Tổ chức công tác lưu trữ tại các trường cao đẳng trên địa bàn thành phố hồ chí minh

Tuy nhiên công tác lưu trữ còn chưa đáp ứng được nhucầu khai thác, sử dụng tài liệu cũng như bảo quản những tài liệu có giá trị.Ba là, với tình hình thực tế, việc tổ chức và hoạt động tr

hoàn toàn trung thực, có nguồn gốc rõ ràng, không sao chép nguyên văn bất

kỳ công trình nghiên cứu nào đã được công bố.

……, ngày ….tháng… năm 2020

Tác giả luận văn

Nguyễn Văn Chì

Tôi xin trân trọng cảm ơn sự giúp đỡ của các cán bộ, viên chức làm công việc văn thư - lưu trữ cùng ban lãnh đạo tại 8 trường cao đẳng mà tôi trực tiếp khảo sát và lấy số liệu thực tế, các đồng chí, đồng nghiệp trong cơ quan đã tạo điều kiện cho tôi hoàn thành luận văn.

Đặc biệt, tôi xin cảm ơn TS Đỗ Văn Học người thầy đã tận tình chỉ dẫn

và giúp đỡ tôi trong suốt quá trình nghiên cứu để hoàn thành luận văn.

Trong suốt quá trình hoàn thành luận văn, bên cạnh sự nỗ lực của bản thân để tìm hiểu và nghiên cứu, còn có sự kế thừa, tổng hợp tài liệu của các nhà nghiên cứu đi trước, nhưng chắc chắn luận văn không tránh khỏi những thiếu sót, rất mong nhận được những ý kiến góp ý xây dựng để luận văn được hoàn thiện hơn.

Xin trân trọng cảm ơn.

BGDĐT Bộ Giáo dục và đào tạo

CB-GV-NV Cán bộ, giảng viên, nhân viên

CTCT-HSSV Công tác Chính trị - Học sinh Sinh viên

KT&ĐBCL Khảo thí và Đảm bảo chất lượng

QLKH-HTQT Quản lý Khoa học - Hợp tác Quốc tế

Sở LĐTB&XH Sở Lao động Thương binh và Xã hội

Sở GD&ĐT Sở Giáo dục và Đào tạo

TC-HC-TH Tổ chức – Hành chính – Tổng hợp

MỤC LỤC

Trang phụ bìa

Lời cam đoan

Lời cảm ơn

Danh mục các chữ viết tắt

MỞ ĐẦU……… 1

Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ CƠ SỞ PHÁP LÝ VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC LƯU TRỮ ……….7

1.1 Cơ sở lý luận về tổ chức công tác lưu trữ ……… 7

1.1.1 Một số khái niệm ……… ……7

1.1.2 Tổ chức công tác lưu trữ … ……… … 9

1.2 Cơ sở pháp lý về tổ chức công tác lưu trữ ……… 14

1.2.1 Quy định của Nhà nước ……… ……… 14

1.2.2 Quy định của UBND và Sở Nội vụ thành phố Hồ Chí Minh … … 15

1.2.3 Quy định của một số trường cao đẳng …… ……… ……… 16

1.3 Thành phần, nội dung tài liệu hình thành trong hoạt động của các trường cao đẳng ……… ……… 16

1.3.1 Thành phần tài liệu của trường cao đẳng ……… ……… 16

1.3.2 Nội dung tài liệu hình thành trong hoạt động của trường cao đẳng… 17

1.3.3 Giá trị của tài liệu lưu trữ đối với trường cao đẳng ……… 18

Tiểu kết chương 1……… ……… 20

Chương 2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI CÁC TRƯỜNG CAO ĐẲNG TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH… 21

2.1 Khái quát về các trường cao đẳng trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh……… ………….21

2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn cơ cấu tổ chức của trường cao đẳng …… ….… 22

2.2.1 Nhiệm vụ quyền hạn ……….22

2.2.2 Cơ cấu tổ chức ……….………….23

2.3 Thực trạng tổ chức công tác lưu trữ tại các trường cao đẳng trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh ……… ……… 23

2.3.1 Tổ chức hoạt động quản lý 23

trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh ……… ………… ………37

2.4.1 Ưu điểm……… …… 37

2.4.2 Hạn chế của tổ chức công tác lưu trữ tại các trường ………38

2.4.3 Nguyên nhân của những hạn chế ……… ………42

Tiểu kết chương 2 ……… ………43

Chương 3 GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI CÁC TRƯỜNG CAO ĐẲNG TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH……….…… 44

3.1 Yêu cầu phải đổi mới công tác lưu trữ tại các trường cao đẳng ……… 44

3.1.1 Yêu cầu phát triển của các trường cao đẳng trong hệ thống giáo dục quốc dân ……….44

3.1.2 Yêu cầu đổi mới, hội nhập đáp ứng nhu cầu của xã hội ……… … 45

3.1.3 Yêu cầu đối với hoạt động chuyên môn và quản lý của các trường cao đẳng ………46

3.1.4 Yêu cầu đổi mới để quản lý và sử dụng tài liệu liệu lưu trữ hiệu quả……… 46

3.2 Một số giải pháp ……… ……… 47

3.2.1 Nhóm giải pháp về hoạt động quản lý…… ……….48

3.2.2 Nhóm giải pháp về hoạt động chuyên môn nghiệp vụ …… …… …51

Tiểu kết chương 3 ……… ……58

Kết luận ……… ………59

Tài liệu tham khảo ……… 61

Phụ lục ………66

Hai là, trong quá trình hoạt động của các trường cao đẳng, một khối lượng tàiliệu lớn đã sản sinh ra và có giá trị nhiều mặt đối với các hoạt động của Nhà trường,của sinh viên, của xã hội Tuy nhiên công tác lưu trữ còn chưa đáp ứng được nhucầu khai thác, sử dụng tài liệu cũng như bảo quản những tài liệu có giá trị.

Ba là, với tình hình thực tế, việc tổ chức và hoạt động trong công tác lưu trữcủa các trường cao đẳng trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh, trong đó có trườngcông lập và trường tư thục hiện nay còn nhiều tồn tại Việc tổ chức công tác lưu trữcòn chưa đáp ứng được yêu cầu, thể hiện ở việc bố trí cán bộ chưa hợp lý, một sốtrường chưa có kho lưu trữ riêng, trang thiết bị bảo quản tài liệu còn thiếu, tài liệucòn nằm rải rác ở nhiều phòng, ban, đơn vị trong trường do các đơn vị tự quản lýbảo quản tài liệu Tài liệu hiện nay chưa được quản lý tập trung, thống nhất, do đókhi có nhu cầu tra tìm tài liệu thì gặp nhiều khó khăn

Từ việc đánh giá thực trạng tổ chức công tác lưu trữ tại các trường cao đẳng,tìm ra những nguyên nhân và đề xuất những giải pháp phù hợp với tình hình thực tế,nhằm hoàn thiện, nâng cao hiệu quả hoạt động tổ chức công tác lưu trữ là vấn đềcần thiết và cấp bách để bảo quản an toàn tài liệu có giá trị hình thành trong các

trường cao đẳng Chính vì vậy, việc tác giả chọn đề tài: “Tổ chức công tác lưu trữ

tại các trường Cao đẳng trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh” để làm luận văn

thạc sĩ của mình là rất cần thiết

2 Tổng quan tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài

Qua quá trình thực hiện luận văn thạc sĩ, tôi đã tham khảo và học tập được một số kinh nghiệm từ các công trình như sau:

- Một số luận văn thạc sĩ liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ trong trườnghọc:

1 Hoàng Văn Thanh, (năm 2010) “Công tác lưu trữ trong các trường Cao

đẳng: Thực trạng và giải pháp”, tác giả đã thông qua việc nghiên cứu lý luận, pháp

lý của công tác lưu trữ; nghiên cứu chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức củatrường cao đẳng; khảo sát, đánh giá tình hình thực tế về công tác lưu trữ hướng tớiviệc nghiên cứu và đề xuất một số giải pháp tối ưu nhằm nâng cao hiệu quả công táclưu trữ trong các trường cao đẳng

2 Lê Phương Bình, (năm 2016), “Giải pháp nâng cao chất lượng công tác

văn thư, lưu trữ tại các trường cao đẳng công lập thuộc thành phố Hồ Chí Minh”,

trên cơ sở nghiên cứu thực trạng về công tác văn thư, lưu trữ tại một số trường caođẳng công lập thuộc thành phố Hồ Chí Minh, từ đó đề xuất một số giải pháp nhằmhoàn thiện và nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ tại các trường Cao đẳngcông lập thuộc thành phố Hồ Chí Minh

3 Nguyễn Thị Mai Sa (năm 2019) “Tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ tại

trường Đại học Sài Gòn”, trên cơ sở nghiên cứu lý luận và pháp lý về công tác lưu

trữ, tác giả đánh giá thực trạng công tác tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ tại trườngĐại học Sài Gòn, từ đó đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng và hiệuquả công tác tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ nhằm phục vụ lãnh đạo, quản lý hoạtđộng của trường đại học Sài Gòn

- Ngoài ra còn có một số sách về lưu trữ như:

+ Phan Đình Nham - Bùi Loan Thùy (2015), Lưu trữ học đại cương Nxb Đại

học Quốc gia TP HCM

+ Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn

Thâm (1990), Lý luận và thực tiễn công tác Lưu trữ, Nxb Đại học và Giáo dục

chuyên nghiệp , Hà Nội

- Một số báo, tạp chí, bài viết tham luận:

+ Pham Đình Nham, “Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ trong thời kỳ đổi mới

đất nước”, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 1/1994.

