Giải pháp gia tăng các yếu tố cần thiết để triển khai erp thành công tại công ty cổ phần quốc tế gia

Vì vậy, tôi đã chọn đề tài “Giải pháp gia tăng các yếu tố cần thiết để triển khai hệ thống ERP thành công tại công ty Cổ phần Quốc Tế Gia” làm đề tài nghiên cứu của mình nhằm đề xuất mộ

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP HỒ CHÍ MINH

LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC

TS THÁI TRÍ DŨNG

Tp Hồ Chí Minh – Năm 2020

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi và được thực hiện dưới sự hướng dẫn tận tình của TS Thái Trí Dũng Các số liệu trong luận văn này được thu thập và sử dụng một cách trung thực Kết quả nghiên cứu được trình bày trong luận văn không sao chép của bất cứ luận văn nào và cũng chưa được trình bày hay công bố ở bất cứ công trình nghiên cứu nào khác trước đây

Tp Hồ Chí Minh, 2020 Tác giả luận văn

Võ Công Hiền

MỤC LỤC

TRANG PHỤ BÌA

LỜI CAM ĐOAN

MỤC LỤC

DANH MỤC CÁC BẢNG

DANH MỤC CÁC HÌNH

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

TÓM TẮT

ABSTRACT

1 CHƯƠNG 1 - TỔNG QUAN 1

Lý do chọn đề tài 1

Mục tiêu nghiên cứu 4

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 4

Phương pháp nghiên cứu 4

Ý nghĩa của nghiên cứu 5

Kết cấu đề tài 6

2 CHƯƠNG 2 - CƠ SỞ LÝ THUYẾT 7

Tổng quan về ERP 7

Định nghĩa về ERP 7

Các module cơ bản của hệ thống ERP 8

Chi phí của một hệ thống ERP 14

Chi phí một lần 14

Chi phí hàng năm đang thực hiện 14

Chiến lược triển khai ERP 16

Các nghiên cứu về ERP 24

Nghiên cứu trên thế giới 24

Các nghiên cứu ở Việt Nam 24

Mô hình nghiên cứu đề xuất 27

Thang đo triển khai hệ thống ERP thành công 31

Các yếu tố liên quan tới lãnh đạo 31

Yếu tố liên quan đến dự án 32

Yếu tố liên quan đến tổ chức 34

3 CHƯƠNG 3 - THỰC TRẠNG TRIỂN KHAI ERP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN QUỐC TẾ GIA 36

Tổng quan về Công Ty Cổ phần Quốc Tế Gia 36

Quá trình hình thành và phát triển 36

Lĩnh vực hoạt động 36

Tầm nhìn, sứ mệnh và giá trị cốt lõi 37

Phương pháp thu thập, xử lý số liệu sơ cấp: 38

Thu thập dữ liệu 38

Kiểm định độ tin cậy thang đo 38

Thống kê mô tả mẫu nghiên cứu 40

Thực trạng hoạt động triển khai ERP tại Công Ty CP Quốc Tế Gia 41

Thực trạng xác định nhu cầu triển khai ERP 41

Thực trạng lựa chọn hệ thống ERP phù hợp 46

Thực trạng sự cam kết của lãnh đạo 49

Thực trạng về việc chọn giám đốc dự án phù hợp 52

Thực trạng về nhóm triển khai phù hợp 53

Thực trạng truyền thông nội bộ hiệu quả 54

4 CHƯƠNG 4 - GIẢI PHÁP TRIỂN KHAI ERP THÀNH CÔNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN QUỐC TẾ GIA 58

Định hướng và mục tiêu phát triển của Công Ty CP Quốc Tế Gia 58

Đề xuất các giải pháp triển khai ERP thành công tại công ty Cổ phần quốc tế gia 58

Giải pháp cải thiện nhu cầu triển khai ERP 58

Giải pháp Gia tăng sự cam kết của Lãnh đạo 60

Giải pháp gia tăng nhóm triển khai hiệu quả 65

Giải pháp gia tăng truyền thông nội bộ 70

5 KẾT LUẬN 75

TÀI LIỆU THAM KHẢO 76

6 PHỤ LỤC 1 82

7 PHỤ LỤC 2 85

8 PHỤ LỤC 3 87

DANH MỤC CÁC BẢNG

Bảng 2.1 Thang đo các yếu tố xác định nhu cầu triển khai ERP 31

Bảng 2.2 Thang đo các yếu tố lựa chọn hệ thống ERP phù hợp 32

Bảng 2.3 Thang đo các yếu tố sự cam kết của lãnh đạo .32

Bảng 2.4 Thang đo các yếu tố lựa chọn giám đốc dự án phù hợp .33

Bảng 2.5 Thang đo các yếu tố liên quan đến nhóm triển khai phù hợp .34

Bảng 2.6 Thang đo các yếu tố liên quan đến truyền thông nội bộ hiệu quả .35

Bảng 3.1 Tổng hợp độ tin cậy của thang đo 40

Bảng 3.2 Kết quả thống kê mô tả về giới tính của người tham gia khảo sát 40

Bảng 3.3 Kết quả thống kê mô tả về số năm kinh nghiệm của người tham gia khảo sát 40

Bảng 3.4 Kết quả thống kê mô tả về trình độ học vấn của người tham gia khảo sát 41 Bảng 3.5 Kết quả thống kê mô tả về cấp bậc của người tham gia khảo sát 41

Bảng 3.6 Kết quả đánh giá yếu tố Xác định nhu cầu triển khai ERP 42

Bảng 3.7 Tổng sản lượng và doanh thu năm 2019 43

Bảng 3.8 Tổng sản lượng - doanh thu- lợi nhuận 2015-2019 43

Bảng 3.9 Ngân sách dự án ERP 45

Bảng 3.10 Kết quả đánh giá yếu tố lựa chọn hệ thống ERP phù hợp 46

Bảng 3.11 Thống kê đơn vị tư vấn 47

Bảng 3.12 Tiêu chí đánh giá đơn vị triển khai ERP 48

Bảng 3.13 Kết quả đánh giá yếu tố Sự cam kết của Lãnh đạo 49

Bảng 3.14 Kết quả đánh giá yếu tố Giám đốc dự án phù hợp 52

Bảng 3.15 Kết quả đánh giá yếu tố nhóm triển khai phù hợp 53

Bảng 3.16 Truyền thông nội bộ hiệu quả 55

Bảng 4.1 Ngân sách bổ sung cho dự án triển khai ERP 60

Bảng 4.2 Kế hoạch triển khai ERP tại Công ty 61

Bảng 4.3 Tài liệu cần được cung cấp bởi Diginet theo từng giai đoạn 72

DANH MỤC CÁC HÌNH

Hình 2.1 Mô hình nghiên cứu các nhân tố ảnh hưởng đến triển khai hệ thống ERP ở

Việt Nam 27

Hình 3.1 Doanh thu-lợi nhuận 2015-2019 37

Hình 3.2 Biều đồ doanh thu – lợi nhuận 2015-2019 43

Hình 3.3 Mục tiêu triển kkhai ERP 44

Hình 3.4 Sơ đồ Nhóm triển khai dự án ERP tại Công ty Cổ phần Quốc tế Gia 51

Hình 3.5 Sơ đồ tóm tắt thực trạng mức độ của các yếu tố cần thiết để triển khai thành công ERP tại Công ty Cổ phần Quốc tế gia 56

Hình 4.1 Thống kê nguyên nhân chính gây vượt ngân sách 59

Hình 4.2 Sơ đồ tổ chức nhóm triển khai dự án - Đề xuất chỉnh sửa 65

TÓM TẮT

Tiêu đề : GIẢI PHÁP GIA TĂNG CÁC YẾU TỐ CẦN THIẾT ĐỂ TRIỂN KHAI ERP THÀNH CÔNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN QUỐC TẾ GIA

Tóm tắt: Hệ thống ERP ngày càng được nhiều Doanh nghiệp quan tâm tìm hiểu

và triển khai như một bước cải tiến chiến lược cho hoạt động quản lý, Công ty Cổ phần Quốc Tế Gia cũng đã kịp thời nắm bắt xu hướng ERP là một mô hình quản lý giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu suất thông qua các nguyên tắc quản trị toàn diện nguồn lực, nâng cao chất lượng và làm việc khoa học Tuy nhiên nhiều nghiên cứu trong và ngoài nước đã chỉ ra để triển khai ERP thành công không phải việc dễ dàng Trên cơ sở kết hợp nghiên cứu định tính và định lượng cùng với việc xem xét các định hướng, chiến lược phát triển của công ty, Luận văn đưa ra một số giải pháp, kiến nghị nhằm gia tăng sự thành công, giảm thiểu các rủi ro trong việc triển khai ERP tại công ty Cổ phần Quốc Tế Gia

Theo đó, Công ty Cổ phần Quốc Tế Gia cần dự trù đầy đủ ngân sách cho dự án, nâng cao chất lượng nguồn nhân lực, nâng cao trình độ quản lý dự án và nhất là sự

hỗ trợ và quyết tâm của Ban lãnh đạo Các đề xuất mà tác giả đưa ra được tham khảo

từ những đơn vị đã triển khai ERP thành công nên sẽ là những ý tưởng hữu ích cho Ban lãnh đạo công ty ứng dụng để khắc phục các khó khăn đang tồn tại, nhằm đạt được mục tiêu triển khai ERP thành công trong năm 2020

Từ khóa: ERP, Yếu tố triển khai ERP, Triển khai ERP thành công

ABSTRACT

Title: SOLUTIONS TO INCREASE THE CRITICAL FACTORS TO SUCCESSFULLY IMPLEMENTING AN ERP SYSTEM AT QUOC TE GIA JOINT STOCK COMPANY

Abstract: The ERP system is increasingly interested in learning and implementing as a strategic improvement step for management activities, Quoc Te Gia Joint Stock Company has promptly caught the trend ERP is a management model

that helps businesses improve performance through the principles of comprehensive resource management, quality improvement, and scientific work However, many domestic and foreign studies have shown that implementing ERP successfully is not easy

On the basis of combining qualitative and quantitative research along with considering the development directions, strategies of the company, the dissertation offers a number of solutions and recommendations to increase the success and minimize the risks in deploying ERP at Quoc Te Gia Joint Stock Company

Accordingly, Quoc Te Gia Joint Stock Company needs to fully budget the project, improve the quality of human resources, improve the project management level and especially the support and determination of the Board of Directors The recommendations that the author made are from the units that have successfully implemented ERP so it will be useful ideas for the application management board to overcome existing difficulties, to achieve Successful implementation of ERP in 2020

