Thông qua việc thu thập thông tin thứ cấp, bảng phỏng vấn được xây dựng dựa trên trên thang đo Likert 5 điểm, sử dụng hệ số Cronbach’s Alpha để kiểm định độ tin cậy c[r]
Trang 1PHÂN TÍCH CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN HIỆU QUẢ CỦA HỆ
THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
Phạm Anh Tuấn
Trường Đại học ng nghiệp Th c ph m Tp HCM
Email: tuanpa@cntp.edu.vn
Ngày nhận bài: 10/05/2017; Ngày chấp nhận đăng: 30/08/2017
TÓM TẮT
Nghiên cứu này nhằm mục đích xác định các nhân tố ảnh hưởng đến hiệu quả của hệ thống thông tin
kế toán tại các doanh nghiệp nhỏ và vừa trên địa bàn Tp HCM Thông qua việc thu thập thông tin thứ cấp, bảng phỏng vấn được xây dựng dựa trên trên thang đo Likert 5 điểm, sử dụng hệ số Cronbach’s Alpha để kiểm định độ tin cậy của thang đo, tiếp đến, phân tích nhân tố khám phá được sử dụng nhằm loại bỏ các nhân tố không ảnh hưởng Kết quả nghiên cứu chỉ ra rằng có 4 nhóm nhân tố ảnh hưởng đến hiệu quả của hệ thống, gồm: (1) Phần cứng máy tính, (2) Tính linh hoạt của phần mềm, (3) Tính hợp lý của phần mềm và (4) Thông tin đầu ra
Từ khóa: Hệ thống thông tin, Hệ thống thông tin kế toán, Hiệu quả của hệ thống thông tin
1 MỞ ĐẦU
Một vấn đề thường gặp khi tiến hành tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp nhỏ và vừa (DNNVV) hiện nay là nhu cầu tin học hóa công tác kế toán rất lớn, nhưng những người thực hiện không biết làm sao và làm như thế nào để có được một phần mềm đáp ứng yêu cầu hay để triển khai một hệ thống kế toán bằng máy tính sao cho có hiệu quả Bên cạnh đó, việc đầu tư trang thiết bị cho hệ thống cũng không nhỏ, đó là chưa kể đến nhân sự để “vận hành” hệ thống Do vậy, ít doanh nghiệp (DN) nào có khả năng hoặc dám đầu tư cho việc này Vì vậy, giải pháp hiện nay các DN thường dùng là thuê các kế toán viên có nghiệp vụ giỏi làm ngoài giờ hoặc thuê những người có trình độ thấp với chi phí có thể chấp nhận được Hệ quả tất yếu là DN có một hệ thống kế toán manh mún, hoạt động kém hiệu quả và thông tin cung cấp không kịp thời để ra quyết định Trong bối cảnh cạnh tranh khốc liệt, việc chậm hoặc không
có thông tin sẽ dẫn đến việc nhà quản trị đưa ra những quyết định thiếu chính xác và sai lầm Vậy làm thế nào để đáp ứng thông tin kịp thời và chính xác cho nhà quản trị ra quyết định? Nhiều nghiên cứu trong và ngoài nước cho rằng cần tổ chức một hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT) có hiệu quả cho DN Khi đã
có được một HTTTKT đạt hiệu quả thì không những giải quyết được vấn đề về xử lý và cung cấp thông tin nhanh chóng, kịp thời và chính xác mà còn làm tăng năng suất lao động của bộ máy kế toán, tạo cơ sở
để tinh giản bộ máy, nâng cao hiệu quả của các hoạt động và làm cơ sở đưa ra các quyết định để đạt được các mục tiêu đã đề ra
Nghiên cứu này được thực hiện nhằm mục đích nhận dạng và đo lường tầm quan trọng của các nhân
tố ảnh hưởng đến hiệu quả của HTTTKT, cụ thể là: các nhân tố liên quan đến phần cứng, các nhân tố liên quan đến phần mềm và các nhân tố liên quan đến thông tin đầu ra
2 CƠ SỞ LÝ THUYẾT VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 2.1 Tổ chức hệ thống thông tin kế toán trên máy tính