+ Vũ Thị Phụng, “Giá trị của tài liệu lưu trữ và trách nhiệm của các cơ quan

lưu trữ Việt Nam”, Kỷ yếu hội thảo khoa học quốc tế “Phát huy giá trị tài liệu lưu

trữ phục vụ sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc”, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, Hà Nội, tháng 4/2008

- Đối với những công trình nghiên cứu khác

+ Công trình hành chính: Luận văn chuyên ngành Quản lý công, Học viện

Hành chính thành phố Hồ Chí Minh về “Quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ

tại các trường cao đẳng công lập ở thành phố Hồ Chí Minh”, năm 2013 của tác giả

Nguyễn Thị Ái Chi

Trong những công trình đã được nghiên cứu trước, nhiều tác giả như: tác giảHoàng Văn Thanh đã làm rõ hơn nhận thức về công tác lưu trữ trong hoạt động củacác trường cao đẳng; tác giả Lê Phương Bình, nâng cao chất lượng công tác văn thư,lưu trữ tại các trường cao đẳng công lập thuộc thành phố Hồ Chí Minh; tác giảNguyễn Thị Ái Chi, nhằm hoàn thiện công tác quản lý nhà nước đối với công tác lưutrữ tại các trường cao đẳng công lập thuộc thành phố Hồ Chí Minh Các tác giả nêutrên đều hướng tới nghiên cứu công tác lưu trữ trong phạm vi đối các trường caođẳng công lập

Đối với đề tài luận văn “Tổ chức công tác lưu trữ tại các trường cao đẳngtrên địa bàn Thành phồ Hồ Chí Minh”, tôi đang hướng tới nghiên cứu tổ chức côngtác lưu trữ không chỉ đối với các trường cao đẳng công lập mà còn nghiên cứu khảosát cả các trường cao đẳng tư thục mà những tác giả trước chưa đề cập tới Vì thế,

đề tài luận văn mà tôi lựa chọn ở đây là đề tài mới, không có sự trùng lắp với bất kỳcông trình nào đã có từ trước

3 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu

3.1 Mục tiêu

Xác định được thực trạng tổ chức công tác lưu trữ tại các trường cao đẳngtrên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh

Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả trong tổ chức công tác lưutrữ tại các trường cao đẳng trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh.

3.2 Nhiệm vụ nghiên cứu

Nghiên cứu cơ sở lý luận, pháp lý về tổ chức công tác lưu trữ; chức năng,nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của trường cao đẳng

Khảo sát thực tế tại một số trường cao đẳng về tổ chức công tác lưu trữ (tổ

chức bộ phận lưu trữ, bố trí cán bộ, kho tàng, trang thiết bị, ban hành quy chế văn thư, lưu trữ, kiểm tra, đánh giá công tác lưu trữ); khảo sát việc thực hiện các nghiệp

vụ lưu trữ (thu thập, bổ sung tài liệu, xác định giá trị tài liệu, bảo quản an toàn tài

liệu, thống kê xây dựng hệ thống công cụ tra cứu, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ)

từ đó đánh giá những ưu điểm, tồn tại công tác này

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

4.1 Đối tượng nghiên cứu

Công tác lưu trữ tại các trường cao đẳng trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minhnhư: về nhân sự, công tác hướng dẫn, kiểm tra, đánh giá, tài liệu lưu trữ, cơ sở vậtchất, trang thiết bị phục vụ lưu trữ

4.2 Phạm vi nghiên cứu

Thực hiện nghiên cứu, khảo sát từ 6 đến 10 trường cao đẳng trên địa bànthành phố Hồ Chí Minh, trong đó chọn một số trường cao đẳng công lập và một sốtrường cao đẳng tư thục để khảo sát

Trong 45 trường Cao đẳng trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh [phụ lục số02], tác giả chọn 8/45 trường để khảo sát với những tiêu chí như sau:

- Những trường Cao đẳng có bề dày lịch sử hình thành và hoạt động trên 30,đào tạo có uy tín, chất lượng đáp ứng nhu cầu của xã hội

- Một số trường dưới sự quản lý của các sở, ngành khác nhau, như: TrườngCao đẳng Nghề, Trường Cao đẳng Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh, Trường Caođẳng Lý Tự Trọng Thành phố Hồ Chí Minh dưới sự quản lý của Sở Lao động –Thương binh và xã hội; Trường Cao đẳng Giao thông Vận tải Thành phố Hồ ChíMinh dưới sự quản lý của Sở Giao thông vận tải Thành phố Hồ Chí Minh; TrườngCao đẳng Văn hóa Nghệ thuật Thành phố Hồ Chí Minh dưới sự quản lý của Sở Văn

hóa và thể thao, cùng một số trường cao đẳng tư thục để so sánh giữa trường cônglập và trường tư thục, đây cũng là nguồn tài liệu phong phú, đa dạng trong hoạtđộng đào tạo, nghiên cứu

- Ngoài ra một số trường Cao đẳng công lập còn nằm trong danh mục nộp,lưu hồ sơ lưu trữ có giá trị thời hạn bảo quản vĩnh viễn về Trung tâm Lưu trữ lịch sửThành phố

Các trường được khảo sát thực tế, gồm:

- Trường Cao đẳng công lập: Trường Cao đẳng Nghề Thành phố Hồ ChíMinh; Trường Cao đẳng Giao thông vận tải Thành phố Hồ Chí Minh; Trường Cao

đẳng Lý Tự Trọng Thành phố Hồ Chí Minh; Trường Cao đẳng Kinh tế Thành phố

Hồ Chí Minh; Trường Cao đẳng Văn hóa Nghệ thuật Thành phố Hồ Chí Minh

- Trường Cao đẳng tư thục: Trường Cao đẳng Kinh tế - Công nghệ TP HCM;Trường Cao đẳng Viễn Đông TP HCM; Trường Cao đẳng Thực hành FPT tại TP HCM

Về không gian: Đề tài thực hiện nghiên cứu về công tác tổ chức và hoạt độnglưu trữ, về nhân sự, cơ sở vật chất, trang thiết bị, khối tài liệu lưu trữ của các trường cao đẳng trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh

Về thời gian: khảo sát công tác lưu trữ kể từ năm 2015 đến năm 2019

5 Phương pháp nghiên cứu

Để thực hiện đề tài này, tác giả kết hợp sử dụng các phương pháp như:

- Phương pháp luận của lưu trữ học: Nguyên tắc tính Đảng, nguyên tắc lịch

sử, nguyên tắc toàn diện, tổng hợp khi xem xét những vấn đề thành phần, nội dung tàiliệu, cơ sở lý luận vào việc xác định giá trị tài liệu, thu thập, bổ sung, phân loại và xâydựng công cụ tra cứu cũng như trong việc tìm ra các giải pháp đổi mới để

nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ đối với các trường cao đẳng

- Phương pháp phân tích: Vận dụng phương pháp này để tìm hiểu chức năng,nhiệm vụ, quyền hạn của trường cao đẳng để xác định nguồn gốc hình thành và nội dung cơ bản của tài liệu lưu trữ tại các trường cao đẳng

- Ngoài ra tác giả còn sử dụng phương pháp điều tra bằng bảng câu hỏi để khảo sát thực tế; phương pháp phỏng vấn tác giả tiếp nhận được những thông tin từ

những cán bộ, viên chức, người lao động trực tiếp làm công tác lưu trữ, các giảng viên và lãnh đạo nhà trường về tình hình thực tế công tác lưu trữ tại trường.

- Phương pháp hệ thống, so sánh, phân tích nghiên cứu khảo sát, phỏng vấn trực tiếp, gián tiếp…

Tác giả còn sử dụng phương pháp thống kê số lượng hồ sơ, tài liệu, trangthiết bị phục vụ công tác lưu trữ, tổng hợp những báo cáo, số liệu đã thu thập được

để lập bảng biểu so sánh một số trường cao đẳng

6 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài

Giúp ban lãnh đạo và cán bộ lưu trữ nhận ra tầm quan trọng của lưu trữ về sựphát triển của nhà trường nói riêng và các cơ quan, tổ chức nói chung

7 Bố cục của luận văn

Ngoài lời mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo, phụ lục, nội dung luận văn gồm ba chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận và cơ sở pháp lý về tổ chức công tác lưu trữ

Chương 2: Thực trạng tổ chức công tác lưu trữ tại các trường Cao đẳng trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh

Chương 3: Các giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động tổ chức công tác lưu trữ tại các trường Cao đẳng trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh

Tổ chức là quá trình sắp xếp và bố trí các công việc, giao quyền hạn và phânphối các nguồn lực của tổ chức sao cho chúng đóng góp một cách tích cực và cóhiệu quả vào mục tiêu chung của cơ quan Theo Từ điển Bách khoa Việt Nam: Tổchức là “hình thức tập hợp, liên kết các thành viên trong xã hội (cá nhân, tập thể)nhằm đáp ứng yêu cầu, nguyện vọng, lợi ích của các thành viên, cùng nhau hànhđộng vì mục tiêu chung” [52]

