Xử lý tài liệu tai thư viện trường đại học xây dựng

Thư viện có chức năng thông tin, giáo dục, thư viện phục vụ công tác đào tạo, nghiên cứu khoa học : thu thập xử lý, khai thác và sử dụng tài liệu chuyên ngành xây dựng, kiến trúc và các

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

ĐẶNG HỒNG THÚY

XỬ LÝ TÀI LIỆU TẠI THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC XÂY DỰNG

LUẬN VĂN THẠC SĨ THÔNG TIN - THƯ VIỆN Formatted: Centered, Indent: Left: 3 cm

HÀ NỘI 2020 Formatted: Font: (Default) Times New

Roman, 13 pt

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

ĐẶNG HỒNG THÚY

XỬ LÝ TÀI LIỆU TẠI THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC XÂY DỰNG

Chuyên ngành: Khoa học Thông tin Thư viện

Mã số: 8320201.01

LUẬN VĂN THẠC SĨ THÔNG TIN – THƯ VIỆN

Người hướng dẫn khoa học: TS Bùi Thanh Thủy

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan, để tài: “Xử lý tài liệu tại Thư viện Trường Đại học Xây

dựng Hà Nội” là công trình nghiên cứu khoa học của riêng tôi dưới sự hướng

dẫn của TS Bùi Thanh Thủy Các kết quả về số liệu được nêu trong luận văn

là trung thực, có nguồn gốc rõ ràng

Hà Nội, ngày ……tháng …… năm 2020

Tác giả luận văn

Đặng Hồng Thúy

LỜI CẢM ƠN

Trong suốt quá trình học tập, nghiên cứu và hoàn thành luận văn tốt nghiệp cao học ngành thông tin - thư viện, tôi đã nhận được sự giúp đỡ tận tình của rất nhiều người

Tôi xin chân thành cảm ơn:

TS Bùi Thanh Thủy đã tận tình hướng dẫn, chỉ bảo tôi trong suốt thời gian theo học cao học cũng như trong thời gian thực hiện nghiên cứu đề tài

Quý thầy cô đã tham gia giảng dạy như: PGS.TS Đoàn Phan Tân, PGS.TS Trần Thị Quý, PGS.TS Trần Thị Minh Nguyệt, PGS.TS Nguyễn Thị Lan Thanh,

TS Đỗ Văn Hùng, TS Nguyễn Huy Chương, TS Nguyễn Trọng Phượng, TS Nguyễn Viết Nghĩa, TS Nguyễn Thị Kim Dung, TS.Chu Ngọc Lâm, TS Mai Hà,

đã cung cấp cho cho chúng tôi những kiến kiến thức quý báu về lĩnh vực thông tin – thư viện cũng như các kiến thức liên quan khác trong suốt 2 năm học vừa qua Tôi xin bày tỏ tình cảm chân thành tới Ban Giám đốc và những đồng nghiệp đang công tác tại Thư viện Trường Đại học Xây dựng hà Nội đã tạo điều kiện cho tôi trong quá trình học tập, nghiên cứu và thực hiện Luận văn

Cuối cùng xin được dành lời cảm ơn chân thành tới gia đình, bạn bè, người thân đã quan tâm và động viên tôi trong suốt quá trình học tập và nghiên cứu

Mặc dù bản thân tôi đã cố gắng nỗ lực nghiên cứu, tìm tòi về đề tài ở tất cả các góc độ, song luận văn chắc chắn không tránh khỏi những khiếm khuyết nhất định Tôi mong muốn nhận được sự xem xét, đánh giá, đóng góp những ý kiến quý báu của các thầy cô giáo cùng các bạn đồng nghiệp để tiếp tục bổ khuyết cho luận văn đồng thời giúp tôi thực hiện tốt hơn nhiệm vụ mà tôi đang được giao tại Thư viện Trường Đại học Xây dựng Hà Nội

Xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày tháng năm 2020

HỌC VIÊN

MỤC LỤC

DANH MỤC CÁC BẢNG CHỮ CÁI VIẾT TẮT 4

DANH MỤC CÁC BẢNG 5

MỞ ĐẦU 6

CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ XỬ LÝ TÀI LIỆU TẠI THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC XÂY DỰNG 13

1.1 Cơ sở lý luận về công tác xử lý tài liệu 13

1.1.1 Khái niệm xử lý tài liệu 13

1.1.2 Vai trò công tác xử lý tài liệu 14

1.1.3 Các hoạt động xử lý tài liệu trong thư viện 16

1.1.4 Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác xử lý tài liệu 19

1.1.5 Các tiêu chí đánh giá chất lượng công tác xử lý tài liệu 21

1.2 Khái quát về Thư viện Trường Đại học xây dựng 23

1.2.1 Khái quát về Trường Đại học Xây dựng: 23

1.2.2 Lịch sử hình thành và phát triển của Thư viện Trường ĐHXD 24 1.2.3 Chức năng, nhiệm vụ 24

1.2.4 Cơ cấu tổ chức và đội ngũ cán bộ 27

1.2.5 Nguồn lực thông tin 28

1.2.6 Đội ngũ cán bộ Thư viện: 29

1.2.7 Cơ sở vật chất và trang thiết bị kỹ thuật: 31

1.2.8 Đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin 32

CHƯƠNG 2 : THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XỬ LÝ TÀI LIỆU TẠI THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC XÂY DỰNG 35

2.1 Quy trình chung của công tác xử lý tài liệu 35

2.2 Công tác mô tả thư mục 36

2.2.1 Quy trình mô tả thư mục 36

Formatted: Justified, Line spacing: 1.5

2.3 Công tác phân loại 43

2.3.1 Quy trình phân loại 43

2.3.2 Công cụ phân loại 47

2.3.3 Đánh giá chất lượng phân loại 49

2.4 Công tác định từ khóa 51

2.4.1 Quy trình định từ khóa 51

2.4.2 Công cụ định từ khóa 53

2.4.3 Đánh giá chất lượng định từ khóa 54

2.5 Công tác tóm tắt tài liệu 55

2.5.1 Quy trình 55

2.5.2 Đánh giá chất lượng tóm tắt: 56

2.6 Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác xử lý tài liệu 63

2.6.1 Nguồn nhân lực 63

2.6.2 Tổ chức công việc 651

2.6.3 công cụ hỗ trợ 642

2.7 Nhận xét chung về công tác xử lý tài liệu 66

2.7.1 Điểm mạnh 66

2.7.2 Điểm yếu 67

2.7.3 Nguyên nhân : 69

CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC XỬ LÝ TÀI LIỆU TẠI THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC XÂY DỰNG 71

3.1 Nâng cao năng lực cán bộ xử lý 71

3.1.1 Nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ xử lý 71

3.1.2 Nâng cao hiểu biết chuyên ngành Xây dựng 73

3.1.3 Đào tạo kỹ năng khác 75

3.1.4 Tăng cường số lượng cán bộ xử lý 76

3.2.1 Nghiên cứu áp dụng bộ từ khóa có kiểm soát 76

3.2.2 Xây dựng sổ tay điện tử nghiệp vụ xử lý tài liệu 77

3.3 Triển khai việc hiệu đính cơ sở dữ liệu thư mục 78

3.4 Đào tạo người dùng tin và thiết lập cộng tác viên 80

3.4.1 Đào tạo người dùng tin 80

3.4.2 Thiết lập đội ngũ cộng tác viên 81

3.5 Khuyến nghị 82

KẾT LUẬN 84

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 86

PHỤ LỤC 1 88

DANH MỤC CÁC BẢNG CHỮ CÁI VIẾT TẮT

Các từ viết tắt tiếng Việt

CBTV Cán bộ thư viện

CSDL Cơ sở dữ liệu

ĐHXD Đại học Xây dựng

NDT Người dùng tin

NDTL Nội dung tài liệu

NCKH Nghiên cứu khoa học

PDNC Phương diện nghiên cứu

TSKH Tiến sĩ khoa học

Các từ viết tắt tiếng Anh

AACR2 Anglo – American Cataloguing Rules DDC Dewey Decimal Classification

ISBD International Society for Bipolar Disorders MARC21 Machine Readable Cataloging