HTTTKT là hệ thống thu thập, ghi chép, phân loại, tổng kết thông tin nhằm giúp các nhà quản lý
Trang 2thực hiện hoạch định, kiểm soát và đánh giá [1]; HTTTKT là một hệ thống được thiết kế trên máy tính để thực hiện các chức năng của kế toán là cung cấp các thông tin cho người sử dụng Nó xử lý dữ liệu và các giao dịch để cung cấp cho người sử dụng với thông tin mà họ cần để lên kế hoạch, kiểm soát và điều hành hoạt động kinh doanh [2]; Máy tính thực hiện chức năng nhập và lưu trữ các thông tin kế toán, phân loại
và sắp xếp chúng, thực hiện các quá trình tính toán và lập báo cáo từ các thông tin đó một cách nhanh chóng, thông qua một chương trình phần mềm đã được thiết kế và lập trình sẵn [3]
Tất cả các phần mềm ứng dụng (MS Excel, Visual FoxPro, MS Access, SQL Server, Oracle, SAP,…) đều có thể ứng dụng làm công tác kế toán cho bất kỳ doanh nghiệp nào đang sử dụng các hình thức sổ kế toán như: chứng từ ghi sổ, nhật ký chung, nhật ký – sổ cái hoặc nhật ký – chứng từ Do đó, doanh nghiệp có thể căn cứ vào điều kiện thực tế về quy mô, đặc điểm sản xuất kinh doanh và trình độ của nhân viên để quyết định sử dụng phần mềm và hình thức sổ kế toán nào cho phù hợp; Phải thiết lập
hệ thống mã hóa các tài khoản và các đối tượng kế toán chi tiết thống nhất cho toàn doanh nghiệp; Phải chọn lựa phương pháp để nhập dữ liệu kế toán (nhập liệu khi lập chứng từ gốc, nhập liệu khi chấm dứt quá trình luân chuyển chứng từ, tức là nhập liệu vào bảng tính Bất kỳ nhập liệu theo phương pháp nào cũng phải thiết lập cho được cơ sở dữ liệu – nơi chứa toàn bộ thông tin kế toán của doanh nghiệp; Khi đã
có cơ sở dữ liệu, các báo cáo tài chính và báo cáo quản trị được truy xuất ra một cách dễ dàng [4]
2.2 Cơ sở lý thuyết
Một HTTTKT có hiệu quả khi nó đạt được bốn mục tiêu sau: (1) Đáp ứng nhu cầu thông tin của DN Đây là tiêu chuẩn quan trọng nhất đánh giá sự thành công của một hệ thống kế toán, (2) cung cấp thông tin kịp thời và chính xác, (3) thời gian phát triển hệ thống phải hợp lý Thời gian phát triển hệ thống quá dài sẽ làm cho chi phí quá lớn và không tương xứng với hiệu quả mà nó mang lại và (4) Người sử dụng hài lòng với hệ thống Thông thường, người sử dụng đánh giá mức độ hài lòng với hệ thống qua vấn đề về cung cấp thông tin (sự phù hợp, kịp thời, chính xác của thông tin) và vấn đề về sử dụng, thao tác với hệ thống để xử lí dữ liệu lấy thông tin [5]
Theo E.M Awad, sử dụng các tiêu chuẩn tổng quát sau đây để đánh giá hiệu quả của một hệ thống thông tin: (1) Sản phẩm thông tin đầu ra, (2) Thời gian đáp ứng yêu cầu về thông tin, (3) Độ an toàn tin cậy của thông tin, (4) Khả năng xử lý một khối lượng thông tin và (5) Tài liệu hướng dẫn cụ thể, rõ ràng Trong thực tế, người ta thường dùng một hệ thống các chỉ tiêu cụ thể để đánh giá, gồm: (1) Phần cứng, (2) Phần mềm và (3) Chất lượng của dịch vụ thông tin trong hệ thống xử lí thông tin kinh tế [6]
Thông qua lược khảo một số nghiên cứu cho thấy, có nhiều nhân tố ảnh hưởng đến hiệu quả của một HTTTKT:
