Hiện đại hóa công tác quản lý văn bản tại ủy ban nhân dân huyện sóc sơn, thành phố hà nội

Khẩn trương xây dựng, phát triển Trục liên thông văn bản quốc gia; 100% phần mềm QLVB và điều hành của các bộ, ngành, địa phương được kết nối, liên thông qua Trục liên thông văn bản quốc

BỘ NỘI VỤ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

NGÔ QUỲNH ANH

HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN SÓC SƠN,

THÀNH PHỐ HÀ NỘI

LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG

QUẢN LÝ CÔNG

Hà Nội - 7/2020

BỘ NỘI VỤ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

NGÔ QUỲNH ANH

HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN SÓC SƠN,

THÀNH PHỐ HÀ NỘI

LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG

Chuyên ngành: Quản lý công

Mã số: 8340403

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS.TS LƯU KIẾM THANH

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan luận văn thạc sĩ “Hiện đại hóa công tác quản lý văn bản tại Uỷ ban nhân dân huyện Sóc Sơn, thành phố Hà Nội” là công trình nghiên

cứu của tôi Trong công trình nghiên cứu này, tôi có tham khảo và tổng hợp kết quả của nhiều công trình nghiên cứu khác và đã có chú thích theo quy định Công trình này chưa từng được công bố trên bất cứ phương tiện truyền thông nào

Tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm trước Hội đồng khoa học về nội dung nghiên cứu của đề tài này

Hà Nội, ngày tháng năm 2020

HỌC VIÊN

Ngô Quỳnh Anh

LỜI CẢM ƠN

Trước hết, để hoàn thành được chương trình học cao học và hoàn thành luận văn, tôi luôn nhận được sự hướng dẫn, tạo mọi điều kiện và giúp đỡ quý báu của các thầy, cô giáo của Phòng Quản lý sau đào tạo và Khoa Hành chính học của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, gia đình và bạn bè đã luôn ở bên cạnh và ủng hộ

Đặc biệt, tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới PGS.TS Lưu Kiếm Thanh - người thầy đã tận tâm giúp đỡ, hướng dẫn tôi trong suốt quá trình thực hiện và hoàn thành luận văn

Sau cùng, tôi xin trân thành cảm ơn tới các cán bộ, công chức công tác tại

Ủy ban nhân dân huyện Sóc Sơn đã tạo mọi điều kiện thuận lợi trong suốt quá trình học tập nghiên cứu và hoàn thành luận văn

Để hoàn thành luận văn này, tôi đã dành nhiều thời gian và công sức nghiên cứu Tuy có nhiều nỗ lực và cố gắng nhưng luận văn cũng không tránh khỏi những thiếu sót Tôi rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến quý báu của quý thầy, cô giáo và bạn đọc để đề tài luận văn bản thân được hoàn thiện hơn và có cơ sở để phát triển hướng nghiên cứu tiếp theo

Xin trân trọng cảm ơn./

Hà Nội, ngày tháng năm 2020

HỌC VIÊN

Ngô Quỳnh Anh

DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU, CÁC CHỮ VIẾT TẮT

DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ

SƠ ĐỒ:

Sơ đồ 1.1 Quy trình quản lý văn bản đi 13

Sơ đồ 1.2 Quy trình quản lý văn bản đến 13

BẢNG BIỂU:

Bảng 2.1 Trình độ chuyên môn của nhân sự làm công tác văn thư trên địa bàn huyện Sóc Sơn 27 Bảng 2.2 Bảng thống kê số lượng văn bản phát hành tại UBND huyện Sóc Sơn (đơn vị: văn bản) 29 Bảng 2.3 Bảng thống kê số liệu thống kê văn bản đến của UBND huyện Sóc Sơn (đơn vị: văn bản) 30

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Tình hình nghiên cứu 3

3 Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu 3

4 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 5

5 Phương pháp nghiên cứu 5

6 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn 6

7 Kết cấu của đề tài 6

CHƯƠNG 1 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN 8

1.1 Quan niệm về công tác quản lý văn bản 8

1.1.1 Khái niệm văn bản và quản lý văn bản 8

1.1.1.1 Khái niệm văn bản 8

1.1.1.2 Khái niệm quản lý văn bản 10

1.1.2 Vai trò của văn bản và quản lý văn bản 11

1.1.3 Nguyên tắc, yêu cầu quản lý văn bản 12

1.1.4 Quy trình quản lý văn bản 13

1.1.4.1 Quy trình quản lý văn bản đi 13

1.1.4.2 Quy trình quản lý văn bản đến 13

1.2 Quan niệm về hiện đại hóa công tác quản lý văn bản 14

1.2.1 Khái niệm về hiện đại hóa 14

1.2.2 Sự cần thiết phải hiện đại hóa công tác quản lý văn bản 15

1.2.3 Các yếu tố tác động đến hiện đại hóa công tác quản lý văn bản 17

1.2.4 Nội dung của hiện đại hóa công tác quản lý văn bản 18

1.2.4.1 Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản 18

1.2.4.2 Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO trong quản lý văn bản 22 1.2.4.3 Về cơ sở vật chất, cung cấp trang thiết bị kỹ thuật hiện đạị trong quản lý

TIỂU KẾT CHƯƠNG 1 24

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN SÓC SƠN, THÀNH PHỐ HÀ NỘI 25

2.1 Khái quát chung về Uỷ ban nhân dân huyện Sóc Sơn 25 2.1.1 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Uỷ ban nhân dân huyện Sóc Sơn 25 2.1.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy của Uỷ ban nhân dân huyện Sóc Sơn 26 2.1.3 Tình hình hoạt động chung của Uỷ ban nhân dân huyện Sóc Sơn 26 2.2 Công tác quản lý văn bản tại Uỷ ban nhân dân huyện Sóc Sơn, thành phố Hà Nội 27 2.2.1 Đội ngũ nhân sự thực hiện công tác quản lý văn bản của Uỷ ban nhân dân huyện Sóc Sơn 27 2.2.2 Quản lý văn bản đi – đến của Ủy ban nhân dân huyện Sóc Sơn 29 2.3 Phân tích thực trạng hiện đại hóa công tác quản lý văn bản của Uỷ ban Nhân dân huyện Sóc Sơn, thành phố Hà Nội 30 2.3.1 Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản của Uỷ ban Nhân dân huyện Sóc Sơn, thành phố Hà Nội 30 2.3.1.1 Giới thiệu phần mềm quản lý văn bản của Uỷ ban nhân dân huyện Sóc Sơn 31 2.3.1.2 Chức năng chính của phần mềm quản lý văn bản của Uỷ ban nhân dân huyện Sóc Sơn 31 2.3.1.3 Nhóm chức năng quản lý văn bản đến trong phần mềm của Uỷ ban nhân dân huyện Sóc Sơn 32 2.3.1.4 Nhóm chức năng quản lý văn bản đi trong phần mềm của Uỷ ban nhân dân huyện Sóc Sơn 33 2.3.1.5 Phân quyền sử dụng văn bản trong phần mềm quản lý của Uỷ ban nhân dân huyện Sóc Sơn 34 2.3.1.6 Đăng ký và quản lý văn bản đến 35 2.3.1.7 Đăng ký và quản lý văn bản đi 35

2.3.2.1 Quy trình xử lý văn bản đi của Uỷ ban nhân dân huyện Sóc Sơn 36

2.3.2.2 Quy trình xử lý văn bản đến của Uỷ ban nhân dân huyện Sóc Sơn 38

2.3.3 Cơ sở, trang thiết bị kỹ thuật phục vụ công tác quản lý văn bản Ủy ban nhân dân huyện Sóc Sơn 40

2.4 Đánh giá, nhận xét 41

2.4.1 Kết quả 41

2.4.2 Hạn chế 43

2.4.3 Nguyên nhân 44

TIỂU KẾT CHƯƠNG 2 46

CHƯƠNG 3 PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN SÓC SƠN, THÀNH PHỐ HÀ NỘI 47

3.1 Phương hướng tăng cường hiện đại hóa công tác quản lý văn bản tại Ủy ban nhân dân huyện Sóc Sơn, thành phố Hà Nội 47

3.1.1 Chủ trương của Nhà nước 47

3.1.2 Phương hướng của Ủy ban nhân dân huyện Sóc Sơn 48

3.2 Một số giải pháp tăng cường hiện đại hóa công tác quản lý văn bản tại Ủy ban nhân dân huyện Sóc Sơn, thành phố Hà Nội 49

3.2.1 Hoàn thiện việc ban hành hệ thống văn bản hướng dẫn về hiện đại hóa công tác quản lý văn bản 49

3.2.2 Tăng cường đào tạo, bồi dưỡng cán bộ công chức về hiện đại hóa công tác quản lý văn bản 50

3.2.3 Đổi mới nhận thức, tư duy làm việc, ý thức trách nhiệm của cán bộ, công chức về hiện đại hóa công tác quản lý văn bản 53

3.2.4 Đẩy mạnh áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO trong quản lý văn bản 54

3.2.5 Đẩy mạnh cơ sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật phục vụ công tác quản lý văn bản 55

3.2.6 Đẩy mạnh công tác thanh tra, kiểm tra, giám sát việc thực hiện hiện đại hóa công tác quản lý văn bản 57

3.2.7 Một số giải pháp khác 57

3.3 Một số đề xuất về tăng cường hiện đại hóa công tác quản lý văn bản tại Ủy ban nhân dân huyện Sóc Sơn 58

KẾT LUẬN 60

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Sự hội nhập quốc tế cùng sự phát triển của cách mạng khoa học – công nghệ, đặc biệt là sự bùng nổ của CNTT đã đặt ra yêu cầu đối các nhà lãnh đạo quốc gia cũng cần phải có sự thay đổi trong cách quản lý, điều hành nhà nước đảm bảo hoạt động đó mang lại hiệu lực hiệu quả Trước sự thay đổi đó, vấn đề hoàn thiện

tổ chức bộ máy và hoạt động quản lý hành chính nhà nước theo hướng hiện đại và CCHC là một bộ phận không thể tách rời trong tổng thể CCHC nhà nước nói chung [25, tr 480], từ đó đã nghiên cứu và lồng ghép tiến trình HĐH trong quá trình quản

lý trên mọi ngành, mọi lĩnh vực và sự ra đời của CPĐT được hình thành CPĐT ra đời có thể dễ dàng đáp ứng yêu cầu của toàn cầu bằng cách áp dụng công nghệ hiện đại [2, tr 12], đây là một xu thế tất yếu cho sự phát triển và CCHC nhà nước Một trong những nội dung góp phần xây dựng và kiến tạo nên CPĐT là việc HĐH công tác QLVB

Văn bản là một loại hình thức phương tiện để ghi nhận, lưu giữ và truyền đạt thông tin từ chủ thể này đến chủ thể khác Do vậy QLVB là hoạt động không thể thiếu, việc làm thường xuyên và quan trọng ở trong mỗi cơ quan, tổ chức Và để làm tốt được việc QLVB, cần thiết phải xây dựng và không ngừng cải tiến các văn bản này để hình thành QLVB một cách khoa học, ngăn nắp, theo thứ tự, để dễ dàng lưu trữ, tìm kiếm, đồng thời tránh được những rủi ro mất mát thiếu sót văn bản của

mỗi cơ quan, đơn vị

Trong thời đại công nghệ mới hiện nay công tác QLVB, việc quản lý theo truyền thống dùng, tức là sử dụng hình thức văn bản giấy đã thể hiện rõ sự không còn phù hợp Từ việc có thể xảy ra trong sai sót trong giải quyết cho đến chuyển giao, tìm kiếm đến lưu trữ văn bản theo hình thức thủ công có thể gây nên tình trạng mất giấy tờ, mất thời gian và lãng phí nguồn lực cho cơ quan, tổ chức; nhất là với CQNN Do vậy mà cần phải HĐH công tác QLVB để dần dần thay đổi phương thức hoạt động, tác nghiệp từ truyền thống sang hiện đại Tuy nhiên, việc HĐH không chỉ nhằm vào các hoạt động ứng dụng CNTT, ứng dụng các sản phẩm của khoa học công nghệ vào thực hiện công việc mà còn tập trung vào sự thay đổi quy

trình làm việc, cách suy nghĩ trong quản lý cùng với tăng cường về công sở, cơ sở vật chất để đáp ứng cho HĐH công tác QLVB nói riêng và HĐH hành chính nói chung

Theo Nghị quyết số 17/NQ-CP của CP ngày 07.3.2019 về một số nhiệm vụ, giải pháp trọng tâm phát triển CPĐT giai đoạn 2019 – 2020, định hướng đên 2025

đã xác định mục tiêu và chỉ tiêu cốt lõi cần thực hiện từ nay đến 2020, từ đó có những định hướng mới trong giai đoạn tiếp theo nhằm hoàn thiện mục tiêu phát triển CPĐT nhà nước Khẩn trương xây dựng, phát triển Trục liên thông văn bản quốc gia; 100% phần mềm QLVB và điều hành của các bộ, ngành, địa phương được kết nối, liên thông qua Trục liên thông văn bản quốc gia; 90% văn bản trao đổi giữa các CQNN dưới dạng điện tử; giảm tối đa việc sử dụng tài liệu giấy,… Đây là những nội dung chủ yếu trong việc góp phần xây dựng và hoàn thiện CPĐT cũng như là một phần trong HĐH công tác QLVB hiện nay của nước ta

Là một huyện thuộc phía Bắc thành phố Hà Nội, được sát nhập về thành phố

Hà Nội từ năm 1978, huyện Sóc Sơn vẫn luôn được thành phố quan tâm sát sao chỉ đạo, điều hành kịp thời cùng sự phát triển chung của thành phố Sự phát triển kinh

tế - xã hội nhanh chóng vào những năm gần đây, khiến cho huyện Sóc Sơn đã những tiến bước thay đổi tích cực mạnh mẽ, nhưng kèm theo đó cũng có những hạn chế Trên thực tế, công tác QLVB của các CQNN tại địa phương cho thấy đã có nhiều sự đổi mới trong quá trình thực hiện: đã ứng dụng CNTT trong QLVB, tất cả văn bản đều được thao tác thông qua môi trường mạng số,… Tuy nhiên trong quá trình thực hiện đã bộc lộ những hạn chế như vẫn còn sử dụng nhiều văn bản giấy, vấn đề QLVB điện tử vẫn còn bất cập

Xuất phát từ sự cần thiết đó, tôi lựa chọn đề tài “HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG

TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN SÓC SƠN, THÀNH PHỐ HÀ NỘI” làm luận văn tốt nghiệp cho chuyên ngành quản lý công

Với mong muốn thông qua quá trình tìm hiểu, nghiên cứu về vấn đề này sẽ giúp bản thân hiểu rõ, nắm vững kiến thức về QLVB và công cuộc HĐH hiện nay, từ đó

có sự đánh giá và những ý tưởng mới, giải pháp hữu hiệu có thể vận dụng vào thực

tiễn nhằm HĐH công tác QLVB của các CQNN, nhất là CQNN tại địa phương ngày một hiệu lực và hiệu quả hơn

2 Tình hình nghiên cứu

Những năm gần đây, các nghiên cứu liên quan đến chủ đề về công tác văn thư nói chung, công tác QLVB nói riêng cũng như HĐH công tác văn thư đã thu hút sự quan tâm của nhà khoa học thực hiện ở một số đề tài từ những góc độ và phạm vi khác nhau

Một số nghiên cứu liên quan đến HĐH và HĐH công tác văn thư:

- Bài viết của PGS.TS Lưu Kiếm Thanh (2011), “HĐH hành chính trong nền kinh tế tri thức” được đăng trên Kỷ yếu hội thảo Cải cách hành chính nhà nước ở Việt Nam từ góc nhìn của các nhà khoa học Bài viết cho thấy nội dung HĐH hành chính trong thời đại của nền kinh tế tri thức, chủ yếu trên nền thông tin số hóa tập trung vào các mặt: HĐH thể chế, HĐH tổ chức bộ máy, HĐH tài chính công, nâng cao hiệu quả làm việc CBCC, sử dụng kỹ thuật CNTT phục vụ hoạt động hành chính

- Bài viết “Đổi mới công tác văn thư trong quá trình xây dựng chính phủ điện tử – những vấn đề cần nghiên cứu” của ThS Nguyễn Thị Tâm (Nguyên Phó Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước) (2015) Bài viết đã phân tích CPĐT

là gì và xác định “quá trình xây dựng Chính phủ điện tử là quá trình điện tử hóa hoạt động của Chính phủ nhờ ứng dụng công nghệ thông tin và truyền thông” Tác giả cũng đã đề xuất một số nhóm vấn đề cần nghiên cứu nhằm góp phần quản lý thống nhất công tác văn thư trong quá trình xây dựng CPĐT

- Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Bộ của Viện khoa học tổ chức nhà nước (BNV) của Thạc sĩ Nguyễn Thùy Trang, chủ nhiệm đề tài, công bố vào năm 2015

“Công tác văn thư trong quá trình xây dựng CPĐT” Đề tài nghiên cứu tổng quát và phân tích khẳng định mối quan hệ chặt chẽ giữa CPĐT và công tác văn thư và đưa

ra những đánh giá, nhận xét về công tác văn thư trong quá trình xây dựng CPĐT Việt Nam

- Luận văn thạc sĩ “HĐH công tác văn thư tại Viện hàm lâm khoa học và công nghệ Việt Nam” của Nguyễn Thanh Hà năm 2016 Luận văn đã đánh giá

được thực trạng HĐH công tác văn thư của Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam từ năm 2013 - 2016, để từ đó đề xuất được một số giải pháp nhằm góp phần tăng cường HĐH công tác văn thư của Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam trong thời gian tiếp theo Luận văn cũng nêu rõ những điểm quan trong việc HĐH công tác văn thư, lưu trữ

Một số nghiên cứu về công tác QLVB như:

- Năm 2008, TS Lưu Kiếm Thanh có đề tài nghiên cứu khoa học cấp Bộ

“Nghiên cứu phương pháp QLVB điện tử tại CQNN ở Việt Nam hiện nay” Đề tài

đã góp phần cải thiện công tác QLVB, đặc biệt là đưa ra các vấn đề nghiên cứu liên quan đến văn bản điện tử và vấn đề xử lý văn bản trên môi trường mạng

- Luận văn “Các giải pháp nâng cao hiệu quả QLVB của văn phòng cấp sở tại thành phố Hồ Chí Minh” của Liêng Bích Ngọc tập trung nghiên cứu công tác QLVB gồm QLVB đến, QLVB đi trong giai đoạn văn thư khảo sát thực tiễn công tác QLVB các Sở hiện nay để từ đó nhận định những ưu điểm cũng như những hạn chế, tìm ra nguyên nhân và bài học kinh nghiệm Từ các kết quả khảo sát thực tế, vận dụng cơ sở khoa học về quản lý và cơ sở lý luận về QLVB đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả QLVB cho Văn phòng cấp Sở phục vụ cho công tác quản lý, điều hành của các Sở ở Thành phố Hồ Chí Minh

- Luận văn thạc sĩ quản lý công của tác giả Trần Minh Huyền công bố vào năm 2017 với đề tài “Hiệu quả công tác QLVB đi, đến tại Sở Y tế Hà Nội”, Luận văn thạc sĩ quản lý công

Tuy nhiên thì những nghiên cứu mới chỉ dừng lại ở nội dung công tác QLVB riêng và ứng dụng CNTT - một phần của nội dung HĐH trong công tác QLVB mà chưa thể hiện nhiều về sự HĐH toàn diện trong công tác QLVB Các công trình nghiên cứu nói trên tuy không trực tiếp nghiên cứu về HĐH công tác QLVB, nhưng cũng gợi mở những vấn đề có ý nghĩa, bổ ích cho chúng tôi tiếp thu trong quá trình nghiên cứu làm Luận văn Xác định HĐH công tác QLVB là một trong những nội dung để tăng cường vào công cuộc CCHCNN, nhất là HĐH hành chính và xây dựng, kiến tạo nên CPĐT, do vậy vấn đề này cần có sự đầu tư nghiên

đến thời điểm hiện tại chưa có công trình hay đề tài nào đề cập một cách chuyên sâu về phương diện lý luận và thực tiễn về HĐH công tác QLVB.

