Giải pháp tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu tại lưu trữ cơ quan uỷ ban nhân dân thành phố hà nội

Về phương diện pháp lý, để thực hiện chỉ đạo từ Thủ tướng Chính phủ, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, Chi cục Văn thư Lưu trữ Hà Nội, đòi hỏi mỗi LTCQ phải xây dựng những biện pháp cụ th

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan Luận văn này là công trình nghiên cứu của cá nhân tôi, được thực hiện dưới sự hướng dẫn khoa học của PGS.TS Vũ Thị Phụng

Trong luận văn, thông tin tham khảo từ những công trình nghiên cứu khác đã được tác giả chú thích rõ nguồn

Các số liệu, những kết luận nghiên cứu được trình bày trong Luận văn này là trung thực và chưa từng được công bố dưới bất cứ hình thức nào Tôi xin chịu trách nhiệm về công trình nghiên cứu của mình

Hà Nội, ngày tháng năm 2020

HỌC VIÊN

Phạm Thị Bích Thủy

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN

MỤC LỤC 1

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT 4

MỞ ĐẦU 5

1 Lý do chọn đề tài 5

2 Mục tiêu của đề tài 6

3 Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài 7

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài 7

5 Lịch sử nghiên cứu vấn đề 8

6 Phương pháp nghiên cứu 10

7 Tài liệu tham khảo 12

8 Đóng góp của đề tài 12

9 Bố cục của đề tài 12

Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI LƯU TRỮ CƠ QUAN 14

1.1 Cơ sở lý luận về tổ chức khai thác sử dụng TLLT tại lưu trữ cơ quan 14

1.1.1 Các khái niệm cơ bản được sử dụng trong Luận văn 14

1.1.2 Mục đích tổ chức khai thác sử dụng, TLLT tại lưu trữ cơ quan 16

1.1.3 Nguyên tắc tổ chức khai thác, sử dụng TLLT tại lưu trữ cơ quan 17

1.1.4 Quy trình tổ chức khai thác, sử dụng TLLT tại lưu trữ cơ quan 18

1.1.5 Nội dung của tổ chức khai thác, sử dụng TLLT tại lưu trữ cơ quan

tại lưu trữ cơ quan 19

1.1.6 So sánh sự khác nhau trong tổ chức khai thác, sử dụng TLLT tại Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử 22

1.2 Cơ sở pháp lý về tổ chức khai thác, sử dụng TLLT tại lưu trữ cơ quan 23

1.2.1 Những quy định của Nhà nước và ngành lưu trữ 23

1.2.2 Những quy định của Văn phòng UBND Thành phố Hà Nội 26

Tiểu kết chương 1 30

Chương 2 KHẢO SÁT, ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG TỔ CHỨC

KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU TẠI LƯU TRỮ CƠ QUAN

UBND THÀNH PHỐ HÀ NỘI 31

2.1 Khái quát về Lưu trữ Văn phòng UBND thành phố Hà Nội 31

2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức

của Văn phòng UBND TP Hà Nội 31

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ và tổ chức của lưu trữ Văn phòng

UBND TP Hà Nội 34

2.2 Khái quát về khối TLLT tại Văn phòng UBND TP Hà Nội 35

2.2.1 Khối lượng tài liệu lưu trữ được bảo quản tại Lưu trữ cơ quan Văn phòng UBND TP Hà Nội 35

2.2.2 Thành phần, nội dung tài liệu lưu trữ được bảo quản tại Lưu trữ

cơ quan Văn phòng UBND TP Hà Nội 36

2.2.3 Đặc điểm của tài liệu lưu trữ 41

2.2.4 Giá trị của tài liệu lưu trữ tại cơ quan VP UBND TP Hà Nội 41

2.3 Tình hình tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ

cơ quan Văn phòng UBND TP Hà Nội 44

2.3.1 Các hình thức tổ chức khai thác, sử dụng TLLT 44

2.3.2 Các công cụ tra cứu TLLT 52

2.3.3 Các hình thức giới thiệu TLLT 53

2.3.4 Kết quả phục vụ khai thác, sử dụng TLLT 54

2.4 Nhận xét về hoạt động tổ chức khai thác, sử dụng TLLT tại Lưu trữ

cơ quan Văn phòng UBND TP Hà Nội 63

2.4.1 Ưu điểm 63

2.4.2 Hạn chế 64

2.4.3 Nguyên nhân tồn tại 66

Tiểu kết chương 2 67

Chương 3 GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC KHAI THÁC,

SỬ DỤNG TÀI LIỆU TẠI LƯU TRỮ CƠ QUAN UBND

THÀNH PHỐ HÀ NỘI 68

3.1 Giải pháp đối với Lưu trữ cơ quan UBND TP Hà Nội 68

3.1.1 Giải pháp chuyên môn 68

3.1.2 Giải pháp về quản lý 74

3.2 Khuyến nghị với các bên liên quan 78

3.2.1 Chi cục Văn thư - Lưu trữ TP Hà Nội 78

3.2.2 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước 79

3.2.3 Hội Văn thư Lưu trữ Việt Nam 80

3.2.4 Các cơ sở đào tạo và viện nghiên cứu 81

Tiểu kết chương 3 83

KẾT LUẬN 84

TÀI LIỆU THAM KHẢO 85 PHỤ LỤC

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Cách mạng Tháng Tám thành công, Hà Nội trở thành trung tâm chính trị, kinh tế, văn hoá của nước Việt Nam mới Ngày 21/12/1945, Chủ tịch Hồ Chí Minh ký ban hành Sắc lệnh số 77/SL xác định quyền hạn, tổ chức, hoạt động của chính quyền các thành phố, thị xã, đặc biệt là đối với thành phố Hà

Nội Điều 3 Sắc lệnh ghi rõ: “Thành phố Hà Nội được đặt trực tiếp dưới

Chính phủ Trung ương, còn các thành phố khác đều thuộc quyền của các kỳ, mỗi thành phố đặt 3 cơ quan: Hội đồng nhân dân, Uỷ ban hành chính thành phố và Uỷ ban hành chính khu phố” Tên gọi Uỷ ban hành chính thành phố

Hà Nội chính thức được gọi sau Sắc lệnh này

Trải qua hơn 70 năm hoạt động từ đó đến nay với những tên gọi khác nhau ở từng thời kỳ lịch sử: Uỷ ban kháng chiến Hành chính Hà Nội, Uỷ ban Quân chính Hà Nội, UBND TP Hà Nội đã không ngừng lớn mạnh và phát triển, điều hành quản lý toàn diện, thống nhất và hiệu quả trên tất cả các lĩnh vực đời sống xã hội của Thủ đô

Gắn liền với quá trình hoạt động của UBND TP, Văn phòng UBND TP

Hà Nội là cơ quan thuộc UBND TP có chức năng tham mưu, giúp UBND TP về: Chương trình, kế hoạch công tác; tổ chức, quản lý và công bố các thông tin chính thức về hoạt động của UBND, Chủ tịch UBND TP; đầu mối Cổng thông tin điện tử, kết nối hệ thống thông tin hành chính điện tử chỉ đạo, điều hành của UBND, Chủ tịch UBND TP; quản lý công báo và phục vụ các hoạt động của UBND TP; giúp Chủ tịch UBND TP (bao gồm cả các Phó Chủ tịch UBND TP) thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn theo thẩm quyền; quản lý văn thư

- lưu trữ và công tác quản trị nội bộ của Văn phòng

Là người trực tiếp làm công tác lưu trữ tại cơ quan tôi nhận thấy từ phương diện thực tiễn của VP UBND TP Hà Nội, TLLT được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan là những tài liệu lưu trữ có giá trị về nhiều

mặt Tuy nhiên khối tài liệu này chưa được khai thác, sử dụng thường xuyên Bên cạnh đó về phương diện khoa học thì tổ chức khai thác, sử dụng TLLT là một nghiệp vụ thể hiện mục đích, ý nghĩa của công tác lưu trữ Do đó, nghiên cứu về tổ chức khai thác, sử dụng là một cách để chứng minh sự cần thiết của công tác lưu trữ trong một cơ quan, tổ chức; cũng như tổ chức khai thác, sử dụng TLLT tại lưu trữ cơ quan có những đặc điểm khác biệt so với tổ chức khai thác, sử dụng TLLT tại lưu trữ lịch sử Nghiên cứu về tổ chức khai thác,

sử dụng TLLT tại một LTCQ sẽ góp phần bổ sung lý thuyết về khai thác sử dụng nói riêng và lý thuyết về lưu trữ học nói chung Về phương diện pháp lý,

để thực hiện chỉ đạo từ Thủ tướng Chính phủ, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, Chi cục Văn thư Lưu trữ Hà Nội, đòi hỏi mỗi LTCQ phải xây dựng những biện pháp cụ thể nhằm thực hiện hiệu quả hoạt động tổ chức khai thác,

sử dụng qua đó phát huy giá trị TLLT cơ quan cùng với để đáp ứng yêu cầu phát triển nhanh, mạnh của thủ đô vấn đề tổ chức khai thác, sử dụng TLLT cũng phải được nâng cao để kịp thời phục vụ có hiệu quả cho công tác chỉ đạo điều hành của UBND TP

