Hoàn thiện hoạt động kiểm soát nội bộ tại ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn việt nam chi nhánh tỉnh thái nguyên

Tác động của cuộc khủng hoảng tài chính và suy thoái kinh tế toàn cầu buộc Việt Nam thực hiện tái cấu trúc hệ thống ngân hàng để nâng cao năng lực cạnh tranh và kiểm soát rủi ro, trong đ

LUẬN VĂN THẠC SĨ THEO ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG

Chuyên ngành: QUẢN LÝ KINH TẾ

Thái Nguyên - 2017

LUẬN VĂN THẠC SĨ THEO ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG

Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS Bùi Quang Tuấn

Thái Nguyên - 2017

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan rằng, số liệu và kết quả nghiên cứu trong luận văn là trung thực và chưa từng được sử dụng để bảo vệ một học vị nào

Tôi xin cam đoan mọi sự giúp đỡ cho việc thực hiện luận văn này đã được cám ơn và các thông tin trích dẫn trong luận văn này đã được chỉ rõ nguồn gốc

Thái Nguyên, tháng 12 năm 2017

Tác giả luận văn Trần Tú Anh

Tôi xin trân trọng cảm ơn tập thể giáo viên Khoa chuyên môn và chuyên viên Phòng đào tạo Trường Đại học Kinh tế và Quản trị kinh doanh đã tạo điều kiện giúp đỡ và hướng dẫn tận tình cho tôi trong quá trình học tập và hoàn thành luận văn này

Tôi xin trân trọng cảm ơn ban lãnh đạo Ngân hàng nông nghiệp và Phát triển nông thôn Việt Nam - Chi nhánh Thái Nguyên đã tạo điều kiện giúp đỡ tôi trong việc thu thập số liệu và những thông tin cần thiết cho việc nghiên cứu luận văn này

Tôi xin cảm ơn nhiều tới gia đình tôi, bạn bè, đồng nghiệp đã luôn ở bên tôi, động viên, chia sẻ và tạo điều kiện cho tôi trong suốt thời gian học tập

và nghiên cứu luận văn này

Trân trọng cảm ơn!

Thái Nguyên, tháng 12 năm 2017

Tác giả luận văn Trần Tú Anh

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN i

LỜI CẢM ƠN ii

MỤC LỤC iii

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT vi

DANH MỤC BẢNG BIỂU vii

DANH MỤC CÁC HÌNH viii

MỞ ĐẦU 1

1 Tính cấp thiết của đề tài 1

2 Mục tiêu nghiên cứu 2

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2

4 Ý nghĩa khoa học và những đóng góp mới của luận văn 3

5 Kết cấu của luận văn 3

Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CỦA NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI 5

1.1 Một số vấn đề chung về Ngân hàng thương mại (NHTM) 5

1.1.1 Khái niệm và đặc điểm NHTM 5

1.1.2 Các chức năng của Ngân hàng thương mại 6

1.1.3 Các nghiệp vụ của NHTM 8

1.2 Hoạt động Kiểm soát nội bộ của Ngân hàng thương mại 10

1.2.1 Khái niệm hoạt động kiểm soát nội bộ (KSNB) của NHTM 10

1.2.2 Tầm quan trọng của hoạt động kiểm soát nội bộ tại NHTM 18

1.2.3 Nội dung hoàn thiện hoạt động kiểm soát nội bộ tại NHTM 20

1.3 Một số bài học kinh nghiệm về kiểm soát nội bộ tại các NHTM trên thế giới và ở Việt Nam 29

1.3.1 Kinh nghiệm một số ngân hàng quốc tế về hoàn thiện hoạt động kiểm soát nội bộ 29

1.3.2 Bài học kinh nghiệm về hoàn thiện hoạt động kiểm soát nội bộ trong các ngân hàng ở Việt Nam 31

1.3.3 Bài học kinh nghiệm về hoàn thiện hoạt động kiểm soát nội bộ tại Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Việt Nam - CN tỉnh Thái Nguyên 33

Chương 2: PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 36

2.1 Câu hỏi nghiên cứu 36

2.2 Phương pháp nghiên cứu 36

2.2.1 Phương pháp tiếp cận và thu thập thông tin 36

2.2.2 Phương pháp tổng hợp, xử lý số liệu 38

2.2.3 Phương pháp phân tích thông tin 40

2.3 Hệ thống tiêu chí nghiên cứu 40

2.3.1 Hệ thống tiêu chí đánh giá kết quả hoạt động của ngân hàng 40

2.3.2 Các tiêu chí về quy mô và chất lượng hoạt động tín dụng 41

2.3.3 Tiêu chí về số lượng khách hàng có quan hệ tín dụng 42

2.3.4 Hệ thống tiêu chí đánh giá hoạt động KSNB tại NHNo&PTNT Việt Nam - Chi nhánh tỉnh Thái Nguyên 42

Chương 3: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI NGÂN HÀNG NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN VIỆT NAM - CHI NHÁNH TỈNH THÁI NGUYÊN 43

3.1 Khái quát chung về NHNo&PTNT Việt Nam - CN tỉnh Thái Nguyên 43

3.1.1 Đặc điểm hình thành và phát triển 43

3.1.2 Cơ cấu tổ chức và mạng lưới hoạt động 44

3.1.3 Tình hình hoạt động kinh doanh của NHNo&PTNT Việt Nam - Chi nhánh tỉnh Thái Nguyên trong thời gian qua (năm 2014-2016) 47

3.2 Thực trạng hoạt động KSNB tại Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Việt Nam - Chi nhánh tỉnh Thái Nguyên 52

3.2.1 Hoạt động kiểm soát nội bộ tại Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Việt Nam - Chi nhánh tỉnh Thái Nguyên 54

3.2.2 Tình hình hoàn thiện hoạt động kiểm soát nội bộ tại Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Việt Nam - Chi nhánh tỉnh Thái Nguyên 68

3.2.3 Đánh giá về hiệu quả hoạt động kiểm soát nội bộ tại NHNo&PTNT Việt Nam Chi nhánh tỉnh Thái Nguyên 85

3.3 Đánh giá hoạt động KSNB tại Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Việt Nam - Chi nhánh tỉnh Thái Nguyên 92

3.3.1 Kết quả đạt được 92

3.3.2 Hạn chế và nguyên nhân 94

Chương 4: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI NGÂN HÀNG NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN VIỆT NAM - CHI NHÁNH TỈNH THÁI NGUYÊN 103

4.1 Định hướng hoạt động KSNB tại Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Việt Nam - Chi nhánh tỉnh Thái Nguyên 103

4.1.1 Mục tiêu tổng quát 103

4.1.2 Yêu cầu đối với công tác hoàn thiện hoạt động kiểm soát nội bộ của Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Việt Nam - Chi nhánh tỉnh Thái Nguyên 105

4.2 Giải pháp hoàn thiện hoạt động kiểm soát nội bộ tại Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Việt Nam - Chi nhánh tỉnh Thái Nguyên 106

4.2.1 Thực hiện đúng quy trình kiểm soát, thực hiện triệt để việc kiểm soát lẫn nhau giữa các bộ phận tham gia quy trình 106

4.2.2 Bổ sung các thủ tục kiểm soát trong quy trình 107

4.2.3 Nâng cao trình độ đào tạo đối với cán bộ đảm nhận nhiệm vụ kiểm soát 109

4.2.4 Cơ cấu lại hệ thống kiểm soát nội bộ cho đúng quy trình, quy định 111

4.2.5 Hoàn thiện chế tài thưởng phạt nghiêm minh đảm bảo tính răn đe 114

4.2.6 Ứng dụng Công nghệ thông tin vào công tác Kiểm soát nội bộ 116

4.3 Các điều kiện để hoàn thiện hoạt động kiểm soát nội bộ 119

4.3.1 Phân định rõ ràng chức năng của bộ phận KSNB và Kiểm tra nội bộ 119

4.3.2 Hoàn thiện tiêu chuẩn đối với các chức danh trong hệ thống KSNB 120

4.4 Kiến nghị 121

4.4.1 Kiến nghị với Ngân hàng Nhà nước Việt Nam 121

4.4.2 Đối với Trung tâm Thông tin tín dụng 121

4.4.4 Kiến nghị với Ngân hàng Nông nghiệp và phát triển nông thôn Việt Nam- Chi nhánh tỉnh Thái Nguyên 122

KẾT LUẬN 123

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 125

PHỤ LỤC 127

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

CTCP : Công ty cổ phần

KSNB : Kiểm soát nội bộ

LNTT : Lợi nhuận trước thuế

DANH MỤC BẢNG BIỂU

Bảng 3.1 Cơ cấu nguồn vốn theo kỳ hạn gửi và theo thành phần kinh tế của

Agribank - chi nhánh tỉnh Thái Nguyên giai đoạn 2014 - 2016 48

Bảng 3.2 Kết quả tài chính giai đoạn từ năm 2014 - 2016 52

Bảng 3.3 Phân loại nợ tại Agribank chi nhánh Thái Nguyên 52

Bảng 3.4 Thống kê số cuộc kiểm tra và số lượng sai phạmgiai đoạn 2013 - 2016 77

Bảng 3.5 Thống kê số lượng sai phạm trong hoạt động cấp tín dụng tại NHNo&PTNT Việt Nam - Chi nhánh tỉnh Thái Nguyên giai đoạn 2013 - 2016 79

Bảng 3.6 Thống kê số lượng sai phạm trong hoạt động kế toán tại NHNo&PTNT Việt Nam- Chi nhánh tỉnh Thái Nguyên giai đoạn 2013 - 2016 83

Bảng 3.7: Bảng kết quả khảo sát đối với yếu tố “Trình độ chuyên môn” 86

Bảng 3.8: Bảng kết quả khảo sát đối với yếu tố “Trang thiết bị cơ sở vật chất - kỹ thuật” 87

Bảng 3.9: Bảng kết quả khảo sát đối với yếu tố “Công tác kiểm tra, kiểm soát nội bộ” 89

Bảng 3.10: Bảng kết quả khảo sát đối với yếu tố “Nguồn nhân lực” 90

Bảng 3.11: Bảng kết quả khảo sát đối với yếu tố “Quy trình thủ tục” 91

Bảng 3.12: Bảng kết quả khảo sát đối với yếu tố “Tính công khai, minh bạch” 92

Bảng 3.13 Phân loại sai phạm do các bộ phận kiểm soát phát hiện giai đoạn 2013 - 2016 tại NHNo&PTNT Việt Nam- Chi nhánh tỉnh Thái Nguyên 97

DANH MỤC CÁC HÌNH

Hình 1.1 Mối quan hệ giữa quản trị rủi ro và kiểm soát nội bộ 11

Hình 1.2 Quy trình kiểm toán nội bộ 26

Hình 3.1: Bộ máy tổ chức và quản lý của chi nhánh 45

Hình 3.2: Quy trình kiểm soát nội bộ tại NHNo&PTNT CN tỉnh Thái Nguyên 55

Hình 3.3: Số lần kiểm tra 61

Hình 3.4 Bộ máy kiểm tra nội bộ NHNo&PTNT Chi nhánh tỉnh Thái Nguyên giai đoạn 2012-2013 68

Hình 3.5 Bộ máy kiểm tra nội bộ NHNo&PTNT Chi nhánh tỉnh Thái Nguyên giai đoạn 2014 - 2016 70

