Quá trình tuyển dụng

Quá trình tuyển dụng

Phê duyệt Xem xét Soạn thảo

Nguyễn Hữu Thịnh

Tổng giám đốc

Lê Tấn PhướcQMR

Trần Thị HạnhPhó phòng đào tạo

THEO DÕI SỬA ĐỔINgày Phần Nội dung sửa đổi Số trang bịảnh hưởng Số banhành

I- MỤC ĐÍCH:

Đưa ra các trình tự và cách thức tuyển dụng nhằm đáp ứng kịp thời về nhân sự vàphù hợp nhất với các yêu cầu tuyển dụng của công ty

II- PHẠM VI ÁP DỤNG:

Qúa trình tuyển dụng này được áp dụng cho hoạt động tuyển dụng của phòng TC-TH công ty Searefico tại Tp HCM

III- TÀI LIỆU THAM KHẢO:

- Sổ tay chất lượng

- Qui trình kiểm soát tài liệu

- Qui trình kiểm soát hồ sơ

- Qui trình đánh giá chất lượng nội bộ

- Qui trình hành động khắc phục

- Qui trình hành động phòng ngừa

- Qui trình kiểm soát sản phẩm không phù hợp

IV- ĐỊNH NGHĨA VÀ CÁC CHỮ VIẾT TẮT:

TC-TH : Tổ chức – Tổng hợp

HĐLĐ : Hợp đồng lao động

BTGĐ : Ban Tổng giám đốc

PPĐT-TD : Phó phòng phụ trách đào tạo và tuyển dụng

TBP : Trưởng bộ phận

QYKSSPKPH : Qui trình kiểm soát sản phẩm không phù hợp

QYKSHS : Qui trình kiểm soát hồ sơ

QYHĐKP : Qui trình hành động khắc phục

QYHĐPN : Qui trình hành động phòng ngừa

V- TRÁCH NHIỆM VÀ QUYỀN HẠN

1 Trách nhiệm: Đảm bảo sự sẵn có nhân lực thoả mãn các tiêu chuẩn và yêu cầu của

công ty tại các vị trí phù hợp

2 Quyền hạn: Đưa ra quyết định tuyển dụng nhân lực tới các bộ phận có nhu cầu.

- Chon lựa hồ sơ và nhân lực phù hợp với yêu cầu tuyển dụng của các bộ phận trong hệ thống

VI- NỘI DUNG:

6.1 Tập hợp nhu cầu tuyển dụng

6.2 Phân tích, đánh giá nhu cầu

6.3 Lập kế hoạch tuyển dụng

6.4 Triển khai kế hoạch tuyển dụng

6.5 Tổ chức tuyển dụng

6.6 Tuyển dụng, đề xuất đối tượng tuyển

6.7 Duyệt đề xuất tuyển

6.8 Tiếp đón nhân viên mới, ký hợp đồng thử việc

6.9 Đánh giá kết qủa thử việc

6.10 Ký HĐLĐ chính thức

6.11 Lưu hồ sơ

A Lưu đồ tiến trình tuyển dụng

6.1

6.2 6.3

6.4 6.5

6.6 6.7

6.8

6.9

Tập hợp nhu cầu tuyển dụng

Phân tích, đánh giá nhu cầu

Lập kế hoạch tuyển dụng

Triển khai kế hoạch tuyển

dụng

Tổ chức tuyển dụng

Tuyển dụng, đề xuất đối tượng

tuyển dụng

Duyệt đề xuất tuyển dụng

KSSP không phù hợp

Từ chối tuyển

Đón tiếp nhân viên mới, Ký hợp đồng thử việc

Đánh giá kết qủa thử việc

Tiếp nhận các yêu cầu dụng từ các phòng ban

đã được Ban Giám đốc phê duyệt

PPĐT - TD BM-TD-01

6.2 Phân tích, đánh giá nhu cầu:

Dựa vào các yêu cầu tuyển dụng trên, tiến

hành xem xét, đánh giá tình hình thực tế tại các

phòng ban đó Các yếu tố để xem xét bao gồm:

- Chỉ tiêu kế hoạch được giao

- Khối lượng công việc của từng phòng ban

- Sự ảnh hưởng trong quan hệ công việc giữa

các phòng ban liên quan

- Tình hình nhân sự thực tế tại phòng ban đó

Sau khi xem xét đánh giá:

- Nếu nhu cầu nhân sự thực sự cần thiết, tiến

hành lập kế hoạch tuyển dụng hoặc điều

động nhân lực trong nội bộ của công ty

Nếu nhu cầu thực sự chưa cần thiết, lập báo

cáo, trình bày rõ nguyên nhân và phân tích cụ

thể tình hình thực tế Gửi tới ban giám đốc

PPĐT-TD

BM-TD-02

6.3 Lập kế hoạch tuyển dụng:Sau khi đã có quyết định chính thức về tuyển

dụng, tiến hành lập kế hoạch tuyển dụng Công

việc này được tiến hành như sau:

- Xác định đối tượng tuyển dụng để chọn lựa

nguồn cung cấp hồ sơ phù hợp

- Xác định thời hạn nhận hồ sơ, chọn hồ sơ

- Xác định thời điểm phỏng vấn và nhận

nhân viên mới

- Xác định các cán bộ liên quan cho công việc

phỏng vấn

PPĐT - TD BM-TD-03

6.4 Triển khai kế hoạch tuyển dụng:

Khi kế hoạch tuyển dụng đã được hoàn tất,

thực hiện công việc triển khai:

- Phân phối kế hoạïch tuyển dụng tới các

phòng, ban có yêu cầu tuyển dụng và BGĐ

PPĐT-TD

- Chọn nguồn cung cấp hồ sơ và nhân sự.

- Gửi thông báo tuyển dụng tới các nguồn

cung cấp hồ sơ và nhân sự

- Nhận và chọn lọc hồ sơ

- Lập danh sách các ứng cử viên phù hợp

nhất

6.5 Tổ chức tuyển dụng:Khi đã có đầy đủ các yếu tố trên, tiến hành

công việc tổ chức tuyển dụng Công việc này

diễn ra như sau:

- Dựa vào đối tượng tuyển dụng để đưa ra

hình thức tuyển dụng phù hợp

- Câu hỏi phỏng vấn hay các đề bài phỏng

vấn

- Thông báo thời gian và địa điểm phỏng vấn

tới các ứng cử viên

- Chuẩn bị địa điểm phỏng vấn

- Chuẩn bị cơ sơ,û vật chất cho việc phỏng vấn

như: Hồ sơ ứng viên, phiếu chấm điểm, thiết

bị, đồ dùng hay văn phòng phẩm cần thiết

- Mời các cán bộ tham gia phỏng vấn Các cán

bộ này phải phù hợp với kế hoạch tuyển

dụng

PPĐT-TD

6.6 Tuyển dụng và đề xuất đối tượng tuyển dụng:

- Tiến hành tuyển dụng khi công tác tổ chức

đã được hoàn tất Cơ sở cho việc tuyển dụng

được dựa trên các yếu tố như sau:

+ Tư cách đạo đức

+ Sức khoẻ

+ Năng lực chuyên môn

+ Cách làm việc (Thao tác công việc)

