Nghiên cứu giải pháp quản lý các dự án đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin tại tỉnh quảng ninh

Nhờ vậy cơ sở hạ tầng CNTT có bước phát triển vượt trội, trình độ ứng dụng CNTT của cán bộ, công chức được nâng lên, các hoạt động chỉ đạo điều hành được triển khai nhanh chóng, kịp t

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ VÀ QUẢN TRỊ KINH DOANH

_

VŨ THỊ KIM MINH HUỆ

NGHIÊN CỨU GIẢI PHÁP QUẢN LÝ CÁC DỰ ÁN ĐẦU TƯ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

TẠI TỈNH QUẢNG NINH

Chuyên ngành : Quản lý kinh tế

Mã số : 60 34 01

LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ

Người hướng dẫn khoa học: PGS TS Nguyễn Hữu Đạt

Thái Nguyên, 2012

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan luận văn là kết quả nghiên cứu thực sự của cá nhân được thực hiện trên cơ sở nghiên cứu lý thuyết, kiến thức kinh điển, nghiên cứu khảo sát tình hình thực tiễn và dưới sự hướng dẫn khoa học của PGS TS Nguyễn Hữu Đạt Nội dung luận văn có tham khảo, sử dụng các tài liệu, thông tin được đăng tải trên các tác phẩm, tạp chí, và các trang web theo danh mục tài liệu của luận văn

Các số liệu, mô hình toán và những kết quả trong luận văn là trung thực xuất phát từ thực tiễn và kinh nghiệm

Một lần nữa tôi xin khẳng định về sự trung thực của lời cam kết trên

Tác giả luận văn

Vũ Thị Kim Minh Huệ

LỜI CẢM ƠN

Trong thời gian nghiên cứu, thu thập số liệu và hoàn thành Luận văn, tôi

đã nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình của nhiều tập thể và cá nhân trong và ngoài trường, các Sở, Ban, ngành thuộc tỉnh Quảng Ninh

Trước tiên tôi xin chân thành cảm ơn PGS TS Nguyễn Hữu Đạt đã trực tiếp hướng dẫn khoa học và giúp đỡ tôi trong thời gian nghiên cứu Luận văn

Xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ của UBND tỉnh Quảng Ninh, Sở Thông tin và Truyền thông Quảng Ninh, các Sở, Ban, ngành trong tỉnh đã nhiệt tình tạo điều kiện thuận lợi cho tôi trong việc thu thập số liệu giúp tôi triển khai nghiên cứu và hoàn thành đề tài

Xin cảm ơn bạn bè, đồng nghiệp và người thân trong gia đình đã quan tâm, động viên, đóng góp ý kiến quý báu cho tôi trong quá trình hoàn thiện đề tài

Tác giả luận văn

Vũ Thị Kim Minh Huệ

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN i

LỜI CẢM ƠN ii

MỤC LỤC iii

DANH MỤC VIẾT TẮT ix DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU x MỞ ĐẦU 1 1 Tính cấp thiết của việc nghiên cứu đề tài 1

2 Mục đích của đề tài 3

3 Đối tượng nghiên cứu 3

4 Giới hạn của đề tài 3

5 Những đóng góp mới của luận văn 4

6 Bố cục của luận văn 4

CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN 5

1.1 Cơ sở lý luận 5

1.1.1 Khái quát một số vấn đề lý luận về dự án đầu tư và quản lý dự án đầu tư ứng dụng CNTT 5

1.1.1.1 Quan niệm về dự án đầu tư và dự án đầu tư ứng dụng CNTT 5

1.1.1.1.1 Khái niệm về dự án đầu tư 5

1.1.1.1.2 Khái niệm về dự án đầu tư ứng dụng CNTT 6

1.1.1.2 Quan niệm về quản lý dự án và quản lý dự án đầu tư ứng dụng CNTT 7

1.1.1.2.1 Khái niệm về quản lý dự án 7

1.1.1.2.2 Khái niệm về quản lý dự án đầu tư ứng dụng CNTT 9

1.1.2 Vai trò và trách nhiệm của người lãnh đạo dự án 14

1.1.2.1 Tổ chức quản lý dự án theo chức năng 14

1.1.2.2 Tổ chức chuyên trách quản lý dự án 14

1.1.2.3 Tổ chức quản lý dự án mạng ma trận 14

1.1.3 Nội dung quản lý dự án đầu tư ứng dụng CNTT 14

1.1.3.1 Quản lý vĩ mô đối với hoạt động dự án 14

1.1.3.2 Quản lý vi mô đối với hoạt động dự án 15

1.1.3.3 Lĩnh vực quản lý dự án CNTT 15

1.1.3.4 Mô hình tổ chức dự án 17

1.1.4 Vai trò của CNTT 19

1.1.5 Đặc điểm của hoạt động đầu tư các dự án CNTT 20

1.1.5.1 Các nhân tố tác động ảnh hưởng tới quản lý dự án đầu tư ứng dụng CNTT 20

1.1.5.1.1 Nhân tố khách quan ảnh hưởng tới chất lượng chất lượng và hiệu quả dự án đầu tư ứng dụng CNTT 20

1.1.5.1.2 Nhân tố chủ quan ảnh hưởng tới chất lượng và hiệu quả dự án đầu tư ứng dụng CNTT 21

1.1.5.2 Tầm quan trọng của dự án ứng dụng CNTT trong việc xây dựng chính quyền điện tử và phát triển KT – XH 21

1.1.5.3 Nâng cao năng lực quản lý Nhà nước 22

1.1.5.4 Trao đổi thông tin phục vụ người dân và doanh nghiệp 23

1.1.5.5 Điều hành hoạt động tác nghiệp của các cơ quan QLHCNN 24

1.1.5.6 Tạo ra kênh thông tin mới giúp người dân tham gia vào công tác xã hội 26

1.2 Cơ sở thực tiễn 26

1.2.1 Kinh nghiệm quản lý triển khai các dự án ứng dụng CNTT ở một số đơn vị ở Hà Nội 26

1.2.2 Một số bài học kinh nghiệm rút ra 26

CHƯƠNG II: PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 32

2.1 Phương pháp nghiên cứu 32

2.1.1 Phương pháp phân tích thống kê, tổng hợp, điều tra, khảo sát 32

2.1.2 Phương pháp lấy ý kiến chuyên gia 32

2.1.3 Phương pháp thu thập, xử lý số liệu 32

2.1.4 Phương pháp tính toán, so sánh 32

2.1.5 Phương pháp phân tích thông tin 32

2.2 Hệ thống chỉ tiêu nghiên cứu 33

2.2.1 Nhóm chỉ tiêu phản ánh hiệu quả sử dụng vốn 33

2.2.2 Nhóm chỉ tiêu về hiệu quả xã hội 34

2.2.3 Nhóm chỉ tiêu giá trị tăng thuần (NPV – Net Value Added) 34

2.2.4 Nhóm chỉ tiêu thu nhập thuần của dự án 34

2.2.5 Nhóm chỉ tiêu hệ số hoàn vốn nội bộ hay tỷ lệ nội hoàn (IRR – Internal Rate of Retur)

35 2.2.6 Nhóm chỉ tiêu thời gian hoàn vốn (T) 35

CHƯƠNG III: KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU 36

3.1 Đặc điểm địa bàn nghiên cứu 36

3.1.1 Khái quát đặc điểm điều kiện tự nhiên 36

3.1.2 Khái quát đặc điểm KT-XH 38

3.1.2.1 Về phát triển kinh tế và các ngành sản xuất kinh doanh, dịch vụ 44

3.1.2.2 Tập trung chăm lo bảo đảm an sinh xã hội, phúc lợi xã hội, góp phần thiết thực vào ổn định và cải thiện đời sống nhân dân 44

3.1.2.3 Khoa học công nghệ, quản lý tài nguyên và bảo vệ môi trường đạt được những kết quả tích cực 45

3.1.2.4 Công tác xây dựng chính quyền; cải cách hành chính; phòng chống tham nhũng, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí; giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo được quan tâm chỉ đạo và đạt những kết quả thiết thực

46 3.1.2.5 An ninh quốc phòng và trật tự an toàn xã hội trên địa bàn được giữ vững; quan hệ đối ngoại được tăng cường 48