Hình 3.6 Tốc độ tăng số lượng các sai phạm của NHNo&PTNT Chi nhánh tỉnh Thái Nguyên giai đoạn 2014 - 2016 78

Hình 3.7 Sai sót tác nghiệp của NHNo&PTNT chi nhánh tỉnh Thái Nguyên (2013 - 2016) 81

Hình 3.8 Sai phạm tiềm ẩn rủi ro mất vốn của NHNo&PTNT chi nhánh tỉnh Thái Nguyên (2013 - 2016) 82

Hình 4.1: Mô hình kiểm soát nội bộ 112

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Kiểm soát nội bộ là một thành phần không thể thiếu trong quản trị ngân hàng thương mại và là cơ sở để ngân hàng hoạt động an toàn và vững mạnh Một

hệ thống kiểm soát nội bộ bền vững đảm bảo ngân hàng đạt được các mục tiêu lợi nhuận trong dài hạn, duy trì báo cáo tài chính và báo cáo quản trị đáng tin cậy Hoạt động kiểm soát nội bộ giúp ngân hàng tuân thủ luật pháp và các quy định, chính sách, kế hoạch, các thủ tục và quy tắc nội bộ, giảm thiểu rủi ro gặp phải các khoản lỗ không mong muốn hoặc gây tổn hại đến danh tiếng của ngân hàng

Ủy ban Basel về giám sát ngân hàng (Basel) nhấn mạnh tầm quan trọng và sự cần thiết phải có hoạt động kiểm soát nội bộ trong ngân hàng thương mại Việc phát sinh những khoản thiệt hại đáng kể mà các ngân hàng trên thế giới phải gánh chịu trong những năm gần đây buộc các ngân hàng phải chú ý nhiều hơn tới kiểm soát nội

bộ Khi phân tích những vấn đề liên quan đến các khoản thiệt hại này, Uỷ ban Basel chỉ ra các ngân hàng có thể tránh được thiệt hại nếu duy trì hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả, thực hiện kiểm soát tất cả các mặt hoạt động của ngân hàng Kiểm soát nội

bộ sẽ ngăn chặn hoặc tìm ra những nguyên nhân dẫn đến các khoản thiệt hại, qua đó hạn chế tổn thất cho ngân hàng Vì vậy hiện tại, nhiều ngân hàng lớn hiểu được tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ, xây dựng và hoàn thiện quy trình, hệ thống văn bản… để đảm bảo hoạt động an toàn, giảm thiểu rủi ro

Tác động của cuộc khủng hoảng tài chính và suy thoái kinh tế toàn cầu buộc Việt Nam thực hiện tái cấu trúc hệ thống ngân hàng để nâng cao năng lực cạnh tranh và kiểm soát rủi ro, trong đó việc hoàn thiện hoạt động kiểm soát nội

bộ được đặc biệt quan tâm và chú trọng

Tại Ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn (NHNo&PTNT) Việt Nam, Ban lãnh đạo có sự quan tâm sâu sát và dành nhiều chi phí để xây dựng bộ máy hoạt động kiểm soát nội bộ và phần nào đạt được mục tiêu quản trị rủi ro Tuy nhiên, bộ máy hoạt động kiểm soát nội bộ tại NHNo&PTNT Việt Nam vẫn còn một số vấn đề cần được hoàn thiện như: Cơ cấu bộ máy kiểm soát nội bộ chưa thực sự hiệu quả; hoạt động kiểm soát nội bộ còn yếu kém trong việc phát hiện và ngăn chặn các gian lận và sai sót trong hoạt động kinh doanh của ngân hàng; hoạt

động kiểm soát nội bộ mới chỉ tập trung vào phát hiện, chưa phát huy vai trò cảnh báo rủi ro; các quy trình, quy định về kiểm soát rủi ro còn chồng chéo; chưa có cơ chế khen thưởng phù hợp và hệ thống đào tạo chưa chuyên nghiệp

Chính vì vậy, đề tài “Hoàn thiện hoạt động kiểm soát nội bộ tại Ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn Việt Nam - Chi nhánh tỉnh Thái Nguyên” được lựa chọn để nghiên cứu

2 Mục tiêu nghiên cứu

2.1 Mục tiêu chung

Trên cơ sở đánh giá thực trạng của hoạt động kiểm soát nội bộ của NHNo&PTNT Việt Nam - Chi nhánh tỉnh Thái Nguyên, luận văn đề xuất một số giải pháp hoàn thiện hoạt động kiểm soát nội bộ (KSNB), góp phần nâng cao chất lượng hoạt động của Ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn Việt Nam - Chi nhánh tỉnh Thái Nguyên

2.2 Mục tiêu cụ thể

Luận văn có những mục tiêu cụ thể sau:

+ Hệ thống hoá cơ sở lý luận và thực tiễn công tác KSNB của một chi nhánh ngân hàng thương mại

+ Đánh giá thực trạng hoạt động KSNB của NHNo&PTNT Việt Nam - Chi nhánh tỉnh Thái Nguyên, trong đó làm rõ những yếu tố ảnh hưởng chủ yếu đến việc nâng cao chất lượng KSNB tại NHNo&PTNT Việt Nam - Chi nhánh tỉnh Thái Nguyên

+ Đề xuất định hướng và một số giải pháp chủ yếu nhằm hoàn thiện hoạt động kiểm soát nội bộ tại NHNo&PTNT Việt Nam - Chi nhánh tỉnh Thái Nguyên

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

3.1 Đối tượng nghiên cứu

Hoạt động kiểm soát nội bộ của Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển

Nông thôn Việt Nam - Chi nhánh tỉnh Thái Nguyên

3.2 Phạm vi nghiên cứu

* Phạm vi nội dung nghiên cứu:

Luận văn tập trung xem xét hoạt động kiểm soát nội bộ tại NHNo&PTNT Việt Nam - Chi nhánh tỉnh Thái Nguyên và một số giải pháp để hoàn thiện hoạt động kiểm soát nội bộ tại NHNo&PTNT Việt Nam - Chi nhánh tỉnh Thái Nguyên

* Về không gian nghiên cứu

Luận văn xem xét nghiên cứu trường hợp của NHNo&PTNT Việt Nam - Chi nhánh tỉnh Thái Nguyên

* Về thời gian nghiên cứu

Luận văn xem xét đánh giá thực trạng hoạt động kiểm soát nội bộ tại

NHNo&PTNT Việt Nam - Chi nhánh tỉnh Thái Nguyên trong 3 năm liên tiếp,

giai đoạn 2014-2016 Số liệu điều tra thực tế là từ 20/6/2017 đến 20/8/2017

4 Ý nghĩa khoa học và những đóng góp mới của luận văn

4.1 Ý nghĩa khoa học

Luận văn là một công trình nghiên cứu khoa học không chỉ có ý nghĩa đối với NHNo&PTNT Việt Nam - Chi nhánh tỉnh Thái Nguyên mà còn có ý nghĩa đối với các chi nhánh NHNo&PTNT Việt Nam cũng như là các Ngân hàng thương mại khác trong việc hoàn thiện hoạt động kiểm soát nội bộ ngân hàng

4.2 Những đóng góp mới của luận văn

- Luận văn đã có những đóng góp nhất định cả về mặt lý luận và thực tiễn

về hoạt động kiểm soát nội bộ cho các chi nhánh ngân hàng thương mại nói chung và Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Việt Nam nói riêng

- Luận văn đã làm rõ những thành tựu, hạn chế trong hoạt động kiểm soát nội

bộ tại NHNo&PTNT Việt Nam - Chi nhánh tỉnh Thái Nguyên hiện nay, tìm ra nguyên nhân chủ yếu dẫn đến tình trạng đó Luận văn cũng đã đưa ra một số nhận định riêng thông qua việc phân tích và đánh giá thực trạng hoạt động kiểm soát nội bộ tại NHNo&PTNT Việt Nam - Chi nhánh tỉnh Thái Nguyên;

- Kết quả của nghiên cứu có thể áp dụng vào thực tiễn, cụ thể là việc đề xuất và một số kiến nghị phù hợp nhằm khắc phục các hạn chế và hoàn thiện hoạt động kiểm soát nội bộ tại NHNo&PTNT Việt Nam - Chi nhánh tỉnh Thái Nguyên trong thời gian tới

5 Kết cấu của luận văn

Bố cục của luận văn: Ngoài phần mở đầu, kết luận và danh mục tài liệu tham khảo, luận văn gồm 4 chương:

Chương 1: Cở sở lý luận và thực tiễn về hoạt động kiểm soát nội bộ trong

Ngân hàng thương mại

Chương 2: Phương pháp nghiên cứu

Chương 3: Thực trạng hoạt động kiểm soát nội bộ tại Ngân hàng Nông

nghiệp và Phát triển Nông thôn Việt Nam - Chi nhánh tỉnh Thái Nguyên

Chương 4: Giải pháp hoàn thiện hoạt động kiểm soát nội bộ tại Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Việt Nam - Chi nhánh tỉnh Thái Nguyên

Chương 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT

NỘI BỘ CỦA NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI

1.1 Một số vấn đề chung về Ngân hàng thương mại (NHTM)

1.1.1 Khái niệm và đặc điểm NHTM

Ngân hàng thương mại (NHTM) xuất hiện từ rất sớm trong lịch sử nhân loại trước khi chủ nghĩa tư bản ra đời Từ khi hình thành và phát triển cho đến nay cũng có rất nhiều quan điểm đưa ra những khái niệm về NHTM và quan

điểm phổ biến nhất đều cho rằng: “Ngân hàng thương mại là doanh nghiệp đặc biệt kinh doanh trong lĩnh vực tiền tệ, tín dụng, một tổ chức cung ứng vốn chủ yếu và hữu hiệu của nền kinh tế” [12]

Có nhiều khái niệm về NHTM, một số nước tư bản như Mỹ, Nhật NHTM được định nghĩa như một tổ chức mà hoạt động kinh doanh chủ yếu của

nó là huy động vốn từ tiền gửi của cá nhân và đơn vị kinh doanh (các công ty) và

để cho vay lại các đối tượng đó Các ngân hàng này không được phép kinh doanh tổng hợp các dịch vụ khác như đầu tư tài chính, cung cấp dịch vụ ngân hàng cho các nhóm ngành nghề riêng biệt đây là các ngân hàng hoạt động theo mô hình chuyên doanh Trong khi đó, một số nước ở Châu Âu như Đức, Hà Lan, Thụy Sĩ lại quan niệm rằng NHTM có thể kinh doanh đồng thời tổng hợp tất cả các dịch vụ ngân hàng, đó là mô hình ngân hàng đa năng

