Chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ tại ủy ban nhân dân quận 12 thành phố hồ chí minh

Đề tài luận văn thạc sĩ “Chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ tại Ủy ban nhân dân Quận 12 Thành phố Hồ Chí Minh” được thực hiện từ những lý do chính sau đây: Thứ nhất, tài liệu lưu trữ là

BỘ NỘI VỤ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

ĐỖ THÀNH TRÍ

CHỈNH LÝ KHOA HỌC TÀI LIỆU LƯU TRỮ

TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN 12 THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG CHUYÊN NGÀNH: LƯU TRỮ HỌC

Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 7 năm 2020

BỘ NỘI VỤ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

ĐỖ THÀNH TRÍ

CHỈNH LÝ KHOA HỌC TÀI LIỆU LƯU TRỮ

TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN 12

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi và được sự hướng dẫn của Tiến sĩ Nghiêm Kỳ Hồng Các trích dẫn, số liệu trong Luận văn là trung thực,

có nguồn gốc, xuất xứ rõ ràng, được tác giả thu thập từ các nguồn khác nhau được ghi

rõ trong phần tài liệu tham khảo

Học viên cao học

Đỗ Thành Trí

LỜI CẢM ƠN

Lời đầu tiên, tôi xin gửi lời cảm ơn đến quý Thầy, Cô Khoa Văn thư - Lưu trữ, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tận tình truyền đạt kiến thức cho học viên trong quá trình học tập tại trường Vốn kiến thức quý báu này không chỉ là nền tảng để tôi thực hiện luận văn mà còn là nền tảng cho quá trình nghiên cứu và học tập sau này

Đặc biệt, học viên xin gửi lời cảm ơn chân thành và tri ân sâu sắc đến Tiến sĩ Nghiêm Kỳ Hồng là giảng viên hướng dẫn trực tiếp đã nhiệt tình hướng dẫn, chỉ bảo và động viên, khích lệ rất nhiều để học viên có thể hoàn thành luận văn này

Xin chân thành cảm ơn gia đình, các anh chị, bạn bè đồng nghiệp đã tạo điều kiện và hỗ trợ, cung cấp tư liệu thực tế để giúp tôi hoàn thành đề tài

Do trình độ lý luận cũng như kinh nghiệm thực tiễn còn hạn chế nên đề tài không thể tránh khỏi những thiếu sót, rất mong nhận được sự đóng góp của quý Thầy, Cô để học viên hoàn thiện đề tài tốt hơn

Tôi xin chân thành cảm ơn!

MỤC LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU 01

Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ CHỈNH LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ PHÔNG ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP QUẬN, HUYỆN 07

1.1 Cơ sở lý luận về chỉnh lý tài liệu lưu trữ 07

1.1.1 Khái niệm chỉnh lý tài liệu lưu trữ 07

1.1.2 Nguyên tắc và yêu cầu của chỉnh lý tài liệu lưu trữ 07

1.1.3 Vị trí, tầm quan trọng của chỉnh lý tài liệu lưu trữ 09

1.1.4 Nội dung và quy trình chỉnh lý tài liệu lưu trữ 09

1.2 Chỉnh lý tài liệu lưu trữ phông ủy ban nhân dân cấp quận, huyện 15

1.2.1 Một số yếu tố ảnh hưởng đến chỉnh lý tài liệu lưu trữ phông ủy ban nhân dân

cấp quận, huyện ………15

1.2.2 Phông lưu trữ các cơ quan nhà nước cấp quận, huyện 16

1.2.3 Chỉnh lý tài liệu phông lưu trữ Ủy ban nhân dân cấp quận, huyện 17

1.3 Cơ sở pháp lý về chỉnh lý tài liệu lưu trữ 19

1.3.1 Văn bản do cơ quan Trung ương ban hành ……….………19

1.3.2 Văn bản do UBND thành phố và Sở Nội vụ ban hành ……….……… 20

1.3.3 Văn bản do UBND Quận 12 ban hành 21

Tiểu kết chương 1 22

Chương 2: THỰC TRẠNG CHỈNH LÝ TÀI LIỆU PHÔNG LƯU TRỮ ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN 12 23

2.1 Khái quát về Ủy ban nhân dân Quận 12 23

2.1.1 Vị trí, chức năng 24

2.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 24

2.1.3 Cơ cấu tổ chức 26

2.2 Tình hình tài liệu và công tác chỉnh lý tài liệu phông lưu trữ Ủy ban nhân dân Quận 12 27

2.2.1 Tình hình phân loại, sắp xếp sơ bộ tài liệu từ năm 1997 đến 2003 27

2.2.2 Tình hình tài liệu từ năm 2004 đến 2017 36

2.3 Nhận xét chung 39

2.3.1 Ưu điểm 39

2.3.2 Hạn chế 41

2.3.3 Nguyên nhân 43

Tiểu kết chương 2 43

Chương 3 GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CHỈNH LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ PHÔNG ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN 12 44

3.1 Một số phương hướng, nhiệm vụ về chỉnh lý tài liệu lưu trữ Phông Ủy ban nhân dân Quận 12 44

3.2 Các giải pháp nâng cao chất lượng chỉnh lý tài liệu lưu trữ phông Ủy ban nhân dân Quận 12 46

3.2.1 Nhóm giải pháp chung - đảm bảo điều kiện cho công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ 46

3.2.2 Nhóm giải pháp về nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu lưu trữ 51

Tiểu kết chương 3 59

KẾT LUẬN 60

TÀI LIỆU THAM KHẢO 61

PHỤ LỤC

Phụ lục số 1

Phụ lục số 2

Phụ lục số 3

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do nghiên cứu đề tài

Đề tài luận văn thạc sĩ “Chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ tại Ủy ban nhân dân Quận 12 Thành phố Hồ Chí Minh” được thực hiện từ những lý do chính sau đây:

Thứ nhất, tài liệu lưu trữ là di sản của dân tộc, có giá trị đặc biệt đối với sự

nghiệp xây dựng và bảo vệ tổ quốc Trong nhiều năm qua, tài liệu lưu trữ đã góp phần tích cực trong việc nghiên cứu lịch sử, phát triển kinh tế, bảo vệ chủ quyền lãnh thổ, phục vụ đời sống xã hội và gìn giữ những giá trị văn hóa của dân tộc Tài liệu lưu trữ góp phần tái hiện quá trình hình thành và phát triển của đất nước qua các thời kỳ lịch sử Ngay sau khi Nhà nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa vừa ra đời, Chủ tịch Hồ Chí Minh

đã trực tiếp ký ban hành Thông đạt số 1-C/VP ngày 03/01/1946 và khẳng định: Tài liệu

lưu trữ là “… tài liệu có giá trị đặc biệt về phương diện kiến thiết quốc gia”[14] Ngày

4 tháng 4 năm 2011 Ủy ban Thường vụ Quốc hội ban hành Pháp lệnh số

34/2001/PL-UBTVQH10 khẳng định “Tài liệu lưu trữ quốc gia là tài liệu có giá trị về chính trị, kinh tế, quốc phòng, an ninh, ngoại giao, văn hoá, giáo dục, khoa học và công nghệ được hình thành trong các thời kỳ lịch sử của dân tộc Việt Nam, trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang nhân dân (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức) và các nhân vật lịch sử, tiêu biểu phục vụ việc nghiên cứu lịch sử, khoa học và hoạt động thực tiễn”

Thứ hai, công tác lưu trữ là hoạt động rất quan trọng nhằm bảo quản an toàn và

tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ Tuy nhiên, để phát huy được giá trị, tài liệu lưu trữ cần được tổ chức khoa học, thông qua nhiều nội dung nghiệp vụ của công tác lưu trữ, trong đó, chỉnh lý tài liệu lưu trữ là một trong những khâu nghiệp vụ có ý nghĩa hết sức quan trọng Bởi vì:

- Chỉnh lý tài liệu là quá trình tổ chức khoa học tài liệu hình thành qua hoạt động của cơ quan, tổ chức, làm cho tài liệu đó phản ánh trung thực các hoạt động đã qua

- Chỉnh lý tài liệu lưu trữ là khâu nghiệp vụ mang tính tổng hợp, kết hợp nhiều khâu nghiệp vụ khác như thu thập, xác định giá trị, thống kê, xây dựng công cụ tra cứu

Vì vậy, thực hiện tốt công tác chỉnh lý rất cần thiết, có ý nghĩa quyết định chất lượng của mỗi phông lưu trữ nói riêng và của toàn bộ tài liệu trong mỗi phòng, kho lưu trữ nói chung, đồng thời góp phần thúc đẩy các nghiệp vụ lưu trữ khác cùng phát triển

Thứ ba, chất lượng công tác chỉnh lý tài liệu hiện nay ở nước ta nói chung và các

phông lưu trữ Ủy ban nhân dân quận, huyện nói riêng, trong đó có phông lưu trữ Ủy

ban nhân dân Quận 12 đang còn nhiều hạn chế, thiếu sót cần được khắc phục Qua khảo

sát thực tế công tác chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ tại phông Ủy ban nhân dân Quận

12, tài liệu khi giao nộp vào lưu trữ chưa được lập hồ sơ, một số hồ sơ được lập nhưng chưa hoàn chỉnh, tài liệu còn nằm rải rác ở nhiều nơi khác nhau gây khó khăn cho việc bảo quản và tra tìm tài liệu Việc tổ chức chỉnh lý tài liệu lưu trữ vẫn còn nhiều hạn chế; tài liệu một số năm đã được chỉnh lý nhưng chưa đúng quy định, gây khó khăn cho việc khai thác sử dụng Với tình trạng như vậy, chỉnh lý tài liệu phông UBND Quận 12 là rất cần thiết

Thứ tư, theo quy định của Luật Lưu trữ (2011), Thông tư số 17/2014/TT-BNV

ngày 20/11/2014 của Bộ Nội vụ hướng dẫn xác định cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử các cấp, Quyết định số 7109/QĐ-UBND ngày 30/12/2015 của Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh về mạng lưới các lưu trữ lịch sử và chế

độ nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử, tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại lưu trữ quận, huyện thuộc thẩm quyền quản lý của Ủy ban nhân dân quận, huyện đều phải giao nộp vào lưu trữ lịch sử cấp tỉnh, nên việc chỉnh lý hoàn chỉnh, đạt chất lượng tốt phông lưu trữ UBND Quận 12 để sẵn sàng giao nộp vào lưu trữ lịch sử Thành phố là công việc cần xúc tiến một cách kịp thời

Chính vì những lý do trên, tôi chọn đề tài “Chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ tại

Ủy ban nhân dân Quận 12, Thành phố Hồ Chí Minh” để làm luận văn Thạc sĩ chuyên

ngành Lưu trữ học của mình

2 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Có thể cho rằng, chỉnh lý tài liệu là một nội dung quan trọng trong việc tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ Những vấn đề liên quan đến chỉnh lý tài liệu đã được nhiều nhà khoa học trong và ngoài nước nghiên cứu Trong phạm vi cả nước, đã có nhiều

công trình nghiên cứu tiêu biểu là sách chuyên khảo, giáo trình như: “Công tác lưu trữ Việt Nam” do Vũ Dương Hoan chủ biên, 1987; “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ”

của Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm, 1990;

“Lịch sử lưu trữ Việt Nam” của Nguyễn Văn Thâm, Vương Đình Quyền, Đào Thị Diến, Nghiêm Kỳ Hồng biên soạn, 2010; “Giáo trình lưu trữ học đại cương” của Phan Đình Nham, Bùi Loan Thùy, 2015; “Lịch sử, lý luận, thực tiễn về lưu trữ và quản trị văn phòng” của Vương Đình Quyền, 2015; Giáo trình “Lưu trữ tài liệu của các cơ quan, tổ chức” của Nguyễn Minh Phương, Triệu Văn Cường, 2017; “Lý luận và phương pháp

công tác lưu trữ” của Chu Thị Hậu, 2017; “Từ điển tra cứu nghiệp vụ quản trị văn phòng - văn thư - lưu trữ Việt Nam” của Dương Văn Khảm, 2015, v.v

Trong các công trình tiêu biểu đó, các tác giả đã trình bày về lý luận của công tác lưu trữ nói chung và chỉnh lý tài liệu lưu trữ nói riêng, là cơ sở lý luận rất quan trọng cho việc nghiên cứu đề tài của học viên

Ngoài ra, còn có nhiều bài viết, bài nghiên cứu được đăng tải trong các tạp chí khoa học và kỷ yếu hội thảo khoa học về lưu trữ như:

“Tổ chức chỉnh lý tài liệu - Những vấn đề đặt ra” của tác giả Nguyễn Đăng Khải, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam số 1/2004;

“Bàn về thuật ngữ Chỉnh lý trong khoa học Lưu trữ” của tác giả Vũ Thị Phụng, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam số 2/2015;

Hội thảo khoa học “Chỉnh lý tài liệu lưu trữ tại các trung tâm lưu trữ quốc gia”

do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tổ chức, tháng 10/2004 tại TP Hồ Chí Minh;

Hội thảo nghiệp vụ “Công tác thu thập tài liệu từ các cơ quan, tổ chức cấp quận vào lưu trữ lịch sử cấp tỉnh” do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tổ chức tháng 5 năm

2017 tại Lâm Đồng;

Hội thảo nghiệp vụ “Hoạt động chỉnh lý và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ” do

Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tổ chức tháng 6 năm 2017 tại Hà Nội, v.v

Chỉnh lý tài liệu lưu trữ cũng là đề tài của nhiều luận án, luận văn khoa học, có thể kể đến các công trình nghiên cứu sau:

- Luận án tiến sĩ Sử học: “Tổ chức và hoạt động lưu trữ dưới chế độ Việt Nam Cộng hòa (1955-1975)” của Nguyễn Văn Báu, Trường Đại học Khoa học Xã hội và

Nhân văn TP Hồ Chí Minh, năm 2017;

- Luận văn thạc sĩ Lưu trữ học về “Nghiên cứu các giải pháp tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ Thành phố Đà Nẵng” - Lê Thanh Hùng, Trường Đại học Khoa học Xã

hội và Nhân văn Hà Nội, năm 2014;

- Luận văn thạc sĩ Lưu trữ học về “Chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ Ủy ban nhân dân huyện Củ Chi” - Nguyễn Thị Bình, Trường Đại học Khoa học Xã hội và

Nhân văn TP Hồ Chí Minh, năm 2018

Nhìn chung các sách, giáo trình, công trình nghiên cứu nêu trên đã hướng dẫn, đánh giá, phân tích những vấn đề cơ bản có tính lý luận về công tác chỉnh lý tài liệu Những tài liệu này đã cung cấp cơ sở lý luận và thực tiễn tương đối đầy đủ cho đề tài

luận văn, góp phần giúp học viên đưa ra những nhận định chính xác, khách quan hơn khi giải quyết vấn đề

Tuy nhiên, hiện chưa có đề tài nào nghiên cứu riêng về chỉnh lý khoa học tài liệu phông lưu trữ Ủy ban nhân dân Quận 12 Do đó đề tài luận văn của học viên không trùng lặp với các đề tài khác

3 Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài

3.1 Mục tiêu nghiên cứu

Trên cơ sở đánh giá thực trạng tình hình chỉnh lý tài liệu tại các quận, huyện mà

cụ thể là phông Ủy ban nhân dân Quận 12, luận văn đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng chỉnh lý tài liệu của phông lưu trữ này

3.2 Nhiệm vụ nghiên cứu

- Nghiên cứu, hệ thống hóa cơ sở lý luận và pháp lý về chỉnh lý tài liệu lưu trữ, nhất là chỉnh lý tài liệu Phông Ủy ban nhân dân cấp quận

- Khảo sát tình hình chỉnh lý tài liệu tại Ủy ban nhân dân Quận 12 và một số quận, huyện khác nhằm đánh giá đúng thực trạng, nêu rõ ưu điểm, khuyết điểm và những bài học kinh nghiệm

- Từ đó, luận văn đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác chỉnh

lý tại phông lưu trữ Ủy ban nhân dân Quận 12 và có thể vận dụng đối với một số Ủy ban nhân dân quận, huyện khác

4 Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu

4.1 Đối tượng nghiên cứu

Trong giới hạn của luận văn, học viên chỉ đi sâu vào công tác chỉnh lý tài liệu phông lưu trữ Ủy ban nhân dân Quận 12, Thành phố Hồ Chí Minh

4.2 Phạm vi nghiên cứu:

- Về không gian, luận văn khảo sát tình hình chỉnh lý tài liệu tại khối phông lưu trữ Ủy ban nhân dân quận 12, có tìm hiểu thêm một số phông lưu trữ UBND quận, huyện khác

- Về thời gian, luận văn nghiên cứu các vấn đề liên quan đến chỉnh lý tài liệu Phông lưu trữ UBND Quận 12 từ năm 1997 đến năm 2017 (thời gian Luật lưu trữ có

hiệu lực)

- Về nội dung, luận văn nghiên cứu về vấn đề chỉnh lý tài liệu phông lưu trữ Ủy ban nhân dân Quận 12

5 Phương pháp nghiên cứu của đề tài

5.1 Phương pháp luận

Luận văn vận dụng phương pháp luận của chủ nghĩa duy vật biện chứng và chủ nghĩa duy vật lịch sử để giải quyết những vấn đề về lý luận và thực tiễn đặt ra của công tác lưu trữ Kết hợp vận dụng một số nguyên tắc mang tính phương pháp luận của khoa học lưu trữ như nguyên tắc tính đảng, nguyên tắc lịch sử và nguyên tắc toàn diện và tổng hợp khi tiến hành thu thập, bổ sung, phân loại và xác định giá trị của tài liệu của phông lưu trữ UBND Quận 12

- Phương pháp lịch sử: Đề tài nghiên cứu quá trình phát triển của đơn vị hình thành phông (UBND Quận 12) cũng như quá trình tiến hành chỉnh lý tài liệu Phông lưu trữ Ủy ban nhân dân quận 12 Do đó, khi nghiên cứu đề tài, học viên đã vận dụng phương pháp này khi xem xét các nội dung nghiên cứu theo trình tự thời gian từ khi hình thành phông lưu trữ đến nay

- Phương pháp so sánh: Được vận dụng để so sánh nhằm làm rõ những điểm khác biệt giữa lý luận và thực tiễn, giữa phương pháp chỉnh lý tài liệu giữa các phông lưu trữ UBND quận, huyện khác nhau, để từ đó có thể đưa ra những nhận định khách quan, khoa học hơn

- Phương pháp khảo sát thực tế: Phương pháp này được vận dụng khi tiến hành

khảo sát thực trạng tài liệu của phông và chỉnh lý tài liệu Phông lưu trữ UBND Quận 12 với những nội dung khảo sát cụ thể về thành phần, nội dung, khối lượng tài liệu lưu trữ; thực trạng công tác thu thập, phân loại, xác định giá trị tài liệu và xây dựng công cụ tra cứu; để từ đó nêu rõ những ưu điểm, hạn chế và đề xuất các giải pháp phù hợp trong chỉnh lý tài liệu của phông

6 Đóng góp của đề tài

a) Về mặt lý luận:

Luận văn góp phần làm sáng tỏ hơn những vấn đề cơ bản về lý luận và pháp lý liên quan đến công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ nói chung và chỉnh lý tài liệu phông Ủy ban nhân cấp quận nói riêng, tạo điều kiện vận dụng có hiệu quả vào công tác chỉnh lý một phông lưu trữ UBND quận cụ thể

b) Về mặt thực tiễn:

Luận văn đánh giá đúng thực trạng tổ chức chỉnh lý tài liệu Phông UBND Quận

12 với những ưu điểm, khuyết điểm, nguyên nhân từ đó đưa ra một số giải pháp cần thiết, giúp quận 12 và các quận, huyện khác có thể vận dụng để tổ chức chỉnh lý tài liệu lưu trữ đạt chất lượng tốt hơn

Kết quả nghiên cứu của luận văn có thể tham khảo để áp dụng cho chỉnh lý các phông lưu trữ Ủy ban nhân dân các quận, huyện khác trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh và các tỉnh, thành khác trong cả nước

7 Bố cục của luận văn

Ngoài các phần Mở đầu, Phụ lục, kết cấu Luận văn gồm 3 chương:

Chương 1 Cơ sở lý luận và pháp lý về chỉnh lý tài liệu lưu trữ phông Ủy ban

nhân dân cấp quận

Chương 2 Thực trạng công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ phông Ủy ban nhân dân

Quận 12

Chương 3 Một số giải pháp nâng cao chất lượng công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ

phông Ủy ban nhân dân Quận 12

Chương 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ CHỈNH LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ PHÔNG ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP QUẬN

1.1 Cơ sở lý luận về chỉnh lý tài liệu lưu trữ

1.1.1 Khái niệm về chỉnh lý tài liệu lưu trữ

Có thể nói, chỉnh lý tài liệu lưu trữ là một khâu rất quan trọng trong toàn bộ hoạt động lưu trữ của các cơ quan, tổ chức

Thuật ngữ “chỉnh lý tài liệu lưu trữ” được nhiều công trình nghiên cứu về nghiệp

vụ lưu trữ ở nhiều nước trên thế giới đề cập đến với những cách diễn đạt khác nhau như

“chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ’’, “chỉnh lý khoa học kỹ thuật tài liệu lưu trữ” Trong luận văn này, để phù hợp với Luật lưu trữ (2011), chúng tôi thống nhất viết là “chỉnh lý tài liệu lưu trữ”

Khái niệm về chỉnh lý tài liệu lưu trữ đang có những cách diễn đạt khác nhau:

Theo Từ điển lưu trữ Việt Nam năm 1992, chỉnh lý tài liệu lưu trữ là “Tổ chức lại

tài liệu theo một phương án phân loại khoa học, trong đó sửa chữa hoặc phục hồi những

hồ sơ, những đơn vị bảo quản, làm các công cụ tra cứu, xác định giá trị tài liệu để tối ưu hóa khối lượng tài liệu đưa ra chỉnh lý” [55,tr.19]

Theo Từ điển tra cứu nghiệp vụ Quản trị văn phòng Văn thư Lưu trữ Việt Nam của

PGS, TS Dương Văn Khảm năm 2015, cho rằng: “Chỉnh lý khoa học kỹ thuật tài liệu không phải là chỉnh sửa nội dung tài liệu, mà là tổ chức lại tài liệu theo chuẩn mục của khoa học lưu trữ”[67, tr.93]

Luật Lưu trữ (2011) nêu rõ: “Chỉnh lý tài liệu là việc phân loại, xác định giá trị, sắp xếp, thống kê, lập công cụ tra cứu tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan,

tổ chức, cá nhân” [25,tr.2]

Từ các khái niệm nêu trên, chúng ta có thể hiểu chỉnh lý tài liệu lưu trữ là sự kết hợp một cách chẽ và hợp lý các khâu nghiệp vụ của công tác lưu trữ để tổ chức khoa học các phông lưu trữ, nhằm bảo quản và sử dụng chúng toàn diện và có hiệu quả nhất

1.1.2 Nguyên tắc và yêu cầu của chỉnh lý tài liệu lưu trữ

Trong hoạt động lưu trữ, để công việc chỉnh lý tài liệu được tiến hành một cách khoa học và hiệu quả, chúng ta cần tuân thủ một số nguyên tắc và yêu cầu sau đây:

1.1.2.1 Nguyên tắc của chỉnh lý tài liệu lưu trữ

Chỉnh lý tài liệu thực chất là quá trình tổ chức khoa học tài liệu để lập lại trật tự tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức Để đạt được mục tiêu

đó, chỉnh lý tài liệu cần đảm bảo các nguyên tắc sau đây:

- Không làm phân tán phông lưu trữ, nghĩa là toàn bộ tài liệu của một phông lưu

trữ phải được bảo toàn nguyên vẹn, không được xé lẻ phân tán ở nhiều phông khác

nhau

- Tài liệu trong phông không bị phá vỡ kết cấu tự nhiên nhằm đảm bảo mối liên

hệ lịch sử của tài liệu trong phông, nghĩa là trong quá trình chỉnh lý, hồ sơ, tài liệu được hình thành từ các đơn vị, tổ chức và cá nhân đã được sắp xếp theo một phương pháp nhất định, cần tôn trọng trật tự sắp xếp tài liệu được lập theo từng hồ sơ, từng đơn vị tổ

chức và theo từng năm

- Tài liệu sau khi chỉnh lý phải phản ánh được các hoạt động của cơ quan, tổ chức, nghĩa là tài liệu sau khi chỉnh lý phải phản ánh được chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của cơ quan Để đảm bảo nguyên tắc này cần phải nắm vững chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức và những hoạt động cơ bản của cơ quan

1.1.2.2 Yêu cầu của chỉnh lý tài liệu lưu trữ

Để công việc chỉnh lý đảm bảo chất lượng và nguyên tắc chỉnh lý tài liệu lưu trữ đạt hiệu quả thì chỉnh lý tài liệu lưu trữ phải thực hiện được các yêu cầu rất chặt chẽ về công tác chỉnh lý Luật Lưu trữ (2011) đã nêu rõ: Tài liệu sau khi chỉnh lý phải bảo đảm các yêu cầu cơ bản sau đây:

- Được phân loại theo nguyên tắc nghiệp vụ lưu trữ Nghĩa là khi phân loại tài liệu lưu trữ phải tuân thủ các nguyên tắc của nghiệp vụ lưu trữ nhằm đảm bảo tài liệu trong phông không bị phân tán, trong quá trình chỉnh lý chỉ được chọn một phương án phân loại, hồ sơ được lập phải đảm bảo mối liên hệ logic giữa các tài liệu, các hồ sơ lập

ra phản ánh được chức năng, nhiệm vụ của cơ quan

- Được xác định thời hạn bảo quản Thời hạn bảo quản tài liệu là thời gian cần thiết để lưu giữ hồ sơ, tài liệu Hồ sơ, tài liệu sau khi chỉnh lý hoàn chỉnh phải được xác định thời hạn bảo quản ở một trong hai mức độ đó là vĩnh viễn hoặc có thời hạn

- Hồ sơ được hoàn thiện và hệ thống hoá Hồ sơ sau khi tiến hành chỉnh lý phải được hoàn thiện có nghĩa là phải được tiến hành biên mục bên trong và biên mục bên ngoài Hồ sơ sau khi lập phải được hệ thống hóa theo phương án để cố định trật tự sắp xếp các hồ sơ

- Có Mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu tra cứu và Danh mục tài liệu hết giá trị Tài liệu sau khi chỉnh lý phải được thống kê vào mục lục hồ sơ hoặc cơ sở dữ liệu tra cứu để quản lý và tra tìm tài liệu được nhanh chóng, chính xác Đối với những tài liệu hết giá

trị phải được thống kê theo từng nhóm tài liệu loại như tài liệu trùng thừa, tài liệu hết giá trị, để tiêu hủy

Nhìn chung, trong quá trình chỉnh lý tài liệu lưu trữ cần phải kết hợp các yêu cầu trên trong toàn bộ quá trình chỉnh lý tài liệu lưu trữ để tài liệu sau khi chỉnh lý đạt chất lượng tốt hơn

1.1.3 Vị trí, tầm quan trọng của chỉnh lý tài liệu lưu trữ

Có thể nói, chỉnh lý tài liệu lưu trữ chiếm một vị trí rất quan trọng trong toàn bộ hoạt động của công tác lưu trữ Cụ thể là:

- Giúp cho tài liệu được phân loại khoa học, thiết lập các công cụ tra tìm, tạo điều kiện tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ

- Giúp giữ lại được những tài liệu thực sự có giá trị phục vụ cho hoạt động của các cơ quan trước mắt cũng như lâu dài về sau

- Hàng năm, các cơ quan, tổ chức trong quá trình hoạt động của mình đã hình thành một khối lượng tài liệu tương đối lớn Trong đó, có những tài liệu có giá trị cao nhưng cũng có những tài liệu không có giá trị, tài liệu hết giá trị hoặc giá trị không cao

Vì vậy, ngoài mục đích lựa chọn những tài liệu thực sự có giá trị để giữ lại, qua chỉnh lý còn giúp loại ra những tài liệu không có giá trị nhằm giải phóng kho tàng, tiết kiệm chi phí bảo quản tài liệu

1.1.4 Nội dung và quy trình chỉnh lý tài liệu lưu trữ

Tất cả công việc được tiến hành một cách khoa học, thống nhất thì chúng ta phải xây dựng cho mình nội dung, quy trình chỉnh lý tài liệu hợp lý Chỉnh lý tài liệu cũng như vậy:

1.1.4.1 Nội dung chỉnh lý tài liệu lưu trữ

Như trên đã nói, chỉnh lý tài liệu là một khâu nghiệp vụ lưu trữ mang tính tổng

hợp Điều đó được giải thích rõ trong Từ điển tra cứu nghiệp vụ Quản trị văn phòng - Văn thư - Lưu trữ Việt Nam, với năm nội dung cụ thể như:

- Phân loại tài liệu theo một phương án phân loại;

- Lập hoặc phục hồi hồ sơ;

- Xác định giá trị tài liệu: Lựa chọn những tài liệu cần giữ lại để bảo quản và loại những tài liệu trùng thừa, hết giá trị để tiêu hủy;

- Thống kê, làm công cụ tra cứu: Lập mục lục hồ sơ cần giữ lại để bảo quản và xây dựng cơ sở dữ liệu tra tìm thông tin tài liệu lưu trữ;

- Thống kê danh mục tài liệu hết giá trị để làm thủ tục tiêu hủy

1.1.4.2 Quy trình chỉnh lý tài liệu lưu trữ

Mục đích của việc tổ chức chỉnh lý tài liệu lưu trữ là tổ chức sắp xếp hồ sơ, tài liệu của phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý một cách khoa học tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý, bảo quản và khai thác, sử dụng tài liệu; loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu huỷ, qua đó, góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng kho tàng và trang thiết bị, phương tiện bảo quản

Tuỳ theo điều kiện cụ thể của từng cơ quan, tổ chức và tình hình khối tài liệu đưa

ra chỉnh lý mà thực hiện chỉnh lý hoàn chỉnh hoặc một số công đoạn của quy trình chỉnh

lý

Hiện nay, chỉnh lý tài liệu lưu trữ hành chính được thực hiện theo quy định của Luật lưu trữ và các hướng dẫn cụ thể của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tại Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng 5 năm 2004 ban hành bản hướng dẫn chỉnh

lý tài liệu hành chính và Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN ngày 01/6/2009 ban hành quy trình chỉnh lý tài liệu lưu trữ theo tiêu chuẩn VN ISO 9001:2000

Theo đó, chỉnh lý tài liệu lưu trữ của một phông hoặc một phần phông tài liệu lưu trữ thường thực hiện với một số nội dung công việc như sau:

a) Chuẩn bị chỉnh lý

Có thể nói, chuẩn bị chỉnh lý tài liệu là một nội dung quan trọng trong quá trình tiến hành chỉnh lý tài liệu một phông lưu trữ Trong quá trình chỉnh lý tài liệu lưu trữ thường do nhiều người cùng tham gia, để đảm bảo tài liệu sau khi chỉnh lý đạt kết quả thì phải thực hiện các nội dung như:

- Thu thập, bổ sung tài liệu

Để tiến hành chỉnh lý tài liệu đạt hiệu quả, cần phải tiến hành thu thập đầy đủ khối tài liệu cần đưa ra chỉnh lý Phải xác định rõ các nội dung như tên phông, giới hạn thời gian sớm nhất và muộn nhất của tài liệu trong phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh

lý

- Biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý và lập kế hoạch chỉnh lý

Mục đích đầu tiên của việc biên soạn các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ là giúp cho những người tham gia chỉnh lý thực hiện thống nhất các công việc cụ thể trong quá trình chỉnh lý

Lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông là bản tóm tắt lịch sử về tổ chức và hoạt động của đơn vị hình thành phông hoặc khối tài liệu và tóm tắt tình hình, đặc điểm của phông tài liệu

Bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông phải được biên soạn chi tiết, đầy đủ khi tổ chức chỉnh lý lần đầu; những lần chỉnh lý sau chỉ cần bổ sung thông tin về sự thay đổi trong tổ chức và hoạt động của đơn vị hình thành phông và về khối tài liệu đưa ra chỉnh lý Lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông giúp cho những người tham gia thực hiện chỉnh lý nắm bắt khái quát được lịch sử của cơ quan và tình hình tài liệu đưa ra chỉnh lý Trên cở sở lịch sử đơn vị hình thành phông, lịch sử phông làm căn cứ để xây dựng kế hoạch chỉnh lý và biên soạn các bản hướng dẫn nghiệp vụ khác

Hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ là bản hướng dẫn phân chia tài liệu của phông

hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý thành các nhóm lớn, nhóm vừa, nhóm nhỏ theo một phương án phân loại nhất định và phương pháp lập hồ sơ Hướng dẫn phân loại được dùng làm căn cứ để những người tham gia chỉnh lý thực hiện việc phân loại tài liệu, lập

hồ sơ và hệ thống hoá hồ sơ toàn phông được thống nhất

Phương án phân loại tài liệu và những hướng dẫn cụ thể trong quá trình phân chia tài liệu của phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý thành các nhóm lớn, nhóm vừa, nhóm nhỏ phù hợp theo cơ cấu tổ chức hoặc theo mặt hoạt động của cơ quan

Hướng dẫn lập hồ sơ là hướng dẫn chi tiết về phương pháp tập hợp các văn bản, tài liệu theo đặc trưng chủ yếu như vấn đề, tên gọi của văn bản, tác giả, cơ quan giao dịch, thời gian v.v thành hồ sơ đối với những phông hoặc khối tài liệu còn ở trong tình trạng lộn xộn, chưa được lập hồ sơ

Bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu được xây dựng nhằm xác định các nhóm tài liệu cần giữ lại bảo quản hoặc loại ra khỏi phông Hướng dẫn xác định giá trị tài liệu được dùng làm căn cứ để những người tham gia chỉnh lý thực hiện việc xác định giá trị

và quy định thời hạn bảo quản cho từng hồ sơ được thống nhất

Khi biên soạn bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu phải dựa vào các nguyên tắc như nguyên tắc tính đảng, nguyên tắc lịch sử, nguyên tắc toàn diện tổng hợp để xem xét giá trị tài liệu Ngoài ra, phải dựa vào các phương pháp, tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu, các quy định của pháp luật có liên quan đến thời hạn bản quản tài liệu và các bảng thời hạn bảo quản tài liệu mẫu khác

Đối với bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu phải được biên soạn chi tiết, cụ thể đối với các phông tài liệu được chỉnh lý lần đầu, những lần sau chỉ cần sửa đổi, bổ sung cho phù hợp với tình hình thực tế khối tài liệu đưa ra chỉnh lý

Kế hoạch chỉnh lý là bản dự kiến nội dung công việc, tiến độ thực hiện, nhân lực

và cơ sở vật chất phục vụ cho việc chỉnh lý Khi chỉnh lý các phông hoặc khối tài liệu lớn với nhiều người tham gia thực hiện, cần phải xây dựng kế hoạch chỉnh lý chi tiết, cụ thể

Các văn bản hướng dẫn chỉnh lý và kế hoạch chỉnh lý phải được người có thẩm quyền phê duyệt hoặc người có trách nhiệm thông qua và có thể bổ sung, hoàn thiện trong quá trình thực hiện cho phù hợp với thực tế

b) Thực hiện chỉnh lý

Sau khi công việc chuẩn bị cho giai đoạn chỉnh lý xong, chúng ta tiến hành bước vào giai đoạn thực hiện chỉnh lý:

Thực hiện chỉnh lý tài liệu lưu trữ là tiến hành phân loại, lập hồ sơ, hệ thống hoá

hồ sơ, đánh số hồ sơ chính thức, viết và dán nhãn hộp (cặp), xây dựng công cụ quản lý

và tra tìm hồ sơ, tài liệu, thống kê, kiểm tra và làm thủ tục tiêu huỷ tài liệu hết giá trị Những công việc này ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng của tài liệu trong phông cũng như chất lượng của từng phông lưu trữ Vì vậy, đòi hỏi nhưng người tham gia chỉnh lý phải thật cẩn thận, tỷ mỷ trong các khâu nghiệp vụ

- Phân loại tài liệu

Có thể hiểu, phân loại tài liệu là tiến hành phân chia tài liệu toàn phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý thành các nhóm căn cứ theo bản hướng dẫn phân loại Cụ thể tài liệu được phân theo các bước như sau:

Bước 1: Phân chia tài liệu ra thành các nhóm lớn;

Bước 2: Phân chia tài liệu trong nhóm lớn thành các nhóm vừa;

Bước 3: Phân chia tài liệu trong nhóm vừa thành các nhóm nhỏ và cuối cùng là

hồ sơ (đơn vị bảo quản)

- Lập hồ sơ

Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo những nguyên tắc

và phương pháp nhất định [25,tr.2]

Tài liệu sau khi đã được phân chia thành các nhóm nhỏ sẽ tiến hành lập hồ sơ

Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan và đơn vị trong

cơ quan Tài liệu trong hồ sơ phải được sắp xếp, đánh số tờ (đối với những hồ sơ có thời hạn bảo quản từ 20 năm), lập mục lục văn bản (đối với những hồ sơ có thời hạn bảo vĩnh viễn) Mỗi hồ sơ được lập hoặc được chỉnh sửa hoàn thiện cần được để trong một

tờ bìa tạm hoặc một sơ mi riêng và đánh một số tạm thời; đồng thời, ghi số đó và những thông tin ban đầu về mỗi hồ sơ (như tên viết tắt của các nhóm (nếu có) theo phương án phân loại tài liệu, tiêu đề hồ sơ, thời hạn bảo quản và thời gian sớm nhất và muộn nhất của tài liệu có trong hồ sơ) lên một tấm thẻ tạm hoặc một phiếu tin

- Hệ thống hoá hồ sơ

+ Sắp xếp, hệ thống hóa phiếu tin thẻ tạm

Hồ sơ sau khi được lập sẽ được tiến hành sắp xếp các phiếu tin hoặc thẻ tạm trong phạm vi mỗi nhóm nhỏ, sắp xếp nhóm nhỏ trong từng nhóm vừa, các nhóm vừa trong mỗi nhóm lớn và các nhóm lớn trong phông theo phương án phân loại tài liệu và đánh số thứ tự tạm thời lên phiếu tin hoặc thẻ tạm

+ Trên cơ sở phiếu tin hoặc thẻ tạm đã được sắp xếp để hệ thống hóa hồ sơ (đơn

Căn cứ phiếu tin hoặc thẻ tạm, tiến hành viết bìa hồ sơ, bìa hồ sơ phải được ghi đầy đủ tên phông, tên đơn vị tổ chức, tiêu đề hồ sơ, thời gian bắt đầu và kết thúc, số lượng tờ, số phông, số mục lục, số hồ sơ và thời hạn bảo quản lên bìa hồ sơ được in sẵn theo quy định

- Đánh số hồ sơ chính thức, viết và dán nhãn hộp (cặp)

Đánh số hồ sơ giúp cho việc quản lý hồ sơ được chặt chẽ, tạo thuận lợi cho việc tra tìm tài liệu nhanh chóng, số hồ sơ chính thức được đánh cho toàn phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý Hồ sơ sau khi được đánh số chính thức sẽ đưa vào cặp, hộp, viết nhãn hộp, nhãn hộp phải dùng loại mực đen, bền màu, chữ viết trên nhãn phải rõ ràng,

dễ đọc Nhãn được in trực tiếp lên gáy gộp hoặc in riêng theo kích thước phù hợp với gáy của hộp (cặp) được dùng để đựng tài liệu

- Xây dựng công cụ quản lý và tra tìm hồ sơ, tài liệu

Tài liệu lưu trữ sau khi chỉnh lý phải được thống kê để quản lý và khai thác sử dụng Công cụ quản lý và tra tìm hồ sơ, tài liệu trong các phông lưu trữ hiện nay chủ yếu là mục lục hồ sơ và phần mềm quản lý hồ sơ, tài liệu

Mục lục hồ sơ được thực hiện theo tiêu chuẩn ngành TCN-04-1997, ban hành kèm theo Quyết định số 72/QĐ-KHKT ngày 02/8/1997 của Cục Lưu trữ Nhà nước

Việc xây dựng cơ sở dữ liệu quản lý và tra tìm hồ sơ, tài liệu lưu trữ tự động hoá được thực hiện theo hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước hoặc phần mềm ứng dụng của các cơ quan, tổ chức, trên cơ sở quy định chung về quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ theo Hướng dẫn số 169/HD-VTLTNN ngày 10/3/2010 về xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ Xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ bao gồm: cơ sở dữ liệu cơ quan lưu trữ; cơ

sở dữ liệu phông, công trình, sưu tập lưu trữ; cơ sở dữ liệu hồ sơ; cơ sở dữ liệu văn bản (thông tin cấp 2); cơ sở dữ liệu toàn văn văn bản (thông tin cấp 1) được áp dụng đối với

tài liệu lưu trữ nền giấy tại Lưu trữ lịch sử và Lưu trữ cơ quan [23, tr.1]

- Thống kê, kiểm tra và làm thủ tục tiêu huỷ tài liệu hết giá trị

Tài liệu hết giá trị loại ra trong quá trình chỉnh lý phải được tập hợp thành các

nhóm theo phương án phân loại và được thống kê thành danh mục tài liệu hết giá trị Tài liệu hết giá trị loại ra phải được hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan, tổ chức kiểm tra, cấp có thẩm quyền thẩm định

Qua kiểm tra, những tài liệu được yêu cầu giữ lại bảo quản phải được lập thành

hồ sơ và sắp xếp vào vị trí phù hợp hoặc bổ sung vào các hồ sơ tương ứng của phông Đối với tài liệu hết giá trị về mọi phương diện, phải lập hồ sơ đề nghị tiêu huỷ trình cấp

có thẩm quyền ra quyết định tiêu huỷ và tổ chức tiêu huỷ theo đúng quy định của pháp luật Hồ sơ đề nghị tiêu huỷ tài liệu gồm: Danh mục tài liệu loại kèm theo bản thuyết minh tài liệu loại; Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan, tổ chức; Văn bản thẩm định của cấp có thẩm quyền

c) Kết thúc chỉnh lý

Nội dung quan trọng cuối cùng của hoạt động chỉnh lý là công việc kết thúc chỉnh lý Nội dung công việc này là kiểm tra lại toàn bộ quá trình chỉnh lý tài liệu đã đạt được mục đích, yêu cầu đề ra của đợt chỉnh lý hay chưa Đồng thời, kiểm tra thực tế các

công việc đã thực hiện từ các bản hướng dẫn nghiệp vụ đến kết quả thực hiện các nội dung công việc cụ thể, tình hình tài liệu và công cụ tra cứu tài liệu sau khi chỉnh lý

Tài liệu sau khi chỉnh lý được giữ lại bảo quản sẽ được bàn giao vào kho lưu trữ kèm theo mục lục hồ sơ Những tài liệu loại ra để tiêu hủy được bàn giao theo danh mục tài liệu loại để tiêu hủy theo quy định Khi bàn giao hồ sơ giữ lại bảo quản và tài liệu loại ra để tiêu hủy phải lập biên bản giao nhận đầy đủ

Tổng kết đợt chỉnh lý tài liệu phải có báo cáo tổng kết đợt chỉnh lý Trong đó, trình bày tóm tắt về tổng số tài liệu đưa ra chỉnh lý và tình trạng tài liệu trước khi chỉnh

lý, tổng số tài liệu sau khi chỉnh lý, cụ thể như: số lượng tài liệu giữ lại bảo quản bao

nhiêu hồ sơ bảo quản vĩnh viễn, bao nhiêu hồ sơ bảo quản có thời hạn, số lượng tài liệu loại ra để tiêu huỷ bao nhiêu cặp

Nhận xét, đánh giá tiến độ thực hiện đợt chỉnh lý và những ưu điểm, khuyết điểm trong quá trình chỉnh lý, rút kinh nghiệm qua đợt chỉnh lý Sau khi kết thúc đợt chỉnh lý phải lập hoàn chỉnh hồ sơ chỉnh lý và bàn giao hồ sơ đợt chỉnh lý cho lưu trữ cơ quan, bao gồm báo cáo kết quả khảo sát tài liệu, các văn bản hướng dẫn chỉnh lý và kế hoạch chỉnh lý, mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu và công cụ thống kê, tra cứu khác (nếu có), danh mục tài liệu hết giá trị của phông hoặc khối tài liệu chỉnh lý kèm theo bản thuyết minh, báo cáo kết quả đợt chỉnh lý

1.2 Chỉnh lý tài liệu phông lưu trữ UBND quận, huyện

Có thể nói, nếu công việc chỉnh lý tài liệu lưu trữ phông lưu trữ UBND quận, huyện được thực hiện một cách khoa học và hiệu quả thì yêu cầu đặt ra đối với người làm công tác chỉnh lý là phải đưa ra một số yếu tố ảnh hưởng tới công tác chỉnh lý như sau:

1.2.1 Một số yếu tố ảnh hưởng đến công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ phông

Ủy ban nhân dân cấp quận, huyện

Nhìn chung, công tác chỉnh lý tài liệu phông UBND cấp quận nói chung và UBND Quận 12 nói riêng thường chụi ảnh hưởng bởi một số yếu tố sau đây:

Thứ nhất, nhận thức của công chức, viên chức về tài liệu lưu trữ, công tác lưu trữ

mà đăc biệt là công tác lập hồ sơ hiện hành ở các cơ quan chưa thật sự đầy đủ, công chức viên chức sau khi giải quyết xong công việc không tiến hành lập hồ sơ hoặc đã lập

hồ sơ nhưng không hoàn chỉnh Nếu hồ sơ hiện hành được lập hoàn chỉnh và khoa học thì sẽ giúp cho công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ cơ quan được thuận tiện

hơn; cán bộ làm công tác lưu trữ không phải thực hiện nghiệp vụ chỉnh lý một cách toàn diện, mà tài liệu vẫn có thể đưa vào khai thác sử dụng Ngược lại nếu công tác lập hồ sơ

ở mỗi cán bộ chuyên môn không thực hiện thì công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ sẽ rất khó khăn, tài liệu rời lẻ, thiếu khoa học Vì vậy cho nên xảy ra tình trạng tài liệu bó gói, tích đống ở nhiều nơi khác nhau

Thứ hai, nhân lực làm công tác lưu trữ, chỉnh lý tài liệu tại các cơ quan còn thiếu

và yếu, một số cán bộ chưa được đào tạo bồi dưỡng theo đúng chuyên ngành

Thứ ba, cơ sở vật chất phục vụ cho công tác lưu trữ chưa thực sự chú trọng như:

đầu tư kinh phí cho việc xây dựng kho tàng và mua sắm trang thiết bị để bảo quản tài liệu lưu trữ Phòng, kho lưu trữ tài liệu còn chật hẹp, ẩm mốc, thiếu ánh sáng

Thứ tư, thiếu các chế tài mang tính bắt buộc đối với việc lập hồ sơ và giao nộp hồ

sơ tài liệu vào trữ cơ quan Mặc dù, đã có các văn bản chỉ đạo hướng dẫn của các cơ quan cấp trên nhưng việc thực hiện tại các cơ quan không được chặt chẽ, thống nhất

Như vậy, những yếu tố trên đã làm ảnh hưởng đến công tác chỉnh lý tài liệu của các phông lưu trữ nói chung và Phông UBND cấp quận, huyện nói riêng trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh hiện nay

1.2.2 Phông lưu trữ các cơ quan nhà nước cấp quận, huyện

Chúng ta có thể hiểu rằng, phân phông lưu trữ là để tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ dựa theo nguyên tắc xuất xứ và nguyên tắc phân kỳ lịch sử Căn cứ vào nguyên tắc này, tài liệu hình thành qua hoạt động của một cơ quan, tổ chức được phân chia và lập thành phông lưu trữ riêng Cơ quan, tổ chức có tài liệu được gọi là “Đơn vị hình thành phông”

Theo Từ điển tra cứu nghiệp vụ Quản trị văn phòng - Văn thư - Lưu trữ Việt Nam, năm 2015: “Phông lưu trữ cơ quan là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành qua

hoạt động của một cơ quan, tổ chức” [67,tr.427]

Theo Luật lưu trữ (2011), để thành lập một phông lưu trữ độc lập, các cơ quan, tổ chức phải đủ các điều kiện như: “Có văn bản của cơ quan cấp trên có thẩm quyền cho phép thành lập; có tài khoản riêng; có văn thư và con dấu riêng; có tổ chức biên chế riêng”

Như vậy, căn cứ vào tiêu chuẩn, điều kiện thành lập một phông lưu trữ thì tài liệu hình thành trong hoạt động cơ quan Ủy ban nhân dân quận, huyện có đầy đủ các yếu tố thành lập một phông lưu trữ độc lập

Có thể nói, phông lưu trữ ra đời cùng với quá trình thành lập và phát triển của các cơ quan, tổ chức Đối với Phông lưu trữ Ủy ban nhân dân (UBND) cấp quận cũng được hình thành trong quá trình thành lập các đơn vị hành chính

Sau ngày miền Nam hoàn toàn giải phóng, thống nhất đất nước (30/4/1975), các đơn vị hành chính được thành lập và từ đó Phông lưu trữ UBND quận cũng được hình thành

Tài liệu lưu trữ Phông Ủy ban nhân dân quận là những tài liệu sản sinh ra trong quá trình hoạt động của Ủy ban nhân dân, phản ánh chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, đó là những tài liệu có giá trị thực tiễn, khoa học, lịch sử được lựa chọn nộp lưu vào lưu trữ để bảo quản và khai thác sử dụng

Thành phần của Phông UBND quận là những tài liệu quản lý nhà nước ở địa phương được hình thành từ hoạt động của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch và các Ủy viên thuộc chức năng, nhiệm vụ được giao và văn bản của các cơ quan, tổ chức và cá nhân gửi đến cơ quan

Theo quyết định của UBND Quận 12 nội dung tài liệu thuộc Phông UBND quận bao gồm các nhóm tài liệu cơ bản sau đây:

- Nhóm tài liệu tổng hợp: gồm tài liệu phản ánh về công tác lãnh đạo, chỉ đạo;

qui hoạch - kế hoạch, thống kê, đối ngoại, thi đua khen thưởng, hành chính - văn thư - lưu trữ; tài liệu của Đảng và các đoàn thể trong cơ quan UBND

- Nhóm tài liệu nội chính: gồm tài liệu phản ánh về công tác địa giới hành chính,

tài liệu, tổ chức, cán bộ, quân sự, thanh tra, công an, kiểm sát, tòa án, tư pháp, tôn giáo, dân tộc

- Nhóm tài liệu tài chính - thương mại: gồm tài liệu phản ánh về công tác tài

chính, giá cả, thuế, thương mại - du lịch, ngân hàng, kho bạc

- Nhóm tài liệu công nghiệp: gồm tài liệu về tiểu thủ công nghiệp, điện, xây dựng

cơ bản, giao thông công chính, bưu điện, tài nguyên (đất đai, nhà ở, nước), khoa học công nghệ

- Nhóm tài liệu nông - lâm nghiệp - thủy sản: gồm tài liệu về nông nghiệp, lâm

nghiệp, thủy lợi, chính sách phát triển nông thôn, thủy sản

- Nhóm tài liệu văn xã: gồm tài liệu về văn hóa thông tin, thể thao, giáo dục, y tế,

lao động - thương binh - xã hội, dân số - gia đình - trẻ em

1.2.3 Chỉnh lý tài liệu Phông lưu trữ Ủy ban nhân dân quận, huyện

Chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ nói chung, Phông lưu trữ Ủy ban nhân dân quận nói riêng đều được thực hiện theo các quy định, hướng dẫn chung về nghiệp vụ lưu trữ Hiện nay, chưa có hướng dẫn cụ thể đối với việc chỉnh lý tài liệu Phông lưu trữ UBND cấp quận, nên việc chỉnh lý tài liệu, về cơ bản cũng được thực hiện theo quy trình chỉnh lý tài liệu đã được trình bày chi tiết ở mục 1.2.4.2

Qua thực tiễn chỉnh lý tài liệu lưu trữ, một số nội dung quan trọng nhất trong việc tiến hành chỉnh lý tài liệu một phông cần được làm rõ hơn là:

Thứ nhất Phải thu thập được tài liệu trước khi chỉnh lý

Để tiến hành chỉnh lý tài liệu một phông lưu trữ cần phải thu thập đầy đủ tài liệu sản sinh ra đã đến thời hạn nộp lưu Bởi vì, việc thu thập đầy đủ tài liệu sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện các nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu

Thứ hai Biên soạn tài liệu hướng dẫn chỉnh lý

Việc thực hiện chỉnh lý tài liệu gồm nhiều công việc khác nhau, do nhiều người tham gia thực hiện Vì thế, khi tổ chức chỉnh lý tài liệu cần phải biên soạn tài liệu hướng dẫn chỉnh lý Tài liệu hướng dẫn chỉnh lý là căn cứ hướng dẫn những người tham gia chỉnh lý liệu thực hiện đúng nghiệp vụ, làm ra các sản phẩm chỉnh lý đạt yêu cầu, là căn

cứ để kiểm tra chất lượng sản phẩm chỉnh lý, nghiệm thu sản phẩm chỉnh lý

Thứ ba Lập kế hoạch chỉnh lý tài liệu

Kế hoạch chỉnh lý tài liệu là văn bản dự kiến nội dung, tiến độ thực hiện các công việc chỉnh lý tài liệu, dự trù lao động, vật tư, kinh phí, trang thiết bị cần thiết để chỉnh lý Kế hoạch chỉnh lý được lập sau khi đã thu thập đầy đủ tài liệu cần chỉnh lý và

đã biên soạn văn bản hướng dẫn chỉnh lý

Thứ tư Chuẩn bị vật tư, trang thiết bị phục vụ chỉnh lý tài liệu

Để thực hiện tốt, hiệu quả công tác chỉnh lý tài liệu thì phải chuẩn bị đầy đủ vật

tư, trang thiết bị phục vụ chỉnh lý tài liệu Chuẩn bị tốt vật tư, trang thiết bị sẽ góp phần thúc đẩy quá trình chỉnh lý tài liệu nhanh chóng, chính xác, tiết kiệm thời gian

Thứ năm Tổ chức và quản lý công việc chỉnh lý tài liệu

Mỗi đợt chỉnh lý tài liệu theo kế hoạch thì lãnh đạo cơ quan phải lập bộ phận quản lý công việc chỉnh lý Nhiệm vụ của bộ phận này là giúp lãnh đạo cơ quan quản lý, điều hành đợt chỉnh lý từ khi bắt đầu cho đến khi kết thúc

