Hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty tnhh đầu tư và sản xuất minh anh

Hệ thống kiểm soát nội bộ của một doanh nghiệp được hình thành như công cụ để thực hiện chức năng kiểm soát của các nhà quản lý.. Khái niệm kiểm soát nội bộ lúc này được sử dụng trong cá

HỌC VIỆN NÔNG NGHIỆP VIỆT NAM

Người hướng dẫn khoa học PGS.TS Đỗ Văn Viện

NHÀ XUẤT BẢN HỌC VIỆN NÔNG NGHIỆP - 2018

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của chính bản thân tôi Toàn bộ

số liệu và kết quả nghiên cứu trong khóa luận này là hoàn toàn trung thực và chưa từng được sử dụng trong bất kể một luận văn, một khóa luận được sử dụng để bảo vệ bất kỳ một học hàm, học vị nào

Tôi xin cam đoan rằng mọi sự giúp đỡ cho việc thực hiện khóa luận này đã được cảm ơn và các thông tin trích dẫn trong khóa luận đều được ghi rõ nguồn gốc

Hà Nội, ngày tháng năm 2018

Tác giả luận văn

Bùi Hoàng Phúc

LỜI CẢM ƠN

Trong suốt thời gian học tập, nghiên cứu và hoàn thành luận văn, tôi đã nhận được

sự hướng dẫn, chỉ bảo tận tình của các thầy cô giáo, sự giúp đỡ, động viên của bạn bè, đồng nghiệp và gia đình

Nhân dịp hoàn thành luận văn, cho phép tôi được bày tỏ lòng kính trọng và biết

ơn sâu sắc tới PGS.TS Đỗ Văn Viện đã tận tình hướng dẫn, dành nhiều công sức, thời gian và tạo điều kiện cho tôi trong suốt quá trình học tập và thực hiện đề tài

Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành tới Ban Giám đốc, Ban Quản lý đào tạo, Bộ môn , Khoa Kế toán và Quản trị kinh doanh - Học viện Nông nghiệp Việt Nam đã tận tình giúp đỡ tôi trong quá trình học tập, thực hiện đề tài và hoàn thành luận văn

Tôi xin chân thành cảm ơn tập thể lãnh đạo, cán bộ viên chức (cơ quan nơi thực hiện đề tài) đã giúp đỡ và tạo điều kiện cho tôi trong suốt quá trình thực hiện đề tài Xin chân thành cảm ơn gia đình, người thân, bạn bè, đồng nghiệp đã tạo mọi điều kiện thuận lợi và giúp đỡ tôi về mọi mặt, động viên khuyến khích tôi hoàn thành luận văn./

Hà Nội, ngày tháng năm 2018

Tác giả luận văn

Bùi Hoàng Phúc

MỤC LỤC

Lời cam đoan i

Lời cảm ơn ii

Mục lục iii

Danh mục chữ viết tắt vi

Dang mục bảng vii

Danh mục sơ đồ viii

Trích yếu luận văn ix

Thesis abstract xi

Phần 1 Mở đầu 1

1.1 Tính cấp thiết của đề tài 1

1.2 Mục đích nghiên cứu 2

1.2.1 Mục tiêu chung 2

1.2.2 Mục tiêu cụ thể 2

1.3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2

1.3.1 Đối tượng nghiên cứu 2

1.3.2 Phạm vi nghiên cứu 2

Phần 2 Cơ sở lý luận và thực tiễn của hệ thống kiểm soát nội bộ doanh nghiệp 3

2.1 Cơ sở lý luận 3

2.1.1 Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ 3

2.1.2 Vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ 5

2.1.3 Các bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ 6

2.1.4 Thiết kế và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ 18

2.2 Cơ sở thực tiễn 24

2.2.1 Kinh nghiệm kiếm soát nội bộ hiệu quả của DN các nước trên thế giới 24

2.2.2 Kinh nghiệm kiếm soát nội bộ hiệu quả của DN tại Việt Nam 24

2.2.3 Bài học kinh nghiệm về kiếm soát nội bộ hiệu quả cho Công ty TNHH đầu tư và sản xuất Minh Anh 25

2.3 Một số công trình nghiên cứu liên quan 25

Phần 3 Đặc điểm địa bàn và phương pháp nghiên cứu 27

3.1 Đặc điểm địa bàn nghiên cứu 27

3.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty TNHH đầu tư sản xuất Minh Anh 27

3.1.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý 28

3.1.3 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty TNHH đầu tư và sản xuất Minh Anh 32

3.2 Phương pháp nghiên cứu 33

3.2.1 Phương pháp thu thu thập số liệu 33

3.2.2 Phương pháp xử lý số liệu 34

3.2.3 Phương pháp phân tích, đánh giá 35

Phần 4 Kết quả và thảo luận 36

4.1 Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty TNHH đầu tư và sản xuất Minh Anh 36

4.1.1 Thực trạng về môi trường kiểm soát 36

4.1.2 Thực trạng hoạt động kiểm soát tại Công ty TNHH đầu tư và sản xuất Minh Anh 46

4.1.3 Thực trạng hoạt động thông tin và truyền thông 55

4.1.4 Thực trạng hoạt động đánh giá rủi ro 60

4.1.5 Thực trạng hoạt động giám sát 61

4.2 Đánh giá chung hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty TNHH đầu tư và sản xuất Minh Anh 62

4.2.1 Kết quả đạt được 62

4.2.2 Những hạn chế tồn tại 67

4.2.3 Nguyên nhân của những hạn chế tồn tại 74

4.3 Định hướng và giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty tnhh đầu tư và sản xuất minh anh đến năm 2022 75

4.3.1 Định hướng phát triển công ty và định hướng hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty 75

4.3.2 Mục tiêu 77

4.3.3 Giải pháp hoàn thiện Hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH đầu tư và sản xuất Minh Anh đến năm 2022 77

4.3.2 Hoàn thiện hoạt động kiểm soát 82

4.3.3 Hoàn thiện hệ thống thông tin và truyền thông 90

4.3.4 Hoàn thiện hoạt động đánh giá rủi ro 92

4.3.5 Hoàn thiện hoạt động giám sát 95

Phần 5 Kết luận và kiến nghị 97

5.1 Kết luận 97

5.2 Kiến nghị 98

Tài liệu tham khảo 100

Phụ lục 102

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

DANG MỤC BẢNG

Bảng 3.1 Tình hình tài chính của công ty TNHH đầu tư và sản xuấtMinh Anh 2015 -

2017 33

Bảng 4.1 Tổng hợp kết quả điều tra về đặc thù quản lý 38

Bảng 4.2 Tổng hợp kết quả điều tra chính sách nhân sự 42

Bảng 4.3 Tổng hợp kết quả điều tra công tác kế hoạch 45

Bảng 4.4 Tổng hợp kết quả điều traHội đồng Quản trị và Ủy ban Kiểm toán 45

Bảng 4.5 Tổng hợp kết quả điều tra về một số hoạt động kiểm soát cơ bản 46

Bảng 4.6 Quy trình tuyển dụng 53

Bảng 4.7 Tổng hợp kết quả điều tra về hệ thống thông tin và truyền thông 56

Bảng 4.8 Tổng hợp kết quả điều tra về hoạt động giám sát 62

Bảng 4.9 Tổng hợp kết quả điều tra Công tác kế hoạch 69

Bảng 4.10 Tổng hợp kết quả điều tra hoạt động giám sát 73

Bảng 4.11 Đề xuất quy trình tuyển dụng tại Công ty 86

Bảng 4.12 Qui trình đánh giá công việc 88

DANH MỤC SƠ ĐỒ

Sơ đồ 3.1 Cơ cấu tổ chức Công ty TNHH đầu tư thương mại Minh Anh 28

Sơ đồ 3.2 Hoạt động mua hàng 48

Sơ đồ 4.1 Cơ cấu tổ chức đề xuất đối với Công ty 79

TRÍCH YẾU LUẬN VĂN

Tên tác giả:Bùi Hoàng Phúc

Tên luận văn: “Hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH đầu tư và sản xuất

- Định hướng và đề xuất giải pháp hoàn thiện hệ thống KSNB cho Công ty TNHH đầu tư và sản xuất Minh Anh những năm tới

Phương pháp nghiên cứu

Đề tài đã sử dụng các phương phá nghiên cứu sau: Phương pháp thu thập số liệu gồm thu thập số liệu thứ cấp, thu thập số liệu sơ cấp; phương pháp xử lý số liệu; phương pháp phân tích, đánh giágồm phương pháp thống kê mô tả, phương pháp so sánh, phương pháp phân tích chi tiết

Kết quả chính và kết luận

Hệ thống hoá và làm sáng tỏ những vấn đề lý luận cơ bản về hệ thống kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp Phân tích các quan điểm khác nhau về hệ thống kiểm soát nội bộ, từ đó tổng quát đưa ra mô hình tổ chức hệ thống KSNB làm khung lý thuyết nghiên cứu hệ thống KSNB tại Công ty TNHH đầu tư và sản xuất Minh Anh

Luận văn trình bày cụ thể thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ bộ tại Công ty TNHH đầu tư và sẩn xuất Minh Anh Từ đó tiến hành phân tích, đánh giá rút ra được những ưu điểm và những tồn tại cơ bản mà doanh nghiệp cần khắc phục và hoàn thiện nhằm đảo bảo các mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ

Luận văn đã nêu được đặc điểm chung về sản xuất kinh doanh, công tác quản lý cũng như những thuận lợi và khó khăn thuộc về môi trường kinh doanh có ảnh hưởng đến việc thiết kế và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ trong Công ty TNHH đầu tư và sản xuất Minh Anh

Luận văn đã tìm ra nguyên nhân của các tồn tại về hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH đầu tư và sẩn xuất Minh Anhlàm cơ sở cho việc đưa ra các nội dung hoàn thiện

Luận văn đã nêu lên phương hướng và sự cần thiết hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong Công ty TNHH đầu tư và sản xuất Minh Anh

Luận văn đã đưa ra các nội dung hoàn thiện cụ thể về hệ thống kiểm soát nội bộ theo từng yếu tố cấu thành HTKSNB tại Công ty TNHH đầu tư và sản xuất Minh Anh

Luận văn cũng đưa ra được các điều kiện cơ bản về phía Nhà nước, các cơ quan chức năng nhằm tạo những tiền đề, cơ sở giúp cho những nội dung hoàn thiện có thể áp dụng vào thực tế, từ đó góp phần nâng cao hiệu quả công tác quản lý, hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp

THESIS ABSTRACT

Master candidate: Bui Hoang Phuc

Thesis title: Internal control system at Minh Anh investment and production limited

liability company

Educational organization: Vietnam National University of Agriculture (VNUA)

Orientate and propose solutions to improve the internal control systemat Minh Anh investment and production limited liability company in the next years

Materials and Methods

Topics used the following research methods: Methods of data collection includesecondary data collection, primary data collection; method of data processing;method of analysis and evaluation includemethod of descriptive statistics, comparative method;method of detailed analysis

Main findings and conclusions

Codified and clarified basic theoretical issues about internal control systems in enterprises Analyze different views of the internal control system, from which give the model of the internal control system as the framework for studying the system of the internal control system at Minh Anh Investment and Production Company Limited

The thesis has presented specifically the state of the internal control system at Minh Anh Investment and Production Co., Ltd From there, it has analyzed and evaluated the advantages and the basic shortcomings that enterprises needed to overcome and perfect in order to affect the objectives of the internal control system

The thesis has presented the general characteristics of production, business and management as well as the advantages and disadvantages of the business environment which affect the design and operation of the internal control system in the Cong Minh Anh Investment and Production Co., Ltd

The thesis has found the causes of the shortcomings of the internal control system at Minh Anh Investment and Production Co., Ltd as the basis for the content of the completion

The thesis has pointed out the direction and the need to improve the internal control system in Minh Anh Investment and Production Company Limited

The thesis has put forward specific contents on the internal control system according to each element of the FSSP at Minh Anh Investment and Production Company Limited

The dissertation also has set out the basic conditions for the State and the functional agencies to create the basics and bases for the perfect content can be applied

in practice, thereby it has contributed to the improve the effectiveness of management and business efficiency of enterprises

PHẦN 1 MỞ ĐẦU

1.1 TÍNH CẤP THIẾT CỦA ĐỀ TÀI

Hiện nay, với sự cạnh tranh khốc liệt trên thị trường toàn cầu, áp lực suy thoái và những khó khăn nhiều chiều từ nền kinh tế, các doanh nghiệp (DN) ngày càng quan tâm nhiều hơn đến hệthống kiểm soát nội bộ (KSNB) nhằm giúp tổ chức hạn chế những sự cố, mất mát, thiệt hại, và tăng hiệu quả hoạt động của tổ chức

Đối với DN, hệ thống KSNB là phương sách quản lý hữu hiệu của các nhà quản lý DN Hệ thống này bao gồm các chính sách và thủ tục kiểm soát được thiết kế nhằm đảm bảo cho DN đạt được các mục tiêu của mình Trong thời kỳ hiện đại, vai trò của hệ thống KSNB không chỉ dừng lại ở việc đảm bảo mà còn

mở rộng sang cả vai trò hỗ trợ và tạo giá trị gia tăng cho DN Hệ thống KSNB có ảnh hưởng tới lòng tin của các nhà đầu tư về sự tồn tại và phát triển của DN

Công ty TNHH đầu tư và sản xuất Minh Anhlà doanh nghiệp được thành lập năm 2009, chuyên phân phối, cung ứng, buôn bán bình nước nóng ARISTON, hàng gia dụng BLUESTONE cho các đại lý cấp 1 và hệ thống các siêu thị uy tín tại Việt Nam như: Trần Anh, Mediamart, Nguyễn Kim, HC, Pico, Vinmax, Vincom, Vinpro… Tuy mới được thành lập nhưng Công ty luôn có tốc

độ phát triển nhanh qua các năm: Nếu doanh thu năm 2010 chỉ mới đạt 30 tỷ VNĐ thì đến 2013 đã tăng lên 50 tỷ VNĐ và đến năm 2016 đạt 100 tỷ VNĐ Việc tăng trưởng nhanh đối với một công ty nhỏ mới được thành lập luôn chứa đựng nhiều yếu tố rủi ro Do đó, đối với công ty Minh Anh, vấn đề an toàn trong hoạt động luôn được đặt lên hàng đầu Hệ thống KSNB tại công ty đã được xây dựng và tăng cường và bước đầu đã có vai trò hạn chế và ngăn ngừa rủi ro; ngăn chặn sớm các gian lận, trộm cắp, tham nhũng, lợi dụng nguồn lực của DN; tạo nên được sự minh bạch và hiệu quả trong công tác quản lý điều hành

Từ thực tế đó, tôi lựa chọn nghiên cứu đề tài “ Hoàn thiện hệ thống kiểm

soát nội bộ tại Công ty TNHH đầu tư và sản xuất Minh Anh”làm nội dung

nghiên cứu cho luận văn tốt nghiệp Thạc sĩ chuyên ngành kế toán

1.2 MỤC ĐÍCH NGHIÊN CỨU

1.2.1 Mục tiêu chung

Phân tích, đánh giá thực trạng HTKSNB tại công ty TNHH đầu tư và sản xuất Minh Anh ; Phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến HTKSNB tại công ty những năm gần đây Từ đó đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống KSNB cho công

- Định hướng và đề xuất giải pháp hoàn thiện hệ thống KSNB cho công

ty TNHH đầu tư và sản xuất Minh Anhđến năm 2022

1.3 ĐỐI TƢỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU

1.3.1 Đối tƣợng nghiên cứu

- Những lý luận và thực tiễn liên quan đến hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty

1.3.2 Phạm vi nghiên cứu

- Về nội dung: các vấn đề liên quan đến HTKSNB tại doanh nghiệp và các giải pháp nhằm hoàn thiện HTKSNB tại công ty TNHH đầu tư và sản xuất Minh Anh

- Về không gian: nghiên cứu được thực hiện tại công ty TNHH đầu tư và sản xuất Minh Anh

- Về thời gian

+ Số liệuphục vụ nghiên cứu được thu thập trong 3 năm 2015-2017 Số liệu điều tháng 12/2017

+ Thời gian làm đề tài: 3/ 2017 đến 5/2018

+ Cácgiải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống KSNB cho công ty đến năm 2022

PHẦN 2 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN CỦA HỆ THỐNG

KIỂM SOÁT NỘI BỘ DOANH NGHIỆP 2.1 CƠ SỞ LÝ LUẬN

2.1.1 Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ

Mọi hoạt động trong đó có hoạt động kiểm soát xuất hiện trong thực tế đều là kết quả của nhu cầu nảy sinh khi một người bất kỳ ngồi lại và kiểm tra cái anh ta đã làm Khi đó, anh ta tự hỏi mình đã làm một việc như thế nào và nếu lại làm việc đó thì có thể làm tốt hơn ra sao Khi có một người thứ hai liên quan đến nữa, chức năng đó được mở rộng thêm ra vì có thẩm tra hoạt động của người thứ hai đó Trong một doanh nghiệp, khối lượng các nghiệp vụ nhiều và phức tạp nên người chủ sở hữu hay người quản lý cấp cao thực tế không dễ dàng tiếp xúc với các nghiệp vụ đó để kiểm tra hiệu quả của các hoạt động một cách vừa ý được

Với tính đa dạng của các loại hình doanh nghiệp như hiện nay, chủ sở hữu

có nhiều cách thức để đảm bảo tính hiệu lực và hiệu quả của doanh nghiệp Ví

dụ, với loại hình công ty cổ phần (loại hình doanh nghiệp phổ biến), Đại hội đồng cổ đông bầu ra Hội đồng quản trị để thay mặt cho các cổ đông để quyết định các vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của công ty Đối với công ty

cổ phần có trên 11 thành viên phải có Ban kiểm soát để kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp trong điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty

Người quản lý được chủ sở hữu giao cho việc quản lý khối tài sản đảm bảo mục tiêu đảm bảo tính hiệu lực và hiệu quả thông qua bàn tay vô hình trong quản lý Tính hiệu lực trong quản lý đó là việc đảm bảo những phương hướng, mục tiêu, nguyên tắc, quy trình, thủ tục đã được đặt ra bởi nhà quản lý thì phải được chấp hành Tính hiệu quả đó là việc các chi phí bỏ ra thì phải đem lại kết quả cao nhất Hệ thống kiểm soát nội bộ của một doanh nghiệp được hình thành như công cụ để thực hiện chức năng kiểm soát của các nhà quản lý

Lịch sử cũng đã từng chứng kiến sự sụp đổ của hàng loạt các công ty cổ phần có niêm yết ở Hoa Kỳ như Ngân hàng Continental Illinois National Bank & Trust Co (1984); Công ty Dầu khí Texaco Inc (1987); Tập đoàn Tài chính Financial Corp of America (1988),… Điều này đã cho thấy vai trò quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp

Có nhiều quan điểm khác nhau đã được đưa ra về Hệ thống kiểm soát nội

bộ Năm 1929, Cục Dự trữ Liên bang Hoa Kỳ (Federal Reserve Bulletin) lần đầu

tiên đưa ra khái niệm về kiểm soát nội bộ và chính thức công nhận vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp Khái niệm kiểm soát nội bộ lúc này được sử dụng trong các tài liệu kiểm toán và được hiểu đơn giản như là một biện pháp giúp cho việc: bảo vệ tiền không bị các nhân viên gian lận, bảo vệ tài sản không bị thất thoát, ghi chép kế toán chính xác, tuân thủ chính sách của nhà quản

lý và nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp

Với sự sụp đổ hàng loạt của các tập đoàn lớn do ảnh hưởng của quy mô các gian lận gây thiệt hại cho nền kinh tế, nhiều Ủy ban ra đời để khảo sát và tìm cách khắc phục, ngăn chặn các gian lận Ủy ban quốc gia về phòng chống gian lận báo cáo tài chính Treadway Commission (National Commission on Financial Reporting) được thành lập vào năm 1985 với mục tiêu hoạt động cơ bản là xác định các yếu tố gian lận trên báo cáo tài chính và đưa ra các đề xuất để giảm thiểu phạm vi ảnh hưởng của các gian lận đó đến kết xuất thông tin