Nhưng theo quan điểm của Luật các tổ chức tín dụng Việt Nam số 47/2010/QH12 ngày 16/6/2014 của nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam thì “Ngân hàng thương mại là một sản phẩm của nền kinh tế thị trường, NHTM được coi là “trái tim lớn”, một doanh nghiệp thực sự - doanh nghiệp kinh doanh tiền tệ” Cụ thể “NHTM là một loại hình tổ chức tín dụng (TCTD) được phép thực hiện toàn bộ hoạt động ngân hàng và các hoạt động khác có liên quan như: nhận tiền gửi, cấp tín dụng và cung ứng các dịch vụ thanh toán cho toàn bộ nền

kinh tế” Trên cơ sở dựa trên các hoạt động chủ yếu, NHTM được hiểu là “loại hình doanh nghiệp được thành lập theo các quy định của pháp luật, thực hiện kinh doanh tiền tệ và dịch vụ ngân hàng với nội dung thường xuyên nhận tiền

gửi, sử dụng số tiền này để cấp tín dụng và cung ứng các dịch vụ thanh toán; thực hiện các hoạt động kinh doanh khác có liên quan”

Có thể nói, NHTM là một doanh nghiệp đặc biệt bởi vì trước hết nó kinh doanh trong một lĩnh vực đặc biệt đó là tiền tệ Thứ hai, các hoạt động của nó cũng mang tính đặc thù để phù hợp với lĩnh vực kinh doanh

NHTM có vai trò to lớn trong nền kinh tế hiện đại Hệ thống NHTM được

ví như mạch máu, chất dầu bôi trơn của quá trình tái sản xuất xã hội, là trợ thủ đắc lực của Nhà nước và các chủ thể kinh tế

1.1.2 Các chức năng của Ngân hàng thương mại

1.1.2.1 Chức năng làm trung gian tín dụng

Trong quá trình vận động của vốn tiền tệ trong nền kinh tế, tất yếu sẽ xảy ra tình trạng có những chủ thể (bao gồm cả doanh nghiệp, cá nhân và các cơ quan Nhà nước, tổ chức xã hội) có vốn tiền tệ tạm thời nhàn rỗi chưa sử dụng đến, đồng ghời cũng trong quá trình đó lại có những chủ thể có nhu cầu vốn bổ sung tạm thời, song giữa chủ thể này không phải lúc nào cũng trực tiếp thoả mãn lẫn nhau về các nhu cầu về vốn Với vai trò làm trung gian tín dụng, NHTM đứng ra làm trung gian tập trung huy động các nguồn vốn tạm thời nhàn rỗi của các chủ thể có vốn chưa sử dụng đến để cho các chủ thể thiếu vốn vay Như vậy, NHTM vừa là người nhận tín dụng (người đi vay) và vừa là người cấp tín dụng (người cho vay)

Chức năng trung gian tín dụng của NHTM có tác dụng rất lớn đối với toàn

bộ nền kinh tế, nó làm cho nguồn tiền tệ tạm thời nhàn rỗi được sử dụng triệt để, tăng nhanh tốc độ luân chuyển vốn của toàn xã hội, quá trình tái sản xuất nhờ vậy được tiến hành liên tục, khẩn trương và mở rộng

1.1.2.2 Chức năng làm trung gian thanh toán

Thực hiện chức năng này, NHTM thay mặt cho khách hàng tiến hành các nghiệp vụ có tính chất kỹ thuật liên quan đến sự vận động của vốn tiền tệ của khách hàng Nghiệp vụ này bao gồm: Bảo quản tiền tệ, tiến hành thanh toán theo

uỷ nhiệm của khách hàng, nhập tiền vào tài khoản, theo dõi sổ sách… Nghĩa là ngân hàng đứng ra làm trung gian thanh toán giữa các khách hàng, giúp họ không phải trực tiếp thanh toán với nhau Công việc này của ngân hàng ngày càng mở rộng về quy mô và phạm vi

Chức năng này có mối quan hệ gắn bó hữu cơ với chức năng trung gian tín dụng Việc mở tài khoản của khách hàng, nhận tiền gửi và thanh toán hộ khách hàng đã tạo ra cơ sở để ngân hàng có thêm nguồn vốn để mở rộng cho vay K.Mark đã viết: "Công việc của người thủ quỹ chính là ở chỗ làm trung gian thanh toán Khi ngân hàng xuất hiện thì chức năng này được chuyển giao sang ngân hàng Tuy nhiên, khác với nghề kinh doanh tiền tệ dưới hình thức ban đầu giản đơn và thuần tuý của nó - nghĩa là tách khỏi chế độ tín dụng - trong ngân hàng, thì chức năng trung gian tín dụng gắn bó một cách chặt chẽ với trung gian thanh toán Ngân hàng dùng số tiền của nhà tư bản này để cho vay"

Chức năng này tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp trong quan

hệ thanh toán với nhau, làm giảm đi đáng kể những chi phí có liên quan đến lưu thông tiền mặt đối với từng doanh nghiệp cũng như đối với toàn xã hội

1.1.2.3 Chức năng "tạo tiền"

Hai chức năng làm trung gian tín dụng và trung gian thanh toán là tiền đề phát sinh chức năng "tạo tiền" của NHTM Quá trình tạo tiền của hệ thống NHTM là quá trình mở rộng nhiều lần tiền gửi thông qua kỳ hạn Quá trình này được thực hiện thông qua hoạt động tín dụng và tổ chức thanh toán không dùng tiền mặt trong hệ thống ngân hàng

Nếu chỉ xét thuần tuý khả năng tạo ra ngoại tệ thì với một khoản dự trữ mới được cung cấp thêm, toàn bộ hệ thống NHTM có thể tạo ra được một lượng tiền gửi qua ngân hàng gấp nhiều lần dự trữ ban đầu mà họ nhận được Lượng tiền này tỷ lệ nghịch với tỷ lệ dự trữ bắt buộc và tỷ lệ thuận với lượng dự trữ mới được cung cấp ban đầu

Mức độ mở rộng tiền gửi của NHTM lên bao nhiêu lần còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác như: Tỷ lệ rút tiền mặt của khách hàng, mức độ sử dụng số vốn khả dụng của ngân hàng để cho vay,… chức năng này đã tạo thêm nguồn vốn cho các NHTM để mở rộng khả năng cho vay

Các chức năng của NHTM có mối quan hệ bổ sung hỗ trợ lẫn nhau, trong

đó chức năng tín dụng là chức năng cơ bản tạo cơ sở cho việc thực hiện các chức năng khác Đồng thời thực hiện tốt chức năng trung gian thanh toán và "tạo tiền" góp phần mở rộng hoạt động của chức năng trung gian thanh toán

1.1.3 Các nghiệp vụ của NHTM

1.1.3.1 Nghiệp vụ tài sản nợ (nghiệp vụ hình thành nguồn vốn của NHTM)

Đây là nghiệp vụ hình thành nguồn vốn của NHTM Nguồn vốn của NHTM gồm có:

* Vốn tự có và coi như tự có gồm:

- Vốn pháp định: Là mức vốn tối thiểu phải có khi thành lập ngân hàng,

nó được hình thành tuỳ theo tính chất sở hữu của các ngân hàng

- Quỹ dự trữ: Gồm hai loại là: Quỹ dự trữ để bổ sung vốn điều lệ và quỹ

dự trữ đặc biệt để bù đắp rủi ro

- Vốn coi như tự có gồm: Lợi nhuận chưa chia hoặc các quỹ chưa sử dụng như quỹ phát triển kỹ thuật nghiệp vụ ngân hàng, quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi, khấu hao tài sản cố định

* Vốn huy động: Ngân hàng huy động tiền gửi với các hình thức:

- Tiền gửi không kỳ hạn: Là khoản tiền gửi mà người gửi có thể rút ra sử dụng bất kỳ lúc nào

- Tiền gửi có kỳ hạn: Là loại tiền gửi có quy định cụ thể về thời gian rút tiền của khách hàng

Cùng với việc huy động tiền gửi, ngân hàng còn huy động vốn bằng các hình thức khác như: phát hành chứng chỉ tiền gửi, phát hành trái phiếu

- Vốn đi vay gồm có:

+ Vay NHTM và các tổ chức tín dụng trên thị trường liên ngân hàng + Vay ngân hàng trung ương mà cụ thể là xin tái cấp vốn tại ngân hàng trung ương

+ Vay nước ngoài và các tổ chức tín dụng khác

* Các nguồn vốn khác: Vốn thanh toán và vốn phát sinh từ các nghiệp

vụ đại lý

1.1.3.2 Nghiệp vụ tài sản có (Nghiệp vụ sử dụng vốn của NHTM)

Trên cơ sở hình thành các nguồn vốn, NHTM sử dụng vốn vào các nghiệp vụ sau:

* Nghiệp vụ ngân quỹ

- Duy trì một mức tiền mặt tại quỹ để đáp ứng yêu cầu chi trả tiền mặt thường xuyên cho khách hàng

- Tiền gửi của NHTM tại ngân hàng trung ương (NHTW) gồm tiền gửi dự trữ bắt buộc và tiền gửi thanh toán để phục vụ các khoản thanh toán giữa các ngân hàng qua vai trò trung gian thanh toán của NHTM

- Tiền gửi tại các NHTM để có thể thực hiện nghiệp vụ thanh toán, chuyển tiền cho khách hàng

* Nghiệp vụ cho vay của NHTM

- Nghiệp vụ chiết khấu: Thực chất đây là nghiệp vụ cho vay ngắn hạn nhưng khoản cho vay mang tính chất đặc biệt vì người vay chuyển quyền đòi nợ trên thương phiếu sang ngân hàng

- Cho vay ứng trước: Thực hiện trên cơ sở hợp đồng tín dụng trong đó khách hàng được sử dụng tiền vay trong một thời hạn nhất định

- Cho vay theo hạn mức thấu chi: Là việc cho vay mà NHNo&PTNT Việt Nam thỏa thuận bằng văn bản chấp thuận cho khách hàng chi vượt số tiền hiện

có trên TKTT của khách hàng, phù hợp với các quy định của Chính phủ và NHNN Việt Nam về hoạt động thanh toán qua các tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán

- Cho vay phục vụ nhu cầu đời sống là việc NHNo&PTNT Việt Nam cho vay đối với khách hàng là cá nhân để thanh toán các chi phí cho mục đích tiêu dùng, sinh hoạt của cá nhân, gia đình của cá nhân đó

- Cho vay phục vụ hoạt động kinh doanh, hoạt động khác là việc NHNo&PTNT Việt Nam cho vay đối với khách hàng là pháp nhân, cá nhân nhằm đáp ứng nhu cầu vốn hợp pháp ngoài nhu cầu vốn phục vụ đời sống, bao gồm nhu cầu vốn của pháp nhân, cá nhân và nhu cầu vốn của hộ kinh doanh, doanh nghiệp

tư nhân mà cá nhân vay vốn là chủ hộ kinh doanh, chủ doanh nghiệp tư nhân

* Nghiệp vụ đầu tư:

- Đầu tư theo dự án ngân hàng

- Đầu tư vào lĩnh vực chứng khoán: chứng khoán nhà nước, cổ phiếu, trái

phiếu công ty

1.1.3.3 Các nghiệp vụ khác của NHTM (Nghiệp vụ trung gian)

* Nghiệp vụ thu chi chuyển tiền cho khách hàng

* Nghiệp vụ đại lý về chứng khoán: phát hành, mua bán, bảo quản chứng khoán cho khách hàng