Hiệu quả của HTTTKT là một trong các biến phụ thuộc phổ biến nhất trong lý thuyết về HTTTKT Theo Raymond (1990), hiệu quả của HTTTKT là mức độ mà hệ thống thực sự góp phần để đạt được mục tiêu của tổ chức Tuy nhiên, các nhà nghiên cứu về HTTTKT vẫn còn đang tranh cãi về vấn đề cấu trúc của nó có ảnh hưởng quan trọng nhất đến hiệu quả của hệ thống giữa định nghĩa, khái niệm và thực tế nghiên cứu Sự đo lường hiệu quả của HTTTKT phổ biến bao gồm: (1) Cách sử dụng; (2) Sự hài lòng của người dùng và (3) Thành công về kế hoạch, thành công về hệ thống dịch vụ và thành công về hiệu quả kinh tế [7]
Theo J.L Boockholdt (1995), một HTTTKT đạt hiệu quả phải đáp ứng được các tiêu chí sau: (1) Mức độ chính xác của thông tin, (2) Thông tin đáp ứng kịp thời, (3) Thời gian phát triển hệ thống hợp lý, (4) Đáp ứng các nhu cầu về thông tin cả trong hiện tại và tương lai và (5) Sự hài lòng của người sử dụng
hệ thống [8]
H Sajady và ctv (2008), hiệu quả của HTTTKT phụ thuộc vào bốn nhân tố sau: (1) Giúp cho các nhà quản lý ra quyết định tốt hơn, (2) Giúp cho hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả hơn, (3) Nâng cao chất lượng của các báo cáo tài chính và (4) Tạo thuận lợi cho các hoạt động tài chính [9]
Mahdi Salehi và ctv (2010), hiệu quả của một HTTTKT phục thuộc vào ba nhân tố sau: (1) Giúp cải thiện tính phức tạp của công tác kế toán, (2) Có khả năng dự báo chính xác và (3) Tính chính xác của báo cáo tài chính Cũng thông qua nghiên cứu này, thành công của hệ thống có thể được xem là sự hài lòng của người sử dụng và cải thiện được chất lượng thực hiện công việc của họ Trên cơ sở nghiên cứu, các tác giả đã đi đến kết luận, hiệu quả của HTTTKT có thể được coi là việc sử dụng thành công của hệ thống
Trang 3là đáp ứng các nhu cầu của người sử dụng Nghiên cứu này cũng chỉ ra các lợi ích mà hệ thống đem lại như: tính hợp tác tốt, tính đáp ứng đồng thời của nhiều người sử dụng, tính kiểm soát và tính đáp ứng về công nghệ [2]
2.3 Giả thuyết nghiên cứu
Từ cơ sở lý thuyết trên, giả thuyết cho hướng nghiên cứu là:
H1: Các nhân tố thuộc phần cứng có mối tương quan với hiệu quả của HTTTKT
H2: Các nhân tố thuộc phần mềm có sự tác động cùng chiều với hiệu quả của HTTTKT
H3: Các nhân tố thuộc thông tin đầu ra có tác động tích cực với hiệu quả của HTTTKT
2.4 Phương pháp nghiên cứu
Nghiên cứu sử dụng phương pháp định lượng để xác định mức độ hiệu quả của HTTTKT Công cụ thu thập dữ liệu chính trong nghiên cứu này là bảng câu hỏi tự trả lời, bao gồm 24 mục hỏi thuộc bốn nhóm yếu tố (1) Phần cứng (2) Phần mềm, (3) Thông tin và (4) Hiệu quả của hệ thống Thang đo Likert 5 điểm được sử dụng để đo lường giá trị của các biến số Sau đó, tiến hành kiểm định độ tin cậy của thang
đo Cuối cùng, phân tích nhân tố khám phá nhằm loại bỏ các nhân tố không ảnh hưởng
Bảng câu hỏi được phát cho những người làm kế toán ở nhiều DNNVV trên địa bàn Tp HCM với
250 mẫu phát ra, số mẫu thu về đạt yêu cầu sử dụng 187 (chiếm tỷ lệ 74,8%) Sau khi thu thập, các bảng phỏng vấn được xem xét và loại đi những bảng không đạt yêu cầu Sau đó, các biến quan sát sẽ được mã hóa, nhập liệu và làm sạch dữ liệu bằng phần mềm SPSS và tiến hành thống kê, phân tích dữ liệu đã thu thập được
3 KẾT QUẢ VÀ BÀN LUẬN 3.1 Kết quả kiểm định thang đo
Nhiều nhà nghiên cứu đồng ý rằng khi Cronbach Alpha từ 0,8 trở lên đến gần 1 thì thang đo lường là tốt, từ 0,7 đến gần 0,8 là sử dụng được Cũng có nhà nghiên cứu đề nghị rằng Cronbach Alpha từ 0,6 trở lên là có thể sử dụng được trong trường hợp khái niệm đang đo lường là mới hay mới đối với người trả lời trong bối cảnh nghiên cứu [4]
