Nâng cao chất lượng lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ tại ủy ban nhân dân quận 12, thành phố hồ chí minh

Công tác chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữchưa được thực hiện thường xuyên; tình trạng không lập hồ sơ, tài liệu và nộp hồ sơ, tàiliệu vào lưu

HỌ VÀ TÊN: TRỊNH THỊ TỊNH

NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG LẬP HỒ SƠ

VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN 12, THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG

Chuyên ngành: Lưu trữ học

HƯỚNG DẪN NỘI DUNG BÁO CÁO KIẾN TẬP ĐỊNH HƯỚNG NỘI DUNG BÁO CÁO KIẾN TẬP

Hà Nội, năm 2021

HỌ VÀ TÊN: TRỊNH THỊ TỊNH

NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP

LƯU HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN

DÂN QUẬN 12, THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG

Chuyên ngành: Lưu trữ học

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: TS CHU THỊ HẬU

Hà Nội, năm 2021

Tôi xin cam đoan Luận văn là công trình nghiên cứu của cá nhân tôi

Các kết quả trình bày trong Luận văn do tôi tự tìm hiểu, phân tích trung thực

và chưa được công bố trong bất kỳ một công trình nghiên cứu khoa học nào Nội dung trong Luận văn có sử dụng tài liệu tham khảo đều được trích dẫn nguồn đầy đủ, chính xác.

Tác giả

Trịnh Thị Tịnh

Để hoàn thành đề tài Luận văn này, tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành và sự tri ân sâu sắc đối với Ban Giám hiệu, các phòng, khoa của Trường Đại học Nội

vụ Hà nội đặc biệt là khoa Văn thư – Lưu trữ, phòng Quản lý đào tạo sau đại học, các thầy cô của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội; Các thầy cô thỉnh giảng … đã tận tình giảng dạy, giúp đỡ và tạo điều kiện thuận lợi cho tôi trong suốt quá trình học tập, nghiên cứu và hoàn thiện đề tài Luận văn thạc sĩ.

Đặc biệt, tôi xin tỏ lòng biết ơn sâu sắc nhất đến TS.Chu Thị Hậu đã dành nhiều thời gian chỉ bảo, hướng dẫn cho tôi thực hiện Luận văn này.

Xin trân thành cảm ơn Ban Giám đốc Phân hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Thành phố Hồ Chí Minh; Các anh chị em đồng nghiệp đã tạo điều kiện giúp đỡ trong suốt thời gian tôi thực hiện đề tài luận văn.

Xin trân thành cảm ơn lãnh đạo UBND Quận 12, thành phố Hồ Chí Minh; Lãnh đạo các phòng và các anh, chị thuộc các phòng chuyên môn Quận 12, thành phố Hồ Chí Minh đã tận tình giúp đỡ để tôi hoàn thành được đề tài luận văn Mặc dù bản thân rất nổ lực, cố gắng trong quá trình nghiên cứu thực hiện Luận văn, song do thời gian, trình độ lý luận cũng như kinh nghiệm thực tiễn còn hạn chế nên đề tài không thể tránh khỏi những thiếu sót nhất định Tôi kính mong nhận được sự thông cảm, chỉ dẫn, giúp đỡ và đóng góp ý kiến của quý thầy, cô giáo, nhà khoa học, đồng nghiệp, bạn bè để Luận văn được hoàn thiện hơn.

Tôi xin trân trọng cảm ơn!

Ngày tháng năm 2021

Tác giả

Trịnh Thị Tịnh

STT VIẾT TẮT VIẾT ĐẦY ĐỦ

LỜI CAM ĐOAN

LỜI CẢM ƠN

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

PHẦN MỞ ĐẦU 01

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ 08 1.1 Cơ sở lý luận 08

1.1.1 Một số khái niệm cơ bản 08

1.1.1.1 Hồ sơ 08

1.1.1.2 Lập hồ sơ 08

1.1.1.3 Các loại hồ sơ 09

1.1.1.4 Lưu trữ cơ quan 09

1.1.1.5 Nộp lưu hồ sơ 10

1.1.2 Yêu cầu, phương pháp lập hồ sơ 10

1.1.2.1 Yêu cầu lập hồ sơ 10

1.1.2.2 Phương pháp lập hồ sơ 12

1.1.3 Yêu cầu, quy trình nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 14

1.1.3.1 Yêu cầu 14

1.1.3.2 Quy trình, thủ tục nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 15

1.1.4 Mục đích, ý nghĩa của lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ 16

1.1.5 Chất lượng và tiêu chí đánh giá chất lượng công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ 16

1.1.5.1 Khái niệm 16

1.1.5.2 Các tiêu chí đánh giá chất lượng 17

1.2 Cơ sở pháp lý 19

1.2.2 Văn bản quản lý, chỉ đạo của UBND Thành phố và UBND Quận 20

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ TẠIỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN 12 22

2.1 Khái quát chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của UBND quận 12 22

2.1.1 Vị trí, chức năng 22

2.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 22

2.1.3 Cơ cấu tổ chức 23

2.2 Thành phần, nội dung tài liệu hình thành trong hoạt động quản lý của UBND Quận 12 24

2.3 Thực trạng công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ tại UBND Quận 12 25

2.3.1 Tổ chức công tác lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan 25

2.3.1.1 Nhận thức của lãnh đạo, cán bộ công chức về công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan 25

2.3.1.2 Ban hành văn bản quy định, hướng dẫn công tác lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan 26

2.3.1.3 Tổ chức triển khai, quán triệt các văn bản quy định, hướng dẫn công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu lưu trữ cơ quan 27

2.3.1.4 Kiểm tra, đánh giá về công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ 28

2.3.1.5 Công tác tổ chức, bố trí công chức làm công tác Văn thư- Lưu trữ 29

2.3.1.6 Cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ 30

2.3.2 Hoạt động nghiệp vụ 31

2.3.2.1 Xây dựng danh mục hồ sơ 31

2.3.2.2 Lập hồ sơ 32

2.3.2.3 Nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 39

3.1 Nhóm giải pháp về hoạt động quản lý 48

3.1.1 Nâng cao nhận thức của lãnh đạo, cán bộ, công chức về công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan 48

3.1.2 Ban hành các văn bản quy định hướng dẫn công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ

sơ, tài liệu vào lưu trữ 50

3.1.3 Đa dạng hóa hình thức triển khai, quán triệt văn bản quy định, hướng dẫn công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ 51

3.1.4 Tăng cường kiểm tra, đánh giá về công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ 51

3.1.5 Bổ sung, nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho bộ phận làm công tác Văn thư Lưu trữ 52

3.1.6 Đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ

sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan 54

3.1.7 Chỉ đạo việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ của quận 54

3.2 Nhóm giải pháp về hoạt động nghiệp vụ 54

3.2.1 Xây dựng Danh mục hồ sơ 55

3.2.2 Xây dựng Hướng dẫn nghiệp vụ về công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu

vào lưu trữ 57

KẾT LUẬN 60

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

PHẦN PHỤ LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Lập hồ sơ khi thực hiện nhiệm vụ là việc làm bắt buộc của mỗi cán bộ, công chức,viên chức, điều này đã được quy định ở nhiều văn bản quy phạm pháp luật và văn bảnhướng dẫn của cơ quan nhà nước có thẩm quyền Cách đây hơn nửa thế kỷ, Hội đồngChính phủ (nay là Chính phủ) đã ra Nghị định số 142/CP ngày 28/9/1963 để ban hànhĐiều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ, trong đó tại điều 21 đã ghi:

“Cán bộ, nhân viên làm công tác công văn, giấy tờ và cán bộ, nhân viên làm công tácchuyên môn khác nhưng đôi khi có làm việc liên quan đến công văn, giấy tờ đều phảilập hồ sơ về những việc mình đã làm” 1

Cho đến nay, nhiều văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn của các cơquan nhà nước có thẩm quyền vẫn tiếp tục nhắc lại và nhấn mạnh điều đó Điều 9 LuậtLưu trữ 2011 quy định: “Người được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tổchức có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưutrữ cơ quan…”

Ủy ban nhân dân (UBND) Quận 12, Thành phố Hồ Chí Minh (TP HCM) là cơquan quản lý hành chính Nhà nước cấp huyện, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhândân (HĐND) Quận 12 và UBND TP HCM về các lĩnh vực chính trị, kinh tế, văn hóa -

xã hội trên địa bàn Quận 12 Để thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước thuộc thẩmquyền và trách nhiệm của mình, hàng năm UBND Quận 12 hình thành rất nhiều vănbản liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của đơn vị Do vậy công tác lập hồ sơ và nộplưu hồ sơ vào lưu trữ tại UBND Quận 12 là nhiệm vụ quan trọng trong hoạt động củađơn vị nói chung và công tác văn thư lưu trữ nói riêng

Trong những năm gần đây công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữtại UBND Quận 12 đã được thực hiện Ở các phòng chuyên môn thuộc UNND Quận 12

đã bước đầu lập hồ sơ công việc, hồ sơ nguyên tắc Công tác nộp lưu hồ sơ vào lưu trữcũng đã được tiến hành Tuy nhiên, còn nhiều đơn vị chưa nhận thức đúng, đầy đủ về vịtrí, vai trò, tầm quan trọng của công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ

1 Những văn kiện chủ yếu của Đảng và Nhà nước về công tác công văn, giấy tờ và công tác lưu trữ Cục Lưu trữ xuất bản, Hà Nội, 1982, trang 50

Công tác chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữchưa được thực hiện thường xuyên; tình trạng không lập hồ sơ, tài liệu và nộp hồ sơ, tàiliệu vào lưu trữ cơ quan còn phổ biến hoặc có lập hồ sơ nhưng chưa đúng quy trình,phương pháp; Chất lượng hồ sơ, tài liệu được lập chưa cao, chưa phát huy hết được giátrị của tài liệu trong hoạt động quản lý, điều hành của đơn vị.

Phần lớn hồ sơ, tài liệu của các đơn vị vẫn do cán bộ, công chức chuyên môn quản

lý dẫn đến hồ sơ, tài liệu lưu trữ còn tích đống, phân tán, chưa được thu thập đầy đủ vànộp lưu theo quy định, gây tốn kém ngân sách của nhà nước trong việc chỉnh lý

Việc ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ

sơ, tài liệu vào lưu trữ UBND Quận 12 chưa đầy đủ: Đơn vị chưa xây dựng được bảngthời hạn bảo quản tài liệu và Danh mục hồ sơ hàng năm; chưa có văn bản hướng dẫn vềcông tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan…

Xuất phát từ những lý do trên, chúng tôi quyết định chọn đề tài: "Nâng cao chất

lượng lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ tại Ủy ban nhân dân Quận 12, Thành phố Hồ Chí Minh" làm đề tài nghiên cứu của mình.

