Chuorig 5: C a sd ddn lieu va bang chting kiem toan. nghiep vu tao thanh.[r]
Trang 1Chuong 5: Ca sa ddn lieu va bdng chung kiem toan
Chttong S
CO sd DAN LIEU■
VA BANG CHUfNG KIEM TOAN
5.1 CC SO DAN LIEU 5.1.1 Cd sd d a n lieu
Cd sd d in lieu la mot trong cac khai niem cd ban cua kiem toan Viec n lm chic khai niem cd sd d in lieu se giup KTV
xac dinh dtfdc chmh xac muc tieu kiem toan tong quat cac BCTC noi chung va muc tieu kiem toan ttfng bo ph&n cau thanh cua BCTC noi rieng Nlm chic khai niem cd sd d i n lieu
cung giup KTV xac dinh dtfdc cac b&ng chting kiem toan can thiet phai thu thap de co the dat dtfdc cac muc tieu kiem toan dat ra Khai niem cd sd dan lieu cung tac dong den KTV trong
ca ba giai doan ciia qua trinh kiem toan, do la lap ke hoach kiem toan, thuc hien kiem toan va ket thuc kiem toan
De co the n lm dtfdc khai niem ve cd sd d in lieu trtfdc het chting ta can xem xet qua trinh xti ly mot nghiep vu kinh t§ trong ddn vi tti khi b i t dau den khi cac nghiep vu nay dtidc phan anh vao he thong BCTC cua ddn vi
Khdi d a u mot sii kien kinh te bao gid cung phat sinh tti nhu cau tieu dting mot nguon lUc cho hoat d6ng trong ddn vi, nhu cau nay dUdc chuyen den cho cac bo ph&n quan ly chtic nang trong ddn vi xti ly Cac bo phan nay se xem xet danh gia
Trang 2tinh xac thuc va sU can thiet cua nhu cau nguon ltfc cho hoat dong cua don vi Tren cd sd sii danh gia nay cac nha quan ly ddn vi se dua ra quyet dinh cho phep nghiep vu kinh te dude thuc hien, viec dua ra quyet dinh cho cac nghiep vu kinh te dUdc thuc thi tuy thuoc vao dac diem quan ly cua tUng ddn vi, tuy thuoc vao tUng loai nghiep vu cung nhu sii uy quyen va phe
chuan dude quy dinh trong tUng ddn vi cu the
Sau khi dUdc cho phep, cac nghiep vu kinh te se dUdc cac
bo phan co trach nhiem trong ddn vi to chUc thuc hien Trong qua trinh to chUc thuc hien ddn vi se thuc hien qua trinh kiem soat cac hoat dong nay de dam bao cac nghiep vu dUdc thuc thi thed dung cac quyet dinh da dUdc ban hanh va phu hdp vdi cac quy che, che d6, cac van ban phap luat hien hanh Cung trong qua trinh to chUc thiic hien cac nghiep vu kinh te cac chting tti
ke toan se dUdc tao lap, cac chting tti ke toan trU6c het se chting minh cho cac nghiep vu kinh te da thiic te xay ra va dam bao cho cac nghiep vu nay da dUdc kiem soat theo dung cac quy dinh hien hanh
Sau khi cac chUng tti ke toan phat sinh no se dUdc bo phan ke toan cua ddn vi tien hanh xti ly theo quy trinh nghiep