LCC Library of Congress Classification

UDC Universal Decimal Classification

DANH MỤC CÁC BẢNG

Bảng 1.1 Bảng thống kê tài liệu in tại Thư viện Trường ĐHXD 28

Bảng 1.2 Bảng về đội ngũ cán bộ tại Thư viện Trường ĐHXD 31

Bảng 2.2 Bảng lỗi vi phạm tính thống nhất 41

Bảng 2.3 Bảng lỗi vi phạm khi làm tóm tắt 66

DANH MỤC SƠ ĐỒ Sơ đồ 1.1.Cơ cấu tổ chức của thư viện Trường ĐHXD 27

Sơ đồ 2.1.Sơ đồ quy trình xử lý tài liệu 35

DANH MỤC HÌNH VẼ Hình 2.1 Mẫu biểu ghi thư mục theo khổ mẫu MARC 21 trên phần mềm quản trị thư viện Kipos 38

Hình 2.2 Mẫu biểu ghi thư mục được biên mục theo khổ mẫu MARC 21 trên phần mềm quản trị thư viện Kipos 41

Hình 2.3.Hình ảnh về trường định từ khóa tự do trên CSDL thư mục 53

MỞ ĐẦU

1.Tính cấp thiết của đề tài

Công tác xử lý tài liệu là một công đoạn vô cùng quan trọng trong hoạt động thông tin - thư viện, nó ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng các sản phẩm dịch vụ thông tin của thư viện nói riêng và hoạt động thư viện nói chung Hiện nay các cơ quan thông tin – thư viện giữ vai trò quan trọng trong sự nghiệp giáo dục và đào tạo, có nhiệm vụ thu thập, xử lý thông tin

để tạo ra các sản phẩm và dịch vụ thông tin, tổ chức các dịch vụ thông tin

để thông tin đến với người dùng tin một cách nhanh chóng, chính xác và kịp thời nhất Vì vậy để đáp ứng được nhu cầu thông tin đòi hỏi các cơ quan thông tin - thư viện cần chú trọng đến công tác xử lý tài liệu Bởi xử

lý tài liệu là một công đoạn hết sức quan trọng của dây chuyền thông tin trong hoạt động thông tin – thư viện

Trường Đại học Xây dựng đã trở thành một trung tâm hàng đầu về đào tạo, nghiên cứu khoa học, chuyển giao công nghệ và cung cấp nguồn nhân lực chất lượng cao cho đất nước trong lĩnh vực xây dựng Họ là những người dùng tin trình độ cao, do vậy nhu cầu tin của họ cũng cao mà Thư viện chính là nơi đáp ứng nhu cầu tin đó

Thư viện Trường Đại học xây dựng có lịch sử phát triển gắn với lịch sử phát triển của trường Thư viện có chức năng thông tin, giáo dục, thư viện phục vụ công tác đào tạo, nghiên cứu khoa học : thu thập xử lý, khai thác

và sử dụng tài liệu chuyên ngành xây dựng, kiến trúc và các lĩnh vực khác; phục vụ học tập và nghiên cứu của các đối tượng người dùng tin, là một trong những thư viện các trường đại học được đầu tư trang thiết bị, hạ tầng công nghệ hiện đại Trong những năm qua thư viện đã không ngừng đổi

cơ sở vật chất, hạ tầng công nghệ nhằm đáp ứng nhu cầu người dùng tin Tuy nhiên hiện nay hoạt động thư viện chưa đáp ứng tối đa nhu cầu thông tin của người dùng tin do chất lượng các sản phẩm và dịch vụ thông tin còn chưa cao, do công tác xử lý tài liệu tại Thư viện còn nhiều hạn chế ( công tác biên mục còn chưa áp dụng đúng các chuẩn về nghiệp vụ, ký hiệu phân loại còn sai, từ khóa tự do chưa sử dụng công cụ kiểm soát, chưa áp dụng phương pháp định chủ đề, bài tóm tắt chưa hoàn thiện ) dẫn đến việc lựa chọn tài liệu của bạn đọc chưa được thuận lợi vì vậy mà hoạt động của thư viện chưa đạt hiệu quả cao

Do đó, việc nghiên cứu tìm hiểu thực trạng, những tồn tại, điểm yếu, điểm mạnh để đưa ra đề xuất giải pháp giúp nâng cao chất lượng hoạt động thư viện là vấn đề cần thiết

Vì những lý do đó mà tác giả đã chọn đề tài: Xử lý tài liệu tại Thư

viện Trường Đại học Xây dựng làm tên đề tài nghiên cứu của mình

2 Tình hình nghiên cứu:

Hiện nay vấn đề xử lý tài liệu đã được đề cập trong rất nhiều các tài liệu sách giáo trình, luận văn, đề tài nghiên cứu khoa học, khóa luận tốt nghiệp

chuyên ngành thông tin thư viện :

Các vấn đề mang tính lý thuyết có các tài liệu :

“ Xử lý thông tin trong hoạt động thông tin – thư viện” của tác giả Trần Thị Qúy, Nguyễn Thị Đào năm 2007, Phân loại tài liệu của tác giả

Vũ Dương Thúy Ngà năm 2005, Phân loại và tổ chức mục lục phân loại của tác giả Tạ Thị Thịnh năm 1999, Giáo trình biên mục mô tả của tác giả

Vũ Văn Sơn năm 2000, Định chủ đề và định từ khóa tài liệu của tác giả Vũ Dương Thúy Ngà, Vũ Thúy Bình năm 2008, Biên soạn bài chú giải và bài

tóm tắt tài liệu : giáo trình của tác giả Phan Huy Quế năm 1998

Nội dung chính nghiên cứu về vấn đề lý luận và nâng cao kỹ năng xử

nội dung thông tin / tài liệu ( Phân loại, định từ khóa, định chủ đề, tóm tắt); phương pháp xử lý nội dung thông tin / tài liệu ( phương pháp định chủ đề, phương pháp định từ khóa), văn phong khoa học; lịch sử và phương pháp phân loại tài liệu, định từ khóa, định chủ đề, tóm tắt

Các vấn đề mang tính thực tiễn công tác xử lý tài liệu tại các trường Đại học và của Bộ có các tài liệu :

“Nâng cao chất lượng xử lý nội dung tài liệu tại thư viện Tạ Quang

Bửu Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội của tác giả Đinh Thúy Quỳnh năm

2009, Xử lý nội dung tài liệu tại Trung tâm Thông tin – Thư Viện học viện

Ngân Hàng của tác giả Nguyễn Thị Tứ 2014, Xử lý nội dung tài liệu tại Trung tâm thư viện Đại học Luật hà Nội của tác giả Vũ Thị Lương năm

2015, Công tác xử lý tài liệu tại Thư viện Trường Đại học Thủy Lợi của tác giả Hoàng Thị Thanh Thủy năm 2017, Công tác xử lý tài liệu tại Bộ Nông

nghiệp và Phát triển Nông Thôn của tác giả Vũ Thúy Hậu năm 2016, Công tác phân loại tài liệu và tổ chức hệ thống tra cứu tìm tin theo ký hiệu phân loại tại thư viện Đại học Sư phạm Hà Nội 2 của tác giả Ngô thị Linh năm

2013, Xử lý tài liệu tại thư viện của các trường đại học trên địa bàn Hà Nội của tác giả Luyện Thị Trang năm 2015, Công tác xử lý tài liệu tại thư viện

