Giao tiếp trong kinh doanh - KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH TRONG KINH DOANH

Kỹ năng thuyết trình trong kinh doanh

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH - MARKETING

KHOA THƯƠNG MẠI

NỘI DUNG THUYẾT TRÌNH

I Giai đoạn chuẩn bị

1 Nội dung:

1.1 Xác định mục đích, tìm hiểu người nghe, chọn chủ đề và đánh giá bản thân

1.1.1 Mục đích của buổi thuyết trình

1.1.2 Tìm hiểu người nghe

1.1.3 Chủ đề của buổi thuyết trình

1.1.4 Đánh giá bản thân

1.2 Phân tích nội dung, thu thập thông tin

1.2.1 Phân tích nội dung

1.2.2 Thu thập thông tin

1.3 Lập đề cương, xây dựng bài thuyết trình

1.3.1 Lập đề cương

1.3.2 Xây dựng bài thuyết trình

1.4 Lập kịch bản và lựa chọn phương pháp thuyết trình

1.5 Hoàn thiện nội dung bài thuyết trình

3.3 Lập kế hoạch về chương trình luyện tập và diễn tập

II Giai đoạn thuyết trình

2.2.2 Thêm chất hài hước

2.2.3 Ngôn ngữ cơ thê

2.3 Các nguyên tắc cần tuân theo

a Giới hạn các điểm chính

b KISS

3 Kết bài -

I GIAI ĐOẠN CHUẨN BỊ

1 Về nội dung

1.1 Xác định mục đích, tìm hiểu người nghe, chọn chủ đề và đánh giá bản thân.

1.1.1 Mục đích của buổi thuyết trình:

Là cơ sở để đề ra mục tiêu Mục tiêu cần phải cụ thể để có thể đánh giá được mức độ thành công của bài thuyết trình Xác định mục đích có ý nghĩa định hướng với nội dung của bài thuyết trình

+ Cung cấp thông tin cho người nghe

+ Thuyết phục người nghe

+ Hay chỉ góp vui

 Mục đích thuyết trình là đưa thông tin, đòi hỏi người nói có lối diễn đạt và trình bày một cách rõ ràng, chính xác Cấu trúc bài thuyết trình phải logic, nhất quán Vấn đề nêu ra kèm theo những lập luận, số liệu đáng tin cậy và có sức thuyết phục, đặc biệt phải khơi dậy được sự tò mò, tư duy sáng tạo của người nghe

 Mục đích thuyết trình là thuyết phục, đòi hỏi chúng ta cần có nhiều thông tin, số liệu tin cậy và khả năng nói, lập luận logic

1.1.2 Tìm hiểu người nghe:

Người nghe là trung tâm hướng đến của buổi thuyết trình Vì thế, thu thập và đánh giá thông tin về người nghe là việc làm không thể thiếu Khi thuyết trình, chúng ta nên tìm hiểu :

 Khán thính giả của buổi thuyết trình gồm những ai?Tuổi tác, trình độ văn hóa, chuyên môn nghiệp vụ, địa vị xã hội…của họ ra sao?

 Mục đích của họ khi đến nghe thuyết trình?

 Họ đến với buổi thuyết trình do tự nguyện hay bị ép buộc?

 Tình trạng tâm lí của họ khi đến nghe bài thuyết trình?

 Họ có được lợi ích gì khi nghe bạn nói?

 Bạn muốn nói gì với họ?

 Mức độ hiểu biết của khán thính giả về chủ đề bạn sẽ thuyết trình? Mức độ quan tâm của họ về vấn đề này?

 Trong khoảng thời gian cho phép, người nghe có khả năng thu nhận một lượng thông tin là bao nhiêu?

 Bạn muốn họ nhớ gì về bài thuyết trình của bạn?

 Trong kinh doanh:

 Đối với bên trong tổ chức, đối tượng nghe có thể là:

 Đối tác kinh doanh

1.1.3 Chủ đề của buổi thuyết trình:

→ Cần dựa trên mục đích và thông qua tìm hiểu người nghe để lựa chọn chủ đề phù hợp

1.1.4 Đánh giá bản thân:

Trước khi nhận lời thuyết trình về một vấn đề nào đó, bạn hãy cân nhắc các vấn đề sau:

 Bạn có am hiểu vấn đề, có đủ thông tin để trình bày hay không? Vốn kiến thức lí luận

và tiễn có liên quan đến vấn đề dự kiến trình bày của bạn ra sao?