3.2 Các câu hỏi đặt ra 49

3.3 Tình hình ứng dụng CNTT tại tỉnh Quảng Ninh 49

3.3.1 Ứng dụng CNTT trong cơ quan Đảng và Nhà nước 53

3.3.2 Ứng dụng CNTT trong các lĩnh vực đời sống văn hóa xã hội 57

3.3.3 Ứng dụng CNTT trong phục vụ sản xuất, kinh doanh và dịch vụ 61

3.3.4 Những thuận lợi, khó khăn 63

3.3.4.1 Thuận lợi 63

3.3.4.2 Khó khăn 6

3.4 Thực trạng quy trình chuẩn bị, thực hiện và quản lý dự án đầu tư ứng dụng CNTT tại tỉnh Quảng Ninh 65

3.4.1 Quy trình thực hiện và quản lý dự án tại Sở Thông tin và Truyền thông tỉnh Quảng Ninh 65

3.4.1.1 Tiếp nhận dự án – Xác định nhu cầu 67

3.4.1.2 Lập báo cáo nghiên cứu khả thi (hoặc báo cáo đầu tư) 67

3.4.1.3 Phê duyệt 67

3.4.1.4 Các công việc chuẩn bị gọi thầu 68

3.4.1.5 Thủ tục xét thầu 68

3.4.1.6 Xét thầu 68

3.4.1.7 Thương thảo hợp đồng 68

3.4.1.8 Theo dõi thực hiện dự án 68

3.4.1.9 Tổng kết nghiệm thu dự án 68

3.4.1.10 Các tiêu chuẩn của một quy trình chuẩn bị, thực hiện và quản lý dự án CNTT tại Sở TT&TT tỉnh QN 69

3.4.2 Thực trạng công tác chuẩn bị, thực hiện và quản lý dự án tại sở Thông

tin và Truyền thông tỉnh Quảng Ninh 70

3.4.2.1 Giới thiệu chung về dự án “Xây dựng điểm cầu hội nghị truyền hình trực tuyến phục vụ cho các cơ quan trong trụ sở liên cơ quan số 2”

70 3.4.2.2 Giai đoạn chuẩn bị đầu tư 73

3.4.2.3 Giai đoạn thực hiện đầu tư 83

3.4.3 Đánh giá chung về công tác chuẩn bị, thực hiện và quản lý dự án đầu tư tại Sở TT&TT tỉnh Quảng Ninh 99

3.4.3.1 Những kết quả đã đạt được 99

3.4.3.2 Một số hạn chế 99

3.5 Đánh giá chung về công tác chuẩn bị, thực hiện và quản lý dự án đầu tư CNTT tại tỉnh QN 101

3.5.1 Những kết quả đạt được 101

3.5.2 Một số hạn chế 101

3.5.3 Các kinh nghiệm rút ra từ thực tiễn công tác quản lý dự án đầu tư ứng dụng CNTT của tỉnh Quảng Ninh trong những năm gần đây 103

CHƯƠNG IV: CÁC GIẢI PHÁP 104

4.1 Quan điểm định hướng 104

4.1.1 Các quan điểm chỉ đạo phát triển CNTT tỉnh Quảng Ninh 104

4.1.1.1 Quan điểm chỉ đạo của Đảng và Nhà nước đối với sự phát triển CNTT 104

4.1.1.2 Ứng dụng CNTT trong việc đưa Quảng Ninh trở thành tỉnh mạnh về CNTT

105 4.1.2 Những căn cứ, định hướng, mục tiêu phát triển CNTT tỉnh Quảng Ninh đến năm 2015 106

4.1.2.1 Những căn cứ chủ yếu phát triển CNTT tỉnh Quảng Ninh 106

4.1.2.2 Định hướng phát triển CNTT tỉnh Quảng Ninh 107

4.1.2.3 Mục tiêu phát triển CNTT tỉnh Quảng Ninh 108

4.2 Đề xuất một số giải pháp QLDA đầu tư ƯDCNTT ở tỉnh QN 109

4.2.1 Đổi mới cơ cấu tổ chức, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực 109

4.2.2 Hoàn thiện công tác quản lý chung đối với các dự án về đầu tư ứng dụng CNTT 110

4.2.3 Phân bổ vốn đầu tư ứng dụng CNTT và xây dựng kế hoạch ứng dụng phát triển CNTT hợp lý 110

4.2.4 Tổ chức, điều hành 110

4.2.5 Bảo đảm ứng dụng CNTT đồng bộ 111

4.2.6 Giám sát, đánh giá 111

4.2.7 Nâng cao nhận thức, đào tạo nguồn nhân lực 111

4.2.8 Bảo đảm môi trường pháp lý 112

4.2.9 Học tập kinh nghiệm quốc tế 113

4.3 Một số kiến nghị với các cấp, các ngành liên quan 113

4.3.1 Đối với Bộ Thông tin và Truyền thông 114

4.3.2 Đối với UBND tỉnh Quảng Ninh 115

4.3.3 Đối với các sở, ban, ngành liên quan 115

4.3.4 Đối với Ban QLDA các đơn vị 116

4.3.5 Đối với các đơn vị tư vấn 116

4.3.6 Đối với các đơn vị triển khai 116

KẾT LUẬN 117

TÀI LIỆU THAM KHẢO 119

DANH MỤC VIẾT TẮT

BCĐT : Báo cáo đầu tư

BCNCKT : Báo cáo nghiên cứu khả thi

CĐT : Chủ đầu tư

CNCNTT : Công nghiệp công nghệ thông tin

CNTT : Công nghệ thông tin

CNTT-TT : Công nghệ thông tin – Truyền thông

TKTC&TDT : Thiết kế thi công và tổng dự toán

TMĐT : Thương mại điện tử

TT&TT : Thông tin và Truyền thông

UBND : Ủy ban Nhân dân

DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU

Bảng 1.1: Công việc trong từng giai đoạn vòng đời của dự án 10

Hình 1.1: Các quy trình trong mỗi giai đoạn phát triển dự án 12

Hình 1.2: Lĩnh vực cơ bản trong quản lý dự án 16

Hình 1.3: Mô hình chủ đầu tư trực tiếp thực hiện dự án 17

Hình 1.4: Mô hình tổ chức chủ nhiệm điều hành dự án 18

Hình 1.5: Mô hình tổ chức dạng chìa khóa trao tay 19

Bảng 3.1: Hạ tầng phần cứng CNTT tại các cơ quan Đảng năm 2011

53 Bảng 3.2: Số liệu khảo sát hiện trạng tại các đơn vị trường học 57

Bảng 3.3: Số liệu khảo sát tại trường ĐH, CĐ, TC chuyên nghiệp, TT đào tạo ĐHTC 58

Bảng 3.4: Thống kê phần mềm ứng dụng tại một số đơn vị trường học

59 Bảng 3.5: Số liệu về Internet của tỉnh Quảng Ninh 60

Bảng 3.6: Thống kê phần mềm ứng dụng tại một số đơn vị 62

Bảng 3.7: Thống kê website tại một số đơn vị 63

Bảng 3.8: Thời gian thực hiện đấu thầu gói thầu mua sắm thiết bị, đào tạo chuyển giao công nghệ 84

Bảng 3.9: Phân chia gói thầu 84

Bảng 3.10: Tổng dự toán dự án 85

Hình 3.1: Kiến trúc mạng diện rộng của Tỉnh ủy 54

Hình 3.2: Kiến trúc mạng diện rộng của các huyện, thị, thành ủy 55

Hình 3.3: Quy trình thực hiện và quản lý dự án tại Sở TT&TT 66

Hình 3.4: Mô hình tổ chức quản lý triển khai dự án mua sắm phần mềm/ thiết bị 82

Hình 3.5: Mô hình tổ chức quản lý triển khai dự án mua sắm thiết bị/ phần mềm 95

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của việc nghiên cứu đề tài

Quảng Ninh là một tỉnh nằm ở vùng Đông Bắc Việt Nam được Chính phủ xác định là tỉnh nằm trong vùng kinh tế trọng điểm Bắc Bộ Để phục vụ cho nhiệm vụ phát triển kinh tế, xã hội, thực hiện mục tiêu mà Nghị quyết Đại hội Đảng bộ tỉnh lần thứ XIII của tỉnh đề ra: “phấn đấu xây dựng Quảng Ninh về cơ bản trở thành t ỉnh công nghiệp vào năm 2015” thì việc đẩy mạnh ứng dụng CNTT trong mọi lĩnh vực sản xuất, kinh doanh, đời sống, văn hóa, xã hội, quản

lý nhà nước v.v.v nhằm nâng cao năng suất, hiệu quả hoạt động có tầm quan trọng hàng đầu Ý thức được tầm quan trọng của CNTT, trong những năm gần đây tỉnh Quảng Ninh đã tích cực đẩy mạnh ứng dụng CNTT, hướng tới xây

dựng Chính quyền điện tử

Được sự quan tâm của Trung ương và của tỉnh , trong giai đoạn 2008 -

2011 trên địa bàn tỉnh đã triển khai nhiều dự án đầu tư ứng dụng CNTT lớn Nhờ vậy cơ sở hạ tầng CNTT có bước phát triển vượt trội, trình độ ứng dụng CNTT của cán bộ, công chức được nâng lên, các hoạt động chỉ đạo điều hành được triển khai nhanh chóng, kịp thời, hiệu quả hơn, phục vụ người dân và doanh nghiệp ngày càng tốt hơn, chỉ số sẵn sàng ứng dụng CNTT của tỉnh Quảng Ninh năm 2011 đứng thứ 6/63, Cổng thông tin điện tử đứng thứ 4/63, hạ tầng CNTT đứng thứ 5/63 tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương trong cả nước