Trường Đại học Sài Gòn của tác giả Đinh Thị Hồng Thúy năm 2013

Các luận văn trên đã đưa ra lý luận chung về công tác xử lý hình thức,

xử lý nội dung tài liệu và phản ánh vấn đề thực tiễn về hoạt động xử lý hình thức, xử lý nội dung tài liệu tại cơ quan các trường đại học và Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn Qua đó tác giả đã đánh giá thực trạng và đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng hoạt động xử lý thông tin, nội dung tài liệu tại cơ quan thông tin đó

Các tài liệu tạp chí và hội thảo khoa học như về thông tin – thư viện :

Công tác xử lý tài liệu của Trung tâm Thông tin - Thư viện ĐHQGHN, thực

áp dụng AACR2 trong biên mục mô tả tại các thư viện của tác giả Nguyễn

Văn Hành ( 2009), tạp chí thông tin tư liệu Số 1/2009

Nội dung nghiên cứu về thực trạng và giải pháp của công tác xử lý tài liệu, thực trạng về vấn đề mô tả biên mục trong hoạt động thông tin - thư viện

Các khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Trường Đại học Khoa học Xã hội & Nhân văn về thực trạng công tác xử lý tài liệu tại một số trường Đại học và Học Viện :

Công tác xử lý tài liệu tại Trung tâm thông tin – thư viện Trường Đại học Lao động – Xã hội của tác giả Cao Thị Hằng năm 2009, Nâng cao hiệu quả công tác xử lý tài liệu tại thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội của tác giả Bùi Thị Ngọc năm 2009, Tìm hiểu việc áp dụng các chuẩn nghiệp vụ trong biên mục tài liệu tại Trung tâm thông tin – thư viện Học viện Bưu chính Viễn thông của tác giả Lê Thị Dương năm 2011

Các khóa luận đưa ra lý luận chung về công tác xử lý tài liệu và phản ánh về vấn đề thực tiễn công tác xử lý tài liệu tại các Trường Đại học và Học Viện Bưu Chính Viễn Thông Từ đó đánh giá thực trạng và đề xuất các giải pháp nâng cao chất lượng hoạt động xử lý tài liệu và đề xuất áp dụng các chuẩn nghiệp vụ cho công tác biên mục tài liệu tại các cơ quan thông tin đó

Mặc dù đã có rất nhiều tài liệu đã đề cập đến vấn đề về xử lý tài liệu / thông

tin Tuy nhiên đề tài xử lý tài liệu tại Thư viện Trường Đại học Xây dựng

Hà Nội là hoàn toàn mới chưa có một công trình nào đã nghiên cứu

5 Phạm vi nghiên cứu

Không gian: Thư viện Trường Đại học Xây dựng Hà Nội

Thời gian : Năm 2016 đến nay

6 Giả thuyết nghiên cứu và câu hỏi nguyên cứu

6.1 Giả thuyết nghiên cứu

Chất lượng xử lý tài liệu tại thư viện Trường Đại Học Xây Dựng chưa cao như công tác mô tả thư mục chưa áp dụng đúng chuẩn nghiệp vụ, chỉ số phân loại tài liệu vẫn còn sai, từ khóa chưa chính xác do chưa có công cụ để kiểm soát khi định từ khóa

Nguyên nhân : công cụ xử lý thiếu, nguồn nhân lực xử lý thiếu và hạn chế về trình độ chuyên môn nghiệp vụ, khâu tổ chức công việc chưa khoa học Để nâng cao chất lượng công tác xử lý tài liệu thì cần phải đưa ra giải pháp

6.2 Câu hỏi nghiên cứu

Câu hỏi 1 : Cơ sở để đánh giá chất lượng xử lý tài liệu và những yếu

tố ảnh hưởng đến chất lượng xử lý tài liệu là gì?

Câu hỏi 2 : Thực trạng chất lượng xử lý tài liệu và các yếu tố ảnh hưởng tới công tác này tại Thư viện Trường Đại Học Xây Dựng như thế nào?

Câu hỏi 3 : Giải pháp nào để nâng cao chất lượng xử lý tài liệu tại Thư viện Trường Đại Học Xây Dựng như thế nào?

7 Nhiệm vụ nghiên cứu

Nghiên cứu cơ sở lý luận và thực tiễn về hoạt động xử lý tài liệu tại Thư viện Trường Đại học Xây dựng

Nghiên cứu thực trạng về hoạt động xử lý tài liệu tại Thư viện Trường Đại học Xây dựng

Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng hoạt động xử lý tài liệu tại

Thư viện Trường Đại học Xây dựng

8 Phương pháp nghiên cứu:

Luận văn đã sử dụng các phương pháp sau:

Phương pháp phân tích và tổng hợp tài liệu, khảo sát, thống kê:

Lựa chọn ngẫu nhiên 50 tài liệu phục vụ cho việc đánh giá chất lượng công tác mô tả thư mục, phân loại, định từ khóa

20 tài liệu phục vụ việc đánh giá chất lượng bài tóm tắt

Phương pháp quan sát:

Đối tượng quan sát : Cán bộ xử lý

Nội dung quan sát : Quy trình phương pháp xử lý tài liệu ( mô tả thư mục, phân loại tài liệu, định từ khóa, tóm tắt) của cán bộ xử lý thông tin Thời gian quan sát : Từ ngày 15 đến ngày 20 tháng 6 năm 2020 Phương pháp phỏng vấn sâu: 02 cán bộ xử lý thông tin

Nội dung phỏng vấn : Cách thức và quy trình mô tả, phân loại, định

từ khóa, tóm tắt của cán bộ xử lý

Thời gian phỏng vấn : 14h-16h ngày 21 tháng 6 năm 2020

Phương pháp phân tích và tổng hợp tài liệu

9 Ý nghĩa khoa học và thực tiễn:

Về mặt khoa học: góp phần hoàn thiện lý luận công tác xử lý tài liệu trong hoạt động thông tin – thư viện

Về mặt thực tiễn : luận văn làm rõ chất lượng công tác xử lý tài liệu tại Thư Viện Trường Đại học Xây dựng Đánh giá mặt mạnh, mặt yếu, tìm ra nguyên nhân của nó

Đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác xử lý tài liệu tại Thư viện Trường Đại học Xây dựng

Làm tài liệu tham khảo cho các công trình nghiên cứu sau, cho các cơ quan thông tin – thƣ viện

CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ XỬ LÝ TÀI LIỆU

TẠI THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC XÂY DỰNG

1.1 Cơ sở lý luận về công tác xử lý tài liệu

1.1.1 Khái niệm xử lý tài liệu

Xử lý tài liệu là kỹ năng hay nghệ thuật nhằm ghi lại tất cả các đặc trưng về hình thức và nội dung (Khối lượng thông tin hay kiến thức hay tri thức của nhân loại) trong tài liệu nhằm mục đích tìm kiếm được, kiểm soát được không chỉ về số lượng mà cả về nội dung của các thông tin ấy [6, tr 19]

Xử lý tài liệu là cách thức mà chúng ta ghi tất cả thông tin đặc trưng

và các ký hiệu định danh của tài liệu lên một biểu ghi thư mục hay một biểu ghi cơ sở dữ liệu theo một quy tắc nhất định nhằm mục đích tạo ra các điểm truy cập giúp người dùng tin (NDT) có thể tìm kiếm và lựa chọn tài liệu mình cần một cách dễ dàng

1.1.1.1 Khái niệm xử lý hình thức tài liệu

Xử lý hình thức tài liệu hay còn gọi là Mô tả hình thức / Thư mục tài liệu là quá trình lựa chọn những chi tiết đặc trưng của một tài liệu, trình bày chúng theo quy tắc nhất định nhằm giúp NDT dễ dàng tìm thấy tài liệu và

có khái niệm ban đầu về tài liệu để phân biệt với tài liệu khác trước khi nghiên cứu nội dung tài liệu đó [ 6, tr 19-20]