Xuất phát từ lý do đó, tôi chọn đề tài: “Tổ chức khai thác, sử dụng tài

liệu tại Lưu trữ cơ quan UBND thành phố Hà Nội” làm luận văn thạc sĩ

chuyên ngành Lưu trữ học

2 Mục tiêu của đề tài

- Khẳng định và làm rõ giá trị khối TLLT hiện đang bảo quản tại Lưu trữ cơ quan UBND TP HN

- Khảo sát, đánh giá ưu điểm và hạn chế của công tác khai thác, sử dụng TLLT tại Lưu trữ cơ quan UBND TP Hà Nội (cụ thể là Văn phòng UBND TP Hà Nội)

- Đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức khai thác, sử dụng TLLT phục vụ hoạt động quản lý, điều hành của UBND Thành phố và nhu cầu của các cơ quan, tổ chức, cá nhân

3 Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài

Để thực hiện mục tiêu trên, đề tài có những nhiệm vụ sau:

- Tổng hợp và làm rõ hơn lý thuyết về tổ chức khai thác, sử dụng TLLT tại LTCQ

- Khái quát các quy định về tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu tại LTCQ

- Giới thiệu thành phần, nội dung, đặc điểm và giá trị của tài liệu tại LTCQ UBND TP Hà Nội

- Khảo sát và đánh giá tình hình thực hiện nghiệp vụ tổ chức KTSD TLLT tại UBND TP Hà Nội

- Đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác tổ chức khai thác, sử dụng TLLT tại Lưu trữ cơ quan UBND TP Hà Nội

4 Đối tƣợng, phạm vi nghiên cứu của đề tài

4.1 Đối tượng nghiên cứu

Các giải pháp tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại LTCQ UBND thành phố Hà Nội

sử dụng TLLT tại lưu trữ cơ quan UBND TP Hà Nội trước năm 2008

* Không gian:

UBND TP Hà Nội là một hệ thống gồm nhiều cơ quan, đơn vị trực thuộc Luận văn sẽ khảo sát và đánh giá thực tiễn tổ chức khai thác, sử dụng

TLLT tại lưu trữ cơ quan Văn phòng UBND TP Hà Nội là nơi trực tiếp bảo quản tổ chức khai thác, sử dụng khối hồ sơ, tài liệu do UBND TP và Văn phòng UBND TP Hà Nội ban hành Do đó, luận văn chưa có điều kiện khảo sát thực tiễn TCKT, SD TLLT tại các cơ quan chuyên môn (các Sở, ngành)

của UBND TP Hà Nội

5 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Tài liệu lưu trữ quốc gia là di sản của dân tộc, là nguồn sử liệu quan trọng, có giá trị đặc biệt đối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ tổ quốc TLLT được hình thành trong quá trình hoạt động của UBND TP Hà Nội có giá trị to lớn về nhiều mặt bởi nó phản ánh cả một quá trình lịch sử xây dựng và phát triển của thủ đô, cung cấp những thông tin trong quá khứ, tổng kết kinh nghiệm; phục vụ lãnh đạo quản lý đưa ra những chính sách, kế hoạch, định hướng cho tương lai; phục vụ các quyền lợi chính đáng của người dân …

Dưới góc độ nghiên cứu, vấn đề “Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ” đã có nhiều nhà khoa học, cán bộ trong ngành cũng như các công trình khoa học, đề tài nghiên cứu và đã đưa ra được những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả chất lượng trong việc khai thác, sử dụng TLLT vào hoạt động của các cơ quan, đơn vị được đề cập đến Trên thực tế việc tổ chức khai thác, sử dụng TLLT vẫn là một đề tài hấp dẫn người quan tâm nghiên cứu vì còn rất nhiều các lĩnh vực như:

Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ chuyên ngành; tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ lịch sử; tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ nghe nhìn;

tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ nhân dân…

Qua khảo sát thực tế và tham khảo khóa luận tốt nghiệp “Tổng luận các

công trình nghiên cứu về tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ” của

Nguyễn Thị Thảo, năm 2011 (Tư liệu Khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng, Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn), tác giả đã tổng hợp được một số đề tài, luận văn, bài viết có liên quan đến vấn đề: “Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ” như sau:

Trong cuốn giáo trình: “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” của

nhóm tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm biên soạn do Nhà xuất bản Đại học và Giáo dục chuyên

nghiệp xuất bản năm 1990; Giáo trình “Nghiệp vụ lưu trữ cơ bản” do

PGS.TS Vũ Thị Phụng chủ biên, nhà xuất bản Hà Nội, năm 2006; Giáo trình

“Công tác văn thư lưu trữ” của tác giả Dương Văn Khảm do Nhà xuất bản

Văn hóa Thông tin xuất bản năm 2006; đều có một phần hoặc một chương nói

về công tác tổ chức khai thác, sử dụng TLLT

Về các bài viết trên các tạp chí chuyên ngành, chúng tôi đã tìm hiểu các

bài viết như: “Một số suy nghĩ về vấn đề tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ ở nước

ta” của tác giả Vũ Thị Phụng, tạp chí Lưu trữ Việt Nam số 2/1990; “Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ trong sự nghiệp đổi mới” của tác giả Phan Đình Nham, tạp

chí Lưu trữ Việt Nam số 1/1994; “Đổi mới việc tổ chức khai thác sử dụng tài

liệu lưu trữ - Một yêu cầu cấp bách mang tính chất xã hội” của tác giả Dương

Văn Khảm, tạp chí Lưu trữ Việt Nam số 03/1998; “Sử dụng tài liệu lưu trữ phục

vụ toàn diện công cuộc xây dựng và bảo vệ đất nước” của tác giả Nghiêm Kỳ

Hồng, tạp chí Lưu trữ Việt Nam số 1/1999; “Tài liệu lưu trữ của Việt Nam - vấn

đề tiếp cận và khai thác sử dụng để nghiên cứu khoa học”của PGS Nguyễn Văn

Hàm, tạp chí Lưu trữ Việt Nam số 4/2014

Hầu hết những bài viết ở trên các tác giả đều tập trung nghiên cứu về mặt lý luận chung của tổ chức khai thác, sử dụng TLLT Ở góc độ thực tế, có một số bài viết, luận văn thạc sĩ đề cập đến vấn đề khai thác, sử dụng TLLT tại một số cơ quan hay lĩnh vực cụ thể như:

Luận văn: “Tổ chức khoa học và khai thác, sử dụng tài liệu phông lưu

trữ Uỷ ban Kiểm tra trung ương Đảng - thực trạng và giải pháp” của Nguyễn

Thị Út Trang, năm 2008 (Tư liệu Khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng,

Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn); “Tổ chức khai thác, sử dụng

tài liệu tại kho lưu trữ Văn phòng Chính phủ phục vụ hoạt động quản lý, điều

hành của Chính phủ” của Nguyễn Thị Lan Hương năm 2013 (Tư liệu Khoa

Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng, Trường Đại học Khoa học xã hội và

Nhân văn); “Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của UBND cấp quận

phục vụ công tác quản lý nhà nước tại địa phương” của Trần Thị Mai năm

2015 (Tư liệu Khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng, Trường Đại học

Khoa học xã hội và Nhân văn); “Giải pháp phát huy giá trị tài liệu lưu trữ tại

Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố Hà Nội” của Nguyễn Thị Diệu Loan

năm 2019 (Tư liệu Khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng, Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn)

Qua đây có thể thấy các công trình khoa học trên đã đi sâu nghiên cứu

và đưa ra được các giải pháp khắc phục và nâng cao, đổi mới với công tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ ở một số cơ quan, đơn vị cụ thể Tuy vậy, mỗi cơ quan có loại hình tài liệu, tổ chức lưu trữ với những đặc thù riêng và chưa có đề tài nào đi sâu nghiên cứu về tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu tại Lưu trữ cơ quan UBND TP Hà Nội Vì vậy luận văn của tác giả có tham khảo, kế thừa được ở những đề tài nghiên cứu khoa học đi trước về cách tiếp cận, phương pháp nghiên cứu, xây dựng bố cục nhưng không trùng lặp

6 Phương pháp nghiên cứu

6.1 Phương pháp luận

Thực hiện đề tài này, tác giả vận dụng cơ sở phương pháp luận của phép duy vật biện chứng và duy vật lịch sử, lấy học thuyết Mác - Lênin, tư tưởng Hồ Chí Minh và các quan điểm của Đảng làm cơ sở cho nhận thức khoa học

6.2 Phương pháp phân tích, tổng hợp

Phương pháp này giúp tác giả tập hợp các kết quả nghiên cứu lý thuyết

về KTSD TLLT để từ đó tổng hợp lý thuyết về KTSD TLLT tại lưu trữ cơ quan Bên cạnh đó, phương pháp phân tích, tổng hợp còn được sử dụng trong việc xử lý các phiếu khảo sát, số liệu thu thập được từ các nguồn thông tin