Ủy ban các tổ chức đồng bảo trợ (COSO) là một Ủy ban gồm nhiều tổ chức nghề nghiệp nhằm hỗ trợ cho Ủy ban Treadway như: Hiệp hội kế toán viên công chứng Hoa Kỳ (AICPA), Hội Kế toán Hoa Kỳ (AAA), Hiệp hội các nhà quản trị tài chính (FEI), Hiệp hội kiểm toán viên nội bộ (IIA) và Hiệp hội kế toán viên quản trị (IMA) Năm 1992, COSO đã đưa ra Báo cáo COSO về kiểm soát

nội bộ trong đó nêu rõ “Hệ thống kiểm soát nội bộ là một quá trình bị chi phối

bởi ban giám đốc, nhà quản lý và các nhân viên của đơn vị, được thiết kế để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu về sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động, mục tiêu về sự tin cậy của báo cáo tài chính, mục tiêu về

sự tuân thủ các luật lệ và quy định”

Hệ thống lý luận về kiểm soát nội bộ ở Việt Nam gắn liền với sự ra đời và phát triển của hoạt động kiểm toán độc lập của Việt Nam Theo chuẩn mực kiểm toán VSA 400 “Đánh giá rủi ro và kiểm soát nội bộ” đã đưa ra định nghĩa về Hệ thống kiểm soát nội bộ như sau: “Kiểm soát nội bộ là các quy định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm bảo đảm cho đơn

vị tuân thủ pháp luật và các quy định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị”

Mặc dù có nhiều quan điểm khác nhau về hệ thống kiểm soát nội bộ nhưng có thể thấy rằng quan điểm của Báo cáo COSO là đầy đủ và có hệ thống nhất, Báo cáo COSO tạo lập một cơ sở lý thuyết rất cơ bản về kiểm soát nội bộ

2.1.2 Vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ

“Kiểm soát nội bộ là một quá trình”: tức là khẳng định kiểm soát nội bộ không phải là một sự kiện hay tình huống mà là một chuỗi các hoạt động hiện diện rộng khắp trong doanh nghiệp Kiểm soát nội bộ tỏ ra hữu hiệu nhất khi nó được xây dựng như một phần cơ bản trong hoạt động của doanh nghiệp chứ không phải là một sự bổ sung cho các hoạt động của doanh nghiệp hoặc là một gánh nặng bị áp đặt bởi các cơ quan quản lý hay thủ tục hành chính Kiểm soát nội bộ phải là một bộ phận giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu của mình

“Kiểm soát nội bộ bị chi phối bởi con người trong doanh nghiệp” (bao gồm ban giám đốc, nhà quản lý và các nhân viên) Con người đặt ra mục tiêu và đưa cơ chế kiểm soát vào vận hành hướng tới các mục tiêu đã định Ngược lại, kiểm soát nội bộ cũng tác động đến hành vi của con người Mỗi cá nhân có một khả năng, suy nghĩ và ưu tiên khác nhau khi làm việc và họ không phải luôn luôn hiểu rõ nhiệm vụ của mình cũng như trao đổi và hành động một cách nhất quán Kiểm soát nội bộ sẽ tạo ra ý thức kiểm soát ở mỗi cá nhân và hướng các hoạt động của họ đến mục tiêu chung của tổ chức

“Đảm bảo hợp lý”: kiểm soát nội bộ chỉ có thể cung cấp một sự đảm bảo hợp lý cho ban giám đốc và nhà quản lý việc đạt được các mục tiêu của đơn vị Điều này là do những hạn chế tiềm tàng trong hệ thống kiểm soát nội bộ như: sai lầm của con người, sự thông đồng của các cá nhân, sự lạm quyền của nhà quản lý

và do mối quan hệ giữa lợi ích và chi phí của việc thiết lập nên hệ thống kiểm soát nội bộ

“Các mục tiêu”: mỗi đơn vị đặt ra mục tiêu mà mình cần đạt tới bao gồm:

Thứ nhất là nhóm mục tiêu về hoạt động: nhấn mạnh đến sự hiệu lực và

hiệu quả của việc sử dụng các nguồn lực

Thứ hai là nhóm mục tiêu về báo cáo tài chính: đơn vị phải đảm bảo tính

trung thực và đáng tin cậy của báo cáo tài chính mà mình cung cấp

Thứ ba là nhóm mục tiêu về sự tuân thủ: đơn vị phải tuân thủ các luật lệ

và quy định

Sự phân chia các nhóm mục tiêu như trên chỉ có tính tương đối vì một mục tiêu cụ thể có thể liên quan đến 2 hoặc 3 nhóm trên Sự phân chia này chủ yếu dựa vào sự quan tâm của các nhóm đối tượng khác nhau đối với hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị; nhóm mục tiêu về hoạt động xuất phát từ yêu cầu

của cổ đông, nhà đầu tư vả chủ nợ; nhóm mục tiêu về sự tuân thủ xuất phát từ yêu cầu của các cơ quan quản lý

2.1.3 Các bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ

2.1.3.1 Môi trường kiểm soát

Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ các nhân tố bên trong và bên ngoài đơn vị tác động đến việc thiết kế và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp Bởi vậy, môi trường kiểm soát đóng vai trò là nhân tố nền tảng trong hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp

Tính hiệu quả của hoạt động kiểm tra kiểm soát trong các hoạt động của một tổ chức phụ thuộc chủ yếu vào các nhà quản lý của doanh nghiệp đó Nếu các nhà quản lý cho rằng công tác kiểm soát là quan trọng và không thể thiếu được đối với mọi hoạt động của đơn vị thì mọi thành viên của đơn vị đó sẽ có nhận thức đúng đắn về hoạt động kiểm tra kiểm soát và tuân thủ mọi quy định cũng như chế độ đề ra Ngược lại, nếu hoạt động kiểm tra kiểm soát bị coi nhẹ từ phía các nhà quản lý thì chắc chắn các quy chế về kiểm soát nội bộ sẽ không được vận hành một cách hiệu quả bởi các thành viên của doanh nghiệp

Môi trường bên trong

Nhân tố bên trong bao gồm: đặc thù về quản lý, cơ cấu tổ chức, chính sách nhân sự, công tác kế hoạch, ủy ban kiểm soát Môi trường bên ngoài, ví dụ như chính sách của nhà nước, luật pháp…

Thứ nhất, các đặc thù về quản lý

Các quan điểm điều hành sẽ ảnh hưởng trực tiếp tới chính sách, chế độ, các quy định và các thức tổ chức kiểm tra, kiểm soát trong doanh nghiệp Bởi vì chính các nhà quản lý và đặc biệt là các nhà quản lý cấp cao nhất sẽ phê chuẩn các quyết định, chính sách và thủ tục kiểm soát tại doanh nghiệp

Triết lý về quản lý thể hiện qua quan điểm và nhận thức của nhà quản lý Phong cách điều hành thể hiện qua cá tính, tư cách và thái độ của nhà quản lý khi điều hành doanh nghiệp Một số nhà quản lý rất quan tâm đến việc báo cáo lợi nhuận và chú trọng đến việc hoàn thành vượt mức kế hoạch Họ hài lòng với hoạt động kinh doanh có mức rủi ro cao nhưng thu được nhiều lợi nhuận Ngược lại, một số nhà quản lý không thích mạo hiểm Trong điều hành doanh nghiệp, một

số nhà quản lý muốn phân chia quyền lực cho nhân viên, một số khác thì lại

không như thế

Để đánh giá về các đặc thù về quản lý, người ta thường dựa vào các tiêu chí như: mức độ rủi ro kinh doanh mà nhà quản lý có thể chấp nhận (Mạo hiểm hay thận trọng); sự tiếp xúc giữa nhà quản trị cấp cao và người quản lý điều hành, đặc biệt trong điều kiện cách trở về không gian; thái độ và hành động đối với việc lập báo cáo tài chính bao gồm những khuynh hướng khác nhau trong kế toán, áp dụng những nguyên tắc kế toán, mức độ khai báo thông tin trên báo cáo tài chính và kể cả quan điểm về việc gian lận và giả mạo chứng từ sổ sách

Thứ hai, cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức được xây dựng hợp lý trong doanh nghiệp sẽ góp phần tạo

ra môi trường kiểm soát tốt Cơ cấu tổ chức hợp lý đảm bảo một hệ thống xuyên suốt từ trên xuống dưới trong việc ban hành các quyết định, triển khai các quyết định cũng như kiểm tra, giam sát việc thực hiện các quyết định đó trong doanh nghiệp Một cơ cấu tổ chức hợp lý còn góp phần ngăn ngừa có hiệu quả các hành

vi gian lận và sai sót trong hoạt động tài chính kế toán của doanh nghiệp

Để đánh giá về cơ cấu tổ chức, cần dựa vào các tiêu chí: sự thích hợp của

cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp và khả năng cung cấp các thông tin cần thiết của nhà quản lý; mức độ phù hợp giữa trách nhiệm theo cơ cấu tổ chức với nhận thức của những người quản lý về nhiệm vụ đó; khả năng đáp ứng về kiến thức, kinh nghiệm đối với nhiệm vụ được giao của các nhà quản lý;

Khi đánh giá về chính sách nhân sự, cần dựa vào các tiêu chí: chính sách

và thủ tục cho việc tuyển dụng, huấn luyện, đề bạt và trợ cấp phù hợp cho nhân viên; có biện pháp điều chỉnh thích hợp cho sự khác biệt giữa chính sách nhân sự

với các chính sách và thủ tục kinh doanh; cần kiểm tra và lựa chọn các ứng viên

có trình độ, năng lực và kinh nghiệm phù hợp; mức độ phù hợp giữa sự duy trì nhân viên, tiêu chuẩn đề bạt, kỹ thuật đánh giá khả năng làm việc, mối quan hệ

về nguyên tắc đạo đức và các hành vi khác

Thứ tư, công tác kế hoạch

Hệ thống kế hoạch và dự toán bao gồm các kế hoạch sản xuất, tiêu thụ, thu chi quỹ, kế hoạch hay dự toán đầu tư, sửa chữa tài sản cố định, đặc biệt là kế hoạch tài chính gồm ước tính cân đối tình hình tài chính, kết quả hoạt động và sự luân chuyển tiền trong tương lai là những nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát Nếu việc lập kế hoạch và thực hiện kế hoạch được tiến hành khoa học

và nghiêm túc thì hệ thống kế hoạch và dự toán sẽ trở thành công cụ kiểm soát hữu hiệu Vì vậy, trong thực tế các nhà quản lý thường quan tâm xem xét tiến độ thực hiện kế hoạch, theo dõi những nhân tố ảnh hưởng đến kế hoạch đã lập nhằm phát hiện ra những vấn đề bất thường và xử lý điều chỉnh kịp thời

