Thời gian qua, Thư viện TTNĐ Việt – Nga đã thiết lập được mối quan hệ và đã là một đầu mối thông tin của các cơ quan thông itn Quân đội: Thư viện Quân đội, Trung tâm Thông tin khoa học k
Trang 1BÁO CÁO THỰC TẬP
A TỔNG QUAN CHUNG
I Giới thiệu
1.1 Địa chỉ Thư viện Trung tâm nhiệt đới Việt - Nga
Thư viện Trung tâm nhiệt đới Việt – Nga nằm ở đường Nguyễn Văn Huyên, Phường Nghĩa Đô, Quận Cầu Giấy – Hà Nội Thư viện nằm ở tần 6 nhà H trong khuôn viên của Trung tâm
Thời gian qua, Thư viện TTNĐ Việt – Nga đã thiết lập được mối quan
hệ và đã là một đầu mối thông tin của các cơ quan thông itn Quân đội: Thư viện Quân đội, Trung tâm Thông tin khoa học kĩ thuật – Tổng cục kỹ thuật, Trung tâm thông tin KHCN&MT – Bộ Quốc phòng, Trung tâm Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia – Bộ KH&CN…….và đã nhận được sự giúp đỡ rất nhiều về nghiệp vụ và tư liệu
Thư viện TTNĐ Việt – Nga bắt đầu phục vụ bạn đọc từ tháng 7 năm
1995 Những ngày đầu tiên, cơ sở vật chất kỹ thuật còn nghèo, sách báo chưa nhiều, song dần dần đã đáp ứng được nhu cầu bức thiết của cán bộ, chiến sỹ, công nhân viên trong việc học tập nâng cao kiến thức chính trị, quân sự, văn hóa và đặc biệt góp phần quan trọng trong việc phục vụ công tác NCKH của Trung tâm
Năm 1998, Thư viện tách khỏi phòng Khoa học & Quản lý khoa học và sáp nhập cùng phòng máy tính với tên gọi là Phòng Thông tin Khoa học – Máy tính
Đến năm 2000, phòng Thông tin Khoa học – Máy tính đổi tên là Phòng Thông tin Khoa học – Quân sự
Từ con số không ngày đầu thành lập Thư viện, đến nay vốn tài liệu của Thư viện TTNĐ Việt – Nga đã có khoảng 8.222 tài liệu gồm tiếng Việt, Nga, Anh, Pháp Trong đó có hơn 500 là các ấn phẩm của Trung tâm bao gồm: các công trình nghiên cứu khoa học, báo cáo khoa học trong các hội nghị khoa học, báo cáo khoa học định kỳ, luận văn, luận án……bằng tiếng Việt, tiếng Nga, và tiếng Anh Thư viện cũng thường xuyên đảm bảo trên 50 đầu báo, tạp chí và các thông tin khoa học, thông tin xã hội để phục vụ bạn
Trang 2đọc Ngoài ra, còn có một số lượng lớn băng hình Video, CD, CD- ROM tư liệu khoa học về các chuyên đề khoa học, chính trị trong đó đáng kể đến là những CD về hoạt động NCKH của chính Trung tâm do phòng Thông tin Khoa học quân sự thực hiện
Cùng với vốn tài liệu phong phú về nội dung, cơ sở vật chất của Thư viện ngày càng được củng cố và bổ sung nhiều Các trang thiết bị như bàn, ghế, tủ và giá sách tương đối đầy đủ và đồng bộ Các phòng tuy diện tích không lớn nhưng sạch sẽ, thoáng mát và được trang bị đủ ánh sáng bởi đèn tuýp, đèn bàn, có đủ quạt trần, quạt cây, phòng đọc tổng hợp còn có máy điều hòa nhiệt độ
1.3 Chức năng, nhiệm vụ
Nghiên cứu nhu cầu tin của NDT ở TTNĐ Việt – Nga; tổ chức việc tạo
nguồn, thu thập, bảo quản và lưu trữ các nguồn thông tin khoa học về các hướng nghiên cứu của Trung tâm Xây dựng nguồn lực thông tin, tư liệu đáp ứng yêu cầu phát triển NCKH, ứng dụng và chuyển giao công nghệ, đào tạo cán bộ trình độ cao
Tổ chức sắp xếp, lưu trữ và bảo quản nguồn tư liệu bao gồm các loại hình ấn phẩm và vật mang tin
Xây dựng hệ thống tra cứu tìm tin theo phương pháp truyền thống và hiện đại nhằm phục vụ và phổ biến thông tin
Thu nhận ấn phẩm lưu chiểu những ấn phẩm do Trung tâm xuất bản, các luận văn, luận án của cán bộ nhân viên Trung tâm bảo vệ trong và ngoài nước, các luận án, luận văn của cán bộ nhân viên Trung tâm hướng dẫn cho học viên các trường và các cơ quan khác
Nghiên cứu khoa học TT-TV, ứng dụng thành tựu KHKT mới vào việc
xử lý và phục vụ nhu cầu tin của NDT tại Trung tâm Xử lý các nguồn thông tin tư liệu tạo ra sản phẩm thông tin khoa học đáp ứng nhu cầu tin của các đối tượng NDT trong toàn Trung tâm
Tổ chức cung cấp thông tin, tư liệu, phục vụ thông tintheo yêu cầu lãnh đạo chỉ huy; Xây dựng các sản phẩm và dịch vụ thông tin khoa học: in, sao băng đĩa; dựng Power Point báo cáo, làm CD,VCD theo yêu cầu lãnh đạo chỉ huy
Tổ chức khoa học các tài liệu và xây dựng các kho CSDL, Tổ chức giới thiệu sách, tài liệu mới, trưng bày theo chủ đề, đề tài theo yêu cầu của Trung tâm
Trả lời yêu cầu thông tin phục cụ lãnh đạo, đề tài NCKH, phục vụ biên soạn giáo trình, tài liệu, cũng như các yêu cầu khác của NDT trong và ngoài Trung tâm; Nghiên cứu nhu cầu tin, tổ chức thu thập, khai thác tư liệu thuộc các chuyên ngành KHCN quân sự và các chuyên ngành KHCN chung khác
Trang 3Tổ chức quan hệ, liên kết trao đổi thông tin, tư liệu với các cơ quan trong toàn quân đội và các cơ quan ngoài quân đội; Duy trì phát triển các mối quan hệ nhằm trao đổi và chia sẻ nguồn lực thông tin với các cơ quan TT-TV của các đơn vị trong và ngoài quân đội, các tổ chức khoa học trong
- 1 nhân viên máy tính
Trong đó 3/4 là tốt nghiệp Đại học và trên Đại học; 2 nhân viên đang học đại học tại chức chuyên ngành Thư viện – Thông tin
Phòng Thông tin Khoa học – Quân sự bao gồm các bộ phận có chức năng khác nhau:
- Ban Tư liệu - Thư viện
- Ban Công nghệ thông tin
- Trạm sửa chữa trang thiết bị công nghệ
Trong đó, thư viện gồm các bộ phận chức năng sau:
Trang 4CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA PHÒNG THÔNG TIN KHOA HỌC -
QUÂN SỰ
II Đánh giá thực tế hoạt động của Thư viện Trung tâm nhiệt đới Việt - Nga
2.1 Xây dựng và phát triển vốn tài liệu
Từ lâu, con người đã nhận thức được rằng: “ sách, báo là món ăn tinh thần không thể thiếu được trong cuộc sống Khi khoa học và công nghệ càng phát triển thì tri thức càng có vị trí đặc biệt quan trọng trong xã hội Mối quan hệ giữa tri thức, sách, báo và thư viện có ý nghĩa rất lớn Khi bàn đến
sự phát triển của công nghệ thông tin, sự phát triển của nền kinh tế và khoa học – kỹ thuật, các nước phát triển đã đặc biệt chú ý đến vai trò của sách, báo thư viện
“Sách là linh hồn của thư viện”
LÃNH ĐẠO, CHỈ HUY PHÒNG
Trang 5Có thể nói trong tất cả các hoạt động của thư viện đều có liên quan trực tiếp hoặc gián tiếp tới vốn tài liệu Vốn tài liệu giúp cho thư viện thực hiện tốt chức năng của mình Pháp lệnh thư viện cũng coi vốn tài liệu là yếu
tố đầu tiên để hình thành thư viện
Điều 9 pháp lệnh thư viện có ghi: “Thư viện được thành lập khi có những điều kiện”:
Hằng năm Phòng Thông tin Khoa học Quân sự được cấp khoảng 200.000.0000 đồng Trong đó Thư viện chiếm khoảng 66.000.000 cho công tác bổ sung tài liệu
Hiện nay, vốn tài liệu của thư viện TTNĐ Việt – Nga gồm có: hơn 8.222 tài liệu là sách, bài trích có 7074 tài liệu, CD – ROM có 321 tài liệu,
ấn phẩm định kì có hơn 73 tài liệu, CD – ROM tập có 14 tài liệu, sách bộ có
8, sách tập có 6, CD – ROM bộ có hơn 4 tài liệu Đây quả là một con số đáng tự hào, trong đó bao gồm các báo cáo khoa học, các ấn phẩm bằng tiếng Việt, tiếng Nga, tiếng Anh, tiếng Pháp và một số tài liệu ngoại văn khác, ngoài ra còn có CD, VCD, DVD, CD-ROM,… của TTNĐ Việt - Nga
2.1.1 Xây dựng chính sách bổ sung
Công tác bổ sung là bổ sung vốn tài liệu trong quá trình sưu tầm, nghiên cứu, lựa chọn những tài liệu có nội dung tư tưởng tốt, có giá trị khoa học, thực tiễn, nghệ thuật cao để đáp ứng nhu cầu đọc và thông tin của người dùng chính thư viện đó và của cả xã hội
Sự phong phú và hiệu quả của vốn tài liệu ngoài vấn đề kinh phí, phụ thuộc hoàn toàn vào công tác bổ sung và tổ chức kho Đây là khâu công tác quan trọng mang tính chiến lược đối với mọi thư viện
Do thư viện TTNĐ Việt – Nga là Trung tâm khoa học phục vụ chủ yếu công tác nghiên cứu khoa học, chuyển giao công nghệ, và đào tạo sau đại học, người đọc phần lớn có trình độ cao Vì vậy, tài liệu bổ sung thường chú ý đến tài liệu có trình độ bằng và trên đại học với tiếng Việt, tiếng Nga, tiếng Anh, tiếng Pháp, tập trung chủ yếu vào các tài liệu khoa học theo các hướng nghiên cứu của trung tâm
- Độ bền nhiệt đới
- Sinh thái nhiệt đới
Trang 6- Y sinh nhiệt đới
2.1.2 Tìm tài liệu
Thư viện thường bổ sung tài liệu của các nhà xuất bản sau đây:
Khoa học và kỹ thuật
Y học Giáo dục Quân đội nhân dân Văn hóa thông tin Văn học
Chính trị quốc qia – sự thật Của các nhà xuất bản ở Liên Xô, Liên Bang Nga(LBNga)
Của các nhà xuất bản ở Anh như:
Mir (Hòa bình) Khimia(Hóa học) Znanhie(Tri thức) Nauka(Khoa học) Zddaarrovi(Sức khỏe)
… Ngoài ra, tài liệu còn được bổ sung từ các trường Đại học như:
Trường Đại học Khoa học Tự Nhiên Trường Đại học Khoa học xã hội & nhân văn Của các viện nghiên cứu như: Viện nghiên cứu Khoa học và Công nghệ Việt Nam, Trung tâm Khoa học ký thuật và Công nghệ quân sự, Trung tâm thông tin tư liệu, từ các cơ quan nhà nước như: Bộ Quốc phòng, Bộ Khoa học Công nghệ, Bộ y tế Bộ văn hóa thông tin,các cơ quan ngoai giao như: Đại sứ quán Nga tại Việt Nam, Nhà văn hóa Khoa học Nga tại TP Hồ Chí Minh
Tài liệu được bổ sung từ các công ty như: Công ty xuất nhập sách báo ( XUNHASABA),…
Tài liệu từ các hội thảo trong nước và quốc tế cũng là 1 nguồn phong phú và có giá trị, những báo cáo toàn văn các công trình khoa học tại các hội nghị khoa học về chất độc da cam/dioxin…
Thư viện có thể trực tiếp bổ sung tài liệu từ những địa chỉ trên mạng như: nhà xuất bản trẻ, vietbooks.com, http://minhanh,
2.1.3 Chọn và thu thập tài liệu
Chất lượng của tài liệu được quan tâm và chú trọng hàng đầu để lựa chọn tài liệu phù hợp, thiết thực, thư viện thường kết hợp chặt chẽ với người đọc, luôn tìm hiểu và nhờ sự cố vấn của các cán bộ nghiên cứu, các nhà khoa học, chuyên gia Tài liệu khoa học chuyên ngành nước ngoài thường được gửi cho cán bộ khoa học đi nước ngoài công tác hay chuyên gia mua giúp
Trang 7Để đạt được thành quả như ngày hôm nay phải kể đến công sức đóng góp rất lớn của cán bộ, nhân viên Phòng kế hoạch và quản lý khoa học; phòng thông tin khoa học - máy tính, sự quan tâm chỉ đạo tận tình, giúp đỡ của Ban lãnh đạo Đặc biệt là nhờ tấm lòng vàng của một số độc giả đã tặng sách cho thư viện, đã thườn xuyên bổ sung những tài liệu quý giá cho thư viện sau những chuyến công tác trong và ngoài nước
Ý thức được: “sách quý như vàng” Thư viện rất cảm phục trước những tấm lòng hửu hảo đã quan tâm tặng sách – tặng vàng cho thư viện Thư viện hứa sẽ giữ gìn và đưa ra phục vụ ban đọc để những cuốn sách phát huy tối đa giá trị của nó
Tài liệu của Thư viện TTNĐ Việt – Nga ngoài các nguồ kể trên như: mua, trao đổi được tặng, biếu, sưu tầm, sao chụp, còn có do chế độ lưu chiểu đó là các báo cáo khoa học, các ấn phẩm của Trung tâm, luận văn , luận án của cán bô, nhân viên trong Trung tâm
2.2 Xử lí tài liệu
Trong hoạt động thông tin – thư viện công tác xử lí phân tích tổng hợp tài liệu có vai trò cực kì quan trọng nó cho phép người dùng tin nắm bắt được thông tin về mọi mặt của tài liệu: nội dung, công dụng, hình thức để tiến hành lựa chọn chúng phù hợp với yêu cầu của mình
Để phục vụ người đọc một cách hiệu quả đòi hỏi việc xử lí tài liệu của cán bộ thư viện phải chính xác, đầy đủ, và khoa học
2.2.1 Xử lí hình thức
Công việc xử lí tài liệu được tiến hành lần lượt với từng tài liệu
- Đầu tiên là vào sổ ĐKCB, ghi ngày tháng năm nhập tài liệu
- Đóng dấu thư viện vào trang tên sách và trang 17
- Dán nhãn
Mô tả tài liệu là việc mô tả những chi tiết đặc trưng của một tài liệu và trình bày chúng theo những quy tắc nhất định giúp cho bạn đọc có những khái niệm về tài liệu trước khi tiếp xúc với tài liệu đó
Mô tả tài liệu là một khâu quan trọng trong quy trình xử lí sách về mặt
kỹ thuật là cơ sở để xử lí các khâu kỹ thuật tiếp theo
Mục đích xử lí tài liệu: tạo ra các phiếu mục lục, trên đó ghi đầy đủ các yếu tố hình thức tài liệu, từ đó tổ chức lên hệ thống mục lục, làm công
cụ để quản lí và khai thác vốn tài liệu
Việc biên mục và áp dụng các tiêu chuẩn quốc tế mô tả thư mục được hiệp hội các thư viện quốc tế thông qua tại cuộc họp ở Conpennha(Đan Mạch) tháng 8 năm 1969 Mô tả theo tiêu chuẩn quốc tế nhằm định ra một trật tự sắp xếp các vùng và các yếu tố mô tả Đồng thời,quy định bắt buộc một phương pháp ghi kí hiệu cho từng vùng, từng yếu tố mô tả đó trên
Trang 8phiếu Thư viện TTNĐ Việt – Nga tiến hành mô tả tài liệu theo quy tắc mô
tả quốc tế ISBD bao gồm 7 vùng:
- Nhan đềvà thông tin trách nhiệm
Thư viện TTNĐ Việt – Nga quy định:
Kí hiệu tài liệu tiếng Nga là X
Kí hiệu tài liệu tiếng Anh là A
Kí hiệu tài liệu tiếng Pháp là P
Kí hiệu của tài liệu tra cứu là TC
Kí hiệu tài liệu của Trung tâm là TT
Kí hiệu tài liệu luận văn là LV
Kí hiệu tài liệu luận án là LA
Trong quy trình xử lí tài liệu, còn có tạo nhãn sách, đăng kí tài liệu vào sổ ĐKCB, mô tả tài liệu Ở Thư viện TTNĐ cho đến nay đã kết hợp giữa phương thức thủ công truyền thống và sử dụng bộ máy hiện đại
Hiện nay, Thư viện TTNĐ Việt – Nga mới chỉ xử lí báo, tạp chí dưới dạng hình thức và đem ra phục vụ chứ chưa biên soạn theo chuyên đề Những báo, tạp chí cũ sau một năm, một phần được lưu giữ bằng cách sắp xếp theo trật tự thời gian, hoặc đóng tập khi bạn đọc có yêu cầu sẽ đem ra phục vụ, một phần được thanh lí do diện tích của kho còn hạn chế Thư viện TTNĐ quy định :
- Kí hiệu của báo khổ lớn là B
- Kí hiệu của báo khổ vừa là I
- Kí hiệu của tạp chí là T
Hiện nay thư viện có chủ yếu là báo, tạp chí tiếng Việt, một số ít là tiếng Nga, tiếng Anh nhưng không có đều vì chủ yếu là được biếu tặng
Trang 9Song song với việc làm phiếu cho các tài liệu hồi cố, thư viện cũng tiến hành làm phiếu để nhập máy cho các tài liệu mới bổ sung
Như vậy, cho đến nay thư viện đã thưc hiện được công tác định từ khóa, tóm tắt tài và trong tương lai sẽ hướng tới một thư viện số hóa
Công việc phân loại là hoạt động tổ chức kiến thức thông tin theo những trật tự nhất định Đây được coi là một hoạt động cơ bản nhất của con người Chủ yếu là quá trình gồm nhiều công đoạn xác định đặc điểm hay dấu hiệu theo ý muốn, nhóm các sự vật hoặc hiện tượng có cùng đặc điểm hoặc dấu hiệu vào một lớp chung Các khía cạnh khác của phân loại là thiết lập mối quan hệ giữa các lớp với nhau và chỉ ra sự khác biệt trong các lớp, từ đó dẫn tới các phân lớp và phân chia nhỏ hơn
Phân loại tài liệu trong thư viện cũng tuân theo một cách thức như vậy Do đó, nó là một dạng hoạt động trí tuệ chung nhất của con người
Phân loại tài liệu là phân loại xuất bản phẩm, phân loại sách, báo và tài liệu – một dạng sản phẩm của trí tuệ con người
Cụ thể, phân loại tài liệu là một quá trình xử lí nội dung tài liệu, dùng các ký hiệu phân loại để mô tả nội dung tài liệu với mục đích xếp giá và tổ chức mục lục phân loại Phân loại tài liệu hiểu theo nghĩa rộng hơn nó không chỉ phục vụ cho thư viện mà còn cho các lĩnh vực khác liên quan như công tác lưu trữ, bảo tàng, phát hành xuất bản, triễn lãm sách, báo,…
Phân loại thư viện được xác định là sự sắp xếp theo chủ đề toàn bộ sách và tài liệu trên giá hoặc trong mục lục đề mục chủ đề theo cách thức có lợi nhất cho người đọc hoặc tìm tin ở từng lĩnh vực nhất định Nói cách khác, phân loại thư viện có chức năng kép Thể hiện tính hệ thống của phiếu tiêu đề thư mục trong các mục lục xuất bản phẩm, các thư mục, mục lục và sắp xếp chúng theo một trật tự nhất định trên giá
Trang 10Mục đích của phân loại tài liệu là xác định nội dung của tài liệu đề cập đến môn loại, môn nghành tri thức, ngoài ra còn phục vụ cho sắp xếp sách
và ấn phẩm khác trong thư viện Công việc sắp xếp sách và tài liệu trên giá theo phân loại rất thuận tiện cho việc tìm kiếm, sử dụng và quản lý kho sách
Đặc điểm của công tác phân loại tại Thư viện TTNĐ Việt – Nga là tài liệu thường không được phân loại chi tiết, quá sâu mà chỉ phân loại đến cấp
độ 2, cấp độ 3 Chỉ có nhứng tài liêu chuyên ngành khoa học ở mục 5 – khoa học tự nhiên ới được phân loại sâu
Việc phân loại ban đầu dựa theo bảng phân loai dùng cho các thư viện Khoa học Tổng hợp của Thư viện Quốc gia xuất bản năm 1991 và từ năm
2004 cho đến nay việc phân loại tài liệu dựa vào bảng phân loại dùng cho các Thư viện Khoa học Tổng hợp do Thư viện Quốc gia biên soạn năm
2002
2.2.3 Xử lí tài liệu của Trung tâm
Đây là mảng tài liệu đặc biệt quan trọng nên đòi hỏi phải xử lí một cách đặc biệt Ngoài việc phân loại theo bảng phân loại dùng cho các thư viện khoa học tổng hợp như trên, Thư viện TTNĐ Việt – Nga còn phải thêm
ký hiệu theo hướng nghiên cứu, đề tài nghiên cứu của Trung tâm
Thư viện TTNĐ Việt – Nga quy định:
+ Tài liệu của Trung tâm ký hiệu là TT
+ Tài liệu thuộc hướng nghiên cứu độ bền nhiệt đới ký hiệu là ĐB + Tài liệu thuộc hướng nghiên cứu y sinh nhiệt đới ký hiệu là YS
2.3 Lưu trữ thông tin
Là một công đoạn trong dây chuyền thông tin tư liệu Thực chất là việc sắp xếp và lưu trữ các thông tin về tài liệu( các thư mục, chỉ dẫn) có trong cơ quan thông tin thư viện nhằm quản lí và sử dụng chúng một cách hiệt quả nhất
Vai trò của lưu trữ thông tin:
Là giúp cán bộ thư viện có thể nắm bắt được các đặc trưng cơ bản của vốn tài liệu đó có thể là đặc trưng về hình thức, nội dung là tiền đề để khai thác và sử dụng vốn tài liệu đó một cách tốt nhất Mặt khác, nhờ lưu trữ thông tin mà cán bộ thư viện nắm bắt được một cách cụ thể về thực trạng của vốn tài liệu, từ đó xây dựng các kế hoạch bổ sung phù hợp với yêu cầu thực tế của thư viện
Lưu trữ thông tin giúp cho việc khai thác, tra cứu, sử dụng các thông tin và tài liệu đáp ứng yêu cầu của người đọc và người dùng tin
Xác định vai trò của lưu trữ thông tin là cực kì quan trọng, lưu trữ thông tin chúng là cầu nối giữa người đọc và vốn tài liệu Không những giúp cho việc quản lí tài liệu mà còn giúp cho việc khai thác, tra cứu, sử dụng tài
Trang 11liệu đáp ứng yêu cầu của người dùng tin nên Thư viện TTNĐ Việt – Nga rất chú trọng đến vấn đề này ngay từ những ngày đầu tiên thành lập thư viện
Hiện nay thư viện đang lưu trữ tài liệu dưới nguyên tắc theo đặc trưng hình thức, đặc trưng nội dung của tài liệu Bên cạnh phương tiện truyền thống, hiện thư viện đang xúc tiến việc lưu trữ bằng phương tiện hiện đại theo phần mềm Ilib 4.0
2.3.1 Lưu trữ thông tin truyền thống
Gồm hệ thống mục lục, kho tài liệu tra cứu
Mục lục là một thành tố quan trọng cấu thành nên bộ máy tra cứu, là cầu nối cung cấp cho bạn đọc những thông tin cơ bản của tài liệu Từ đó người đọc có thể tra cứu và có được định hướng nhất định trong việc sử dụng tài liệu.Như vậy, Mục lục như chiếc chìa khóa giúp cho người đọc sử dụng thư viện một cách dễ dàng và thuận tiện
Mục lục còn giúp cho cán bộ thư viện nắm bắt được vốn tài liệu, định hướng trong việc xây dựng các kế hoạch bổ sung và hỗ trợ trong công tác nghiệp vụ như việc tổ chức trưng bày sách, biên soạn thư mục, trả lời các câu hỏi khác nhau của bạn đọc về tài liệu
Mục lục thư viện là tập hợp các phích mô tả thư mục, các biểu ghi về các ấn phẩm, các tài liệu khác có trong kho của thư viện hoặc một nhóm các thư viện và được sắp xếp theo một nguyên tắc nhất định để phản ánh được thành phần hoặc nội dung của vốn tài liệu trong thư viện
Hệ thống mục lục truyền thống của Thư viện TTNĐ Việt – Nga gồm:
Trang 12+ Đối với cán bộ biên mục: xác định được vị trí mà phiếu mô tả cần được sắp xếp vào
+ Đối với bạn đọc: giúp người đọcnhanh chóng xác định được vị trí tài liệu mà mình cần tìm
Có 2 phiếu tiêu đề
+ Phiếu tiêu đề chính: phản ánh các chữ cái theo bảng chữ cái mà thư viện
đó áp dụng
+ Phiếu tiêu đề phụ: phản ánh vần chữ cái ghép với một nguyên âm hặc phụ
âm để chi tiết hóa trong những trường hợp có nhiều phiếu mô tả được sắp xếp dưới phần đó
Theo tiêu chuẩn thông thường sau 50 phiếu mô tả sẽ thành lập một phiếu tiêu đề
b Phiếu hướng dẫn
Có vai trò giống như phiếu tiêu đề được lập ra để định hướng cho người đọc có thể tra tìm tài liệu theo một tiêu đề thống nhất Bao gồm hai loại phiếu:
+ Phiếu hướng dẫn “Xem” được sử dụng trong trường hợp tác giả có nhiều bút danh hay tên tác giả tập thể có nhiều tên gọi thay đổi, chỉ dẫn cho người đọc đi từ một tên không thông dụng đến tài liệu có tên thông dụng hơn + Phiếu hướng dẫn “Cũng xem” được sử dụng khi tên báo, tạp chí thay đổi, tên tài liệu thay đổi qua các lần xuất bản, cơ quan tổ chức có tên gọi thay đổi
c Phương pháp sắp xếp phiếu mô tả
Đối với mục lục chữ cái được sắp xếp theo cả hai dấu hiệu tên tác giả
và nhan đề tài liệu Phiếu mô tả được sắp xếp theo vần chữ cái tiêu đề mô tả
Thư viện TTNĐ Việt – Nga tổ chức mục lục theo tên sách, khi tổ chức mục lục chữ cái thư viện sắp xếp phiếu mô tả theo dấu hiệu tên sách
Ngoài ra, mỗi hộp phiếu đều được lập nhãn phiếu bao gồm:
Tác dụng của MLPL : MLPL giúp cho việc tra tìm tài liệu theo môn ngành tri thức, MLPL giúp cho cán bộ thư viện nắm bắt được nội dung của
Trang 13vốn tài liệu, giúp định hướng đúng khi bổ sung tài liệu, giúp lựa chọn tài liệu