Tài liệu sau khi tiến hành chỉnh lý xong sẽ tiến hành nghiệm thu và bàn giao sản phẩm chỉnh lý Nghiệm thu các sản phẩm chỉnh lý là kiểm tra, đánh giá về số lượng,

chất lượng các hồ sơ sau khi được chỉnh lý, làm căn cứ để tổng kết đợt chỉnh lý Công việc nghiệm thu và bàn giao hồ sơ chỉnh lý được thực hiện sau khi hồ sơ đã được kiểm tra, sửa chữa sai sót

Thứ sáu Tổng kết chỉnh lý

Tổng kết chỉnh lý được thực hiện đối với các đợt chỉnh lý tài liệu của phông Mục đích của việc tổng kết đợt chỉnh lý là để đánh giá lại những kết quả đã đạt được của đợt chỉnh lý tài liệu, nêu các ưu điểm, hạn chế cần khắc phục, các nguyên nhân và bài học kinh nghiệm về thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ trong chỉnh lý tài liệu

Tóm lại, chỉnh lý tài liệu lưu trữ nói chung, chỉnh lý tài liệu Phông lưu trữ UBND

cấp quận nói riêng về cơ bản đều được thực hiện theo các quy định, hướng dẫn chung của Đảng, Nhà nước và các cơ quan cấp trên

1.3 Cơ sở pháp lý về chỉnh lý tài liệu lưu trữ

1.3.1 Văn bản hướng dẫn của cấp Trung ương

Nhằm tăng cường công tác chỉnh lý tài liệu, Quốc hội, Bộ Nội vụ và Cục văn thư lưu trữ nhà nước đã ban hành một số văn bản hướng dẫn về công tác chỉnh lý tài liệu cụ thể như sau:

- Luật Lưu trữ do Quốc hội khóa 13 ban hành ngày 11/11/2011

- Chỉ thị số 35/CT-TTg do Thủ tướng Chính phủ ban hành 07/9/2017 tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử

- Thông tư số 09/2007/TT-BNV do Bộ Nội vụ bàn hành ngày 26/11/2007 hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng

- Thông tư số 03/2010/TT-BNV do Bộ Nội vụ bàn hành ngày 29/4/2010 quy định định mức kinh tế - kỹ thuật chỉnh lý tài liệu giấy

- Thông tư số 12/2010/TT-BNV do Bộ Nội vụ bàn hành ngày 26/11/2010 hướng dẫn phương pháp xác định đơn giá chỉnh lý tài liệu giấy

- Thông tư số 09/2011/TT-BNV do Bộ Nội vụ bàn hành ngày 03/6/2011 quy định

về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức

- Thông tư số 14/2011/TT-BNV do Bộ Nội vụ bàn hành ngày 08/11/2011 quy định quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn

- Thông tư số 07/2004/TT-BNV do Bộ Nội vụ bàn hành ngày 22/11/2004 hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

- Thông tư số 10/2004/TT-BNV do Bộ Nội vụ bàn hành ngày 14/12/2004 Quy định định mức kinh tế - kỹ thuật xử lý tài liệu hết giá trị

- Công văn số 283/VTLTNN-NVTW do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành ngày 19/5/2004 ban hành bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính

- Công văn số 879/VTLTNN-NVĐP do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành ngày 19/12/2006 về việc hướng dẫn tổ chức tiêu huỷ tài liệu hết giá trị

- Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN ngày 01/6/2009 do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành về quy trình chỉnh lý tài liệu lưu trữ theo tiêu chuẩn VN ISO 9001:2000

- Quyết định số 163/QĐ-VTLTNN ngày 04/8/2010 do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức

- Hướng dẫn số 169/HD-VTLTNN do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành ngày 10/3/2010 về xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ

1.3.2 Văn bản hướng đẫn của Ủy ban nhân dân và Sở Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh

Về phía Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh, Chủ tịch UBND Thành phố cũng hết sức quan tâm đến công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ thông qua việc ban hành các văn bản hướng dẫn cụ thể sau đây:

- Quyết định số 4033/QĐ-UBND ngày 24/8/2011 do UBND thành phố Hồ Chí Minh ký ban hành Danh mục số 1 các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ Lịch sử Thành phố Hồ Chí Minh

- Quyết định số 341/QĐ-UBND do UBND thành phố Hồ Chí Minh ký ngày 21/01/2013 ban hành Danh mục số 2 các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử Thành phố Hồ Chí Minh

- Quyết định số 2153/QĐ-UBND do UBND thành phố Hồ Chí Minh ký ngày 02/5/2013 ban hành Danh mục nguồn tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử Thành phố Hồ Chí Minh (Chi cục Văn thư - Lưu trữ thuộc Sở Nội vụ)

- Quyết định số 5249/QĐ-UBND do UBND thành phố Hồ Chí Minh ký ngày 23/10/2014 về việc ban hành Danh mục thành phần hồ sơ, tài liệu quận, quận nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử Thành phố Hồ Chí Minh

- Quyết định số 38/2014/QĐ-UBND do UBND thành phố Hồ Chí Minh ký ngày 07/11/2014 về việc lập hồ sơ, chỉnh lý, số hóa tài liệu và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh

- Quyết định số 7109/QĐ-UBND do UBND thành phố Hồ Chí Minh ký ngày 30/12/2015 về việc ban hành Danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố Hồ Chí Minh

- Chỉ thị số 11/CT-UBND do UBND thành phố Hồ Chí Minh ký ngày 11/9/2017

về tăng cường công tác quản lý tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh

Trên cơ sở những văn bản hướng dẫn chỉ đạo của UBND Thành phố, Sở Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh với vai trò là cơ quan giúp UBND Thành phố quản lý về lĩnh vực văn thư, lưu trữ trên địa bàn cũng ban hành một văn bản hướng dẫn cụ thể như sau:

- Công văn số 1272/SNV-VTLT do Sở Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh ban hành ngày 08/10/2009 của Sở Nội vụ về công tác chỉnh lý, sắp xếp tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức

- Công văn số 1374/SNV-QLVTLT do Sở Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh ban hành ngày 02/11/2009 về cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ quận, quận

- Hướng dẫn số 207/HD-SNV do Sở Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh ban hành ngày 27/02/2004 về việc tổ chức quản lý kho lưu trữ và tài liệu lưu trữ thuộc uỷ ban nhân dân quận, quận

- Công văn số 2905/SNV-CCVTLT do Sở Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh ban hành ngày 02/8/2018 về thực hiện chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng

1.3.3 Văn bản hướng dẫn của Ủy ban nhân dân Quận 12

Trên cơ sở các văn bản chỉ đạo hướng dẫn của UBND thành phố, Sở Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh, Chủ tịch UBND Quận 12 cũng ban hành một số văn bản nhằm cụ thể hóa đề án chỉnh lý tài liệu giai đoạn 1997-2015 cụ thể như sau:

- Kế hoạch số 131/KH-UBND do Chủ tịch UBND Quận 12 ký ban hành ngày 6/4/2018 về việc tổ chức thực hiện Quyết định số 5663/QĐ-UBND ngày 24/10/2017 về

việc phê duyệt Đề án chỉnh lý tài liệu tồn đọng của cơ quan, tổ chức trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh giai đoạn 1997 - 2015

- Kế hoạch số 15058/KH-UBND do Chủ tịch UBND Quận 12 ký ban hành ngày 02/11/2017 về phát triển ngành văn thư, lưu trữ quận 12 đến năm 2025

Như vậy các văn bản hướng dẫn cụ thể về công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ từ Trung ương (Quốc hội, Bộ Nội vụ, Cục văn thư lưu trữ Nhà nước) đến địa phương (UBND Thành Phố Hồ Chí Minh, Sở Nội vụ, UBND Quận 12) là cơ sở pháp lý cơ bản

và cụ thể giúp tác giả nghiên cứu đề tài này

Tiểu kết chương 1

Chương 1 học viên tập trung nghiên cứu để làm rõ các vấn đề tạo nên khung cơ

sở lý luận và pháp lý liên quan đến đề tài Luận văn Trong chương này, luận văn đã hệ thống và phân tích để làm sáng tỏ hơn một số vấn đề cụ thể sau đây:

Một là, Cơ sở lý luận về chỉnh lý tài liệu lưu trữ, phân tích, làm rõ các khái niệm,

nguyên tắc, yêu cầu và nội dung, quy trình chỉnh lý tài liệu lưu trữ

Hai là, phân tích, làm rõ các vấn đề liên quan đến chỉnh lý tài liệu Phông UBND

cấp quận, trong đó đã tập trung nêu rõ những yếu tố ảnh hưởng đến chỉnh lý tài liệu lưu trữ và thành phần, nội dung tài liệu của loại hình phông lưu trữ này

Ba là, cơ sở pháp lý về chỉnh lý tài liệu lưu trữ thông qua các văn bản hướng dẫn

của cấp Trung ương, Sở Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh và Ủy ban nhân dân Quận 12

Những kết quả nghiên cứu ở Chương 1 chính là cơ sở lý luận và pháp lý quan trọng để giải quyết vấn đề đặt ra trong các chương tiếp theo của luận văn

Chương 2

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC CHỈNH LÝ (KHOA HỌC)

TÀI LIỆU PHÔNG LƯU TRỮ ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN 12

2.1 Khái quát về Ủy ban nhân dân Quận 12

Quận 12 được công bố thành lập ngày 01 tháng 4 năm 1997 theo Nghị định 03/CP, ngày 6 tháng 1 năm 1997 của Chính phủ trên cơ sở toàn bộ diện tích các xã Thạnh Lộc,

An Phú Đông, Tân Thới Hiệp, Đông Hưng Thuận, Tân Thới Nhất, một phần xã Tân Chánh Hiệp; một phần xã Trung Mỹ Tây thuộc huyện Hóc Môn trước đây Tổng diện tích đất tự nhiên 5.274,89 ha, dân số hiện nay trên 622.500 người, trong đó nhân khẩu thường trú 288.603 người, tạm trú trên 333.900 người (theo kết quả Tổng điều tra dân số năm 2019)

Quận 12 nằm phía bắc Thành phố Hồ Chí Minh với vị trí địa lý như sau: Phía Bắc giáp huyện Hóc Môn; phía Đông giáp tỉnh Bình Dương, Quận Thủ Đức; phía Nam giáp quận Tân Bình, Gò Vấp, Bình Thạnh; phía Tây giáp huyện Bình Tân; xã Bà Điểm Có 11 phường trực thuộc là:

- Thạnh Xuân: diện tích 968,58 ha

- Hiệp Thành: diện tích 542,36 ha

- Thới An: diện tích 518,45 ha

- Thạnh Lộc: diện tích 583,29 ha

- Tân Chánh Hiệp: diện tích 421,37 ha

- Tân Thới Hiệp: diện tích 261,97 ha

- An Phú Đông: diện tích 881,96 ha

- Trung Mỹ Tây: diện tích 270,63 ha

- Tân Thới Nhất: diện tích 389,97 ha

- Đông Hưng Thuận: diện tích 255,20 ha

- Tân Hưng Thuận: diện tích 181,08 ha, được tách ra từ phường Đông Hưng Thuận (bao gồm khu phố 6, khu phố 7 và một phần khu phố 4, khu phố 5) theo nghị định 143/2006/ NĐ-CP ngày 23/11/2006 của Chính phủ