2 Tổng quan tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài

Vấn đề lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan đã được đề cập nhiều trongcác giáo trình, sách chuyên khảo; luận văn thạc sỹ; các bài viết trên tạp chí, cụ thể:

Về giáo trình, sách chuyên khảo điển hình là: Lý luận và phương pháp công tác

văn thư (Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn) - PGS Vương Đình Quyền,

NXB Đại học Quốc gia Hà Nội năm 2011; Giáo trình văn thư (Trường Đại học Nội vụ

Hà Nội) – PGS.TS Triệu Văn Cường, NXB Lao động năm 2016

Một số luận văn thạc sĩ; khóa luận tốt nghiệp của sinh viên và học viên cao họcchuyên ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

và Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, ví dụ như:

- Đề tài: “Phương pháp lập hồ sơ hiện hành tại Văn phòng Chính phủ và các biệnpháp chỉ đạo và hướng dẫn” - Luận văn thạc sĩ của Vũ Văn Quỳnh năm 2012 Đề tài viết

về phương pháp lập hồ sơ hiện hành và các biện pháp chỉ đạo hướng dẫn tại Văn phòngChính phủ trong đó chủ yếu nêu một số thực trạng; những nhận xét, đánh giá về ưu điểm

và những mặt còn hạn chế về lập hồ sơ hiện hành ở Văn phòng Chính phủ

đồng thời đề xuất các giải pháp về tổ chức chỉ đạo, hướng dẫn nhằm nâng cao chất lượng lập hồ sơ hiện hành ở Văn phòng Chính phủ.

- Đề tài: “Các giải pháp nâng cao hiệu quả lập hồ sơ và nộp lưu vào lưu trữ UBNDcấp quận thành phố Hà Nội” - Luận văn thạc sĩ của Phạm Thị Hạnh năm 2013 Đề tài nêulên tầm quan trọng của công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ của

UBND cấp quận tại Thành phố Hà Nội; Thực trạng công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ,tài liệu vào lưu trữ từ đó nêu một số giải pháp nâng cao hiệu quả lập hồ sơ và nộp lưu

hồ sơ vào lưu trữ của UBND cấp quận tại Thành phố Hà Nội

- Đề tài: “Nâng cao chất lượng hoạt động lập và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ

cơ quan sở, ban, ngành tại tỉnh Thái Nguyên” - Luận văn thạc sĩ của Nguyễn Thị Hườngnăm 2019 Đề tài nghiên cứu về thực trạng hoạt động lập và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưutrữ cơ quan sở, ban, ngành tại tỉnh Thái Nguyên từ đó đưa ra các giải pháp để nâng caochất lượng hoạt động lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan sở, ban, ngành tạitỉnh Thái Nguyên

Ngoài ra có các bài viết trên tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam như bài viết của

các tác giả: Lã Thị Hồng “Cần phân loại văn bản đi, đến như thế nào để hình thành các

hồ sơ công việc”, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam số 1/2006; Trần Trung Kiên “Một vài suy nghĩ về vấn đề nâng cao chất lượng công tác lập hồ sơ công việc ở địa phương”, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam số 3/2008; PGS Nguyễn Văn Hàm “Trách nhiệm công vụ của cán bộ công chức, viên chức trong lập hồ sơ công việc đã giải quyết xong”, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam số 01/2011; GS Nguyễn Văn Thâm “Trách nhiệm công vụ và thể chế hoá công tác lập hồ sơ trong hoạt động của các cơ quan công quyền”, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam số 01/2011….

Như vậy vấn đề lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ đã được nghiên cứu khánhiều trong các giáo trình, khóa luận tốt nghiệp, luận văn thạc sỹ, tạp chí … Qua tìmhiểu chúng tôi nhận thấy trong các giáo trình, các tác giả đã đưa ra những vấn đề cơ bảnnhất về lý luận của công tác lập hồ sơ hiện hành như: Các khái niệm về hồ sơ, lập hồ sơ,mục đích, ý nghĩa, yêu cầu và phương pháp lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơquan Các khóa luận tốt nghiệp, luận văn thạc sỹ …đã tập trung nghiên cứu công tác lập

hồ sơ và nộp lưu hồ sơ ở các cơ quan Đảng, Văn phòng Chính phủ, các cơ quan cấp bộ,cấp quận các sở, ban, ngành thuộc tỉnh …thực trạng, những tồn tại và giải pháp nhằm

khắc phục công tác lập hồ sơ hiện hành ở các cơ quan…Tuy nhiên nghiên cứu về cácgiải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác lập hồ sơ vào nộp lưu hồ sơ, tài liệu vàolưu trữ tại một cơ quan cụ thể - UBND Quận 12, TP HCM thì chưa có đề tài nghiêncứu nào Việc nghiên cứu về nâng cao chất lượng lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệuvào lưu trữ tại UBND Quận 12, TP HCM sẽ giúp cho đơn vị có những giải pháp cụ thểnhằm nâng cao chất lượng trong công tác lập hồ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ từ

đó có thể rút ra những bài học kinh nghiệm cho những đơn vị trong phạm vi quản lý củađơn vị cũng như các quận khác trên địa bàn TP HCM

3 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài

- Mục tiêu của đề tài:

Khảo sát, đánh giá thực trạng hoạt động lập và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ

cơ quan của UBND Quận 12, qua đó thấy được tính tất yếu và nhu cầu khách quan cần

phải nâng cao chất lượng hoạt động lập và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quantrong giai đoạn hiện nay

Xây dựng các tiêu chí đánh giá chất lượng công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tàiliệu vào lưu trữ tại UBND Quận 12

Đề xuất những giải pháp nhằm nâng cao chất lượng hoạt động lập và nộp lưu hồ

sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan UBND Quận 12

- Nhiệm vụ nghiên cứu: Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài được xác định:

Nghiên cứu những vấn đề cơ sở lý luận về hoạt động lập và nộp lưu hồ sơ, tài liệuvào Lưu trữ cơ quan; cơ sở pháp lý, việc ban hành những văn bản quản lý, chỉ đạo của

cơ quan quản lý Nhà nước ở Trung ương, địa phương (TP Hồ Chí Minh) về hoạt độnglập và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

Khảo sát, tìm hiểu sơ lược chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của UBNDQuận 12; khảo sát thực tế, phân tích, đánh giá thực trạng hoạt động lập và nộp lưu hồ

sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan một số phòng chuyên môn thuộc UBND Quận 12

Đề xuất những giải pháp để thực hiện tốt hoạt động lập và nộp lưu hồ sơ, tài liệuvào Lưu trữ cơ quan, trong đó chú trọng việc Hoàn thiện Danh mục hồ sơ cho UBNDQuận 12

4 Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu:

+ Hoạt động lập và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan UBND Quận 12.

+ Phương pháp lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ tại UBND Quận 12, baogồm các quy trình nghiệp vụ cụ thể như: Xây dựng Danh mục hồ sơ, lập hồ sơ, giao

nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

+ Về thời gian: Đề tài tập trung tìm hiểu, khảo sát công tác lập hồ sơ và nộp lưu

hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ; thực trạng công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưutrữ UBND Quận 12 trong khoảng thời gian 5 năm (giai đoạn từ năm 2016 đến ngày

04/03/2020 - trước thời điểm nghị định số 30/2020/NĐ-CP có hiệu lực thi hành).

5 Phương pháp nghiên cứu

Để thực hiện đề tài này chúng tôi sử dụng, áp dụng các phương pháp nghiên cứuchính như: Khảo sát thực tế, hệ thống, thống kê, phân tích, tổng hợp, phỏng vấn, dựatrên quan điểm mang tính phương pháp luận của chủ nghĩa Mác - Lê nin dưới góc độLưu trữ học và quản lý; các phương pháp được kết hợp linh hoạt, đan xen trong quátrình thực hiện đề tài

- Phương pháp khảo sát thực tế được sử dụng khi khảo sát thực tế công tác lập hồ

sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan tại UBND Quận 12;

- Phương pháp hệ thống và thống kê được vận dụng nhằm đánh giá tình hình, chấtlượng hồ sơ được lãnh đạo cấp phòng, công chức lập khi giải quyết công việc được

giao;

- Phương pháp phân tích, tổng hợp được vận dụng khi phân tích các nội dung vềhoạt động lập và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, chỉ ra những ưu điểm, hạnchế trong hoạt động lập và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan trên cơ sở đó đưa racác giải pháp để nâng cao chất lượng công tác này tại UBND Quận 12;

- Phương pháp phỏng vấn được thực hiện đối với một số lãnh đạo quản lý các phòngcủa Quận; công chức văn thư, lưu trữ; công chức chuyên môn của UBND Quận 12 về bố tríbiên chế thực hiện nhiệm vụ văn thư, lưu trữ; trình độ chuyên môn, đào tạo, bồi dưỡng; chế

độ chính sách cho người làm công tác văn thư, lưu trữ; việc tham mưu thủ trưởng cơ quan banhành những văn bản quản lý, chỉ đạo và hướng dẫn thực hiện nghiệp vụ công tác văn thư nóichung, hoạt động lập và nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan nói riêng; việc thực hiện lập vànộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan của lãnh đạo UBND Quận, Văn thư cơ quan, côngchức chuyên môn thuộc UBND Quận 12

6 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài

- Kết quả nghiên cứu của đề tài góp phần khắc phục những tồn tại, hạn chế vềcông tác lập và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, để từ đó nâng cao chất lượngcông tác lập và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan tại UBND Quận 12 Là cơ sở

để các cơ quan, tổ chức khác trên địa bàn Quận, các cơ quan Phường thuộc Quận vận dụngban hành các văn bản chỉ đạo và hướng dẫn thực hiện công tác lập và nộp lưu hồ sơ, tàiliệu vào Lưu trữ cơ quan

- Góp phần nâng cao nhận thức của lãnh đạo, cán bộ, công chức về vị trí, vai tròcủa văn bản, tài liệu lưu trữ và trách nhiệm lập hồ sơ công việc khi được giao giải quyết,đưa hoạt động lập và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan đi vào nề nếp ở mỗi đơnvị

- Công trình nghiên cứu này có thể là tài liệu tham khảo giúp cho việc học tập, nghiên cứu của các học viên, sinh viên chuyên ngành văn thư, lưu trữ

7 Kết cấu của luận văn

Luận văn chia làm 3 phần: Ngoài phần mở đầu, Phần kết luận, tài liệu tham khảo

và phụ lục, phần nội dung của luận văn có cấu trúc gồm 3 chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận và pháp lý về nâng cao chất lượng công tác lập hồ sơ và nộplưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Trong chương này chúng tôi trình bày về cơ sở lý luận vàpháp lý của công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan trong đó tậptrung vào một số khái niệm như hồ sơ, lập hồ sơ, các loại hồ sơ, nộp lưu hồ sơ; Mục đích,yêu cầu, phương pháp lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan; Tiêu chí đánh giáchất lượng công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

Chương 2: Thực trạng công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ tại

Ủy ban nhân dân Quận 12, Thành phố Hồ Chí Minh Căn cứ những tiêu chí đã đượcxây dựng ở Chương 1, trong Chương 2 chúng tôi đi vào khảo sát thành phần, nội dungtài liệu hình thành trong hoạt động quản lý của UBND Quận 12; Thực trạng công táclập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ tại UBND Quận 12 từ đó nêu lên nhữngkết quả đạt được và hạn chế trong công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưutrữ cơ quan tại UBND Quận 12