* Nghiệp vụ mua bán, bảo quản vàng bạc đá quý và ngoại tệ

* Nghiệp vụ uỷ thác của khách hàng quản trị tài sản theo thư, theo hợp đồng

* Nghiệp vụ tư vấn về đầu tư

* Nghiệp vụ thanh lý tài sản khi doanh nghiệp giải thể, phá sản

Các nghiệp vụ của NHTM có quan hệ là bổ sung hỗ trợ lẫn nhau trong đó nghiệp vụ tài sản nợ là cơ sở để thực hiện nghiệp vụ tài sản có Nghiệp vụ tài sản

có làm tăng khả năng sinh lời của các ngân hàng, góp phần làm tăng khả năng huy động vốn Thực hiện tốt nghiệp vụ trung gian sẽ tạo điều kiện tăng nguồn vốn và sử dụng vốn vì nghiệp vụ trung gian vừa và nghiệp vụ tài sản nợ và vừa là nghiệp vụ tài sản có

1.2 Hoạt động Kiểm soát nội bộ của Ngân hàng thương mại

1.2.1 Khái niệm hoạt động kiểm soát nội bộ (KSNB) của NHTM

1.2.1.1 Khái niệm kiểm soát nội bộ

Theo Liên đoàn kế toán quốc tế (IFAC), kiểm soát nội bộ là “tất cả các chính sách, thủ tục do nhà quản lý của tổ chức lựa chọn áp dụng để đảm bảo đạt được các mục tiêu quản trị, quản lý có hiệu quả hoạt động kinh doanh, bao gồm

cả việc tham gia vào các chính sách quản trị, bảo vệ tài sản, ngăn ngừa và phát hiện các gian lận và sai sót, đảm bảo sự phù hợp và toàn vẹn của các sổ sách kế toán, báo cáo một cách đáng tin cậy về các thông tin tài chính”

Uỷ ban Basel về giám sát hoạt động ngân hàng cho rằng “kiểm soát nội bộ

là một cơ chế để giảm thiểu gian lận, sai sót, biển thủ tài sản…, và nhằm vào tất

cả các rủi ro mà ngân hàng đang phải đối mặt” Nó không đơn thuần chỉ là một thủ tục hay chính sách được thực hiện ở một thời điểm nào đó mà là một hoạt động liên tục diễn ra tại mọi cấp trong ngân hàng

Theo Khoản 404 Luật Sarbanes-Oxley (Mỹ, 2002), kiểm soát nội bộ là

“một quá trình, do ban giám đốc, ban quản trị và các nhân sự khác của một tổ

chức xây dựng và thực hiện, được thiết kế để đảm bảo một cách hợp lý rằng tổ chức có thể đạt được các mục tiêu theo các khía cạnh:

- Tính hiệu lực và hiệu quả của các hoạt động

- Sự đáng tin cậy của các thông tin tài chính

- Sự tuân thủ luật pháp và các quy định hiện hành

Khái niệm này chỉ ra kiểm soát nội bộ là phương tiện để nhà quản lý kiểm soát các hoạt động của tổ chức, bao gồm tập hợp các hoạt động gắn liền với hoạt động thường ngày của tổ chức Đây còn là một quá trình quản lý hoạt động kinh doanh của đơn vị; do người của tổ chức thực hiện; đảm bảo một cách hợp lý rằng tổ chức sẽ đạt được các mục tiêu của mình Nhà quản lý luôn theo đuổi việc giám sát và giảm bớt rủi

ro không đạt được mục tiêu của tổ chức do các thế lực, nhân tố và sức ép bên ngoài Kiểm soát nội bộ phụ thuộc vào những rủi ro mà nhà quản lý nhận định

Tóm lại, có thể hiểu “kiểm soát nội bộ là một quá trình giám sát xuyên suốt và liên tục gắn liền với các hoạt động hàng ngày của một tổ chức, để đảm bảo tính hiệu quả cho các hoạt động, duy trì sự tuân thủ các quy định, quy chế và đảm bảo độ tin cậy của các thông tin tài chính trong tổ chức”

Hiện vẫn thường có sự nhầm lẫn giữa kiểm soát nội bộ và kiểm toán nội

bộ - một phần không thể thiếu của kiểm soát nội bộ Trong khi kiểm toán nội bộ chỉ tập trung vào đánh giá việc quản trị rủi ro sau khi các hoạt động đã diễn ra thì kiểm soát nội bộ lại thực hiện cả việc kiểm soát rủi ro trước và sau các hoạt động Nói cách khác, kiểm toán nội bộ chỉ là một phần của quá trình kiểm soát nội bộ

Hình 1.1 Mối quan hệ giữa quản trị rủi ro và kiểm soát nội bộ

(Nguồn: Quản trị ngân hàng thương mại, tác giả Peter S.Rose)

Quản trị rủi ro

Kiểm soát nội bộ

Kiểm toán nội bộ

Theo hình 1.1 có thể phân biệt rõ về quan hệ giữa quản trị rủi ro, kiểm soát nội bộ và kiểm toán nội bộ Theo Tổ chức hợp tác và phát triển kỹ thuật Đức (GTZ), “quản trị rủi ro là việc tiếp cận một cách hệ thống để xác định, đo lường, giám sát và quản lý các rủi ro trong kinh doanh của một doanh nghiệp” còn kiểm soát nội bộ (một phần của quản trị rủi ro) “bao gồm các cơ chế của một doanh nghiệp để thực hiện giám sát rủi ro trước, trong và sau các hoạt động kinh doanh” Kiểm toán nội bộ là công tác đánh giá lại một cách hệ thống các hoạt động và báo cáo tài chính của doanh nghiệp đó Các tổ chức tài chính sử dụng cơ chế kiểm soát nội bộ để đảm bảo rằng các nhân viên của họ tuân thủ theo đúng các chính sách và thủ tục của tổ chức

Một khái niệm nữa thường bị nhầm lẫn với kiểm soát nội bộ là kiểm tra nội

bộ Tuy nhiên, kiểm tra nội bộ thường mang tính chất vụ việc, phạm vi hẹp hơn kiểm soát nội bộ cả về không gian và thời gian Kiểm soát nội bộ là một quá trình liên tục, gắn liền với quy trình nghiệp vụ trong từng phần hành công việc và thao tác Trong khi đó, kiểm tra nội bộ được thực hiện theo đánh giá trọng điểm, mang tính chất chọn mẫu và là những điểm nhấn trong chuỗi liên tục của kiểm soát nội

bộ mà thôi

1.2.1.2 Hoạt động kiểm soát nội bộ

Kiểm soát nội bộ là một chức năng của quản lý, trong phạm vi một đơn vị, kiểm soát nội bộ là việc tự kiểm tra và giám sát mọi hoạt động trong tất cả các khâu của quá trình quản lý nhằm đảm bảo các hoạt động phù hợp với pháp luật; đạt được các kế hoạch, mục tiêu đã đề ra với hiệu quả kinh tế cao nhất; bảo đảm

an toàn tài sản, tài liệu, sự tin cậy của báo cáo tài chính; phòng ngừa thất thoát, lãng phí; cung cấp thông tin chính xác, tin cậy, kịp thời cho việc ra các quyết định kinh doanh; đây cũng chính là những mục tiêu cơ bản của công tác quản trị doanh nghiệp

Hệ thống kiểm soát nội bộ gồm các thành phần: môi trường kiểm soát; đánh giá rủi ro; hoạt động kiểm soát (các thủ tục kiểm soát); giám sát độc lập (kiểm toán nội bộ) Trong các thành phần của hệ thống kiểm soát nội bộ, môi trường kiểm soát là thành phần quan trọng nhất có ý nghĩa quyết định đến

hiệu quả của chắn hệ thống kiểm soát nội bộ; nếu môi trường kiểm soát nội bộ yếu, thiếu thì chắc chắn hệ thống kiểm soát nội bộ sẽ không hiệu quả, kể cả các thành phần còn lại hoạt động tốt

a) Môi trường kiểm soát

Môi trường kiểm soát bao gồm các nội dung cơ bản như: quan điểm, cách thức điều hành của lãnh đạo, công tác kế hoạch; tính trung thực và giá trị đạo đức; cơ cấu tổ chức bộ máy; hệ thống chính sách, quy chế, quy trình, thủ tục kiểm soát; chính sách về nhân sự phản ánh quan điểm toàn diện của người quản

lý cấp cao nhất, người lãnh đạo, chủ sở hữu của một đơn vị về vấn đề kiểm soát

và sự quan trọng của nó đối với đơn vị đó

(1) Quan điểm, cách thức điều hành của lãnh đạo, công tác kế hoạch:

thực chất của một hệ thống kiểm soát hiệu quả nằm trong quan điểm và cách thức điều hành của người quản lý Nếu như người quản lý cao nhất coi kiểm soát là quan trọng và thông qua hoạt động của mình cung cấp những mệnh lệnh rõ ràng cho các nhân viên về sự quan trọng của kiểm soát những thành viên khác trong tổ chức sẽ nhận thức được điều đó và sẽ đáp lại bằng việc tuân theo một cách cẩn thận hệ thống kiểm soát đã được thiết lập Mặt khác nếu như những thành viên của tổ chức hiểu rõ được rằng kiểm soát không phải là vấn đề quan trọng đối với người quản lý cấp cao nhất và họ không nhận được sự hỗ trợ trong công việc kiểm soát từ phía người lãnh đạo thì hầu như chắc chắn mục tiêu kiểm soát của người quản lý sẽ không thể đạt được một cách hữu hiệu

Một khía cạnh khác của cách thức điều hành là công tác kế hoạch Hệ thống

kế hoạch trong đơn vị thường bao gồm: kế hoạch sản xuất, kinh doanh; kế hoạch tiêu thụ; kế hoạch khai thác, chăm sóc khách hàng; kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu; kế hoạch đầu tư; kế hoạch tài chính; kế hoạch giá thành Kế hoạch là mục tiêu phấn đấu, căn cứ để ra các quyết định quản lý, đánh giá kết quả công việc và quan trọng là căn cứ kiểm soát hoạt động của đơn vị, như kiểm soát thực hiện kế hoạch doanh thu, kiểm soát chi phí thực tế theo doanh thu thực hiện Hệ thống kế hoạch được xây dựng tốt thể hiện cách thức điều hành khoa học của người quản lý doanh nghiệp

(2) Tính trung thực và giá trị đạo đức: tính trung thực và giá trị đạo đức là

kết quả của chuẩn mực về đạo đức và cách cư xử trong một đơn vị và việc họ được truyền đạt thông tin và tăng cường việc thực hiện như thế nào Chúng bao gồm những hoạt động làm gương của người quản lý để làm giảm và xoá bỏ những động cơ và sự cám dỗ mà có thể khiến cho các nhân viên sẽ không trung thực, phi pháp, hoặc có những hành động phi đạo đức Chúng cũng bao gồm giá trị truyền đạt thông tin của một đơn vị và chuẩn mực cư xử với nhân viên thông qua việc thiết lập các chính sách, điều lệ quản lý v.v Người lãnh đạo gương mẫu, có hành vi cư xử liêm chính, chuẩn mực trong việc ra các quyết định quản

lý và cư xử với nhân viên là căn cứ quan trọng để thiết lập nền nếp và văn hóa của doanh nghiệp