6.3 Phương pháp thống kê

Tác giả tiến hành thống kê từ sổ sách ghi chép theo dõi hàng năm số lượng độc giả đã đến khai thác, sử dụng tài liệu; số lượng và các loại tài liệu

đã được khai thác; các hình thức khai thác đã được áp dụng

6.4 Phương pháp khảo sát qua bảng hỏi

Tác giả xây dựng bảng hỏi để khảo sát nhu cầu và những nhận xét, góp ý của cán bộ, chuyên viên các phòng chuyên môn trong cơ quan với số lượng 44/66 người với nội dung gồm 12 câu hỏi về sử dụng TLLT như: mức độ hài lòng, nhu cầu sử dụng dưới hình thức nào, mong muốn được tra tìm thông tin TLLT theo cách nào, đã sử dụng TLLT phục vụ mục đích gì …cùng các phương

án trả lời, từ đó có thể nhận xét, đánh giá và đề xuất các giải pháp phù hợp

6.5 Phương pháp phỏng vấn sâu

Tác giả thực hiện phỏng vấn 30 người gồm cả những người thường xuyên và ít khi khai thác, sử dụng TLLT phục vụ cho công việc (Trưởng các phòng, ban cùng chuyên viên khối nghiên cứu trong cơ quan UBND thành phố Hà Nội) để nắm bắt được nhu cầu, mong muốn của họ trong việc khai thác, sử dụng TLLT của cơ quan UBND thành phố Hà Nội

6.6 Phương pháp quan sát tham dự

Do tác giả là cán bộ trực tiếp phục vụ độc giả tại Lưu trữ cơ quan của UBND thành phố Hà Nội, nên hàng ngày tác giả có điều kiện quan sát, tham

dự vào hoạt động này, từ đó có những nhận xét, đánh giá cụ thể, sát thực

6.7 Phương pháp so sánh, hệ thống

Phương pháp so sánh, hệ thống được tác giả sử dụng trong việc so sánh, đối chiếu thực tiễn tổ chức khai thác, sử dụng TLLT trong cơ quan UBND TP Hà Nội với cơ sở lý luận của Lưu trữ học Việt Nam và với việc tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu với một số lưu trữ cơ quan UBND tỉnh thành khác Từ đó hệ thống đưa ra những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả khai thác, sử dụng tài liệu

7 Tài liệu tham khảo

Nguồn tài liệu chính được sử dụng khi thực hiện đề tài bao gồm:

- Các văn bản quy định của Nhà nước, thành phố Hà Nội về công tác lưu trữ

- Các luận văn thạc sĩ, các khóa luận có liên quan đến vấn đề khai thác,

sử dụng tài liệu trên tư liệu khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng

- Các bài viết liên quan đến vấn đề này đăng trên các tạp chí, kỷ yếu chuyên ngành

- Các sách chuyên môn, chuyên khảo, giáo trình về tổ chức quản lý công tác lưu trữ, cơ sở lý luận và cơ sở thực tiễn trong công tác lưu trữ

- Khai thác tư liệu trên mạng internet, …

để đưa ra những đánh giá, nhận xét ở chương 2

Chương 2 Khảo sát, đánh giá thực trạng tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu tại lưu trữ cơ quan UBND thành phố Hà Nội

Nội dung của chương 2 trình bày khái quát về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan, lưu trữ cơ quan UBND TP Hà Nội và

kết quả khảo sát việc tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại LTCQ UBND TP Hà Nội Trên cơ sở đó tác giả đưa ra nhận xét, đánh giá về những

ưu điểm hạn chế để từ đó đưa ra một số giải pháp ở chương 3

Chương 3 Giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức khai thác, sử dụng

tài liệu tại lưu trữ cơ quan UBND thành phố Hà Nội

Trên cơ sở phân tích, đánh giá thực trạng tổ chức, KTSD tài liệu tại LTCQ UBND TP Hà Nội trong thời gian qua, tác giả đưa ra một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức khai thác, sử dụng TLLT tại LTCQ UBND

TP Hà Nội trong thời gian tới

Để hoàn thành được đề tài này, ngoài sự nỗ lực của bản thân, tôi đã nhận được sự giúp đỡ tận tình của các thầy, cô giáo Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, đặc biệt là PGS TS Vũ Thị Phụng và TS Trần Phương Hoa đã nhiệt tình hướng dẫn, chỉ bảo, giúp đỡ tôi trong suốt quá trình hoàn thành Luận văn

Qua đây, tôi xin được gửi lời cảm ơn chân thành nhất tới giảng viên hướng dẫn - PGS TS Vũ Thị Phụng, TS Trần Phương Hoa, các thầy cô giáo Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn; lãnh đạo và đồng nghiệp làm việc tại phòng Hành chính - Tổ chức, bộ phận LTCQ UBND TP Hà Nội đã quan tâm, động viên và tạo điều kiện cho tôi học tập, tiếp cận thực tế nhằm thu thập tư liệu, tài liệu phục vụ nghiên cứu đề tài

Tuy nhiên, do điều kiện thời gian có hạn cũng như hạn chế về kiến thức, kinh nghiệm nghiên cứu nên luận văn không tránh khỏi những thiếu sót

Vì vậy, tôi rất mong nhận được những ý kiến đóng góp của thầy, cô giáo, đồng nghiệp, bạn bè để luận văn được hoàn thiện hơn nhằm rút ra những bài học kinh nghiệm đồng thời bổ sung thêm kiến thức về chuyên môn nghiệp vụ của mình để phục vụ cho công tác chuyên môn sau này./

Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ TỔ CHỨC

KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ

TẠI LƯU TRỮ CƠ QUAN

1.1 Cơ sở lý luận về tổ chức khai thác, sử dụng TLLT tại lưu trữ cơ quan

1.1.1 Các khái niệm cơ bản được sử dụng trong Luận văn

a) Khái niệm “Tài liệu lưu trữ”

Theo cách hiều thông thường: TLLT là bản chính, bản gốc của những

tài liệu có giá trị được lựa chọn từ trong toàn bộ khối tài liệu hình thành trong

quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức và cá nhân, được bảo quản trong

các kho lưu trữ để khai thác phục vụ cho các mục đích chính trị, kinh tế, văn

hóa, khoa học, lịch sử … của toàn xã hội

Tại Khoản 3 Điều 2 Luật Lưu trữ năm 2011, TLLT được hiểu như sau:

“TLLT là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học,

lịch sử được lựa chọn để lưu trữ TLLT bao gồm bản gốc, trong trường hợp

không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp”

Khái niệm này cho thấy TLLT phải thể hiện được ba thuộc tính cơ bản gồm:

chứa đựng các thông tin quá khứ có giá trị phục vụ các nhu cầu của đời sống

xã hội; không phụ thuộc vào nơi bảo quản, thời kỳ lịch sử, vật mang tin,

phương pháp ghi tin; phải đảm bảo giá trị pháp lý

Tóm lại, các khái niệm kể trên mặc dù có sự khác nhau nhưng đều

thống nhất ở hai điểm cơ bản là: thứ nhất TLLT phải có nguồn gốc xuất xứ do

các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp và các cá nhân sản sinh ra trong quá trình

giải quyết, quản lý các công việc theo quy định hợp pháp; thứ hai: TLLT phải

là bản gốc, bản chính và chỉ được phép thay thế bằng bản sao hợp pháp trong

trường hợp không còn bản gốc, bản chính của tài liệu

b) Khái niệm “Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ”

Theo Giáo trình “Nghiệp vụ lưu trữ cơ bản” do PGS.TS Vũ Thị Phụng

chủ biên, nhà xuất bản Hà Nội, năm 2006, khái niệm về tổ chức khai thác, sử

dụng TLLT được hiểu như sau:

“Tổ chức khai thác, sử dụng TLLT là một nghiệp vụ cơ bản của các lưu trữ nhằm cung cấp cho các cơ quan Đảng và Nhà nước, các tổ chức chính trị

xã hội, các tổ chức kinh tế, các cá nhân những thông tin cần thiết có trong TLLT, phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học và các lợi ích chính đáng của công dân”

Theo Giáo trình “Lý luận và phương pháp công tác lưu trữ” do

GVC.TS Chu Thị Hậu chủ biên, nhà xuất bản Lao động năm 2016, khái niệm

về tổ chức khai thác, sử dụng TLLT như sau:

“Tổ chức khai thác, sử dụng TLLT là quá trình tổ chức khai thác thông tin TLLT phục vụ yêu cầu nghiên cứu lịch sử và yêu cầu nghiên cứu giải quyết những nhiệm vụ hiện hành của các cơ quan, tổ chức và cá nhân”

Như vậy theo cả hai khái niệm trên có thể hiểu tổ chức khai thác, sử dụng TLLT là một trong những nghiệp vụ quan trọng và là mục tiêu cuối cùng của công tác lưu trữ Việc tổ chức khai thác, sử dụng TLLT tốt sẽ giúp ích rất nhiều trong việc đáp ứng kịp thời, đầy đủ, chính xác các nhu cầu về sử dụng TLLT của các cơ quan, tổ chức, cá nhân

c) Khái niệm “Lưu trữ cơ quan”