+ Kinh nghiệm công tác

+ Tính tập thể của ứng cử viênåå

+ Kỹ năng giao tiếp

+ Khả năng lãnh đạo

+ Ngoại ngữ, vi tính

PPĐT-TDTBP

HD-TD-01

+ Các tố chất khác

- Việc đánh giá các yếu tố trên với các ứng cử

viên được thực hiện bởi hai hình thức

+ Dựa trên chủ đề đưa ra bởi ban tuyển

dụng, các ứng viên thảo luận với nhau Ban

tuyển dụng căn cứ vào các ý kiến và phong

cách của từng ứng viên để đánh giá , kết

quả đánh giá được ghi vào BM-TD-04

+ Ban tuyển dụng đánh giá các ứng cử viên

Kết quả đánh giá được ghi vào phiếu đánh

giá ứng cử viên

Dựa vào các yếu tố trên, chọn ra được ứng

cử viên phù hợp nhất với các yêu cầu tuyển

dụng và của công ty Lập đề xuất tuyển

dụng

BM-TD-04

BM-TD-09

BM-TD-05

6.7 Duyêt đề xuất tuyển dụng:

- Khi kết thúc quá trình tuyển dụng, lập hồ sơ

trình PTGĐ phụ trách và tổng giám đốc phê

duyệt Hồ sơ này bao gồm:

1 Phiếu đánh giá kết quả phỏng vấn

2 Hồ sơ cá nhân của ứng cử viên

3 Phiếu trình nhận xét các kết quả mà các

ứng cử viên đạt được

4 Công việc dự định bố trí

5 Mức lương đề nghị

6 Loại và thời hạn hợp đồng lao động

Dựa vào các thông tin, dữ liệu ở các yêu cầu

trên, tiến hành đánh giá lại sự phù hợp của

ứng cử viên với các tiêu chuẩn về nhân sự của

công ty

- Trường hợp đề nghị tuyển dụng được chấp

thuận, chuyển sang bước công việc tiếp theo

- Trường hợp đề nghị tuyển dụng không được

chấp thuận do:

+ Các bước công việc thực hiện chưa đúng hay

là lỗi của công tác tuyển dụng trong công ty,

được thực hiện theo qui trình Kiểm soát sản

PPĐT-TDPTGĐ

QYKSSPKPHQYHĐKPQYHĐPN

phẩm không phù hợp sau đó đưa sang hành

động khắc phục và có thể đưa ra các biện pháp

phòng ngừa

+ Đối tượng tuyển dụng không phù hợp với các

yêu cầu của công ty, thông báo tới bộ phận

tuyển dụng là từ chối tuyển dụng

6.8 Đón tiếp nhân viên mới, ký hợp đồng thử việc:

Khi đối tượng tuyển dụng được chấp thuận,

công việc được diễn ra như sau:

- Giới thiệu về nhân viên mới trên mạng nội

bộ của công ty

- Gặp gỡ nhân viên mới

- Ký kết hợp đồng lao động thử việc

- Giới thiệu về công ty, các chế độ, chính sách

của công ty, các mối quan hệ tương tác giữa

các phòng ban chức năng và mối quan hệ

trong công việc

- Bố trí nhân viên mới về đơn vị tiếp nhận

PPĐT-TD

BM-TD-06

6.9 Đánh giá kết quả thử việc:

Sau khi kết thúc thời gian thử việc, nhân viên

này báo cáo kết quả thực hiện công việc trong

thời gian đó Kết quả này được gửi tới

PPPTĐT-TD

Đồng thời TBP đánh giá nhân viên mới dựa

trên các tiêu chí sau:

+ Mức độ linh hoạt trong công việc

+ Mức độ tiếp thu, khả năng thích ứng với

công việc

+ Thái độ làm việc và tiếp nhận công việc

+ Cách sử dụng thời gian và kỹ năng sắp

xếp công việc

+ Khả năng tự đào tạo, tự học hỏi

+ Làm việc tập thể

Sau khi đánh gia, đề xuất tới PPPTĐT-TD ký

hợp đồng lao động chính thức nếu đạt, chấm

dứt nếu không đạt

- Nhân viên mới

- TP

BM-TD-07

BM-TD-08

6.10 Ký kết hợp đồng lao động chính thức:

- Lập hợp đồng lao động chính thức trên cơ

sở ø đề xuất của trưởng bộ phận tuyển nhân

viên mới

- Trình HĐLĐ, kết qủa đánh giá và ý kiến đề

xuất để TGĐ ký sau đó chuyển nhân viên

ký kết

6.11 Lưu hồ sơ:

- Toàn bộ các tài liệu liên quan trong quá

trình tuyển dụng được lưu thành hồ sơ

- Hồ sơ tuyển dụng được lưu theo qui trình

kiểm soát hồ sơ

VI Phụ lục.