Tuy nhiên, việc triển khai và quản lý các dự án ứng dụng CNTT không hề đơn giản - vì công nghệ luôn thay đổi không ngừng, bên cạnh đó việc quản lý các dự án CNTT là quản lý nh ững yếu tố luôn thay đổi phức tạp Thực tế cho thấy đã có không ít đề án, các dự án về ứng dụng CNTT rất khó thực hiện và thực hiện không thành công- bằng chứng cho thấy đó là đề án 112 được khởi động và triển khai năm 2001 Chính vì lý do đó các dự án về CNTT phải luôn có tính đột phá và phải có tầm nhìn Việc đưa ứng dụng CNTT vào giải quyết công

việc của đơn vị để nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác điều hành của lãnh đạo, các hoạt động tác nghiệp của cán bộ, chuyên viên - chẳng hạn như dự án: xây dựng Cổng Thông tin điện tử tỉnh Quảng Ninh; xây dựng chương trình quản

lý văn bản và hồ sơ công việc; hệ thống Mail công vụ của tỉnh; xây dựng mạng LAN của đơn vị

Đối với mỗi dự án CNTT, để có thể thành công đều phải có những yếu tố cân bằng và phải lường trước những rủi ro rất dễ xảy ra khiến dự án không đạt được hiệu quả như dự kiến Thời gian qua , triển khai các các d ự án ứng dụng CNTT trên địa bàn tỉnh Qu ảng Ninh còn gặp rất nhiều khó khăn - vì phải áp dụng các hướng dẫn, định mức, đơn giá chuyên ngành của các bộ, ngành liên quan như: Bộ Xây dựng, Bộ Tài chính ; đồng thời cũng phải vận dụng các văn bản của các bộ, ngành liên quan khác Mặc dù trong những năm qua Bộ Thông tin và Truyền thông đã rất tích cực ban hành các văn bản qui phạm pháp luật, các thông tư, các chỉ thị và các văn bản nhằm tạo ra một môi trường pháp lý để triển khai ứng dụng CNTT như: Luật Công nghệ thông tin; Nghị định số 102/2009/NĐ-CP ngày 06/11/2009 của Chính Phủ về quản lý đầu tư ứng dụng Công nghệ Thông tin sử dụng nguồn vốn ngân sách Nhà nước; Thông tư số 28/2010/TT-BTTTT ngày 13/12/2010 qui định nội dung Giám sát thi công dự án ứng dụng Công nghệ thông tin sử dụng nguồn vốn ngân sách Nhà nước; Quyết định 993/QĐ-BTTTT ngày 01/07/2011 về Công bố định mức tạm thời về chi phí quản lý dự án, chi phí tư vấn đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin sử dụng nguồn vốn ngân sách Nhà nước; Thông tư số 06/2011/TT-BTTTT ngày 28/02/2011 qui định về lập và quản lý chi phí đầu tư ứng dụng Công nghệ thông tin; Thông tư số 02/2011/TT- BTTTT ngày 04/01/2011 qui định nội dung giải quyết sự cố trong quá trình thực hiện đầu tư, bảo hành, vận hành các dự án ứng dụng Công nghệ thông tin sử dụng nguồn vốn ngân sách Nhà nước, nhưng nhìn chung hệ thống văn bản vẫn chưa hoàn thiện, do đó đã ảnh hưởng không nhỏ tới việc triển khai các dự án đầu tư ứng dụng CNTT Việc nghiên cứu tìm

giải pháp quản lý tháo gỡ khó khăn, vướng mắc góp phần đẩy nhanh tiến độ triển khai dự án đầu tư ứng dụng CNTT trên địa bàn tỉnh - khâu đột phá để tạo

đà cho việc “Xây dựng Chính quyền điện tử tại Tỉnh Quảng Ninh” - thực sự là

nhu cầu bức xúc đang đặt ra hiện nay Vì vậy tôi chọn đề tài: "Nghiên cứu giải

pháp quản lý các dự án đầu tư ứng dụng Công nghệ thông tin trên địa bàn tỉnh Quảng Ninh" làm luận văn Thạc sỹ nhằm đáp ứng nhu cầu thực tế , với

mong muốn góp ph ần đẩy nhanh việc triển khai, ứng dụng và phát tri ển CNTT trên địa bàn tỉnh Quảng Ninh trong sự phát triển CNTT chung của cả nước, cũng như góp phần thực hiện Nghị quyết số 13 của Đảng bộ tỉnh Quảng Ninh: “phấn đấu đến năm 2015 tỉnh Quảng Ninh cơ bản trở thành tỉnh công nghiệp và phấn đấu đến năm 2014 là tỉnh đi đầu trong cả nước trong việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và điều hành chỉ đạo của lãnh đạo”

2 Mục đích của đề tài

Mục đích nghiên cứu của luận văn là:

- Hệ thống hóa và làm rõ một số vấn đề cơ sở lý thuyết về đầu tư và quản

lý dự án đầu tư ứng dụng CNTT;

- Vận dụng lý thuyết vào phân tích , đánh giá th ực trạng triển khai , quản lý các dự án đầu tư ứng dụng CNTT trên địa bàn t ỉnh Quảng Ninh trong thời gian qua;

- Đề xuất một số giải pháp , kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác quản lý triển khai các dự án đầu tư ứng dụng CNTT trên địa bàn tỉnh Quảng Ninh

3 Đối tượng nghiên cứu

Nghiên cứu việc quản lý và triển khai các dự án đầu tư ứng dụng CNTT

tại tỉnh Quảng Ninh

4 Giới hạn của đề tài

- Không gian: Nghiên cứu đánh giá công tác quản lý và triển khai các dự án

đầu tư ứng dụng CNTT tại Tỉnh Quảng Ninh

- Thời gian: Tình hình triển khai và quản lý các dự án đầu tư ứng dụng

CNTT trên địa bàn tỉnh Quảng Ninh trong giai đoạn từ năm 2008 - đến năm

2011

5 Những đóng góp mới của Luận văn

Kết quả nghiên cứu của luận văn có một số đóng góp nhất định về lý luận và thực tiễn như sau:

- Về lý luận: Khái quát hoá một số vấn đề lý luận về : Quan niệm dự án

đầu tư ứng dụng CNTT, quản lý dự án CNTT, nội hàm quản lý dự án CNTT, các nhân tố tác động đến quản lý dự án CNTT và kinh nghiệm quản lý dự án CNTT

- Về thực tiễn: Đưa ra các giải pháp quản lý, các kiến nghị nhằm bảo đảm

triển khai thành công các các dự án đầu tư ứng dụng CNTT trên địa bàn tỉnhQuảng Ninh

6 Bố cục của luận văn:

Ngoài phần mở đầu và kết luận, Luận văn gồm có 4 chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận và thực tiễn

Chương 2: Phương pháp nghiên cứu

Chương 3: Kết quả nghiên cứu

Chương 4: Các giải pháp

Theo Luật Đầu tư số 59/2005/QH11 ngày 29 tháng 11 năm 2005

của Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam: Dự án đầu tư là tập

hợp những đề xuất về việc bỏ vốn để tạo mới, mở rộng hoặc cải tạo những đối tượng nhất định nhằm đạt được sự tăng trưởng về số lượng, cải tiến hoặc nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ nào đó trong một khoảng thời gian nhất định

Cùng khái niệm này, Luật Đầu tư năm 2005 ghi “Dự án đầu tư là tập hợp

các đề xuất bỏ vốn trung và dài hạn để tiến hành các hoạt động đầu tư trên địa bàn cụ thể, trong khoảng thời gian xác định” Hay Luật xây dựng

ghi “Dự án đầu tư xây dựng công trình là tập hợp các đề xuất có liên quan đến

việc bỏ vốn để xây dựng mới, mở rộng hoặc cải tạo những công trình xây dựng nhằm mục đích phát triển, duy trì, nâng cao chất lượng công trình hoặc sản phẩm/ dịch vụ trong một thời gian nhất định” Cụ thể là, phát hiện ra một cơ hội

đầu tư và muốn bỏ vốn đầu tư vào một lĩnh vực nào đó, trước hết nhà đầu tư phải tiến hành thu thập, xử lý thông tin, xác định điều kiện và khả năng, xác định phương án tối ưu để xây dựng bản dự án đầu tư mang tính khả thi được gọi tắt là

Dự án đầu tư (Luận chứng kinh tế kỹ thuật) Theo nghĩa khác, Ngân hàng thế

giới cho rằng “Dự án đầu tư là tổng thể các chính sách, hoạt động và chi phí

liên quan với nhau được hoạch định nhằm đạt những mục tiêu nào đó trong một thời gian nhất định” Nói một cách tổng quát:

- Về mặt hình thức: dự án đầu tư là một tập hồ sơ tài liệu trình bày một cách chi tiết, có hệ thống các hoạt động và chi phí theo một kế hoạch nhằm đạt được những kết quả và thực hiện được những mục tiêu nhất định trong tương lai