Các thông tin đặc trưng của tài liệu là tên tác giả, tên nhan đề, thông tin xuất bản phẩm, tình trạng vật lý, ký hiệu kho

Mục đích của xử lý hình thức tài liệu là để kiểm soát thư mục của cá nhân, cơ quan, tổ chức, quốc gia, quốc tế và tổ chức hệ thống tra cứu, trao đổi phục vụ thông tin cho NDT thông qua các công cụ kiểm soát thư mục Ngoài ra còn mục đích bổ sung và phát triền nguồn thông tin và đăng ký tài

Với ý nghĩa trên thì xử lý hình thức tài liệu có các chức năng: Chức năng nhận dạng : Các sản phẩm sau khi xử lý là các bản mô tả thư mục cho biết đầy đủ các đặc tính cơ bản của tài liệu gốc từ nhiều phương diện như hình thức, khái quát nội dung, công dụng để giúp NDT nhận dạng tài liệu gốc đó một cách chính xác và dễ phân biệt được với tài liệu khác

Chức năng thông tin: nội dung thông tin chứa đựng trong các bản mô

tả thư mục sau khi xử lý là các thông tin về tác giả, tên nhan đề tài liệu, thông tin xuát bản, mô tả vật lý Gián tiếp hoặc trực tiếp thông báo cho NDT những đặc điểm và nội dung tài liệu gốc

Chức năng tìm tin : thông qua thông tin cơ bản sau khi xử lý hình thức tài liệu là các thông tin đặc trưng, chủ yếu của tài liệu cụ thể , NDT xác định được vị trí lưu giữ các tài liệu gốc mình cần thông qua các phương pháp kỹ năng tìm kiếm thông tin khác nhau

1.1.1.2 Khái niệm xử lý nội dung tài liệu

Xử lý nội dung tài liệu hay còn gọi là Mô tả nội dung tài liệu là quá trình phân tích nội dung tài liệu và thể hiện nội dung đó bằng các ngôn ngữ

tư liệu ( ký hiệu phân loại, từ khóa, chủ đề, tóm tắt, chú giải, tổng luận ), [6, tr 23]

Mức độ xử lý nội dung tài liệu phụ thuộc vào nhu cầu thông tin của NDT và khả năng đáp ứng của cơ quan thông tin – thư viện

Mục đích xử lý nội dung tài liệu là nhằm xác định chính xác nội dung tài liệu đó để : Sắp xếp, tổ chức lưu giữ tài liệu theo nội dung, xây dựng hệ thống tra cứu tìm tin theo nội dung chủ đề, khía cạnh nghiên cứu chủ đề

1.1.2 Vai trò công tác xử lý tài liệu

Công tác xử lý tài liệu có vai trò, ý nghĩa rất lớn đến chất lượng hoạt

tạo ra nguồn lực thông tin đảm bảo, khoa học, có độ chính xác cao đáp ứng tốt nhu cầu của người dùng tin

Mục tiêu của công tác xử lý tài liệu là giúp cho việc tìm kiếm nguồn thông tin được một cách nhanh chóng, thuận tiện và dễ dàng, đồng thời giúp cho việc tổ chức sắp xếp tài liệu trong kho cũng như các nguồn tin trong máy tính điện từ một cách có trật tự, có cấu trúc chặt chẽ Là tiền đề

để tạo ra các công cụ tra cứu thư mục và các xuất bản phẩm thông tin trong thư viện Nó đảm bảo độ tin cậy, chính xác và đầy đủ cho nguồn lực thông tin được bổ sung và phát triển tạo ra nguồn tin phù hợp với nhu cầu của người dùng tin., [8, tr 33]

Ngoài ra công tác này còn đảm nhận việc xây dựng các sản phẩm và dịch vụ thông tin, hỗ trợ trao đổi, lưu trữ và bảo quản nguồn thông tin trong các cơ quan thông tin - thư viện

Đối với người dùng tin, kết quả của công tác xử lý tài liệu cho phép

họ nắm được thông tin chi tiết về một tài liệu hoặc một nhóm tài liệu trên các phương tiện: hình thức, nội dung, công dụng để từ đó tiến hành lựa chọn một cách thuận lợi, chính xác, nhanh chóng và phù hợp với nhu cầu tin của mình Đồng thời nó giúp họ tìm tin chính xác không bị nhiễu tin từ

đó năng cao hiệu quả sử dụng thông tin

Đối với cán bộ thư viện, việc xử lý tài liệu tốt sẽ giúp họ kiểm soát

và quản lý các tài liệu trong thư viện, nắm bất được đặc điểm và nội dung vốn tài liệu để từ đó triển khai các hoạt động trong thư viện phục vụ cho người dùng tin tốt nhất Giúp xây dựng bộ máy tra cứu với các mục lục, cơ

sở dữ liệu, biên soạn các bản thư mục và tổ chức kho sách, giúp người dùng tin có thể tra cứu, truy cập tài liệu một cách chính xác, đầy đủ, thuận lợi và dễ dàng Đồng thời tạo ra các điểm truy cập để người dùng tin có thể tìm được tài liệu dễ dàng, rút ngắn được thời gian tìm kiếm và chọn lọc

Đặc biệt, sáng kiến xuất hiện mạng công cụ thư tịch ở Việt Nam hiện nay đã thúc đầy việc huẩn hóa công tác xử lý tài liệu là điều cần thiết để khi mạng này ra đời, các thư viện có thể hợp tác với nhau qua trao đổi biểu ghi

dữ liệu, giúp cho các thư viện tăng cường nâng cao khả năng học tập nghiệp vụ để phục vụ cho người dùng tin tốt hơn, thông qua việc tận dụng nguồn biểu ghi sẵn có do các thư viện khác đã biên mục trên cùng một tài liệu Chính vì vậy, khi các cơ quan thông tin thư viện xử lý tài liệu một cách thống nhất thì sẽ thực hiện tốt việc chia sẻ tài liệu, dùng chung tài liệu qua mạng trên phạm vi quốc gia khu vực và thế giới Do đó, các thư viện trên thế giới nói chung và các thư viện Việt nam nói riêng đã luôn dành sự quan tâm đặc biệt đối với hoạt động xử lý tài liệu, chuẩn hóa thống nhất trong công tác xử lý tài liệu

1.1.3 Các hoạt động xử lý tài liệu trong thư viện

Trong thư viện hình thức xử lý tài liệu có các công đoạn như : Biên mục, định chủ để, định từ khóa, phân loại, tóm tắt

1.1.3.1 Biên mục

Biên mục là một bộ phận của quá trình kiểm soát thư mục, là toàn bộ quá trình có liên quan đến tổ chức các công cụ thư mục nói chung và mục lục nói riêng : mô tả thư mục, phân tích chủ đề và kiểm soát tính thống nhất Việc kiểm soát tính thống nhất được tiến hành trong cả hai giai đoạn

mô tả thư mục và phân tích chủ đề [ 10, tr 28]

Mô tả thư mục (hay còn gọi là biên mục mô tả) là bước đầu tiên và quan trọng trong việc nhận dạng một tài liệu Mô tả tài liệu nói chung là việc lựa chọn những yếu tố cần thiết của tài liệu để thông báo cho người sử dụng và thiết lập các điểm truy nhập nhằm tìm kiếm được tài liệu

đó

1.1.3.2 Định chủ đề

Khi xử lý tài liệu, tùy theo yêu cầu và mục đích chúng ta có thể tiến hành mô tả thư mục hoặc mô tả nội dung tài liệu Định chủ đề tài liệu là một quá trình xử lý nội dung tài liệu mà kết quả được thể hiện dưới dạng đề mục chủ đề Định chủ đề tài liệu là quá trình xử lý nội dung tài liệu, song nét đặc thù của định chủ đề là sau quá trình xử lý, chúng ta sẽ rút ra được các đề mục chủ đề, phản ánh vấn đề và góc độ nghiên cứu của vấn đề trong nội dung tài liệu Để giúp cho việc định chủ đề đạt được kết quả và đảm bảo tính khoa học, người cán bộ xử lý tài liệu còn phải biết phương pháp định chủ đề, bao gồm phương pháp chung và phương pháp cụ thể cho một nhóm tài liệu.[3, tr 12]