(3) Cơ cấu tổ chức bộ máy, hệ thống chính sách quy chế, quy trình, thủ tục kiểm soát: người quản lý có năng lực, quan tâm và coi trọng công tác kiểm soát

thể hiện trước hết ở việc thiết lập hệ thống kiểm soát thích hợp bao gồm tổ chức

bộ máy, cơ chế hoạt động của hệ thống kiểm soát: chính sách, quy chế, quy trình, thủ tục kiểm soát

Cơ cấu tổ chức bộ máy: Cơ cấu tổ chức của một đơn vị được hiểu như là

một hệ thống trách nhiệm và quyền lực đang tồn tại Một cơ cấu tổ chức tốt phải xác định rõ, đầy đủ chức năng nhiệm vụ của các bộ phận trong hệ thống, mối quan hệ phối hợp và sự phân chia quyền lực và trách nhiệm rõ ràng Đối với công việc kiểm soát, phải xác định rõ nhiệm vụ, quyền hạn kiểm soát của các cấp kiểm soát trong đơn vị, như nhiệm vụ, quyền hạn của phòng kế hoạch, phòng kế toán

và lãnh đạo đơn vị trong việc kiểm soát quá trình mua vật tư nguyên liệu và xuất vật tư, nguyên liệu cho sản xuất, kinh doanh

Cơ chế hoạt động kiểm soát: bao gồm hệ thống các quy chế, quy trình, thủ

tục kiểm soát thể hiện quan điểm của người quản lý về kiểm soát Hệ thống quy chế, quy trình, thủ tục kiểm soát về tài chính, kế toán trong đơn vị thường bao gồm: quy chế tài chính quy định việc huy động, sử dụng vốn, quy định về định mức chi tiêu, về trích lập, sử dụng các quỹ ; quy chế quản lý, mua sắm, sử dụng tài sản; quy trình lập, luân chuyển và xét duyệt chứng từ kế toán; quy chế mô tả

yêu cầu trình độ và nội dung công việc của từng vị trí trong cơ cấu tổ chức bộ máy kiểm soát Hệ thống này là căn cứ để hướng dẫn thực hiện, đồng thời là căn cứ pháp lý để thực hiện kiểm soát hoạt động của doanh nghiệp Nếu thiếu hệ thống quy chế, quy trình nêu trên chứng tỏ lãnh đạo đơn vị chưa thực sự quan tâm đến công tác quản lý và không có căn cứ để kiểm soát hoạt động, hiệu quả hoạt động kiểm soát sẽ rất hạn chế

(4) Chính sách về nguồn nhân lực và quá trình thực hiện: Khía cạnh

quan trọng nhất của kiểm soát nội bộ là nhân sự Nếu những nhân viên có năng lực và trung thực, những nội dung kiểm soát khác có thể không có, nhưng những báo cáo tài chính tin cậy vẫn có thể đạt được kết quả Những nhân viên trung thực và làm việc hiệu quả có thể làm việc ở trình độ cao thậm chí khi chỉ

có rất ít nội dung kiểm soát hỗ trợ cho họ Thậm chí ngay cả khi có nhiều nội dung kiểm soát hỗ trợ mà những nhân viên không trung thực và không có năng lực thì họ vẫn có thể lúng túng và làm giảm hiệu lực của hệ thống kiểm soát Mặt khác cho dù nhân viên có thể có năng lực và trung thực thì họ chắc chắn vẫn có những khuyết điểm mang tính bản năng

b) Đánh giá rủi ro

Đánh giá rủi ro là một trong những nội dung quan trọng của quản lý Thông thường trong các hoạt động của đơn vị có một số công việc rất ít khả năng xảy ra sai phạm, nhưng đối với một số công việc khác, khả năng xảy ra thất thoát, lãng phí hoặc sai phạm là rất lớn Mặt khác vì yêu cầu hiệu quả của hệ thống kiểm soát, doanh nghiệp không thể tập trung ở mức cao các nguồn lực để kiểm soát tất cả các khâu hoạt động của đơn vị mà thường chỉ tập trung nguồn lực, nhân lực để kiểm soát chặt chẽ những khâu trọng yếu có nhiều khả năng xảy

ra sai phạm Để thực hiện tốt cách thức đó, người quản lý phải đánh giá rủi ro, bao gồm rủi ro tiềm tàng và rủi ro kiểm soát Đánh giá rủi ro tiềm tàng là đánh giá khả năng xảy ra sai sót, gian lận nằm ngay trong đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị, như đối với đơn vị xây dựng, thì khả năng thất thoát vật

tư, nguyên vật liệu là lớn hơn những đơn vị chế biến cá đông lạnh, do các hoạt động của đơn vị xây dựng phải thực hiện bên ngoài khuôn viên của doanh

nghiệp Đánh giá rủi ro kiểm soát là đánh giá tính hiệu quả, hiệu lực của hệ thống kiểm soát để phát hiện ra những khâu kiểm soát thiếu và yếu không thể kiểm soát

có hiệu quả các hoạt động, để tăng cường nhân lực, vật lực vào các điểm xung yếu của hệ thống, tạo nên sự vững chắc của hệ thống kiểm soát Như vậy việc thường xuyên đánh giá rủi ro kiểm soát sẽ giúp người quản lý đưa ra được các giải pháp kịp thời, hiệu quả điều chỉnh, củng cố hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị một cách thích hợp

c) Hoạt động kiểm soát (thủ tục kiểm soát)

Môi trường kiểm soát tốt là điều kiện cần, quan trọng để hoạt động kiểm soát có hiệu quả Tuy nhiên, để hoạt động kiểm soát có hiệu quả, hiệu lực thực sự thì điều kiện đủ là doanh nghiệp phải thiết lập và thực hiện nghiêm túc các thủ tục kiểm soát

(1) Ba nguyên tắc cơ bản trong thiết lập các thủ tục kiểm soát là:

Sự phân chia việc trông giữ tài sản tách khỏi việc thực hiện công tác kế toán Lý do không cho phép một người làm công việc trông coi tài sản tạm thời hoặc thường xuyên được làm công tác kế toán về tài sản là để bảo vệ cho công ty chống lại sự tham ô Khi một người thực hiện cả hai chức năng, sẽ có một rủi ro rất lớn đó là việc xử lý tài sản người đó quản lý cho lợi ích cá nhân và điều chỉnh những báo cáo để làm giảm bớt trách nhiệm cá nhân Ví dụ, một người làm hai việc thủ quỹ và kế toán thanh toán, hoặc cùng một người làm thủ kho kiêm kế toán các tài khoản về kho

Việc phân chia quyền lực quản lý tách khỏi mua sắm, nắm giữ tài sản có liên quan: Quyền lực trong quản lý và mua sắm, nắm giữ tài sản có liên quan bởi cùng một người có thể làm tăng việc tham ô trong tổ chức Ví dụ như một người làm kế toán thanh toán kiêm thêm chức năng mua hàng hoá; lãnh đạo đơn vị là người duyệt chi đồng thời trực tiếp mua sắm tài sản

Phân chia quyền lực và trách nhiệm trong quản lý và các hoạt động: Hoạt động kiểm soát chỉ có thể thực hiện được tốt khi trách nhiệm, quyền lực trong quản lý phải được xác định rõ ràng cho từng bộ phận, cá nhân có liên quan, bao gồm cả việc ủy quyền Việc phân chia trách nhiệm và quyền lực rõ ràng, sẽ bảo

đảm hoạt động kiểm soát được thực hiện thông suốt, không bị chồng chéo, bỏ sót; gắn được trách nhiệm cá nhân với kết quả, hiệu quả của hoạt động kiểm soát

(2) Bên cạnh việc thiết lập thủ tục kiểm soát theo các nguyên tắc nêu trên, việc thực hiện tốt các thủ tục kiểm soát là yếu tố quan trọng để đạt được các mục tiêu kiểm soát Các thủ tục kiểm soát trong đơn vị chủ yếu bao gồm: Kiểm tra, phê duyệt các tài liệu, chứng từ kế toán; Kiểm tra tính chính xác của các số liệu tính toán; Kiểm tra số liệu giữa báo cáo tài chính, sổ kế toán tổng hợp và số kế toán chi tiết; Kiểm tra, so sánh, phê duyệt các số liệu, tài liệu; So sánh, đối chiếu kết quả kiểm kê thực tế với số liệu trên sổ kế toán; Phân tích, so sánh giữa số liệu thực tế với dự toán, kế hoạch; Giới hạn việc tiếp cận trực tiếp với các tài sản và các tài liệu kế toán

d) Kiểm toán nội bộ

Loại cuối cùng của quá trình kiểm soát là việc xem xét lại cẩn thận liên tục đối với các thành phần đã nêu trên của Kiểm soát nội bô Liên quan tới việc xem xét lại là kiểm tra độc lập hay thẩm tra trong nội bộ Đối với nhiều công ty, đặc biệt là những công ty lớn, thiết lập một phòng kiểm toán nội bộ là cần thiết

để cho hoạt động giám sát đạt hiệu quả Để một chức năng kiểm toán nội bộ có hiệu quả thì nhất thiết Kiểm toán viên nội bộ phải độc lập; và khi đó nó sẽ báo cáo trực tiếp tới bộ phận quản lý cấp cao trong đơn vị đó hoặc là người quản lý cao nhất, hoặc là người đứng đầu ban kiểm toán Sự cần thiết phải kiểm tra độc lập là do kiểm soát nội bộ có xu hướng biến đổi trừ khi có sự xem xét lại thường xuyên Nhân viên có thể sẽ quên hoặc dễ thất bại khi tuân theo những thủ tục kiểm soát hoặc có thể họ trở nên cẩu thả trừ khi có một người nào đó giám sát và đánh giá hoạt động của họ Hơn nữa, cả sự trình bày các báo cáo sai không chủ ý

và có chủ ý xấu đều có thể xảy ra kể cả chất lượng của công việc kiểm soát là tốt

1.2.1.3 Khái niệm hoạt động kiểm soát nội bộ tại ngân hàng thương mại

Hoạt động kiểm tra, kiểm soát nội bộ của các tổ chức tín dụng Việt Nam được xây dựng và vận hành trên cơ sở Luật các tổ chức tín dụng số 47/2010/QH12 ngày 16 tháng 6 năm 2010 và thông tư 44/2011/TT-NHNN ngày

29 tháng 12 năm 2011 quy định về hệ thống kiểm soát nội bộ và kiểm toán nội

bộ của tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài [12]

Theo đó, các tổ chức tín dụng Việt Nam thiết lập một bộ phận chuyên trách, với tên gọi khác nhau (Ban kiểm tra nội bộ, Phòng kiểm soát nội bộ, Phòng kiểm tra, kiểm soát), chịu sự quản lý, điều hành của Tổng Giám đốc (Giám đốc) theo hệ thống ngành dọc tại trụ sở chính (Phòng, Ban) và tới các chi nhánh (tổ kiểm tra, kiểm soát hoặc bố trí một cán bộ chuyên trách làm công tác kiểm tra, kiểm soát, kiểm toán nội bộ) Về thực chất, bộ phận này làm chức năng kiểm soát

và chịu sự quản lý của Tổng giám đốc (Giám đốc)

