Nâng cao chất lượng lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữUBND cấp thành phố, thị xã tỉnh long an

Tuy nhiên, hoạt động lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan tại nhiều phòng, ban thuộc UBND thành phố, thị xã còn một số bất cập như: Việc lập hồ sơ công việc của công chức,

BỘ NỘI VỤ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

PHAN HỒNG TÙNG

NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU

HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ UBND CẤP THÀNH PHỐ,

THỊ XÃ TỈNH LONG AN

LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG

LƯU TRỮ HỌC

Hà Nội, tháng 5/2020

BỘ NỘI VỤ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

PHAN HỒNG TÙNG

NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU

HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ UBND CẤP THÀNH PHỐ,

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây công trình nghiên cứu của riêng tôi Các kết quả nghiên cứu trong luận văn này là trung thực Luận văn có kết thừa các công trình nghiên cứu đã công bố, được nghiên cứu, chỉnh sửa và bổ sung các kết quả nghiên cứu mới Các số liệu, kêt quả nghiên cứu được trình bày trong luận văn dựa trên việc khảo sát cụ thể và trung thực, được trích dẫn đầy đủ./

Tác giả

Phan Hồng Tùng

LỜI CẢM ƠN

Sau thời gian học tập, nghiên cứu Để hoàn thành luận văn này tôi xin bày

tỏ sự kính trọng và lòng biết ơn sâu sắc tới:

- Thầy trực tiếp hướng dẫn: TS Trần Hoàng

- Các thầy, cô giáo Khoa Văn thư - Lưu trữ, Phòng Quản lý đào tạo sau Đại học, cùng toàn thể các thầy, cô giáo trong trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tận tình chỉ bảo, hướng dẫn và giúp đỡ em trong suốt quá trình tôi thực hiện đề tài nghiên cứu khoa học này

- Lãnh đạo cơ quan và các công chức, viên chức UBND thành phố Tân An, UBND thị xã Kiến Tường tạo điều kiện, hỗ trợ, phối hợp cho tôi trong quá trình nghiên cứu

- Bên cạnh đó sự giúp đỡ của gia đình, bạn bè và người thân đã luôn ủng

hộ và tạo điều kiện tốt nhất để em có thể tập trung nghiên cứu và hoàn thành đề tài này

Do về mặt kiến thức và thời gian còn hạn chế, luận văn còn nhiều khiếm khuyết Tôi mong được sự đóng góp ý kiến của các thầy, cô và mọi người để luận văn hoàn thiện hơn

Trân trọng cảm ơn!

Tác giả

Phan Hồng Tùng

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

01 Văn phòng HĐND và UBND Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy

ban nhân dân

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN

LỜI CẢM ƠN

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài ………1

2 Tổng quan tình hình nghiên cứu liên quan đề tài … ………….2

3 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu ………4

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ……….……4

5 Phương pháp nghiên cứu ……… …….5

6 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài ……… …………5

7 Bố cục của luận văn ……… ……… ………6

Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ CƠ SỞ PHÁP LÝ CỦA HOẠT ĐỘNG LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN 7

1.1 Cơ sở lý luận 7

1.1.1 Một số khái niệm 7

1.1.2 Mục đích, yêu cầu, phương pháp và quy trình thành lập hồ sơ 9

1.1.2.1 Mục đích của lập hồ sơ 9

1.1.2.2 Yêu cầu của lập hồ sơ 9

1.1.2.3 Phương pháp lập hồ sơ 9

1.1.3 Mục đích, yêu cầu, phương pháp giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan 1.1.3.1 Mục đích giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan 12

1.1.3.2 Yêu cầu giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan 13

1.1.3.3 Phương pháp và quy trình giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan 14

1.1.4 Khái niệm và tiêu chí đánh giá “Chất lượng lập và giao nộp hồ sơ” 15 1.2 Cơ sở pháp lý 17

1.2.1 Văn bản quản lý, chỉ đạo của Trung ương 17

1.2.2 Văn bản quản lý, chỉ đạo của tỉnh Long An 18

Tiểu kết chương 1 21

Chương 2 THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ UBND CẤP THÀNH PHỐ, THỊ XÃ TỈNH LONG AN 22

2.1 Khái quát, chức năng, nhiệm vụ của UBND thành phố, thị xã tại

tỉnh Long An 22

2.2 Vai trò, ý nghĩa của hoạt động lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ đối với hoạt động của UBND thành phố, thị xã tỉnh Long An 24

2.2.1 Vai trò của hoạt động lập hồ sơ và nộp lưu vào lưu trữ 24

2.2.2 Ý nghĩa của hoạt động lập hồ sơ và nộp lưu vào lưu trữ 25

2.3 Hoạt động lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan của UBND thành phố, thị xã tại tỉnh Long An 27

2.3.1 Nhận thức của lãnh đạo, công chức đối với hoạt động lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan 28

2.3.2 Việc ban hành văn bản quản lý, chỉ đạo 28

2.3.3 Đội ngũ công chức thực hiện hoạt động lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan 29

2.3.3.1 Đội ngũ lãnh đạo đơn vị; công chức chuyên môn 29

2.3.3.2 Đội ngũ công chức 30

2.3.4 Thực trạng hoạt động lập và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan của thành phố, thị xã 31

2.3.4.1 Hoạt động lập hồ sơ công việc 31

2.3.4.2 Hoạt động giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan 39

2.4 Nhận xét chung 41

2.4.1 Kết quả đạt được 41

2.4.2 Tồn tại và nguyên nhân 41

Tiểu kết chương 2 44

Chương 3 GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG HOẠT ĐỘNG LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ UBND CẤP THÀNH PHỐ, THỊ XÃ TỈNH LONG AN 45

3.1 Rà soát, ban hành các quy định về lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ UBND thành phố, thị xã tại tỉnh Long An theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư 45

3.1.1 Đối với cơ quan quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ 45

3.1.2 Đối với UBND thành phố Tân An, thị xã Kiến Tường 46

3.2 Hoàn thiện và tổ chức thực hiện Danh mục hồ sơ 47

3.2.1 Đối với UBND thành phố, thị xã tại tỉnh Long An 47

3.2.2 Đối với Lãnh đạo UBND thành phố, thị xã 49

3.2.3 Đối với Chánh Văn phòng, Thủ trưởng đơn vị 49

3.2.4 Trách nhiệm của Chuyên viên, công chức văn thư, lưu trữ 49

3.3 Tăng cường công tác lập hồ sơ cho công chức, viên chức 50

3.4 Bồi dưỡng, nâng cao trình độ nghiệp vụ lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ 51

3.5 Kiểm tra đánh giá công tác lập hồ sơ và nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan 52

Tiểu kết chương 3 53

KẾT LUẬN 54

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 55 PHỤ LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Hoạt động lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan là một trong những hoạt động quan trọng của công tác văn thư Công chức, viên chức lập hồ sơ giúp cho mỗi cá nhân hồ sơ, tài liệu được sắp xếp khoa học và thuận lợi cho việc tra tìm, nghiên cứu, khai thác giải quyết công việc, nâng cao hiệu quả công tác và chuẩn bị cho việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

Thời gian qua, hệ thống văn bản quản lý, chỉ đạo và hướng dẫn về công tác văn thư cơ bản được hoàn thiện, tạo cơ sở pháp lý để từng bước nâng cao chất lượng, hiệu quả trong quản lý

