2.. ban KHXH Việt Nam.. - Tạo lập tài nguyên. - Xử lý nghiệp vụ. - Khai thác tài nguyên.. Chẳng hạn, các thực từ trong tiếng Anh có thể nhất loạt viết hoa, nhưng không th[r]
Trang 1Phần II
MỘT SỐ HOẠT ĐỘNG cụ THỂ
Trang 3CHIA SẺ TÀI NGUYÊN THÔNG TIN PHI TẬP TRUNG HOÁ Ở VIỆN HÀN LẮM■ ■
KHOA HỌC XÃ HỘI VIỆT NAM■ ■ ■
1 Chia sẻ thông tin trong một hệ thống?
Trong bài viết của Nguyễn Lê Phương Hoài (1), sau khi
trình bày những mặt đạt được và những hạn chế của hoạt động chia sẻ thông tin giữa các thư viện trực thuộc Viện KHXH Việt Nam(2), tác giả đã nêu ra một số giải pháp nâng cao chất lượng hoạt động này
Bài viết mở đầu bằng việc nói đến “Hệ thống thư viện thuộc Viện KHXH Việt Nam”, cũng như người đứng đầu cơ quan ngang Bộ này trước đây đã dùng cách diễn đạt này tại buổi gặp đội ngũ cán bộ làm công tác thông tin thư viện trong toàn Viện KHXH Việt Nam ngày 23/7/2003, khi ông chỉ rõ "Hệ thống thông tin cần được hiện đại hoá ngang tầm khu vực", mà muốn vậy "phải có cơ chế liên kết nhà nghiên cứu tham gia hoạt động thông tin thư viện, liên kết thư viện các viện với Viện Thông tin KHXH, liên kết hệ thống của cơ quan ta với đất nước"
(l> Nguyễn Lê Phương Hoài (2011), M ột số vấn đề về chia sẻ thông tin giữa các
thư viện thuộc Viện KHXH Việt Nam Tạp chí Thông tin KHXH, số 9, tr 41 - 45.
(2) Viện KHXH, Ưỷ ban KHXH Việt Nam, Trung tâm KHXH và Nhân văn Quốc
gia, Viện KHXH Việt Nam là những tên gọi trước đây của Viện Hàn lâm KHXH
Việt N am hiện nay Trong sách này, chúng tôi luôn giữ nguyên tên gọi ờ từng
thời kỳ để tôn trọng lịch sử và dễ theo dõi.
Trang 4Trong bài phát biểu tại Lễ kỷ niệm 55 năm thành lập Viện KHXH Việt Nam và đón nhận Huân chương Sao Vàng, ông còn khẳng định Viện KHXH Việt Nam hiện có một “Hệ thống thông tin - tư liệu - thư viện tương đối hiện đại”, dù hệ thống này còn
“chậm được hiện đại hoá”, đang cần “nỗ lực phấn đấu với phương
châm đổi mới, đột phá, sáng tạo, chất lượng và hiệu quả” (1).
Trang điện tử của Viện KHXH Việt Nam cũng chính thức cho biết: “Hệ thống các thư viện của Viện KHXH Việt Nam hiện nay gồm 30 thư viện thuộc 30 viện nghiên cứu chuyên ngành và 02 thư viện thuộc Bảo tàng Dân tộc học Việt Nam và Tạp chí KHXH Việt Namỗ Viện Thông tin KHXH là cơ quan đứng đầu hệ thống thư việnề
Hệ thống thư viện của Viện KHXH Việt Nam là những
cơ sở phục vụ cho công tác nghiên cứu khoa học của Viện KHXH Việt Nam và nhiều yêu cầu khác của xã hội về KHXH và NV”(2)
Tuy nhiên, theo Từ điển tiếng Việt do Hoàng Phê chủ biên (1994), hệ thống được định nghĩa là “Tập họp nhiều yếu tố, đơn
vị cùng loại hoặc cùng chức năng, có quan hệ hoặc liên hệ với nhau chặt chẽ, làm thành một thể thống nhất” (tr 418), mà tính
từ thống nhất nghĩa là “có sự phù hợp, nhất trí với nhau, không
mâu thuẫn nhau” (tr 921)
Đối chiếu với định nghĩa này, có thể hiểu ràng tính hệ thống ở đây còn rất lỏng lẻo, bởi ngược dòng lịch sử, ta biết ràng
Điều 1 Quyết định số 54/KHXH-QĐ ngày 24/3/1976 của Chủ nhiệm ủ y ban KHXH Việt Nam đã qui định: “Viện Thông tin
n) Thư viện khoa học x ã hội, H ,N x b K H XH , 2011, tr 318.