Theo cách hiểu thông thường thì LTCQ (hay còn gọi là lưu trữ hiện hành) là bộ phận lưu trữ của cơ quan, tổ chức có nhiệm vụ thu thập, bảo quản

và phục vụ việc khai thác, sử dụng TLLT được tiếp nhận từ văn thư cơ quan

và các đơn vị thuộc cơ quan, tổ chức

Tại Khoản 4 Điều 2 Luật Lưu trữ năm 2011 thì “Lưu trữ cơ quan là tổ

chức thực hiện hoạt động lưu trữ đối với TLLT của cơ quan, tổ chức”

LTCQ được lập ở các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội LTCQ có trách nhiệm: Giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu; thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng TLLT; giao nộp TLLT thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử; tổ chức hủy tài liệu hết giá trị theo quyết định của người đứng đầu cơ quan, tổ chức LTCQ phục vụ chủ yếu nhu

cầu sử dụng TLLT của cán bộ, chuyên viên trong cơ quan khác với LTLS phục vụ mọi đối tượng, nhu cầu của xã hội TLLT tại LTCQ bao gồm các hồ

sơ có giá trị khác nhau còn TLLT tại LTLS đều là những hồ sơ có giá trị vĩnh viễn Về cơ sở vật chất tại LTLS theo quy định được trang bị là lưu trữ chuyên dụng và được phép thu phí khai thác sử dụng TLLT còn LTCQ việc

bố trí cơ sở vật chất tùy thuộc vào điều kiện của cơ quan, việc thu phí KTSD TLLT về mặt quy định của nhà nước chưa có

1.1.2 Mục đích tổ chức khai thác, sử dụng TLLT tại lưu trữ cơ quan

Theo lý thuyết, TLLT được sử dụng cho các mục đích sau:

Mục đích chính trị: TLLT được sử dụng như một bằng chứng quan trọng để chứng minh chủ quyền quốc gia, bảo vệ biên giới lãnh thổ như bản

đồ, tài liệu quản lý dân cư, đất đai ở các vùng biên giới, hải đảo

Mục đích phát triển kinh tế, văn hóa, xã hội: TLLT được sử dụng cho việc xây dựng và hoạch định các chiến lược, kế hoạch kinh tế

Mục đích nghiên cứu khoa học: TLLT giúp các nhà khoa học kế thừa kết quả nghiên cứu của những thế hệ đi trước giúp tiết kiệm công sức, trí tuệ

Đối với TLLT tại LTCQ trên thực tế thường được sử dụng nhằm mục đích phục vụ cho hoạt động quản lý, điều hành và mục đích cá nhân còn các mục đích khác được sử dụng ít hoặc không sử dụng đến Việc sử dụng TLLT cho mục đích hoạt động quản lý, điều hành và mục đích cá nhân tại LTCQ có

thể khái quát như sau: Tổ chức khai thác sử dụng TLLT trữ tại cơ quan trước hết để phục vụ mục đích thực tiễn tại cơ quan như thực hiện chức năng, nhiệm

vụ của cơ quan; quản lý nhân sự, bộ máy, tài sản, tài chính; đảm bảo cung cấp thông tin quá khứ cho việc ban hành quyết định quản lý; từ TLLT cán bộ, chuyên viên soạn thảo có thể lấy những thông tin cần thiết đáng tin cậy để xây dựng kế hoạch, tổng kết, làm căn cứ ra các quyết định, xác minh, đối chiếu thông tin… viết các văn bản tham mưu với lãnh đạo cơ quan thực hiện các nhiệm vụ của cơ quan TLLT cũng phục vụ việc tổ chức thực hiện các quyết định quản lý và là nguồn thông tin chính xác có tính pháp lý cao làm căn cứ

để giải quyết vụ việc khi có hoạt động thanh tra, kiểm tra TLLT của cơ quan còn phục vụ nhu cầu chính đáng của cán bộ, nhân dân như tài liệu liên quan đến công tác cán bộ, thi đua khen thưởng, giải quyết chế độ hưu trí, đền bù bố trí nhà ở tái định cư… Đây cũng là một căn cứ quan trọng khi cơ quan, tổ chức giải quyết chế độ, chính sách cho cá nhân đó

1.1.3 Nguyên tắc tổ chức khai thác, sử dụng TLLT tại lưu trữ cơ quan

Để việc tổ chức khai thác, sử dụng TLLTđược tốt LTCQ cần đảm bảo các nguyên tắc sau:

Nguyên tắc chính trị: Trong bất kỳ một quốc gia nào việc sử dụng TLLT cũng phải phục tùng nhiệm vụ chính trị của giai cấp nắm quyền (giai cấp lãnh đạo), đối với nước ta trước hết là để phục tùng nhiệm vụ chính trị của Đảng, của Nhà nước Để thực hiện nguyên tắc này, xuất phát từ nhiệm vụ chính trị, qua từng thời kỳ, giai đoạn cụ thể mà các cơ quan lưu trữ sẽ tổ chức tập hợp và cung cấp TLLT khi cần thiết

Nguyên tắc cơ mật: TLLT hình thành trong các cơ quan khác nhau vì thế nó có có chức năng khác nhau, vị trí khác nhau Do tài liệu chứa đựng nhiều thông tin có nội dung khác nhau nên giá trị những tài liệu đó cũng khác nhau và việc cho phép khai thác sử dụng những tài liệu đó cũng khác nhau; vì vậy nguyên tắc cơ mật là để đảm bảo an toàn cho khối tài liệu có nội dung

quan trọng có giá trị chứa đựng bí mật của Đảng, của Nhà nước Để thực hiện nguyên tắc này, TLLT phải được phân loại theo mức độ cho phép sử dụng ví

dụ như loại tài liệu nào được sử dụng rộng rãi, loại tài liệu nào hạn chế sử dụng và loại tài liệu mật Trong quá trình tổ chức khai thác sử dụng phải đảm bảo an toàn cho tài liệu, đặc biệt là tài liệu mật

1.1.4 Quy trình tổ chức khai thác, sử dụng TLLT tại lưu trữ cơ quan

Căn cứ vào Thông tư số 10/2014/TT-BNV ngày 01/10/2014 về Quy định sử dụng tài liệu tại phòng đọc của các LTLS, quy trình tổ chức khai thác,

sử dụng TLLT tại LTCQ thông thường được vận dụng thực hiện như sau:

Bước 1: Tiếp nhận độc giả

Khi độc giả đến khai thác sử dụng TLLT người làm công tác lưu trữ cơ quan phải đón tiếp, kiểm tra các giấy tờ mà độc giả phải xuất trình khi có nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu chẳng hạn như: Giấy giới thiệu, chứng minh thư nhân dân, hoặc là đề cương nghiên cứu đối với người thực hiện nghiên cứu khoa học…Người làm lưu trữ xét thấy độc giả có thể tra tìm tài liệu tại lưu trữ của cơ quan mình thì thực hiện các thủ tục đăng ký độc giả, hướng dẫn độc giả điền vào đơn xin khai thác, sử dụng tài liệu, nhắc độc giả đọc Nội quy khai thác sử dụng TLLT của cơ quan mình và thực hiện các bước tiếp theo

Bước 2: Trình và xin ý kiến phê duyệt của các cấp lãnh đạo

Sau khi độc giả điền đầy đủ vào phiếu đề xuất sử dụng tài liệu, người làm lưu trữ tiếp nhận phiếu yêu cầu của độc giả và xem xét trả lời luôn độc giả có được phép tiếp cận hoặc sao y theo yêu cầu không, nếu được sẽ trình xin ý kiến phê duyệt của các cấp lãnh đạo Việc trả lời độc giả căn cứ trên Danh mục tài liệu (gồm Danh mục tài liệu không hạn chế sử dụng và Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng) Tùy vào tính chất của tài liệu mà độc giả yêu cầu, cán bộ lưu trữ trình phiếu yêu cầu với các cấp lãnh đạo khác nhau Chẳng hạn đối với các tài liệu được ghi trong phiếu đề xuất thuộc Danh mục tài liệu không hạn chế sử dụng thì người làm LTCQ có thể trình xin ý kiến phê duyệt

của Trưởng phòng hành chính (quản lý trực tiếp LTCQ), lãnh đạo văn phòng Đối với các tài liệu ghi trong phiếu đề xuất của độc giả thuộc Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng thì người làm LTCQ phải trình phiếu đề xuất lên Trưởng phòng hành chính tổ chức, Chánh văn phòng sau đó xin ý kiến phê duyệt của lãnh đạo cơ quan Ở bước này LTLS chỉ cần người đứng đầu LTLS phê duyệt

là độc giả sẽ được tiếp cận sử dụng TLLT, còn tại LTCQ tùy thuộc vào tính chất của tài liệu ví dụ như tài liệu thường hay tài liệu có các cấp độ mật sẽ được phân quyền để xét duyệt việc cho tiếp cận tài liệu