Tỉnh Long An có thành phố Tân An và thị xã Kiến Tường là cơ quan hành chính Nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân thành phố, thị xã và UBND tỉnh Long An về các lĩnh vực chính trị, kinh tế, văn hóa - xã hội, an ninh và quốc phòng, Hoạt động lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ UBND cấp thành phố, thị

xã của tỉnh Long An có vai trò rất quan trọng trong hoạt động của Văn phòng Văn phòng UBND thành phố, thị xã là bộ phận tham mưu, giúp lãnh đạo theo dõi, đôn đốc, nhắc nhở các phòng, ban, đơn vị trong UBND thành phố, thị xã chủ động lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ Công chức, viên chức tại một số phòng ban trong quá trình thực hiện nhiệm vụ được giao đã chủ động lập hồ sơ công việc, hồ sơ nguyên tắc Sau khi giải quyết xong công việc hồ sơ được lập và giao nộp vào Lưu trữ cơ quan phục vụ cho hoạt động của cơ quan, bảo quản và khai thác sử dụng

Tuy nhiên, hoạt động lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan tại nhiều phòng, ban thuộc UBND thành phố, thị xã còn một số bất cập như: Việc lập hồ sơ công việc của công chức, viên chức chưa nghiêm; hồ sơ được lập chưa hoàn chỉnh, chưa đạt chất lượng; tài liệu lưu trữ còn phân tán nhiều nơi; tình trạng lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan chưa đúng thành phần tài liệu, chưa đúng thời gian theo quy định; nhiều hồ sơ, tài liệu có giá trị quan trọng nhưng không lập và giao nộp còn khá phổ biến Do đó, gây khó khăn cho việc tổ chức khoa học tài liệu tại Lưu trữ cơ quan cũng như lựa chọn những hồ sơ có giá trị bảo quản vĩnh viễn giao nộp vào Lưu trữ lịch

sử tỉnh Vì vậy, đã thúc đẩy tôi nghiên cứu thực trạng và đề ra các giải pháp để nâng cao

chất lượng hoạt động lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ UBND cấp thành phố, thị xã là việc làm cần thiết

Xuất phát từ những lý do trên, tôi chọn đề tài: “Nâng cao chất lượng lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ UBND cấp thành phố, thị xã tỉnh Long An” làm luận văn thạc

sĩ của mình

2 Tổng quan tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài

Có thể khẳng định rằng đã có một số công trình, đề tài nghiên cứu khoa học, bài viết nói về hoạt động lập hồ sơ và nộp lưu vào lưu trữ UBND thành phố, thị xã, huyện nhưng đây là công trình đầu tiên nghiên cứu nâng cao chất lượng lập hồ sơ và nộp lưu

hồ sơ vào lưu trữ UBND thành phố, thị xã tỉnh Long An

Về sách lý luận, các giáo trình: Giáo trình văn thư (Trường Đại học Nội vụ Hà Nội) - PGS.TS Triệu Văn Cường, NXB Lao động năm 2016; Lý luận và phương pháp

công tác văn thư (Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn) - PGS Vương Đình

Quyền, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội năm 2005 Các sách lý luận, giáo trình này đều dành một chương trình bày nội dung lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, trong đó đề cập đến khái niệm, yêu cầu, phương pháp của lập hồ sơ và một số mẫu hướng dẫn lập Danh mục hồ sơ, mẫu bìa hồ sơ, mẫu mục lục văn bản Tuy nhiên, các sách lý luận, giáo trình trên mới nghiên cứu từ phương diện lý luận, chưa có ví dụ thực thế, thực hành từ hoạt động lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan để tổng hợp, rút kinh nghiệm

Các luận văn thạc sĩ

- Đề tài “Các giải pháp nâng cao hiệu quả lập hồ sơ và nộp lưu vào Lưu trữ

UBND cấp quận - thành phố Hà Nội (Luận văn thạc sĩ của Phạm Thị Hạnh, Hà Nội -

2013), Luận văn đã tìm hiểu việc thực hiện các văn bản chỉ đạo của cơ quan quản lý Nhà nước ở Trung ương và cấp quận của thành phố Hà Nội, khảo sát thực trạng công tác lập hồ sơ, đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả lập và nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan

ở UBND cấp quận của thành phố Hà Nội

- Đề tài “Các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ cấp huyện của thành

phố Hà Nội” của tác giả Phạm Thị Diệu Linh, Luận văn đã tìm hiểu về tổng quan tình

hình tài liệu lưu trữ, thực trạng công tác lưu trữ cấp huyện của thành phố Hà Nội, tác giả

đề xuất nhiều biện pháp, giải pháp để nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ cấp huyện như

chuẩn hóa các văn bản hướng dẫn, đề xuất ổn định tổ chức lưu trữ, …

Ngoài ra, cũng có nhiều bài viết trên Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam liên quan đến công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan:

- Lã Thị Hồng “Cần phân loại văn bản đi, đến như thế nào để hình thành các hồ

sơ công việc” Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam số 1/2006;

- Trần Trung Kiên “Một vài suy nghĩ về vấn đề nâng cao chất lượng công tác lập

hồ sơ công việc ở địa phương” Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam số 3/2008;

- PGS Nguyễn Văn Hàm “Trách nhiệm công vụ của cán bộ công chức, viên

chức trong việc lập hồ sơ công việc đã giải quyết xong”, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt

Nam, số 01/2011;

Các tác giả đưa ra những thực trạng việc lập hồ sơ của các cơ quan xuất phát từ nhiều nguyên nhân từ đó đề xuất các biện pháp đổi mới cải cách về thể chế, nhận thức, trách nhiệm của công chức, viên chức

Có thể nói, sách lý luận, giáo trình, Luận văn thạc sĩ và các bài viết đăng trên Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam đã nghiên cứu hoạt động lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan Mỗi một đề tài nghiên cứu ở nhiều góc độ và phạm vi khác nhau, nhưng tựu trung lại thì các đề tài đã nghiên cứu được thực trạng, đưa ra các biện pháp hoạt động lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan Tuy nhiên, chưa

có đề tài nào nghiên cứu chi tiết, cụ thể và đưa ra các giải pháp đối với hoạt động lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ UBND cấp thành phố, thị xã tại tỉnh Long An Do

vậy, có thể nói đề tài “Nâng cao chất lượng lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ

UBND cấp thành phố, thị xã tỉnh Long An” là một đề tài nghiên cứu có mục tiêu rõ

ràng Tuy vậy, Luận văn có kế thừa những kiến thức lý luận và thực tiễn của các tác phẩm, đề tài nghiên cứu trước đó ở một mức độ nhất định

3 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

- Mục đích nghiên cứu: Việc nghiên cứu đề tài này, tôi mong muốn đạt được hai mục đích cơ bản:

+ Một là, khảo sát thực trạng hoạt động lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ UBND cấp thành phố, thị xã tỉnh Long An

+ Hai là, đề xuất những giải pháp khắc phục nhằm nâng cao chất lượng hoạt động lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ UBND cấp thành phố, thị xã tỉnh Long An

- Nhiệm vụ nghiên cứu: Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài được xác định:

Nghiên cứu những vấn đề cơ sở lý luận và pháp lý về hoạt động lập và giao nộp

hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan nói riêng

+ Khảo sát thực tế, phân tích, đánh giá thực trạng hoạt động lập và giao nộp hồ

sơ, tài liệu vào lưu trữ UBND cấp thành phố, thị xã tại tỉnh Long An

+ Trên cơ sở đánh giá thực trạng, chúng tôi đề xuất các giải pháp để nâng cao chất lượng hoạt động lập hồ sơ và nộp lưu vào lưu trữ UBND cấp thành phố, thị xã tỉnh Long An

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng: Là hồ sơ, tài liệu được lập và chưa lập hồ sơ; được giao nộp và chưa giao nộp

Cấp thành phố tác giả chọn thành phố Tân An làm đối tượng nghiên cứu

Cấp thị xã tác giả chọn thị xã Kiến Tường làm đối tượng nghiên cứu

- Phạm vi nghiên cứu: Nghiên cứu công tác lập, nộp hồ sơ, tài liệu giấy của UBND cấp thành phố, thị xã tỉnh Long An thuộc Danh mục các cơ quan nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Long An

- Đề tài nghiên cứu loại hình tài liệu giấy;

- Thời gian nghiên cứu: Từ năm 2013 đến nay Năm 2013 là năm bắt đầu tiến hành hoạt động lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ

và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

5 Phương pháp nghiên cứu

Để thực hiện đề tài này, người nghiên cứu sử dụng các phương pháp nghiên cứu chính sau đây:

Phương pháp phân tích, tổng hợp: Phương pháp này được áp dụng thường xuyên trong quá trình thực hiện luận văn Người nghiên cứu đã sử dụng phương pháp này để phân tích, tổng hợp những công trình khoa học liên quan đến đề tài luận văn nhằm nắm

bắt được ý tưởng và quan điểm của các tác giả Bên cạnh đó, phương pháp này còn được

sử dụng để phân tích thực trạng; đánh giá những kết quả đạt được và hạn chế của hoạt động lập và giao nọp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ UBND thành phố, thị xã tỉnh Long An Việc phân tích đầy đủ các vấn đề nêu trên giúp cho người nghiên cứu có cái nhìn biện chứng, khách quan để đề xuất các giải pháp phù hợp với thực tiễn

Phương pháp khảo sát thực tế được tiến hành bằng cách trực tiếp khảo sát tài liệu

và tình hình lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ ở thành phố Tân An, thị xã Kiến Tường

Ngoài các phương pháp nêu trên, còn sử dụng nhiều phương pháp như: hệ thống,

so sánh, thống kê, lập phiếu điều tra khảo sát,

6 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài

a Ý nghĩa lý luận: Đề tài góp phần chứng minh tính đúng đắn của lý thuyết hoạt động lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, cũng như trách nhiệm đối với

cá nhân, đơn vị thực hiện nhiệm vụ liên quan đến công văn giấy tờ Cùng với các bài viết, đề tài về hoạt động lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan của các tác giả đã nghiên cứu trước đây, việc nghiên cứu này đóng góp thêm tiếng nói để khẳng định sự cần thiết của hoạt động này đối với sự hình thành và phát triển của mỗi cơ quan

b Ý nghĩa thực tiễn: Các giải pháp được đề xuất trong nghiên cứu hữu ích cho việc quản lý hoạt động lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ UBND cấp thành phố, thị

xã tỉnh Long An

7 Bố cục của luận văn

Ngoài phần mở đầu, kết luận, phụ lục và danh mục tài liệu tham khảo, đề tài luận văn được kết cấu thành 3 chương:

Chương 1 Cơ sở lý luận và cơ sở pháp lý của hoạt động lập hồ sơ và nộp lưu hồ

sơ vào lưu trữ cơ quan

Chương 2 Thực trạng hoạt động lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ UBND cấp thành phố, thị xã tỉnh Long An

Chương 3 Giải pháp nâng cao chất lượng hoạt động lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ UBND cấp thành phố, thị xã tỉnh Long An

Chương 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ CƠ SỞ PHÁP LÝ CỦA HOẠT ĐỘNG LẬP HỒ

SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN 1.1 Cơ sở lý luận

1.1.1 Một số khái niệm

Hồ sơ: Trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức hình thành nên một khối lượng tài liệu khá phong phú, đa dạng, khối tài liệu đó được tập hợp theo vấn đề, sự việc, thời gian, địa điểm hoặc một số đặc trưng khác thành những hồ sơ phản ánh chức năng, nhiệm vụ của đơn vị, cơ quan

Tại khoản 10 Điều 2 Luật Lưu trữ quy định : “Hồ sơ là một tập tài liệu có liên

quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân”

Tại khoản 14 Điều 3 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định “Hồ sơ là một tập hợp

các văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân”

Trong khuôn khổ luận văn này, chúng tôi sử dụng khái niệm hồ sơ của Luật Lưu trữ 2011, bởi vì từ lý luận đến thực tiễn và pháp lý đã quy định lập hồ sơ phải đảm bảo các yêu cầu phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị, cơ quan và nhiệm vụ, vị trí việc làm của cá nhân được phân công giải quyết Do vậy, hồ sơ muốn tồn tại được cũng phải được hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc phản ánh diễn biến của một sự việc, vấn đề hoặc con người cụ thể

Lập hồ sơ: Tại khoản 11 Điều 2 Luật Lưu trữ quy định: “Lập hồ sơ là việc tập

hợp, sắp xếp tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định”

Tại khoản 15 Điều 3 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định: “Lập hồ sơ là việc tập

hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định”

Từ hai khái niệm lập hồ sơ trên cho thấy đều cụ thể, chi tiết, tuy nhiên theo chúng tôi

sử dụng khái niệm lập hồ sơ của Luật Lưu trữ bởi lẽ, lập hồ sơ phải là một quá trình tập hợp

vì từ khi bắt đầu giải quyết công việc đến khi giải quyết xong là cả một quá trình vừa thực hiện nhiệm vụ, vừa phải cập nhật, thu thập các văn bản liên quan đến một vấn đề, một sự việc hoặc một con người cụ thể Bởi việc lập hồ sơ đòi hỏi người trực tiếp giải quyết công việc mới hiểu được tường tận một sự việc, vấn đề diễn ra như thế nào mà phải xác định nó dựa trên những nguyên tắc, phương pháp cụ thể theo một logic nhất định

Giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan: Giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan là việc làm cần thiết, bắt buộc đối với tất cả công chức, viên chức trong cơ quan, đơn vị Sau khi công việc kết thúc hồ sơ cập nhật, lựa chọn những văn bản có giá trị đảm bảo về giá trị pháp lý, giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử, những hồ sơ đó được giao nộp đầy đủ sẽ góp phần giữ gìn an toàn toàn bộ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị phục vụ nhu cầu tra cứu, sử dụng trước mắt cũng như lâu dài, phát huy tối

đa giá trị của tài liệu lưu trữ

Lưu trữ cơ quan: Tại khoản 4 Điều 2 Luật Lưu trữ quy định:“Lưu trữ cơ quan là

tổ chức thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức” Thực

tế hoạt động của các lưu trữ cơ quan rất đa dạng về quy mô tổ chức, về đặc điểm tài liệu lưu trữ, về hình thức sở hữu tài liệu lưu trữ Vì vậy, việc phân chia các loại tài liệu lưu trữ cơ quan giúp cho việc tổ chức lưu trữ và thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ cho phù hợp với đặc điểm của từng loại hình cơ quan