1.2.2 Tầm quan trọng của hoạt động kiểm soát nội bộ tại NHTM

1.2.2.1 Bảo vệ tài sản và độ tin cậy của các thông tin tài chính

Kiểm soát tài chính đảm bảo rằng tổ chức tránh được các rủi ro tài chính

và đảm bảo các thông tin tài chính được sử dụng trong kinh doanh và thông tin công bố là đáng tin cậy Kiểm soát tài chính bảo vệ tài sản, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, làm cho các hoạt động của tổ chức đó được minh bạch, chủ động trước rủi ro

Thứ nhất, ngân hàng có một số lượng chủ nợ khổng lồ, sẵn sàng đòi lại

khoản tiền đã gửi vào ngân hàng bất cứ lúc nào nếu không cảm thấy an tâm khi

có những thông tin bất lợi về hoạt động của ngân hàng

Thứ hai, ngân hàng cũng là một chủ nợ lớn, sử dụng tới khoảng 2/3 vốn

để cho vay Cho vay là khoản mục sinh lời chủ yếu của các ngân hàng thương mại Rủi ro từ những khoản mục cho vay này ảnh hưởng không nhỏ tới hiệu quả kinh doanh ngân hàng

Thứ ba, bộ máy tổ chức của ngân hàng cực lớn, bao gồm nhiều đơn vị thành

viên phân bố trên một không gian rộng nên sự phân quyền rất mạnh, Ban quản trị rất khó nắm bắt được tổng thể hoạt động ngân hàng để kịp thời ra quyết định

Thứ tư, thông qua hoạt động tín dụng, kinh doanh ngân hàng liên quan tới

nhiều lĩnh vực kinh doanh khác trong nền kinh tế Do đó, các ngân hàng phải đối mặt với rất nhiều rủi ro và cực kỳ nhạy cảm khi môi trường kinh tế thay đổi

Hoạt động kiểm soát nội bộ được tổ chức tốt và phù hợp, giúp ngân hàng bảo vệ tài sản và độ tin cậy của các thông tin tài chính, góp phần đem lại hiệu quả cho hoạt động kinh doanh của ngân hàng

1.2.2.2 Bảo đảm việc tuân thủ luật pháp và các quy định

Luật pháp và các quy định được đề cập ở đây bao hàm cả pháp luật do nhà nước đặt ra và những quy định, quy chế nội bộ của một ngân hàng thương mại Đặc thù về tổ chức dẫn đến sự phân quyền mạnh mẽ trong nội bộ ngân hàng Do

đó, ngoài việc đòi hỏi phải chấp hành pháp luật của nhà nước thì ban quản trị tối cao của ngân hàng thương mại cũng yêu cầu rất ngặt nghèo về việc phải tuân thủ các quy chế nội bộ Một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy, quy chế, quy trình mà Ban giám đốc đã thiết lập, áp dụng cho từng lĩnh vực hoạt động của ngân hàng cũng như các quy định của pháp luật trong những lĩnh vực đó; kịp thời phát hiện ra sự vi phạm để chấn chỉnh, giảm bớt nguy cơ tổn thất do những hoạt động đơn lẻ lệch khỏi quỹ đạo của ngân hàng đem lại

Ngân hàng với nhiều hoạt động kinh doanh liên quan đến tiền là hoạt động tiềm ẩn nhiều rủi ro, chịu nhiều sự điều chỉnh của pháp luật và cũng phải gánh chịu các quy định nội bộ ngặt nghèo nhất - những quy định hoàn toàn không đơn giản của ban quản trị ngân hàng Việc vi phạm bằng cách này hay cách khác, do chủ quan hay khách quan là không thể tránh khỏi Kiểm soát việc tuân thủ các quy định trong hoạt động ngân hàng sẽ giúp ban quản trị đánh giá đúng về thực trạng, kịp thời đưa ra những phán quyết để bảo vệ tài sản, hạn chế tổn thất cho ngân hàng

1.2.2.3 Dự báo và ngăn ngừa rủi ro

Hệ thống kiểm soát nội bộ của một tổ chức đóng vai trò chủ chốt trong quản trị rủi ro Như ta đã biết, kiểm soát nội bộ không chỉ chú trọng tới công tác hậu kiểm, tức là công tác kiểm tra, kiểm toán nội bộ, tiến hành khi sự việc đã xảy

ra Kiểm soát nội bộ mạnh phải ngăn chặn được sai phạm, dự báo và phòng ngừa rủi ro chứ không đơn thuần là tìm ra nguyên nhân để giải quyết hậu quả Đối với hoạt động ngân hàng, hay bất cứ một hoạt động kinh doanh nào khác, dự báo và ngăn ngừa rủi ro đương nhiên sẽ tốt hơn và tốn ít chi phí hơn so với những tổn thất xảy ra Đánh giá rủi ro trong quản trị rủi ro nhằm vào cả những rủi ro có thể lượng hóa (như rủi ro tín dụng, rủi ro lãi suất, rủi ro thanh khoản…) và rủi ro

không lượng hóa được (như rủi ro nghiệp vụ, rủi ro luật pháp và rủi ro liên quan đến danh tiếng của ngân hàng) Quá trình đánh giá rủi ro để xác định loại rủi ro nào ngân hàng có thể kiểm soát được, loại nào không, phát hiện nguy cơ rủi ro mới thông qua việc xem xét các lĩnh vực hoạt động mới và các giao dịch mới của ngân hàng Đánh giá rủi ro trong quản trị rủi ro có nghĩa rộng hơn đánh giá rủi ro của kiểm soát nội bộ Kiểm soát nội bộ thường nhằm vào những rủi ro không lượng hoá được, bắt nguồn những nguyên nhân chủ quan từ phía ngân hàng, chủ yếu là rủi ro nghiệp vụ

Kiểm soát đối với khách hàng là một trong những biện pháp tốt để hạn chế rủi ro này Ngoài ra, như đã phân tích trong phần trước, tổn thất xảy ra với ngân hàng không chỉ xuất phát từ khách hàng Ngân hàng có thể phải gánh chịu tổn thất từ chính nội bộ ngân hàng đem lại do việc không tuân thủ các chính sách và quy trình đã đặt ra trước đó Rủi ro cũng xảy ra do quy trình các hoạt động nghiệp vụ chưa được xây dựng chặt chẽ Kiểm soát nội bộ là một bộ phận hữu hiệu giúp ban giám đốc ngân hàng phát hiện việc không tuân thủ chính sách, điểm chưa phù hợp của chính sách để kịp thời chấn chỉnh, bổ sung, hạn chế nguy

cơ tổn thất cho ngân hàng

1.2.3 Nội dung hoàn thiện hoạt động kiểm soát nội bộ tại NHTM

1.2.3.1 Hoàn thiện hiệu quả môi trường kiểm soát

“Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ nhân tố bên trong và bên ngoài ngân hàng có tính chất môi trường tác động đến việc thiết kế, hoạt động và xử lý

dữ liệu của các loại hình kiểm soát nội bộ”

Môi trường kiểm soát làm nền tảng cho tất cả các hoạt động kiểm soát trong ngân hàng thương mại Nó có ảnh hưởng rộng lớn tới mọi hoạt động của ngân hàng

Hoàn thiện môi trường kiểm soát là quá trình gia tăng ảnh hưởng kiểm soát đến sự vận hành trong nội bộ ngân hàng

Các nhân tố thuộc môi trường kiểm soát chung chủ yếu liên quan tới quan điểm, thái độ và nhận thức cũng như hành động của các nhà quản lý Trên thực

tế, tính hiệu quả của hoạt động kiểm tra, kiểm soát trong các hoạt động của một

ngân hàng phụ thuộc chủ yếu vào nhà quản lý tại ngân hàng đó Nếu các nhà quản lý cho rằng công tác kiểm tra, kiểm soát là quan trọng và không thể thiếu được đối với mọi hoạt động trong ngân hàng mọi thành viên của ngân hàng đó sẽ

có nhận thức đúng đắn về hoạt động kiểm tra, kiểm soát và tuân thủ mọi quy định cũng như chế độ đề ra Ngược lại, nếu hoạt động kiểm tra, kiểm soát bị coi nhẹ từ phía các nhà quản lý thì chắc chắn các quy chế về kiểm soát nội bộ sẽ không được vận hành một cách có hiệu quả bởi các thành viên của ngân hàng

Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ những nhân tố có ảnh hưởng đến quá trình thiết kế, vận hành và xử lý dữ liệu của kiểm soát nội bộ của ngân hàng, tức là ảnh hưởng trực tiếp tới mọi hoạt động kiểm soát nội bộ của ngân hàng Môi trường kiểm soát hiệu quả khi các thành viên trong ban giám đốc phải thể hiện được sự coi trọng kiểm soát nội bộ bằng hành động và lời nói của mình, và quan trọng hơn là bằng chính sách khen thưởng và đề bạt Hội đồng quản trị có thể làm cho môi trường kiểm soát trở nên yếu kém nếu đề bạt và khen thưởng những người quản lý thành công trong việc tạo ra lợi nhuận cho ngân hàng nhưng lại thất bại trong việc thực hiện các chính sách kiểm soát nội bộ Điều này sẽ làm cho những người khác trong ngân hàng hiểu rằng kiểm soát nội bộ chỉ được xem

là yếu tố thứ cấp, từ đó làm giảm sự tận tuỵ và giảm chất lượng của môi trường kiểm soát Ở nhiều quốc gia, ban giám đốc thường gồm một số thành viên độc lập với hoạt động quản trị thường ngày của ngân hàng Một ban giám đốc năng động, đặc biệt khi có các kênh truyền dẫn thông tin hiệu quả và chức năng kiểm toán nội bộ, sẽ tạo thành một cơ chế quan trọng để đảm bảo cho việc sửa chữa những sai sót mà có thể làm giảm hiệu quả của kiểm soát nội bộ Do đó việc nâng cao hiệu quả môi trường kiểm soát hiệu quả phải đạt được các yêu cầu sau:

Nhân viên nhận thức được mục đích và mục tiêu hoạt động của ngân hàng Nhân viên hành động thống nhất về mục tiêu, tối đa hóa nỗ lực để đạt mục tiêu

Ban lãnh đạo nhận thức rõ ràng về những nguy cơ rủi ro (các nghiệp vụ có dấu hiệu nghi vấn hoặc bất thường, quy trình yếu kém, gian lận…) và có thể kiểm soát được những yếu tố này

Chương trình đào tạo nhân viên hoàn chỉnh, chính thống, xác định rõ nhu cầu đào tạo theo mục tiêu của Ban lãnh đạo, tác phong, thái độ phù hợp với nội dung công việc

Cơ cấu tổ chức kiểm soát hoàn chỉnh Các bộ phận đều có những vị trí chủ chốt có đủ năng lực kiểm soát hoạt động và thông tin kịp thời đến ban giám đốc

Ban lãnh đạo nhận trách nhiệm đối với những yếu kém và có hành động

cụ thể để khắc phục những yếu kém đó

1.2.3.2 Hoàn thiện hệ thống chính sách và quy trình

Hoàn thiện chính sách và quy trình là việc hệ thống hóa, làm cho hệ thống kiểm soát được thực hiện một cách thống nhất, tạo nên cơ sở, nền tảng cho hoạt động kiểm soát nội bộ

Xét một cách tổng quát, các hoạt động kiểm soát được tiến hành theo một quy trình cụ thể gồm 3 bước:

(1) Thiết lập các chính sách cho những mục tiêu kiểm soát

(2) Thực hiện các thủ tục kiểm soát tương ứng với các chính sách đó (3) Xác minh việc các chính sách này có được tuân thủ hay không

Trên thực tế, thường không có một quy trình chung cho các loại hình kiểm soát trong ngân hàng Thông thường, một ngân hàng có nhiều hoạt động nghiệp vụ, được phân chia thành những mảng (phần hành hay chu trình) riêng biệt Quan điểm chung hiện nay trên thế giới đều cho rằng quy trình kiểm soát nên được thiết kế sao cho trở thành một phần trong các quy trình hoạt động thường ngày của ngân hàng Trong các quy trình được thiết kế cho các hoạt động nghiệp vụ, ngân hàng sẽ gắn các nút kiểm soát và theo đó, thực hiện chức năng kiểm soát nội bộ đối với nghiệp

vụ này

* Mục tiêu kiểm soát

- Mục tiêu kiểm soát tổng quát đối với bất kỳ mảng hoạt động nào trong doanh nghiệp thường hướng tới ba khía cạnh sau đây:

- Sự đáng tin cậy của các thông tin tài chính

- Sự tuân thủ luật pháp và các quy định hiện hành

- Tính hiệu lực và hiệu quả của các hoạt động

Cụ thể hoá các mục tiêu này, hoạt động kiểm soát đối với hoạt động tín dụng trong ngân hàng thương mại nhằm vào các yêu cầu sau:

- Tính có thực: cơ cấu kiểm soát không cho phép ghi chép những nghiệp

vụ không có thực vào sổ sách của ngân hàng, như các hợp đồng cho vay khống, tài sản đảm bảo không có thực…

- Sự phê chuẩn: đảm bảo mọi nghiệp vụ có liên quan đến hoạt động tín dụng phải có sự phê chuẩn hợp lý của kiểm soát viên và Giám đốc

- Tính đầy đủ: bảo đảm việc phản ánh trọn vẹn các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, không bỏ ngoài sổ sách, đặc biệt là nghiệp vụ thu nợ, giải chấp đối với tài sản đảm bảo…

- Sự đánh giá: bảo đảm không có sai phạm trong việc tính toán các khoản giá và phí trong khâu thẩm định (đối với phương án sản xuất kinh doanh, dự án đầu tư của người vay), đánh giá giá trị của tài sản đảm bảo

- Sự phân loại: đảm bảo các nghiệp vụ được ghi chép đúng theo sơ đồ tài khoản và ghi nhận đúng đắn ở các loại sổ sách kế toán

- Tính đúng kỳ: bảo đảm việc ghi sổ các nghiệp vụ phát sinh được thực hiện kịp thời theo quy định

- Quá trình chuyển sổ và tổng hợp chính xác: số liệu kế toán được ghi vào

sổ phải được cộng và chuyển sổ đúng đắn, tổng hợp chính xác trên các Báo cáo tài chính của ngân hàng

- Tính hiệu quả: hoạt động tín dụng phải đem lại thu nhập cho ngân hàng, làm gia tăng giá trị tài sản cho các chủ sở hữu ngân hàng

* Thủ tục kiểm soát

Các thủ tục kiểm soát do Ban giám đốc ngân hàng thiết lập và thực hiện nhằm đạt được các mục tiêu quản lý cụ thể, phù hợp với luật pháp và đặc thù hoạt động kinh doanh của ngân hàng

Kiểm soát các ứng dụng và môi trường của hệ thống thông tin máy tính được sử dụng trong quản trị thông tin, ví dụ như việc thiết lập sự kiểm soát trong hoạt động tín dụng đối với những thay đổi trong các chương trình máy tính và trong việc truy cập vào các hồ sơ dữ liệu về khoản vay và về khách hàng vay

Kiểm tra số liệu giữa sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết mỗi khi có

sự thay đổi trong hạch toán dữ liệu

Kiểm tra và phê duyệt các tài liệu về khoản vay có liên quan đến việc xuất tiền khỏi quỹ của ngân hàng

Đối chiếu số liệu nội bộ với nguồn thông tin bên ngoài: Thủ tục này không giống như quá trình nhận diện và đánh giá rủi ro đối với khách hàng vay

do hệ thống nhận diện và đánh giá rủi ro thực hiện Đây là quá trình kiểm tra lại đối với các thông tin đã có nhằm chứng minh tính có thật của các thông tin này

So sánh, đối chiếu kết quả kiểm kê thực tế với số liệu trên sổ kế toán: thủ tục này thường được tiến hành đối với tài sản đảm bảo cho khoản vay (có thể là sản phẩm hàng hoá, máy móc thiết bị…)

Giới hạn việc tiếp cận trực tiếp với các tài sản và các tài liệu kế toán Yêu cầu báo cáo định kỳ và phân tích, so sánh giữa số liệu tính toán thực

tế với dự toán, kế hoạch

Các thủ tục kiểm soát này được thiết lập dựa trên ba nguyên tắc cơ bản: nguyên tắc phân công, phân nhiệm rõ ràng; nguyên tắc bất kiêm nhiệm; nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn

Nguyên tắc phân công, phân nhiệm yêu cầu trách nhiệm và công việc cần được phân chia cụ thể cho nhiều bộ phận và cho nhiều người trong bộ phận Việc phân công phân nhiệm rõ ràng tạo sự chuyên môn hoá trong công việc, sai sót ít xảy ra và khi xảy ra thường dễ phát hiện do có sự kiểm tra chéo

Nguyên tắc bất kiêm nhiệm quy định sự cách ly thích hợp về trách nhiệm trong các nghiệp vụ có liên quan nhằm ngăn ngừa các sai phạm và hành vi lạm dụng quyền hạn

Nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn cho phép theo sự uỷ quyền của các nhà quản lý, các cấp dưới được giao cho quyết định và giải quyết một số công việc trong một phạm vi nhất định Quá trình uỷ quyền được tiếp tục mở rộng xuống các cấp thấp hơn tạo nên một hệ thống phân chia trách nhiệm và quyền hạn mà vẫn không làm mất tính tập trung của doanh nghiệp Bên cạnh đó, để tuân thủ tốt các quá trình kiểm soát, mọi nghiệp vụ kinh tế phải được phê chuẩn

đúng đắn Sự phê chuẩn được thực hiện qua hai loại: phê chuẩn chung và phê chuẩn cụ thể Phê chuẩn chung được thực hiện thông qua việc xây dựng các chính sách chung chỉ đạo và hướng dẫn những mặt hoạt động cụ thể cho cán bộ cấp dưới tuân thủ Sự phê chuẩn cụ thể được thực hiện theo từng nghiệp vụ kinh

tế riêng

1.2.3.3 Hoàn thiện hệ thống kiểm toán nội bộ

Theo các chuẩn mực thực hành kiểm toán nội bộ do Viện kiểm toán nội bộ

Mỹ ban hành năm 1978, “kiểm toán nội bộ là một chức năng đánh giá độc lập được thiết kế trong một tổ chức để kiểm tra, đánh giá các hoạt động của tổ chức như là một hoạt động phục vụ cho một tổ chức” Mục tiêu của kiểm toán nội bộ

là giúp đỡ các thành viên của tổ chức hoàn thành trách nhiệm của họ một cách hiệu quả Theo liên đoàn kế toán quốc tế (IFAC), kiểm toán nội bộ là “một hoạt động đánh giá được lập ra trong một doanh nghiệp như là một loại dịch vụ cho doanh nghiệp đó, có chức năng kiểm tra, đánh giá và giám sát sự thích hợp và hiệu quả của hệ thống kế toán và kiểm soát nội bộ”

Kiểm toán nội bộ là một phần quan trọng trong công tác giám sát của kiểm soát nội bộ bởi nó đánh giá một cách độc lập về sự phù hợp và sự tuân thủ các hoạt động kiểm soát được thiết lập Kiểm toán nội bộ thường được tổ chức thành một bộ phận độc lập trực thuộc cấp quản trị cao nhất (Đại hội đồng cổ đông mà đại diện là Hội đồng quản trị) Là một trong những nhân tố cơ bản trong

hệ thống kiểm soát nội bộ, bộ phận kiểm toán nội bộ quan sát và đánh giá thường xuyên về toàn bộ hoạt động của ngân hàng, bao gồm cả tính hiệu quả của việc thiết kế và vận hành các chính sách và thủ tục về kiểm soát nội bộ, báo cáo trực tiếp cho Hội đồng quản trị những thông tin không thiên vị một cách độc lập và khách quan Trong ngân hàng, do sự đa dạng và phức tạp của các hoạt động nên

bộ phận kiểm toán nội bộ thường được tổ chức theo các phòng chuyên trách, đảm nhiệm kiểm toán nội bộ trong từng mảng nghiệp vụ của ngân hàng Theo Liên đoàn kế toán quốc tế, kiểm toán nội bộ tiến hành theo quy trình kiểm toán cụ thể (xem hình 1.2) Các bước thực hiện theo thứ tự từ 1 đến 5 thành một vòng khép kín - đặc trưng của kiểm toán nội bộ

Hình 1.2 Quy trình kiểm toán nội bộ

(Nguồn: Quản trị ngân hàng thương mại, tác giả Peter S.Rose)

Phân tích rủi ro trong kiểm toán nội bộ nhằm vào tất cả các rủi ro có thể ảnh hưởng đến cuộc kiểm toán Kiểm toán nội bộ xem xét rủi ro theo ba loại: rủi ro tiềm tàng, rủi ro kiểm soát và rủi ro phát hiện Rủi ro tiềm tàng được xác định trên

cơ sở đánh giá chung về hoạt động ngân hàng và từng nghiệp vụ cụ thể, mang tính khách quan, cố hữu Rủi ro kiểm soát được xác định trên cơ sở đánh giá các hoạt động kiểm soát ngoài kiểm toán, là rủi ro mà kiểm soát viên không phát hiện được các sai phạm Dựa trên những đánh giá này, kiểm toán viên nội bộ sẽ xây dựng kế hoạch kiểm toán toán, quyết định áp dụng các thủ tục kiểm toán để giảm bớt rủi ro phát hiện (rủi ro kiểm toán viên không phát hiện được sai phạm)

Lập kế hoạch kiểm toán được định hướng theo mức độ rủi ro đã được đánh giá ở khâu trước Kế hoạch kiểm toán thông thường gồm các yếu tố: mục tiêu và phạm vi kiểm toán, nội dung và chương trình kiểm toán, phương pháp và thủ tục kiểm toán, kế hoạch nhân sự và thời gian kiểm toán

Thực hiện kiểm toán là khâu quan trọng nhất, thực hiện dựa trên chương trình kiểm toán đã được lập trước đó Trong khâu này, các kiểm toán viên nội bộ

áp dụng các phương pháp và thủ tục kiểm toán để thu thập bằng chứng nhằm đánh giá sự phù hợp giữa thực tế với các quy định, qua đó đánh giá các hoạt động kinh doanh của ngân hàng

Báo cáo kiểm toán trình bày ý kiến của kiểm toán viên nội bộ về độ tin cậy của các thông tin tài chính, sự tuân thủ pháp luật và các quy định, hiệu quả