vu cua ke toan Tru6c het cac chting tti nay se dUdc hoan chinh, dUdc kiem tra tinh hdp le, hdp phap Sau do chting se dUdc phan loai, danh gia, tmh toan va tg chUc ghi chep vao cac so ke toan chi tiet, so ke toan tong hdp Cu6"i cting cac nghiep vu kinh te se dtidc tong hdp va ghi vao so cai cac tai khoan lien quan Sau mot qua trinh kiem tra, doi chieu so" du va so" luy ke ph at sinh tren so cai va cac so ke toan chi tiet se dUdc phan anh vao cac BCTC theo dung cac quy dinh hien hanh
162 Hoc vi#n Tai chinh
Trang 3Chuang 5: Ca so dan tieu va bang chting kiem toan
Chung ta co the tom tat quy trinh xii ly mot nghiep vu kinh te theo so' do sau:
S o do 5.1: Quy trin h x ti ly cac nghiep vu k in h te p h a t sin h
Nhtf vay, de co the phan anh cac nghiep vu kinh te phat sinh tai ddn vi vao he thong BCTC cua ddn vi, cac stf kien nay bat buoc phai trai qua mot loat cac khau xti ly C) ta t ca cac khau xti ly nay doi hoi cac nha quan ly cua ddn vi phai co diidc cac dam bad, cac chiing cii chac chan de khfing dinh rltng cac sii kien kinh te" phat sinh neu du dieu kien se dUdc ghi nhan vao
he thong BCTC cua ddn vi mot each trung thiic va hdp ly
De cong nhan va cho pfiep mot sii kien kinh te co the dtfdc thuc hien, cac nha lanh dao ddn vi phai thiic hien sii phe
chuan cua minh doi vdi cac sii kien nay Viec phe chuan de chd phep cac sii kien kinh te thudng dUdc thuc hien tren cd sd cac quyet dinh cua cac nha lanh dao ddn vi Khi cac sii kien kinh te phat sinh, de cong nhan cac sU kien nay da thuc te xay ra chung se dUdc ghi nhan tren cac chUng tU ke toan, cac chUng tU nay phai hoan toan hdp phap hdp le va c6 day du chU ky ciia nhting ngUdi c6 lien quan
Tren cd sd cac chting tti ke toan, he thong ke toan ciia ddn
vi se sii dung cac phUdng phap ke toan de tien hanh xti ly, ghi nhan, phan anh cac sU kien nay de roi cuoi cung se phan anh
Hoc vien Tai chinh 163
Trang 4no vao he thong BCTC cua ddn vi Tat ca qua trinh xti ly cua he
thong ke toan cung phai dtfdc thtfc hien tren mot he thong giay
td, so sach va tai lieu ke toan phti hdp Toan bo cac tai lieu ke
toan nay cung phai dtfdc nhtfng ngtfdi co trach nhiem phe
chuan va ky xac nhan
Cac quyet dinh cua cac nha quan ly ddn vi khi cho phep cac stf kien kinh te dtfdc thtfc hien, cac chtfng ttf ke toan phat
sinh, cac so lieu, tai lieu, so sach ke toan va cac tai lieu co lien
quan khac tao nen mot cd sd va la can ctf de dam bao cac khoan
muc va cac thong tin dtfdc trinh bay tren BCTC cua ddn vi dtfdc
lap ra hoan toan phti hdp vdi cac thong le, chuan mtic va che do
ke toan hien hanh Cac tai lieu do da hinh than h nen mot cd sd
d^n lieu cua BCTC
Nhtf vay, co' sd ddn lieu cua BCTC la can cti cua cac khoan muc va thong tin trinh bay trong BCTC do Giam doc
(hoac ngiidi dting dau) dcfn vi chiu trach nhiem lap tren ccf sd
cac chuan miic va che do ke todn quy dinh Cac can cti nay phai
dtidc the hien ro rang hoac co cd sd doi vdi tiing chi tieu trong
BCTC.