- Về mặt quản lý: dự án đầu tư là một công cụ quản lý việc sử dụng vốn, vật tư, lao động để tạo ra các kết quả tài chính, kinh tế, xã hội trong một thời gian dài

- Về mặt nội dung: dự án đầu tư là tổng thể các hoạt động và chi phí cần thiết được bố trí theo một kế hoạch chặt chẽ với lịch thời gian và địa điểm xác định để tạo mới, mở rộng hoặc cải tạo những cơ sở vật chất nhất định nhằm thực hiện những mục tiêu nhất định trong tương lai

Như vậy, tính chung của định nghĩa này vẫn nằm trong khuôn khổ các yếu tố: mục đích, nguồn lực và thời gian Bất cứ một dự án nào có thể khác nhau về mục tiêu hay phương tiện hay cách thức tiến hành nhưng vẫn đảm bảo tính nguyên vẹn của bản chất dự án

1.1.1.1.1 Khái niệm về dự án đầu tư ứng dụng CNTT

CNTT (Công nghệ thông tin) = Phần cứng + Phần mềm, sự tích hợp phần

cứng, phần mềm và con người

Dự án CNTT = Dự án liên quan đến phần cứng, phần mềm các CSDL và mạng

Ví dụ về một dự án CNTT: dự án xây dựng CSDL về đất đai tại Tỉnh Quảng Ninh hay Dự án Xây dựng Cổng Thông tin điện tử Tỉnh Quảng Ninh

Như vậy, dự án đầu tư ứng dụng CNTT: là một dự án được thực hiện trong lĩnh vực CNTT và được tuân thủ theo các nguyên tắc của quản lý dự án nói chung và các nguyên tắc của CNTT nói riêng đó là đi theo một qui trình để tạo ra sản phẩm CNTT

1.1.1.2.1 Quan niệm về quản lý và quản lý dự án đầu tư ứng dụng CNTT

1.1.1.2.2 Khái niệm về quản lý dự án

Phương pháp quản lý dự án lần đầu được áp dụng trong lĩnh vực quân sự

Mỹ vào những năm 50 của thế kỷ trước Các lực lượng cơ bản thúc đẩy sự phát triển phương pháp quản lý dự án là:

- Nhu cầu thực tế cho thấy khách hàng ngày càng “khắt khe, khó tính” với các hàng hóa, dịch vụ, dẫn tới sự gia tăng độ phức tạp trong quy trình tổ chức, quản lý sản xuất và chất lượng sản phẩm, dịch vụ;

- Kiến thức của con người không ngừng phát triển về tự nhiên, xã hội, kinh tế, kỹ thuật…

Quản lý dự án (QLDA) là “ứng dụng những kiến thức, kỹ năng, công cụ

và kỹ thuật vào các hoạt động dự án để thỏa mãn các yêu cầu của dự án” (PMI2, Project Management Body Of Knowledge, 2000, p.6)

Quản lý dự án hiện đang trở thành cách quản lý chính thay thế cho cách quản lý hành chính mệnh lệnh, quan liêu

Xét theo khía cạnh khác, quản lý dự án là một quá trình lập kế hoạch, điều phối thời gian, nguồn lực và giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách được duyệt và đạt được các yêu cầu đã định về kỹ thuật, chất lượng của sản phẩm, dịch vụ bằng các phương pháp và điều kiện tốt nhất cho phép

Quản lý dự án gồm 2 cấu phần chính:

- Quản lý về kỹ thuật: bao gồm công việc, ngân sách, tiến độ, chất lượng

- Quản lý về con người: bao gồm con người và các tổ chức tham gia thực hiện dự án và sự trao đổi

Vấn đề con người thường là vấn đề ảnh hưởng tới sự thành bại của các dự

án Bên cạnh các kỹ năng kỹ thuật, cần phát triển các kỹ năng con người trên cơ

sở các chuẩn kỹ năng: suy nghĩ, trao đổi, giao tiếp, trình bày

Mục tiêu của quản lý dự án

Mục tiêu cơ bản của quản lý dự án nói chung là hoàn thành các công việc

dự án theo đúng yêu cầu kỹ thuật và chất lượng, trong phạm vi ngân sách được duyệt và theo đúng tiến độ thời gian cho phép

Ba yếu tố: thời gian, nguồn lực (cụ thể là chi phí, nguồn nhân lực…) và chất lượng có quan hệ chặt chẽ với nhau Tầm quan trọng của từng mục tiêu có thể khác nhau giữa các dự án, giữa các thời kỳ đối với từng dự án, nhưng tựu chung, đạt được tốt đối với mục tiêu này thường phải hy sinh, một trong hai mục tiêu kia Cụ thể, trong quá trình quản lý dự án thường diễn ra các hoạt động đánh đổi mục tiêu Đánh đổi mục tiêu dự án là việc hy sinh một mục tiêu nào đó để thực hiện tốt hơn các mục tiêu kia trong ràng buộc không gian và thời gian Nếu công việc dự án diễn ra theo đúng kế hoạch thì không phải đánh đổi mục tiêu Tuy nhiên, do nhiều nguyên nhân khách quan cũng như chủ quan công việc dự

án thường có nhiều thay đổi nên đánh đổi là một kỹ năng quan trọng của nhà quản lý dự án

Phương pháp Quản lý dự án

Phương pháp quản lý dự án là cách thức điều phối nỗ lực cá nhân, tập thể, đòi hỏi sự hợp tác chặt chẽ, kết hợp hài hòa giữa các nguồn lực hạn hẹp, nên bản chất của nó là:

- Liên kết tất cả các hoạt động, các công việc của dự án

- Tạo điều kiện thuận lợi cho việc liên hệ thường xuyên, gắn bó giữa các nhóm quản lý dự án với khách hàng và các nhà cung cấp đầu vào cho dự án

- Tăng cường sự hợp tác giữa các thành viên và chỉ rõ trách nhiệm của các thành viên tham gia dự án

- Tạo điều kiện sớm phát hiện những khó khăn, vướng mắc phát sinh và điều chỉnh kịp thời trước những thay đổi hoặc điều kiện không dự đoán được Tạo điều kiện cho việc đàm phán giữa các bên liên quan trong việc giải quyết bất đồng cục bộ

- Tạo ra sản phẩm và dịch vụ có chất lượng cao

Tuy nhiên phương pháp quản lý dự án cũng có mặt hạn chế của nó Những mâu thuẫn do cùng chia nhau một nguồn lực của đơn vị, quyền lực và trách nhiệm của các nhà quản lý dự án trong một số trường hợp không được thực hiện đầy đủ, vấn đề hậu dự án là những điểm cần được khắc phục với phương pháp quản lý các dự án CNTT

1.1.1.2.3 Khái niệm về quản lý dự án CNTT

* Dự án CNTT: là một dự án được thực hiện trong lĩnh vực CNTT và

được tuân thủ các nguyên tắc của quản lý dự án nói chung Tuân thủ các nguyên tắc của CNTT: đi theo qui trình sản xuất chế tạo ra sản phẩm CNTT

* Quản lý dự án CNTT: là ứng dụng kiến thức, kỹ năng, công cụ và kỹ

thuật vào các hoạt động dự án để thỏa mãn các yêu cầu của dự án ứng dụng CNTT

Có 4 Lĩnh vực cơ bản trong quản lý dự án:

- Quản lý phạm vi: xác định và quản lý tất cả các công việc được thực hiện trong dự án

- Quản lý thời gian: ước lượng thời gian, lập lịch biểu và theo dõi tiến độ thực hiện đảm bảo hoàn tất đúng thời hạn

- Quản lý chi phí: đảm bảo hoàn tất dự án trong kinh phí cho phép

- Quản lý chất lượng: đảm bảo chất lượng theo đúng yêu cầu đặt ra

Và 4 lĩnh vực hỗ trợ, đây là phương tiện để đạt các mục tiêu của dự án:

- Quản lý nguồn nhân lực

- Quản lý truyền thông

- Quản lý rủi ro

- Quản lý mua sắm trang thiết bị

Để quản lý các dự án ứng dụng CNTT, người quản lý dự án quản lý các hạng mục sau của các dự án:

 Các giai đoạn của dự án CNTT:

Bảng 1.1: Các công việc trong từng giai đoạn vòng đời dự án

Mục đích Các hoạt động trong

từng giai đoạn Tiến hành Tài liệu và các mốc điểm

Vai trò người QLDA, CBKT

Ý tưởng về dự án (Nội dung thông qua)

Yêu cầu nội dung Bảng các rủi ro

Kế hoạch khởi đầu (Các thành viên thông qua)

Hiến chương dự án (Người dùng thông qua)

Thiết kế ban đầu

Đặc tả chức năng (Người dùng thông qua)

Kế hoạch cuối cung

Đề xuất thực hiện (Người dùng thông qua)

Đặc tả thiết kế (Thông qua KT)