Bước 3: Xuất tài liệu, hồ sơ phục vụ độc giả

Sau khi đã có ý kiến phê duyệt của các cấp lãnh đạo trên phiếu đề xuất

sử dụng tài liệu, người làm lưu trữ cơ quan vào kho lấy hồ sơ, tài liệu để phục

vụ độc giả Việc khai thác sử dụng tài liệu phải ghi vào sổ có ký nhận đầy đủ

và để thuận tiện cho việc thống kê theo dõi

Bước 4: Nhận lại tài liệu từ độc giả sau khi độc giả đã nghiên cứu xong

Độc giả nghiên cứu hồ, sơ tài liệu được khai thác sử dụng tại phòng đọc của lưu trữ cơ quan theo nội quy phòng đọc Sau khi nghiên cứu xong, độc giả

có nhiệm vụ giao trả hồ sơ, tài liệu cho người làm lưu trữ

Bước 5: Lập và lưu hồ sơ độc giả:

Khi đã hoàn tất các bước trên, người làm LTCQ lập và lưu hồ sơ khai thác gồm phiếu yêu cầu khai thác hoặc công văn, giấy giới thiệu, danh mục tài liệu đã được duyệt cho khai thác, danh mục tài liệu sao đã được duyệt, biên bản bàn giao tài liệu…

1.1.5 Nội dung của tổ chức khai thác, sử dụng TLLT tại lưu trữ cơ quan

Tổng hợp từ giáo trình và các sách tham khảo về lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ, nội dung TCKT, SD TLLT tại LTCQ gồm những vấn đề sau:

a) Nghiên cứu nhu cầu khai thác, sử dụng TLLT

Lưu trữ cơ quan cần nghiên cứu xem đối tượng nào thường xuyên khai thác sử dụng TLLT, mục đích khai thác sử dụng và nội dung tài liệu

nào hay được khai thác để từ đó đưa ra những hình thức phục vụ phù hợp

Về mặt lý thuyết, nghiên cứu nhu cầu KTSD TLLT là hoạt động chủ động của các lưu trữ và được thực hiện bằng nhiều phương pháp khác nhau như phát phiếu khảo sát, hỏi ý kiến người sử dụng, quan sát, phân tích dữ liệu và

sổ sách thống kê…

b) Tổ chức các hình thức khai thác, sử dụng TLLT

Thiết kế các hình thức KTSD TLLT: Ngoài các hình thức truyền thống như cho độc giả khai thác tài liệu tại phòng đọc, cho mượn tài liệu, cấp phát các bản chứng thực TLLT, tổ chức triển lãm TLLT, công bố TLLT… cũng nên nghiên cứu áp dụng một số hình thức mới để giúp độc giả có thể tiếp cận nhanh hơn, khai thác và SDTL hiệu quả hơn như: cung cấp TLLT theo hợp đồng, chuyên đề, qua mạng nội bộ (mạng Lan) và mạng toàn cầu (Internet) Với mỗi một hình thức KTSD trên đều có những ưu điểm, hạn chế và phương pháp tổ chức riêng, vì vậy người làm lưu trữ cần nắm vững đặc điểm của từng hình thức để áp dụng vào thực tế ở cơ quan cho phù hợp Chẳng hạn, với các hình thức truyền thống thì độc giả sẽ phải đến LTCQ để KTSD phù hợp với đối tượng là người ngoài cơ quan và số lần KTSD TLLT ít; việc cung cấp TLLT qua mạng có ưu điểm rất nhanh, độc giả không phải đến LTCQ chỉ cần

có máy tính hay thiết bị điện tử có nối mạng internet gửi yêu cầu đến LTCQ

sẽ được cung cấp ngay nếu là TLLT thuộc danh mục được phép khai thác và phù hợp với đối tượng sử dụng là những người đang làm việc tại cơ quan, có kiến thức về CNTT

Xây dựng các công cụ tra cứu TLLT: Công cụ tra cứu TLLT là những phương tiện tra tìm tài liệu và thông tin tài liệu trong các LTLS và lưu trữ hiện hành Công cụ tra cứu dùng để giới thiệu thành phần, nội dung tài liệu của các kho lưu trữ, chỉ dẫn địa chỉ từng tài liệu, giúp người nghiên cứu tra tìm tài liệu một cách nhanh chóng, chính xác và tập hợp tài liệu theo yêu cầu

của họ Các loại công cụ tra cứu tài liệu chủ yếu trong các kho lưu trữ như: Mục lục tài liệu bên trong hồ sơ; Mục lục hồ sơ; Các bộ thẻ tra tìm TLLT; Sách chỉ dẫn phông và sách chỉ dẫn kho lưu trữ; Ứng dụng CNTT để tra tìm tài liệu Trong đó Mục lục tài liệu bên trong hồ sơ; Mục lục hồ sơ và ứng dụng CNTT để tra cứu TLLT là những loại thích hợp với nhu cầu sử dụng tại các LTCQ

c) Thực hiện các hình thức giới thiệu TLLT

Để phát huy giá trị TLLT tại LTCQ thì việc tuyên truyền, quảng bá về TLLT của LTCQ đang quản lý là việc làm cần thiết Qua đó những độc giả đang muốn tìm hiểu khai thác thông tin để phục vụ công việc hay mục đích

cá nhân của mình sẽ chủ động tìm kiếm một cách nhanh nhất và biết được thông tin cần tìm đang có tại lưu trữ cơ quan Các biện pháp tuyên truyền, quảng bá có thể là công bố thành phần TLLT được phép khai thác, sử dụng lên cổng thông tin điện tử hoặc trang web của cơ quan cho độc giả trong, ngoài cơ quan biết cũng như lập danh mục hồ sơ TLLT theo chủ đề nội dung công việc được phân công của các phòng ban rồi gửi vào hòm thư công vụ của lãnh đạo, chuyên viên khi cần có thể tra cứu trước khi đến khai thác tại lưu trữ cơ quan Tùy vào vị trí, chức năng, nhiệm vụ chính trị của từng cơ quan việc xuất bản ấn phẩm lưu trữ; giới thiệu TLLT trên phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử; triển lãm, trưng bày TLLT sẽ do lãnh đạo cơ quan quyết định

d) Theo dõi, tổng kết, đánh giá kết quả tổ chức khai thác, sử dụng TLLT

Lưu trữ cơ quan cần theo dõi, tổng kết tình hình khai thác, sử dụng TLLT trong từng năm để đưa ra nhận xét, đánh giá kết quả việc tổ chức khai thác trên cơ sở đó đề ra phương hướng, nhiệm vụ, các biện pháp để khắc phục những hạn chế, phát huy ưu điểm giúp cho công tác này ngày càng hoàn thiện, có hiệu quả hơn

1.1.6 So sánh sự khác nhau trong tổ chức khai thác, sử dụng TLLT tại Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử

- Về đối tượng độc giả

+ Lưu trữ cơ quan: đối tượng khai thác chủ yếu là công chức trong cơ quan, một số ít độc giả bên ngoài

+ Lưu trữ lịch sử: Đa dạng, các thành phần trong xã hội

- Mục đích khai thác, sử dụng TLLT

+ Lưu trữ cơ quan: Để làm căn cứ, tham mưu, phục vụ cho hoạt động quản lý, điều hành của Lãnh đạo cơ quan Phục vụ việc thanh, kiểm tra khi có yêu cầu

+ Lưu trữ lịch sử: Phục vụ nhiều mục đích khác nhau theo nhu cầu của độc giả

- Thành phần và thời gian của TLLT

+ Lưu trữ cơ quan: Đa phần là tài liệu hành chính; là lưu trữ hiện hành

do vậy tài liệu hầu như của những năm gần đây

+ Lưu trữ lịch sử: Thành phần tài liệu được bảo quản đa dạng như tài liệu hành chính; khoa học kỹ thuật; tài liệu quý, hiếm… Thời gian của tài liệu mang tính lịch sử lâu đời, ví dụ: tài liệu từ năm 1954 trở về trước, các đạo sắc phong hay mộc bản Triều Nguyễn …

- Về kinh phí:

+ Lưu trữ cơ quan: Cơ quan tự cân đối, bố trí kinh phí trong nguồn cấp ngân sách để tập trung thực hiện nhiệm vụ chuyên môn như chỉnh lý tài liệu;

bảo quản; khai thác, sử dụng tài liệu Việc bố trí kinh phí ngoài công tác chuyên môn là rất khó khăn

+ Lưu trữ lịch sử: Là đơn vị sự nghiệp công lập có thu nên có thể chủ động lên kế hoạch, bố trí kinh phí thực hiện các công tác như triển lãm, trưng bày TLLT, xuất bản ấn phẩm lưu trữ nhằm tạo điều kiện cho độc giả ở mọi đối tượng, mọi tầng lớp tiếp cận gần hơn, nhiều hơn và tăng cường sự hiểu biết của độc giả đối với TLLT Qua đó quảng bá hình ảnh của LTLS để mọi người đến khai thác, sử dụng TLLT nhiều hơn, từ đó nguồn thu sẽ tăng lên để lại tiếp tục đầu tư phục vụ vào nhiệm vụ cũng như có thể nâng cao đời sống cho cán bộ, viên chức làm việc tại LTLS