1.1.3.3 Phân loại

Phân loại tài liệu là một công đoạn trong xử lý nội dung tài liệu nhằm mục đích tổ chức kho tài liệu, tổ chức bộ máy tra cứu thông tin, tổ chức các hệ thống mục lục, xây dựng CSDL trong các cơ quan thông tin – thư viện nhằm mục đích phục vụ NDT tìm kiếm thông tin đạt hiệu quả nhất Phân loại chính là phân chia và sắp xếp các sự vật hiện tượng theo một trật tự nhất định Trật tự sắp xếp này dựa trên những dấu hiệu giống nhau và khác nhau của chúng để đưa chúng vào từng nhóm riêng biệt [8, tr 6]

Để phân loại chính xác, người phân loại cần phải nắm rõ nội dung tài liệu Khâu này đòi hỏi người xử lý tài liệu cần phải có trình độ nghiệp vụ vững vàng để sản phẩm làm ra nhanh, chính xác, bảo đảm tính thống nhất, tránh trường hợp sách cùng một tên sách, cùng nội dung nhưng số phân loại lại khác nhau, dẫn đến việc sắp xếp kệ sai vị trí, gây khó khăn trong việc tìm tài liệu, kho sách không hệ thống, giảm giá trị Việc phân loại tài liệu có tác dụng hỗ trợ thủ thư sắp xếp kệ sách theo một trật tự nhất định,

và giúp cho độc giả tìm kiếm tài liệu được nhanh chóng

- Phân tích nội dung tài liệu : Phân tích nội dung tài liệu là công đoạn đầu tiên trong quy trình xử lý nội dung Thông qua việc phân tích nội dung tài liệu, CBXL sẽ xác định được đối tượng nghiên cứu (đặc trưng về nội dung), phương diện nghiên cứu (các khía cạnh về thời gian, địa điểm… của vấn đề được nghiên cứu), phương pháp nghiên cứu của tài liệu…, tác dụng của tài liệu đối với bạn đọc Việc xác định được các đặc trưng của tài liệu vô cùng quan trọng Vì xác định đúng đặc trưng của tài liệu sẽ giúp CBXL có cơ sở dịch chuyển nội dung sang ngôn ngữ tư liệu (ký hiệu phân loại, từ khóa…) được chính xác

- Xác định vị trí môn loại : Việc quy kết vào ngành khoa học đòi hỏi cán

bộ phân loại phải nắm chắc các nguyên tắc quy kết cơ bản Các nguyên tắc

đó bao gồm:

- Định ký hiệu phân loại : là ghi các ký hiệu phân loại đã được tra trong

bảng phân loại mà đơn vị sử dụng vào tài liệu và biểu mẫu nhâp tin

1.1.2.4 Định từ khóa

Định từ khóa (hay còn gọi là mô tả nội dung tài liệu bằng từ khóa) là một trong những công đoạn của quy trình xử lý tài liệu giúp NDT nắm bắt được chủ đề nội dung tài liệu thông qua một số thuật ngữ chính Nó tạo ra một trong những điểm truy cập hữu hiệu nhất trong các cơ sở dữ liệu (CSDL), giúp NDT nhanh chóng tìm được những tài liệu mình cần về một nội dung cụ thể đúng với nhu cầu

Định từ khóa tài liệu là quá trình phân tích nội dung tài liệu và mô tả những nội dung chính của tài liệu bằng một số cụm từ liên quan đến nhan

đề và nội dung tài liệu, nhằm phục vụ cho việc tra cứu tài liệu trong cơ sở

dữ liệu Định từ khóa giúp cho người dùng tin có thể tìm kiếm tài liệu khi không nhớ chính xác nhan đề của tài liệu cần tìm, người dùng có thể dùng công cụ tìm kiếm để tra từ khóa theo từ khóa liên quan đến nhan đề hoặc

liệu liên quan đến từ khóa, qua đó người dùng có thể tìm cho mình một loại tài liệu mà đang cần

1.1.2.5 Tóm tắt

Tóm tắt là trình bày một cách ngắn gọn, đầy đủ, chính xác nội dung của tài liệu gốc mà không kèm theo bất kỳ một lời bình luận nào từ phía người xử lý ( theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 214-1976) [6, tr 146]

Nói cách khác tóm tắt tài liệu là trình bày sơ lược nội dung của một loại tài liệu, nhưng vẫn phản ánh đầy đủ nội dung tài liệu và bảo đảm tính ngắn gọn, súc tích, dễ hiểu, giúp độc giả nhanh chóng nắm được nội dung

và lựa chọn tài liệu phù hợp với nhu cầu của bản thân Tất cả các tài liệu của thư viện khi biên mục nhập máy đều được làm tóm tắt, việc tóm tắt giúp bạn đọc nắm được một số ý của nội dung tài liệu từ đó có chọn và mượn tài liệu hay không

1.1.4 Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác xử lý tài liệu

1.1.4.1 Trình độ của cán bộ thư viện

Cán bộ thư viện – thông tin, nguồn nhân lực, là một trong những yếu

tố không thể thiếu trong bất kỳ thư viện nào, cho dù đó là thư viện truyền thống hay thư viện điện tử, thư viện số… Trong thế kỷ 21 - thế kỷ của công nghệ và số - các thư viện Việt Nam không ngừng biến đổi để phù hợp với sự thay đổi của môi trường thông tin và nhu cầu tin của người dùng tin Hiện nay, “người cán bộ thư viện có thể không phải là người biết tất cả nhưng phải là người biết cách tìm ra mọi thứ nhanh nhất” Để thực hiện được nhiệm vụ này, người cán bộ thư viện thông tin hiện nay cần thể hiện được những năng lực nghề nghiệp:

- Nắm vững được quy tắc mô tả tài liệu, cấu trúc và cách thức sử dụng công cụ hỗ trợ như: Bảng phân loại, Khổ mẫu, từ điển ;

- Kiến thức về hệ thống tìm tin, về ngôn ngữ: văn bản, văn phong và thuật ngữ khoa học, đặc biệt luôn cập nhật thuật ngữ chuyên dụng;

- Sử dụng thành thạo ít nhất một ngoại ngữ nhất là ngôn ngữ thông dụng tiếng anh như hiện nay;

- Am hiểu nhiều lĩnh vực xã hội, nhất là lĩnh vực khoa học chuyên ngành đào tạo mà thư viện phục vụ;

- Khả năng phân tích tổng hợp đánh giá khái quát hóa nội dung tài liệu, có kiến thức về phương pháp luận xử lý thông tin

Trình độ của cán bộ thư viện ảnh hưởng rất lớn đến công tác XLTL nói riêng và hoạt động của thư viện nói chung, vì công tác XLTL ảnh hưởng đến chất lượng các sản phẩm và dịch vụ thông tin, tạo ra các điểm truy cập giúp NDT tra cứu, sử dụng dịch vụ thư viện một cách dễ dàng và hiệu quả

1.1.4.2 Tổ chức công việc

Tổ chức công việc là công việc vô cùng quan trọng trong mỗi hoạt động của tổ chức nói chung và trong hoạt động của thư viện nói riêng Trong công tác xử lý tài liệu thì việc tổ chức công việc một cách khoa học,

có kế hoạch, phân công rõ ràng và theo chuyên môn hóa sẽ phát huy được tối đa kỹ năng, kinh nghiệm của người xử lý giúp cho quá trình xử lý đạt hiệu quả cao và chính xác, ít bị sai sót Như là phân công mỗi cán bộ phụ trách một mảng công việc khác nhau, cán bộ chuyên biên mục, cán bộ chuyên phân loại, cán bộ chuyên làm công tác tóm tắt