1.1.1.2 Khái niệm công tác lưu trữ

Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của nhà nước bao gồm tất cảnhững vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học, bảoquản và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ phục vụ công tácquản lý, công tác nghiên cứu khoa học lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác củacác cơ quan, tổ chức, cá nhân [59]

Công tác lưu trữ ra đời do đòi hỏi khách quan của việc quản lý, bảo quản và

tổ chức sử dụng tài liệu để phục vụ xã hội Vì vậy, công tác lưu trữ được tổ chức ởtất cả các quốc gia trên thế giới và là một trong những hoạt động được các nhà nướcquan tâm

Công tác lưu trữ bao gồm những vấn đề cơ bản sau: nghiên cứu, triển khai vàthực hiện các biện pháp quản lý nhà nước về lưu trữ; thực hiện các nghiệp vụ về lưutrữ; nghiên cứu khoa học về lưu trữ

1.1.1.3 Khái niệm tài liệu lưu trữ

Tài liệu lưu trữ là kết quả hoạt động của một pháp nhân cụ thể, có nguồn gốc

là tài liệu văn thư, nhưng không phải tất cả tài liệu văn thư nào đều trở thành tài liệulưu trữ, mà chỉ gồm những tài liệu có ý nghĩa chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học,lịch sử Hiện nay, những tài liệu được lựa chọn để lưu trữ được coi là di sản của dântộc, có giá trị đặc biệt đối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc Việc Nam xã

hội chủ nghĩa Theo Từ điển lưu trữ Việt Nam (1992), tài liệu lưu trữ là những tài

liệu có giá trị được lựa chọn từ trong toàn bộ khối tài liệu hình thành trong hoạtđộng của các cơ quan, đoàn thể, xí nghiệp và cá nhân được bảo quản cố định trongcác lưu trữ để khai thác phục vụ các mục đích chính trị, văn hóa, khoa học, lịch

sử, của toàn xã hội

Điều 2, khoản 3 Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 quy định

“Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoahọc, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính;trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợppháp”

Có thể rất nhiều định nghĩa về tài liệu lưu trữ, theo tác giả thống nhất sử dụng khái niệm: “Tài liệu lưu trữ là những tài liệu có giá trị được lựa chọn từ trong toàn bộ khối tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức và được bảo quản trong kho lưu trữ để khai thác phục vụ” [36] 1.1.1.4 Khái niệm tổ chức công tác lưu trữ

Tổ chức công tác lưu trữ là toàn bộ công việc liên quan đến tổ chức quản lýnhằm giữ gìn an toàn tài liệu Phông lưu trữ và phục vụ nghiên cứu, sử dụng tài liệu

Tổ chức công tác lưu trữ là tập hợp các biện pháp nhằm tổ chức khoa học,bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng hiệu quả tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạtđộng của cơ quan, tổ chức hay doanh nghiệp

1.1.2 Tổ chức công tác lưu trữ

1.1.2.1 Nguyên tắc tổ chức công tác lưu trữ

Khi xây dựng tổ chức tài liệu lưu trữ ở trường cao đẳng phải đảm bảo đượcnguyên tắc quản lý tập trung thống nhất

Tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ phải đáp ứng nguyên tắc sử dụng hiệu quảnguồn lực đầu tư cho hoạt động lưu trữ đó là nguồn lực về con người, nguồn lực về

cơ sở vật chất

Tổ chức công tác lưu trữ ở trường cao đẳng phải đáp ứng nguyên tắc tạo điềukiện thuận lợi cho việc sử dụng tài liệu lưu trữ

1.1.2.2 Nội dung của tổ chức công tác lưu trữ

a) Tổ chức bộ phận quản lý công tác lưu trữ

Bộ phận quản lý công tác lưu trữ là một bộ phận không thể thiếu trong cơ cấu

tổ chức của một cơ quan Bộ phận quản lý công tác lưu trữ có chức năng giúp lãnhđạo quản lý công tác lưu trữ trong cơ quan bằng việc thực hiện các nhiệm vụ cụ thểnhư: Xây dựng những văn bản quy định về công tác lưu trữ trong cơ quan; quản lý

và thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của cơ quan; đề xuất cácphương án đào tạo, bồi dưỡng cán bộ lưu trữ cho cơ quan và hàng năm báo cáo tìnhhình thực hiện công tác lưu trữ trong cơ quan, lập kế hoạch thực hiện công tác lưutrữ của cơ quan trong thời gian tới

Tại cơ quan trường cao đẳng: tổ chức bộ phận quản lý công tác lưu trữ cơquan được đặt trong phòng Tổ chức – Hành chính được thể hiện theo quy định chứcnăng, nhiệm vụ, quyền hạn của đơn vị, quy chế công tác văn thư, lưu trữ cơ quan

b) Tổ chức tuyển dụng và bố trí nhân sự làm công tác lưu trữ

Cán bộ là nhân tố đóng vai trò quan trọng trong công tác văn thư, lưu trữ ởcác cơ quan Trình độ của cán bộ lưu trữ có tác động trực tiếp đến phương pháp,cách thức tổ chức khoa học tài liệu trong kho lưu trữ cơ quan Cán bộ có trình độchuyên môn nghiệp vụ cao sẽ tìm ra phương pháp phân loại và sắp xếp tài liệu của

cơ quan một cách khoa học hợp lý, dễ tra tìm Ngược lại trình độ cán bộ chuyênmôn thấp sẽ ảnh hưởng không tốt đến cách phân loại và sắp xếp tài liệu của cơ quanảnh hưởng đến hiệu quả của công tác khai thác và sử dụng tài liệu Chính vì vậy,việc tuyển dụng và bố trí cán bộ làm công tác lưu trữ ở cơ quan là một việc làm cầnthiết cần được sự quan tâm trực tiếp sát sao của lãnh đạo văn phòng và lãnh đạo cơquan.

Theo Thông tư số 13/2014/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội

vụ quy định mã số và tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp viên chức chuyên ngànhlưu trữ, được áp dụng đối với viên chức chuyên ngành lưu trữ làm việc trong cácđơn vị sự nghiệp công lập Tại Điều 2 Điều 3 Thông tư quy định cụ thể về hạngchức danh nghề nghiệp và tiêu chuẩn chung về đạo đức nghề nghiệp của viên chứcchuyên ngành lưu trữ

c) Xây dựng kho tàng trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ

Tài liệu lưu trữ là di sản văn hóa của dân tộc cần phải được bảo quản an toàn,tránh hư hỏng, mất mát

Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007 của Bộ Nội vụ về hướng dẫnkho lưu trữ chuyên dụng, hướng dẫn yêu cầu các thông số kỹ thuật về kho lưu trữchuyên dụng

Tại các lưu trữ cơ quan, việc xây dựng kho tàng, mua sắm các trang thiết bịphục vụ cho công tác bảo quản tài liệu phụ thuộc vào sự quan tâm của lãnh đạo cơquan và cán bộ quản lý văn phòng đối với công tác lưu trữ Tuy nhiên, mặc dù hầuhết các lưu trữ hiện hành đều chưa xây dựng được kho lưu trữ chuyên dụng nhưngcũng đã có đầy đủ các trang thiết bị như; giá, tủ, hộp, cặp, hệ thống điều hoà nhiệuđộ… đảm bảo ở mức tương đối yêu cầu bảo quản tài liệu ở giai đoạn hiện hành

d) Ban hành văn bản quy định và hướng dẫn về công tác lưu trữ

Một trong những yếu tố làm căn cứ pháp lý cho việc thực hiện nguyên tắcquản lý tập trung, thống nhất về công tác lưu trữ trong toàn quốc là hệ thống vănbản quy phạm pháp luật của ngành lưu trữ Hiện nay, nhà nước ta đã xây dựng vàban hành một hệ thống văn bản quy phạm pháp luật tương đối đầy đủ về công táclưu trữ, cụ thể như:

Trước khi có Luật Lưu trữ thì văn bản có giá trị pháp lý cao nhất ngành lưutrữ là Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia số 34/2001/PL-UBTVQH ngày 04/4/2001 của Ủyban thường vụ Quốc hội

Năm 2011, Quốc hội ban hành Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13; đây là bộLuật cho ngành lưu trữ Việt Nam được thể hiện đầy đủ các Điều, khoản thực hiệncác nghiệp vụ công tác lưu trữ Một số các văn bản như Thông tư, hướng dẫn của

Bộ Nội vụ cũng được ban hành để hướng dẫn thực hiện cho hoạt động lưu trữ đượcthống nhất, hiệu quả

Tại các cơ quan, tổ chức ngoài việc tuân theo những quy định của những vănbản trên cần phải thực hiện những quy định cụ thể của cơ quan ban hành Những cơquan được lãnh đạo quan tâm sát sao đến công tác lưu trữ thường ban hành nhữngquy chế, quy định một số điều cụ thể về quản lý công tác lưu trữ, việc thực hiện cácnghiệp vụ lưu trữ và trách nhiệm của các cán bộ, công chức, viên chức cơ quan đốivới công tác lưu trữ

e) Kiểm tra, đánh giá hoạt động công tác lưu trữ

Thanh tra, kiểm tra là khâu quan trọng trong việc thực hiện chức năng quản

lý nhà nước của mỗi cơ quan Thanh tra, kiểm tra có mục đích, ý nghĩa như:

- Thanh tra, kiểm tra việc thực hiện các quy định của văn bản nhà nước trong thực tế xem có chính xác không, cần chỉnh sửa, bổ sung gì không

- Thanh tra kiểm tra để phát huy những điểm tích cực, kịp thời phát hiệnnhững sai lệch (nếu có), từ đó tìm biện pháp khắc phục cho phù hợp với tình hình thực tếcủa từng cơ quan, đơn vị cụ thể

Công tác thanh tra, kiểm tra được tiến hành thường xuyên liên tục theo định

kỳ và trong những trường hợp cần thiết thì tiến hành kiểm tra đột xuất

Đối với lưu trữ cơ quan các trường cao đẳng trên địa bàn thành phố Hồ ChíMinh chịu sự thanh tra, kiểm tra của Chi cục Văn thư – Lưu trữ thành phố Hồ ChíMinh

f) Tổ chức hoạt động nghiệp vụ công tác lưu trữ: thu thập, bổ sung tài liệulưu trữ; phân loại, chỉnh lý khoa học kỹ thuật tài liệu; xác định giá trị tài liệu; công

cụ tra cứu tài liệu; bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ; tổ chức khai thác và sử dụng tàiliệu lưu trữ; thống kê, kiểm tra tài liệu.