3 Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu

3.1 Mục đích nghiên cứu

Nghiên cứu tổng quan cơ sở lý luận về HĐH công tác QLVB, từ đó đánh giá thực trạng trong giai đoạn 2015 – 2019, nhằm đề xuất một số giải pháp khắc phục những tồn tại và định hướng phù hợp với thực tiễn trong HĐH công tác QLVB tại UBND huyện Sóc Sơn trong giai đoạn 2020 – 2025

3.2 Nhiệm vụ nghiên cứu

- Hệ thống hóa các vấn đề lý luận về QLVB và HĐH công tác QLVB

- Phân tích thực trạng HĐH công tác QLVB tại UBND huyện Sóc Sơn để có

cơ sở đánh giá kết quả, thuận lợi và khó khăn khi gặp phải

- Đề xuất phương hướng, giải pháp nhằm tăng cường HĐH công tác QLVB tại UBND huyện Sóc Sơn nói riêng và hệ thống CQHCNN nói chung

4 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu

4.1 Đối tượng nghiên cứu

Nghiên cứu về HĐH công tác QLVB tại UBND huyện Sóc Sơn, thành phố

Hà Nội

4.2 Phạm vi nghiên cứu

- Không gian: tại UBND huyện Sóc Sơn

- Thời gian: dữ liệu, số liệu sử dụng trong thời gian từ năm 2015 – 2019

- Nội dung tập trung vào những vấn đề sau: ứng dụng CNTT trong QLVB;

áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO trong QLVB; cơ sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật hiện đạị trong QLVB

5 Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp luận: chủ yếu là phương pháp luận của chủ nghĩa duy vật biện chứng và chủ nghĩa duy vật lịch sử

- Phương pháp khảo cứu tài liệu nhằm mục đích thu thập các thông tin, tài liệu tin, hệ thống các khái niệm và luận điểm, cơ sở lý luận liên quan đến vấn đề cần nghiên cứu từ các công trình nghiên cứu, tài liệu khác có liên quan

- Phương pháp phân tích – tổng hợp Phân tích để lý giải, làm sáng rõ các vấn đề, nội dung lớn mà nghiên cứu cần phải giải quyết; từ đó tổng hợp các số liệu, báo cáo, thông tin thu thập được qua phân tích để luận giải các vấn đề mà nghiên cứu muốn hướng tới

- Phương pháp thống kê được sử dụng để thu thập các số liệu thống kê cần thiết phục vụ cho việc nghiên cứu

- Phương pháp so sánh, sử dụng số liệu đó để đối chiếu, so sánh với từng thời điểm khác nhau, từ đó có sự nhận xét, đánh giá chất lượng cho vấn đề cần nghiên cứu

6 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn

Từ những đánh giá đó, phát hiện ra những thuận lợi, khó khăn gặp phải trong quá trình thực hiện HĐH công tác QLVB theo hướng phát triển và hoàn thiện CPĐT, đồng thời đề xuất những hướng giải pháp phù hợp với tình hình thực tiễn của địa phương

Ngoài ra, luận văn cũng có thể góp phần giúp cho các nhà quản lý, đội ngũ CBCC phụ trách công tác QLVB tại UBND huyện Sóc Sơn, thành phố Hà Nội hiểu sâu rộng hơn về các vấn đề, yếu tố liên quan đến việc làm thế nào để thực hiện nhiệm vụ HĐH công tác QLVB đạt hiệu quả tốt hơn trong giai đoạn tới

7 Kết cấu của đề tài

Ngoài phần Mở đầu, Kết luận, Danh mục tài liệu tham khảo và Phụ lục thì nội dung của luận văn bao gồm 03 chương:

- Chương 1: Những vấn đề chung về hiện đại hóa công tác quản lý văn bản

- Chương 2: Thực trạng hiện đại hóa công tác quản lý văn bản tại Uỷ ban nhân dân huyện Sóc Sơn, thành phố Hà Nội

- Chương 3: Phương hướng và giải pháp tăng cường hiện đại hóa công tác quản lý văn bản tại Uỷ ban nhân dân huyện Sóc Sơn, thành phố Hà Nội

CHƯƠNG 1 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ HIỆN ĐẠI HÓA

CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN 1.1 Quan niệm về công tác quản lý văn bản

1.1.1 Khái niệm văn bản và quản lý văn bản

1.1.1.1 Khái niệm văn bản

Hoạt động giao tiếp của nhân loại được thực hiện chủ yếu bằng ngôn ngữ ngay từ buổi đầu của xã hội loài người Hoạt động giao tiếp bằng ngôn ngữ có thể được diễn ra dưới hình thức giao tiếp bằng ngôn ngữ viết hoặc hình thức giao tiếp bằng ngôn ngữ nói Sản phẩm của hoạt động giao tiếp bằng ngôn ngữ nói được gọi

là diễn ngôn, còn sản phẩm của hoạt động giao tiếp bằng ngôn ngữ viết thì được gọi là ngôn bản, hay tên còn gọi thông thường là văn bản Văn bản là đối tượng nghiên cứu của nhiều ngành khoa học, nhiều lĩnh vực khác nhau Tùy theo góc độ nghiên cứu và mục đích tiếp cận, người ta có nhiều các định nghĩa về văn bản

Theo nghĩa rộng thì văn bản là một loại hình phương tiện để ghi nhận, lưu giữ và truyền đạt các thông tin từ chủ thể này sang chủ thể khác bằng ký hiệu gọi là chữ viết Nó gồm tập hợp các câu có tính trọn vẹn về nội dung, hoàn chỉnh về hình thức, có tính liên kết chặt chẽ và hướng tới một mục tiêu giao tiếp nhất định

Theo nghĩa hẹp, văn bản là một dạng sản phẩm của hoạt động giao tiếp bằng ngôn ngữ được thể hiện ở dạng viết trên một chất liệu nào đó Văn bản bao gồm các tài liệu, tư liệu, giấy tờ có giá trị pháp lý nhất định, được sử dụng trong hoạt động của các CQNN, các tổ chức chính trị, chính trị - xã hội, các tổ chức kinh tế như: các văn bản pháp luật, các công văn, tài liệu, giấy tờ

Ngoài ra còn một số cách hiểu khác từ các nhà nghiên cứu khác nhau:

- Quan niệm 1: “Văn bản là một loại tài liệu được hình thành trong các hoạt

động khác nhau của đời sống xã hội” [4];

- Quan niệm 2: Theo quan niệm của các nhà ngôn ngữ: “Văn bản là một

chỉnh thể ngôn ngữ, thường bao gồm một tập hợp các câu và có thể có một đầu đề,

có tính nhất quán về chủ đề, trọn vẹn về nội dung, được tổ chức theo một kết cấu chặt chẽ” [4];

- Quan niệm 3: Theo quan niệm của các nhà nghiên cứu hành chính thì

nghĩa rộng của văn bản “là phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin bằng một

ngôn ngữ hay một ký hiệu ngôn ngữ nhất định” [4]

Tại Điều 3 của Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về Công tác văn thư đã khái

quat chung lại, “Văn bản” là thông tin thành văn được truyền đạt bằng ngôn ngữ

hoặc ký hiệu, hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và được trình bày đúng thể thức, kỹ thuật theo quy định Văn bản như một hình thức, công cụ,

phương tiện với mục tiêu nhằm truyền đạt từ chủ thể này đến chủ thể khác một cách chính xác nhất Để làm được việc này thì cần thiết phải có sự QLVB, không chủ nhằm mục tiêu truyền đạt thông tin chính xác mà còn để từ đó làm căn cứ thực hiện các hoạt động theo từng bước nhất định, nhằm khiến cho đối tượng hiểu chủ thể mong muốn hướng tới theo một nghĩa duy nhất

Văn bản điện tử là một dạng của văn bản nói chung và bắt đầu khi loại hình văn bản này được ghi lại ở mô hình kĩ thuật ghi tin, lưu trữ và truyền tin Khái niệm

về “văn bản điện tử” xuất hiện khá nhiều trên một số văn bản pháp luật của nhà nước như:

Theo quy định tại Nghị định số 64/2007/NĐ-CP về ứng dụng CNTT trong hoạt động QLNN, “Văn bản điện tử” là văn bản được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu Đây là khái niệm chung nhất về thuật ngữ này và có cái nhìn khái quát chung xuất hiện trong quá trình ứng dụng thông tin trong QLNN

Theo quy định tại Khoản 7 Điều 3 Nghị định 78/2015/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp, cũng quy định rõ về việc giấy tờ phục vụ cho việc đăng ký doanh nghiệp cũng giải thích: Văn bản điện tử là dữ liệu điện tử được tạo trực tuyến hoặc được quét (scan) từ văn bản giấy theo định dạng “.doc” hoặc “.pdf” và thể hiện chính xác, toàn vẹn nội dung của văn bản giấy

Theo Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24.01.2019 của BNV Quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc

của các cơ quan, tổ chức cũng quy định: Văn bản số hóa từ văn bản giấy là văn bản điện tử được tạo lập từ việc số hóa đầy đủ, chính xác nội dung, thể thức văn bản giấy và có chữ ký số của cơ quan, tổ chức thực hiện số hóa

Theo Điều 3 của Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về Công tác văn thư mới nhất hiện nay, “Văn bản điện tử” là văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu được tạo lập hoặc được số hóa từ văn bản giấy và trình bày đúng thể thức, kỹ thuật, định dạng theo quy định

Do vậy, với tính chất là một loại hình văn bản, văn bản điện tử trước hết cũng phải đảm bảo yêu cầu ổn định, thống nhất, cố định và truyền đạt thông tin cho nhiều đối tượng Điểm khác biệt giữa văn bản bản điện tử với văn bản giấy và các loại hình văn bản khác chính ở kỹ thuật ghi tin, lưu trữ và truyền tin Các công đoạn này được thực hiện bằng các phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ và các công nghệ tích hợp

1.1.1.2 Khái niệm quản lý văn bản

Để tổ chức và thực hiện CCHC quốc gia cần phải thiết lập một hệ thống về các mục tiêu, tiêu chí cũng như đưa ra nhiệm vụ tối ưu nhằm từng bước hoàn thiện

và HĐH hành chính cần thiết có sự tham gia, hỗ trợ của hệ thống văn bản và QLVB

QLVB là việc tổ chức thực hiện quản lý hệ thống văn bản đến và văn bản đi của cơ quan theo nguyên tắc và trình tự nhất định QLVB áp dụng các phương pháp

và nghiệp vụ để xử lý các văn bản đi, đến và lưu hành trong cơ quan tổ chức, đảm bảo an toàn văn bản hình thành trong hoạt động hằng ngày của cơ quan tổ chức, đảm bảo luân chuyển văn bản kip thời nhằm phục vụ các nhu cầu tra cứu, sử dụng khai thác văn bản Là một trong bốn mặt của hoạt động của công tác văn thư, vì vậy QLVB góp phần hỗ trợ, củng cố và hoàn thiện hơn các hoạt động trong công tác văn thư, làm cơ sở tiền đề cho công tác lưu trữ được nhanh chóng, dễ dàng

QLVB nhằm mục tiêu phục vụ thông tin trong công việc “Quản trị hành chính văn phòng trong đó đặc biệt là quản trị thông tin đều nhằm mục đích phục vụ

cho mọi hoạt động của cơ quan” [14] “Việc tổ chức giải quyết tốt văn bản góp phần giải quyết công việc nhanh chóng, chính xác trong các cơ quan tổ chức” [18]

1.1.2 Vai trò của văn bản và quản lý văn bản

Trong xã hội hiện đại, đặc biệt là trong hoạt động quản lý và điều hành, thông tin là một nguồn lực quan trọng hàng đầu, không thể thiếu và nhà quản lý cần phải có một phương tiện để ghi nhận thông tin, phải thu thập, xứ lý và truyền đạt, lưu trữ thông tin, và để làm được điều này thì văn bản như một phương tiện giải pháp hữu hiệu và không thể thiều để giải quyết được vấn đề đó Ngoài ra, văn bản

là nguồn thông tin chính thức, có độ tin cậy cao và quan trọng, mà cần thiết phải xây dựng hệ thống QLVB để điều hành cũng như quản lý cơ quan, tổ chức mang lại sự chuyên nghiệp

Văn bản là nguồn thông tin chính thức, có độ tin cậy cao và luôn gắn liền với hoạt động quản lý, thể hiện quyền lực của nhà quản lý trong cơ quan hay trong

tổ chức Do vậy cần xác định rõ vai trò của văn bản không chỉ trong đời sống xã hội mà còn trong cơ quan, tổ chức thường xuyên sử dụng phương tiện này:

- Nhà nước sử dụng hệ thống văn bản để hình thành nền hành chính quốc gia, để thống nhất quá trình quản lý kinh tế, văn hóa, xã hội và hành chính

- Các tổ chức, doanh nghiệp sử dụng văn bản như là công cụ đắc lực trong việc quản lý toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh

- Công dân dùng văn bản để chuyển những nguyện vọng, nhu cầu, mong muốn cho nhau hoặc cho các cơ quan có thẩm quyền

Việc QLVB đi đến một cách hiệu quả sẽ giúp nâng cao hiệu suất hoạt động của cơ quan, hiệu quả xử lý công việc và đảm bảo bí mật thông tin:

- Thứ nhất, góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội Đồng thời, cung cấp những thông tin quá khứ, những căn

cứ, những bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của các cơ quan

- Thứ hai, giúp cho CBCC nâng cao hiệu suất công việc và giải quyết xử lý nhanh chóng và đáp ứng được các yêu cầu của tổ chức, cá nhân Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ thống, qua đó

CBCC có thể kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý: năng suất, chất lượng, hiệu quả và đây cũng là những mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành chính nhà nước ở nước ta hiện nay

- Thứ ba, tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các cơ quan,

tổ chức Góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về hoạt động của cơ quan, phục vụ việc kiểm tra, thanh tra giám sát

- Thứ tư, góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến cơ quan,

tổ chức và các bí mật quốc gia

1.1.3 Nguyên tắc, yêu cầu quản lý văn bản

Nguyên tắc và yêu cầu quản lý văn bản được dựa trên căn cứ tại Điều 4 của Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05.3.2020 của CP về công tác văn thư và Điều 4, Điều 9 của Thông tư 01/2019/TT-BNV về quy trình xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư lưu trữ đã được Bộ Nội vụ ban hành 24.01.2019 Cơ bản bao gồm những nội dung sau:

- Văn bản của cơ quan, tổ chức phải được soạn thảo và ban hành đúng thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày theo quy định của pháp luật

- Tất cả văn bản đi, văn bản đến phải được quản lý tập trung tại Văn thư (trừ việc đăng ký riêng theo quy định), nếu không sẽ không được giải quyết

- Văn bản phải được xử lý theo nghiệp vụ văn thư kịp thời

- Văn bản đều phải được theo dõi, cập nhật trạng thái gửi, nhận, xử lý

- Văn bản, hồ sơ, tài liệu phải được lưu giữ, bảo vệ, bảo quản an toàn, nguyên vẹn và sử dụng đúng mục đích trong quá trình tiếp nhận, chuyển giao, giải quyết công việc

- Hệ thống QLVB điện tử cũng phải đáp ứng các quy định tại Phụ lục VI Hệ thống quản lý tài liệu điện tử của Nghị định này và các quy định của pháp luật có liên quan

1.1.4 Quy trình quản lý văn bản

1.1.4.1 Quy trình quản lý văn bản đi

Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản nội

bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành

Quy trình QLVB đi được quy định tại Mục 1, Chương III của Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05.3.2020 của CP về công tác văn thư được khái quát thông qua sơ đồ sau:

Sơ đồ 1.1 Quy trình quản lý văn bản đi

1.1.4.2 Quy trình quản lý văn bản đến

Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản Fax, văn bản được chuyển qua mạng, văn bản mật) và đơn, thư gửi đến cơ quan, tổ chức

Quy trình QLVB đến được quy định tại Mục 2, Chương III của Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05.3.2020 của CP về công tác văn thư được khái quát thông qua sơ đồ sau:

Sơ đồ 1.2 Quy trình quản lý văn bản đến

đi

Nhân bản, đóng dấu cơ quan, tổ chức, dấu chỉ độ mật, mức

Lưu văn bản đi

Tiếp nhận

văn bản đến Đăng ký văn bản đến

Trình, chuyển giao văn bản

Giải quyết

và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

1.2 Quan niệm về hiện đại hóa công tác quản lý văn bản

1.2.1 Khái niệm về hiện đại hóa

Thuật ngữ “hiện đại hóa” (HĐH) như chúng ta đã biết thường đi kèm cùng thuật ngữ “công nghiệp hóa” trong nội dung chính sách phát triển kinh tế - xã hội của quốc gia Hai quá trình này hoạt động song hành với nhau nhưng chưa có nhiều người thực sự hiểu đây là hai ý hoạt động một cách độc lập riêng lẻ Khái niệm HĐH thường được sử dụng liên quan đến các quá trình chính trị - xã hội đang phát triển trên thế giới, thay đổi nền kinh tế toàn cầu và lối sống của các dân tộc ở các quốc gia khác nhau, cũng như để biểu thị tiến bộ kỹ thuật và cải thiện quy trình sản xuất Chính vì lẽ đó mà cần thiết hiểu HĐH là gì

Trong một số tài liệu tiếng Nga, cuốn Văn hóa học xã hội của B.S.Erasov (1996) hay Đại từ điển Collins về xã hội học cũng có quan niệm chung về HĐH

“HĐH là một quá trình thường được hiểu là quá trình biến đổi xã hội thông qua công nghiệp hóa, đô thị hóa và những biến đổi xã hội khác nhằm thay đổi cuộc sống con người” Đây là quá trình biến đổi xã hội từ trình độ nguyên sơ lên trình độ phát triển và văn minh ngày càng cao

Một học giả người Mỹ - O.E.Black thì theo ông “Hiện đại hoá” là một diễn trình trong đó những định chế cổ truyền phải được thích ứng hoá với những nhiệm

vụ đang thay đổi mau chóng Sự kiện đó phản chiếu sự gia tăng kiến thức của nhân loại, cho phép nhân loại kiểm soát khung cảnh và diễn trình “hiện đại hoá” xảy ra đồng thời với cuộc cách mạng khoa học Diễn trình của sự thích ứng này xuất phát

từ Tây Âu và chịu ảnh hưởng của những xã hội đó Nhưng kể từ thế kỷ 19 và 20 những sự cải biến đó đã lan rộng đến cả những xã hội khác và đem lại một sự cải biến toàn diện trong tương quan nhân loại Các nhà chính trị thường hạn chế danh

từ “hiện đại hoá” trong những cải biến chính trị và xã hội đi theo sau quá trình kỹ nghệ hoá [37, tr 12] Như vậy, ông muốn nhấn mạnh đến một cách hiểu tổng thể với sự phức tạp và hỗ tương liên hệ của mọi khía cạnh của diễn trình hiện đại hoá này Nói cách khác, HĐH không đơn thuần chỉ là sự chấp nhận và áp dụng những

ưu điểm của danh từ hiện đại hoá theo kiểu “âu hoá”, “kỹ nghệ hoá” hay “tiến

bộ” và cho rằng nếu như vậy thì chỉ trong một thời gian ngắn thực hiện những điều

đó thì cái gọi là hiện đại hoá sẽ được hiện thực hoá [38]

Đặt trong bối cảnh của Việt Nam hiện nay, HĐH là quá trình ứng dụng và trang bị những thành tựu khoa học và công nghệ tiến tiến, hiện đại vào quá trình sản xuất, kinh doanh, dịch vụ và quản lý kinh tế - xã hội nhằm dẫn đến những biến đổi đồng bộ, toàn diện trong tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội

1.2.2 Sự cần thiết phải hiện đại hóa công tác quản lý văn bản

QLVB là một trong những nghiệp vụ quan trọng của công tác văn thư cần

được HĐH trong quá trình hội nhập cũng như sự phát triển không ngừng của khoa

học – kỹ thuật, nhất là trước yêu cầu phát triển của CPĐT Hỗ trợ đắc lực cho nhu cầu trao đổi thông tin, khai thác thông tin, dữ liệu, việc ứng dụng CNTT trên toàn cầu ở mọi phương diện đã trở nên phổ biến và vô cùng cần thiết Đặc biệt nguồn thông tin từ văn bản là cực kì quan trọng đang được các cơ quan, đơn vị không chỉ trong khu vực công mà khu vực tư luôn chú trọng quan tâm

Phương pháp QLVB theo kiểu truyền thống, mọi hoạt động đều thông qua văn bản giấy đã thể hiện sự không còn phù hợp Nếu trước đây, việc QLVB được thực hiện thủ công và lưu giấy khiến mỗi lần tìm kiếm hay sử dụng rất khó khăn, gây mất rất nhiều thời gian cũng như công sức của những người thực hiện, cơ quan hay đơn vị Đôi khi trong quá trình chuyển giao văn bản không cẩn thận còn gặp phải trường hợp mất mát hay hư hỏng Thêm nữa, chi phí về văn phòng phẩm như

in ấn giấy tờ, diện tích lưu kho cũng là một vấn đề khiến đa số các cơ quan, đơn vị tìm cách khắc phục và đặt câu hỏi làm thế nào để quản lý văn bản một cách nhanh chóng, dễ dàng mà không mất nhiều thời gian, công sức hay tiền bạc

Với công việc QLVB thì cán bộ quản lý cũng như cán bộ phụ trách sẽ khai thác và sử dụng CNTT như một công cụ hữu ích để quản lý tài liệu, quản lý văn bản, hồ sơ, các báo cáo mang tính chuyên nghiệp hơn, khi cần người quản lý có thể lấy bất cứ lúc nào và tìm một cách nhanh nhất… Mặt khác, dưới góc độ quản lý, việc bảo quản và sử dụng có hiệu quả giá trị tài liệu lưu trữ có ý nghĩa cực kỳ quan trọng đối với công tác nghiệp vụ

HĐH QLVB cũng là một trong những nhiệm vụ góp phần HĐH hành chính nói chung cũng như xây dựng và hoàn thiện CPĐT nói riêng CPĐT sử dụng phương pháp nghiên cứu và cách tiếp nhận thông qua hạ tầng kỹ thuật CNTT và ứng dụng CNTT trong nội bộ CQNN Trong đó đặt ra cụ thể là hệ thống trao đổi tài liệu, văn bản điện tử, thay thế tối đa việc lưu truyền văn bản giấy theo cách truyền thống; tăng cường khả năng chia sẻ thông tin giữa CQNN nhằm giảm thiểu giấy tờ

và cuối cùng là công tác thu nhập, xử lý thông tin, hỗ trợ quản lý và điều hành ra quyết định Cũng theo xu hướng mới của CPĐT thì điện tử hóa văn phòng, số hóa tài liệu thông qua các phần mềm văn phòng điện tử, phần mềm quản lý tài liệu, văn bản hay phần mềm quản lý công việc sẽ giúp cơ quan, đơn vị không chỉ quản lý công tác nội bộ hiệu quả mà còn giúp công tác lưu trữ trở nên thông suốt, chuyên nghiệp và chặt chẽ hơn mà không mất nhiều thời gian và công sức, việc tìm kiếm

và sử dụng tài liệu từ đó cũng thuận tiện hơn rất nhiều Chính vì điều đó mà QLVB gắn với HĐH sẽ giúp cho CQNN đến gần hơn với phương hướng trong xây dựng CPĐT cũng như công cuộc CCHC diễn ra hiện nay Hệ thống thông tin điện tử Intenet được mọi người quan tâm sử dụng nhiều nhất nhờ tính thông dụng trong việc giao tiếp, tìm kiếm và đọc thông tin bằng tính năng ưu việt của các phần mềm ứng dụng về quản lý, số hóa tài liệu

Một khi thực hiện tốt việc HĐH công tác QLVB sẽ đem lại những lợi ích không chỉ trong nội bộ cơ quan, đơn vị mà còn là cho cả hệ thống hành chính nhà nước như:

- Xây dựng, thiết lập được quy trình QLVB chặt chẽ, thông suốt, các văn bản đến, đi được kịp thời, nhanh chóng chuyển đến các đơn vị phòng ban chuyên môn chịu trách nhiệm xử lý đúng thời hạn

- Không gian lưu trữ văn bản có hệ thống sẽ được phân loại, sắp xếp một cách có khoa học, thuận tiện cho việc tìm kiếm, tra cứu, theo dõi khi cần thiết

- Giảm thiểu tối đa tình trạng mất mát, thiếu sót hay thất lạc văn bản giấy truyền thống hiện nay còn đang gặp bất cập

- Đổi mới, cải tiến quy trình làm việc, nâng cao hiệu quả xử lý văn bản được

1.2.3 Các yếu tố tác động đến hiện đại hóa công tác quản lý văn bản

HĐH công tác QLVB chính là các hoạt động ứng dụng CNTT và áp dụng khoa học kĩ thuật nhằm triển khai các giải pháp nhằm đổi mới, tạo bước phát triển đột phá trong công tác điều hành và QLVB trong CQNN Trong quá trình thực hiện

sẽ không thể tránh khỏi sự ảnh hưởng của một số yếu tố đến HĐH công tác QLVB

Hệ thống thể chế hành chính nhà nước ảnh hướng rất lớn đến hoạt động QLVB, tác động trực tiếp và chi phối rất nhiều đến nội dung của HĐH công tác QLVB Đây là hệ thống các văn bản quy định, hướng dẫn liên quan đến hoạt động quản lý văn bản, văn thư của nhà nước; là căn cứ để đưa hoạt động QLVB được thực thi theo hướng HĐH, đưa ra quan điểm, chỉ đạo phương hướng và nhiệm vụ của nhà nước muốn hướng tới để góp phần xây dựng nên CPĐT

Môi trường làm việc hay văn hóa công sở là sự tác động bên ngoài, nó chi phối khá lớn đến việc HĐH Yếu tố này đánh vào tâm lý của những cá nhân, tổ chức thực hiện công tác HĐH công tác QLVB Một môi trường làm việc lý tưởng

sẽ là tiền đề cho sự chủ động trong cách làm việc, kích thích sự sáng tạo nhằm giúp cho công tác QLVB ngày càng cải thiện tốt hơn Bản chất công tác QLVB đã cho thấy sự lặp đi lặp lại trong công việc, vì vậy mà cần môi trường làm việc như thế nào để sự lặp đi lặp lại đó không gây ra nhàm chán, bước đệm cho sự phát triển của

cá nhân nhưng vẫn bao hàm trong đó là mục tiêu chung của cơ quan, tổ chức Cần xác định các tiêu chí trong môi trường làm việc tại khu vực công như: không gian làm việc, chế độ lương thưởng và chế độ phúc lợi… để từ đó có sự định hướng trong việc cải thiện môi trường làm việc, thúc đẩy năng suất QLVB [13, tr 25]

Trình độ của chính những người trực tiếp quản lý và thực hiện công tác QLVB Đây là yếu tố quan trọng trong việc trực tiếp ảnh hưởng khá nhiều đến năng suất, hiệu quả của việc đưa HĐH vào công tác QLVB Trình độ thể hiện ở kiến thức về chuyên môn, nghiệp vụ QLVB mà còn là kỹ năng mềm khác để phục vụ công tác này Bên cạnh đó là ý thức, thái độ của người đó với công việc của mình Đối với người lãnh đạo, quản lý cần có tầm nhìn cùng sự hiểu biết sâu rộng đến mọi vấn đề, cập nhật những kiến thức mới nhằm đưa ra mục tiêu, nhiệm vụ, giải pháp cụ thể để thực hiện HĐH công tác QLVB cho hiệu quả Đối với người thực

hiện thì họ cần liên tục trau dồi kiến thức, kĩ năng cùng tinh thần không ngừng học hỏi để sáng tạo hơn, sự nhiệt tình và tâm huyết với nghề để từ đó chứng tỏ bản thân mình Cho dù máy móc, trang thiết bị có hiện đại, tân tiến đến đâu đi nữa nhưng con người không biết khai thác, sử dụng hợp lý thì những máy móc đó cũng trở nên

vô ích [13, tr 25]

Trang thiết bị và khoa học kỹ thuật được áp dụng trong công tác QLVB giúp cho công tác thu thập và xử lý thông tin dễ dàng và nhanh chóng hơn Việc áp dụng CNTT giúp cho con người làm việc năng suất hơn, và đem lại hiệu quả cao HĐH công tác QLVB không chỉ tập trung vào việc đưa ra các tiêu chí, kế hoạch mà khi thực hiện cũng cần thiết quan tâm vào đầu tư vào trang thiết bị như máy tính, máy scan,… tích hợp vào đó sự tiện dụng và công năng sử dụng phù hợp với mục đích công việc cụ thể; áp dụng công nghệ kĩ thuật tiên tiến cũng cần sự phù hợp với công việc [13, tr 24]

Hệ thống hạ tầng CNTT, trong đó là triển khai kết nối mạng Lan nội bộ và

cơ quan và mạng WAN để liên kết với cơ quan nhà nước ở cấp trên trong quá trình QLVB Việc xây dựng và hoàn thiện hệ thống này góp phần QLVB thao tác thuận tiện, dễ dàng theo đúng quy định Tích hợp việc sử dụng trong hệ thống QLVB trên môi trường mạng giữa các cơ quan Điều này góp phần cho quá trình trao đổi thông tin được thuận tiện, dễ dàng; nhằm bảo đảm sự thống nhất, xuyên suốt trong hoạt động gửi, nhận văn bản điện tử giữa các CQHCNN các cấp Tuy nhiên, hạ tầng CNTT đôi khi cũng sẽ xảy ra đường truyền thông tin qua môi trường mạng kém, dẫn đến việc trao đổi gửi nhận văn bản điện tử sẽ có phần ảnh hưởng Điều này cũng chính là một phần ảnh hưởng đến trao đổi, giải quyết văn bản và quá trinh HĐH công tác QLVB

1.2.4 Nội dung của hiện đại hóa công tác quản lý văn bản

1.2.4.1 Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản

Xác định ứng dụng CNTT là một giải pháp có ý nghĩa quyết định, góp phần hình thành quá trình tự động hóa và tạo ra phong cách lãnh đạo, phong cách làm việc mới Do vậy mà việc HĐH cần thiết bao hàm trong đó là nội dung ứng dụng

nhu cầu của xã hội đang ngày một phát triển Để thể hiện điều đó, Thủ tướng CP đã ban hành Quyết định số 1819/QĐ-TTg ngày 26.10.2015 phê duyệt Chương trình

quốc gia về ứng dụng CNTT trong hoạt động của CQNN giai đoạn 2016 – 2020

CNTT hiện nay đã được ứng dụng trong tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội và nó đem lại hiệu quả rất cao Việc ứng dụng CNTT trong công tác hoạt động QLVB là nhu cầu mang tính khách quan, hỗ trợ đắc lực cho các khâu nghiệp vụ cho công tác văn thư, từ thủ công sang tự động hoá, góp phần giải quyết một cách nhanh nhất trong khâu chuyển giao và lưu văn bản, hồ sơ, thể hiện được tính khoa học, tính hiện đại trong giải quyết công việc Ứng dụng CNTT vào công tác văn thư nói chung và QLVB nói riêng là một vấn đề được Đảng và Nhà nước ta hết sức quan tâm, vì đây là lĩnh vực mang tính thời đại góp một phần không nhỏ vào quá trình hoạt động của một cơ quan, đơn vị

Sự phát triển của khoa học kỹ thuật thì việc ứng dụng mạnh mẽ CNTT trong QLVB sẽ hình thành nên văn bản điện tử được lưu hành, những văn phòng không giấy sẽ hình thành, công việc tại bộ phận văn thư, lưu trữ sẽ được giảm tải Ứng dụng CNTT trong việc trao đổi văn bản điện tử giữa các CQNN luôn được chú trọng thực hiện, giảm đáng kể chi phí, thời gian gửi nhận văn bản, tài liệu Các hệ thống thông tin chính được sử dụng để trao đổi văn bản điện tử là hệ thống thư điện

tử và hệ thống phần mềm QLVB Hầu hết các bộ, ngành và các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương báo cáo đã triển khai hệ thống thư điện tử chính thức đồng bộ cho tất cả các cơ quan, đơn vị và triển khai hệ thống QLVB và điều hành trong công việc

Ứng dụng CNTT để đổi mới quy trình tác nghiệp truyền thống, thủ công, hướng tới văn phòng điện tử không giấy tờ đang là mục tiêu của CCHC nhà nước hiện nay Ở bất kỳ cơ quan tổ chức nào, trong công việc hàng ngày đều phát sinh rất nhiều văn bản, giấy tờ Các văn bản được xử lý cần lưu trữ ngăn nắp đễ dễ dàng cho việc tra cứu, theo dõi và tìm kiếm sau này

Vì vậy, việc áp dụng một phần mềm QLVB là cần thiết và phù hợp với xu hướng đổi mới công tác văn phòng hiện nay Phần mềm QLVB sẽ giúp đổi mới quy trình làm việc, nâng cao hiệu suất lao động, hỗ trợ mạnh mẽ hiệu quả cho công

tác điều hành của lãnh đạo và thủ trưởng đơn vị, tiến tới một văn phòng điện tử hiện đại Giải pháp của phần mềm QLVB giúp xây dựng với những tính năng ưu việt như: QLVB toàn diện, quản lý tài liệu chuyên nghiệp, điều hành công việc toàn diện, xử lý văn bản từ xa ở mọi nơi, mọi lúc, gửi thông báo hàng loạt, trao đổi thảo luận, lịch đơn vị, lịch cá nhân, danh bạ điện thoại, gửi tin nhắn, chưng cầu ý kiến, lấy ý kiến, biểu quyết…

Việc ứng dụng CNTT trong QLVB mang lại cho cơ quan, tổ chức hiệu quả nhất định, không chỉ trong hoạt động QLVB mà còn là tiền đề cho việc thúc đẩy xây dựng văn thư tự động hóa, văn thư không giấy mà HĐH đang hướng tới Trong đó:

- Chất lượng công việc, năng suất lao động của CBCC tăng lên đáng kể nhờ vào việc sử dụng hệ thống tự động hóa dành cho văn bản điện tử

- Có thể giảm bớt các thao tác công việc không cần thiết hoặc thao tác đó thay thế bằng các chương trình phần mềm, hệ thống tự động hóa

- Tiết kiệm đáng kể được thời gian và phương tiện như ngân sách, nguồn nhân lực, nhất là trong việc luân chuyển văn bản giấy cũng như việc in ấn văn bản giấy, lưu trữ văn bản giấy

- Quá trình xây dựng và chuyển văn bản được công khai, cho phép kiểm tra toàn bộ quá trình văn bản; từ đó sẽ giúp giảm thiểu việc văn bản thất lạc trong quá trình luân chuyển và sẽ giúp tra cứu những điểm còn vướng mắc khi xảy ra những rủi ro

- Đảm bảo sự phối hợp công khai và tác nghiệp của CQNN với các khách thể quản lý Hình thành động lực và khả năng hoàn thiện bộ máy quản lý

Sản phẩm của ứng dụng CNTT trong QLVB chính là chương trình phần mềm QLVB Chương trình phần mềm này cần đảm bảo được tất cả mọi khả năng xây dựng các quyết định cơ bản về tự động hóa công tác văn thư và chu trình QLVB trong CQNN Phần mềm QLVB giúp mang lại những lợi ích không chỉ dành cho nội bộ các cơ quan, tổ chức mà còn là đối với những cơ quan, tổ chức bên ngoài, với công dân:

- Phần mềm QLVB cần có đầy đủ các chức năng nghiệp vụ QLVB như: QLVB đi, văn bản đến, phân loại văn bản, phê duyệt văn bản, báo cáo tình hình xử

lý văn bản, theo dõi thời hạn xử lý văn bản… Ngoài ra, khả năng truy cập, điều hành từ xa thông qua ứng dụng cài đặt trên thiết bị di động thông minh, smartphone đảm bảo an toàn bảo mật đáp ứng tốt yêu cầu làm việc từ xa của các lãnh đạo đơn

vị hiện nay

- Khai thác thành công hệ thống này, sẽ giúp cải thiện tính hiệu quả luân chuyển thông tin trong nội bộ các cơ quan, đơn vị, rút ngắn thời gian tra cứu tìm kiếm văn bản, từ đó nâng cao được chất lượng xử lý thông tin, gián tiếp cải thiện chất lượng thực hiện các dịch vụ hành chính công có liên quan Bên cạnh đó công tác chỉ đạo, điều hành xử lý hồ sơ văn bản đều được thực hiện trên môi trường điện

tử góp phần giảm thời gian, tiết kiệm chi phí văn phòng, giấy tờ

- Phần mềm QLVB sẽ giúp quản lý quy trình xử lý văn bản một cách chặt chẽ và khoa học Văn bản đang ở bước xử lý nào, do bộ phận nào hoặc người nào phụ trách được thể hiện rõ trong hệ thống Để đạt được điều này, hệ thống yêu cầu

sự tham gia đồng bộ của nhiều bộ phận chuyên môn khác nhau, từ bộ phận văn thư, văn phòng đến ban lãnh đạo Tuy nhiên, khi người đảm nhiệm xử lý văn bản tại một bước nào đó đi vắng, nghỉ phép hoặc đi công tác, hệ thống vẫn có thể hoạt động bình thường thông qua cơ chế xử lý ủy nhiệm linh hoạt

- Hệ thống QLVB cần được triển khai một cách đơn giản, chỉ yêu cầu sự tham gia của bộ phận văn thư Ở mức triển khai này, bộ phận văn thư sẽ được cấp đầy đủ các quyền xử lý văn bản và thay mặt lãnh đạo thể hiện quá trình xử lý văn bản ngoài thực tế vào hệ thống Mức triển khai này vẫn đảm bảo sự lưu trữ văn bản một cách khoa học phục vụ nhu cầu tìm kiếm, theo dõi tiến trình xử lý văn bản của đơn vị

Cần xác định ứng dụng từng bước QLVB điện tử theo hướng:

- Tự động hoá công tác văn thư đối với văn bản giấy Các văn bản mà hiện nay các cơ quan cần phải xử lý có hai dạng: dạng giấy và dạng điện tử Sự kết hợp này xuất phát từ thực trạng hiện nay là phương tiện hiện đại để soạn thảo văn bản là máy tính đồng thời có thể lưu trữ văn bản điện tử, còn cơ sở pháp lý và quy tắc giao

tiếp thông dụng vẫn là văn bản giấy Một lý do nữa khiến nhiều cơ quan vẫn sử dụng văn bản giấy vì đã thành kinh nghiệm và quen lâu năm Ngoài ra, đến nay việc trao đổi văn bản chính thức giữa các cơ quan vẫn được thực hiện dưới dạng văn bản giấy

- Thực hiện QLVB điện tử và văn thư điện tử Áp dụng từng bước cho phép tăng dần hiệu quả hoạt động của cơ quan, bao gồm cả việc dần dần tổ chức lại hoạt động của văn thư Chu chuyển và QLVB điện tử là công nghệ đáp ứng được yêu cầu của thời đại trước bối cảnh kinh tế chính trị đòi hỏi có bộ máy QLNN hiệu quả Việc ứng dụng hệ thống tự động trong QLVB hiện nay là cơ sở tiền đề về công nghệ để luân chuyển văn bản điện tử, việc tự động hoá trao đổi thông tin giữa các

cơ quan và việc xây dựng mạng tương tác với tổ chức và công dân không thể thực hiện được nếu không có sự vận hành hiệu quả các hệ thống công tác văn bản bên trong tổ chức Do vậy để triển khai đưa từ QLVB giấy thành QLVB điện tử đòi hỏi cần quá trình và sự phối hợp đồng bộ thống nhất giữa các CQHCNN ở cấp trên và cấp dưới

1.2.4.2 Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO trong quản lý văn bản

Nghiên cứu và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO trong hoạt động của các CQHCNN nhằm tạo lập một phương pháp làm việc khoa học, xác định rõ công việc cần làm, chủ thể thực hiện Và một trong những hoạt động của CQHCNN cần áp dụng đó là công tác QLVB Việc áp dụng cho công tác QLVB chính là việc xây dựng, thực hiện quy trình giải quyết công việc đáp ứng theo tiêu chuẩn ISO và duy trì, cải tiến hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO xuyên suốt trong hoạt động QLVB

Bộ tiêu chuẩn ISO 9001 là bộ tiêu chuẩn quốc tế được xây dựng nhằm trợ giúp các tổ chức, thuộc mọi loại hình và quy mô trong việc xây dựng, áp dụng và vận hành các hệ thống quản lý chất lượng có hiệu lực Được ban hành lần đầu vào năm 1987, bộ tiêu chuẩn này đã qua các kỳ sử đổi vào các năm 1994, 2000, 2008

và tiêu chuẩn hiện hành là ISO 9001:2015 Tiêu chuẩn này được dịch sang tiếng

áp dụng TCVN ISO 9001:2015 đem lại lợi ích lớn trong hình thành hệ thống văn bản quản lý chất lượng, đây sẽ là phương tiện đào tạo, chia sẻ kiến thức và kinh nghiệm cho nhiều cơ quan, đơn vị kiểm soát tốt việc QLVB của cơ quan

Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:

2015 vào công tác QLVB nhằm xây dựng và thực hiện các quy trình xử lý giải quyết văn bản đến và văn bản đi hợp lý, khoa học và logic phù hợp với yêu cầu của tiêu chuẩn Đồng thời cũng tạo điều kiện để lãnh đạo cơ quan kiểm soát được quá trình giải quyết văn bản trong nội bộ cơ quan, đơn vị; thông qua đó từng bước nâng cao chất lượng và hiệu quả của công tác QLVB nói riêng và việc thực hiện các nghiệp vụ văn thư nói chung Do vậy muốn nâng cao chất lượng và hiệu của QLVB

để đáp ứng HĐH cần áp dụng áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015 cần xây dựng và thực hiện quy trình quản lý đi và văn bản đến hiệu quả

CP cũng rất quan tâm đến hoạt động này nên đã ban hành một số văn bản làm căn cứ pháp lý để xây dựng nên các tiêu chuẩn cụ thể cho các hoạt động Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg ngày 05.3.2014 của Thủ tướng CP về việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động của các cơ quan, tổ chức thuộc hệ thống hành chính Nhà nước Mới đây nhất đã chuyển đổi Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 sang áp dụng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 vào hoạt động hành chính nhà nước Bộ Kế hoạch - Đầu tư cũng đã ban hành Quyết định số 101/QĐ-BKHCN công bố Mô hình khung hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 cho các cơ quan, tổ chức thuộc hệ thống hành chính nhà nước tại địa phương, để các CQNN có thể dựa trên mô hình đó xây dựng nên quy trình QLVB theo khuôn mẫu chung

1.2.4.3 Về cơ sở vật chất, cung cấp trang thiết bị kỹ thuật hiện đạị trong quản lý văn bản

Cơ sở vật chất và trang thiết bị kỹ thuật đóng vai trò hỗ trợ tích cực phục vụ cho quá trình HĐH QLVB nói riêng và công tác văn thư nói chung Đây là công cụ trợ giúp và góp phần hỗ trợ đắc lực trong quá trình QLVB và mọi công việc của cơ

quan, đơn vị Do vậy mà đây cũng là bộ phận cần thiết bổ trợ cho nội dung và phương pháp cho hoạt động QLVB

Cơ sở vật chất và trang thiết bị kỹ thuật bao gồm công trình xây dựng (trụ

sở, bố trí văn phòng cho văn thư,…) thực hiện QLVB, trang thiết bị kĩ thuật chuyên dụng (máy tính, máy in, máy scan, tủ đựng tài liệu, mày photocopy, laptop,…) Hệ thống các phương tiện vật chất và kỹ thuật khác nhau được sử dụng nhằm vào những mục đích khác nhau để phục vụ cho công tác quản lý được đạt năng suất làm việc hiệu quả cao nhất, nhưng vẫn đảm bảo tính logic, tiết kiệm Ngoài ra còn cần tương xứng với mức độ sử dụng của CBCC trong, phát huy hết chức năng và khả năng đem lại thì mới khai thác hiệu quả phục vụ cho quá trinh QLVB

Một trong những nhiệm vụ mà HĐH hành chính cần đạt được theo Nghị quyết số 30c/NQ-CP mà yêu cầu cần đạt được đó là “Xây dựng trụ sở CQHCNN ở địa phương hiện đại, tập trung ở những nơi có điều kiện” Điều đó cho thấy việc đầu tư vào cơ sở vật chất, trang thiết bị kĩ thuật phục vụ trong QLVB là điều cần thiết và cần tăng cường đẩy mạnh để QLVB được xây dựng và tổ chức toàn diện hơn, góp phần vào việc đẩy mạnh HĐH công tác văn thư và hành chính

TIỂU KẾT CHƯƠNG 1

QLVB là hoạt động xuyên suốt và là một hoạt động nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản cho hoạt động quản lý, chỉ đạo, điều hành công việc của cơ quan, tổ chức Công tác quản lý vẳn bản có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng và hiệu quả công việc của các cơ quan tổ chức Nhằm mục tiêu mang lại hiệu quả thiết thực và quan trọng cho công tác QLVB của cơ quan, tổ chức và đưa hoạt động hành chính nhà nước được cải thiện, đưa CPĐT phát triển thì việc QLVB cũng cần được cải cách từ tư duy cho đến cách thức thực hiện, do vậy mà cần thiết HĐH công tác QLVB Do vậy mà tại chương 1 đã cho cái nhìn về một số vấn đề chung về văn bản, QLVB cũng như khái quát về HĐH công tác QLVB hiện nay đang hướng tới từ khái niệm chung, những yếu tố tác động và sự cần thiết, vai trò; từ đó xây dựng nên cơ sở tiền đề để nghiên cứu, so sánh và đánh giá với thực trạng tại địa phương khảo sát

CHƯƠNG 2

THỰC TRẠNG HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN SÓC SƠN, THÀNH PHỐ HÀ NỘI 2.1 Khái quát chung về Uỷ ban nhân dân huyện Sóc Sơn

2.1.1 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Uỷ ban nhân dân huyện Sóc Sơn

UBND huyện Sóc Sơn là đợn vị hành chính nhà nước cấp huyện, được quy định rõ trong Điều 114, Chương IX Chính quyền địa phương, Hiến pháp nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam năm 2013 và chi tiết trong Luật Tổ chức chính quyền địa phương năm 2015 UBND huyện Sóc Sơn do HĐND huyện Sóc Sơn bầu ra; là cơ quan chấp hành của HĐND huyện Sóc Sơn; CQHCNN ở địa phương, chịu trách nhiệm trước nhân dân địa phương, HĐND huyện Sóc Sơn và CQHCNN cấp trên

UBND huyện Sóc Sơn hoạt động theo chế độ tập thể UBND kết hợp với trách nhiệm của Chủ tịch UBND UBND huyện thực hiện chức năng QLNN trên địa bàn huyện Sóc Sơn, góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từ trung ương tới địa phương Là cấp hành chính trung gian nên UBND huyện giữ vai trò quan trọng trong việc chuyển tải các đường lối, chủ trương chính sách của CQNN ở trung ương và ở thành phố xuống các CQHCNN cấp xã trên địa bàn huyện UBND huyện có chức năng quản lý hành chính nhà nước thống nhất trên mọi lĩnh vực trong phạm vi lãnh thổ huyện nhằm triển khai thực hiện các văn bản của CQNN cấp trên và của HĐND huyện

Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện Sóc Sơn cũng được xây dựng trên

cơ sở căn cứ theo Điều 28 của Luật tổ chức chính quyền điạ phương năm 2014 Để quy định cụ thể hơn về các công tác hoạt động của mình, UBND huyện Sóc Sơn đã ban hành Quyết định số 01/2016/QĐ-UBND ngày 20.6.2016 Về việc ban hành quy chế làm việc của UBND huyện Sóc Sơn Trong đó có các quy định rõ về nguyên tắc làm việc; trách nhiệm, phạm vi giải quyết công việc và quan hệ công tác của UBND huyện để cho các CBCC cũng như công dân, tổ chức thực hiện và làm theo

2.1.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy của Uỷ ban nhân dân huyện Sóc Sơn

Cơ cấu tổ chức bộ máy của UBND huyện thể hiện thông qua sơ đồ tại Phụ lục 1 Bao gồm: 01 Chủ tịch UBND huyện, người đứng đầu và chịu trách nhiệm chung và 03 Phó Chủ tịch UBND huyện; 13 Phòng, ban chuyên môn UBND huyện; 07 Đơn vị sự nghiệp trực thuộc UBND huyện Ngoải ra có 02 tổ chức Hội thuộc huyện quản lý ( Hội chữ thập đỏ và Hội người mù) và 97 trường học công lập thuộc huyện (THCS: 27, Tiểu học: 36, Mầm non: 34)

2.1.3 Tình hình hoạt động chung của Uỷ ban nhân dân huyện Sóc Sơn

Huyện Sóc Sơn được thành lập vào năm 1977 trên cơ sở hợp nhất hai huyện

Đa Phúc và Kim Anh thuộc tỉnh Vĩnh Phú (nay đã tách thành hai tỉnh Vĩnh Phúc và Phú Thọ) với 32 đơn vị hành chính cấp xã Sau đó có 7 đơn vị hành chính cấp xã thuộc về Mê Linh và Phúc Yên Đến năm 1979, huyện Sóc Sơn được chuyển về thành phố Hà Nội quản lý Hiện nay, Sóc Sơn gồm 25 xã và 01 thị trấn với 206 thôn, tổ dân phố, khu dân cư Trên địa bàn huyện có 125 cơ quan, trường học, đơn

vị lực lượng vũ trang, 1.518 doanh nghiệp đang hoạt động và 9 trường đại học, cao đẳng, trung học dạy nghề Với xuất phát điểm thấp, là một trong những huyện ngoại thành còn nhiều khó khăn của Thành phố Hà Nội, địa bàn trải rộng, điều kiện

tự nhiên khắc nghiệt, hậu quả nặng nề của chiến tranh để lại, quá trình chia tách, sáp nhập, kiện toàn bộ máy là những vấn đề đặt ra cho huyện Sóc Sơn khi mới thành lập Đã hơn 40 năm thành lập và phát triển, đánh dấu bước trưởng thành về mọi mặt của Đảng bộ và nhân dân huyện Sóc Sơn