Ngoài ra việc tổ chức khâu công việc theo chuyên môn hóa sẽ phát huy được kỹ năng nghề nghiệp cho cán bộ xử lý như là tài liệu ngoại văn giúp được kỹ năng về tiếng anh của cán bộ ngày càng tăng cao, cán bộ

1.1.4.3.Công cụ hỗ trợ

Các công cụ hỗ trợ cho xử lý tài liệu gồm:

Bộ quy tắc biên mục Anh – Mỹ rút gọn (Anglo – American Cataloguing Rules) Viết tắt là AACR2, Bộ quy tắc biên mục theo tiêu chuẩn ISBD và Biên mục theo khổ mẫu MARC21 dựng sẵn;

Khung phân loại gồm có khung phân loại UDC, BBK, DDC, LCC

Để đảm bảo được chất lượng các sản phẩm thông tin đáp ứng tối đa nhu cầu NDT thì các khâu trong hoạt động thư viện phải áp dụng đúng các chuẩn nghiệp vụ

Hiện nay các thư viện trong và ngoài nước hầu như sử dụng tiêu chuẩn quốc tế ISBD, AACR2 trong công tác biên mục tài liệu và theo khổ mẫu MARC 21, trong công tác phân loại có sử dụng các khung phân loại như BBK, UDC, LCC, DDC, tùy từng loại hình thư viện mà các đơn vị chọn cho mình bảng phân loại phù hợp với loại hình tài liệu của đơn vị mình Việc áp dụng các chuẩn nghiệp đóng vai trò quan trọng cho hoạt động thư viện, nó mang tính khoa học và có tổ chức

1.1.5 Các tiêu chí đánh giá chất lượng công tác xử lý tài liệu

1.1.5.1 Công tác mô tả thư mục

Để công tác mô tả thư mục đạt chất lượng tốt cần phải đảm bảo các yêu cầu sau:

- Tính chính xác: thông tin của tài liệu phải được mô tả một cách khách quan, chính xác và theo đúng với thông tin mô tả trên tài liệu gốc

- Tính đầy đủ : Đảm bảo trình bày đầy đủ các đặc tính cơ bản của tài liệu gốc từ nhiều phương diện: hình thức, khái quát nội dung công dụng của tài liệu gốc

- Tính thống nhất : Đảm bảo sự nhất quán khi diễn đạt một điểm truy nhập, cho thấy mối quan hệ giữa các tên người, các tác phẩm dựa theo các

ngoài khuôn khổ của quá trình tạo lập một loạt biểu ghi phản ánh các tư liệu rời rạc, không liên hệ với nhau

1.1.5.2 Với công tác phân loại, định từ khóa, định chủ đề

Để các công đoạn trên đạt chất lượng và đảm bảo tính khách quan và khoa học thì cần đảm bảo các tính chất sau:

Tính chính xác : là mức độ tương ứng giữa lượng khái niệm của đặc trưng

được trích rút từ tài liệu với lượng khái niệm được để mô tả

Mức độ chính xác được xác định bởi:

- Nhiệm vụ của hệ thống cụ thể (người dùng, đề tài ưu tiên):

+ Những vấn đề ưu tiên: độ chính xác cao

1.1.5.3 Đối với bài tóm tắt

Để đánh giá một bài tóm tắt có chất lượng hay không phải dựa trên

các tiêu chí để đánh giá và đảm bảo các yêu cầu:

Văn phong của bài tóm tắt phải khoa học, trong sáng, đơn giản, dễ hiểu Câu văn ngắn gọn, hạn chế sử dụng các câu phức hợp, đa nghĩa, không dùng câu nghi vấn, cảm thán trong bài tóm tắt

Các thuật ngữ khoa học sử dụng trong bài tóm tắt phải thông dụng, phù hợp với sự phát triển của các ngành khoa học hiện đại Có sự thống nhất về chính tả; cấu trúc của bài tóm tắt phải logic, chặt chẽ

Bài tóm tắt phải chuyển tải đầy đủ thông tin, bảo đảm phản ánh ngắn gọn, đầy đủ, chính xác và khách quan nội dung của tài liệu gốc

1.2 Khái quát về Thư viện Trường Đại học xây dựng

1.2.1 Khái quát về Trường Đại học Xây dựng:

Trường Đại học Xây dựng được thành lập theo Quyết định số 144/CP ngày 8 tháng 8 năm 1966 của Hội đồng Chính phủ, tiền thân là Khoa Xây dựng Trường Đại học Bách khoa Hà Nội Ra đời trong hoàn cảnh chiến tranh, trường phải rời Thủ đô Hà Nội đi sơ tán ở nhiều nơi trên các tỉnh Hà Bắc, Vĩnh Phú Cuối năm 1983, trường chuyển về Hà Nội nhưng vẫn còn phân tán ở 4 khu vực: Cổ Nhuế, Phúc Xá, Bách Khoa và Đồng Tâm; đến năm 1991 trường mới tập trung tại Phường Đồng Tâm, Quận Hai Bà Trưng, Hà Nội Năm 2014, Trường đầu tư xây dựng cơ sở

đào tạo thực nghiệm tại Hà Nam với diện tích trên 24ha

Trải qua hơn 60 năm đào tạo, hơn 50 năm xây dựng và phát triển Trường Đại học Xây dựng đã trở thành một trường đại học đa ngành, một trung tâm nghiên cứu và triển khai ứng dụng các tiến bộ khoa học công nghệ, đào tạo các ngành, các bậc học từ đại học đến tiến sĩ trong lĩnh vực Xây dựng Để đáp ứng nhu cầu phát triển đất nước, thực hiện chủ trương của Đảng và Chính phủ về đổi mới căn bản, toàn diện GD&ĐT, Trường Đại học Xây dựng đang tập trung mọi cố gắng để đào tạo ra đội ngũ kĩ sư, kiến trúc sư năng động, sáng tạo, có khả năng giải quyết những vấn đề mà thực tiễn đặt

ra, góp phần xây dựng đất nước giàu mạnh, từng bước hội nhập với khu vực và thế giới

Với đội ngũ 921 cán bộ viên chức (tính đến thời điểm T4/2019), trong đó

có 660 cán bộ giảng dạy, 164 viên chức hành chính, 46 viên chức hướng dẫn thí nghiệm - thực hành, 51 cán bộ hợp đồng theo Nghị định 68; theo chức danh có 24 GS, 102 PGS; Về học vị: có 213 TSKH và TS, 429 Thạc

sĩ Trường Đại học Xây dựng đang đào tạo 39 ngành/chuyên ngành ở trình

độ đại học, 15 ngành bậc cao học và 13 chuyên ngành tiến sỹ

Đến nay, trường đã đào tạo cho đất nước trên 60.000 kĩ sư, kiến trúc sư, trên 2000 thạc sĩ và tiến sĩ đồng thời thực hiện nhiều đề tài khoa học, các

dự án lớn và chuyển giao công nghệ

1.2.2 Lịch sử hình thành và phát triển của Thư viện Trường ĐHXD

Thư viện trường Đại học Xây dựng được hình thành và phát triển cùng với

sự hình thành và phát triển của trường Đại học Xây dựng Khi trường mới thành lập thư thư viện chỉ là một phòng nhỏ, sau khi về trụ sở phường Đồng Tâm, Quận Hai Bà Trưng, Hà Nội thì Thư Viện sắp xếp tại tầng 1 nhà H1, H2 Đến năm 2000 dự án thư viện được xây dựng trong khuôn viên của trường với diện tích gần 5000m2 được xây 5 tầng và tồn tại và phát triển cho đến ngày nay