- Các lưu trữ cơ quan của Đảng Cộng sản Việt Nam;

- Các lưu trữ cơ quan Nhà nước Việt Nam gồm:

+ Lưu trữ cơ quan quản lý nhà nước cấp Trung ương; Lưu trữ cơ quan quản lý nhà nước cấp tỉnh, cấp huyện; Lưu trữ cơ quan của Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân cấp xã, phường;

+ Lưu trữ các đơn vị sự nghiệp công lập gồm Lưu trữ bệnh viện; Lưu trữ trường học; Lưu trữ doanh nghiệp;

+ Lưu trữ chuyên ngành gồm các Lưu trữ cơ quan quản lý những loại tài liệu lưu trữ sản sinh của các ngành Quốc phòng, Công an, Ngoại giao

1.1.2 Mục đích, yêu cầu, phương pháp và quy trình thành lập hồ sơ

1.1.2.1 Mục đích của lập hồ sơ

Việc lập hồ sơ giúp cho mỗi cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan, đơn vị sắp xếp văn bản được khoa học, đầy đủ và có hệ thống, giúp cho việc giải quyết công việc hàng ngày có năng suất, chất lượng và hiệu quả Trong mỗi cơ quan, đơn vị nếu việc lập hồ sơ được quan tâm, chú trọng thì mọi công văn, giấy tờ trước, trong và sau quá trình giải quyết việc sẽ được sắp xếp và phân loại một cách khoa học theo từng vấn

đề, sự việc, phản ánh rõ chức năng, nhiệm vụ của từng cơ quan, đơn vị Công việc này giúp cho công chức, viên chức và Thủ trưởng cơ quan tìm kiếm, khai thác, sử dụng tài liệu được nhanh chóng, đầy đủ, chính xác

1.1.2.2 Yêu cầu của lập hồ sơ

Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư quy định chặt chẽ việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan Như vậy, việc lập hồ sơ là một công việc bắt buộc từ Thủ trưởng cơ quan đến công chức, viên chức nghiên cứu, chuyên môn nghiệp vụ, nhân viên văn thư hành chính … đều phải lập hồ sơ những công việc mình đã làm Để đảm bảo cho việc lập hồ sơ hiện hành được chất lượng và hiệu quả cần thực hiện tốt một số yêu cầu sau:

- Mỗi hồ sơ phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị hình thành hồ sơ Văn bản trong một hồ sơ phải hoàn chỉnh và có sự liên hệ mật thiết, chặt chẽ, hợp lý, phản ánh được sự hình thành tự nhiên hay diễn biến thực tế của công việc theo hướng khách quan chứ không phụ thuộc vào ý kiến chủ quan của cá nhân hay tổ chức

- Những văn bản trong hồ sơ phải bảo đảm cùng giá trị pháp lý và phải đủ, đúng

về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản theo quy định Văn bản đưa vào hồ sơ phải có

sự chọn lọc và hình thành trong quá trình thực tế giải quyết công việc Những văn bản phản ánh về một vấn đề, sự việc thường hình thành khá nhiều (trong đó có những văn bản có ý nghĩa lịch sử và thực tiễn, có văn bản có giá trị trong thời gian ngắn, có văn bản hết hiệu lực sau khi công việc đã giải quyết xong) Các loại văn bản khác nhau có giá trị không giống nhau nên yêu cầu trong việc lập hồ sơ hiện hành, nghiên cứu, sử

dụng và thời gian bảo quản, lưu trữ cũng khác nhau: những văn bản có giá trị được xem xét, lựa chọn, bảo quản lâu dài, những văn bản hết giá trị được loại bỏ Do vậy, việc xác định giá trị tài liệu của các văn bản trong hồ sơ phải chặt chẽ, chính xác và đồng đều Công việc này sẽ làm tăng thêm chất lượng của hồ sơ và phục vụ tốt cho việc nghiên cứu, khai thác và sử dụng sau này

1.1.2.3 Phương pháp lập hồ sơ:

Để việc lập hồ sơ đi vào nề nếp và thực hiện đúng quy định, các cơ quan cần xây dựng Danh mục hồ sơ hằng năm Tại Điều 28 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định

“Danh mục hồ sơ do người đứng đầu cơ quan, tổ chức phê duyệt, được ban hành vào

đầu năm và gửi các đơn vị, cá nhân liên quan làm căn cứ để lập hồ sơ”

Việc lập Danh mục hồ sơ giúp cho cơ quan, đơn vị chủ động trong việc tổ chức lập hồ sơ và quản lý hồ sơ, tài liệu trong giai đoạn văn thư được chặt chẽ và khoa học

Là căn cứ để kiểm tra, đôn đốc việc lập hồ sơ tại các cơ quan, đơn vị, công chức, viên chức, góp phần nâng cao ý thức và trách nhiệm của mỗi cá nhân đối với việc lập hồ sơ

và chuẩn bị nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan Nhằm lựa chọn tài liệu có giá trị

để lưu trữ và phục vụ sử dụng

- Quy trình lập Danh mục hồ sơ:

+ Căn cứ tình hình thực tế của cơ quan chọn việc xây dựng khung đề mục của Danh mục hồ sơ theo cơ cấu tổ chức hoặc theo lĩnh vực hoạt động của cơ quan, tổ chức cho phù hợp, bảo đảm việc lập hồ sơ được đầy đủ, chính xác và thuận tiện;

+ Xác định những hồ sơ cần lập, dự kiến tiêu đề hồ sơ và đơn vị hoặc người lập;

+ Dự kiến thời hạn bảo quản của hồ sơ;

+ Đánh số, ký hiệu các đề mục và hồ sơ

Các đề mục lớn được đánh số liên tục bằng chữ số La Mã; các đề mục nhỏ trong

đề mục lớn được đánh số riêng bằng chữ số Ả rập; số, ký hiệu của hồ sơ bao gồm số thứ

tự được đánh bằng chữ số Ả rập và ký hiệu của đề mục lớn; việc đánh số hồ sơ có thể áp dụng một trong hai cách: Số của hồ sơ được đánh liên tục trong toàn Danh mục hoặc số của hồ sơ được đánh liên tục trong phạm vi từng đề mục lớn, bắt đầu từ số 01

Tổ chức lập Danh mục hồ sơ: Danh mục hồ sơ được lập theo hai cách sau:

- Cách thứ nhất: Văn thư cơ quan xây dựng dự thảo Danh mục hồ sơ của cơ quan,

tổ chức; lấy ý kiến đóng góp của các đơn vị, cá nhân liên quan; hoàn thiện dự thảo, trình lãnh đạo Văn phòng hoặc Phòng Hành chính để trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức

ký ban hành

- Cách thứ hai: Các đơn vị dự kiến Danh mục hồ sơ của đơn vị mình theo hướng dẫn nghiệp vụ của Văn thư; Văn thư tổng hợp thành Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức, bổ sung, chỉnh sửa (nếu cần); hoàn thiện dự thảo, trình lãnh đạo Văn phòng hoặc Phòng Hành chính để trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức ký ban hành

