tiêu của tổ chức bằng và thơng qua người khác ðây chính là chức năng lãnh đạo Khi các quản trị viên khích lệ các nhân viên cấp dưới của mình, tạo ảnh hưởng đến từng cá nhân hay tập thể lúc họ làm việc, lựa chọn kênh thơng tin hiệu quả nhất hay giải quyết các vấn đề liên quan đến hành vi của nhân viên thì các nhà quản trị đang thực hiện chức năng lãnh đạo

* Kiểm tra:

Theo H.Fayol “trong kinh doanh, kiểm tra là việc kiểm chứng xem mọi việc có thực hiện theo kế hoạch ñã ñược vạch ra và theo những chỉ thị, những nguyên tắc ñã ñược ấn ñịnh hay không Nó có nhiệm vụ vạch ra những khuyết ñiểm và sai lầm ñể sửa chữa, ngăn ngừa sự vi phạm Nó ñối phó với mọi sự, bao gồm sự vật, con người và hành ñộng” [2]

Với tư cách một chức năng quản trị, kiểm tra là: “quá trình xác ñịnh thành quả ñạt ñược trên thực tế, so sánh nó với những tiêu chuẩn ñã xây dựng; trên cơ

sở ñó phát hiện ra sự sai lệch và nguyên nhân của sự sai lệch ñó; ñồng thời ñề ra các giải pháp cho một chương trình hành ñộng nhằm khắc phục sự sai lệch ñể ñảm bảo cho doanh nghiệp ñạt ñược các mục tiêu ñã ñịnh”

Kiểm tra là nhu cầu cơ bản nhằm hoàn thiện các quyết ñịnh trong quản trị

và thẩm ñịnh tính ñúng sai của ñường lối, chiến lược, kế hoạch, chương trình và

dự án; tính tối ưu của cơ cấu tổ chức quản trị; tính phù hợp của các phương pháp

mà cán bộ quản trị ñã và ñang sử dụng ñể ñưa doanh nghiệp tiến tới mục tiêu của mình

Kiểm tra nhằm ñảm bảo cho các kế hoạch ñược thực hiện với hiệu quả cao nhờ việc chủ ñộng phát hiện kịp thời những sai lầm trước khi chúng trở nên nghiêm trọng

Kiểm tra nhằm ñảm bảo thực thi quyền lực quản trị của những người lãnh ñạo doanh nghiệp

Kiểm tra giúp doanh nghiệp theo sát và ñối phó với sự thay ñổi của môi trường và có những phản ứng thích hợp trước các vấn ñề và cơ hội thông qua việc phát hiện kịp thời những thay ñổi ñang và sẽ ảnh hưởng ñến sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp

Kiểm tra tạo tiền ñề cho quá trình hoàn thiện và ñổi mới Với việc ñánh giá các hoạt ñộng, kiểm tra khẳng ñịnh những giá trị nào sẽ quyết ñịnh sự thành công của doanh nghiệp trong sản xuất kinh doanh Kiểm tra giúp các nhà quản trị bắt ñầu lại chu trình cải tiến mọi hoạt ñộng của doanh nghiệp thông qua việc xác ñịnh những vấn ñề và cơ hội cho doanh nghiệp

2.1.2.2 Phân loại hệ thống thông tin

Do có những mục ñích khác nhau, các ñặc tính và các cấp ñộ quản lý khác nhau, nên có rất nhiều dạng hệ thống thông tin trong tổ chức Các dạng hệ thống thông tin trong tổ chức có thể ñược phân loại theo từng phương thức khác nhau a) Theo mục ñích phục vụ của thông tin ñầu ra:

- Hệ thống xử lý giao dịch TPS (Transaction Processing System): Hệ thống xử lý giao dịch, xử lý các dữ liệu ñến từ các giao dịch mà tổ chức thực hiện hoặc với khách hàng, nhà cung cấp, với người cho vay và nhân viên của nó Các giao dịch sản sinh ra các tài liệu và các giấy tờ thể hiện giao dịch ñó Các hệ thống xử lý giao dịch có nhiệm vụ tập hợp tất cả các dữ liệu cho phép theo dõi hoạt ñộng của tổ chức Chúng trợ giúp cho các hoạt ñộng ở mức tác nghiệp Ví dụ: Hệ thống lập ñơn ñặt hàng, cập nhật tài khoản ngân hàng,

- Hệ thống thông tin phục vụ quản lý MIS (Management Information System): Là những hệ thống trợ giúp các hoạt ñộng quản lý của tổ chức, các hoạt ñộng này nằm ở các mức ñiều khiển tác nghiệp, ñiều khiển quản lý hoặc lập

kế hoạch chiến lược Chúng dựa chủ yếu vào các cơ sở dữ liệu ñược tạo ra bởi các hệ xử lý giao dịch cũng như từ các nguồn dữ liệu khác ngoài tổ chức Chúng tạo ra các báo cáo cho các nhà quản lý một cách ñịnh kỳ hoặc theo yêu cầu Ví dụ: Hệ thống phân tích năng lực bán hàng, theo dõi chi tiêu,

- Hệ thống trợ giúp ra quyết ñịnh DSS (Decision Support System)

Là những hệ thống ñược thiết kế với mục ñích rõ ràng là trợ giúp các hoạt ñộng ra quyết ñịnh Nói chung ñây là các hệ thống ñối thoại có khả năng tiếp cận một hoặc nhiều cơ sở dữ liệu, sử dụng một hoặc nhiều mô hình ñể biểu diễn

và ñánh giá tình hình

- Hệ thống chuyên gia ES (Expert System)

Có thể xem lĩnh vực hệ thống chuyên gia như là mở rộng của những hệ thống ñối thoại trợ giúp ra quyết ñịnh có tính chuyên gia hoặc như một sự tiếp nối của lĩnh vực hệ thống trợ giúp lao ñộng trí tuệ Tuy nhiên, ñặc trưng riêng của nó nằm ở việc sử dụng một số kỹ thuật của trí tuệ nhân tạo, chủ yếu là kỹ

thuật chuyên gia trong cơ sở trí tuệ bao chứa các sự kiện và các quy tắc ñược chuyên gia sử dụng

- Hệ thống thông tin tăng cường khả năng cạnh tranh ISCA (Information System for Competitive Advantage)

Hệ thống thông tin loại này ñược sử dụng như một hệ trợ giúp chiến lược Khi nghiên cứu một HTTT mà không tính ñến những lý do dẫn ñến sự cài ñặt nó hoặc không tính ñến môi trường trong ñó nó ñược phát triển thì nó chỉ ñơn giản

là những hệ thống trên Hệ thống thông tin tăng cường khả năng cạnh tranh ñược thiết kế cho những người sử dụng là những người ngoài tổ chức, có thể là một khách hàng, một nhà cung cấp, Nếu như những hệ thống ñược xác ñịnh trước ñây có mục ñích trợ giúp cho các hoạt ñộng quản lý của tổ chức thì hệ thống tăng cường năng lực cạnh tranh là công cụ thực hiện các ý ñồ chiến lược [4] b) Các hệ thống thông tin chức năng trong doanh nghiệp