1.2.3 Chức năng, nhiệm vụ

Chức năng:

Tham mưu cho lãnh đạo Nhà trường về công tác quản lý, bổ sung, bảo quản, khai thác nguồn tin và cơ sở vật chất khác của Thư viện nhằm phục vụ cho nhu cầu giảng dạy, học tập và nghiên cứu khoa học của người dùng tin trong trường Đại học Xây dựng

Nhiệm vụ:

Xây dựng nội quy, quy định của Thư viện và hướng dẫn bạn đọc thực hiện

Đề xuất với Ban Giám hiệu nhà trường mua các tài liệu - giáo trình,

cơ sở dữ liệu và các học liệu điện tử khác đáp ứng nhu cầu hoạt động đào tạo - nghiên cứu khoa học của nhà trường; thu thập, bổ sung - trao đổi, phân tích, xử lý các loại hình tài liệu; tố chức sắp xếp, lưu trữ, bảo quản kho tài liệu và cơ sở dữ liệu bao gồm các loại hình ấn phẩm và vật mang tin của nhà trường; Đề xuất thanh lý các tài liệu đã cũ - hỏng hay không còn phù hợp về nội dung

Làm công tác giới thiệu tài liệu mới; Xây dựng hệ thống tra cứu tìm tin thích hợp; tổ chức cho người dùng tin khai thác, sử dụng thuận lợi và có hiệu quả nguồn tài nguyên thông tin của Thư viện và các nguồn tin bên ngoài được quản lý, khai thác thông qua Thư viện

Thu nhận lưu chiểu những xuất bản phẩm do các cá nhân, đơn vị trong trường và Nhà trường là tác giả, bao gồm: Sách, giáo trình, các loại hình tài liệu khác; Luận văn thạc sĩ, luận án tiến sĩ bảo vệ tại trường ĐHXD hoặc tác giả là Giảng viên, sinh viên, học viên cao học, nghiên cứu sinh của trường Đại học Xây dựng; Báo cáo tổng kết của các đề tài NCKH, dự án các loại đã được nghiệm thu; kỷ yếu hội nghị, hội thảo, các học liệu điện

tử, bài giảng điện tử do các đơn vị trong trường ĐHXD chủ trì hoặc do Cán

bộ, Giảng viên trường ĐHXD thực hiện; Hệ thống thông tin dạng in, số hóa

về trường ĐHXD

Triển khai các hoạt động NCKH về lĩnh vực thông tin, tư liệu và thư viện; ứng dụng kết quả NCKH, những thành tựu khoa học - kỹ thuật mới vào xử lý, phục vụ thông tin - thư viện

Là cấp cơ sở quản lý toàn diện về nhân sự và là đầu mối đại diện cho

cá nhân của Thư viện quan hệ với trường và các tổ chức thuộc trường Đề xuất và phối hợp với đơn vị chức năng tham gia vào quá trình tuyển dụng viên chức, lao động hợp đồng của Thư viện theo đúng quy định của Trường

Chủ động phối hợp với các đơn vị chức năng tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cho cán bộ - viên chức của Thư viện

Quản lý và sử dụng có hiệu quả lao động, tài sản và cơ sở vật chất khác được Nhà trường giao phục vụ cho công tác của Thư viện

Thay mặt Nhà trường tổ chức và thực hiện công tác quan hệ với các

cơ quan khác trong nước cũng như quốc tế trong phạm vi nghiệp vụ Thông tin - Thư viện

Giám đốc Thư viện được phép thừa lệnh Hiệu trưởng Ký và đóng dấu của Trường trong phạm vi công tác được giao Phó Giám đốc được ký thừa lệnh Hiệu trưởng những văn bản do Giám đốc ủy quyền

Thực hiện các nhiệm vụ khác do Hiệu trưởng giao

1.2.4 Cơ cấu tổ chức và đội ngũ cán bộ

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Thư viện Trường Đại Học xây Dựng

Sơ đồ 1.1.Cơ cấu tổ chức của thư viện Trường ĐHXD

Ban giám đốc điều hành và chịu trách nhiệm trước nhà trường về tất

cả các hoạt động của thư viện

Bộ phận văn phòng xử lý các giấy tờ văn bản liên quan đến hoạt động của thư viện, tiếp nhận và phản hồi thông tin bạn đọc,

Bộ phận công nghệ thư viện điện tử phụ trách và quản lý hệ thống máy chủ, mạng, phần mềm quản lý thư viện và các thiết bị công nghệ thông

Bộ phận xử lý nghiệp vụ bổ sung tài liệu; xử lý tài liệu như đăng ký, phân kho, xử lý hình thức và xử lý nội dung của tài liệu; giới thiệu sách mới

Bộ phận phục vụ bạn đọc có phòng đọc tự chọn tại chỗ và phòng mượn về nhà

1.2.5 Nguồn lực thông tin

Năm 2016 Thư viện Trường đã được dự án đầu tư nâng cấp và sửa chữa về cơ sở vật chất, hạ tầng công nghệ và đặc biệt là hồi có lại toàn bộ vốn tài liệu

Tài liệu in theo loại hình:

Bảng 1.1 Bảng thống kê tài liệu in tại Thư viện Trường ĐHXD

STT Dạng tài liệu

Tên tài liệu Bản tài liệu

Số lượng (Đầu sách)

Tỷ lệ (%)

Số lượng (Bản)

Tỷ lệ (%)

thức) thì hiện nay thư viện đang phục vụ 3.036 đầu tài liệu tiếng việt (giáo

trình + sách tham khảo) với số lượng 90.844 cuốn.Trong đó sách giáo trình

là 85.224 cuốn chiếm 88,63%, sách tham khảo 5.620 cuốn chiếm 5,84%

Đang phục vụ trên giá 5.210 bản in luận văn - luận án (được bảo vệ

từ năm 2006 đến nay chiếm 5,4% - Các tài liệu cũ hơn được lưu kho và đưa

ra phục vụ khi có yêu cầu) và 99 bản in Đề tài nghiên cứu khoa học do cán

bộ - giảng viên nhà trường thực hiện (từ năm 2010) chiếm 0,1%

Ngoài ra thư viện liên tục phục vụ bạn đọc hơn 200 loại báo - tạp chí tiếng Việt đã đặt mua theo hợp đồng do nhà trường ký với cơ quan phát hành

Tài liệu số:

- Cơ sở dữ liệu thư mục: hiện nay thư viện Trường ĐHXD có 4 loại CSDL thư mục là CSDL giáo trình, sách tham khảo tiếng việt có 2.405 biểu ghi thư mục; giáo trình, sách tham khảo tiếng anh có 408 biểu ghi thư mục; luận văn, luận án có 5.663 biểu ghi; Đề tài NCKH có 99 biểu ghi Các biểu ghi thư mục hiển thị thông tin cấp 2 của tài liệu gồm tất cả các trường trong khổ mẫu MARC 21 như là chỉ số cutter, tác giả, tên tài liệu…

- Cơ sở dữ liệu toàn văn: hiện nay thư viện có 15.850 biểu ghi tài

liệu số trong đó sách tham khảo và sách giáo trình 577 biểu ghi, bản đồ 69 biểu ghi, sách ngoại văn 82 biểu ghi, luận văn, luận án 1021 biểu ghi, đề tài

91 biểu ghi, bài trích 23.203 biểu ghi, báo, tạp chí có 133 biểu ghi Tất cả các biểu ghi CSDL được lưu dưới dạng file PDF và được tích hợp trong phần mềm quán lý thư viện

1.2.6 Đội ngũ cán bộ Thư viện:

Hiện nay Thư viện Trường ĐHXD có 14 người Trong đó có 1 Thạc

sĩ chuyên ngành Toán học ( Phó Giám đốc ), 04 Đại học chuyên ngành Thư viện, 9 người học đại học các chuyên ngành khác