Phân tích rủi ro

Lập kế hoạch

Thực hiện kiểm toán Báo cáo kiểm toán

Kiểm tra lại

Bước 1

Bước 2

Bước 5

của các hoạt động kinh doanh trong ngân hàng Báo cáo kiểm toán được lập bằng văn bản, trên cơ sở các bằng chứng kiểm toán đã thu thập được trong quá trình kiểm toán để đưa ra kết luận, nêu rõ các sai phạm trọng yếu Báo cáo này được gửi lên cơ quan cao nhất trong ngân hàng (Hội đồng quản trị)

Kiểm tra lại là khâu đặc thù trong quy trình kiểm toán, thể hiện chức năng giám sát của kiểm toán nội bộ Sau kết luận kiểm toán, kiểm toán nội bộ thực hiện kiểm tra việc khắc phục các sai phạm đã được phát hiện và giám sát thực hiện khuyến nghị của kiểm toán nội bộ

1.2.3.4 Hoàn thiện việc đánh giá hệ thống kiểm soát

Theo quan điểm của Uỷ ban Basel về giám sát hoạt động ngân hàng (Basel Committee on Banking Supervision), kiểm soát nội bộ là một cơ chế để giảm thiểu gian lận, sai sót và bất hợp lý, nhằm vào tất cả các rủi ro mà ngân hàng phải đối mặt Mục tiêu của một ngân hàng, cơ cấu tổ chức của nó và môi trường mà nó hoạt động ngày càng biến đổi, kết quả là các rủi ro mà ngân hàng phải đối mặt ngày càng thay đổi Do lợi nhuận là phần thưởng cho việc gánh chịu rủi ro trong kinh doanh nên mục tiêu của kiểm soát nội bộ là giúp quản lý và kiểm soát rủi ro hơn là tìm cách loại bỏ nó Người ta đã nhận ra rằng hoạt động kiểm soát nội bộ hiệu quả là rất cần thiết cho ngân hàng để có thể đạt được các mục tiêu đã đề ra trước đó và duy trì năng lực tài chính của ngân hàng Để đạt được hiệu quả, các hoạt động kiểm soát phải đảm bảo những tiêu chuẩn sau:

Thứ nhất, các chính sách, thủ tục kiểm soát chi tiết phải được cập nhật

thường xuyên mỗi khi có nghiệp vụ mới; quản lý các thay đổi một cách có hiệu quả Các hoạt động kiểm soát hiệu quả nhất khi chúng được nhà quản lý và các nhân sự khác trong ngân hàng coi như một phần không thể thiếu hơn là một phần

bổ trợ của hoạt động hàng ngày của ngân hàng Khi kiểm soát được xem như một hoạt động bổ trợ cho các nghiệp vụ hàng ngày, nó thường ít được coi trọng và có thể không được thực hiện trong các tình huống khi cá nhân cảm thấy phải chịu sức

ép hoàn thành công việc trong một giới hạn thời gian Thêm vào đó, kiểm soát nội

bộ là một phần không thể thiếu trong hoạt động thường ngày sẽ cho phép có những phản ứng nhanh với điều kiện thay đổi và tránh những chi phí không đáng có

Thứ hai, phải có sự phân công nhiệm vụ và phân định trách nhiệm đầy đủ,

rõ ràng; không bố trí một người đảm nhận đồng thời những nhiệm vụ có xung đột

về lợi ích Khi xem xét những tổn thất chủ yếu của ngân hàng do kiểm soát nội

bộ yếu kém, các giám sát viên của Uỷ Ban Basel về giám sát hoạt động ngân hàng đã phát hiện ra một trong những nguyên nhân chính của những tổn thất này

là thiếu sự phân chia trách nhiệm một cách hợp lý Việc phân công những nhiệm

vụ có sự xung đột về lợi ích cho cùng một cá nhân (ví dụ như phê duyệt giải ngân

và thực hiện giải ngân trên thực tế, đánh giá sự phù hợp của hồ sơ vay vốn và giám sát người vay sau khi bắt đầu cho vay) sẽ tạo điều kiện cho cá nhân đó thao túng các dữ liệu tài chính vì lợi ích cá nhân hoặc để che giấu thiệt hại

Thứ ba, bộ phận kiểm soát nội bộ hoạt động hữu hiệu sẽ giúp cho ngân

hàng có được những thông tin kịp thời và xác thực về các hoạt động trong doanh nghiệp, về chất lượng của hoạt động kiểm soát nhằm kịp thời điều chỉnh và bổ sung các quy chế kiểm soát thích hợp và hiệu quả Bộ phận kiểm toán nội bộ chỉ phát huy tác dụng nếu thoả mãn một số điều kiện Bộ phận kiểm soát nội bộ trực thuộc một cấp cao đủ để không giới hạn phạm vi hoạt động của nó, đồng thời phải được giao một quyền hạn tương đối rộng rãi và hoạt động tương đối độc lập với phòng kế toán và các bộ phận hoạt động được kiểm tra Các nguồn tài trợ và khen thưởng cho bộ phận kiểm soát nội bộ phải do cấp quản trị cao nhất quyết định chứ không phải do những người quản lý có ảnh hưởng tới công việc của các kiểm soát viên nội bộ quyết định

Điều kiện thứ hai: về nhân sự, bộ phận kiểm soát nội bộ phải tuyển chọn những nhân viên có năng lực chuyên môn và đạo đức nghề nghiệp phù hợp với các quy định hiện hành

Thứ tư, phạm vi và chu kỳ kiểm toán phải phù hợp với đặc tính, sự phức tạp và rủi ro của các hoạt động trong ngân hàng Trong mọi trường hợp, kiểm soát nội bộ phải độc lập với hoạt động thường ngày của ngân hàng và có quyền truy cập vào tất cả các hoạt động do ngân hàng thực hiện

Cuối cùng, chương trình kiểm toán phải được thiết kế theo cách tiếp cận

hệ thống, tức là theo hướng cho phép kiểm toán viên theo dõi các nghiệp vụ từ

lúc bắt đầu đến kết thúc Các cấu phần của kiểm soát nội bộ được xây dựng phải

có sự kiểm soát lẫn nhau Khâu kiểm soát sau thực hiện cả nhiệm vụ đánh giá tính hiệu quả của khâu kiểm soát trước nó Đó chính là mối quan hệ giữa các hoạt động kiểm soát trong hệ thống kiểm soát nội bộ Để các hoạt động kiểm soát nội bộ được hiệu quả, hoạt động kiểm soát được tiến hành sau phải có mức độ độc lập cao hơn các hoạt động kiểm soát trước đó

Tóm lại, thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả, nói theo một

cách nào đó, chính là xác lập một cơ chế quản lý mà ở đó doanh nghiệp không quản lý bằng lòng tin mà bằng những quy chế rõ ràng

1.3 Một số bài học kinh nghiệm về kiểm soát nội bộ tại các NHTM trên thế giới và ở Việt Nam

1.3.1 Kinh nghiệm một số ngân hàng quốc tế về hoàn thiện hoạt động kiểm soát nội bộ

1.3.1.1 Ngân hàng Deutsche Bank

Hoạt động kiểm soát nội bộ tại Ngân hàng Deutsche Bank (CHLB Đức) được thiết kế theo hướng: Ban điều hành có trách nhiệm phải thiết lập một hệ thống giám sát nhằm phát hiện sớm những diễn biến nguy hiểm đe doạ tới sự tồn tại của đơn vị Trong đó, hệ thống kiểm soát nội bộ là một bộ phận trong nội bộ doanh nghiệp với nhiệm vụ thực hiện giám sát theo uỷ quyền của Ban Giám đốc tất cả các quy trình hoạt động và kinh doanh trong nội bộ ngân hàng Các công việc kiểm soát nội bộ được thực hiện bởi những người không tham gia vào các quy trình hoạt động kinh doanh của ngân hàng và không chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động của quy trình cần giám sát

Nhiệm vụ của kiểm soát nội bộ được quy định rõ như sau:

Kiểm soát phải thực hiện giám sát việc tuân thủ quy trình, quy định trong hoạt động và kinh doanh của tất cả các đơn vị, tổ chức trong ngân hàng tuỳ thuộc theo quy mô và mức độ rủi ro trong công việc của doanh nghiệp hay giao dịch kinh doanh

Hoạt động kiểm soát nội bộ đặc biệt phải đánh giá khả năng hoạt động, tính hiệu quả, tính kinh tế và sự thoả đáng của cơ chế kiểm tra nội bộ, kiểm toán

việc áp dụng, khả năng hoạt động, tính hiệu quả và sự thoả đáng của cơ chế quản

lý và điều hành rủi ro của hệ thống thông tin cũng như chế độ thông tin báo cáo, kiểm toán việc tuân thủ các quy định của pháp luật và các quy định khác, việc chấp hành các quy chế, chế độ và quy tắc của doanh nghiệp cũng như kiểm tra, đánh giá tính nghiêm túc đúng đắn của tất cả các quy trình hoạt động kinh doanh, các quy định và biện pháp nhằm bảo vệ tài sản của đơn vị

Hoạt động kiểm soát nội bộ có thể độc lập với quá trình hoặc gắn liền với

dự án đặc biệt là đối với việc kiểm soát các hệ thống xử lý dữ liệu

1.3.1.2 Ngân hàng Thương mại Rabobank

Theo quy chế hoạt động Kiểm soát nội bộ của Ngân hàng thương mại Rabobank (NHTM Hà Lan) thì bộ phận Kiểm soát nội bộ trực thuộc trực tiếp Ban giám đốc ngân hàng, là một bộ phận cấu thành của hệ thống kiểm tra giám sát nội bộ ngân hàng Nhiệm vụ chính của bộ phận Kiểm soát nội bộ là tiến hành các cuộc kiểm toán trên tất cả các mảng công tác của ngân hàng Ngoài ra còn có nhiệm vụ tư vấn cho các phòng ban chức năng, tham gia tổ dự án hoặc phụ trách các tổ dự án và chỉ đảm nhận chức năng điều phối để tránh xảy ra "xung đột quyền lợi", hỗ trợ tăng cường liên kết trong hệ thống ngân hàng Rabobank thông qua việc tổ chức thực hiện hoặc hỗ trợ thực hiện các đợt tư vấn và kiểm tra, giám sát tại các chi nhánh khác của ngân hàng Rabobank

1.3.1.3 Ngân hàng Indochinabank

Hoạt động kiểm soát nội bộ của Indochinabank (Ngân hàng liên doanh đầu tiên tại Việt Nam) bao gồm các Phòng kiểm soát nội bộ tại trụ sở chính cũng như các chi nhánh thành viên Phòng kiểm soát nội bộ tại trụ sở chính chia thành nhiều phòng chức năng kiểm soát theo nghiệp vụ và chỉ đạo kiểm soát tại các chi nhánh

Hoạt động kiểm soát ở Indochinabank được thực hiện hàng ngày: Cuối mỗi ngày, các bộ phận nghiệp vụ phải giao toàn bộ chứng từ hoạt động trong ngày cho Phòng kiểm soát nội bộ kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chúng Các chứng từ này do Phòng kiểm soát nội bộ lưu giữ và quản lý, việc tiếp cận các chứng từ, tài liệu này phải thông qua Phòng kiểm soát nội bộ Đối với các hoạt động đang giao dịch trong ngày được kiểm tra qua các phần mềm trên mạng máy