Ngoài ra, hệ thống thông tin có thể sử dụng theo nhiều cách khác nhau trong doanh nghiệp, như thực hiện các hoạt ñộng của doanh nghiệp, giải quyết các vấn ñề của doanh nghiệp và thực hiện các cơ hội kinh doanh

Sơ ñồ 2.1 Ví dụ về các hệ thống thông tin chức năng trong doanh nghiệp [11]

Hình 2.1 giới thiệu về cách thức nhóm các hệ thống thống thông tin trong doanh nghiệp theo nhóm các chức năng trong kinh doanh

- Quản lý marketing

- Nghiên cứu thị trường

- Dự báo tài chính

- Phân tích tài chính

- Phân tích nhu cầu tài chính

- Quản lý danh mục ñầu tư

- Phân tích bồi thường -Bồi dưỡng kỹ năng của người lao ñộng

- Lưu dữ liệu về nhân

sự -Dự báo về nhu cầu nhân lực

- Phân tích nhu cầu ñào tạo và phát triển

Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp

2.1.2.3 Khái niệm và các hoạt ñộng của hệ thống thông tin quản lý

Hệ thống thông tin quản lý là một hệ thống chức năng thực hiện việc thu thập, xử lý, lưu trữ và cung cấp thông tin hỗ trợ việc ra quyết ñịnh, ñiều khiển, phân tích các vấn ñề và hiển thị các vấn ñề phức tạp trong một tổ chức

Những hoạt ñộng chủ yếu xảy ra trong một quá trình xử lý dữ liệu của một hệ thống thông tin quản lý có thể nhóm thành các nhóm chính sau:

Nhập dữ liệu: Hoạt ñộng thu thập và nhận dữ liệu từ trong một doanh nghiệp hoặc từ môi trường bên ngoài ñể xử lý trong một hệ thống thông tin

Xử lý dữ liệu: Quá trình chuyển ñổi từ những dữ liệu hỗn hợp bên ngoài thành dạng có ý nghĩa ñối với người sử dụng

Kết xuất dữ liệu: Sự phân phối các thông tin ñã ñược xử lý tới những người hoặc những hoạt ñộng cần sử dụng những thông tin ñó

Lưu trữ thông tin: Việc lưu trữ thông tin cũng là một trong những hoạt ñộng quan trọng của hệ thống thông tin Các thông tin ñược lưu trữ thường ñược

tổ chức dưới dạng các trường, các file, các báo cáo và các cơ sở dữ liệu

Thông tin phản hồi: Hệ thống thông tin thường ñược ñiều khiển thông qua các thông tin phản hồi Thông tin phản hồi là những dữ liệu xuất, giúp cho bản thân những người ñiều hành mạng lưới thông tin có thể ñánh giá lại và hoàn thiện quá trình thu thập và xử lý dữ liệu mà họ ñang thực hiện

2.1.2.4 Vai trò của nghiên cứu hoạt ñộng hệ thống thông tin quản lý

Yêu cầu hệ thống thông tin quản lý của một tổ chức là không ngừng phát triển Và quy trình phát triển hệ thống thông tin nói chung và hệ thống thông tin quản lý nói riêng ñược thiết kế thông qua 4 bước: (1) ñiều tra và phân tích, (2) thiết kế, (3) triển khai và (4) vận hành và duy trì như hình 2.1:

Sơ đồ 2.2 Quá trình phát triển các hệ thống thơng tin quản lý [16]

Mục tiêu cuối cùng của những cố gắng phát triển hệ thống thơng tin quản

lý là cung cấp cho các thành viên của tổ chức những cơng cụ quản lý tốt nhất Phát triển một hệ thống thơng tin quản lý bao gồm việc phân tích hệ thống đang tồn tại, thiết kế một hệ thống mới và thực hiện tiến hành cài đặt nĩ

Phân tích hoạt động HTTT quản lý bắt đầu từ việc thu thập dữ liệu và chỉnh đốn chúng để đưa ra được chẩn đốn về tình hình thực tế Thiết kế nhằm xác định các bộ phận của một hệ thống mới cĩ khả năng cải thiện tình trạng hiện tại và xây dựng các mơ hình lơ gíc và mơ hình vật lý ngồi của hệ thống thơng tin đĩ Việc thực hiện hệ thống thơng tin liên quan tới việc xây dựng mơ hình vật lý trong của hệ thống mới và chuyển mơ hình đĩ sang ngơn ngữ tin học Cài đặt một hệ thống là tích hợp nĩ vào hoạt động của tổ chức

Câu hỏi đầu tiên của việc phát triển một hệ thống thơng tin quản lý là: cái

gì bắt buộc tổ chức phải tiến hành phát triển hệ thống thơng tin quản lý này? Sau khi trả lời được yêu cầu mới của hệ thống, nếu cĩ thể phát triển hệ thống, thì giai đoạn phân tích chi tiết sẽ được tiến hành Chúng ta cũng dễ nhận thấy tầm quan trọng của giai đoạn này James Mckeen đã làm rõ tính sống cịn của giai đoạn này bằng nhận xét: “Những người thành cơng nhất, nghĩa là những người tơn trọng nhất các ràng buộc về tài chính, về thời gian và được người sử dụng hài

HTTTTC được

sử dụng để hỗ trợ quá trình kinh doanh

lịng nhất, cũng là những người đã dành nhiều thời gian nhất cho những hoạt động phân tích chi tiết”[4] ðiều này khẳng định một lần nữa tầm quan trọng của nghiên cứu hoạt động hệ thống thơng tin quản lý hiện tại

Mục đích chính của giai đoạn phân tích chi tiết là nghiên cứu thấu đáo hoạt động hệ thống thơng tin quản lý, đưa ra những chẩn đốn về hệ thống đang tồn tại, xác định được những vấn đề chính cũng như các nguyên nhân chính của chúng, xác định được mục tiêu cần đạt được của hệ thống mới và đề xuất ra được các yếu tố giải pháp cho phép đạt được mục tiêu trên ðể làm điều đĩ phân tích viên phải cĩ một hiểu biết sâu sắc về mơi trường trong đĩ hệ thống phát triển và hiểu thấu đáo hoạt động chính của hệ thống

Khi nghiên cứu hoạt động của hệ thống đang tồn tại kết thúc, phải hiểu biết đầy đủ về hệ thống thơng tin nghiên cứu Cĩ nghĩa là hiểu lý do tồn tại của nĩ; các mối liên hệ của nĩ với các hệ thống khác trong tổ chức; những người sử dụng; các bộ phận cấu thành; các phương thức xử lý; thơng tin mà nĩ sản sinh ra; những dữ liệu mà nĩ thu nhận; khối lượng dữ liệu xử lý; phân phối thơng tin; Thêm vào đĩ cần phải xác định những vấn đề liên quan đến hệ thống và nguyên nhân của chúng

Nghiên cứu về hoạt động hệ thống đang tồn tại, nhiệm vụ này cĩ hai việc phải làm: mơ tả các bộ phận và hoạt động của chúng và các vấn đề cĩ liên quan