Kế hoạch kiểm thử sự Chấp nhận

Hệ thống làm việc Kiểm thử hệ thống

Báo cáo (Thông qua về chất lượng)

Báo cáo (Người dùng thông qua)

Kế hoạch hỗ trợ (Người dùng thông qua) Xem xét Báo cáo hoàn thành

DA

* Chu trình sống của dự án:

Chu trình sống trong phát triển hệ thống là khung làm việc dùng để mô tả các giai đoạn trong quá trình phát triển và duy trì hệ thống thông tin Chu trình sống của dự án là nhóm các giai đoạn của dự án Các giai đoạn của dự án thay đổi tùy theo dự án hoặc lĩnh vực kinh doanh, nhưng bao gồm:

Hình 1.1: Các qui trình trong mỗi giai đoạn phát triển dự án

* Các công cụ và kỹ thuật để QLDA:

Các công cụ và kỹ thuật QLDA hỗ trợ người quản lý dự án và nhóm dự án trong nhiều lĩnh vực của quản lý dự án Chẳng hạn:

- Quản lý phạm vi = WSM,

Thực hiện Kiểm soát

Kết thúc

- Quản lý thời gian = sơ đồ Gantt,

- Quản lý cho phí = EVM, .Ước lượng chi phí, các phần mềm về tài chính

* Các kiến thức cần thiết để QLDA:

Phần lớn kiến thức cần thiết để quản lý dự án là kiến thức riêng của ngành QLDA Ngoài ra, người quản trị dự án còn phải có kiến thức và kinh nghiệm trong Quản lý tổng quát và lĩnh vực ứng dụng của dự án

Đối với dự án CNTT: người quản lý dự án giỏi phải là người hiểu biết về công nghệ, đây là sự khác biệt so với các loại dự án khác, ảnh hưởng lớn đến thành công hay thất bại của dự án Người QLDA CNTT có thể không phải là người làm trực tiếp nhưng phải là người đã trải qua quá trình làm công nghệ, luôn cập nhật được thông tin về sự trưởng thành của công nghệ và đặc biệt phải nhìn được xu hướng phát triển tương lai của công nghệ

* Các kỹ năng cần thiết trong quản lý dự án:

- Kỹ năng giao tiếp: lắng nghe, thuyết phục

- Kỹ năng tổ chức: lập kế hoạch, xác định mục tiêu, phân tích

- Kỹ năng xây dựng nhóm: thấu hiểu, thúc đẩy tinh thần đồng đội

- Kỹ năng lãnh đạo: năng động, có tầm nhìn, biết giao nhiệm vụ, lạc quan

- Kỹ năng công nghệ: kinh nghiệm, kiến thức về dự án

- Các công cụ cỡ trung: phục vụ cho nhiều dự án và người dùng, gia 500USD/ người dùng Phần mềm Project 2000 là phổ biến nhất

200 Các công cụ High200 end: còn được gọi là phần mềm QTDA xí nghiệp

Có thể áp dụng QLDA cho nhiều lĩnh vực trong đó có các dự án đầu tư ứng dụng CNTT

1.1.2 Vai trò và trách nhiệm của người lãnh đạo dự án

1.1.2.2 Tổ chức quản lý dự án theo chức năng:

Là mô hình trong đó chủ đầu tư không thành lập ra ban quản lý dự án chuyên trách mà thành viên của ban quản lý dự án là các cán bộ từ các phòng ban chức năng làm việc kiêm nhiệm; hoặc chức năng quản lý dự án được giao cho một phòng chức năng nào đó đảm nhiệm

1.1.2.3 Tổ chức chuyên trách quản lý dự án

Chủ đầu tư thành lập ra ban quản lý dự án chuyên trách, chịu trách nhiệm

tổ chức thực hiện toàn bộ các công việc của dự án

1.1.2.4 Tổ chức quản lý dự án dạng ma trận

Là mô hình trong đó thành viên của nhóm dự án được tập hợp từ các cán

bộ của các bộ phận chức năng khác nhau dưới sự điều hành của nhóm trưởng còn gọi là giám đốc (chủ nhiệm) dự án Mỗi cán bộ có thể tham gia cùng lúc vào hai hoặc nhiều dự án khác nhau và chịu sự chỉ huy đồng thời của cả trưởng nhóm

dự án và trưởng bộ phận chức năng Nội dung quản lý dự án đầu tư ứng dụng CNTT và các nhân tố tác động ảnh hưởng tới quản lý dự án

1.1.3 Nội dung quản lý dự án đầu tư ứng dụng CNTT

1.1.3.1 Quản lý vĩ mô đối với hoạt động dự án

Quản lý vĩ mô còn được gọi là quản lý nhà nước đối với các dự án bao gồm tổng thể các biện pháp vĩ mô tác động đến các yếu tố của quá trình hình thành, thực hiện và kết thúc dự án

Trong quá trình triển khai dự án, Nhà nước luôn theo dõi chặt chẽ, định hướng và chi phối hoạt động của dự án nhằm đảm bảo cho dự án đóng góp tích cực gián tiếp hay trực tiếp vào phát triển kinh tế - xã hội Những công cụ quản lý

vĩ mô của nhà nước bao gồm: chính sách, kế hoạch, quy hoạch như chính sách

về tài chính, tiền tệm tỷ giá, lãi suất, chính sách đầu tư, chính sách thuế…

1.1.3.2 Quản lý vi mô đối với hoạt động dự án

Quản lý dự án ở tầm vi mô là quản lý các hoạt động cụ thể của dự án Nó bao gồm nhiều khâu công việc như: lập kế hoạch, điều phối, kiểm soát….các hoạt động của dự án Quản lý dự án bao gồm hàng loạt các vấn đề như: quản lý thời gian, chi phí, nguồn nhân lực, chất lượng, rủi ro, quản lý hoạt động mua bán… Quá trình quản lý được thực hiện trong suốt các giai đoạn từ chuẩn bị đầu

tư đến giai đoạn vận hành các kết quả của dự án

1.1.3.3 Lĩnh vực quản lý dự án CNTT

Theo đối tượng quản lý, quản lý dự án bao gồm 9 lĩnh vực chính cần được xem xét, nghiên cứu là:

- Lập kế hoạch tổng thể: lập kế hoạch cho dự án là quá trình tổ chức dự án theo một trình tự lôgic, chi tiết hóa các mục tiêu của dự án thành những công việc cụ thể và hoạch định một chương trình thực hiện những công việc đó nhằm đảm bảo các lĩnh vực quản lý khác nhau của dự án đã được kết hợp một cách chính xác và đầy đủ

- Quản lý phạm vi: là việc xác định phạm vi, giám sát việc thực hiện mục đích, mục tiêu của dự án, xác định công việc nào thuộc về dự án và cần phải thực hiện, công việc nào nằm ngoài phạm vi của dự án

- Quản lý thời gian: là việc lập kế hoạch, phân phối và giám sát tiến độ thời gian nhằm đảm bảo thời hạn hoàn thành dự án Nó chỉ rõ mỗi công việc phải kéo dài bao lâu, phải hoàn thành khi nào

- Quản lý chi phí: là quá trình dự toán kinh phí, giám sát thực hiện chi phí theo tiến độ cho từng công việc và toàn bộ dự án Cụ thể là tổ chức, phân tích số liệu, báo cáo những thông tin về chi phí

- Quản lý chất lượng: là quá trình triển khai giám sát những tiêu chuẩn chất lượng cho việc thực hiện dự án, đảm bảo chất lượng kết quả của dự án phải đáp ứng mong muốn của nhà tài trợ (chủ đầu tư)

- Quản lý nhân lực: là quá trình hướng dẫn, phối hợp những nỗ lực của mọi thành viên tham gia dự án vào việc hoàn thành mục tiêu của dự án Nó cho thấy việc sử dụng lực lượng lao động của dự án hiệu quả đến đâu

- Quản lý thông tin (truyền thông): là quá trình bảo đảm các dòng thông tin thông suốt, nhanh chóng và chính xác giữa các thành viên dự án và với các cấp quản lý, giữa các tổ nhóm quản lý dự án Thông qua quản lý thông tin có thể trả lời các câu hỏi: ai cần thông tin về dự án? Mức độ chi tiết? các nhà quản lý

dự án cần báo cáo cho họ bằng cách nào?

- Quản lý rủi ro: là việc nhận diện các nhân tố rủi ro trong dự án, sử dụng các phương pháp định tính, định lượng để xác định tính chất, mức độ rủi ro và có

kế hoạch đối phó cũng như quản lý từng loại rủi ro

- Quản lý hợp đồng và các hoạt động mua sắm: là quá trình lựa chọn nhà cung cấp hàng hóa và dịch vụ, thương lượng với họ, quản lý các hợp đồng và điều hành việc mua bán nguyên vật liệu, trang thiết bị, dịch vụ nhằm giải quyết các vấn đề : bằng cách nào cung cấp các hàng hóa , vật liệu cần thiết cho dự án? Tiến độ cung cấp, chất lượng cung cấp đến đâu?