Danh mục hồ sơ được xây dựng vào cuối năm trước để thực hiện vào năm sau Trong trường hợp cần thiết có thể sửa đổi, bổ sung danh mục hồ sơ của năm trước cho phù hợp để tiếp tục sử dụng trong năm sau

Danh mục hồ sơ do người đứng đầu cơ quan, tổ chức duyệt, ký ban hành vào đầu năm

Văn thư sao chụp Danh mục hồ sơ đã được ban hành gửi các đơn vị, cá nhân liên quan để thực hiện lập hồ sơ theo Danh mục Trong quá trình thực hiện, nếu có hồ sơ dự kiến chưa sát với thực tế hoặc có công việc giải quyết phát sinh thuộc trách nhiệm lập hồ

sơ của đơn vị hoặc cá nhân nào thì đơn vị hoặc cá nhân đó cần kịp thời sửa đổi, bổ sung vào phần Danh mục hồ sơ của mình để Văn thư tổng hợp, bổ sung vào Danh mục hồ sơ

của cơ quan, tổ chức

Phương pháp lập hồ sơ gồm có 03 bước:

công chức, viên chức có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất cả văn bản, tài liệu trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ kể cả tài liệu phim, ảnh, ghi âm, thu thập

kịp thời những văn bản, tài liệu như bài phát biểu của lãnh đạo, tham luận của các đại biểu tại hội nghị, hội thảo… bảo đảm toàn vẹn, đầy đủ của hồ sơ, tránh bị thất lạc Tránh đưa văn bản thuộc hồ sơ này vào hồ sơ khác hay những văn bản không liên quan trực tiếp, không thuộc trách nhiệm mà mình theo dõi, giải quyết vào hồ sơ

Ví dụ: Hồ sơ có tiêu đề “Hồ sơ hội nghị tổng kết công tác năm của cơ quan” cần

thu thập các văn bản sau:

- Kế hoạch tổ chức hội nghị; Chương trình hội nghị; Lời khai mạc; Dự thảo báo cáo tổng kết; Các báo cáo tham luận; Bài phát biểu của lãnh đạo cấp trên; Nghị quyết hội nghị; Biên bản hội nghị; Các văn bản liên quan khác (nếu có)

Bước 3: Kết thúc hồ sơ

- Kiểm tra mức độ đầy đủ của văn bản, tài tiệu trong hồ sơ (nếu thiếu cần bổ sung hồ sơ cho đủ)

- Xem xét loại ra khỏi hồ sơ: văn bản trùng thừa, những tư liệu không cần thiết,

bản nháp và tài liệu tham khảo có trong hồ sơ

- Sắp xếp theo trình tự các văn bản hình thành trong quá trình giải quyết một vấn

đề, sự việc…

- Sắp xếp theo tên gọi của văn bản: áp dụng để lập cho các tập lưu văn bản đi

- Sắp xếp theo tác giả của văn bản: lập hồ sơ theo đặc trưng này là tập hợp vào hồ

sơ những văn bản, giấy tờ của cùng một tác giả

- Đối với hồ sơ có tài liệu phim, ảnh thì bỏ vào bì; tài liệu băng, đĩa ghi âm, ghi hình thì bỏ vào hộp và sắp xếp vào cuối hồ sơ Mỗi hồ sơ dày không quá 3cm, nếu dày quá 3 cm thì tách thành các đơn vị bảo quản (không tách dưới 1cm)

Trên thực tế, hồ sơ lập không chỉ vận dụng một đặc trưng riêng lẻ mà kết hợp chặt chẽ nhiều đặc trưng với nhau trong một hồ sơ

- Xem xét, đối chiếu lại thời hạn bảo quản của hồ sơ (đối chiếu với Danh mục hồ

sơ và thực tế tài liệu trong hồ sơ)

- Hoàn thiện, chỉnh sửa tiêu đề hồ sơ cho phù hợp với nội dung tài liệu trong hồ

sơ

- Đánh số tờ để cố định vị trí các văn bản trong hồ sơ, bảo đảm không bị thất lạc

và tra tìm được nhanh chóng; số tờ được đánh trên góc phải của mỗi tờ văn bản bằng bút chì

- Mục lục văn bản: Đối với những hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn và trên

20 năm “Mục lục văn bản” nhập máy để đưa vào cơ sở dữ liệu, để tiện cho việc quản lý văn bản và tra tìm

- Kết thúc hồ sơ:

Đối với hồ sơ giấy: Thực hiện đánh số tờ đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản từ

05 năm trở lên và viết Mục lục văn bản đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn; viết chứng từ kết thúc đối với tất cả hồ sơ

Đối với hồ sơ điện tử: Theo quy định và nội dung của phần mềm Hệ thống

1.1.3 Mục đích, yêu cầu, phương pháp giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan

1.1.3.1 Mục đích giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan:

Việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan là trách nhiệm của công chức, viên chức sau khi giải quyết công việc xong

- Giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan góp phần đảm bảo sự đầy đủ thành phần tài liệu của Phông lưu trữ cơ quan: Lưu trữ cơ quan là nơi tiếp nhận, lưu trữ, bảo quản và tổ chức khai, sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan Để phông lưu trữ của cơ quan được đầy

đủ, phong phú thành phần thì từ khi giải quyết công việc đòi hỏi người lập hồ sơ phải lựa chọn, cập nhật, xác định từng văn bản liên quan đến vấn đề, sự việc thuộc nhiệm vụ được giao từ văn bản hành chính đến hình ảnh, băng, video, … thể hiện đúng chức năng, nhiệm vụ của từng đơn vị thuộc cơ quan, không bỏ sót những văn bản, tài liệu có giá trị liên quan đến quá trình giải quyết công việc giao nộp vào Lưu trữ cơ quan khi đến thời hạn quy định

Tạo điều kiện tổ chức khoa học Phông lưu trữ cơ quan: Hồ sơ được giao nộp đầy

đủ giúp Lưu trữ cơ quan hoàn toàn chủ động tổ chức khoa học như việc thu thập, bổ sung, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Các khâu nghiệp vụ tuy có yêu cầu, nguyên tắc khác nhau nhưng có mối liên hệ mật thiết với nhau Đối với phông lưu trữ cơ quan việc lựa chọn những tài liệu có giá trị

và phân loại cần đảm bảo những nguyên tắc thống nhất với công tác thu thập, bổ sung

tài liệu và xác định giá trị tài liệu trong phông Thông qua tổ chức khoa học tài liệu Lưu trữ cơ quan nắm được khối lượng, thành phần tài liệu lưu trữ của phông đang bảo quản trong kho, giúp cho công tác thống kê và kiểm tra tình hình tài liệu được dễ dàng; phát hiện được tình trạng vật lý và sự thiếu, đủ của tài liệu