 Bạn có những ưu thế đặc biệt gì?

 Uy tín của bạn đối với khán giả như thế nào?

 Con người, cương vị của bạn có được người nghe chấp nhận hay không?

1.2 Phân tích nội dung, thu thập thông tin:

1.2.1. Phân tích nội dung:

 Phân tích so sánh những đề tài có liên quan đến chủ đề cần thuyết trình

 Lựa chọn đề tài phù hợp

 Xác định thật rõ mục đích của bài thuyết trình

 Cần tập trung vào những khía cạnh nào để bài thuyết trình đạt hiệu quả cao

Nếu đề tài quá rộng thì cần xác định rõ phạm vi nghiên cứu cả về mặt không gian lẫn thời gian => nội dung thuyết trình sẽ tập trung hơn, sâu hơn và hiệu quả hơn

1.2.2. Thu thập thông tin:

 Tìm kiếm:

 Xem lại các nghiên cứu, các ấn phẩm, kinh nghiệm và kiến thức của bạn;

 Phỏng vấn trao đổi, học hỏi kinh nghiệm từ những chuyên gia am tường lĩnh vựcbạn sẽ trình bày;

 Nghiên cứu những ấn phẩm đã xuất bản và lưu trữ trong thư viện;

 Tìm hiểu thông tin từ các công ty tư vấn, công ty nghiên cứu thị trường;

 Tìm kiếm trên mạng những thông tin có liên quan đến chủ đề bạn sắp trình bày,nhưng cần cẩn trọng vì trên mạng có nhiều thông tin không chính xác

 Chọn lọc:

 Dựa trên số liệu, tài liệu có được

 Lựa chọn thông tin tốt nhất, thích hợp nhất cho bài thuyết trình

 Chọn thông tin đáp ứng nhu cầu thông tin của đối tượng, mang tính thời sự, cấp thiết, phản ánh những vấn đề của cuộc sống

1.3 Lập đề cương, xây dựng bài thuyết trình

1.3.1 Lập đề cương:

 Đề cương phải thể hiện mục đích bài thuyết trình

 Khái quát một cách logic và cụ thể hóa bằng các phần, mục, luận điểm, luận cứ,…

 Để có bài thuyết trình hiệu quả, có thể chọn một trong các cách kết hợp với trình bày sau đây:

 Chữ cái đầu tiên

 Theo thứ tự tăng hay giảm dần

 So sánh và đối chiếu

 Theo trình tự thời gian

 Nguyên nhân và kết quả

 Từ tổng quát đến cụ thể

 Vấn đề, lựa chọn và đề nghị

 Vấn đề và giải pháp

 Sắp xếp theo không gian

1.3.2 Xây dựng bài thuyết trình:

Gồm 3 phần: phần giới thiệu (mở đầu), phần nội dung và phần kết luận

 Phần mở đầu:

 Phần này tuy ngắn nhưng rất quan trọng

 Cần ngắn gọn, độc đáo và tạo sự hấp dẫn đối với người nghe

 Để phần mở đầu hay cần chú ý các điều sau:

 Giới thiệu dàn ý bài thuyết trình

 Thỏa thuận cơ chế trình bày

 Cần có bố cục chặt chẽ, trình bày lập luận theo quy tắc, phương pháp nhất định

 Nội dung cần tính xác thực, nhất quán, chú ý yếu tố tâm lý trong nội dung

 Một bài thuyết trình tốt cần 3-5 vấn đề Quá ít vấn đề bài thuyết trình sẽ sơ sài, thiếu sức hấp dẫn Quá nhiều vấn đề, khán giả sẽ khó theo dõi

 Mỗi vấn đề nên được giới thiệu theo trình tự sau:

Nêu vấn đề -> Trình bày nội dung -> nhấn mạnh trọng tâm -> nhận xét, kết luận -> chuyển ý

 Giữa mỗi phần cần có các cách chuyển ý khác nhau giúp bài thuyết trình thêm phần sinh động, hấp dẫn

