Đề án quản trị doanh nghiệp: Ứng dụng công cụ đánh giá công việc trong quản trị nhân lực ở doanh nghiệp

I.Khái niệm,mục đích và tầm quan trọng của đánh giá thực hiện công việc .................... 4 1.Khái niệm ...................................................................................................................... 4 2.Mục đích và tầm quan trọng của đánh giá thực hiện công việc .................................... 4 II.Hệ thống đánh giá thực hiện công việc và các yêu cầu đối với một hệ thống đánh giá 5 1.Hệ thống đánh giá thực hiện công việc ......................................................................... 5 2.Các yêu cầu cầu đối với một hệ thống đánh giá thực hiện công việc ........................... 6 3.Các lỗi cần tránh trong đánh giá ................................................................................... 6 III.Các phương pháp đánh giá thực hiện công việc .......................................................... 7 1.Phương pháp đánh giá bằng thang đo đồ họa .............................................................. 7 2.Phương pháp danh mục kiểm tra ................................................................................ 9 3.Phương pháp ghi chép dựa trên các sự kiện quan trọng ............................................. 10 4.Phương pháp đánh giá dựa trên thang đo hành vi ...................................................... 10 5.Các phuơng pháp so sánh ........................................................................................... 12 5.1 Phương pháp xếp hạng ............................................................................................ 12 5.2 Phương pháp phân phối bắt buộc ............................................................................ 13 5.3 Phương pháp so sánh cặp ........................................................................................ 13 6.Phương pháp quản lý bằng mục tiêu ........................................................................... 14 IV.Xây dựng và thực hiện chương trình đánh giá ......................................................... 15 1.Lựa chọn và thiết kế phương pháp đánh giá ............................................................... 15 2.Lựa chọn người đánh giá ............................................................................................ 15 3.Xác định chu kì đánh giá ............................................................................................ 15 4.Đào tạo người đánh giá ............................................................................................... 15 5.Phỏng vấn đánh giá ................................................................................................. 16 V. Ứng dụng kết quả đánh giá thực hiện công việc trong quản trị nhân lực ............... 16 1.Lập các kế hoạch về nhân lực trong công ty ............................................................ 17 2.Phát triển tài nguyên nhân sự ................................................................................... 17 3.Thiết lập các chế độ lương bổng đãi ngộ ................................................................. 17 4. Đưa ra các quyết định thuộc quan hệ nhân sự nội bộ như thăng chức, giáng chức, thuyên chuyển, ... ................................................................................................... 17 VI.Thực tiễn công cụ đánh giá công việc trong quản trị nhân lực ở công ty cổ phần sữa Việt Nam ...................................................................................................................... 18 1.Tổng quan về Vinamilk ........................................................................................... 18 2.Hệ thống đánh giá công việc trong quản trị nhân lực ở Vinamilk .......................... 18 3.Những tiêu cực và hạn chế trong hệ thống đánh giá của Vinamilk ........................ 19 4.Một số đề nghị kiến suất ......................................................................................... 20

Đ tài “Nghiên c u v n đ : ng d ng công c đánh giá công vi c trong ứu vấn đề:Ứng dụng công cụ đánh giá công việc trong ấn đề:Ứng dụng công cụ đánh giá công việc trong Ứng dụng công cụ đánh giá công việc trong ụng công cụ đánh giá công việc trong ụng công cụ đánh giá công việc trong ệc trong

qu n tr nhân l c doanh nghi p” ản trị nhân lực ở doanh nghiệp” ị nhân lực ở doanh nghiệp” ực ở doanh nghiệp” ở doanh nghiệp” ệc trong

Lời Mở Đầu 3

I.Khái niệm,mục đích và tầm quan trọng của đánh giá thực hiện công việc 4

1.Khái niệm 4

2.Mục đích và tầm quan trọng của đánh giá thực hiện công việc 4

II.Hệ thống đánh giá thực hiện công việc và các yêu cầu đối với một hệ thống đánh giá 5 1.Hệ thống đánh giá thực hiện công việc 5