(2> http://w w w vass.gov.vn/thongtin_tulieu/
Trang 5KHXH là cơ quan khoa học phụ trách công tác thư viện, tư liệu
và thông tin của ủ y ban KHXH” với nhiệm vụ 6 là: “Cùng với thủ trưởng các Viện và Ban nghiên cứu khoa học xây dựng hệ thống thư viện, tư liệu và thông tin KHXH trong toàn ủ y ban, chỉ đạo về nghiệp vụ đối với hệ thống đó”ế Nhưng tiếc thay, hệ thống này dường như không tồn tại trong thực chất - dù cũng hay được nói đến (cả trong văn bản)
Do đó, “việc chưa có một quy chế chung thống nhất, mới chỉ dựa trên sự thỏa thuận giữa các thư viện với nhau”, và đúng hơn thì đó chỉ là “sự thỏa thuận hợp tác giữa các cán bộ thư viện” (tr 43) mang tính cách cá nhân trong các hoạt động nghiệp
vụ - không chỉ cho việc chia sẻ thông tin mà tác giả bài viết trên nói đến - là lẽ đương nhiên
Như thế, trong bài viết của mình, Nguyễn Lê Phương Hoài chưa chỉ ra được thực chất của tình hình là do tình trạng phi tập trung hóa đã diễn ra từ lâu ở cơ quan khoa học ngang Bộ này
Đó chính là điều chúng ta có thể nhận ra như phân tích dưới đây
2 Tình trạng phi tập trung hoá hoạt động thông tin - thư
viện ở Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam
Là trung tâm lớn nhất về KHXH của nước ta, nhưng ở
Viện KHXH Việt Nam trước đây (theo Danh bạ điện thoại Hà Nội, 4-2006), tên Phòng Thư viện được dùng ở phần lớn các Viện nghiên cứu chuyên ngành/vùng, mà Trưởng phòng là người
quản lý, tuy về cơ bản, không hẳn do công việc khác nhau
Riêng ở Viện Kinh tế Việt Nam, người quản lý Phòng Thư viện được gọi là Giám đốc Tên Phòng Tư liệu - Thư viện được dùng
ở Viện Văn học và Viện Khảo cổ học, là những đơn vị có
Trang 6truyền thống hơn nửa thế kỷ Tên Phòng Thông tin - Tư liệu - Thư viện được dùng ở Viện Xã hội học, Viện Tâm lý học và Tạp chí KHXH Việt Nam Tên Phòng Thông tin - Thư viện được dùng ờ Viện nghiên cứu Châu Phi và Trung Đông.