Quận 12 có hệ thống đường bộ với quốc lộ 22 (nay là đường Trường Chinh), xa lộ vành đai ngoài (nay là quốc lộ 1A ), các tỉnh lộ 9, 12, 14, 15, 16, hệ thống các hương lộ này khá dày, Quận 12 có cơ sở hạ tầng thuận lợi cho phát triển kinh tế - xã hội Quận 12 còn có sông Sài Gòn bao bọc phía đông, là đường giao thông thủy quan trọng Trong tương lai, nơi đây sẽ có đường sắt chạy qua Vị trí này, cảnh quan này tạo cho Quận 12 không gian thuận lợi để bố trí các khu dân cư, khu công nghiệp, thương mại - dịch vụ - du lịch để đẩy nhanh quá trình đô thị hóa, phát triển kinh tế - xã hội, hướng tới công nghiệp hóa, hiện đại hóa

Ủy ban nhân dân quận 12 đã được thành lập với vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân cấp quận nói chung và của Ủy ban nhân dân Quận 12 nói riêng được quy định trong luật và nhiều văn bản quy phạm pháp luật khác của nhà nước

Ủy ban nhân dân có quyền ban hành các cơ chế, chính sách phù hợp với thực tế của địa phương, tạo điều kiện thuận lợi khuyến khích các thành phần kinh tế phát triển và thu hút đầu tư nước ngoài

2.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn

Nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban nhân dân các cấp nói chung và quận 12 nói riêng được điều chỉnh qua các lần thay đổi Hiến pháp và được quy định cụ thể trong các văn bản luật như: Luật tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân số 11-LCT/HĐNN7, ngày 30/6/2004; Luật tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân số 19-LCT/HĐNN8, ngày 30/06/1989; Luật tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân số 35-L/CTN, ngày 21/06/2004; Luật tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân số 11/2004/QH11, ngày 26/11/2004 đã quy định về chức năng, nhiệm vụ của UBND các cấp, nhưng nhìn chung nhiệm vụ, quyền hạn của UBND được đề cập đến các nội dung chính như sau:

- Ủy ban nhân dân thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước ở địa phương trong các lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, thương mại, dịch vụ, văn hoá, giáo dục, y tế, khoa học, công nghệ và môi trường, thể

dục, thể thao, báo chí, phát thanh, truyền hình và các lĩnh vực xã hội khác, quản lý nhà nước về đất đai và các nguồn tài nguyên thiên nhiên khác;

- Tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành hiến pháp, luật, các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của hội đồng nhân dân cùng cấp;

- Bảo đảm an ninh chính trị, trật tự, an toàn xã hội;

- Phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản của nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội, bảo vệ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, các quyền và lợi ích hợp pháp khác của công dân; chống tham nhũng, chống buôn lậu, làm hàng giả và các tệ nạn

- Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân quận quyết định các nội dung quy định trong Luật và tổ chức thực hiện các nghị quyết của Hội đồng nhân dân quận

- Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân quận

- Tổ chức thực hiện ngân sách quận; thực hiện các nhiệm vụ phát triển kinh tế -

xã hội, phát triển công nghiệp, xây dựng, thương mại, dịch vụ, du lịch, nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản, mạng lưới giao thông, thủy lợi, xây dựng điểm dân cư nông thôn; quản lý và sử dụng đất đai, sông hồ, tài nguyên nước, tài nguyên khoáng sản, tài nguyên thiên nhiên khác; bảo vệ môi trường trên địa bàn quận theo quy định của pháp luật

- Thực hiện các nhiệm vụ về tổ chức và bảo đảm việc thi hành hiến pháp và pháp luật, xây dựng chính quyền và địa giới hành chính, giáo dục, đào tạo, khoa học, công nghệ, văn hóa, thông tin, thể dục, thể thao, y tế, lao động, chính sách xã hội, dân tộc, tôn giáo, quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội, hành chính tư pháp, bổ trợ tư pháp và các nhiệm vụ, quyền hạn khác theo quy định của pháp luật

- Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn do cơ quan nhà nước cấp trên phân cấp, ủy quyền

- Phân cấp, ủy quyền cho ủy ban nhân dân cấp xã, cơ quan, tổ chức khác thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn của ủy ban nhân dân quận

2.1.3 Cơ cấu tổ chức

Từ khi thành lập, cơ cấu tổ chức của UBND Quận 12 thực hiện theo quy định trong Luật tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban hành chính các cấp năm 1962, đến ngày 01 tháng 4 năm 1997 theo Nghị định 03/CP, ngày 6 tháng 1 năm 1997 của Chính phủ ban hành bản quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức bộ máy, quan hệ công tác và lề lối làm việc của ủy ban nhân dân quận và các cơ quan chuyên môn thuộc

ủy ban nhân dân quận và Luật tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân năm

1983, năm 1989, sửa đổi năm 2004 và Luật tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân năm 2004 thì cơ cấu tổ chức của UBND Quận 12 gồm có Chủ tịch, các Phó Chủ tịch và các Ủy viên

Hiện nay, cơ cấu tổ chức Ủy ban nhân dân quận 12 thực hiện theo Luật tổ chức chính quyền địa phương năm 2015, gồm có: 01 Chủ tịch, 03 Phó Chủ tịch và các Ủy viên là người đứng đầu cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân quận, Ủy viên phụ trách quân sự, Ủy viên phụ trách công an

- Chủ tịch UBND quận chịu nhiệm phụ trách chung, chỉ đạo các lĩnh vực công tác nội chính, tổ chức và cán bộ, thi đua, khen thưởng, tôn giáo, cải cách hành chính; quản

lý điều hành ngân sách quận; quản lý quy hoạch và kế hoạch đầu tư hạ tầng phát triển đô thị và kinh tế xã hội, kế hoạch phát triển kinh tế xã hội; công tác kêu gọi, thu hút đầu tư; công tác an toàn giao thông; là người phát ngôn của UBND quận; công tác giải quyết các tranh chấp có liên quan đến lĩnh vực được phân công và trực tiếp chỉ đạo các đơn vị được phân công

- 01 Phó Chủ tịch giúp Chủ tịch UBND quận phụ trách khối văn hóa xã hội, chỉ đạo các lĩnh vực được phân công

- 01 Phó chủ tịch giúp Chủ tịch UBND quận phụ trách lĩnh vực quản lý đô thị, chỉ đạo các lĩnh vực được phân công

- 01 Phó chủ tịch giúp Chủ tịch UBND quận phụ trách và chỉ đạo các lĩnh vực về kinh tế

- Các ủy viên là những người đứng đầu cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân

dân quận phụ trách các lĩnh được phân công, Ủy viên phụ trách quân sự và Ủy viên phụ trách công an

Bộ máy các cơ quan chuyên môn của UBND Quận 12 trong hơn 20 năm qua (1997

- 2017) đã có rất nhiều thay đổi Theo quy định hiện hành, các cơ quan chuyên môn hiện

nay của Ủy ban nhân dân quận 12 bao gồm: Phòng Nội vụ; Phòng Tư pháp; Phòng Tài chính - Kế hoạch; Phòng Tài nguyên và Môi trường; Phòng Lao động - Thương binh và

Xã hội; Phòng Văn hóa và Thông tin; Phòng Giáo dục và Đào tạo; Phòng Y tế; Thanh tra quận; Phòng Kinh tế; Phòng Quản lý đô thị; Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân

Tóm lại, sau hơn hai mươi năm hình thành và phát triển, để phù hợp với tình hình thực tế trong từng giai đoạn và đảm bảo đúng quy định của pháp luật, Ủy ban nhân dân Quận 12 đã có những thay đổi về chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức để thực hiện tốt chức năng quản lý nhà nước tại địa phương

2.2 Tình hình tài liệu và công tác chỉnh lý tài liệu Phông lưu trữ Uỷ ban nhân dân Quận 12

Nhìn chung, Phông lưu trữ UBND Quận 12 hiện đang bảo quản những tài liệu được hình thành từ năm 1997 đến năm 2017 Trong đó, tài liệu năm 1997 đến năm 2003

đã được chỉnh lý sơ bộ, tài liệu từ năm 2004 đến năm 2017 chưa được chỉnh lý, sau khi giải quyết xong được đưa vào kho bảo quản nhưng chưa được tổ chức chỉnh lý khoa học, hiện đang được bảo quản tạm thời trong các hộp, cặp để phục vụ cho việc tra cứu

sử dụng hàng ngày Tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của UBND Quận 12 được chia theo hai giai đoạn cụ thể như sau:

2.2.1 Tình hình phân loại, sắp xếp sơ bộ tài liệu từ năm 1997 đến 2003

được chỉnh lý từ năm 1997 đến năm 2003 trong Phông lưu trữ UBND Quận 12 hiện nay

là 450 hồ sơ, tương đương 95 hộp

Nhìn chung, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của UBND Quận 12 gồm các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính, tài liệu phim, ảnh và tài liệu khoa học kỹ thuật

Đối với văn bản quy phạm pháp luật, UBND Quận 12 được ban hành quyết định

và chỉ thị Quyết định của UBND ban hành để thi hành Hiến pháp, Luật, văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên, thi hành Nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp về phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh; thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn Chỉ thị của Ủy ban nhân dân quận ban hành để quy định biện pháp chỉ đạo, phối hợp hoạt động, đôn đốc và kiểm tra hoạt động của cơ quan, đơn vị trực thuộc và của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp dưới trong việc thực hiện văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên, của Hội đồng nhân dân cùng cấp và quyết định của mình

Tài liệu hành chính bao gồm: nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị, quy chế, quy định, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự

án, báo cáo, biên bản, tờ trình

Tài liệu kỹ thuật hình thành trong hoạt động của UBND Quận 12 đó là những bản

vẽ các hồ sơ xây dựng công trình, tài liệu địa chất, trắc địa và các tài liệu ảnh, băng ghi

âm hình thành trong quá trình hoạt động của UBND quận

Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ được giao, trong quá trình hoạt động UBND Quận 12 các loại tài liệu đã sản sinh ra có nội dung khác nhau Nội dung tài liệu chủ yếu phản ảnh quá trình hình thành UBND quận, quá trình phát triển, hoạt động tổ chức, điều hành các mặt khác nhau của đời sống xã hội trên địa bàn quận theo nhiệm vụ của mỗi thời kỳ Nội dung tài liệu lưu trữ của UBND Quận 12 rất đa dạng và phong phú, được

thể hiện trên các lĩnh vực cụ thể sau:

- Lĩnh vực chỉ đạo, quản lý

Ở lĩnh vực này bao gồm các tài liệu sau:

+ Tài liệu về công tác lãnh đạo, chỉ đạo bao gồm tài liệu chỉ đạo của cơ quan Trung ương, của Thành phố Hồ Chí Minh về các vấn đề về kinh tế - xã hội, hồ sơ về các hội nghị, các kỳ họp của của Ủy ban, thường trực UBND

+ Tài liệu thi đua, khen thưởng bao gồm tài liệu về công tác thi đua, khen thưởng

của quận và của Thành phố Chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác thi đua, khen thưởng của quận theo từng năm, hồ sơ khen thưởng các danh hiệu đối với tập thể, cá nhân ở quận