Hình 1.2: Lĩnh vực cơ bản trong quản lý dự án

1.1.3.4 Mô hình tổ chức của dự án

Theo các quy định hiện hành của Việt Nam và thông lệ quốc tế thì, căn cứ vào điều kiện năng lực của cá nhân, tổ chức và căn cứ vào yêu cầu của dự án đầu

tư, có thể chia hình thức tổ chức quản lý dự án đầu tư thành hai nhóm chính là:

- Mô hình chủ đầu tư trực tiếp quản lý dự án:

Mô hình chủ đầu tư trực tiếp quản lý dự án là hình thức tổ chức quản lý

dự án đầu tư mà Chủ đầu tư tự thực hiện dự án (tự sản xuất, tự xây dựng, tự tổ chức giám sát và tự chịu trách nhiệm trước pháp luật) hoặc Chủ đầu tư lập ra Ban Quản lý dự án để quản lý việc thực hiện các công việc của dự án theo sự ủy quyền của Chủ đầu tư Mô hình này được thể hiện trong hình 3

Hình thức Chủ đầu tư tự thực hiện dự án thường áp dụng cho dự án quy

mô nhỏ, kỹ thuật đơn giản, gần với chuyên môn của Chủ đầu tư, Chủ đầu tư có

đủ năng lực chuyên môn và kinh nghiệm để quản lý Trường hợp Chủ đầu tư thành lập Ban quản lý dự án thì Ban quản lý dự án phải chịu trách nhiệm trước pháp luật và Chủ đầu tư về nhiệm vụ và quyền hạn được giao Ban quản lý dự án

Quản lý phạm vi:

-Xác định phạm vi dự án -Lập kế hoạch phạm vi -Q/lý phạm vi thay đổi

Quản lý thời gian:

Quản lý thông tin:

-Lập kế hoạch quản lý thông tin

- Xây dựng kênh và quy chế

chia sẻ thông tin

- Báo cáo tiến độ

Quản lý chất lượng:

-Lập kế hoạch chất lượng -Đảm bảo chất lượng -Quản lý chất lượng

-Quản lý hợp đồng, tiến độ cung ứng

Quản lý rủi ro:

-Xác định rủi ro -Đánh giá mức độ rủi ro -Xây dựng kế hoạch quản lý, phòng ngừa

được đồng thời quản lý nhiều dự án khi có đủ năng lực và được Chủ đầu tư cho phép, nhưng không được thành lập các Ban trực thuộc

Hình 1.3: Mô hình chủ đầu tư trực tiếp thực hiện dự án

- Mô hình chủ nhiệm điều hành dự án :

Là mô hình tổ chức quản lý trong đó Chủ đầu tư giao cho Ban quản lý

dự án chuyên ngành hoặc thuê một tổ chức tư vấn quản lý có đủ điều kiện, năng lực chuyên môn phù hợp với quy mô, tính chất của dự án làm Chủ nhiệm điều hành, quản lý thực hiện dự án Chủ nhiệm điều hành dự án là một pháp nhân độc lập, có năng lực, sẽ là người quản lý, điều hành và chịu trách nhiệm trước pháp luật về toàn bộ quá trình thực hiện dự án Mọi quyết định chủ đầu tư liên quan đến quá trình thực hiện dự án sẽ được triển khai thông qua tổ chức quản lý dự án Ban quản lý dự án là một pháp nhân độc lập chịu trách nhiệm trước pháp luật và chủ đầu tư về toàn bộ quá trình chuẩn bị và thực hiện dự án

Hình 1.4: Mô hình tổ chức Chủ nhiệm điều hành dự án

- Mô hình chìa khóa trao tay:

Là hình thức tổ chức, trong đó Ban quản lý dự án không chỉ là đại diện toàn quyền của Chủ đầu tư mà còn là “chủ” của dự án Hình thức tổ chức quản lý

dự án dạng chìa khoá trao tay cho phép tổ chức đấu thầu, lựa chọn nhà tổng thầu

để thực hiện toàn bộ dự án Khác với hình thức Chủ nhiệm điều hành dự án, giờ đây mọi trách nhiệm thực hiện dự án được giao cho Ban quản lý dự án và họ phải chịu trách nhiệm trước pháp luật đối với việc quản lý dự án Ngoài ra, là tổng thầu, Ban quản lý dự án không chỉ được giao toàn quyền thực hiện dự án

mà còn được phép thuê thầu phụ để thực hiện từng phần việc trong dự án đã trúng thầu Trường hợp này bên nhận thầu không phải là một cá nhân mà phải là một tổ chức quản lý dự án chuyên nghiệp

Hình 1.5: Mô hình tổ chức dạng chìa khóa trao tay

- Mô hình tự thực hiện (mô hình tổ chức quản lý dự án theo các bộ phận chức năng):

Là mô hình trong đó chủ đầu tư không thành lập ra ban quản lý dự án chuyên trách mà thành viên của ban quản lý dự án là các cán bộ từ các phòng ban chức năng làm việc kiêm nhiệm; Hoặc chức năng quản lý dự án được giao cho một phòng chức năng nào đó đảm nhiệm

1.1.4 Vai trò của CNTT

Công nghệ Thông tin và Truyền thông (CNTT-TT) là ngành ứng dụng công nghệ quản lý và xử lý thông tin Tốc độ phát triển vũ bão của công nghệ làm cho việc luân chuyển thông tin trở nên cực kỳ nhanh chóng và vai trò của thông tin ngày càng trở nên quan trọng Những khả năng mới mẻ và ưu việt này của CNTT-TT đã nhanh chóng làm thay đổi cách sống, cách làm việc, cách học tập, cách tư duy và quan trọng hơn cả là cách ra quyết định của con người

CNTT với một thành quả là mạng Internet đang mang lại cho thế giới loài người một thành quả mới là sự công bằng, đó là công bằng về thông tin Công bằng thông tin được thể hiện cả hai chiều, đó là mọi người đều có khả năng lấy được thông tin hữu ích cho mình và mọi người đều có khả năng đưa thông tin của mình ra thế giới một cách bình đẳng, cho dù người đó ở giữa thành phố New York phồn vinh hiện đại hay một làng quê xa xôi hẻo lánh nhất Việt Nam

Chủ đầu tư

Tổng thầu thực hiện toàn bộ dự án

Công nghệ thông tin (CNTT) là động lực thúc đẩy tăng trưởng kinh tế và kích thích tăng lực đổi mới đối với nền kinh tế toàn cầu nói chung và nền kinh tế quốc dân của mỗi nước nói riêng Theo tính toán của IDC, doanh thu của thị trường sản phẩm và dịch vụ CNTT trên thế giới trong năm 2002 đã đạt trên 1.000 tỷ USD, dự báo đến năm 2005 doanh thu của thị trường này sẽ đạt 1.400

tỷ USD

Sự phát triển của CNTT đã tạo ra hàng loạt ngành nghề mới có giá trị gia tăng cao, đã đào tạo được hàng triệu nhân công CNTT có tay nghề cao; tạo ra nguồn thu rất lớn cho ngân sách Nhà nước, từ thu thuế (nhiều chục tỷ USD mỗi năm)

Mặc dù gần đây có hiện tượng suy thoái kinh tế, nhưng các doanh nghiệp CNTT vẫn giữ vai trò then chốt trong việc làm sống lại nền kinh tế của các quốc gia và đóng góp phần đáng kể vào tăng trưởng kinh tế trong 10 năm gần đây Tiêu biểu là khu CNCN phần mềm tại TP Đà Nẵng

1.1.5 Đặc điểm của hoạt động đầu tư các dự án công nghệ thông tin 1.1.5.1 Các nhân tố ảnh hưởng tới quản lý dự án đầu tư ứng dụng CNTT

1.5.1.1.1 Nhân tố khách quan ảnh hưởng tới chất lượng và hiệu quả của việc quản lý dự án đầu tư ứng dụng CNTT

- Điều kiện tự nhiên là một trong những nhân tố khách quan ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng và hiệu quả của việc đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin Cụ thể, trong điều kiện thời tiết mưa, bão, lũ lụt dẫn đến hạ tầng của công trình bị hư hỏng, chất lượng đường truyền kém

- Tình hình biến động giá trên thị trường làm ảnh hưởng đến việc mua sắm thiết bị phục vụ cho công tác đầu tư dự án

1.5.1.1.2 Nhân tố chủ quan ảnh hưởng tới chất lượng và hiệu quả của việc quản lý dự án đầu tư ứng dụng CNTT

Các chủ thể tham gia dự án từ khâu chuẩn bị đầu tư đến kết thúc dự án (Chủ đầu tư, Tư vấn, Nhà thầu thi công ) cụ thể là:

- Công tác khảo sát thiết kế, lựa chọn giải pháp thiết kế, sử dụng công nghệ thi công