Thứ năm, Hội đồng Quản trị và Ủy ban Kiểm toán

Hội đồng Quản trị và Ủy ban Kiểm toán là những thành viên có kinh nghiệm, uy tín trong doanh nghiệp Ủy ban kiểm toán trực thuộc Hội đồng quản trị, gồm những thành viên trong và ngoài Hội đồng quản trị nhưng không tham gia vào việc điều hành doanh nghiệp

Ủy ban kiểm toán có thể có những đóng góp quan trọng cho việc thực hiện các mục tiêu của doanh nghiệp thông qua việc kiểm tra các hoạt động tuân thủ luật pháp, giám sát việc lập báo cáo tài chính

Khi đánh giá cần xét đến các tiêu chí sau: tồn tại độc lập đối với Ban giám đốc; các cuộc họp thường xuyên và không thường xuyên với các bộ phận liên quan như Phòng Tài chính, phòng kế toán, kiểm toán viên nội bộ và kiểm toán viên độc lâp; sự đầy đủ và kịp thời của các thông tin được cung cấp đến Hội đồng quản trị và của Ủy ban kiểm toán để giám sát các mục tiêu và chiến lược của nhà quản lý; kết quả hoạt động và tình hình tài chính của doanh nghiệp; điều khoản của các hợp đồng quan trọng; sự đầy đủ và kịp thời của báo cáo đến Hội đồng quản trị và Ủy ban kiểm toán về các thông tin “nhạy cảm”, việc điều tra và xử lý

Ở Việt Nam, Luật doanh nghiệp quy định một số loại hình công ty phải có Ban kiểm soát trực thuộc Đại hội đồng cổ đông và đóng vai trò tương tự như Ủy ban Kiểm toán

Môi trường bên ngoài

Mỗi tổ chức cùng các nguồn lực của mình vận hành trong một môi trường hết sức phức tạp là vì có nhiều nhân tố gây tác dụng của môi trường Những nhân

tố đó có thể thuộc về kinh tế, cạnh tranh, công nghệ, chính trị và xã hội

Thứ nhất, nhân tố kinh tế

Một bộ phận lớn của môi trường có liên quan đến nhiều nhân tố kinh tế khác nhau Trước hết là mọi mặt của hiện trạng kinh tế chịu ảnh hưởng của tình hình thế giới, đất nước và các vùng lãnh thổ Trong khuôn khổ đó, có những nhân tố đặc thù có liên quan đến sản phẩm và dịch vụ của một công ty nhất định

Ai dùng sản phẩm và vì sao? “Cầu” đối với các nhu cầu khác mạnh như thế nào?

Ở đâu có người tiêu thụ sản phẩm? Họ có khả năng mua sản phẩm như thế nào? Mặt khác, sau đó có những nhân tố liên quan đến “cung” sản phẩm, dịch vụ Ở đâu có vật liệu và dịch vụ cần thiết để làm ra sản phẩm nói trên và các vật liệu cũng như dịch vụ này có dễ kiếm không? Loại phương tiện máy móc thiết bị sản nào để sản xuất và loại dây chuyền nào cần đến? Những yêu cầu gì về vốn?

Thứ hai, nhân tố cạnh tranh

Cùng với các khía cạnh kinh tế vừa đề cập là tình hình cạnh tranh hiện taị

Ai là đối thủ cạnh tranh? Số lượng đối thủ này? Họ có quan hệ với công ty nhiều hay it? Các thế mạnh cạnh tranh của họ là gì? Những nhân tố đó kết hợp lại để xác định tính chất của môi trường cạnh tranh ảnh hưởng đến ngành kinh doanh nói chung và trực tếp đến từng doanh nghiệp Quan hệ cạnh tranh thường có nhiều quy mô

Thứ ba, nhân tố công nghệ

Tất cả các doanh nghiệp, do bản chất loại hình kinh doanh của họ và ngành kinh doanh họ hoạt động đều phụ thuộc vào nhân tố công nghệ theo cách thức riêng của họ

Đằng sau luật pháp hiện hành là lực lượng xã hội được biểu lộ thông qua quá trình chính trị và sau đó trong một số trường hợp là sự hiệu lực hóa luật pháp Thái độ và quan điểm của xã hội cũng tạo ra sức mạnh quan trọng thuộc môi trường Cho nên ngày càng đòi hỏi các tổ chức kinh doanh phải có trách nhiệm xã hội cao hơn

2.1.3.2 Đánh giá rủi ro

Trên cơ sở môi trường kiểm soát thực tế với các yếu tố nội tại cũng như bên ngoài, doanh nghiệp cần phân tích và đánh giá những rủi ro ảnh hưởng tới khả năng hoàn thành những mục tiêu chủ yếu Một loại rủi ro được xác định, ban giám đốc sẽ xem xét những dấu hiệu sự tồn tại của chúng và quản lý chúng như thế nào Doanh nghiệp có thể xây dựng kế hoạch, chương trình hoặc đề xuất các công việc để xác định các loại rủi ro cụ thể hoặc có thể quyết định chấp nhận rủi

ro bởi vì yếu tố chi phí hoặc những xem xét khác

Rủi ro là những nguy cơ làm cho mục tiêu của tổ chức không được thực hiện Kinh doanh là chấp nhận rủi ro Dù cho quy mô, cấu trúc, loại hình hay vị trí địa lý khác nhau, mọi tổ chức đều có rủi ro Rủi ro phát sinh từ các nguồn bên ngoài lẫn bên trong của tổ chức, nên cần phải đánh giá và phân tích rủi ro, kể cả các rủi ro hiện hữu lẫn tiềm ẩn

Một sự kiện chỉ được xem là rủi ro nếu nó đe dọa việc đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp Do đó, mục tiêu phải được đề ra thì nhà quản lý mới có thể nhận dạng rủi ro và có những hành động cần thiết để quản lý chúng Có ba loại mục tiêu chủ yếu:

Thứ nhất, mục tiêu hoạt động:Liên quan đến tính có hiệu lực và hiệu quả

của các hoạt động trong doanh nghiệp Nó bao gồm các mục tiêu về phương thức thực hiện, lợi nhuận và bảo vệ tài sản Mục tiêu hoạt động sẽ thay đổi tùy thuộc

vào cơ cấu và cách thức thực hiện

Thứ hai, mục tiêu báo cáo tài chính: Đảm bảo độ tin cậy của các thông tin

công khai trên báo cáo tài chính

Thứ ba, mục tiêu về tính tuân thủ: Đảm bảo tuân thủ các quy định, các

nguyên tắc mang tính pháp lý

Mỗi tình huống khác nhau của một hoạt động sẽ liên quan đến một hoặc nhiều mục tiêu Các mục tiêu trong một tổ chức được thực hiện và liên kết với nhau Mục tiêu phải được triển khai một cách nhất quán và phổ biến đến mọi bộ

phận trong doanh nghiệp Người quản lý và nhân viên thực hiện cần hỗ trợ lẫn nhau để hiểu được kết quả cần phải đạt được, vì vấn đề cơ bản trong kiểm soát nội bộ là quản lý mục tiêu

Trên cơ sở môi trường kiểm soát hiện tại, để đối phó với những rủi ro như kinh doanh thua lỗ, vi phạm pháp luật, báo cáo tài chính không trung thực, tài sản

bị tham ô, đánh cắp…, doanh nghiệp phải đề ra đánh giá được những rủi ro có thể xảy ra để từ đó đề ra những quy định, chính sách để điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh phù hợp Bởi vậy, đánh giá rủi ro đóng vai trò cơ sở để xây dựng các quy định, chính sách kiểm soát nội bộ Các loại rủi ro có thể xảy ra với doanh nghiệp bao gồm:

Thứ nhất, rủi ro hoạt động

Rủi ro hoạt động là loại rủi ro xảy ra trong doanh nghiệp có liên quan đến: Nguồn lực, sự kiện, đối tượng Các rủi ro hoạt động xảy ra thông thường là do việc thực hiện không hữu hiệu, không hiệu quả và không tuân thủ như: nghiệp

vụ, hoạt động không được xét duyệt; nghiệp vụ đã xét duyệt nhưng không được thực hiện, hoặc thực hiện nhiều lần (bị trùng lắp); sai sót đối tượng liên quan; sử dụng sai sót nguồn lực (Sai sản phẩm, số lượng, giá …); mất mát tài sản, thiếu hụt tài sản

Thứ hai, rủi ro xử lý thông tin

Là loại rủi ro xảy ra trong doanh nghiệp có liên quan đến việc ghi nhận thông tin, xử lý thông tin, cung cấp kết xuất Các rủi ro xử lý thông tin thường có nguyên nhân từ quá trình ghi chép, nhập liệu như: thiếu hoặc không ghi chép, không nhập liệu nghiệp vụ hoặc và nhập trùng lắp các nghiệp vụ; ghi sai nguồn lực (Loại sản phẩm, số lượng, giá cả sản phẩm); ghi sai các đối tượng liên quan hoặc quá trình xử lý, cập nhật và cung cấp như không cập nhật hoặc cập nhật nhiều lần; cập nhật không đúng thời điểm; cập nhật sai đối tượng, nguồn lực liên quan; cung cấp thông tin sai đối tượng, thời điểm…

Thứ ba, rủi ro nguồn lực hệ thống

Là các rủi ro xảy ra trong doanh nghiệp có liên quan đến việc phát triển, sử dụng và bảo quản hệ thống thông tin Rủi ro nguồn lực hệ thống xảy

ra do: Thời gian kéo dài, chi phí cao, hệ thống không đạt yêu cầu, thất bại; không đúng đối tượng sử dụng, sử dụng sai chức năng…; hư hỏng hệ thống, mất mát dữ liệu…

2.1.3.3 Thông tin và truyền thông

Nhà quản lý chỉ có thể đưa ra những quyết định phù hợp trong quản trị và trong kiểm soát các hoạt động của doanh nghiệp cũng như lập báo cáo tài chính đáng tin cậy khi dựa trên cơ sở hệ thống thông tin hiệu quả bao gồm cả hệ thống

kế toán Bên cạnh đó, hoạt động truyền thông liên quan đến việc cung cấp một sự hiểu biết rõ ràng đối với các quy định và trách nhiệm của mỗi cá nhân Các kế hoạch, các hoạt động kiểm soát phải được báo cáo lên cấp trên, chuyển từ trên xuống dưới, ngang hàng, ngang cấp trong một doanh nghiệp