v ề sau, tất cả các đơn vị trên đều chuyển thành Thư viện, dưới sự quản lý của Giám đốc, kể cả Viện Từ điển học và Bách
khoa toàn thư Việt Nam mới được thành lập năm 2008 (theo
Danh bạ điện thoại Hà Nội, 2009)ệ
Tuy nhiên, cái được gọi là Hệ thong các thư viện của Viện KHXH Việt Nam gần đây mới có thêm Trung tám Thông tin -
Tư liệu - Thư viện (xin gọi tẳt là Trung tâm) ra đời theo Quyết
định số 231/QĐ-HVKHXH ngày 18/4/2011 của Giám đốc Học viện KHXH (Học viện) Đối tượng phục vụ của Trung tâm bao gồm cán bộ giảng dạy và học viên cao học, nghiên cứu sinh và những người đang ôn tập chuẩn bị đăng kí theo học chương trình sau đại học tại 21 Khoa của Học viện (vốn là các Viện có chức năng đào tạo sau đại học)
Ngược dòng lịch sử, ta biết rằng ngay sau khi thành lập Viện KHXH năm 1965, lãnh đạo Viện đã quyết định tổ chức một Thư viện KHXH quy mô quốc gia phục vụ cho các cơ quan nghiên cứu KHXH và giảng dạy KHXH ở các trường đại học Ngày 10/11/1966 Thủ tướng Chính phủ đã ký Quyết định sổ 196QĐ-CP về việc bổ nhiệm Giám đốc Thư viện KHXH Trên thực tế, từ cuối năm 1966 và đầu năm 1967, Thư viện KHXH đã bắt đầu quản lý các kho sách của Thư viện EFEO để lại Ngày 31/7/1967, Hội đồng Chính phủ ra Nghị định số 117-CP quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức bộ máy của ủy
Trang 7ban KHXH Việt Nam Trong cơ cấu tổ chức, Thư viện KHXH là một thành viên của ủ y ban KHXH Việt Nam Nhưng mãi đến tháng 4/1968, Thư viện khoa học Trung ương mới
tách thành hai thư viện: Thư viện Khoa học kỹ thuật Trung ương
và Thư viện KHXH Tuy nhiên, Thư viện KHXH do ủ y ban
KHXH Việt Nam quản lý và có những hoạt động ban đầu vào năm 1966 Nhiệm vụ chủ yếu của Thư viện KHXH được xác định là bổ sung và trao đổi sách báo trong nước và nước ngoài
về KHXH phục vụ công tác nghiên cứu, giảng dạy và truyền bá khoa học của ủ y ban KHXH Việt Nam, cũng như của các trường đại học và các cơ quan nghiên cứu khoa học khác, bảo quản, bảo tồn và phục chế tài liệu, xây dựng các hệ thống mục lục, thư mục, nghiên cứu nghiệp vụ, tổ chức đào tạo và bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn cho cán bộ thư viện, tăng cường hợp tác với các thư viện nước ngoài
Như thế, các văn bản chưa nói gì đến vai trò chuyên môn của Thư viện này đối với các thư viện ở ủ y ban KHXH Việt Nam Ngày 20/5/1975, theo Quyết định số 93/CP của Hội đồng Chính phủ thành lập Viện Thông tin KHXH, trên cơ sở sáp nhập Thư viện KHXH và Ban Thông tin KHXH (thành lập năm 1973), cùng thuộc ủ y ban KHXH Việt Nam khi đó Và từ sau quyết định này cho đến nay, Thư viện KHXH hoạt động dưới tên gọi chung là Viện Thông tin KHXH
Quyết định số 54/KHXH-QĐ ngày 24/3/1976 của Chủ nhiệm ủ y ban KHXH Việt Nam ghi rõ Viện Thông tin KHXH
có 7/10 nhiệm vụ liên quan đến mọi hoạt động nghiệp vụ ở cơ quan ngang Bộ này Cụ thể là:
Trang 8(1) Bổ sung và thống nhất quản lý vốn sách báo tư liệu trong phạm vi ủ y ban
(2) Bổ sung và hoàn thiện hệ thống phiếu tra cứu sách báo trong các thư viện của ủ y ban
(3) Dịch và quản lý việc dịch tài liệu khoa học từ tiếng nước ngoài ra tiếng Việt trong phạm vi ủ y ban, phối hợp với các
cơ quan khác trong việc tổ chức dịch và sử dụng tài liệu dịch
(6) Cùng với thủ trưởng các Viện và Ban nghiên cứu khoa học xây dựng hệ thống thư viện, tư liệu và thông tin KHXH trong toàn ủ y ban, chỉ đạo về nghiệp vụ đối với hệ thống đó (7) Nghiên cứu thông tin học, thư viện học và thư mục học nhằm cải tiến và hoàn thiện không ngừng các công tác đó
(8) Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ thông tin tư liệu, thư viện trong toàn ủ y ban
(9) Xây dựng cơ sở vật chất - kỹ thuật cho công tác thông tin tư liệu, thư viện trong toàn ủ y ban
Trên văn bản thì như vậy, nhưng để làm “cơ quan khoa học phụ trách công tác thư viện, tư liệu và thông tin của ủ y ban
KHXH” không dễ dàng gì ở một cơ quan có truyền thống phi tập trung hoả.