Ttfng bo phan va khoan muc cau than h khac nhau cua BCTC thi co cd sd d in lieu cu the khong giong nhau Cd sd d in
lieu cua mot chi tieu va bo phan tren BCTC bao gom cac can ctf
cho nhieu khia canh khac nhau cua cac thong tin va bo phan
n&y Tuy nhien, mot cd sd d in lieu phai bao gom cac can ctf de
hay m6t khoan nd phai tra dtfdc phan anh tren BCTC cua ddn
vi tai thdi diem bao cao la phai thtfc te ton tai tai thdi diem d6
164 Hoc vien Tdi chinh
Trang 5Chuang 5: Co so ddn lieu va bdng chung kiSm toan
Cac nha lanh dao ddn vi phai co nhiing can ctf thoa dang de chiing minh cho su ton tai cua cac khoan muc nay Doi vdi mot so" khoan muc tai san sU hien hiiu con bao gom ca cac yeu cau
ve chat lUdng cua cac tai san duoc phan anh
BCTC phai thuoc sd hUu cua ddn vi, vdi mot so" khoan tai san neu khong thuoc quyen sd hUu cua ddn vi thi chung chi dtfdc phan anh trC'n bao cao tai chinh khi ddn vi co quyen kiem soat lau dai vdi cac tai san nay va phai dap tfng yeu cau cua cac chuan mUc ke toan co lien quan (vi du: tai san co" dinh thue tai chinh) Doi vdi cac khoan cong nd dUdc phan anh, tren cac BCTC thi ddn vi dang cd nghia vu phai thanh toan thiic te" doi vdi cac khoan nd nay
dUdc ghi chep vao he thong so ke" toan cua ddn vi va dUdc phan anh vao BCTC thi phai thtfc sU phat sinh va cd lien quan den thdi ky bao cao
sa u:
hUu, thu nhap va chi phi phai dUdc ghi chep theo gia tri thich hdp tren cd sd nguyen tac ke" toan, cac chuan miic ke" toan hien hanh hoac dUdc chap nhan phd’ bien
+ Sit tinh toan: Cac su kien va nghiep vu kinh te" khi ghi nhan phai dUdc ghi nhan dung gia tri cua nd Cac so" lieu va phep toan khi thuc hien phai dam bao tinh toan chinh xac ve mat toan hoc va khong cd sai sdt
Hoc vi^n Tai chinh 165
Trang 6- Sii phan loai va hack todn. Bao gom cac khia canh chu yeu sau:
+ Day du: Toan bo tai san, cac khoan nd, cac khoan doanh thu, chi phi, cac nghiep vu hay giao dich da xay ra va co lien quan den ky bao cao phai dtfdc ghi chep day dii trong he thong so ke toan cua ddn vi va phai dtfdc bao cao day du trong
he thong BCTC
+ Tinh dung dan: Cac khoan muc tai san, cong nd, nguon von chu sd huu, cac khoan chi phi, doanh thu phai dtfdc phan loai mot cach dung dan theo yeu cau cua cac chuan mtfc va che
do ke toan Cac khoan muc nay cung phai dtfdc ghi nhan va phan anh theo dung cac trinh ttf, sd do tai khoan va phtfdng phap ke toan hien hanh hoac dtfdc thtfa nhan
+ Tinh dung ky: Mot nghiep vu va stf kien kinh te phat sinh phai dtfdc ghi nhan theo nguyen tac ke toan don tich, ttfc
la dUdc ghi nhan vao ky ke toan ma chung phat sinh ma khong can cOf vao stf phat sinh cua dong tien Khong co mot stf kien va nghiep vu kinh te nao dUdc ghi nhan sdm khi chtfa du dieu kien ghi nhan hoac dtfdc ghi nhan muon so vdi ky ma chung phat sinh Khia canh nay dac biet quan trong vdi cac khoan doanh thu va chi phi vi no lam anh htfdng trtfc tiep den ket qua kinh doanh ciia ky bao cao va cac ky co lien quan khac
sau:
+ Cong don (Tong hdp): So' lieu cong don tren cac tai khoan va so ke toan phai dtfdc tinh toan mot cach chinh xac, viec luan chuyen so lieu gitfa cac so ke toan chi tiet va so ke toan tong hdp dam bao khong co sai sot So" lieu tren cac so ke