để phục vụ cho các hoạt động nghiệp vụ khác của thư viện như: trưng bày sách, biên soạn thư mục, trả lời các câu hỏi khác nhau của người đọc về tài liệu Cơ cấu MLPL của Thư viện TTNĐ Việt – Nga thì phụ thuộc vào bảng phân loại dùng cho các Thư viện Khoa học Tổng hợp do Thư viện Quốc gia biên soạn
Mục lục phân loại gồm 3 loại phiếu:
- Phiếu tiêu đề
- Phiếu hướng dẫn(thường nằm luôn trong phiếu tiêu đề)
- Phiếu mô tả được sắp xếp theo một trật tự nhất định
Tác dụng của phiếu tiêu đề cấp 1:
+ Đới với cán bộ thư viện: xác định được vị trí mà phiếu mô tả được xếp vào
+ Đối với bạn đọc: định hướng cho họ tìm tài liệu về các ngành, lĩnh vực
mà họ quan tâm
Trong MLPL vốn tài liệu hiện nayd của thư viện khá nhiều nhưng mới xây dựng được các phiếu mô tả, các phiếu tiêu đề chính, phiếu tiêu đề cấp 1, phiếu tiêu đề cấp 2
b Phiếu hướng dẫn
Bao gồm 2 loại phiếu:
+ Phiếu chỉ chỗ “Xem” được thiết lập để chỉ dẫn cho người đọc tìm tài liệu có nội dung phù hợp với yêu cầu của mình hay là hướng dẫn cho người đọc tìm tài liệu có cùng nội dung nhưng được đề cập dưới một goác độ khác nhau
+ Phiếu chỉ dẫn tham khảo “Cũng xem” được thiết lập để gợi ý cho người đọc tham khảo tài liệu ở các mục có nội dung liên quan, định hướng cho người đọc khai thác và sử dụng thông tin
Tuy nhiên , những phiếu hướng dẫn như thế này ở Thư viện TTNĐ Việt – Nga chưa có Đây là một hạn chế cần khắc phục để nâng cao hơn nữa
chất lượng phục vụ của thư viện
c Phương pháp sắp xếp phiếu mô tả
Trang 14Mục lục phân loại được sắp xếp theo hệ thống các ngành khoa học phù hợp với một khung phân loại nhất định, trong đó các lớp có cấu trúc cùng đẳng cấp hoặc liệt kê tạo thành các lớp chính, lớp con phụ thuộc,….Mỗi lớp được gán với một kí hiệu để thể hiện một chuyên ngành rộng hay hẹp
Trường hợp cuốn sách có nhiều kí hiệu phân loại nhằm phản ánh đầy
đủ nội dung của nó và đáp ứng yêu cầu tin tối đa
Phiếu mô tả được phân chia theo môn ngành tri thức và xếp vào đề mục có nội dung tương ứng Trong từng đề mục các phiếu mô tả được sắp xếp theo vần chữ cái của tiêu đề mô tả
Đối với tài liệu có nhiều nội dung, Thư viện tiến hành nhân phiếu và sắp xếp theo nguyên tắc lặp lại
Giữa các ngôn ngữ khác nhau thư viện sắp xếp riêng phiếu mô tả cho từng ngôn ngữ và để phiếu màu ngăn cách
2.3.1.3 Mục lục chủ đề( MLCĐ)
Tương tụ như MLPL, MLCĐ là bộ máy tra cứu quan trọng cũng thỏa mãn nhu cầu tra cứu theo chuyên đề rộng hoặc hẹp Do vậy, một lớp ở MLPL cũng có thể là một đề mục chủ đề(ĐMCĐ)
Mục lục chủ đề là loại mục lục trong đó các phiếu mô tả được sắp xếp theo vần chữ cái của các ĐMCĐ
Tác dụng của MLCĐ: MLCĐ giúp tra cứu tài liệu theo các vấn đề một cách đễ dàng và thuận tiện Giups cho cán bộ thư viện nắm được nội dung vốn tài liệu MLCĐ có khả năng cập nhật, phản ánh kịp thời các khái niệm mới xuất hiện Như vậy, ưu điểm vượt trội của MLCĐ là giúp tra tìm tài liệu
Phiếu tiêu đề gồm hai loại:
+ Phiếu tiêu đề chính: có mào nhô lên ở giữa phản ánh tên gọi của chủ