Theo như sơ đồ dưới đây cho thấy đội ngũ cán bộ có trình độ đại học trở lên, chuyên ngành thư viện có 4 cán bộ chiếm 29%, CNTT có 3 cán bộ

chiếm 21%, có 2 cán bộ chuyên ngành xây dung chiếm 14%, còn lại là các chuyên ngành khác

Bảng 1.2 Bảng về đội ngũ cán bộ tại Thư viện Trường ĐHXD

1.2.7 Cơ sở vật chất và trang thiết bị kỹ thuật:

Hệ thống thư viện với tổng diện tích gần 5.000m2 và 1.000 chỗ ngồi được xây 5 tầng

- Tầng 1 để xe, kho lưu sách chờ thanh lý

- Tầng 2 phòng học nhóm khoảng 500 chỗ ngồi,

- Tầng 3 là phòng máy chủ và phòng đọc mở tự chọn khoảng 500 chỗ ngồi,

- Tầng 4 là phòng Ban Giám đốc, phòng internet với 100 máy tính và phòng multimedia, phòng nghiệp vụ,

- Tầng 5 là phòng mượn trả tự chọn và kho lưu

Hiện nay thư viện đã được trang bị các thiết bị máy móc phục vụ cho hoạt động thư viện:

- 03 máy mượn trả sách bằng trạm quét tự động chip RFID,

- 02 giá trả sách thông minh,

- 06 máy chủ 02 máy duyệt web, 02 máy database, 01 máy quản lý tên miền và 01 máy cấp IP cho máy trạm Và có 100 máy tính trạm phục vụ cho công việc nghiệp vụ, tra cứu và học tập

- 07 máy scan, máy ảnh, mạng wirless để kết nối máy tính với mạng internet,

- 04 trạm mượn trả và đầu đọc mã vạch, 06 máy in canon,

- Phần mềm tích hợp Kipos để quản lý thư viện của công ty Hiện Đại,

- Cổng thông tin điện tử tại địa chỉ http://thuvien.nuce.edu.vn được tích hợp mục lục trực tuyến OPAC giúp NDT tra cứu tài liệu bất cứ nơi nào

Nhìn chung với cơ sở vật chất và hạ tầng công nghệ như hiện nay Thư viện Trường Đại học Xây dựng có đủ điều kiện để phát triển và hoạt động tốt để đáp ứng tối đa nhu cầu cho NDT

1.2.8 Đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin

Người dùng tin tại Trường Đại học Xây dựng gồm các nhóm NDT sau:

Nhóm 1 Nhóm người dùng tin là cán bộ nghiên cứu

Đối tượng phục vụ chủ yếu của Trường là cán bộ nghiên cứu khoa học của Trường Cán bộ nghiên cứu của Trường có hơn 600 cán bộ vừa làm công tác nghiên cứu vừa tham gia giảng dạy đại học và sau đại học, hướng dẫn học viên sau đại học làm luận văn, luận án Cán bộ nghiên cứu

là những người có trình độ chuyên môn và trình độ học vấn cao, có học hàm học vị Nhóm người dùng tin này có khả năng sử dụng ngoại ngữ thành thạo, chủ yếu là tiếng Anh, còn lại là tiếng Nga, và tiếng Pháp Ngoài

ra, nhóm người dùng tin này cũng có khả năng sử dụng máy vi tính để làm các công việc chuyên môn như soạn thảo văn bản, xử lý số liệu, quản lý dữ liệu, thông tin cũng như có khả năng khai thác thông tin từ mạng Internet

Nhóm 2 Nhóm người dùng tin là cán bộ lãnh đạo, quản lý

Nhóm người dùng tin này bao gồm cán bộ lãnh đạo, quản lý Đối tượng này tuy số lượng không nhiều nhưng đóng vai trò quan trọng, họ vừa

là người dùng tin vừa là chủ thể thông tin Họ vừa làm công tác quản lý vừa tham gia nghiên cứu khoa học, và tham gia giảng dạy, hướng dẫn học viên, nghiên cứu sinh làm luận văn, luận án theo chuyên ngành Nhóm người dùng tin này có trình độ học vấn cao, họ đều là các giáo sư, phó giáo sư,

Nhóm 3 Nhóm học viên sau đại học và sinh viên

Đây là nhóm người dùng tin chiếm số lượng tương đối lớn của Trường là các học viên cao học, nghiên cứu sinh đang theo học các chương trình sau đại học chuyên ngành Trường đang đào tạo

Về nhu cầu tin, do đối tượng người dùng tin của Trường đa dạng nên nhu cầu tin của họ cũng rất đa dạng về nội dung và hình thức thông tin chuyên ngành Xây dựng

Nhóm học viên sau đại học những người đã tốt nghiệp đại học nay nghiên cứu chuyên sâu về một lĩnh vực cụ thể do vậy thông tin cho nhóm này chủ yếu là các tài liệu mang tính chất chuyên ngành sâu phù hợp với chương trình học hoặc đề tài mà họ nghiên cứu Nhóm người dùng tin này cần trực tiếp tham khảo các nguồn tin như các sách, tạp chí chuyên ngành, sách tham khảo nước ngoài, các luận án, luận văn, các cơ sở dữ liệu chuyên ngành Một đặc điểm của nhóm người dùng tin này là hầu hết cán bộ vừa

đi học vừa đi làm, rất hạn chế về thời gian nên có nhu cầu sử dụng các dạng tài liệu như luận văn - luận án, đề tài nghiên cứu khoa học và bài trích tạp chí chuyên ngành

Nhóm sinh viên các trường thì có nhu cầu sử dụng sách giáo trình, sách tham khảo và các tài liệu chuyên ngành, các loại báo, tạp chí chuyên ngành khoa học giáo dục Đối với các sinh viên năm cuối thì nhu cầu sử dụng luận văn, đề tài nghiên cứu cao hơn.Trong các nhu cầu tin của nhóm người dùng tin này thì nhu cầu tin về quản lý giáo dục trong những năm gần đây chiếm tỷ lệ cao nhất

Tiểu kết

Trong chương 1 tác giả đã trả lời được câu hỏi nghiên cứu thứ nhất

là cơ sở để đánh giá chất lượng xử lý thông tin là gì? Yếu tố nào ảnh hưởng đến chất lượng xử lý thông tin

1 Nghiên cứu về cơ sở lý luận xử lý thông tin, xử lý hình thức tài liệu, xử lý nội dung tài liệu bởi:

Công tác xử lý tài liệu là một công đoạn không thể thiếu trong mỗi

cơ quan thông tin thư viện, giúp cho mỗi cơ quan thông tin thư viện tổ chức sắp xếp tài liệu một cách khoa học, giúp NDT tìm tài liệu một cách nhanh chóng, giúp việc chia sẻ và trao đổi thông tin giữa các thư viện hiệu quả

Từ đó giúp cho hoạt động của thư viện phát triển

Công tác xử lý tài liệu chịu ảnh hưởng từ các yếu tố như trình độ của cán bộ, việc tổ chức công việc,và công cụ hỗ trợ trong việc xử lý tài liệu Việc đánh giá công tác xử lý tài liệu dựa vào chất lượng của các công đoạn trong quy trình xử lý như mô tả thư mục, phân loại, định từ khóa, định chủ đề và tóm tắt Từ những điều trên luận văn nhấn mạnh đến vai trò của công tác xử lý tài liệu đối với hoạt động thư viện

2 Nghiên cứu về cơ sở thực tiễn về công tác xử lý tài liệu tại thư viện Trường Đại Học Xây Dựng

CHƯƠNG 2 : THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XỬ LÝ TÀI LIỆU TẠI THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC XÂY DỰNG

2.1 Quy trình chung của công tác xử lý tài liệu