1.1.2.3 Mục đích của tổ chức công tác lưu trữ

Tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ nhằm giữ gìn an toàn tài liệu của các phônglưu trữ, góp phần giữ gìn tài liệu phông lưu trữ cơ quan Đó chính là giữ gìn mộtphần di sản văn hóa của nhân loại

Phục vụ việc nghiên cứu, sử dụng tài liệu vào các mục đích chính đáng củacác cơ quan và công dân nhằm phát huy các giá trị của tài liệu lưu trữ

Các cơ quan cần thực hiện tốt công tác lưu trữ để phục vụ thiết thực cho việckhai thác giải quyết công việc trước mắt, lâu dài Đồng thời đây là nguồn sử liệuquý giá để giới thiệu lịch sử hoạt động của cơ quan

1.1.2.4 Vai trò của tổ chức công tác lưu trữ của các trường cao đẳng

- Đối với hoạt động đào tạo

Giúp cho lãnh đạo nhà trường trong việc quản lý tài liệu lưu trữ giấy, tài liệuđiện tử được thống nhất, khoa học và đầy đủ những thông tin liên quan đến công tácđào tạo của trường

Công tác lưu trữ có vai trò phục vụ công tác công tác báo cáo, thống kê sốlượng, chất lượng đào tạo hàng năm; sơ kết, tổng kết, đánh giá kết quả đã thực hiệntrong hoạt động đào tạo để từ đó có cơ sở định hướng, điều chỉnh cho phù hợp với

sự phát triển của trường

Nhằn cung cấp, đối chiếu kết quả học tập, văn bằng, chứng chỉ cho học sinh,sinh viên trong quá trình học tập tại trường

Cung cấp những số liệu xác thực trong quá trình mở ngành đào tạo

Phục vụ lãnh đạo nhà trường, cán bộ, giảng viên, học sinh, sinh viên trongviệc tra tìm tài liệu được nhanh chóng, chính xác và hiệu quả

- Đối với hoạt động nghiên cứu khoa học và hợp tác quốc tế

Giúp lãnh đạo trường quản lý thống nhất, khoa học đối với tài liệu trong hoạtđộng nghiên cứu khoa học với những đề tài: cấp nhà nước; cấp bộ, ngành; cấp cơ sở

Giúp nhà trường quản lý tài liệu giấy, tài liệu phim ảnh, ghi âm trong các cuộc hội thảo khoa học của nhiều cấp khác nhau

Nhằm đáp ứng những yêu cầu của lãnh đạo nhà trường, cán bộ, giảng viên,học sinh, sinh viên khi cần thiết tra tìm tài liệu phục vụ cho việc nghiên cứu, giảngdạy và học tập trong nhà trường

Đáp ứng cung cấp số liệu, báo cáo, thống kế trong công tác nghiên cứu khoahọc, hợp tác quốc tế của nhà trường

Hồ sơ tài liệu phục vụ các chương trình liên kết đào tạo với các trường trong

và ngoài nước

- Đối với hoạt động khảo thí và đảm bảo chất lượng

Gúp quản lý đầy đủ tài liệu trong hoạt động khảo thí và đảm bảo chất lượngcủa nhà trường, cung cấp những hồ sơ tự đánh giá chất lượng giáo dục trường caođẳng và tự đánh giá chất lượng chương trình đào tạo

Thu thập, bảo quản tài liệu lưu trữ trong hoạt động đánh giá của trường phục

vụ tài liệu minh chứng trong công tác kiểm định trường chất lượng cao, đánh giátrường đạt tiêu chuẩn ISO Nhằm nâng cao hiệu quả chất lượng các hoạt động trongnhà trường

- Đối với hoạt động quản lý học sinh sinh viên

Gúp nhà trường quản lý đầy đủ những thông tin, tài liệu lưu trữ trong hoạtđộng quản lý học sinh sinh viên

Nhằm đáp ứng yêu cầu thống kê, báo cáo về số lượng học sinh, sinh viên từnhiều năm về trước được đầy đủ và chính xác

Đáp ứng thông tin về số lượng sinh viên trong toàn trường theo từng khóahọc, từng ngành nghề đào tạo để báo báo

- Đối với hoạt động tổ chức cán bộ

Giúp nhà trường trong việc quản lý văn bản, quy định của nhà nước để xâydựng, ban hành những quy định, quy chế trong các hoạt động cơ quan thực hiệnđúng quy định, pháp luật của nhà nước

Bảo quản lưu trữ hồ sơ cán bộ, viên chức cơ quan, sắp xếp hồ sơ khoa học,phục vụ công tác tra cứu được nhanh chóng, chính xác và hiệu quả

Giúp cho cán bộ, viên chức nâng cao hiệu suất công việc và giải quyết xử lýnhanh chóng và đáp ứng được các yêu cầu của tổ chức, cá nhân

Nhằm báo cáo, thống kê số lượng cán bộ, viên chức, người lao động hàngnăm.

Phục vụ đánh giá cán bộ, viên chức người lao động hàng năm, công tác đàotạo, bồi dưỡng nghiệp vụ đáp ứng nhu cầu công việc trong nhà trường

Giúp quản lý chặt chẽ, thống nhất đối với tài liệu giấy, tài liệu điện tử củatoàn cơ quan một cách có hệ thống, khoa học, chính xác và đầy đủ

1.2 Cơ sở pháp lý về tổ chức công tác lưu trữ

1.2.1 Quy định của Nhà nước

Cho đến nay Nhà nước ta có một hệ thống văn bản quy phạm pháp luật quyđịnh, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ nói chung và hoạt động công tác lưutrữ nói riêng được thực hiện nguyên tắc quản lý chặt chẽ, thống nhất Hiện nay một

số văn bản của nhà nước mang tính pháp lý để thực hiện công tác lưu trữ, như:

- Luật lưu trữ số: 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011, được điềuchỉnh bởi Pháp lệnh lưu trữ quốc gia số 34/2001/PL-UBTVQH10 trước đó Đây là vănbản quy phạm pháp luật về công tác lưu trữ có giá trị cao nhất đối với ngành

lưu trữ hiện nay, văn bản được quy định chặt chẽ, cụ thể tại các mục, điều, khoản vàđược sử dụng chung cho tất các cơ quan, tổ chức để thực hiện công tác lưu trữ

- Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ về thời hạnbảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ

chức; Đây là văn bản quy định về giá trị thời hạn của hồ sơ tài liệu trong các cơquan, đơn vị và được thực hiện chung đối với các ngành, nghề khác nhau theo chứcnăng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị Tại Điều 2, Thông tư quy định thời hạn bảoquản tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của cơ quan, tổ chức được quyđịnh ở hai mức bảo quản gồm: bảo quản vĩnh viễn và bảo quản có thời hạn theo quyđịnh và được liệt kê thành 14 nhóm hồ sơ, tài liệu

- Thông tư số: 27/2016/TT-BGDĐT, ngày 30/12/2016 của Bộ Giáo dục vàĐào tạo quy định thời hạn bảo quản tài liệu chuyên môn nghiệp vụ của ngành Giáo dục

Có thể thấy, hệ thống văn bản, quy định, hướng dẫn đối với công tác lưu trữ hiện nay rất đa dạng về hình thức, phong phú về nội dung, Trong đó một số Bộ

ngành đã xây dựng riêng cho mình những văn bản phù hợp với chuyên ngành đểthực hiện tốt và đạt hiệu quả trong công tác lưu trữ

1.2.2 Quy định của UBND và Sở Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh

Các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước quy định về công lưu trữ, đãđược thực hiện tập trung, thống nhất trên cả nước nói chung và trên địa bàn thànhphố Hồ Chí Minh nói riêng

Là một Thành phố đi đầu về phát kinh tế trong cả nước với sự đồng thuậnnhất trí cao của Đảng bộ thành phố, Ủy ban nhân nhân thành phố Hồ Chí Minhquyết tâm xây dựng, và quản lý các cơ quan, tổ chức trên địa bàn thành phố Hồ ChíMinh đi vào nề nếp, hoạt động có hiệu quả

Từ hệ thống các văn bản quy định của nhà nước về công tác lưu trữ Hiệnnay thành phố Hồ Chí Minh đã cụ thể hóa xây dựng những văn bản, quy định,hướng dẫn đối với công tác lưu trữ, các văn bản như:

- Chỉ thị số: 16/2013/CT-UBND ngày 09/9/2013 của UBND thành phố HồChí Minh về một số biện pháp để giải quyết tài liệu tồn đọng của các cơ quan, tổ chứctrên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh

- Chỉ thị số: 11/CT-UBND ngày 11/9/2017 của Ủy ban nhân dân thành phố

Hồ Chí Minh về tăng cường công tác quản lý tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, tổ chứctrên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh

- Quyết định số: 7109/QĐ-UBND ngày 30/12/2015 của Ủy ban nhân dânthành phố Hồ Chí Minh về việc ban hành danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc nguồnnộp lưu tài liệu vào trung tâm lưu trữ lịch sử thành phố Hồ Chí Minh

- Hướng dẫn số 686/HD-SNV ngày 02/3/2015 của Sở Nội vụ một số nộidung trong việc xây dựng và ban hành quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ

quan, tổ chức;

Hiện nay với sự quan tâm của Ban lãnh đạo Ủy ban nhân dân thành phố HồChí Minh đã xây dựng, ban hành rất nhiều các văn bản, quy định, hướng dẫn vềcông tác lưu trữ, thực hiện chỉ đạo các cơ quan, tổ chức, trong đó có hệ thống cáctrường cao đẳng hoạt động trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh để thực hiện tổchức công tác lưu trữ đạt hiệu quả cao

1.2.3 Quy định của một số trường cao đẳng

Để thực hiện tốt công tác lưu trữ của nhà trường, việc ban hành các văn bảnquy định, hướng dẫn về công tác lưu trữ, góp phần tạo một hành lang pháp lý choviệc triển khai thực hiện các khâu nghiệp vụ lưu trữ của cơ quan có hệ thống thôngsuốt và đồng bộ Nhà trường cần phải cụ thể hóa các quy định của Nhà nước, củangành để xây dựng, ban hành những văn bản, như: quy chế công tác văn thư, lưu trữ;bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu; danh mục hồ sơ cơ quan…

Hiện nay một số trường cao đẳng cả nước nói chung, trên địa bàn thành phố

Hồ Chí Minh nói riêng đã xây dựng, ban hành các văn bản, quy định, hướng dẫn đểthực hiện công tác lưu trữ tại trường, nhằm nêu cao tinh thần trách nhiệm của tậpthể, cá nhân để phát huy giá trị tài liệu lưu trữ trong quá trình hoạt động của nhàtrường Trong những số trường đã thực hiện ban hành văn bản, như:

- Trường Cao đẳng Lý Tự Trọng Thành phố Hồ Chí Minh ban hành Quyếtđịnh số 858/QĐ-LTT-TC ngày 23/8/2017 về quy chế công tác văn thư, lưu trữ

- Trường Cao đẳng Kinh tế TP HCM ban hành Quyết định số CĐKT ngày 31/10/2017 về bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổbiến trong hoạt động của trường Cao đẳng Kinh tế TP Hồ Chí Minh

561/QĐ-Đây là một trong những văn bản của các trường mang tính pháp lý, ràng buộc

để tập thể, cá nhân thực hiện đúng quy định trong công tác lưu trữ

1.3 Thành phần, nội dung tài liệu hình thành trong hoạt động của các trường cao đẳng

1.3.1 Thành phần tài liệu của trường cao đẳng

Trường cao đẳng là cơ quan đơn vị sự nghiệp Nhà nước Ngoài hai chứcnăng chính là đào tạo và nghiên cứu khoa học, trường còn có trách nhiệm thực hiệnnhiệm vụ về các lĩnh vực hoạt động như: quản lý hành chính, kế toán tài chính, xâydựng cơ bản, tổ chức cán bộ, tổ chức đảng ủy, công đoàn, đoàn thanh niên, hội sinhviên… Toàn bộ khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của trường caođẳng được thành lập Phông lưu trữ cơ quan

Thành phần tài liệu phông lưu trữ trường cao đẳng rất phong phú, đa dạng

- Nguồn sản sinh tài liệu bao gồm:

+ Nhóm tài liệu của cơ quan cấp trên: là những văn bản được ban hành bởicác cơ quan cấp trên như: Chính phủ, các Bộ, Sở ban ngành gửi đến trường để chỉđạo thực hiện

+ Nhóm tài liệu của cơ quan hữu quan: là những văn bản của các cơ quan nhưcác trường học, các viện, các trung tâm đào tạo… gửi đến trường nhằm trao đổi, hợp táccông tác đào tạo, nghiên cứu khoa học

+ Nhóm tài liệu của các cơ quan chức năng quản lý hành chính ban hành đểchỉ đạo, phối hợp trong công tác quản lý hành chính

+ Nhóm tài liệu do chính trường cao đẳng ban hành để thực hiện chức năngnhiệm vụ của mình

- Theo loại hình tài liệu:

+ Tài liệu hành chính: là tài liệu chiếm tỷ lệ nhiều nhất của phông lưu trữtrường cao đẳng, có nội dung phản ánh những hoạt động, tổ chức và quản lý của

nhà trường

+ Tài liệu khoa học, kỹ thuật: đây là loại tài liệu chiếm tỷ lệ khá lớn trongtrường phản ánh các hoạt động của hội đồng khoa học và đào tạo, quy chế hoạtđộng khoa học công nghệ, hồ sơ các hội thảo khoa học, các đề tài nghiên cứu, hồ sơ

về giáo trình, tập bài giảng, các khóa luận tốt nghiệp cao đẳng của sinh viên; hồ sơ,bản vẽ xây dựng, sửa chữa các công trình xây dựng cơ bản của trường

+ Tài liệu nghe nhìn: chiếm tỷ lệ rất ít trong trường cao đẳng, chủ yếu là các bức ảnh, phim tài liệu về tổ chức các sự kiện lớn, các dịp lễ của trường

1.3.2 Nội dung tài liệu hình thành trong hoạt động của trường cao đẳng

Tài liệu hình thành trong hoạt động trường cao đẳng gồm:

- Tài liệu về công tác Hành chính, văn thư, lưu trữ

- Tài liệu về công tác Tổ chức cán bộ

- Tài liệu về công tác Tuyển sinh – Đào tạo

- Tài liệu về công tác Nghiên cứu khoa học

- Tài liệu về công tác Kế toán – tài chính

- Tài liệu về công tác Quản trị - vật tư

- Tài liệu về công tác Xây dựng cơ bản

- Tài liệu về công tác Hợp tác quốc tế

- Tài liệu về công tác Sinh viên

- Tài liệu về công tác tổ chức Đảng, Công đoàn, Đoàn thanh niên,…

1.3.3 Giá trị của tài liệu lưu trữ đối với trường cao đẳng

- Giá trị thực tiễn:

Giá trị thực tiễn của tài liệu là giá trị của những nội dung thông tin chứa đựngtrong tài liệu Những thông tin này phục vụ đắc lực cho hoạt động quản lý của cơquan Giá trị thực tiễn của tài liệu không chỉ giới hạn trong phạm vi những thông tin

về công việc sử dụng những thông tin đó để kiểm tra, xem xét các hoạt động đã quacủa nhà trường Như vậy, có thể nói giá trị thực tiễn của tài liệu chính là giá trị hiệnhành của tài liệu

Tài liệu lưu trữ trường cao đẳng có ý nghĩa thực tiễn to lớn, chứa đựng nhữngthông tin về công tác giáo dục đào tạo, nghiên cứu khoa học, công tác tổ chức cán

bộ, tài chính… Tài liệu hình thành trong lĩnh vực này phản ánh chân thực kết quảđào tạo, nghiêu cứu khoa học, quản lý cán bộ, tài chính…

Bên cạnh khối tài liệu hành chính, tài liệu về công trình xây dựng cơ bản củatrường còn phục vụ cho việc tu bổ, sửa chữa nhỏ, khôi phục lại, nâng cấp, các côngtrình xây dựng cơ bản hoặc để quy trách nhiệm khi công trình xảy ra sự cố

Ngoài ra, tài liệu lưu trữ còn được sử dụng để tra tìm thông tin phục vụ côngtác cũng như giải quyết những nhiệm vụ hàng ngày như: xác minh điểm, văn bằng,chứng chỉ của sinh viên; xác nhận kết quả học tập; chế độ liên quan đến cán bộ,giảng viên; chứng nhận thời gian công tác…

- Giá trị lịch sử:

Giá trị lịch sử của tài liệu là giá trị của bản thân tài liệu và những thông tinchứa đựng trong tài liệu để phục vụ cho nhu cầu khai thác lâu dài của xã hội sau khitài liệu đã hết giá trị hiện hành Giá trị tự thân của tài liệu không chỉ thể hiện ở nộidung thông tin mà còn có thể ở các yếu tố như: ngôn ngữ chất liệu chế tác và hìnhthức của tài liệu Giá trị thông tin chứa đựng trong tài liệu là ý nghĩa nội dung tàiliệu Những tài liệu có giá trị lịch sử được bảo quản vĩnh viễn và được coi nhưnhững chứng tích của lịch sử

Tài liệu lưu trữ trường cao đẳng là một bộ phận quan trọng góp phần làmphong phú thêm thành phần, nội dung tài liệu Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam.Tài liệu có ý nghĩa đặc biệt quan trọng về phương diện giáo dục, đào tạo, nghiêncứu khoa học và trong các lĩnh vực được cơ quan cấp có thẩm quyền giao nhiệm vụ;

là căn cứ tin cậy cho công tác kiểm tra việc thực hiện các chủ trương, đường lối củaĐảng; là cứ liệu, bằng chứng tin cậy để nghiên cứu lý luận, tổng kết hoạt động thựctiễn Tài liệu lưu trữ của trường cao đẳng có giá trị lịch sử bao gồm nhưng tài liệu:

Tài liệu về thành lập trường, nâng cấp trường

Tài liệu về chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức và những thay đổi về chứcnăng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức

Tài liệu về mở các ngành, nghề đào tạo, các bậc, hình thức đào tạo

Tài liệu về kết quả thi tuyển sinh và công nhận trúng tuyển

Tài liệu về kết quả thi tốt nghiệp và cấp bằng tốt nghiệp

Tài liệu về công nhận các đề tài nghiên cứu khoa học các

cấp Tài liệu về công tác tổ chức cán bộ

Tài liệu về các công trình xây dựng cơ bản

Qua những giá trị nêu trên, có thể khẳng định tài liệu lưu trữ của trường cao đẳng có ý nghĩa quan trọng trong sự nghiệp giáo dục và đào tạo

Tiểu kết

Lý luận luôn phải gắn với thực tiễn và thực tiễn cũng phải có lý luận làm tiền

đề Đối với bất kỳ một vấn đề, một công việc nào đó để thực hiện tốt được nó thì taphải nắm rõ những kiến thức lý thuyết liên quan Từ đó mới có thể áp dụng trongthực tiễn và hoàn thành tốt được vấn đề, nhiệm vụ được giao Vì vậy trong chương

1 ta đã khái quát được toàn bộ lý luận về tổ chức công tác lưu trữ Trong đó đã nêuđược các khái niệm cốt lõi liên quan đến tổ chức công tác lưu trữ như khái niệm tổchức, công tác lưu trữ, tài liệu lưu trữ, tổ chức công tác lưu trữ…Từ các khái niệm

đó tìm hiểu về mục đích, nguyên tắc nội dung của công tác lưu trữ nói chung Hoạtđộng của công tác lưu trữ phải luôn gắn liền với các văn bản, quy định của nhànước, các Sở, ngành liên quan đến từng lĩnh vực Do vậy, khi nghiên cứu cần nắm

rõ được các loại văn bản, quy định để công tác lưu trữ được chính xác và hiệu quả.Đối với các trường cao đẳng việc lưu trữ tài liệu là rất quan trọng Vì vậy cần xácđịnh được vai trò của công tác lưu trữ đối với các hoạt động cụ thể trong trường nhưhoạt động đào tạo, hoạt động nghiên cứu khoa học, khảo thí và đảm bảo chất lượng,hoạt động quản lý học sinh sinh viên…

Như vậy ở chương 1, tác giả đã trình bày một số nội dung có tính lý luận và

cơ sở pháp lý về tổ chức công tác lưu trữ, từ các nội dung này có thể cụ thể hóa đểnghiên cứu, nhận thức sâu sắc hơn về tổ chức công tác lưu trữ trường cao đẳng từ

đó đưa ra các đề xuất, kiến nghị góp phần hoàn thiện các quy định của pháp luật Từ

lý luận ta có thể dẫn chứng thực tiễn vào chương 2 về thực trạng tổ chức công táclưu trữ tại các trường cao đẳng

Chương 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI CÁC TRƯỜNG CAO ĐẲNG TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

2.1 Khái quát về các trường cao đẳng trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh

Giáo dục và Đào tạo là một trong những lĩnh vực luôn được Đảng và Nhànước ta quan tâm và đầu tư cho sự phát triển của đất nước Đặc biệt trong đó hệthống các trường cao đẳng trên cả nước nói chung và các trường cao đẳng trên địabàn thành phố Hồ Chí Minh nói riêng

Trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh, hiện có 567 cơ sở giáo dục nghềnghiệp; có 45 trường Cao đẳng [37]

Trong hệ thống các trường cao đẳng hoạt động trên địa bàn Thành phố HồChí Minh, gồm có: Trường Cao đẳng công lập; Trường Cao đẳng tư thục; và một sốTrường Cao đẳng có yếu tố nước ngoài, có trường lịch sử hoạt động lâu năm, cótrường lịch sử mới được hoạt động

Trường cao đẳng được tổ chức và hoạt động theo Điều lệ trường cao đẳng và

có vai trò quan trọng trong đào tạo nhân lực trực tiếp cho sản xuất kinh doanh, dịch

vụ trình độ cao đẳng, trình độ trung cấp, trình độ sơ cấp và đào tạo thường xuyêntheo quy định, góp phần thực hiện thành công mục tiêu công nghiệp hóa, hiện đạihóa đất nước, nâng cao năng lực cạnh tranh của nền kinh tế trong quá trình hội nhập.Trong thời gian qua một số trường cao đẳng có bề dày kinh nghiệm lâu năm, có uytin, chất lượng tham gia cung cấp nguồn nhân lực cho Thành phố Hồ Chí Minh vàcác vùng lân cận, chất lượng đào tạo nhân lực của một số trường cao đẳng được xãhội đánh giá cao qua số lượng tuyển dụng lao động tăng dần hàng năm

Theo xu hướng phát triển kinh tế, xã hội Thành phố Hồ Chí Minh trongnhững năm gần đây và định hướng phát triển trong những năm tiếp theo Trong thờigian qua, các điều kiện đảm bảo chất lượng đào tạo của các trường cao đẳng về cơ

sở vật chất, trang thiết bị, đội ngũ giảng viên, cán bộ quản lý và chương trình đàotạo đã được quan tâm đầu tư một cách tích cực, theo kế hoạch chiến lược cụ thể

Đối với trường cao đẳng tư thục trong quá trình hoạt động không được cấpnguồn kinh phí ngân sách từ nhà nước mà phải tự chủ về tài chính Tuy nhiên cáctrường tư thục vẫn nỗ lực phấn đấu cho ra nguồn nhân lực chất lượng đáp ứng chonhu cầu xã hội không kém với trường công lập Có thể nói đối với các trường caođẳng hoạt động trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh, cho dù là trường công lập haytrường tư thực thì vẫn đào tạo các ngành nghề có uy tín, có chất lượng đáp ứng chonhu cầu thị trường lao động của Thành phố cũng như thị trường lao động cả nước.

Chính vì thế, đối với bất kỳ các loại hình hoạt động giáo dục nói chung, loạihình hoạt động trường cao đẳng nói riêng cần phải lưu trữ những tài liệu để bảo vệ

an toàn và sử dụng tài liệu lưu trữ một cách có hiệu quả, là cơ sở chứng minh cho sựphát triển, tổng kết, đánh giá được những kết quả đạt được trong quá hoạt động của

cơ quan, tổ chức Như vậy, cần phải tổ chức tốt công tác lưu trữ tại các trường caođẳng hiện nay

2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của trường cao đẳng

2.2.1 Nhiệm vụ, quyền hạn

- Tổ chức đào tạo nhân lực trực tiếp cho sản xuất, kinh doanh, dịch vụ trình

độ cao đẳng, trình độ trung cấp, trình độ sơ cấp và đào tạo thường xuyên theo quyđịnh

- Tổ chức biên soạn hoặc lựa chọn, phê duyệt và thực hiện các chương trình,giáo trình đào tạo đối với từng ngành, nghề được phép đào tạo theo quy định của Bộ Laođộng – Thương binh và xã hội

- Xây dựng kế hoạch tuyển sinh, tổ chức tuyển sinh đào tạo theo quy định của Bộ Lao động – Thương binh và xã hội

- Tổ chức các hoạt động đào tạo; kiểm tra, thi, xét công nhận tốt nghiệp và inphôi bằng, quản lý, cấp phát, thu hồi, hủy bỏ bằng tốt nghiệp cao đẳng, bằng tốt nghiệptrung cấp, chứng chỉ sơ cấp, chứng chỉ đào tạo theo quy định của Bộ Lao

động – Thương binh và xã hội

- Tuyển dụng, quản lý giảng viên, cán bộ quản lý, viên chức, người lao động đào tạo theo quy định của pháp luật

- Liên doanh, liên kết với các tổ chức kinh tế, giáo dục, nghiên cứu khoa họctrong nước và nước ngoài theo quy định của pháp luật nhằm nâng cao chất lượngđào tạo, gắn đào tạo với việc làm và thị trường lao động.