Thông tin và truyền thông gồm hai thành phần gắn kết với nhau Đó là hệ thống thu nhận, xử lý, ghi chép thông tin và hệ thống báo cáo thông tin bên trong nội bộ và bên ngoài

Thông tin

Để xử lý thông tin trong doanh nghiệp cần có hệ thống thông tin với các

đặc điểm:

Thứ nhất, thông tin được thu nhập, xử lý bởi hệ thống thông tin Thông tin

có thể chính thức hoặc không chính thức Ví dụ, qua đàm phán với khách hàng, nhà cung cấp hoặc nhân viên, nhà quản lý có thể nhận ra được những rủi ro hoặc

cơ hội cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

Thứ hai, Hệ thống thông tin không chỉ nhận dạng, nắm bắt các thông tin

cần thiết về tài chính, phi tài chính mà nó còn đánh giá và báo cáo về những thông tin đó theo một trình tự để việc quản lý các hoạt động của doanh nghiệp có hiệu quả

Thứ ba, hệ thống thông tin thích hợp bao gồm các thông tin về ngành sản

xuất kinh doanh, thông tin kinh tế và những thông tin có liên quan khác từ bên ngoài và bên trong doanh nghiệp

Thứ tư, hệ thống kế toán là hệ thống thông tin chủ yếu trong doanh nghiệp

bao gồm hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống sổ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán và hệ thống bảng tổng hợp, cân đối kế toán Trong đó, quá trình lập và luân chuyển chứng từ đóng vai trò quan trọng trong công tác kiểm soát nội bộ của

doanh nghiệp

Mục đích của một hệ thống kế toán của doanh nghiệp là sự nhận biết, thu thập, phân loại, ghi sổ và báo cáo các nghiệp vụ kinh tế tài chính của doanh nghiệp đó, thảo mãn chức năng thông tin và kiểm tra của hoạt động kế toán Một

hệ thống kế toán hữu hiệu phải đảm bảo các mục tiêu kiểm soát chi tiết như: Tính

có thực (Cơ cấu kiểm soát không cho phép ghi chép những nghiệp vụ không có thực vào sổ sách của đơn vị); sự phê chuẩn (Đảm bảo mọi nghiệp vụ xảy ra phải được phê chuẩn hợp lý); tính đầy đủ (Bảo đảm việc phản ánh trọn vẹn nghiệp vụ kinh tế phát sinh); sự đánh giá (Đảm bảo không có sai phạm trong việc tính toán các khoản giá và phí); sự phân loại (Đảm bảo các nghiệp vụ được ghi chép đúng theo sơ đồ tài khoản và ghi nhận đúng đắn ở các loại sổ sách kế toán); tính đúng

kỳ (Bảo đảm việc ghi sổ các nghiệp vụ phát sinh được thực hiện kịp thời theo quy định)

Thứ năm, chất lượng thông tin ảnh hưởng đến khả năng của nhà quản lý

để ra quyết định và kiểm soát hoạt động của doanh nghiệp Chất lượng thông tin chỉ ra sự đầy đủ các dữ liệu thích hợp trong báo cáo Chất lượng thông tin bao gồm: thông tin thích hợp; thông tin được cung cấp ngay khi cần; thông tin được cập nhật kip thời; thông tin chính xác; thông tin có thể tiếp cận dễ dàng bởi người

Nhiệm vụ quản lý tài chính và các hoạt động quan trọng đòi hỏi thông tin được cung cấp một cách rõ ràng và chính xác đến các nhà quản lý cấp cao Những nhiệm vụ quan trọng cần được phân chia trách nhiệm cụ thể Mỗi cá nhân phải hiểu rõ vai trò, trách nhiệm của mình, cách thức thực hiện công việc, nguyên nhân dẫn đến rủi ro trong hệ thống kiểm soát nội bộ Đồng thời hiểu rõ sự liên quan giữa công việc cá nhân với bộ phận khác để có thể điều chỉnh các hoạt động thích hợp Song song với phương tiện truyền thông từ trên xuống, các nhà quản

lý cũng cần phải lắng nghe các thông tin phản hồi từ dưới lên để hoạt động của danh nghiệp luôn đạt hiệu quả cao

Việc truyền thông không chỉ cần thiết bên trong mà còn cả bên ngoài doanh nghiệp Cổ đông, người phân tích tài chính, người lập pháp cung cấp những yêu cầu của họ và họ có thể hiểu được những khó khăn mà doanh nghiệp phải đối phó Khách hàng và người cung cấp có thể cung cấp những thông tin quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh, làm cho doanh nghiệp có khả

năng đáp ứng những nhu cầu ngày càng phát triển của thị trường

2.1.3.4 Hoạt động (thủ tục) kiểm soát

Hoạt động kiểm soát là những chính sách, thủ tục để đảm bảo cho các chỉ thị của nhà quản lý được thực hiện Các chính sách và thủ tục này thúc đẩy các hoạt động cần thiết để giảm thiểu những rủi ro của doanh nghiệp và tạo điều kiện cho các mục tiêu đề ra được thực thi nghiêm túc, hiệu quả trong toàn doanh nghiệp

Các thủ tục kiểm soát do các nhà quản lý xây dựng dựa trên ba nguyên tắc

cơ bản đó là: nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nguyên tắc phân công phân nhiệm và chế độ ủy quyền

Thứ nhất, nguyên tắc phân công phân nhiệm: Trách nhiệm và công việc

cần được phân chia cụ thể cho nhiều bộ phận và cho nhiều người trong bộ phận Việc phân công phân nhiệm rõ ràng tạo sự chuyên môn hóa trong công việc, sai sót ít xảy ra và nếu có xảy ra thì cũng dễ phát hiện

Thứ hai, nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Nguyên tắc này quy định sự cách ly

thích hợp về trách nhiệm trong các nghiệp vụ có liên quan nhằm ngăn ngừa các sai phạm và hành vi lạm dụng quyền hạn

Thứ ba, nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn: Theo sự ủy quyền của các nhà

quản lý, các cấp dưới được giao cho quyền quyết định và giải quyết một số công việc trong một phạm vi nhất định Quá trình ủy quyền được tiếp tục mở rộng xuống các cấp thấp hơn tạo nên một hệ thống phân chia trách nhiệm và quyền hạn mà vẫn không làm mất tính tập trung của doanh nghiệp

Các thủ tục kiểm soát để đề phòng sai sót và gian lận kế toán bao gồm:

Thứ nhất, thủ tục kiểm soát nhằm đề phòng các sai sót và gian lận, ngăn

chặn các điều kiện dẫn đến sai sót hay gian lận Kiểm soát dự phòng được thực hiện trước khi nghiệp vụ xảy ra và được tiến hành ngay trong công việc hàng ngày của nhân viên Ví dụ: việc ghi sổ kép là một biện pháp dự phòng

Thứ hai, kiểm soát nhằm nhận ra các sai sót, gian lận, hoặc phát hiện ra

các điều kiện dẫn đến sai sót, gian lận Kiểm soát phát hiện được tiến hành sau khi nghiệp vụ đã xảy ra Ví dụ: Lập bảng cân đối tài khoản để kiểm tra số dư các tài khoản

Các thủ tục kiểm soát để tránh rủi ro với hệ thống thông tin bao gồm:

Thứ nhất, thủ tục kiểm soát dữ liệu: Là việc cài đặt, lập trình, vận hành,

sao chép, phục hồi cũng như kỹ thuật giải quyết những sự cố bất thường

Thứ hai, thủ tục kiểm soát phần mềm hệ thống: Là hoạt động kiểm soát

tính hiệu quả của việc mua, cài đặt, sử dụng và bảo trì các phần mềm

Thứ ba, thủ tục kiểm soát tiếp cận hệ thống: Là việc kiểm soát các biện

pháp bảo đảm an toàn cho hệ thống Nếu hoạt động kiểm soát này được thực hiện tốt, đó là biện pháp hiệu quả ngăn ngừa sự xâm nhập trái phép

Thứ tư, thủ tục kiểm soát phát triển và bảo trì hệ thống ứng dụng: Là việc

theo dõi, cập nhật những thay đổi cho hệ thống Khi thay đổi hệ thống, người thiết kế hệ thống cần phải tham khảo ý kiến của những người có thẩm quyền, người có trách nhiệm liên quan Hệ thống mới cần được thử nghiệm cho từng chương trình riêng và cho toàn bộ hệ thống Tài liệu liên quan đến thay đổi hệ thống phải được lưu trữ để tham khảo khi cần thiết

Các thủ tục kiểm soát nhằm ngăn chặn và phát hiện sai sót trong các quy trình, nghiệp vụ bao gồm:

Thứ nhất, thủ tục kiểm soát thông tin đầu vào: Là việc biến đổi các dữ liệu

bằng ngôn ngữ mà máy có thể hiểu được nhằm ngăn chặn và phát hiện ra sai sót

trước và trong quá trình nhập dữ liệu

Thứ hai, thủ tục kiểm soát xử lý nhằm giám sát sự chính xác của dữ kiện

kế toán trong quá trình xử lý máy tính

Thứ ba, thủ tục kiểm soát thông tin đầu ra bao gồm các chính sách và cách

thức thực hiện nhằm đảm bảo sự chính xác của kết quả quá trình xử lý số liệu

2.1.3.5 Giám sát và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ

Giám sát là bộ phận cuối cùng của kiểm soát nội bộ, là một quá trình đánh giá chất lượng của hệ thống kiểm soát nội bộ trong suốt thời kì hoạt động để có các điều chỉnh và cải tiến thích hợp Giám sát có một vai trò quan trọng, nó giúp kiểm soát nội bộ luôn duy trì sự hữu hiệu qua các thời kì khác nhau Quá trình

giám sát được thực hiện bởi những người có trách nhiệm nhằm đánh giá việc thiết lập và thực hiện các thủ tục kiểm soát Giám sát được thực hiện ở mọi hoạt động trong doanh nghiệp bao gồm: Giám sát thường xuyên và đánh giá định kì

và kiểm toán nội bộ

Giám sát thường xuyên

Giám sát thường xuyên diễn ra ngay trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp, do các nhà quản lý và nhân viên thực hiện trách nhiệm của mình Giám sát thường xuyên thường được áp dụng cho những yếu tố quan trọng trong kiểm soát nội bộ Giám sát để đánh giá việc thực hiện các hoạt động thường xuyên của nhân viên nhằm xem xét hệ thống kiểm soát nội bộ có nên tiếp tục thực hiện chức năng nữa hay không