Trang 7C h u o n g 5: C o s d d d n H $ u v a b d n g c h u n g k i e m t o d n
toan cua cac tai khoan co lien quan phai dam bao phu hdp vdi nhau
+ Trinh bay, cong bo": Cac chi tieu, bo phan va khoan muc tren BCTC phai dtfdc xac dinh, trinh bay va cong bo" theo dung yeu cau cua cac chuan mtfc va che do ke toan hien hanh
Nhu vay, co the khai quat cd sd dan lieu bang nhtfng diem cd ban sau (Bang so 5.1)
B an g so 5.1: Cac ctf sd d a n lie u c u a BCTC
Stf trinh bay va cung cap thong tin (cua) cac bo phan^ trong bao cao tai chinh:
- Hien htfu
- Quyen va nghia vu
- Phat sinh
- Tmh toan va danh gia
- Phan loai va hach toan
- Tong hdp va c6ng bo
Cac cd sd dan lieu co tac dung quan trong doi vdi ca 3 giai doan cua qua trinh kiem toan la giai doan lap ke hoach, giai doan thtfc hien va giai doan ket thuc kiem toan
Trong giai doan lap ke hoach kiem toan, viec hieu biet ro
ve cd sd dan lieu se giup KTV xac dinh dtfdc kha n&ng cac rui ro
va sai pham co the xay ra trong BCTC cua ddn vi noi chung cung nhu d cac chi tieu va bo phan cau thanh tren bao cao noi rieng Cd sd dan lieu cung la can ctf giup KTV xac dinh dtfdc
Hoc vifn Tai chmh 167
Trang 8nhutng mat xich va thu tuc kiem soat cd ban dtfdc ddn vi xay diing va duy tri nham kiem soat cac khia canh cua hoat dong trong ddn vi Tti nhting hieu biet nay KTV se xac dinh, liia chon cac thti tuc va trinh tit kiem toan phti hdp nham thu th ap dtfdc dly du cac bang chting kiem toan can thiet cho viec danh gia he thong kiem soat noi bo cung nhtf cac nghiep vu va so" dut cua cac tai khoan Day la nhting noi dung quan trong de xay diing mot chtfdng trinh kiem toan phti hdp cho tting khoan muc, bo phan cung nhtf toan bo bao bao tai chinh
Trong giai doan thtfc hien kiem toan, cd sd dan lieu se giup KTV luon xac dinh dtfdc muc tieu cac thti nghiem minh dang thiic hien, tren cd sd do co the diia ra cac quyet dinh co hieu qua nhat cho cuoc kiem toan
Trong giai doan ket thuc kiem toan, cd sd dan lieu la can cti de KTV xac dinh va danh gia tinh day du va thich hdp cua cac bang chting thu thap diidc v6i cac muc tieu kiem toan da diidc thiet lap, tti do danh gia diidc mtic do thoa man ve kiem toan Tti do se gitip KTV dtfa ra cac quyet dinh co lien quan den cac thu tuc kiem toan can thtfc hien bo sung cung nhtf nhting nhan dinh danh gia ve cac chi tieu bo phan dtfdc kiem toan va toan bo BCTC
5.1.2 Giai trinh cua cac nha quan ly
Khi trinh bay va cong bo" cac thong tin tren BCTC cua ddn vi, cac nha quan ly phai chiu trach nhiem ve mtic do trung thtic va hdp ly cua toan bo BCTC cung nhtf cua tting chi tieu va
bo phan dtfdc trinh bay tren BCTC
De khang dinh cac BCTC cua ddn vi dtfdc lap ra hoan toan trung thiic, hdp ly va tuan thu cac chuan mtfc va che" do ke
168 Hoc vi#n Tai chinh
Trang 9Chaang 5: Co so dan iifu va bang chCmg kiem toan
11 - -ii ■ J - ' ■ ■ " 1 ■ 1 ■