2.2.2 Cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức của trường cao đẳng gồm:

- Hội đồng trường đối với trường cao đẳng công lập, hội đồng quản trị đối với trường cao đẳng tư thục

- Hiệu trưởng, phó hiệu trưởng

- Các phòng hoặc bộ phận chuyên môn, nghiệp vụ

2.3.1.1 Tổ chức bộ phận quản lý công tác lưu trữ tại các trường cao đẳng

Bộ phận quản lý công tác lưu trữ là một bộ phận không thể thiếu trong cơ cấu

tổ chức của một cơ quan

Trong số 08 trường cao đẳng được khảo sát (trong đó: có 05 trường công lập,

03 trường tư thục), chúng tôi nhận thấy hầu hết lãnh đạo nhà trường đều quan tâmđến việc tổ chức công tác lưu trữ Đối với các trường cao đẳng thì bộ phận quản lýcông tác lưu trữ được đặt trong phòng Tổ chức - Hành chính (Trường Cao đẳngGiao thông Vận tải TP HCM), hoặc phòng Hành chính – Quản trị (Trường Caođẳng Kinh tế TP HCM), phòng Tổ chức – Hành chính (Trường Cao đẳng Viễn

Đông) và được thể hiện trong quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của đơn vịtrực thuộc trường Trưởng phòng Hành chính – Tổng hợp hoặc Trưởng phòng Hànhchính – Quản trị (gọi chung là phòng Hành chính), chịu trách nhiệm trước Hiệutrưởng về công tác lưu trữ cơ quan có chức năng giúp lãnh đạo quản lý công tác lưutrữ bằng việc: xây dựng các văn bản quy định về công tác lưu trữ cơ quan;

Mặc dù tổ chức bộ phận quản lý công tác lưu trữ tại các trường cao đẳng đãđược quy định nhưng hiện nay phòng hành chính trong một số trường cao đẳngchưa phát huy hết chức năng, nhiệm vụ của mình trong việc quản lý, chỉ đạo, hướngdẫn công tác lưu trữ nhà trường Công tác tuyên truyền, phổ biến, hướng dẫn và tổchức thực hiện các quy định của Nhà nước về lưu trữ chưa triển khai kịp thời, chưathực hiện tốt các nghiệp vụ về lưu trữ

2.3.1.2 Tuyển dụng và bố trí nhân sự làm công tác lưu trữ

Cán bộ là cái gốc của mọi công việc; công việc thành công hoặc thất bại đều

do cán bộ tốt hay kém

Trong những năm gần đây, một số trường cao đẳng đã quan tâm về công tácnhân sự, việc sắp xếp bố trí công việc theo vị trí việc làm phù hợp với trình độchuyên môn nghiệp vụ, bởi vì trình độ cán bộ lưu trữ có tác động trực tiếp đến việctuyên truyền, hướng dẫn, kiểm tra các đơn vị, cá nhân lập hồ sơ, thu thập, phân loại,chỉnh lý tài liệu nhằm bảo quản an toàn tài liệu và tổ chức sử dụng có hiệu quả

Hiện nay một số trường cao đẳng thực hiện tuyển dụng, bố trí nhân sự làmcông tác lưu trữ theo Thông tư số 13/2014/TT-BNV, ngày 31/10/2014 của Bộ Nội

vụ, trong đó quy định tiêu chuẩn chức danh và đạo đức nghề nghiệp của viên chứcchuyên ngành lưu trữ

Bảng 1 Tổng hợp kết quả khảo sát cán bộ làm công tác lưu trữ trong trường cao đẳng

CB làm CB

Trình độ Tốt Tổng Thạ c Đại Cao Trung Sơ nghiệp

TT Tên trường cao đẳng số cán Biên Hợp lưu trữ kiêm sĩ học đẳng cấp cấp chuyên

4 CĐ Lý Tự Trọng 01 01 01 01 01

5 CĐ Văn hóa Nghệ thuật 01 01 01 01 01

Kết quả khảo sát cho thấy:

- Biên chế cán bộ làm lưu trữ có 05/08 trường, trong đó:

+ Bố trí cán bộ làm lưu trữ chuyên trách có 05/08 trường: Trường Cao đẳngNghề TP Hồ Chí Minh, Trường Cao đẳng Giao thông Vận tải TP Hồ Chí Minh,

Trường Cao đẳng Kinh tế TP Hồ Chí Minh, Trường Cao đẳng Lý Tự Trọng TP HồChí Minh, Trường Cao đẳng Văn hóa Nghệ thuật TP Hồ Chí Minh

+ Bố trí cán bộ kiêm nhiệm văn thư, lưu trữ có 03/08 trường: Trường Cao

đẳng Kinh tế Công nghệ TP Hồ Chí Minh, Trường Cao đẳng Viễn Đông TP Hồ

Chí Minh, Trường Cao đẳng Thực hành FPT TP Hồ Chí Minh

- Trình độ: 01/08 trường có cán bộ trình độ thạc sĩ, 04/08 trường có cán bộtrình độ đại học, 01/08 trường có cán bộ trình độ cao đẳng, 02/08 trường có cán bộ trình

độ trung cấp

+ Cán bộ tốt nghiệp chuyên ngành văn thư lưu trữ được bố trí làm lưu trữ

chuyên trách có 05/08 trường

+ Cán bộ tốt nghiệp chuyên ngành văn thư lưu trữ được bố trí kiêm nhiệm

làm văn thư, lưu trữ có 01/08 trường

+ Cán bộ tốt nghiệp chuyên ngành khác được bố trí kiêm nhiệm làm văn thư, lưu trữ có 02/08 trường

Những hạn chế:

Mặc dù công tác tuyển dụng, bố trí cán bộ làm công tác lưu trữ đối vớitrường cao đẳng đã có sự quan tâm và chuyển biến rõ rệt Tuy nhiên vẫn còn một sốtrường chưa được bố trí cán bộ có trình độ chuyên môn làm chuyên trách công táclưu trữ cơ quan Vì vậy, việc tuyên truyền, hướng dẫn, kiểm tra các đơn vị, cá nhânlập hồ sơ, thu thập, phân loại, chỉnh lý tài liệu nhằm bảo quản an toàn tài liệu và tổchức sử dụng tài liệu chưa đạt hiệu quả

2.3.1.3 Tổ chức kho tàng, trang thiết bị cho công tác lưu trữ

Có thể thấy tài liệu lưu trữ là di sản văn hóa của dân tộc, là tài sản của mỗi cơquan, tổ chức cần phải được bảo quản an toàn, tránh hư hỏng, mất mát Việc tổ chứckho tàng, trang thiết bị bảo quản tài liệu tốt để kéo dài tuổi thọ của tài liệu, nhằmmục đích phục vụ tốt nhất cho việc sử dụng chúng trong hiện tại và tương lai

- Luật Lưu trữ quy định:

Điều 25 “Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm xây dựng, bố trí

kho lưu trữ, thiết bị, phương tiện cần thiết và thực hiện các biện pháp kỹ thuật nghiệp vụ để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ và bảo đảm việc sử dụng tài liệu lưu trữ”.

- Bộ Nội vụ ban hành Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007 hướngdẫn về kho lưu trữ chuyên dụng, đây là nhưng văn bản là cơ sở cho việc tổ chức khotàng, trang thiết bị bảo quản tài liệu đối với các trường cao đẳng

Bảng 2 Tổng hợp kết quả khảo sát việc tổ chức kho lưu tại trường cao đẳng

- Qua khảo sát thực tế cho thấy:

+ Có 05/08 trường, trong đó: (có 05 trường cao đẳng công lập) đã bố trí đượckho bảo quản tài liệu, với diện tích kho (kho tạm) từ 15m2 đến 60m2, như: Trường

Cao đẳng Nghề có diện tích kho 50m2, Trường Cao đẳng Giao thông Vận tải diệntích kho 60m2, Trường Cao đẳng Kinh tế diện tích kho 29m2, Trường Cao đẳng Lý

Tự Trọng điện tích kho 15m2, Trường Cao đẳng Văn hóa Nghệ thuật diện tích kho30m2 (tham khảo phụ lục số 03).

+ Có 03/08 trường, trong đó (có 03 trường cao đẳng tư thục), như: TrườngCao đẳng Kinh tế Công nghệ TP Hồ Chí Minh, Trường Cao đẳng Viễn Đông TP

Hồ Chí Minh, Trường Cao đẳng Thực hành FPT TP Hồ Chí Minh chưa sắp xếp, bố

trí kho bảo quản tài liệu lưu trữ Vì vậy tài liệu chưa được thu thập, quản lý tậptrung về kho lưu trữ nhà trường

(Về số liệu khảo sát về trang thiết bị phục vụ công tác lưu trữ, tác giả xin được báo cáo tại mục 2.3.2.5 tại phần tổ chức hoạt động nghiệp vụ công tác lưu trữ)

Những hạn chế:

Việc tổ chức bố trí kho tàng, trang thiết bị phục vụ cho công tác bảo quản tàiliệu lưu trữ bước đầu đã được sự quan tâm của một số lãnh đạo nhà trường nhất làmột số trường công lập đã được bố trí kho lưu trữ bảo quản tài liệu Tuy nhiên chưatuân thủ theo Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007 của Bộ Nội vụ hướngdẫn về kho lưu trữ chuyên dụng đối với các thông số kỹ thuật theo yêu cầu của kholưu trữ Đối với các kho bảo quản tài liệu đã được một số trường bồ trí hiện nay vẫnchưa có thể gọi là “Kho lưu trữ” mang ý nghĩa đích thực của nó Tuy nhiên để xâydựng được kho lưu trữ chuyên dụng đầy đủ theo Thông tư số 09/2007/TT-BNV đốivới các trường cao đẳng khó có thể thực hiện được Bởi vì liên quan đến cơ sở vậtchất, kinh tế tài chính, quy mô đào tạo nhà trường, nhất là đối với trường cao đẳng

tư thục việc bố trí nơi nhất định để làm kho lưu trữ bảo quản còn gặp khó khăn chưanói đến việc xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng đúng quy định theo Thông tư09/2007/TT-BNV, do trường cao đẳng tư thục không được cấp kinh phí từ nguồnngân sách nhà nước mà tự chủ về tài chính Vì vậy một số trường cao đẳng đã dànhmột vị trí phòng làm kho lưu trữ để bảo quản tài liệu của cơ quan là điều đáng quý

và cần được thực hiện

2.3.1.4 Ban hành văn bản quy định và hướng dẫn về công tác lưu trữ

Để thực hiện tốt công tác lưu trữ của cơ quan, việc ban hành các văn bản quyđịnh, hướng dẫn về công tác lưu trữ hết sức quan trọng và cần thiết Để có cơ sởthực hiện xây dựng các văn bản, quy định hướng dẫn về công tác lưu trữ các trườngcần phải cụ thể hóa các quy định của Nhà nước, của ngành để xây dựng, ban hànhnhững văn bản, quy định, hướng dẫn công tác lưu trữ tại cơ quan góp phần tạo mộthành lang pháp lý cho việc triển khai thực hiện các khâu nghiệp vụ lưu trữ của cơ

quan có hệ thống thông suốt và đồng bộ, mang tính khoa học, đúng quy định (tham

khảo phụ lục số 4)