Các tiêu chí đánh giá giám sát trong doanh nghiệp bao gồm:

Thứ nhất, thu thập thông tin trong nội bộ doanh nghiệp và bên ngoài để

làm rõ những vấn đề phát sinh trong nội bộ hoặc những thông tin nội bộ khác thông qua việc tổ chức các buổi huấn luyện, hội thảo hoặc những hình thức gặp

gỡ khác nhằm cung cấp thông tin phản hồi cho người quản lý

Thứ hai, đối chiếu số liệu thực tế với sổ sách

Thứ ba, kiểm toán nội bộ và kiểm toán độc lập: chú trọng các kiến nghị

cải tiến kiểm soát nội bộ của kiểm toán viên độc lập và kiểm toán viên nội bộ

Đánh giá định kỳ

Đánh giá định kì được thực hiện thông qua chức năng kiểm toán nội bộ và kiểm toán độc lập Qua đó phát hiện kịp thời những yếu kém trong hệ thống và đưa ra biện pháp hoàn thiện Phạm vi và tần suất giám sát phụ thuộc vào mức độ rủi ro Khả năng xảy ra rủi ro cao thì việc giám sát sẽ thực hiện thường xuyên hơn Ngoài ra phạm vi giám sát còn tùy thuộc vào mục tiêu hoạt động, báo cáo tài chính hay tuân thủ

Việc đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ tự bản thân nó cũng là một quy trình Người đánh giá phải am hiểu mọi hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ, phải xác định được làm thế nào để hệ thống thực sự hoạt động

Tùy vào quy mô doanh nghiệp, mức độ phức tạp của các yếu tố mà thiết lập

hồ sơ của hệ thống kiểm soát nội bộ khác nhau Ở doanh nghiệp lớn, thiết lập sổ tay chính sách, bản mô tả công việc, hướng dẫn thực hiện… Còn đối với các doanh nghiệp nhỏ, hồ sơ kiểm soát nội bộ sẽ đơn giản hơn Tiêu chí đánh giá bao gồm:

Thứ nhất, mục đích và tính thường xuyên của giám sát định kì trong hệ

thống kiểm soát nội bộ

Thứ hai, sự phù hợp của quy trình đánh giá

Thứ ba, sự phù hợp và có hệ thống của phương pháp đánh giá

Thứ tư, mức độ thích hợp của chứng từ

Kiểm toán nội bộ

Kiểm toán nội bộ là một bộ phận độc lập được thiết lập nhằm tiến hành các công việc kiểm tra và đánh giá các hoạt động phục vụ yêu cầu quản trị nội bộ của đơn vị

Theo các chuẩn mực thực hành kiểm toán nội bộ do Viện Kiểm toán nội

bộ Hoa Kỳ ban hành năm 1978, “Kiểm toán viên nội bộ là một chức năng đánh giá độc lập được thiết kế trong một tổ chức để kiểm tra, đánh giá các hoạt động của tổ chức như là một hoạt động phục vụ cho tổ chức” Mục tiêu của Kiểm toán nội bộ là giúp đỡ các thành viên của tổ chức hoàn thành trách nhiệm của họ một cách hiệu quả nhất

Theo Liên đoàn kế toán quốc tế (IFAC), kiểm toán nội bộ là “một hoạt động đánh giá được lập ra trong một doanh nghiệp như là một loại dịch vụ cho doanh nghiệp đó, các chức năng kiểm tra, đánh giá và giám sát thích hợp và hiệu quả của hệ thống kế toán và kiểm soát nội bộ

Là một trong những nhân tố cơ bản trong hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp, bộ phận kiểm toán nội bộ cung cấp một sự quan sát, đánh giá thường xuyên về toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp, bao gồm cả tính hiệu quả của việc thiết kế, vận hành các chính sách và thủ tục về kiểm soát nội bộ Bộ phận kiểm toán nội bộ hữu hiệu sẽ giúp cho doanh nghiệp có được thông tin kịp thời và xác thực về các hoạt động trong doanh nghiệp, chất lượng của hoạt động kiểm soát nhằm kịp thời điều chỉnh và bổ sung các quy chế kiểm soát thích hợp

và hiệu quả Tuy nhiên, bộ phận kiểm toán nội bộ chỉ phát huy tác dụng nếu:

Về tổ chức, Bộ phận kiểm toán nội bộ phải trực thuộc một cấp cao vừa đủ

để không bị giới hạn phạm vi hoạt động của nó, đồng thời phải được giao một quyền hạn tương đối rộng rãi và hoạt động tương đối độc lập với phòng kế toán

và các bộ phận hoạt động được kiểm tra

Về nhân sự, bô phận kiểm toán nội bộ phải tuyển chọn nhân viên có năng

lực chuyên môn và đạo đức nghề nghiệp phù hợp các quy định hiện hành

2.1.4 Thiết kế và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ

2.1.4.1 Nội dung của hệ thống kiểm soát nội bộ

Hệ thống kiểm soát nội bộ là hệ thống của tất cả những gì mà một tổ chức cần làm để có được những điều muốn có và tránh những điều muốn tránh Cũng trên nguyên tắc này, các hệ thống quản lý khác nhau như: Chuẩn mực quốc tế như ISO, TQM, QA/QC đảm bảo sự hoạt động hiệu quả của một tổ chức đã được xây dựng Để đạt được điều đó, hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp phải được thiết kế để đảm bảo các mục tiêu của kiểm soát nội bộ

2.1.4.2 Thiết kế hệ thống kiểm soát nội bộ

Hệ thống kiểm soát nội bộ trong một doanh nghiệp chỉ thực sự hiệu quả khi các thành phần tạo nên hệ thống kiểm soát nội bộ được xây dựng phù hợp với các mục tiêu đề ra của doanh ngiệp

Xây dựng môi trường kiểm soát

Môi trường kiểm soát là những yếu tố của tổ chức ảnh hưởng đến hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ và là các yếu tố tạo ra một môi trường trong

đó toàn bộ thành viên của tổ chức có nhận thức được tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ hay không Ví dụ, nhận thức của ban giám đốc thế nào về tầm quan trọng của liêm chính và đạo đức nghề nghiệp, về việc cần tổ chức bộ máy hợp lý, về việc phải phân công, ủy nhiệm, giao việc rõ ràng, về việc phải ban hành bằng văn bản các nội quy, quy chế, quy trình sản xuất Một môi trường kiểm soát tốt sẽ là nền tảng quan trọng cho sự hoạt động hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ

Môi trường kiểm soát chỉ thực sự tốt nếu các nội dung sau được đảm bảo:

Thứ nhất, doanh nghiệp đã ban hành dưới dạng văn bản các quy tắc, chuẩn

mực phòng ngừa ban lãnh đạo và các nhân viên lâm vào tình thế xung đột quyền lợi với doanh nghiệp, kể cả việc ban hành các quy định xử phạt thích hợp khi các quy tắc chuẩn mực này bị vi phạm

Thứ hai, doanh nghiệp đã phổ biến rộng rãi các quy tắc, chuẩn mực nêu

trên, đã yêu cầu tất cả nhân viên ký bản cam kết tuân thủ những quy tắc, chuẩn mực được thiết lập

Thứ ba, tư cách đạo đức, hành vi ứng xử và hiệu quả công việc của lãnh

đạo là tấm gương sáng đế nhân viên noi theo

Thứ tư, doanh nghiệp có sơ đồ tổ chức hợp lý đảm bảo công tác quản lý

(lập kế hoạch, tổ chức, quản lý nhân sự, lãnh đạo và kiểm soát) được triển khai chính xác, kịp thời, hiệu quả

Thứ năm, doanh nghiệp có bộ phận kiểm toán nội bộ hoạt động theo các

chuẩn mực của kiềm toán Nhà nước và kiểm toán quốc tế Bộ phận kiểm toán nội

bộ phải có khả năng hoạt động hữu hiệu do được trực tiếp báo cáo độc lập, cởi

mở với cơ quan kiểm toán cấp trên hoặc với các lãnh đạo cao cấp của tổ chức

Thứ sáu, doanh nghiệp có các văn bản quy định chung cũng như hướng

dẫn cụ thể trong hoạt động quản lý tổng thể và trong các hoạt động chuyển ngân

Thứ bảy, doanh nghiệp có hệ thống văn bản thống nhất quy định chi tiết

việc tuyển dụng đào tạo, đánh giá nhân viên, đề bạt, trả lương, phụ cấp để khuyến khích mọi người làm việc liêm chính, hiệu quả

Thứ tám, doanh nghiệp phải sử dụng "Sổ tay mô tả công việc” quy định rõ

yêu cầu kiến thức và chất lượng nhân sự cho từng vị trí trong tổ chức

Thứ chín, doanh nghiệp không đặt ra những chuẩn mực tiêu chí thiếu thực

tế hoặc những danh sách ưu tiên, ưu đãi, lương, thưởng bất hợp lý tạo cơ hội cho các hành vi vô kỷ luật, gian dối, bất lương

Thứ mười, doanh nghiệp đã áp dụng những quy tắc, công cụ kiểm toán

phù hợp với những chuẩn mực thông dụng đã được chấp nhận cho loại hình hoạt động SXKD của mình đảm bảo kết quả kiểm toán không bị méo mó, sai lệch do

sử dụng các chuẩn mực, công cụ kiểm toán không phù hợp

Thứ mười một, doanh nghiệp thường xuyên luân chuyển nhân sự trong các

khu vực vị trí nhạy cảm Quan tâm, nhắc nhở, bảo vệ quyền lợi của những người làm việc trong các khu vực vị trí độc hại, nặng nhọc theo đúng quy định

Đánh giá rủi ro

Không lệ thuộc vào quy mô, cấu trúc, loại hình hay vị trí địa lý, bất kỳ tổ chức nào khi hoạt động đều bị các rủi ro xuất hiện từ các yếu tố bên trong hoặc bên ngoài tác động

Các yếu tố bên trong: Sự quản lý thiếu minh bạch, không coi trọng đạo đức nghề nghiệp Chất lượng cán bộ thấp, sự cố hỏng hóc của hệ thống máy tính, của trang thiết bị, hạ tầng cơ sở Tổ chức và cở sở hạ tầng không thay đổi kịp với

sự thay đổi, mở rộng của sản xuất Chi phí cho quản lý và trả lương cao, thiếu sự kiểm tra, kiểm soát thích hợp hoặc do xa Công ty mẹ hoặc do thiếu quan tâm