 Trong phần nội dung cần đưa ra các ý chính, phân tích và làm rõ vấn đề Cần lưu ýmột số vấn đề sau đây:

 Các ý phải được sắp xếp theo trình tự hợp lý, logic

 Không nên nói chung chung mà phải đưa ra những ví dụ (vd điển hình), số liệu cụ thể minh họa

 Có thể chuẩn bị thêm những câu chuyện vui, khôi hài để làm không khí đỡ căng thẳng

 Phần kết:

 Là phần cấu trúc không thể thiếu

 Làm cho bố cục trở nên cân đối, logic, có tác dụng khái quát và nhấn mạnh những điều đã nói

 Đặc trưng: tổng kết, củng cố, làm tăng trọng lượng nội dung bài thuyết trình

 Cần ngắn gọn, giàu cảm xúc nhưng tự nhiên

 Cần chú ý 2 yếu tố sau:

 Cơ chế chuyển sang phần kết

 Tóm tắt những nội dung chủ yếu của bài thuyết trình

 Câu kết

 Chốt lại những vấn đề cốt lõi của bài thuyết trình và tùy theo tính chất, mục đích

mà đưa ra lời kêu gọi hoặc nhiệm vụ trong tương lai

 Đừng quên cảm ơn khán thính giả vì đã chú ý lắng nghe

 Lưu ý: Một bài thuyết trình hợp lý: phần mở bài (10%), phần nội dung chính (85%), phần

kết (5%)

1.4 Lập kịch bản và lựa chọn phương pháp thuyết trình:

 Đánh giá cụ thể từng cá nhân và phân công thuyết trình phù hợp với những thế mạnh của từng cá nhân

 Xây dựng diễn tiến để bài thuyết trình được suôn sẻ, thu hút và hấp dẫn người nghe Nhờ đó, có thể tránh được sự lủng củng, không liền mạch cũng như giúp cho việc phân

bổ thời gian thuyết trình hợp lý hơn

 Phương pháp thuyết trình:

 Trần thuật: Thời gian trình bày ngắn hơn ,nội dung truyền đạt ít hơn so với diễn

giảng Chủ yếu dùng để giới thiệu tiểu sử các nhà bác học ,lịch sử phát minh các định luật hay bảng hệ thống tuần hoàn

 Diễn giảng và giảng giải : Được sử dụng nhiều hơn trong các giờ học hoá học ở

trường THPT Diễn giảng mang tính chất thuyết trình nhiều hơn còn giảng giải mang tính chất gải thích chứng minh nhiều hơn

 Thuyết trình Orictic: Phải có bài toán nhận thức, tuân thủ các nguyên tắc của dạy

học nêu vấn đề chỉ có điều các quá trình thực hiện bằng lời nói của giáo viên

1.5 Hoàn thiện nội dung bài thuyết trình:

Sau khi hoàn tất việc phác thảo nội dung, dù rất công phu, cẩn thận, bạn không được chủ quan, tự mãn dừng lại, mà phải tiếp tục hoàn chỉnh Để hoàn chỉnh bài thuyết trình của mình hơn bạn hãy tự trả lời những câu hỏi sau:

 Liệu người nghe có hiểu được các từ ngữ (đặc biệt là từ chuyên môn) mà bạn sử dụngtrong bài thuyết trình không?

 Dùng từ như thế nào để giúp người nghe dễ dàng hiểu được?

 Các số liệu minh họa cho bài thuyết trình đã được trình bày một cách sinh động chưa?Chỗ nào nên dùng bảng, chỗ nào nên dùng biểu đồ, đồ thị?

 Những vấn đề nào cần đưa lên Power Point? Dùng phương tiện hay hình ảnh gì minhhọa là thích hợp nhất? Dự đoán những điểm người nghe có thẻ phản ứng và cách giảiđáp của bạn?

 Chỗ nào nên hài hước, pha trò một chút để người nghe bớt căng thẳng và theo dõi bàithuyết trình một cách hiệu quả hơn?

 Chỗ nào cần nhấn mạnh, nói sâu thêm?