1 Hướng dẫn công việc tuyển dụng : HD-TD-01

2 Phiếu yêu cầu tuyển dụng : BM-TD-01

3 Báo cáo tình hình nhân sự : BM-TD-02

5 Phiếu đánh giá phỏng vấn thảo luận : BM-TD-04

6.Phiếu đề xuất tuyển dụng : BM-TD-05

7.Hợp đồng thử việc hoặc chính thức : BM-TD-06

8 Báo cáo kết quả thử việc của nhân viên : BM-TD-07

9 Đánh giá năng lực nhân viên mới : BM-TD-08

10 Phiếu đánh giá ứng cử viên : BM-TD-09

BẢN DANH MỤC HỒ SƠ LƯU

1 Đề xuất tuyển dụng của các phòng ban đã

được Ban TGĐ phê duyệt 12 tháng

4 Đánh giá kết qủa của từng vòng phỏng vấn 12 tháng

5 Báo cáo đề xuất tuyển dụng 12 tháng

6 Hồ sơ cá nhân của ứng viên được chọn Bổ sung mới hàng năm

MÔ TẢ CÔNG VIỆC TRƯỞNG PHÒNG TC-TH

I.YÊU CẦU:

1.Về học vấn:

- Tốt nghiệp đại học trong các nghành sau: Luật, Quản trị hành chính, Quản trị kinh doanh hoặc các ngành kinh tế khác Đồng thời phải qua các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ để bổ xung kịp thời cách thức theo yêu cầu công việc

2 Về kinh nghiệm làm việc và kỹ năng quản lý

- Phải có ít nhất 3 năm làm công tác hành chiùnh nhân sự

- Nắm vững và vận dụng sáng tạo đường lối chính sách pháp luật của nhà nước vào công tác hành chiùnh nhân sự của công ty, thực hiện đúng chế độ chính sách đối với người lao động

- Nắm vững và thực hiện đúng các nguyên tắc, thủ tục quản lý hành chánh nhân sự

- Có khả năng nghiên cứu, xây dựng, các chế độ quy định trong quản lý của công ty, các quy chế đào tạo, tuyển dụng đánh giá cán bộ và tổ chức triển khai thực tiển

- Có khả năng tổ chức phối hợp giữa các đơn vị trong công ty để thực hiện chức năng nhiệm vụ của phòng

II TRÁCH NHIỆM TRƯỞNG PHÒNG TC-TH

- Điều hành phòng hành chính nhân sự thực hiện theo chức năng nhiệm vụ của phòng và tham mưu cho Ban Tổng Giám Đốc về các vấn đề liên quan đến nhiệm vụ của phòng

- Quy hoạch, xây dựng, cũng cố các đơn vị, bộ phận thuộc công ty

- Đưa ra các quyết định tuyển dụng, đào tạo, thuyên chuyển các vị trí công việc,đề bạt khen thưởng hay kỹ luật CB-CNV

- Thực hiện việc điều động lao động ở các phòng, xưởng, đội sang các đơn vị cóyêu cầu sau khi có thỏa thuận của phụ trách các đơn vị liên quan trong thời giankhông quá 1 tháng, nếu nhiều hơn phải báo cáo Tổng Giám Đốc

- Quản lý và xác nhận hồ sơ của CB-CNV, xác minh và yêu cầu bổ sung hồ sơ lýlịch hay các giấy tờ có liên quan khi cần thiết Giúp Tổng Giám Đốc công tyđánh giá định kỳ đối với cán bộ phụ trách các đơn vị

- Tổ chức thi nâng bậc thợ hàng năm cho CB-CNV trong công ty

- Thực hiện việc tiếp nhận, xử lý, ban hành tài liệu, lưu hồ sơ như công văn, fax,điện thoại, thư, báo đúng trình tự, thủ tục, đảm bảo kịp thời, an toàn, bí mật,quản lý con dấu của công ty theo đúng Qui Trình Kiểm Soát Hồ Sơ trong hệthống quản lý chất lượng

- Thực hiện việc quản lý về cơ sở hạ tầng của công ty như: Phòng làm việc, nhàxưởng, nhà kho, hộäi trường, nhà khác…

- Thực hiện công việc quản lý và giám sát Quá Trình Kiểm Soát Thiết Bị vănPhòng

- Quản lý tài sản, trang thiết bị, tài liệu, dụng cụ được giao

- Thực hiện các nhiệm vụ khác của Tổng Giám Đốc công ty giao

III QUYỀN HẠN CỦA TRƯỞNG PHÒNG

1 Được quyền đề nghị Tổng Giám Đốc quyết định các vấn đề tổ chức như: Sắp xếp bộmáy tổ chức, nhân sự, bổ sung, sửa đổi chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, tráchnhiệm của các đơn vị trực thuộc, đề nghị tuyển dụng nhân viên, lọai hợp đồng, điềuchỉnh, xếp lương, khen thưởng, kỷ luật đối với CB-CNV trong Công ty

2 Được quyền từ chối tiếp nhận các nhân viên không đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ

3 Được quyền đề nghị bổ nhiệm, miễn nhiệm phó phòng

4 Được quyền điều hành tòan bộ công việc của phòng theo nhiệm vụ, chức năng đãđược phân công, được quyền tạm thời đình chỉ công việc của nhân viên trong phòngkhi có những vi phạm nghiêm trọng thời gian không quá 03 ngày, báo cáo ngayTổng Giám Đốc Công ty và phải chịu trách nhiệm về quyết định của mình

5 Được quyền cho phép nhân viên trong phòng nghỉ việc riêng không quá 02ngày/tháng

6 Được quyền đề nghị cho nhân viên trong phòng tham gia các khóa đào tạo ngắn hạnhoặc dài hạn

7 Được quyền đề nghị các phòng, ban cung cấp tài liệu, thông tin và hỗ trợ cho hoạtđộng của phòng

8 Được quyền đề nghị Công ty cung cấp các nguồn lực nhằm nâng cao hiệu quả làmviệc của phòng

9 Được quyền từ chối yêu cầu các phòng ban khác nếu xét thấy yêu cầu không hợp lý,không phục vụ cho mục tiêu sản xuất, kinh doanh của Công ty Trường hợp CB-CNV của phòng được điều động tạm thời sang đơn vị khác của Công ty (ít nhất là

01 tháng) thì người phụ trách mới phải chịu trách nhiệm quản lý CB-CNV này trongsuốt thời gian được điều động

10 Được quyền yêu cầu các đơn vị, cá nhân trong Công ty thực hiện các quyết định,quy định của Tổng Giám Đốc khi họ là đối tượng thi hành

11 Được quyền điều động các phương tiện vận chuyển, dụng cụ làm việc thuộc phòngquản lý, các máy móc, thiết bị văn phòng sau khi có ý kiến của các phòng có liênquan Được quyền quyết định cho sửa chữa, mua sắm dụng cụ phục vụ cho côngviệc với giá trị không quá 300.000 đồng

12 Được quyền tham gia các cuộc họp của Công ty có liên quan đến nhiệm vụ đượcgiao.