ðể cĩ được một hình ảnh đầy đủ về các bộ phận của hệ thống và sự vận động của nĩ, thì các dữ liệu sau cần phải thu thập từ chung đến riêng một cách tuần tự: Các bộ phận chính của hệ thống -> hoạt động chung của hệ thống -> lý do tồn tại -> những người sử dụng chính -> đầu vào chính -> đầu ra chính ->xử lý chính Cuối cùng đi sâu vào chi tiết hoạt động của các bộ phận hệ thống [11]

Trong giai đoạn đánh giá yêu cầu chúng ta đã quan tâm tới sự nhìn nhận của người sử dụng về các vấn đề của hệ thống thơng tin Trong quá trình phân tích chi tiết, nhiệm vụ tìm ra vấn đề và các nguyên nhân cĩ thể phải được làm cẩn thận và sâu sắc hơn

Như vậy nghiên cứu hoạt ñộng hệ thống thông tin quản lý hiện tại có một vai trò vô cùng quan trọng trong việc phát triển một hệ thống thông tin

2.1.3 Hệ thống thông tin quản lý tài chính

2.1.3.1 Khái niệm và vai trò của quản trị tài chính

Lập kế hoạch tài chính sẽ cho phép quyết ñịnh lượng nguyên liệu thô doanh nghiệp có thể mua, sản phẩm công ty có thể sản xuất và khả năng công ty

có thể tiếp thị, quảng cáo ñể bán sản phẩm ra thị trường Khi có kế hoạch tài chính, chúng ta cũng có thể xác ñược nguồn nhân lực doanh nghiệp cần

“Việc quản lý tài chính khơng cĩ hiệu quả là nguyên nhân lớn nhất dẫn đến sự thất bại của các cơng ty, khơng kể cơng ty vừa và nhỏ hay các tập đồn, cơng ty lớn” [6]

Lập kế hoạch tài chính gồm lập kế hoạch trong ngắn hạn và lập kế hoạch trong dài hạn Kế hoạch tài chính ngắn hạn là việc lập kế hoạch về lợi nhuận và ngân quỹ cơng ty trong khi kế hoạch dài hạn thường mang tính chiến lược và liên quan đến việc lập các mục tiêu tăng trưởng doanh thu và lợi nhuận trong vịng từ 3 đến 5 năm

b) Vai trị quản trị tài chính doanh nghiệp

Quản trị tài chính doanh nghiệp cĩ vai trị to lớn trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Trong hoạt động kinh doanh, quản trị tài chính doanh nghiệp giữ những vai trị chủ yếu sau:

- Huy động và đảm bảo đầy đủ, kịp thời nguồn vốn cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

Trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp thường nảy sinh các nhu cầu vốn ngắn hạn và dài hạn cho hoạt động kinh doanh thường xuyên của doanh nghiệp cũng như cho đầu tư phát triển Vai trị của tài chính doanh nghiệp trước hết thể hiện ở chỗ xác định đúng đắn các nhu cầu vốn cần thiết cho hoạt động của doanh nghiệp trong từng thời kỳ và tiếp đĩ phải lựa chọn các phương pháp

và hình thức thích hợp huy động vốn từ bên trong và bên ngồi đáp ứng kịp thời các nhu cầu vốn cho hoạt động của doanh nghiệp Ngày nay cùng với sự phát triển của nền kinh tế đã nảy sinh nhiều hình thức mới cho phép các doanh nghiệp huy động các nguồn vốn từ bên ngồi Do vậy vai trị của quản trị tài chính doanh nghiệp ngày càng trở nên quan trọng hơn trong việc chủ động lựa chọn các hình thức và phương pháp huy động vốn đảm bảo cho doanh nghiệp hoạt động liên tục và cĩ hiệu quả với chi phí huy động vốn ở mức thấp nhất

- Tổ chức sử dụng vốn kinh doanh tiết kiệm và hiệu quả

Hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp phụ thuộc rất lớn vào việc tổ chức sử dụng vốn Tài chính doanh nghiệp đĩng vai trị quan trọng vào việc đánh giá và lựa chọn dự án đầu tư trên cơ sở phân tích khả năng sinh lời và

mức ñộ rủi ro của các dự án ñầu tư, từ ñó góp phần lựa chọn dự án ñầu tư tối ưu Việc huy ñộng vốn kịp thời các nguồn vốn có ý nghĩa rất quan trọng ñể doanh nghiệp có thể nắm bắt ñược các cơ hội kinh doanh Mặt khác việc huy ñộng tối

ña số vốn hiện có vào hoạt ñộng kinh doanh có thể giảm bớt và tránh ñược những thiệt hại do ứ ñọng vốn gây ra, ñồng thời giảm bớt ñược nhu cầu vay vốn,

từ ñó giảm ñược các khoản tiền trả lãi vay Việc hình thành và sử dụng tốt các quỹ của doanh nghiệp, cùng với việc sử dụng các hình thức thưởng phạt vật chất một cách hợp lý sẽ góp phần quan trọng thúc ñẩy người lao ñộng gắn bó với doanh nghiệp từ ñó nâng cao năng suất lao ñộng, cải tiến kỹ thuật, nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp

- Giám sát, kiểm tra thường xuyên, chặt chẽ các mặt hoạt ñộng sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

Thông qua tình hình thu, chi tiền tệ hàng ngày, tình hình tài chính và thực hiện các chỉ tiêu tài chính, lãnh ñạo và các nhà quản lý doanh nghiệp có thể ñánh giá tổng hợp và kiểm soát ñược các mặt hoạt ñộng của doanh nghiệp, phát hiện ñược kịp thời những tồn tại hay khó khăn vướng mắc trong kinh doanh, từ ñó có thể ñưa ra các quyết ñịnh ñể ñiều chỉnh các hoạt ñộng phù hợp với diễn biến thực tế kinh doanh

c)Vai trò của giám ñốc tài chính:

Giám ñốc tài chính, tên tiếng anh là Chief Financial Officer (CFO) là một vị trí trong doanh nghiệp Công việc của giám ñốc tài chính là quản lý tài chính như nghiên cứu, phân tích và xử lý các mối quan hệ tài chính trong doanh nghiệp; xây dựng các kế hoạch tài chính; khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn vốn, cảnh báo các nguy cơ ñối với doanh nghiệp thông qua phân tích tài chính và ñưa ra những dự báo ñáng tin cậy trong tương lai

Vai trò của giám ñốc tài chính hoàn toàn khác với kế toán Rất nhiều nhiệm vụ của giám ñốc tài chính mà kế toán trưởng không thể thực hiện ñược

Ở các nước phát triển, giám ñốc tài chính là vị trí không thể thiếu trong các doanh nghiệp Hiện nay, còn ít doanh nghiệp Việt Nam có chức danh giám

ñốc tài chính theo ñúng nghĩa khoa học của vị trí này, và nhiều doanh nghiệp còn nhầm lẫn nghiêm trọng giữa chức vụ giám ñốc tài chính với kế toán trưởng Tình trạng thiếu giám ñốc tài chính trong các doanh nghiệp ñã dẫn ñến những hậu quả nghiêm trọng Trước hết là thiếu một cán bộ quản lý chuyên nghiệp nhằm thường xuyên ñánh giá tình hình tài chính của doanh nghiệp Vì vậy, có không ít trường hợp, tổng giám ñốc, hội ñồng quản trị hoàn toàn không nắm ñược thực trạng tài chính của doanh nghiệp, khi phát hiện ra những dấu hiệu xấu như nợ khó ñòi tăng lên quá mức cho phép, nợ phải trả cộng dồn quá cao, hiệu quả kinh doanh thấp thì trở tay không kịp [6]

Một CFO cần có những kiến thức cơ bản: CFO ít nhất phải nắm ñược ñầy

ñủ hoạt ñộng của Bộ máy Kế toán, sau ñó là phân nhiệm việc theo dõi thông tin cho Bộ máy Tài chính Những thông tin mà bộ máy Tài chính có ñược là từ hệ thống thông tin Kế toán, sau ñó chuyển các thông tin kế toán thành hệ thống thông tin Tài chính Hệ thống thông tin Tài chính sẽ là cơ sở ñể một Giám ñốc tài chính ra quyết ñịnh

Ngoài ra, CFO còn phải nắm vững khoa học Phân tích và khoa học Quản trị Tức là phải tiếp cận ñến các môn học như ñánh giá, ñịnh lượng, thống kê,

Từ những kiến thức ñó, kết hợp với các tác nghiệp nhằm ñưa ra những kết quả cuối cùng là báo cáo tình hình tài chính, hoạch ñịnh chiến lược tài chính và ñiều hành thực hiện chiến lược tài chính [12]

2.1.3.2 Hệ thống thông tin quản lý tài chính

Như trên chúng ta ñã ñề cập ở trên, hệ thống thông tin quản lý tài chính là

hệ thống quan trọng và cần thiết nhất cho tất cả các doanh nghiệp

Hệ thống thông tin quản lý tài chính hỗ trợ nhà quản lý ra các quyết ñịnh liên quan tới: Tình trạng tài chính của doanh nghiệp, phân phối và kiểm soát các nguồn tài chính trong doanh nghiệp [11]

Cũng như các hệ thống thông tin khác, hệ thống thông tin quản lý tài chính có thể ñược xếp thành bốn mức: tác nghiệp, chiến thuật, chuyên gia và chiến lược Hệ thống thông tin mỗi mức sử dụng dữ liệu có phần khác nhau

về mặt bản chất

Sơ ñồ 2.3: HTTT xử lý giao dịch, lập báo cáo và lên kế hoạch tài chính [5]

Hình 2.3 Mô tả một hệ thống thông tin quản lý tài chính và cách thức mà nhà quản lý có thể lấy thông tin tài chính từ các báo cáo Về nguyên tắc các hệ thống thông tin này ñược các nhân viên ở những mức khác nhau trong doanh nghiệp sử dụng và chúng hỗ trợ các quyết ñịnh ở những mức khác nhau Nhưng thực chất không có sự tách biệt tuyệt ñối giữa các mức của hệ thống thông tin tài chính, mà chúng hợp thành một chuỗi liên hoàn, mô tả quá trình liên tục các

hoạt ñộng xảy ra trong doanh nghiệp

2.1.3.3 Vai trò của hệ thống thông tin quản lý tài chính

Hiện nay, hệ thống thông tin tài chính ñóng một vai trò chiến lược trong một tổ chức Doanh nghiệp sử dụng thông tin tài chính ở mọi cấp quản lý của doanh nghiệp Hệ thống thông tin tài chính không chỉ ñóng vai trò là nguồn cung cấp các báo cáo chính xác cho doanh nghiệp, mà hơn thế nữa nó ñã thực sự trở thành một công cụ, một vũ khí chiến lược ñể các doanh nghiệp dành ñược ưu thế cạnh tranh trên thị trường và duy trì những thế mạnh sẵn có [10]

Các mô hình tài chính doanh nghiệp Chiến lược mua hoặc liên kết với các công ty khác Chính sách kế toán và thuế

Kế hoạch dòng tiền mặt Kế hoạch quản lý thuế

Kế hoạch tiêu dùng Ngân sách hoạt ñộng

Kế hoạch lợi nhuận hàng năm

Kiểm soát tài chính Tình trạng tài chính Phân tích vốn Tình trạng ngân sách tiền mặt Kiểm soát dự án

Kế toán chi phí

Sổ cái

Hệ thống kho bạc Quản lý vốn Quản lý ñầu tư Thanh toán Ngoại hối

Hệ thống thuế

Kế toán thuế Kiểm tra các ñiều khoản của nhà nước

a) Hệ thống thơng tin tài chính mức tác nghiệp

Thơng thường hệ thống được tự động hĩa đầu tiên trong doanh nghiệp là hệ thống kế tốn mức tác nghiệp Các hệ thống thơng tin tài chính phục vụ quản lý ở mức sách lược và chiến lược thường được xây dựng, sau khi các hệ thống thơng tin mức tác nghiệp cơ bản được xây dựng và đi vào hoạt động [1]

Các hệ thống thơng tin quản lý tài chính mức tác nghiệp cung cấp các thơng tin đầu ra cĩ tính thủ tục, lặp lại cần cho mọi doanh nghiệp Các hệ thống thơng tin quản lý tài chính mức tác nghiệp cĩ đặc trưng là hướng nghiệp vụ Chúng tập trung vào việc xử lý các nghiệp vụ tài chính kế tốn, nhằm cung cấp các thơng tin tài chính cần thiết như: hĩa đơn bán hàng, đơn mua hàng, báo cáo tồn kho và các mẫu biểu thơng thường khác Hệ thống thơng tin quản lý tài chính ở mức tác nghiệp thường được gọi là các hệ thống thơng tin xử lý nghiệp vụ

Theo mục tiêu và phương pháp, cĩ hai loại hệ thống thơng tin kế tốn là hệ thống thơng tin kế tốn tài chính và hệ thống thơng tin kế tốn quản trị Hệ thống thơng tin kế tốn tài chính: cung cấp các thơng tin tài chính chủ yếu cho các đối tượng bên ngồi Những thơng tin này phải tuân thủ các quy định, chế độ, các nguyên tắc, chuẩn mực kế tốn hiện hành [5]

Hệ thống thơng tin kế tốn quản trị: Cung cấp các thơng tin nhằm mục đích quản trị trong nội bộ để dự báo các sự kiện sẽ xảy ra và dự đốn các ảnh hưởng về tài chính của chúng tới doanh nghiệp

Ngồi ra ta cĩ hệ thống thơng tin kế tốn trách nhiệm, là một hệ thống con của hệ thống thơng tin kế tốn Hệ thống thơng tin kế tốn trách nhiệm cung cấp thơng tin dự tốn, thể hiện luồng thơng tin từ quản lý cấp cao xuống cấp thấp nhằm

cụ thể hĩa mục tiêu của doanh nghiệp cũng như cung cấp thơng tin thực tế về tình hình thực hiện mục tiêu đĩ từ các cấp dưới lên cấp trên Qua đĩ đánh giá tình hình thực hiện các quyết định, kết quả và các nhân tố ảnh hưởng đến quá trình thực hiện quyết định đã ban hành cũng như các quyết định mới [5]

b) Hệ thống thông tin tài chính sách lược

Tin học hóa hệ thống kế toán ñã làm thay ñổi cách nhìn của các nhà quản lý ñối với thông tin kế toán Một cơ sở dữ liệu lớn ñược thiết lập và lưu trữ trong máy tính, ñược quản lý một cách hợp nhất bởi một hệ quản trị CSDL, phục vụ nhu cầu truy xuất của nhiều người dùng trong nhiều ứng dụng khác nhau

- Hệ thống thông tin ngân sách

Hệ thống thông tin ngân sách cho phép các nhà quản lý theo dõi số thu/chi thực hiện và so sánh chúng với số thu/chi kế hoạch Nó cũng cho phép nhà quản

lý so sánh ngân sách của kỳ tài chính hiện tại so với ngân sách của các kỳ tài chính trước ñó, so sánh ngân sách giữa các bộ phận, phòng ban với nhau

Trên cơ sở so sánh các dữ liệu tài chính, các nhà quản lý tài chính có thể xác ñịnh ñược cách thức sử dụng các nguồn lực như thế nào ñể ñạt ñược mục tiêu của họ ðịnh kỳ số thu/chi kế hoạch sẽ ñược so sánh với số thu/chi thực hiện trên từng tài khoản, làm cơ sở ñể xây dựng các báo cáo như: Phân bổ ngân sách hiện tại theo khoản mục, biến ñộng của ngân sách, Các báo cáo này có thể lập cho một phòng ban, bộ phận hay cho toàn doanh nghiệp [10]

- Hệ thống quản lý vốn bằng tiền

Hệ thống thông tin thu thập tất cả các thông tin về các khoản tiền mặt nhận ñược và phải chi trong một doanh nghiệp theo một thời ñiểm và một khoảng thời gian nào ñó Thông tin ñó cho phép các doanh nghiệp ñầu tư một khoản tiền nào ñó một cách nhanh chóng nhất và do ñó tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp

Hệ thống dạng này có thể cung cấp những dự báo về các khoản tiền mặt nhận ñược và phải chi tiêu trong thời gian hàng tháng, hàng tuần và thậm chí có thể hàng ngày Kết quả là doanh nghiệp có thể dự báo lượng tiền mặt ở mỗi thời ñiểm là dư hay thiếu Các mô hình toán kinh tế thường ñược sử dụng ñể tối ưu hóa các chương trình thu tiền và xác ñịnh các chiến lược ñầu tư và các chiến lược tài chính liên quan tới việc dự báo lượng tiền tệ là dư thừa hay thiếu hụt [10]

Nhiều doanh nghiệp lựa chọn các ñầu tư khoản tiền dư của họ cho các chứng khoán ngắn hạn sao cho lợi nhuận của việc ñầu tư có thể thu ñược trước

khi cần tới khoản tiền ñó cho một thời ñiểm khác Danh mục ñầu tư chứng khoán dạng này có thể quản lý bằng phần mềm quản lý danh mục ñầu tư ðiều này cho phép các nhà quản lý tài chính có thể ra các quyết ñịnh mua, bán hoặc giữ lại mỗi một dạng chứng khoán sao cho toàn bộ số chứng khoán ñầu tư có rủi

ro thấp nhất và có lãi nhất

- Hệ thống dự toán vốn

Quá trình lập ngân sách vốn bao gồm việc ñánh giá lợi nhuận và ảnh hưởng tài chính của các chỉ tiêu vốn Các kiến nghị tiêu dùng lâu dài cho việc xây dựng nhà xưởng hoặc mua máy móc, thiết bị có thể ñược phân tích qua nhiều công cụ phân tích giá trị hiện tại của dòng tiền mặt kỳ vọng và phân tích rủi ro Những ứng dụng này sử dụng mô hình bảng tính ñược thiết kế trong việc lập kế hoạch tài chính công ty [16]

c) Hệ thống thông tin tài chính chiến lược

Hệ thống thông tin tài chính chiến lược lấy mục tiêu của doanh nghiệp làm trọng tâm Các hệ thống mà liên quan ñến ñặt mục tiêu, phương hướng hoạt ñộng cho doanh nghiệp Hệ thống thông tin tài chính chiến lược thường gồm nhiều dòng thông tin khác nhau: Thông tin nội bộ, phân tích ñiều kiện tài chính doanh nghiệp, thông tin kinh tế xã hội bên ngoài, mô tả môi trường hiện tại và tương lai của doanh nghiệp, những dự báo của doanh nghiệp trong môi trường

ñó Kết quả chủ yếu của lập kế hoạch tài chính chiến lược là các mục tiêu phương hướng tài chính của doanh nghiệp [16]

Nguồn thông tin tự ñộng hóa chủ yếu chính là cơ sở dữ liệu kế toán tài chính của doanh nghiệp ñó Một nguồn thông tin tự ñộng hóa khác, phản ánh môi trường hiện tại và tương lai của doanh nghiệp mà trong ñó doanh nghiệp tồn tại và hoạt ñộng [10]

- Hệ thống phân tích tình hình tài chính doanh nghiệp

Thực chất của phân tích tài chính doanh nghiệp là phân tích các báo cáo tài chính doanh nghiệp Những báo cáo như vậy có thể ñược cung cấp bởi HTTT

kế toán dựa trên máy tính

Cùng với dữ liệu là các báo cáo, các cơng cụ và tỷ lệ này tạo nên một hệ thống phân tích tình hình tài chính doanh nghiệp Hệ thống này cung cấp cho các nhà quản lý nhiều phương thức đo lường sự đúng đắn của một doanh nghiệp

và cho phép tìm ra cách thức để cải thiện tình hình tài chính

- Dự báo tài chính dài hạn

Một doanh nghiệp cần phải dự đốn tài chính và một số vấn đề khác nữa cho các xu hướng kinh tế Các dự đốn thống kê đa dạng cung cấp các kỹ thuật phân tích tạo ra các dự báo kinh tế hoặc dự báo tài chính theo các tình trạng kinh tế địa phương hoặc cả một quốc gia Mức độ dự đốn phụ thuộc vào độ chính xác của dữ liệu về các mơi trường bên ngồi và mơ hình dự đốn được

sử dụng

Thơng tin sử dụng trong dự báo mơi trường tương lai bao gồm mơ tả các hoạt động trong quá khứ của doanh nghiệp, dữ liệu kinh tế hiện tại và dự báo kinh tế trong tương lai

Một hệ thống thơng tin tài chính thơng thường bao gồm cả việc quản lý dịng tiền mặt, lập ngân sách tiền mặt, dự báo tình hình tài chính và lập kế

hoạch tài chính [4]

