VÒNG đời, CHU kỳ dự án (QUẢN lý dự án CHO kỹ sư SLIDE)

Kiểm soát dự án Project control Nhà QLDA phải thực hiện:1 xác định mục đích, mục tiêu,... Chức năng quản lý dự ánnào, nhà QLDA đều phải sử dụng thời gian hàng ngày của mình để: định ngh

Vòng đời/chu kỳ dự án

Bốn giai đoạn(phase) của dự án/vòng đời dự

án/chu kỳ dự án (Project life cycle)

1. Xác định&Tổ chức (Define)

2. Hoạch định (Plan)

3. Thực hiện (Execute)

4. Kết thúc(Close up)

(Ghép giai đoạn 1+2=khởi đầu DA -Innitiation)

4 Giai đoạn liên tục nhau, được phân cách bỡi

các điểm “ra quyết định”

PROJECT LIFE CYCLE

Xác định

DEFINE

Hoạch định PLAN

Thực hiện EXECUTE

Kết thúc CLOSE OUT

Khởi đầu

INITIATION

PHASE

PROJECT MODEL ( vs PROJECT MANAGEMENT MODEL)

Trien khai

IMPLEMENTATI

ON PHASE

Kết thúc TERMINATION PHASE

Chu kỳ hoạt động của một dự án

Khởi đầu Triển khai Kết thúc Chậm

Project Life Cycle

FIGURE 1.1

Chức năng quản lý dự án

Ba chức năng quản lý dự án (Project

Management functions)

1. Định nghĩa dự án (Project definition)

2. Hoạch định dự án (Project planning)

3. Kiểm soát dự án (Project control)

Nhà QLDA phải thực hiện:(1) xác định mục

đích, mục tiêu, (2) tổng hợp các chi tiết

hoạt động để đạt mục tiêu, và (3) đảm bảo mọi họat động đi về hướng về mục tiêu

Chức năng quản lý dự án

nào, nhà QLDA đều phải sử dụng thời gian hàng ngày của mình để: định nghĩa, hoạch

định, và kiểm soát dự án ( lặp lại)

Các chức năng mang tính liên hoàn:

 hoạch định  điều chỉnh định nghĩa

 kiểm soát điều chỉnh hoạch định  điều

chỉnh định nghĩa

Kiểm soát/Điều khiển dự án (Project

control)

Là một trong 3 chức năng chính của QLDA,bao

gồm:

1. Giám sát : (project monotoring):

2. So sánh/Đo lường( progress measurement)

3. Điều chỉnh (corrective action)

4. Truyền thông: (Communication)

Kiểm soát dự án (Project control)

Theo Eric Verzuh (Fast Forward MBA)

Đảm bảo mọi họat động đi về hướng về mục

tiêu, bao gồm:

1. Đo lường tiến độ( progress measurement)

2. Truyền thông: (Communication)

3. Điều chỉnh (Corrective action)

4. Kết thúc dự án

Ghi chú: Đo lường tiến độ =Giám sát + So sánh

 Theo Mantel- Meredith -Shafer -Sutton:

 2 chuc nang: Monotoring va Controlling

 la mat doi dien cua: selection va planning

Kiểm soát/Điều khiển Dự án

 Controlling the Project:

Kiểm soát- Kiểm tra-Điều khiển Ý nghĩa:

• không phải là “ra lệnh” (command) bằng quyền lực!

• giống như điều khiển con tàu: liên tục điều chỉnh hải trình, mang tàu vào cảng.

 Bao cao1: Hien nay, DA

 bi tre tien do 2 tuan

 Bi vuot chi phi 10.000$

 Bao cao 2: Khi duoc ban giao, DA se

 Bi tre tien do 3 tuan

 Bi vuot chi phi 15.000$

 Can du bao tuong lai!

Giới thiệu

 Tại sao cần phải duy trì sự kiểm sóat?

 Để đảm bảo con tàu đi đúng hướng

 Cạm bẩy của báo cáo quá lạc quan

Giới thiệu (tt)

Nhà Quản lý cần:

 Giám sát lịch trình

 Kiểm tra ngân sách

 Kiểm tra chất lượng

 Xử lý các vấn đề̀ con người

 Truyền thông giữa các bộ phận

 Kiểm soát/Điều khiển dự án

Kiểm soát dự án

khi thời điểm kết thúc càng gần kề? (Đ/S)

 Càng gần thời điểm kết thúc, bạn càng ít khả năng thay đổi thời gian và chi phí

  cần kiểm soát ngay từ đầu

 tìm thấy vấn đề sớm và xử lý kịp thời

Hoạch định:không phải sự

Phiên bản 3

Kế hoạch Điều khiển

Phiên bản 4

Hoạch định tiếp tục

Phiên bản 5

Kế hoạch cuối cùng

Tạo dòng

ngân sách

Dự án đươc chấp thuận

Bắt đầu thực hiện

Dự án sắp Hoàn thành

Dự án Hoàn thành

Kiểm soát dự án (Project control)

1. Giám sát: (project monotoring):thu thập số

liệu, thông tin, sử dụng kế hoạch ngân sách, kết quả kiểm tra chất lượng, và các điểm

mốc để “đo lường tiến độ

2. So sánh/Đo lường dự án ( progress

measurement) : So sánh số liệu thu thập với

kế hoạch Những bài học, kinh nghiệm

3. Điều chỉnh (corrective action)- giải quyết vấn

đề: sửa đổi nhằm đạt đến yêu cầu đề ra

Đánh giá dự án (Project evaluation)

 Bài học và kinh nghiêm

(gần giống với việc kết thúc dự án)

̀̀

Đánh giá

nhu cầu

Đánh giá phê chuẩn

Đánh giá cuối kỳ, báo cáo cuối kỳ

Đánh giá tiếp theo Kiểm soát

Xác

định

Hoạch định

- ĐG tiến độ và việc thực hiện

- Giải quyết vấn đề

- Bài học rút ra

Đánh giá giữa kỳ

Hình: Vòng đời dự án và các chức năng kiểm soát, đánh giá DA

Đánh giá Dự án (Project Evaluation)(tt)

 Các tiêu chí đánh giá (evaluation criteria)

 Với các dự án thông thường (routine)

1 Tính hiệu năng (Efficiency) (đáp ứng thời gian và chi phí

 (khác với hiệu Effectiveness hoặc thành Performance, liên quan đến khách hàng)

quả-2 Sự thỏa mãn/ảnh hưởng đến khách hàng

Đặc điểm kỹ thuật & vận hành Đáp ứng nhu cầu K.hàng (trừu tượng hơn.)

3 Tính kinh doanh (Business)

Dự án hướng ngoại (external): thành công thương mại, thi phần

Dự án hướng nội (internal) : tăng năng suất, giảm thời gian

4 Triển vọng tương lai (Future potential): có mặt trên thị

trường, phát triển công nghệ mới

Đánh giá Dự án (Project Evaluation)(tt)

Các tiêu chí đánh giá (tt)

 Với các dự án không thông thường (nonroutine),

xét thêm 2 tiêu chí:

1. Đóng góp của D.A cho các mục tiêu (objectives)

và mục đích (goals) của tổ chức.( dù mục tiêu có

thể không được nêu ra rõ ràng)

2. Đóng góp của D.A cho mục tiêu của các thành

viên D.A

(Các chi tiết khác: xét điểm mạnh, điểm yếu của

dự án…và một số yếu tố khác như sử dụng được

kỹ năng, cải tiến sử dung D.A trong tổ chức…)

Kiểm tra và giám sát

 Kiểm tra ngân sách

Đánh giá mức độ chi tiêu vs mục tiêu

 Kiểm tra chất lượng

Qui trình làm việc có thích hợp?

 Điểm mốc định kỳ

công việc có theo đúng lịch trình

Nhà quản lý DA = Bộ cảm biến nhiệt độ!

Các hoạt động điều chỉnh (Sửa sai)

 Khi không đạt yêu cầu theo kế hoạch và chất lượng

 Điều chỉnh lại lịch biểu thời gian

 Tìm thêm nhân viên mới

 Mua hay thuê thiết bị vả phần mềm tốt hơn

 Tăng kinh phí và thời gian

 Hợp lý hoá, cải tiến phong cách làm việc

Các hoạt động điều chỉnh (Sửa sai)

 Khi không đạt yêu cầu theo kế hoạch và chất lượng(tt)

 Tập chung cho các công việc trên đường

găng

 Làm thêm giờ

 Hạn chế nghỉ phép

 Khen thưởng/phê bình

 Đào tạo huấn luyện nhân viên

 Xem lại cách thức hợp tác, trao đổi thông tin

Các hoạt động điều chỉnh

 Khi kinh phí dự án có nguy cơ tăng

 Hạ thấp yêu cầu sản phẩm

 Giảm nhân viên

 Dùng thiết bị rẻ tiền

 Rút bớt thời gian huấn luyện

 Hợp lý hoá: giảm các chi phí không cần thiết

Các hoạt động điều chỉnh

 Khi chất lượng công việc/sản phẩm giảm

 Tăng cường kiểm tra chất lượng sản phẩm

 Thuê thêm tư vấn

 Tập trung vào những khâu quan trọng

 Kiểm tra chéo

 Huấn luyện đào tạo nhân viên

 Thưởng phạt