2.Các yêu cầu cầu đối với một hệ thống đánh giá thực hiện công việc 6

3.Các lỗi cần tránh trong đánh giá 6

III.Các phương pháp đánh giá thực hiện công việc 7

1.Phương pháp đánh giá bằng thang đo đồ họa 7

2.Phương pháp danh mục kiểm tra 9

3.Phương pháp ghi chép dựa trên các sự kiện quan trọng 10

4.Phương pháp đánh giá dựa trên thang đo hành vi 10

5.Các phuơng pháp so sánh 12

5.1 Phương pháp xếp hạng 12

5.2 Phương pháp phân phối bắt buộc 13

5.3 Phương pháp so sánh cặp 13

6.Phương pháp quản lý bằng mục tiêu 14

IV.Xây dựng và thực hiện chương trình đánh giá 15

1.Lựa chọn và thiết kế phương pháp đánh giá 15

2.Lựa chọn người đánh giá 15

3.Xác định chu kì đánh giá 15

4.Đào tạo người đánh giá 15

5.Phỏng vấn đánh giá 16

V Ứng dụng kết quả đánh giá thực hiện công việc trong quản trị nhân lực 16

1.Lập các kế hoạch về nhân lực trong công ty 17

2.Phát triển tài nguyên nhân sự 17

3.Thiết lập các chế độ lương bổng đãi ngộ 17

4 Đưa ra các quyết định thuộc quan hệ nhân sự nội bộ như thăng chức, giáng chức, thuyên chuyển, 17

VI.Thực tiễn công cụ đánh giá công việc trong quản trị nhân lực ở công ty cổ phần sữa Việt Nam 18

1.Tổng quan về Vinamilk 18

2.Hệ thống đánh giá công việc trong quản trị nhân lực ở Vinamilk 18

3.Những tiêu cực và hạn chế trong hệ thống đánh giá của Vinamilk 19

4.Một số đề nghị kiến suất 20

Kết Luận

Danh Mục Tài Liệu Tham Khảo

LỜI MỞ ĐẦU

Khi cạnh tranh trên thị trường trở nên ngày càng gay gắt,để tiếp tục tồn tại và pháttriển trên thị trường các doanh nghiệp dù lớn hay vừa và nhỏ đều luôn cố gắng tận dụnghết nguồn lực tối đa,luôn tìm cách để phát huy điểm mạnh và hạn chế tối đa điểm yếu.Vàmột trong những nguồn lực quan trọng không thể thiếu trong doanh nghiệp là nguồn nhânlực Tuy thế giới đang có xu hướng thay thế nguồn nhân lực con người bằng trí tuệ nhântạo (máy móc, robot, ) nhưng nó không phải là vấn đề một sớm một chiều mà có thể làmđược,vì vậy hiện nay và trong tương lai thì nguồn nhân lực bằng con người được sử dụngchủ yếu trong tất cả các doanh nghiệp.Tuy nhiên người lao động thì không phải lúc nàocũng tạo ra được một hiệu suất công việc cao,hay hiểu hết được công việc mà họ thựchiện, Vì vậy,để tận dụng hiệu quả tối đa nguồn nhân lực thì hầu hết tất cả các doanhnghiệp sử dụng các chương trình đánh giá thực hiện công việc đối với người laođộng.Nếu đánh giá được thực hiện một cách có hệ thống, rõ ràng, chính xác sẽ giúp chodoanh nghiệp đạt được kết quả kinh doanh cao, giúp cho nhà quản lý có căn cứ đưa racác quyết định, chính sách nhân sự đúng đắn và hợp lý để có được một lực lượng laođộng tận tâm, nhiệt tình, gắn bó lâu dài và cống hiến hết mình cho doanh nghiệp

I.Khái niệm,mục đích và tầm quan trọng của đánh giá thực hiện công việc

1 Khái niệm

Đánh giá thực hiện công việc(ĐGTHCV) thường được hiểu là sự đánh giá có hệ thống

và chính thức tình hình thực hiện công việc của người lao động trong mối quan hệ sosánh với các tiêu chuẩn đã được xây dựng và thảo luận về sự đánh giá đó với người laođộng

ĐGTHCV là một hoạt động quản lý nguồn nhân lực quan trọng và luôn luôn tồn tạitrong các tổ chức Mặc dù ở các công ty nhỏ, ĐGTHCV có thể được thực hiện một cáchkhông chính thức thông qua sự đánh giá hàng ngày của người giám sát với các nhân viên

và sự đánh giá, góp ý lẫn nhau giữa các nhân viên nhưng hầu hết các tổ chức đều xâydựng cho mình một hệ thống đánh giá chính thức Trong một hệ thống đánh giá chínhthức, tình hình hoàn thành nhiệm vụ lao động của từng người lao động được đánh giátheo những khoảng thời gian được quy định với sự sử dụng những phương pháp đánh giá

đã được thiết kế một cách có lựa chọn, tùy thuộc vào mục đích của đánh giá Tùy vàođiều kiện cụ thể các đánh giá cần được phản hồi lại với người lao động để họ biết đượcmức độ thực hiện công việc của mình và hiểu được cách thực hiện công việc tốt hơn

2 Mục đích và tầm quan trọng của đánh giá thực hiện công việc

ĐGTHCV thì được sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau, chẳng hạn như:

-Cung cấp thông tin phản hồi cho người lao động: cho biết mức độ thực hiện công việccủa người lao động so với các tiêu chuẩn mẫu và so với người lao động khác, từ đó giúpnhân viên điều chỉnh, sửa chữa sai lầm nếu có trong quá trình làm việc,

-Kích thích động viên người lao động có những ý tưởng sáng tạo, phát triển nhận thức

về trách nhiệm và thúc đẩy nổ lực thực hiện công việc tốt thông qua những điều khoảnđánh giá, ghi nhận, hỗ trợ

-Lập các kế hoạch nguồn nhân lực: cung cấp thông tin làm cơ sở cho việc lập kế hoạchnguồn nhân lực như đào tạo, trả lương, khen thưởng, thuyên chuyển nhân viên, cải tiến

cơ cấu tổ chức,

-Phát triển nhân viên thông qua việc giúp tổ chức xác định người lao động nào cần đàotạo,đào tạo ở lĩnh vực nào để phát huy tối đa tiềm năng của cá nhân và đóng góp nhiềunhất cho doanh nghiệp.

-Truyền thông,giao tiếp làm cơ sở cho những cuộc thảo luận giữa cấp trên và cấp dưới

về vấn đề liên quan đến công việc Thông qua sự tương tác và quá trình phản hồi hiệuquả, hai bên hiểu nhau hơn,quan hệ tốt đẹp hơn Đồng thời phát triển sự hiểu biết về công

ty thông qua đàm thoại về các cơ hội và hoạch định nghề nghiệp

-Hoàn thiện hệ thống quản trị nguồn nhân lực của doanh nghiệp Các thông tin đánh giánăng lực và kết quả thực hiện công việc của người lao động sẽ giúp doanh nghiệp kiểmtra chất lượng của hoạt động quản trị nguồn nhân lực khác như tuyển dụng, định hướng

và huớng dẫn công việc, đào tạo, trả công,

II.Hệ thống đánh giá thực hiện công việc và các yêu cầu đối với một hệ thống đánh giá

1 Hệ thống đánh giá thực hiện công việc

Để đánh giá thực hiện công việc,cần phải thiết lập một hệ thống đánh giá với ba yếu tố

cơ bản sau:

-Các tiêu chuẩn thực hiện công việc: là một hệ thống các chỉ tiêu/tiêu chí để thực hiệncác yêu cầu của việc hoàn thành một công việc cả về mặt số lượng và chất lượng Để cóthể đánh giá có hiệu quả các tiêu chuẩn cần được xây dựng một cách hợp lý và kháchquan, tức là phải phản ánh được các kết quả và hành vi cần có để thực hiện thắng lợi mộtcông việc.Do đó, yêu cầu đối với các tiêu chuẩn thực hiện công việc là:

phải làm tốt đến mức nào?

lượng và chất lượng của thực hiện công việc,phù hợp với đặc điểm của từng côngviệc

-Đo lường sự thực hiện công việc theo các tiêu thức trong tiêu chuẩn: là yếu tố trung tâmcủa đánh giá Đó chính là việc đưa ra các đánh giá có tính quản lý về mức độ ‘tốt’ hay

‘kém’ của thực hiện công việc của người lao động Trong toàn bộ tổ chức,cần xây dựng

được một công cụ đo lường tốt và nhất quán sao cho tất cả mọi người quản lý đều duy trìđược những tiêu chuẩn đánh giá có thể so sánh được.

-Thông tin phản hồi đối với người lao động và bộ phận quản lý nguồn nhân lực: thườngđược thực hiện thông qua một cuộc thảo thuận chính thức giữa người lao động bộ phận

và người lao động vào cuối chu kỳ đánh giá Cuộc thảo luận đó được gọi là phỏng vấnđánh giá Đó là khâu xem xét lại toàn bộ tình hình thực hiện công việc của người laođộng,qua đó cung cấp cho họ các thông tin về tình hình thực hiện công việc đã qua và cáctiềm năng trong tương lai của họ, cũng như các biện pháp để hoàn thiện sự thực hiệncông việc của họ Phỏng vấn đánh giá có ý nghĩa quan trọng trong việc cung cấp thôngtin phản hồi cho người lao động khi thực hiện các quyết định đối với họ về thu lao, về vịtrí làm việc, về kỷ luật hay về các nhu cầu về đào tạo và phát triển

2 Các yêu cầu đối với một hệ thống đánh giá thực hiện công việc

Để đánh giá có hiệu quả, hệ thống đánh giá thực hiện công việc phải đáp ứng các yêucầu sau:

-Tính phù hợp: Đòi hỏi cần phải có sự liên quan rõ ràng giữa các tiêu chuẩn thực hiệncông việc, các tiêu thức đánh giá với các mục tiêu của tổ chức

-Tính nhạy cảm: Đòi hỏi hệ thống đánh giá phải có những công cụ đo lường có khả năngphân biệt được những người hoàn thành tốt công vệc và những người không hoàn thànhtốt công việc một cách rõ ràng

-Tính tin cậy: Được thể hiện ở sự nhất quán của đánh giá.Có nghĩa là hệ thống đánh giáphải đảm bảo sao cho đối với mỗi người lao động bất kỳ, kết quả đánh giá độc lập củanhững người đánh giá khác nhau về họ phải thống nhất với nhau về cơ bản

-Tính được chấp nhận: Đòi hỏi hệ thống đánh giá phải được chấp nhận và ủng hộ bởingười lao động thì mới có thể thực hiện được

-Tính thực tiễn: Để có thể thực hiện đực trên thực tế, các phương pháp đánh giá cần phảiđơn giản, dễ hiểu và dễ sử dụng đối với người lao động và người quản lý

3 Các lỗi cần tránh trong đánh giá

Để có được một kết quả đánh giá tôt nhất thì trong quá trình đánh giá, người đánh giácần phải tránh các lỗi sau:

-Tiêu chuẩn không rõ ràng: Hội đồng đánh giá cần phân định rõ yêu cầu,sự khác biệt ởcác mức độ xuất sắc, khá, trung bình,yếu và kém Đôi khi cả người lao động và ngườiđánh giá đều không có khái niệm chính xác về cách thức phân loại, do đó người lao độngkhông cố gắng phấn đáu để đạt loại xuất sắc.Khi tiêu chuẩn không rõ ràng và cụ thể dễdẫn đến tình trạng cùng mức độ thực hiện công việc nhưng lại có những kết quả đánh giáxếp loại khác nhau.

-Lỗi thiên vị: Người đánh giá sẽ mắc lỗi thiên vị khi họ ưa thích một người lao động nào

đó hơn những người khác

-Lỗi thái quá: Một số lãnh đạo có xu hướng đánh giá tất cả nhân viên đều theo một xuhướng quá cao hoặc quá thấp Tất cả đều không đạt yêu cầu hoặc tất cả đều rất tốt.Cáchđánh giá này khiến người lao động bị bi quan hoặc thỏa mãn với mình và thường ngườilao động sẽ không muốn cố gắng để thực hiện công việc tốt hơn

-Lỗi xu hướng trung bình: Những người đánh giá ngại đương đầu với thực tế, khôngmuốn làm mất lòng nguời khác thường đánh giá tất cả mọi người lao động ở mức trungbình, không ai tốt hẳn cũng không ai yếu kém,mọi người đều như nhau Điều này gây cảntrở cho việc đánh giá, bồi dưỡng khả năng thăng tiến cho người lao động, không độngviên được những cá nhân có năng lực giỏi thật sự

-Lỗi ảnh huởng do sự kiện gần nhất: Ý kiến của người đánh giá có thể bị chi phối bởinhững hành vi mới xảy ra nhất của người lao động

-Lỗi thành kiến: Người đánh giá có thể không ưa thích một tầng lớp hay một nhómngười lao động nào đó và không khách quan trong đánh giá

III.Các phương pháp đánh giá thực hiện công việc

1 Phương pháp đánh giá thang đo đồ họa

Trong phương pháp này, người đánh giá sẽ cho ý kiến đánh giá về sự thực hiện công việccủa người lao động dựa trên ý kiến chủ quan của mình theo một thang đo từ thấp đến cao.Các tiêu thức đánh giá bao gồm các tiêu thức liên quan trực tiếp đến công việc và cả cáctiêu thức có liên quan không trực tiếp đến công việc

Để xây dựng phương pháp có hai bước quan trọng là lựa chọn các đặc trưng(các tiêuthức) và đo lường các đặc trưng Việc lựa chọn các đặc trưng cần phải được tiến hành chủ

yếu dựa trên cơ sở các đặc trưng có liên quan đến hiệu quả của tổ chức Các thang đo đểđánh giá có thể được thiết kế dưới dạng một thang đo liên tục hoặc một thang đo rời rạc.

Để đánh giá, người đánh giá xác định xem thực hiện công việc của đối tượng thuộc vềthứ hạng nào ( xuất sắc hay trung bình ) theo từng tiêu thức Việc kết hợp các điểm số

có thể theo cách tính bình quân hoặc tổng cộng các điểm ở tiêu thức Để cho người đánhgiá có thể cho điểm dễ dàng và chính xác hơn, mẫu phiếu có thể được thiết kế chi tiết hơnbằng cách mô tả ngắn gọn từng tiêu thức đánh giá và cả từng thứ hạng

Ưu điểm của việc sử dụng một thang đo đánh giá đồ họa là chúng dễ hiểu, được xâydựng tương đối đơn giản và sử dụng thuận tiện Chúng có thể được cho điểm một cách dễdàng và lượng hóa được tình hình thực hiện công việc của người lao động bằng điểm.Nhờ đó chúng cho phép so sánh về điểm số và thuận tiện cho việc ra các quyết định quản

lý có liên quan đến các quyền lợi và đánh gia năng lực của người lao động Một mẫuphiếu đánh giá có thể được thiết kế với các tiêu thức mang tính chất chung, phù hợp vớinhiều loại công việc và do đó có thể dùng cho nhiều nhóm lao động Tuy nhiên, khi đócác đặc trưng riêng biệt của từng loại công việc có thể bị bỏ qua.Việc sử dụng các thang

đo đồ họa cũng dễ bị ảnh hưởng nhiều bởi lỗi chủ quan như lỗi thiên vị, định kiến,xuhướng trung bình hay thái quá dẫn đến việc đo lường không chính xác.Mặc dù không thểyêu cầu sự chính xác tuyệt đối nhưng rất có thể xảy ra trường hợp điểm số cao ở một sốđặc trưng này sẽ bù đắp cho một số điểm thấp ở đặc trưng khác Do đó những đánh giá cónhiều đặc trưng khác nhau được tập hợp trong một điểm số chung thì tầm quan trọngtương đối của mỗi đặc trưng cần được xem xét cẩn thận và có thể cho chúng các trọng sốthích hợp

Dưới đây là một ví dụ cho thấy một mẫu phiếu đánh giá với một thang đo rời rạc dướidạng thang điểm:

Tên nhân viên: Chức danh công việc

Tên người đánh giá: Bộ phận:

Ngày đánh giá:

Tiêu thức Kém Yếu Đạt Khá Xuất sắc

2 Phương pháp danh mục kiểm tra

Trong phương pháp này,cần phải thiết kế một danh mục các câu mô tả về các hành vi vàcác thái độ có thể xay ra trong thực hiện công việc của người lao động

Những người đánh giá được nhận bản chụp của mẫu phiếu và sẽ đánh dấu vào những câu

mà họ cảm thấy phù hợp với đối tượng đánh giá Các câu mô tả có thể được coi là nganggiá trị như nhau nhưng trong nhiều trường hợp chúng thường được cho các trọng số đểlàm rõ mức độ tương đối giữa chúng vói nhau Điểm số sẽ được tính bằng cách cộng cáccâu hoặc điểm của các câu

Phương pháp này dễ thực hiện và tránh được các lỗi như xu hướng trung bình hay sự dễdãi Kết quả đánh giá được biểu hiện cụ thể bằng điểm do đó cũng thuận tiện cho việc racác quyết định quản lý Tuy nhiên, để các câu mô tả phù hợp với từng loại công việc, cầnphải thiết kế các danh mục khác nhau cho các loại công việc khác nhau Trong trườnghợp các câu mô tả mang tính chất chung thì phù hợp với nhiều loại công việc nhưng lạikhông phản ánh được tính đặc thù của từng loại công việc Việc xác định các trọng sốcũng phức tạp và đòi hỏi phải có sự trợ giúp chuyên môn

Dưới đây là ví dụ về mẫu phiếu đánh giá bằng phương pháp danh mục kiểm tra

Tên nhân viên: Chức danh công việc:

Tên người đánh giá: Bộ phận:

làm việc chăm chỉ

hoàn thành công việc đúng hạn

đưa ra những ý kiến sáng tạo

3 Phương pháp ghi chép các sự kiện quan trọng

Phương pháp này đòi hỏi người đánh giá phải ghi lại theo cách mô tả những hành vi cóhiệu quả và những hành vi không có hiệu quả trong thực hiện công việc của người laođộng theo từng yếu tố công việc

Phương pháp này có ưu điểm là thuận lợi việc thảo luận với người lao động về các ưuđiểm và nhược điểm của họ trong thực hiện công việc và việc ra quyết định Nó cũnggiúp hạn chế được các lỗi chủ quan Tuy nhiên nó có nhược diểm là tốn nhiều thời gian

và nhiều khi công việc ghi chép bị bỏ qua Người lao động cũng có thể cảm thấy khôngthoải mái khi biết rằng người lãnh đạo ghi lại những hành vi yếu kém của mình

Đoạn ghi chép sau đây cho thấy cho thấy ví dụ về hành vi tích cuực và hành vi tiêu cựccủa một nhân viên bán hàng trong yếu tố công việc “kiểm tra mặt hàng bán”

Tên nhân viên: Chức danh công việc:

Tên người đánh giá: Bộ phận :Bán hàng

4 Phương pháp đánh giá dựa trên thang đo hành vi

Đây là phương pháp kết hợp giữa phương pháp thang đó đánh giá đồ họa với phươngpháp ghi chép các sự kiện quan trọng Các thang đánh giá dựa trên hành vi cũng tương tựnhư các thang đo đánh giá đồ họa, chỉ khác là các thang đánh giá này được mô tả chínhxác hơn bởi các hành vi cụ thể Để cho điểm, người đánh giá phải xác định xem hành vicủa đối tượng thuộc vào loại nào trong số các thứ hạng trên ( và chính vì thế mà nó còn