Chương 3: Giải pháp nâng cao chất lượng công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệuvào Lưu trữ cơ quan tại Ủy ban nhân dân Quận 12, Thành phố Hồ Chí Minh Từ nhữnghạn chế còn tồn tại được trình bày trong Chương 2, trong Chương 3 chúng tôi đưa ranhững giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệuvào lưu trữ tại UBND Quận 12 như: Nâng cao nhận thức của lãnh đạo, cán bộ, côngchức về công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; Ban hành cácvăn bản quy định hướng dẫn công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ;

Đa dạng hóa hình thức triển khai, quán triệt văn bản quy định, hướng dẫn công tác lập

hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ; Tăng cường kiểm tra, đánh giá về công táclập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ; Bổ sung, nâng cao trình độ chuyên mônnghiệp vụ cho bộ phận làm công tác Văn thư Lưu trữ; Đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết

bị phục vụ công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; Chỉ đạoviệc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ của quận; Xây dựngDanh mục hồ sơ; Xây dựng Hướng dẫn nghiệp vụ về công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ

sơ, tài liệu vào lưu trữ

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ 1.1 Cơ sở lý luận

1.1.1 Một số khái niệm cơ bản

1.1.1.1 Hồ sơ

Trong cuốn Lý luận và phương pháp công tác văn thư của PGS Vương Đình

Quyền (NXB Đại học Quốc gia Hà Nội, năm 2011) thì: Hồ sơ là một tập văn bản (hoặcmột văn bản) có liên quan về một vấn đề, sự việc hay một người hình thành trong quátrình giải quyết vấn đề, sự việc đó hoặc được kết hợp lại do có những điểm giống nhau

về hình thức như cùng loại văn bản, cùng tác giả, cùng thời gian ban hành” 19, tr.309.Tại Khoản 10 Điều 2 Luật Lưu trữ năm 2011, hồ sơ được định nghĩa như sau: “Hồ

sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng

cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết côngviệc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân” 18, tr2

Theo Khoản 14, Điều 3 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chínhphủ về công tác văn thư thì:"Hồ sơ" là tập hợp các văn bản, tài liệu có liên quan vớinhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hìnhthành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi, chức năng, nhiệm

vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân” 09, tr2

Như vậy có rất nhiều khái niệm về hồ sơ khác nhau, mỗi khái niệm có nội dung vàcách diễn đạt khác nhau, trong phạm vi của đề tài chúng tôi sử dụng khái niệm hồ sơ trongvăn bản quy phạm pháp luật cao nhất là Luật Lưu trữ năm 2011vì đã phản ánh đầy đủ,chính xác đặc điểm, tính chất của hồ sơ cũng như nguồn gốc hình thành của hồ sơ

1.1.1.2 Lập hồ sơ

Theo tác giả Vương Đình Quyền trong cuốn Lý luận và phương pháp công tác

văn thư (NXB Đại học Quốc gia Hà Nội, năm 2011): “Lập hồ sơ là tập hợp những văn

bản hình thành trong quá trình giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân theo

từng vấn đề, sự việc hoặc theo các đặc điểm khác nhau của văn bản, đồng thời sắp xếp

và biên mục chúng theo phương pháp khoa học”19, tr312

Theo khoản 11 Điều 2 Luật Lưu trữ năm 2011 định nghĩa: “Lập hồ sơ là việc tập hợp,sắp xếp tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổchức, cá nhân thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định” 18, tr2.Theo Khoản 15, Điều 3 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chínhphủ về công tác văn thư thì:"Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu hìnhthành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân theonhững nguyên tắc và phương pháp nhất định”09, tr2.

Như vậy “Lập hồ sơ” cũng có nhiều định nghĩa khác nhau.Trong phạm vi của đềtài chúng tôi sử dụng khái niệm lập hồ sơ được nêu Luật lưu trữ 2011 vì lập hồ sơkhông chỉ là sự tập hợp tài liệu mà chúng phải được sắp xếp theo những nguyên tắc,phương pháp nhằm đảm bảo tính đầy đủ hoàn thiện của hồ sơ được lập và được thuậntiện, dễ dàng hơn trong việc tra cứu, sử dụng

1.1.1.3 Các loại hồ sơ

Trong hoạt động ở các cơ quan, tổ chức thường hình thành 3 loại hồ sơ cơ bản, đólà: Hồ sơ công việc, hồ sơ nguyên tắc và hồ sơ nhân sự

Theo Giáo trình Văn thư (Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, NXB Lao Động năm

2016), các loại hồ sơ này được định nghĩa như sau:

- Hồ sơ công việc: Là tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đềmột sự việc hoặc có cùng đặc trưng như: tên gọi, tác giả, hình thành trong quá trình giải quyết công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, đơn vị 10, tr154

- Hồ sơ nguyên tắc: Là tập văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn vềtừng mặt công tác nghiệp vụ nhất định dùng làm căn cứ pháp lý, tra cứu khi giải quyếtcông việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân 10, tr154

- Hồ sơ nhân sự: Là tập hợp văn bản, tài liệu có liên quan về một cá nhân (hồ sơ đảng viên, hồ sơ cán bộ, hồ sơ học sinh )10, tr154

1.1.1.4 Lưu trữ cơ quan

Theo khoản 4 Điều 2 Luật Lưu trữ năm 2011 định nghĩa: “Lưu trữ cơ quan là tổchức thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức” [18,tr01]

1.1.1.5 Nộp lưu hồ sơ

Nộp lưu hồ sơ là tập hợp những hồ sơ đã kết thúc có thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên từ bộ phận chuyên môn cho bộ phận lưu trữ theo quy trình và phương pháp nhất định

1.1.2 Yêu cầu, phương pháp lập hồ sơ

1.1.2.1 Yêu cầu lập hồ sơ

- Lập hồ sơ phải được tiến hành song song với quá trình giải quyết công việc

Theo khái niệm của Luật Lưu trữ năm 2011 thì “Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp

xếp tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định” 18, tr2.

Từ khái niệm này có thể thấy lập hồ sơ phải được thực hiện trong suốt quá trình giảiquyết công việc của cán bộ, công chức nghĩa là phải được tiến hành song song với tiếntrình giải quyết công việc của cán bộ, công chức là khi bắt đầu thực hiện một công việc,cán bộ công chức cần mở hồ sơ, thu thập cập nhật toàn bộ văn bản, tài liệu phát sinhvào hồ sơ Khi công việc kết thúc thì thực hiện kết thúc hồ sơ và hồ sơ được hoàn thànhchờ nộp lưu vào lưu trữ theo quy định

- Lập hồ sơ phải tuân thủ theo quy trình, phương pháp lập hồ sơ

Quy trình, phương pháp lập hồ sơ đã được quy định cụ thể trong Nghị định, Thông

tư hướng dẫn của Chính phủ và các văn bản quản lý, chỉ đạo của UBND Thành phố vềcông tác văn thư nhằm hướng dẫn cán bộ, công chức lập hồ sơ khi giải quyết công việc

Để lập được những bộ hồ sơ có chất lượng thì khi lập hồ sơ đòi hỏi cán bộ, công chứcphải tuân theo những quy trình, phương pháp về lập hồ sơ cụ thể là các phương pháp vềviệc mở hồ sơ; thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ; kết thúc hồ sơ

- Lập hồ sơ phải do cán bộ, công chức chuyên môn thực hiện

Hồ sơ được lập khi công việc bắt đầu và hoàn thiệc hồ sơ khi công việc kết thúc làtrách nhiệm của cán bộ, công chức chuyên môn Bởi chỉ những người trực tiếp theo dõi,giải quyết công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của mình lập hồ sơ mới hiểu được quátrình, diễn biến của sự việc từ khi công việc phát sinh đến khi công việc kết thúc Khilập hồ sơ cán bộ, công chức chuyên môn sẽ biết hồ sơ gồm những tài liệu gì do đó họ sẽ

là người thu thập, cập nhật tài liệu liên quan đến công việc đầy đủ, chính xác nhất

- Hồ sơ lập phải có chất lượng, đảm bảo các yêu cầu sau:

Hồ sơ phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị, cơ quan, tổ chức hình thành hồ sơ.

Lập hồ sơ đảm bảo yêu cầu này có nghĩa là toàn bộ hồ sơ lập ra phải phản ánhđúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị ở thời điểm mà hồ sơ đó hình thành.Những văn bản không phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị thìkhông lập hồ sơ Nếu lập hồ sơ đảm bảo yêu cầu này sẽ góp phần phản ánh đúng đắnhoạt động của cơ quan, đơn vị hình thành hồ sơ, thuận lợi cho việc tra cứu tài liệu đồngthời nâng cao chất lượng hồ sơ được lập

Các văn bản, tài liệu trong một hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hoặc trình tự giải quyết công việc.

Khi lập hồ sơ phải chú ý đến vấn đề cần giải quyết Văn bản hình thành trong quátrình giải quyết công việc có mối quan hệ mật thiết với nhau theo trình tự giải quyết vấn

đề Hồ sơ được lập đảm bảo mối liên hệ khách quan của văn bản sẽ phản ánh vấn đề, sựviệc được trọn vẹn và giữ được mối liên hệ lịch sử của chúng, do vậy sẽ giúp cho ngườinghiên cứu tra tìm, sử dụng tài liệu được dễ dàng và hoàn chỉnh

Khi đã thu thập đầy đủ văn bản, tài liệu phải xắp xếp theo một trình tự nhất địnhđảm bảo đúng diễn biến của sự việc hoặc trình tự giải quyết công việc

Các văn bản trong hồ sơ phải cùng giá trị

Trong quá trình hoạt động của mỗi cơ quan, đơn vị thường sản sinh các loại vănbản có giá trị khác nhau Do các loại văn bản có giá trị khác nhau, yêu cầu nghiên cứu,

sử dụng không giống nhau nên thời hạn bảo quản của chúng cũng không giống nhau.Xuất phát từ yêu cầu về sử dụng và bảo quản tài liệu, khi lập hồ sơ cần chú ý phân biệtgiá trị của văn bản sao cho các văn bản trong một hồ sơ phải có giá trị giống nhau haynói cách khác văn bản trong hồ sơ phải cùng giá trị Tuy nhiên, không nên hiểu yêu cầunày một cách cứng nhắc, không nên tách rời từng văn bản trong hồ sơ để xem xét giá trịcủa chúng bởi lẽ thực tế có những hồ sơ gồm nhiều văn bản có nội dung liên quan mậtthiết với nhau, cho nên toàn bộ văn bản hợp thành mới tạo nên giá trị của hồ sơ

Văn bản trong hồ sơ phải đảm bảo đúng thể thức văn bản

Hồ sơ nếu muốn có giá trị nghiên cứu và có thể làm bằng chứng pháp lý thì đòihỏi văn bản trong hồ sơ phải đảm bảo đúng thể thức văn bản do các cơ quan có thẩm

quyền quy định như các yếu tố về quốc hiệu, tên cơ quan ban hành, số và ký hiệu văn bản, địa điểm và thời gian ban hành, chữ ký của người có thẩm quyền, dấu của cơ quan