Suốt chiều dài lịch sử cho đến nay, tính chất phi tập trung hoá được thể hiện trong tất cả các khâu của dây chuvền hoạt
động ở từng thư viện:
Trang 9- Tạo lập tài nguyên.
- Xử lý nghiệp vụ
- Khai thác tài nguyên
- Bảo quản tư liệu
Ba mươi năm sau khi ra đời, Quyết định số 352/2005/QĐ- KHXH ngày 25/4/2005 của Chủ tịch Viện KHXH Việt Nam qui định Viện Thông tin KHXH chỉ còn 2/4 chức năng có liên quan đến hoạt động nghiệp vụ của toàn cơ quan ngang Bộ này Đó là:
- Chủ trì, điều phối và hỗ trợ các hoạt động nghiệp vụ thuộc lĩnh vực thông tin và thư viện trong toàn Viện Khoa học xã hội Việt Namễ
- Đào tạo, xây dựng và phát triển nguồn nhân lực thông tin
và thư viện khoa học xã hội
Trong khi đó, các thư viện chuyên ngành xưa nay vẫn tồn tại độc lập, phân tán Bởi thế, trong cùng một khu nhà, thậm chí
là ngay trong một tòa nhà kiên cổ (ví như ờ số 1A, 1B Liễu Giai hay 27 Trần Xuân Soạn, Hà Nội), hiện có các thư viện do các Viện chuyên ngành quản lý độc lập với nhau Chế độ khai thác
tư liệu của người ngoài viện chuyên ngành ấy cũng hoàn toàn tuỳ thuộc quy chế riêng của mồi thư v iệ n
Do quan hệ đặc biệt, nhất là là nhờ nguồn tài liệu tặng, biếu và trao đổi, một số thư viện đã có vốn tài liệu chuyên ngành hết sức phong phú và quý hiếm Nhiều thư viện đã sở hữu được những CSDL có sổ lượng tài liệu được quản lý và phục vụ tra
Trang 10cứu lên đến hàng chục nghìn tên sách, bài tạp chí và tư liệu khoa học Một số thư viện còn xây dựng thành công các “cổng vào” nhiều nguồn tin có giá trị khoa học và thực tiễn của các cơ quan, thư viện khác trong và ngoài nước Ví như trong khi Thư viện thuộc Viện Thông tin KHXH với truyền thống trăm năm đã có
triệu đơn vị tài liệu thì tại Trung tâm Thông tin - Tư liệu - Thư viện của Học viện KHXH - mới chỉ sau một năm hoạt động, gân
8.000 đơn vị sách báo và tạp chí đã được đăng kí và đưa vào cơ
sở dữ liệu (CSDL) Đặc biệt là kho luận văn thạc sĩ và luận án tiến sĩ hiện đã tập hợp được gần 500 đơn vị tài liệu Phòng đọc của Trung tâm hiện cũng có tới 14 tên báo và 30 tên tạp chí (trong đó có 25 tạp chí của Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam)
3 Chia sẻ tài nguyên thông tin phi tập trung hóa ở Viện KHXH Việt Nam
Trước tình hình nguồn tài nguyên (về con người và thông tin không đồng đều), từ tháng 3/1998, thực hiện quyết định của Hội đồng khoa học Trung tâm KHXH và Nhân văn Quốc gia, Viện Thông tin KHXH đã được giao nhiệm vụ xây dựng CSDL SACHMOI, và đến nay (tháng 7/2013) đã tích hợp được 102ễ
916 biểu ghi(1), nhằm thông báo về vốn sách nhập về các thư viện trong toàn cơ quan Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam (bao gồm cả việc thông tin hồi cố dần dần)
(1) số biểu ghi không phản ánh chính xác số lượng tên tài liệu, vì mới chi tích mà chưa hợp - nghĩa là chưa quy tất cà các biểu ghi trùng tên được nhập vào các lần
khác nhau.
Trang 11Phòng Tin học hoá của Viện thực hiện công việc tích hợp
dữ liệu và chuyển giao lên mạng LAN của Viện Thông tin KHXH và các thư viện chuyên ngành thuộc Viện Hàn lâm KHXH Việt Namử Từ nhiều năm nay, bạn đọc đã có thể khai thác trực tiếp CSDL này (cùng một sổ nguồn tin điện tử khác), tại Phòng Công tác Bạn đọc và Phòng Báo - Tạp chí
Đồng thời, từ CSDL này, những tập thư mục “Thông báo sách mới nhập” vào các thư viện thuộc Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam, cũng đã được in ra hàng tháng, gửi đến lãnh đạo và các thư viện chuyên ngành (Bạn đọc có nhu cầu thì liên hệ với Phòng Phổ biến tin của Viện) Và từ đó đến nay, đã ra được số
183 (5/2013), khổ A4 Từ 2006, các tập “Thông báo sách mới nhập” đã được đưa lên trang web của Viện ở địa chỉ http://www.issi.gov.vn để bạn đọc có thể tra cứu, sao chép thư mục, rồi tìm đến nơi cụ thể đang lưu giữ tài liệu mà khai thác CSDL này cho phép bạn đọc xa gần tiếp cận dễ dàng hơn với các nguồn tin đã nhập, không chỉ có ờ thư viện Viện Thông tin KHXH mà rộng hơn, đó là ở thư viện của toàn bộ các viện nghiên cứu thuộc Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam
Nhìn lại công việc được triển khai gần mười lăm năm nay,
ta có thể nhận thấy một số khâu do hoạt động p hi tập trung hóa
của cái được gọi là hệ thống, nên việc chia sẻ tài nguyên thông
tin còn bị hạn chế,
Công tác xây dựng và phát triển tài nguyên thông tin còn
thiếu sự chỉ đạo thống nhất nghiêm ngặt về mặt nghiệp vụ
Trong khi có cuốn sách có đến hàng chục thư viện cùng có (do mua, trao đổi, biếu tặng) thì lại có những cuốn mà một thư viện
Trang 12chuyên ngành rất cần lại không có Ví như cho đến 03/12/2012, Thư viện Viện Ngôn ngữ học chưa có, nhưng 2 thư viện khác ờ Viện KHXH Việt Nam đã có những sách này, với số ký kiệu kèm theo như sau:
Viện Ngôn ngữ học (2010), Di sản của Hồ Chủ tịch về ngôn n g ữ H., Nxb KHXH, 251 tr VTTKHXH: Vb 48452-53 Báo cảo tồng kết công tác năm 2009 và phương hướng, nhiệm vụ năm 2010 của Viện Thông tin KHXH cho biết “Năm
2009, kinh phí cấp cho việc mua sách báo ngoại văn tiếp tục bị cắt giảm (giảm l/3(l)), cho nên nguồn lực thông tin bổ sung của Viện đã bị giảm đi đáng kểể nguồn lực thông tin bổ sung năm
2009 tiếp tục giảm so với năm trước”, (tr 8-9) Cơ quan thông tin thư viện đầu ngành về KHXH đã phải đình chi mua hàng trăm tạp chí KHXH danh tiếng nước ngoài đã từng là bộ sưu tập
có giá trị của Thư viện là ví dụ đáng quan tâm
Vấn đề đặt ra là làm sao để mồi thư viện xây dựng cho mình một chiến lược thu thập và bổ sung, theo hướng mỗi thư viện hãy tạo cho mình (những) vốn tài nguyên thông tin đặc thù
v ề nguồn tài liệu, một số nơi thống nhất đưa vào CSDL
SACHMOI (sách mới) tất cả những gì được xem là "Tập hợp một số lượng nhất định những tờ giấy có chữ in, đóng góp lại
thành quyển", theo định nghĩa về sách trong Từ điển tiếng Việt,
do Hoàng Phê chủ biên (1994, trề 813), kể cả các sản phẩm nội sinh, được chế bản và đóng thành "quyển": Đó là những bản
(l) Được biết khi đó, Viện KHXH Việt Nam đã bị cắt tới 1/2 kinh phí mua sách báo ngoại vãn.