- Việc tổ chức đấu thầu tuyển chọn tư vấn, từ Tư vấn lập dự án, Tư vấn KSTK đến Tư vấn thẩm tra, Tư vấn giám sát, Tư vấn kiểm định chất lượng

- Quy trình thiết kế, quy trình thi công chuyên ngành

- Sự tuân thủ trong quá trình thi công và năng lực của nhà thầu

- Đầu tư thiết bị và công nghệ của các đơn vị

- Quản trị tài chính

- Chính sách quản trị nguồn nhân lực

- Công tác quản lý, giám sát trong quá trình thực hiện

- Đấu thầu

- Kinh phí bảo trì, duy tu, sửa chữa công trình

1.1.5.2 Tầm quan trọng của dự án ứng dụng CNTT trong việc xây dựng Chính Quyền điện tử và phát triển KT-XH

CNTT đóng một vai trò rất quan trọng trong việc phát triển kinh tế, xã hội, an ninh, quốc phòng và đặc biệt là hoạt động quản lý nhà nước Nhận thức được lợi ích và tầm quan trọng của CNTT&TT trong việc duy trì và thúc đẩy sự phát triển bền vững; trong những năm vừa qua lĩnh vực CNTT nói chung và hoạt động ứng dụng CNTT nói riêng đã phát triển nhanh chóng, mạnh mẽ và ngày càng sâu rộng trong mọi mặt của đời sống kinh tế xã hội

Ngày 22/9/2010, Thủ tướng Chính phủ đã phê duyệt Đề án “Đưa Việt Nam sớm trở thành nước mạnh về công nghệ thông tin và truyền thông” trong đó nhấn mạnh “công nghệ thông tin và truyền thông là động lực quan trọng góp phần đảm bảo sự tăng trưởng và phát triển bền vững của đất nước, nâng cao tính minh bạch trong các hoạt động của cơ quan nhà nước, tiết kiệm thời gian, kinh phí cho các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp và người dân”

1.1.5.3 Nâng cao năng lực quản lý hành chính nhà nước

Ứng dụng tin học trong quản lý hành chính nhà nước là vấn đề bức xúc trong tình hình hiện nay; có đẩy mạnh việc ứng dụng và phát triển thông tin, công nghệ thông tin mới làm tốt công tác quản lý nhà nước về lĩnh vực này nhằm đáp ứng yêu cầu phục vụ và phát triển kinh tế - xã hội; đóng góp trực tiếp

và hiệu quả cho cải cách hành chính nhà nước, cho sự phát triển đất nước trong giai đoạn mới – khi cả nước cùng toàn nhân loại đang bước vào một kỷ nguyên mới – kỷ nguyên của kinh tế tri thức

Thực hiện Luật Công nghệ thông tin, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 về Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước Nghị định này quy định cụ thể về việc xây dựng cơ

sở hạ tầng thông tin, cung cấp nội dung thông tin, phát triển nguồn nhân lực CNTT, đầu tư cho ứng dụng CNTT Qua đó, Chính phủ cũng đã thể hiện quyết tâm đẩy mạnh ứng dụng CNTTtrong các cơ quan nhà nước nhằm cải tiến và minh bạch các quy trình công việc, thủ tục hành chính Đây là cơ sở pháp lý quan trọng cho phép các cơ quan xây dựng kế hoạch ứng dụng CNTT của riêng mình trong những năm gần đây Nghị định đã giúp cho quá trình thu thập những yếu tố cần thiết và nền tảng pháp lý ban đầu cho việc xây dựng Chính quyền điện tử

Ứng dụng tin học và CNTT trong quản lý hành chính nhà nước góp phần nâng cao năng lực quản lý, điều hành của các cơ quan nhà nước, các bộ, cơ quan

ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nhằm đẩy mạnh cải cách hành chính, xây dựng nền hành chính điện

tử (Chính quyền điện tử); cải tiến quy trình công việc, thủ tục và chuẩn hóa nghiệp vụ; áp dụng hệ thống quản lý chất lượng tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000; tiếp tục xây dựng, hoàn thiện và nâng cao hiệu quả ứng dụng các hệ thống thông tin phục vụ sự chỉ đạo, điều hành và quản lý của các cơ quan Nhà nước, bao gồm các nội dung chủ yếu như: hệ thống thư điện tử; hệ thống thông tin quản lý văn bản và điều hành và số hóa nguồn thông tin chưa ở dạng số theo thứ tự ưu tiên về thời gian và tầm quan trọng; tăng cường sử dụng văn bản điện tử; phát triển và cung cấp thông tin trực tuyến phục vụ cán bộ, công chức trong các cơ quan Nhà nước; thông tin công khai về tuyển dụng, chế độ lương, hưu, bảo hiểm, khen thưởng và kỷ luật Các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Ủy ban Nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương cũng cần tiếp tục xây dựng và triển khai việc ứng dụng công nghệ thông tin vào các hoạt động nghiệp vụ phù hợp với đặc thù của từng đơn vị

Bên cạnh đó, các cuộc họp của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ với các

bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; các cuộc họp của các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương với các cơ quan trực thuộc cần đảm bảo thực hiện từ xa; đồng thời giúp cho việc xử

lý thông tin nhanh, chính xác, đầy đủ, phục vụ tốt cho tổ chức, người dân và doanh nghiệp

1.1.5.4 Trao đổi thông tin phục vụ người dân và Doanh nghiệp

Việc ứng dụng CNTT trong kế hoạch xây dựng chính quyền điện tử góp phần phục vụ người dân và doanh nghiệp Các dự án được triển khai nhằm tạo điều kiện cho các cơ quan Nhà nước hoạt động công khai, minh bạch, phục vụ

tốt hơn người dân và doanh nghiệp Hiện nay, hầu hết các bộ, cơ quan ngang bộ, tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương đã có trang thông tin điện tử hoặc cổng thông tin điện tử nhằm cung cấp thông tin, dịch vụ trực tuyến cho người dân và doanh nghiệp Ứng dụng CNTT đã bắt đầu được ứng dụng tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông của một số địa phương

Do đó, việc xây dựng các hệ thống thông tin thiết yếu cho công tác ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ người dân và doanh nghiệp tại các địa phương, đặc biệt là các hệ thống thông tin về dân cư, tài nguyên và môi trường; ứng dụng CNTT trong quản lý, điều hành, sản xuất kinh doanh; phổ cập ứng dụng CNTT trong hệ thống giáo dục, y tế; đẩy mạnh ứng dụng CNTT trong quốc phòng, an ninh; bước đầu ứng dụng CNTT để giải quyết các vấn đề kinh tế - xã hội quan trọng, phạm vi ảnh hưởng rộng, bao gồm: ứng dụng CNTT trong quản

lý giao thông đô thị, ứng dụng CNTT trong công tác vệ sinh, an toàn thực phẩm, ứng dụng CNTT trong công tác dự báo thời tiết,… là rất cần thiết Đồng thời là căn cứ nhu cầu quản lý thực tế, xây dựng các hệ thống thông tin quy mô quốc gia trên cơ sở kết nối, tổng hợp thông tin từ địa phương các cấp

Theo Đề án đã phê duyệt, đến năm 2020, Chính phủ điện tử Việt Nam thuộc loại khá trên thế giới Việt Nam nằm trong nhóm 1/3 nước dẫn đầu trong bảng xếp hạng của Liên hiệp quốc về mức độ sẵn sàng Chính phủ điện tử Hầu hết các dịch vụ công cơ bản được cung cấp trên mạng cho người dân và doanh nghiệp ở mức độ 4 (thanh toán phí dịch vụ, nhận kết quả dịch vụ qua mạng); 100% các ngành công nghiệp then chốt của đất nước, các doanh nghiệp và tổ chức xã hội ứng dụng CNTT trong quản lý, điều hành, sản xuất kinh doanh

1.1.5.5 Điều hành hoạt động tác nghiệp của các cơ quan QLHCNN

Tính đến năm 2011, có 100% cơ quan cấp bộ, cơ quan ngang bộ đã vận hành và sử dụng mạng thông tin nội bộ (LAN) để gửi, nhận và lưu chuyển thông tin cho các mục đích cụ thể , riêng biệt Song song với việc sử dụng mạng thông

tin nội bộ, các cơ quan cũng đã chú trọng lắp đặt các hệ thống và công cụ bảo đảm an toàn, an ninh thông tin trong quá trình trang bị cơ sở vật chất, hạ tầng kỹ thuật phục vụ cho khai thác và ứng dụng CNTT Việc ứng dụng CNTT trong quá trình điều hành hoạt động tác nghiệp của các cơ quan QLHCNN nhằm bảo mật các thông tin nội bộ trong chính phủ nhờ sử dụng hệ thống tường lửa , hệ thống phát hiện, phòng chống truy cập trái phép ; sử dụng phần mềm quét , lọc thư rác trong hệ thống thư điện tử sử dụng tại cơ quan; hệ thống an toàn dữ liệu trong mạng cục bộ như tủ/băng đĩa/SAN/NAS

Như vậy, có thể thấy, hệ thống hạ tầng kỹ thuật tại các bộ, cơ quan ngang

bộ đã cơ bản đáp ứng được nhu cầu công việc của cán bộ, công chức Ngoài ra, một số đơn vị tiêu biểu đã trang bị được cơ sở hạ tầng kỹ thuật ở mức tiên tiến, hiện đại Trong những năm qua, việc đầu tư hạ tầng kỹ thuật CNTT ở các cơ quan nhà nước tại các địa phương đã được các cấp lãnh đạo hết sức quan tâm Các cơ quan, địa phương, Sở, Ban, ngành đã trang bị máy tính và kết nối Internet cho cán bộ, công chức, viên chức phục vụ tác nghiệp trong hoạt động công việc Song song với việc kết nối mạng Internet thì việc sử dụng hệ thống thư điện tử

và hiệu quả sử dụng hòm thư điện tử phục vụ cho công việc của các cán bộ công chức, viên chức tại các cơ quan Nhà nước chiếm một tỉ lệ cao Ngoài ra, ứng dụng thư điện tử, công tác tin học hóa hoạt động chỉ đạo, điều hành công việc qua mạng cũng được các Bộ, ngành cũng rất được quan tâm – chú trọng Hầu hết các Bộ, cơ quan ngang Bộ đã đưa các thông tin chỉ đạo , điều hành công việc lên môi trường mạng và triển khai hệ thống quản lý văn bản trên môi trường mạng Internet

Trong công việc thường nhật và các tác vụ chuyên môn, ứng dụng CNTT góp phần đảm bảo tính chính xác, tăng cường tốc độ và hiệu quả xử lý công việc Hiện nay, tại các bộ và cơ quan ngang bộ đã trang bị phần mềm và hệ thống CNTT để hỗ trợ xử lý công việc trong các lĩnh vực chuyên môn Do hiệu quả

tích cực mà ứng dụng CNTT mang lại nên số lượng các đơn vị triển khai với mỗi ứng dụng nội bộ tương đối cao

Đối với các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, hầu hết các phần mềm ứng dụng đều đã và đang được triển khai tại ít nhất là khoảng 50% số tỉnh, thành trên cả nước Tương tự như tại các bộ, cơ quan ngang bộ - hệ thống hiện có mức triển khai hạn chế nhất ở các tỉnh, thành trên cả nước là hệ thống ứng dụng chữ

ký số trong việc gửi/nhận văn bản và thư điện tử - mặc dù công nghệ này còn chiếm số lượng ít nhưng đó cũng là một trong những đóng góp của CNTT trong hoạt động tác nghiệp tại các cơ quan QLHCNN

1.1.5.5 Tạo ra kênh thông tin mới giúp người dân tham gia vào công tác xã hội

Sự liên tục và rộng khắp trong công tác ban hành văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến phát triển và ứng dụng CNTT phản ánh thực tế là CNTT và truyền thông chiếm vị trí ngày càng quan trọng trong phát tri ển kinh tế - xã hội các cấp Phát triển CNTT trở thành một trong những yếu tố thiết yếu tạo động lực cho sự phát triển bền vững Đối với một số lĩnh vực trọng điểm phục vụ cộng đồng như y tế, giáo dục, tài nguyên môi trường, nông nghiệp và phát triển nông thôn, và đặc biệt trong ngành du lịch, ứng dụng CNTT đã tạo ra môi trường hoạt động trực tuyến, cung cấp cho người dân dịch vụ công thuận tiện hơn từ đó tăng khả năng tiếp cận thông tin và tri thức, đóng góp vào sự tăng trưởng, phát triển kinh tế, giảm khoảng cách xã hội, nâng cao chất lượng cuộc sống Đồng thời, tạo thêm các kênh thông tin mới giúp cho người dân thực hiện tốt hơn quyền làm chủ của mình (thông qua các diễn đàn trao đổi, đóng góp ý kiến, đề xuất cơ chế chính sách, chuyên mục hỏi đáp,…)

- Về mục tiêu, phạm vi dự án: Đây là yếu tố quan trọng nhất cần được

xác định rõ ngay khi bắt đầu xây dựng dự án, nếu không nguy cơ thất bại dự án rất cao Trong đó, cần lưu ý các vấn đề:

+ Dự án không phải giải quyết tất cả các vấn đề, vì thời gian, kinh phí, nguồn lực cho dự án là giới hạn Ranh giới của dự án đến đâu, những nội dung gì thuộc dự án, những nội dung gì không thuộc dự án cần xác định rõ ngay từ đầu + Khi khởi động dự án, có thể có nhiều dự án khác phối hợp hoặc nối tiếp,

vì vậy cần chỉ rõ và thống nhất với nhau về phạm vi của dự án để không kỳ vọng quá nhiều, làm sai mục đích

+ Cần có bộ chỉ tiêu xác định thành công của dự án, xác định rõ thế nào là

dự án thành công

+ Nêu rõ quan điểm là những vấn đề phát sinh trong quá trình triển khai dự

án cần được phát hiện sớm, báo cáo, giải quyết ngay; tránh tình trạng đẩy hết sang sang giai đoạn sau giải quyết, và cuối cùng là không thể giải quyết được

+ Người đứng đầu tổ chức triển khai dự án phải có thực quyền, để có thể giải quyết triệt để các vấn đề liên quan khi triển khai dự án

+ Các cá nhân được cử tham gia dự án cần có thời gian công tác ổn định, liên tục, lâu dài Mặt khác cũng cần có các phương án dự phòng đối với những nhân sự chủ chốt triển khai dự án, tránh tình trạng gián đoạn dự án do nhân sự

- Về phương pháp tiếp cận:

+ Không nên: tiếp cận theo hướng thay đổi các hệ thống thông tin tiên tiến

của nước ngoài, nhằm phù hợp với quy trình nghiệp vụ và các yêu cầu khác của các đơn vị thụ hưởng Nếu vậy, khi quy trình nghiệp vụ thay đổi, rất khó thay đổi các hệ thống thông tin đã được trang bị, đồng thời khi các hệ thống tiên tiến của nước ngoài được cập nhật những phiên bản mới, rất khó cập nhật cho những hệ thống đã được customize quá nhiều

+ Nên: tiếp cận theo hướng: cố gắng thay đổi những quy trình nghiệp vụ

theo hướng hiện đại hóa, chuẩn quốc tế để có thể ứng dụng những hệ thống thông tin tiên tiến Như vậy về mặt quy trình được hiện hóa, đồng thời những phần mềm sau khi được customize cho đơn vị sử dụng vẫn giữ được phần lõi (core) của đơn vị cung cấp, vì vậy rất dễ cập nhật trong quá trình phát triển phần mềm của các nhà cung cấp

- Về Kế hoạch triển khai dự án:

Ngoài việc xác định rõ những mốc thời gian triển khai dự án, cần lưu ý: + Nhiều dự án chỉ lập kế hoạch cho có sẽ không quản lý được về sau Cần quan tâm thật sự đến kế hoạch có chất lượng cả về nhân lực, hạ tầng, … như vậy không chỉ dự án mà còn liên quan đến tổng thể các vấn đề ảnh hưởng đến dự án, sao cho dự án không bị biệt lập

+ Quan tâm đến chất lượng hơn là tiến độ

+ Quan tâm phát triển nguồn nhân lực để có thể tham gia trong quá trình triển khai dự án, đồng thời có đủ năng lực tiếp nhận kết quả của dự án

+ Thường xuyên báo cáo tiến độ dự án, cần báo cáo, giải quyết ngay những vấn đề phát sinh cần giải quyết, tránh để tồn đọng Cần báo cáo trung thực về tình trạng, tiến độ của dự án, dù tiến độ có thể không nhanh, khi đó sẽ nhận được

sự quan tâm của lãnh đạo, như vậy vướng mắc mới được lãnh đạo quan tâm giải quyết

+ Cần có kế hoạch dự phòng cho những nội dung phức tạp để bảo đảm tiến

độ chung dự án

- Về kinh phí triển khai dự án:

+ Cần quan tâm, có giải pháp kinh phí cho phần bảo dưỡng, duy trì các hệ thống thông tin sau khi được nghiệm thu, bởi vì nhiều dự án sau khi được nghiệm thu không có kinh phí duy trì, phải ngừng hoạt động, gây lãng phí lớn (Kinh phí bảo trì có thể chiếm đến 20% giá trị dự án)

+ Theo kinh nghiệm một số đơn vị, có thể gộp kinh phí duy trì hệ thống (khoảng 05 năm) vào kinh phí triển khai dự án ngay từ đầu Điều này bảo đảm

có kinh phí duy trì hệ thống, đồng thời đơn vị xây dựng hệ thống là đơn vị phù hợp nhất trong việc duy trì hệ thống sau này, mặt khác nếu theo cách này kinh phí duy trì có thể giảm Nếu bảo trì tách ra độc lập với thực hiện dự án sẽ đắt và