 Phù hợp cho những sự kiện mà người tham dự là khán giả

 Hình thức này không được khuyến cáo cho sự kiện ăn uống và có ghi chép

 Nếu phòng có không gian, có thể chừa lối đi khoảng 1m ở giữa 2 khu vực sắp xếp ghế để người tham dự có thể di chuyển trong trường hợp cần thiết Khoảng

2 - 3 lối đi là lý tưởng

 Cần phải có sự thay đổi độ cao để phía sau có thể nhìn thấy sân khấu mà không

bị chắn tầm nhìn khi số lượng người quá động

 Không có mặt bằng để ghi chép

 Tính tương tác kém

 Kiểu chữ U: Một loạt các bàn hội nghị được sắp xếp theo hình chữ U với ghế xung quanh bên ngoài

 Sử dụng: thường được sử dụng cho các cuộc họp: Hội đồng quản trị, các cuộc họp

ủy ban, hoặc các nhóm thảo luận, nơi có một người nói, âm thanh, hình ảnh trình bày hoặc tiêu điểm khác

 Gợi ý:

 Khoảng cách tối thiểu là 5cm giữa mỗi bàn của người tham dự

 Chừa khoảng trống bên trong chữ U và người tham dự chỉ ngồi ở bên ngoài

 Tránh sắp xếp kiểu chữ U cho những hội nghị lớn hơn 25 người, vì khi đó các phần của chữ U trở nên quá dài và không thể thúc đẩy sự tham gia của người tham dự.

 Ưu điểm:

 Không gian làm việc tốt

 Tương tác tốt giữa những người tham gia

 Lý thưởng khi nghe – nhìn hoặc thuyết trình

 Nhược điểm: không phù hợp với những hội nghị lớn hơn 25 người

 Kiểu lớp học: Dãy bàn hội nghị thường hướng lên sân khấu, có không gian cho mọi người ghi chép

 Sự dụng: Kiểu sắp xếp này lý tưởng cho các sự kiện có ghi chép hoặc có phát tài liệu để người tham dự tham khảo hoặc dùng máy tính xách tay Đây là giải pháp sắp xếp giúp thoải mái nhất cho những cuộc họp dài và có không gian cho khách mời để vật dụng hoặc gác tay

 Không gian tối thiểu giữa các bàn là 0,9 - 1m giữa mỗi bàn để lấy lối đi, con sốnày có thể lớn hơn nếu diện tích cho phép

 Ưu điểm:

 Người trình bày có thể nhìn thấy tất cả những người tham gia

 Sức chứa lớn trong không gian ít hơn

 Các thiết bị phải tương thích, ăn khớp với nhau.

 Các thiết bị phải tương thích với không gian và thời gian của buổi thuyết trình

2.4 Ngoại hình:

 Tóc: cần được cắt tỉa gọn gàng, tránh tình trạng “đầu bù tóc rối”

 Trang phục: Hãy suy nghĩ và xác định xem: Bạn muốn vẻ bề ngoài nói lên điều gì về chính bản thân mình và xem liệu bạn đã ăn mặc hợp với đặc điểm và phong cách của công ty hay chưa Nếu công ty bạn:

 Thân thiện và dễ tiếp cận: Không nên mặc trang phục quá trịnh trọng

 Sáng tạo: Trang phục có cá tính.

 Năng động, mới mẻ: Nên mặc đồ thông dụng, hợp mốt Nghiêm túc và lịch sự, để

ý tới cả những tiểu tiết trên trang phục

 Hiệu quả: Đơn giản, lịch sự

 Hãy chọn bộ trang phục mà bạn cảm thấy thoải mái và hoàn toàn tự tin khi mặc, tránh những trang phục quá chật, khó cử động

 Không nên ăn mặc cầu kì, diêm dúa Các trang phục đơn giản và không quá nổi bật

sẽ là lựa chọn hợp lý nhất Một trong những lựa chọn kinh điển và không bao giờ lỗi mốt chính là những bộ suit tối màu

 Không nên mặc những màu rực rỡ như da cam, đỏ rực hay hồng tươi, nên chọn những màu dịu mắt như xanh dương, ghi xám hay đen Nếu có thể, hãy sử dụng tông màu đơn sắc

 Đừng lôi cả một vườn hoa họa tiết lên bục thuyết trình Hãy chọn những họa tiết nhỏ nhắn, hài hòa hay họa tiết in chìm Bạn cũng nên chọn họa tiết kẻ sọc để sự chú ý sẽ hướng về khuôn mặt bạn