3 Thang đo “ hần cứng”:
R E L I A B I L I T Y A N A L Y S I S - S C A L E (A L P H A)
PC3 12,2567 12,6542 0,4681 0,6638 PC4 12,5027 12,8427 0,5000 0,6505 PC5 12,5241 13,3153 0,4575 0,6677 PC6 12,0695 11,5597 0,5677 0,6187 PC8 12,1872 14,6368 0,3507 0,7059
Số trường hợp phỏng vấn = 187,0 Số mục hỏi = 5 Alpha = 0,7113
Trang 43 Thang đo “ hần mềm”
R E L I A B I L I T Y A N A L Y S I S - S C A L E (A L P H A)
1 PM1 Hiệu năng phần mềm
3 PM3 Độ tin cậy
5 PM5 Tài liệu hướng dẫn
PM1 17,2139 12,2443 0,3805 0,5380 PM2 17,4385 11,7744 0,4485 0,5091 PM3 17,3155 12,5074 0,2944 0,5749 PM4 17,5508 12,5176 0,3241 0,5614 PM5 17,3636 12,6950 0,3154 0,5648 PM6 17,3155 13,2709 0,2544 0,5884
Số trường hợp phỏng vấn = 187,0 Số mục hỏi = 6 Alpha = 0,6014
3 3 Thang đo “Th ng tin”
R E L I A B I L I T Y A N A L Y S I S - S C A L E (A L P H A)
TT1 15,6845 13,2171 0,5395 0,7931 TT2 15,5348 12,8738 0,6280 0,7676 TT3 15,5027 13,1223 0,5690 0,7844 TT4 15,5027 11,6384 0,6570 0,7575 TT5 15,4866 12,7673 0,6106 0,7722
Số trường hợp phỏng vấn = 187,0 Số mục hỏi = 5 Alpha = 0,8119
3 4 Thang đo “ iệu quả của hệ thống”
R E L I A B I L I T Y A N A L Y S I S - S C A L E (A L P H A)
2 TC2 Thời gian đáp ứng yêu cầu về thông tin
3 TC3 Độ an toàn tin cậy của thông tin
Trang 54 TC4 Khả năng xử lý một khối lượng thông tin
TC1 12,0695 5,7747 0,6489 0,6555 TC2 12,2460 5,8531 0,6252 0,6689 TC3 12,1016 6,4144 0,5378 0,7171 TC4 12,3529 6,6597 0,4378 0,7699
Số trường hợp phỏng vấn = 187,0 Số mục hỏi = 4 Alpha = 0,7616
Bảng 1 Kết quả kiểm định thang đo Cronbach’s Alpha của các biến
Tên nhân tố Các biến quan sát trong nhân tố Hệ số Alpha Nhân tố 1: Phần cứng PC3, PC4, PC5, PC6, PC8 Alpha = 0,7113
Nhân tố 2: Phần mềm PM1, PM2, PM3, PM4, PM5, PM6 Alpha = 0,6014
Nhân tố 3: Thông tin TT1, TT2, TT3, TT4, TT5 Alpha = 0,8119
Nhân tố 4: Hiệu quả của hệ thống TC1, TC2, TC3, TC4 Alpha = 0,7616
Kết quả kiểm định thang đo của các biến quan sát ở Bảng 1 đều có hệ số Alpha lớn hơn 0,6 Điều này cho thấy, mức độ chặt chẽ của các mục hỏi trong thang đo tương quan với nhau và chúng có đóng góp vào việc đo lường hiệu quả của HTTTKT
3.2 Kết quả phân tích nhân tố
Thực hiện phân tích nhân tố trong nghiên cứu này nhằm giúp cho việc nhận ra một tập hợp gồm một
số ít các biến nổi trội từ một tập hợp nhiều biến để sử dụng trong phân tích hồi quy đa biến Với 20 biến quan sát được dùng để đo lường cho 3 nhân tố độc lập là (1) Phần cứng, (2) Phần mềm, (3) Thông tin, và một biến phụ thuộc: Hiệu quả của hệ thống Phân tích nhân tố được thực hiện theo phương pháp rút trích các thành phần chính - Principal Components, chỉ trích xuất các nhân tố có giá trị Eigenvalue lớn hơn 1,
sử dụng phép xoay nguyên góc Varimax của các nhân tố để tối thiểu hóa số lượng biến có hệ số lớn tại cùng một nhân tố Vì vậy, sẽ tăng cường khả năng giải thích các nhân tố, biến quan sát được chọn là biến
có hệ số tải nhân tố (Loading factor) lớn hơn hoặc bằng 0,45 Đồng thời, dùng chỉ số KMO (Kaiser-Meyer-Olkin) để kiểm định sự thích hợp của phân tích nhân tố với 0,5 < KMO < 1 và mức ý nghĩa 95%
3 Nhóm biến quan sát về phần cứng