… Nếu văn bản thiếu những yếu tố trên sẽ không thể dùng làm bằng chứng pháp lý vàtrở thành sử liệu đáng tin cậy Do vậy, khi lập hồ sơ cần coi trọng đúng mức yêu cầu này,chú ý thu thập và lựa chọn những văn bản đảm bảo thể thức để đưa vào hồ sơ

Hồ sơ cần được biên mục đầy đủ và chính xác

Hồ sơ được biên mục đầy đủ, chính xác sẽ giúp cho công tác người nghiên cứunắm được thành phần và nội dung các văn bản có trong hồ sơ để tra cứu được nhanhchóng và thuận tiện đồng thời giúp cho cán bộ lưu trữ xác định được giá trị của hồ sơ

để bảo quản tài liệu

1.1.2.2 Phương pháp lập hồ sơ

a) Xây dựng Danh mục hồ sơ

Thông thường Danh mục hồ sơ do cán bộ phụ trách công tác văn thư (hoặc công tác lưu trữ) của cơ quan dự thảo, rồi gửi xuống các phòng, ban đơn vị có liên quan góp

ý kiến; trên cơ sở ý kiến đóng góp của các đơn vị, văn thư cơ quan điều chỉnh, bổ sung

và trình thủ trưởng cơ quan duyệt, ký, ban hành Tuy nhiên cũng có thể xây dựng danhmục hồ sơ bằng cách ngược lại: Từng phòng, ban, đơn vị căn cứ vào nhiệm vụ cụ thể củamình trong năm dự kiến danh mục hồ sơ của đơn vị; cán bộ phụ trách công tác văn thưhoặc lưu trữ cơ quan làm nhiệm vụ bổ sung, điều chỉnh và tổng hợp thành văn bản danhmục hồ sơ của toàn cơ quan, trình thủ trưởng cơ quan duyệt và ký ban hành

Dù được thực hiện theo cách nào thì khi xây dựng danh mục hồ sơ cũng được thựchiện qua 5 bước, cụ thể như sau:

Bước 1: Xây dựng khung đề mục, khung phân loại của Danh mục hồ sơ (có thể

xây dựng theo cơ cấu tổ chức hoặc theo lĩnh vực hoạt động của cơ quan)

Bước 2: Xác định hồ sơ cần lập, dự kiến tiêu đề hồ sơ và đơn vị, người lập.

Bước 3: Dự kiến thời hạn bảo quản hồ sơ: Căn cứ vào các văn bản hướng dẫn của

nhà nước để dự kiến thời hạn bảo quản của hồ sơ

Bước 4: Sắp xếp, đánh số và ký hiệu hồ sơ: Số và ký hiệu của hồ sơ bao gồm số

thứ tự (được đánh bằng chữ số Ả Rập) và ký hiệu (bằng chữ viết tắt) của đề mục lớn

Bước 5: Hoàn thiện dự thảo và trình ký: Bộ phận văn thư, lưu trữ trình bộ phận Văn

phòng hoặc Hành chính để trình người đứng đầu cơ quan ký ban hành vào đầu năm

Văn thư sao chụp Danh mục hồ sơ đã được ban hành gửi các cá nhân, đơn vị cóliên quan để thực hiện việc lập hồ sơ theo Danh mục

Trong quá trình thực hiện nếu có hồ sơ dự kiến chưa sát với thực tế thì kịp thờisửa đổi, bổ sung vào phần Danh mục hồ sơ của đơn vị mình để văn thư tổng hợp, bổsung vào Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức

b) Quy trình Lập hồ sơ

Lập hồ sơ được thực hiện qua 3 bước, cụ thể như sau:

Bước 1: Mở hồ sơ: Là việc lấy một tờ bìa hồ sơ và ghi những thông tin ban đầu

về hồ sơ, như: Số và ký hiệu hồ sơ; tên đề mục và tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ sơ, thời hạnbảo quản của hồ sơ theo Danh mục hồ sơ hoặc theo kế hoạch công tác

Đối với những hồ sơ có trong Danh mục hồ sơ, cán bộ, nhân viên căn cứ vào Danhmục hồ sơ đã ban hành để mở hồ sơ theo những thông tin đã có trong Danh mục hồ sơ.Đối với những hồ sơ không có trong Danh mục hồ sơ, cá nhân được giao nhiệm

vụ giải quyết công việc tự xác định các thông tin: Tiêu đề hồ sơ, số và ký hiệu hồ sơ,thời hạn bảo quản hồ sơ, người lập hồ sơ và thời gian bắt đầu để mở hồ sơ

Mỗi cá nhân khi giải quyết công việc được giao có trách nhiệm mở hồ sơ về côngviệc đó

Bước 2: Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ

Mỗi cá nhân có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất cả văn bản, tài liệu hình thànhtrong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ tương ứng đã mở, kể cả tài liệuphim, ảnh, ghi âm Cần thu thập kịp thời những văn bản, tài liệu như bài phát biểu củalãnh đạo, tham luận của các đại biểu tại hội nghị, hội thảo… bảo đảm sự toàn vẹn, đầy

đủ của hồ sơ, tránh bị thất lạc Tránh đưa văn bản thuộc hồ sơ này vào hồ sơ khác haynhững văn bản không liên quan trực tiếp, không thuộc trách nhiệm mà mình theo dõi,giải quyết vào hồ sơ

Bước 3: Kết thúc hồ sơ

Hồ sơ được kết thúc khi công việc đã giải quyết xong

Đối với những hồ sơ đã kết thúc, người lập hồ sơ có trách nhiệm: Rà soát lại toàn

bộ văn bản, tài liệu có trong hồ sơ; loại ra khỏi hồ sơ bản trùng, bản nháp; xác định lạithời hạn bảo quản của hồ sơ; chỉnh sửa tiêu đề, số và ký hiệu hồ sơ cho phù hợp; hoànthiện, kết thúc hồ sơ

Người lập hồ sơ thực hiện đánh số tờ đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản từ 05năm trở lên và viết Mục lục văn bản đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn; viếtchứng từ kết thúc đối với tất cả hồ sơ

Đối với những hồ sơ hết năm mà công việc chưa giải quyết xong, thì chưa thựchiện việc kết thúc hồ sơ, hồ sơ đó được bổ sung vào Danh mục hồ sơ năm sau

1.1.3 Yêu cầu, quy trình nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

1.1.3.1 Yêu cầu

Theo khoản 1, Điều 30 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020của Chính phủ về công tác văn thư thì hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan phải

đủ thành phần, đúng thời hạn và thực hiện theo trình tự, thủ tục quy định 09, tr15

- Đúng thành phần: Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan gồm toàn

bộ hồ sơ, tài liệu được xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên, trừ hồ sơ nguyên tắcđược dùng làm căn cứ để theo dõi, giải quyết công việc thuộc trách nhiệm của mỗi cá nhân,được cá nhân giữ và có thể tự loại hủy khi văn bản hết hiệu lực thi hành; Hồ sơ về nhữngcông việc chưa giải quyết xong; Hồ sơ phối hợp giải quyết công việc (trường hợp trùng với

hồ sơ của đơn vị chủ trì) và các văn bản, tài liệu gửi để biết, để tham khảo

- Đúng thời hạn: Hồ sơ, tài liệu khi nộp lưu vào lưu trữ phải được thực hiện theođúng thời hạn quy định Theo Luật lưu trữ năm 2011, thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu từcác đơn vị, cá nhân vào Lưu trữ cơ quan là trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việckết thúc; Đối với những hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản thì thời hạn nộp lưu là 03 tháng kể

từ ngày công trình được quyết toán 18, tr5

- Đúng trình tự, thủ tục quy định: Để hồ sơ, tài liệu được giao nộp đầy đủ, không bị thất lạc thì khi nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cần thực hiện theo đúng trình tự, thủ tục.+ Cán bộ các đơn vị sắp xếp hồ sơ theo mục lục hồ sơ nộp lưu Cán bộ lưu trữ cầnđối chiếu hồ sơ thực tế với bản mục lục hồ sơ nộp lưu, kiểm tra xem xét từng hồ sơ, những

hồ sơ chưa đạt yêu cầu phải đề nghị các đơn vị, cá nhân sửa chữa, hoàn chỉnh

+ Lập 02 bản “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và 02 bản “Biên bản giao nhận hồ

sơ, tài liệu” theo đúng mẫu quy định Đơn vị, cá nhân nộp lưu tài liệu và Lưu trữ cơ quangiữ mỗi loại 01 bản

+ Người giao và nhận cần ký, ghi rõ họ tên vào bản “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và “Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu”

1.1.3.2 Quy trình, thủ tục nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

Để việc nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan đạt hiệu quả thì khi tiến hànhnộp lưu cần thực hiện theo quy trình sau:

Bước 1: Xây dựng và ban hành Kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào lưu

trữ cơ quan Kế hoạch cần ghi rõ khối tài liệu, thời gian, địa điểm để các đơn vị có hồ

sơ, tài liệu nộp lưu có thời gian chuẩn bị để giao nộp đúng thành phần theo Kế hoạch

Bước 2: Tiến hành giao nộp hồ sơ, tài liệu

Căn cứ vào Kế hoạch đã ban hành, các đơn vị tập, cá nhân hoàn thiện việc lập hồsơ; Xác định nhũng hồ sơ có giá trị lưu trữ và thống kê thành “Mục lục hồ sơ, tài liệunộp lưu” Đối với những hồ sơ đến hạn nộp lưu nhưng cần giữ lại đơn vị để phục vụcông việc phải được sự đồng ý về thời hạn giao nộp của Thủ trưởng cơ quan

Cán bộ phụ trách công tác văn thư căn cứ vào Danh mục hồ sơ và Mục lục hồ sơ,tài liệu nộp lưu đã lập tiến hành kiểm đếm, đối chiếu hồ sơ, tài liệu theo thực tế thựchiện tiếp nhận hồ sơ, tài liệu kèm “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”; Trường hợp pháthiện thiếu hồ sơ thì yêu cầu đơn vị, cá nhân bổ sung

Bước 3: Hoàn thành thủ tục giao nộp: Hai bên tiến hành lập Biên bản giao nhận

tài liệu ghi rõ thời gian, địa điểm giao nhận, bên giao, bên nhận, tên khối tài liệu giaonộp, thời gian của tài liệu, số lượng tài liệu, tình trạng tài liệu giao nộp; Biên bản phảiđược lập thành 2 bản, mỗi bên giữ 1 bản có giá trị như nhau

Bước 4: Báo cáo kết quả thu thập Hồ sơ, tài liệu: Sau mỗi đợt thu thập hồ sơ, tài

liệu, cán bộ văn thư lập báo cáo kết quả thu thập hồ sơ, tài liệu báo cáo Chánh vănphòng về số lượng, chất lượng hồ sơ được giao nộp, khó khăn, vướng mắc, tồn tại, hạnchế … để có hướng giải quyết

1.1.4 Mục đích, ý nghĩa của lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ

Trong phạm vi từng cơ quan, việc lập hồ sơ hiện hành có ý nghĩa như sau:

- Nâng cao hiệu suất và chất lượng công tác của cán bộ, viên chức

Trong quá trình hoạt động của mỗi cơ quan, nếu tài liệu sản sinh trong quá trìnhgiải quyết công việc được sắp xếp và phân loại một cách khoa học theo từng vấn đề, sựviệc phản ánh chức năng nhiệm vụ của cơ quan và từng đơn vị tổ chức, từng bộ phận,

sẽ giúp cho việc tìm kiếm tài liệu được nhanh chóng, đầy đủ, nghiên cứu vấn đề đượchoàn chỉnh, đề xuất ý kiến và giải quyết công việc có căn cứ xác đáng và kịp thời Do

đó, góp phần nâng cao được hiệu suất và chất lượng công tác của từng cán bộ nói riêng,của cơ quan nói chung

- Giúp cơ quan, đơn vị quản lý tài liệu được chặt chẽ

Khi văn bản được lập thành hồ sơ, sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho thủ trưởng cơquan, đơn vị và cán bộ văn thư theo dõi và nắm chắc thành phần, nội dung và khốilượng văn bản của cơ quan, đơn vị mình, biết được những hồ sơ tài liệu nào cần phảibảo quản chu đáo, nắm, phát hiện được những văn bản bị phân tán, thất lạc hoặc mấtmát do cho mượn tuỳ tiện, giữ gìn được bí mật của cơ quan và Nhà nước

- Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ

Theo quy định của Luật Lưu trữ, hồ sơ, tài liệu từ các đơn vị, cá nhân sau 01 năm

kể từ ngày công việc kết thúc, đối với những hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ phải nộpvào lưu trữ cơ quan

Việc giao nộp tài liệu phải trên cơ sở hồ sơ chứ không phải là tài liệu rời lẻ Dovậy nếu công tác lập hồ sơ được làm tốt sẽ góp phần phân loại và xác định được giá trị

hồ sơ Trên cơ sở đó, cán bộ văn thư dễ dàng lựa chọn những hồ sơ có giá trị để giaonộp vào lưu trữ cơ quan Nếu hồ sơ được lập tốt sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộlưu trữ làm tốt công tác chỉnh lý và các nghiệp vụ chuyên môn khác, tránh được nhữnglãnh phí về ngân sách cho hoạt động chỉnh lý tài liệu của địa phương

1.1.5 Chất lượng và tiêu chí đánh giá chất lượng công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ

sơ vào lưu trữ

1.1.5.1 Khái niệm

Hiện nay có nhiều cách hiểu khác nhau về chất lượng Trong phạm vi của đề tàichúng tôi sử dụng cách hiểu theo tiêu chuẩn ISO 9000:2015 do Tổ chức Tiêu chuẩn hóaQuốc tế ban hành: Chất lượng là “Mức độ của một tập hợp các đặc tính vốn có của mộtđối tượng đáp ứng các yêu cầu”2.

Như vậy chất lượng lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ được hiểu làmức độ đáp ứng/thỏa mãn các nguyên tắc, quy định của công tác lập hồ sơ và nộp lưu

hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ

Tiêu chí đánh giá chất lượng công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu

trữ là những dấu hiệu, tiêu chuẩn nhất định làm cơ sở cho việc đánh giá Mỗi tiêu chíđược xem là một căn cứ để đánh giá “đạt” hay “không đạt” về chất lượng của công táclập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ ở một phương diện nhất định

- Nếu đáp ứng từ 90-100% các yêu cầu là chất lượng TỐT;

- Nếu đáp ứng từ 70-89% các yêu cầu là chất lượng KHÁ;

- Nếu đáp ứng từ 50-69% các yêu cầu là chất lượng TRUNG BÌNH;

- Nếu đáp ứng dưới 50% các yêu cầu là KHÔNG ĐẠT chất lượng 1.1.5.2 Các tiêu chí đánh giá chất lượng

Có nhiều tiêu chí đánh giá chất lượng lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưutrữ, trong phạm vi của đề tài chúng tôi tập chung vào 3 nhóm tiêu chí cơ bản sau:

Nhóm tiêu chí về quản lý công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan: Đây là nhóm tiêu chí giữ vai trò là nguyên nhân (yếu tố tác động trực tiếp)

tạo nên kết quả là chất lượng hồ sơ được lập

Có nhiều tiêu chí về quản lý công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưutrữ trong đó cần chú ý đến: Nhận thức của lãnh đạo, nhân viên văn thư, lưu trữ, côngchức chuyên môn về công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan;Ban hành văn bản quy định, hướng dẫn công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vàoLưu trữ cơ quan; Tổ chức triển khai, quán triệt văn bản quy định, hướng dẫn công táclập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; Tổ chức kiểm tra, đánh giá vàrút kinh nghiệm đối với công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ

2 http://www.vinacert.vn/chat-luong-la-gi_info.html

quan; Tổ chức, bố trí công chức làm công tác văn thư lưu trữ; Cơ sở vật chất, trang thiết

bị phục vụ công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

Nhóm tiêu chí về lập hồ sơ: Đây là nhóm tiêu chí quan trọng nhất để nâng cao

chất lượng lập hồ sơ, được thể hiện ở các tiêu chí cơ bản sau:

- Xây dựng Danh mục hồ sơ

+ Lập hồ sơ phải được tiến hành song song với quá trình giải quyết công việc;+ Lập hồ sơ phải tuân thủ theo quy trình, phương pháp lập hồ sơ;

+ Lập hồ sơ phải do cán bộ, công chức chuyên môn thực hiện;

+ Hồ sơ lập phải có chất lượng, đảm bảo các yêu cầu: Văn bản, tài liệu tập hợptrong hồ sơ phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị, cơ quan, tổ chức; Cácvăn bản, tài liệu trong một hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúngtrình tự diễn biến của sự việc hoặc trình tự giải quyết công việc; Văn bản tài liệu thu thậpvào hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng đều; Các văn bản, tài liệu trong hồ sơphải đúng thể thức theo quy định; Hồ sơ phải được hoàn thiện

Nhóm tiêu chí nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ: Để nâng cao chất lượng công

tác nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ thì cần phải quan tâm đến các tiêu chí sau:

- Đúng thành phần: Hồ sơ giao nộp vào lưu trữ phải đảm bảo đúng thành phần hồ

sơ, tài liệu nộp lưu

- Đúng thời hạn: Thời gian giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ phải đúng thời hạn theo quy định về thời hạn nộp lưu

- Đúng trình tự, thủ tục: Hồ sơ giao nộp phải đảm bảo đúng trình tự, thủ tục giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ theo quy định

(Xem Phụ lục số: 01)

Trong bảng tiêu chí đánh giá chất lượng được xây dựng, chúng tôi đặt 3 nhóm tiêuchí cơ bản với số điểm lần lượt 30 điểm – 40 điểm – 30 điểm trong thang điểm 100,tương đương tỷ lệ 30% - 40% - 30% Trong 3 nhóm tiêu chí này nhóm tiêu chí nàocũng có vai trò quan trọng để nâng cao chất lượng lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệuvào lưu trữ Tuy nhiên chúng tôi cho rằng nhóm tiêu chí về lập hồ sơ là quan trọng nhất

(chiếm 40% số điểm) bởi làm tốt hay chưa tốt nhóm tiêu chí này sẽ có ảnh hưởng trựctiếp đến chất lượng hồ sơ được lập cũng như hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào lưu trữ.

Nếu không nêu cao vai trò lập hồ sơ, cán bộ, công chức khi thực hiện nhiệm vụđược giao sẽ không nhận thức được đầy đủ trách nhiệm lập hồ sơ khi giải quyết côngviệc điều đó dễ dẫn đến chất lượng hồ sơ được lập không đạt yêu cầu thậm chí nhiềucán bộ, công chức không lập hồ sơ Không có hồ sơ hay chất lượng hồ sơ lập không tốt

sẽ có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ Như vậy,nhóm tiêu chí lập hồ sơ không chỉ mang ý nghĩa tự thân mà còn có vai trò là yếu tốnguyên nhân của chất lượng nộp lưu hồ sơ, tài liệu sau này

1.2 Cơ sở pháp lý

1.2.1 Văn bản quản lý, chỉ đạo của cơ quan quản lý nhà nước ở Trung ương

Vấn đề lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đã được quy định ở nhiềuvăn bản quy phạm pháp luật và bản hướng dẫn của các cơ quan có thẩm quyền, cụ thể:

- Luật Lưu trữ số 01/2011/QH11 ngày 11/11/2011

- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư

- Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sungmột số điều của Nghị định số 110/2004/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ vềcông tác văn thư

- Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản

lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

- Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 của Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức

- Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử

Năm 2020, Chính phủ ban hành Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của

Chính phủ về công tác văn thư, trong đó quy định “Trong quá trình theo dõi, giải quyết

công việc, mỗi cá nhân phải lập hồ sơ về công việc và chịu trách nhiệm về số lượng, thành phần, nội dung tài liệu trong hồ sơ; bảo đảm yêu cầu, chất lượng của hồ sơ theo quy định trước khi nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan”.

Trong các văn bản quản lý, chỉ đạo của cơ quan quản lý của nhà nước nêu trên cónhiều văn bản hết hiệu lực, đã đã được thay thế bằng những văn bản mới cho phù hợpvới thực tế công tác văn thư lưu trữ trong tình hình hiện nay như: Nghị định số110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư; Nghị định số09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghịđịnh số 110/2004/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư Tuynhiên trong quá trình nghiên cứu công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu giai đoạn2016-2-2020 tác giả vẫn tham khảo có đối chiếu với văn bản mới để thấy được điểmmới cần phải thực hiện theo quy định mới của Chính phủ.

1.2.2 Văn bản quản lý, chỉ đạo của UBND Thành phố và UBND Quận

- Văn bản của UBND TP Hồ Chí Minh

Chỉ thị số 19/2010/CT-UBND ngày 24/9/2010 của Chủ tịch UBND Thành phố vềtăng cường công tác quản lý Nhà nước về văn thư, lưu trữ trên địa bàn TP HCM

Quyết định số 38/2014/QĐ-UBND ngày 07/11/2014 của UBND TP HCM banhành Quy định về lập hồ sơ, chỉnh lý, số hóa tài liệu và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưutrữ cơ quan tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn TP HCM;

Chỉ thị số 11/CT-UBND ngày 11/9/2017 của UBND TP.HCM về việc tăng cườngcông tác quản lý tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn TP HCM;

Công văn số 6084/UBND-VX ngày 04/10/2017 của UBND TP HCM về triển khaithực hiện Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cườngcông tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử

Kế hoạch số 4394/KH-SNV ngày 03/11/2017 của Sở Nội vụ TP HCM về việc tổchức thực hiện Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ và Chỉthị số 11/CT-UBND ngày 11/9/2017 của Chủ tịch UBND Thành phố

Công văn số 247/UBND-VX ngày 16/01/2020 của UBND Thành phố về xây dựng

kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2020;

- Văn bản của UBND Quận 12

Kế hoạch số 419/KH-UBND ngày 21/11/2016 của UBND Quận 12 về triển khai thực hiện Quyết định số số 38/2014/QĐ-UBND ngày 07/11/2014 của UBND TP HCM

ban hành Quy định về lập hồ sơ, chỉnh lý, số hóa tài liệu và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vàoLưu trữ cơ quan tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn TP HCM;