 Kính: Nếu bạn đeo kính, hãy bảo đảm là nó không phải mắt kính phản quang, để bạn

có thể tiếp xúc với khán giả bằng ánh mắt

 Ghi lại những điểm chính cần nhấn mạnh trong bài thuyết trình vào tờ giấy nhỏ

 Thuyết trình thử kết hợp những slide đã chuẩn bị sẵn

3.2 Yếu tố khác:

 Nét mặt tươi tắn, ánh mắt ấm áp

 Người đứng thẳng, phần trên hướng về phía khán giả, thể hiện sự tự tin, nhiệt tình

 Cử động tay một cách chủ động để lôi cuốn khán giả chú ý lắng nghe

 Luôn kiểm soát được mọi cử động của cơ thể

 Chuẩn bị thật kỹ sao cho khi thuyết trình có được hình thức bề ngoài đẹp:

 Một phong thái tự tin, đĩnh đạc, giọng nói rõ ràng, mạch lạc, truyền cảm

 Trang phục chỉnh tề, lịch sự, phù hợp

 Đầu tóc gọn gàng, phụ nữ nên trang điểm nhẹ

 Nên quan sát hội trường, thử âm thanh, ánh sáng, công cụ hỗ trợ nghe nhìn để chọn chỗ đứng và thế đứng gây ấn tượng nhất trước khi khán giả đến

 Sau khi được giới thiệu, hãy tiến đến vị trí đã chọn trước để thuyết trình, đi mộtcách tự nhiên, người thẳng, đầu ngẩng cao, miệng mỉm cười, giao tiếp bằng mắt với khán giả và bắt đầu nói một cách tự tin

3.3 Lập kế hoạch về chương trình luyện tập và diễn tập:

 Thực hành cá nhân: chọn một địa điểm riêng tư để tập nói, dùng những từ nối khácnhau cho đến khi cảm thấy hài lòng Khi thuyết trình thử nên đứng lên, di chuyển nhưđang thuyết trình thật, không nên thụ động ngồi một chỗ

 Ghi âm và nghe lại

 Giới thiệu khái quát mục tiêu : nhằm giúp cho người nghe hình dung sơ lược về đềtài bạn sắp đề cập

 Giới thiệu lịch trình làm việc

 Chỉ ra lợi ích của bài thuyết trình

1.2 Kỹ năng cần thiết cho một mở đầu ấn tượng:

Bạn có 30 đến 90 giây đầu để thu hút các thính giả, để họ quyết định có nên ngồi lại nghe bạn nói hay không Vì vậy đửng đánh mất những giây phút quý báu này

 Mở bài bằng một tình huống gây sốc

Mở bài bằng một tình huống gây sốc cũng là một cách thức có thử ứng dụng trong bài nói,bài thuyết trình Những tình huống ấy sẽ khiến khách hàng bất ngờ và bị thu hút vào bài nói của bạn Tuy nhiên cũng nên chú ý không gây ra những tình huống quá sốc và phàn cảm cho người nghe

 Những con số thống kê

"Trăm nghe không bằng mắt thấy", " Nói có sách, mách có chứng" là những câu ngạn ngữ

đc ông cha ta đúc kết từng ngàn đời nay, để thuyết phục người nghe không cách nào hơn là người nói phải đưa ra nhựng con số cụ thế để chứng minh

 Một câu chuyện hay một tình huống hài hước

Để thu hút người nghe, nhiều người thuyết trình chuyên nghiệp còn sử dụng biện pháp diễn hài, kể các câu chuyện cười thậm chí lấy mình ra làm tình huống hài hước Một lời khuyên cho bạn, nếu bạn không có năng khiếu gây cười cho người khác thì hãy tránh xa cách thức này

 Tạo ấn tượng qua giọng nói và tác phong chuyên nghiệp

 Chiếm lấy trái tim người nghe

Những cảm xúc chân thành của bạn, những tâm sự của bạn về một sự kiện là một đòn bẩy tâm lý giúp bạn chiếm trọn trái tim khách hàng Nhưng bạn hãy nhớ, đó là những cảm xúc thật, đừng giả bộ hay đóng kịch để đánh lừa người nghe, như vậy sẽ phản tác dụng

 Những câu hỏi bất ngờ