Các yếu tố bên ngoài: Thay đổi công nghệ làm thay đổi quy trình vận hành Thay đổi thói quen của người tiêu dùng làm các sản phẩm và dịch vụ hiện hành bị lỗi thời Xuất hiện yếu tố cạnh tranh không mong muốn tác động đến giá

cả và thị phần Sự ban hành của một đạo luật hay chính sách mới, ảnh hưởng đến hoạt động của tổ chức

Để tránh bị thiệt hại do các tác động nêu trên, tổ chức cần thường xuyên: xác định rủi ro hiện hữu và tiềm ẩn Phân tích ảnh hưởng của chúng kể

cả tần suất xuất hiện và xác định các biện pháp để quản lý và giảm thiểu tác hại của chúng

Việc đánh giá rủi ro chỉ được coi là có chất lượng nếu:

Thứ nhất, ban lãnh đạo đã quan tâm và khuyến khích nhân viên quan

tâm phát hiện, đánh giá và phân tích định lượng tác hại của các rủi ro hiện hữu

và tiềm ẩn

Thứ hai, doanh nghiệp đã đề ra các biện pháp, kế hoạch, quy trình hành

động cụ thể nhằm giảm thiểu tác hại rủi ro đến một giới hạn chấp nhận nào đó hoặc doanh nghiệp đã có biện pháp để toàn thể nhân viên nhận thức rõ ràng về tác hại của rủi ro cũng như giới hạn rủi ro tối thiểu mà tổ chức có thể chấp nhận được

Thứ ba, doanh nghiệp đã đề ra mục tiêu tổng thể cũng như chi tiết để mọi

nhân viên có thể lấy đó làm cơ sở tham chiếu khi triển khai công việc

Xây dựng các hoạt động (thủ tục) kiểm soát

Các hoạt động kiểm soát là các biện pháp, quy trình, thủ tục đảm bảo chỉ thị của ban lãnh đạo trong giảm thiểu rủi ro và tạo điều kiện cho tổ chức đạt được mục tiêu đặt ra được thực thi nghiêm túc trong toàn tổ chức Ví dụ: kiểm soát phòng ngừa và phát hiện sự mất mát, thiệt hại của tài sản, kiểm soát xem tổ chức

có hoạt động theo đúng chuẩn mực mà tổ chức đã quy định, theo đúng các yêu cầu của pháp luật hiện hành…

Chất lượng hoạt động kiểm soát được coi là tốt nếu các nội dung sau được đảm bảo:

Thứ nhất, doanh nghiệp đã đề ra các định mức xác định về tài chính và các

chỉ số căn bản đánh giá hiệu quả hoạt động như những chỉ số quản lý khi lập kế hoạch và kiểm soát để điều chỉnh hoạt động sản xuất phù hợp với mục tiêu đề ra

Thứ hai, doanh nghiệp đã tổng hợp và thông báo kết quả sản xuất đều đặn

và đối chiếu các kết quả thu được với các định mức, chỉ số định trước để điều chỉnh, bổ sung kịp thời

Thứ ba, quyền hạn, trách nhiệm và nghĩa vụ trong ba lĩnh vực: Cấp

phép và phê duyệt các vấn đề tài chính, Kế toán và Thủ kho được phân định độc lập rõ ràng

Thứ tư, doanh nghiệp đã ban hành văn bản quy định rõ ràng những ai có

quyền và/ hoặc được uỷ quyên phê duyệt toàn bộ hay một loại vấn đề tài chính nào đó

Thứ năm, doanh nghiệp đã lưu giữ các chứng cứ dưới dạng văn bản tạo

điều kiện phân định rõ ràng phần thực hiện công việc với phần giám sát tại bất kỳ thời điểm nào, kể cả việc xác định những cá nhân có tránh nhiệm về các sai phạm xảy ra

Thứ sáu, doanh nghiệp đã giám sát, bảo vệ và bảo dưỡng tài sản, vật tư

trang thiết bị khỏi bị mất mát, hao hụt, hỏng hóc hoặc bị sử dụng không đúng mục đích

Thứ bảy, doanh nghiệp đã cấm hoặc có biện pháp ngăn ngừa các lãnh

đạo cao cấp của mình sử dụng kinh phí và tài sản của doanh nghiệp vào các mục đích riêng

Xây dựng hệ thống thông tin và truyền thông

Chất lượng của hệ thống thông tin và truyền thông là tốt khi đảm bảo:

Thứ nhất, doanh nghiệp thường xuyên cập nhật các thông tin quan trọng

cho ban lãnh đạo và những người có thẩm quyền

Thứ hai, hệ thống truyền thông của doanh nghiệp đảm bảo cho nhân viên

ở mọi cấp độ đều có thể hiểu và nắm rõ các nội quy, chuẩn mực của tổ chức, đảm bảo thông tin được cung cấp kịp thời, chính xác đến các cấp có thẩm quyền theo quy định

Thứ ba, doanh nghiệp đã thiết lập các kênh thông tin nóng (một ủy ban

hay một cá nhân nào đó có trách nhiệm tiếp nhận thông tin tố giác, hoặc lắp đặt hộp thư góp ý) cho phép nhân viên báo cáo về các hành vi, sự kiện bất thường có khả năng gây thiệt hại cho doanh nghiệp

Thứ tư, doanh nghiệp đã lắp đặt hệ thống bảo vệ số liệu phòng ngừa sự

truy cập, tiếp cận của những người không có thẩm quyền

Thứ năm, doanh nghiệp đã xây dựng các chương trình, kế hoạch phòng

chống thiên tai, hiểm họa và/ hoặc kế hoạch ứng cứu sự cố mất thông tin số liệu

Xây dựng hệ thống giám sát

Hệ thống giám sát là quá trình theo dõi và đánh giá chất lượng thực hiện việc kiểm soát nội bộ để đảm bảo nó được triển khai, được điều chỉnh khi môi trường thay đổi, được cải thiện khi có khiếm khuyết Ví dụ thường xuyên rà soát, kiểm tra và báo cáo về chất lượng, hiệu quả hoạt động của hệ thống kiểm soát nội

bộ, đánh giá và theo dõi việc ban lãnh đạo cũng như tất cả nhân viên có tuân thủ các chuẩn mực ứng xử của tổ chức sau khi ký cam kết hay không

Hệ thống giám sát hoạt động tốt nếu:

Thứ nhất, doanh nghiệp có hệ thống báo cáo cho phép phát hiện các sai

lệch so với chỉ tiêu, kế hoạch đã định Khi phát hiện sai lệch, doanh nghiệp đã triển khai các biện pháp điều chỉnh thích hợp

Thứ hai, việc kiểm toán nội bộ được thực hiện bởi người có trình độ

chuyên môn thích hợp và người này có quyền báo cáo trực tiếp cho cấp phụ trách cao hơn và cho ban lãnh đạo

Thứ ba, những khiếm khuyết của hệ thống kiểm soát nội bộ được phát

hiện bởi kiểm toán nội bộ hoặc kiểm toán độc lập được báo cáo trực tiếp và kịp thời với cấp phụ trách cao hơn, kể cả ban lãnh đạo để điều chỉnh đúng lúc

Thứ tư, doanh nghiệp đã yêu cầu các cấp quản lý trung gian báo cáo ngay

với lãnh đạo về mọi trường hợp gian lận, nghi ngờ gian lận, về các vi phạm nội quy, quy định của doanh nghiệp cũng như quy định của luật pháp hiện hành có khả năng làm giảm uy tín doanh nghiệp và gây thiệt hại về kinh tế

Nếu hệ thống kiểm soát nội bộ doanh nghiệp có đủ năm thành phần và nếu tất cả những nội dung nêu trên được đảm bảo thì hệ thống này chắc chắn mang lại những lợi ích quản lý và kinh tế to lớn cho doanh nghiệp

2.1.4.3 Vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ

Các nguyên tắc vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả

Người quản lý có trách nhiệm thành lập, điều hành và kiểm soát hệ thống kiểm soát nội bộ phù hợp với mục tiêu của tổ chức Để hệ thống này vận hành tốt, cần tuân thủ một số nguyên tắc như: Xây dựng một môi trường văn hóa chú

trọng đến sự liêm chính, đạo đức nghề nghiệp cùng với những quy định rõ ràng

về trách nhiệm, quyền hạn và quyền lợi

Các quy trình hoạt động và kiểm soát nội bộ được văn bản hóa rõ ràng và được truyền đạt rộng rãi trong nội bộ tổ chức Xác định rõ các hoạt động tiềm ẩn nguy cơ rủi ro cao Mọi hoạt động quan trọng phải được ghi lại bằng văn bản Bất kỳ thành viên nào của tổ chức cũng phải tuân thủ hệ thống kiểm soát nội bộ Quy định rõ ràng trách nhiệm kiểm tra và giám sát Tiến hành định kỳ các biện pháp kiểm tra độc lập Định kỳ kiểm tra và nâng cao hiệu quả của các biện pháp kiểm soát nội bộ

Hạn chế vốn có của hệ thống kiểm soát nội bộ

Một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu chỉ có thể hạn chế tối đa các sai phạm chứ không thể đảm bảo rủi ro, gian lận và sai sót không xảy ra Những hạn

chế vốn có của kiểm soát nội bộ bao gồm:

Thứ nhất, kiểm soát nội bộ khó ngăn cản được gian lận và sai sót của

người quản lý cấp cao Các thủ tục kiểm soát là do người quản lý đặt ra, nó chỉ kiểm tra việc gian lận và sai sót của nhân viên Khi người quản lý cấp cao cố tình

gian lận, họ có thể tìm cách bỏ qua các thủ tục kiểm soát cần thiết

Thứ hai, bất kì một hoạt động kiểm soát trực tiếp nào của kiểm soát nội bộ

cũng phụ thuộc vào yếu tố con người Con người là nhân tố gây ra sai sót từ những hạn chế xuất phát từ bản thân như: vô ý, bất cẩn, sao lãng, đánh giá hay