Kế hoạch số 103/KH-UBND ngày 20 tháng 3 năm 2018 về phát triển ngành vănthư, lưu trữ Quận 12 đến năm 2025;

Quyết định số 189/QĐ-UBND ngày 09/8/2018 của UBND Quận 12 về ban hànhquy chế công tác văn thư, lưu trữ;

Kế hoạch số 1022/KH-UBND Quận 12 ngày 13/02/2020 của UBND Quận 12 thựchiện công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ và quản lý tài liệu lưu trữ năm 2020

Có thể thấy các văn bản quản lý, chỉ đạo của UBND Thành phố và UBND Quận

12 về công tác văn thư lưu trữ đã khá đầy đủ, tuy nhiên có nhiều văn bản được banhành thời gian trước đây, không còn phù hợp khi Chính phủ đã ban hành những văn bảnmới để thay thế như Quyết định số 189/QĐ-UBND ngày 09/8/2018 của UBND Quận

12 về ban hành quy chế công tác văn thư, lưu trữ Có nhiều văn bản quan trọng trongcông tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ chưa được triển khai thực hiệnnhư: Chưa xây dựng được Danh mục hồ sơ nộp lưu, Chưa xây dựng được bảng hướngdẫn công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ

Tiểu kết chương 1

Trong chương này chúng tôi chủ yếu đi vào nghiên cứu cơ sở lý luận và pháp lýcủa công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đồng thời xây dựng tiêu chíđánh giá chất lượng công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quancho UBND Quận 12, TP Hồ Chí Minh Đây là căn cứ quan trọng để chúng tôi đánh giáchất lượng công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ tại UBND Quận 12 khi tiếnhành khảo sát thực trạng công tác này tại UBND Quận 12 trong Chương 2

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ

SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ TẠIỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN 12

2.1 Khái quát chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của UBND quận 12

UBND Quận 12 là cơ quan quản lý hành chính Nhà nước cấp huyện thuộc TP HồChí Minh được công bố thành lập ngày 01 /4/1997 theo Nghị định 03/CP trên cơ sởtoàn bộ diện tích các xã Thạnh Lộc, An Phú Đông, Tân Thới Hiệp, Đông Hưng Thuận,Tân Thới Nhất, một phần xã Tân Chánh Hiệp và một phần xã Trung Mỹ Tây thuộchuyện Hóc Môn trước đây với tổng diện tích đất tự nhiên 5.274,89 ha, dân số trên622.500 người (theo kết quả Tổng điều tra dân số năm 2019)

Quận 12 nằm phía bắc TP Hồ Chí Minh có phía Bắc giáp huyện Hóc Môn; phíaĐông giáp tỉnh Bình Dương, Quận Thủ Đức; phía Nam giáp quận Tân Bình, Gò Vấp,Bình Thạnh; phía Tây giáp huyện Bình Tân; xã Bà Điểm Có 11 phường trực thuộcgồm: Thạnh Xuân, Hiệp Thành, Thới An, Thạnh Lộc, Tân Chánh Hiệp, Tân Thới Hiệp,

An Phú Đông, Trung Mỹ Tây, Tân Thới Nhất, Đông Hưng Thuận, Tân Hưng Thuận3;

có chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức chủ yếu như sau:

2.1.1 Vị trí, chức năng

UBND do HĐND bầu là cơ quan chấp hành của HĐND, cơ quan hành chính nhànước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước HĐND cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên.UBND chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản của cơ quan nhànước cấp trên và nghị quyết của HĐND cùng cấp nhằm bảo đảm thực hiện chủ trương,biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh và thực hiện cácchính sách khác trên địa bàn; Thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, gópphần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từtrung ương tới cơ sở

2.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn

Để thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, góp phần bảo đảm sự chỉđạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từ trung ương tới cơ sở,UBND Quận 12 có nhiệm vụ, quyền hạn trong mọi lĩnh vực từ kinh tế, công nghiệp,tiểu thủ công nghiệp, xây dựng, giao thông vận tải, thương mại, dịch vụ và du lịch, giáo

3 http://www.quan12.hochiminhcity.gov.vn/default.aspx

dục, y tế, xã hội, văn hoá, thông tin và thể dục thể thao, khoa học, công nghệ, tàinguyên và môi trường, quốc phòng, an ninh và trật tự, an toàn xã hội và trong việc thựchiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo, thi hành pháp luật, xây dựng chínhquyền và quản lý địa giới hành chính.

2.1.3 Cơ cấu tổ chức

UBND Quận 12 tổ chức hoạt động theo nguyên tắc tập trung dân chủ, làm việctheo chế độ thủ trưởng gồm có: 01 Chủ tịch; 02 Phó Chủ tịch và 5 Ủy viên

Hiện nay, hệ thống tổ chức của UBND Quận 12 có 12 phòng chuyên môn:

1 Văn phòng HĐND và UBND: Là cơ quan tham mưu, giúp việc, phục vụ hoạt

động của HĐND và UBND Quận 12

2 Phòng Nội vụ: Tham mưu, giúp UBND Quận 12 quản lý nhà nước về: tổ chức;

biên chế các cơ quan hành chính, sự nghiệp nhà nước; cải cách hành chính; chính quyềnđịa phương; địa giới hành chính; cán bộ, công chức nhà nước; hội, tổ chức phi chính phủ;văn thư, lưu trữ nhà nước; tôn giáo; thi đua - khen thưởng

3 Phòng Kinh tế: Có chức năng tham mưu, giúp UBND Quận 12 thực hiện quản

lý nhà nước về các lĩnh vực: tiểu thủ công nghiệp; khoa học và công nghệ; công nghiệp;thương mại; dịch vụ; quản lý năng lượng; đăng ký kinh doanh; tổng hợp, thống nhất quản

lý về kinh tế hợp tác xã, kinh tế tập thể, kinh tế tư nhân…

4 Phòng Y tế: Quản lý nhà nước về y tế trên địa bàn theo phân cấp, triển khai

thực hiện kế hoạch thanh kiểm tra hành nghề y, dược tư nhân và thanh kiểm tra vệ sinh

an tòan thực phẩm và thực hiện chính sách kế hoạch hóa gia đình trên địa bàn quận

5 Phòng Giáo dục và Đào tạo: Có nhiệm vụ là tham mưu cho Thường trực

UBND Quận 12 về công tác giáo dục

6 Phòng Tài nguyên – Môi trường: Tham mưu, thực hiện các chức năng quản

lý nhà nước về: tài nguyên đất; tài nguyên nước; tài nguyên khoáng sản; môi trường; khí

tượng, thủy văn; đo đạc và bản đồ trên địa bàn quận và thực hiện một số nhiệm vụ, quyềnhạn theo sự ủy quyền của UBND và theo quy định của pháp luật

7 Phòng Lao động Thương binh – Xã hội: Quản lý nhà nước về các lĩnh vực:

lao động; việc làm; dạy nghề; tiền lương; tiền công; bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất

nghiệp; an toàn lao động; người có công với nước; bảo trợ xã hội, Người cao tuổi; bảo

vệ và chăm sóc trẻ em; Bình đẳng giới phòng, chống tệ nạn xã hội…

8 Phòng Văn hóa – Thông tin: Tham mưu, giúp UNBD quận quản lý nhà nước

về các văn hóa, thể thao, du lịch và gia đình và lĩnh vực thông tin và truyền thông

9 Phòng Quản lý đô thị: Tham mưu, quản lý nhà nước về: xây dựng; kiến trúc;

quy hoạch xây dựng; phát triển đô thị; nhà ở; vật liệu xây dựng; giao thông; hạ tầng kỹthuật đô thị theo phân cấp quản lý, quản lý nhà sở hữu nhà nước…

10 Phòng Tài chính – Kế hoạch: Tham mưu, thực hiện quản lý về: tài chính

ngân sách, tài sản, giá, kế hoạch, đầu tư xây dựng cơ bản bằng nguồn vốn ngân sách nhànước và đầu tư bằng nguồn vốn ngoài ngân sách theo quy định của pháp luật

11 Phòng Tƣ pháp: Tham mưu, giúp UBND Quận 12 thực hiện chức năng quản

lý nhà nước về: công tác xây dựng và thi hành văn bản quy phạm pháp luật; kiểm tra, xử

lý văn bản quy phạm pháp luật; phổ biến, giáo dục pháp luật; thi hành án dân sự; chứngthực; hộ tịch; trợ giúp pháp lý; hoà giải ở cơ sở

12 Thanh tra Quận: Tham mưu, quản lý nhà nước về thanh tra, giải quyết khiếu

nại, tố cáo và phòng, chống tham nhũng; tiến hành thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo

và phòng, chống tham nhũng theo quy định của pháp luật; thực hiện nhiệm vụ, quyền hạnthanh tra hành chính trong phạm vi quản lý nhà nước của UBND quận

Ngoài ra UBND Quận 12 còn có các đơn vị sự nghiệp khác như: Trung tâm Vănhóa; Trung tâm Thể dục thể thao; Ban Bồi thường giải phóng mặt bằng …

2.2 Thành phần, nội dung tài liệu hình thành trong hoạt động quản lý của UBND Quận 12

UBND Quận 12 là cơ quan hành chính cấp huyện, chịu trách nhiệm trước HĐND

và UBND TP Hồ Chí Minh quản lý về các lĩnh vực: Chính trị Xã hội, Quốc phòng

-an ninh, xây dựng chính quyền, kinh tế, tài nguyên, môi trường, giáo dục, xây dựng,

thương mại trên địa bàn Quận 12 vì thế thành phần tài liệu hình thành trong hoạtđộng quản lý của UBND Quận 12 rất phong phú về thể loại, đa dạng về nội dung, đầy

đủ loại hình tài liệu, cụ thể có những loại tài liệu chủ yếu: Tài liệu hành chính, Tài liệukhoa học kỹ thuật và công nghệ, Tài liệu nghe nhìn với nội dung tài liệu đa dạng, phongphú chứa đựng nội dung hoạt quản lý nhà nước trên nhiều lĩnh vực khác nhau:

tài liệu về y tế, kinh tế, tài chính, tài nguyên – môi trường, quản lý đô thị, tư pháp, văn hóa – thông tin …

2.3 Thực trạng công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ tại UBND Quận 12

2.3.1 Tổ chức công tác lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

2.3.1.1 Nhận thức của lãnh đạo, cán bộ công chức về công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ

sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

Khi tiến hành khảo sát (qua phiếu khảo sát) về nhận thức của cán bộ công chứctrong công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan, chúng tôi nhận thấy cán

bộ, công chức ở đây đã có nhận thức về tầm quan trọng của công tác này trong hoạtđộng của đơn vị Có tới 71% (78/110 phiếu) người được khảo sát cho rằng công tác nàyrất quan trọng và 29% còn lại cho rằng quan trọng, điều này cho thấy phần lớn cán bộ,công chức đã có nhận thức được vai trò, tác dụng của việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơvào lưu trữ trong hoạt động của cơ quan