IV BÁO CÁO:

Trưởng phòng Hành chính – Nhân sự có trách nhiệm báo cáo định kỳ hàng thángcông tác hành chánh nhân sự với Tổng Giám Đốc công ty và báo cáo thườngxuyên kết quả công việc với Tổng Giám Đốc hoặc Phó Tổng Giám Đốc khi đượcgiao những công việc cụ thể

MÔ TẢ CÔNG VIỆC PHÓ PHÒNG TC-TH

I YÊU CẦU:

1 Học vấn: Tốt nghiệp đại học một trong các ngành: Luật, quản trị hành chính,quản trị kinh doanh hoặc các ngành kinh tế khác Đồng thời phải qua các lớpbồi dưỡng nghiệp vụ để bổ sung kịp thời kiến thức theo yêu cầu công việc

2 Kinh nghiệm làm việc và kỹ năng quản lý:

- Có ít nhất 01 năm làm công tác hành chính, nhân sự

- Nắm vững và vận dụng sáng tạo đường lối, chính sách pháp luật của nhànước vào công tác nhân sự của Công ty, thực hiện đúng chế độ chính sáchđối với người lao động

- Nắm vững và thực hiện đúng các nguyên tắc, thủ tục quản lý nhân sự

- Có khả năng nghiên cứu, xây dựng các chế độ quy định trong quản lýnhân sự, các quy chế đào tạo, tuyển dụng, đánh giá cán bộ và tổ chứctriển khai thực hiện

- Có khả năng tổ chức phối hợp giữa các đơn vị trong Công ty để thực hiệntrách nhiệm được giao

II TRÁCH NHIỆM:

Giúp Trưởng phòng nghiên cứu đề xuất và tổ chức thực hiện các nhiệm vụ sau:

- Nghiên cứu đề xuất các phương án tổ chức, bố trí nhân sự , thực hiện cácchế độ chính sách đối với người lao động

- Phân tích, đánh giá nhu cầu tuyển dụng và đào tạo CBCNV trong công ty

- Nghiên cứu xây dựng kế hoạch tuyển dụng, đào tạo, duy trì và phát triểnnguồn nhân lực của công ty

- Tổ chức thực hiện việc tuyển dụng, đào tạo và phát triển nguồn nhân lựctrong Công ty

- Đánh giá hiệu quả công việc tuyển dụng và đào tạo cho công ty

- Tổ chức soạn thảo các nội quy, chế độ quy định, các văn bản lưu hành nộibộ và bên ngoài

- Tổ chức phổ biến cho CBCNV và kiểm tra đôn đốc việc thực hiện các chếđộ quy định của Công ty

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Trưởng phòng giao

III QUYỀN HẠN:

1 Được quyền đề nghị Trưởng phòng trình Tổng Giám đốc quyết định các vấnđề tổ chức như: Sắp xếp bộ máy tổ chức, nhân sự, bổ sung, sửa đổi chứcnăng, nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm của các đơn vị trực thuộc, đề nghịtuyển dụng nhân viên, lọai hợp đồng, khen thưởng, kỷ luật đối với CBCNVtrong Công ty.

2 Đề nghị ban lãnh đạo phê duyệt các kế hoạch đào tạo định kỳ và bất thườngcho CBCNV trong công ty

3 Đềø nghị ban lãnh đạo phê duyệt các đề xuất tuyển dụng

4 Được quyền đề nghị cho nhân viên trong phòng tham gia các khóa đào tạongắn hạn hoặc dài hạn

5 Được quyền đề nghị Trưởng phòng và các phòng, ban khác cung cấp tài liệu,thông tin và hỗ trợ cho nhiệm vụ được phân công

6 Được quyền đề nghị Trưởng phòng cung cấp các nguồn nhân lực nhằm nângcao hiệu quả công việc được giao

7 Được quyền yêu cầu các đơn vị, cá nhân trong Công ty thực hiện các quyếtđịnh, quy định của Tổng Giám Đốc khi họ là đối tượng thi hành

IV BÁO CÁO:

- Định kỳ hàng tháng lập báo cáo công tác tổ chức, nhân sự để Trưởng phòng trình Tổng Giám Đốc Công ty

- Thường xuyên báo cáo kết quả công việc với Trưởng phòng HC-NS