1.2 Cơ sở pháp lý về tổ chức khai thác, sử dụng TLLT tại lưu trữ cơ quan

1.2.1 Những quy định của Nhà nước và ngành Lưu trữ

Công tác tổ chức khai thác, sử dụng TLLT trong Lưu trữ cơ quan là nhằm tăng cường phát huy giá trị của TLLT, do vậy trong những năm qua Nhà nước đã ban hành rất nhiều các văn bản quy định về các vấn đề liên quan đến tổ chức khai thác, sử dụng TLLT đó chính là cơ sở pháp lý cho hoạt động của công tác lưu trữ Theo số liệu khảo sát cho đến nay, Nhà nước

đã ban hành được tổng số 08 văn bản có quy định về khai thác, sử dụng TLLT trong đó: Luật 01 văn bản, Pháp lệnh: 01 văn bản, Nghị định: 02 văn bản, Chỉ thị: 02 văn bản, Thông tư 01 văn bản, , Công văn: 01 văn bản Cụ thể như sau:

(Danh mục được sắp xếp theo thời gian ban hành văn bản)

Stt Loại văn

bản

Số ký hiệu Ngày/tháng/

năm

Trích yếu nội dung

về công tác công văn giấy

05/2007/CT-TTg

và phát huy giá trị của TLLT

dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức

hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử

VTLTNN

hiện Chỉ thị 35/CT-TTg của Thủ tướng Chính phủ

về tăng cường công tác lập

và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử

Dưới đây là một số nội dung được quy định trong các văn bản trên:

Nghị định 142/CP ngày 28/9/1963 của Hội đồng Chính phủ về việc ban hành Điều lệ về công tác công văn, giấy tờ và công tác lưu trữ Điều lệ quy định việc thống nhất quản lý công văn, giấy tờ trong các cơ quan, xí nghiệp của Nhà nước; đưa công tác công văn, giấy tờ, công tác lưu trữ của các cơ quan, xí nghiệp của Nhà nước vào nề nếp Công tác tổ chức khai thác, sử

dụng TLLT tại mỗi cơ quan được quy định tại Điều 27 “Nhiệm vụ của bộ

phận hoặc phòng lưu trữ của mỗi cơ quan” Đây là văn bản đầu tiên đề cập

tới công tác tổ chức khai thác, sử dụng TLLT tại lưu trữ cơ quan tuy nhiên quy định chưa được cụ thể và chi tiết

Pháp lệnh số 34/2001/PL-UBTVQH ngày 04/4/2001 của Uỷ ban thường vụ Quốc hội về Lưu trữ Quốc gia Trong pháp lệnh này công tác tổ chức khai thác, sử dụng TLLT tại lưu trữ cơ quan được quy định tại Điều 6 về

“Trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức, của cán bộ công chức làm công tác lưu trữ trong việc bảo vệ và khai thác TLLT ”; Điều 20 về

“Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng TLLT quốc gia đối với cơ quan, tổ chức cá nhân trong và ngoài nước”; Điều 22 về “Thẩm quyền cho phép sao

y, chứng thực TLLT” Có thể thấy ở Pháp lệnh này việc tổ chức khai thác, sử

dụng TLLT tại lưu trữ cơ quan đã được quy định cụ thể hơn, là căn cứ pháp lý giúp cho công tác này được tổ chức tốt tại các cơ quan

Chỉ thị số 05 Số 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc Tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị của TLLT có nội dung đề cập đến việc tổ chức khai thác, sử dụng TLLT gồm các vấn đề: thu thập, bổ sung TLLT; nghiên cứu, ứng dụng các thành tựu khoa học công nghệ vào việc bảo vệ, bảo quản an toàn, bảo hiểm và quản lý, khai thác TLLT; bố trí diện tích để thường xuyên tổ chức triển lãm, trưng bày TLLT; Tổ chức giải mật theo quy định, chủ động công bố giới thiệu và tạo mọi điều kiện để việc

khai thác sử dụng nhanh chóng và có hiệu quả Những quy định đó phần nào

đã tạo cơ sở pháp lý và tiền đề cho việc nghiên cứu, trao đổi các vấn đề liên quan đến tổ chức khai thác, sử dụng TLLT

Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 của Quốc hội Đây là văn bản có giá trị pháp lý cao nhất từ trước tới nay, hướng dẫn cụ thể, chi tiết từng lĩnh vực của công tác lưu trữ trong đó việc tổ chức khai thác, sử

dụng TLLT tại lưu trữ cơ quan có trong: Điều 29 quy định về “Quyền và

nghĩa vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong việc sử dụng TLLT”; Điều 31

quy định về “Sử dụng TLLT tại Lưu trữ cơ quan”; Điều 32 quy định về:

“Các hình thức sử dụng TLLT”; Điều 33 quy định về: “sao TLLT, chứng thực lưu trữ”; Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính

phủ về Tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ

cơ quan, lưu trữ lịch sử có quy định việc tổ chức khai thác, sử dụng TLLT

như sau: “Các cơ quan, tổ chức bố trí kho lưu trữ đáp ứng yêu cầu bảo vệ,

bảo quản an toàn TLLT theo quy định của pháp luật; tổ chức khai thác TLLT có hiệu quả”

Có thể nói với hệ thống các văn bản quản lý, chỉ đạo của Nhà nước về công tác lưu trữ nói chung và tổ chức khai thác, sử dụng TLLT nói riêng đang dần được hoàn thiện, dần được quan tâm mang lại lợi ích thiết thực cho xã hội qua đó thấy được tầm quan trọng của TLLT đối với sự phát triển của đất nước

và nhu cầu của nhân dân

1.2.2 Những quy định của Văn phòng UBND thành phố Hà Nội

Căn cứ vào các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của Nhà nước về công tác lưu trữ, Văn phòng UBND TP Hà Nội đã ban hành được những văn bản

cụ thể về công tác lưu trữ liên quan đến tổ chức khai thác, sử dụng TLLT như sau:

Stt Loại văn bản Số ký hiệu Ngày/tháng

/năm

Trích yếu nội dung

tác văn thư và lưu trữ của Văn phòng UBND thành phố

Hà Nội

khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Văn phòng UBND thành phố Hà Nội

Quyết định số 224/QĐ-VP ngày 28/7/2014 của Chánh văn phòng UBND TP Hà Nội về Ban hành Quy chế về công tác văn thư và lưu trữ của Văn phòng UBND thành phố Hà Nội đã quy định rõ việc tổ chức khai thác sử dụng TLLT như: Thủ tục khai thác sử dụng TLLT; Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng TLLT

Hiện nay khi khai thác, sử dụng TLLT tại UBND TP Hà Nội, độc giả cần được sự đồng ý cho phép của lãnh đạo Văn phòng Đối với mỗi loại tài liệu,

Văn phòng phân quyền cho các cấp xét duyệt đề nghị khai thác của độc giả như:

Việc cho phép khai thác, sử dụng TLLT là tài liệu mật, tối mật, tuyệt mật do

Chánh Văn phòng quyết định; Đối với TLLT là các loại văn bản do UBND, Chủ

tịch UBND TP ban hành sẽ do đ/c Phó Chánh Văn phòng quyết định (được Chánh

Văn phòng phân công); Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức quyết định việc khai thác, sử dụng đối với TLLT là các loại văn bản do Văn phòng phát hành

Như vậy, quy định về thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu tại lưu trữ cơ quan Văn phòng UBND TP Hà Nội đã phù hợp với quy định của Nhà nước, đảm bảo phân quyền ở mức độ từng cấp, tiện cho thực hiện nhiệm vụ trong cơ quan Văn phòng

Quyết định số 110/ QĐ-VP ngày 30/6/2017 của Chánh văn phòng UBND TP Hà Nội về vệc ban hành Nội quy khai thác, sử dụng TLLT tại Văn phòng UBND thành phố Hà Nội Trong Nội quy đã quy định rõ trách nhiệm

của cán bộ lưu trữ khi độc giả đến khai thác, sử dụng TLLT như: “Cán bộ

làm công tác lưu trữ phải tiếp đón, hướng dẫn độc giả đến sử dụng TLLT với thái độ niềm nở; phục vụ tận tình, chu đáo, chính xác kịp thời” Cùng với đó

cũng có những yêu cầu cụ thể đối với độc giả khi muốn khai thác sử dụng

TLLT tại LTCQ Văn phòng UBND TP Hà Nội như: “Độc giả đến khai thác,

sử dụng TLLT phải có giấy chứng mình nhân dân, căn cước công dân hoặc

hộ chiếu Trường hợp khai thác sử dụng để phục vụ công tác thì phải có giấy giới thiệu hoặc văn bản đề nghị của cơ quan, tổ chức nơi công tác Trường hợp được ủy quyền phải có giấy ủy quyền được cơ quan có thẩm quyền xác nhận Độc giả ghi các thông tin vào Phiếu đề xuất sử dụng tài liệu theo mẫu”

Quyết định có quy định tùy từng đối tượng khai thác là ai, giải quyết công việc cho cá nhân hay cơ quan tổ chức phải tuân thủ theo những thủ tục phù hợp Quy định của Văn phòng UBND TP Hà Nội cho từng đối tượng như sau:

- Đối với cán bộ, chuyên viên trong cơ quan khi có nhu cầu khai thác,

sử dụng TLLT ghi phiếu đề xuất sử dụng TLLT cho bộ phận lưu trữ

- Đối với các cơ quan, tổ chức có nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu thuộc lưu trữ cơ quan Văn phòng UBND TP Hà Nội phải có công văn đề nghị Trường hợp khai thác trực tiếp phải có giấy giới thiệu của cơ quan, đơn vị

- Các cá nhân ngoài cơ quan Văn phòng có nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu thuộc lưu trữ cơ quan Văn phòng UBND TP Hà Nội phải có giấy chứng minh nhân dân, căn cước công dân hoặc hộ chiếu Trường hợp được ủy quyền phải có giấy ủy quyền được cơ quan có thẩm quyền xác nhận

- Đối với các tổ chức, cá nhân có yếu tố nước ngoài, việc khai thác, sử dụng hồ sơ, văn bản, TLLT của Văn phòng UBND TP Hà Nội chỉ được thực hiện khi được sự đồng ý của Lãnh đạo Văn phòng

Hiện nay ở LTCQ UBND TP Hà Nội tuy có phiếu đề xuất sử dụng tài liệu nhưng chỉ một số ít chuyên viên thực hiện điền phiếu còn phần nhiều chỉ ghi giấy hoặc đưa số văn bản cùng ngày tháng phát hành văn bản cần khai thác Sau khi lấy tài liệu từ kho lưu trữ ra đưa chuyên viên xem, đọc, photocopy, cán bộ lưu trữ ghi vào sổ theo dõi khai thác sử dụng tài liệu trong

cơ quan Tùy trường hợp cụ thể nếu chuyên viên cần mượn tài liệu gốc cho lãnh đạo xem thì hoặc cán bộ lưu trữ đi cùng đề quản lý cầm về ngay hoặc chuyên viên ký nhận mượn Cán bộ, chuyên viên trong cơ quan chỉ được phép khai thác, sử dụng tài liệu mảng công việc mình được phân công phụ trách Cán bộ, chuyên viên khi cần khai thác, sử dụng tài liệu của phòng ban hay của chuyên viên khác phải có văn bản xác nhận đồng ý của lãnh đạo phòng ban hoặc chuyên viên đó thì cán bộ lưu trữ mới lấy tài liệu ra phục vụ Cho đến nay việc khai thác sử dụng TLLT của các tổ chức, cá nhân có yếu tố nước ngoài tại LTCQ VP UBND TP Hà Nội mới chỉ phục vụ hình thức sao y bản chính các giấy chứng nhận đầu tư và đăng ký kết hôn

Như vậy có thể thấy trên cơ sở các văn bản quy định của Nhà nước, Văn phòng UBND TP Hà Nội đã ban hành các văn bản quy định về công tác

tổ chức khai thác, sử dụng TLLT để cụ thể hóa thực hiện nhằm mục đích phát huy giá trị tiềm năng của TLLT phục vụ các nhu cầu thông tin tại LTCQ Văn phòng UBND TP Hà Nội

Tiểu kết chương 1

Trong chương 1, tác giả đã hệ thống và khái quát:

Cơ sở lý luận về tổ chức khai thác sử dụng TLLT tại LTCQ gồm: các khái niệm cơ bản; Mục đích tổ chức khai thác sử dụng, TLLT tại LTCQ;

Nguyên tắc tổ chức khai thác, sử dụng TLLT tại LTCQ; Quy trình tổ chức

khai thác, sử dụng TLLT tại lưu trữ cơ quan; Nội dung của tổ chức khai thác,

tổ chức, cá nhân TLLT hiện đang được bảo quản tại LTCQ UBND TP Hà Nội cũng có giá trị to lớn đối với hoạt động của Thành phố Chính vì vậy, nội dung chương 1 là cơ sở để tác giả tiến hành khảo sát thực tế, đánh giá việc tổ chức khai thác, sử dụng TLLT tại LTCQ UBND TP Hà Nội Đây là nội dung

sẽ được tác giả trình bày tại chương 2

Chương 2 KHẢO SÁT, ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU TẠI LƯU TRỮ CƠ QUAN UBND

THÀNH PHỐ HÀ NỘI

2.1 Khái quát về Lưu trữ Văn phòng UBND thành phố Hà Nội

2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của VP UBND

TP Hà Nội

a) Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn:

Văn phòng UBND TP là cơ quan thuộc UBND TP, có chức năng tham mưu, giúp UBND TP về: Chương trình, kế hoạch công tác; tổ chức, quản lý và công bố các thông tin chính thức về hoạt động của UBND, Chủ tịch UBND TP; đầu mối Cổng thông tin điện tử, kết nối hệ thống thông tin hành chính điện

tử chỉ đạo, điều hành của UBND, Chủ tịch UBND TP; quản lý công báo và phục vụ các hoạt động của UBND TP; giúp Chủ tịch UBND TP (bao gồm cả các Phó Chủ tịch UBND TP) thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn theo thẩm quyền; quản lý văn thư - lưu trữ và công tác quản trị nội bộ của Văn phòng

Văn phòng UBND TP có nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

- Trình UBND TP ban hành:

+ Quy chế làm việc của UBND TP;

+ Văn bản quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu

tổ chức của Văn phòng UBND TP;

+ Văn bản hướng dẫn cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng Hội đồng nhân dân và UBND quận, huyện, thị xã;

+ Văn bản quy định cụ thể điều kiện, tiêu chuẩn chức danh Trưởng, Phó đơn vị thuộc Văn phòng UBND TP; Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng Hội đồng nhân dân và UBND cấp huyện

- Trình Chủ tịch UBND TP ban hành:

+ Quyết định thành lập, sát nhập, chia tách, giải thể các đơn vị thuộc Văn phòng UBND TP;

+ Các văn bản khác theo sự phân công của Chủ tịch UBND TP

- Tham mưu, xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của UBND TP

- Phục vụ hoạt động của UBND TP

- Tham mưu, giúp Chủ tịch UBND TP thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn sau: + Triệu tập, chủ trì các cuộc họp;

+ Theo dõi, đôn đốc, chỉ đạo, kiểm tra công tác đối với các Sở; Hội đồng nhân dân và UBND cấp huyện;

+ Thực hiện nhiệm vụ trước Hội đồng nhân dân TP; tiếp xúc, báo cáo, trả lời kiến nghị của cử tri;

+ Chỉ đạo, áp dụng biện pháp cần thiết giải quyết công việc trong trường hợp độ xuất, khẩn cấp;

+ Cải tiến lề lối làm việc; duy trì kỷ luật, kỷ cương của bộ máy hành chính nhà nước thành phố Hà Nội

- Tiếp nhận, xử lý, trình UBND, Chủ tịch UBND TP giải quyết những văn bản, hồ sơ do các cơ quan, tổ chức, cá nhân gửi, trình (văn bản đến)

Trong quá trình xử lý, nếu đề án, dự án, dự thảo văn bản còn ý kiến khác nhau, Văn phòng UBND TP chủ trì họp với cơ quan, tổ chức liên quan

để trao đổi trước khi trình

- Phát hành, quản lý, theo dõi đôn đốc, kiểm tra tình hình, kết quả thực hiện văn bản của UBND, Chủ tịch UBND TP:

- Thực hiện chế độ thông tin phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của UBND, Chủ tịch UBND TP

- Hướng dẫn nghiệp vụ hành chính văn phòng: Chủ trì, phối hợp với Văn phòng Đoàn Đại biểu Quốc hội và Hội đồng nhân dân thành phố tổng kết, hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ hành chính văn phòng đối với Văn phòng các

Sở, Văn phòng Hội đồng nhân dân và UBND quận, huyện, thị xã; công chức Văn phòng - Thống kê xã, phường, thị trấn

- Thực hiện nhiệm vụ quản trị nội bộ thuộc Văn phòng UBND TP

b) Cơ cấu tổ chức:

Lãnh đạo Văn phòng UBND TP gồm có Chánh Văn phòng và không quá

04 Phó Chánh Văn phòng Chánh văn phòng UBND TP, Phó Chánh Văn phòng UBND TP do Chủ tịch UBND TP bổ nhiệm theo quy định của pháp luật

Các đơn vị hành chính: (11 phòng, ban): Phòng Thư ký - Biên tập; Phòng Tổng hợp; Phòng Nội chính; Phòng Kiểm soát thủ tục hành chính; Phòng Khoa giáo - Văn xã; Phòng Kinh tế; Phòng Đô thị; Phòng Công tác giải phóng mặt bằng; Phòng Hành chính - Tổ chức; Phòng Quản trị - Tài vụ; Ban Tiếp Công dân Thành phố

Các đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc: Trung tâm tin học - Công báo; Nhà khách Uỷ ban Thành phố

Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân TP ban hành Quyết định quy định

vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức các phòng, ban, đơn

vị trực thuộc

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ và tổ chức của lưu trữ Văn phòng UBND TP

Hà Nội

a) Chức năng, nhiệm vụ

Tại VP UBND TP Hà Nội, bộ phận lưu trữ trực thuộc phòng Hành chính - Tổ chức Căn cứ vào Luật Lưu trữ và chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của VP UBND TP Hà Nội, lưu trữ cơ quan VP UBND TP có nhiệm vụ, quyền hạn:

- Giúp lãnh đạo cơ quan chủ trì, lập kế hoạch và tổ chức thực hiện việc thu, nộp hồ sơ, tài liệu của lãnh đạo Uỷ ban, lãnh đạo Văn phòng, chuyên viên các phòng ban và văn bản phát hành tại phòng Văn thư;

- Chủ động tham mưu giúp Lãnh đạo phòng Hành chính - Tổ chức triển khai, hướng dẫn, đôn đốc và kiểm tra việc lập, nộp hồ sơ của các phòng ban tại cơ quan;

- Tổ chức thực hiện việc thu thập, chỉnh lý và lập hồ sơ, tài liệu lưu trữ theo quy định pháp luật; Xác định giá trị tài liệu lưu trữ; Xây dựng hệ thống công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ; Tổ chức khai thác và sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ, cấp chứng thực tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật;

- Bảo quản và nộp lưu hồ sơ, tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc danh mục tài liệu nộp lưu của cơ quan vào LTLS Thành phố;

- Thực hiện công tác thống kê tài liệu lưu trữ;

- Thực hiện công tác hủy tài liệu hết giá trị theo đúng quy định của pháp luật

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do lãnh đạo phòng giao

b) Tổ chức nhân sự

Hiện nay bộ phận Lưu trữ VP UBND TP Hà Nội biên chế có hai người, một người trình độ cử nhân chuyên ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng của trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn; một người trung cấp Văn thư - Lưu trữ Do tổ chức sắp xếp cán bộ làm việc đúng chuyên môn, nắm

vững nghiệp vụ nên TLLT được bảo quản an toàn đúng quy định, phát huy giá trị phục vụ hữu ích cho hoạt động của cơ quan VP UBND TP

c) Cơ sở vật chất

LTCQ được bố trí một tòa nhà hai tầng riêng biệt diện tích 250m2 với các phòng kho để tài liệu, phòng chỉnh lý sơ bộ khi thu thập tài liệu về, tất cả được trang bị đầy đủ giá sắt cố định để tài liệu, điều hòa, máy hút ẩm cùng hệ thống báo và chữa cháy tự động hiện đại; tủ sắt để hồ sơ, tài liệu mật theo đúng quy định Tuy nhiên với khối lượng TLLT thu về hàng năm liên tục (khoảng 170m/năm) thì diện tích kho hiện nay không đủ nên một số lượng hồ

sơ có thời hạn bảo quản đã được gửi tại Chi cục Văn thư-Lưu trữ Thành phố, đây là một khó khăn đối với người làm lưu trữ tại Văn phòng UBND TP bởi

sẽ phải di chuyển khá xa mỗi khi cần KTSD vào khối tài liệu gửi ở Chi cục Văn thư - Lưu trữ Thành phố cũng như mất thời gian, ảnh hưởng đến sức khỏe bản thân, làm chậm tiến độ cung cấp thông tin

2.2 Khái quát về khối TLLT tại Văn phòng UBND TP Hà Nội

2.2.1 Khối lượng tài liệu lưu trữ được bảo quản tại Lưu trữ cơ quan Văn phòng UBND TP Hà Nội

Hồ sơ, tài liệu bảo quản tại LTCQ Văn phòng UBND TP Hà Nội được hình thành trong hoạt động Văn phòng UBND TP chủ yếu là tài liệu hành chính Những tài liệu này chứa đựng chủ trương, chính sách của Thành phố,

sự chỉ đạo điều hành của UBND, Chủ tịch UBND Thành phố LTCQ Văn phòng hiện đang quản lý khối hồ sơ, tài liệu Phông lưu trữ UBND TP Hà Nội với thành phần, nội dung đa dạng và phong phú

Tính đến ngày 01/9/2020, LTCQ Văn phòng UBND TP Hà Nội bảo quản khối hồ sơ, tài liệu Phông lưu trữ UBND TP Hà Nội với tổng số 1.950 mét tài liệu trong đó 118.219 hồ sơ tương đương 810 mét đã được chỉnh lý hoàn chỉnh và 1.140 mét hồ sơ, tài liệu được chỉnh lý sơ bộ với thời gian từ năm 2004 đến nay

2.2.2 Thành phần, nội dung tài liệu lưu trữ được bảo quản tại Lưu trữ cơ quan Văn phòng UBND TP Hà Nội

a) Thành phần tài liệu

Thành phần tài liệu lưu trữ được bảo quản tại cơ quan văn phòng

UBND TP Hà Nội gồm có tài liệu giấy (tài liệu hành chính), tài liệu khoa học

kỹ thuật (là những bản vẽ thiết kế) Tài liệu là ảnh, băng ghi âm, ghi hình do đặc thù nên được bảo quản tại Trung tâm tin học - công báo của Văn phòng

* Tài liệu hành chính chiếm khối lượng chủ yếu gồm:

Tài liệu do UBND, Chủ tịch UBND TP ban hành bao gồm các văn bản: Quyết định pháp quy, chỉ thị, công điện, tờ trình, quyết định cá biệt, công văn,

kế hoạch, thông báo; giấy phép kinh doanh, giấy phép đăng ký hoạt động văn phòng đại diện, văn bản mật, văn bản ban cán sự Đảng

Tài liệu do Văn phòng ban hành gồm: Quyết định, công văn, thông báo,

kế hoạch, báo cáo, tờ trình, văn bản mật với những mục đích khác nhau liên quan đến công tác tham mưu, giúp việc cho UBND TP về: Chương trình, kế hoạch công tác; tổ chức, quản lý và công bố các thông tin chính thức về hoạt động của UBND, Chủ tịch UBND TP; Theo dõi, đôn đốc các Sở, UBND cấp huyện, các cơ quan, tổ chức liên quan thực hiện chương trình, kế hoạch công tác, đảm bảo đúng tiến độ, chất lượng; Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra tình hình, kết quả thực hiện văn bản của UBND, Chủ tịch UBND TP; định kỳ rà soát, báo cáo Chủ tịch UBND TP để đảm bảo sự đồng bộ, thống nhất trong chỉ đạo, điều hành…Văn bản nội bộ gồm: Văn bản về bộ máy tổ chức của cơ quan, chức năng, nhiệm vụ của từng phòng, ban, đơn vị trong cơ quan Văn phòng UBND TP; Văn bản về tiếp nhận, điều động, bổ nhiệm, nâng lương, khen thưởng, hưu trí, kỷ luật của cán bộ, về hợp đồng lao động …; Văn bản về mua sắm, xây dựng, sửa chữa các công trình của cơ quan như trụ sở làm việc, nhà khách…(gồm các loại văn bản, chứng từ kế toán thể hiện quá trình từ thi công đến nghiệm thu và thanh quyết toán công trình…); Văn bản về quyết toán thu chi hàng năm của cơ quan

* Tài liệu khoa học kỹ thuật:

Tài liệu khoa học kỹ thuật đang bảo quản tại lưu trữ cơ quan Văn phòng UBND TP là các bản vẽ công trình xây dựng, công trình giao thông, cầu đường, sơ đồ địa chính, sơ đồ thiết kế đi kèm tài liệu hành chính trong các

hồ sơ trình từ các sở, ban ngành, đơn vị… gửi đến xin ý kiến

b) Nội dung tài liệu lưu trữ

Tài liệu tại LTCQ Văn phòng UBND TP Hà Nội hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan nên phản ánh chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND, Chủ tịch UBND TP và Văn phòng UBND TP Thời gian của tài liệu từ năm 2008 đến nay phản ánh chính sách, chủ trương, đường lối toàn diện về kinh tế, xã hội, an ninh của Thành phố Nội dung của tài liệu lưu trữ phản ánh một số nội dung chính sau:

* Tài liệu về công tác lãnh đạo, chỉ đạo chung

Ví dụ: Hồ sơ về việc Chiến lược phát triển kinh tế xã hội thành phố Hà Nội đến năm 2030, tầm nhìn đến 2050 Năm 2010

* Tài liệu nội chính: Tài liệu về quân sự, quốc phòng; an ninh trật tự,

tư pháp, tòa án, kiểm sát, thanh tra, khiếu nại, tố cáo, tiếp dân, phòng chống tham nhũng; tài liệu về cán bộ; địa giới hành chính trên địa bàn Thành phố; cải cách hành chính

Ví dụ: Hồ sơ về việc Điều chỉnh mở rộng địa giới hành chính thủ đô Hà Nội Năm 2008

* Tài liệu tài nguyên - môi trường: tài liệu về quản lý khai thác tài nguyên khoáng sản, bảo vệ môi trường trên địa bàn Thành phố; tài liệu về công tác quản lý, sử dụng đất trên địa bàn Thành phố

Ví dụ: Hồ sơ về việc Thu tiền sử dụng đất khi cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất cho các trường hợp xây dựng nhà ở trên khuôn viên nhà ở thuộc sở hữu do nhà nước quản lý trên địa bàn thành phố Hà Nội Năm 2012