toan hien hanh, cac nha quan ly ddn vi phai c6 trach nhiem bao quan, ltfu trti va giai trinh cac thong tin, tai lieu la cd sd de hinh thanh nen cac chi tieu va bo phan cua BCTC Cac thong tin, tai lieu nay doi hoi phai difdc trinh bay theo tiing khia canh cua tting chi tieu va bo phan tren BCTC ttic la theo tting yeu to" dan lieu cu the
Thong thtfdng, stf giai trinh cua cac nha quan ly ddn vi dtfdc thiic hien thong qua viec cung cap cac thong tin, tai lieu co lien quan den cac nghiep vu, cac khoan tai san, cong nd, nguon von chu sd htiu, cac khoan doanh thu va chi phi phat sinh trong
ky Cac thong tin, tai lieu do co the la cac quyet dinh, cac hdp dong da dtfdc ky ket, cac ban thanh ly, quyet toan hdp dong, cac bien ban kiem ke tai san, cac bien ban doi chieu cong nd, cac chting tti ke toan phat sinh trong ky, cac so sach, tai lieu ke toan va cac tai lieu co lien quan khac
Tuy nhien, trong qua trinh kiem toan khi cac tai lieu dtfdc cac nha quan ly ddn vi cung cap chtfa day du de KTV co the dtfa ra ket luan, KTV co the phai yeu cau cac nha quan ly ddn vi cung cap cac giai trinh bang van ban ve cac van de ma KTV xet thay co anh htfdng trong yeu den BCTC Viec yeu cau cac nha quan ly ddn vi cung cap cac giai trinh bang van ban cung giup KTV co the han che dtfdc nhtfng hieu lam gitia KTV
va cac nha quan ly ddn vi
Cac van de ma KTV yeu cau cac nha quan ly ddn vi giai trinh bang van ban co the gidi han trong cac van de rieng le, hoac tong hdp c6 anh htfdng trong yeu den BCTC Trtfdng hdp xet thay can thiet, KTV phai thcng bao vdi cac nha quan ly ddn
vi biet ro y kien cua minh ve tinh trong yeu cua cac van de can phai giai trinh
Hoc vi^n Tai chinh 169
Trang 10Trong qua trinh kiem toan, cac nha quan ly ddn vi co the gtfi ban giai trinh tdi KTV va cong ty kiem toan mot cach tii nguyen hoac theo yeu cau cu the cua KTV Tuy nhien, khi cac ban giai trinh nay co lien quan den nhiing van de trong yeu cua BCTC, KTV can phai lam cac cong viec sau:
- Thu thap blng chiing kiem toan tii cac thong tin d trong ddn vi hay ngoai ddn vi de xac nhan nhiing giai trinh cua cac nha quan ly ddn vi;
- Danh gia sii hdp ly va nhat quan giiia ban giai trinh vdi cac bang chiing khac ma KTV thu thap diidc;
- Xac djnh miic do hieu biet cac van de da diidc giai trinh cua ngiidi lap giai trinh
Cac ban giai trinh cua cac nha quan ly ddn vi khong the thay the diidc cac bang chiing khac ma KTV thu thap diidc Doi vdi mot so' van de co anh hiidng trong yeu den BCTC, mac du nd
da diidc cac nha quan ly ddn vi giai trinh, KTV v ln phai tien hanh thu thap cac bang chiing kiem toan lien quan neu cd the thu thap diidc Ngtfdc lai, neu cac bang chiing nay cd the thu thap diidc nhtfng KTV khdng thu thap se d in den stf gidi han
ve pham vi kiem toan Cung can phai ltfu y r in g trong mot so trtfdng hdp, cac ban giai trinh cua cac nha quan ly ddn vi la bang chiing kiem toan duy nhat ma KTV thu thap dtfdc
Khi cac giai trinh cua cac nha quan ly ddn vi cd mau
th u ln vdi cac bang chiing kiem toan khac ma KTV thu thap dtfdc va trong mot so trtfdng hdp KTV phai tien hanh xac minh lai mtfc do tin cay cua cac bang chiing da thu thap dtfdc va cac giai trinh cua cac nha quan ly ddn vi
170 Hoc vi$n Tai chinh