Bảng 3 Bảng thống kê kết quả khảo sát một số trường cao đẳng thực hiện

ban hành văn bản, quy định tại trường

Qua bảng thống kê nêu trên cho thấy:

- Quy chế công tác VTLT: có 07/08 trường đã xây dựng và ban hành, trong

đó có 05 trường công lập, 02 trường tư thục

- Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu: có 05/08 trường đã xây dựng và banhành, trong đó có 04 trường công lập, 01 trường tư thục

- Danh mục hồ sơ: có 07/08 trường đã xây dựng và ban hành, trong đó có 05 trường công lập, 02 trường tư thục

- Nội quy khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ: có 03/08 trường đã xây dựng vàban hành, trong đó có 02 trường công lập, 01 trường tư thục

- Nội quy ra vào kho lưu trữ: có 02/08 trường đã xây dựng và ban hành,

trong đó có 02 trường công lập

- Kế hoạch VTLT: có 06/08 trường đã xây dựng và ban hành, trong đó có 04 trường công lập, 02 trường tư thục

Những hạn chế:

Việc ban hành những văn bản quy định, hướng dẫn để thực hiện công tác lưutrữ đối với các trường cao đẳng đã được sự quan tâm từ lãnh đạo của một số trường,như: Trường Cao đẳng Giao thông Vận tải, Trường Cao đẳng Lý Tự Trọng, Trường

ban hành các văn bản để thực hiện công tác lưu trữ Đây cũng là việc cần thiết vàcấp bách để các trường hoàn thiện những văn bản chỉ đạo, hướng dẫn cho công táclưu trữ đi vào nề nếp hoạt động có hiệu quả

2.3.1.5 Công tác kiểm tra, đánh giá hoạt động công tác lưu trữ

Công tác kiểm tra, đánh giá công tác lưu trữ giúp lãnh đạo nhà trường pháthiện và kịp thời chấn chỉnh, hướng dẫn bổ sung những thiếu sót trong công tác lưutrữ tại trường

Công tác kiểm tra, đánh giá của trường cao đẳng thường được giao chophòng Hành chính – Tổng hợp là đơn vị được giao nhiệm vụ quản lý công tác vănthư, lưu trữ để tiến hành kiểm tra

Hiện nay công tác kiểm tra, đánh giá hoạt động công tác lưu trữ đối với cáctrường cao đẳng được cán bộ văn thư, lưu trữ xây dựng kế hoạch, thông báo kiểmtra, như: Thời gian kiểm tra theo định kỳ hoặc đột xuất; đối tượng kiểm tra là cácđơn vị phòng, khoa, trung tâm trực thuộc trường; nội dung kiểm tra, đánh giá cácđơn vị thực hiện các quy định về công tác văn thư, lưu trữ cơ quan, kho tàng, trangthiết bị bảo quản, kiểm tra cá nhân được phân công lập hồ sơ công việc Từ đó pháthuy những mặt tích cực, điều chỉnh những sai sót nếu có để thực hiện công tác lưutrữ ngày càng tốt hơn

Ngoài ra một số trường cao đẳng cũng chịu sự kiểm tra, đánh giá của Chi cụcVăn thư – Lưu trữ thành phố về thực hiện công tác văn thư, lưu trữ

Qua khảo sát có 04/08 trường được kiểm tra đánh giá công tác lưu trữ, như:Trường Cao đẳng Giao Thông Vận Tải TP Hồ Chí Minh, Trường Cao đẳng Kinh tế

TP Hồ Chí Minh, Trường Cao đẳng Lý Tự Trọng TP Hồ Chí Minh, Trường Caođẳng Thực hành FPT TP Hồ Chí Minh; có 04/08 trường chưa thực hiện kiểm tra,đánh giá công tác lưu trữ, như: Trường Cao đẳng Nghề TP Hồ Chí Minh, TrườngCao đẳng Văn hóa Nghệ thuật TP Hồ Chí Minh, Trường Cao đẳng Kinh tế - Côngnghệ TP Hồ Chí Minh, Trường Cao đẳng Viễn Đông Đây cũng là lý do việc tổchức công tác lưu trữ tại các trường cao đẳng trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minhchưa được hoàn thiện

2.3.2 Tổ chức hoạt động nghiệp vụ công tác lưu trữ tại các trường các

trường cao đẳng

2.3.2.1 Thu thập, bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ trường (lưu trữ cơ quan)

Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ là một trong sáu mặt hoạt động củanghiệp vụ lưu trữ và mang tính quyết định sự thành công trong công tác lưu trữ củacác trường cao đẳng Việc này phải được thực hiện thường xuyên và thực hiện tốt sẽmang lại hiệu quả cao trong hoạt động lưu trữ, góp phần làm phong phú nguồn tàiliệu, đảm bảo độ toàn vẹn của hồ sơ và cập nhật kịp thời theo tiến trình thời gianhình thành tài liệu mà các đơn vị quản lý

Việc thu thập tài liệu là quá trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhậntài liệu có giá trị để chuyển vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử Thực hiện tốtcông tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc thựchiện các khâu nghiệp vụ lưu trữ tiếp theo

Theo quy định về công tác thu thập, bổ sung tài liệu được tiến hành theo trình

TT Tên trường cao đẳng Tài liệu được thu Kế hoạch Thủ tục giao nhận

thập, bổ sung vào thu thập tài liệu lưu trữ từ năm tài liệu Mục Biên bản

(Nguồn: được tác giả tổng hợp từ kết quả khảo sát thực tế tại các trường cao đẳng, tại phụ lục số 05)

Kết quả bảng tổng hợp trên cho thấy:

Một số trường cao đẳng trong thời gian 5 năm gần đây (2015-2019) tài liệuđược thu thập, bổ sung vào lưu trữ, có 04/08 trường như: Trường Cao đẳng Nghề

TP Hồ Chí Minh thu được 15m, Trường Cao đẳng Giao thông Vận tải TP Hồ ChíMinh thu được 12,5m, Trường Cao đẳng Lý Tự Trọng TP Hồ Chí Minh thu được45m, Trường Cao đẳng Văn hóa Nghệ thuật TP Hồ Chí Minh thu được 25m; có04/08 trường không thu thập tài liệu vào lưu trữ, như: Trường Kinh tế TP Hồ ChíMinh, Trường Cao đẳng Kinh tế - Công nghệ TP Hồ Chí Minh, Trường Cao đẳngViễn Đông, Trường Cao đẳng Thực hành FPT TP Hồ Chí Minh Trong số nhữngtrường không thu thập tài liệu trong 5 năm gần đây, chúng tôi đã trực tiếp trao đổivới cán bộ làm công tác lưu trữ trường kết quả được phản ánh, như sau:

- Trường Cao đẳng Kinh tế TP Hồ Chí Minh không thu thập tài liệu, với lý

do hiện nay trường bố trí kho lưu trữ với diện tích hẹp so với số lượng tài liệu hiện tạitrong kho đã đầy nên tại thời chưa thu thập tài liệu trong thời gian này

- Trường Cao đẳng Thực hành FPT tại TP Hồ Chí Minh, tài liệu lưu trữ đốivới các đơn vị tự lưu trữ và bảo quản, khi tài liệu hết thời hạn bảo quản thì các đơn

vị tự làm thủ tục xin ý kiến lãnh đạo để tiêu hủy

- Trường Cao đẳng Kinh tế - Công nghệ, Trường Cao đẳng Viễn Đông, hiện tại chưa bố trí được kho lưu trữ nên chưa thực hiện công tác này

2.3.2.2 Phân loại, chỉnh lý khoa học kỹ thuật tài liệu

Phân loại tài liệu phải căn cứ vào các đặc trưng (sự giống nhau) của tài liệulưu trữ để phân chia tài liệu thành các khối, các nhóm, các hồ sơ nhằm tổ chức khoahọc tài liệu trong một phông lưu trữ cơ quan Quá trình phân loại tài liệu cần đượcthực hiện song song với công tác xác định giá trị tài liệu

Việc phân loại, chỉnh lý tài liệu giữ một vai trò quan trọng trong quản lý tàiliệu lưu trữ, khi tài liệu được phân loại một cách khoa học sẽ tạo điều kiện thuận lợiviệc tra tìm thông tin trong tài liệu phục vụ nhu cầu của cán bộ, giảng viên, nhânviên và học sinh, sinh viên