- Tạo điều kiện thuận lợi cho các Lưu trữ lịch sử: Đối với Lưu trữ lịch sử có thực hiện được hết chức năng, nhiệm vụ của mình hay không phần lớn phụ thuộc vào các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu tài liệu Vì nguồn tài liệu thu vào Lưu trữ lịch sử từ Lưu trữ

cơ quan và từ nguồn khác nhưng chủ yếu là lựa chọn từ Lưu trữ các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu Lưu trữ lịch sử là cơ quan quản lý, bảo quản tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn cho nên ngay từ khi dự kiến Danh mục hồ sơ đến người được giao giải quyết công việc khi kết thúc đòi hỏi phải xác định, lựa chọn chính xác giá trị của mỗi văn bản trong một hồ sơ cũng như từng hồ sơ tại Lưu trữ cơ quan Từ đó, giúp cho người thực hiện nhiệm vụ lưu trữ cơ quan sẽ lựa chọn nhanh chóng, chính xác và đầy đủ những hồ sơ, tài liệu có giá trị vĩnh viễn giao nộp vào Lưu trữ lịch sử đảm bảo thành phần, nội dung theo đúng thời hạn quy định

1.1.3.2 Yêu cầu giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan:

Giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan cần đảm bảo các yêu cầu sau:

- Hồ sơ giao nộp phải đảm bảo đầy đủ thành phần hồ sơ, tài liệu: Công chức, viên chức thực hiện nhiệm vụ nào đã hoàn thành, kết thúc công việc thì thực hiện lập hồ sơ hoàn chỉnh, xác định thời hạn bảo quản và giao nộp vào Lưu trữ cơ quan; không giao nộp những hồ sơ, tài liệu như sau: khi chưa giải quyết xong công việc, hồ sơ nguyên tắc (hồ sơ tham khảo); hồ sơ phối hợp giải quyết công việc (trùng với cơ quan, đơn vị chủ trì); các văn bản gửi để biết, tham khảo

- Đảm bảo đúng thời hạn nộp lưu: Hồ sơ, tài liệu của các đơn vị, cá nhân nộp vào Lưu trữ cơ quan trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc; trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công trình được quyết toán đối với hồ, sơ tài liệu xây dựng cơ bản

- Đảm bảo đúng quy trình, trình tự thủ tục: Hồ sơ, tài liệu giao nộp phải có trong Danh mục hồ sơ của cơ quan, các hồ sơ công việc phát sinh, đột xuất sau khi kết thúc công việc; khi giao nộp phải thống kê thành Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và lập 02 bản biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu

- Đối với hồ sơ, tài liệu công chức, viên chức có nhu cầu giữ lại đã đến hạn nộp lưu để phục vụ công việc đã hết thời hạn (không quá 02 năm kể từ ngày đến hạn nộp lưu)

1.1.3.3 Phương pháp và quy trình giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan:

Trên cơ sở hoạt động thực tế chúng tôi đưa ra phương pháp và quy trình giao nộp

hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan như sau:

Bước 1: Xây dựng và ban hành Kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu và thành phần

hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan

Vào tháng 01 hằng năm, Lưu trữ cơ quan căn cứ chức năng, nhiệm vụ cụ thể của cơ quan, đơn vị và cá nhân, Danh mục hồ sơ để xây dựng Kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu và thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan; báo cáo Chánh Văn phòng, trình thủ trưởng cơ quan ban hành; sao gửi cho thủ trưởng các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm tổ chức lập, lựa chọn hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

Bước 2: Lưu trữ cơ quan hướng dẫn đơn vị, cá nhân chuẩn bị hồ sơ, tài liệu Lưu

trữ cơ quan hướng dẫn các cá nhân, đơn vị căn cứ những hồ sơ mình đã lập sau khi giải quyết công việc xong, hoàn thiện hồ sơ, chuẩn bị, sắp xếp những hồ sơ của cá nhân, đơn

vị mình đã lập để thuận tiện cho việc giao nộp theo thời hạn

Bước 3: Tập hợp những hồ sơ, tài liệu đến thời hạn nộp lưu

Trưởng đơn vị, cá nhân phải xác định đúng những hồ sơ trong thành phần hồ sơ, tài liệu đã được phê duyệt, tránh để thiếu, sót hồ sơ trong quá trình thống kê Tập hợp hồ

sơ công việc đã giải quyết xong trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc và

những hồ sơ phát sinh khác trong quá trình giải quyết công việc theo chức năng, nhiệm

vụ được giao thống kê vào Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu

Bước 4: Trưởng các đơn vị thống nhất với Lưu trữ cơ quan về số lượng, thời

gian, địa điểm, vận chuyển hồ sơ, tài liệu đến kho để giao nộp

Bước 5: Tổ chức kiểm tra hồ sơ, tài liệu

Lưu trữ cơ quan căn cứ vào thành phần hồ sơ, tài liệu giao nộp vào Lưu trữ cơ quan đã ban hành, Mục lục hồ sơ, tài liệu giao nộp và đối chiếu trực tiếp với hồ sơ, tài liệu thực tế để kiểm tra số lượng, tiêu chuẩn chất lượng của hồ sơ được giao nộp; cá nhân, đơn vị nào lập hồ sơ chưa đúng quy định, tiêu chuẩn chất lượng, số lượng hồ sơ giao nộp

còn thiếu thì Lưu trữ cơ quan đề nghị cá nhân, đơn vị hoàn thiện, chỉnh sửa, bổ sung đúng quy định thì mới nhận hồ sơ

Bước 6: Sau khi kiểm tra đầy đủ số lượng, chất lượng hồ sơ đúng quy định thì lập

Biên bản giao, nhận hồ sơ và sắp xếp cặp, hộp hồ sơ lên giá

Bước 7: Báo cáo kết quả thu thập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

Sau khi hoàn thiện việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, công chức Văn thư kiêm lưu trữ hoặc công chức Lưu trữ có trách nhiệm báo cáo Chánh Văn phòng

số lượng, chất lượng hồ sơ được giao nộp, những khó khăn, vướng mắc về nộp lưu hồ

sơ để xin ý kiến chỉ đạo, giải quyết và báo cáo kết quả hoạt động giao nộp hồ sơ, tài liệu

từ các đơn vị, cá nhân để cung cấp thông tin kịp thời hoạt động văn thư, lưu trữ của cơ quan

1.1.4 Khái niệm và tiêu chí đánh giá “Chất lượng lập và giao nộp hồ sơ”

Hiện nay, có nhiều cách hiểu khác nhau về chất lượng Tuy nhiên, trong phạm vi

đề tài này chúng tôi sử dụng cách hiểu của tiêu chuẩn ISO.9000:2000 do Tổ chức Tiêu chuẩn hoá quốc tế ban hành Chất lượng được hiểu là “Mức độ thoả mãn của một tập hợp các đặc tính đối với yêu cầu” hay chất lượng được đo bằng sự thoả mãn các yêu cầu Như vậy, chất lượng lập và giao nộp hồ sơ được hiểu là sự đáp ứng/thoả mãn các nguyên tắc, yêu cầu của hoạt động này theo quy định

Do vậy, chất lượng hoạt động lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan được đánh giá dựa trên các tiêu chí sau:

A Bảng tiêu chí đánh giá, chấm điểm

chuẩn

Cơ quan, tổ chức tự đánh giá, chấm điểm

Ghi chú

I Phổ biến, tuyên truyền và ban hành văn bản

1

Có văn bản chỉ đạo, triển khai, hướng dẫn hoặc

phổ biến các quy định về công tác văn thư, lưu trữ

đến các đơn vị trực thuộc

6

2 Ban hành, triển khai, thực hiện đầy đủ các văn bản

quản lý về công tác văn thư, lưu trữ (Kế hoạch, 12

Quy chế, Danh mục hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào

Lưu trữ cơ quan, Bảng thời hạn bảo quản tài liệu

lưu trữ )

3.1

Xây dựng kế hoạch kiểm tra và tổ chức thực hiện

kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ tại các đơn vị

trực thuộc

6

3.2

Xử lý các vấn đề phát hiện qua kiểm tra (nếu kiểm

tra nhưng không phát hiện tồn tại, khó khăn thì áp

dụng điểm tối đa)

6

II Công tác tổ chức; đào tạo, bồi dưỡng; bố trí

kinh phí thực hiện công tác văn thư, lưu trữ 30

1

Bố trí công chức, viên chức làm công tác văn thư,

lưu trữ đúng tiêu chuẩn chuyên môn nghiệp vụ

theo quy định

9

2

Bố trí công chức viên chức làm công tác văn thư,

lưu trữ không đúng tiêu chuẩn chuyên môn nghiệp

Bố trí kinh phí phục vụ công tác văn thư, lưu trữ

(mua sắm bìa, hộp, cặp bảo quản tài liệu lưu trữ,

phương tiện phòng cháy, chữa cháy )

6

5

Tự đào tạo hoặc cử công chức viên chức tham gia

các lớp đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ công tác văn

thư, lưu trữ

6

- Có 80% - 100% số lượng văn bản ban hành đúng

- Có 50% - 79% số lượng văn bản ban hành đúng

- Có 30% - 49% số lượng văn bản ban hành đúng

3 Công tác quản lý văn bản đi, văn bản đến thực

3.2

Đóng dấu đến, ghi số đến, chuyển văn bản đến

đảm bảo đúng quy định; Nhân bản, đóng dấu, phát

hành, phân loại và lưu văn bản đi đúng quy định

6

4 Thực hiện đúng trong công tác lập hồ sơ và giao

- Có 70% - 100% các phòng ban chuyên môn,

ccvc lập hồ sơ công việc; giao nộp hồ sơ vào Lưu

trữ cơ quan đúng thời hạn, theo đúng Danh mục hồ

sơ cơ quan

20

- Có 50% - 69% các phòng ban chuyên môn, công

chức viên chức lập hồ sơ công việc; giao nộp hồ sơ

vào Lưu trữ cơ quan đúng thời hạn, theo đúng

Danh mục hồ sơ cơ quan

15

- Có 30% - 49% các phòng ban chuyên môn, công

chức, viên chức lập hồ sơ công việc; giao nộp hồ

sơ vào Lưu trữ cơ quan đúng thời hạn, theo đúng

Danh mục hồ sơ cơ quan

10

B Thang điểm tự đánh giá, phân loại

chú

chí dưới điểm trung bình

Từ 70 điểm

Trung bình

1.2 Cơ sở pháp lý

1.2.1 Văn bản quản lý, chỉ đạo của Trung ương

- Luật Lưu trữ số 01/2011/QH11 ngày 11/11/2011 Luật dành 04 điều (từ Điều 9 đến Điều 12)

- Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư

- Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

- Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 của Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức

- Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử

Như vậy, chúng ta có thể thấy được sự quan tâm của cơ quan quản lý Nhà nước

về công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; đề cập đến các yêu cầu của lập hồ sơ, trách nhiệm lập hồ sơ, thời hạn nộp lưu vào lưu trữ cơ quan, …

1.2.2 Văn bản quản lý, chỉ đạo của tỉnh Long An

Nhận thức rõ vai trò, tầm quan trọng, giá trị thực tiễn cũng như giá trị lịch sử của tài liệu lưu trữ hình thành trong các cơ quan, tổ chức; tăng cường quản lý, chỉ đạo các

cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh triển khai, tổ chức thực hiện chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ UBND tỉnh Long An, Sở Nội vụ đã ban hành nhiều văn bản quản

lý, chỉ đạo về công tác văn thư, lưu trữ nói chung, hoạt động lập và giao nộp hồ sơ, tài

liệu vào Lưu trữ cơ quan nói riêng, cụ thể:

- Văn bản số 3925/UBND-TH ngày 31/10/2012 của UBND tỉnh Long An về việc tăng cường công tác văn thư, lưu trữ năm 2012

- Quyết định số 3241/QĐ-UBND ngày 16/9/2013 của UBND tỉnh Long An Ban hành Danh mục các cơ quan, tổ chức cấp huyện thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh

- Quyết định số 39/QĐ-UBND ngày 06/01/2014 của UBND tỉnh Long An Ban hành Danh mục các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh

- Quyết định số 897/QĐ-UBND ngày 21/3/2014 của UBND tỉnh Long An về việc ban hành Danh mục thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh Long An

- Chỉ thị số 18/CT-UBND ngày 04/9/2014 của UBND tỉnh Long An về việc chấn chỉnh công tác văn thư, lưu trữ năm 2014

- Quyết định số 3020/QĐ-UBND ngày 10/9/2014 của UBND tỉnh Long An về việc phê duyệt Quy hoạch ngành Văn thư - Lưu trữ tỉnh Long An đến năm 2020

- Quyết định số 15/QĐ-UBND ngày 05/01/2015 của UBND tỉnh Long An Ban hành Đề án giải quyết tài liệu tích đống của các cơ quan, đơn vị trong tỉnh Long An giai đoạn 2015-2030

- Chỉ thị số 17/CT-UBND ngày 19/10/2017 của UBND tỉnh Long An về việc tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử

- Công văn số 412/SNV-VTLT ngày 03/3/2014 của Sở Nội vụ về việc hướng dẫn

tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị

- Công văn số 246/SNV-VTLT ngày 29/01/2013 của Sở Nội vụ về việc triển khai Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 30/01/2013 của Chính phủ

- Công văn số 367/SNV-VTLT ngày 26/02/2013 của Sở Nội vụ về việc tổ chức hội nghị phổ biến triển khai Luật Lưu trữ

- Công văn số 1082/SNV-VTLT ngày 10/6/2013 của Sở Nội vụ về việc triển khai thực hiện Thông tư số 04/2013/TT-BNV của Bộ Nội vụ

- Công văn số 2355/SNV-VTLT ngày 28/11/2013 của Sở Nội vụ về việc triển khai thực hiện Thông tư số 09/TT-BNV của Bộ Nội vụ

- Công văn số 78/SNV-VTLT ngày 13/01/2015 của Sở Nội vụ về việc hướng dẫn giao, nhận tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử tỉnh

Tuy nhiên, qua khảo sát chúng tôi nhận thấy UBND thành phố, thị xã áp dụng các văn bản trên để thực hiện trong phạm vi và đối tượng của từng văn bản, chưa ban hành được quy chế văn thư, lưu trữ và các văn bản quy định hướng dẫn về công tác văn thư nói chung và hoạt động lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ nói riêng UBND thành phố, thị xã không ban hành quy chế về công tác văn thư, lưu trữ dẫn đến hậu quả thiếu chế tài xử phạt đối với công chức, viên chức không lập hồ sơ, làm mất, thất lạc văn bản tài liệu của cơ quan, … Đây cũng chính là một trong những nguyên nhân dẫn đến tình trạng văn bản, rời lẻ, tích đống nhiều năm ở các bộ phận chuyên môn và là trở ngại cho việc quản lý văn bản, tài liệu hình thành trong hoạt động của UBND cấp thành phố, thị xã tỉnh Long An