Công tác dồn điền đổi thửa, chương trình xây dựng nông thôn mới đạt kết quả quan trọng Thực hiện Chương trình xây dựng nông thôn mới, đến nay trên địa bàn huyện có 20/25 xã đạt chuẩn nông thôn mới Công tác quy hoạch, giải phóng mặt bằng, quản lý đất đai, trật tự xây dựng được tập trung chỉ đạo, có nhiều chuyển biến Công tác giải phóng mặt bằng các dự án trọng điểm của Quốc gia, Thành phố

và Huyện được chỉ đạo thực hiện quyết liệt Hoạt động quản lý môi trường, vệ sinh môi trường nông thôn có nhiều chuyển biến tích cực, tổ chức thu gom, vận chuyển rác thải tại 100% xã, thị trấn Hoạt động thông tin tuyên truyền, văn hóa, văn nghệ, thể dục thể thao có nhiều đổi mới, đạt nhiều thành tích, góp phần nâng cao đời sống tinh thần của nhân dân Giáo dục - đào tạo phát triển cả về quy mô và chất lượng

tác đào tạo nghề, giải quyết việc làm, thực hiện các chính sách xã hội có nhiều chuyển biến tích cực…

Huyện Sóc Sơn đã được UBND Thành phố Hà Nội phê duyệt Quy hoạch chung tỷ lệ 1/10.000 định hướng đến năm 2030, tại Quyết định số 3914/QĐ-UBND ngày 04.9.2012 của UBND thành phố Hà Nội phê duyệt tổng thể việc phê duyệt quy hoạch tổng thể phát triển kinh tế - xã hội huyện Sóc Sơn đến năm 2020, định hướng đến năm 2030 với tính chất cơ bản là: Thương mại – dịch vụ, công nghiệp, du lịch, giáo dục – đào tạo, nông nghiệp sinh thái, có vị trí quan trọng về an ninh quốc phòng; hướng tới một huyện phát triển xứng tầm là cửa ngõ phía Bắc của Thủ đô Hà

Nội, là đầu mối giao thông quan trọng của Quốc gia, của Vùng và Thủ đô Hà Nội

2.2 Công tác quản lý văn bản tại Uỷ ban nhân dân huyện Sóc Sơn, thành

2.2.1 Đội ngũ nhân sự thực hiện công tác quản lý văn bản của Uỷ ban nhân dân huyện Sóc Sơn

Trên địa bàn huyện tổng nhân sự làm công tác văn thư là 97 người, trong đó bao gồm có 83 người là nữ, chiếm khoảng 85,5%

Bảng 2.1 Trình độ chuyên môn của nhân sự làm công tác văn thư

trên địa bàn huyện Sóc Sơn Trình độ chuyên môn Số lượng (người)

- Trên Đại học ngành văn thư lưu trữ

- Trung cấp ngành khác

- Sơ cấp (tập huấn ngắn hạn)

16

8

Ngạch công chức, viên chức, chức danh văn thư Số lượng (người)

- Chuyên viên cao cấp văn thư

- Chuyên viên chính văn thư

- Chuyên viên văn thư

(Nguồn: UBND huyện Sóc Sơn)

Chỉ tính riêng về bộ phận văn thư của Văn phòng UBND huyện là cơ cầu tổ chức bao gồm:

- Chánh văn phòng và 03 Phó chánh văn phòng quản lý

- 01 công chức làm công tác văn thư, phụ trách QLVB đi

- 01 công chức làm công tác văn thư, phụ trách QLVB đến

- 01 công chức làm công tác lưu trữ và phụ trách chung

Về độ tuổi của các công chức thuộc độ tuổi từ 27 – 40 tuổi Về trình độ chuyên môn thì cả 3 đều được đào tạo trình độ Đại học, trong đó có 01 công chức làm công tác lưu trữ tốt nghiệp ngành Quản trị Văn phòng của trường Đại học Khoa học xã hội và nhân văn, 02 công chức còn lại trình độ đào tạo Đại học ngành khác và đã được đào tạo, bồi dưỡng tham gia các lớp tập huấn ngiệp vụ công tác văn thư lưu trữ do huyện tổ chức, đã hoàn thành và được cấp chứng chỉ bồi dưỡng liên quan đến công tác văn thư lưu trữ Ngoài ra tất cả các công chức đều đáp ứng

đủ các yêu cầu cho tiêu chuẩn về vị trí việc làm công tác văn thư của UBND huyện, bao gồm về chứng chỉ tiếng anh và chứng chỉ CNTT đáp ứng yêu cầu của tiểu chuẩn vị trí việc làm theo đúng yêu cầu của pháp luật hiện hành

2.2.2 Quản lý văn bản đi – đến của Ủy ban nhân dân huyện Sóc Sơn

Trong quá trình điều hành và giải quyết công việc tại UBND huyện đã phát sinh một khối lượng lớn các văn bản do UBND và các phòng, ban đơn vị trực thuộc phát hành Quá trình quản lý và xử lý văn bản đi được đúng theo các quy định Các chuyên viên soạn thảo, ký nháy vào cuối văn bản và trình lãnh đạo đơn vị ký phê duyệt Tất cả các văn bản do UBND huyện bạn hành đều được kiểm tra về thể thức, việc gửi đi đều qua văn thư đánh số, vào sổ và xử lý theo đúng quy định nhà nước ban hành UBND huyện đã chỉ đạo lập sổ đăng ký văn

bản đi qua phần mềm QLVB trong toàn thành phố

Bảng 2.2 Bảng thống kê số lượng văn bản phát hành của

UBND huyện Sóc Sơn (đơn vị: văn bản)

STT Tên loại văn bản đi Năm

2015 2016 2017 2018 2019

1 Văn bản đi giấy

2 Văn bản đi điện tử 13660 14370 13950 14122 23054

(Nguồn: Phần mềm QLVB&ĐHTN của UBND huyện Sóc Sơn)

Từ năm 2015 đến năm 2018, số lượng văn bản đi được phát hành đều giữ ở mức ổn định, không có sự chênh lệch nhiều Tuy nhiên đến năm 2019, số lượng văn bản được phát hành tăng gấp 1,3 đến 1,6 lần so với các năm trước đó, trung bình mỗi năm phát hành hơn 14000 văn bản, mỗi ngày khoảng 40 văn bản được ban hành Kể từ khi ứng dụng phần mềm QLVB&ĐHTN, các văn bản đi được phát hành bằng văn bản điện tử ngày càng nhiều lên, và tính đến năm 2019 UBND huyện đã thành công trong việc đạt 100% văn bản điện tử được phát hành

UBND huyện Sóc Sơn là cơ quan thực hiện chức năng QLNN trên mọi mặt đời sống xã hội trên địa bàn huyện, là cầu nối quan trọng giữa UBND thành phố và UBND các xã trên địa bàn huyện, cũng như đối với các tổ chức và cá nhân đến làm việc, liên hệ tại UBND Thường mục đích nhằm để cung cấp thông tin, hoặc để thực hiện kế hoạch, hoặc để báo cáo, hoặc để hướng dẫn, xin chỉ đạo,… Do đó, số lượng văn bản đến UBND huyện là rất lớn và đa dạng

Bảng 2.3 Bảng thống kê số liệu thống kê văn bản đến của

UBND huyện Sóc Sơn (đơn vị: văn bản)

STT Văn bản đến Năm

2015 2016 2017 2018 2019 Tổng 11384 10412 9388 10087 19031

(Nguồn: Phần mềm QLVB&ĐHTN của UBND huyện Sóc Sơn)

Mỗi năm số lượng văn bản đến giấy giảm xuống và ngược lại văn bản điện

tử đến sự tăng lên, số lượng văn bản điện tử chiếm từ 60 đến 70% tổng số văn bản đến của UBND Bên cạnh đó số lượng văn bản đến ngày càng nhiều, từ năm 2018 đến năm 2019 đã tăng lên là 8944 văn bản Tổng số văn bản đến tính từ tháng 01/2018 đến tháng 07/2019 (theo Báo cáo số 429/BC-UBND ngày 13.08.2019 của UBND huyện Sóc Sơn Về tình hình, kết quả thực hiện công tác văn thư lưu trữ trên địa bàn huyện) là 21187 văn bản, trong đó văn bản giấy là 4803 văn bản, văn bản điện tử là 16384 văn bản, chiếm khoảng 77% Tuy nhiên thì đây mới chỉ là số liệu

đã được số hóa trên hệ thống phần mềm QLVB của UBND Thực chất số lượng văn bản đến được giao dịch lớn gấp 2,5 lần so với số liệu đã thống kê Trải qua mỗi năm, số lượng văn bản đến ngày càng tăng để phục vụ và đáp ứng các nhu cầu hoạt động của UBND, hướng tới sự hiệu quả và chất lượng trong dịch vụ công

Văn bản đến hàng ngày được tiếp nhận, kiểm tra bóc bì, đóng dấu đến, đăng

ký trình văn bản đến kịp thời và được mã số hóa Năm 2014 là năm UBND huyện Sóc Sơn bắt đầu việc ứng dụng phần mềm QLVB trong việc thực hiện quy trình tiếp nhận, xử lý văn bản đến đã giảm rất nhiều văn bản chỉ đạo bằng giấy

2.3 Phân tích thực trạng hiện đại hóa công tác quản lý văn bản của Uỷ

ban Nhân dân huyện Sóc Sơn, thành phố Hà Nội

2.3.1 Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản của Uỷ ban Nhân dân huyện Sóc Sơn, thành phố Hà Nội

Sử dụng phần mềm chuyên dụng để QLVB được xem là phương pháp khoa học và chuyên nghiệp nhất Phần mềm QLVB giúp cơ quan, đơn vị có thể quản lý cũng như lưu trữ văn bản theo một quy chuẩn nhất định, phân loại văn bản tài liệu