Hàng năm UBND Quận 12 ban hành các văn bản chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn vềcông tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ như: Xây dựng kế hoạch kiểmtra công tác văn thư lưu trữ các đơn vị trên địa bàn quận; Tổ chức kiểm tra công tác lập

hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan; Xây dựng kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệucủa các đơn vị; Tổ chức tập huấn nâng cao nghiệp vụ công tác lập hồ sơ vào giao nộp

hồ sơ vào lưu trữ (Ví dụ: Năm 2019 ban hành Kế hoạch số 6031/KH-UBND ngày03/6/2019 về tổ chức bồi dưỡng công tác văn thư, lưu trữ năm 2019)

Việc cử cán bộ tham gia các lớp tập huấn về công tác văn thư lưu trữ do Sở Nội

vụ TP Hồ Chí Minh tổ chức cũng được thực hiện

Năm 2020, có 6/12 phòng chuyên môn cử cán bộ công chức tham dự các lớp tậphuấn lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan và lớp Giaonhận và hoàn thiện hồ sơ, tài liệu tại lưu trữ cơ quan do Sở Nội vụ TP Hồ Chí Minh tổchức (phòng Thanh tra, phòng Giáo dục và Đào tạo, phòng Tài chính Kế hoạch, phòngTài nguyên Môi trường, phòng Kinh Tế, phòng Tư pháp)

Cán bộ, công chức chuyên môn người được giao giải quyết công việc trong đơn vị đã

có ý thức trong việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan Tại nhiều phòng

chuyên môn cán bộ, công chức đã thực hiện tương đối tốt công tác lập hồ sơ khi giải quyếtcông việc (Thanh tra Quận 12, phòng Tài chính – Kế hoạch, phòng Nội vụ, phòng Tư pháp).Tuy nhiên thực tế vẫn còn nhiều công chức chuyên môn trong xem nhẹ công táclập hồ sơ khi giải quyết công việc Khi khảo sát việc lập hồ sơ khi giải quyết công việcchúng tôi nhận thấy có 10% người được khảo sát cho rằng chưa thực hiện việc lập hồ sơkhi giải quyết công việc hay coi việc lập hồ sơ là trách nhiệm của nhân viên văn thư,nhân viên lưu trữ (45% cho rằng lập hồ sơ là trách nhiệm của Văn thư cơ quan, 34%cho rằng lập hồ sơ là trách nhiệm của Lưu trữ cơ quan).

Như vậy, có thể thấy lãnh đạo, cán bộ công chức UBND Quận 12 đã có sự quan tâmnhất định đến công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, tuy nhiên cóthể nhận thấy sự quan tâm đã có nhưng chưa đủ Nhiều cán bộ chuyên môn khi giải quyếtcông việc chưa lập hồ sơ hoặc lập theo hình thức đối phó, lập cho có; Nhiều phòng chuyênmôn chưa thực hiện giao nộp hồ sơ theo quy định … nhưng chưa có biện pháp xử lý Hiệnnay Văn phòng HĐND và UBND quận thực hiện theo dõi việc thực hiện của các cơ quan,

đơn vị và phối hợp phòng Nội vụ chấm điểm thi đua theo tiêu chí “6 không 4 có” đối với

các phòng chuyên môn khi kiểm tra công tác văn thư lưu trữ nhưng thực chất chỉ mang tínhhình thức Việc kiểm tra chất lượng của hồ sơ được lập không được chú ý Cán bộ chuyênmôn có lập hồ sơ hay không, lập hồ sơ có đúng hay không, hồ sơ lập có đảm bảo chấtlượng hay không … không được đề cập đến trong nội dung kiểm tra hàng năm

2.3.1.2 Ban hành văn bản quy định, hướng dẫn công tác lập và giao nộp hồ sơ, tài liệuvào Lưu trữ cơ quan

Việc ban hành văn bàn chỉ đạo công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vàolưu trữ tại UBND Quận 12 đã được thực hiện, trong đó có một số văn bản chủ yếu sau:+ Kế hoạch số 419/KH-UBND ngày 21/11/2016 của UBND Quận 12 về triển khaithực hiện Quyết định số số 38/2014/QĐ-UBND ngày 07/11/2014 của UBND TP Hồ ChíMinh ban hành Quy định về lập hồ sơ, chỉnh lý, số hóa tài liệu và nộp lưu hồ sơ, tài liệuvào Lưu trữ cơ quan tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn TP Hồ Chí Minh;

+ Công văn số 1444/UBND-NV ngày 09/03/2018 về việc triển khai thực hiện chỉthị số 35/CT-TTg ngày 07 tháng 09 năm 2017 của Chính phủ Về tăng cường công tác lập

hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử;

+ Công văn số 4394/UBND-NV ngày 14/6/2018 của Chủ tịch UBND Quận 12 về chấn chỉnh công tác văn thư, lưu trữ, quản lý tài liệu lưu trữ;

+ Quyết định số 189/QĐ-UBND ngày 09/8/2018 của UBND Quận 12 về ban hànhquy chế công tác văn thư, lưu trữ;

Căn cứ vào các văn bản chỉ đạo của UBND Quận 12, tại UBND Quận 12 các phòngchuyên môn đã ban hành các văn bản hướng dẫn công tác văn thư lưu trữ nói chung vàcông tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ nói riêng của đơn vị mình

Qua Báo cáo công tác văn thư năm 2018 các đơn vị gửi cho phòng Nội vụ, tạiUNBN Quận 12, có 9/12 phòng chuyên môn đã xây dựng và ban hành Quy chế côngtác văn thư lưu trữ; 12/12 phòng chuyên môn đã xây dựng, ban hành Danh mục hồ sơnộp lưu hàng năm Tuy nhiên chưa có đơn vị nào xây dựng được bản Hướng dẫn công

tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ (xem Phụ lục số 02).

2.3.1.3 Tổ chức triển khai, quán triệt các văn bản quy định, hướng dẫn công tác lập hồ

sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu lưu trữ cơ quan

Qua báo cáo kiểm tra công tác văn thư lưu trữ hàng năm tại UBND Quận 12,chúng tôi thấy rằng các đơn vị hiện đang triển khai văn bản quy định, hướng dẫn côngtác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu lưu trữ cơ quan phổ biến bằng hình thức dánbảng tin, chưa có phòng chuyên môn nào tổ chức được các Hội nghị chuyên đề

Khảo sát cán bộ, công chức tại các phòng chuyên môn thuộc UBND Quận 12 thì

có tới 38% người được khảo sát cho rằng đã được nghe triển khai thông qua các buổisinh hoạt chuyên môn (42/110 phiếu); 18% thông qua Hội nghị triển khai chuyên đề(20/110 phiếu); 57% thông qua các lớp tập huấn (57/110 phiếu); 6,4% (7/110 phiếu)thông qua hình thức khác như qua văn bản, họp cơ quan Số liệu giữa các báo cáo vàphiếu khảo sát có sự chênh lệnh, không khớp nhau, giải thích cho sự chênh lệch này cóthể do nhiều người không trực tiếp được nghe, nhìn thấy, đọc văn bản hướng dẫn hoặcnghe dơn vị phổ biến mà họ chỉ cảm thấy đã nghe thấy, nhìn thấy ở đâu đó Điều nàycho thấy công tác triển khai, quán triệt các văn bản quy định, hướng dẫn công tác lập hồ

sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu lưu trữ cơ quan tại UBND Quận 12 chưa tốt, cần phải tăngcường triển khai trong thời gian tới để đảm bảo mỗi các bộ, công chức khi thực hiệnnhiệm vụ nắm được nội dung của công tác này khi giải quyết công việc

2.3.1.4 Kiểm tra, đánh giá về công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữQua các báo cáo về công tác văn thư lưu trữ tại UBND Quận 12 thì việc kiểm tra,đánh giá về công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ tại UBND Quận 12

đã được thực hiện nhưng chưa thường xuyên

Hàng năm, dưới sự tham mưu của phòng Nội vụ, UBND Quận 12 đã xây dựng Kếhoạch kiểm tra công tác văn thư lưu trữ trên địa bàn quận Trong các Kế hoạch kiểm tranêu rõ Mục đích, yêu cầu; Đối tượng kiểm tra; Nội dung, thời gian, thành phần kiểmtra; Tổ chức thực hiện …Ví dụ: Năm 2019 ban hành Kế hoạch số 4936/KH-UBND-NVngày 02/05/2019 về kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ năm 2019, Kế hoạch ghi rõ:

…Nội dung kiểm tra gồm quản lý, chỉ đạo công tác văn thư lưu trữ; về tổ

chức biên chế, nhân sự làm công tác văn thư lưu trữ tại đơn vị; về tổ chức tuyên truyền, phổ biến các văn bản quy phạm pháp luật và các hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ; việc triển khai các văn bản chỉ đạo, quản lý về công tác văn thư, lưu trữ gồm: Quy chế công tác văn thư, lưu trữ; Danh mục hồ sơ cơ quan; Xây dựng ban hành kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ hàng năm; Quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu; Quy định về công tác lập hồ sơ, chỉnh lý, số hóa và giao nộ hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan; Việc thực hiện chế độ, chính sách đối với cán bộ, công chức, viên chức làm công tác lưu trữ …” [30, tr2]

Sau mỗi đợt kiểm tra phòng Nội vụ ban hành báo cáo kết quả kiểm tra gửi các đơn

vị được kiểm tra để rút kinh nghiệm đối với những lĩnh vực đã làm được và chưa làmđược trong công tác văn thư, lưu trữ

Tuy nhiên qua Kế hoạch kiểm tra được ban hành, mỗi năm trên địa bàn Quận 12chỉ có 5 cơ quan, đơn vị được kiểm tra, đối tượng trong mỗi đợt kiểm tra thông thườnggồm: 2 phòng chuyên môn, 1 đơn vị sự nghiệp và UBND 2 phường Nội dung kiểm trabao gồm toàn bộ công tác văn thư, thư trữ trong đó công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ

sơ, tài liệu vào lưu trữ là một phần nhỏ trong nội dung kiểm tra Các đợt kiểm trachuyên về công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ, kiểm tra giữa cácphòng chuyên môn trong UBND Quận 12 hay kiểm tra của các đơn vị quản lý cấp trênrất ít được thực hiện

Trong giai đoạn từ năm 2016 đến tháng 4/2019 UBND Quận 12 có 01 đợt kiểmtra về công tác văn thư lưu trữ nói chung và công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ nóiriêng của cơ quan quản lý cấp trên về công tác văn thư lưu trữ.

Trong báo cáo số 4268/BC-UBND ngày 08/4/2019 của UBND Quận 12 về Tổngkết 15 năm thực hiện Nghị định số 110/2004/NĐ-CP của chính phủ về công tác văn thư

có ghi: “ Năm 2018 tiếp đoàn kiểm tra của Chi cục Văn thư – Lưu trữ theo kế hoạch

số 22/KH-CCVTLT ngày 02/02/2018; nội dung kiểm tra công tác quản lý, chỉ đạo, hoạt động văn thư, lưu trữ ” [29, tr3].