- Lập kế hoạch tài chính

Hệ thống lập kế hoạch tài chính sử dụng mơ hình lập kế hoạch để đánh giá các hoạt động tài chính dự báo và hiện tại của một doanh nghiệp Chúng hỗ trợ việc xác định nhu cầu về tài chính của một doanh nghiệp và phân tích các phương pháp cung cấp tài chính khác nhau của doanh nghiệp Thơng tin về tình hình kinh tế, hoạt động của doanh nghiệp, dạng nguồn cung cấp tài chính, mức lãi suất và giá cổ phiếu, chứng khốn được dùng để lập kế hoạch tài chính tối ưu cho doanh nghiệp

Ngồi ra cĩ thể kể ra một số ảnh hưởng quan trọng của hệ thống thơng tin quản lý tài chính giúp các doanh nghiệp cĩ được những ưu thế cạnh tranh

mà họ mong muốn như sau:

đầu tư vào hệ thống thông tin tài chắnh sẽ giúp quá trình ựiều hành của doanh nghiệp trở nên hiệu quả hơn Thông qua ựó doanh nghiệp có khả năng cắt giảm chi phắ, tăng chất lượng sản phẩm và hoàn thiện quá trình phân phối sản phẩm và dịch vụ của mình [11]

Hiện nay nhiều nhà máy sản xuất trên thế giới ựã sử dụng công nghệ sản xuất có hỗ trợ của máy tắnh ựể ựiều khiển quá trình sản xuất và kiểm tra chất lượng sản phẩm Việc phân phối sản phẩm cũng như việc chi trả của khách hàng hay về tình hình tài chắnh giữa các vùng khác nhau ựều sử dụng mạng viễn thông Nhờ phương thức ựó doanh nghiệp ựã hoạt ựộng hiệu quả hơn rất nhiều

và ựồng thời cũng giảm chi phắ ở mức lớn nhất có thể

Xây dựng hệ thống thông tin tài chắnh sẽ giúp các doanh nghiệp có ựược

ưu thế cạnh tranh bằng cách xây dựng mối quan hệ chặt chẽ với người mua hàng

và người cung cấp nguyên liệu [4]

Một tác dụng khác của hệ thống thông tin tài chắnh là khuyến khắch các hoạt ựộng sáng tạo trong doanh nghiệp đó là quá trình phát triển sản phẩm mới, dịch vụ mới và các quá trình sản xuất, các hoạt ựộng mới trong doanh nghiệp Việc này có thể tạo ra các cơ hội kinh doanh hoặc các thị trường mới cho doanh nghiệp

Và ựầu tư vào hệ thống thông tin tài chắnh có khả năng tạo ra một số dạng hoạt ựộng mới trong doanh nghiệp như tổ chức ảo, tổ chức theo thỏa thuận, các

tổ chức theo truyền thống với các bộ phận cấu thành ựiện tử, liên kết tổ chức

Như vậy, áp dụng hệ thống thông tin quản lý tài chắnh giúp nhà quản lý có thông tin phù hợp, chắnh xác, kịp thời và tập trung Nhà quản lý sẽ có thêm một công cụ, một cơ hội, giúp nhà quản lý ựiều hành tốt hơn, nhanh chóng ra quyết ựịnh phù hợp và tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực, góp phần tăng lợi nhuận, làm hài lòng khách hàng, cổ ựông [4]

2.1.3.4 Các thành phần của hệ thống thông tin quản lý tài chắnh

Hệ thống thông tin quản lý tài chắnh doanh nghiệp có ba yếu tố cấu thành

là cơ sở dữ liệu, cơ sở mô hình và một hệ thống phần mềm

a) Cơ sở dữ liệu

Cơ sở dữ liệu là một tập hợp có tổ chức của các dữ liệu có liên quan với nhau

Ví dụ như các dữ liệu có liên quan ñến việc quản lý nhân lực, quản lý tài chính, kế toán,…trong một doanh nghiệp Các cơ sở dữ liệu thường ñược quản lý bằng hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu và ñược sử dụng một cách rộng rãi trên cơ sở chia sẻ giữa những người dùng và các chương trình phần mềm ứng dụng khác nhau

Như vậy, cơ sở dữ liệu là những dữ liệu hiện tại hoặc trong quá khứ, ñược tập hợp từ một số các ứng dụng hoặc các nhóm, ñược tổ chức dễ dàng truy cập

từ nhiều ứng dụng khác nhau Hệ quản lý cơ sở dữ liệu hỗ trợ quyết ñịnh bảo ñảm tính toàn vẹn của dữ liệu

b) Cơ sở mô hình

Là một tập các mô hình phân tích và toán học mà người sử dụng có thể truy cập ñể sử dụng dễ dàng Mỗi mô hình là một sự mô tả cho các yếu tố hoặc các mối quan hệ của một hiện tượng nào ñó Mỗi mô hình có thể là một mô hình vật lý, một mô hình toán học hoặc một mô hình ngôn ngữ Mỗi hệ thống thông tin ñược xây dựng cho một tập các mục ñích khác nhau và sẽ tạo ra một tập hợp các mô hình phụ thuộc theo những mục ñích mà nó hướng tới

* Phần mềm bảng tính

Phần mềm bảng tính cung cấp một công cụ ña năng, toàn diện cho các nhà quản lý tài chính Nó cho phép các nhà quản lý phát triển từng phần các bảng hay

các mẫu ñồng bộ Các mẫu này chứa các tiêu ñề và tên của các mục trong bảng tính Các mẫu này cũng chứa các công thức ñược sử dụng ñể tính các tổng cột hay tổng dòng, trung bình dòng hay trung bình cột và các ñại lượng thống kê khác

Phần mềm bảng tính có thể ñược sử dụng mộ cách có hiệu quả cho nhiều chức năng tài chính, không chỉ ñể thực hiện phân tích ngân sách mà còn so sánh nhiều kế hoạch mua sắm tài sản cho doanh nghiệp và thực hiện mô phỏng hiệu quả của các ñiều kiện kinh tế và xã hội ñầy biến ñộng ñối với ngân sách

Quan trọng là việc xác ñịnh ñược kiểu phân tích tài chính mà nhà quản lý muốn thực hiện và cần chắc chắn rằng phần mềm bảng tính mà nhà quản lý hiện

có có khả năng thực hiện nhanh chóng các phân tích ñó

Ví dụ: Nhiều phần mềm bảng tính có khả năng cung cấp cho nhà quản lý hàm “build – in” ñể tính giá trị hiện tại ròng và các hàm thông dụng khác như IRR (tỉ suất hoàn vốn nội bộ của một loạt các giao dịch), hàm ROI (Tỉ lệ lợi tức ñầu tư)

* Phần mềm thống kê và dự báo

Nhiều phân tích tài chính phải thực hiện lập dự báo cho các sự kiện trong tương lai và ñòi hỏi ñến những công cụ thống kê Các công cụ thống kê thường bao gồm các thủ tục như thử giả thuyết, hồi quy, phân tích chuỗi thời gian, trung bình ñộng, bình phương nhỏ nhất…

Cần phân tích kỹ lưỡng nhu cầu ứng dụng trước khi lựa chọn phần mềm

dự báo và thống kê ñể hỗ trợ cho quá trình ra quyết ñịnh ở mức sách lược và chiến lược Phần mềm ñược lựa chọn cần phải có: Các thủ tục hoặc các phương pháp dự báo cần thiết, mô tả các thủ tục và phương pháp ở một mức ñộ phù hợp với trình ñộ về thống kê và dự báo của người sử dụng

Thông dụng hiện nay là một số phần mềm thống kê như: SPSS, MFIT, EVIEW,…Ngoài ra có một số phần mềm ñược thiết kế dành cho người không có nhiều kiến thức về thống kê Chúng thường sử dụng giao diện kiểu thực ñơn và dấu nhắc, cho phép người sử dụng lựa chọn các thủ tục và nhập dữ liệu một các dễ dàng nhưng với tốc ñộ nhập liệu và tốc ñộ ñạt ñến kết quả chậm hơn rất nhiều

* Phần mềm ngôn ngữ truy vấn và sinh báo cáo

Nếu hệ thống quản trị cơ sở dữ liệu có chứa ngôn ngữ truy vấn tin hay sinh báo cáo hoặc cả hai, thì có thể sử dụng các công cụ này ñể rà soát dữ liệu trong khắp cơ sở dữ liệu trong khắp cơ sở dữ liệu nhằm tìm ra những thông tin

có ích cho những câu hỏi ñặc biệt, ñột xuất về quản lý tài chính

Bộ sinh báo cáo (Report Builder) là một công cụ phần mềm cho phép xác ñịnh những mục dữ liệu nào trong một bản ghi cần ñược liệt kê trên một báo cáo và cho phép ñịnh dạng lại báo cáo như mong muốn Nói cách khác, với bộ sinh báo cáo người tiêu dùng có thể thực hiện trích rút dữ liệu từ cơ sở dữ liệu và ñịnh dạng chúng theo một cách sao cho có giá trị sử dụng ñối với họ Tất cả chỉ là ñộng tác chọn thực ñơn và dấu nhắc do phần mềm sinh báo cáo cung cấp

* Các hệ thống kế toán tự ñộng hóa

Các hệ thống kế toán dựa trên máy tính bao gồm phần mềm tác nghiệp ñược

sử dụng ñể cung cấp các hóa ñơn, séc, các báo cáo tài chính hàng tháng và các báo cáo ñịnh kỳ khác cần ñể doanh nghiệp hoạt ñộng ñược Bên cạnh ñó, nhiều hệ thống kế toán tự ñộng hóa có khả năng cung cấp các công cụ phân tích tài chính cần thiết cho các nhà ra quyết ñịnh ở mức sách lược và chiến lược như báo cáo phân tích tài chính của tổ chức với nhiều chỉ tiêu phân tích tài chính cần thiết

* Các hệ thống kiểm toán tự ñộng hóa

Các phầm mềm kiểm toán chung cung cấp khả năng thâm nhập vào các tệp máy tính, cho phép các nhà kiểm toán xử lý dữ liệu ñiện tử, tạo các tệp kiểm toán, trích rút dữ liệu và lấy mẫu dữ liệu, sinh các báo cáo

* Phần mềm phân tích tài chính chuyên dụng

Có nhiều phần mềm phân tích tài chính chuyên nghiệp khác nhau có khả năng cung cấp cho các nhà quản lý các công cụ phân tích và lập tài chính Các sản phẩm phần mềm này thường hạn chế trong một phạm vi ứng dụng nhất ñinh Ví dụ,

có những phần mềm chỉ ñể hỗ trợ các nhà quản lý tài chính trong việc phát triển và phân tích dự toán vốn trong doanh nghiệp, một số phần mềm lại ñược sử dụng ñể trợ giúp các nhà quản lý tài chính quản lý dòng tiền của doanh nghiệp

Với sự trợ giúp của phần mềm IFPS (Interactive Financial Planning System), các nhà quản lý tài chắnh có thể xây dựng các mô hình tài chắnh và xử

lý chúng nhằm mô phỏng các tình huống kinh doanh khác nhau

Có rất nhiều gói phần mềm ựược phát triển ựể giúp các công ty nhỏ quản

lý tiền của mình đối với kinh doanh nhỏ, phần mềm cung cấp khả năng quản lý công nợ phải thu, phải trả và hạn thanh toán, dự báo ngân sách, tiền vốn và thuế, ựánh giá mua, bán, cho thuê, in ấn hóa ựơn, quản lý tài khoản chi phắ và in ra các báo cáo tài chắnh

2.1.4 Cơ sở dữ liệu của hệ thống thông tin quản lý tài chắnh

Chúng ta ựã nói nhiều tới việc sử dụng hệ thống thông tin quản lý tài chắnh như một vũ khắ chiến lược của các doanh nghiệp trong thời ựại bùng nổ thông tin hiện nay Vậy làm thế nào ựể xây dựng ựược một hệ thống thông tin phục vụ ựược kịp thời những mục ựắch của doanh nghiệp? Làm thế nào ựể ta có ựược một hệ thống thông tin tài chắnh hiệu quả? Câu trả lời là phải có cái gốc căn bản của hệ thống thông tin tốt, hay nói cách khác là cơ sở dữ liệu tốt

Nghiên cứu về hệ thống thông tin, một trong những vấn ựề quan trọng cần phân biệt là sự khác biệt giữa hai khái niệm: dữ liệu và thông tin Dữ liệu là sự kiện hay những gì quan sát ựược trong thực tế và chưa hề ựược biến ựổi sửa chữa cho bất cứ một mục ựắch nào khác

Vắ dụ: Doanh nghiệp bán một lô hàng nào ựó sẽ sinh ra rất nhiều dữ liệu

về số lượng hàng hóa bán ra, ựịa ựiểm, thời gian, hình thức thanh toán,Ầ Nếu

dữ liệu ựược coi như những nguyên liệu ban ựầu, thông tin là một sản phẩm hoàn chỉnh thu ựược sau quá trình xử lý dữ liệu đôi khi thuật ngữ dữ liệu và thông tin ựược sử dụng thay thế nhau trong một số trường hợp Tuy vậy, ta cần xác ựịnh rằng thông tin là những dữ liệu ựã ựược xử lý sao cho nó thực sự có ý nghĩa ựối với người sử dụng

2.1.4.1 Tệp và hệ thống tệp dữ liệu

Trước ựây, tất cả những thông tin phục vụ cho những ứng dụng của hệ thống thông tin kế toán, ựược ghi vào sổ sách với thứ tự xác ựịnh ựể giúp những

người sử dụng có khả năng lập báo cáo hoặc các tổng hợp tình hình một cách nhanh nhất có thể

Ngày nay, khi việc sử dụng máy tính ñã trở nên phổ biến, tất cả những dữ liệu này bắt ñầu ñược hệ thống ghi lại và ghi dưới dạng các tệp dữ liệu trong máy tính Các dạng tệp này cùng với một số các chương trình phần mềm trợ giúp, giúp cho người sử dụng có thể ghi dữ liệu không theo thứ tự nhưng vẫn có khả năng tạo báo cáo chính xác và nhanh chóng Hơn nữa, việc tổ chức các tệp một cách khoa học sẽ giúp cho việc tạo các cơ sở dữ liệu và các chương trình phân tích và tổng hợp dữ liệu từ những tệp chứa dữ liệu có sẵn ñó trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn

Theo cách quản lý trước ñây, người ta thường tổ chức các tệp dữ liệu này thành một hệ thống và tạo các mối liên hệ giữa các tệp ñể dễ dàng truy tìm thông tin và tạo báo cáo Hạn chế lớn nhất của cách quản lý này là phức tạp, người làm việc với các tệp này chịu ảnh hưởng rất lớn từ cấu trúc của mỗi tệp, việc thay ñổi cấu trúc mỗi tệp ảnh hưởng ñến nhiều tệp khác [4]

Chính vì những hạn chế này, ngày nay người ta tiến tới thiết kế các cơ sở dữ liệu, chứ không thiết kế các tệp dữ liệu như trước ñây nữa Khác với hệ thống các tệp dữ liệu, các dữ liệu ñược lưu trong nhiều tệp khác nhau, cơ sở dữ liệu chứa tất

cả dữ liệu có liên quan trong một kho dữ liệu duy nhất (xem hình 2.4) Hiện nay, không những chỉ cấu trúc chung của dữ liệu ñược lưu trữ trong một vùng trung tâm

mà cả các mối quan hệ giữa các thành phần cơ sở dữ liệu và các ñường truy cập tới các cấu từ ñó cũng ñược lưu giữ tại một nơi gọi là hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu

2.1.4.2 Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu

Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu có những chức năng chính như sau:

Thiết lập từ ñiển cơ sở dữ liệu: Lưu giữ ñịnh nghĩa về các mối quan hệ trong một từ ñiển dữ liệu Tất cả các chương trình truy cập tới các công việc cần tới dữ liệu gọi tới hệ thống cơ sở dữ liệu quản lý này ñể có các thông tin cần thiết Bất cứ một thay ñổi nào trong các tệp dữ liệu thì lập tức từ ñiển dữ liệu cũng ñược tự ñộng thay ñổi theo

Quản lý việc lưu trữ dữ liệu: Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu còn giúp cho người sử dụng tạo cấu trúc phức tạp cho các dữ liệu lưu trữ Nhờ ñó, ta có thể lập các chương trình liên kết và các chương trình ñiều khiển phân tích và tổng hợp dữ liệu trực tiếp trên cấu trúc vật lý của dữ liệu

Chuyển ñổi và hiển thị thông tin: Dữ liệu ñược lưu lại dưới hai hình thức:

dữ liệu ghi theo dạng logic và dữ liệu ghi theo dạng vật lý Do việc ghi dữ liệu

ña dạng như vậy, nên hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu thực hiện một nhiệm vụ là chuyển những dữ liệu dưới dạng vật lý thành những dữ liệu có tính logic mà người sử dụng cần tới

Bảo ñảm ñộ an toàn của dữ liệu: Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu tạo một

hệ thống bảo mật và thiết lập tính an toàn riêng tư cho các dữ liệu trong cơ sở dữ liệu ñó

Khôi phục lại dữ liệu: Khả năng này cho phép tăng cường tính toàn vẹn

và thích hợp của cơ sở dữ liệu

Giao diện trên cơ sở viễn thông của các cơ sở dữ liệu: Hệ thống quản lý

cơ sở dữ liệu cho phép người dùng truy cập tới các dữ liệu ở bất cứ ñâu trên mạng dữ liệu

2.1.4.3 Thiết kế cơ sở dữ liệu

Thiết kế là một bước khá quan trọng trong quá trình xây dựng một cơ sở

dữ liệu Trong hệ thống quản lý dữ liệu, các công việc chủ yếu ñược thực hiện không chỉ là thu thập dữ liệu, lưu trữ dữ liệu và khôi phục các dữ liệu mà quan trọng là chuyển ñổi dữ liệu ñó thành thông tin

Hệ thống thông tin không phải ñột nhiên xuất hiện mà nó là sản phẩm của một quá trình phát triển từng bước ðể xác ñịnh nhu cầu về dữ liệu mà doanh nghiệp thường xuyên liên hệ và làm việc với nó cùng với những thông tin mà doanh nghiệp thu thập ñược từ những dữ liệu ñó [1]

Do bản chất của thông tin là luôn thay ñổi và luôn biến ñộng, nên nói tới thiết kế hệ thống thông tin, ta cần hình dung ñó là một quá trình không ngừng nghỉ, bước sau coi bước trước là tiền ñề ñể xây dựng và tạo ra một vòng sống

của hệ thống Do tắnh chất ựó của hệ thống thông tin, nên hệ cơ sở dữ liệu phục

vụ nó cũng cần phải ựược ựánh giá và xây dựng trên cơ sở một quá trình liên tục

và cần lưu ý tới chu kỳ sống của cơ sở dữ liệu Như vậy, vấn ựề quan trọng ựầu tiên là hệ thống cơ sở dữ liệu sẽ cung cấp những thông tin gì cho người sử dụng

và nó có phù hợp với yêu cầu của người sử dụng không [17]

2.2 Cơ sở thực tiễn

2.2.1 Các giai ựoạn phát triển của ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức

Từ năm 1950 ựến nay, mô hình quản lý thông tin dao ựộng giữa tập trung

và phân tán

Xử lý thông tin có vẻ như ựi theo con ựường của ựiện thoại đã có thời chỉ một cuộc ựiện thoại ựơn giản cũng phải nhờ ựến một thao tác viên ựã qua ựào tạo Ngày nay người sử dụng ựiện thoại ựã chủ ựộng hơn trong giao dịch Hiếm khi thấy người sử dụng ựiện thoại cần tới thao tác viên Các thủ tục ựiện thoại ựều ựược thực hiện bởi chắnh người sử dụng Trong công nghệ xử lý thông tin cũng vậy Lúc ựầu có rất ắt người có năng lực giao tiếp trực tiếp với máy tắnh Ngày nay, rất nhiều người ựang thực hiện các công việc của mình trên máy tắnh

Theo Rechard Nolan [4] thì có 6 giai ựoạn phát triển hệ thống thông tin quản lý trong các tổ chức:

Giai ựoạn 1: Giai ựoạn khởi ựầu (Intiation)

Máy tắnh ựược ựưa vào tổ chức Công việc xử lý dữ liệu ựược thực hiện bởi cán bộ trông coi máy tắnh + cán bộ lập trình + nhân viên nhập dữ liệu Xử lý

dữ liệu thường gắn liền với những nghiệp vụ ựược xác ựịnh rõ ràng, lao ựộng giản ựơn, nặng nhọc, lặp lại Những bài toán trong kế toán tài chắnh thường ựược áp dụng ựầu tiên Người sử dụng không có khái niệm gì về cái mà họ chờ ựợi và cũng chẳng có cái gì ựể thất vọng Có thể nói ựây là thời kỳ Ộngười mù dẫn ựường người mùỢ

Giai ựoạn 2: Giai ựoạn lan rộng (Contagion)

Các thao tác ựể xử lý dữ liệu ựã trở thành dễ dàng hơn và dễ tiếp cận hơn, người sử dụng ựã thấy hứng thú hơn với công nghệ mới Nhu cầu sử dụng máy