ước lượng sai, hiểu sai chỉ dẫn của cấp trên hoặc các báo cáo của cấp dưới

Thứ ba, gian lận cũng có thể xảy ra do sự thông đồng giữa các nhân viên

trong tổ chức với nhau hoặc với bên ngoài

Thứ tư, Nhà quản lý lạm quyền: Nhà quản lý bỏ qua các quy định kiểm

soát trong quá trình thực hiện nghiệp vụ có thể dẫn đến việc không kiểm soát

được các rủi ro và làm cho môi trường kiểm soát trở nên yếu kém

Thứ năm, Hoạt động kiểm soát chỉ tập trung vào các sai phạm dự kiến, do

đó khi xảy ra các sai phạm bất thường thì thủ tục kiểm soát trở nên kém hữu hiệu

thậm chí vô hiệu

Thứ sáu, Chi phí thực hiện hoạt động kiểm soát phải nhỏ hơn giá trị thiệt

hại ước tính do sai sót hay gian lận gây ra

Thứ bảy, Những thay đổi của tổ chức, thay đổi quan điểm quản lý và điều

kiện hoạt động có thể dẫn đến những thủ tục kiểm soát không còn phù hợp

Tóm lại, kiểm soát nội bộ cung cấp một sự đảm bảo hợp lý chứ không phải bảo đảm tuyệt đối các mục tiêu được thực hiện Kiểm soát nội bộ chỉ có thể ngăn ngừa và phát hiện những sai sót, gian lận nhưng không thể đảm bảo là chúng không xảy ra Chính vì vậy, một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu đến đâu cũng đều tồn tại những rủi ro nhất định Vấn đề là người quản lý đã nhận biết, đánh giá và giới hạn chúng trong mức độ chấp nhận được

2.2 CƠ SỞ THỰC TIỄN

2.2.1 Kinh nghiệm kiếm soát nội bộ hiệu quả của DN các nước trên thế giới

Trên thế giới, mô hình những tập đoàn lớn như Microsoft, Ford, Nestle…cho thấy phải xây dựng hệ thống kiểm soát quản trị tương tự hình kiểm toán nội bộ thực sự nghiêm túc chứ không phải hình thức thì mới đảm bảo hiệu quả kiểm soát nội bộ Nhiều công ty nước ngoài đã phải đầu tư khá lớn vào hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm giảm thiểu các rủi ro và gian lận Đặc biệt là những công ty niêm yết trên thị trường chứng khoán Newyork (NYSE) phải tuân thủ đạo luật Sarbanes-Oxley (ban hành năm 2002) của Ủy ban chứng khoán Mỹ (SEC) với các quy định nhằm bảo vệ lợi ích của các nhà đầu tư vào các công ty đại chúng bằng cách buộc các công ty này phải cải thiện sự đảm bảo và tin tưởng vào các báo cáo, các thông tin tài chính công khai Trong đó, có nội dung “Trong

bộ báo cáo hàng năm phải có một Báo cáo kiểm soát nội bộ trong đó thể hiện

các vấn đề liên quan đến công tác kiểm toán một cách khá toàn diện Báo cáo này phải có chứng thực của công ty kiểm toán”

2.2.2 Kinh nghiệm kiếm soát nội bộ hiệu quả của DN tại Việt Nam

Ở Việt Nam, với việc hoạt động kém hiệu quả của các tập đoàn kinh tế nhà nước, ví dụ sự thất bại của Tập đoàn Công nghiệp Tàu thủy Việt Nam Vinashin với tổng tài sản là 90.000 tỷ đồng nhưng vay nợ đến 80.000 tỷ đồng, cho thấy rằng việc xây dựng và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra hiệu quả hoạt động cho các doanh nghiệp Với những tập đoàn vẫn giữ 100% vốn sở hữu nhà nước hoặc duy trì tỷ lệ sở hữu nhà nước cao thì đều hoạt động không hiệu quả vì khó khăn cho doanh nghiệp về việc điều hành, huy động vốn do cơ cấu sở hữu tập trung, ít có sự phân chia giữa quyền sở hữu và quyền kiểm soát, tình trạng phân cấp chồng chéo Vì thế, mới có trường hợp công ty mẹ đầu tư vốn vào công ty con, nhưng công ty con vẫn đăng

ký mua cổ phiếu của công ty mẹ, xem đó như một khoản đầu tư hạch toán của mình chứ không phải là cổ phiếu quỹ khi hợp nhất

Trừ các doanh nghiệp liên doanh với nước ngoài và các doanh nghiệp đã

có và đang xây dựng hệ thống chứng chỉ ISO, TQM Phần lớn các doanh nghiệp chưa hiểu rõ sự cần thiết, lợi ích cũng như cách xây dựng, tổ chức và vận hành bài bản một hệ thống kiểm soát nội bộ Công tác kiểm tra, kiểm soát thường chồng chéo, phiến diện, tập trung vào các chỉ số kinh tế - tài chính và kết quả cuối cùng, ít chú trọng kiểm tra, kiểm soát toàn bộ hoạt động của tổ chức, lấy ngăn chặn, phòng ngừa là chính Đây là một trong các điểm yếu trong xây dựng

và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ mà các doanh nghiệp cần khắc phục để nâng cao sức cạnh tranh khi hội nhập vào nền kinh tế toàn cầu

2.2.3 Bài học kinh nghiệm về kiếm soát nội bộ hiệu quả cho Công ty TNHH đầu tƣ và sản xuất Minh Anh

Đối với công ty TNHH đầu tư và sản xuất Minh Anh, để tránh thất thoát tài sản, đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp, trước tiên cần nhận thức thực sự nghiêm túc về vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp Những nhà lãnh đạo công ty cần hiểu rõ sự cần thiết, lợi ích cũng như cách xây dựng, tổ chức và vận hành bài bản một hệ thống kiểm soát nội bộ từ đó giúp cho việc ngăn ngừa, phát hiện, xử lý các sai phạm được kịp thời Tránh việc kiểm tra, kiểm soát chồng chéo, phiến diện, chỉ tập trung vào các chỉ số kinh tế - tài chính

và kết quả cuối cùng, ít chú trọng kiểm tra, kiểm soát toàn bộ hoạt động của tổ chức Việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ phải lấy ngăn chặn, phòng ngừa

là chính

2.3 MỘT SỐ CÔNG TRÌNH NGHIÊN CỨU LIÊN QUAN

1 Luận văn “ Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ cho các doanh

nghiệp vừa và nhỏ của Việt Nam ” của tác giả Phạm Nguyễn Quỳnh Thanh

Đề tài đã đề cập đến khái niệm, các bộ phận cấu thành hệ thống KSNB và hạn chế của hệ thống KSNB, phân loại các loại kiểm soát, tổ chức công tác HTKSNB tại doanh nghiệp Trên cơ sở những lý luận đó tác giả đã áp dụng vào việc tìm hiểu và phân tích hệ thống kiểm soát nội bộ tại các công ty vừa và nhỏ tại Việt Nam Ngoài những nội dung như môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, thông tin và giám sát, tác giả chú trọng đến ba vấn đề chính là thủ tục kiểm soát trong HTKSNB như kiểm soát phòng ngừa, kiểm soát phát hiện và kiểm soát bù

đắp Trên cơ sở đó đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện HTKSNB cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ của Việt Nam hiện nay

2 Luận văn “ Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong công tác quản lý tài chính tại Trường cao đẳng nghề cơ điện Phú Thọ ” của tác giả Trần Thị Thúy Lan năm 2010

Đề tài đã khái quát được một số vấn đề chung về HTKSNB, nghiên cứu, phân tích, đánh giá thực trạng HTKSNB trong công tác quản lý tài chính tại trường Tác giả đã đề cập đến những rủi ro trong quá trình thu học phí của nhà trường, Dự đoán rủi ro có thể sảy ra trong quá trình mua vật tư dụng cụ, Một số rủi ro trong quá trình thanh toán chế độ cho CBCNV Ngoài ra tác giả cũng đưa

ra các câu hỏi với CBCNV nhà trường về việc thực hiện các chế độ đối với CBCNV nhà trường Từ đó đã đưa các giải pháp nhằm hoàn thiện HTKSNB trong công tác quản lý tài chính của nhà trường cho những năm sau

3 Luận văn “ Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Tổng công ty tài

chính cổ phần dầu khí Việt nam ” của tác giả Hoàng Thị Thanh Thủy năm 2010

Đề tài đã tập trung nghiên cứu về kiểm soát nội bộ tại Tổng công ty tài chính cổ phần dầu khí việt nam, nêu lên thực trạng hoạt động KSNB và có những đánh giá về sự hiện hữu, hữu hiệu của KSNB Phân tích đánh giá thực trạng HTKSNB tại tổng công ty, đưa ra những giải pháp hoàn thiện HTKSNB tuy nhiên trong đề tài tác giả chưa phân tích rõ toàn bộ các yếu tố dẫn đến rủi ro, sai sót tiềm ẩn có thể xảy ra, mà chỉ dựa vào những rủi ro, sai sót đã xảy ra từ đó đưa ra các giải pháp hoàn thiện HTKSNB tại tổng công ty

PHẦN 3 ĐẶC ĐIỂM ĐỊA BÀN VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 3.1 ĐẶC ĐIỂM ĐỊA BÀN NGHIÊN CỨU

3.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty TNHH đầu tư sản xuất Minh Anh

Tên giao dịch: MIANCO CO.,LTD

Địa chỉ: Số nhà 45, ngõ 120, phố Thuý Lĩnh, Phường Lĩnh Nam, Quận Hoàng Mai, Hà Nội

2010, tổng tài sản của công ty là 16 tỷ đồng với lợi nhuận sau thuế là 194 triệu đồng Các khách hàng cũng như nhà cung cấp của Công ty còn hạn chế Việc xây dựng hệ thống KSNB trong công ty còn chưa được quan tâm tới

Năm 2011, quy mô lao động tăng lên do Công ty trúng thầu nhiều công trình lắp đặt lớn Công ty tiến hành tuyển các nhân viên kỹ thuật để đáp ứng việc lắp đặt, bảo hành, bảo trì máy móc Việc kiểm soát nội bộ của Công ty bắt đầu được quan tâm đến khi số lượng nhân viên kỹ thuật tăng lên Các công việc kiểm soát chủ yếu của công ty là: kiểm soát chi phí công tác, kiểm soát giờ làm việc của nhân viên kỹ thuật, kiểm soát hoạt động mua hang, bán hàng

Năm 2011, công ty bắt đầu triển khai áp dụng tiêu chuẩn quản lý chất lượng ISO 9001:2008 vào trong hoạt động quản lý của DN.Việc xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001 phiên bản 2008 thể