Việc kiểm tra của bộ phận chuyên môn phụ trách công tác văn thư lưu trữ từngphòng hay kiểm tra chéo giữa các bộ phận về công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vàolưu trữ tại UBND Quận 12 chưa được thưc hiện Kết quả kiểm tra chủ yếu đánh giá việc

có hay không văn bản hướng dẫn, chưa quan tâm đến quy trình lập hồ sơ cũng như chấtlượng hồ sơ được lập … Do vậy hiệu quả công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưutrữ tại UBND Quận 12 chưa cao, chưa có biện pháp xử lý đối với trường hợp chưa lập

hồ sơ khi giải quyết công việc hoặc lập cho có, không có hiệu quả

2.3.1.5 Công tác tổ chức, bố trí công chức làm công tác Văn thư- Lưu trữ

Bộ phận văn thư cơ quan, là bộ phận có nhiệm vụ chủ yếu trong việc hướng dẫn,đôn đốc công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan ở mỗi đơn vị.Hiện nay bộ phận này tại UBND Quận 12 đang được bố trí như sau:

- Về nhân sự: Tại 12 phòng chuyên môn thuộc Quận 12 được bố trí 23 người làmcông tác văn thư lưu trữ, trong đó có 10 công chức chuyên trách công tác văn thư lưu trữthuộc 8 phòng chuyên môn

- Về trình độ chuyên môn, nghiệp vụ: Chủ yếu là trình độ đại học: 12 người(chiếm tỷ lệ 52%) trong đó được đào tạo đúng chuyên ngành là 1 người (chiếm tỷ lệ

4%) Còn lại là trình độ cao đẳng: 2 người (chiếm tỷ lệ 9%); Trung cấp: 7 người (chiếm

tỷ lệ 30%) trong đó được đào tạo đúng chuyên ngành là 3 người (chiếm tỷ lệ 13%); Sơcấp, ngắn hạn văn thư lưu trữ: 2 người (chiếm tỷ lệ 9%)

- Về độ tuổi: Chủ yếu là độ tuổi từ 31 – 40: 11 người (chiếm tỷ lệ 48%); kế tiếp là

độ tuổi từ 30 tuổi trở xuống: 8 người (chiếm tỷ lệ 35%); độ tuổi từ 41 trở lên chiếm tỷ lệ

thấp (Xem Phụ lục số: 02)

2.3.1.6 Cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tàiliệu vào lưu trữ

Trang thiết bị phục vụ công tác lập hồ sơ gồm nhiều loại khác nhau chủ yếu là bìa,hộp, cặp, giá, kệ giúp cho việc lập hồ sơ được thuận lợi, hồ sơ được bảo vệ an toàn,chống những tác nhân có hại cho hồ sơ, tài liệu

Việc trang bị trang thiết bị phục vụ công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệuvào lưu trữ tại UBND Quận 12 được tăng cường nhiều hơn so với thời gian trước đây.UBND Quận 12 đã quan tâm mua sắm các thiết bị phục vụ công tác lập hồ sơ như: Bìa

hồ sơ, cặp ba dây, các văn phòng phẩm khác có liên quan đến công tác lập hồ sơ vàgiao nộp hồ sơ vào lưu trữ Việc mua sắm, trang bị chủ yếu được thực hiện theo nhucầu của công việc Đối với trang thiết bị có giá trị lớn như giá, kệ được thực hiện theo

kế hoạch mua sắm hàng năm (thông qua dự toán được lập hàng năm) Hàng năm căn cứkhối lượng tài liệu sản sinh và nhu cầu cất giữ tài liệu, bộ phận văn thư, lưu trữ lập dựtoán kế hoạch mua sắm trong năm mới Căn cứ nhu cầu, kế hoạch mua sắm và nguồnkinh phí UBND Quận sẽ duyệt chi cho việc mua sắm trang thiết bị phục vụ công tác lập

hồ sơ, đáp ứng đủ yêu cầu phục vụ cho công việc

Trong kế hoạch số 103/KH-UBND ngày 20/3/2018 của UBND Quận 12 về Pháttriển ngành Văn thư, Lưu trữ Quận 12 đến năm 2020, tại khoản 4, Mục 3 về hệ thống

cơ sở vật chất nêu rõ:

“Ngân sách nhà nước đảm bảo kinh phí cho công tác quản lý và hoạt động

văn thư, lưu trữ theo hướng hiện đại hóa, bao gồm các nội dung:

a Đầu tư xây dựng, cải tạo, nâng cấp hệ thống kho tàng;

- Bố trí sử dụng có hiệu quả kho lưu trữ của quận;…

b Mua sắm đầy đủ trang thiết bị phụ vụ lưu trữ tại các kho lưu trữ cơ quan đảm bảo an toàn tài liệu theo quy định hiện hành ” 27, tr3.

Năm 2017, được sự chấp thuận của UBND TP Hồ Chí Minh, UBND Quận 12 đãtiến hành xây dựng kho lưu trữ đáp ứng nhu cầu giao nộp, lưu trữ tài liệu vào lưu trữ.Tuy nhiên khi khảo sát về cơ sở vật chất phục vụ công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ

sơ vào lưu trữ tại UBND Quận 12, 34% người được khảo sát cho rằng cơ sở vật chấtchưa đáp ứng yêu cầu (37/110 phiếu) Con số này lại thay đổi đối với từng phòng Nếu

tính riêng phòng Lao động Thương Binh và Xã Hội, phòng Thanh tra thì 100% ngườiđược phỏng vấn cho rằng chưa đáp ứng yêu cầu.

Theo phiếu khảo sát của Sở Nội vụ TP Hồ Chí Minh về tình hình lưu trữ tài liệu tạicác cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Trung tâm lưu trữ Thành phố (kèm theocông văn số 1436/SNV-CCVTLT ngày 29/4/2016) có tới 4/5 đơn vị được khảo sát có diệntích kho lưu trữ chưa đáp ứng yêu cầu hoặc chưa bố trí được kho lưu trữ (phòng Nội vụ,phòng Văn hóa và Thông tin, phòng Thanh Tra, phòng Lao động Thương Binh và Xã hội)

2.3.2 Hoạt động nghiệp vụ

2.3.2.1 Xây dựng danh mục hồ sơ

Theo Báo cáo cơ sở công tác văn thư năm 2018, có 12/12 phòng chuyên môn đãxây dựng được Danh mục hồ sơ

Theo phiếu khảo sát, căn cứ chủ yếu để xây dựng Danh mục hồ sơ ở các phòngchuyên môn chủ yếu dựa vào văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổchức (chiếm 43% trong tổng số phiếu được khảo sát) và Quy chế công tác văn thư, lưu trữ(chiếm 41% trong tổng số phiếu được khảo sát), một căn cứ cơ bản và quan trọng nhất là

Kế hoạch, nhiệm vụ công tác hàng năm của cơ quan lại ít được chú ý khi xây dựng Danhmục hồ sơ (chiếm 22% trong tổng số phiếu được khảo sát) Điều đó cho thấy bản thânngười được khảo sát cũng không nắm rõ các căn cứ cần thiết khi xây dựng Danh mục hồ sơhàng năm hay bản thân họ cũng không được triển khai, góp ý, lấy ý kiến khi cơ quan tiếnhành xây dựng Danh mục hồ sơ hàng năm hay thậm chí họ cũng không biết trong đơn vị cóDanh mục hồ sơ hoặc Danh mục hồ sơ là gì và được dùng để làm gì

Thực tế khảo sát có 46% người được khảo sát cho rằng đơn vị mình đã xây dựngđược Danh mục hồ sơ nhưng 69% người được khảo sát cho rằng mình đã lập hồ sơ theoDanh mục hồ sơ Điều đó cho thấy cán bộ, công chức chưa nhận thức đúng về Danhmục hồ sơ cũng như chưa căn cứ vào Danh mục hồ sơ để lập hồ sơ Thực tế cán bộ,công chức chỉ lập hồ sơ khi phát sinh công việc hay thậm chí có nhiều công chứcchuyên môn không lập hồ sơ khi giải quyết công việc

Theo quy định, mỗi năm căn cứ vào số lượng hồ sơ phát sinh, công chức chuyênmôn cần đề xuất sửa đổi bổ sung để Danh mục hồ sơ được hoàn thiện sát với thực tếcủa đơn vị Tuy nhiên hiện nay việc lập Danh mục hồ sơ ở các phòng chuyên môn

thuộc UBND Quận 12 đang xây dựng theo kiểu đối phó, để chấm điểm thi đua vào cuốinăm nên chất lượng của Danh mục hồ sơ không có.

Ví dụ: Trong Danh mục hồ sơ của Văn phòng HĐND và UBND Quận 12 đượcban hành vào năm 2016, đơn vị xây dựng chưa đầy đủ về nội dung và đúng về biểu mẫunhư: chưa nêu được những hồ sơ cơ bản của các tổ chuyên môn; thiếu thời hạn bảoquản của hồ sơ, tài liệu; không có hồ sơ dự kiến phát sinh; thiếu cột ghi chú

Một nguyên nhân quan trọng khác là UBND Quận 12 chưa xây dựng được Danhmục hồ sơ nên thiếu văn bản hướng dẫn để các đơn vị triển khai xây dựng ở đơn vịmình Lý do đưa ra là chưa có sự thống nhất giữa các phòng chuyên môn về tráchnhiệm xây dựng Danh mục hồ sơ Văn thư phòng Nội vụ cho rằng việc ban hành Danhmục hồ sơ cho UBND là nhiệm vụ của Văn phòng UBND bởi đây là cơ quan thammưu, giúp việc cho UBND, hơn nữa việc thu thập, tổng hợp dữ liệu để xây dựng Danhmục hồ sơ cũng dễ dàng hơn Tuy nhiên văn thư thuộc Văn phòng UBND Quận 12 thìcho rằng việc tham mưu công tác văn thư lưu trữ của UBND Quận 12 thuộc phòng Nội

vụ nên xây dựng Danh mục hồ sơ cho quận phải do phòng Nội vụ thực hiện

2.3.2.2 Lập hồ sơ

- Trách nhiệm lập hồ sơ:

Khi khảo sát về trách nhiệm lập hồ sơ của đơn vị, chúng tôi nhận thấy còn nhiềucông chức, viên chức cho rằng đó là nhiệm vụ của Văn thư cơ quan và Lưu trữ cơ quan(34% người được khảo sát cho rằng lập hồ sơ là trách nhiệm của Văn thư cơ quan, 45%người được khảo sát cho rằng lập hồ sơ là trách nhiệm của Lưu trữ cơ quan) Điều nàyảnh hưởng rất nhiều đến chất lượng của hồ sơ, bởi nếu cán bộ, công chức khi lập hồ sơkhông xác định được trách nhiệm vụ mình dẫn đến thiếu trách nhiệm trong lập hồ sơ thìviệc thẩm định chất lượng để bổ sung hoàn chỉnh hồ sơ đối với lưu trữ hiện hành trởnên rất khó khăn (hay không thể làm được) vì cán bộ lưu trữ dù họ là người có nghiệp

vụ trong công tác văn thư lưu trữ nhưng không thể nắm hết cụ thể nội dung, trình tự giảiquyết của từng công việc cụ thể nên sẽ không thể thu thập, hoàn thiện được hồ sơ đảmbảo chất lượng

- Việc lập hồ sơ nguyên tắc: