Bài điều kiện môn tự động hóa trong thư viện Đề tài: Đề xuất kế hoạch tự động hóa cho thư viện tỉnh Hà Tây (nay là thư viện Hà Nội) Bài làm Mở đầu Chúng ta cùng lật giở những tờ lịch quay lại cách đây hơn một thập kỷ trước hay xa hơn và nhận thấy rằng thư viện và trung tâm thông tin đã và đang đối mặt với khá nhiều thay đổi diễn ra đối với cung cấp tài liệu đọc trong những bộ sưu tập của họ. Chúng ta có thể dự báo ít ra một số mặt nào đó của thế giới thư viện này dựa trên những xu hướng đang diễn ra rõ nét ngày hôm nay. Mặc dù nhiều điều xảy ra cụ thể nào đó sẽ tác động đến các hình thức thay đổi và thời gian cần thay đổi, nhưng điều quan trọng là giờ đây chúng ta cần bắt đầu suy nghĩ về tương lai lâu dài của thư viện.
Trang 1Bài điều kiện môn tự động hóa trong thư viện
Đề tài: Đề xuất kế hoạch tự động hóa cho thư viện tỉnh Hà Tây (nay là thư viện Hà Nội)
Bài làm
Mở đầu
Chúng ta cùng lật giở những tờ lịch quay lại cách đây hơn một thập kỷ trước hay xa hơn và nhận thấy rằng thư viện và trung tâm thông tin đã và đang đối mặt với khá nhiều thay đổi diễn ra đối với cung cấp tài liệu đọc trong những bộ sưu tập của họ Chúng ta có thể dự báo ít ra một
số mặt nào đó của thế giới thư viện này dựa trên những xu hướng đang diễn ra rõ nét ngày hôm nay Mặc dù nhiều điều xảy ra cụ thể nào đó sẽ tác động đến các hình thức thay đổi và thời gian cần thay đổi, nhưng điều quan trọng là giờ đây chúng ta cần bắt đầu suy nghĩ về tương lai lâu dài của thư viện Cùng với sự thay đổi nhu cầu và mong muốn của người dùng tin, những thay đổi về mô hình kinh tế trong lĩnh vực xuất bản, những tiến bộ trong công nghệ quản lý và phát hiện tài nguyên thông tin nối kết mạng, và áp lực gia tăng từ dịch vụ thông tin toàn cầu bên ngoài môi trường thư viện, thư viện ngày hôm nay đang đứng giữa sự thay đổi
to lớn Với sự phát triển của công nghệ thông tin đã làm thay đổi phương thức mà thông tin được tạo ra và phân phối Cùng với đó là hiện tượng bùng nổ thông tin, thông tin gia tăng nhanh chóng theo cấp số nhân, ra đời các sản phẩm thông tin dạng mới như: sách điện tử, tạp chí điện tử, các loại CSDL Đứng trước những thay đổi và thách thức đó để tổ chức, khai thác và quản lý tốt tài liệu phục vụ nhanh và hiệu quả cho người dùng tin thì việc tự động hóa trong thư viện tỉnh Hà Tây (nay là thư viện
Hà Nội) là rất cần thiết Các cán bộ thư viện phải thích ứng với sự thay
Trang 2đổi này và bổ sung kỹ năng trong việc sử dụng các hệ thống tự động hóa trong thư viện
Tự động hóa trong thư viện là việc ứng dụng công nghệ thông tin vào các hoạt động và dịch vụ của thư viện Các chức năng có thể tự động hóa là bất kì hay tất cả các chức năng sau: bổ sung, biên mục, truy cập công cộng (OPAC và WebPAC), đánh chỉ mục và tóm tắt, lưu thông, quản lý các ấn phẩm liên tục, dịch vụ tham khảo…
Mục tiêu chung
- Tăng cường hiệu quả hoạt động của thư viện, tiết kiệm thời gian, kinh phí
- Tạo môi trường hoạt động hiện đại, thúc đẩy nhu cầu sử dụng và khai thác thông tin của người dùng tin
Mục tiêu cụ thể
- Giảm cường độ lao động cho cán bộ thư viện và tăng năng suất lao động
- Cải tiến phương thức phục vụ năng động, hiệu quả hơn
- Cải thiện chất lượng các sản phẩm và dịch vụ thông tin thư viện, giảm giá thành sản phẩm và dịch vụ của thư viện
- Đáp ứng nhu cầu tin của người dùng tin nhanh chóng, tạo điều kiện thuận lợi cho bạn đọc trong việc tìm tin
- Giúp chia sẻ nguồn lực thông tin dễ dàng
Thực trạng nguồn lực thông tin của thư viện
Công tác xây dựng vốn tài liệu được thư viện chú trọng đầu tư cả
về chất lượng lẫn số lượng, hiện nay thư viện có vốn sách khoảng 170.000 bản với nhiều ngôn ngữ khác nhau: Việt, Anh, Pháp, Nga, Hoa… cùng nhiều loại hình tài liệu: Sách tra cứu, cataloque, tài liệu viết
Trang 3tay, bản đồ - bản vẽ… Báo, tạp chí gồm 245 loại.Thư viện đặc biệt chú trọng phát triển vốn tài liệu địa chí, hiện nay vốn tài liệu địa chí của thư viện là 4000 bản Thư viện đang ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động thư viện, triển khai tự động hóa và đưa ra phục vụ chương trình tra cứu Opac, tạo điều kiện thuận lợi cho bạn đọc trong việc tìm tin, nhằm tăng lượt bạn đọc đến thư viện
Thư viện thường xuyên tổ chức các hoạt động để nâng cao hình ảnh của thư viện, thu hút bạn đọc đén sử dụng thư viện như tổ chức triển lãm sách báo, tuyên truyền giới thiệu sách, kể chuyện theo sách…
Thư viện Hà Nội cũng đã biên soạn những đề tài thư mục đem lại hiệu quả thiết thực cho nhân dân ở địa phương
Nhiệm vụ của thư viện
- Xây dựng kế hoạch dài hạn, ngắn hạn cho thư viện
- Tổ chức phục vụ và tạo mọi điều kiện thuận lợi cho người đọc sử dụng vốn tài liệu thư viện
- Xây dựng vốn tài liệu phù hợp với trình độ , nhu cầu của nhân dân, với đặc điểm và yêu cầu phát triển kinh tế, văn hóa, xã hội của địa phương
- Thường xuyên tổ chức các hoạt động thông tin tuyên truyền giới thiệu sách báo Xây dựng phong trào và hình thành thói quen đọc sách báo cho nhân dân địa phương
- Tổ chức các dịch vụ thông tin thư viện phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của thư viện
- Tham gia xây dựng và phát triển mạng lưới thư viện, hướng dẫn nghiệp vụ cho các thư viện trên địa bàn
- Từng bước triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động thư viện
Giải pháp tự động hóa
Trang 4Thư viện mua giải pháp phần mềm chạy trên hệ thống sẵn có, như vậy sẽ giúp thư viện tiết kiệm tối đa kinh phí đầu tư phần cứng Nên tận dụng tất cả hệ thống máy chủ máy trạm Chỉ yêu cầu hệ thống phần mềm vận hành tương thích trên toàn bộ hệ thống máy tính Giải pháp này giúp cho thư viện sẽ không chịu nhiều rủi ro về đầu tư lớn
Chi phí tự động hóa
- Chi phí lập kế hoạch và tư vấn
Bao gồm cả phần trực tiếp và gián tiếp từ lúc mới bắt đầu manh nha ý tưởng tự động hóa; Chi phí thuê 1 chuyên viên tư vấn làm việc trong giai đoạn triển khai dự án; Chi phí đào tạo nhân viên thư viện để làm việc trong hệ thống tự động hóa
- Chi phí mua hệ thống ( bao gồm phần cứng và phần mềm)
Chi phí bao gồm các khoản mua sắm trang thiết bị phần cứng, các phân hệ phần mềm kể cả chi phí chuẩn bị hiện trường triển khai hệ thống; Chi phí triển khai hiện trường nhằm tạo không gian để sắp xếp các trang thiết bị mới
- Chi phí lắp đặt hệ thống viễn thông ban đầu
Trả cho dịch vụ viễn thông để kết nối với các máy trạm từ xa đến các máy chủ trung tâm
- Chi phí chuyển đổi hồi cố dữ liệu
Là khoản chi phí để xây dựng những biểu ghi thư mục đọc bằng máy; Cập nhật dữ liệu cho phân hệ lưu hành mượn trả hồ sơ bạn đọc Chi phí này bao gồm chi phí nhập liệu của nhân viên hay thuê dịch vụ nhập liệu bên ngoài, ngoài ra đó còn là chi phí mua máy móc, chi phí tiền điện, tiền dịch vụ thuê bao nối mạng
- Chi phí vận hành tiếp tục
Trang 5Bao gồm chi phí bảo trì, viễn thông, bổ sung trang thiết bị, nguyên vật liệu, đầu tư, đào tạo cán bộ quản lý hệ thống bảo trì CSDL hiệu đính
và duyệt CSDL
- Chi phí trang thiết bị bổ sung hoặc điều chỉnh thay đổi làm mới các tính năng của giải pháp Trong quá trình tiến hành hệ thống mới để đáp ứng những nhu cầu mới phát sinh từ nhu cầu của độc giả hay để phát triển theo kịp xu thế chung của ngành Thư viện có yêu cầu thiết kế mới hoặc điều chỉnh một số tính năng của giải pháp phần mềm hoặc bành trướng hệ thống máy trạm nâng cấp máy chủ Tất cả các khoản hạng mục này điều đòi hỏi một khoản chi phí cao nên phải đều tư theo kế hoạch dự trù theo từng giai đoạn
Các công đoạn của tự động hóa
- Bổ sung tài liệu: gồm xác định danh mục các tài liệu bổ sung, lập báo cáo thống kê
- Biên mục tài liệu
+ Thiết lập cấu trúc biểu ghi thư mục tự động theo khổ mẫu MARC21
+ Xuất/nhập dữ liệu
+ Sao chép biểu ghi thư mục
+ Tạo Lập các cơ sở dữ liệu
+ Kiểm soát tính nhất quán các điểm truy cập
+ Tự động tạo lập các sản phẩm thông tin như OPAC, thư mục, phích phiêu, nhãn xếp giá
- Quản lý bạn đọc
+ Tạo lập cấu trúc biểu ghi bạn đọc trong cơ sở dữ liệu
+ Xây dựng cơ sở dữ liệu bạn đọc: nhập mới, chuyển đổi, trao đổi + Tạo lập thẻ bạn đọc
+ Quản lý các hoạt động mượn trả tài liệu
Trang 6- Cung cấp các dịch vụ tự động hóa thư viện như:
+ Tra cứu trực tuyến
+ Dịch vụ cung cấp tài liệu
+ Dịch vụ tra đổi thông tin: đăng ký mượn trả tài liệu, gia hạn tài liệu, thông báo tài liệu quá hạn, xem thông tin cá nhân, trao đổi thông tin với cán bộ thư viện qua email, chat…