Tiểu kết chương 1

Trong chương 1, tác giả khái quát cơ sở lý luận và cơ sở pháp lý của hoạt động lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan như các khái niệm, mục đích, yêu cầu, phương pháp và quy trình lập hồ sơ, mục đích, yêu cầu, phương pháp giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan, khái niệm và tiêu chí đánh giá “Chất lượng lập và giao nộp hồ sơ”, cơ sở pháp lý

Chương 2 THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ UBND CẤP THÀNH PHỐ, THỊ XÃ TỈNH LONG AN 2.1 Khái quát chức năng, nhiệm vụ của UBND thành phố, thị xã tại tỉnh Long An

Chức năng: Tại điều 3, Nghị định số 37/2014/NĐ-CP quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh quy định:

“1 Cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện; thực hiện chức năng tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện quản lý nhà nước về ngành, lĩnh vực

ở địa phương và thực hiện một số nhiệm vụ, quyền hạn theo sự ủy quyền của Ủy ban nhân dân cấp huyện và theo quy định của pháp luật; góp phần bảo đảm sự thống nhất quản lý của ngành hoặc lĩnh vực công tác ở địa phương

2 Cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện chịu sự chỉ đạo, quản

lý về tổ chức, vị trí việc làm, biên chế công chức, cơ cấu ngạch công chức và công tác của Ủy ban nhân dân cấp huyện, đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ của cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh”

Nhiệm vụ, quyền hạn: Tại điều 4, Nghị định số 37/2014/NĐ-CP quy định tổ

chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện, thành phố, thị xã thuộc tỉnh quy

định:

“1 Trình Ủy ban nhân dân cấp huyện ban hành quyết định, chỉ thị; quy hoạch,

kế hoạch dài hạn, 05 năm và hàng năm; chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện các nhiệm vụ cải cách hành chính nhà nước thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước được giao

2 Tổ chức thực hiện các văn bản pháp luật, quy hoạch, kế hoạch sau khi được phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý được giao; theo dõi thi hành pháp luật

- Phòng Nội vụ: tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân thị xã, thành phố thực hiện

chức năng quản lý nhà nước về: Tổ chức bộ máy; vị trí việc làm; cải cách hành chính; chính quyền địa phương; địa giới hành chính; cán bộ, công chức, viên chức; cán bộ, công chức xã, phường, thị trấn và những người hoạt động không chuyên trách ở cấp xã; hội, tổ chức phi chính phủ; văn thư, lưu trữ nhà nước; tôn giáo; công tác thanh niên; thi đua - khen thưởng,

- Phòng Tư pháp: Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân thị xã, thành phố thực hiện chức năng quản lý nhà nước về: Công tác xây dựng và thi hành pháp luật, theo dõi thi hành pháp luật, kiểm tra, xử lý văn bản quy phạm pháp luật, kiểm soát thủ tục hành chính, phổ biến, giáo dục pháp luật,

- Phòng Tài chính - Kế hoạch: Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân thị xã, thành phố thực hiện chức năng quản lý nhà nước về; tài chính; kế hoạch và đầu tư; đăng ký kinh doanh; tổng hợp và thống nhất quản lý các vấn đề về doanh nghiệp, hợp tác xã, kinh tế tư nhân

- Phòng Tài nguyên và Môi trường: Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân thị xã, thành phố thực hiện chức năng quản lý nhà nước về: Đất đai; tài nguyên nước; tài nguyên khoáng sản; môi trường; biển và hải đảo (đối với các huyện có biển, đảo)

- Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội: Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân thị xã, thành phố thực hiện chức năng quản lý nhà nước về: Việc làm; dạy nghề; lao động, tiền lương; tiền công; bảo hiểm xã hội (bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm xã hội

tự nguyện, bảo hiểm thất nghiệp) ,

- Phòng Văn hóa và Thông tin: Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân thị xã, thành phố thực hiện chức năng quản lý nhà nước về: Văn hóa; gia đình; thể dục, thể thao; du lịch; quảng cáo; bưu chính; viễn thông,

- Phòng Giáo dục và Đào tạo: Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân thị xã, thành phố thực hiện chức năng quản lý nhà nước về: Chương trình và nội dung giáo dục và đào tạo; tiêu chuẩn nhà giáo và tiêu chuẩn cán bộ quản lý giáo dục; tiêu chuẩn cơ sở vật chất, thiết bị trường học và đồ chơi trẻ em,

- Phòng Y tế: Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân thị xã, thành phố thực hiện chức năng quản lý nhà nước về: Y tế dự phòng; khám bệnh, chữa bệnh, phục hồi chức năng; y dược cổ truyền; sức khỏe sinh sản; trang thiết bị y tế, (theo Đề án số 02/ĐA-TU, ngày

29/12/2017 của Tỉnh ủy Long An đã sáp nhập phòng Y tế vào Văn phòng HĐND và UBND thành phố, thị xã)

- Thanh tra: Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân thị xã, thành phố thực hiện chức năng quản lý nhà nước về: Công tác thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo trong phạm vi quản lý nhà nước của Ủy ban nhân dân cấp huyện,

- Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân hoặc Văn phòng Ủy ban nhân dân nơi thí điểm không tổ chức Hội đồng nhân dân: Tham mưu tổng hợp cho Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân về: Hoạt động của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân; tham mưu cho Chủ tịch Ủy ban nhân dân về chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch Ủy ban nhân dân,

- Phòng Kinh tế: Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân thị xã, thành phố thuộc tỉnh thực hiện chức năng quản lý nhà nước về: Nông nghiệp; lâm nghiệp; diêm nghiệp; thủy lợi; thủy sản; phát triển nông thôn,

- Phòng Quản lý đô thị: Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân thị xã, thành phố thuộc tỉnh thực hiện chức năng quản lý nhà nước về: Quy hoạch xây dựng, kiến trúc; hoạt động đầu tư xây dựng; phát triển đô thị; hạ tầng kỹ thuật đô thị, khu công nghiệp, khu kinh tế, khu công nghệ cao,

Như vậy, cơ quan chuyên môn thuộc UBND thành phố, thị xã là cơ quan tham mưu, giúp UBND thành phố, thị xã thực hiện chức năng nhà nước ở địa phương Cơ quan chuyên môn thuộc UBND thành phố, thị xã chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của UBND cấp thành phố, thị xã đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh Long An

2.2 Vai trò, ý nghĩa của hoạt động lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ đối với hoạt động của UBND thành phố, thị xã tỉnh Long An

Lập hồ sơ hiện hành là nhiệm vụ quan trọng của các cơ quan, tổ chức nói chung và nhiệm vụ của các cán bộ công chức, viên chức chủ trì giải quyết công việc nói riêng, là điểm nối quan trọng giữa công tác văn thư và công tác lưu trữ Ở UBND cấp thành phố, thị xã công tác lập hồ sơ muốn đi vào nề nếp, nâng cao được hiệu quả

và chất lượng lập hồ sơ hiện hành thì bản thân cán bộ công chức, công chức chuyên môn chủ trì giải quyết công việc phải hiểu được thế nào là hồ sơ, lập hồ sơ, từ đó sẽ