Keywords: ERP, ERP implementation factors, Successfully implementing ERP

1 CHƯƠNG 1 - TỔNG QUAN

Lý do chọn đề tài

ERP (Enterprise Resource Planning) là thuật ngữ được Gartner Group of Standford, nhằm mô tả một hệ thống quản lý và kiểm soát giúp doanh nghiệp hoạch định và quản lý các nguồn lực bên trong và bên ngoài doanh nghiệp Với giải pháp ERP nó sẽ tích hợp các phần mềm cần thiết vào một hệ thống duy nhất và các số liệu

sẽ được kế thừa, tạo ra các báo cáo tổng quan về mọi hoạt động của doanh nghiệp Mục tiêu chính của ERP là cải thiện và tăng lưu lượng thông tin trong một tổ chức (Norris, Hurley, Hartley, Dunleavy, & Balls, 2000) Lý tưởng nhất, phần mềm ERP cải thiện sự hợp tác và tương tác giữa tất cả các đơn vị kinh doanh trong một tổ chức

- biên chế, nhân sự, mua hàng và quản lý hàng tồn kho Tích hợp cho phép các bộ phận khác nhau dễ dàng chia sẻ thông tin và liên lạc với nhau hơn

Ngoài ra, phần mềm ERP tiêu chuẩn hóa thông tin trong tổ chức Điều này hợp lý hóa luồng dữ liệu giữa các bộ phận khác nhau của một doanh nghiệp (Lieber, 1995) Trong một hệ thống ERP, dữ liệu được nhập bởi một bộ phận và nhân viên ở các bộ phận khác ngay lập tức có quyền truy cập vào thông tin mà không phải nhập lại thông tin vào hệ thống Minahan (1998) đã tuyên bố, ERP cung cấp cho tất cả người dùng một cái nhìn thời gian thực duy nhất về công ty của họ, các nguồn lực sẵn có và các cam kết

Chỉ trong vòng 30 năm kể từ lần đầu tiên xuất hiện, có đến 30.000 công ty trên toàn thế giới đã triển khai hệ thống ERP (Mabert và cộng sự, 2001), và việc triển khai thành công ERP đã giúp cho các doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, tăng cường khả năng cạnh tranh, đem lại cho doanh nghiệp nhiều lợi ích lâu dài trong kinh doanh cũng như tiêu chuẩn hóa quy trình kinh doanh trong doanh nghiệp Do đó, việc triển khai ERP được xem là một thành phần của quá trình tái cấu trúc quy trình kinh doanh và dự án chuyển đổi tổ chức ( Botta-Genoulaz & Millet, 2006) Theo trích dẫn của Kalling (2010), trên toàn cầu có đến 180 tỷ USD được đầu tư cho ERP vào năm 2010 Tổng chi phí triển khai ERP cho một công ty vừa là 10 – 50 triệu USD (Mabert và cộng sự,

2000) và 300-500 triệu USD cho các tập đoàn quốc tế lớn (Kumar & Van Hillegersberg, 2000)

Tại Việt Nam, nhờ sức ảnh hưởng của cách mạng công nghiệp 4.0, tình hình ứng dụng ERP đang ngày càng phát triển, ngày càng nhiều doanh nghiệp trong các ngành nghề khác nhau đã ứng dụng hệ thống này vào công tác quản lý Thực tế cũng chứng minh được những tính năng ưu việt mà hệ thống ERP mang lại, nhiều doanh nghiệp

đã triển khai thành công và việc ứng dụng ERP mang lại cho doanh nghiệp nhiều lợi ích trước mắt và cả về lâu dài như Công Ty cổ phần Savimex, công ty cổ phần giấy sài gòn, công ty cổ phần sữa Vinamilk… Tuy nhiên, cho đến nay, hầu hết các giải pháp ERP nổi tiếng (SAP, Oracle…) đều được phát triển bởi các nhà cung cấp ở Mỹ hoặc ở Châu Âu Nhược điểm đáng lưu ý ở đây là những hệ thống này chứa đựng những suy nghĩ kiểu phương Tây, và do đó có thể không phù hợp với các phong tục tập quán, các giá trị, và các chuẩn mực của các nước đang phát triển

Công Ty Cổ Phần Quốc Tế Gia là một trong những nhà chế biến và xuất khẩu gạo, lớn nhất của Việt Nam

Được thành lập vào 17 tháng 10 năm 2008, Công Ty hiện là lựa chọn hàng đầu của nhiều nhà nhập khẩu nước ngoài về các sản phẩm gạo Chất lượng là nền tảng kinh doanh hàng đầu mà chúng tôi đã và đang xây dựng, củng cổ và phát triển để có thể cung cấp cho khách hàng những sản phẩm đáng tin cậy, chất lượng và tốt cho sức khỏe Tất cả các giai đoạn, từ sản xuất cho đến đóng gói, vận chuyển cho đến phân phối đều dưới sự giám sát liên tục của các kỹ thuật viên giỏi của Công Ty để đảm bảo chỉ có những sản phẩm chất lượng tốt nhất mới được đem đi phân phối

Với chiến lược phát triển bền vững, Công Ty đang áp dụng một mô hình sản xuất tích hợp từ nuôi trồng đến chế biến, xuất khẩu và đảm bảo các tiêu chuẩn quốc tế về điều kiện sản xuất Chúng tôi luôn luôn cố gắng thấu hiểu và nhìn thấy nhu cầu của khách hàng để có thể đáp ứng tốt thậm chí hơn cả mức mong đợi của khách hàng ở mọi lúc Bởi vì chất lượng tốt , giá cả hơp lý và nguồn nguyên vật liệu ổn định nên sản phẩm của công ty cổ phần Quốc Tế Gia xuất qua hơn 30 nước trên khắp thế giới

Với quy mô mở rộng ngày càng nhanh và rộng lớn, hiện tại việc quản lý hệ thống chỉ thông qua file excel và giấy tờ rời rạc, rất khó trong việc kiểm soát hàng hóa cũng như chất lượng sản phẩm, dịch vụ và khó đạt được mục tiêu đề ra trong tương lai Do

đó, công ty đã triển khai hệ thống ERP trên toàn bộ chi nhánh

Nếu mua một hệ thống ERP thì doanh nghiệp sẽ nhận được cùng một lúc 3 sản phẩm: ý tưởng quản lý, chương trình phần mềm, và phương tiện kết nối để xây dựng mạng máy tính tích hợp Với hệ thống phần mềm thống nhất, đa năng, quán xuyến mọi lĩnh vực hoạt động từ kế hoạch hóa, thống kê, kiểm toán, phân tích, và điều hành, ERP giúp theo dõi và quản lý thông suốt, tăng tính năng động, đảm bảo cho doanh nghiệp phản ứng kịp thời trước những thay đổi liên tục của môi trường bên ngoài Một đặc điểm nổi bật nữa của ERP là ERP là một hệ thống phần mềm sống

có thể mở rộng và phát triển theo thời gian cũng như theo từng loại hình doanh nghiệp mà không làm ảnh hưởng đến cấu trúc của chương trình” (EVN CPC, 2012).Tuy nhiên, việc triển khai hệ thống ERP chưa bao giờ là dễ dàng Các rủi ro liên quan thường cao và nhiều do hệ thống này phải đi qua nhiều bộ phận chức năng liên quan của tổ chức Nguồn nhân lực yếu, kế hoạch kém, nhóm không đủ tiêu chuẩn, hệ thống thay đổi và sự kháng cự của tổ chức là một trong những vấn đề mà hệ thống ERP phải đối mặt và tác động nghiêm trọng đến sự thành công của họ Thực tế chỉ ra rằng, tỉ lệ thất bại trong việc triển khai ERP khá cao Scott và Vessey (2002) ước tính

tỷ lệ thất bại trong việc triển khai ERP lên tới 90%, Hong va Kim (2002) ước tính tỷ

lệ này là 75%

Triển khai ERP thành công hay thất bại liên quan mật thiết với cách thức thực hiện của các công ty Quy trình triển khai ERP có thể khác nhau ở mỗi công ty và những khác biệt này có thể là do mục tiêu, phạm vi, hoặc sự sẵn có của các nguồn lực Tuy nhiên, trong số những khác biệt trong mỗi quy trình triển khai đó luôn có một số điểm quan trọng chung ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả triển khai hệ thống ERP Những điểm quan trọng này được xem như là những nhân tố thành công chính (Laudon & Laudon,1998) Các nhân tố thành công được định nghĩa là “một số khía cạnh chính mà việc triển khai phải đi đúng theo đó thì kết quả triển khai mới thành

công được” (Rockhart,1979) Việc hiểu được các nhân tố thành công cho triển khai ERP sẽ đem lại một số chỉ dẫn về các nhân tố cần được chú ý để giúp quy trình triển khai đạt được sự thành công Và đó cũng là thách thức mà công ty đang đối mặt khi triển khai ERP Nếu không nắm bắt đi tắt đón đầu thì khả năng triển khai thất bại khá cao

Vì vậy, tôi đã chọn đề tài “Giải pháp gia tăng các yếu tố cần thiết để triển khai hệ thống ERP thành công tại công ty Cổ phần Quốc Tế Gia” làm đề tài

nghiên cứu của mình nhằm đề xuất một số chương trình hành động cụ thể nhằm mục đích gia tăng sự thành công khi triển khai hệ thống ERP đồng thời góp phần gia tăng hiệu quả quản lý cũng như gia tăng năng lực cạnh tranh của công ty qua phần mềm

hệ thống ERP

Mục tiêu nghiên cứu

Nội dung nghiên cứu của đề tài tập trung làm rõ các mục tiêu sau:

 Trình bày, làm rõ các khái niệm và các module của hệ thống ERP

 Đo lường, phân tích, đánh giá hiện trạng các yếu tố liên quan việc triển khai ERP tại công ty cổ phần Quốc Tế Gia Đánh giá, xác yếu tố triển khai thanh công ERP chưa cao

 Đề xuất giải pháp nhằm nâng cao các yếu tố còn thấp trong việc triển khai ERP hiện tại

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

 Đối tượng nghiên cứu của đề tài là các yếu tố ảnh hưởng đến sự triển khai thành công ERP

 Phạm vi nghiên cứu: Công ty Cổ Phần Quốc Tế Gia

 Thời gian: Số liệu sơ cấp được thu thập trong khoảng thời gian từ 1/11/2019 đến 15/11/2019, các số liệu thứ cấp từ năm 2015 đến 2019

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu này được thực hiện với việc vận dụng kết hợp các phương pháp nghiên cứu bao gồm nghiên cứu định tính và nghiên cứu định lượng

Nghiên cứu định tính: Phương pháp định tính được thực hiện thông qua thảo

luận nhóm tập trung với mục đích sau:

 Thảo luận nhóm gồm 9 thành viên thuộc bộ phận kế toán tài chính, nhân sự để

bổ sung và điều chỉnh thang đo về các yếu tố triển khai ERP

 Thảo luận với ban lãnh đạo công ty và trưởng nhóm triển khai ERP nhằm xác định mức độ quan trọng và nghiêm trọng của vấn đề để ưu tiên cho đề xuất giải pháp

Nghiên cứu định lượng:

 Nghiên cứu này sử dụng mô hình và thang đo của Shatha Yousef (2010) để đo lường các các yếu tố ảnh hưởng đến việc triển khai thành công ERP

 Khi có thang đo sẽ tiến hành khảo sát toàn bộ nhân viên tại Công Ty CP Quốc

Tế Gia, nhằm có cái nhìn toàn diện, khách quan về sự sẵn sàng để triển khai ERP

 Đối tượng khảo sát và cỡ mẫu: Nhân viên hiện hữu tại CTCP Quốc Tế Gia Trong nghiên cứu của Shatha Yousef (2010) này có 6 yếu tố, 23 biến quan sát bao gồm các yếu tố ảnh hưởng tới việc triển khai ERP thành công với cỡ mẫu

là 86 mẫu

 Dữ liệu thu được sẽ được xử lý bằng phần mềm SPSS 22.0 Kiểm định sơ bộ thang đo các khái niệm nghiên cứu thông qua hệ số độ tinh cầy Cronbach Alpha Từ đó thấy được thực trạng về sự sẵn sàng các vấn đề đang tồn tại trước khi triển khai ERP Tìm ra nguyên nhân và các hạn chế để từ đó đề ra giải pháp phù hợp

 Để phân tích sâu hơn kết quả khảo sát, tác giả thu thập các dữ liệu thứ cấp từ phòng ban liên quan để phân tích thực trạng triển khai ERP

Ý nghĩa của nghiên cứu

Đề tài sẽ đánh giá mức độ hiện diện của các yếu tố cần thiết cho sự thành công trong việc triển khai ERP Xác định được điểm yếu của hoạt động triển khai, qua đó

đề xuất cho Ban Lãnh đạo các hành động cần thiết để gia tăng sự thành công trong việc triển khai ERP tại công ty cổ phần Quốc Tế Gia

Đề tài được tiến hành tuần tự theo các bước nghiên cứu bài bản, khoa học, có

sự giám sát của các Chuyên gia Kinh tế, nên kết quả nghiên cứu sẽ có tính tin cậy cao Kết quả này sẽ là nguồn tài liệu tham khảo có tính thực tiễn cao cho các doanh nghiệp trong và ngoài ngành khi có kế hoạch triển khai ERP

Kết cấu đề tài

Đề tài được xây dựng gồm 4 chương sau:

Chương 1: Tổng quan

Chương 2: Cơ sở lý thuyết về ERP

Chương 3: Thực trạng triển khai ERP tại công ty Cổ Phần Quốc Tế Gia

Chương 4: Giải pháp triển khai ERP thành công tại công ty Cổ phần Quốc Tế Gia

2 CHƯƠNG 2 - CƠ SỞ LÝ THUYẾT Tổng quan về ERP

Định nghĩa về ERP

Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) là một hệ thống dựa trên máy tính và cơ sở dữ liệu doanh nghiệp, được thiết kế để xử lý các giao dịch của tổ chức và tạo điều kiện tích hợp việc lập kế hoạch, sản xuất và đáp ứng khách hàng theo thời gian thực hiện được thiết kế cho môi trường khách – chủ, tích hợp các quy trình kinh doanh xử lý phần lớn các giao dịch của tổ chức và cho phép truy cập vào

dữ liệu thời gian thực (O’Leary, 2000) Theo Jacobs & Whybark (2000), ERP là một

hệ thống thông tin lớn mà mọi người đều có quyền truy cập Thiết kế này mang lại

sự tích hợp cao giữa các bộ phận chức năng khác nhau trong tổ chức, hợp lý hóa quy trình kinh doanh của họ, giảm sự dư thừa cũng như nâng cao chất lượng, độ chính xác và chia sẻ dữ liệu Laudon và Laudon (2006) định nghĩa ERP là "một bộ phận các module phần mềm tích hợp và cơ sở dữ liệu trung tâm chung, thu thập dữ liệu từ nhiều bộ phận và phòng ban khác nhau trong một công ty và từ các quy trình kinh doanh chính trong sản xuất, tài chính và kế toán, bán hàng và tiếp thị và nguồn nhân lực với các dữ liệu sẵn có hỗ trợ gần như tất cả các hoạt động kinh doanh nội bộ của một tổ chức Theo Deloitte Consulting (1999), hệ thống ERP là một hệ thống phần mềm kinh doanh cho phép một công ty "tự động hóa và tích hợp phần lớn các quy trình kinh doanh của nó, chia sẽ dữ liệu, thông tin doanh nghiệp, sản xuất và truy cập thông tin doanh nghiệp, và sản xuất và truy cập thông tin trong môi trường thời gian thực (Sumner, 2005, trang 2)

Về cơ bản, những cải tiến trong quy trình do hệ thống ERP mang lại được phát triển từ vai trò tích hợp thông tin của nó Ribbers và Schoo (2002) nói rằng một hệ thống ERP là một công cụ cung cấp cho công ty dữ liệu nhất quán, đáng tin cậy, kịp thời và chính xác về hoạt động nội bộ và quy trình Các hệ thống máy tính doanh nghiệp tích hợp cung cấp tích hợp liền mạch của tất cả các luồng thông tin trong một

tổ chức (Markus và Tanis, 2000)

Nói chung, các đặc điểm chính của hệ thống ERP đã được Rashid et.al (2002) tóm tắt như sau:

 Hệ thống bao gồm nhiều module kinh doanh được liên kết với nhau trên cơ sở

dữ liệu duy nhất chẳng hạn như: tài chính, sản xuất, kế toán, quản lý hàng tồn kho

 Hệ thống sử dụng cơ sở dữ liệu tập trung chung

 Việc tích hợp giữa các module hệ thống sẽ cung cấp nguồn dữ liệu liền mạch, tăng tính minh bạch hoạt động thông qua các giao diện tiêu chuẩn

 Hệ thống ERP linh hoạt và cung cấp các hoạt động kinh doanh tốt nhất

 Xu hướng mới trong hệ thống ERP là hệ thống hỗ trợ internet

Ngày nay, ERP là một hệ thống nổi bật trong thế giới quản lý thông tin kinh doanh vượt qua các hệ thống khác ở cấp độ cao hơn Davenport (2000) xác định năm yếu tố kỹ thuật phân biệt hệ thống ERP với hệ thống bộ xử lý:

 Xây dựng module: Các hệ thống ERP được thiết kế như một bộ module Mỗi module phục vụ một chức năng

 Kiến trúc máy khách/máy chủ: trong các hệ thống ERP, một máy chủ thực

hiện một số xử lý trong khi máy tính cá nhân làm phần còn lại

 Cấu hình: Hệ thống ERP được thiết kế theo quy trình thực hành tốt nhất giúp

tổ chức hợp lý hóa hoạt động của họ Tuy nhiên, các tổ chức có thể cần phải

tổ chức lại quy trình của họ nếu không phù hợp với hệ thống ERP

 Cơ sở dữ liệu trung tâm chung: nhiều hệ thống khác chia sẻ tính năng này với ERP Tuy nhiên, nó đã đạt đến mức độ thực thi thành công cao nhất trong ERP

 Giao diện biến: là hệ thống toàn cầu, hệ thống ERP bao gồm các giao diện phù hợp với các công ty hoạt động ở các quốc gia khác nhau

Các module cơ bản của hệ thống ERP

Theo Shacklett (2013), mặc dù có sự khác biệt lớn về nhu cầu của mỗi

tổ chức/doanh nghiệp đối với hệ thống ERP nhưng có một tập hợp các module

cơ bản của hệ thống ERP mà hầu hết các tổ chức/doanh nghiệp đều có nhu cầu Đó là: tài chính, nhân sự, thu mua hàng hóa, kinh doanh thông minh, quản

trị quan hệ khách hàng

 Tài chính: các công ty muốn ghi lại, theo dõi và tổng hợp tất cả doanh số bán hàng và thông tin tác nghiệp trong một hệ thống kế toán trung tâm Module tài chính trong hệ thống ERP cung cấp khả năng này với sổ cái kế toán tập trung, các khoản phải thu, các khoản phải nộp, và chế độ tiền lương

 Nhân sự: module nhân sự cung cấp một hệ thống nhân sự tập trung cho phép các tổ chức theo dõi nhân viên theo giờ và đánh giá hiệu suất của nhân viên trong tổ chức, cũng như quản lý các lợi ích và quản lý và phát triển tài năng của đội ngũ nhân viên

 Thu mua hàng hóa: module thu mua trong ERP sắp xếp hợp lý các quy trình thu mua hàng hóa từ khi đặt mua hàng và quản lý nhà cung cấp đến thanh toán

và lập báo cáo Module này cũng có khả năng tự động gửi phê chuẩn của đơn đặt hàng và thanh toán cho các nhà hoạch định phù hợp trong doanh nghiệp

 Kinh doanh thông minh: các tổ chức ngày càng muốn phân tích dữ liệu cho phép họ đánh giá và hành động dựa trên thông tin về doanh nghiệp Để thuận lợi trong việc này, các nhà cung cấp ERP cung cấp các báo cáo được thiết kế sẵn mà công ty sử dụng để đánh giá các hoạt động và doanh số bán hàng, cùng với khả năng để thực hiện khai thác dữ liệu và tùy chỉnh báo cáo

 Quản trị quan hệ khách hàng: Các ứng dụng ERP, CRM là một kho lưu trữ tập trung các thông tin khách hàng mà các tổ chức có quan hệ với khách hàng trong toàn công ty có thể sử dụng và truy cập Nó bao gồm các thông tin về các tương tác của công ty với khách hàng tiềm năng, khách hàng, khách hàng và đối tác, và có thể theo dõi tất cả tương tác của các hoạt động tiếp thị, bán hàng, dịch

vụ và bất kỳ bộ phận nào khác có giao tiếp với khách hàng Module CRM bao gồm báo cáo đội ngũ bán hàng, theo dõi và tự động hóa, tiếp thị, dịch vụ và hỗ trợ

Đối với các công ty hướng sản xuất: ngoài các module cơ bản trên, còn chú

trọng vào các module sau:

 Chuỗi cung ứng: Một hệ thống ERP bao gồm các hoạt động không chỉ của nội bộ công ty, mà còn của các đối tác kinh doanh chuỗi cung ứng và các nhà cung cấp trong sản xuất các mặt hàng từ nguyên liệu thô; đối với các công ty thì hàng tồn kho và vật tư cung cấp tầm nhìn rất cần thiết cho các quá trình sản xuất

 Phân phối/kho bãi: hệ thống phân phối và kho bãi ERP sử dụng tự động hóa cho phép đội ngũ bán hàng giao tiếp trực tiếp với khách hàng của công

ty liên kết báo giá khách hàng và đơn đặt hàng trực tiếp vào hệ thống kế toán, quản lý hàng tồn kho thuộc văn phòng hành chính Điều này đảm bảo rằng đơn đặt hàng được hoàn thành một cách kịp thời Nhiều hệ thống phân phối ERP cũng bao gồm các chức năng quản lý kho toàn diện để đảm bảo rằng hàng tồn kho trong kho được tối ưu hóa để đáp ứng yêu cầu

về chuỗi cung ứng của công ty

 Hàng tồn kho: Một hệ thống quản lý hàng tồn kho tối ưu hóa lượng hàng tồn kho và tiêu thụ, và cung cấp dự báo hàng tồn kho cả thủ công và tự động Các công ty có thể thiết lập các chính sách đặt hàng cho các cá nhân

và cho từng nhóm Module này cũng tạo ra các báo cáo về hàng tồn kho ngoại lệ và các điều kiện cung cấp ngoài khả năng, và có thể theo dõi hàng tồn kho trên nhiều địa điểm

Đối với các công ty quản lý dự án một lần: quản lý dự án toàn diện bao gồm

cấu trúc phân chia công việc nhiều cấp cho dự án, lập kế hoạch tài nguyên dự án và đấu thầu và quản lý hợp đồng là những thủ tục có sẵn trong phần mềm quản lý dự án ERP Phần mềm này cũng tích hợp tầm nhìn vào tất cả các nguồn lực được tiêu thụ cho dự án như tài sản, hàng tồn kho, nguyên vật liệu và nhân công, và nó cho phép thanh toán chính xác và kịp thời chi phí dự án trong suốt thời gian hoạt động của dự

án Công ty có thể theo dõi lợi nhuận dự án và điều khiển biên độ khi dự án đang được thực hiện, cho phép các nhà quản lý có những điều chỉnh cần thiết khi thực hiện

dự án và đảm bảo rằng các đòi hỏi quan trọng được đáp ứng

Đối với các công ty quản lý dịch vụ: ERP quản lý dịch vụ cho phép tối ưu hóa,

theo dõi và quản lý các dịch vụ một cách chuyên nghiệp, và thường được sử dụng bởi các tổ chức và các công ty dịch vụ chuyên nghiệp có cung cấp dịch vụ lập hoá đơn Phần mềm này cũng có thể đánh giá mức độ hài lòng của khách hàng và thỏa thuận cấp độ dịch vụ, bảo hành và thực hiện hợp đồng

Các nhà cung cấp ERP lớn như SAP, Oracle, Peoplesoft cung cấp các hệ thống ERP hỗ trợ đầy đủ các chức năng kinh doanh chính, bao gồm: xử lý đặt hàng, mua hàng, lập kế hoạch sản xuất, kế toán tài chính, kiểm soát quản lý, và nhân sự Hệ thống này hỗ trợ đầy đủ các quy trình và chức năng kinh doanh chính phù hợp với yêu cầu của các doanh nghiệp hiện nay với ba hệ thống con: SAP ERP Operations (xử lý tác nghiệp), SAP ERP Financials (tài chính), và SAP ERP Human Capital Management (quản lý vốn nhân lực), được hỗ trợ bởi các dịch vụ của doanh nghiệp (Corporate Services) Trong đó:

SAP ERP Operations: là giải pháp cốt lõi của SAP để quản lý việc mua sắm,

bán, sản xuất, lưu trữ, và vận chuyển nguyên vật liệu SAP ERP Operations gồm các module sau:

 Sales and Distribution (SD): bao gồm việc tạo đơn đặt hàng, kiểm tra tính sẵn có của các sản phẩm được yêu cầu, tính toán giá, giao hàng và thực hiện thanh toán

 Materials management (MM): bao gồm việc tạo các đơn đặt hàng để mua nguyên vật liệu và các dịch vụ từ các nhà cung cấp bên ngoài, xác nhận các hóa đơn đến và quản lý hàng tồn kho

 Production Planning (PP): bao gồm lập kế hoạch sản xuất nguyên vật liệu

Các module này được tích hợp chặt chẽ bằng cách sử dụng cơ sở dữ liệu tích

hợp Điều này đảm bảo độ tin cậy cho các quy trình kinh doanh trên các module khác nhau của SAP ERP Operations dựa trên dữ liệu nhất quán Trên cùng một cơ chế, SAP ERP Operations giao tiếp với SAP ERP Financials Tất cả các module chia sẻ cùng một dữ liệu chính về nguyên vật liệu

SAP ERP Financials: là giải pháp cốt lõi của SAP về kế toán tài chính, kiểm

soát, quản lý chuỗi cung ứng và các chức năng ngân quỹ SAP ERP Financials gồm các module sau:

 Financial Accounting (FI): ghi lại, phân loại và thực hiện tóm tắt các giao dịch tài chính của công ty Với mục đích này, kế toán tài chính cung cấp

sổ cái kế toán, các khoản phải trả và các khoản phải thu, và kế toán tài sản

FI ghi lại các giao dịch kinh doanh, chẳng hạn như hóa đơn của khách hàng, hóa đơn của nhà cung cấp, thanh toán và thanh toán bù trừ, dưới dạng các chứng từ tài chính Dựa trên các số liệu hoặc số dư giao dịch trong các chứng từ này, FI định kỳ tạo bảng cân đối kế toán cũng như báo cáo tài chính về lãi lỗ để báo cáo cho chính phủ, các nhà đầu tư cũng như các bên liên quan khác

 Management Accounting (CO): được sử dụng để hạch toán nội bộ trong đơn vị nhằm chuẩn bị các dữ liệu tác nghiệp như giá thành sản phẩm, giá vốn hàng bán, chi phí đầu tư và chi phí thực sự của hàng tồn kho Các dữ liệu tác nghiệp này được sử dụng để phân tích tình hình kinh doanh của đơn vị và hỗ trợ việc ra quyết định quản lý

 Financial Supply Chain Management (FSCM): xử lý các khoản phải thu và các khoản phải trả để giúp đảm bảo nguồn vốn trôi chảy Ngoài ra, nó cũng thực hiện quản lý thu thập, quản lý tranh chấp, các phương tiện thanh toán trực tuyến cho khách hàng và nhà cung cấp, và quản lý tín dụng

 Treasury: giúp đảm bảo dòng tiền và khả năng thanh khoản của đơn vị được phù hợp, đảm bảo cho các hoạt động tác nghiệp hàng ngày được trôi chảy Các nguồn quỹ, các khoản phái sinh, chứng khoán, các khoản vay,

các cổ phiếu tài chính và các rủi ro thị trường cũng được quản lý trong module này

SAP ERP Human Capital Management (SAP ERP HCM): là giải pháp SAP để

quản lý nhân sự cho một tổ chức SAP ERP HCM là một phần của SAP ERP,

nhưng nó cũng có thể được triển khai tách biệt với các giải pháp SAP ERP khác để bảo đảm vấn đề nhạy cảm trong quản lý nhân sự SAP ERP HCM bao gồm 3

module sau:

SAP ERP HCM Core: thực hiện các quy trình nhân sự cốt lõi như quản lý tổ

chức, quản trị nhân sự, biên chế, phát triển nhân sự và quản lý thời gian Dữ liệu

và các chức năng mà SAP ERP HCM Core cung cấp sẽ được tái sử dụng trong SAP ERP HCM extension

 SAP ERP HCM extension: hỗ trợ các quy trình bổ sung như tuyển dụng điện tử (e-recruiting), học tập doanh nghiệp

 SAP ERP HCM service delivery: cho phép người dùng tương tác với SAP ERP HCM thông qua các kênh và phương tiện khác nhau, chẳng hạn: các dịch vụ tự phục vụ, trung tâm tương tác với nhân viên, và các biểu mẫu trực tuyến

 Mô hình dữ liệu SAP ERP HCM được dựa trên các “infotype” Một

“infotype” định nghĩa cấu trúc dữ liệu cho dữ liệu liên quan đến ngữ nghĩa, được lưu trữ cùng nhau trong cơ sở dữ liệu và cũng được hiển thị cùng nhau trên giao diện người dùng Các “infotype” hỗ trợ lưu trữ dữ liệu phụ thuộc vào thời gian – loại dữ liệu chính trong các quy trình của HCM Các quy trình của HCM ở các quốc gia khác nhau thường khác nhau và phải tuân thủ nhiều yêu cầu pháp lý; theo đó, các “infotype” hỗ trợ các biến thể của tính logic trong giao diện người dùng theo các quốc gia khác nhau Ngoài ra, tính logic về nghiệp vụ có thể được mở rộng để xử lý tính logic theo mỗi quốc gia cụ thể Chẳng hạn, trong bảng tính lương, các yếu tố chi phối đến việc tính lương theo mỗi quốc gia cụ thể sẽ được đưa vào để tạo

ra các bảng lương tương ứng với quốc gia đó

Chi phí của một hệ thống ERP

Một nhược điểm lớn của hệ thống ERP đó là chi phí cao, và đây cũng là một rào cản cho nhiều công ty Bên cạnh phần mềm đắt tiền, triển khai hệ thống ERP đòi hỏi thêm các chi phí cho các khóa đào tạo, người thực hiện và phí tư vấn, phần cứng phù hợp cũng như bảo trì hệ thống, giấy phép, nâng cấp cũng khá cao

Chi phí một lần

 Chi phí phần mềm: đề cập đến chi phí của hệ thống chính, có thể từ vài chục

ngàn đến hàng triệu đô la, tùy theo kích thước và nhà cung cấp Chi phí phần mềm cũng bao gồm tùy biến và tích hợp ERP với các ứng dụng khác

 Chi phí phần cứng: chi phí phần cứng một lần đề cập đến phần cứng cần thiết

cho việc triển khai hệ thống hoặc chi phí nâng cấp cho phần cứng hiện có Đối với các hệ thống nhỏ, mạng cục bộ và hiện có phần cứng có thể là đủ

 Chi phí hỗ trợ bên ngoài : chi phí hỗ trợ bên ngoài bao gồm đào tạo

và chi phí tư vấn Những chi phí này liên quan đến độ phức tạp và kích thước của hệ thống

 Nhân sự nội bộ: Việc triển khai ERP đòi hỏi sự cam kết từ cấp quản lý, dự án

và tổ chức Cam kết này liên quan đến các hoạt động như các lớp đào tạo, tái thiết kế các quy trình hiện có, báo cáo

Chi phí hàng năm đang thực hiện

 Chi phí phần mềm: Chi phí phần mềm đang diễn ra bao gồm chủ yếu là chi

phí nâng cấp, hỗ trợ hàng năm và thỏa thuận bảo trì với nhà cung cấp Các tỷ

lệ chi phí này so với chi phí phần mềm được ước tính là 0,15-2,0

 Chi phí phần cứng: khi nâng cấp hệ thống trong các giai đoạn sắp tới, đặc

biệt phần cứng cần thiết

 Chi phí hỗ trợ bên ngoài: chi phí hỗ trợ bên ngoài bao gồm đào tạo và tư vấn

liên tục để cải thiện quy trình kinh doanh, duy trì hiệu năng của hệ thống Tỷ

lệ chi phí này so với chi phí của hệ thống là khoảng 0,1-0,2

 Nhân sự nội bộ: vai trò nhóm nội bộ tiếp tục ngay cả sau khi triển khai hệ

thống bằng cách theo dõi việc sử dụng hệ thống, hỗ trợ và đào tạo Các tỷ lệ chi phí này cho chi phí hệ thống là khoảng 0,1-0,2

Rõ ràng, chi phí tài chính liên quan đến việc triển khai ERP Reed (2002) tuyên bố rằng các thành phần chi phí của một dự án CNTT là phần mềm, hỗ trợ phần mềm, cơ

sở hạ tầng hỗ trợ, triển khai, đào tạo và quản lý sự thay đổi Koch et al (2001) nói rằng các chi phí bị bỏ qua là đào tạo, tích hợp và thử nghiệm, chuyển đổi dữ liệu, phân tích dữ liệu, tư vấn quảng cáo, thay thế các nhân viên giỏi nhất, các nhóm triển khai những người này không bao giờ từ bỏ, chờ đợi lợi tức đầu tư và sau khi hoàn vốn ERP Một công ty có doanh thu hơn 500 triệu đô la khi triển khai ERP, chi phí

vượt mức trung bình là 178% và vượt tiến độ trung bình là 230% (Miranda, 1999)

Ngoài ra, Komiega (2001) tuyên bố rằng chi phí tư vấn có thể tương đương 50% tổng chi phí dự án Đào tạo toàn bộ tổ chức có thể chiếm 10% đến 20% tổng chi phí dự

án Cũng đã có một chi phí đáng kể liên quan đến thiết kế và thử nghiệm từ các hoạt động, cũng như chi phí cho một ERP được hỗ trợ nội bộ với một đội ngũ nhân viên

tận tâm

Umble et al (2002) tuyên bố rằng giá đảm bảo lợi ích của ERP có thể cao Chi phí cho việc triển khai ERP có thể dao động từ 2 triệu đến 4 triệu đô la tùy thuộc vào

quy mô của tổ chức và các sản phẩm và dịch vụ cụ thể được mua Chi phí cho việc

thực hiện toàn diện trong một tổ chức lớn có thể dễ dàng vượt quá 100 triệu đô la Một cuộc khảo sát gần đây với 63 công ty có doanh thu hàng năm từ 12 triệu đô la đến 63

tỷ đô la chỉ ra rằng việc thực hiện trung bình tốn 10,6 triệu đô la và mất 23 tháng để

hoàn thành Việc triển khai ERP cũng có thể khiến một công ty gặp phải sự suy giảm

năng suất Nhiều công ty cũng thấy chi phí hỗ trợ của họ tăng thay vì giảm trong môi trường trước và sau khi triển khai ERP Các khó khăn nhất đó là kết hợp các thay đổi quy trình làm việc, nâng cấp phần mềm, hỗ trợ các giải pháp khoảng cách và bổ sung

chức năng

Theo Umble và Umble (2002), không chỉ các hệ thống ERP đòi hỏi thời gian

và tiền bạc đáng kể để thực hiện, việc triển khai cũng có thể phá vỡ văn hóa của công

ty, tạo ra các yêu cầu đào tạo sâu rộng và dẫn đến giảm năng suất và xử lý sai đơn đặt hàng của khách hàng

Chiến lược triển khai ERP

Hệ thống ERP đi theo kiểu module và không phải thực hiện hoàn toàn cùng một lúc Một số công ty tuân theo cách tiếp cận theo giai đoạn trong đó một module được triển khai tại một thời điểm (Bingi et al., 1999) SAP, một nhà cung cấp ERP hàng đầu, khuyến nghị cách tiếp cận này, bằng cách đề xuất rằng phần mềm ERP nên được triển khai trên mạng, cài đặt hàng tồn kho và tài chính, sau đó là bán hàng và phân phối, quản lý vật liệu và tăng cường tài chính, lập kế hoạch sản xuất và các module khác (Cissna, 1998)

Một chiến lược triển khai ERP tốt nhất bao gồm triển khai các gói phần mềm khác nhau, cho các chức năng khác nhau Các gói được liên kết với nhau thông qua các giao diện lập trình nhưng có thể không chia sẻ cơ sở dữ liệu chung Nhược điểm

là chiến lược tạo ra ERP mô phỏng vì không có chiến lược chia sẻ cơ sở dữ liệu và

có thể có dữ liệu nhập lặp đi lặp lại Koch et al (2001) đã đề cập đến chiến lược thực hiện như nhượng quyền thương mại - hệ thống ERP độc lập được cài đặt trong mỗi đơn vị, liên kết các quy trình chung Sherman (2000) đã định nghĩa phương pháp tiếp cận tốt nhất là sử dụng ERP làm công cụ giao dịch trên mạng và tích hợp các gói bổ sung

ERP thực sự được xem là tốt nhất cho một tổ chức, đó là một nhà cung cấp duy nhất cung cấp một giải pháp chiến lược Chiến lược này tìm cách giảm tổng chi phí

sở hữu các ứng dụng doanh nghiệp (Miranda, 1999) Koch et al (2001) gọi đây là chiến lược Big Bang, trong đó các công ty đã loại bỏ tất cả các hệ thống của họ cùng một lúc và triển khai duy nhất một hệ thống ERP trên toàn bộ công ty

 Quản lý dự án

Các nhà quản lý thường mất kiểm soát, chủ quan bởi phạm vi, quy mô và mức

độ phức tạp của việc triển khai ERP Kết quả là không chỉ ra được mức độ cần thiết của việc triển khai kế hoạch và kiểm soát quản lý dự án chi tiết (Umble & Umble, 2002)

Bingi et al (1999) tuyên bố rằng việc triển khai bất kỳ giải pháp ERP nào không phải là một bài tập công nghệ mà là một cuộc cách mạng về tổ chức Một sự chuẩn

bị mở rộng trước khi triển khai là chìa khóa thành công Để làm tốt cần có sự kiên nhẫn, lập kế hoạch cẩn thận mới đạt được lợi thế cạnh tranh Quá trình thực hiện càng lâu, rủi ro đối với sự thành công của dự án càng lớn (Reed, 2002)

Có nhiều yếu tố mà một tổ chức nên chuẩn bị cho việc triển khai ERP Umble

và Umble (2002) đã xác định sáu điều kiện tiên quyết để thành công dự án triển khai ERP:

 Cam kết tổ chức

 Truyền thông rõ ràng về các mục tiêu chiến lược

 Xem ERP như một liên doanh toàn doanh nghiệp

 Chọn một hệ thống ERP tương thích

 Đảm bảo dữ liệu chính xác

Theo Donovan (2001), cũng có một số nguyên lý cơ bản của ERP cần hướng dẫn các hành động và quyết định của ban quản lý trước khi thực hiện dự án:

 Chiến lược kinh doanh và quy trình kinh doanh được xác định rõ ràng

 Chọn phần mềm ERP để hỗ trợ các mục tiêu chiến lược và xử lý tốt hơn

 Có được công nghệ thông tin ERP linh hoạt có thể đáp ứng các điều kiện kinh doanh thay đổi nhanh chóng

 Được thực hiện bởi một giám đốc điều hành cấp cao, người có thẩm quyền để thay đổi xảy ra và xảy ra nhanh chóng

Ngoài ra, Bradford (2001), tuyên bố rằng ban lãnh đạo cấp cao phải tự hỏi mình những câu hỏi sau: Hệ thống ERP có củng cố vị thế cạnh tranh của công ty không? Làm thế nào nó có thể làm gia tăng lợi thế cạnh tranh của công ty? ERP ảnh hưởng đến cấu trúc tổ chức và văn hóa như thế nào? Phạm vi triển khai ERP là gì - chỉ một vài đơn vị chức năng hoặc toàn bộ tổ chức? Có sự thay thế nào đáp ứng nhu cầu của công ty tốt hơn hệ thống ERP không?

Jacob và Wagner (1999), đã xác định năm giai đoạn của kế hoạch dự án thực hiện: (a) Chuẩn bị, giới thiệu phần mềm, định hướng (b) Cấu hình cho quy trình kinh

doanh, (c) Phát triển giao diện, (d) Chuẩn bị cho việc triển khai và (e) Tập trung vào chức năng phụ trợ và các tính năng của hệ thống sẽ được triển khai trong tương lai Ngoài ra, Komiega (2001) cảnh báo rằng các nhà quản lý dự án cũng phải lưu tâm đến phạm vi, hạn chế ngân sách và tư vấn chưa hoàn thiện

 Các yếu tố ảnh hưởng đến việc triển khai ERP thành công quan trọng

Để triển khai thành công ERP lần đầu tiên đòi hỏi một chiến lược, con người và tập trung vào quá trình (Umble & Umble, 2002) Al-Sehali (2000) nhận thấy rằng yếu

tố thành công quan trọng trong triển khai ERP là sự tham gia và hỗ trợ quản lý hàng đầu Nếu không có hỗ trợ quản lý hàng đầu, việc triển khai có thể không đáp ứng mong đợi mong muốn Al-Sehali (2000) nhận thấy các yếu tố khác liên quan đến việc triển khai thành công là quản lý thay đổi, hiểu rõ về mục tiêu ERP là phục vụ trong công ty, đào tạo đầy đủ cho nhân viên về bảo mật công việc Những phát hiện này phù hợp với các yếu tố quan trọng được xác định bởi Bingi, Sharma và Godla (1999)

Theo Bingi, et al (1999), có 10 vấn đề quan trọng góp phần vào sự thành công của việc triển khai ERP: cam kết quản lý hàng đầu, tái cấu trúc, tích hợp, tư vấn ERP, thời gian thực hiện, chi phí triển khai, nhà cung cấp ERP, chọn nhân viên phù hợp, đào tạo nhân viên và sự động viên nhân viên Các tổ chức có các yếu tố này trong quá trình thực hiện có nhiều khả năng trải nghiệm thực hiện thành công Họ có nhiều khả năng đạt được lợi tức đầu tư trong một khoảng thời gian ngắn

 Quản lý hàng đầu

Trong luận án của mình, Bradford (2000) đã tuyên bố rằng một đặc điểm của tổ chức đó là hỗ trợ quản lý dự án, là nhân tố quan trọng để triển khai ERP thành công Quản lý cấp cao phải đóng vai trò tích cực trong việc lãnh đạo triển khai ERP Thành công của việc triển khai ERP hoàn toàn phụ thuộc vào sự mạnh

mẽ, bền vững cam kết của quản lý cấp cao Cam kết này sẽ được truyền tải thông qua các phòng ban dẫn đến một cam kết chung của tổ chức (Bingi et al 1999)

Quản lý phải được tham gia vào từng bước thực hiện ERP Một số công ty mắc sai lầm nghiêm trọng khi bàn giao trách nhiệm triển khai ERP cho bộ phận

công nghệ Điều này có nguy cơ cho sự tồn tại của toàn bộ công ty vì ý nghĩa kinh doanh sâu sắc của hệ thống ERP Một cam kết tổng thể của tổ chức rất rõ ràng, được xác định rõ ràng và chắc chắn để đảm bảo thực hiện thành công (Umble & Umble, 2002)

Tương tự, Glaser (1999) tuyên bố rằng phải có một cam kết mạnh mẽ được chứng minh để thực hiện thành công hệ thống mới bằng cách thể hiện sự lãnh đạo mạnh mẽ từ quản lý cấp cao, giới hạn phạm vi ban đầu của dự án và hướng tới đạt được thành công sớm Hỗ trợ lãnh đạo là điều cần thiết để có được sự mua vào từ tất cả các cấp của tổ chức, đặc biệt là vì các hệ thống ERP, về bản chất, tạo ra sự thay đổi tổ chức rộng rãi như vậy

Nếu quản lý cấp cao không cam kết mạnh mẽ với hệ thống và không tích cực tham gia, thì việc thực hiện có khả năng thất bại cao Việc triển khai ERP phải được ban lãnh đạo cấp cao xem như một sự chuyển đổi trong cách thức công ty tiến hành kinh doanh Nếu không có sự lãnh đạo và cam kết rõ ràng từ ban lãnh đạo cao nhất, các cá nhân trong toàn tổ chức sẽ không thể sáng tạo để duy trì hiện trạng và sức mạnh vốn có trong công nghệ thông tin mới sẽ bị lãng phí (Umble & Umble, 2002)

 Tái cấu trúc

Bingi et al (1999) nói rằng việc triển khai một hệ thống ERP bao gồm việc tái cấu trúc quy trình kinh doanh hiện tại thành tiêu chuẩn quy trình kinh doanh tốt nhất Chi phí và lợi ích của việc liên kết với một mô hình ERP có thể rất cao Nghiên cứu của Cameron cho thấy ngay cả gói ứng dụng ERP tốt nhất cũng chỉ có thể đáp ứng 70% nhu cầu của tổ chức Để hoàn thành 30% còn lại, một tổ chức phải thay đổi các quy trình của mình để phù hợp với gói ERP, tùy chỉnh phần mềm cho phù hợp với nhu cầu của mình hoặc không quan tâm đến việc đáp ứng số dư

Khi một tổ chức tùy chỉnh phần mềm cho phù hợp với nhu cầu của mình, tổng chi phí thực hiện sẽ tăng lên

Theo Umble và Umble (2002) tự động hóa các quy trình dự phòng hoặc không

có giá trị gia tăng hiện có trong hệ thống mới có thể khiến việc triển khai thất bại Môi trường tích hợp của hệ thống ERP mới sẽ yêu cầu tổ chức tiến hành kinh doanh theo

một cách khác Việc triển khai đúng hệ thống ERP sẽ buộc các quy trình kinh doanh chính phải được tổ chức lại và tạo ra ra sự sắp xếp tương ứng trong kiểm soát tổ chức

để duy trì hiệu quả của các nỗ lực tái cấu trúc

 Hội nhập

ERP phải được tích hợp đầy đủ vào hoạt động kinh doanh hàng ngày để tổ chức nhận ra lợi ích đầy đủ Nếu hội nhập doanh nghiệp sẽ có bất kỳ cơ hội thành công hoàn toàn, thì ở một mức độ lớn, sẽ loại bỏ các rào cản chức năng chéo truyền thống (Donovan, 2001)

Theo Bingi et al (1999), với sự tích hợp chặt chẽ, các công ty cũng phải nhận thức được những rủi ro tiềm ẩn của các lỗi Các tổ chức nên có các lớp đào tạo bắt buộc để giáo dục nhân viên về cách các giao dịch chảy qua hệ thống và các lỗi ảnh hưởng đến các hoạt động và phòng ban trong tổ chức Nếu dữ liệu không chính xác được nhập vào cơ sở dữ liệu chung, dữ liệu sai có thể có hiệu ứng domino âm trong toàn doanh nghiệp Dữ liệu không chính xác có thể dẫn đến sai sót trong triển khai và quản lý Nếu một công ty có dữ liệu không chính xác tức giả định rằng lỗi dữ liệu sẽ được sửa chữa khi chúng bị phát hiện, thì ERP sẽ vô nghĩa (Umble & Umble, 2002)

 Tư vấn ERP

Do sự phát triển nhanh chóng trong thị trường phần mềm ERP, đã có sự thiếu hụt các chuyên gia tư vấn có thẩm quyền Tìm đúng người và giữ họ thông qua việc thực hiện có thể là một thách thức lớn Triển khai ERP đòi hỏi nhiều kỹ năng, chức năng, kỹ thuật và liên quan đến các cá nhân Tư vấn có kiến thức cụ thể về ngành, lĩnh vực Thành công hay thất bại của dự án phụ thuộc vào cách thức tổ chức có thể quản lý các chuyên gia tư vấn và chuyển giao kiến thức cần thiết giữa các chuyên gia

tư vấn và nhân viên nội bộ (Bingi et al., 1999)

 Thời gian thực hiện

Mức độ tùy biến cần thiết để đáp ứng nhu cầu của một loại hình kinh doanh cụ thể góp phần vào thời gian thực hiện Tùy chỉnh này mất nhiều thời gian, tùy thuộc vào yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp Thời gian trung bình cho một lần thực hiện thông thường là khoảng 23 tháng và có thể mất tới 150 chuyên gia tư vấn Thời gian

thực hiện bị ảnh hưởng rất nhiều bởi số lượng module được triển khai, phạm vi triển khai, mức độ tùy chỉnh và số lượng giao diện với các ứng dụng khác (Bingi et al., 1999)

 Chi phí thực hiện

Umble và Umble (2002) tuyên bố rằng đối với các công ty có doanh thu từ 12 triệu đô la đến 63 tỷ đô la, chi phí thực hiện trung bình là 10,6 triệu đô la Theo Bingi

và cộng sự (1999), tổng chi phí thực hiện có thể gấp 3 đến 5 lần giá mua phần mềm

và có thể tương đương 50% tổng chi phí dự án thực hiện Các chi phí thực hiện tăng khi mức độ tùy biến tăng Chi phí thuê tư vấn có thể tiêu tốn một phần lớn ngân sách chung cho việc thực hiện

Giữ chân nhân viên lành nghề cũng có thể tốn kém Nhân viên có thể tăng gấp đôi hoặc gấp ba mức lương của họ bằng cách chấp nhận các vị trí khác; do đó, một tổ chức có thể phải được chuẩn bị để tăng lương cho các thành viên trong nhóm

dự án Các nhà quản lý dự án phải duy trì nhận thức về chi phí thực hiện và tìm cách giảm thiểu các chi phí này

 Nhà cung cấp ERP

Theo Bingi et al, (1999) lựa chọn một nhà cung cấp ERP phù hợp là vô cùng quan trọng trong việc triển khai thành công Nhiều nhà cung cấp ERP nhỏ đang được mua lại và sáp nhập với các nhà cung cấp lớn hơn Tìm một công ty có sự ổn định tài chính là điều cần thiết khi triển khai ERP Ngoài ra, các tổ chức phải xem xét trọng tâm thị trường của nhà cung cấp, hồ sơ theo dõi với khách hàng, tầm nhìn về tương lai và nhà cung cấp được liên kết chiến lược với ai

Ngoài việc tìm đúng nhà cung cấp ERP, các công ty cũng phải có những kỳ vọng thực tế về khả năng của hệ thống ERP Theo Al-Sehali (2000), một hệ thống tích hợp đầy đủ không chỉ đòi hỏi một hệ thống thông tin hiệu quả mà còn cả triết lý của công ty để hỗ trợ nó Một công ty phải biết những gì thực tế mong đợi từ nhà cung cấp khi triển khai phần mềm ERP

Vì các hệ thống ERP buộc khách hàng phải thiết kế lại các hoạt động kinh doanh hiện tại của họ để phù hợp với mô hình ERP, việc chọn sai nhà cung cấp ERP có thể

dẫn đến một cam kết không mong muốn đối với kiến trúc và ứng dụng không phù hợp với mục tiêu chiến lược của tổ chức (Hecht, 1997) Chọn sai nhà cung cấp khiến

tổ chức phải đại tu hoàn toàn tất cả các quy trình kinh doanh hoặc thêm các sửa đổi vào hệ thống của họ, điều này rất khó quản lý và không được các nhà cung cấp ERP khuyến khích Thay đổi tổ chức quá mức và sửa đổi hệ thống có tác động tiêu cực đến việc đạt được lợi tức đầu tư

Quản lý phải đảm bảo nhà cung cấp ERP được chọn có thể đáp ứng mong đợi cho dự án ERP Một số lỗi triển khai hệ thống ERP lớn nhất đã xảy ra do khả năng

và nhu cầu của phần mềm mới không phù hợp với quy trình và quy trình kinh doanh hiện tại của tổ chức Một hệ thống ERP không được thiết kế để đáp ứng nhu cầu kinh doanh cụ thể của công ty có thể gây ra những vấn đề to lớn Một sự không phù hợp đáng kể giữa các mệnh lệnh công nghệ của hệ thống và cấu trúc, quy trình hoặc nhu cầu kinh doanh hiện có của tổ chức sẽ tạo ra sự hỗn loạn lan rộng (Umble & Umble, 2002)

 Chọn đúng nhân viên

Các công ty triển khai hệ thống ERP phải sẵn sàng dành một số nhân viên giỏi nhất của họ cho dự án để triển khai thành công Thông thường các công ty không nhận ra tác động của việc lựa chọn nhân viên nội bộ với bộ kỹ năng phù hợp Nguồn lực nội bộ của một công ty không chỉ là chuyên gia trong các quy trình của công ty

mà còn phải nhận thức được các hoạt động kinh doanh tốt nhất trong ngành Nguồn lực nội bộ của dự án nên thể hiện khả năng hiểu nhu cầu tổng thể của công ty và sẽ đóng một vai trò quan trọng trong việc hướng dẫn các nỗ lực của dự án theo đúng hướng Thiếu hiểu biết đúng đắn về nhu cầu của dự án và không có khả năng cung cấp sự lãnh đạo và hướng dẫn cho dự án bởi các nguồn lực nội bộ của công ty là nguyên nhân chính dẫn đến thất bại của các dự án ERP (Bingi et al., 1999)

 Đào tạo nhân viên

Đào tạo và cập nhật nhân viên về ERP là một thách thức lớn Con người là một trong những chi phí tiềm ẩn khi triển khai ERP Nếu không được đào tạo bài bản, khoảng 30 đến 40% tiền tuyến công nhân sẽ không thể xử lý các yêu cầu của hệ thống

mới Những người ở bàn phím đang đưa ra quyết định quan trọng về các cam kết của công ty Họ cần hiểu làm thế nào dữ liệu của họ ảnh hưởng đến phần còn lại của công

ty Một số quyết định mà những người ở tuyến đầu đưa ra với một hệ thống ERP là trách nhiệm của người quản lý trong các hệ thống cũ Điều quan trọng là các nhà quản

lý phải hiểu được sự thay đổi này trong công việc của họ và khuyến khích những người ở tuyến đầu của họ có thể tự đưa ra những quyết định đó (Bingi et al., 1999) Các nhà quản lý hàng đầu và tất cả người dùng hệ thống phải được giáo dục đầy

đủ để họ hiểu cách hệ thống ERP nên được tích hợp vào hoạt động chung của công

ty Tất cả người dùng phải được đào tạo để tận dụng tối đa khả năng của hệ thống Việc không giáo dục và đào tạo tất cả các nhân viên có liên quan sẽ đảm bảo các vấn đề triển khai (Umble & Umble, 2002)

 Tinh thần nhân viên

Nhân viên làm việc trong một dự án triển khai ERP làm việc nhiều giờ Sự căng thẳng của việc thực hiện cùng với nhiệm vụ công việc thường xuyên có thể làm giảm tinh thần của họ Lãnh đạo từ quản lý cấp trên và hỗ trợ của các nhà lãnh đạo dự án nên tìm cách thúc đẩy tinh thần của các thành viên trong nhóm (Bingi et al., 1999)

Mọi người có thể sợ những thay đổi do bất kỳ hệ thống mới nào mang lại, đặc biệt là một hệ thống có sức lan tỏa như hệ thống ERP Họ có thể sợ rằng hệ thống mới sẽ khiến công việc của họ trở nên khó khăn hơn, giảm tầm quan trọng hoặc thậm chí khiến họ mất việc Sau đó, các hệ thống ERP có thể tạo ra sự không chắc chắn ở một số người về việc họ có thể thực hiện công việc của mình cũng như

họ đã làm theo hệ thống cũ hay không Một số nhân viên cũng có thể không thoải mái khi nhận ra rằng với thông tin tốt hơn, quản lý cấp trên có thể theo dõi tốt hơn những gì họ đang làm (Umble & Umble 2002)

Tinh thần tiêu cực cũng ảnh hưởng đến các nhân viên kỳ lâu năm Bởi vì mọi người phải tạo mối quan hệ công việc mới, chia sẻ thông tin đã từng được bảo

vệ chặt chẽ và đưa ra quyết định kinh doanh mà họ không bao giờ phải đưa ra, nhân viên có thể bị đe dọa bởi phần mềm ERP mới Những loại thay đổi này được đánh

dấu bằng sự kháng cự, nhầm lẫn, dư thừa và lỗi, trừ khi được quản lý đúng cách (Appleton, 1997)

Các nghiên cứu về ERP

Nghiên cứu trên thế giới

Cho đến nay, trên thế giới đã có rất nhiều nghiên cứu liên quan đến ERP Chẳng hạn, theo tổng kết của Moon (2007), chỉ từ năm 2000 đến 05/2006 đã có 313 nghiên cứu về ERP được đăng tải trên các tạp chí Trong đó, có đến 135 bài nghiên cứu về triển khai hệ thống ERP (chiếm hơn 40% các bài nghiên cứu về ERP) Các nghiên cứu về triển khai ERP thường tập trung vào các hướng nghiên cứu sau:

- Nghiên cứu tình huống: tập trung vào khảo sát kinh nghiệm triển khai hệ thống ERP tại một/một số công ty

- Nghiên cứu các nhân tố thành công chính: xác định các nhân tố chủ yếu dẫn đến sự thành công hay thất bại của dự án ERP – đây là một trong những hướng nghiên cứu quan trọng nhất của nghiên cứu triển khai ERP (Kamhawi, 2007)

- Nghiên cứu quản trị thay đổi: giải thích lý do quản trị thay đổi có vai trò quan trọng trong triển khai ERP, hoặc đề xuất phương pháp để quản trị thay đổi đạt hiệu quả, các bài học kinh nghiệm và các chiến lược để quản trị thay đổi

- Nghiên cứu các giai đoạn cần chú trọng: xem xét từng giai đoạn riêng biệt trong quá trình triển khai hệ thống (lựa chọn hệ thống, tùy chỉnh hệ thống,

…)

- Nghiên cứu các vấn đề về văn hóa: tập trung so sánh sự giống và khác nhau giữa văn hóa của các quốc gia trong triển khai ERP và sự tác động của nó tới

sự thành công của dự án ERP

Các nghiên cứu ở Việt Nam

Ở Việt Nam, các đề tài nghiên cứu về ERP nói chung và triển khai thành công ERP nói riêng cho đến thời điểm này là khá ít Các đề tài chủ yếu mới chỉ tập trung vào việc mô tả, phân biệt khái niệm về ERP Quy mô hơn là các bài viết có tính chất đúc kết các kinh nghiệm triển khai ERP, các nguyên nhân dẫn đến thành công hay thất bại ERP tại một số doanh nghiệp Hầu hết các nghiên cứu chưa tập trung vào

việc khảo sát thực nghiệm tại môi trường Việt Nam khi ứng dụng ERP, chưa áp dụng các phương pháp nghiên cứu chuyên dụng khi nghiên cứu về triển khai một HTTT nói chung và hệ thống ERP nói riêng, để từ đó có thể xác định các nhân tố ảnh hưởng đến việc triển khai thành công một hệ thống ERP trong doanh nghiệp, có thể kiểm soát được mức độ tác động của các nhân tố để tăng khả năng triển khai thành công

hệ thống ERP trong môi trường Việt Nam Về các nhân tố ảnh hưởng đến sự thành công của dự án ERP tại Việt Nam, đã có một số nghiên cứu thực nghiệm sau:

Nghiên cứu “Các nhân tố ảnh hưởng đến sự thành công của dự án ERP tại Việt Nam” của nhóm tác giả Ngụy Thị Hiền và Phạm Quốc Trung (2013): Nghiên cứu

thực hiện tại Thành phố Hồ Chí Minh theo hai bước là nghiên cứu định tính và nghiên cứu định lượng Trên cơ sở kế thừa kết quả nghiên cứu của Zhang và cộng sự, kết hợp với việc nghiên cứu định tính các dự án triển khai ERP thành công tại Thành phố

Hồ Chí Minh và tham khảo ý kiến các chuyên gia về ERP, nghiên cứu đã đề xuất mô hình nghiên cứu các nhân tố ảnh hưởng đến triển khai thành công hệ thống ERP – mô hình này bao gồm 6 nhân tố: đặc điểm và sự hỗ trợ từ ban lãnh đạo, đặc điểm đội dự

án ERP của doanh nghiệp, đặc điểm của doanh nghiệp, đặc điểm của người dùng, đặc điểm của hệ thống ERP, và chất lượng đơn vị tư vấn, triển khai ERP Riêng thang

đo sự thành công dựa trên 3 yếu tố: thời gian, chi phí, và hiệu quả Kết quả phân tích hồi quy trên dữ liệu thu thập được từ 162 bảng hỏi từ các doanh nghiệp ứng dụng ERP tại Thành phố Hồ Chí Minh cho thấy cả 6 yếu tố đưa ra đều có ý nghĩa thống kê

và có thể giải thích được 63,2% sự phụ thuộc của biến phụ thuộc là sự thành công của dự án triển khai ERP Kết quả này đã đáp ứng được mục tiêu nghiên cứu của đề tài và từ đó đã đề xuất được một số kiến nghị đối với các doanh nghiệp đang có ý định triển khai ERP và đơn vị tư vấn, triển khai ERP tại Việt Nam Tuy nhiên, nghiên cứu này vẫn còn một số hạn chế như: cỡ mẫu chỉ mới dừng lại ở các doanh nghiệp ở Thành phố Hồ Chí Minh, nên chưa đại diện được cho tất cả các doanh nghiệp triển khai ERP tại Việt Nam; nghiên cứu chỉ đánh giá mức độ tác động của từng biến độc lập đến biến phụ thuộc (sự thành công của dự án triển khai hệ thống ERP) dựa trên

kỹ thuật phân tích hồi quy, mà chưa kiểm định được xem giữa các biến độc lập có

mối liên hệ phụ thuộc với nhau hay không để từ đó có thể đưa ra những kiến nghị logic hơn, có ý nghĩa hơn

Nghiên cứu “Xác định và kiểm soát các nhân tố ảnh hưởng chất lượng thông tin

kế toán trong môi trường ứng dụng hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) tại các doanh nghiệp Việt Nam” của Tiến sĩ Nguyễn Bích Liên (2012), đó là:

(1) Có sự khác nhau về các nhân tố ảnh hưởng chất lượng thông tin kế toán giữa nhóm người tư vấn và triển khai ERP, nhóm doanh nghiệp sử dụng ERP, và nhóm người nghiên cứu giảng dạy về ERP hay không? (2) Những nhân tố nào ảnh hưởng chất lượng thông tin kế toán trong môi trường ERP tại các DNVN? Và mức độ ảnh hưởng của chúng ra sao? (3) Để gia tăng chất lượng thông tin kế toán trong môi trường ERP tại các DNVN thì cần có những thủ tục kiểm soát nào? Bằng cách sử dụng kết hợp các phương pháp nghiên cứu, luận án đã đạt được các mục tiêu đã đề ra

Nghiên cứu “Các yếu tố tác động đến triển khai thành công hệ thống hoạch định nguồn lực (ERP) tại Việt Nam: một áp dụng cải tiến các yếu tố của mô hình hệ thống thông tin thành công” của tác giả Nguyễn Hữu Hoàng Thọ (2012): Trên cơ sở

hiệu chỉnh mô hình HTTT thành công cập nhật của DeLone & McLean để phù hợp với đặc điểm và bối cảnh của Việt Nam, nghiên cứu đã đưa ra mô hình nghiên cứu các nhân tố ảnh hưởng đến triển khai thành công hệ thống ERP ở Việt Nam như Hình

2 Nghiên cứu tiến hành thu thập dữ liệu trên phạm vi cả nước Kết quả thu được 117 bảng hỏi hợp lệ Bằng cách áp dụng kỹ thuật PLS trong phần mềm phân tích dữ liệu Visual PLS, kết quả phân tích cho thấy tất cả các yếu tố độc lập đều tác động có ý nghĩa đến ý định sử dụng ERP của người sử dụng tại Việt Nam; trong đó, “đào tạo ERP” là yếu tố quan trọng hơn hẳn yếu tố chất lượng hệ thống và chất lượng thông tin Khác với những nghiên cứu trước đây - chủ yếu nghiên cứu về mặt kỹ thuật, đề xuất giải pháp - trong nghiên cứu này, tác giả mong muốn đóng góp một phát hiện nhỏ giúp nhà quản lý, lãnh đạo có thêm những bằng chứng, những quyết định quan trọng khi nhận diện đào tạo, huấn luyện ERP như là một yếu tố quan trọng hàng đầu khi triển khai ERP tại các doanh nghiệp, tổ chức ở Việt Nam

Hình 2.1 Mô hình nghiên cứu các nhân tố ảnh hưởng đến triển khai hệ thống ERP ở

Việt Nam

(Nguồn: Nguyễn Hữu Hoàng Thọ, 2012)

Mô hình nghiên cứu đề xuất

Thành công của một giải pháp ERP phụ thuộc vào mức độ nhanh chóng thu được lợi ích từ phần mềm (Al-Sehali, 2000) Do đó, việc thực hiện càng ngắn thì tổ chức càng sớm có thể nhận ra lợi tức đầu tư Lợi tức đầu tư cho việc mua lại một tài sản được định nghĩa là lợi nhuận chung (hoặc lỗ) trên một khoản đầu tư được biểu thị bằng tỷ lệ phần trăm của tổng vốn đầu tư Đó là tỷ lệ giữa thu nhập được tạo ra bởi tài sản và chi phí của tài sản Lợi tức đầu tư là thước đo hiệu quả và hiệu quả quản lý Nếu không được quản lý đúng cách, việc triển khai phần mềm ERP có thể khó khăn Al-Sehali nhận thấy rằng yếu tố thành công quan trọng trong triển khai ERP là

sự tham gia và hỗ trợ quản lý hàng đầu (Al-Sehali, 2000) Al-Sehali nhận thấy các yếu tố khác liên quan đến việc triển khai thành công là quản lý thay đổi, hiểu rõ về mục tiêu ERP là phục vụ trong công ty, đào tạo đầy đủ và trấn an nhân viên về bảo mật công việc Những phát hiện này phù hợp với các yếu tố quan trọng được xác định bởi Bingi, Sharma và Godla (1999).Theo Bingi, Sharma và Godla (1999), có 10 vấn

đề quan trọng đóng góp vào sự thành công của việc triển khai ERP: cam kết quản lý hàng đầu, tái cấu trúc, tích hợp, tư vấn ERP, thời gian thực hiện, chi phí triển khai, nhà cung cấp ERP, lựa chọn nhân viên phù hợp, đào tạo nhân viên và tinh thần làm việc của nhân viên Các tổ chức có các yếu tố này trong quá trình thực hiện có nhiều khả năng trải nghiệm thực hiện thành công Họ có nhiều khả năng đạt được lợi tức đầu tư trong một khoảng thời gian ngắn Bingi và cộng sự (1999) đã nêu, sự thành

công của một dự án lớn như triển khai ERP hoàn toàn dựa vào cam kết bền vững, bền vững của quản lý cấp cao Cam kết này, khi được chuyển qua các cấp tổ chức, dẫn đến một cam kết chung của tổ chức Một cam kết tổng thể của tổ chức rất rõ ràng, được xác định rõ ràng và cảm nhận là một cách chắc chắn để đảm bảo thực hiện thành công Do đó, để triển khai ERP thành công, quản lý cấp cao phải tham gia vào từng bước Ngoài ra, để triển khai thành công, các tổ chức đã phải thay đổi cách họ kinh doanh để phù hợp với thực tiễn tốt nhất trong ngành theo quy định của nhà cung cấp ERP (Bingi et al 1999) Các công ty phải nghiên cứu kỹ các quy trình kinh doanh hiện tại và cách các quy trình sẽ thay đổi sau khi triển khai ERP Để có một triển khai thành công, các tổ chức phải nhận ra sự tích hợp ảnh hưởng đến toàn bộ doanh nghiệp như thế nào

Một yếu tố quan trọng khác ảnh hưởng đến việc thực hiện thành công là khả năng thuê các chuyên gia tư vấn được đào tạo Vì thông tin liên quan đến triển khai ERP còn hạn chế và các chuyên gia lành nghề không dễ tìm thấy, các tổ chức phải tìm kiếm các kỹ năng cần thiết từ chuyên gia tư vấn Có một sự thiếu hụt của các chuyên gia tư vấn ERP có thẩm quyền Ngoài ra, việc tìm kiếm các chuyên gia tư vấn

có kiến thức cụ thể về ngành, chẳng hạn như kinh nghiệm trong lĩnh vực công cộng thậm chí còn khó khăn hơn Thời gian thực hiện là rất quan trọng trong các công ty nhận ra lợi tức đầu tư của họ Hầu hết các công ty muốn giữ thời gian thực hiện ở mức tối thiểu Thời gian thực hiện bị ảnh hưởng bởi số lượng module đang được triển khai, phạm vi triển khai, mức độ tùy chỉnh và số lượng giao diện với các ứng dụng khác (Bingi et al., 1999) Đào tạo nhân viên là một vấn đề quan trọng khác trong việc triển khai thành công phần mềm ERP Hệ thống ERP cực kỳ phức tạp và đòi hỏi đào tạo nghiêm ngặt Rất khó để các giảng viên hoặc chuyên gia tư vấn truyền lại kiến thức cho nhân viên trong một khoảng thời gian ngắn (Bingi et al., 1999) Nếu không được đào tạo bài bản, người dùng cuối có thể sẽ trở nên thất vọng với ERP mới và có khả năng mắc lỗi tốn kém vì thiếu hiểu biết về ERP Bingi và cộng sự (1999) cũng nhận thấy rằng tinh thần của nhân viên có thể bị ảnh hưởng khi triển khai ERP nếu thay đổi không được quản lý phù hợp Nhân viên có thể trở nên thất vọng bởi nhu cầu

về độ chính xác và trình độ máy tính được yêu cầu bởi ERP Ngoài ra, do thời gian dài yêu cầu của nhóm thực hiện, nên tinh thần của họ có thể dễ dàng bị ảnh hưởng Quản lý phải duy trì nhận thức về sự căng thẳng khi triển khai ERP

Blerta Abazi Chaushi; Agron Chaushi; &Zamir Dika (2016), Cung cấp một danh sách toàn diện hơn về 10 nhân tố chính ảnh hưởng đến việc triển khai thành công hệ thống ERP, giúp các doanh nghiệp có thể dễ dàng vận dụng để nâng cao khả năng triển khai thành công.10 nhân tố đó là: (1) có hiểu biết sâu về doanh nghiệp và các HTTT cũ, (2) có chiến lược rõ ràng, (3) có sự tài trợ của quản lý cấp cao, (4) có phương pháp quản lý quy trình và dự án phù hợp để thực hiện tái cấu trúc quy trình kinh doanh, (5) nắm được các phương pháp quản trị thay đổi hiện đại, (6) nhóm triển khai dự án có chuyên môn giỏi và kỹ năng tốt, (7) thiết lập được các thủ tục rõ ràng trong khâu nhập dữ liệu vào, (8) thực hiện đào tạo và hợp lý hóa việc giao tiếp giữa các phòng ban, (9) thiết lập các thang đo hiệu quả công việc, (10) quyết định phương thức triển khai

Ahmad Saleh Shatat (2015), chỉ ra có 10 nhân tố chính ảnh hưởng đến việc triển khai thành công của một hệ thống ERP Đó là: Sự hỗ trợ của quản lý cấp cao, sự tham gia của người dùng, mục tiêu rõ ràng, hoạch định chiến lược CNTT, đào tạo và huấn luyện người dùng, sự hỗ trợ của nhà cung cấp, khả năng làm việc nhóm, người phụ trách dự án, phương pháp giám sát và đánh giá hiệu quả Có 10 nhân tố chính ảnh hưởng đến việc triển khai thành công của một hệ thống ERP Đó là: Sự hỗ trợ của quản lý cấp cao, sự tham gia của người dùng, mục tiêu rõ ràng, hoạch định chiến lược CNTT, đào tạo và huấn luyện người dùng, sự hỗ trợ của nhà cung cấp, khả năng làm việc nhóm, người phụ trách dự án, phương pháp giám sát và đánh giá hiệu quả

Simona Sternad & Samo Bobek (2013), dựa trên mô hình TAM đã sử dụng phương pháp điều tra bằng bảng hỏi, 293 bảng hỏi được gửi đến 44 công ty có sử dụng ERP ở Slovenia Phương pháp phân tích dữ liệu: sử dụng kỹ thuật PLS trong phần mềm Smart PLS 2.0

Zainal Arifin Hasibuan; & Gede Rasben Dantes (2012), trên cơ sở tổng hợp các

kết quả của các nghiên cứu trước về các nhân tố ảnh hưởng đến triển khai ERP Sử dụng kết hợp phương pháp phỏng vấn và phương pháp điều tra bằng bảng hỏi (740 bảng hỏi được gửi đến 74 công ty đã & đang sử dụng ERP) để thu thập dữ liệu

DonHee Lee; Sang M Lee; David L Olson; & Soong Hwan Chung (2010), Dựa trên mô hình TAM, bổ sung vào nhân tố “Sự hỗ trợ của tổ chức” Sử dụng phương pháp điều tra bằng bảng hỏi, 700 bảng hỏi được gửi đến người dùng ERP trong các SME

có triển khai ERP tại Hàn Quốc

Kee-Young Kwahk & Jae- Nam Lee (2008), kết hợp mô hình TAM với lý thuyết hành vi hoạch định TPB Sử dụng phương pháp điều tra bằng bảng hỏi, 350 bảng hỏi được gửi đến các nhân viên có sử dụng ERP tại 72 doanh nghiệp ở Hàn Quốc

Garcia-Sanchez & Perez-Bernal (2007), trên cơ sở 14 nhân tố được chọn ra từ danh sách các nhân tố được xác định từ 9 bài báo nghiên cứu về các nhân tố ảnh hưởng đến triển khai thành công hệ thống ERP, các tác giả tiến hành khảo sát 48 doanh nghiệp

ở khu đô thị Guadalajara ở Meehico sử dụng phương pháp điều tra bằng bảng hỏi Nghiên cứu của Shatha Yousef (2010) đã đưa ra các yếu tố ảnh hưởng đến việc triển khai thành công ERP bao gồm 6 yếu tố chính ảnh hưởng tới thành công của việc triển khai ERP với 23 biến quan sát

Qua việc đọc tài liệu các mô hình nghiên cứu trên thế giới và Việt Nam, tác giả nhận thấy việc triển khai ERP là một dự án phức tạp và liên quan đến nhiều điều kiện và nhiều yếu tố khác nhau, số lượng các nhân tố chính ảnh hưởng đến việc triển khai thành công hệ thống ERP có sự khác nhau rõ rệt, có những mô hình nghiên cứu chỉ có 5 nhân tố, nhưng cũng có những mô hình có trên 20 nhân tố Mặt khác, việc nghiên cứu các nhân tố ảnh hưởng đến sự thành công của hệ thống ERP cũng được tiếp cận theo nhiều cách khác nhau

Hơn nữa, trong nghiên cứu của Mohammad et al 2010 so sánh về các nhân

tố ảnh hưởng đến triển khai thành công hệ thống ERP tại các nước phát triển và đang phát triển là không có sự khác nhau nhiều Nhận thấy được ưu điểm về số lượng mẫu khảo sát nhỏ, độ tin cậy của thang đo này khá cao (giá trị Cronbach Alpha dao động

từ 0.7 đến 0.9 (Shatha Yousef, 2010) và xét thấy thời gian thực hiện luận văn có giới