Từ bảng ma trận nhân tố (Component Matrix) cho thấy các biến PC3 (Hiệu năng phần cứng), PC4 (Tương thích), PC5 (Module hóa), PC6 (Công nghệ) và PC8 (Bảo trì) có tương quan với chỉ một nhân tố Nhân tố này có tên là “Phần cứng”
Từ kết quả dưới cho thấy, hệ số KMO = 0,755 với mức ý nghĩa Sig là 0,000 trong kiểm định Bartlett’s Test Như vậy, các nhân tố thuộc phần cứng có mối tương quan với hiệu quả của HTTTKT
Bảng 2 Kiểm định sự thích hợp của nhân tố phần cứng
KMO and Bartlett's Test Kaiser-Meyer-Olkin Measure of Sampling Adequacy 0,755
Bartlett's Test of Sphericity
Approx Chi-Square 157,137
Trang 6Bảng 3 Ma trận các nhân tố về phần cứng
Component Matrix
a Component
1
a 1 components extracted
3 Nhóm biến quan sát về phần mềm
Từ bảng ma trận nhân tố sau khi xoay (Rotated Component Matrix) cho thấy các biến PM1 (Hiệu năng phần mềm), PM2 (Tính mềm dẻo) và PM3 (Độ tin cậy) có tương quan khá chặt với nhân tố 1 Nhân
tố này được đặt tên là “Tính linh hoạt”; Các biến PM4 (Ngôn ngữ), PM5 (Tài liệu hướng dẫn sử dụng) và PM6 (Giá cả) có tương quan với nhân tố 2 Nhân tố này được đặt tên là “Tính hợp lý”
Bảng 4 Kiểm định sự thích hợp của nhân tố phần mềm
KMO and Bartlett's Test Kaiser-Meyer-Olkin Measure of Sampling Adequacy 0,655
Bartlett's Test of Sphericity
Bảng 5 Ma trận các nhân tố về phần mềm
Component
Từ kết quả trên cho thấy, hệ số KMO = 0,655 với mức ý nghĩa Sig là 0,000 trong kiểm định Bartlett’s Test Như vậy, các nhân tố thuộc phần mềm có sự tác động cùng chiều với hiệu quả của HTTTKT
3 3 Nhóm biến quan sát về th ng tin
Từ bảng ma trận nhân tố cho thấy, tất cả 5 biến đều có tương quan khá chặt với chỉ một nhân tố Như vậy, năm biến: TT1 (Năng suất), TT2 (Đầy đủ), TT3 (Kịp thời), TT4 (Chính xác) và TT5 (Bảo mật)
có tên là “Thông tin”
Trang 7Bảng 6 Kiểm định sự thích hợp của nhân tố thông tin
KMO and Bartlett's Test Kaiser-Meyer-Olkin Measure of Sampling Adequacy 0,800
Bartlett's Test of Sphericity
Approx Chi-Square 287,129
Bảng 7 Ma trận các nhân tố về thông tin
Component
1
Từ kết quả trên cho thấy, hệ số KMO = 0,800 với mức ý nghĩa Sig là 0,000 trong kiểm định Bartlett’s Test Như vậy, các nhân tố thuộc thông tin đầu ra có tác động tích cực với hiệu quả của HTTTKT
3 4 Nhóm biến quan sát về hiệu quả của hệ thống
Từ bảng ma trận nhân tố cho thấy, có 4 biến tương quan chỉ với một nhân tố Như vậy, tên của 5 biến: TC1 (Sản phẩm thông tin đầu ra), TC2 (Thời gian đáp ứng yêu cầu về thông tin), TC3 (Độ an toàn tin cậy của thông tin), TC4 (Khả năng xử lý một khối lượng thông tin) và TC5 (Tài liệu hướng dẫn rõ ràng) là “Hiệu quả của hệ thống”
Từ kết quả Bảng 8 cho thấy, hệ số KMO = 0,661 với mức ý nghĩa Sig là 0,000 trong kiểm định Bartlett’s Test Như vậy, việc phân tích nhân tố là thích hợp với các dữ liệu và các biến có tương quan với nhau trong tổng thể
Bảng 8 Kiểm định sự thích hợp của nhân tố hiệu quả của thông tin
KMO and Bartlett's Test Kaiser-Meyer-Olkin Measure of Sampling Adequacy 0,661 Bartlett's Test of Sphericity
Approx Chi-Square 214,746
Bảng 9 Ma trận các nhân tố về thông tin
Component Matrix
a Component
1
Thời gian đáp ứng yêu cầu về thông tin 0,819
Khả năng xử lý một khối lượng thông tin 0,645
a 1 components extracted