+ Tài liệu quản lý công tác văn thư, lưu trữ bao gồm tài liệu chỉ đạo của cơ quan trung ương, của thành phố ban hành để hướng dẫn, chỉ đạo về lĩnh vực văn thư, lưu trữ cho UBND quận Chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác, báo cáo thống kê - tổng

hợp hàng năm của UBND quận về công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ

- Lĩnh vực công - nông nghiệp - thủy lợi

+ Tài liệu về công nghiệp - nông nghiệp bao gồm tài liệu về quản lý thực hiện chương trình, dự án phát triển công nghiệp, xây dựng và phát triển các khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế trong địa bàn quận và kết quả của các dự án đó Tài liệu về nông nghiệp và chính sách phát triển nông thôn của quận, chương trình, kế hoạch, số liệu điều tra tổng hợp về tình hình biến động, phát triển nông nghiệp của quận

+ Tài liệu về thủy lợi bao gồm tài liệu chỉ đạo của cơ quan trung ương, của thành phố gửi xuống và tài liệu của chính UBND quận về lĩnh vực thủy lợi Tài liệu về phòng,

chống lụt bão và bảo vệ hệ thống đê điều, hệ thống thoát nước

- Lĩnh vực quản lý, xây dựng và phát triển đô thị

+ Tài liệu về quản lý xây dựng các công trình xây dựng cơ bản bao gồm tài liệu chỉ đạo về công tác quản lý xây dựng, chương trình, kế hoạch, báo cáo tổng hợp về công tác xây dựng các dự án cơ bản của quận, tài liệu về quy hoạch xây dựng trên địa bàn

+ Tài liệu về quản lý đô thị bao gồm hồ sơ, tài liệu về công tác quản lý đô thị, chương trình, kế hoạch, báo cáo về công tác quản lý đô thị

+ Tài liệu về điện lực bao gồm tài liệu, số liệu về lĩnh vực điện lực, kế hoạch, báo cáo về lĩnh vực điện của quận, hồ sơ xây dựng các công trình điện

+ Tài liệu về giao thông vận tải bao gồm tài liệu chỉ đạo của cơ quan cấp trên về lĩnh vực giao thông vận tải Các kế hoạch, chương trình, báo cáo tổng kết công tác giao

thông vận tải của quận; hồ sơ quy hoạch và phát triển mạng lưới giao thông vận tải

- Lĩnh vực giáo dục và đào tạo

Gồm tài liệu của Bộ Giáo dục và Đào tạo, của Sở, của Phòng về lĩnh vực Giáo dục và Đào tạo; kế hoạch, báo cáo tổng kết công tác giáo dục của quận; các số liệu điều

tra về ngành giáo dục của quận; tài liệu của các trường học gửi đến

- Lĩnh vực văn hóa - thông tin - thể dục thể thao

+ Tài liệu về văn hóa - thể thao bao gồm tài liệu chỉ đạo về công tác văn hóa, thể thao và các báo cáo về các hoạt động văn hóa, thể thao của quận, các chương trình, kế hoạch hoạt động thể thao trên toàn quận

+ Tài liệu về phát thanh - truyền hình bao gồm chương trình, kế hoạch, báo cáo

tổng kết về công tác phát thanh, truyền hình của quận

- Lĩnh vực y tế - bảo hiểm - xã hội

+ Tài liệu về y tế bao gồm tài liệu về lĩnh vực y tế, tình hình hoạt động y tế của Trung tâm y tế dự phòng quận, bệnh viện đa khoa quận, các trạm y tế của các phường, báo cáo tổng kết hoạt động y tế của quận, của các bệnh viện

+ Tài liệu về lao động - thương binh - xã hội bao gồm tài liệu về công tác lao động, thương binh, xã hội, tài liệu về hội cựu chiến binh, kế hoạch, báo cáo tổng kết về công tác lao động, thương binh và xã hội trên địa bàn quận

+ Tài liệu về bảo hiểm xã hội bao gồm tài liệu chỉ đạo của cơ quan Bảo hiểm xã hội Việt Nam, Bảo hiểm xã hội Thành phố và của bảo hiểm xã hội quận về công tác bảo hiểm Báo cáo tổng kết công tác bảo hiểm của quận, tài liệu về việc tổ chức, chỉ đạo và quản lý các loại hình bảo hiểm trên địa bàn quận, báo cáo về công tác đóng bảo hiểm và trả tiền bảo hiểm cho các cơ quan và người dân

+ Tài liệu về dân số - gia đình và trẻ em bao gồm tài liệu về công tác dân số, gia đình và trẻ em, báo cáo việc thực hiện chế độ kế hoạch hóa gia đình, chương trình, kế

hoạch, báo cáo tổng kết về công tác dân số, gia đình và trẻ em của quận

- Lĩnh vực quốc phòng - an ninh

Gồm tài liệu chỉ đạo, hướng dẫn về công tác quốc phòng an ninh chính trị, đảm bảo giữ gìn trật tự, an toàn xã hội, các báo cáo về công tác giữ gìn an ninh trật tự an toàn

xã hội của quận

Tóm lại, thành phần tài liệu trong phông đã phản ánh được chức năng, nhiệm vụ, quá trình hoạt động của Ủy ban nhân dân quận 12 qua các giai đoạn lịch sử phát triển của quận

2.2.1.2 Tình hình phân loại, chỉnh lý tài liệu

Công tác phân loại, chỉnh lý tài liệu từ năm 1997 đến năm 2003 tại Phông UBND Quận 12 được thực hiện theo trình tự các nội dung công việc như sau:

a) Biên soạn các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ

- Về biên soạn bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông

Trong quá trình chỉnh lý phải tiến hành biên soạn bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông để nắm bắt quá trình hình thành, phát triển của cơ quan và lịch

sử khối tài liệu đưa ra chỉnh lý nhằm giúp các cá nhân tham gia chỉnh lý nắm bắt được quá trình hoạt động của UBND và tình hình khối tài liệu đưa ra chỉnh lý Khi tiến hành chỉnh lý tài liệu giai đoạn 1997 - 2003 những người tham gia chỉnh lý tài liệu đã biên soạn sơ lược bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông để giới thiệu tóm tắt tình hình khối lượng, thành phần, nội dung tài liệu đưa ra chỉnh lý

- Về Hướng dẫn phân loại

Phân loại tài liệu là bản dự kiến các nhóm tài liệu để làm cơ sở phân chia tài liệu

ra các nhóm lớn, nhóm vừa, nhóm nhỏ nhằm tổ chức sắp xếp tài liệu của phông lưu trữ theo trật tự khoa học, hợp lý Hướng dẫn phân loại tài liệu nhằm giúp cho những người tham gia chỉnh lý tài liệu phân chia tài liệu một cách thống nhất đảm bảo tài liệu trong phông được phân chia theo một phương án Trong quá trình tiến hành chỉnh lý tài liệu giai đoạn 1997-2003, hiện tại trong Phông lưu trữ Ủy ban nhân dân quận 12 không có phương án phân loại tài liệu được lưu lại trong hồ sơ chỉnh lý Căn cứ vào mục lục hồ

sơ và tình hình thực tế tài liệu được sắp xếp trong kho, tài liệu giai đoạn 1997-2003 được phân chia theo “Mặt hoạt động - Thời gian” Tài liệu được phân ra nhóm lớn đầu tiên theo từng mặt hoạt động, trong từng mặt hoạt động tiếp tục phân chia theo từng năm Cụ thể tài liệu tại phông UBND Quận 12 được hướng dẫn phân loại theo phương

án phân loại như sau:

I Tham mưu, giúp việc HĐND

II Tham mưu, giúp việc UBND

Nhóm tài liệu này được phân chia tiếp thành theo các mặt hoạt động sau:

1 Tổng hợp

2 Nội chính

3 Kinh tế

4 Tài chính

5 Khoa học - Giáo dục

6 Văn hóa - Xã hội

I Tham mưu, giúp việc HĐND

Trước tiên phân tài liệu theo khoá/nhiệm kỳ, trong mỗi khoá/nhiệm kỳ phân tiếp tài liệu về các năm, cụ thể:

1 Khoá/nhiệm kỳ I (năm 1997…đến năm …)

2 Khoá/nhiệm kỳ II (năm….đến năm…)

3 Khoá/nhiệm kỳ II (năm….đến năm…)

II Tham mưu, giúp việc UBND

đã chọn để tiến hành các bước thực hiện

Hiện nay UBND Quận 12 văn bản hướng dẫn lập hồ sơ chưa được biên soạn chi tiết, cụ thể Hồ sơ được lập chủ yếu dựa vào phương án phân loại để sắp xếp tài theo các nhóm được dự kiến Trong quá trình chỉnh lý tài liệu từ năm 1997 đến năm 2003 chưa xây dựng bảng thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu

- Về Kế hoạch tổ chức chỉnh lý tài liệu

Mục đích của việc lập Kế hoạch chỉnh lý tài liệu là nhằm giúp cho đợt chỉnh lý

dự kiến được các công việc cần phải thực hiện Trong kế hoạch phải xác định được mục đích, yêu cầu của đợt chỉnh lý, các nội dung nghiệp vụ cần phải thực hiện Kế hoạch chỉnh lý được lập càng chi tiết, cụ thể thì đợt chỉnh lý càng có hiệu quả Tuy nhiên,

trong hồ sơ chỉnh lý tài liệu của UBND Quận 12 trước đây chưa thấy thể hiện được nội dung của bản kế hoạch chỉnh lý

Trên cơ sở khảo sát thực tế việc xây dựng và ban hành các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về chỉnh lý tài liệu tại Phông lưu trữ UBND Quận 12 giai đoạn 1997 đến năm

2003 có thể đưa ra một số nhận xét như sau:

Một là các văn bản ban hành chưa đầy đủ, một số văn bản hướng dẫn chưa được

biên soạn chi tiết, một số văn bản khi ban hành không đóng dấu mà chỉ photocopy chữ

ký của thủ trưởng cơ quan

Hai là phương án phân loại tài liệu chưa xác định rõ ràng, cụ thể, tài liệu hình

thành trong quá trình hoạt động của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân quận 12 chưa được tách riêng từng phông mà xây dựng chung trong cùng một phương án phân loại

b) Phân loại, lập hồ sơ và hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu

Có thể hiểu rằng, phân loại tài liệu lưu trữ là căn cứ vào những đặc trưng phổ biến của tài liệu để phân chia chúng ra các khối, các nhóm hoặc các đơn vị chi tiết lớn, nhỏ khác nhau nhằm mục đích quản lý tốt và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ

Như vậy căn cứ vào phương án phân loại, tài liệu phông lưu trữ UBND Quận 12 được phân chia ra nhóm lớn đầu tiên theo mặt hoạt động, cụ thể khối tài liệu năm 1997-

2003 được chia ra nhóm như sau:

A HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN

B ỦY BAN NHÂN DÂN

Trong các nhóm lớn tài liệu được chia theo từng mặt hoạt động chi tiết hơn, sau

đó tiếp tục phân theo thời gian Ví dụ:

Tài liệu nhóm B ỦY BAN NHÂN DÂN